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Prcticas Avanzadas de Administracin de Proyectos en MS Project

Ivn Carlos Rivera Gonzlez, PMP

Prcticas Avanzadas de Administracin de Proyectos en MS Project

Pregunta:
Cuntos de los asistentes tienen un dominio real de los temas de administracin de proyectos?

Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

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Aclaraciones

Prcticas Avanzadas de Administracin de Proyectos en MS Project

The top 10 things Microsoft Project Can't Do for you: it will not make your team members plan; it will not improve the estimates you get from your people; it will not force people into meeting unreasonable deadlines; it will not provide you with additional resources; it will not remove the bugs from your product; it will not discover the scope you missed; it will not descope your project to meet budget; it will not negotiate with management for a new date; it will not always tell you good news and; I will not turn you into a project manager.
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Que se espera del taller

Que espera el instructor


Alcance, temtica, duracin Taller dinmico Preguntas

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Conceptos Bsicos

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Conceptos bsicos
PROYECTO: esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio nico.

Los proyectos se subdividen en Fases para permitir un mejor control.

La suma de las fases determina el Ciclo de Vida del proyecto.


Una fase es una sucesin de Actividades que finalizan al completar un/ unos entregable/s. Un Entregable es un elemento fsico documentable o un documento.
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Conceptos bsicos
PROYECTO

FASES

FASE n

FASE 1

ACTIVIDADES

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Conceptos bsicos
Alcance, WBS, OBS, RAM

Alcance: compendio de todas las tareas a realizar para lograr


completar con xito el proyecto. WBS (Work Breakdown Structure): descomposicin lgica del trabajo a realizar. OBS (Organisation Breakdown Structure): estructura lgica

del equipo de proyecto.


RAM (Responsibility Assignment Matrix): relacin entre WBS y OBS
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Conceptos bsicos
Ejemplo de WBS
WBS (Work Breakdown Structure) Proyecto MGPI
PROYECTO MGPI PROYECTO MGPI
1. 1.

CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS GENERALES 1.1 1.1


Definicin de Conceptos Generales 1.1.1 Revisin de Conceptos 1.1.2 Generacin de Documento de Conceptos Bsicos 1.1.3 GESTIN DE PROYECTO GESTIN DE PROYECTO 1.1.4 1.1.4 Planificacin 1.1.4.01 Control Integral de Proyecto 1.1.4.02 Control de Cambios 1.1.4.03 Control de Documentacin 1.1.4.04 Control de Recursos 1.1.4.05 Control de Riesgos 1.1.4.06

DEFINICIN PROCESOS DEFINICIN PROCESOS 1.2 1.2


DEFINICIN PROCESOS FASE 1 DEFINICIN PROCESOS FASE 1 1.2.1 1.2.1 DEFINICIN PROCESOS FASE 2 DEFINICIN PROCESOS FASE 2 1.2.2 1.2.2 DEFINICIN PROCESOS FASE 3 DEFINICIN PROCESOS FASE 3 1.2.3 1.2.3 GESTIN DE PROYECTO GESTIN DE PROYECTO 1.2.4 1.2.4 Planificacin 1.2.4.01 Control Integral de Proyecto 1.2.4.02 Control de Cambios 1.2.4.03 Control de Documentacin 1.2.4.04 Control de Recursos 1.2.4.05 Control de Riesgos 1.2.4.06

CLASIFICACIN P.I. CLASIFICACIN P.I. 1.3 1.3


Clasificacin de Proyectos Internos 1.3.1 Generacin Plantillas Documentacin 1.3.2 Generacin Tabla P.I. vs Plantillas 13.3 GESTIN DE PROYECTO GESTIN DE PROYECTO 1.3.4 1.3.4 Planificacin 1.3.4.01 Control Integral de Proyecto 1.3.4.02 Control de Cambios 1.3.4.03 Control de Documentacin 1.3.4.04 Control de Recursos 1.3.4.05 Control de Riesgos 1.3.4.06

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Conceptos bsicos
Ejemplo de OBS
PROYECTO XXXX
Gestor de la Cuenta
Nombre

Gestor de Proyecto
Nombre

Oficina Tcnica
Nommbre

Oficina de Proyecto
Nombre

Coordinador Despliegue
Nombre

Gestor Logstica
Nombre

Calidad Diseo de Red


Nombre Nombre

Formacin Supervisor Obra Civil


Nombre

Supervisor Instalacin BS
Nombre

Supervisor Instalacin CPE


Nombre

Ingeniera
Nombre

Nombre

Soporte Tcnico
Nombre

Supervisor rea

Supervisor rea

Supervisor rea

Gestor de Subcontratacin
Nombre

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Gestor de Documentacin
Nombre

