UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE AUDITORIA PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

“MODULO DE CONTABILIDAD GENERAL”

Contabilidad
Guatemala, febrero de 2011

Contabilidad

INDICE TEMA PAG.

CAPITULO I A. CONCEPTOS GENERALES 1. Contabilidad...........................................................................................02 1.1 Tipos de Contabilidades......................................................................02 1.1.1 Contabilidad Pública.........................................................................02 1.1.2 Contabilidad Privada.........................................................................02 1.1.3 Contabilidad de costos.....................................................................03 2. Las cuentas............................................................................................03 3. Operaciones...........................................................................................03 4. Nomenclatura Contable.........................................................................04 4. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas ............................................04 4.2 División de la nomenclatura ...............................................................05 4.2.1 Clasificación de los activos .............................................................05 4.2.1.1 Activos no corrientes.....................................................................05 4.2.1.2 Activos corrientes..........................................................................05 4.2.1.3 Otros activos .................................................................................06 4.2.2 Clasificación del Pasivo ..................................................................06 4.2.2.1 Pasivos corriente...........................................................................06 4.2.2.2 Pasivo no corriente .......................................................................06 4.2.2.3 Otros pasivos ................................................................................06 4.2.3 Patrimonio o Capital B. LIBROS CONTABLES 1. LIBROS AUXILIARES 1.1 Ventas...................................................................................................07 1.2 Compras...............................................................................................08 2. LIBROS PRINCIPALES 2.1 Diario.....................................................................................................09 2.2 Mayor....................................................................................................10 2.3 Balances...............................................................................................11 2.3.1 Balance de Comprobación...............................................................11 2.3.2 Balance General................................................................................12 C. ESTADOS FINANCIEROS 1. Balance General.....................................................................................14 1.1 Balance general (Esquema)................................................................14 2. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias................................14 2.1 Componentes del Estado de Resultados...........................................15 2.2 Estado de resultados (Esquema)........................................................15

..................6 Histórico de Movimientos................................5 Índices Financieros...............................................................2 Método Indirecto............................1 Estados Financieros............26 ............... Nomenclatura contable...........3 Actividades de Financiamiento.................................................................1......................22 4.............................................. Barra de menús...................2 Transacciones o movimientos (partidas):.................................... Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit.....1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas):..................1...............................17 4..........17 CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD 1.......................................2...............17 4.................1.........................................................1 Clasificación del flujo de efectivo................................. Menú de reportes............... Descripción del sistema....................................................26 7.....2..............................................................2 Métodos de presentación...17 4.......................................................19 1...........................25 7.........................................................................2 Mayorización de cuentas ......16 4......................................18 1.............17 4..........................................23 5.............................................................................................................3 Descripción de pólizas...............................................16 3............................................................................................. Ingreso de empresa al sistema...................................................................................23 6.Contabilidad 3.........................................18 1...................2 Movimientos.......................16 4..4 Presupuesto por cuenta...................20 1.........24 6.........................24 6.20 3...18 1........24 7.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) ...................1 Las Actividades Operativas..........................20 2........2 Actividades de Inversión............ Movimiento de cuentas..1 Método Directo... Menús.........................1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema:.............................................17 4................................ Estado de flujo de efectivo..............................................19 1.......................................................................................................16 4.

Esta información resulta útil para gestores. acreedores o propietarios. costumbres y procedimientos asociados con la contabilidad de las Administraciones Públicas. La contabilidad es una parte de la economía.1. y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. CONCEPTOS GENERALES 1.2 Contabilidad Privada En contraste con el contador público. de manera sistemática y útil. y cualquier organismo calificado de titularidad pública. expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan. en reconocimiento al hecho de que uno de los usos principales de la información contable es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio. 2 .1 Tipos de Contabilidades 1. con el fin de servir a la toma de decisiones y control. Se caracteriza por su marcado carácter presupuestario y su cumplimiento dentro de los objetivos fijados políticamente. Secretarías Generales. Contabilidad Es la ciencia social llamada también contaduría que se encarga de estudiar. 1. con la finalidad de facilitar a los diversos interesados. Posee además una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa y valiosa. quien presta su servicio a muchos clientes. en la industria privada el contador es un empleado de una sola empresa.1 Contabilidad Pública Principios. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. 1. previamente registrada. reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas. esto quiere decir la contabilidad llevada dentro de las diferentes unidades que constituyen el sector público. tales como Ministerios. medir y analizar el patrimonio de las empresas.Contabilidad CAPITULO I A.1. presentando la información. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequeña o mediana generalmente se llama contralor.

