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Modulo de Contabilidad General

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE AUDITORIA PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS

“MODULO DE CONTABILIDAD GENERAL”

Contabilidad
Guatemala, febrero de 2011

Contabilidad

INDICE TEMA PAG.

CAPITULO I A. CONCEPTOS GENERALES 1. Contabilidad...........................................................................................02 1.1 Tipos de Contabilidades......................................................................02 1.1.1 Contabilidad Pública.........................................................................02 1.1.2 Contabilidad Privada.........................................................................02 1.1.3 Contabilidad de costos.....................................................................03 2. Las cuentas............................................................................................03 3. Operaciones...........................................................................................03 4. Nomenclatura Contable.........................................................................04 4. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas ............................................04 4.2 División de la nomenclatura ...............................................................05 4.2.1 Clasificación de los activos .............................................................05 4.2.1.1 Activos no corrientes.....................................................................05 4.2.1.2 Activos corrientes..........................................................................05 4.2.1.3 Otros activos .................................................................................06 4.2.2 Clasificación del Pasivo ..................................................................06 4.2.2.1 Pasivos corriente...........................................................................06 4.2.2.2 Pasivo no corriente .......................................................................06 4.2.2.3 Otros pasivos ................................................................................06 4.2.3 Patrimonio o Capital B. LIBROS CONTABLES 1. LIBROS AUXILIARES 1.1 Ventas...................................................................................................07 1.2 Compras...............................................................................................08 2. LIBROS PRINCIPALES 2.1 Diario.....................................................................................................09 2.2 Mayor....................................................................................................10 2.3 Balances...............................................................................................11 2.3.1 Balance de Comprobación...............................................................11 2.3.2 Balance General................................................................................12 C. ESTADOS FINANCIEROS 1. Balance General.....................................................................................14 1.1 Balance general (Esquema)................................................................14 2. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias................................14 2.1 Componentes del Estado de Resultados...........................................15 2.2 Estado de resultados (Esquema)........................................................15

....................................................................................17 CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD 1...........................18 1.........................5 Índices Financieros........4 Presupuesto por cuenta...........................................................19 1................20 2.6 Histórico de Movimientos..................................... Menú de reportes...................1 Estados Financieros............26 7....2 Transacciones o movimientos (partidas):..24 7......17 4..24 6... Movimiento de cuentas...20 1.........2 Mayorización de cuentas .. Ingreso de empresa al sistema. Descripción del sistema....2..............................16 4...16 4........................................................................................................17 4............................17 4......1 Las Actividades Operativas.........1 Clasificación del flujo de efectivo................................................2 Movimientos...............17 4..................23 5....................................1......................................................2 Métodos de presentación.......26 ..................................2 Actividades de Inversión.......20 3....................1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema:..............................................18 1.............................................. Barra de menús........................................Contabilidad 3............................................................................1..............................................................16 3............................................................................................................1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) ...1............... Estado de flujo de efectivo.......24 6..........2 Método Indirecto....2.........19 1...... Nomenclatura contable.......................................16 4............................................................................................1 Método Directo...........................23 6..........1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas):.............................25 7....................................................................................... Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit................................................................................................17 4................................................... Menús................22 4.............................................................................3 Actividades de Financiamiento.................3 Descripción de pólizas.......................18 1..................................................

1 Tipos de Contabilidades 1.2 Contabilidad Privada En contraste con el contador público.1 Contabilidad Pública Principios. 2 . de manera sistemática y útil. quien presta su servicio a muchos clientes. Contabilidad Es la ciencia social llamada también contaduría que se encarga de estudiar. Secretarías Generales. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. en reconocimiento al hecho de que uno de los usos principales de la información contable es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequeña o mediana generalmente se llama contralor.1. y cualquier organismo calificado de titularidad pública. costumbres y procedimientos asociados con la contabilidad de las Administraciones Públicas. reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas. CONCEPTOS GENERALES 1. con la finalidad de facilitar a los diversos interesados.Contabilidad CAPITULO I A. y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. en la industria privada el contador es un empleado de una sola empresa. con el fin de servir a la toma de decisiones y control. medir y analizar el patrimonio de las empresas.1. 1. expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan. Posee además una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa y valiosa. Esta información resulta útil para gestores. esto quiere decir la contabilidad llevada dentro de las diferentes unidades que constituyen el sector público. presentando la información. previamente registrada. acreedores o propietarios. 1. La contabilidad es una parte de la economía. tales como Ministerios. Se caracteriza por su marcado carácter presupuestario y su cumplimiento dentro de los objetivos fijados políticamente.