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Conceptos bsicos
Ejemplo de RAM
WBS
AB CR AH RA LG LM ED

OBS

Codif. 1.1

Fase 1

1.1.1

Actividad 1

1.1.2

Actividad 2

1.1.3

Actividad 3

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Conceptos bsicos
Procesos de Gestin: relacin entre ellos
Procesos Inicio

Procesos Planificacin

Procesos Control

Procesos Ejecucin

Comienzo
Procesos Cierre
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Fin

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Conceptos bsicos
Procesos de Gestin: evolucin en el tiempo
Nivel de Actividad

Tiempo
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Plan de Proyecto Que proporciona


Why? Objectives

What?
When? Who? Where? How? How Much? Whereas

Products
Milestones Responsibilities

Approach Resources & Effort Assumptions

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WBS

Te suena conocido?

Work Breakdown Structure (WBS)


La WBS es la descomposicin jerrquica orientada a entregables del trabajo que ser ejecutado por el equipo de trabajo, con la finalidad de cumplir los objetivos del proyecto y generar los entregables. (PMBOK
4ta edicin)

Work Breakdown Structure

Una WBS es una tcnica fundamental de la administracin de proyectos por la definicin y organizacin del alcance total del proyecto utilizando una estructura de rbol.

Se utiliza para Administrar Proyectos, Programas y Portafolios de Proyectos.

Desglose (Tcnica)
Una Tcnica de planificacin que subdivide el Alcance del Proyecto y los entregables del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar, hasta que se defina el trabajo con detalle suficiente para poder respaldar la ejecucin, el seguimiento y el control del trabajo.

Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio nico y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.

WBS
La WBS organiza y define el alcance total del proyecto.

Si no est en la WBS, no est en el alcance.

Tipos de WBS
WBS Orientada a Verbos.
Orientada a tareas que definen los entregables. Acciones que debern realizarse para producir los entregables. La primer palabra es generalmente un verbo.

Tipos de WBS
WBS Orientada a Sustantivos.
Define el trabajo del proyecto en trmino de componentes fsicos o funcionales. La primer palabra de los elementos son sustantivos. Son llamadas Estructura de Desglose de Productos. Estn orientadas de acuerdo a la definicin del PMI.

Tipos de WBS
WBS Orientada a Fases.
Es utilizada en proyectos largos. Descompone el proyecto en fases para agrupar las actividades.

Otros tipos
Orientada a la organizacin (Funciones) Roles Geogrficas Tipo de costo Centro de Costos

Representacin de la WBS
Estructura de rbol

Representacin de la WBS
Horizontal

Representacin de la WBS
Central Mapa Mental

Representacin de la WBS
Tabulador

Herramientas
Existen muchas herramientas para realizar una WBS, la mas original y de menor tecnologa es:
Utilizar lpiz y papel

La WBS no tiene en su forma pura

No tiene nombres: el WBS no es el cronograma, todava no tiene nombres asignados a los entregables, subentregables o actividades. No tiene fechas: de la misma forma, todava no tiene ninguna fecha para lo que hay que construir. El WBS es el qu del proyecto, no es el quin ni el cundo.

No tiene dependencias: no es el diagrama de red del proyecto, no se define todava la secuencia de tareas en el
WBS.

La aplicacin de la WBS en los proyectos


Control de Cambios Verificacin del alcance.

Seguimiento y Control

Control de Cambios Verificacin del alcance.

Ejecucin
Inicio

Planeacin
Alcance Estimacin del costo, tiempo Identificacin de Riesgos

Cierre
Referencia para el cierre de etapa o proyecto. Validacin del cumplimiento de los entregables.

