UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE AUDITORIA PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

“MODULO DE CONTABILIDAD GENERAL”

Contabilidad
Guatemala, febrero de 2011

Contabilidad

INDICE TEMA PAG.

CAPITULO I A. CONCEPTOS GENERALES 1. Contabilidad...........................................................................................02 1.1 Tipos de Contabilidades......................................................................02 1.1.1 Contabilidad Pública.........................................................................02 1.1.2 Contabilidad Privada.........................................................................02 1.1.3 Contabilidad de costos.....................................................................03 2. Las cuentas............................................................................................03 3. Operaciones...........................................................................................03 4. Nomenclatura Contable.........................................................................04 4. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas ............................................04 4.2 División de la nomenclatura ...............................................................05 4.2.1 Clasificación de los activos .............................................................05 4.2.1.1 Activos no corrientes.....................................................................05 4.2.1.2 Activos corrientes..........................................................................05 4.2.1.3 Otros activos .................................................................................06 4.2.2 Clasificación del Pasivo ..................................................................06 4.2.2.1 Pasivos corriente...........................................................................06 4.2.2.2 Pasivo no corriente .......................................................................06 4.2.2.3 Otros pasivos ................................................................................06 4.2.3 Patrimonio o Capital B. LIBROS CONTABLES 1. LIBROS AUXILIARES 1.1 Ventas...................................................................................................07 1.2 Compras...............................................................................................08 2. LIBROS PRINCIPALES 2.1 Diario.....................................................................................................09 2.2 Mayor....................................................................................................10 2.3 Balances...............................................................................................11 2.3.1 Balance de Comprobación...............................................................11 2.3.2 Balance General................................................................................12 C. ESTADOS FINANCIEROS 1. Balance General.....................................................................................14 1.1 Balance general (Esquema)................................................................14 2. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias................................14 2.1 Componentes del Estado de Resultados...........................................15 2.2 Estado de resultados (Esquema)........................................................15

........20 3............................................................2 Mayorización de cuentas .....................2 Transacciones o movimientos (partidas):. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit.............16 4....26 7.................................................................................................................3 Descripción de pólizas.......2...................................23 5........................................... Nomenclatura contable..................................................17 4..........................................................................................2 Métodos de presentación.................Contabilidad 3...............................1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) ..................................23 6........20 1.......................................................................3 Actividades de Financiamiento..............17 4...............................................................16 3..............18 1.............................17 4.....................2 Método Indirecto................................................................................... Ingreso de empresa al sistema............. Movimiento de cuentas.........26 ................................... Menús................................24 7........ Descripción del sistema......................20 2.................................................................19 1...1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas):.1 Clasificación del flujo de efectivo..........24 6.........................................18 1........................................................................25 7............................................................. Barra de menús.....22 4.............1 Las Actividades Operativas...............1...........................18 1................................4 Presupuesto por cuenta.........................17 4..........1.2......24 6.............1..........17 4........................ Menú de reportes....................................16 4..............................5 Índices Financieros.....................1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema:..................................................................1 Método Directo.....1 Estados Financieros......16 4...........................................................6 Histórico de Movimientos..................19 1....................2 Actividades de Inversión.............................................2 Movimientos............................................... Estado de flujo de efectivo..................................17 CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD 1...................

1. 1.2 Contabilidad Privada En contraste con el contador público. esto quiere decir la contabilidad llevada dentro de las diferentes unidades que constituyen el sector público. CONCEPTOS GENERALES 1. tales como Ministerios. y cualquier organismo calificado de titularidad pública.1 Contabilidad Pública Principios. y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. acreedores o propietarios. costumbres y procedimientos asociados con la contabilidad de las Administraciones Públicas. en reconocimiento al hecho de que uno de los usos principales de la información contable es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio. expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan. quien presta su servicio a muchos clientes.1 Tipos de Contabilidades 1. con la finalidad de facilitar a los diversos interesados. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequeña o mediana generalmente se llama contralor. medir y analizar el patrimonio de las empresas. Se caracteriza por su marcado carácter presupuestario y su cumplimiento dentro de los objetivos fijados políticamente. con el fin de servir a la toma de decisiones y control. previamente registrada.Contabilidad CAPITULO I A. 1. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. en la industria privada el contador es un empleado de una sola empresa. 2 . presentando la información. Secretarías Generales. de manera sistemática y útil. Contabilidad Es la ciencia social llamada también contaduría que se encarga de estudiar. reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas. Posee además una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa y valiosa.1. Esta información resulta útil para gestores. La contabilidad es una parte de la economía.

