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Revista RETAKVN Facultad de Ingeniera - Universidad del Magdalena

CURSO DE PENSAMIENTO DINMICO-SISTMICO PARA ENTIDADES PBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL Y NACIONAL
Samuel Prieto Meja Ingeniero de Sistemas, Magster en Informtica Docente Ingeniera de Sistemas, Universidad del Magdalena prietosamuel@hotmail.com
Fecha de Recepcin: 16/08/2008 Fecha de Publicacin: 15/12/2008

RESUMEN El objetivo de este artculo es plantear la necesidad de la elaboracin de un curso de pensamiento dinmicosistmico [1] para entidades pblicas del orden territorial y nacional. La construccin del curso se fundamenta en la necesidad de contar con una herramienta de este tipo que sirva como apoyo a la implementacin de normas, leyes y decretos que el gobierno nacional ha expedido ltimamente tales como: el Modelo Estndar de Control Interno para el estado colombiano MECI 1000:2005, la Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTGP 1000:2004 [6] y la ley de Empleo Pblico, carrera administrativa y Gerencia Pblica, con la particularidad de que se estructura con base en la conceptualizacin del pensamiento dinmico sistmico. [2] Las normas, leyes y decretos expedidos por el gobierno nacional tienden a implementarse por las entidades pblicas de una forma aislada y no sistmica haciendo que los funcionarios las adquieran de una manera operativa y fragmentada contradiciendo irnicamente los orgenes filosficos y acadmicos de estas normas. El propsito de estas normas mas que su implantacin en el trabajo operativo es el cambio de la cultura organizacional, que se logra parcialmente con las capacitacin en los temas de calidad que se realizan en la implantacin de algunas de las leyes, normas o decretos citados anteriormente. El pensamiento dinmico-sistmico permite una mejor interiorizacin de los conceptos sistmicos asociados a la calidad y temas relacionados[3], debido a la utilizacin de herramientas metodolgicas desarrolladas y adaptadas por los practicantes de ella como: Arquetipos de Sistemas, Ciclos Causales, Modelacin y Simulacin usando el computador, y laboratorios de aprendizaje entre otros. [4] [5] Aunque las habilidades sistmicas como la adquisicin de cualquier otra habilidad humana requieren tiempo y esfuerzo, sera importante disponer de un curso que permita ser utilizado por capacitadores en la implementacin de normas de calidad para entidades pblicas del orden territorial y nacional. Un curso de pensamiento dinmico-sistmico puede ser el comienzo para la profundizacin en las diferentes herramientas que expresan esta forma de pensar, que contribuya a un cambio real, profundo y no solamente operativo en el comportamiento organizacional del recurso humano en las entidades pblicas del orden territorial y nacional. PALABRAS CLAVES: Pensamiento Dinmico-Sistmico, Calidad, NTGP 1000:2004, MECI 1000:2005, Dinmica de Sistemas.

Volumen I Nmero I, Diciembre - Ao 2008 ISSN: 2027-162X

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ABSTRACT The objective of this paper is to raise the necessity of the elaboration of a course of system dynamic thinking for public organizations of the territorial and national order. The construction of the course this based on the necessity to support on a tool of this type that serves like support the implementation as norms, laws and decrees that the national government has sent lately such as: The Standard Model of Internal Control for Colombian state ( MECI 1000:2005) , a Practical standards of quality in public management (NTGP the 1000:2004) and law of Public Use, administrative race and Public Management, with the particularity of which structure with base in the idea of the system dynamic thinking. The norms, laws and decrees issued by the national government tend to implement themselves by the public organizations of an isolated and not systemic form causing that the civil employees acquire them of a way operative and fragmented ironically contradicting the philosophical and academic origins of these norms. The mentioned intention of these norms but that its implantation in the operative work is the change of the organizational culture, that is obtained partially with the qualification in the quality subjects which they are made in the implantation of some of the laws, norms or decrees previously. The system dynamic thinking allows one better internalization of the systemsconcepts associated to the quality and related subjects, due to the use of methodologic tools developed by the instructors of her like: Causal archetypes of Systems, Cycles, Modeling of computer, micro worlds and laboratories of learning and others. Although the systemic abilities as the acquisition of any other human ability requires time and effort, it would be important to have a course that allows to be used by instructors in the implementation of norms of quality for public organizations. A course of system dynamic thinking can be the beginning for the deepening in the different tools from this, that it allows a real par, deep and not only operative one in the organizational behavior of the human resource in the public organizations of the territorial and national order. KEY WORDS: System Dynamic Thinking, Quality, NTGP 1000:2004, MECI 1000:2005, System Dynamic