Gráficamente se dibujan como una T. En las cuentas de activo.1.Contabilidad Dentro del área de contabilidad general se ha desarrollado una variedad de fases especializadas de la contabilidad. y cuando disminuye. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa. donde a la parte izquierda se llama "Débito" o "Debe" y a la parte derecha "crédito" o "haber". Dichas palabras y números son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio escritos en un papel. recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva. Operaciones Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. o cuando siendo de Gestión se refieren a un ingreso. distribución. Las cuentas son deudoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un activo o siendo de Gestión se refieren a un gasto y son acreedoras cuando siendo de Patrimonio se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital. se abonan. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. y cuando disminuye. Entre las más importantes podemos describir las siguientes: 1. 3 . se abonan. Se utiliza una palabra y un número. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. 3. la palabra representa el elemento cualitativo de la cuenta y el número el elemento cuantitativo. cuanto éste aumenta. La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios: • • • Correspondencia: quien recibe es deudor. quien entrega es acreedor. cuando éste aumenta. se cargan. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale. En las cuentas de pasivo y de capital. sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta Independientemente de si las cuentas son de Patrimonio o de Resultados. se cargan.3 Contabilidad de costos La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificación. Las cuentas Instrumento de representación y medida de cada elemento patrimonial. también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. 2. contabilización.

así: 4 . patrimonio). las ganancias se acreditan. Saldo.     Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos y créditos. pasivo. 1 Esquema de nomenclatura de cuentas CODIGO 1 11 111 11101 1110101 1110102 112 11201 1120101 1120102 CUENTA Activo Corriente Caja Caja General Fondo Fijo Caja Chica Depósitos bancarios Depósitos monetarios Banco X Banco Y POSICION CONTABLE Área del Balance División del Área Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Cuenta de Mayor General Cuenta de Mayor Auxiliar Subcuenta de Mayor Subcuenta de Mayor Igual que este esquema. Confrontabilidad: las pérdidas se debitan. clasificadas de acuerdo con una codificación. Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos. Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo Deudor Cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo Acreedor Cuando los débitos sean iguales a los créditos. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo. Nomenclatura Contable La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas. creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización. balanceada o sin saldo 4.Contabilidad • • Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta. El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla: 4. se desarrollan las demás áreas del balance. se entenderá que la cuenta esta saldada.

son: Activo.1 Activos no corrientes: Inmuebles. reflejada básicamente en el balance general. maquinarias y equipos. edificios. 4. se mencionan: mobiliario.1. equipo. etc. enseres. generalmente utilizadas. vehículos.2 División de la nomenclatura La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad. En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:     Ser propiedad de la ONG Ser de naturaleza duradera No estar destinados para la compra/venta Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organización. pasivo y patrimonio.2. 5 .2. Las tres grandes áreas.1 Clasificación de los activos    Activo no corriente Activos corriente Otros activos 4.Contabilidad 1= Activo 2 = Pasivo 3 = Patrimonio 4 = Ingresos 5 = Gastos 4. Dentro de estos activos.

2. pasivos a largo plazo y Otros pasivos.2 Activos corrientes: Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. por ejemplo: gastos pagados por adelantado.1.2.1. e Inventarios 4.2 Clasificación del Pasivo Los pasivos son obligaciones que. alquileres. 4. En el balance. 4.    Documentos por pagar Cuentas por pagar Asignaciones a proyectos 6 . en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:     Caja Bancos Cuentas por cobrar. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo.Contabilidad 4. Para efectos de ubicación.2. papelería. etc.3 Otros activos: En contabilidad. son aquellos que no se pueden clasificar.2.1 Pasivos corriente Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago.2.2 Pasivo no corriente En esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.2. otros activos. ni como circulantes ni como fijos.2. pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas. deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:       Obligaciones bancarias Cuentas por pagar a proveedores Otras cuentas por pagar Prestaciones sociales por pagar Impuestos por pagar Asignaciones a proyectos 4. seguros.

