ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI

Ol, amigo(a) concursando(a),

com muita satisfao que inicio este curso de Arquivologia para o cargo de Escrivo da Polcia Federal. Reforando o j exposto na aula demonstrativa, nosso curso ser baseado em exerccios comentados (100% do CESPE), enfatizando-se que todo o contedo terico necessrio ser didaticamente exposto. Ainda, aviso desde j que estarei atento ao frum no decorrer do curso. Peo que fique atento ao que postado l, j que as discusses l registradas servem de complemento s aulas. Espero que esteja bem e muito disposto a tirar o mximo proveito desta primeira aula do curso. Eis o contedo que abordaremos nesta aula:

AULA

CONTEDO 1. Conceitos fundamentais de Arquivologia Princpios, Classificao de Documentos, Classificao de Arquivos. Sigilo e proteo da documentao

Por fim, na aula demonstrativa foram trabalhados conceitos que sero abordados de forma mais completa nesta aula. Prefiro repetir o contedo, considerando-se, assim, esta aula como marco zero de nosso curso. Vamos ao trabalho!

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A ARQUIVOL LOGIA ESCRIVO DA POL E CIA FEDE ERAL O PROFES SSOR REN NATO FEN NILI UIVOLOG A CONCE EITOS FU UNDAME ENTAIS D ARQU DE GIA uivologia uma cincia in nserida no mbito das cincias da o A Arqu a c adas aos process s informao, que est tuda as informa es liga sos de tos. trab balho, reg gistrados em conju untos de document d Estes c m, conjuntos de documentos s s so, assim o objeto de est tudo da Arqu uivologia so os denomin nados arquivos. Dentre as de efinies do con nceito e de arquivo, dua as so mer recedoras de estaq s que. A primeira apresenta ada pelo artigo 2 da Lei mativo que disp sobre a poltica nacio n 8.159/91 norm 1 e onal de uivos pb rivados e d outras provid arqu blicos e pr ncias:

deram-se arquivo a Art. 2 Consid os, para os fins desta lei, os s oduzidos e recebid juntos de docume e entos pro dos por rgos p blicos, conj o ades priva m insti ituies d carte pblico e entida de er adas, em decorrn ncia do exer omo por pessoa fsica, rccio de atividades espe e ecficas, bem co qualquer qu o ou a naturez ue seja o supor rte da i informa za dos docu umentos. A outra defini de arq a o quivo oferecida pelo Conselho Nacional a de Arquivos o CO ado ao Arquivo A ONARQ rgo colegiado vincula o Nacional da Casa Civil da Presidncia da C Repblica, cuja finali idade a definio da polt tica nacio onal de arquivos e o exer a rccio da orie entao no ormativa visando gesto documen ntal e pr roteo especial e aos documen rquivo (a art. 1 do Decreto n 4.073 o 3/2002) ntos de ar c Arquiv signao genrica de um conjunto de docum mentos vo a des prod duzidos e recebid dica, pb soa fsica ou jurd dos por u uma pess blica ou priv vada, car a racterizad pela natureza orgnica de sua acumulao e do n a

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. Vale ainda o registro da principal finalidade de um arquivo, sendo este um contedo cobrado de forma recorrente nas provas do CESPE. A deveres. H caractersticas bsicas de um arquivo, ressaltadas nas definies acima: ARQUIVO Caracterstica Descrio Documento toda informao registrada em um meio fsico. Este meio fsico chamado de suporte. Assim, temos que: DOCUMENTO = INFORMAO + SUPORTE O suporte de um documento pode ser desde uma folha de papel, at fitas magnticas, meios audiovisuais entre outros. primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e

Arquivos so conjuntos de documentos

Arquivos podem ser produzidos e recebidos por diferentes pessoas, de naturezas distintas

Arquivos podem ser referentes a pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os arquivos de um certo rgo so compostos por documentos criados ou recebidos por este rgo, guardando, pois, relao direta com suas atividades.

A finalidade primria dos documentos de um arquivo Trata-se do chamado valor primrio dos
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI administrativa, funcional ou legal/fiscal documentos de um arquivo, sendo relacionado s razes de criao destes documentos, sejam elas de fundo administrativo, funcional ou legal/fiscal.

A finalidade secundria dos documentos de um arquivo prova e informao

Os documentos de um arquivo, geralmente sendo relativos s atividades de uma instituio, podem servir de simples informao ou de prova de aes tomadas em seu curso histrico.Este valor, denominado secundrio, no inerente a todos os documentos.