cuando éste aumenta. y cuando disminuye. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital. Las cuentas Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. y cuando disminuye. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios: • • • Correspondencia: quien recibe es deudor.1. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa. contabilización. 3 . sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber.Contabilidad Dentro del área de contabilidad general se ha desarrollado una variedad de fases especializadas de la contabilidad. la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. Se utiliza una palabra y un número. En las cuentas de activo. también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras.3 Contabilidad de costos La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificación. Operaciones Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. se cargan. o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva. 3. Gráficamente se dibujan como una T. distribución. quien entrega es acreedor. donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito" o "haber". 2. se cargan. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale. En las cuentas de pasivo y de capital. Entre las más importantes podemos describir las siguientes: 1. se abonan. se abonan. cuanto éste aumenta.

    Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo. balanceada o sin saldo 4. se entenderá que la cuenta esta saldada. pasivo. creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización. El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla: 4. Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor Cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor Cuando los débitos sean iguales a los créditos. patrimonio). Confrontabilidad: las pérdidas se debitan. Saldo. Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos. así: 4 . 1 Esquema de nomenclatura de cuentas CODIGO 1 11 111 11101 1110101 1110102 112 11201 1120101 1120102 CUENTA Activo Corriente Caja Caja General Fondo Fijo Caja Chica Depósitos bancarios Depósitos monetarios Banco X Banco Y POSICION CONTABLE Área del Balance División del Área Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Igual que este esquema. las ganancias se acreditan. se desarrollan las demás áreas del balance.Contabilidad • • Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta. Nomenclatura Contable La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas. clasificadas de acuerdo con una codificación.

pasivo y patrimonio. 5 . etc. se mencionan: mobiliario. Dentro de estos activos. Las tres grandes áreas.2.1 Clasificación de los activos    Activo no corriente Activos corriente Otros activos 4.2 División de la nomenclatura La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad. son: Activo. edificios.1.2. 4.1 Activos no corrientes: Inmuebles. generalmente utilizadas.Contabilidad 1= Activo 2 = Pasivo 3 = Patrimonio 4 = Ingresos 5 = Gastos 4. maquinarias y equipos. reflejada básicamente en el balance general. En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:     Ser propiedad de la ONG Ser de naturaleza duradera No estar destinados para la compra/venta Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organización. enseres. equipo. vehículos.

1 Pasivos corriente Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. En el balance. pasivos a largo plazo y Otros pasivos. Para efectos de ubicación. e Inventarios 4. etc.2.2.2. papelería. son aquellos que no se pueden clasificar.2.2. 4. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo. alquileres.1.    Documentos por pagar Cuentas por pagar Asignaciones a proyectos 6 .Contabilidad 4.3 Otros activos: En contabilidad.2. ni como circulantes ni como fijos.2 Pasivo no corriente En esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año. en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:     Caja Bancos Cuentas por cobrar. otros activos.2 Activos corrientes: Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses.2. por ejemplo: gastos pagados por adelantado. al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:       Obligaciones bancarias Cuentas por pagar a proveedores Otras cuentas por pagar Prestaciones sociales por pagar Impuestos por pagar Asignaciones a proyectos 4. seguros.1. pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas.2 Clasificación del Pasivo Los pasivos son obligaciones que. 4.

