Assistência Farmacêutica Na Atenção Básica

MINISTRIO DA SADE
Secretaria de Cincia, Tecnologia e Insumos Estratgicos Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos
ASSISTNCIA FARMACUTICA NA ATENO BSICA

INSTRUES TCNICAS PARA SUA ORGANIZAO
2 edio
Srie A. Normas e Manuais Tcnicos
Braslia DF 2006
2006 Ministrio da Sade. Todos os direitos reservados. permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que no seja para venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens dessa obra da rea tcnica. A coleo institucional do Ministrio da Sade pode ser acessada, na ntegra, na Biblioteca Virtual em Sade do Ministrio da Sade: http://www.saude.gov.br/bvs
Srie A. Normas e Manuais Tcnicos Tiragem: 2a edio 2006 16.000 exemplares Elaborao, distribuio e informaes: MINISTRIO DA SADE Secretaria de Cincia, Tecnologia e Insumos Estratgicos Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos Coordenao-Geral de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliao da Qualidade de Produtos e Servios Farmacuticos Esplanada dos Ministrios Bloco G, Edifcio Sede, 8o andar, sala 804, Braslia DF CEP 70058-900 Tel.: (61) 3315-2409 E-mail: daf@saude.gov.br Colaboradores Manoel Roberto da Cruz Santos Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos Fabola Sulpino Vieira Coordenao-Geral de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliao da Qualidade de Produtos e Servios Farmacuticos Ana Mrcia Messeder Sebro Fernandes Coordenao Geral de Planejamento, Articulao e Gesto de Programas Eva Ferraz Fontes Coordenao-Geral de Suporte as Aes de Assistncia Farmacutica Andr Luiz Abreu Porto Coordenao-Geral de Fomento Produo Farmacutica e de Insumos
Reviso Tcnica: Fabola Sulpino Vieira Texto: Luciene Alice da Silva Produo Editorial: Crculo de Braslia Editora Impresso no Brasil / Printed in Brazil Ficha Catalogrfica Brasil. Ministrio da Sade. Secretaria de Cincia, Tecnologia e Insumos Estratgicos. Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos. Assistncia farmacutica na ateno bsica: instrues tcnicas para sua organizao / Ministrio da Sade, Secretaria de Cincia, Tecnologia e Insumos Estratgicos, Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos. 2. ed. Braslia : Ministrio da Sade, 2006. 100 p.: il. (Srie A. Normas e Manuais Tcnicos) ISBN 85-334-1184-7 1. Assistncia farmacutica. 2. Servios de assistncia farmacutica. 3. Sistema nico de Sade. I. Ttulo. II. Srie. NLM W 84 Catalogao na fonte Coordenao-Geral de Documentao e Informao Editora MS OS 2006/1130
Ttulos para indexao: Em ingls: Pharmaceutical Assistance in Primary Health Care: Technical Instructions about Organization Em Espanhol: Asistencia Farmacutica en la Atencin Bsica: Instrucciones Tcnicas para Organizacin
SUMRIO
APRESENTAO INTRODUO 1 P OLTICAS FARMACUTICAS 1.1 Poltica Nacional de Medicamentos (PNM) 1.2 Poltica Nacional de Assistncia Farmacutica (PNAF) 2 ASSISTNCIA FARMACUTICA 2.1 Finalidade/propsito. 2.2 Objetivo. 2.3 Caractersticas 2.4 Funes e atividades 2.5 Responsabilidades das esferas de governo no mbito do SUS 2.6 Interfaces 2.7 Financiamento da Assistncia Farmacutica. 3 P LANEJAMENTO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA 3.1 Objetivos 3.2 Requisitos bsicos 3.3 Como planejar 4 OGANIZAO DE SERVIOS 4.1 Objetivo 4.2 Aspectos a serem considerados 4.3 Vantagens de um servio organizado 4.4 Procedimentos 4.5 Requisitos necessrios 5 CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA 5.1 Seleo de medicamentos. 5.2 Programao 5.3 Aquisio 5.4 Armazenamento 5.5 Gesto de materiais 5.6 Distribuio de medicamentos 5.7 Dispensao 6 MONITORAMENTO E AVALIAO 7 INSTRUMENTOS GERENCIAIS REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
5 7 9 9 10 13 13 13 13 13 14 14 15 17 17 17 17 23 23 23 23 24 24 31 31 39 43 55 67 73 77 81 89
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APRESENTAO
Para atender demanda na rea, atualizar os profissionais farmacuticos que atuam no Sistema nico de Sade (SUS), em especial aos que esto ingressando no servio pblico, a Secretaria de Cincia, Tecnologia e Insumos Estratgicos, por meio do Departamento de Assistncia e Insumos Estratgicos, na responsabilidade de prestar cooperao tcnica aos estados e municpios e apoiar os profissionais e gestores, revisou este documento como subsdio s prticas dos servios de Assistncia Farmacutica. Dada as extremas desigualdades regionais, culturais, econmicas, prticas, saberes e acesso informao, entre outros fatores, buscou-se de forma objetiva e didtica elaborar material prtico, visando atender aos anseios e necessidades da clientela-alvo. No processo de atualizao deste documento foi dada maior nfase organizao de servios, para favorecer a operacionalidade da execuo das atividades, objetivando melhor desempenho e melhoria de resultados, alm de fortalecimento da gesto da Assistncia Farmacutica no SUS. Neste contexto, a organizao dos servios em sade assume a relevncia necessria quando adequadamente fundamentada na promoo do uso racional de medicamentos aes que disciplinem a prescrio, a dispensao e o consumo estratgia pela qual garantiremos a implementao da Poltica Nacional de Assistncia Farmacutica (BRASIL, 2004).
Manoel Roberto da Cruz Santos Diretor do Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos Secretaria de Cincia, Tecnologia e Insumos Estratgicos
INTRODUO
Este documento traduz e sintetiza o processo de discusso atual que vem se desenvolvendo em torno da necessidade da integralidade das aes de Assistncia Farmacutica, em consonncia com os princpios do SUS, para se obter melhores resultados no acesso, na racionalizao dos recursos e no uso dos medicamentos. Pensar sobre a integralidade das aes e servios de sade tambm significa pensar sobre as aes e servios de Assistncia Farmacutica. Considerando que a maioria das intervenes em sade envolve o uso de medicamentos e que este uso pode ser determinante para a obteno de menor ou maior resultado, imperativo que a Assistncia Farmacutica seja vista sob tica integral. No suficiente considerar que se est oferecendo ateno integral sade quando a Assistncia Farmacutica reduzida logstica de medicamentos (adquirir, armazenar e distribuir). preciso agregar valor s aes e aos servios de sade, por meio do desenvolvimento da Assistncia Farmacutica. Para tanto necessrio integrar a Assistncia Farmacutica ao sistema de sade; ter trabalhadores qualificados; selecionar os medicamentos mais seguros, eficazes e custo-efetivos; programar adequadamente as aquisies; adquirir a quantidade certa e no momento oportuno; armazenar, distribuir e transportar adequadamente para garantir a manuteno da qualidade do produto farmacutico; gerenciar os estoques; disponibilizar protocolos e diretrizes de tratamento, alm de formulrio teraputico; prescrever racionalmente; dispensar (ou seja, entregar o medicamento ao usurio com orientao do uso); e monitorar o surgimento de reaes adversas, entre tantas outras aes. Para garantia do acesso consideramos a organizao e qualificao dos servios e o desenvolvimento profissional como fatores determinantes. O acesso envolve vrias dimenses, entre as quais destacamos: estrutura, capacidade aquisitiva, acessibilidade geogrfica, qualificao de servios e de pessoal, utilizao adequada dos recursos e promoo do uso racional. Com a finalidade de contribuir para a melhoria das prticas dos servios e racionalizao dos processos de trabalho, disponibilizamos este material como uma ferramenta para o fortalecimento da gesto da Assistncia Farmacutica.
1 P OLTICAS FARMACUTICAS
Poltica um compromisso oficial expresso em documento escrito, no qual consta um conjunto de diretrizes, objetivos, intenes e decises de carter geral e em relao a um determinado tema em questo. Funciona como um guia para direcionar o planejamento e a elaborao de estratgias, cujo desdobramento um plano de ao, programas e projetos, para sua efetiva implementao. A importncia de se estabelecer polticas tem por objetivo resolver aes concretas, executar, acompanhar e avaliar, criando espao para debates e discusso pertinentes rea. Para concretizao dos objetivos da sade foram estabelecidas Polticas Farmacuticas (Poltica Nacional de Medicamentos e a Poltica Nacional de Assistncia Farmacutica). Os objetivos e a execuo de uma poltica farmacutica dependem de vrios fatores e circunstncias: econmicas, sanitrias e de prioridades polticas de governo, e tem por fundamento: Garantir o acesso da populao a medicamentos essenciais com qualidade e segurana. Promover seu uso racional. O Sistema nico de Sade, pela sua complexidade e caractersticas, necessita de uma Assistncia Farmacutica estruturada, de pessoal qualificado para suporte tcnico s aes de sade e do alcance de bons resultados. Contar com uma poltica de Assistncia Farmacutica uma prioridade na Sade Pblica. A compreenso do processo de construo, implementao, suas interaes e relaes, necessidade de avaliao, so de fundamental importncia para o entendimento da Assistncia Farmacutica no contexto das polticas nas quais ela est inserida: Poltica Nacional de Sade, Poltica Nacional de Medicamentos, Poltica Nacional de Assistncia Farmacutica, entre outras normas pertinentes. A perspectiva a da integralidade, cuja efetivao envolve o estabelecimento de estratgias, parcerias e interfaces com outras polticas setoriais, bem como participao de diferentes atores e segmentos envolvidos.
1.1 P OLTICA NACIONAL DE MEDICAMENTOS (PNM)

A Poltica Nacional de Medicamentos foi aprovada em outubro de 1998 (BRASIL, 1998b), tornando-se o instrumento norteador de todas as aes no campo da poltica de medicamentos no pas. Vrios fatores motivaram a formulao da PNM, entre os principais, destacam-se: Problemas na garantia de acesso da populao dos medicamentos. Problemas na qualidade dos medicamentos. Uso irracional dos medicamentos. Desarticulao da Assistncia Farmacutica. Desorganizao dos servios farmacuticos.
1.1.1 Diretrizes gerais

Adoo da Relao Nacional de Medicamentos Essenciais (Rename). Regulamentao Sanitria de Medicamentos.
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ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA
Reorientao da Assistncia Farmacutica. Promoo do uso racional de medicamentos. Desenvolvimento cientfico e tecnolgico. Promoo da produo de medicamentos. Garantia da segurana, eficcia e qualidade dos medicamentos. Desenvolvimento e capacitao de recursos humanos.
1.1.2 Prioridades
De acordo com as diretrizes estabelecidas, algumas prioridades foram definidas: Reviso permanente da Rename. Reorientao da Assistncia Farmacutica. Promoo do uso racional de medicamentos. Organizao das atividades de vigilncia sanitria de medicamentos.
1.1.3 Reorientao da Assistncia Farmacutica (AF)

O processo de reorientao fundamenta-se: Na descentralizao da gesto. Na promoo do uso racional dos medicamentos. Na otimizao e na eficcia do sistema de distribuio no setor pblico. No desenvolvimento de iniciativas que possibilitam a reduo dos preos dos produtos, viabilizando, inclusive, o acesso da populao aos produtos do setor privado.
1.2 P OLTICA NACIONAL DEASSISTNCIA FARMACUTICA (PNAF )

A Poltica Nacional de Assistncia Farmacutica foi aprovada por meio da Resoluo CNS no 338, de 6 de maio de 2004 (BRASIL, 2004), num conceito de maior amplitude, na perspectiva de integralidade das aes, como uma poltica norteadora para formulao de polticas setoriais, tais como: polticas de medicamentos, cincia e tecnologia, desenvolvimento industrial, formao de recursos humanos, entre outras, garantindo a intersetorialidade inerente ao SUS, envolvendo tanto o setor pblico como o privado de ateno sade.
1.2.1 Eixos estratgicos

Garantia de acesso e eqidade s aes de sade, incluindo necessariamente a Assistncia Farmacutica. Manuteno de servios de assistncia farmacutica na rede pblica de sade, nos diferentes nveis de ateno, considerando a necessria articulao e a observncia das prioridades regionais definidas nas instncias gestoras do SUS. Qualificao dos servios de assistncia farmacutica existentes, em articulao com os gestores estaduais e municipais, nos diferentes nveis de ateno.
1 POLTICAS FARMACUTICAS
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Descentralizao das aes, com definio das responsabilidades das diferentes instncias gestoras, de forma pactuada e visando superao da fragmentao em programas desarticulados. Desenvolvimento, valorizao, formao, fixao e capacitao de recursos humanos. Modernizao e ampliao da capacidade instalada e de produo dos laboratrios farmacuticos oficiais, visando ao suprimento do SUS e ao cumprimento de seu papel como referncias de custo e qualidade da produo de medicamentos, incluindo-se a produo de fitoterpicos. Utilizao da Rename, atualizada periodicamente, como instrumento racionalizador das aes no mbito da Assistncia Farmacutica; Pactuao de aes intersetoriais que visem internalizao e ao desenvolvimento de tecnologias que atendam s necessidades de produtos e servios do SUS, nos diferentes nveis de ateno. Implementao de forma intersetorial e, em particular, com o Ministrio da Cincia e Tecnologia, de uma poltica pblica de desenvolvimento cientfico e tecnolgico, envolvendo os centros de pesquisa e as universidades brasileiras, com o objetivo do desenvolvimento de inovaes tecnolgicas que atendam aos interesses nacionais e s necessidades e prioridades do SUS. Definio e pactuao de aes intersetoriais que visem utilizao das plantas medicinais e medicamentos fitoterpicos no processo de ateno sade, com respeito aos conhecimentos tradicionais incorporados, com embasamento cientfico, com adoo de polticas de gerao de emprego e renda, com qualificao e fixao de produtores, envolvimento dos trabalhadores em sade no processo de incorporao desta opo teraputica e baseado no incentivo produo nacional, com a utilizao da biodiversidade existente no pas. Construo de uma Poltica de Vigilncia Sanitria que garanta o acesso da populao a servios e produtos seguros, eficazes e com qualidade. Estabelecimento de mecanismos adequados para a regulao e monitorao do mercado de insumos e produtos estratgicos para a sade, incluindo os medicamentos. Promoo do uso racional de medicamentos, por intermdio de aes que disciplinem a prescrio, a dispensao e o consumo.
2 ASISTNCIA FARMACUTICA
De acordo com a Resoluo no 338, de 6 de maio de 2004, do Conselho Nacional de Sade, que aprovou a Poltica Nacional de Assistncia Farmacutica, Assistncia Farmacutica (AF) :
Conjunto de aes voltadas promoo, proteo e recuperao da sade, tanto individual como coletiva, tendo o medicamento como insumo essencial e visando ao acesso e ao seu uso racional. Este conjunto envolve a pesquisa, o desenvolvimento e a produo de medicamentos e insumos, bem como a sua seleo, programao, aquisio, distribuio, dispensao, garantia da qualidade dos produtos e servios, acompanhamento e avaliao de sua utilizao, na perspectiva da obteno de resultados concretos e da melhoria da qualidade de vida da populao (BRASIL, 2004).
2.1 FINALIDADE/PROPSITO
Contribuir na melhoria da qualidade de vida da populao, integrando aes de promoo, preveno, recuperao e reabilitao da sade.
2.2 O BJETIVO
Apoiar as aes de sade na promoo do acesso aos medicamentos essenciais e promover o seu uso racional.
2.3 CARACTERSTICAS
parte integrante da poltica de sade. rea estratgica do sistema de sade para o suporte s intervenes na promoo, preveno de doenas e no tratamento. Apresenta procedimentos de natureza tcnica, cientfica e administrativa.
2.4 FUNES E ATIVIDADES

Planejar, coordenar, executar, acompanhar e avaliar as aes. Articular a integrao com os servios, profissionais de sade, reas interfaces, coordenao dos programas, entre outras. Elaborar normas e procedimentos tcnicos e administrativos. Elaborar instrumentos de controle e avaliao. Selecionar e estimar necessidades de medicamentos. Gerenciar o processo de aquisio de medicamentos. Garantir condies adequadas para o armazenamento de medicamentos. Gesto de estoques. Distribuir e dispensar medicamentos. Manter cadastro atualizado dos usurios, unidades e profissionais de sade.
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Organizar e estruturar os servios de AF nos trs nveis de ateno sade no mbito local e regional. Desenvolver sistema de informao e comunicao. Desenvolver e capacitar recursos humanos. Participar de comisses tcnicas. Promover o uso racional de medicamentos. Promover aes educativas para prescritores, usurios de medicamentos, gestores e profissionais da sade. Desenvolver estudos e pesquisa em servio. Elaborar material tcnico, informativo e educativo. Prestar cooperao tcnica. Assegurar qualidade de produtos, processos e resultados.
2.5 R ESPONSABILIDADES DAS ESFERAS DE GOVERNO NO MBITO DO SUS

As responsabilidades pelo financiamento, gesto, estruturao e organizao de servios, desenvolvimento e capacitao de recursos humanos de competncia dos gestores do SUS (Unio, estados e municpios).
2.6 I NTERFACES
A Assistncia Farmacutica uma atividade multidisciplinar. A produo de conhecimento considerada estratgica para seu desenvolvimento, bem como o desenvolvimento dos recursos humanos e servios. Exige articulao permanente com reas tcnicas, administrativas, coordenaes de programas estratgicos de sade Hansenase, Tuberculose, Sade Mental, Programa Sade da Famlia (PSF), Programa de Agentes Comunitrios de Sade (PACS), Vigilncia Sanitria, Epidemiolgica, rea administrativa-financeira, planejamento, material e patrimnio, licitao, auditoria, Ministrio Pblico, rgos de controles, Conselho de Sade, profissionais de sade, entidades de classe, universidades, fornecedores e setores de comunicao da Secretaria, entre outros segmentos da sociedade, para melhor execuo, divulgao e apoio s suas aes.
2 ASSISTNCIA FARMACUTICA
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SECRETARIA DE SUDE
COORDENAO DOS PROGRAMAS ESTRATGIICOS PSF, PACS, Tuberculose, Hansenase, Imunobiolgicos.
REAS TCNICAS vigilncia sanitria, epidemiolgica, polticas.
A S S I S T N C I A F A R M A C U T I C A
INSTITUIES DIVERSAS municpios, Ministrio da Sade, coordenaes e universidades, entre outras.
FORNECEDORES/LABORATRIOS
REAS ADMINISTRATIVAS planejamento, administrativofinanceira, licitao, assessoria jurdica, controle e avaliao.
CONSELHOS DE SADE
2.7 FINANCIAMENTO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

O financiamento da Assistncia Farmacutica responsabilidade dos trs gestores do SUS. Com a publicao da Portaria GM n 698/2006 o financiamento da Assistncia Farmacutica com recursos federais foi organizado em um bloco (Bloco de Financiamento da Assistncia Farmacutica) com seus componentes detalhados na seqncia: a) Componente Bsico da Assistncia Farmacutica destinado aquisio de medicamentos e insumos no mbito da ateno bsica. composto por: Parte fixa valor per capita transferido aos estados, municpios e ao Distrito Federal conforme pactuao nas Comisses Intergestores Bipartite (CIB). Como contrapartida, estados e municpios devem alocar recursos prprios, de acordo com valores pactuados entre as trs esferas de gesto. Parte varivel valor per capita para aquisio de medicamentos para os programas Hipertenso e Diabetes, Asma e Rinite, Sade Mental, Sade da Mulher, Alimentao e Nutrio e, ainda, Combate ao Tabagismo. Este recurso pode ser executado de forma centralizada pelo Ministrio da Sade ou de
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forma descentralizada, conforme pactuao. O medicamento insulina humana parte do elenco do Grupo de Medicamentos de Hipertenso e Diabetes, que adquirido pelo Ministrio da Sade e distribudo aos gestores. b) Componente Estratgico da Assistncia Farmacutica destinado ao custeio de aes relativas aos seguintes programas: o Controle de Endemias Tuberculose, Hansenase, Malria, Ieishmaniose, Chagas entre outras doenas; DST/Aids Anti-retrovirais; Sangue e Hemoderivados; e Imunobiolgicos. c) Componente de Medicamentos de Dispensao Excepcional destinado ao financiamento, juntamente com os estados e o Distrito Federal, da aquisio de medicamentos de dispensao de carter excepcional, conforme constam na tabela de procedimentos SIA/SUS; d) Componente de Organizao da Assistncia Farmacutica destinado ao custeio de aes e servios inerentes Assistncia Farmacutica. Os blocos sero regulamentados nos seus aspectos operacionais, por meio de portarias especficas. No caso do Bloco de Financiamento da Assistncia Farmacutica, a regulamentao dos seus componentes est sendo discutida no contexto da reviso das portarias vigentes.
2.7.1 Formas de repasse dos recursos financeiros

Os recursos financeiros do Ministrio da Sade so transferidos do Fundo Nacional de Sade para os fundos municipais, estaduais e do Distrito Federal, com base nos valores e critrios estabelecidos.
2.7.2 Fundos de sade

So contas bancrias especiais, existentes nas trs esferas de governo, para recebimento e movimentao financeira. Nessas contas so depositados todos os recursos destinados sade, que s podem ser utilizados em aes e servios de sade. Os fundos so instrumentos de gesto de recursos que possibilitam ao gestor o planejamento, o acompanhamento das fontes de receitas, dos valores disponveis, das datas de ingresso dos recursos, das despesas realizadas e dos rendimentos das aplicaes financeiras. O controle e a fiscalizao so feitos por meio dos Conselhos de Sade, existentes em todas as instncias de governo (Unio, Distrito Federal, estados e municpios).
2.7.3 Pactuaes
So compromissos assumidos pelos gestores em relao garantia da aplicao dos recursos para realizao das aes e execuo de servios de sade.
3 P LANEJAMENTO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

Para o alcance de bons resultados em qualquer atividade preciso estabelecer objetivos claros, identificar onde e como estamos, aonde pretendemos chegar. Quem no planeja suas aes e atividades no sabe agir estrategicamente, no est gerenciando, est apenas fazendo coisas. S a partir de uma anlise situacional, de uma referncia de partida, pode-se intervir na realidade e avanar para processos de melhoria. preciso romper a rotina gerencial consumida na lgica imediatista, de atendimento de demanda espontnea, de se tentar resolver uma quantidade infindvel de problemas emergenciais, sem avaliar prioridades. preciso trabalhar com planejamento, metas definidas, com acompanhamento e avaliao sistemtica das aes desenvolvidas, alm de assumir responsabilidades com resultados. O planejamento um processo sistematizado, dinmico, contnuo, racional, participativo, realista, pragmtico, de se conhecer e intervir na realidade local, para o alcance de uma situao desejada. O produto do planejamento o plano de ao, que, de forma simplificada, pode-se dizer que um documento elaborado a partir da identificao de problemas, para os quais, elaboram-se objetivos, aes/atividades com o fim de resolv-los, em conformidade com um cronograma de execuo, que responda as seguintes questes: como, quem, quando e quanto.
3.1 O BJETIVOS
Possibilitar uma viso ampliada e melhor conhecimento dos problemas internos e externos. Evitar o improviso e o imediatismo da rotina. Comprometer o gerenciamento para objetivos e resultados. Proporcionar eficincia, eficcia e efetividade nas aes programadas. Possibilitar o controle, o aperfeioamento contnuo, a avaliao permanente das aes e resultados alcanados. Estabelecer prioridades.
3.2 R EQUISITOS BSICOS

A atividade de planejamento exige recursos humanos com conhecimentos, habilidades e tcnicas em planejamento, capacidade de articulao, determinao, compromisso e fora de vontade para mudar e transformar a realidade dos fatos, alm de conhecimento do contexto interno e externo, processos metodolgicos e direcionamento estratgico. Os principais fatores que interferem no planejamento so: poltico, qualificao da equipe, habilidades gerenciais, motivao e comprometimento com o trabalho.
3.3 C OMO PLANEJAR

No existe forma padro, modelo ou mtodos certos ou errados. H vrias formas e mtodos. Deve-se utilizar aquele mais adequado a sua realidade e o mais prtico.
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O planejamento se inicia por meio da realizao de diagnstico, cuja finalidade conhecer a situao atual da instituio/setor/atividade, dentro de um contexto macro, alm de identificar os fatores que interferem no desempenho da entidade.
3.3.1 Diagnstico/ anlise situacional

O propsito de uma anlise situacional proporcionar um ponto de referncia para planejar as aes e definir as prioridades das aes a serem desenvolvidas. a fase inicial de todo o processo, cuja finalidade identificar o desempenho atual e as perspectivas futuras da rea, buscando responder algumas questes.
3.3.1.1 Aspectos que devem ser contemplados na elaborao do diagnstico:

a) Estrutura organizacional nveis hierrquicos, competncias, normas e procedimentos existentes. b) Anlise de situao de sade so processos que devem ser efetuados continuamente, para medir, caracterizar, explicar, avaliar o processo sade-doena. Identificar o perfil de morbimortalidade e as doenas mais prevalentes por faixa etria e sexo, alm dos hbitos e costumes da populao. c) Anlise do sistema de sade permite conhecer o funcionamento da rede de sade, necessidades locais, capacidade instalada, oferta e demanda de servios, estrutura fsica, equipamentos, profissionais disponveis, forma de organizao da ateno sade (bsica, mdia e alta complexidade), produo, resultados em termos de acesso etc.
3.3.1.2 Procedimento
Definir os objetivos da anlise o que se deseja verificar. Identificar as fontes de informao (Planejamento, Plano de Sade, Epidemiologia etc.) e/ou programar a busca e coleta das informaes, quando no disponveis. Indicadores de sade para avaliar o que se deseja aferir.
3.3.1.3 Organizao da rede local de sade.