O arquivo possui uma natureza orgnica

A natureza orgnica de um arquivo (tambm conhecida como interrelacionamento) refere-se ao fato de um documento estar logicamente relacionado a outros documentos de um acervo (=conjunto de documentos). Assim, um conjunto de documentos que no guardam relao entre si no um arquivo.

A ltima caracterstica da tabela acima a natureza orgnica dos documentos de um arquivo cobrada pelo CESPE de modo recorrente. Devemos ter em mente que um arquivo tem por objetivo a preservao de documentos originados na atividade de determinada instituio ou pessoa. Assim, estes documentos contam a histria de determinada ao, ou ato administrativo, se for o caso. O valor de um documento, dessa maneira, diretamente relacionado sua interligao com outros documentos que contam o restante da histria.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Assim, um documento referente homologao de um procedimento licitatrio, por exemplo, caso seja destacado do restante de documentos que contm todos os dados do certame (especificao, edital, atas de prego etc), no apresentar o mesmo valor do que a integralidade do processo. Uma metfora simples, mas bem aplicvel, a seguinte: o documento destacado apenas o tijolo, o arquivo o muro completo. Vejamos como o CESPE cobra estes conceitos fundamentais de Arquivologia em suas provas. * o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 * Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizaes pblicas e privadas. Eles esto situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informao deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes). Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens a seguir, relativos aos arquivos. 1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. Ambas as questes tratam da natureza orgnica que inerente aos arquivos. Como vimos, em um arquivo, os documentos esto logicamente relacionados uns aos outros. Sem esta condio o interrelacionamento no h de se falar em arquivos.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Desta maneira, temos que as questes 1 e 2 esto certa / errada, respectivamente. 3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas. Como vimos, a finalidade principal do arquivo servir de simples informao ou de prova de aes tomadas no curso de uma organizao. Neste aspecto, cabe falarmos sobre os valores de documentos constantes de um arquivo: Valor primrio: um valor temporrio que todo o

documento

apresenta,

concernente

aos

aspectos

administrativos, funcionais e legais da organizao. Todo documento nasce com esse valor, mas o perde com o decorrer do tempo. Valor secundrio: um valor definitivo que o documento apresenta para sua organizao, estando intimamente relacionado com sua importncia histrica. Obviamente, nem todo documento apresentar valor secundrio. Uma vez que o valor secundrio no apresentado por todos os documentos, podemos afirmar que o propsito da criao de arquivos possui estreita relao to somente com o valor secundrio. Dessa maneira, os objetivos de produo de arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais de sua organizao. A questo, portanto, est errada. 4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo:
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI a) o valor do documento para referncia e informao. b) proporciona provas das origens, das funes, dosprocedimentos e das transaes importantes de umaorganizao. c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto. d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes noimediatas ou cientficas. e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaesimediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores. Esta questo traz uma transcrio de Rousseau e Couture (1998, p. 117-118)1, que fazem a seguinte definio de valor primrio dos documentos: Valor primrio = qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razes para as quais o documento foi criado. A noo de valor primrio est diretamente ligada razo de ser de documentos e recobre exatamente a utilizao dos documentos para fins administrativos. Ante o trecho sublinhado acima, vemos que a alternativa E est correta. A fim de esgotar este tema, recorremos ainda ao preconizado pela Resoluo n 14/2001 do CONARQ, que traz as seguintes definies de valor primrio e secundrio: O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento (...) Relaciona-se, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.
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COUTURE, C; ROUSSEAU, J. Y. Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, Lisboa: Dom Quixote, 1998. 7

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa.

5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opo correta: a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatrio. e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio. Conforme a definio registrada na Resoluo n 14/2001 do CONARQ, exposta na questo anterior, vemos que as outras funcionalidades que garantem a um documento o valor secundrio so sua finalidade probatrio e/ou informativa (e no a eventual relevncia para a atividade cultural que representa). Desta maneira, a alternativa D est correta. Com relao s outras alternativas, vale o comentrio de que o uso de um documento de acordo com os motivos que permitiram seu aparecimento est relacionado a seu valor primrio. Da mesma forma relacionada com o valor primrio est a capacidade de um documento constituir um direito. Por fim, a existncia do valor secundrio em um