1. o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. se abonan. recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale. contabilización.Contabilidad Dentro del área de contabilidad general se ha desarrollado una variedad de fases especializadas de la contabilidad. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa. La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios: • • • Correspondencia: quien recibe es deudor. Las cuentas Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. cuanto éste aumenta. quien entrega es acreedor. sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados. la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. se cargan. se cargan. Entre las más importantes podemos describir las siguientes: 1. y cuando disminuye. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. y cuando disminuye. En las cuentas de pasivo y de capital. distribución. 2. 3 . cuando éste aumenta. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital. donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito" o "haber".3 Contabilidad de costos La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificación. Gráficamente se dibujan como una T. Operaciones Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. En las cuentas de activo. Se utiliza una palabra y un número. se abonan. 3. también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel.

Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor Cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor Cuando los débitos sean iguales a los créditos. Saldo. las ganancias se acreditan. El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla: 4. así: 4 . Confrontabilidad: las pérdidas se debitan. Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos. creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización. balanceada o sin saldo 4. Nomenclatura Contable La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas. patrimonio). Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo. se entenderá que la cuenta esta saldada.Contabilidad • • Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta. clasificadas de acuerdo con una codificación. pasivo. se desarrollan las demás áreas del balance. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas CODIGO 1 11 111 11101 1110101 1110102 112 11201 1120101 1120102 CUENTA Activo Corriente Caja Caja General Fondo Fijo Caja Chica Depósitos bancarios Depósitos monetarios Banco X Banco Y POSICION CONTABLE Área del Balance División del Área Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Igual que este esquema.     Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos.

Las tres grandes áreas. reflejada básicamente en el balance general.2.1.1 Clasificación de los activos    Activo no corriente Activos corriente Otros activos 4. enseres. Dentro de estos activos.Contabilidad 1= Activo 2 = Pasivo 3 = Patrimonio 4 = Ingresos 5 = Gastos 4. se mencionan: mobiliario. vehículos.1 Activos no corrientes: Inmuebles. edificios. maquinarias y equipos.2 División de la nomenclatura La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad. etc. 5 . son: Activo. generalmente utilizadas. 4. En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:     Ser propiedad de la ONG Ser de naturaleza duradera No estar destinados para la compra/venta Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organización. equipo.2. pasivo y patrimonio.

4. otros activos. son aquellos que no se pueden clasificar.2 Clasificación del Pasivo Los pasivos son obligaciones que.2. papelería.1.3 Otros activos: En contabilidad.2 Activos corrientes: Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. 4.2. alquileres.2.2.Contabilidad 4. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo. pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas.    Documentos por pagar Cuentas por pagar Asignaciones a proyectos 6 . En el balance. por ejemplo: gastos pagados por adelantado. Para efectos de ubicación. deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:       Obligaciones bancarias Cuentas por pagar a proveedores Otras cuentas por pagar Prestaciones sociales por pagar Impuestos por pagar Asignaciones a proyectos 4. pasivos a largo plazo y Otros pasivos. seguros. ni como circulantes ni como fijos.2. e Inventarios 4. en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:     Caja Bancos Cuentas por cobrar.2. al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago.2.2 Pasivo no corriente En esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.1 Pasivos corriente Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año.1. etc.