Descrever os estabelecimentos (pblicos e privados) e distribuio geogrfica e acessibilidade, nmero de estabelecimentos (pblicos e privados), nmero de unidades de sade por nvel de ateno sade, oferta de servios, capacidade instalada, sistema de referncia e contra-referncia, nmero de equipes de PSF, demandas e produo de servios (mdia mensal da cobertura assistencial). a) Organizao da ateno sade compreende aes e servios de promoo, preveno, reabilitao e tratamento. No SUS, esses cuidados esto ordenados, por nveis de ateno, de acordo com o grau de complexidade de cuidados: Ateno Bsica/Primria nmero de unidades de sade. Por exemplo, o estado/municpio conta com mil unidades de sade e/ou postos, ou centros de sade; 600 equipes de sade da famlia e 100 agentes comunitrios de sade Ateno Bsica Sade constitui o primeiro nvel de ateno sade. Primeiro contato com o Sistema de Sade. Compreende um conjunto de aes e servios de clnica mdica, peditrica, ginecologia, obstetrcia, encaminhamentos para os demais nveis. A estratgia da organizao da Ateno Bsica o PSF. A responsabilidade da oferta de servios da gesto municipal. O financiamento responsabilidade dos trs nveis de governo.
3 P LANEJAMENTO
DA
ASSISTNCIA FARMACUTICA
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Ateno secundria/mdia complexidade unidades de referncias especializadas para atendimento ateno secundria. Por exemplo, o estado/municpio possui 120 policlnicas; 100 unidades ambulatoriais de referncia em: Diabetes, Hipertenso, Neurologia; 20 centros de reabilitao, clnicas especializadas em: clnica cirrgica, clnica mdica; oito pronto-socorros; 10 pequenas cirurgias etc. Mdia complexidade trata-se de aes e servios especializados que visam atender aos principais problemas de sade e agravos da populao. Ateno terciria/alta complexidade nmero de hospitais. Por exemplo, o estado/municpio conta com cinco hospitais de referncias: Sade Mental; doenas tropicais; maternidade; hospital geral etc. Alta complexidade conjunto de procedimentos, que no contexto do SUS, envolve alta tecnologia e custos. Objetiva propiciar o acesso da populao aos servios qualificados, integrando-os aos demais nveis de ateno Sade. Por exemplo: Pacientes renais crnicos, transplantados, cujos procedimentos encontram-se, em sua maioria, no Sistema de Informao Hospitalar (SIH/SUS), e Sistema de Informao Ambulatorial (SIA/SUS), em pequena quantidade, mas com impacto financeiro elevado. Servios/programas de sade agentes comunitrios; PSF; Sade Mental; Sade da Mulher; Hipertenso; Diabetes; Oncologia etc. aes especializadas em sade ex: planejamento familiar aes diversas ex: educao em sade, promoo sade.
3.3.1.4 Recursos financeiros

Identificar os recursos oramentrios e disponveis para a Sade e Assistncia Farmacutica (AF) para definio de prioridades, considerando todas as fontes: federal, estadual e municipal: Porcentual do oramento destinado sade. Distribuio oramentria por rea de atividade na sade. Fontes de financiamento para a AF e oramento especfico. Quantitativos de medicamentos que podem ser adquiridos/ano; gasto previsto total para aquisio de medicamentos, gasto por clnica mdica, programa etc.
3.3.1.5 Recursos humanos

Quantificao e anlise da suficincia por categoria profissional, nmero de profissionais, total geral dos trabalhadores (profissionais de nvel superior, farmacuticos, pessoal administrativo), integrao dos servios de sade com AF.
3.3.2 Captulo Assistncia Farmacutica do plano de sade

resultante de um processo de planejamento, instrumento fundamental de gesto, que expressa as intenes do gestor em determinado perodo de tempo. Deve ser elaborado de forma participativa e integrada com todas as reas envolvidas com a AF. Deve ser flexvel e adaptvel s mudanas requeridas do contexto da realidade local.
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3.3.2.1 Importncia
Possibilitar a comunicao das aes, o gerenciamento dos processos de trabalho, propostas para melhoria das aes. Reestruturar os processos de trabalho, monitorar e avaliar as aes. Fortalecer o desenvolvimento da capacidade tcnica e operacional da equipe.
3.3.2.2 Critrios para elaborao

Consonncia com as diretrizes e metas do governo, em relao sade e compromissos assumidos no pacto de gesto. O planejamento deve ser realizado para o perodo de quatro anos, com revises anuais. Deve fazer parte do plano estadual ou municipal de sade, como forma de fortalecer a AF e inserir suas aes em todos os espaos do SUS, tendo em vista a sua funo principal de suporte s aes de sade. Deve ser aprovado pelo Conselho de Sade. Os captulos Assistncia Farmacutica dos planos municipais de sade devem ser encaminhados s secretarias estaduais para subsidiarem a elaborao dos Captulos Assistncia Farmacutica dos Planos Estaduais de Sade. Os Captulos Assistncia Farmacutica dos Planos Estaduais de Sade devem ser encaminhados ao Departamento de Assistncia Farmacutica e Insumos Estratgicos, de acordo com prazos estabelecidos.
3.3.3 Planejamento da AF
Existem vrias formas de se planejar, com formatos, mtodos e informaes a serem inseridas. Para construo do Captulo Assistncia Farmacutica do Plano de Sade necessrio que o processo seja precedido de diagnstico, para possibilitar conhecimento da realidade na qual se deseja intervir, por meio da elaborao de objetivos claros, precisos, de acordo com prioridades e metas estabelecidas, alm da definio de mecanismos de monitoramento e avaliao. Aps o diagnstico da AF, definem-se os objetivos, as metas programadas, as atividades para se atingir as metas estabelecidas, o cronograma de execuo e indicadores de acompanhamento e avaliao. O planejamento se inicia com a anlise situacional, cuja finalidade identificar a situao-problema ou situao indesejada, que deve ser alvo de interveno, de acordo com as prioridades estabelecidas. Este o diagnstico. Aps a identificao do problema, faz-se uma interveno para solucion-lo. Definem-se os resultados que se pretende alcanar. Essa interveno ou necessidade de mudana chamamos de objetivo. Estabelecer a meta: o quanto se pretende alcanar ao longo do tempo. Ou seja, a quantificao do objetivo. Para o alcance das metas programadas, h necessidade da realizao de um conjunto de aes/atividades e recursos (humanos, materiais e financeiros), necessrios para interveno. Ou seja, necessrio um cronograma de execuo das atividades.
3 P LANEJAMENTO
DA
ASSISTNCIA FARMACUTICA
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A realizao das atividades levar ou no aos resultados esperados. Deve-se, portanto, estabelecer instrumentos para avaliar o quanto avanamos no alcance dos resultados estabelecidos, aps a interveno (isto a avaliao). Quando a avaliao apresenta os resultados desejados, significa que o problema que deu origem ao processo de planejamento foi resolvido, transformando a situao-problema em situao desejada.
3.3.3.1 Eficcia do Captulo Assistncia Farmacutica do Plano de Sade

Para efetividade do Captulo, alguns requisitos so necessrios: Qualificao tcnica da equipe em monitoramento e avaliao de servios. Sistema de informao eficiente, para acompanhamento das metas estabelecidas, alm de outras ferramentas de gesto. Articulao entre os trs nveis de governo, para implementao das aes, viabilidade de projetos e capacitao e desenvolvimento de recursos humanos, entre outras aes.
3.3.3.2 Monitoramento e avaliao do Captulo

Monitorar e avaliar a execuo de um planejamento comparar o desempenho efetivo do que foi planejado, passo a passo, corrigindo eventuais desvios, e visualizar mudanas. Esta a razo principal porque um plano deve ser formalizado. Objetiva apreender em que medida as metas esto sendo alcanadas, a que custo e reorientar o curso das aes e atividades programadas. Devem ser elaborados instrumentos e indicadores de avaliao de acordo com a relevncia do que se pretende avaliar. a) Instrumentos de acompanhamento e avaliao: Relatrio Gerencial. Instrumentos e indicadores de avaliao. b) Aspectos importantes a serem monitorados/avaliados: Aplicao dos recursos fsico-financeiro. Cumprimento das metas estabelecidas.
4 O RGANIZAO DE SERVIOS
A organizao a base fundamental de sustentabilidade de qualquer servio, atividade ou sistema de produo de trabalho. Est diretamente relacionada com a funcionalidade dos servios, tendo por objetivo o gerenciamento eficiente e eficaz. Um servio organizado gera resolubilidade, otimiza tempo e recursos, alm de refletir positivamente na credibilidade da instituio, setor/servio, sistema de sade e usurio, favorecendo a todos os envolvidos no processo. Para organizar os servios, parte-se inicialmente de planejamento para conhecer a realidade e a funcionalidade; identificar problemas, processos de trabalho, fluxo de informaes, sistema de informao, mecanismo de controle e avaliao, atividades desenvolvidas, forma de execuo, canais de articulao, comunicao e informao, demandas, para adequar os recursos, visando melhor eficincia na gesto e no atendimento s demandas requeridas.
4.1 O BJETIVO
Assegurar o acesso aos medicamentos com qualidade e uso racional.
4.2 ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS

Para organizao de servio, deve-se dispor de dois aspectos bsicos: Estrutura organizacional que permita um bom desempenho em relao s funes bsicas. Um conjunto de funes que permita a permanente adaptao da organizao dos servios mediante todas as mudanas previsveis no ambiente externo: polticas econmicas, sociais e culturais. Capacidade de interagir de forma permanente, em busca de adequar estrutura e processos diante das circunstncias. Gesto orientada para resultados, de forma planejada e objetivos construdos.
4.3 VANTAGENS DE UM SERVIO ORGANIZADO

Um servio estruturado e organizado proporciona como resultados: A Regularidade no abastecimento e a disponibilidade dos produtos no momento requerido, em quantidade e qualidade. Melhoria do acesso. Credibilidade no servio de sade e da instituio. Diminuio das perdas, desperdcios e a m utilizao dos recursos. Registro dos processos de trabalho. Base de dados de suporte e apoio gesto. Cumprimento de normas e procedimentos. Acompanhamento, avaliao e interveno eficiente. Garantia da qualidade dos servios e do atendimento ao usurio.
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4.4 P ROCEDIMENTOS
Conhecer estrutura organizacional, nveis de hierarquia, competncias, atribuies, normas, procedimentos, formas de controle e avaliao. Identificar responsabilidades (quem faz o qu, quando, periodicidade, como, forma de execuo das tarefas). Conhecer os processos de trabalho, forma de execuo, fluxo de informaes e demandas, interfaces, atividades desenvolvidas, em desenvolvimento, necessidades ou no de interveno, de mudanas de funes, de prticas e/ou de pessoas. Identificar os recursos humanos, nmero de pessoal, perfil profissional, compatibilidade com a funo, nvel de satisfao do pessoal, demandas, relaes no trabalho. Realizar oficina de trabalho com a equipe para discutir, ouvir sugestes, avaliar necessidades de redefinir processos de trabalhos, atribuies de acordo com habilidades e perfis profissionais identificados, de forma mais adequada. Elaborar plano de trabalho, com definio clara de objetivos, metas, prazo de execuo, responsveis, sensibilizar e motivar equipe. Elaborar cronograma de atividades, forma de acompanhamento e avaliao dos resultados. Definir parmetros e/ou instrumentos de controle e avaliao de resultados. Estabelecer indicadores de desempenho para o servio e para equipe. Desenvolver sistema de informao eficiente e eficaz para o gerenciamento das aes. Implantar sistema de qualidade, que possibilite a melhoria dos servios. Elaborar manual de normas e procedimentos operacionais para harmonizar procedimentos e conduta.
4.5 REQUISITOS NECESSRIOS

Estrutura organizacional. Estrutura fsica. Estrutura administrativa. Equipamentos e materiais. Recursos humanos. Recursos de informao. Recursos financeiros. Normalizao e regulamentao. Apoio poltico do gestor e equipe.
4.5.1 Estrutura organizacional

A Assistncia Farmacutica, enquanto parte integrante da Poltica de Sade, deve fazer parte da estrutura organizacional formal da Secretaria de Sade, com definies claras das competncias e nveis hierrquicos.
4 ORGANIZAO DE
SERVIOS
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4.5.2 Estrutura fsica e instalaes

Dispor de espao fsico suficiente, compatvel com o grau de complexidade das funes, para o pleno desenvolvimento das atividades. A distribuio dos espaos fsicos deve ser bem planejada, considerando-se todos os aspectos pertinentes: alm de boa localizao, fcil acesso, reas bem definidas, sinalizadas, condies ambientais apropriadas, higienizao e limpeza. O dimensionamento das reas no deve seguir um padro estabelecido. As necessidades de espao dependem do volume de atividades, demanda, modalidade da aquisio, nmero de equipamentos, de mobilirios, de pessoas, entre outros aspectos. Alm disso, preciso pensar em expanso futura, para novas aes e atividades.
4.5.3 Estrutura administrativa

Um servio organizado exige uma estrutura administrativa eficiente, que possibilite registros das atividades, existncia de normas e procedimentos, instrumentos e mecanismos de controle e avaliao, por exemplo, elaborao de relatrios gerenciais, sistema de informao eficiente, que possibilite uma gesto de informao a contento, distribuio de tarefas de acordo com o perfil tcnico, manual de normas e procedimentos (no qual constem todas as atividades, forma de execuo, instrumentos gerenciais, padronizao de formulrios, normas administrativas, com a explicitao de toda funcionalidade dos servios).
4.5.4 Manual de normas e procedimentos

Para assegurar a organizao de qualquer servio preciso estabelecer normas e procedimentos e o seu fiel cumprimento. Para executarem bem suas tarefas, as pessoas precisam de direcionamento, a fim de que se sintam seguras e no tomem atitudes individualizadas para cada situao. As normas e procedimentos devem ser elaborados de forma clara e objetiva para todas as atividades e servios: seleo, programao, aquisio, armazenamento, recepo de medicamentos, controle, distribuio, dispensao, prescrio etc. Uma vez elaborados, deve-se inform-los aos setores envolvidos. Deve-se tambm abordar aspectos referentes s questes administrativas, disciplinares, horrios, conduta e vesturio, entre outros.
4.5.4.1 Manuais
So documentos prticos que servem de orientao para execuo de todas as etapas dos processos de trabalho, de acordo com os critrios estabelecidos e responsabilidades atribudas.
4.5.4.2 Estrutura do manual

Um manual deve ser prtico, didtico, objetivo, de fcil acesso e compreenso.
4.5.4.3 Aplicabilidade
Para que um manual tenha aplicabilidade, algumas estratgias devem ser desenvolvidas: Sensibilizao da equipe mostrar importncia e vantagens na utilizao, sensibilizar e assumir compromisso para sua adoo. Credibilidade as pessoas precisam acreditar que o processo ser acompanhado e avaliado. Acompanhamento e avaliao designar um responsvel para acompanhar e avaliar o processo, alm de periodicamente promover evento para avaliao das aes e atualizao do manual.
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Treinamento treinar a equipe, dirimir dvidas, fazer os ajustes necessrios e estabelecer prazos para atualizao. Instrumentos gerenciais/formulrios so modelos de documentos que devem periodicamente ser atualizados, de acordo com o prazo estabelecido para reviso e devem constar como anexos no Manual de Normas e Procedimentos.
4.5.4.4 Normas
So regras estabelecidas com a finalidade de disciplinar os procedimentos, ordenar os servios, harmonizar condutas no trabalho, o modo de execuo das tarefas, forma de acompanhamento e controle das aes.
4.5.4.5 Procedimento
a descrio detalhada passo a passo de uma atividade ou operao. So orientaes de como executlas. Devem ser estabelecidos procedimentos para todas as atividades, forma de acompanhamento e avaliao, como por exemplo, critrios tcnicos e administrativos para o edital de compras de medicamentos, seleo e qualificao de fornecedores, visando assegurar a qualidade do processo de aquisio e dos fornecedores, recebimento de medicamentos, estocagem, distribuio, dispensao, recolhimento, devoluo de medicamentos, medicamentos vencidos, entre outros.
4.5.5 Equipamentos e materiais

Dispor de equipamentos e materiais em quantidade e qualidade apropriadas e condies adequadas de funcionamento: Sistema de manuteno preventiva e corretiva. Cadastro dos equipamentos, com o nmero do patrimnio. Cronograma de manuteno e limpeza. Registro de datas de manuteno, em especial, extintores.
4.5.6 Recursos humanos

Identificar necessidades, definir perfil (competncias e habilidades), capacitar, acompanhar e avaliar suas aes. Implementar programa de desempenho individual e de equipe, bem como programa de educao permanente de acordo com as necessidades pessoais e dos servios. Alm disso, utilizar estratgias fundamentais: reunies sistemticas semanais com a equipe, para no acumular problemas e socializar as informaes; promover reunies tcnicas, seminrios temticos para atualizao dos tcnicos e a implantao de programas de qualidade para melhoria contnua em todos os processos de trabalho. Um programa de qualificao profissional deve estar centrado na integralidade das aes e no trabalho em equipe, visando ao aumento da capacidade resolutiva das equipes, a fim de torn-las capazes de elaborar estratgias para o enfrentamento de problemas.
4.5.7 Sistema de informao

a) Informao o processo no qual uma organizao se informa sobre ela prpria e informa ao ambiente sobre ela. No se limita a dados coletados.
4 ORGANIZAO DE
SERVIOS
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b) Sistema de informao consiste num conjunto de pessoas, estrutura, tecnologia da informao (hardware e software), procedimentos e mtodos que devem permitir empresa dispor em tempo desejado das informaes de que necessita. imprescindvel dispor de um sistema de informao eficiente, com uma base referencial de informao e comunicao integrada. Precisa superar o fornecimento de dados meramente quantitativos, para se orientar na gesto da informao, produo, qualificao, aporte gerencial e comunicao eficiente das informaes de interesse gesto. Deve possibilitar a qualquer tempo a sistematizao de registros e controle das informaes geradas, emisso de relatrios gerenciais, estudos estatsticos, anlises comparativas, desempenho das aes e da equipe, gesto dos estoques, consumo e gastos efetuados, entre outras informaes. c) Gesto da informao consiste no tratamento da informao: gesto da qualidade, do contedo e do uso da informao, englobando: dados, equipamentos, redes e suporte tecnolgico. Por isso se reveste de especificidades, o que decorre da organizao do servio, anlise e avaliao permanente da relevncia das informaes, para saber direcionar o seu uso. Para gerir a informao e alcanar os objetivos pretendidos, pressupe-se uma reorganizao gerencial, para uma nova ordem de prtica organizacional, a fim de possibilitar normas gerenciais, procedimentos, registros das atividades, fluxos operacionais bem estabelecidos e ordenados, responsabilidades definidas, para um direcionamento de informaes qualificadas, num processo de construo coletiva, com a colaborao de todos da equipe, para o repasse de dados administrativos, informaes, em prazos estabelecidos, por isso torna-se imperativo que todo servio disponha de um responsvel tcnico para gerir as informaes, sistematizar, acompanhar, avaliar, identificar problemas, demandas, entraves existentes, elaborar relatrios gerenciais, e dar os devidos encaminhamentos. Sem informao e sem organizao, no h gerenciamento. Conseqentemente, difcil desenvolver estratgias, implementar aes, intervenes ou ocorrer melhoria de servio com satisfao da equipe e usurios.
4.5.8 Sistema informatizado

Para implantao de um sistema informatizado que atenda s necessidades do servio, alguns requisitos bsicos so necessrios: Servio organizado. Elaborao e padronizao de instrumentos gerenciais. Definio dos tipos de informaes e relatrios a serem gerados. Elaborao de Projeto de Informatizao. Definir responsvel para gerenciar e acompanhar o processo de implantao. Testar e avaliar. Sem esses requisitos mnimos atendidos, nenhum sistema informatizado ir funcionar adequadamente. preciso definir o que se pretende. A necessidade e a complexidade dos servios so fatores determinantes para a funcionalidade de um sistema. Deve tambm comportar a possibilidade de integrao com outros servios e sistemas. prioritrio informatizar as prescries e detectar erros de prescrio.
4.5.9 Documentao e arquivo

A documentao, em especial, a documentao fiscal, deve ser cuidadosamente observada e arquivada, para comprovao junto aos rgos fiscalizadores. A prestao de contas obrigatria, a qualquer tempo, a todos que lidam com recursos pblicos.
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Os demais documentos do setor devem ser padronizados e identificados. Todos os documentos, formulrios e instrumentos gerenciais utilizados no servio devem conter: cabealho com o nvel de hieraquizao organizacional pertinente, o nome do setor, fone/fax/e-mail.
4.5.10 Monitoramento e avaliao

imprescindvel inserir prticas avaliativas para fortalecer o processo de gesto, acompanhamento das aes e da evoluo do trabalho. necessrio construir instrumentos, mecanismos de controle e avaliao, indicadores de gesto, para melhoria contnua dos processos de trabalho.
4.5.11 Qualidade dos servios