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI documento o caracteriza como pertencente ao arquivo permanente, como veremos no decorrer de nosso curso. 6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. O enunciado apenas refora o que abordamos nas ltimas questes. Trata-se do valor primrio inerente a todo e qualquer documento de um arquivo, justificado a partir da razo de sua existncia: ser um instrumento da administrao; e do valor secundrio, que nem todos os documentos iro apresentar. A questo est certa. 7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade: a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliao dos documentos arquivsticos. b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e destinao dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos arquivsticos pblicos. d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial dos documentos de arquivo. e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para a guarda do acervo arquivstico. Conforme exposto anteriormente, a questo aborda a finalidade do CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Vejamos o contedo do artigo 1 do Decreto n 4.073/2002:

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Veja que o CESPE cobra a letra da lei neste caso, sendo que a alternativa D apresenta a transcrio do trecho sublinhado acima. 8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. A natureza orgnica de um arquivo garante que um documento dele constante guarde relao lgica com outros documentos do acervo. Dessa maneira, caso seja separado do conjunto, a perda do significado do documento pode ser significativa, j que estar retratando apenas parte da histria. A questo est certa. Tendo visto as caractersticas gerais dos arquivos, bem como os valores atribudos a seus documentos, hora de nos aprofundarmos no estudo das caractersticas e dos princpios que regem a formao e a administrao dos documentos arquivsticos. o que trataremos na prxima seo da aula.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI B CARACTERSTICAS E PRINCPIOS APLICADOS AO DOCUMENTO ARQUIVSTICO

9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e esse potencial probatrio advm das seguintes caractersticas desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade. Os documentos arquivsticos necessitam permitir a reconstruo ou o registro de aes levadas a cabo, seja com propsito administrativo ou cultural (histrico), com valores respectivamente primrio ou secundrio. Um documento falso ou em duplicidade com outro no agrega valor: ao contrrio, pode constituir uma barreira na sua finalidade probatria de uma determinada transao. Assim, as caractersticas e os princpios inerentes aos documentos arquivstico e sua administrao esto relacionadas abaixo:

DOCUMENTO ARQUIVSTICO CARACTERSTICA DESCRIO o atributo que confere a confiabilidade ao registro. Um documento autntico quando o produto das aes regulares e legais (e, portanto, passveis de comprovao) de uma organizao.

Autenticidade

Naturalidade

No se coletam os documentos de um arquivo de modo artificial (por exemplo, negociando, como seria o caso de um museu). Os documentos arquivsticos so
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI acumulados ao longo do tempo, naturalmente, de acordo com os atos e aes na busca dos objetivos organizacionais.

Imparcialidade

Sem este atributo, um documento arquivsticos perderia por completo a capacidade de servir de prova a transaes efetuadas. A imparcialidade diz respeito ao pressuposto de que os registros so livres de preconceitos, sendo um retrato fiel da realidade.

Interrelacionamento

O inter-relacionamento de um documento arquivsticos refere-se justamente ao seu carter orgnico, discutido anteriormente. O significado de um documento, dessa maneira, passa a depender do restante dos documentos do arquivo. o chamado valor de conjunto: quando destacado do todo, corre o risco de perder sua relevncia.

Unicidade

A unicidade de um documento arquivsticos relaciona-se com o fato de assumir um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Visto que o arquivo visa a guardar informaes acerca de um determinado processo de trabalho, com aes cronolgicas, de se esperar que um determinado registro no caiba em diferentes ocasies dentro deste processo. A unicidade est intimamente relacionada ao princpio do Respeito Ordem Original.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI PRINCPIO DESCRIO Na administrao do conjunto de documentos, deve-se respeitar, para fins de guarda e registro, o fluxo natural com que ocorreu a produo. Por exemplo, as folhas de qualquer processo administrativo devem ser numeradas e jamais substitudas, visando a retratar a ordem racional em que as aes foram tomadas. Este princpio tambm conhecido como Organicidade.

Respeito ordem original

Provenincia

A Provenincia tambm conhecida por Princpio da Procedncia ou Princpio de Respeito aos Fundos. Segundo este princpio, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora (entidade, rgo ou pessoa fsica) devem ser mantidos em um mesmo fundo (= conjunto documental).