Definicin del alcance y elaboracin


Criterios de Aceptacin Lnea Base del Alcance
Planeacin Determina que deben cumplir los entregables para que sean liberados. Se formaliza una vez que la WBS y el Diccionario han sido concluidos. Provee un nivel adicional de claridad para definir los entregables, recursos humanos y materiales requeridos, tiempo y riesgos. Asegura que los stakeholders y el equipo de trabajo tengan un entendimiento en comn del proyecto. Define el alcance del proyecto y el producto. Describe los entregables. Define las caractersticas principales y funcionales del producto resultado del proyecto. Caractersticas nicas. Referencia legal y condiciones de contratacin, hitos y criterios de aceptacin Referencia para planear el proyecto

Diccionario de la WBS

WBS

Project Scope Statement

Producto Scope Description

Contratos, Acuerdos y Sentencia del Trabajo


Inicio

Preliminary Project Scope Statement

Project Charter
Asigna la autoridad

Prctica: Como se prepara la lnea base del proyecto

Overview
Set up a project document using best practices Enter task details Enter durations against tasks Link tasks Assign resources Baseline the plan Manage the project plan and track progress

Project Setup Best Practices


Iterative Saves and Versions Project information dialog box Project defaults (check them before starting a new project) Project calendar adjustments (holidays, etc..) Task Sheet View for initial task entry Add columns

Project Information

Project Defaults

Project Defaults

Project Calendars

Parntesis
Saber cuando estn disponibles los recursos

Definen el tiempo laboral y NO LABORAL para el proyecto Y PARA CADA RECURSO


Si se cambia el calendario, se recalculan las fechas del proyecto
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Parntesis
Hay dos tipos de calendarios
Base: para todo el proyecto Por recurso.

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Views and Columns


Task Sheet view Add or hide a columns as necessary Suggested columns:
Task Name % Complete Duration Work Start Finish Resources

Tasks
Project Summary Task Summary Tasks Sub-tasks Task Types
Fixed Units Fixed Work Fixed Duration (recommended) Effort driven

Structure Task into Logical Outline


Outlining helps organize your tasks into more manageable chunks. You can indent related tasks under a more general task, creating a hierarchy. The general tasks are called summary tasks; the indented tasks below the summary task are subtasks. A summary task's start and finish dates are determined by the start and finish dates of its earliest and latest subtasks.

Project Summary Task


The project summary task has unique characteristics:
ID = 0 Unique ID = 0 Outline Level = 0 Summary Yes

Only project summary tasks can be created at Outline Level 0.

Summary Tasks

Subtasks

Task Types
Fixed units tasks where the resources are a fixed value & changes to the amount of work or the duration do not affect the resources Fixed work tasks where the amount of work is a fixed value & changes to the duration or the number of resources do not affect the work. Fixed duration (recommended) tasks where the duration is a fixed value & changes to the work or the resources don't affect the duration. Effort Driven the duration of a task shortens or lengthens as resources are added or removed from a task while the effort (work) remains the same.

Task Types

Task Information
Task Information Form Milestone tasks Durations Constraints Dependencies (predecessors)

Task Information Form

Task Information Form

Task Information Form

Task Information Form

Task Information

Milestones

Task Duration
When entering task durations, enter the amount of time expected to complete the task Duration abbreviations
M = Minutes H = Hours D = Days W = Weeks M = Months

Task Constraints
Field dependencies Constraint types
As late as possible As soon as possible Finish no earlier than Finish no later than Must finish on Must start on Start no earlier than Start no later than

Task Dependencies
Predecessors
Finish to Start (FS default) Start to Finish (SF) Start to Start (SS) Finish to Finish (FF rarely used)

Exercise 3
Setting constraints, durations and predecessors

Resources
Resource types Entering resources Assigning resources to a task

Entering Resources
Best done after tasks are entered and linked Assign names and work effort for each individual Duration is the length of time the task will take to complete, entered in days Work is the amount of effort needed to complete the task, entered in hours

Exercise 4
Entering Resources

Tracking
Base lining the project Entering actual information

Base lining the Project


Purpose of base lining How to do it
Tools, Tracking, Save Baseline Remember to baseline the ENTIRE project!

Exercise 5
Base lining

Views, Tables & Filters


Views
Task Views Gantt Chart Tracking Gantt Chart Custom Views

Tables Filters and Groups

Gantt Chart View

Tracking Gantt

Custom Views
Views are made up of
Tables Filters Groupings

It is highly recommended that you copy the view AND any tables, filters and groups that are used to achieve that view.