y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.Contabilidad 4.2.3 Otros pasivos Al igual que los activos. Donaciones recibidas de otros organismos. 4. ni fecha específica de cancelación. b. o en especie y Las cuotas que los socios hacen efectivas. notas de débito y de crédito. en ambos casos siempre que se haya cobrado el IVA. y que los ingresos estén respaldados con la documentación fehaciente. LIBROS AUXILIARES 1. Este fondo se conforma por:    Resultados positivos o negativos.2. pólizas de exportación. sea en efectivo. la clasificación: Otros pasivos.1 Ventas: En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderías y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados. Número y fecha de las facturas. 7 . En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos: a.2. LIBROS CONTABLES 1.3 Patrimonio o Capital: Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio. NIT y nombre completo del comprador. a través del tiempo. ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. que respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados. escrituras públicas. B. constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento. ni como a largo plazo. habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos. se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes. tales como: préstamos sin interés.

notas de débito y de crédito. correspondientes a las ventas y las prestaciones de servicios. y el último del tipo de documento emitiendo de que se trate. y que las erogaciones estén respaldadas con la documentación fehaciente. d. Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas. pólizas de importación. indicando el primer número y serie. Si el contribuyente consolida sus ventas diarias que debe utilizar un renglón para cada tipo de documento.2012 para declarar y pagar el IVA del mes. ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos: a.2 Compras: En este libro debe registrarse todas las compras de mercaderías y otros bienes que adquiera la empresa y todos los servicios recibidos. Con base en los libros de compras y de ventas se llena el formulario SAT-No. en ambos casos siempre que se haya pagado el impuesto al valor agregado. en cuyo caso no es necesario completar la literal b. IVA (débito fiscal). 8 . que respalden las especiales. Precio neto (sin incluir el IVA). Número y fecha de las facturas. que respalden las adquisiciones de bienes y servicios. e. 1.Contabilidad c. de las ventas de bienes y de los servicios prestados. si la hay. anterior. facturas cambiarias.

d.Contabilidad b. Monto total de la operación incluyendo el IVA. Precio neto (sin incluir IVA). En el caso de facturas especiales si el vendedor no tuviere NIT. c. Al finalizar cada período mensual.1 Diario: Este es un libro principal de carácter obligatorio. IVA (crédito fiscal) correspondiente a las compras de bienes y la utilización de servicios. por los que procede de derecho a crédito fiscal. en el cual se registran diariamente y en orden cronológico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos económicos que efectúa una empresa. 2. NIT y la identificación completa del vendedor o prestador del servicio. identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crédito fiscal y por los que no procede derecho a crédito fiscal. debe hacerse un resumen. e. y por los que no procede derecho a crédito fiscal. separando el de las compras de bienes y el de la utilización de servicios. se considerará el número de su cédula de vecindad. es decir que no puede dejar de llevarse. es 9 . LIBROS PRINCIPALES 2. En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y abono. por los que procede derecho a crédito fiscal. por los que procede derecho y el de la utilización de servicios.

Contabilidad decir. la primera debitan. Este libro consta de dos columnas. donde se aplica la partida doble. 10 . y la segunda para registrar las cantidades de las cuentas que se abonan o acreditan. El libro diario que normalmente se usa en la actualidad. es el mismo en algunos países se denomina “diario continental” y en otros “diario general”.

El libro mayor puede operarse de dos formas. 11 . con el fin de proporcionar información acerca de los cargos (débitos) y abonos (créditos) que ha tenido cada cuenta durante un período. la segunda “HABER” y la tercera “SALDO”. ambos lados constan de dos columnas. la primera columna se denomina “DEBE”. la primera es utilizando un libro mayor de doble folio. La segunda forma. el folio de la izquierda se denomina “DEBE” y el de la derecha “HABER”. en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el libro diario. En el debe se registran las cuentas que están cargadas en el libro diario y en el haber las cuentas que están abonadas.2 Mayor: Este es un libro principal de carácter obligatorio. es utilizando un libro mayor de un folio con tres columnas.Contabilidad 2.

