Manual de Crystal Report 9.0 Español

Manual del usuario de Crystal Reports XI
Crystal Reports XI
Copyright Marcas comerciales
Copyright 2004 Business Objects. Todos los derechos reservados. Business Objects, el logotipo de Business Objects, Crystal Reports y Crystal Enterprise son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects SA o de sus filiales en los Estados Unidos y otros pases. Todos los dems nombres mencionados en este manual pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Business Objects posee las siguientes patentes de EE. UU., que pueden cubrir productos que ofrece y vende Business Objects: 5,555,403, 6,247,008 B1, 6,578,027 B2, 6,490,593 y 6,289,352.
Patentes
ndice general
Captulo 1 Introduccin a Crystal Reports XI 23 Acerca de Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Acerca de este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Ayuda en pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Recursos de informacin de Business Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Captulo 2 Novedades en Crystal Reports XI 27
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Potente autora de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Uso mejorado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas . . . . . . . . . . . . . . 30 Descripcin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Report Application Server (RAS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Report Designer Component (RDC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Crystal Reports .NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Integracin con BusinessObjects Enterprise XI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Captulo 3 Instalar Crystal Reports XI 37
Instalar Crystal Reports XI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Requisitos de instalacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Instalacin de Crystal Reports en un equipo local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red . . . . . . . . . . . . 41 Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports . . . . . . . . . . . 41 Instalacin de Crystal Reports desde una red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Personalizacin de la instalacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Ejecucin de una instalacin sin supervisin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Actualizacin de componentes de Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Manual del usuario de Crystal Reports
ndice general
Captulo 4
Inicio rpido
51
Uso de Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Datos de muestra - Xtreme.mdb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Asistentes para la creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Estndar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Etiquetas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Inicio rpido para usuarios inexpertos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Antes de comenzar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Agrupamiento y ordenamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Finalizacin del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Inicio rpido para usuarios avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Captulo 5 Conceptos de diseo de informes 83
Diseo bsico de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Decisiones sobre el contenido del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Formular el propsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Determinacin de la presentacin del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Bsqueda de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Manipulacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Caractersticas del rea de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Desarrollo de un prototipo en papel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Captulo 6 Introduccin a la creacin de informes 93
Opciones en la creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Asistentes para la creacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Otro informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Informe nuevo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos . . . . . . . . . . . . 95 El Asistente de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
ndice general
El Explorador de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Acerca del entorno de diseo de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Ficha Diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Ficha Vista previa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Vista previa HTML (ficha) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Creacin de un nuevo informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Seleccin del origen de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Cmo agregar tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Cmo vincular varias tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Ubicacin de datos en el informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Edicin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Agrupacin, orden y totalizacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos . . . . . . . 121 Cmo aumentar o reducir la vista de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Insertar encabezados y pies de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Agregar una pgina de ttulo al informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Cmo agregar un resumen de informacin al informe . . . . . . . . . . . . 124 Exploracin de informes y trabajo con varios informes . . . . . . . . . . . . . . 125 El Explorador de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 El Comprobador de dependencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Abrir y acoplar exploradores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Ms all de los informes bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Captulo 7 BusinessObjects Enterprise Repository 133
Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository? . . . . . . . . . . . . . . . 134 Flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Carpetas de Elementos de Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Agregar carpetas al repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Agregar elementos al repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
ndice general
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits . . . . . . . . 140 Agregar una funcin personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Agregar un comando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Utilizar objetos de repositorio en informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Agregar una funcin personalizada a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Agregar un comando a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Agregar una lista de valores a un parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Modificar objetos del repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Actualizar objetos conectados al repositorio en informes . . . . . . . . . . . . . 145 Eliminar elementos del repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Captulo 8 Diseo de informes optimizados en el Web 149
Informacin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Escala con BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Seleccionar las opciones de diseo adecuadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Uso de formatos de informe ms rpidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Eleccin entre datos dinmicos y datos guardados . . . . . . . . . . . . . . 155 Diseo de informes de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Uso de subinformes con precaucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz . . . . . . . . . . . . . . 159 Disear informes para optimizar el uso compartido de los datos . . . . 160 Simplificar el entorno de elaboracin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida . . . . . . . . . . 161 Uso de ndices de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Mejora de las opciones de vinculacin de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso 163 Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento ms rpido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas . . . . . . . . . . . . . . . 164
ndice general
Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo) . . . . . . . . . . . 165 Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros . . . . . 166 Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces 167 Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Uso de enunciados SQL donde sea adecuado . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales . . . . . 172 Ejecucin de agrupamiento en servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Uso de enunciados SQL para Lgica Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Captulo 9 Seleccin de registros 177
Seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Uso del Asistente de seleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Uso de las frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Interaccin entre el Asistente de seleccin y el Editor de frmulas . . 181 Uso de las plantillas de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Plantillas de frmulas de seleccin de registros . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros . . . . 187 Correccin de selecciones que no generan datos . . . . . . . . . . . . . . . 188 Captulo 10 Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin 191
Ordenamiento de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Opciones de ordenacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Ordenacin de un campo y de mltiples campos . . . . . . . . . . . . . . . 194 Agrupar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Creacin de grupos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Ordena grupos de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