Tables
A table is the actual spreadsheet presentation of the rows and columns It stores which fields you see and how the columns are ordered

Tareas recurrentes

Create a Recurring Task


Step 1: In the Task Name field, click the row where you want the recurring task to appear. Step 2: On the Insert menu, click Recurring Task. Step 3: In the Task Name box, type the task name. Step 4: In the Duration box, type or select the duration of a single occurrence of the task. Step 5: Under Recurrence pattern, click Daily, Weekly, Monthly, or Yearly. Step 6: To the right of Daily, Weekly, Monthly, or Yearly, specify the task frequency. Step 7: Under Range of recurrence, type a start date in the Start box and then select End after or End by. If you selected End after, type the number of occurrences for the task. If you selected End by, type the date you want the recurring task to end. Step 8: Click OK. Tip To view all instances of a recurring task in a task view, click the plus sign next to the main recurring task.

Tareas Programadas

Establish Dependencies Between Tasks

Step 1: On the View menu, click Gantt Chart. Step 2: In the Task Name field, select two or more tasks to link in the order you want them linked. To select adjacent tasks, hold down SHIFT, and then click the first and last tasks you want. To select nonadjacent tasks, hold down CTRL, and then click the tasks you want. Step 3: Click Link Tasks . Step 4: To change the task link, double-click the link line between the tasks you want to change. Set the lead or lag time (see next slide). In the Type box, select the type of dependency. Finish-to-Start (FS) is the default Click OK. Tips To unlink tasks, select the tasks you want to unlink in the Task Name field, and then click Unlink Tasks . All links to the task are removed.

Set Lead or Lag Time


Lead time: The overlap between tasks that have a dependency.
For example, if a task can start when its predecessor is half finished, you can specify a finish-to-start dependency with a lead time of 50% for the successor task. You enter lead time as a negative value.

Lag time: The delay between tasks that have a dependency.


For example, if you need a two-day delay between the finish of one task and the start of another, you can establish a finish-to-start dependency and specify two days of lag time. You enter lag time as a positive value.

Asignacin de Recursos

Check Resource Assignments


Step 1: On the View menu, click Resource Usage. Step 2: In the Resource Name column, review the resource assignments. Step 3: To reassign a task from one resource to another, select the entire row, position the pointer over the ID field (the leftmost column), and then drag the task under the new resource.

Prctica Visual Basic for Applications

Abrir un proyecto. ALT+F11 Arranca el Visual Basic Editor Herramientas / Macro / Visual Basic Editor

Como usar los ejemplos: Para crear una macro: Ejecutar MS Project Cerrar todos los archivos Alt. + F11 Insetar Modulo Escribir el cdigo Cerrar el VB Editor Abrir el archivo del proyecto Herramientas Macro Macros Seleccionar nombre-macro Run

Sub WriteToATextFile
Sub WriteToATextFile 'first set a string which contains the path to the file you want to create. 'this example creates one and stores it in the root directory MyFile = "c:\" & "whateveryouwant.txt" 'set and open file for output fnum = FreeFile() Open MyFile For Output As fnum 'write project info and then a blank line. Note the comma is required Write #fnum, "I wrote this" Write #fnum, 'use Print when you want the string without quotation marks Print #fnum, "I printed this" Close #fnum End Sub

Sub writemyproperties()
Option Explicit Sub writemyproperties() 'This macro exports all the built-in and custom project properties 'to a text file. It lists the index of the property, the name and the value. 'It demonstrates the use of a simple error handler to skip the errors that 'occur when a property is not defined or used. 'Copyright Jack Dahlgren, Feb 2002 Dim MyString, MyFile As String Dim fnum, myIndex As Integer Dim myProj As Project Dim skipme As Boolean 'set location and name of file to be written MyFile = "c:\" & ActiveProject.Name & "_properties.txt" skipme = False 'set and open file for output fnum = FreeFile() Open MyFile For Output As fnum 'write project info and then a blank line Write #fnum, "Built In Properties" Write #fnum, myIndex = 1 Set myProj = ActiveProject While myIndex <= myProj.BuiltinDocumentProperties.Count On Error GoTo ErrorHandler MyString = (myIndex & ") " & myProj.BuiltinDocumentProperties(myIndex).Name & ": " & myProj.BuiltinDocumentProperties(myIndex).Value) If Not skipme Then Write #fnum, MyString End If

Sub writemyproperties() (cont)

myIndex = myIndex + 1 skipme = False Wend Write #fnum, "-----------------------------------------------" Write #fnum, Write #fnum, "Custom Properties" Write #fnum, myIndex = 1 While myIndex <= myProj.CustomDocumentProperties.Count On Error GoTo ErrorHandler If Not skipme Then MyString = (myIndex & ") " & myProj.CustomDocumentProperties(myIndex).Name & ": " & myProj.CustomDocumentProperties(myIndex).Value Write #fnum, MyString End If myIndex = myIndex + 1 skipme = False Wend Close #fnum ErrorHandler: skipme = True Resume Next End Sub