en ambos casos siempre que se haya cobrado el IVA. ni fecha específica de cancelación. b. o en especie y Las cuotas que los socios hacen efectivas. Número y fecha de las facturas. B. constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento. escrituras públicas.2. 7 . En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos: a. Este fondo se conforma por:    Resultados positivos o negativos. LIBROS CONTABLES 1. LIBROS AUXILIARES 1.1 Ventas: En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderías y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados. y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado. la clasificación: Otros pasivos.2. ni como a largo plazo. ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. 4. se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes. tales como: préstamos sin interés. habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos. que respalden las ventas efectuadas y los servicios prestados.2.Contabilidad 4.3 Patrimonio o Capital: Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio. a través del tiempo. sea en efectivo.3 Otros pasivos Al igual que los activos. pólizas de exportación. Donaciones recibidas de otros organismos. NIT y nombre completo del comprador. y que los ingresos estén respaldados con la documentación fehaciente. notas de débito y de crédito.

Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas. pólizas de importación. en ambos casos siempre que se haya pagado el impuesto al valor agregado. Con base en los libros de compras y de ventas se llena el formulario SAT-No.Contabilidad c. correspondientes a las ventas y las prestaciones de servicios. indicando el primer número y serie.2 Compras: En este libro debe registrarse todas las compras de mercaderías y otros bienes que adquiera la empresa y todos los servicios recibidos.2012 para declarar y pagar el IVA del mes. IVA (débito fiscal). anterior. ya que de lo contrario no se pueden contabilizar. 8 . y el último del tipo de documento emitiendo de que se trate. Número y fecha de las facturas. Precio neto (sin incluir el IVA). d. de las ventas de bienes y de los servicios prestados. en cuyo caso no es necesario completar la literal b. y que las erogaciones estén respaldadas con la documentación fehaciente. que respalden las especiales. facturas cambiarias. notas de débito y de crédito. En este libro deben registrarse en orden cronológico como mínimo los siguientes datos: a. e. Si el contribuyente consolida sus ventas diarias que debe utilizar un renglón para cada tipo de documento. que respalden las adquisiciones de bienes y servicios. 1. si la hay.

por los que procede de derecho a crédito fiscal. Monto total de la operación incluyendo el IVA.Contabilidad b. En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y abono. es decir que no puede dejar de llevarse. por los que procede derecho a crédito fiscal. e. y por los que no procede derecho a crédito fiscal. En el caso de facturas especiales si el vendedor no tuviere NIT. IVA (crédito fiscal) correspondiente a las compras de bienes y la utilización de servicios. es 9 . LIBROS PRINCIPALES 2.1 Diario: Este es un libro principal de carácter obligatorio. c. NIT y la identificación completa del vendedor o prestador del servicio. identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crédito fiscal y por los que no procede derecho a crédito fiscal. d. se considerará el número de su cédula de vecindad. 2. Al finalizar cada período mensual. debe hacerse un resumen. en el cual se registran diariamente y en orden cronológico por partida doble (cargo y abono) las transacciones y eventos económicos que efectúa una empresa. por los que procede derecho y el de la utilización de servicios. Precio neto (sin incluir IVA). separando el de las compras de bienes y el de la utilización de servicios.

Contabilidad decir. donde se aplica la partida doble. Este libro consta de dos columnas. la primera debitan. El libro diario que normalmente se usa en la actualidad. es el mismo en algunos países se denomina “diario continental” y en otros “diario general”. y la segunda para registrar las cantidades de las cuentas que se abonan o acreditan. 10 .