ndice general
Ordenamiento de registros en grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Seleccin de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Agrupar datos en intervalos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa 208 Agrupar datos jerrquicamente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Edicin de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Resumen de datos agrupados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Ordenamiento de valores de grupo resumidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o porcentajes . . . . . 218 Seleccin de los primeros o ltimos grupos o porcentajes de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Clculo de subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Clculo de subtotales de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones . . . . 222 Porcentajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Clculo de un porcentaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Encabezados de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Creacin de encabezados de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Eliminacin de encabezados de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Profundizacin en encabezados de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Captulo 11 Totales acumulados 231
Introduccin a los totales acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Funcionamiento de los totales acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Creacin de totales acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Creacin de totales acumulados en una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Crear totales acumulados de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Crear totales acumulados condicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Creacin de totales acumulados usando una frmula . . . . . . . . . . . . . . . 239
ndice general
Captulo 12
Informes de seccin mltiple
243
Acerca de las secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Trabajo con secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Insercin de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 Eliminacin de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 Cmo mover una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Combinacin de dos secciones relacionadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Divisin de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Ajuste del tamao de una seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Uso de las secciones mltiples en un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos . . 251 Adicin de lneas condicionales en blanco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Cartas modelo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Trabajar con objetos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto . . . . . . . . 255 Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo . . . . . . . . 260 Captulo 13 Formato 263
Conceptos de formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Utilizacin de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Aplicacin de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Eliminacin de una plantilla aplicada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada . . . . . . . . . . . . . 266 Utilizacin de objetos de campo de plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Uso del entorno de diseo de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Soluciones de diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Caractersticas de la seccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones . 269 Formularios preimpresos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Columnas mltiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
ndice general
Ocultar secciones de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 Ocultar objetos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Colocar objetos basados en texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Ubicacin de objetos basados en texto multilineales . . . . . . . . . . . . . 278 Importacin de objetos basados en texto desde un archivo . . . . . . . . 278 Espaciado entre objetos basados en texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Representacin de campos de desbordamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Seleccin de varios objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Ubicacin en modo libre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Ubicacin vertical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 Insertar espaciado entre caracteres y lneas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Definir tamaos de fuente fraccionarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Fuentes TrueType . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Mrgenes de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 Impresora predeterminada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 Controladores de impresoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Propiedades de formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Trabajo con formato absoluto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Agregar bordes, color y sombreado a un campo . . . . . . . . . . . . . . . . 296 Crear un informe, una seccin, un rea o un objeto de slo lectura . . 296 Bloquear el tamao y la posicin de un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Cambiar los formatos predeterminados de campo . . . . . . . . . . . . . . . 298 Cmo agregar o editar lneas y cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Agregar y editar cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Adicin de formas a un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Uso de formatos de contabilidad convencionales . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales . . . . . . . . . 304 Uso del espacio en blanco entre filas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305 Trabajo con formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Propiedades condicionales de activar o desactivar . . . . . . . . . . . . . . 308 Propiedades de atributo condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Cambiar fuentes de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Cambiar la posicin X de forma condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
10 Manual del usuario de Crystal Reports
ndice general
Crear pies de pgina despus de la primera pgina . . . . . . . . . . . . . 312 Usar el Asistente de resaltado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313 Deshacer/Rehacer actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Uso de la herramienta Copiar formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 Captulo 14 Creacin de grficos 319
Conceptos sobre la creacin de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 Introduccin general sobre la creacin de grficos . . . . . . . . . . . . . . 320 Diseos de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 Tipos de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 Ubicacin de un grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Profundizacin con grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Profundizacin con leyendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325 Creacin de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326 Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326 Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328 Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas (organizacin de tabla cruzada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329 Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 Trabajo con grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos . . . . . . . . . . . . 332 Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 Edicin de grficos con otros elementos de men . . . . . . . . . . . . . . 334 Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas . . . 335 Organizacin automtica de grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 Aplicacin de formato a grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 Uso de la funcin de subyacer en grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Manual del usuario de Crystal Reports 11
ndice general
Captulo 15
Creacin de mapas
339
Conceptos bsicos de la creacin de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 Introduccin general sobre la creacin de mapas . . . . . . . . . . . . . . . 340 Presentaciones de mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 Tipos de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 Dnde ubicar un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 Traspasar usando mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345 Creacin de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345 Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado) . . . 345 Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin de grupo) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada (organizacin de tabla cruzada) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349 Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP) . . . . 350 Trabajo con mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352 Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa . . . . . . . . . . . . . . . 352 Cambio del ttulo del mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Cambio del tipo de mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Cambio de las capas del mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Solucin de inconsistencias de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 Modificacin del mapa geogrfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 Aplicacin de zoom a un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 Panormica de un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 Centrar un mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 Ocultar y visualizar el navegador de mapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 Formato de mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas . . . . . . . . . . . . . 359 Captulo 16 OLE 361