1. INTRODUCCIN Una caracterstica que debera distinguir al gerente pblico, es buscar que su entidad mejore continuamente tanto en su gestin como en la prestacin de sus servicios por medio de la implementacin de procesos de calidad. El Gobierno Nacional, en cumplimiento de lo establecido por las leyes 87 de 1993, 872 de 2003 y 909 de 2004, desarroll un Modelo Estndar de Control Interno para el estado colombiano MECI 1000:2005, una Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTGP 1000:2004 y la ley de Empleo Pblico, carrera administrativa y Gerencia Pblica, respectivamente como instrumentos tcnicos gerenciales que propenden una mayor eficiencia en la gestin del estado, un mejor servicio a los ciudadanos y servidores pblicos competentes en el ejercicio de sus funciones. Este escenario de normas, leyes y decretos tienen
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un elemento comn, la calidad. Sin embargo, falta un elemento clave: la armonizacin de todos los modelos establecidos en estas normas, leyes y decretos. Es de esperar en poco tiempo, que el gobierno nacional lo implemente mediante una ley general de calidad o plan nacional de calidad. Aunque las entidades aplican este conjunto de normas, leyes y decretos, por la necesidad de cumplir con las disposiciones oficiales, se carece de un curso que facilite la visin integradora y sistmica por parte de los funcionarios que las aplican. El propsito de estas normas es el cambio organizacional, el cual se logra parcialmente debido a que el principal esfuerzo se centra en el cambio de los procedimientos que realiza la entidad y no en la interiorizacin de los principios sistmicos por parte de los funcionarios pblicos y que inspiran los temas de la calidad El pensamiento dinmico-sistmico permite una

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mejor interiorizacin de los conceptos sistmicos asociados a la calidad y temas relacionados, debido a la utilizacin de herramientas metodolgicas desarrollados por los practicantes de ella como: Arquetipos de Sistemas, Ciclos Causales, Modelos usando los computadores, micro mundos y laboratorios de aprendizaje entre otros. Aunque las habilidades sistmicas requieren tiempo y esfuerzo, sera importante disponer de un curso que permita ser utilizado por capacitadores o asesores en la implementacin de normas de calidad para entidades pblicas del orden territorial y nacional. Por tanto es pertinente preguntarnos: es posible elaborar un curso de pensamiento dinmicosistmico para entidades pblicas del orden territorial y nacional? Un curso de pensamiento dinmico-sistmico puede ser el comienzo para la profundizacin de esta forma de pensar derivado de la metodologa de la dinmica de sistemas que permita un cambio real y profundo y no solamente operativo en el comportamiento organizacional en las entidades pblicas del orden territorial y nacional. 2. DESARROLLO DEL TEMA La calidad total y el pensamiento dinmico-sistmico, son aspectos que pueden llevar al desarrollo de habilidades complementarias que permitan mejorar el rendimiento de las entidades pblicas del orden territorial y nacional a travs de un proceso de aprendizaje que cambie la cultura de las entidades (cultura organizacional). Con estas dos habilidades desarrolladas de forma complementaria se construir una nueva entidad pblica orientada al aprendizaje, donde sus funcionarios logren una transformacin real y profunda no solo en lo que hacen (operacional visible) si no en lo intelectual (conceptual no visible). Esta hiptesis ha sido expuesta por Kim [3], en donde expone el uso del pensamiento dinmicosistmico en los sistemas de gestin de calidad. Los esfuerzos que el gobierno ha hecho para llevar las ideas de calidad a las instituciones pblicas,
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estn reflejadas en el desarrollo de un Modelo Estndar de Control Interno para el estado colombiano MECI 1000:2005, una Norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTGP 1000:2004 y la ley de Empleo Pblico, carrera administrativa y Gerencia Pblica, como instrumentos tcnicos gerenciales que buscan una mayor eficiencia en la gestin del estado, un mejor servicio a los ciudadanos, y servidores pblicos competentes en el ejercicio de sus funciones. Con la implementacin de estas normas el gobierno colombiano no persigue solamente la mejora en los procesos administrativos de la entidad, adems desea que las entidades logren una verdadera transformacin de la cultura organizacional. La transformacin de la cultura organizacional se logra no solamente cambiando la manera en que se realizan las labores, es necesario reevaluar la manera como los funcionarios de las entidades pblicas conciben la forma de realizar sus labores, esta afirmacin est basada en los planteamientos de Kim [3], en el uso del pensamiento dinamicosistmico para la mejora en los sistemas de gestin de la calidad. Las normas o leyes emitidas por el gobierno nacional se inspiran en los conceptos de calidad, los cuales buscan el aumento de la eficiencia administrativa al lograr un aprendizaje en el nivel operacional, es decir, en como se realizan las actividades al interior de una entidad pblica. Este aprendizaje operacional se logra con tcnicas derivadas del control total de la calidad como por ejemplo diagramas de Pareto, histogramas, diagramas causa efecto, etc. Utilizando estas herramientas los funcionarios pueden recolectar informacin para entender y mejorar los servicios a prestar a sus usuarios. Este aprendizaje operacional se realiza basado en el ciclo P-H-V-A (Planear-Hacer-Verificar-Actuar) de Deming [3], el cual promueve la mejora continua a travs de ste. Los conceptos de calidad logran avances significativos en la mejora operacional, pero no es as en el nivel conceptual, es decir, en el sentir de los funcionarios de la organizacin acerca de un nuevo tipo de entidad pblica, el principal objetivo al expedir estas normas por el gobierno colombiano.