luego se suman las dos columnas y el total de estas sumas debe ser idéntico entre sí. se debe buscar el error hasta encontrarlo. Consiste en elaborar en el libro de Balances.3. 12 . en las dos primeras se registran la suma del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor.Contabilidad 2.3 Balances: 2. Es el que se efectúa por lo menos cada mes con el objeto de comprobar si los asientos han sido correctamente pasados del libro diario al libro mayor. un listado en orden correlativo de todas las cuentas del libro mayor.1 Balance de Comprobación: También se conoce con el nombre de Balance de Sumas y Saldos. pero si fuera lo contrario. se hace a 4 columnas.

Pasivo y Capital Contable. Pues. El balance general es de suma importancia para una empresa y especialmente para el propietario o propietarios. así como el patrimonio neto de la empresa representado por el capital.3. El balance general está integrado por tres grandes grupos: Activo. Así mismo por medio del balance general se establece la solvencia o insolvencia económica de la empresa.Contabilidad 2. 13 . las reservas y las ganancias pendientes de distribuir. ya que por medio de él se conoce la integración del activo y del pasivo. todo esto se establece con el nombre de Estado de Situación.2 Balance General: Es el estado que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. y los resultados de las operaciones económicofinancieras.

Contabilidad C. ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros vienen regulados por la NIC 1. presentación de los Estados Financieros donde señala que están formados por: El balance de situación El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio neto 14 .

1 Balance general (Esquema) ACTIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO CAPITAL PASIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL PASIVO Y CAPITAL 2. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre. Su estructura se presenta a continuación: 1. sus obligaciones y su capital. presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos. 15 . Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa. valuados y elaborados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad NIC`s En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.Contabilidad El estado de flujo de efectivo 1. firmado por los responsables: Contador Revisor fiscal Gerente Cuando se trate de sociedades. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. debe ser aprobado por la asamblea general.

1 Componentes del Estado de Resultados • Utilidad de operación: Es la Utilidad Operativa menos los Gastos generales. o sea las cuentas de ingresos. transitorias o de resultados.2 Estado de resultados (Esquema) Ingresos (-) Costo de Ventas Margen bruto (+)Otros ingresos de operación (-) Gastos de Operación Utilidad de Operación (-) Gastos Financieros Utilidad antes de impuestos (-) Impuestos Utilidad Neta (-) Pago de Dividendos Utilidades Retenidas 16 .Contabilidad El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales. o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. • Gastos Financieros: Representan todos aquellos gastos relacionados a endeudamientos o servicios del sistema financieros. las cuales luego pueden ser capitalizadas. • Impuestos: es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado. gastos y costos. • Dividendos: Representan la distribución de las utilidades entre los accionistas y propietarios de la empresa. la cual se representa como utilidades retenidas para la empresa. • Utilidades retenidas: es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a accionistas. • Utilidad neta: Es la Utilidad antes de impuestos menos los impuestos y es sobre la cual se calculan los dividendos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares. de ventas y administrativos. • Utilidad antes de impuestos: es la Utilidad de Operación menos los Gastos Financieros y es el monto sobre el cual se calculan los impuestos. 2. 2.

Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo. Estado de flujo de efectivo El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación. determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total. inversión y financiación. en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) SUPERAVIT AL INICO DEL PERIODO + RESERVAS RESULTADO DEL EJERCICIO RESULTADO DE EJERCICIO ANTERIORES SUPERAVITPOR VALORIZACIONES TOTAL SUPERAVIT 4. además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. 4. También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios).Contabilidad 3.1 Clasificación del flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo presenta en cuanto a su estructura tres grandes renglones que son: • Actividades de Operación. • Actividades de Inversión y 17 . Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas. 3. incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