A qualidade base de qualquer processo de trabalho. Engloba conhecimentos, uso de ferramentas e instrumentos gerenciais apropriados e procedimentos que visam adequao de servios, maximizao dos recursos, reduo das perdas e dos custos. A avaliao no uma prtica comum em servios. H uma preocupao centrada nos gastos e volume de recursos, sem a preocupao de que a qualidade dos servios fundamental para racionalizar recursos de todas as ordens e dar credibilidade ao sistema de sade. A baixa qualidade dos servios e cuidados na ateno aos usurios um dos fatores crticos no sistema de sade, o que coloca a necessidade de redimensionar a gesto. A melhoria da qualidade da gesto implica aes de carter estrutural, que inclui investimentos em estrutura, poltica de qualificao de recursos humanos, adoo de instrumentos modernos de gesto que possibilitem racionalidade, reordenamento dos processos de trabalho, mtodos e tcnicas. A qualidade dos servios depende da sua organizao, da forma como os servios e/ou atividades esto estruturados e so executados. um processo resultante da efetividade, eficincia e eficcia da gesto e da organizao do servio. A qualidade e a eficincia de um servio de Assistncia Farmacutica esto condicionadas estrutura, aos processos de trabalho e aos resultados alcanados.
4 ORGANIZAO DE
SERVIOS
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Organizacional. Fsica. Instalaes.
ESTRUTURA
Aspectos
que envolvem ao desenvolvimento das atividades. de plano operativo com o bjetivos claros e metas definidas. e procedimentos operacionais. de acompanhamento e controle. de informao. dos recursos humanos.
Existncia
PROCESSO
Normas Sistema
Recursos
Capacitao
Acesso aos servios. Resolubilidade. Mudanas verificadas nas condies sanitrias. Reduo da morbimortalidade. Nvel de satisfao dos usurios.
RESULTADOS
5 CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA
SELEO
DISPENSAO
PRESCRI O
DISTRIBUIO
I N F O R M A O
G E R E N C I A M E N T O
PROGRAMAO
P R O D U O
AQUISIO
ARMAZENAMENTO
Apoiar as aes de sade. Promover o acesso da populao aos medicamentos essenciais. Acesso da populao aos medicamentos essenciais.
5.1 S ELEO DE MEDICAMENTOS

A seleo um processo de escolha de medicamentos, baseada em critrios epidemiolgicos, tcnicos e econmicos, estabelecidos por uma Comisso de Farmcia e Teraputica (CFT), visando assegurar medicamentos seguros, eficazes e custo-efetivos com a finalidade de racionalizar seu uso, harmonizar condutas teraputicas, direcionar o processo de aquisio, produo e polticas farmacuticas.
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a atividade mais importante da Assistncia Farmacutica, pois a partir da seleo que so desenvolvidas as demais atividades. A seleo deve ser acompanhada da elaborao de formulrio teraputico, documento que rene informaes tcnico-cientficas relevantes e atualizadas sobre os medicamentos selecionados, servindo de subsdio fundamental aos prescritores. um processo dinmico, participativo, que precisa ser bem articulado e deve envolver a maior representatividade de especialidades mdicas e profissionais da sade.
5.1.1 Objetivos
Reduzir o nmero de especialidades farmacuticas. Uniformizar condutas teraputicas. Melhorar o acesso aos medicamentos selecionados. Contribuir para promoo do uso racional de medicamentos. Assegurar o acesso a medicamentos seguros, eficazes e custo-efetivos. Racionalizar custos e possibilitar maior otimizao dos recursos disponveis. Facilitar a integrao multidisciplinar, envolvendo os profissionais de sade, na tomada de decises. Favorecer o processo de educao continuada e atualizao dos profissionais, alm do uso apropriado dos medicamentos. Melhorar a qualidade da farmacoterapia e facilitar o seu monitoramento. Otimizar a gesto administrativa e financeira, simplificando a rotina operacional de aquisio, armazenamento, controles e gesto de estoques.
5.1.2 Importncia da seleo de medicamentos

imprescindvel dispor de seleo de medicamentos para a obteno de ganhos teraputicos e econmicos, o que se deve aos seguintes fatores: Avanos tecnolgicos. Diversidade e multiplicidade de alternativas teraputicas disponveis no mercado. Limite dos recursos financeiros e demandas cada vez mais crescentes. Necessidade de garantir medicamentos de qualidade, seguros e eficazes. Necessidade de manuteno da regularidade do suprimento.
5.1.3 Estratgias que devem ser utilizadas

a) Sensibilizar o gestor o processo de seleo de medicamentos envolve diversos aspectos: poltico, estratgico, econmico, tcnico e administrativo. preciso saber gerenciar bem todos os aspectos envolvidos, para o alcance dos objetivos pretendidos. A elaborao de uma seleo requer deciso poltica do gestor. Para tanto, faz-se necessrio dispor de um conjunto de informaes tcnicas e administrativas, para fundamentar a questo; bem como considerar, anlise e perfil das prescries na rede de sade, quantidade mdia de medicamentos prescritos por receita gastos efetuados/ ms, medicamentos mais prescritos, dados de consumo e demanda, alm de estudos de utilizao de medicamentos que possibilitem dispor de dados e informaes relevantes sobre medicamentos.
5 CICLO D A A SSISTNCIA FARMACUTICA
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b) Apoio dos profissionais de sade preciso envolver o maior nmero de profissionais de sade para que a Rename seja referendada. A sensibilizao da equipe de sade pode ser feita por meio de diversas estratgias: palestras, reunies, boletins informativos, entre outras. O apoio poltico do gestor e da equipe multidisciplinar imprescindvel para legitimao do processo pela instituio e por seus profissionais. Somente assim eles sentiro que fazem parte de todo processo. c) Levantar informaes necessrias ao desenvolvimento do processo Situao de sade local (dados de morbimortalidade por grupo populacional, faixa etria, prevalncia e incidncia das doenas). Medicamentos mais utilizados, demanda e custos. Acesso a fontes de informao tcnico-cientfica: literatura mdica, livros de referncia em farmacologia e medicina, para subsidiar o trabalho. Utilizar como referncia a Rename, a Relao Estadual de Medicamentos Essenciais (Resme) e outras. Criar Comisso de Farmcia e Teraputica (CFT) para estruturar, organizar e conduzir o processo.
5.1.4 Etapas do processo

O processo de seleo no se limita elaborao da relao de medicamentos essenciais e do formulrio teraputico, mas consiste em um conjunto de atividades que visam ao uso racional: prescrio, dispensao, farmacovigilncia, informao, educao continuada etc. 1a etapa fase poltica: apoio e sensibilizao do gestor e dos profissionais da sade. 2a etapa fase tcnico-normativa: criao de Comisso de Farmcia e Teraputica em carter permanente e deliberativo. Quando necessrio, subcomisses ou consulta a especialistas. 3a etapa seleo propriamente dita, cujo resultado e/ou produto consiste na elaborao de uma relao de medicamentos essenciais, que deve nortear as diretrizes e utilizao, programao, aquisio, prescrio, dispensao etc. Fase de estruturao da relao de medicamentos: definio de critrios e efetivao do processo. 4a etapa fase de divulgao e implantao: elaborao de estratgias para divulgao da relao, que poder ser feira por meio de seminrios, palestras, meios de comunicao, instrumento oficial (Portaria), entre outros, como forma de validar e legitimar o processo. 5 etapa elaborao de um formulrio teraputico. Documento que consiste de informaes tcnicas relevantes e atualizadas a respeito dos medicamentos que foram selecionados, para subsidiar os prescritores.
5.1.5 Procedimentos
O processo de seleo necessita de planejamento, organizao, monitoramento e avaliao: Criar a Comisso/Comit de Farmcia e Teraputica (CFT). Estabelecer normas, procedimentos e responsabilidades dos membros da Comisso (em Portaria e/ou regimento da Comisso). Podem-se criar subcomisses para agilizar o processo e apoiar a CFT. Definir metodologia de trabalho, critrios a serem adotados no processo de seleo, cronograma de execuo, metas e instrumento para avaliao do cumprimento das metas.
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Levantar informaes relevantes para dar suporte ao trabalho, tais como: dados epidemiolgicos, perfil da morbimortalidade, caractersticas da populao a ser atendida, oferta de servios clnicos por especialidades, estudos de consumo, perfil de prescrio e estudos de utilizao, entre outras. Levantar informaes de referncias bibliogrficas, livros, peridicos, Formulrio Teraputico Nacional, entre outras. Efetuar anlise comparativa das informaes cientficas sobre cada produto e/ou grupo farmacolgico de medicamentos. Criar fruns de discusso, oficinas, encontros temticos, por grupo teraputico, para maior participao possvel de prescritores envolvidos, com fomulrios para apresentao de sugestes a serem apreciadas pela Comisso nas reunies mensais. Elaborar formulrios para incluso e excluso, consolidar as justificativas das sugestes e crticas encaminhadas pelos prescritores, levar para apreciao e anlise da Comisso, disponibilizando todos os documentos pela Internet e/ou boletins. Elaborar a relao de medicamentos essenciais. Apresentar a relao equipe de profissionais para consenso e aprovao. Normalizar situaes no contempladas: prescrio, dispensao de medicamentos sob controle especial, excepcionais, antimicrobianos, formas de utilizao, tornando a seleo um instrumento de gesto. Definir modelo de impresso, estrutura, formato, tamanho, forma mais adequada do documento para melhor assimilao. Desenvolver estratgias para divulgao e adeso. Atualizar preferencialmente, anualmente, para ajust-la s necessidades e evolues da teraputica. Acompanhar e avaliar o processo de implementao da relao e a sua utilizao.
5.1.6 Anexar ao documento

Formulrio para incluso e excluso de medicamentos. Informaes a respeito de estabilidade dos medicamentos selecionados, conservao, legislao pertinente etc. Critrios utilizados na seleo. Normas e procedimentos para prescrio/dispensao, medicamentos de controle especial, excepcionais, antimicrobianos, medicamentos no includos na relao. Normas de funcionamento da Comisso de Farmcia e Teraputica.
5.1.7 Critrios tcnicos a serem observados na seleo de medicamentos

Selecionar medicamentos baseados em eficcia e segurana comprovada, convenincia, custotratamento. Padronizar medicamentos pelo nome do princpio ativo: Denominao Comum Brasileira (DCB) ou a Denominao Comum Internacional (DCI). Escolher, preferencialmente, substncias com um nico princpio ativo. S aceitar associaes de frmacos que apresentem significativa vantagem teraputica sobre o uso dos produtos isolados.
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Escolher medicamentos com propriedades farmacocinticas mais favorveis, permitindo maior comodidade na administrao e que resultem em melhor adeso ao tratamento. Forma farmacutica que proporcione maior flexibilidade posolgica, menor toxicidade relativa e maior comodidade ao usurio. Escolher entre os medicamentos de mesma ao farmacolgica, categoria qumica ou caracterstica farmacocintica, o que apresente maior vantagem teraputica. Medicamentos com melhor relao custo-efetividade. Evitar incluso de nmero excessivos de medicamentos. Evitar incluso de associaes. Observar disponibilidade no mercado; menor risco-benefcio; melhor custo-efetividade; maior estabilidade e propriedade farmacocintica mais favorvel; apresentao de melhor comodidade de uso para o paciente. Eficcia um benefcio sobre a doena, baseado em ensaios clnicos controlados, delineamento experimental e relevncia clnica. Segurana condio indispensvel para autorizar o uso clnico de qualquer produto.
5.1.8 Estratgias para otimizar a seleo e o uso racional de medicamentos

Farmacoepidemiologia farmacovigilncia e estudos de utilizao (prescrio, dispensao, educao em sade). Farmacoeconomia anlise econmica no campo da Assistncia Farmacutica.
5.1.9 Comisso de Farmcia e Teraputica (CFT)

Instncia colegiada, de carter consultivo e deliberativo, que tem por finalidade selecionar medicamentos essenciais a serem utilizados no sistema de sade nos trs nveis de ateno, alm de assessorar a gesto nas questes referentes a medicamentos. Deve ser constituda com a finalidade de elaborar e/ou atualizar a relao de medicamentos e o formulrio teraputico, alm de realizar aes de promoo do uso racional de medicamentos.
5.1.9.1 Funes
A CFT, alm da atividade de seleo de medicamentos e da elaborao do Formulrio Teraputico, deve atuar de forma permanente em diversas atividades, tais como: a) Assessoramento tcnico Atuar como rgo de apoio tcnico e assessoramento Gerncia de Assistncia Farmacutica nos assuntos referentes a medicamentos. Definir critrios para o uso de medicamentos e produtos afins. Elaborar normas para prescrio e dispensao, bem como sobre medicamentos novos e de uso restrito, os que no integram a relao de medicamentos, visando disciplinar e harmonizar condutas teraputicas, para racionalizar o uso de medicamentos. Elaborar e incentivar a adoo de protocolos e diretrizes teraputicas.
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Avaliar pedidos de incluso e excluso de medicamentos da relao de medicamentos essenciais. b) Investigao Fomentar a investigao sobre utilizao de medicamentos e utilizar os resultados como insumo para desenvolvimento de outras funes. Contribuir com as aes de farmacovigilncia. Promover estudos de utilizao de medicamentos (consumo, perfil de utilizao, reaes adversas, impacto econmico etc). c) Aes educativas Fomentar e participar de atividades de educao continuada da equipe de sade sobre uso racional de medicamentos. Desenvolver e apoiar aes que visem promoo do uso racional de medicamentos. Elaborar e divulgar informaes sobre os medicamentos (problemas no uso de medicamentos , perguntas e respostas sobre medicamentos, reviso bibliogrfica de artigos, estudos estatsticos, dados sobre consumos, estudos clnicos etc.) para profissionais da sade e usurios, por meio da Internet, boletins eletrnicos e/ou outros meios.
5.1.9.2 Estrutura da Comisso

A composio da Comisso vai depender da disponibilidade dos recursos humanos existentes. Recomenda-se contar com mdicos, farmacuticos, enfermeiros, dentistas, entre outros profissionais de sade. fundamental a elaborao de regimento, no qual conste: composio, atribuies e responsabilidades, durao de mandato dos membros, critrios e controle na participao, avaliao e funcionamento geral, de forma clara e bem definida.
5.1.9.3 Composio
O critrio de participao deve estar vinculado competncia tcnica. A composio deve ser multidisciplinar, com representantes da sade, com destacado conhecimento farmacolgico, teraputico, de clnica mdica etc. O nmero de participantes deve abranger o maior nmero de especialidades mdicas, para maior representatividade. Se necessrio, devem ser formadas subcomisses e participao de especialistas para assessorar a comisso em questes gerais e/ou especficas.
5.1.9.4 Funcionamento/organizao
A Comisso deve funcionar por meio de regimento, com definio de metodologia de trabalho e prazo para sua execuo. Elaborar cronograma das reunies, definindo pauta, data, local, horrio, com comunicao antecipada. Documentar em atas e arquivar todas as atividades desenvolvidas. Ao preparar as reunies, deve-se dispor de documentao adequada e referncia bibliogrfica para dar suporte ao trabalho. As questes devem ser preferencialmente, decididas por consenso.
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5.1.9.5 Avaliao da Comisso

Devem-se elaborar indicadores para avaliao do processo e do trabalho da Comisso. Nmero de reunies realizadas. Porcentual de participao dos membros. Nmero de boletins e publicaes elaboradas, relatrio de desempenho de atividades, entre outras.
5.1.10 Formulrio teraputico

Consiste em documento com informaes cientficas sobre os medicamentos selecionados, visando subsidiar os profissionais de sade na prescrio e dispensao dos medicamentos da relao de medicamentos essenciais. instrumento complementar a relao de medicamentos essenciais, contendo todas as informaes farmacolgicas sobre cada medicamento da relao. Sua estrutura e formato devem favorecer a consulta, de forma prtica e objetiva. Deve conter todos os medicamentos identificados por grupo teraputico, informaes farmacuticas, propriedades farmacolgicas e teraputicas. Deve conter, ainda, normas e procedimentos para prescrio, dispensao e uso.
5.1.10.1 Informaes contidas no Formulrio Teraputico dividem-se em:

Informaes teraputicas e farmacolgicas Manifestaes gerais das doenas, descrio do medicamento, caractersticas farmacolgicas do medicamento, indicao, contra-indicao, precaues, posologia, via de administrao, durao do tratamento, interaes, efeitos adversos. Informaes farmacuticas Nome genrico, grupo teraputico, forma farmacutica, concentrao, apresentao; recomendaes gerais quanto prescrio, dispensao e cuidados com os medicamentos.
5.1.10.2 Contedo mnimo do Formulrio Teraputico

a) Apresentao do documento: Ttulo. Nomes dos membros da Comisso e/ou equipe responsvel pela elaborao. Sumrio. Relao de todos os medicamentos selecionados por ordem alfabtica e por grupo teraputico. b) Informaes farmacuticas: Grupo farmacolgico/teraputico. Nome do produto por denominao genrica. Forma farmacutica. Concentrao.
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Condies de conservao. Validade. Excipientes. Descrio do produto. Categoria. c) Informaes farmacolgicas Mecanismo de ao. Efeitos farmacolgicos. d) Informaes clnicas Indicao com critrio de diagnstico. Contra-indicao. Posologia (dose mxima e mnima para adultos e crianas). Intervalo de dose. Via de administrao. Durao do tratamento. Precauo e advertncias em relao a gestantes, idosos, lactentes etc. e) Efeitos adversos/incompatibilidades Efeitos adversos. Precaues. Interaes. Incompatibilidades.
5.1.11 Protocolos teraputicos

Tendo em vista as diversidades de conduta clnica e a complexidade de tecnologias, as indicaes para a maioria dos medicamentos no seguem padro de uniformidade. Assim, estabelecer protocolos de fundamental importncia para a harmonizao das condutas teraputicas, em conformidade com a medicina baseada em evidncias. Os protocolos devem ser elaborados a partir da relao de medicamentos essenciais e do formulrio teraputico. Devem ser acompanhados e avaliados sistematicamente. Sua elaborao precisa envolver a equipe, com a finalidade de favorecer o processo de educao continuada e a troca de informaes. Devem ser elaborados de forma participativa, com especialistas de cada clnica mdica, alm de sociedades mdicas. Os protocolos devem contemplar procedimentos e condutas cientificamente recomendadas, incluindo as no medicamentosas, buscando definir e harmonizar especialmente indicaes, posologias, durao de tratamento. O ideal que as informaes dos medicamentos selecionados estejam anexadas relao de medicamento, em um nico documento.
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5.2 P ROGRAMAO
Programar consiste em estimar quantidades a serem adquiridas para atendimento a determinada demanda dos servios, por determinado perodo de tempo. A programao inadequada reflete diretamente sobre o abastecimento e o acesso ao medicamento.
5.2.1 Objetivos
Identificar quantidades necessrias de medicamentos para o atendimento s demandas da populao. Evitar aquisies desnecessrias, perdas e descontinuidade no abastecimento. Definir prioridades e quantidades a serem adquiridas, diante da disponibilidade de recursos.
5.2.2 Requisitos necessrios

Dispor de dados de consumo e de demanda (atendida e no atendida) de cada produto, incluindo sazonalidades e estoques existentes, considerando perodos de descontinuidade. Sistema de informao e de gesto de estoques eficientes. Perfil epidemiolgico local (morbimortalidade) para que se possa conhecer as doenas prevalentes e avaliar as necessidades de medicamentos para interveno. Dados populacionais. Conhecimento da rede de sade local (nveis de ateno sade, oferta e demanda dos servios, cobertura assistencial, infra-estrutura, capacidade instalada e recursos humanos). Recursos financeiros para definir prioridades e executar a programao. Mecanismos de controle e acompanhamento.
5.2.3 Procedimentos
Definir critrios e mtodos a serem utilizados para elaborao da programao e o perodo de cobertura. Elaborar formulrios apropriados para o registro das informaes. Efetuar levantamentos de dados de consumo, de demanda, de estoques existentes de cada produto, considerando os respectivos prazos de validade. Analisar a programao dos anos anteriores e efetuar anlise comparativa. Estimar as necessidades reais de medicamentos. Elaborar planilha contendo: relao dos medicamentos com as especificaes tcnicas, quantidades necessrias e custo estimado para cobertura do perodo pretendido. Identificar fontes de recursos para assegurar a aquisio dos medicamentos. Acompanhar e avaliar.
5.2.4 Mtodos de programao

Existem diversos mtodos para se programar medicamentos. Os mtodos mais utilizados so: por perfil epidemiolgico, por consumo histrico, por oferta de servios.
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Recomenda-se a combinao dos diversos mtodos, para uma programao mais ajustada: Perfil epidemiolgico. Consumo histrico. Consumo Mdio Mensal (CMM). Oferta de servios.
5.2.4.1 Perfil epidemiolgico

Mtodo que se baseia, fundamentalmente, nos dados de morbimortalidade, considerando-se: dados populacionais, esquemas teraputicos, freqncia de apresentao das enfermidades em uma determinada populao, capacidade de cobertura, dados consistentes de consumo de medicamentos, oferta e demanda de servios na rea de sade. Inicia-se com um diagnstico situacional de sade da populao, com anlise das enfermidades prevalentes, para as quais devem incidir as aes de interveno sanitria, para gerar impacto positivo na situao de morbimortalidade. a) Procedimentos Listar os principais problemas de sade por grupo populacional e faixa etria. Relacionar os medicamentos selecionados para o atendimento s enfermidades identificadas. Definir esquema teraputico e as quantidades de medicamentos necessrias por tratamento. Calcular a quantidade necessria para o tratamento da populao-alvo ou porcentagem da populao a ser atendida. Avaliar a repercusso financeira e compatibilizar com os recursos existentes. Exemplo:
(1) Problema de sade por grupo populacional Parasitose Amebase Giardase Adulto Criana (2) Medicamento (3) Esquema Teraputico o Quantidade Dose/dia N dias tratamento 2 comp. 4 x dia 5mL 3 x dia = 15ml 07 05 8 x 7 = 56 15mL x 5 dias = 75 mL = 1 vd (4) % ou Total da pop. a ser atendida 56 com. X 1.000 1 vd x 1.000 Quantidade Total 56.000 comprimidos 1.000 vidros
Metronidazol 250 mg/comp. Metronidazol susp. Oral 4%
b) Vantagens e desvantagens da programao por perfil epidemiolgico

Vantagens No requer dados de consumo Desvantagens Confiabilidade duvidosa em razo da incerteza dos registros epidemiolgicos
Aplicvel quando: a) No se dispe de informaes de utilizao de medicamentos; e Pode acarretar programao superestimada. b) Deseja-se implantar novos servios na rede de sade.
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5.2.4.2 Consumo histrico

Mtodo que consiste na anlise do comportamento do consumo de medicamentos, em uma srie histrica no tempo, possibilitando estimar as necessidades. a) Requisitos necessrios Registros de movimentao de estoques (entradas, sadas, estoque). Dados de demanda (atendida e no atendida). Inventrios com informaes de, pelo menos, 12 meses, includas as variaes sazonais (que so alteraes na incidncia das doenas, decorrentes das estaes climticas). Com esses dados, dispese de informaes aproximadas das necessidades, desde que no ocorram faltas prolongadas de medicamentos e que os registros sejam confiveis. A programao baseada apenas em dados de consumo reflete equvocos nem sempre adequados realidade e teraputica utilizada. b) Procedimentos Efetuar levantamento de dados (srie histrica representativa do consumo no tempo pelo menos 12 meses). Calcular o consumo de cada medicamento (somam-se as quantidades consumidas e divide-se pelo nmero de meses de utilizao). Analisar a variao dos consumos de cada medicamento, em funo do tempo. Recomenda-se definir um ponto de reposio, considerando o Consumo Mdio Mensal e o tempo mdio para aquisio/re-suprimento. Quantificar as necessidades de medicamentos. A programao de um estoque de segurana deve ser avaliada considerando a reserva de recursos financeiros, muitas vezes escassos. Entretanto, excees devem ser consideradas em razo dos fatores que interferem no processo de aquisio, tais como: demora no processo licitatrio, distncia geogrfica, tempo mdio na reposio de estoques e periodicidade das aquisies.
c) Vantagens e desvantagens
Vantagens No requer dados de morbidade e de esquemas teraputicos Requer clculos simplificados Desvantagens Dificuldade na obteno de dados de consumo fidedignos e/ ou que retratem a real necessidade No confivel quando ocorrem perodos prolongados de desabastecimento
5.2.4.3 Consumo Mdio Mensal (CMM)