Informacin general de OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Terminologa OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Tipos de objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363 Consideraciones generales acerca de OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
ndice general
Cmo insertar objetos OLE en su informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 Cmo se representan los objetos OLE en un informe . . . . . . . . . . . . . . . 366 Edicin de objetos OLE en informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 Edicin directa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 Comandos de men de OLE dinmico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 OLE y el comando Insertar imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 Trabajo con Objetos OLE estticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados . . . . . . . . . . . . . 370 Objetos incrustados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 Objetos vinculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371 Captulo 17 Objetos de tablas cruzadas 373
Qu es un objeto de tabla cruzada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374 Ejemplo de tabla cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375 Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar . . . . . . . . . . . . . . 376 Informe de datos de pedido agrupados por regin . . . . . . . . . . . . . . 376 Informe de datos de pedido agrupados por producto . . . . . . . . . . . . 377 Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto . . . . . 378 Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . 379 Creacin de un informe de tabla cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380 Trabajo con tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 Mostrar valores como porcentajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 Abreviar campos resumidos grandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 Personalizar etiquetas de fila y de columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas . . . . . . . . . . . 390 Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391 Formato de tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392 Formato del color de fondo de filas y columnas completas . . . . . . . . 393 Formato de campos de manera individual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393 Formato de varios campos a la vez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
ndice general
Eliminacin de datos de tablas cruzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Presentacin horizontal de campos resumidos . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Captulo 18 Elaboracin de consultas 397
Conexin con un universo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398 Definicin de la seleccin de datos para una consulta . . . . . . . . . . . . . . . 398 Referencia rpida a objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400 Edicin de una consulta existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401 Visualizacin del cdigo SQL de una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401 Filtros y peticiones de orden de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402 Creacin de filtros de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402 Elaboracin de peticiones de orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta . . . . . . . . . 405 Creacin de filtros de consulta avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405 Asignacin de nombre a los filtros avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408 Combinacin de filtros de consulta avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409 Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta . . . . . . . . . . . . 410 Edicin y eliminacin de filtros de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Referencia rpida a operadores de filtro de consulta . . . . . . . . . . . . . 412 Captulo 19 Creacin y actualizacin de informes OLAP 415
Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Objetos de cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Creacin de un informe OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Especificacin del origen de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Definicin de la estructura de la cuadrcula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de cuadrculas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Aplicacin de un estilo predefinido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 Insercin de un grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP . . . . . . . . . . . 422 Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424 Cambiar el color de fondo de una dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425 Crear un alias para una dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
ndice general
Dar formato a lneas de cuadrcula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426 Etiquetas de las dimensiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427 Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427 Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Ordenar datos en una cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Filtrar datos en una cuadrcula OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431 Agregar clculos a cuadrculas OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 Captulo 20 Imprimir, exportar y ver informes 433
Distribucin de los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 Impresin de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 Enviar un informe por fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434 Exportacin de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435 Trabajo con carpetas Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 Trabajo con carpetas de Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 Visualizacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448 Qu son las partes de un informe? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448 Qu es la exploracin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 Opcin Profundizar en partes del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452 Opcin Otro objeto de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455 Hipervnculos mostrados en los visores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 Utilizacin de etiquetas inteligentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462 Captulo 21 Alertas de informe 465
Acerca de las alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466 Trabajar con alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466 Creacin de alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466 Edicin de alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469 Eliminacin de alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469 Ver las alertas de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469 Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas . . . . . . . . . . . 471
ndice general
Captulo 22
Uso de las frmulas
473
Informacin general de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474 Usos tpicos para frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474 Componentes y sintaxis de la frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475 Componentes de la frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475 Sintaxis de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476 Bibliotecas de funciones de usuario en frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477 Especificacin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478 Trabajo con el Formula Workshop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479 Trabajo con el Editor de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480 Creacin y modificacin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483 Creacin de una frmula e insercin en un informe . . . . . . . . . . . . . . 483 Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas . . . . . . . . . . . . 483 Edicin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485 Bsqueda y reemplazo de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485 Copia de frmulas de la ayuda en lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Copia de frmulas de un informe a otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487 Eliminacin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488 Eliminacin de la frmula de trabajo del informe . . . . . . . . . . . . . . . . 488 Eliminacin de la especificacin de la frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Depuracin de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Depuracin de errores en tiempo de evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . 489 Tutorial de depuracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490 Captulo 23 Campos y solicitudes de parmetro 495
Informacin general sobre parmetros y solicitudes . . . . . . . . . . . . . . . . 496 Consideraciones acerca de campo de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . 497 Consideraciones respecto a las solicitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498 Introduccin a las solicitudes dinmicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 Introduccin a las listas de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501 Tipos de listas de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 Determinar qu tipo de lista de valores se debe utilizar . . . . . . . . . . . 504 Comparacin entre listas de valores y grupos de solicitud . . . . . . . . . 506
ndice general