1 Método Directo Este es un método analítico que muestra en detalle los ingresos y desembolsos de efectivo en las actividades operacionales.Contabilidad • Actividades de Financiamiento.1. el pago de dividendos. De lo anterior debe tenerse muy presente cual es el giro normal de la empresa cuando se clasifiquen sus actividades en operación. en este grupo se incluyen las inversiones realizadas por la empresa. debe tomarse en cuenta que dependiendo del tipo de empresa de que se trate así serán clasificadas sus operaciones. para una empresa financiera puede ser actividad de operación.3 Actividades de Financiamiento: Dentro de estas actividades se incluye la obtención y pago de recursos. como: la adquisición o venta de instrumentos de deuda y/o acciones de otras entidades y la propiedad planta y equipo u otros activos productivos de la entidad. 18 . el producto obtenido de la emisión de acciones. financiamiento e inversión.2. por ejemplo lo que para una empresa comercial puede ser actividad de inversión.2 Método Indirecto Es el que se inicia partiendo de la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo y a esta conciliación se suman y restan los cambios netos en activos y pasivos por actividades operativas. 4. etc. prestamos de los propietarios o de otras entidades.1.2.2 Actividades de Inversión: Como su nombre lo indica. 4.2 Métodos de presentación 4.1 Las Actividades Operativas: Comprenden todas las transacciones que corresponden al giro normal de la empresa. 4. Cuando se utiliza este método debe presentarse en un anexo la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo.1. a continuación se presenta el flujo de efectivo en actividades de financiamiento e inversión. 4. de financiamiento e inversión. 4.

Contabilidad 19 .

que usualmente es el de un mes.2 Transacciones o movimientos (partidas): En este archivo se registran las pólizas.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas): En este archivo se registra la nomenclatura contable de la empresa y la información pertinente a cada una de las cuentas. 1. es decir. este solo es un ejemplar. recibos de caja.Contabilidad CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD Para efectos del presente trabajo y a manera de mostrar cómo funcionan algunos módulos de contabilidad. etc. recordando que el campo de la computación es tan grande. Descripción del sistema El sistema de contabilidad utiliza los siguientes archivos de datos: 1. todos los movimientos que se han llevado a cabo durante un período determinado. que existe gran variedad de sistemas o módulos de contabilidad. por ejemplo: * * * * * * * * Código de la cuenta Tipo de la cuenta (la cual puede ser maestra o de detalle) Saldo de inicio Total del debe Total del haber Saldo actual Presupuesto mensual Presupuesto anual 1. Además. utilizaremos uno llamado PSI CONTA de Sistemas Inteligentes. Dentro de los movimientos operados en un mes podríamos mencionar: cheques. en este archivo se registra toda la información que pertenece a cada uno de los movimientos. facturas. como por ejemplo: * Número de póliza a la cual pertenece * Número de documento * Número de documento de referencia 20 .

cada movimiento contable que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa. se pueden generar pólizas de ventas. de gastos. En este archivo se registra toda la información pertinente a cada una de las pólizas: * Código de la póliza * Descripción de la póliza 1. El presupuesto puede llevarse sólo para algunas cuentas y no necesariamente para toda la nomenclatura contable. El usuario tiene la libertad de decidir el criterio contable con que definirá cada póliza que realice. Aquí es importante hacer notar la diferencia entre póliza y partida. También puede agrupar su información contable por día de operación. de movimientos bancarios. Por ejemplo. En este archivo se lleva un control de lo presupuestado en la contabilidad de la empresa y de lo real en base a los movimientos efectuados.Contabilidad * Fecha del movimiento * Descripción del movimiento * Detalle de las cuentas en el debe y haber 1. por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año pasado Presupuestos proyectados y reales del año actual. mientras que póliza es un conjunto de varias partidas. porque hay que hacer mención que son dos cosas diferentes. etc. por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año actual 21 .4 Presupuesto por cuenta: En este archivo se registran los presupuestos por cuenta para cada uno de los meses del año. Entendemos por partida.3 Descripción de pólizas: El sistema de contabilidad posee la capacidad de agrupar sus movimientos en base a pólizas. Aquí también se registra toda la información relacionada a cada uno de los presupuestos realizados: * * * * * * Código de la cuenta Nombre de la cuenta Presupuestos proyectados y reales del año pasado.