y que los ingresos estén respaldados con la documentación fehaciente. y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado. que respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados. ni fecha específica de cancelación. Donaciones recibidas de otros organismos. notas de débito y de crédito. o en especie y Las cuotas que los socios hacen efectivas.2.1 Ventas: En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderías y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados. LIBROS AUXILIARES 1. constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.Contabilidad 4. sea en efectivo. tales como: préstamos sin interés. 4. 7 . habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos. Este fondo se conforma por:    Resultados positivos o negativos. ni como a largo plazo. la clasificación: Otros pasivos. LIBROS CONTABLES 1. B.2.3 Otros pasivos Al igual que los activos. pólizas de exportación. Número y fecha de las facturas. escrituras públicas. se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes. a través del tiempo. b. en ambos casos siempre que se haya cobrado el IVA. NIT y nombre completo del comprador.3 Patrimonio o Capital: Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio.2. ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos: a.

d. notas de débito y de crédito. Precio neto (sin incluir el IVA). si la hay. y que las erogaciones estén respaldadas con la documentación fehaciente. facturas cambiarias.2 Compras: En este libro debe registrarse todas las compras de mercaderías y otros bienes que adquiera la empresa y todos los servicios recibidos. correspondientes a las ventas y las prestaciones de servicios. En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos: a. y el último del tipo de documento emitiendo de que se trate.Contabilidad c. en ambos casos siempre que se haya pagado el impuesto al valor agregado.2012 para declarar y pagar el IVA del mes. Número y fecha de las facturas. que respalden las adquisiciones de bienes y servicios. Con base en los libros de compras y de ventas se llena el formulario SAT-No. anterior. en cuyo caso no es necesario completar la literal b. Si el contribuyente consolida sus ventas diarias que debe utilizar un renglón para cada tipo de documento. 1. indicando el primer número y serie. e. que respalden las especiales. de las ventas de bienes y de los servicios prestados. IVA (débito fiscal). pólizas de importación. Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas. 8 . ya que de lo contrario no se pueden contabilizar.

por los que procede de derecho a crédito fiscal. NIT y la identificación completa del vendedor o prestador del servicio. separando el de las compras de bienes y el de la utilización de servicios. e. debe hacerse un resumen. 2. es 9 .1 Diario: Este es un libro principal de carácter obligatorio. es decir que no puede dejar de llevarse. En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y abono. En el caso de facturas especiales si el vendedor no tuviere NIT. c. Monto total de la operación incluyendo el IVA.Contabilidad b. d. identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crédito fiscal y por los que no procede derecho a crédito fiscal. y por los que no procede derecho a crédito fiscal. por los que procede derecho a crédito fiscal. por los que procede derecho y el de la utilización de servicios. se considerará el número de su cédula de vecindad. LIBROS PRINCIPALES 2. IVA (crédito fiscal) correspondiente a las compras de bienes y la utilización de servicios. Al finalizar cada período mensual. en el cual se registran diariamente y en orden cronológico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos económicos que efectúa una empresa. Precio neto (sin incluir IVA).

El libro diario que normalmente se usa en la actualidad. y la segunda para registrar las cantidades de las cuentas que se abonan o acreditan. la primera debitan. 10 . donde se aplica la partida doble. es el mismo en algunos países se denomina “diario continental” y en otros “diario general”.Contabilidad decir. Este libro consta de dos columnas.

2 Mayor: Este es un libro principal de carácter obligatorio. la segunda “HABER” y la tercera “SALDO”. en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el libro diario. 11 . La segunda forma. la primera columna se denomina “DEBE”. es utilizando un libro mayor de un folio con tres columnas. la primera es utilizando un libro mayor de doble folio.Contabilidad 2. El libro mayor puede operarse de dos formas. el folio de la izquierda se denomina “DEBE” y el de la derecha “HABER”. con el fin de proporcionar información acerca de los cargos (débitos) y abonos (créditos) que ha tenido cada cuenta durante un período. En el debe se registran las cuentas que están cargadas en el libro diario y en el haber las cuentas que están abonadas. ambos lados constan de dos columnas.