Crear un parmetro mediante una solicitud esttica . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Crear un parmetro mediante una solicitud dinmica . . . . . . . . . . . . . . . 510 Crear un parmetro con una lista de valores en cascada . . . . . . . . . . . . 512 Trabajar con listas de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514 Compartir listas de valores comunes dentro de un informe . . . . . . . . 515 Usar campos de valor y descripcin independientes . . . . . . . . . . . . . 516 Usar objetos de comando como orgenes de datos de lista de valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517 Gestin de valores nulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518 Prcticas recomendadas para la elaboracin de solicitudes . . . . . . . . . . 518 Informes no administrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518 Informes administrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519 Convertir informes no administrados en informes administrados . . . 520 Desplegar informes administrados mediante solicitudes dinmicas . 521 Eliminacin de campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521 Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . 522 Vista previa de un informe por primera vez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522 Actualizacin de los datos del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 Caractersticas avanzadas de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524 Crear un parmetro con varios valores de solicitud . . . . . . . . . . . . . . 525 Aplicacin de formato condicional usando campos de parmetro . . . 525 Creacin de un ttulo de informe usando campos de parmetro . . . . 526 Especificacin de un valor o unos rangos de valores . . . . . . . . . . . . 527 Incorporacin de un parmetro en una frmula . . . . . . . . . . . . . . . . . 528 Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529 Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara de edicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530 Captulo 24 Subinformes 533
Qu son los subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534 Subinformes vinculados y no vinculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534 Funcionamiento de la vinculacin de subinformes . . . . . . . . . . . . . . 535
ndice general
Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537 Cmo insertar subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537 Vista previa de subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538 Cmo guardar un subinforme como informe principal . . . . . . . . . . . . 539 Actualizacin de subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539 Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal . . . . . . . . 540 Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542 Combinacin de informes no relacionados usando subinformes . . . . . . . 543 Combinacin de dos o ms informes no relacionados . . . . . . . . . . . . 543 Cmo usar subinformes con datos no vinculables . . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Vinculacin hacia o desde un campo de frmula . . . . . . . . . . . . . . . . 544 Vnculos de tablas no indexadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545 Cmo crear un subinforme a la orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546 Adicin de ttulos a los subinformes a la orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546 Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe . . . . 548 Captulo 25 Manipulacin de bases de datos 549
Informacin general sobre las bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550 Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales . . . 550 Alias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552 Ubicacin de archivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553 Tablas indexadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555 Vinculacin de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557 Vincular desde y vincular a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557 Relaciones de vnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557 Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios . . . . . . 558 Consideraciones acerca de archivos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560 Consideraciones acerca de bases de datos SQL . . . . . . . . . . . . . . . . 563 Consideraciones de rendimiento para todos los informes . . . . . . . . . 564 Ficha Vnculos del Asistente de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . 566 Vinculacin de tablas indexadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
ndice general
Orden de procesamiento de vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567 Vinculacin de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568 Utilizacin de SQL y bases de datos SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579 Qu es SQL? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580 El SABD SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583 Cmo utiliza Crystal Reports SQL? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584 El lenguaje SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584 Procesamiento del lado del servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 587 Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL 589 Reasignacin de campos de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590 Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590 Cmo reasignar procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591 Reasignar campos de base de datos alterados . . . . . . . . . . . . . . . . . 593 ndices de datos guardados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594 Funcionamiento de la indizacin de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595 Consideraciones sobre el uso de ndices de datos guardados . . . . . 596 Indizacin de los campos correctos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596 Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597 Para obtener informacin adicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597 Apndice A Modelo de procesamiento de informes 599
Informacin general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 Qu es una pasada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 Previa n 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 Pasada n 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 Pasada previa n 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 Pasada n 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 Pasada n 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple . . . . . . . . . . . . . . 602 Apndice B Mensajes de error de Crystal Reports 605
Unidad:\nombre_de_archivo.extensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 Unidad:\test.rpt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606
ndice general
No se pudo cargar la sesin del conector de base de datos . . . . . . . . . . 606 No se pudo abrir la conexin. Detalles: [Cdigo del proveedor de base de datos: <nmero de cdigo del proveedor>]. . . . . . . . . . . . . . . . . 607 No se pudieron recuperar datos de la base de datos. Detalles: [Cdigo del proveedor de base de datos: <nmero de cdigo del proveedor>]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608 Apndice C Creacin de informes accesibles 609
Accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Ventajas de los informes accesibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Instrucciones de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612 Accesibilidad y productos de Business Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Mejora de la accesibilidad de un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 Posicin de los objetos en los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614 Texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615 Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620 Exploracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622 Campos de parmetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622 Flexibilidad de diseo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623 Accesibilidad y formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 624 Accesibilidad y supresin de secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625 Accesibilidad y subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626 Accesibilidad mejorada para la tabla de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627 Valores de objetos de texto y de tablas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . 628 Consideraciones adicionales del diseo de tablas de datos . . . . . . . . 632 Accesibilidad y BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633 Preferencias accesibles de BusinessObjects Enterprise . . . . . . . . . . 634 Accesibilidad y personalizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634 Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636 Apndice D Recursos de informacin de Business Objects 639
Documentacin y servicios de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640 Documentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640 Qu incluye el conjunto de documentacin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
ndice general
Dnde est la documentacin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640 Envenos sus comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Soporte al cliente, consultora y formacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Cmo podemos ayudarle? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641 Busca la solucin de desplieque ms adecuada para su compaa? 642 Busca opciones de formacin? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642 Direcciones tiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642 ndice temtico 645
ndice general
Introduccin a Crystal Reports XI
captulo
Introduccin a Crystal Reports XI Acerca de Crystal Reports
Acerca de Crystal Reports