Entre la información que guarda este archivo podemos encontrar: * * * * * * Número de la póliza a la cual pertenece Número de documento Número de documento de referencia Fecha de movimiento Descripción del movimiento Detalle de las cuentas en debe y haber 2.6 Histórico de Movimientos: Este movimiento guarda todas aquellas partidas contables que fueron eliminadas del archivo de movimientos.5 Índices Financieros: Este archivo guarda toda la información relacionada con las cuentas de los índices financieros: * * * * Título de la cuenta Código de la cuenta Nombre de la cuenta Porcentaje 1.Contabilidad 1. al momento de hacer el cierre de cada mes. Este archivo le puede servir al usuario para hacer consultas relacionadas a movimientos contables anteriores. Menús El sistema de contabilidad consta de los siguientes submenús principales:     Menú de Operaciones Menú de Reportes Menú de Mantenimiento Salida A continuación se muestra un diagrama que resume las principales operaciones del sistema: 22 .

puede consultar la sección del menú de reportes para ver las opciones a las que tiene acceso. 23 . El punto D del diagrama. representa todos los reportes que el sistema de contabilidad puede emitir. es decir que existan en la Nomenclatura. La actualización o mayorización de cuentas (punto C del diagrama) es el proceso por medio del cual se actualizarán las cuentas. así como las transacciones que se hacen sobre esas cuentas (puntos A y B en el diagrama). con las transacciones ingresadas. Este proceso se podrá ejecutar de nuevo en el caso que se haya cometido algún error. es necesario modificar la transacción errónea y luego volver a mayorizar.Contabilidad A Ingreso de cuentas Ingreso de Movimientos B C Mayorización de Cuentas C Emisión de Reportes Por medio de in ingreso manual. el operador debe ingresar las cuentas de la nomenclatura al archivo de éstas. Es requisito indispensable para el ingreso de una transacción que las cuentas que se utilicen existan en el archivo de las cuentas contables.

Contabilidad 3. Esta pantalla es como se muestra a continuación: 28/02/11 SELECCIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS INTELIGENTES NOMBRE DE LA EMPRESA Cod. el sistema desplegará la pantalla de selección de empresas con el código y el nombre de la empresa que acaba de grabar. Como a continuación se muestra 28/02/11 DATOS POR EMPRESAS Sistemas Inteligentes << PSI >> Código de Empresas: Nombre de Empresa: Razón Social: Loc. Barra de menús 24 . Archivos de trabajo: Carácter de Compresión: Líneas por página: Clave de Acceso: Cuenta de resultados: Mes/Año de Trabajo: Período Fiscal De: Período Fiscal A: Mes/Año cerrado: 01 PED PED PSI\ ARCHIVOS\ 15 [15]Comprime 55 [18]Expanded NIT: 123456-7 [Utilidad (pérdida) Ejercicio) 01/01/11 31/12/11 Nombre Moneda: Quetzales Al momento de que decida grabar los datos de la empresa ingresados anteriormente. 1 Empresa PED <ESC>-Fin 4. Ingreso de empresa al sistema Se deberá ingresar todos los datos correspondientes a la empresa indicada.