Territorialidade

Os arquivos devem ser conservados o mais prximo possvel do local de sua criao. A aplicao do Princpio da Territorialidade significa que os arquivos devem ser guardados pela instituio que os criou (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p. 84). Este princpio tambm conhecido como Princpio da Provenincia Territorial, sendo uma derivao do Princpio da Provenincia. Em acepo muito prxima ao do pargrafo anterior, podemos dizer que a Territorialidade implica que os arquivos devem ser conservados em servios de
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI arquivo do territrio em que foram produzidos (a exceo a esta regra composta pelos arquivos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares). O enunciado da questo contempla todas as caractersticas de um documento arquivstico, listadas na tabela acima. A questo, portanto est certa. 10. (CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. A assertiva acima se refere s caractersticas do documento arquivstico. possvel fazermos as relaes dos termos empregados no enunciado com as caractersticas trabalhadas na questo anterior: naturais Naturalidade; imparciais Imparcialidade; interdependentes Inter-relacionamento; nicos resduos - Unicidade

Em decorrncia desses atributos (somados autenticidade do registro), o documento passa a prestar finalidade de servir como prova das atividades do agente. Portanto, a questo est certa. 11. (CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. Como vimos, o atendimento ao Princpio da Provenincia (ou de Respeito aos Fundos) implica que a organizao dos arquivos deve se
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI ater estritamente fonte que o produz. Isso significa que um arquivo originrio de determinada fonte (pessoa fsica ou jurdica) deve manter sua individualidade, no sendo mesclado a outros de origens distintas. A questo est, portanto, certa. 12. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade, assinale a opo correta. a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio. b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos. c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional e regional. d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio da provenincia. e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeito aos fundos. O Princpio da Territorialidade, ou da Provenincia Territorial, prega que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos, com a exceo dos documentos resultantes de operaes militares ou elaborados por representaes diplomticas. O atendimento a este princpio permite uma melhor compreenso do significado guardado pelo arquivo, dado que o ambiente seguramente influencia a gerao dos documentos dele constante. Frisa-se, ainda, que a aplicao deste princpio feita nos planos nacional, regional e institucional, bem como a banca no entende haver uma estreita relao entre este princpio com o da provenincia. Desta maneira, infere-se que a alternativa B est correta.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI 13. (CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor de documentos , o documento de arquivo como produto da atividade da instituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio da provenincia. Vimos que, segundo o Princpio da Provenincia, os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora devem ser mantidos em um mesmo fundo. Poderamos enunciar este princpio da seguinte forma: o documento de arquivo originrio de uma certainstituio no deve ser misturado com proveniente de outra, mantendo-se, desta maneira, a segregao dos arquivos. O enunciado est certo. 14. (CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. Conforme o Princpio do Respeito Ordem Original, tambm conhecido como Princpio da Organicidade, a manuteno da ordem de criao dos documentos, no arquivo, essencial para a compreenso total de seu significado. Uma vez que os arquivos nada mais so do que registros de uma srie de aes que ocorrem no fluxo temporal (processos), respeitar a ordem original de criao dos documentos possibilita a leitura dos fatos medida que foram ocorrendo. A assertiva, assim, est certa. Os documentos arquivsticos podem ser classificados de distintas maneiras. Esse o assunto a ser tratado na prxima seo.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI C- CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS 15. (CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico. Os documentos arquivsticos podem ser classificados de acordo com dois critrios principais: segundo o gnero e segundo a natureza do assunto. A classificao de acordo com a natureza do assunto (documentos ostensivos e sigilosos) ser vista ainda nesta aula. Vejamos agora com maior detalhe os gneros de documentos. Classificao segundo o gnero

A classificao de um documento segundo o gnero diz respeito ao suporte no qual registrada ou veiculada a informao. So 7 categorias:

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Esc critos ou textua u ais

S docume o entos que c contm tex xtos, sejam eles impr m ressos ou m manuscritos s Ex editais, certides, atas, contr x: c ratos, desp pachos, car rtas

Inf formtic ou digitais cos

S docume o entos trata ados e armazenados e meio digital em Ex arquivos em comp putador, pe drives, C en CRROM x: s

Ico onogrficos
S docume o entos que c contm reg gistros de i imagens es stticas Ex fotografias, desenh gravur slides ( x: hos, ras, (=diapositivos)

Filmogrficos
S docume o entos que c contm reg gistros de i imagem em movimento m m (c com ou sem som) Ex: filmes, v E vdeos

So onoros
S docume o entos que c contm reg gistros fonogrficos Ex discos, gravaes e fitas cassete x: g em

Ca artogrficos
S represe o entaes de engenharia, arquite e etnicas ou geogrfic u cas Ex Mapas, plantas, pr rojetos vari x: iados.