Contabilidad 2.2 Mayor: Este es un libro principal de carácter obligatorio. El libro mayor puede operarse de dos formas. La segunda forma. con el fin de proporcionar información acerca de los cargos (débitos) y abonos (créditos) que ha tenido cada cuenta durante un período. ambos lados constan de dos columnas. es utilizando un libro mayor de un folio con tres columnas. la segunda “HABER” y la tercera “SALDO”. 11 . la primera columna se denomina “DEBE”. En el debe se registran las cuentas que están cargadas en el libro diario y en el haber las cuentas que están abonadas. en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el libro diario. la primera es utilizando un libro mayor de doble folio. el folio de la izquierda se denomina “DEBE” y el de la derecha “HABER”.

se debe buscar el error hasta encontrarlo.3 Balances: 2. se hace a 4 columnas. 12 . Consiste en elaborar en el libro de Balances.3. luego se suman las dos columnas y el total de estas sumas debe ser idéntico entre sí. pero si fuera lo contrario. en las dos primeras se registran la suma del debe y del haber de cada cuenta en el libro mayor.Contabilidad 2. Es el que se efectúa por lo menos cada mes con el objeto de comprobar si los asientos han sido correctamente pasados del libro diario al libro mayor.1 Balance de Comprobación: También se conoce con el nombre de Balance de Sumas y Saldos. un listado en orden correlativo de todas las cuentas del libro mayor.

ya que por medio de él se conoce la integración del activo y del pasivo. todo esto se establece con el nombre de Estado de Situación. Así mismo por medio del balance general se establece la solvencia o insolvencia económica de la empresa.2 Balance General: Es el estado que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Pasivo y Capital Contable. Pues. las reservas y las ganancias pendientes de distribuir. El balance general es de suma importancia para una empresa y especialmente para el propietario o propietarios. y los resultados de las operaciones económicofinancieras. 13 . El balance general está integrado por tres grandes grupos: Activo. así como el patrimonio neto de la empresa representado por el capital.Contabilidad 2.3.

Contabilidad C. presentación de los Estados Financieros donde señala que están formados por: El balance de situación El estado de resultados El estado de cambios en el patrimonio neto 14 . ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros vienen regulados por la NIC 1.

1 Balance general (Esquema) ACTIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO CAPITAL PASIVO NO CORRIENTE CORRIENTE TOTAL PASIVO Y CAPITAL 2. firmado por los responsables: Contador Revisor fiscal Gerente Cuando se trate de sociedades. 15 . El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre. Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa. presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos. sus obligaciones y su capital. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.Contabilidad El estado de flujo de efectivo 1. Su estructura se presenta a continuación: 1. debe ser aprobado por la asamblea general. valuados y elaborados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad NIC`s En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.

1 Componentes del Estado de Resultados • Utilidad de operación: Es la Utilidad Operativa menos los Gastos generales. • Gastos Financieros: Representan todos aquellos gastos relacionados a endeudamientos o servicios del sistema financieros. 2. • Impuestos: es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado. • Dividendos: Representan la distribución de las utilidades entre los accionistas y propietarios de la empresa. o sea las cuentas de ingresos. las cuales luego pueden ser capitalizadas. gastos y costos. • Utilidades retenidas: es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a accionistas. • Utilidad antes de impuestos: es la Utilidad de Operación menos los Gastos Financieros y es el monto sobre el cual se calculan los impuestos.2 Estado de resultados (Esquema) Ingresos (-) Costo de Ventas Margen bruto (+)Otros ingresos de operación (-) Gastos de Operación Utilidad de Operación (-) Gastos Financieros Utilidad antes de impuestos (-) Impuestos Utilidad Neta (-) Pago de Dividendos Utilidades Retenidas 16 .Contabilidad El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales. la cual se representa como utilidades retenidas para la empresa. o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. • Utilidad neta: Es la Utilidad antes de impuestos menos los impuestos y es sobre la cual se calculan los dividendos. de ventas y administrativos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares. transitorias o de resultados. 2.

además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios).Contabilidad 3. incluyendo en el pasivo los aportes de los socios. determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total.1 Clasificación del flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo presenta en cuanto a su estructura tres grandes renglones que son: • Actividades de Operación. inversión y financiación. 3. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de superávit Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo. en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.1 Estado de cambios en el patrimonio (Esquema) SUPERAVIT AL INICO DEL PERIODO + RESERVAS RESULTADO DEL EJERCICIO RESULTADO DE EJERCICIO ANTERIORES SUPERAVITPOR VALORIZACIONES TOTAL SUPERAVIT 4. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas. 4. • Actividades de Inversión y 17 . Estado de flujo de efectivo El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación.