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El pensamiento dinmico-sistmico por el contrario es ms conceptual y ha desarrollado herramientas que permiten comprender los conceptos de procesos, mejoramiento continuo y otros conceptos, presentes en los modelos de calidad. El pensamiento dinmico-sistmico sigue un enfoque de sistemas, en el cual los problemas son abordados de una manera integral en lugar de una manera fragmentada. De acuerdo al enfoque de sistemas si un sistema es descompuesto en partes y sus componentes son optimizados, el sistema como un todo puede que no sea ptimo[3]. La Dinmica de Sistemas es un campo del pensamiento de sistemas que permite complementar en el nivel conceptual los xitos de los temas de calidad en el nivel operacional. Por ejemplo, la medicin de tipo cuantitativo es una de las bases de la mejora en los conceptos de calidad. Segn Juran [3], las tres leyes del control total de la calidad es Revise los datos, Revise los datos y Revise los datos; es fcil de aplicar estas leyes si usted desea medir el nmero de usuarios atendidos por hora en una entidad y poder aplicar herramientas matemticas como la estadstica, pero es difcil de aplicar a situaciones en las que se desea saber la forma en que la presin del tiempo afecta la calidad de atencin a los usuarios que implica mediciones de tipo cualitativo y para los cuales sera adecuado usar la dinmica de sistemas, que permite representar grficamente y simular por computadora dicho tipo de situaciones. Las herramientas estadsticas son apropiadas para la medicin de procesos en periodos cortos de tiempo pero en procesos o proyectos que impliquen muchos aos para su realizacin es necesario la adopcin de otras herramientas tales como la Dinmica de Sistemas que permite representar la relacin o dependencia que tienen unas variables con otras y el efecto que tiene el tiempo en la relacin de las mismas.

Despus de la Segunda Guerra mundial, El Japn reconstruy sus industrias con la aplicacin de modernas tcnicas de control de calidad. El concepto de control de calidad fue introducido al Japn en 1950 cuando el Dr. Edwards Deming, un experto estadstico, fue invitado a dictar seminarios de control de calidad estadstico a administradores e ingenieros japoneses. En la visita que en 1954 el Dr. J.M Juran hizo al Japn, enfatiz en la necesidad de llevar el control de la calidad al proceso administrativo de la organizacin y se puede decir que a partir de all se utiliza el concepto de control total de la calidad. En el control total de la calidad (CTC) los esfuerzos son realizados con el objetivo de mejorar el producto o servicio para satisfacer al cliente. El control de la calidad o aseguramiento de la calidad hacen su nfasis en prevenir la ocurrencia de errores en los productos o servicios. Esta idea fue extendida al proceso de diseo del producto lo que condujo a la idea de aplicar el control total de la calidad a toda la organizacin. Los crculos de calidad mostraron la importancia de los trabajadores en la realizacin del producto. Lo fundamental en los crculos de calidad son la capacitacin y el uso de herramientas para la realizacin del trabajo y la participacin voluntaria en ellos. Los resultados del control total de la calidad fueron evidentes en la industria automotriz japonesa que increment su participacin en el mercado de los Estados Unidos. Desde 1970 los Japoneses han mejorado la calidad en sus automviles y extendiendo esta calidad a otras industrias como motocicletas, semiconductores, cmaras, televisores, etc. Las herramientas y metodologas del control total de la calidad han ganado aceptacin a causa de que se adaptan perfectamente al modelo tradicional de resolver problemas, el cual es basado en el anlisis y reduccionismo. Es indiscutible el xito de las herramientas del control total de la calidad en la