en las dos primeras se registran la suma del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor. Consiste en elaborar en el libro de Balances. pero si fuera lo contrario.3 Balances: 2.1 Balance de Comprobación: También se conoce con el nombre de Balance de Sumas y Saldos. se hace a 4 columnas. un listado en orden correlativo de todas las cuentas del libro mayor.3. Es el que se efectúa por lo menos cada mes con el objeto de comprobar si los asientos han sido correctamente pasados del libro diario al libro mayor.Contabilidad 2. luego se suman las dos columnas y el total de estas sumas debe ser idéntico entre sí. 12 . se debe buscar el error hasta encontrarlo.

ya que por medio de él se conoce la integración del activo y del pasivo. El balance general es de suma importancia para una empresa y especialmente para el propietario o propietarios.2 Balance General: Es el estado que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Pues.Contabilidad 2. El balance general está integrado por tres grandes grupos: Activo. Pasivo y Capital Contable. y los resultados de las operaciones económicofinancieras. así como el patrimonio neto de la empresa representado por el capital.3. las reservas y las ganancias pendientes de distribuir. Así mismo por medio del balance general se establece la solvencia o insolvencia económica de la empresa. todo esto se establece con el nombre de Estado de Situación. 13 .

ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros vienen regulados por la NIC 1. presentación de los Estados Financieros donde señala que están formados por: El balance de situación El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio neto 14 .Contabilidad C.

debe ser aprobado por la asamblea general. sus obligaciones y su capital.1 Balance general (Esquema) ACTIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO CAPITAL PASIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL PASIVO Y CAPITAL 2.Contabilidad El estado de flujo de efectivo 1. valuados y elaborados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad NIC`s En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. firmado por los responsables: Contador Revisor fiscal Gerente Cuando se trate de sociedades. presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. Su estructura se presenta a continuación: 1. 15 . El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre. Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa.

2. • Impuestos: es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado. • Gastos Financieros: Representan todos aquellos gastos relacionados a endeudamientos o servicios del sistema financieros. • Utilidades retenidas: es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a accionistas.Contabilidad El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales.2 Estado de resultados (Esquema) Ingresos (-) Costo de Ventas Margen bruto (+)Otros ingresos de operación (-) Gastos de Operación Utilidad de Operación (-) Gastos Financieros Utilidad antes de impuestos (-) Impuestos Utilidad Neta (-) Pago de Dividendos Utilidades Retenidas 16 . la cual se representa como utilidades retenidas para la empresa. o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. 2. de ventas y administrativos. • Utilidad neta: Es la Utilidad antes de impuestos menos los impuestos y es sobre la cual se calculan los dividendos. gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares. o sea las cuentas de ingresos.1 Componentes del Estado de Resultados • Utilidad de operación: Es la Utilidad Operativa menos los Gastos generales. • Dividendos: Representan la distribución de las utilidades entre los accionistas y propietarios de la empresa. transitorias o de resultados. las cuales luego pueden ser capitalizadas. • Utilidad antes de impuestos: es la Utilidad de Operación menos los Gastos Financieros y es el monto sobre el cual se calculan los impuestos.

También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios). Estado de flujo de efectivo El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación. inversión y financiación.1 Clasificación del flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo presenta en cuanto a su estructura tres grandes renglones que son: • Actividades de Operación. además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. 4. • Actividades de Inversión y 17 . en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) SUPERAVIT AL INICO DEL PERIODO + RESERVAS RESULTADO DEL EJERCICIO RESULTADO DE EJERCICIO ANTERIORES SUPERAVITPOR VALORIZACIONES TOTAL SUPERAVIT 4. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas. incluyendo en el pasivo los aportes de los socios. salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable. 3. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa.Contabilidad 3. determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total.