Mtodo que consiste na soma dos consumos de medicamentos utilizados por determinado perodo de tempo, dividido pelo nmero de meses em que cada produto foi utilizado. Deve-se excluir perdas, emprstimos e outras sadas de produtos no regulares.
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Exemplo 1:
Medicamento cido acetilsaliclico 100 mg /comp. jul. 500 ago. 600 set. 500 Consumo/ms out. nov. 1000 560 dez. 600 total 3.760 CMM 626
CMM: 3.760/6= 626 comp Exemplo 2:

Medicamento Ampicilina susp. oral 50 mg/mL jul. 100 ago. 50 set. 100 Meses/consumo out. nov. dez. 80 100 75 total 505 CMM 84
CMM: Soma dos consumos dos seis meses (julho a dezembro)505/6= 84 frascos. a) Consumo, necessidade e demanda Consumo a quantidade de medicamento utilizada nos servios de sade em intervalos de tempo (dias, semanas, meses, anos). Os dados de consumo podem surgir de necessidades reais ou de distores do servio, falta de produtos, substituies de medicamentos por outros, quando na falta de algum; ou, ainda, de prescries mdicas irracionais, no apropriadas do ponto de vista teraputico, entre outros. Necessidade a quantidade de medicamentos prevista para uso, de acordo com o perfil epidemiolgico local. Varia de acordo com a oferta de servios, nvel de complexidade de servios de sade, registros fidedignos e atualizados, entre outros. Demanda so necessidades identificadas, que so atendidas ou no.
O
Demanda total ou real a soma da demanda atendida e a no atendida. Demanda no atendida quantidade de medicamento prescrito e no atendido.
b) Clculo da demanda
Demanda no-atendida N de dias em que faltou o medicamento o N de dias de funcionamento da unidade
o
x CMM
A demanda no atendida pode ser calculada de vrias formas, como por exemplo: aplicao da frmula ou por regra de trs simples. Exemplo 1: Na Unidade de Sade de Arara, no ms de maio (22 dias de funcionamento) foram distribudos 1.100 comprimidos de Captopril 25 mg durante os 11 primeiros dias de funcionamento da Unidade. Sabe-se que o CMM de 3.000 comprimidos. Calcule a demanda total (atendida e no atendida). c) Clculo pela frmula
Demanda no-atendida 11 dias 22 dias x 3.000 1.500
Demanda total = demanda atendida (1.100) + demanda no atendida (1.500) = 2.600 d) Clculo pela regra de trs
Se em 11 dias foram consumidos Em 22 dias sero consumidos 1.100 comprimidos X
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X= 22 dias x 1.100/11= 2.200 e) Por que h diferena nos resultados dos clculos? Quando se utiliza a frmula, considera-se o CMM. Quando se aplica a regra de trs, considera-se, apenas, o consumo nos dias do atendimento.
5.2.4.4 Mtodo por oferta de servios

Mtodo utilizado quando se trabalha por servios ofertados. Estimam-se as necessidades de medicamentos em funo da disponibilidade de servios ofertados determinada populao-alvo. So estabelecidas pelo porcentual de cobertura, no sendo consideradas as reais necessidades existentes. Procedimentos: Levantar informaes dos registros de atendimento na rede de servios (postos e centros de sade, unidades mistas e hospitais). Sistematizar as informaes, relacionando os diagnsticos mais comuns e a freqncia de ocorrncia de doenas por determinado perodo de tempo. Verificar os esquemas teraputicos e quantidade por tratamento prescrita. Estimar as necessidades. Multiplicar o nmero de casos estimados para o atendimento de cada enfermidade considerada. Multiplicar pela quantidade de medicamentos necessria ao esquema teraputico proposto, (x) populao-alvo ou porcentual de cobertura da populao a ser atendida, (x) o perodo de tempo (meses ou anos).
5.3 AQUISIO
Consiste num conjunto de procedimentos pelos quais se efetiva o processo de compra dos medicamentos, de acordo com uma programao estabelecida, com o objetivo de suprir necessidades de medicamentos em quantidade, qualidade e menor custo-efetividade e manter a regularidade do sistema de abastecimento.
5.3.1 Requisitos necessrios para uma boa aquisio

Em razo da complexidade e diversidade de segmentos envolvidos, imperativo estabelecer uma poltica de aquisio, com diretrizes claras, para dar agilidade ao processo e evitar irregularidades no abastecimento. O processo de aquisio, para ser bem executado, deve considerar diversos fatores e atender a alguns requisitos, tais como: a) Existncia de uma poltica de aquisio imprescindvel a existncia de diretrizes claras, prioridades, normas e procedimentos em relao ao processo de aquisio: modalidade, forma de aquisio (se centralizada, descentralizada) fontes de recursos, periodicidade, fluxo do processo, responsabilidades dos setores envolvidos, relao de medicamentos, entre outras questes pertinentes. b) Programao das compras A programao de compras est diretamente relacionada s definies da poltica de aquisio. A programao de aquisio deve responder: O que comprar? Para quem? Modo de comprar? Quanto? Quando? Como comprar?
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O que comprar definir o que precisa ser adquirido da relao de medicamentos essenciais. Para quem comprar preciso ter clareza das prioridades no atendimento s demandas. Se a aquisio para atender metas definidas no plano de sade e/ou pacto de gesto sade? Se para atender a oferta de servios de sade, quais? Se para atender programas ou aes estratgicas em sade, necessidades locais, ou de grupos populacionais e/ou enfermidades? Ou de acordo com solicitaes mdicas? Modo de comprar a modalidade de aquisio pelo Prego e por Sistema de Registro de Preo no depende de limites de valores estabelecidos de aquisio. Compra-se em qualquer quantidade e valor. So as modalidades de compras mais recomendadas para o servio pblico. Quando comprar necessrio estabelecer a periodicidade das compras, se mensal, trimestral, semestral, anual, com entrega programada, para otimizar tempo e recursos. Como comprar de forma centralizada ou descentralizada.
O
Compras centralizadas possibilitam maior economia de escala, asseguram maior cumprimento de normas legais e sanitrias; exigem recursos humanos com conhecimentos mais especializados; evitase comprar medicamentos no includos na relao de medicamentos essenciais, compras fracionadas e de pequenos volumes em quantidades e recursos. Economia de escala significa que quanto maior a quantidade a ser adquirida, menor ser o custo unitrio do produto. Compras descentralizadas s apresentam vantagens se forem adquiridas quantidades significativas e bem planejadas: compras anuais, com entregas programadas, ou feitas por Sistema de Registro de Preos e/ou Prego. Compras em pequenas quantidades e feitas de forma segmentada no apresentam vantagens.
Fluxo operacional, atribuies e competncias em relao ao processo de aquisio faz-se necessrio ampla discusso com todos os segmentos das reas da sade e os diretamente envolvidos no processo de aquisio: Planejamento, Oramento, Finanas, Comisso de Licitao, Assistncia Farmacutica e outros, geralmente reas de interesses conflitantes, para harmonizao de procedimentos e condutas. c) Existncia de relao de medicamentos essenciais A relao de medicamentos essenciais o instrumento norteador do processo de gesto e das polticas farmacuticas. A seleo uma das principais estratgias de definio da poltica local, bem como da aquisio e da promoo do uso racional. d) Pessoal qualificado O processo de aquisio exige conhecimento sobre Lei de Licitao e suas alteraes; Registro Nacional de Preos; Prego; Legislao Sanitria Federal, estadual e municipal, relacionadas aos medicamentos; Autorizao de Funcionamento, Licena Sanitria para Fabricao, Distribuio, Registro de Medicamentos, Boas Prticas de Fabricao, recolhimento e problemas existentes na rea de medicamentos, entre outros. e) Normas e procedimentos operacionais com definio explcita das responsabilidades e fluxo operacional do processo de compras. f) Sistema de informao e gesto de material eficiente, que permita identificar em tempo oportuno o histrico da movimentao dos estoques (entradas e sadas); os nveis de estoques: mnimo, mximo, ponto de reposio, rastreabilidade dos lotes, dados de consumo e demanda atendida e no atendida de cada produto utilizado, entre outras informaes.
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g) Articulao permanente com os setores envolvidos no processo de aquisio para troca de informaes, atualizaes e discusses pertinentes: Comisso de Licitao, Pregoeiros, Oramento e Finanas, Material e Patrimnio, Planejamento, Fornecedores, Vigilncias Sanitrias. h) Cadastro de fornecedores Deve-se dispor de um cadastro de fornecedores que permita selecionar os que tm melhores condies de atender s necessidades de entrega, preo e qualidade. Para selecionar os fornecedores, alguns critrios devem ser exigidos e constar no cadastro e no edital de compras de medicamentos. i) Catlogo de compras ou manual de especificao tcnica O catlogo de medicamentos ou manual de especificao tcnica uma ferramenta indispensvel e de suporte s aquisies de medicamentos. Consta de um conjunto de informaes especficas dos medicamentos a serem adquiridos, para caracterizar bem os produtos, cuja finalidade agilizar o processo de compra e racionalizar tempo. Principais aspectos que devem constar no contedo de um catlogo de compras ou manual de especificao de compras Nomes dos medicamentos por ordem alfabtica e Denominao Comum Brasileira (DCB) / nome da substncia qumica/princpio ativo. Nmero do cdigo dos medicamentos isto , se houver um sistema de codificao. Sistema utilizado para identificar os princpios ativos, dentro de um contexto farmacolgico e teraputico. Alguns servios utilizam codificao, principalmente os departamentos de aquisies, para fins estatsticos, para relacionar com consumo/ms, quantidade comprada do produto, dados de preo por produto, provedor, entre outros. Forma farmacutica a forma como a substncia ativa/princpio ativo se apresenta (comprimido, cpsula, lquido, injetvel etc.). Concentrao a quantidade da substncia/princpio ativo, que contm a unidade de apresentao. Ex: AAS 100mg. Apresentao da embalagem o tipo da embalagem do medicamento impacta no preo do produto. Quanto maior a capacidade de envase, menor o preo. Deve especificar sempre a quantidade na embalagem: se com 1.000 comprimidos; 100; ou 10; se quantidade por tratamento; ou se por unidade por caixa, ou unidade individualizada de cada medicamento. Especificao tcnica no catlogo, devem constar as especificaes de qualidade requerida para cada produto em termos de farmacopia, entre outros aspectos que assegurem a qualidade do produto. Nveis de utilizao no catlogo deve constar a indicao da utilizao de cada medicamento por nvel de complexidade de ateno sade.
5.3.2 Edital critrios tcnicos e administrativos

O Edital o ato pelo qual a Administrao d incio fase externa do procedimento licitatrio, dando conhecimento sobre a Licitao, condies de participao, descrio do objeto, data de abertura e encerramento de entrega de propostas, entre outros quesitos. O artigo 40 da Lei no 8.666/1993 estabelece os requisitos que devem constar do Edital. Para aquisio de medicamentos, o Edital deve ser diferenciado dos demais tipos de aquisio. preciso adequar requisitos e critrios especficos de ordem tcnica e administrativa, que garantam a qualidade do processo de compra e dos produtos a serem adquiridos.
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Edital a lei interna da Licitao. A vinculao ao Edital princpio bsico de toda Licitao. Nenhuma exigncia que no conste no Edital poder ser solicitada ao fornecedor. Para tanto, deve ser bem elaborado e constar de requisitos tcnicos e administrativos, como forma de assegurar a qualidade do processo de aquisio e dos medicamentos que esto sendo adquiridos. Alguns requisitos administrativos que devem ser inseridos em Edital e/ou Contrato de Compras de Medicamentos
5.3.2.1 Aspectos relacionadas aos procedimentos administrativos

Documentao fiscal os medicamentos devem ser entregues com a documentao fiscal, em duas vias, com especificao da quantidade por lotes entregue de cada medicamento. Quantidades os medicamentos devem ser entregues nas quantidades requeridas e apresentao em unidades individualizada. Prazos de entrega os medicamentos devem ser entregues de acordo com os prazos estabelecidos no Edital. Preos os preos devem estar descritos em documento fiscal, tanto o unitrio quanto o fiscal. Transporte os medicamentos s sero recebidos por transportadora autorizada. Os medicamentos termolbeis devem ser acondicionados em caixas trmicas (isopor ou equivalente) com controle de temperatura. Informaes sobre o produto podero ser solicitadas ao fornecedor, pelo pregoeiro ou pela Comisso de Licitao. Por exemplo: as informaes adicionais que se julgarem necessrias; laudos tcnicos de anlises dos produtos; amostras do medicamento e outras, a qualquer tempo e/ou fases do procedimento licitatrio; com a finalidade de dirimir as dvidas e instruir as decises relativas ao julgamento. Se for necessrio o cumprimento de quesito especfico, o Edital deve dispor a respeito. Os medicamentos a serem adquiridos devem ser ordenados, preferencialmente, pela classe farmacolgica. Com tal medida, as exigncias tendem a ser as mesmas para todos os medicamentos de uma licitao.
5.3.2.2 Requisitos tcnicos que devem ser exigidos em Edital de e/ou Contrato de Aquisio de Medicamentos
So requisitos relacionados aos aspectos qualitativos do produto e verificao da legislao sanitria: A proposta dever conter a marca (medicamentos de referncia e similar), o fabricante e a procedncia do medicamento oferecido. Especificaes tcnicas os medicamentos devem estar com as especificaes em conformidade com o que foi solicitado: forma farmacutica, concentrao, condies de conservao etc. Registro sanitrio do produto dever ser entregue junto com a proposta de preos, prova de registro do medicamento na Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (registro emitido pela Anvisa ou cpia da publicao do Dirio Oficial da Unio). Se o medicamento constar da relao da Portaria n o 344/1998, a empresa dever apresentar autorizao especial de funcionamento, emitida pela Anvisa. Embalagem o medicamento deve ser entregue na embalagem original, em perfeito estado, sem sinais de violao, aderncia ao produto e umidade; sem inadequao de contedo e identificadas, as condies de temperatura exigida em rtulo, e com o nmero do registro emitido pela Anvisa.
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Rotulagens e bulas Todos os medicamentos, nacionais ou importados, devem apresentar nos rtulos e bulas todas as informaes em lngua portuguesa. Ou seja: nmero de lote, data de fabricao e validade, nome do responsvel tcnico, nmero do registro, nome genrico e concentrao de acordo com a Legislao Sanitria e nos termos do artigo 31 do Cdigo de Defesa do Consumidor, entre outros. Responsvel tcnico nas embalagens devem constar o nome do farmacutico responsvel pela fabricao do produto, com o respectivo nmero do CRF e a unidade federativa na qual est inscrito. O registro do profissional deve ser, obrigatoriamente, da unidade federada onde a fbrica est instalada. Lote o nmero dos lotes deve estar especificado na nota fiscal por quantidade de cada medicamento entregue. Validade do medicamento
O
Os medicamentos devem ser entregues por lotes e data de validade, com seus respectivos quantitativos na nota fiscal. Todos os lotes devero vir acompanhados de laudo analtico-laboratorial, expedido pela empresa produtora/ titular do registro na Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria e/ou laboratrio integrante da Reblas (Rede Brasileira de Laboratrios Analticos em Sade).
O prazo de validade dos medicamentos no dever ser inferior a doze meses a contar da data da entrega do produto. O Edital deve dispor sobre o prazo de validade do medicamento, quando da entrega. Sugerimos que os medicamentos sejam entregues com prazo equivalente a, no mnimo, 75% de sua validade, contados da data de fabricao. Por exemplo: se o medicamento possui validade de 24 meses contados da data de fabricao, quando da entrega dever possuir, no mnimo, 18 meses.
O
Laudo de Anlise de Controle de Qualidade os fornecedores (fabricantes, distribuidoras ou empresas importadoras) devero apresentar o laudo tcnico de anlise dos medicamentos, emitidos pelo fabricante/detentor do registro e/ou laboratrio integrante da Reblas. Se necessrio, o Edital deve dispor sobre esta exigncia para apresentao do laudo, juntamente com a proposta. O Laudo de Anlise deve contemplar: - Identificao do laboratrio. - Especificaes (valores aceitveis) e respectivos resultados das anlises dos produtos. - Identificao do responsvel com o respectivo nmero de inscrio no seu conselho profissional correspondente. - Lote e data de fabricao. - Assinatura do responsvel, data e resultado.
O Laudo de Anlise deve ser apresentado para cada lote a ser fornecido. As especificaes de cada produto devem estar baseadas em referncias farmacopicas oficialmente reconhecidas. Certificado de Cumprimento das Boas Prticas de Fabricao poder ser exigido que o fornecedor apresente, junto com a proposta, cpia do certificado das boas prticas de fabricao e/ou cpia da publicao no Dirio Oficial da Unio (DOU). Certificado de Boas Prticas de Fabricao e Controle (BPFC) um documento expedido pela Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria (Anvisa), que atesta que a empresa produtora cumpre com as Boas Prticas de Fabricao e Controle para determinada linha de produo da empresa.
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concedido por linha de produo/formas farmacuticas. Deve-se observar no Certificado qual a linha produtiva que foi certificada e se esta corresponde aos medicamentos objeto da Licitao. Uma mesma empresa pode estar certificada para slidos e no para lquidos e injetveis. O certificado no se aplica a todos os produtos fabricados pela empresa. O relatrio de inspeo emitido pelas vigilncias sanitrias locais, no substitui o Certificado de Boas Prticas, nem vale como documento de certificao da empresa. Distribuidoras e/ou importadoras devero apresentar Certificado de Boas Prticas de Fabricao do fabricante do produto por elas comercializado. Validade do certificado: um ano a partir da data de publicao no DOU. S vlido se publicado neste Dirio. De acordo com a Portaria GM no 2.814, de 29 de maio de 1998 (BRASIL, 1998c), os produtos a serem fornecidos pelas empresas vencedoras das licitaes devem apresentar em suas embalagens a expresso: Proibida a venda no comrcio.
5.3.3 Procedimento para a aquisio de medicamentos

Comprar exige planejamento. As quantidades a serem adquiridas devem estar em conformidade com as necessidades programadas e prioridades estabelecidas no Plano de Sade e no Pacto de Gesto, previamente discutidas com o gestor da sade e os setores envolvidos no processo de aquisio de medicamentos: planejamento, oramento, finanas entre outros. Estabelecer requisitos tcnicos e administrativos em Edital. Identificar necessidades na programao de medicamentos verificar consumo, demanda, sazonalidades, nveis de estoques e definir as quantidades necessrias para o determinado perodo de compra. Identificar os recursos disponveis e compatibilizar com as prioridades, para elaborao do pedido de aquisio. Efetuar pesquisa de preo no mercado, para estimar o valor provvel da compra e posterior comparao com os preos cotados na Licitao. A pesquisa de preos no deve se limitar consulta junto aos fornecedores. Devem ser consultados os sites de Secretarias de Sade que disponibilizam os preos pagos, Banco de Preos em Sade (BPS) do Ministrio da Sade, do Comprasnet, entre outros, a fim de se verificar quais os preos pagos em outras compras pblicas. Elaborar corretamente o pedido de compra, com especificaes detalhadas sobre os medicamentos, por meio de planilha detalhada com todas as informaes necessrias: nome do medicamento por denominao genrica/ nome da substncia (de acordo com a DCB), forma farmacutica, apresentao do produto, quantidade, consumo/ms, preo unitrio e preo total, data da ltima aquisio e estoque. Encaminhar o pedido de compra ao gestor, para autorizao de abertura do processo licitatrio. Deve-se enviar cpia do pedido aos setores envolvidos para conhecimento do que est sendo adquirido. Acompanhar a execuo da aquisio, publicao de Edital, habilitao e qualificao de fornecedores, abertura de propostas, julgamento das propostas/classificao, formalizao do contrato. Participar do processo julgar as propostas e selecionar a melhor proposta que atenda s exigncias do Edital. Acompanhar a entrega dos medicamentos para assegurar que esto em conformidade com o Edital, contrato e proposta da empresa em relao a prazos e condies tcnicas estabelecidas.
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Receber, armazenar, controlar, distribuir e avaliar. Avaliar o processo da compra, o desempenho de fornecedores e das atividades.
5.3.4 Licitao
um conjunto de procedimentos formais que devem ser registrados em processo prprio, observando os princpios da legalidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculao ao Edital e do julgamento objetivo, entre outros. uma determinao constitucional estabelecida no artigo 37, inciso XXI, regulamentada pela Lei Federal no 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada pelas leis no 8.883, de 8 de junho de 1994 e no 10.520/2002, que impem Administrao Pblica o dever de licitar. A Licitao destina-se a garantir a observncia do princpio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao.
5.3.4.1 Modalidades de Licitao