Sub indentme()
'This macro adds or removes a number of leading spaces 'for each task name so that reports 'will show tasks as being indented '"indentme" adds leading spaces to task names '"unindentme" removes leading spaces from task names 'Copyright Jack Dahlgren, March 2002 'Version History 'May 22, 2003 - moved unindent functionality into main macro ' - added ability to input number of spaces interactively Sub indentme() Dim t As Task Dim ts As Tasks Dim spaces, padding As String Dim i, j As Integer Set ts = ActiveProject.Tasks 'Ask user how many spaces they want spaces = InputBox("Enter the number of spaces to indent" _ & Chr(13) _ & "Leave Blank to remove leading spaces") 'Go through all non-blank tasks

Sub summaryname()
Sub summaryname() 'This Macro will create the entire "Path" 'to a specific task by adding together the 'names of all the parent tasks. It is useful when 'you have many commonly named substasks and want to 'know where in the heirarchy they reside. 'As written, this places the "path" in the 'Text12 custom field. You could alternately put this into 'the task name field itself, however that may make the names 'rather long 'Copyright Jack Dahlgren, March 2002 Dim mystring As String Dim mytask As Task Dim myoutlinelevel As Integer myoutlinelevel = 1 While myoutlinelevel < 10 For Each mytask In ActiveProject.Tasks If Not (mytask Is Nothing) Then If mytask.OutlineLevel = myoutlinelevel Then mytask.Text12 = mytask.OutlineParent.Text12 & " | " & mytask.Name End If End If Next mytask myoutlinelevel = myoutlinelevel + 1 Wend End Sub

Sub allgreen()
Sub allgreen() 'This macro shows how to set a barstyle depending on a certain 'value in the text5 field. Right now the case statement is 'commented out, so it will make all of your tasks green 'If you comment out the green line, this macro is useful 'to clear any custom formatting that you may have applied to 'specific tasks. 'Copyright Jack Dahlgren, Feb. 2002 Dim t As Task For Each t In ActiveProject.Tasks 'Select Case LCase(t.Text5) 'Case "gn" GanttBarFormat TaskID:=Task.ID, Reset:=True 'comment out this line if you don't want all the tasks green GanttBarFormat TaskID:=Task.ID, MiddleColor:=pjGreen, StartColor:=pjGreen, EndColor:=pjGreen 'Case Else 'End Select Next Task End Sub

Sub SetRecurringTasks()
' ' ' ' ' ' ' ' Select a recurring task, Enter the period of recurrance in calendar days Click OK and the instances of this task will be set to recur at the period you have specified. Copyright Jack Dahlgren, May 22, 2003 Do not redistribute without Author's Permission No guarantee of performance or suitability for any purpose Use only on files which have been backed up

Sub SetRecurringTasks() Dim t, one As Task Dim ts As Tasks Dim HowOften As String Dim oStart As Date Set t = ActiveSelection.Tasks(1) Set ts = t.OutlineChildren HowOften = InputBox("Please enter how often you want this to occur _ (use days as units)", "Enter Frequency") oStart = t.Start For Each one In ts one.Start = oStart oStart = oStart + HowOften Next one End Sub

Sub ReadyToStart()
Sub ReadyToStart() 'This macro will filter to show only tasks that have 'all of their predecessors at least 80% complete 'and which are not already marked complete themselves 'copyright Jack Dahlgren, March 2002 Dim t, pt As Task For Each t In ActiveProject.Tasks If Not t Is Nothing Then If Not t.Summary Then t.Flag1 = False If t.PercentComplete = 100 Then t.Flag1 = True For Each pt In t.PredecessorTasks If pt.PercentComplete < 80 Then t.Flag1 = True End If Next pt End If End If Next t FilterEdit Name:="ImReady", TaskFilter:=True, Create:=True, OverwriteExisting:=True, FieldName:="Flag1", test:="equals", Value:="No", ShowInMenu:=False, ShowSummaryTasks:=False FilterApply Name:="ImReady" End Sub

Gracias!
Ivn Carlos Rivera Gonzlez contacto@ivanrivera-pmp.com http://ivanrivera-pmp.com