Mi icrogrfi icos
S docume o entos em c cujo suport possibilita a micror te rreprodu o de imagens cha, filmes E microfic microf Ex:
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Somente para esclarecer, sempre que um documento necessitar de um equipamento de informtica usualmente um computador para ser lido, ele ser classificado como digital. Assim, um arquivo de extenso .MP3 digital, bem como um vdeo .MPEG. Bom... acho que aps essa longa exposio, nem lembramos mais da questo. Vamos voltar a ela: (CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico. Conforme vimos na relao de categorias relativas classificao dos documentos segundo o gnero, os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo so documentos filmogrficos, uma vez que contm imagens em movimento. Os documentos iconogrficos retratam apenas imagens estticas. A questo est, assim, errada. 16. (CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. O enunciado faz referncia aos documentos do gnero cartogrfico. Como vimos, os documentos iconogrficos contm imagens estticas desenhos, fotografias, slides, gravuras etc. A assertiva est errada. 17. (CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. Os documentos do gnero escrito ou textual so apenas os mais comuns de serem encontrados em arquivos. Contudo, os gneros

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI informticos ou digitais, iconogrficos, filmogrficos, sonoros, cartogrficos e microgrficos so, da mesma forma encontrados em arquivos, merecendo o devido gerenciamento. A assertiva est, assim, certa. 18. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como cartogrfico. Mapas, projetos e plantas so exemplos de documentos classificados no gnero cartogrfico. A questo est certa. D- CLASSIFICAO DE ARQUIVOS Analogamente ao visto com documentos, h mais de uma maneira de se classificar arquivos. Os principais critrios so listados a seguir: SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

DESCRIO Necessitam de condies peculiares para o Especial armazenamento dos documentos Destinam-se a guardar documentos cujos contedos Especializado so atinentes a um assunto ou rea especfica do conhecimento.

ARQUIVO

EXEMPLO Arquivos fotografias

de

Arquivos sobre ditadura militar

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

ARQUIVO

Pblico

Privado

DESCRIO So os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias (artigo 7 da Lei n 8.159/1991). So privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades (artigo 11 da Lei n 8.159/1991).Arquivos privados podem ser de interesse pblico e social, desde que considerados pelo Poder Pblico como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.

Cabe a observao de que entidades privadas encarregadas de servios pblicos no exerccio de suas atividades podem gerenciar arquivos pblicos, conforme preconizado pelo 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991. SEGUNDO OS ESTGIOS DE SUA EVOLUO De acordo com o estgio de sua evoluo, um arquivo pode ser classificado como corrente, intermedirio ou permanente, conforme esquematizado abaixo:

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Arquivo Corre ente

Document em tos uso o ou consulta ados frequentemente

Transferncia

Arquivo interm medirio

o "limbo". Documentos no con nsultados frequentem mente, mas ainda po odem ser solici itados

Recolhim mento

Arquivo A Perm manent te

Docu umentos sem m vo, valor adminitrativ mas conservados or principalmente po co v seu valor histric

SEGUNDO A EXTENS SO DE S SUA ATUAO

ARQ QUIVO torial Set

ral Ger ou Cen ntral

O DE ESCRI Estabelecidos ju untament te aos rgos s operacionais, serv vindo de fonte de consulta lmente, so os arquivos frequente. Usual s correntes s. Centraliz zam os d document tos corre entes, ou so aplic cados a arquivos intermedirios e permane entes.

(CESPE / DPU / 20 19. 1 ( U 010) O acervo arquiv o vstico acumu ulado pe elas emp presas pblicas e pelas sociedad des de economia mista con nsiderado de aco slao, o, ordo com a legis m arquiv vo: a) gov vernamental. b) priv vado. c) particular. d) priv vado de interess social. se . e) pb blico. Socieda ades de e economia mista e empresa pblica so ent a as as tidades tencentes Adm s o Pblic pert ministra ca Indire eta, constituindo, pois, , de r instituies d carter pblico.
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Nessa condio, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por essas instituies so considerados arquivos pblicos, em consonncia com o 1 do artigo 7 da Lei n 8.159/1991. Dessa maneira, a alternativa Eest correta. 20. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntes devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. exatamente isso. Tendo em vista a grande frequncia /

possibilidade de uso dos documentos constantes dos arquivos correntes, no seria eficiente o uso de um arquivo central para este fim, em especial em grandes organizaes. A questo est, portanto, CERTA. 21. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. Uma vez que os documentos constantes dos arquivos correntes so utilizados com frequncia, recomendvel o uso de um arquivo setorial para este fim. A assertiva est errada.