Crystal Reports est diseado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a analizar e interpretar informacin importante. Crystal Reports facilita la creacin de informes simples y dispone tambin de herramientas poderosas necesarias para generar informes complejos o especializados.
Cree cualquier informe que se pueda imaginar

Crystal Reports est diseado para generar el informe que desea desde prcticamente cualquier origen de datos. Los asistentes incorporados lo guan paso a paso a travs de la creacin de informes y la ejecucin de tareas comunes relacionadas con el uso de informes. Las frmulas, tablas cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podran quedar ocultas. Los grficos y mapas geogrficos proporcionan informacin en forma visual cuando las palabras y nmeros no son suficientes.
Extienda la elaboracin de informes al Web

La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creacin de informes, ya que stos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft Word y Excel, correo electrnico e incluso en el Web. La elaboracin avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y actualizar informes compartidos en sus exploradores Web.
Incorpore informes en las aplicaciones

Los desarrolladores de aplicaciones y de Web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El soporte de los lenguajes de desarrollo ms usados facilita la adicin de informes a cualquier aplicacin. Ya sea el encargado de servicios Web en IT, el gerente de promocin en marketing, el administrador de bases de datos en finanzas o el director general, Crystal Reports es una herramienta de gran potencia diseada para ayudar a cualquier usuario a analizar e interpretar la informacin importante para cada uno.
24
Introduccin a Crystal Reports XI Acerca de este manual
Acerca de este manual

Este manual incluye procedimientos para tareas tpicas de la elaboracin de informes, tales como ubicacin de campos, formateo de informes y ordenamiento de registros. Tambin contiene informacin acerca de reas de inters ms especficas, como creacin avanzada de frmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Utilice este manual como referencia para sus necesidades bsicas de elaboracin de informes y como introduccin a nuevos conceptos en la creacin de informes.
Ayuda en pantalla
La Ayuda en pantalla de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del usuario. Tambin contiene material de referencia adicional que incluye desde informacin especfica de la funcin de un botn hasta informacin general acerca de cmo crear una frmula de informe segn una situacin comercial de muestra.
Localice la informacin con rapidez

Acceda a la ayuda en lnea desde el men de ayuda de Crystal Reports. Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en lnea y profundizar en ttulos especficos dentro de cada seccin. Use la ficha ndice para ver los temas en orden alfabtico. O bien use la ficha Buscar para ingresar una palabra clave y ver as todas las secciones que se relacionan con ella.
Ejemplos de informes
Muchos temas de la ayuda en lnea de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.
Recursos de informacin de Business Objects

Para obtener ms informacin y asistencia, consulte el Apndice D: Recursos de informacin de Business Objects. Este apndice describe la documentacin de Business Objects, el servicio tcnico y los servicios de formacin y asesora, con vnculos a los recursos en lnea.
25
Introduccin a Crystal Reports XI Acerca de este manual
26
Novedades en Crystal Reports XI
captulo
Novedades en Crystal Reports XI Introduccin
Introduccin
Esta seccin proporciona informacin de alto nivel sobre los componentes, las funciones y las ventajas que ofrece la ltima versin de Crystal Reports. Los temas principales de Crystal Reports XI son:
"Potente autora de informes " en la pgina 28. "Uso mejorado " en la pgina 29. "Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas " en la pgina 30. "Integracin con BusinessObjects Enterprise XI " en la pgina 34.
Puede encontrar nuevas funciones dentro de todos los temas principales. Tambin se han aadido mejoras significativas al conjunto de funciones existente.
Potente autora de informes

Solicitudes dinmicas y en cascada
Ahora Crystal Reports dispone de solicitudes dinmicas y en cascada. Esta nueva funcin permite rellenar valores de solicitud a partir de los valores de una base de datos. Las solicitudes se pueden organizar en una cascada, en la que un valor de la solicitud incluye valores de las listas de seleccin subsiguientes. Ya no es necesario que los diseadores de informes mantengan listas de solicitudes estticas en los informes individuales. Una nica definicin de solicitud se puede almacenar en el repositorio y compartir entre varios informes, mejorando as la escalabilidad en tiempo de ejecucin y la productividad en la fase de diseo.
Nuevo formato de exportacin RTF