De lo anterior debe tenerse muy presente cual es el giro normal de la empresa cuando se clasifiquen sus actividades en operación. 4.1. en este grupo se incluyen las inversiones realizadas por la empresa. 4. como: la adquisición o venta de instrumentos de deuda y/o acciones de otras entidades y la propiedad planta y equipo u otros activos productivos de la entidad. prestamos de los propietarios o de otras entidades. Cuando se utiliza este método debe presentarse en un anexo la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo.Contabilidad • Actividades de Financiamiento. para una empresa financiera puede ser actividad de operación.2 Método Indirecto Es el que se inicia partiendo de la conciliación entre la utilidad neta y los cargos a resultados que no requieren efectivo y a esta conciliación se suman y restan los cambios netos en activos y pasivos por actividades operativas. el producto obtenido de la emisión de acciones.1.3 Actividades de Financiamiento: Dentro de estas actividades se incluye la obtención y pago de recursos.1 Método Directo Este es un método analítico que muestra en detalle los ingresos y desembolsos de efectivo en las actividades operacionales. por ejemplo lo que para una empresa comercial puede ser actividad de inversión.2 Métodos de presentación 4. 4. etc. de financiamiento e inversión. 4. 18 . debe tomarse en cuenta que dependiendo del tipo de empresa de que se trate así serán clasificadas sus operaciones.2.1 Las Actividades Operativas: Comprenden todas las transacciones que corresponden al giro normal de la empresa.2.1. 4.2 Actividades de Inversión: Como su nombre lo indica. financiamiento e inversión. el pago de dividendos. a continuación se presenta el flujo de efectivo en actividades de financiamiento e inversión.

Contabilidad 19 .

por ejemplo: * * * * * * * * Código de la cuenta Tipo de la cuenta (la cual puede ser maestra o de detalle) Saldo de inicio Total del debe Total del haber Saldo actual Presupuesto mensual Presupuesto anual 1. 1. utilizaremos uno llamado PSI CONTA de Sistemas Inteligentes. etc.2 Transacciones o movimientos (partidas): En este archivo se registran las pólizas. que existe gran variedad de sistemas o módulos de contabilidad. recordando que el campo de la computación es tan grande. este solo es un ejemplar. todos los movimientos que se han llevado a cabo durante un período determinado. que usualmente es el de un mes.Contabilidad CAPITULO II SISTEMA DE CONTABILIDAD MODULO DE CONTABILIDAD Para efectos del presente trabajo y a manera de mostrar cómo funcionan algunos módulos de contabilidad. Descripción del sistema El sistema de contabilidad utiliza los siguientes archivos de datos: 1. Dentro de los movimientos operados en un mes podríamos mencionar: cheques. como por ejemplo: * Número de póliza a la cual pertenece * Número de documento * Número de documento de referencia 20 . facturas. en este archivo se registra toda la información que pertenece a cada uno de los movimientos.1 Cuentas Contables (Nomenclatura de Cuentas): En este archivo se registra la nomenclatura contable de la empresa y la información pertinente a cada una de las cuentas. Además. recibos de caja. es decir.

mientras que póliza es un conjunto de varias partidas. por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año actual 21 . En este archivo se lleva un control de lo presupuestado en la contabilidad de la empresa y de lo real en base a los movimientos efectuados. El usuario tiene la libertad de decidir el criterio contable con que definirá cada póliza que realice. Por ejemplo.4 Presupuesto por cuenta: En este archivo se registran los presupuestos por cuenta para cada uno de los meses del año. Aquí es importante hacer notar la diferencia entre póliza y partida. de movimientos bancarios. etc. Entendemos por partida.Contabilidad * Fecha del movimiento * Descripción del movimiento * Detalle de las cuentas en el debe y haber 1. cada movimiento contable que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa. por mes Sumatoria de los presupuestos proyectados y reales del año pasado Presupuestos proyectados y reales del año actual.3 Descripción de pólizas: El sistema de contabilidad posee la capacidad de agrupar sus movimientos en base a pólizas. se pueden generar pólizas de ventas. También puede agrupar su información contable por día de operación. Aquí también se registra toda la información relacionada a cada uno de los presupuestos realizados: * * * * * * Código de la cuenta Nombre de la cuenta Presupuestos proyectados y reales del año pasado. de gastos. porque hay que hacer mención que son dos cosas diferentes. En este archivo se registra toda la información pertinente a cada una de las pólizas: * Código de la póliza * Descripción de la póliza 1. El presupuesto puede llevarse sólo para algunas cuentas y no necesariamente para toda la nomenclatura contable.