E- SIGILO E PROTEO DA DOCUMENTAO 22. (CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas
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A ARQUIVOL LOGIA E ESCRIVO DA POL O CIA FEDE ERAL PROFES SSOR REN NATO FEN NILI so classificad das em ultra-sec u cretas, s secretas, confide , enciais e res servadas s. So classific cados c como re eservado os os cuja revela mentos o n o-autorizada possa docum rometer os objet compr tivos neles previs stos. Vimos na seo de Classific V e cao de Documentos que os docum mentos rdo com a nature arqu uivsticos podem ser classificados de acor eza do detalhe: assu unto. Veja amos com maior d m

icao segundo a natureza do assun nto Classifi

A classific cao de um documento se egundo a natureza do assu unto diz a resp peito p d possibilida ade de divulgao de seu contedo. So duas as o cate egorias:

Ostens O sivo
So doc cumento passive de div os eis vulgao ou o cuja div plique pre vulgao no imp ejuzos Admini istrao.

Sigiloso S o
So doc cumento que, em virtude de seu os contedo, exige medidas espe em eciais de prote quant sua guarda e quanto ao to g a o acesso ao pblico.

nscrever aquilo qu a Lei n 8.159/ a n /91, no ue Mostra-se relev vante tran 1 do artigo 23, v como doc o c mente sigilosos: cumentos originalm

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. Dentro da categoria documento sigiloso, h ainda classificaes atinentes ao grau de sigilo, definida pelo Decreto n 4.553/2002. So 4 os graus de sigilo, listados em ordem crescente: Classificao de documentos sigilosos Grau de Sigilo Descrio Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos

Reservado

Confidencial

Dados ou informaes cuja revelao noautorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade ou do Estado.

Secreto

Dados ou informaes cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano grave segurana da sociedade ou do Estado.

Ultrassecreto

Dados ou informaes cujo conhecimento noautorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave segurana da sociedade ou do Estado.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Por fim, cabe esclarecer que, quando classificados como sigilosos, os documentos no carregam eternamente esse rtulo. Veja o contedo do artigo 7 do Decreto n 4.553/2002: Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo do dado ou informao e so os seguintes: I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; II - secreto: mximo de vinte anos; III - confidencial: mximo de dez anos; e IV - reservado: mximo de cinco anos. Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela autoridade responsvel pela classificao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matria.

Com relao questo, apesar de seu contedo estar contemplado na tabela acima, nunca demais nos reportarmos letra da lei. Assim, eis o que nos apresenta o artigo 5 do Decreto n 4.553/2002: Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. 4 So passveis de classificao como reservados dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos. Podemos ver que o enunciado est em conformidade com o Decreto. A questo est certa. 23. (CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento,
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais elevado aplicado s suas partes. Vejamos o que nos traz o artigo 13 do Decreto n 4.553/2002: Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Assim, se um determinado relatrio, classificado como sigiloso, tiver 15 captulos, mas apenas um deles receber o grau de sigilo ultrassecreto, o relatrio todo ser classificado nesta categoria. A questo est CERTA. 24. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de carter sigiloso. Esta questo engloba conhecimentos tanto sobre protocolo quanto sobre a classificao de documentos quanto natureza do assunto. Os documentos ostensivos e os oficiais que ingressam no protocolo atravs dos Correios, ao serem recebidos, devero ser abertos, registrados, analisados, classificados e depois distribudos a seus destinatrios. De forma distinta, os documentos sigilosos e os particulares (um extrato de carto de crdito de um funcionrio, que chegou pelo correio, por exemplo) no so abertos, mas apenas distribudos a seus destinatrios. A assertiva est certa. 25. (CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. O acondicionamento de documentos sigilosos realmente deve ser feito em envelopes duplos quando forem expedidos ou tramitados, mas o grau de sigilo no indicado no envelope externo, e sim no interno. Vejamos o contedo do artigo 24 do Decreto n 4.553/2002: Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries: I - sero acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento; V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. A questo est, portanto, errada. 26. (CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultra-secretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte. So necessrias condies especiais de segurana para a proteo e guarda de documentos sigilosos, sendo que tais condies so mais rgidas quanto maior o grau de sigilo conferido. Vejamos o contedo do artigo 30 do Decreto n 4.553/2002:
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou guardados em condies especiais de segurana, conforme regulamento. 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que oferea segurana equivalente ou superior. 2Na impossibilidade de se adotar o disposto no 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob guarda armada. O enunciado da questo est em conformidade com o 2, destacado acima. A questo est certa.