Ahora existe un nuevo formato de exportacin RTF. Este nuevo formato est optimizado para facilitar la edicin de los archivos que ste genera. Esta funcin complementa la exportacin RTF existente que est optimizada para conseguir una gran exactitud y para el procesamiento de formularios. El resultado es que ahora se puede elegir entre dos formato de exportacin RTF diferentes, dependiendo de si se busca la exactitud o la capacidad de edicin.
28
Novedades en Crystal Reports XI Uso mejorado
Ubicacin dinmica de grficos

Ahora puede colocar imgenes y grficos en un informe mediante un vnculo almacenado en una base de datos, de modo que ya no es necesario almacenar imgenes dentro de la base de datos. Esta nueva funcin admite la prctica habitual de almacenar imgenes en un servidor Web y almacenar referencias a dichas imgenes en una base de datos.
Ordenacin parametrizada
La direccin de ordenamiento de grupos y los informes N superiores o N inferiores ahora pueden controlar sus valores de clasificacin mediante una frmula. Esta nueva funcin significa que ahora se pueden usar parmetros para controlar la direccin de ordenamiento y el valor N de un informe de N superiores o N inferiores. El resultado es un nico informe que es ms flexible y puede satisfacer las necesidades de ms usuarios, reduciendo el nmero total de informes que hay que crear y administrar.
Mejoras en el agrupamiento jerrquico

Un agrupamiento jerrquico optimizado proporciona un mayor control sobre el diseo, de forma que ahora los grupos estn anidados en una jerarqua y se tiene un manejo ms preciso de la sangra de la jerarqua. Ahora puede aplicar sangra a objetos especficos de una seccin de acuerdo a su nivel de jerarqua, en lugar de aplicar sangra automticamente a todos los objetos de la jerarqua.
Guardar opciones de configuracin de exportacin

Para muchos formatos de exportacin, ahora puede guardar informacin de configuracin de exportacin junto con el propio informe. Esta funcin conlleva que el diseador del informe puede predefinir las opciones de exportacin adecuadas, y los usuarios finales pueden usar dichas opciones cuando exporten a travs de los visores de informes. Este proceso genera un salida de exportacin ms precisa y requiere menos formacin de los usuarios finales.
Uso mejorado
Vista previa HTML
Crystal Reports ahora ofrece una nueva vista previa HTML que permite ver el aspecto de los informes al publicarlos en el Web. Esta funcin se encuentra en el entorno de diseo familiar de Crystal Reports como una ficha de vista adicional. Si utiliza esta funcin puede ahorrar tiempo porque no tiene que repetir la tarea reiterativa de publicar los informes en el Web conforme los disea.
29
Novedades en Crystal Reports XI Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas
Explorador de repositorio actualizado

El nuevo Explorador de repositorio facilita la navegacin dentro del sistema de BusinessObjects Enterprise. Ahora podr compartir mejor los componentes de elaboracin de informes con otros usuarios mediante el repositorio.
Trabajo
La funcin Trabajo permite mantener los proyectos bien organizados y agrupar los informes en carpetas segn sus preferencias.
Arrastrar y colocar grficos y tablas cruzadas

La nueva funcin de arrastrar y colocar grficos y tablas cruzadas introduce el diseo inteligente de grficos y tablas cruzadas, permitiendo que Crystal Reports cree automticamente un grfico o una tabla cruzada que se base en los datos del informe. El diseo de grficos y tablas cruzadas es ahora ms rpido y fcil.
Instalacin de la revisin de actualizacin

Esta nueva funcin es similar a Windows Update en que permite estar al da con las ltimas actualizaciones de Crystal Reports.
Visor de informes mejorado

El rbol de grupos de tamao ajustable mejora la presentacin de los informes para nombres de grupo largos, y la barra de herramientas se ha actualizado para que sea coherente en todos los visores.
Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas

Descripcin general
Control sobre los formatos de informe
Los programadores ahora tienen el mismo control preciso sobre el formato de informe del que disfrutan con el diseador de Crystal Reports.
Impresin en el lado del servidor y configuracin de subinformes

Las nuevas y mejoradas interfaces de programacin de aplicaciones compatibles con varias plataformas incluyen la impresin en el lado del servidor, as como la capacidad de configurar subinformes como si fueran informes de Crystal completos.
30
Bibliotecas de funciones de usuario Java

Las bibliotecas de funciones de usuario Java personalizadas permiten a los programadores en Java incorporar su propio cdigo dentro de Crystal Reports.
Java Server Faces

Se ha simplificado el desarrollo de las interfaces de usuario con compatibilidad con Java Server Faces (JSF) a travs de un nuevo Kit de desarrollo de software de visor JSF.
Documentacin para programadores

Esta versin ofrece documentacin para programadores mejorada que trata los ejemplos de elaboracin de informes ms comunes.
Report Application Server (RAS)