5 Índices Financieros: Este archivo guarda toda la información relacionada con las cuentas de los índices financieros: * * * * Título de la cuenta Código de la cuenta Nombre de la cuenta Porcentaje 1. Este archivo le puede servir al usuario para hacer consultas relacionadas a movimientos contables anteriores. Entre la información que guarda este archivo podemos encontrar: * * * * * * Número de la póliza a la cual pertenece Número de documento Número de documento de referencia Fecha de movimiento Descripción del movimiento Detalle de las cuentas en debe y haber 2. al momento de hacer el cierre de cada mes. Menús El sistema de contabilidad consta de los siguientes submenús principales:     Menú de Operaciones Menú de Reportes Menú de Mantenimiento Salida A continuación se muestra un diagrama que resume las principales operaciones del sistema: 22 .6 Histórico de Movimientos: Este movimiento guarda todas aquellas partidas contables que fueron eliminadas del archivo de movimientos.Contabilidad 1.

Contabilidad A Ingreso de cuentas Ingreso de Movimientos B C Mayorización de Cuentas C Emisión de Reportes Por medio de in ingreso manual. con las transacciones ingresadas. es necesario modificar la transacción errónea y luego volver a mayorizar. La actualización o mayorización de cuentas (punto C del diagrama) es el proceso por medio del cual se actualizarán las cuentas. 23 . representa todos los reportes que el sistema de contabilidad puede emitir. el operador debe ingresar las cuentas de la nomenclatura al archivo de éstas. Este proceso se podrá ejecutar de nuevo en el caso que se haya cometido algún error. El punto D del diagrama. puede consultar la sección del menú de reportes para ver las opciones a las que tiene acceso. es decir que existan en la Nomenclatura. así como las transacciones que se hacen sobre esas cuentas (puntos A y B en el diagrama). Es requisito indispensable para el ingreso de una transacción que las cuentas que se utilicen existan en el archivo de las cuentas contables.

Ingreso de empresa al sistema Se deberá ingresar todos los datos correspondientes a la empresa indicada. 1 Empresa PED <ESC>-Fin 4. Esta pantalla es como se muestra a continuación: 28/02/11 SELECCIÓN DE EMPRESAS SISTEMAS INTELIGENTES NOMBRE DE LA EMPRESA Cod. Como a continuación se muestra 28/02/11 DATOS POR EMPRESAS Sistemas Inteligentes << PSI >> Código de Empresas: Nombre de Empresa: Razón Social: Loc.Contabilidad 3. Barra de menús 24 . Archivos de trabajo: Carácter de Compresión: Líneas por página: Clave de Acceso: Cuenta de resultados: Mes/Año de Trabajo: Período Fiscal De: Período Fiscal A: Mes/Año cerrado: 01 PED PED PSI\ ARCHIVOS\ 15 [15]Comprime 55 [18]Expanded NIT: 123456-7 [Utilidad (pérdida) Ejercicio) 01/01/11 31/12/11 Nombre Moneda: Quetzales Al momento de que decida grabar los datos de la empresa ingresados anteriormente. el sistema desplegará la pantalla de selección de empresas con el código y el nombre de la empresa que acaba de grabar.