2.1 Historia del Control Total de la Calidad.

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mejora para la fabricacin de diversos productos. 2.2 El pensamiento Dinmico-Sistmico El pensamiento de sistemas puede ayudar en la creacin de un marco de referencia que permita entender la naturaleza interconectada de los sistemas y como ellos interactan tanto en el corto como en el largo plazo. En la evolucin del pensamiento de sistemas ciertos principios han sido identificados los cuales permiten un marco de referencia para entender las implicaciones dinmicas de un sistema como un todo sin la necesidad de requerir un detallado conocimiento de sus componentes individuales. Peter Senge autor de La Quinta Disciplina, enuncia que los sistemas complejos estn sujetos a las siguientes leyes: Los problemas de hoy derivan de las soluciones de ayer Cuanto ms se presiona, ms presiona el sistema La conducta mejora antes de empeorar El camino fcil lleva al mismo lugar La cura puede ser peor que la enfermedad Lo rpido es lento La causa y el efecto no estn prximos en el tiempo y el espacio Los cambios pequeos pueden producir resultados grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a menudo son las menos obvias Se pueden alcanzar dos metas aparentemente contradictorias Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes pequeos No hay culpa

a las mltiples relaciones de realimentacin que intentan mantener el sistema a pesar de la intervencin realizada. Algo interesante de las leyes expuestas anteriormente es que ellas son no intuitivas, algo inherente a la naturaleza de los sistemas complejos. La aplicacin de un pensamiento lineal y esttico a problemas no lineales y dinmicos frecuentemente lleva a que las soluciones aparentes a este problema ocasionarn los problemas futuros. Debido a las demoras y a los mltiples ciclos de realimentacin dentro de un sistema, bien intencionadas soluciones a un problema pueden producir resultados que son peores que el problema original. En tales situaciones la intuicin es una gua poco til, y es necesario por tanto un conjunto de nuevas herramientas conceptuales. 2.3 Herramientas del Sistmico pensamiento Dinmico-

Lo expuesto anteriormente es cierto en el marco de los sistemas complejos debido a que las causas y efectos no son cercanas en tiempo y espacio. A veces se toman soluciones que aparentemente son obvias encontrando luego que se han incrementado los problemas. Las consecuencias no esperadas son un resultado de la tendencia de los sistemas complejos a resistir el cambio. La razn ms comn por la cual los sistemas resisten el cambio es debido
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Una de las fortalezas del control total de la calidad es la habilidad para educar a las personas en el uso de herramientas. El entrenamiento y uso de estas herramientas ha sido normalizado de tal manera que grandes grupos de personas pueden aprenderlas relativamente fcil. El trasladar sofisticados mtodos estadsticos en herramientas sencillas tales como histogramas, diagramas de control, hojas de chequeo etc, han hecho el control de procesos estadsticos comprensible para la mayora de personas. De igual forma un nmero de herramientas han sido desarrolladas para aplicar pensamiento de sistemas para el pblico en general. Estas herramientas han sido divididas en cuatro categoras: Lluvia de ideas, Pensamiento dinmico, Pensamiento estructural y Herramientas basadas en computacin [3]. Aunque las herramientas pueden ser usadas separadamente, ellas se pueden usar en forma complementaria para intervenir sistemas complejos. 3. CONCLUSIN Un aspecto positivo del gobierno nacional es la adopcin de normas que tratan de hacer que las entidades pblicas mejoren sus procesos, servicios y la calidad de las actividades que realizan,

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desafortunadamente muchas de estas normas, se convierten en algo operativo, que no permiten el cambio organizacional. Se considera que la elaboracin de un curso de pensamiento dinmicosistmico puede servir como herramienta a capacitadores para difundir los conceptos filosficos que se encuentran en las normas expedidas, que permitan contribuir a la comprensin de las mismas y a lograr un cambio en el mbito organizacional de las entidades pblicas. 4. BIBLIOGRAFA [1]ARACIL, Javier. Introduccin a la dinmica de sistemas. Madrid, Ed. Alianza. 1997. [2]BERTALANFFY, Ludwing. Teora General de Sistemas, Fondo de Cultura Econmica, 2000 [3]KIM, Daniel. Toward Learning Organizations: Integrating Total Quality Control and Systems Thinking. Pegasus Communications. 1997 [4]SENGE, Peter. La Quinta Disciplina. Editorial Granica. Barcelona .1999 [5]SENGE, Peter. La Quinta Disciplina en la Prctica. Edit. Granica. Barcelona .1997 [6]ICONTEC.NTC-ISO 9001:2000.Sistemas gestin de la calidad. Requisitos de

Marta, Director del grupo GIAO reconocido B por COLCIENCIAS en el rea de Aprendizaje Organizacional. Director de Admisiones, Registro y Control Acadmico de la Universidad del Magdalena.

[7 ]www.davidhutchens.com Portal de Daviud Hutchens donde tiene descripcin de su experiencia profesional y de su actividad como escritor [8]www.clexchange.org Portal de aplicacin de la Dinmica de Sistemas a la escuela y colegio 5. HOJA DE VIDA SAMUEL PRIETO MEJA, Magster en Informtica, Universidad Industrial de Santander, Ingeniero de Sistemas, Universidad Industrial de Santander (UIS), Docente Tiempo Completo Programa de Ingeniera de Sistemas Universidad del Magdalena Santa
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