Report Application Server XI contiene muchas nuevas funciones. Entre stas, las ms notables son las listas de valores en cascada y solicitudes dinmicas, un formato de exportacin RTF editable, compatibilidad con el inicio de sesin nico, control completo de subinformes mediante programacin y ubicaciones de imgenes dinmicas. La compatibilidad con las versiones anteriores contina siendo un aspecto crtico, no se ha eliminado ninguna API ni ninguna funcin principal en esta edicin, comparado con la versin 10.
Nuevas API
Se ha aadido control completo mediante programacin para la exportacin. Se ha agregado la nueva compatibilidad de impresin para varias plataformas del SDK de RAS. Se ha aadido control completo mediante programacin para obtener, modificar y crear objetos de subinforme, con el mismo nivel de detalle que el informe principal. Se puede agregar imgenes en formato BMP, JPG o PNG mediante programacin a cualquier seccin del informe. Se admite el inicio de sesin nico para las bases de datos principales con informes administrados. Los nuevos componentes de elaboracin de informes basados en URL extensibles permiten una fcil presentacin de informes en el Web con los visores ActiveX, DHTML o del complemento Java.
31
Opciones de implementacin mejoradas
Ahora existe un mdulo de fusin que funciona con todos los escenarios de implementacin RAS, .NET y COM para servidores de aplicaciones Web IIS. Las opciones de implementacin configurables mejoradas permiten el control total de las DLL de exportacin y de base de datos implementadas. A su vez, se ha aadido una opcin configurable para decidir si se crea o no el directorio virtual IIS crystalreportviewers11. Los visores ActiveX, .NET Winform y Webform y DHTML se han optimizado para que utilicen la funcin de elaboracin de solicitudes dinmicas, y todos tienen la capacidad de exportar al formato RTF editable. Consulte el Manual del SDK Java del visor para obtener una lista completa de las mejoras de los visores de informes.
Visores de informes mejorados
Report Designer Component (RDC)

Las nuevas funciones de la versin XI de RDC se basan principalmente en la compatibilidad de formato con los informes creados en Crystal Reports XI. Esto incluye el mantenimiento de la compatibilidad con aplicaciones creadas en versiones anteriores de RDC.
Nuevas API
Ahora puede obtener el nombre de tabla de base de datos completo de un elemento Tabla de un informe. Los mdulos de fusin RDC ahora se instalan automticamente en Archivos de programa\Archivos comunes\Merge Modules. Los mdulos de fusin se han optimizado para que sean compatibles con las ltimas versiones de InstallShield. Las opciones de implementacin configurables mejoradas permiten el control total de las DLL de exportacin y de base de datos implementadas. El nuevo cuadro de dilogo de exportacin admite el formato RTF editable. El rendimiento del dibujo de las pginas se ha mejorado en gran medida en muchos escenarios, almacenando en cach la salida representada.
Visor ActiveX mejorado
32
La calidad visual de la salida y de la impresin se ha optimizado para igualar a la ficha Vista previa de Crystal Reports. Los objetos mostrados en el visor ActiveX se pueden seleccionar individualmente o en grupos y, a continuacin, copiar y pegar en aplicaciones como Microsoft Word, Excel y Outlook. La navegacin por las pginas ahora admite las teclas Av Pg y Re Pg. La impresin ahora admite varios intervalos de pginas desde el cuadro de dilogo de impresin.
Crystal Reports .NET

Crystal Reports .NET contiene muchas nuevas funciones. Entre stas, las ms notables son las listas de valores en cascada y solicitudes dinmicas, un formato de exportacin RTF editable, compatibilidad con el inicio de sesin nico y ubicaciones de imgenes dinmicas. La compatibilidad con las versiones anteriores contina siendo un aspecto crtico, no se ha eliminado ninguna API ni ninguna funcin principal en esta edicin, comparado con la versin 10.
Nuevas API
Se ha aadido control completo mediante programacin para la exportacin. Para los informes administrados y no administrados que ejecutan RAS en proceso, se admite el inicio de sesin nico para las bases de datos principales. Se han realizado mejoras significativas en la velocidad al conectar aplicaciones de slo visualizacin de Crystal Reports .NET a BusinessObjects Enterprise. Ahora existe un mdulo de fusin que funciona en todos los escenarios de implementacin de Crystal Reports .NET. Las opciones de implementacin configurables mejoradas permiten el control total de las DLL de exportacin y de base de datos implementadas. A su vez, se ha aadido una opcin configurable para decidir si se crea o no el directorio virtual IIS crystalreportviewers11.
33
Novedades en Crystal Reports XI Integracin con BusinessObjects Enterprise XI
Visor Winform mejorado
El nuevo cuadro de dilogo de exportacin admite el formato RTF editable. Las nuevas solicitudes dinmicas se admiten en tiempo de ejecucin. Se puede desactivar la informacin sobre herramientas. Se ha aadido un identificador de eventos de error. El visor ahora admite la localizacin de recursos dinmicos escritos por el programador en idiomas no compatibles. El nuevo cuadro de dilogo de exportacin admite el formato RTF editable. Las nuevas solicitudes dinmicas se admiten en tiempo de ejecucin. Se puede desactivar la informacin sobre herramientas. El visor ahora respeta el atributo Cultura de la Directiva de pgina ASP.NET. El visor ahora admite la localizacin de recursos dinmicos escritos por el programador en idiomas no compatibles.
Visor Webform mejorado
Integracin con BusinessObjects Enterprise XI