00 Departamento: (Cuenta Mayor) Debe 0. en donde aparece la primera opción que es el Menú de Operaciones. 28/02/11 SELECCIÓN DE EMPRESAS Operaciones A. el sistema le desplegará en la pantalla la BARRA DE MENÚS. Nomenclatura contable: Para poder ingresar datos se debe contar con una nomenclatura 27/04/98 CUENTAS DE NOMENCLATURA Sistemas Inteligentes PSI Código de la Cuenta: Nombre de Cuenta: Tipo de Cuenta: Saldo de Inicio Q. C. B. con una ventana que incluye todas las opciones que éste incluye.00 [D]etalle (Registra Pólizas) Haber Q.00 Presupuesto del Mes: M 1 ACTIVO [M]aestra Q.00 Saldo Presupuesto Anual: 6. 0.00 0. E. Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes <<PSI>> Nomenclatura Contable Movimiento de Cuentas Presupuesto por Cuenta Departamentos Descripción de Pólizas Mayorización de Cuentas 5. 0. F. Al comenzar.00 Q. 0. se podrá comenzar a trabajar en éste de forma inmediata.Contabilidad Una vez que se haya ingresado al sistema de contabilidad. 0. D. Movimiento de cuentas: 25 .

00 <ALT>Modifica/ <INS>Agrega/ <DEL>Eliminar/ PgUp/ PgDn 6.Contabilidad 6. Como se muestra a continuación: 28/02/11 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS Sistemas Inteligentes PSI Póliza: Documento: Referencia: Fecha: Descripción: Tasa de Cambio: Mantenimiento por Póliza Cuenta Nombre 0.00 0.1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema: Una vez estando dentro del sistema y teniendo la nomenclatura completa se procede a ingresar las pólizas. Luego deberá sumar los saldos de las cuentas maestras del nivel inferior y se acumularán el en el saldo de la cuenta maestra inmediatamente superior.2 Mayorización de cuentas Los movimientos contables afectan los saldos de las cuentas contables ingresadas en el archivo de cuentas. Y así sucesivamente.0 Haber 0.00 Debe 0. las cuentas. La mayorización de cuentas consiste en trasladar el monto del movimiento contable (Debe o Haber) a la cuenta específica. etc. donde deberá ingresarse el número de póliza. fecha. documento. hasta llegar a acumularse en los saldos de las cuentas principales. Estos saldos no se verán afectados hasta que se haya realizado la mayorización de cuentas. Este monto se acumulará en el campo del Debe o del Haber de su archivo de cuentas. según sea el caso. 26 .

00 350.00 11201 BANCO DEL COMERCIO 7. Estados Financieros Movimientos Presupuestos 7. Se desplegará una serie de opciones a las que tendrá acceso.00 + 800.00 + 850.00 + 11202 BANCO INDUSTRIAL 500. 2.1 Estados Financieros: 27 . 3. A continuación se le muestra esta pantalla. Menú de reportes Con los Reportes se tendrá la oportunidad de obtener una copia impresa de los resultados de la contabilidad de la empresa que está trabajando. 27/04/98 NOMBRE DE LA EMPRESA Operaciones Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes PSI 1.00 + 1650.Contabilidad 1 11 111 ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA 1650.00 + 11101 CAJA GENERAL 112 BANCOS 800.

4 Balance General Condensado Balance General Comparativo Estado de Resultados Estado de Resultados Comparativo 7. 28 . es decir.7 2. como el que aparece en la gráfica siguiente.2 1. Si desea entrar en esta opción. para generar los mismos. en 2.2 2.5 2. MOVIMIENTOS 2.8 Diario General Cuadre de Pólizas Diario Mayor General Por Departamento Balance Analítico Análisis de Gastos Balance de Gastos Nomenclatura Contable Nota: El uso del sistema que nos ocupa será explicado más a detalle en la presentación que se llevara a cabo.3 1.6 2. En pantalla aparecerá desplegado un submenú.Contabilidad Para que se pueda tener acceso a esta opción deberá ubicarse en la primera opción del Menú de Reportes. y en el cual se tendrá que ubicar en la segunda opción de éste. debe ubicarse en el Menú de Reportes. Estados Financieros.2 Movimientos. es decir en 1. Aquí se podrán obtener todos los tipos de reporte con relación a los movimientos contables hechos en el Menú de Operaciones.1 1. ESTADOS FIANANCIEROS 1.4 2.1 2. 2. MOVIMIENTOS y de allí se podrán generar los reportas que aparecen.3 2.