Modalidade de Licitao a forma pela qual se conduz o procedimento licitatrio, a partir de critrios estabelecidos na Lei de Licitao. A Lei no 8666/1993 (BRASIL, 1993) prev as seguintes modalidades de Licitao: Concorrncia, Tomada de Preos, Convite, Concurso e Leilo. O que diferencia as modalidades de Licitao o valor estimado da licitao/aquisio. Para cada modalidade de licitao h valores limites estabelecidos, exigncias especficas de procedimentos, formalizao do processo e prazos. As modalidades Concurso, Leilo e Prego tm procedimentos diversos e no esto vinculadas a valores estabelecidos. a) Convite Modalidade de licitao entre interessados cadastrados ou no, em nmero mnimo de 03 (trs). Prazo de divulgao: no mnimo 5 (cinco) dias teis. Meios de divulgao: convocao escrita afixada no quadro de avisos da Instituio. Caso no haja trs propostas vlidas, repete-se o Convite. Se no aparecer o nmero mnimo de licitantes envolvidos, a situao dever ser devidamente justificada e procede-se a continuidade do Convite com os participantes que se apresentarem. Todos aqueles que manifestarem interesse em participar do convite, estando cadastrados, podero participar, desde que solicitem o Edital com antecedncia de 24 (vinte e quatro) horas da data fixada para apresentao das propostas. b) Tomada de Preos Modalidade de Licitao entre interessados cadastrados ou que atendem s condies exigidas para cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas, observada a necessria qualificao. Prazo de divulgao: no mnimo 15 (quinze) dias. Meios de divulgao: Dirio Oficial da Unio (DOU) e jornal de grande circulao.
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c) Concorrncia Modalidade de Licitao entre interessados que, na fase inicial de habilitao preliminar, comprovem possuir os requisitos mnimos de qualificao exigidos no edital para execuo de seu objeto. Prazo de divulgao: no mnimo 30 (trinta) dias. Meios de divulgao:Dirio Oficial da Unio (DOU) e jornal de grande circulao.
5.3.4.2 Prego
Institudo pela Lei no 10.520/2002. O Prego pode ser realizado com a presena dos representantes legais das empresas (Prego Presencial) ou utilizando meios eletrnicos (Prego Eletrnico). Neste ltimo caso, deve haver regulamentao prpria do estado ou municpio. O Prego, ao contrrio do Convite, Tomada de Preos e Concorrncia, no feito pelo valor estimado da contratao. Destina-se a aquisies de qualquer valor. Prazo de divulgao do Prego: 8 (oito) dias teis. Meios de divulgao: Dirio Oficial da Unio (DOU), internet, jornal de grande circulao local. a) Fases do Prego Todas as fases das demais modalidades esto presentes no Prego, acrescidas das fases de credenciamento, seleo, lances e negociao. As competncias do Pregoeiro e da Equipe de Apoio ao Pregoeiro esto discriminadas na Lei no 10.520/2002. Destaque-se que, enquanto no Convite, na Tomada de Preos e na Concorrncia a habilitao precede o julgamento das propostas, no Prego ocorre a inverso das fases: aps conhecer o autor da melhor oferta que se analisa a sua documentao. Na fase de credenciamento, que ocorre no incio da sesso do Prego, verifica-se se quem est representando a empresa tem poderes para tal. Na fase de seleo das propostas so selecionadas aquelas que iro para a fase de lances. No Prego Eletrnico todas as propostas vo para a fase de lances. No entanto, no Prego Presencial, a Lei no 10.520/2002 definiu os seguintes critrios de seleo:
O
So selecionadas a proposta de menor preo e todas as outras com preo 10% mais que o menor preo. Se esta situao no for possivel, selecionam-se as trs propostas com menor preo.
Na fase de lances, o autor da proposta selecionada de maior preo convidado a oferecer um preo menor do que a proposta de menor preo, e assim por diante. A fase de lances se encerra quando todos declinarem de oferecer lances. Aps a fase de lances, o Pregoeiro deve examinar se o preo final obtido est dentro do limite fixado pela autoridade competente como preo aceitvel. No estando, o Pregoeiro passar para a etapa de negociao, na qual ir procurar reduzir o preo para obter uma oferta dentro do limite de preos considerado aceitvel. Outra inovao do Prego refere-se ao recurso. Ele deve ser manifestado, de forma fundamentada, ao fim da sesso do Prego e pode se referir a qualquer etapa da licitao (recurso nico). No havendo recurso, o Pregoeiro adjudicar o objeto da Licitao na prpria sesso. Havendo recurso, a adjudicao caber, obrigatoriamente, autoridade superior.
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b) Recursos Todas as decises relativas fase externa da Licitao podem ser questionadas pelas licitantes presentes naquela fase que est sendo impugnada, por intermdio de recurso, e os demais interessados, tambm presentes naquela fase, podem apresentar contra-razes de recurso. Quando o julgador no acata os termos do recurso e mantm sua deciso, o recurso deve ser apreciado pela autoridade superior.
5.3.4.3 Registro de Preos

um tipo especial de Licitao, realizada obrigatoriamente nas modalidades de Concorrncia ou Prego (para bens e servios comuns), em que, ao fim, firmada uma Ata de Registro de Preos, em que so averbados os bens, os preos, os fornecedores e as condies das futuras contrataes. O Registro de Preo tem por finalidade agilizar a aquisio e evitar novos processos de aquisio. Tem validade de 12 meses, contados a partir da data da publicao no Dirio Oficial. Os quantitativos exigidos so estimados para aquisio pelo perodo de vigncia da Ata de Registro de Preos. A fase de aquisio propriamente dita simplificada e rpida, porque elimina etapa de Licitao, etapa esta j realizada para o Registro de Preos. Basta a formalizao do processo de aquisio, com o pedido de aquisio devidamente instrudo, a reserva oramentria, a assinatura do contrato e a conseqente emisso da ordem de fornecimento e nota de empenho. Periodicamente deve ser realizada pesquisa de mercado para verificar se o preo registrado ainda est compatvel com aquele praticado no mercado. Caso o preo do item registrado esteja maior que o praticado no mercado, o fornecedor deve ser comunicado e o preo deve ser reduzido, sob pena de ser cancelado. Para sua execuo, o Registro de Preos deve ser regulamentado por decreto estadual e municipal. a) Objetivos Permitir maior otimizao do oramento, visto que o preo simplesmente registrado e que a vinculao oramentria ocorrer quando houver necessidade de aquisio, e no na abertura do procedimento licitatrio. Reduzir o nmero de licitaes e o fracionamento das aquisies pode-se fazer apenas uma Licitao por ano com entrega peridica, garantindo a aquisio daquilo que foi programado, evitando-se novos processos de compra. Permitir obteno de preos menores pela maior economia de escala. Agilizar o processo de aquisies e dar rapidez contratao. Possibilitar a aquisio de quantidades pequenas, com um preo melhor. Evitar a formao de grandes estoques. Pode-se comprar nas quantidades necessrias para um perodo definido. Adequar o fluxo de caixa (aquisio de medicamentos x disponibilidade financeira). b) Procedimentos Estabelecer os requisitos tcnicos e administrativos para o Edital. Relacionar os medicamentos com as devidas especificaes. Determinar as quantidades necessrias.
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Efetuar pesquisa de preos no mercado, para comparar com os preos cotados na Licitao. Encaminhar ao gestor a relao dos itens a serem adquiridos, com respectivas quantidades; pesquisa de preos de mercado, aprovada pela Assessoria Jurdica; e ofcio solicitando abertura de processo licitatrio. Elaborar a Ata de Registro de Preos, aprovada pela assessoria jurdica. Aps autorizao do gestor, a Comisso de Licitao publica o Edital em Dirio Oficial; procede abertura e julgamento; elabora o relatrio de classificao, com os respectivos preos registrados; homologa, lavra a ata de registro do preo, publica em Dirio Oficial e assina o contrato com o fornecedor por um perodo de 1 (um) ano, a contar da data de publicao da Ata, prevendo-se entregas parceladas, que so pagas a cada fornecimento.
5.3.4.4 Etapas do processo licitatrio

a) Fase interna Engloba o conjunto de procedimentos que precede a divulgao do Edital. Inclui definio do objeto, pesquisa de preos, identificao de dotao oramentria, elaborao de edital e contrato, submete o processo para anlise do rgo jurdico. b) Fase externa Inicia-se com a divulgao do Edital. Qualquer mudana no Edital que possa alterar a formulao da proposta exige que ele seja novamente divulgado, pelo mesmo prazo e meios de divulgao.
5.3.4.5 Edital convocatrio

o procedimento pelo qual a Administrao d incio ao procedimento licitatrio, oferecendo informaes sobre a Licitao, condies de participao, descrio do objeto, data de abertura e encerramento de entrega de propostas. O Edital o instrumento que rege a Licitao e dele constam obrigaes da Administrao e dos licitantes. Nada poder ser exigido quando no estiver definido no Edital. a) Habilitao a fase da Licitao em que se verifica se o licitante rene todas as condies para executar o contrato. Nessa fase analisa-se a documentao relativa Habilitao Jurdica, Qualificao Tcnica, Qualificao Econmico-Financeira e a Regularidade Fiscal das empresas participantes que podem ser consideradas Habilitadas ou Inabilitadas. Os artigos 27 a 33 da Lei no 8.666/1993 (BRASIL, 1993) tratam da documentao para habilitao. Entre os documentos que devem ser exigidos nas licitaes para medicamentos, devem constar, como requisito de Qualificao Tcnica, a Autorizao de Funcionamento emitida pela Anvisa, a licena sanitria em vigor emitida pela vigilncia sanitria local e a inscrio da empresa no Conselho Regional de Farmcia. Segundo a Lei no 8.666/1993, art. 27, para a habilitao nas licitaes exigir-se- dos interessados, documentao relativa : I habilitao jurdica; II habilitao tcnica; III qualificao econmica; e IV regularidade fiscal (BRASIL, 1993). b) Julgamento das propostas a fase da Licitao em que se verifica se o produto oferecido atende s necessidades da Administrao. Ou seja, analisa-se se o medicamento oferecido o que se pretende adquirir; seu registro junto Anvisa; se fabricado com Boas Prticas de Fabricao; se o preo est compatvel com aquele praticado no mercado; as
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condies de entrega; o pagamento e outros quesitos constantes do Edital, relativos ao produto. Nessa fase, as propostas so classificadas ou desclassificadas. Tanto o ato de inabilitao das empresas quanto o de desclassificao das propostas devem ser fundamentados, demonstrando-se os motivos que as afastaram da licitao. c) Aspectos a ser considerados no julgamento das propostas Jurdico (cumprimento das exigncias legais). Tcnico (cumprimento das especificaes tcnicas). Administrativo (cumprimento dos prazos de entrega, preo, local da entrega, entre outras exigncias). Financeiro (avaliao dos preos). d) Critrios de julgamento Os critrios de julgamento estabelecidos pela Lei no 8.666/1993, art. 45, so: Menor preo o critrio de julgamento pelo menor preo regra, devendo ser aplicado em todas as licitaes, exceto naquelas que envolvam aspectos de ordem intelectual e especificidade tcnica. Melhor tcnica critrio de julgamento aplicvel que envolve aspectos tcnicos relevantes, ou seja, elaborao de projetos, trabalhos de consultorias, realizao de concursos. Menor preo e tcnica semelhante ao de melhor tcnica, geralmente aplicado na aquisio de equipamentos (BRASIL, 1993, art. 45). e) Parecer tcnico A emisso de parecer tcnico um ato de grande responsabilidade. O responsvel pelo parecer deve conhecer bem o que est avaliando e estar seguro, para evitar problemas de ordem jurdica. Elaborar uma planilha para o registro das propostas contendo os seguintes dados: empresa, produto ofertado, especificaes, preo apresentado, prazo de entrega etc. Escolher, inicialmente, o menor preo. Analisar, criteriosamente, entre todos os itens de menor preo, os que atendem s especificaes solicitadas no Edital. Verificar preo por embalagem e por unidade de apresentao entre os itens de menor preo. Escolher proposta mais vantajosa e que atende solicitao do pedido. Elaborar relatrio e encaminhar ao setor de Licitao. f) Adjudicao o ato pelo qual se atribui ao vencedor o objeto da Licitao, conferindo-lhe o direito de contratao. No gera obrigao para a Administrao de celebrar efetivamente o contrato, pois possvel haver a revogao do procedimento, se ocorrer um fato que a justifique. apenas uma expectativa de direito, ao primeiro classificado, de ser contratado caso tenha contratao. g) Homologao o ato pelo qual a autoridade competente (gestor), aps anlise do processo, declara sua regularidade, ou seja, que foi realizado na forma da lei. Deliberao final sobre o julgamento das propostas, confirmando a classificao das mesmas e a adjudicao do objeto da licitao ao proponente.
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h) Anulao O gestor poder revogar o processo licitatrio e o contrato administrativo, em virtude de razes de interesse pblico, desde que esta revogao seja plenamente justificvel. A anulao pode ser provocada por terceiros, devendo ser feita por meio de ofcio, ou seja, quando a Administrao constata o vcio, tem o dever de providenci-la, independentemente de provocao. i) Revogao o ato pelo qual a autoridade competente desfaz o procedimento por razes de interesse pblico decorrente de fato superveniente, devidamente comprovado, pertinente e suficiente para justificar tal conduta. j) Emisso da ordem de compra Aps a homologao, emite-se uma ordem de compra/contrato ao vencedor, contendo os requisitos referentes aquisio. l) Acompanhamento e avaliao o monitoramento do processo de compra, visando assegurar que a entrega seja realizada em conformidade com os prazos estabelecidos e nas condies tcnicas adequadas. Elaborar relatrios mensais de avaliao de fornecedores que evidenciem comportamento irregular do fornecedor ou ocorrncias com produtos recebidos, e encaminhar comisso de licitao para registro no cadastro de fornecedores. Deve-se pedir parecer de especialistas, quando em decorrncia de problemas evidenciados com medicamentos. Em caso de no argumentao tcnica, nem comprovao para fundamentar o parecer, no se pode rejeitar o produto.
5.3.5 Aquisies sem licitao

Casos de inexigibilidade na aquisio de medicamentos art. 25 da Lei no 8.666/1993:
Para aquisio de materiais e equipamentos ou gneros que s possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferncia de marca, a comprovao de exclusividade deve ser feita atravs de atestado fornecido pelo rgo de registro do comrcio do local em que se realizaria a licitao ou a obra ou o servio, e/ou Sindicato, Federao ou Confederao Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes (BRASIL, 1993, art. 25).
Como a lei veda a preferncia por marca, o atestado de exclusividade deve citar que aquele medicamento (nomenclatura genrica) somente fabricado e comercializado por aquela empresa. No devem ser aceitos atestados de exclusividade de marca, muito menos atestados que referem exclusividade de venda apenas ao rgo pblico que solicitou.
5.3.6 Compras fracionadas

A Lei no 8.666, de 1993, em seu art. 23, 5o, veda o fracionamento da compra.
vedado o fracionamento de despesas para dispensa de licitao ou utilizao de modalidade de licitao de menor valor, quando a soma do valor licitado caracterizar modalidade superior. Por exemplo: usar modalidade Convite, quando o valor determinar Tomada de Preo ou Concorrncia; ou Tomada de Preo, quando o valor for de Concorrncia, ou ainda, contratar, em datas distintas, cujos valores extrapolam o limite da dispensa vigente, caracteriza fracionamento (BRASIL, 1993, art. 23, 5o).
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Ou seja, a norma se aplica quando se divide os valores para escapar das modalidades e fazer compra direta. Ao se fazer vrias licitaes no ano, para o mesmo objeto ou finalidade, dever ser feita a licitao pertinente ao todo. Ou seja, o valor global.
5.3.7 Situaes de impedimentos na participao em licitaes

Licitantes que estejam suspensos com o rgo ou entidade da Administrao Pblica. Declarados inidneos, enquanto perdurar os motivos da punio. Licitantes em concordata. Consrcios de licitantes, qualquer que seja sua forma de constituio salvo se permitido no Edital.
5.4 ARMAZENAMENTO
Conjunto de procedimentos tcnicos e administrativos que tem por finalidade assegurar as condies adequadas de conservao dos produtos.
5.4.1 Atividades envolvidas

Recepo/recebimento de medicamentos. Estocagem e guarda de medicamentos. Conservao de medicamentos. Controle de estoque.
5.4.1.1 Recepo/recebimento
Ato de conferncia, em que se verifica a compatibilidade dos produtos solicitados e recebidos ou seja, se os medicamentos entregues esto em conformidade com as condies estabelecidas em Edital. Para tanto, normas e procedimentos tcnico-administrativos devem ser elaborados, bem como instrumentos de controle para o registro das informaes. No ato do recebimento realizam-se dois tipos de conferncias, que envolvem especificaes tcnicas e administrativas: Especificaes tcnicas: so relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento da legislao), em relao a:
O
Especificaes dos produtos nome da substncia (Denominao Comum Brasileira DCB), forma farmacutica, concentrao, apresentao e condies de conservao e inviolabilidade. Registro sanitrio do produto nenhum produto pode circular sem nmero do registro, que deve constar na embalagem. Certificado de Anlise ou Laudo de Controle de Qualidade documento emitido pelo setor de Controle de Qualidade do fabricante do produto, que assegura a qualidade do medicamento. Responsvel tcnico deve ser observado se nas embalagens dos medicamentos constam: o nome do farmacutico, o nmero de inscrio/registro no Conselho Regional de Farmcia e a unidade da federao no qual est inscrito.
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Embalagem/rotulagem os medicamentos devem ser entregues nas embalagens originais, devidamente identificadas e sem sinais de violao, aderncia ao produto, umidade ou inadequao em relao ao contedo. Lote a quantidade de medicamento produzida em determinado ciclo de fabricao, cuja caracterstica essencial a homogeneidade. Nmero do lote consiste numa combinao distinta de nmeros e/ou letras que identificam o lote produzido e deve constar o nmero na Nota Fiscal. Validade a data-limite da vida til do medicamento, que deve estar expressa na embalagem e no produto. Recomenda-se constar em Edital de Licitao o prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condies de entrega, da distribuio e de transporte exceto em casos excepcionais, de medicamentos de validade curta. Transporte verificar se as condies de transporte dos medicamentos so satisfatrias. As transportadoras devem estar devidamente autorizadas pela Anvisa e atender legislao vigente.
Especificaes administrativas: so caractersticas quantitativas referentes conformidade do pedido em relao ao produto recebido.
O O O
Anlise da documentao fiscal. Verificao do nome do produto por denominao genrica. Prazo de entrega, quantidade, preo unitrio e total. Contagem fsica da quantidade em unidade e embalagem (solicitada x recebida).
a) Procedimentos Verificar se as especificaes tcnicas e administrativas esto em conformidade com a Nota Fiscal e o pedido. Conferir quantidades. Atestar o recebimento. Carimbar, assinar e datar a Nota Fiscal. Registrar a entrada dos medicamentos com todas as especificaes do produto, tanto do fornecedor quanto da Nota Fiscal no sistema de controle existente (fichas ou informatizado). Avaliar a entrega do fornecedor, por meio de formulrio especfico, registrar, anexar cpia da avaliao Nota Fiscal. Notificar ocorrncias no recebimento. Arquivo e controle de documentao. Encaminhar documento fiscal ao setor de pagamento e divulgar junto aos setores a entrada do produto. b) Cuidados no recebimento de produtos No escrever ou rasurar o documento fiscal que acompanha o produto. Qualquer observao deve ser feita em documento anexo de preferncia, em formulrio padronizado, timbrado e assinado. Arquivar cpia do documento referente movimentao de produtos em separado (entradas, sadas, inventrios, doaes, remanejamentos, incineraes, devolues, perdas etc). No atestar recebimento (assinar) em notas fiscais ou qualquer documento com pendncia de produtos , quantidades incompletas, ou que tenham sido recebidas por outras pessoas ou setores sem conferncia. Ou seja, s o documento pode dar o atesto.
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Entregas em desacordo com as especificaes solicitadas (forma farmacutica, apresentao, concentrao, rtulo, envase, embalagem, condies de conservao, lote, validade) devem ser registradas em livro ata e/ou em boletim de ocorrncias. O fornecedor deve ser informado por ofcio e a Nota Fiscal deve ficar bloqueada. S liberar para pagamento aps resoluo do problema. Suspeita de qualidade de produtos ou falsificao deve ser informada Vigilncia Sanitria local para as devidas providncias. Aps o recebimento ou entrega de produtos, deve-se registrar as ocorrncias, datar e assinar. Todo procedimento e providncias adotadas em relao s ocorrncias no recebimento, distribuio, dispensao, outras, devem ser registradas, e cpias devem ser arquivadas. Devolues de medicamentos pelas unidades de sade s devem ser recebidas com justificativas, em prazos de validade compatveis ao tempo de utilizao e assinadas pelo responsvel pela devoluo. Para tanto, devem ser elaboradas normas e procedimentos para todas as etapas do processo com divulgao s unidades de sade.
5.4.1.2 Planejamento e organizao do armazenamento deve incluir:

Estrutura fsica rea fsica e instalaes adequadas (fsicas, eltricas, sanitrias), com boa localizao e condies ambientais adequadas. Estrutura organizacional layout, organizao interna, segurana, equipamentos e acessrios. Estrutura funcional definio e controle das atividades, elaborao de normas e procedimentos operacionais e instrumentos de controle, acompanhamento e avaliao, sistema de informao eficiente e eficaz. Recursos humanos qualificados o pessoal envolvido no armazenamento de medicamentos deve ter competncia para assegurar que os produtos ou materiais sejam adequadamente armazenados e manuseados, sendo treinado para as tarefas que lhe sejam atribudas. Manual de Normas e Procedimentos a) Central de Abastecimento Farmacutico (CAF) rea fsica destinada estocagem e guarda dos produtos, visando manuteno das suas caractersticas fsico-qumicas, conforme suas especificidades. A denominao Central de Abastecimento Farmacutico utilizada especificamente para medicamentos, sendo assim chamada para diferenciar-se dos termos inadequados: almoxarifado, depsito, armazm e outros espaos fsicos destinados estocagem de todos os tipos de materiais. b) Caractersticas de uma CAF Para assegurar condies ideais de conservao dos produtos e estabilidade dos medicamentos, uma CAF dever atender a alguns requisitos: Localizao devem ser localizadas em lugares de fcil acesso para o recebimento e distribuio dos produtos; dispor de espao suficiente para circulao e movimentao de pessoas, produtos, equipamentos e veculos. Dimenso o dimensionamento varia em funo da quantidade e tipos de produtos a serem estocados, modalidade de aquisio; periodicidade da compra; tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistema de distribuio (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos;
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recursos humanos; reas necessrias funcionalidade do servio (rea administrativa, recepo/ expedio) e reas especficas de estocagem. No existe padro estabelecido para determinar o tamanho adequado de uma Central de Abastecimento Farmacutico. Identificao externa deve ser caracterizada por meio de nome e/ou logotipo que a identifique. Sinalizao interna a CAF deve sinalizar os espaos e reas por meio de letras ou placas indicativas nas estantes, locais de extintores de incndio, entre outros. Condies ambientais condies adequadas de temperatura, ventilao, luminosidade e umidade. Higienizao manuteno de limpeza e higiene deve ser prioridade. As reas de armazenamento devem estar sempre limpas, isentas de poeira e outras sujidades. A limpeza, alm de demonstrar organizao, uma norma de segurana, que deve ser rigorosamente seguida. Equipamentos e acessrios suficientes dispositivos necessrios movimentao e estocagem dos produtos. Segurana devem ser estabelecidos mecanismos e equipamentos de segurana proteo das pessoas e dos produtos em estoque. c) Instalaes Instalaes Fsicas
O
Piso plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentao dos equipamentos. A espessura do piso deve estar de acordo com o quantitativo de cargas, para que ele no venha a rachar ou sofrer fissuras. Paredes de cor clara, pintura lavvel, isentas de infiltraes e umidade. Portas pintadas a leo, preferencialmente esmaltadas ou de alumnio, com dispositivo de segurana automtica. Teto o teto deve possuir forro adequado, em boas condies. Recomenda-se usar telha de fibra de vidro, telhas trmicas com uso de poliuretano, l de vidro, colocao de exaustores, entre outras alternativas que facilitem uma boa circulao de ar. As telhas de amianto devem ser evitadas porque absorvem muito calor. Janelas devem possuir telas para proteo contra entrada de animais.
O O
Instalaes eltricas sabe-se que a maioria dos incndios provocada por curtos-circuitos. A manuteno permanente das instalaes eltricas deve ser prioridade dos responsveis pelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados:
O O
Desligar diariamente todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, antes da sada do trabalho. Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extenses eltricas. Usar um equipamento por tomada, no fazendo uso de adaptadores. Solicitar contrato de manuteno eltrica ou realizar vistorias peridicas nas instalaes.
O O
Instalaes sanitrias devem ser apropriadas e sem comunicao direta com as reas de estocagem. d) Organizao interna a disposio racional do espao fsico dos diversos elementos e recursos utilizados no servio (materiais, equipamentos, acessrios e mobilirios), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilizao eficiente do espao para a melhoria das condies de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados.
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Para organizao interna devem ser observados diversos fatores que envolvem: layout, conforto trmico; organizao; a ordenao dos produtos em reas apropriadas, de acordo com as caractersticas dos produtos; dos equipamentos e acessrios; medidas de segurana; sinalizao interna das reas; identificao dos produtos; limpeza etc. A ordem influi na operacionalidade das atividades, circulao interna, em funo do espao disponvel e conservao dos produtos. Limpeza requisito indispensvel para manuteno da conservao adequada dos produtos. O controle dever ser rigoroso, pelas implicaes legais que a responsabilidade requer. Deve-se manter sistema de informao eficiente, evitando perdas e desperdcios. Layout consiste na disposio e forma de organizao do espao fsico, dos equipamentos, mobilirios, acessrios, materiais, possibilitando um fluxo adequado, permitindo a utilizao eficiente do espao fsico, para melhor aproveitamento da rea disponvel, maior agilidade na execuo das atividades e melhoria das condies de trabalho. Fluxo o caminho percorrido pelo medicamento desde sua programao at a dispensao. Exemplo:
Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados Estrados rea de Produtos de Controle Especial
Dispensao
Entrada/Sada
a
E S T A N T E S
E S T A N T E S
E S T A N T E S
E S T A N T E S
E S T A N T E S
E S T A N T E S
E S T A N T E S
E S T A N T E S
rea de Recepo
rea Administrao
Termolbeis
A organizao interna da Central de Abastecimento Farmacutico deve constar de reas que contemplem as necessidades do servio, considerando o volume e os tipos de produtos a serem estocados, a saber:
5.4.1.3 Estocagem
Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em reas apropriadas, de acordo com suas caractersticas especficas e condies de conservao exigidas (termolbeis, psicofrmacos, inflamveis, material mdico-hospitalar etc).
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Para a estocagem adequada de diferentes tipos de produtos a serem armazenados, deve-se dispor de rea fsica, instalaes apropriadas, equipamentos, acessrios, normas e procedimentos, pessoal treinado. a) Objetivos Reduzir perdas por quebra, expirao de validade; reduzir tempo gasto na movimentao dos produtos; diminuir acidentes no trabalho; aproveitar mais o espao fsico; aumentar a eficincia do processo de estocagem. Assegurar a disponibilidade do medicamento, insumos, produtos para sade, em tempo oportuno e nas quantidades necessrias. Aumentar a eficincia do processo de estocagem. b) reas de estocagem O servio dever dispor de reas suficientes de armazenamento dos produtos que possibilitem o estoque ordenado dos diferentes tipos de medicamentos e materiais, assegurando as condies adequadas para manuteno da sua integridade. Dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condies de conservao exigidas, deve-se dispor de reas especficas para estocagem de produtos de controle especial, tais como: rea para termolbeis, psicofrmacos, imunobiolgicos, inflamveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambiente separado), material mdico-hospitalar, produtos qumicos e outros existentes. As reas de estocagem devem estar bem sinalizadas, de forma que permitam sua fcil visualizao. A circulao, nessa rea, deve ser restrita aos funcionrios do setor. o local onde so desenvolvidas as atividades operativas, devendo ficar preferencialmente prxima entrada, para melhor acompanhamento das aes: rea de recepo rea de recebimento e conferncia de produtos. Obrigatoriamente dever situarse junto porta principal e constar de normas e procedimentos escritos para recebimento de medicamentos rea de expedio local destinado organizao, preparao, conferncia e liberao dos produtos. Pode estar ou no no mesmo espao fsico da recepo, porm, distintamente separadas, dependendo da dimenso da rea fsica. rea para grandes volumes rea destinada ao armazenamento de solues de grandes volumes: soros, soluo de ringer lactato, soluo polieletroltica etc. rea para medicamentos de controle especial rea destinada guarda e controle de medicamentos que exigem cuidados especiais. Em razo da especificidade e custos financeiros envolvidos, esses medicamentos no devem ficar na rea de estocagem geral. Na falta de espao disponvel, podem ser guardados em armrios. Os psicotrpicos e entorpecentes, por serem produtos sujeitos legislao especfica e causarem dependncia fsica e/ou qumica, exigem controle diferenciado, por meio de formulrios prprios e prestao de contas aos rgos fiscalizadores. O local deve ter controle exclusivo do farmacutico e somente permisso do acesso de pessoas autorizadas. rea para termolbeis rea reservada aos medicamentos sensveis a temperatura, sendo indispensvel o controle ambiental nos locais de estocagem. rea para estocagem geral local onde ficam os medicamentos que no exigem condies especiais, porm, os mesmos cuidados para manuteno da estabilidade.
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c) Condies para a estocagem de medicamentos Para se realizar uma estocagem correta, h que se estabelecer condies tcnicas e procedimentos operacionais. reas de armazenagem devem ser livres de poeira, lixo, roedores, insetos. Os interiores devem apresentar superfcies lisas, sem rachaduras, sem desprendimento de p ou infiltraes na parede. Os medicamentos devem ser ordenados de forma lgica, que permita fcil identificao dos produtos, por forma farmacutica; em ordem alfabtica por princpio ativo, da esquerda para a direita; rotulagem de frente para facilitar a visualizao e rapidez na entrega. Deve-se manter distncia entre os produtos, e entre produtos e paredes, piso, teto e empilhamentos, a fim de facilitar a circulao interna de ar. Manter uma distncia mnima de 50 cm da parede, solo, teto, e entre os produtos e cada um desses itens, para evitar formao de zonas de calor. No se deve encostar medicamentos junto s paredes, ao teto, ou em contato com o cho, por causa da umidade. As caixas de medicamentos no devem ficar prximas de condicionadores de ar, estufas, sobre geladeiras ou freezers. Manuseio o manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a sua integridade e estabilidade. Por isso, no se deve arremessar caixas, arrastar ou colocar muito peso sobre elas. Todos os funcionrios, incluindo motoristas, devem ser treinados quanto ao manuseio e transporte adequados dos medicamentos. Embalagens os medicamentos devem ser conservados nas embalagens originais. Alm da proteo, isso facilita a identificao e a verificao dos lotes e validades. Ao serem retirados da caixa, as embalagens devem ser identificadas.
O
As caixas que forem abertas devem ser sinalizadas, indicando a violao e a quantidadae retirada . Deve ser lacrada posteriormente. Os medicamentos cuja embalagem esteja danificada ou suspeita de contaminao devem ser retirados dos estoques, mantidos em rea separada, at que as providncias necessrias sejam tomadas. Devem-se seguir as recomendaes do fabricante em relao s condies de armazenamento, que figuram no rtulo, para conservao dos produtos: temperatura ambiente controlada, refrigerador, temperatura ambiente. Na ausncia de instrues especficas, o produto deve ser armazenado em temperatura ambiente controlada.
Validade armazenar os produtos por ordem de prazo de validade: os que vo vencer primeiro devem ser armazenados esquerda e na frente. A observncia dos prazos de validade deve ser monitorada rigorosamente, para evitar perdas. Os medicamentos devem ser distribudos por ordem cronolgica de validade, sempre pela validade mais antiga. Empilhamento
O
Observar o empilhamento mximo permitido para o produto (ver recomendaes do fabricante); as pilhas devem obedecer s recomendaes dos fabricantes, quanto ao limite de peso e resistncia. No ultrapassar cinco caixas e uma altura mxima de 2,5m, para evitar desabamentos e deformaes por compresses. Devem ser mantidas a certa distncia das paredes. O empilhamento deve ser feito em sistema de amarrao, mantendo espaos de circulao de ar para evitar desabamentos.
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Contato com o solo o contato direto com o solo cria pontos de acmulo indesejveis de umidade que se depositam nas embalagens e posteriormente pode afetar o produto. Poeira a poeira funciona como elemento catalisador de umidade e corroso. Graas ao seu elevado poder higroscpico, absorve umidade para superfcie do produto. As prateleiras e reas de estocagem devem ser mantidas limpas e isentas de poeiras. O cho deve ser limpo com pano mido e por lavagem. Inspeo sistemtica a inspeo nos estoques deve ser uma prtica de rotina, para identificar possveis alteraes nos produtos, que possam compromet-los ou oferecer risco s pessoas. Produtos rejeitados pela inspeo, suspeitos e/ou passveis de anlise devem ser armazenados na rea de quarentena. Volume e peso do material os itens mais volumosos e mais pesados devem ficar prximo rea de sada, para facilitar a movimentao. Devem ser colocados em estrados ou pallets (tipo especial de estrado que veremos adiante). Rotatividade nos estoques entre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que tm maior movimentao, em virtude de sua utilizao. Por isso deve-se realizar periodicamente rodzio nos estoques, para evitar seu envelhecimento, minimizar o nmero de viagens entre as reas de estocagem e a expedio; otimizar o tempo despendido na expedio do material, com menor desgaste fsico dos operadores. Medicamentos termolbeis so medicamentos que necessitam de temperatura entre 18 e 22C. Quando armazenados em locais quentes e sem ventilao esto sujeitos a alteraes em suas propriedades fsico-qumicas. Fazem-se necessrios aparelhos condicionadores de ar, que permitem o controle da temperatura ambiente. Medicamentos de controle especial deve-se dispor de armrio especial para guarda dos produtos. O tamanho depende do consumo e do estoque. Produtos diferentes No devem ser armazenados no mesmo estrado, para evitar troca na entrega. Nas reas de estocagem de medicamentos no podem ser armazenados outros insumos, principalmente material de limpeza e de consumo. Medicamentos deteriorados ou vencidos as perdas de medicamentos so inaceitveis. Isso acarreta srios problemas, inclusive de ordem penal, tendo em vista que se trata de dinheiro pblico. Para tanto, as validades devem ser monitoradas; o pessoal deve ser orientado a respeito, e no caso de ocorrncia de perda por validade, os medicamentos devem ser retirados das prateleiras, as embalagens devem ser identificadas e deve-se entrar em contato com a Vigilncia Sanitria local para orientao sobre o recolhimento do produto. Medicamentos interditados devem ser identificados nas embalagens e podem ficar em reas separadas, se houver espao, ou na prpria prateleira. De acordo com os procedimentos internos, encaminhar Vigilncia Sanitria local ou devolver ao Laboratrio, comunicando imediatamente as unidades de sade, para suspenso do uso e recolhimento. Deve existir sistema de controle de entradas e sadas, com o nmero do lote, que possibilite identificar e rastrear os produtos, alm de procedimentos para essa situao.
Medicamentos devolvidos para evitar a sua redistribuio, medicamentos com problemas de qualidade ou devolvidos por alguma razo devem ficar separados dos demais, at que sejam tomadas providncias quanto ao seu destino. Devem ser mantidos registros das devolues.
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Todas as situaes devem constar no manual de normas e procedimentos que deve ser divulgado junto s unidades de sade e aos servidores. d) Formas de estocagem de medicamentos a estocagem dos produtos depende da dimenso do volume e de produtos a serem estocados, do espao disponvel e das condies de conservao exigidas. Estocagem em estrados / pallets / porta-pallets estrados so plataformas horizontais de tamanhos e materiais variados, de fcil manuseio, utilizadas para estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets so estruturas reforadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vrios nveis, com bom aproveitamento do espao vertical. Estocagem em prateleiras forma de estocagem mais simples e econmica para produtos leves e estoques reduzidos, preferencialmente, devem ser de ao, nunca de madeira ou cimento. Estocagem por empilhamento o empilhamento deve obedecer s recomendaes do fabricante quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas no devem ultrapassar uma altura de 1,5m, para evitar desabamentos e alteraes nas embalagens, por compresses. Depende do tipo e volume de produtos. A estocagem por empilhamento deve ser feita em sistema de amarrao das caixas, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulao de ar.
5.4.1.4 Conservao de medicamentos

Conservar medicamentos manter os produtos em condies ambientais apropriadas para assegurar sua estabilidade e integridade durante seu perodo de vida til. Para que os medicamentos sejam bem conservados, alguns procedimentos tcnicos e administrativos devem ser adotados. a) Temperatura a temperatura uma condio ambiental diretamente responsvel por grande nmero de alteraes e deterioraes dos medicamentos. Elevadas temperaturas so contra-indicadas para medicamentos porque podem acelerar a induo de reaes qumicas e ocasionar decomposio dos produtos, alterando a sua eficcia. Para o controle da temperatura, necessria a utilizao de termmetros nas reas de estocagem, com registros dirios em mapa de controle, registro mensal consolidado, elaborao de relatrios, com grficos demonstrativos, para interveno e correo de eventuais anormalidades. Temperatura de conservao segundo a Farmacopia Americana (USP):
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Ambiente temperatura entre 15 e 30C com controle mediante termostato. Recomenda-se temperatura prxima a 20C. Quente temperatura acima de 30C. Fria ou refrigerada entre 2 e 8C. Local fresco ambiente cuja temperatura situa-se entre 8 e 15C. Em congelador: temperatura entre 0 e -20C. Para produtos que requerem baixa temperatura, h necessidade de equipamentos de temperatura controlada entre 10 e 20C.
O O O
b) Umidade dependendo da forma farmacutica do medicamento, a umidade elevada pode afet-la, favorecer o crescimento de fungos e bactrias e desencadear algumas reaes qumicas.
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Os medicamentos armazenados em reas midas podem sofrer alteraes na consistncia, sabor, odor, cor, tempo de desintegrao. Por isso, no devem ser encostados em paredes, teto, em contato direto com o cho, prximos a banheiros, reas midas e com infiltraes. Produtos sensveis umidade devem ser conservados em frascos hermeticamente fechados ou conter substncias dessecantes. Alguns produtos, em razo da elevada sensibilidade umidade, trazem invlucros de slica gel para a devida proteo. Orientar para que no sejam retirados das embalagens. Umidade relativa deve se manter ente 40 e 70%. A medio feita com higrmetro ou psicrmetro. c) Luminosidade a incidncia direta de raios solares sobre os medicamentos acelera a velocidade das reaes qumicas, alterando sua estabilidade. Essa ao leva ocorrncia de reaes qumicas (principalmente, xido-reduo). O local de estocagem deve possuir iluminao natural adequada; em caso de iluminao artificial, recomenda-se a utilizao de lmpadas fluorescentes (luz fria). Os efeitos da luminosidade dependem da fonte de luz, intensidade e tempo de exposio. Para proteo dos medicamentos fotossensveis, utilizam-se embalagens de cor mbar e embalagem em blister de alumnio. d) Ventilao uma boa circulao interna de ar deve ser mantida para conservao dos produtos. Elementos vazados nas janelas facilitam a ventilao natural. e) Equipamentos e acessrios so dispositivos de ao mecnica, necessrios execuo e movimentao dos produtos. Estrados /pallets so plataformas horizontais de tamanhos variados, fcil manuseio, movimentao e transporte, cuja finalidade estocar produtos de grande volume. Recomenda-se o tamanho de 1m2, para melhor adequao aos espaos. Quanto menor o estrado, mais fcil de manusear, limpar e movimentar. No so recomendveis estrados de grandes dimenses ou fixos, porque dificultam os deslocamentos e, principalmente, a limpeza. Existem em diversos tipos ( madeira, plstico, fibra, alumnio, borracha); dimenses; formas (retangular e quadrado), o que vai depender da necessidade do servio e da rea disponvel, para evitar desperdcios de espaos com quantidades desnecessrias.
O
Estrados de madeira a madeira muito utilizada em razo da sua rigidez, resistncia a choques, impactos e deformaes, baixo custo e facilidade no manuseio. Porm, no recomendvel, porque acumula muita poeira e absorve muita umidade, retendo gua. Estrados de plsticos so os estrados mais utilizados atualmente, pelo fato de serem menos propensos a danos fsicos, possibilitarem fcil limpeza, manuseio, alm da grande diversidade de cores, o que d um layout diferente ao ambiente. Para os produtos imunobiolgicos e outros da rede de frio, recomenda-se utilizar os estrados de borracha. Os estrados no devem ser rentes ao cho. Devem manter certa altura do solo, para evitar acmulo de poeiras e sujidades, facilitando a limpeza. Cestas de marfinite utilizadas para guardar material mdico-hospitalar. Ajustveis, de diversas cores e tamanhos. Armrios de ao para guarda de material controlado.
Arquivos de ao destinados ao armazenamento de medicamentos sujeitos ao controle especial, quando o volume estocado pequeno. Quando houver grandes quantidades, imprescindvel dispor de sala fechada para este fim. Extintores de incndio devem ser adequados aos tipos de materiais armazenados, fixados nas paredes e sinalizados, conforme as normas vigentes.
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Deve-se consultar o corpo de bombeiros sobre os locais apropriados para sua instalao, bem como sobre a sinalizao e especificaes necessrias, para ministrar palestras e treinamento aos funcionrios. Cada extintor deve conter uma ficha de controle, com data de inspeo e etiqueta de identificao contendo a data da recarga. Cmara fria e refrigeradores utilizados principalmente para a conservao de produtos que exigem temperatura de conservao entre 2 e 8C. Exaustores elicos/ventiladores equipamentos utilizados em locais quentes ou que ultrapassem os 30 C. Ajudam na renovao do ar circulante. Empilhadeiras so veculos destinados elevao, transporte e estocagem de materiais. Utilizadas geralmente em armazenamento vertical (palletizado) em Centrais de Abastecimento de grande porte e grandes volumes. Para aquisio de empilhadeiras, devem-se considerar alguns fatores: peso, carga, dimenso, freqncia, altura das elevaes, espaos para manobra, ambiente do trabalho, espao dos corredores, portas de acesso, tipo de rodagem, tipo de piso etc. Convm consultar quem trabalha com elas, engenheiro ou tcnicos especializados. Existem inmeras marcas e modelos no mercado. Recomenda-se, antes de fazer aquisio de uma empilhadeira, elaborar um projeto com o layout, porque ela altera toda estrutura do espao fsico, mudanas no piso (industrial), fluxos etc.
O
Tipos de empilhadeira - Manuais Utilizadas para transporte de pequena capacidade de carga, velocidade e raio de ao. - Eltricas Utilizadas em pisos especiais, regulares e lisos, permite boa manobra e baixo custo de manuteno.
Armaes so prateleiras com estruturas de ao em unidades segundo as necessidades da estocagem. Suportam maior volume de peso; so fceis de montar e desmontar; tm grande durabilidade e so imunes ao de insetos e roedores. Estantes/prateleiras so mveis constitudos de prateleiras regulveis, desmontveis, destinadas a estocar materiais de peso leve e quantidades limitadas, sendo as mais recomendadas as de ao. So de fcil remoo e movimentao, apresentam boa resistncia e no empenam com facilidade. So as mais recomendadas para o armazenamento de pequenos volumes.
O
Forma de arrumao as estantes devem ser arrumadas de costas entre si e mantidas a uma distncia mnima da parede de pelo menos 50cm, para uma boa circulao interna de ar, evitando-se zonas de calor. Procedimento para numerao alfa-numrica: - Numeram-se as estantes. - Numera-se cada prateleira com letras de baixo para cima. - Numeram-se os compartimentos, de baixo para cima e da esquerda para direita. - Marca-se a estante da esquerda para direita e de baixo para cima. - Uma letra indicar a coluna da estante e outra indicar a altura (prateleira). - Estabelece-se o cdigo de localizao.
Estante de madeira desaconselhvel seu uso para estocagem de medicamentos, em razo do tipo de madeira utilizada, que nem sempre de boa qualidade. No se recomenda o uso de prateleiras de madeira, por causa da umidade.
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Acessrios fichrios e pastas suspensas, placas indicativas, material de escritrio. Termmetros instrumentos utilizados para o controle de variao de temperaturas nos locais de estocagem. Higrmetros so instrumentos utilizados para controle de umidade. f) Segurana devem ser elaboradas normas e procedimentos de segurana, alm de medidas preventivas para evitar riscos de quedas, deterioraes, desvios e incndios, entre outros. A falta de equipamentos de preveno contra incndios e a no manuteno das instalaes eltricas so fatores que contribuem para o aumento de riscos no setor. Cada extintor deve possuir uma ficha de controle, etiqueta de identificao (protegida para no ser danificada), com a data de recarga. Deve-se sensibilizar os funcionrios e elaborar avisos e cartazes que estimulem o cumprimento de normas de segurana, entre outros, tais como: Proibido fumar, beber, guardar alimentos nas dependncias da Central de Abastecimento Farmacutico. Algumas medidas de controle e segurana: Controle de entrada/sada dispor de uma rea para recepo e expedio dos produtos. Acesso de pessoas o acesso deve ser restrito e limitado somente s pessoas que trabalham no setor. Empilhamento o cuidado no empilhamento dos produtos fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos dos produtos. A informao sobre o limite mximo de empilhamento deve ser observada. Essa informao fornecida pelo prprio fabricante. Utilizao de inseticidas pela possibilidade de contaminao dos medicamentos, o uso deve ser evitado. Higiene a limpeza do ambiente deve ser diria, para evitar acmulo de poeira, papis ou caixas vazias de papelo, que possam criar condies para propagao de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes tampados, sendo descartado todos os dias.
5.5 G ESTO DE M ATERIAIS

Conjunto de atividades que visam ao suprimento adequado dos servios de acordo com as necessidades requeridas, em qualidade e quantidades adequadas, em tempo correto e menor custo. O objetivo fundamental da administrao de materiais determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que deixa claro que a estratgia de abastecimento determinada pelo usurio.
5.5.1 Logstica de materiais

o planejamento, controle eficiente e eficaz de estoques de produtos, da origem aos consumidores. Para uma gesto adequada de materiais, diversos aspectos e atividades esto envolvidos: normalizao, padronizao, especificao, classificao e codificao dos produtos.
5.5.2 Normalizao
Refere-se aos instrumentos necessrios especificao dos materiais. Apesar da importncia, em geral, os servios no dispem de um catlogo de materiais, com padronizao dos produtos utilizados, devidamente classificados e codificados.
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5.5.3 Padronizao
uma forma de normalizao que objetiva selecionar e tornar mais eficiente o processo de aquisio, com menor nmero de itens, maior qualidade e racionalizando os custos, a quantidade de itens estocados e diversidade dos produtos, de acordo com critrios estabelecidos.
5.5.4 Especificao tcnica

Descrio tcnica detalhada de cada medicamento: nome, apresentao, forma farmacutica, dosagem, caractersticas fsico-qumicas, critrios de qualidade e outros requisitos. A especificao detalhada serve de instrumento norteador para subsidiar o processo de aquisio, gesto de estoques, controles, e ainda otimiza tempo, evita compras erradas e inadequadas, qualifica melhor o processo e facilita a emisso de relatrios, entre outros.
5.5.5 Classificao
Consiste no agrupamento de materiais segundo a forma, dimenso, tipo, uso e outros requisitos, segundo critrios pr-definidos, para determinados fins de suprimento. H trs tipos de codificao usados na classificao de material: o alfabtico, o alfanumrico e o numrico, tambm chamado de decimal, alm do cdigo de barras. Alfabtico: este cdigo tem por constituio somente letras e sua caracterstica principal a fixao por meio de processo mnemnico mediante a associao e combinao de letras com as caractersticas do material. Alfa-numrico: o sistema alfa-numrico uma combinao de letras e nmeros e normalmente divido em grupos e classes. Numrico ou Decimal: o mais utilizado, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informaes.
5.5.6 C ODIFICAO
A codificao uma variao da classificao de materiais. O nmero de dgitos, dos grupos e subgrupos, depende do tamanho do sistema. Define um grupo de nmeros para identificar o grupo de materiais; outro para o subgrupo ou classe de materiais; e um terceiro conjunto numrico para o item ou nmero identificador, alm de um dgito verificador ou de controle. Esse tipo de estrutura de cdigos contm at 100 grupos (de 00 a 99); em cada grupo, ser possvel incluir at 100 subgrupos e o sistema comporta at 1.000 itens em cada subgrupo. O cdigo deve ser capaz de identificar o produto de modo que a um determinado cdigo corresponda a um e apenas a um produto, e vice-versa.
5.5.7 Controle de estoque

Atividade tcnico-administrativa que visa subsidiar a programao e aquisio de medicamentos, na manuteno dos nveis de estoques necessrios ao atendimento da demanda, evitando-se a superposio de estoques ou desabastecimento do sistema, mantendo-se o equilbrio.
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O gerenciamento de estoques reflete quantitativamente e qualitativamente nos resultados obtidos ao longo do exerccio financeiro.
5.5.7.1 Objetivos
Equilibrar demanda e suprimento e corrigir distores, e/ou situaes-problema identificadas. Por isso a gesto dos estoques ocupa destaque na gesto de material. Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento. Estabelecer quantidades necessrias s demandas e evitar perdas. Identificar o tempo de reposio dos estoques, quantidades e periodicidade. Fornecer dados e informaes ao setor de compras para execuo da aquisio e reposio dos estoques. Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e condies dos estoques. Identificar problemas, avaliar rotatividade dos estoques, itens obsoletos e danificados entre outros. Manter os estoques em nveis economicamente satisfatrios, no atendimento s necessidades requeridas.
5.5.7.2 Importncia do controle de estoque

Proporcionar subsdios para se determinar as necessidades de aquisio. Garantir a regularidade do abastecimento. Eliminar perdas e desperdcios.
5.5.7.3 Requisitos necessrios para um controle de estoque eficiente

Registro das informaes, preciso da informao, objetividade e rapidez. As informaes devem ser claras e precisas estando disponveis quando necessrio.
5.5.7.4 Responsabilidade pelo controle de estoque

Um controle de estoque eficiente resultante da soma de esforos conjuntos de todos os envolvidos no servio. Para tanto, os funcionrios devem estar conscientes das suas responsabilidades e ser permanentemente treinados para o bom desempenho das suas atividades.
5.5.7.5 Tamanho do estoque