4.1.2 Métodos de presentación 4.2 Actividades de Inversión: Como su nombre lo indica.1 Método Directo Este es un método analítico que muestra en detalle los ingresos y desembolsos de efectivo en las actividades operacionales. De lo anterior debe tenerse muy presente cual es el giro normal de la empresa cuando se clasifiquen sus actividades en operación. financiamiento e inversión. por ejemplo lo que para una empresa comercial puede ser actividad de inversión. en este grupo se incluyen las inversiones realizadas por la empresa. debe tomarse en cuenta que dependiendo del tipo de empresa de que se trate así serán clasificadas sus operaciones.1 Las Actividades Operativas: Comprenden todas las transacciones que corresponden al giro normal de la empresa.1. 4.1. prestamos de los propietarios o de otras entidades. etc. 4.Contabilidad • Actividades de Financiamiento. Cuando se utiliza este método debe presentarse en un anexo la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo. el producto obtenido de la emisión de acciones. de financiamiento e inversión. 4.2. 4. para una empresa financiera puede ser actividad de operación.2.3 Actividades de Financiamiento: Dentro de estas actividades se incluye la obtención y pago de recursos. el pago de dividendos. 18 . como: la adquisición o venta de instrumentos de deuda y/o acciones de otras entidades y la propiedad planta y equipo u otros activos productivos de la entidad.2 Método Indirecto Es el que se inicia partiendo de la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo y a esta conciliación se suman y restan los cambios netos en activos y pasivos por actividades operativas. a continuación se presenta el flujo de efectivo en actividades de financiamiento e inversión.

Contabilidad 19 .

como por ejemplo: * Número de póliza a la cual pertenece * Número de documento * Número de documento de referencia 20 .Contabilidad CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD Para efectos del presente trabajo y a manera de mostrar cómo funcionan algunos módulos de contabilidad. utilizaremos uno llamado PSI CONTA de Sistemas Inteligentes. recordando que el campo de la computación es tan grande. etc. este solo es un ejemplar. en este archivo se registra toda la información que pertenece a cada uno de los movimientos. Además. facturas.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas): En este archivo se registra la nomenclatura contable de la empresa y la información pertinente a cada una de las cuentas. que usualmente es el de un mes. es decir. por ejemplo: * * * * * * * * Código de la cuenta Tipo de la cuenta (la cual puede ser maestra o de detalle) Saldo de inicio Total del debe Total del haber Saldo actual Presupuesto mensual Presupuesto anual 1. Descripción del sistema El sistema de contabilidad utiliza los siguientes archivos de datos: 1. Dentro de los movimientos operados en un mes podríamos mencionar: cheques. que existe gran variedad de sistemas o módulos de contabilidad. recibos de caja. 1. todos los movimientos que se han llevado a cabo durante un período determinado.2 Transacciones o movimientos (partidas): En este archivo se registran las pólizas.

de gastos. El presupuesto puede llevarse sólo para algunas cuentas y no necesariamente para toda la nomenclatura contable. En este archivo se lleva un control de lo presupuestado en la contabilidad de la empresa y de lo real en base a los movimientos efectuados. etc. de movimientos bancarios.4 Presupuesto por cuenta: En este archivo se registran los presupuestos por cuenta para cada uno de los meses del año. Aquí también se registra toda la información relacionada a cada uno de los presupuestos realizados: * * * * * * Código de la cuenta Nombre de la cuenta Presupuestos proyectados y reales del año pasado. También puede agrupar su información contable por día de operación. Entendemos por partida. Aquí es importante hacer notar la diferencia entre póliza y partida. por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año actual 21 . mientras que póliza es un conjunto de varias partidas. En este archivo se registra toda la información pertinente a cada una de las pólizas: * Código de la póliza * Descripción de la póliza 1. El usuario tiene la libertad de decidir el criterio contable con que definirá cada póliza que realice. se pueden generar pólizas de ventas.Contabilidad * Fecha del movimiento * Descripción del movimiento * Detalle de las cuentas en el debe y haber 1. por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año pasado Presupuestos proyectados y reales del año actual. Por ejemplo. porque hay que hacer mención que son dos cosas diferentes. cada movimiento contable que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa.3 Descripción de pólizas: El sistema de contabilidad posee la capacidad de agrupar sus movimientos en base a pólizas.