0. en donde aparece la primera opción que es el Menú de Operaciones.00 0.00 Departamento: (Cuenta Mayor) Debe 0. 0. Nomenclatura contable: Para poder ingresar datos se debe contar con una nomenclatura 27/04/98 CUENTAS DE NOMENCLATURA Sistemas Inteligentes PSI Código de la Cuenta: Nombre de Cuenta: Tipo de Cuenta: Saldo de Inicio Q.00 Saldo Presupuesto Anual: 6. Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes <<PSI>> Nomenclatura Contable Movimiento de Cuentas Presupuesto por Cuenta Departamentos Descripción de Pólizas Mayorización de Cuentas 5. 0. Movimiento de cuentas: 25 . 0.00 Q.00 Presupuesto del Mes: M 1 ACTIVO [M]aestra Q. F. D. E. 28/02/11 SELECCIÓN DE EMPRESAS Operaciones A.00 [D]etalle (Registra Pólizas) Haber Q. se podrá comenzar a trabajar en éste de forma inmediata. con una ventana que incluye todas las opciones que éste incluye. Al comenzar. el sistema le desplegará en la pantalla la BARRA DE MENÚS.Contabilidad Una vez que se haya ingresado al sistema de contabilidad. C. B.

La mayorización de cuentas consiste en trasladar el monto del movimiento contable (Debe o Haber) a la cuenta específica.0 Haber 0.Contabilidad 6. Luego deberá sumar los saldos de las cuentas maestras del nivel inferior y se acumularán el en el saldo de la cuenta maestra inmediatamente superior. Estos saldos no se verán afectados hasta que se haya realizado la mayorización de cuentas. hasta llegar a acumularse en los saldos de las cuentas principales.00 0. las cuentas. Y así sucesivamente. según sea el caso. etc. fecha. Como se muestra a continuación: 28/02/11 MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS Sistemas Inteligentes PSI Póliza: Documento: Referencia: Fecha: Descripción: Tasa de Cambio: Mantenimiento por Póliza Cuenta Nombre 0.00 Debe 0.2 Mayorización de cuentas Los movimientos contables afectan los saldos de las cuentas contables ingresadas en el archivo de cuentas. Este monto se acumulará en el campo del Debe o del Haber de su archivo de cuentas. donde deberá ingresarse el número de póliza.1 Ingresando Movimientos (Pólizas) al Sistema: Una vez estando dentro del sistema y teniendo la nomenclatura completa se procede a ingresar las pólizas. 26 . documento.00 <ALT>Modifica/ <INS>Agrega/ <DEL>Eliminar/ PgUp/ PgDn 6.

00 + 850.00 + 11202 BANCO INDUSTRIAL 500. Estados Financieros Movimientos Presupuestos 7.1 Estados Financieros: 27 .00 + 11101 CAJA GENERAL 112 BANCOS 800. Se desplegará una serie de opciones a las que tendrá acceso. A continuación se le muestra esta pantalla.00 + 1650.00 + 800. 27/04/98 NOMBRE DE LA EMPRESA Operaciones Reportes Mantenimiento Salida Sistemas Inteligentes PSI 1.00 11201 BANCO DEL COMERCIO 7.Contabilidad 1 11 111 ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE CAJA 1650. 3. Menú de reportes Con los Reportes se tendrá la oportunidad de obtener una copia impresa de los resultados de la contabilidad de la empresa que está trabajando.00 350. 2.

MOVIMIENTOS 2.2 Movimientos. y en el cual se tendrá que ubicar en la segunda opción de éste. 28 .4 Balance General Condensado Balance General Comparativo Estado de Resultados Estado de Resultados Comparativo 7.7 2. debe ubicarse en el Menú de Reportes. es decir.4 2. en 2. En pantalla aparecerá desplegado un submenú. 2.2 1.Contabilidad Para que se pueda tener acceso a esta opción deberá ubicarse en la primera opción del Menú de Reportes. MOVIMIENTOS y de allí se podrán generar los reportas que aparecen.3 1.8 Diario General Cuadre de Pólizas Diario Mayor General Por Departamento Balance Analítico Análisis de Gastos Balance de Gastos Nomenclatura Contable Nota: El uso del sistema que nos ocupa será explicado más a detalle en la presentación que se llevara a cabo.1 2.3 2.6 2.5 2. Estados Financieros. como el que aparece en la gráfica siguiente. para generar los mismos. Si desea entrar en esta opción. es decir en 1.2 2. Aquí se podrán obtener todos los tipos de reporte con relación a los movimientos contables hechos en el Menú de Operaciones.1 1. ESTADOS FIANANCIEROS 1.

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