O grande desafio da administrao de materiais o dimensionamento correto dos estoques, para atendimento s reais necessidades com regularidade no abastecimento. necessrio um controle eficiente e a utilizao de instrumentos para registro das informaes que facilitem o acompanhamento. Os estoques devem ser bem dimensionados para no causar prejuzo institucional, excesso de material em relao demanda real ou desabastecimento. Para dimensionar o tempo de reposio (perodo decorrido entre a solicitao at a entrega do produto) devem-se considerar os prazos necessrios para execuo das aquisies.
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5.5.7.6 Elementos de previso de estoque

Os elementos de gesto de estoques, segundo Dias (1996), so os principais parmetros necessrios adequao, aos interesses e s necessidades da quantidade nos estoques. Constituem a prpria gesto dos estoques e, por meio deles, so definidas as quantidades a serem adquiridas, em intervalos de tempo compatveis. a) Consumo Mdio Mensal (CMM) = total mdia estatstica dos consumos em um determinado perodo de tempo (ms/ano). Ou seja, a soma do consumo de produtos utilizados em determinado perodo de tempo, dividido pelo nmero de meses de utilizao (total). Quanto maior o perodo de coleta dos dados, maior a segurana nos resultados. CMM = CM NM CMM: Consumo mdio mensal. Somatria. CM: Consumo de cada ms. NM: Nmero de meses utilizados para a determinao do consumo. b) Estoque Mximo (EMX) quantidade mxima de produtos que deve ser mantida em estoque, que corresponde ao estoque de reserva, mais a quantidade de reposio. c) Estoque Mnimo (EMI) segurana ou de reserva menor quantidade em estoque para atender o CMM, em determinado perodo de tempo, enquanto se processa o pedido de compra, considerando-se o tempo de reposio de cada produto (tempo de re-suprimento). O Estoque Mnimo varia de acordo com o CMM e o tempo de reposio de cada produto. d) Tempo de Reposio (TR) o espao de tempo decorrido entre a data da solicitao da aquisio, at a data do recebimento do material. e) Ponto de Reposio (PR) quantidade existente no estoque, que determina a emisso de um novo pedido. f) Tempo/quantidade de reposio/re-suprimento (TR)/(QR) tempo decorrido entre a solicitao da compra e a entrega do produto, considerando o tempo gasto na emisso do pedido, a tramitao do processo de compra, o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a entrada nos estoques, at a disponibilidade para a utilizao do medicamento. Ou seja, a quantidade necessria para atender a demanda requerida em funo do Consumo Mdio Mensal definido. A reposio de medicamentos depende da periodicidade da aquisio. A unidade de clculo do TR (tempo de reposio) o ms. Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a entrega pelo fornecedor, o TR ser igual a (ms). Se demorar uma semana, o TR ser . Se um ms, o TR ser igual a 1. Se levar dois meses, o TR ser igual a 2 e assim sucessivamente.
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g) Ponto de re-suprimento ou de reposio (PR) quantidade existente no estoque, que determina a emisso de um novo pedido de aquisio. Momento que sinaliza a reposio de determinado item do estoque. h) Quantidade de reposio ou a ser adquirida (QR) quantidade de reposio de medicamentos, que depende da periodicidade da aquisio. QR: Quantidade de Reposio. CMM: Consumo Mdio Mensal. TR: Tempo de Reposio. EMI: Estoque Mnimo. EA: Estoque Atual. QR = (CMM x TR + EMI) EA i) Intervalo de re-suprimento (IR) espao de tempo entre dois re-suprimentos consecutivos, ou seja, o perodo de tempo para qual est determinada a quantidade de re-suprimento considerando o lote econmico de compra.
5.5.8 Sistema de controle

Qualquer que seja a forma de controle adotada, informatizado ou manual (fichas de controle de estoques), formulrios para registro das informaes, inventrio, relatrios de acompanhamento etc. pode ser utilizada mais de uma forma de controle. a) Controle por sistema informatizado para implementao de um sistema informatizado, so necessrios a organizao do servio, o registro eficiente das informaes, o conhecimento das necessidades de informaes a serem trabalhadas, a identificao dos tipos de relatrios utilizados, entre outros. O sistema informatizado s agiliza o processo. Se no existir um controle eficiente, esse sistema no ir solucionar os problemas pelo contrrio, poder aument-los. b) Controle manual Ficha de Controle de Estoque se o controle feito manualmente, devem ser utilizadas fichas de controle de estoque.
5.5.8.1 Ficha de controle de estoque

Instrumento de controle simples, eficiente, quando no se tem um sistema informatizado. a) Dados que devem constar em uma Ficha de Controle de Estoque: Identificao do produto: especificao (nome, forma farmacutica, concentrao e apresentao) e o cdigo do medicamento. Dados da movimentao do produto: quantidade (recebida e distribuda), dados do fornecedor e requisitante (procedncia/destinatrio e nmero do documento), lote, validade, preo unitrio e total. Dados do produto: consumo mensal, estoque mximo e mnimo, e ponto de reposio. b) Organizao das Fichas de Controle As fichas de controle devem ser organizadas em ordem alfabtica (pelo nome genrico), numeradas e datadas. Ao trmino de cada ms, somam-se as entradas e sadas, confrontando os estoques fsicos com as fichas, corrigindo as distores e atualizando-as.
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O registro das entradas e sadas deve ser dado de forma diferenciada: as entradas em cor vermelha e as sadas nas cores azul ou preta, para fcil identificao das informaes.
5.5.9 Inventrio
Inventrio a contagem fsica dos estoques para verificar se a quantidade de medicamentos estocada est em conformidade com a quantidade registrada nas fichas de controle ou no sistema informatizado.
5.5.9.1 Objetivos
Permitir identificar divergncias entre os registros e o estoque fsico. Possibilitar avaliar o valor total (contbil) dos estoques para efeito de balano ou balancete, no encerramento do exerccio fiscal.
5.5.9.2 Periodicidade
Diariamente, de forma aleatria, como forma de monitoramento dos produtos, especialmente em determinados grupos de medicamentos: de controle especial, dispensao excepcional, alto custo e os de maior rotatividade. Semanal, pela contagem por amostragem seletiva de 10 a 20% dos estoques. Trimestral ou semestral. Anual, obrigatoriamente, ao fim do ano-exerccio, para atualizao dos estoques e prestao de contas. Por ocasio do incio de uma nova atividade, funo, trmino de gesto, encerramento do ano em exerccio, aps perodo de afastamento, frias etc.
5.5.9.3 Tipos de inventrio

Geral realizado anualmente, com fins contbeis e legais, para incorporao dos seus valores ao balano ativo da instituio e para a programao oramentria do prximo exerccio. Peridico realizado em intervalos de tempo (mensal, bimensal, trimestral, semestral, etc.). Permanente ou contnuo realiza-se sem intervalo de tempo, sempre aps a entrada e sada de produtos, o que permite eliminar prontamente as falhas e causas.
5.5.9.4 Procedimentos
Elaborar instrumento padro (formulrio), com as especificaes de todos os produtos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenas (para mais e para menos) e porcentual de erros. Designar responsveis para contagem. Proceder arrumao fsica dos produtos, para agilizar a contagem. Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como os deteriorados e dar baixa nos estoques. Comunicar, por escrito, administrao e unidades de sade a data de incio e finalizao do inventrio. Atender a todos os pedidos pendentes antes do incio do inventrio.
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Revisar as fichas de controle (somando entradas e sadas). Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergncia de contagem, efetuar uma terceira contagem. Confrontar os estoques das fichas com o estoque fsico. Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessrios. Elaborar o relatrio e encaminhar cpias s reas competentes. Cuidados:
O O
Suspender o atendimento durante o perodo de inventrio, exceto casos excepcionais. As entradas e sadas de medicamentos devem ser lanadas somente aps a finalizao do inventrio, para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto. No caso de divergncias nos estoques: registrar a ocorrncia, rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de sada, registros de ocorrncias de devoluo, remanejamentos, perdas e validade vencida, para identificar as possveis falhas. Revisar as somas das entradas e sadas das fichas de controle, para avaliar se houve erro na soma ou registros etc. Em caso de desvio de medicamentos, comunicar por escrito rea competente para as providncias cabveis.
5.5.9.5 Documentao e arquivo

O controle da documentao e arquivo imprescindvel ao servio, para acompanhamento do registro das informaes e avaliao do processo. a) Arquivo arquivar consiste em classificar, guardar e conservar, ordenadamente e de forma segura, toda a documentao utilizada. Quanto maior a diversidade do servio e atividades desenvolvidas, maior a necessidade de registros das informaes. b) Como arquivar existem diversas formas e mtodos: ordem numrica crescente da documentao (ms a ms), ordem alfabtica, ordem cronolgica ou por requisitante, entre outros. c) Procedimentos: Designar responsvel para organizar e controlar o arquivo. No permitir que as pessoas utilizem ou retirem documentos do arquivo sem autorizao (apenas o responsvel pelo arquivo pode retirar documentos). Em caso de necessidade, o solicitante dever assinar um documento de requisio, datar, assinar e entregar ao responsvel. Arquivar a cpia da solicitao junto ao documento consultado e/ou retirado. Entregar sempre as cpias, nunca os originais. Fazer, periodicamente, reviso do arquivo da documentao do setor, principalmente documentos fiscais, verificando a ordenao, numerao dos documentos, rasuras, assinaturas etc. Essa rotina poder contribuir para que no ocorram problemas, quando da realizao de auditorias.
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d) Eliminao de documentos para eliminar documentos preciso constituir uma equipe para avaliar sua importncia como instrumento administrativo, valor e finalidade, definindo o que se deve preservar ou destruir. Aps a eliminao, elaborar relatrio, fundamentando as decises, listar os documentos eliminados, datar e assinar. Toda essa rotina deve estar fundamentada na legislao que regulamenta as atividades de arquivo.
5.6 DISTRIBUIO DE MEDICAMENTOS

Consiste no suprimento de medicamentos s unidades de sade, em quantidade, qualidade e tempo oportuno. A distribuio de medicamentos deve garantir rapidez e segurana na entrega, eficincia no controle e informao.
5.6.1 Requisitos necessrios

Rapidez o processo de distribuio deve se realizar em tempo, mediante um cronograma estabelecido, para evitar atraso ou desabastecimento. Segurana a garantia de que os produtos chegaro ao destinatrio nas quantidades corretas. Sistema de informao o processo de distribuio deve ser monitorado e avaliado. Para tanto, indispensvel um sistema de informaes que propicie dados atualizados sobre a posio fsico-financeira dos estoques, quantidades recebidas e distribudas, dados de consumo e demanda de cada produto, estoques mximo e mnimo, ponto de reposio, e qualquer outra informao que se fizer necessria para um gerenciamento adequado. Transporte-condies adequadas de segurana, tempo da entrega e os custos financeiros:
O
Veculo com isolamento trmico exigido para transportar medicamentos, principalmente em distncias longas, em especial no caso de vacinas, soros e insulinas, em razo das grandes variaes de temperatura, umidade e presso atmosfrica que ocorrem de uma regio para outra. Os motoristas e os responsveis pela distribuio devem ser qualificados, treinados e informados sobre o tipo de material que transportam, seu manuseio correto, as condies e os fatores externos que podem alterar a qualidade de sua carga e o seu custo. Observar as operaes de carga e descarga, o manuseio, o empilhamento correto das caixas/ contineres, a fim de evitar danificao dos produtos. Medicamentos termolbeis o veculo deve ter caractersticas especiais (conforto trmico). Os medicamentos devem ser imediatamente colocados nos locais adequados de armazenagem assim que chegarem ao destino. Avaliar o processo, por meio de relatrio de desempenho, para a garantir a qualidade do sistema de distribuio.
5.6.2 Procedimentos
Um sistema de distribuio tem incio a partir de uma solicitao de medicamentos (por parte do requisitante) para o nvel de distribuio envolvido, visando suprir as necessidades desses medicamentos por um determinado perodo de tempo. Planejar o processo de distribuio, elaborar cronograma de entrega, normas e procedimentos, elaborar instrumentos (formulrios) para acompanhamento e controle. Anlise da solicitao a partir da solicitao da unidade, faz-se uma avaliao criteriosa para proceder ao atendimento requerido, verificando as quantidades distribudas, o consumo, a demanda (atendida e no atendida), o estoque existente, a data do ltimo atendimento e a solicitao anterior.
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Processamento do pedido aps a anlise das informaes e identificao das necessidades, atendese solicitao mediante documento elaborado em duas vias, sendo uma cpia para a unidade requisitante e a outra para o controle da distribuio. Preparao e liberao do pedido separar os medicamentos por ordem cronolgica de prazo de validade. A preparao do pedido deve ser feita por um funcionrio e revisada por outro, para evitar as falhas. Conferncia realizar inspeo fsica do medicamento para identificar alteraes no produto ou nas embalagens antes da distribuio. Aps a preparao do pedido, o responsvel pela unidade solicitante deve conferir todos os itens e assinar as duas vias do documento (nome por extenso, nmero da identidade ou da matrcula, local, setor de trabalho e data do recebimento). Para otimizar o tempo, recomenda-se confeccionar um carimbo com os referidos dados. Registro de sada:
O
Aps a entrega do pedido, registram-se as informaes que podem ser em: livro-ata, ficha de controle, ou sistema informatizado, dependendo do sistema de controle existente. Registrar em formulrio prprio os itens no atendidos, os itens atendidos de forma parcial (por exemplo: nome da unidade, especificao do produto, quantidade total a receber, quantidade entregue, total do crdito e a data).
Monitoramento e avaliao elaborar relatrios mensais, informando as quantidades e os recursos gastos no ms, total, porcentual de cobertura. Arquivo da documentao deve-se manter o arquivo com cpias de todos os documentos de distribuio
5.6.3 Periodicidade da distribuio

A periodicidade com que os medicamentos so distribudos s unidades de sade varia em funo da programao, da capacidade de armazenamento, da demanda local, do tempo de aquisio, da disponibilidade de transporte e de recursos humanos, entre outros. O intervalo de tempo entre as distribuies deve ser cuidadosamente observado, evitando-se o desabastecimento na rede. Quanto menor a periodicidade, maiores os custos com a distribuio. A distribuio mensal, apesar de mais onerosa ao sistema, a que garante o melhor acompanhamento e gerenciamento das informaes.
5.6.4 Fluxo de distribuio

O fluxo da distribuio vai depender dos diversos nveis de sade envolvidos no processo. necessrio estabelecer uma comunicao permanente entre eles, definir critrios, cronograma de distribuio, periodicidade na prestao de contas, elaborao de instrumentos a serem utilizados para dar suporte ao processo e controle na distribuio.
5.7 DISPENSAO
Dispensao o ato profissional farmacutico, que consiste em proporcionar um ou mais medicamentos, em resposta apresentao de uma receita elaborada por um profissional autorizado. Neste ato o farmacutico informa e orienta o paciente sobre o uso adequado do medicamento.
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O ato de dispensar compreende: anlise tcnica da prescrio; e orientao ao paciente.
5.7.1 Objetivos
Garantir o cumprimento da prescrio e o uso correto do medicamento. Contribuir para adeso ao tratamento e o cumprimento da prescrio mdica. Minimizar erros de prescrio. Proporcionar ateno farmacutica de qualidade. Garantir o cumprimento da prescrio mdica, no fornecimento do medicamento correto e em quantidade adequada. Informar sobre o uso correto do medicamento
5.7.2 Requisitos necessrios a uma dispensao adequada

Prescrio racional. Informao correta/simples, objetiva e de forma compreensvel. Instrumentos que facilitem a orientao. Orientao ao paciente. Normas e procedimentos. Adeso ao tratamento.
5.7.3 Procedimentos
Abordagem ao paciente busca de confiana. Recepo da prescrio quando se verifica diversos parmetros e aspectos legais, na busca de evitar riscos ao paciente. Nome do paciente, prescritor, medicamento, forma farmacutica, posologia, via de administrao, durao do tratamento. Interpretao e anlise da prescrio com base nos aspectos teraputicos e farmacolgicos (adequao, indicao, interao etc.). Orientao ao paciente possibilitar o cumprimento da prescrio. Registros da prescrio.
5.7.4 Prescrio
A prescrio o instrumento no qual se apia a dispensao. Deve cumprir os aspectos legais contidos na Lei no 5.991/1973.
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O art. 35 da Lei no 5.991/1973 estabelece que a prescrio deve ser aviada se: escrita tinta, em vernculo, por extenso e de modo legvel, observados a nomenclatura e sistema de pesos e medidas; constar nome e endereo residencial do paciente; modo de usar o medicamento; e data e assinatura do profissional, endereo do consultrio ou da residncia, e nmero de inscrio do respectivo Conselho profissional (BRASIL, 1973, art. 35).
5.7.5 Procedimentos da dispensao

Elaborar cadastro de cada paciente, preferencialmente em programa informatizado, que contenha dados sobre o paciente, informao sobre os tratamentos prescritos, medicamentos dispensados, bem como o registro de ocorrncia no uso dos medicamentos. Opcionalmente pode ser fornecido ao paciente cpia do seu cadastro, para controle e acompanhamento do seu tratamento (modelo anexo). Analisar a prescrio, verificando o nome correto do frmaco, dosagem, posologia, interao com medicamentos e alimentos. Em caso de dvidas ou incompatibilidades, registrar a ocorrncia e conversar com o mdico. Separar o medicamento, confrontando-o com a receita, no ato da entrega. Marcar na receita os itens atendidos e no atendidos e datar a entrega nas duas vias da prescrio, assinar e carimbar. Orientar o paciente, avaliando o grau de entendimento das informaes prestadas. importante que se pea para repetir pontos fundamentais da orientao, assegurando-se de que ele entendeu o uso correto de cada medicamento. Esclarecer os pontos mais importantes e dvidas existentes. Registrar no cadastro do paciente as informaes pertinentes dispensao. Acompanhar e avaliar o uso.
5.7.6 Recomendaes gerais

Normalizar os procedimentos para a prescrio e dispensao no mbito municipal, preferencialmente por instrumento legal (Portaria), com a finalidade de racionalizar o uso de medicamentos e possibilitar melhor qualidade deste processo. Promover ampla divulgao das normas aos profissionais de sade, equipes de trabalho e populao. Elaborar manual de normas e procedimentos e assegurar seu fcil acesso equipe de trabalho. Elaborar fichas com informaes tcnicas para serem utilizadas no ato da dispensao (roteiro de orientao para cada medicamento). Desenvolver mecanismos de controle e avaliao do processo. Elaborar material educativo sobre o uso racional dos medicamentos para profissionais de sade e usurios. Promover aes educativas para os prescritores, dispensadores e usurios de medicamentos.
77
5.7.7 Orientao farmacutica ao paciente

Processo informativo referente ao tratamento, acompanhamento e avaliao farmacoteraputica da prescrio. A existncia de um servio farmacutico o paciente. Para a execuo do servio preciso conhecimentos, habilidades, tcnicas de comunicao, metodologia para elaborao de programas. So importantes o comportamento e postura profissional, para passar imagem de credibilidade nos seus prestados. A falta de informao ao paciente sobre o uso correto dos medicamentos (indicao, contra-indicaes, interaes, tempo do tratamento, posologia, dosagem, cuidados no uso etc.) uma das principais causas da no adeso ao tratamento. A orientao baseia-se num processo de informao e educao fundamental para o xito da teraputica indicada. Informar dotar o indivduo de conhecimentos a respeito do medicamento a ser utilizado. Educar motivar e induzir mudanas para a prtica de estilos de vida saudvel, conscientizando o usurio da responsabilidade pela sua sade. A informao deve ser prestada de forma clara, simples, compreensiva, em funo das necessidades de cada indivduo, do nvel socioeconmico e cultural e do tipo de medicamento prescrito.
5.7.7.1 Objetivos
Comprometer o paciente na adeso ao tratamento. Prevenir potenciais problemas relacionados ao uso de medicamentos. Informar os benefcios e riscos dos medicamentos prescritos. Identificar grupos que necessitam de informao educativa especial, de acordo com os fatores de risco da utilizao inadequada. Otimizar os resultados.
5.7.7.2 So elementos importantes da orientao ao paciente

nfase no cumprimento da dosagem. Influncia dos alimentos. Interao com outros medicamentos. Reconhecimento de reaes adversas potenciais e as condies de conservao dos produtos. Condies de conservao dos produtos.
5.7.7.3 Aspectos a serem considerados na informao ao paciente

O PORQU DA UTILIZAO assegurar o direito do cidado de conhecer a razo do uso do medicamento, para que ele possa comprometer-se com o tratamento. MODO DE USAR orientar a forma adequada de como fazer uso de cada medicamento; se com gua, leite, suco, ou alimentos, antes, durante ou aps as refeies. VIA DE ADMINISTRAO conscientiz-lo do uso da via de administrao correta. HORRIOS DA ADMINISTRAO informar ao paciente a importncia do cumprimento dos horrios estabelecidos.
78
QUANTIDADE DE MEDICAMENTOS /DURAO DO TRATAMENTO este um dos aspectos mais importantes, sobre o qual deve ser dada nfase na orientao. Deve-se informar as possveis conseqncias do no cumprimento do tratamento ou suspenso do mesmo. REAES ADVERSAS informar a possibilidade de eventuais ocorrncias de efeitos indesejveis e qual a conduta a ser adotada. INTOXICAES alertar sobre reaes provocadas pela ingesto de grandes quantidades de medicamentos ou sobredosagens, pelo acmulo delas no organismo. INTOLERNCIAS orientar sobre ocorrncias de reaes alrgicas que podem ser desenvolvidas ao tomar determinado tipo de medicamento, informando a conduta adequada. INTERAES explicar as possveis interaes com alimentos, outros medicamentos, lcool.
5.7.7.4 Informaes complementares

Como conservar adequadamente os medicamentos. Como identificar corretamente os medicamentos. Informar o que deve ser observado nas embalagens: nmero do lote, validade, nmero do registro do Ministrio da Sade; alertar para no trocar os medicamentos das embalagens, ou seja, mant-los nas embalagens originais. No indicar nem dar sobras de medicamentos a outras pessoas. Lavar as mos sempre ao tomar medicamento. Precaues quanto ao uso indevido. Conservao e guarda. Para que haja adeso ao tratamento, necessrio que o paciente compreenda as conseqncias da sua enfermidade, seja sensibilizado para o uso correto do medicamento e para o comprometimento com o seu processo curativo.
5.7.7.5 Papel dos profissionais de sade

A orientao ao paciente quanto ao uso adequado de medicamentos papel de todos os profissionais. a) Prescritores O prescritor o agente indutor responsvel pela mudana de hbito dos consumidores de medicamentos e grande influenciador na demanda de consumo de medicamentos. b) Papel dos dispensadores (farmacuticos) Educar fundamentalmente o suprimento de informaes aos prescritores da instituio. Favorecer melhores resultados na adeso ao tratamento pelo paciente. Garantir medicamentos seguros, propiciando condies para o desenvolvimento da farmacovigilncia e estudos de utilizao de medicamentos. Manter-se informado em termos tcnicos, ticos e legais para uma prtica eficiente. Manter registros/cadastros de pacientes para promover aes preventivas de identificao de possveis interaes, reaes adversas, por meio de anlises do perfil dos medicamentos utilizados.
79
5.7.7.6 Responsabilidades do farmacutico

Analisar a prescrio mdica. Identificar as necessidades do paciente em relao ao uso dos medicamentos e prover as informaes necessrias. Manter-se atualizado para uma adequada prestao de servios de qualidade. Conhecer, interpretar e estabelecer condies para o cumprimento da legislao pertinente. Manter atualizados os registros referentes dispensao. Coletar e registrar ocorrncias de reaes adversas e efeitos colaterais relativos ao uso de medicamento, informando autoridade sanitria local. Orientar o usurio sobre os cuidados e guarda dos medicamentos, especialmente os termolbeis e aqueles sob controle especial (psicotrpicos e entorpecentes). Acompanhar e avaliar as tarefas do pessoal de apoio.
5.7.7.7 Principais causas de no adeso ao tratamento

Efeitos no esperados. Medo da farmacodependncia. No confiana no mdico. No confiana no medicamento. No conscincia da gravidade da enfermidade. Uso demasiado de medicamentos. Conselhos para abandono do tratamento. Informaes inadequadas.
5.7.7.8 O que aconselhamento?