5 Índices Financieros: Este archivo guarda toda la información relacionada con las cuentas de los índices financieros: * * * * Título de la cuenta Código de la cuenta Nombre de la cuenta Porcentaje 1.6 Histórico de Movimientos: Este movimiento guarda todas aquellas partidas contables que fueron eliminadas del archivo de movimientos. Menús El sistema de contabilidad consta de los siguientes submenús principales:     Menú de Operaciones Menú de Reportes Menú de Mantenimiento Salida A continuación se muestra un diagrama que resume las principales operaciones del sistema: 22 . Entre la información que guarda este archivo podemos encontrar: * * * * * * Número de la póliza a la cual pertenece Número de documento Número de documento de referencia Fecha de movimiento Descripción del movimiento Detalle de las cuentas en debe y haber 2.Contabilidad 1. al momento de hacer el cierre de cada mes. Este archivo le puede servir al usuario para hacer consultas relacionadas a movimientos contables anteriores.

es necesario modificar la transacción errónea y luego volver a mayorizar. puede consultar la sección del menú de reportes para ver las opciones a las que tiene acceso. Este proceso se podrá ejecutar de nuevo en el caso que se haya cometido algún error.Contabilidad A Ingreso de cuentas Ingreso de Movimientos B C Mayorización de Cuentas C Emisión de Reportes Por medio de in ingreso manual. representa todos los reportes que el sistema de contabilidad puede emitir. El punto D del diagrama. con las transacciones ingresadas. La actualización o mayorización de cuentas (punto C del diagrama) es el proceso por medio del cual se actualizarán las cuentas. el operador debe ingresar las cuentas de la nomenclatura al archivo de éstas. así como las transacciones que se hacen sobre esas cuentas (puntos A y B en el diagrama). es decir que existan en la Nomenclatura. 23 . Es requisito indispensable para el ingreso de una transacción que las cuentas que se utilicen existan en el archivo de las cuentas contables.

Esta pantalla es como se muestra a continuación: 28/02/11 SELECCIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS INTELIGENTES NOMBRE DE LA EMPRESA Cod. Como a continuación se muestra 28/02/11 DATOS POR EMPRESAS Sistemas Inteligentes << PSI >> Código de Empresas: Nombre de Empresa: Razón Social: Loc. Archivos de trabajo: Carácter de Compresión: Líneas por página: Clave de Acceso: Cuenta de resultados: Mes/Año de Trabajo: Período Fiscal De: Período Fiscal A: Mes/Año cerrado: 01 PED PED PSI\ ARCHIVOS\ 15 [15]Comprime 55 [18]Expanded NIT: 123456-7 [Utilidad (pérdida) Ejercicio) 01/01/11 31/12/11 Nombre Moneda: Quetzales Al momento de que decida grabar los datos de la empresa ingresados anteriormente. Barra de menús 24 . Ingreso de empresa al sistema Se deberá ingresar todos los datos correspondientes a la empresa indicada. 1 Empresa PED <ESC>-Fin 4.Contabilidad 3. el sistema desplegará la pantalla de selección de empresas con el código y el nombre de la empresa que acaba de grabar.