Bom, ficaremos por aqui nesta primeira aula. Na prxima semana veremos com maior ateno os arquivos correntes e intermedirios, em especial os procedimentos administrativos que so neles efetuados. Quaisquer dvidas, ficarei atento ao frum. Bons estudos!!

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI QUESTES APRESENTADAS NESTA AULA * o seguinte texto vlido para as questes 1 e 2 * Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizaes pblicas e privadas. Eles esto situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informao deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.Os fundamentos da disciplina arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes). Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens a seguir, relativos aos arquivos. 1. (CESPE / ANVISA / 2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 2. (CESPE / TRE MA / 2009) A significao do acervo documental arquivstico independe da relao que os documentos estabelecem entre si. 3. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes artsticas, tcnicas e educativas. 4. (CESPE / DPU / 2010) O valor primrio de um documento de arquivo: a) o valor do documento para referncia e informao. b) proporciona provas das origens, das funes, dos procedimentos e das transaes importantes de uma organizao. c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto. d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes no imediatas ou cientficas. e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaes imediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores.

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5. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne o valor secundrio, assinale a opo correta: a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatrio. e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio. 6. (CESPE / ANAC / 2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma sociedade. 7. (CESPE / DPU / 2010) O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade: a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificao e avaliao dos documentos arquivsticos. b) elaborar as instrues normativas para a classificao, avaliao e destinao dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferncia e o recolhimento dos acervos arquivsticos pblicos. d) exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial dos documentos de arquivo. e) orientar os rgos pblicos quanto ao estabelecimento de prazos para a guarda do acervo arquivstico. 8. (CESPE / ABIN / 2010) Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 9. (CESPE / ME / 2008) O documento de arquivo fonte de prova e esse potencial probatrio advm das seguintes
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI caractersticas desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, inter-relacionamento e unicidade. 10. (CESPE / DFTRANS/ 2008) Os documentos so meios naturais, imparciais, interdependentes, nicos resduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. 11. (CESPE / ABIN / 2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. 12. (CESPE / DPU / 2010) No que concerne ao princpio da territorialidade, assinale a opo correta. a) Segundo esse princpio, os arquivos devem ser entregues ao servio de arquivo com jurisdio arquivstica sobre o territrio. b) Esse princpio estipula que os arquivos devem ser conservados nos servios de arquivo do territrio em que foram produzidos. c) A aplicao desse princpio feita somente nos planos nacional e regional. d) H uma estreita vinculao desse princpio com o princpio da provenincia. e) Esse princpio foi elaborado na mesma poca do princpio do respeito aos fundos. 13. (CESPE / ANTAQ / 2009) A instituio como sujeito produtor de documentos , o documento de arquivo como produto da atividade da instituio e o arquivo so elementos que possibilitam o enunciado terico do princpio da provenincia. 14. (CESPE / DPU / 2010) O princpio de respeito ordem original refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. 15. (CESPE / TRE MA / 2009) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI 16. (CESPE / Polcia Federal / 2009) Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. 17. (CESPE / TRE AL / 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 18. (CESPE / ABIN / 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero documental conhecido como cartogrfico. 19. (CESPE / DPU / 2010) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo: a) governamental. b) privado. c) particular. d) privado de interesse social. e) pblico. 20. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) Os arquivos correntes devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade tm. 21. (CESPE / DPU / 2010 adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. 22. (CESPE / SGAPROC / 2004) Em razo do seu teor e dos seus elementos intrnsecos, as informaes sigilosas so classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. So classificados como reservados os documentos cuja revelao no-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos. 23. (CESPE / SGAPROC / 2004) possvel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento,
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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI mas, no seu todo, ele receber o grau de sigilo mais elevado aplicado s suas partes. 24. (CESPE / STJ / 2008) O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia de carter ostensivo da de carter sigiloso. 25. (CESPE / TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 26. (CESPE / STJ / 2004) indicada a guarda armada para os documentos ultra-secretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.

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ARQUIVOLOGIA ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL PROFESSOR RENATO FENILI GABARITO 1- C 3- E 5- D 7- D 9- C 1113151719212325Sucesso! 2- E 4- E 6- C 8- C 101214161820222426-

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