Aconselhamento um processo de escuta ativa, individualizado e centrado no cliente. Pressupe a capacidade de estabelecer uma relao de confiana entre os interlocutores, visando ao resgate dos recursos internos do cliente para que ele mesmo tenha possibilidade de reconhecer-se como sujeito de sua prpria sade e transformao. O aconselhamento pauta-se em uma relao de confiana entre profissional e cliente, por meio de uma atitude de escuta e de uma comunicao clara e objetiva. a) Objetivos: Apoiar emocionalmente o paciente. Auxiliar a lidar com o problema de sade. Prover informaes sobre as doenas. Desenvolver a capacidade individual para reconhecer e tomar decises sobre sua sade, perceber os riscos e adotar prticas mais seguras.
6 M ONITORAMENTO E AVALIAO
Monitoramento um processo sistemtico de registro e armazenamento das informaes, que consiste no acompanhamento, para verificao da evoluo fsico-financeira de determinado programa ou projeto, alm de sua coerncia com as polticas pblicas. Um sistema de monitoramento deve ser capaz de identificar informaes relevantes, precisas, sintticas, que alimentam o processo de avaliao, por meio de condies favorveis, instrumentos tcnicos e informacionais, para se estabelecer a obrigatoriedade de se registrar o processamento de informaes relevantes. O monitoramento um mecanismo gerencial de acompanhamento e controle de aes planejadas, com base em indicadores. Permite a socializao de informaes sobre resultados alcanados. Alm de medir quantitativa e qualitativamente os ganhos e o alcance social das aes, acompanha as decises, os procedimentos, a participao dos beneficirios e a adeso da populao aos programas. Avaliao um processo sistemtico de anlise de resultados de uma poltica, programa ou projeto, a partir da utilizao de critrios definidos, que visam determinar relevncia, qualidade, utilidade ou efetividade, gerando recomendaes para sua correo ou melhoria. No h avaliao sem monitoramento. Envolve todas as atividades relacionadas s fases de um programa: concepo, monitoramento da sua implementao, verificao de sua efetividade1 e eficincia;2 mede o grau de eficincia, eficcia e efetividade das aes. A avaliao identifica processos e resultados, quantifica e qualifica dados de desempenho, compara, analisa, informa e prope. Compara nveis atuais de desempenho com parmetros ou indicadores de qualidade estabelecidos e apresenta recomendaes e aes corretivas a serem executadas em determinado perodo de tempo, para melhoria de desempenho. a) Tipologias da avaliao: Estrutura refere-se adequao das instalaes fsicas, equipamentos, recursos humanos e insumos. Processo avaliao das atividades e servios, tcnicas utilizadas, tempo, nvel de informaes, servios prestados etc. Resultados (eficcia) visa avaliar at que ponto esto sendo alcanados os resultados previstos. Impacto avaliao quando se leva em conta o conjunto da populao (usurios do sistema). Mudanas ocorridas na melhoria de servios de sade, em relao aos beneficirios. Eficincia avaliao econmica (custos). b) Objetivos: Adequar os objetivos, a fim de estabelecer medidas interventivas. Saber se o que foi realizado e/ou como esto sendo obtidos os resultados, seus impactos. Verificar se os objetivos e as metas esto sendo cumpridos de acordo com as expectativas esperadas. Saber para onde estamos indo e o que precisamos para mudar de direo. Efetuar anlises comparativas de desempenho em diferentes perodos no tempo.
1 2
Efetividade procura avaliar se o programa tem obtido resultados na direo esperada. Eficincia procura medir os benefcios gerados pelo programa em relao a seus custos.
82
Melhorar mtodos de controle. Estabelecer o grau de efetividade/eficcia e eficincia/rendimento de um programa, projeto ou servio. Identificar pontos fortes e fracos. Facilitar o processo de tomada de decises para melhorar e/ou modificar o programa ou projeto. Permitir visibilidade do desempenho da equipe num contexto amplo, compreendendo as conseqncias da sua atuao. c) Indicadores: Os indicadores so o parmetro que mede a diferena entre a situao desejada e a situao atual. Permite quantificar um processo/atividade. Os indicadores fornecem referncia para coleta de dados e evidncias para os propsitos da avaliao. So utilizados para acompanhar e avaliar o cumprimento de metas. O indicador est associado ao objetivo e deve possibilitar mensurao dos resultados alcanados, geralmente representado como uma relao ou taxa entre variveis associadas sobre as quais se pretende atuar. No gerenciamento dos indicadores importante a formao de uma base de dados (srie histrica), que permita efetuar anlises atravs do tempo, bem como se as aes empreendidas esto surtindo o resultado esperado. d) ndices representam o padro de medida ou unidade de medida dos indicadores, permitindo uniformidade e o estabelecimento de metas e acompanhamento. e) Procedimentos: Elaborar critrios, indicadores de qualidade e instrumentos para avaliar a eficincia dos servios. Implementar aes corretivas e de melhoria da qualidade nos servios cujos resultados e/ou recomendaes da avaliao apontem para esta necessidade. Divulgar as intervenes implementadas para a melhoria da qualidade nos servios, via boletins, site, informaes, instrumentos de avaliao. f) Avaliao do desempenho deve considerar os seguintes aspectos: Sistemas de coleta e informao de resultados eficientes; Conjunto de ndices adequados; Anlise estatstica dos resultados; e Aes corretivas. O desafio realmente importante transformar dados em informaes que possibilitem a tomada de decises por meio de escolha adequada de indicadores e da anlise sistemtica dos resultados. Assim, como afirmam Sink e Tuttle (1993), para transformar os dados em informaes, devem ser seguidos alguns pr-requisitos bsicos: Escolher um conjunto de dados representativos, interpretveis, oportunos e confiveis da realidade que se pretende representar.
6 M ONITORAMENTO E
AVALIAO
83
Ter definidos e seguir procedimentos padronizados para o levantamento dos dados. Dispor de um sistema robusto de apropriao e tratamento dos dados. Possuir uma base de dados segura e de fcil acesso. Dispor de ferramentas que facilitem a anlise dos dados. Dispor de pessoal capacitado e com experincia no processo sob anlise g) Requisitos bsicos (MSH/WHO,1997): Clareza facilidade para entender e calcular. Utilidade refletir a importante dimenso de desempenho. Mensurabilidade definido em termos quantitativos ou qualitativos. Confiabilidade permitir avaliao atravs do tempo e entre diferentes observadores. Validade realizar uma medida verdadeira do que se quer medir. h) Sugesto de alguns indicadores: Seleo
O
Porcentual de reduo no nmero de especialidades farmacuticas, aps implantao da R elao de Medicamentos Essenciais. Porcentual de reduo dos custos por tratamento. Porcentual dos profissionais que prescrevem pela Relao de Medicamentos Essenciais. Porcentual de prescrio pela Relao de Medicamentos Essenciais.
O O
Programao
O
Porcentual de itens de medicamentos programados x medicamentos adquiridos (em quantidade e recursos financeiros). Porcentual de itens programados x atendidos Porcentual de demanda atendida e no atendida. Porcentual de medicamentos programados e no utilizados por superestimao.
O O
Aquisio
O
Desempenho de fornecedores (acompanhamento de dados: pontualidade da entrega, qualidade do produto, preo, segurana, embalagem, entre outros). Recursos gastos com aquisio de medicamentos e por modalidade de compra. Demonstrativo fsico-financeiro de aquisio por determinado perodo de tempo. Tempo mdio gasto no processo de compra por modalidade de licitao, desde a emisso do pedido at o recebimento do medicamento. Quantidades solicitadas x quantidades adquiridas. Nmero de itens solicitados x adquiridos. Recursos pblicos gastos per capita e por grupos de medicamentos.
O O O
O O O
84
Valores gastos por modalidade de compra. Anlise comparativa entre os preos de mercado estimados para a compra x preos ofertados na compra etc. Anlises comparativas de preos das aquisies por produto e/ou grupos farmacuticos ou especialidades/ clnicas mdicas. Anlises comparativas de preos de medicamentos por laboratrio, para mensurar os aumentos ao longo do tempo praticado pelos laboratrios. i) Avaliao de fornecedores: Nmero de ocorrncias/no conformidades apresentadas pelo fornecedor em relao as entregues (registrar em instrumento especfico todas as ocorrncias, bem como no respectivo cadastro do fornecedor). Nmero de reclamaes recebidas do produto. Quantidades contratadas x quantidades entregues. Cumprimento dos prazos de entrega contratados. Distribuio
O
Porcentual e/ou nmero de unidades atendidas ms/ano. Tempo mdio gasto na reposio dos medicamentos. Porcentual de unidades de sade atendidas de acordo com o cronograma de distribuio. Porcentual de demanda atendida e no atendida. Porcentual de itens solicitados x itens atendidos. Porcentual do gasto mensal com medicamentos para atender ateno bsica de sade e por unidade de servio.
O O O
O O
Armazenamento
O O
Porcentual de medicamentos vencidos. Porcentual de perdas de medicamentos decorrentes de armazenamento inadequado. Nmero de inventrios realizados/ano. Porcentual de erros na entrega de medicamentos. Porcentual de medicamentos sem rotatividade/ano. Porcentual de medicamentos.
O O O
j) Avaliao dos estoques: Custo total dos estoques avaliar periodicamente quanto a instituio est investindo em relao ao que foi programado, adquirido. Rotatividade dos estoques relao entre consumo e estoque mdio, em determinado perodo de tempo. Produtos vencidos e obsoletos relao do estoque vencido, dividido pelo valor total do estoque, em determinado perodo de tempo.
6 M ONITORAMENTO E
AVALIAO
85
Cumprimento de prazos de entregas pelos fornecedores. Porcentual de dias com falta de medicamentos nmero de dias de medicamentos em falta x 100, dividido pelo nmero de unidades ou medicamentos demandados. Porcentual de consumo valor de cada medicamento x 100, dividido pelo valor total do consumo de todos os medicamentos, em determinado perodo de tempo. Distribuio
O
Porcentual e/ou nmero de unidades atendidas ms/ano. Tempo mdio gasto na reposio dos medicamentos. Porcentual de unidades de sade atendidas de acordo com o cronograma de distribuio. Porcentual de itens que atendem a demanda real. Porcentual de itens atendidos x solicitados. Gasto mensal com medicamentos para atender ateno bsica de sade. Porcentual da populao atendida (avaliao de cobertura).
O O O
O O O
Dispensao
O
Nmero de prescries dia/ms. Porcentual de prescries atendidas e no atendidas. Nmero de prescries por: especialidade mdica, sexo, faixa etria. Medicamentos mais prescritos. Porcentual de prescries em desacordo com as normas estabelecidas. Nmero de itens de medicamentos atendidos por prescrio. Nmero de pacientes atendidos ou porcentuais de cobertura. Nmero de notificaes de reaes adversas. Normas e procedimentos para o processo de dispensao. Nmero de receitas dispensadas/dia. Porcentual de medicamentos no dispensados por falta de medicamentos. Medicamentos prescritos fora da padronizao. Nmero de atividades de educao ao paciente ambularorial/ms. Nmero de receitas atendidas. Avaliao de aes/programas educativos por resultados (aumento do cumprimento de tratamento, melhoria dos resultados clnicos).
O O O
O O O
O O O
O O O
O O
Prescries
O O
Nmero de prescries atendidas e no atendidas. ndice de prescrio em relao ao nmero de consultas.
86
ndice de prescries injustificveis. Variao do custo mdio por tratamento. Variao do custo mdio por prescrio. Variao do custo mdio dos grupos farmacolgicos de maior impacto/peso nos custos hospitalares com medicamentos. ndice de cobertura de medicamentos.
O O O
k) Qualidade do servio Nmero de unidades abastecidas sem atraso x 100, dividido pelo total de unidades. ndice da qualidade da entrega itens entregues, divididos itens recebidos x 100. Reclamaes reclamaes resolvidas, divididas pelo total de reclamaes no perodo x 100. Nvel de satisfao nmero de reclamaes, dividido pelo total da clientela no perodo. Tempo de espera para receber o medicamento soma do tempo da espera aps o pedido, dividido pelo total da clientela. ndice de consumo por cliente = quantidade consumida, dividida pelo total clientes no perodo.
6 M ONITORAMENTO E
AVALIAO
87
7 INSTRUMENTOS GERENCIAIS
Objetivando contribuir para melhor controle das atividades, sugere-se alguns modelos de formulrios abaixo a seguir: a) Solicitao de compras no ____ Perodo:
N
o
Medicamento
Forma Farmacutica
Apresentao
Quantidade
CMM
Preo Unitrio
Total
Total
b) Demonstrativo fsico-financeiro de medicamentos adquiridos Perodo:

N
o
N Solicitao
Data
Medicamento
Forma Farmacutica
Quantidade
Preo Unitrio
Total
Fornecedor
Nota Fiscal
c) Comparativo de preos por aquisio Perodo:

N
o
Medicamento
Apresentao Data Preo Data Preo Data
Variao de Preos Preo Data Preo
Data
Preo
Data
Preo
d) Demonstrativo financeiro de aquisio por fornecedores Perodo:

N
o
Fornecedor
Janeiro
Fevereiro
Recursos Financeiros (R$) Maro Abril Maio
Junho
Total
e) Demonstrativo de aquisio por modalidade de compra

Fornecedor Perodo do contrato Medicamentos entregues
Medicamento Forma Farmacutica Apresentao Quantidade Data Valor Destinatrio
Incio
Final
Valor
Modalidade de compra o N Aquisio processo de compra
f) Previso oramentria de gastos com medicamentos

Programas Valores oramentrios de recursos a serem aplicados Federais Estaduais Municipais Gasto anual previsto Federais Estaduais Municipais
Ateno bsica Ateno bsica Excepcional Sade mental Medicamentos Forma a serem adquiridos Farmacutica
Quantidade a ser adquirida mensal x consumo mensal x 12 meses CMM1 CMA1
Modalidades da compra
Fornecedor
Preo estimado Unit. Total
Forma de acompanhamento das aquisies
g) Principais documentos para o armazenamento: livro-ata para registro de notas fiscais; ficha de controle de estoque; documento de Requisio (ou solicitao) de Medicamentos RM; guia ou Nota de Medicamento Fornecido GMF ou NMF; demonstrativo da Movimentao Mensal de Medicamentos MMM; boletim para informao dos medicamentos; formulrios para entrada e distribuio de medicamentos, avaliao de fornecedores, notificao de ocorrncias no recebimento dos produtos, devoluo, remanejamento, vencidos, incinerados, medicamentos sem movimentao, inventrio etc. h) Registro de entradas de medicamentos no____
Fornecedor: No Item Data de emisso: Cdigo Medicamento Apres. Dados da Nota Fiscal Data da entrega: Medicamentos entregues Programa Quant. Lote Val. Fornecedor Valor Total: Preo Unitrio Total
CMM Consumo Mdio Mensal/CMA Consumo Mdio Anual.
89
i) Registro de ocorrncias no recebimento de medicamentos no____

Fornecedor: o N da Nota Fiscal: Medicamentos que apresentaram problemas: Item Cdigo Medicamento Data de emisso: Data da entrega: Valor Total:
Apresentao
Fornecedor
Quantidade Lote
Validade
Problema
Providncias Adotadas/data: Recebido por: Em _____/_____/_____ Recomenda-se bloquear a nota fiscal, comunicar ao responsvel por escrito e aguardar a resoluo do problema.
j) Avaliao de fornecedores
Fornecedor: o N da Nota Fiscal Itens de verificao 1 Documentao 2 3 Quantidade recebida 4 Embalagem 5 6 7 8 Prazo de entrega Data de emisso: Condies na entrega Completa Incompleta Tempo previsto No previsto Total Falta Excesso Avariados Ausncia de embalagem secundria Avariada Incompatvel ao produto De acordo com a legislao Em no conformidade Total de lotes entregues Total divergente Prximo ao vencimento Acima de 12 meses Adequadas Inadequadas Total de pontos obtidos: Item Cdigo Medicamento Medicamentos que apresentaram problemas Apresentao Quantidade Lote Validade Ocorrncia Data de entrega: Especificao da ocorrncia Valor Total Escore 10 pontos Tempo de atraso Quantidade: Quantidade: Quantidade: 20 pontos
20 pontos
10 pontos
Rtulo Lote Validade Condies de conservao
05 pontos 05 pontos 10 pontos 20 pontos
Recebido por: Em: _____/_____/_____
Visto da chefia:
90
k) Ficha de controle de estoque no ____

Medicamento: Forma farmacutica: Apresentao: Documento o N Data Cdigo: Dosagem: Procedncia/Destino Lote Val. Movimentao Sada Estoque Preo Total
Entrada
Unit.
MOVIMENTAO MENSAL DO MEDICAMENTO Perodo Entradas Sadas CMM: Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out. Nov. Dez. Total
E min.:
E max.:
TR:
PR:
QR:
CMM - Consumo Mdio Mensal - Emn - Estoque Mnimo - Emx - Estoque Mximo. TR - Tempo de Reposio - PR - Ponto de Reposio - QR - Quantidade de Reposio
l) Modelo de formulrio de inventrio

Item Cdigo Medicamento Apresentao Lote Validade 1 Contagem
a
2 Contagem
3 Contagem
Total
m) Modelo de relatrio para apresentao do inventrio

Item Cdigo Medicamento Apresentao Lote Val. Estoque Previsto existente Diferena (+) (-) % de Diferena Valor do Estoque (+) (-)
n) Demonstrativo de medicamentos vencidos/ interditados no____

Unidade de Sade/Municpio/Distrito: Data: Item Medicamento Apresentao Quantidade Lote N do doc.: Validade
o
Justificativa
Responsvel: Data: _____/_____/_____
Visto da chefia imediata:
91
o) Demonstrativo mensal de medicamentos sem movimentao

Unidade de Sade/Municpio/Distrito: Data: Item Cdigo Medicamento Forma Farmacutica Entrada Data N do doc.: CMM Sada Estoque
o
p) Demonstrativo mensal de medicamentos devolvidos

Quantidade Recebida
Item
Cdigo
Medicamento
Apresentao
CMM
Lote
Val.
Estoque
Justificativa
q) Demonstrativo mensal de distribuio de medicamentos

Unidade/municpio/distrito: Endereo: Fone: Item Cdigo Medicamento Apresentao Data: Fax: Quantidade Solicitada. Atendida Lote Val.
Estoque Anterior Atual CMM
Demanda No Atendida Atendida
Total: Autorizado por: Data: Recebido por: Em _____/_____/_____ Preparado por: Em _____/______/______ Local de trabalho:
Setor:
Funo:
r) Demonstrativo financeiro de distribuio por unidade

Unidade/Municpio: Item Unidade de sade/distrito Jan. Total Responsvel: Data: _____/_____/_____ Fev. Mar. Recursos distribudos por perodo Abr. Mai. Jun. Jul. Ago. Set. Out.
Visto da chefia imediata:
92
s) Nota de medicamento fornecido no____ Perodo_____________Data ________

Destinatrio: Endereo: Item
Medicamento
Bairro: Apresentao
Quantidade
CEP: Lote
Val.
Cidade: P. unit.
Total
t) Cadastro/ Ficha do paciente

Dados pessoais Nome Ident Endereo Bairro 2. Dados do Tratamento Incio 3. MEDICAMENTOS ENTREGUES N
o
CPF Cidade
Data de nascimento CEP Tel. contato
Final
Quantidade de tratamento/Ms
Medicamento
Forma Quantidade Farmacutica
Preo Unitrio
Preo Total
Data
u) Ficha roteiro de dispensao

Medicamento: cido acetilsaliclico comp. 100 mg Indicao Contra-indicao Via de administrao Posologia (criana e adulto) Horrio Freqncia de tomada Perodo (antes, durante e depois das refeies) Como tomar Com que tomar (gua, leite, suco, alimentos) Possveis reaes Via de administrao Interaes Alimento medicamento Medicamento-medicamentosa Informaes complementares Conservao do medicamento Verificao das embalagens
93
v) Comunicado ao prescritor no____

Data: De: Para: Horrio: Unidade de Farmcia:
OCORRNCIA(S) COM A PRESCRIO Senhor prescritor! Esta receita est incompleta. Pedimos a gentileza de fazer a(s) seguinte(s) correo (es): Dados sobre a prescrio Data Assinatura Rasurada Ilegvel N CRM Carimbo Medicamento controlado Dados sobre o paciente Falta do nome
o
Dados sobre os medicamentos Nome do medicamento Apresentao Forma farmacutica Concentrao Quantidade Dados sobre o tratamento Quantidade tratamento Modo de usar Durao do tratamento Dosagem ou concentrao
Adaptado do INCOR-HC/SP
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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96
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MINISTRIO DA SADE

ASSISTNCIA FARMACUTICA NA ATENO BSICA

Srie A. Normas e Manuais Tcnicos

1.1 P OLTICA NACIONAL DE MEDICAMENTOS (PNM)

1.1.1 Diretrizes gerais

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

1.1.3 Reorientao da Assistncia Farmacutica (AF)

1.2 P OLTICA NACIONAL DEASSISTNCIA FARMACUTICA (PNAF )

1.2.1 Eixos estratgicos

2.4 FUNES E ATIVIDADES

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

2.5 R ESPONSABILIDADES DAS ESFERAS DE GOVERNO NO MBITO DO SUS

COORDENAO DOS PROGRAMAS ESTRATGIICOS PSF, PACS, Tuberculose, Hansenase, Imunobiolgicos.

REAS TCNICAS vigilncia sanitria, epidemiolgica, polticas.

INSTITUIES DIVERSAS municpios, Ministrio da Sade, coordenaes e universidades, entre outras.

REAS ADMINISTRATIVAS planejamento, administrativofinanceira, licitao, assessoria jurdica, controle e avaliao.

2.7 FINANCIAMENTO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

2.7.1 Formas de repasse dos recursos financeiros

2.7.2 Fundos de sade

3 P LANEJAMENTO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

3.2 R EQUISITOS BSICOS

3.3 C OMO PLANEJAR

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

3.3.1 Diagnstico/ anlise situacional

3.3.1.1 Aspectos que devem ser contemplados na elaborao do diagnstico:

3.3.1.3 Organizao da rede local de sade.

3.3.1.4 Recursos financeiros

3.3.1.5 Recursos humanos

3.3.2 Captulo Assistncia Farmacutica do plano de sade

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

3.3.2.2 Critrios para elaborao

3.3.3.1 Eficcia do Captulo Assistncia Farmacutica do Plano de Sade

3.3.3.2 Monitoramento e avaliao do Captulo

4.2 ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS

4.3 VANTAGENS DE UM SERVIO ORGANIZADO

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

4.5 REQUISITOS NECESSRIOS

4.5.1 Estrutura organizacional

4.5.2 Estrutura fsica e instalaes

4.5.3 Estrutura administrativa

4.5.4 Manual de normas e procedimentos

4.5.4.2 Estrutura do manual

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

4.5.5 Equipamentos e materiais

4.5.6 Recursos humanos

4.5.7 Sistema de informao

4.5.8 Sistema informatizado

4.5.9 Documentao e arquivo

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

4.5.10 Monitoramento e avaliao

4.5.11 Qualidade dos servios

Organizacional. Fsica. Instalaes.

5 CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

5.1 S ELEO DE MEDICAMENTOS

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

5.1.2 Importncia da seleo de medicamentos

5.1.3 Estratgias que devem ser utilizadas

5 CICLO D A A SSISTNCIA FARMACUTICA

5.1.4 Etapas do processo

ASSISTNCIA FARMACUTICA N A ATENO BSICA

5.1.6 Anexar ao documento

5.1.7 Critrios tcnicos a serem observados na seleo de medicamentos