se podrá comenzar a trabajar en éste de forma inmediata.Contabilidad Una vez que se haya ingresado al sistema de contabilidad. F.00 0. Movimiento de cuentas: 25 . D. con una ventana que incluye todas las opciones que éste incluye.00 Saldo Presupuesto Anual: 6. en donde aparece la primera opción que es el Menú de Operaciones. 0.00 [D]etalle (Registra Pólizas) Haber Q.00 Q. Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes <<PSI>> Nomenclatura Contable Movimiento de Cuentas Presupuesto por Cuenta Departamentos Descripción de Pólizas Mayorización de Cuentas 5.00 Presupuesto del Mes: M 1 ACTIVO [M]aestra Q. 0. B. 28/02/11 SELECCIÓN DE EMPRESAS Operaciones A. E. 0. 0.00 Departamento: (Cuenta Mayor) Debe 0. C. el sistema le desplegará en la pantalla la BARRA DE MENÚS. Al comenzar. Nomenclatura contable: Para poder ingresar datos se debe contar con una nomenclatura 27/04/98 CUENTAS DE NOMENCLATURA Sistemas Inteligentes PSI Código de la Cuenta: Nombre de Cuenta: Tipo de Cuenta: Saldo de Inicio Q.

según sea el caso. 26 .1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema: Una vez estando dentro del sistema y teniendo la nomenclatura completa se procede a ingresar las pólizas. Luego deberá sumar los saldos de las cuentas maestras del nivel inferior y se acumularán el en el saldo de la cuenta maestra inmediatamente superior.Contabilidad 6. etc. fecha. Como se muestra a continuación: 28/02/11 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS Sistemas Inteligentes PSI Póliza: Documento: Referencia: Fecha: Descripción: Tasa de Cambio: Mantenimiento por Póliza Cuenta Nombre 0. las cuentas. Estos saldos no se verán afectados hasta que se haya realizado la mayorización de cuentas.00 <ALT>Modifica/ <INS>Agrega/ <DEL>Eliminar/ PgUp/ PgDn 6.00 0. Y así sucesivamente. hasta llegar a acumularse en los saldos de las cuentas principales.2 Mayorización de cuentas Los movimientos contables afectan los saldos de las cuentas contables ingresadas en el archivo de cuentas. La mayorización de cuentas consiste en trasladar el monto del movimiento contable (Debe o Haber) a la cuenta específica.0 Haber 0.00 Debe 0. Este monto se acumulará en el campo del Debe o del Haber de su archivo de cuentas. donde deberá ingresarse el número de póliza. documento.

Menú de reportes Con los Reportes se tendrá la oportunidad de obtener una copia impresa de los resultados de la contabilidad de la empresa que está trabajando.00 11201 BANCO DEL COMERCIO 7. A continuación se le muestra esta pantalla.1 Estados Financieros: 27 .00 + 800.00 350.00 + 11202 BANCO INDUSTRIAL 500. Estados Financieros Movimientos Presupuestos 7.00 + 850. 27/04/98 NOMBRE DE LA EMPRESA Operaciones Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes PSI 1.00 + 11101 CAJA GENERAL 112 BANCOS 800. 2. 3.Contabilidad 1 11 111 ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA 1650.00 + 1650. Se desplegará una serie de opciones a las que tendrá acceso.

MOVIMIENTOS y de allí se podrán generar los reportas que aparecen.7 2. y en el cual se tendrá que ubicar en la segunda opción de éste. MOVIMIENTOS 2.3 2. como el que aparece en la gráfica siguiente.2 1. en 2. ESTADOS FIANANCIEROS 1.4 Balance General Condensado Balance General Comparativo Estado de Resultados Estado de Resultados Comparativo 7. es decir en 1. Aquí se podrán obtener todos los tipos de reporte con relación a los movimientos contables hechos en el Menú de Operaciones. 2. Si desea entrar en esta opción.5 2. En pantalla aparecerá desplegado un submenú.3 1.2 Movimientos.1 1.8 Diario General Cuadre de Pólizas Diario Mayor General Por Departamento Balance Analítico Análisis de Gastos Balance de Gastos Nomenclatura Contable Nota: El uso del sistema que nos ocupa será explicado más a detalle en la presentación que se llevara a cabo.2 2. es decir.4 2. Estados Financieros.Contabilidad Para que se pueda tener acceso a esta opción deberá ubicarse en la primera opción del Menú de Reportes.6 2. debe ubicarse en el Menú de Reportes. 28 .1 2. para generar los mismos.

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