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Barranquilla, 5 de enero de 2012

Seor CESAR SALAS FONTALVO Compaa los Alpes Ltda. Gerente General Ciudad

Cordial saludo. El siguiente es el informe de auditora realizado a su compaa a 31 de diciembre del ao 2011. Despus de realizar el anlisis respectivo se procede a informar las falencias encontradas, los correctivos y sugerencias necesarias para solucionar dichos errores. A continuacin encontrara los anexos con toda la informacin.

Atentamente,

Marta Molinares lvarez Auditora TP 1234567687-T

Barranquilla, 5 de enero de 2012

Seor CESAR SALAS FONTALVO Compaa los Alpes Ltda. Gerente General Ciudad

Cordial saludo. Durante el proceso de nuestro trabajo llamaron nuestra atencin algunos asuntos relacionados con las debilidades del control interno y en otras reas susceptibles de mejorar la eficiencia o efectividad de sus operaciones, de manera que les presentamos nuestros comentarios conjuntamente con las recomendaciones sobre el control interno basadas en nuestras observaciones efectuadas durante la auditoria y que le consideramos pudiera ser de importancia en las actuales circunstancias. La informacin contenida en este informe es de carcter confidencial y por lo tanto es nicamente para conocimiento y uso interno de la compaa. Agradecemos la colaboracin prestada por el personal de la compaa durante la ejecucin de nuestro trabajo y nos ponemos a su disposicin para cualquier aclaracin o ampliacin que estime conveniente.

Atentamente,

Marta Molinares lvarez Auditora TP 1234567687-T

AUDITORIA A LAS CUENTAS DEL ACTIVO Evaluacin del Control Interno de Efectivo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 GENERALIDADES Na Las funciones de los responsables del manejo del efectivo son independientes de los de preparacin y manejo de libros? Existen manuales de procedimientos para el rea de efectivo que regulan el mando de: Autorizacin, Custodia, Registro y X Control? La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas? Los egresos son previamente aprobados por personas autorizadas? Las transacciones entre bancos y sucursales son debidamente autorizas y existe una conciliacin peridica y adecuada? Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneje otra clase de dinero? Los procedimientos existentes para desembolso garantizan un adecuado control y registro de la correspondientes transacciones? La existencia de chequeras en blanco, estn salvaguardadas en forma tal, que se evita que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellas? Los fondos recaudados a travs de la caja general, se consignan oportunamente en sus respectivas cuentas corrientes? Los cheques consignados y devueltos por el banco son recibidos e investigados por personas que no intervengan en ingresos o desembolsos? Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes Al solicitar el reembolso para la caja menor se presentan los comprobantes de los gastos a fin que sean inspeccionados por el ordenador del gasto. Los comprobantes que soportan los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda pagados? Los recibos oficiales de caja estn debidamente enumerados de forma consecutiva y pre impreso?. Se practican arqueos sorpresivo? Al finalizar el mes se hace una relacin de cheques no reclamados con el nombre del beneficiarios, el nmero del cheque, el valor y la fecha? Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad? Los directivo tienen controles adecuados para las operaciones de caja y bancos? Todas las cuentas bancarias estn registradas en cuenta de control? NO Si X

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AUDITORIA REALIZADA A COMPAA LOS ALPES LTDA EL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

DISPONIBLE Caja menor: La cuenta de caja menor no est incluida en el balance general. Se encontraron vales hechos a lpiz lo cual segn las normas de contabilidad no es recomendable. Seis vales definitivos que aunque tenan soportes no se les haba colocado el sello de cancelado. El monto mximo para pagar por caja menor es de $30.000, se encontraron dos vales cancelados, uno por valor de $40.000 y otro por $33.000, lo cual indica que el control interno no se est llevando en forma adecuada. Se encontr un sobrante en caja menor de $2000.

Caja general: En caja genera se encontr un faltante de $600.000

Bancos: Se encontraron 2 cheques pendientes de cobro.

Despus de realizada la auditoria y haber encontrado algunas falencias procedemos a hacer las siguientes observaciones y sugerencias para el mejoramiento del control interno de la compaa:

CAJA MENOR: OBSERVACIONES: El manejo de caja menor presenta muchas falencias ya que se evidencia entre otros que el saldo de la cuenta de caja menor, no est especificado en el saldo de la cuenta Caja (1105) en el Balance General, esto podra dar la impresin de que la empresa est manejando doble contabilidad, esto podra afectar las funciones normales de la empresa, ya que de no tener un pronto correctivo, puede incurrir en algn tipo de sancin ms adelante en caso de que alguna entidad de vigilancia y control hagan una revisin a su contabilidad. Tambin, se encontr una cantidad considerable de vales hechos a lpiz y autorizados por el contador, que no es la persona encargada de llevar la caja menor; adems se encontraron dos vales cancelados por valor de $33.000 y $40.000 pesos respectivamente, cuando el desembolso mximo que debe hacerse por caja menor es de $30.000, tambin se encontr un sobrante de $2.000, y por ltimo, se encontraron vales que no tenan ninguna seal de que haban sido cancelados. SUGERENCIAS: A partir de la fecha de esta auditora, sugerimos que los saldos de caja menor sean incluidos en la cuenta 1105 del Balance General, de esta manera se podr tener un mejor control del dinero que maneja y gasta la empresa en caja menor. Los vales deben ser hechos con bolgrafo no con lpiz, debido a que esto se puede prestar para hurtos ya que es fcil borrar y reescribir un vale que ha sido escrito a lpiz y que anteriormente haya sido revisado por el contador con el propsito de sustraer dinero de la caja. Aparte de esto se debe tener en cuenta que si la persona encargada de manejar la caja es la Sta. Sofa Godoy, es solo ella quien debe autorizar los vales para hacer desembolsos de dinero por caja menor, y asi ser ms fcil llevar el control en caso de que hayan sobrantes o faltantes en caja. Si el desembolso mximo por caja menor es de $30.000, eso es algo que debe respetarse porque la caja menor se establece por medio de un acta que se firma al momento en que se constituye por el ordenador del gasto y la persona responsable de manejarla, en caso de que se necesiten realizar pagos de mayor cuanta pero que estos no ameriten un cheque o una transaccin, es solo el ordenador del gasto en este caso el Gerente quien debe dar la autorizacin por escrito para que esto se haga. Se debe tener en cuenta que cuando la caja menor est siendo bien manejada, no debe haber sobrantes ni faltantes. En esta auditoria se encontr solo una pequea cantidad, pero sera delicada la situacin si se encontraran sobrantes o faltantes de mayor cuanta porque esto indicara que la caja menor no est siendo manejada de la mejor manera. Todo desembolso de dinero debe tener un soporte y estar firmado por la persona que recibi ese dinero, se sugiere que a todos los vales que han sido cancelados se les debe colocar un sello que lo indique, y de esta forma evitar malos

entendidos por dobles desembolsos de dinero, ya que no se lleva un control estricto y no se sabra si ya fueron cancelados o no.

CAJA GENERAL: OBSERVACIONES: En caja general se encontr un faltante de $600.000 que hasta el momento de esta auditoria no se encontr a que se deba. SUGERENCIA: Se requiere hacer auditora diariamente a este rea, de igual forma hacerle un seguimiento permanente al trabajador encargado de manejar la caja.

BANCOS: OBSERVACIONES: Al revisar la conciliacin bancaria, nos damos cuenta que el valor del extracto no es el mismo que se encuentra en el libro de bancos, por esta razn se realiza una reconciliacin y nos damos cuenta que hay dos cheques que fueron girados, pero que no han sido cobrados por los beneficiarios, al realizar esta correccin el libro de bancos cuadra inmediatamente.

SUGERENCIA: La conciliacin bancaria debe delegarse a un funcionario independiente de la elaboracin de cheques y registro contable, y debe dejarse evidencia de su revisin. Al momento de girar los cheques se recomienda hacer seguimiento para asegurarse de que los beneficiarios los hagan efectivos, y de esta forma no se vuelvan a presentar este tipo de irregularidades en el momento de hacer la conciliacin.