La integracin entre Crystal Reports Designer y BusinessObjects Enterprise se ha mejorado sustancialmente del siguiente modo:
El Explorador de repositorio se ha optimizado para permitir un inicio de sesin y una bsqueda de objetos de Enterprise y de elementos del repositorio ms sencillos. El Explorador de repositorio puede abrir la Consola de administracin central de BusinessObjects Enterprise (CMC). El Comprobador de dependencias permite confirmar que todos los objetos del repositorio del informe son vlidos. La funcin Trabajo hace posible la publicacin de un grupo de informes individualmente o combinados en un nico paquete de objetos.
Inicio de sesin nico

Ahora puede utilizar el inicio de sesin nico, lo que permite integrar un informe de Crystal en una infraestructura de seguridad existente.
34
Elaboracin de informes basados en URL

La integracin de informes basados en URL se ha vuelto ha implementar como pginas ASP, ASPX y JSP que son completamente compatibles con la antigua tecnologa viewrpt.cwr. Este sencillo y popular mtodo de integracin de informes continuar siendo compatible en las plataformas servidor de aplicaciones estndar.
Universos de Business Objects

Los informes de Crystal basados en Universos de Business Objects (el nivel semntico de las herramientas de consulta y anlisis de Business Objects, por ejemplo Web Intelligence) ahora admiten seguridad en tiempo de ejecucin de Universo y consultas de unin. Estas mejoras permiten admitir la mayor parte de las sobrecargas definidas en el Universo a la hora de elaborar informes a partir de dicho Universo en Crystal Reports.
Vinculacin contextual de informes

La vinculacin contextual de informes permite invocar documentos de Business Objects y Web Intelligence desde Crystal Reports y viceversa. Esta funcin hace posible que los diseadores de informes puedan especificar asociaciones para documentos que residan en un entorno de Crystal Reports (no administrado) o en un entorno de BusinessObjects Enterprise (administrado). Una vez creadas las asociaciones, los usuarios siguen las rutas de exploracin resultantes incrustadas en los documentos vinculados.
35
36
Instalar Crystal Reports XI
captulo
Instalar Crystal Reports XI Instalar Crystal Reports XI
Instalar Crystal Reports XI

El Asistente de instalacin de Crystal Reports trabaja junto con el programa de instalacin de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de instalacin. Este asistente reconoce automticamente el sistema operativo de su equipo y, si es necesario, actualiza cualquier archivo. Este captulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalacin de Crystal Reports y muestra cmo personalizar la instalacin. Los temas principales son:
"Requisitos de instalacin " en la pgina 38 "Instalacin de Crystal Reports en un equipo local " en la pgina 39 "Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red " en la pgina 41 "Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43 "Ejecucin de una instalacin sin supervisin " en la pgina 45 "Actualizacin de componentes de Crystal Reports " en la pgina 48
En uno de los ltimos pasos del proceso de la instalacin, se le preguntar si desea registrar el producto. Siga las instrucciones en pantalla para completar este proceso.
Requisitos de instalacin
Requisitos mnimos para la instalacin
Sistemas operativos Windows 2000 Windows XP Professional Windows 2003 Server CPU a 133 MHz o superior compatible con Pentium 128 megabytes (MB) de RAM como mnimo. Se recomienda 256 MB. Mximo de 4 gigabytes (GB) 320 megabytes Unidad de CD-ROM o DVD
Equipo/procesador Memoria Espacio en disco Unidad
38
Instalar Crystal Reports XI Instalacin de Crystal Reports en un equipo local
Nota:
Los componentes .NET requieren el tiempo de ejecucin .NET 1.0 o .NET 1.1. Los componentes Java requieren un tiempo de ejecucin compatible con J2EE 1.3.x o J2EE 1.4.x.
Instalacin de Crystal Reports en un equipo local

Si est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar Requisitos mnimos para la instalacin), debe tener privilegios de Administrador. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda. Si desea limitar las funciones que va a instalar, vea "Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43. 1. Para instalar en un equipo local A no ser que la opcin de reproduccin automtica se encuentre activada para la unidad de CD-ROM, ejecute Setup.exe desde el directorio win32 de su copia del producto. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Si esto sucede, haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 2. 3. 4. Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. Haga clic en Siguiente.
39
Instalar Crystal Reports XI Instalacin de Crystal Reports en un equipo local
Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin.
5.
Elija el tipo de instalacin que desee:
Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, consulte "Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43.
6.
Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports o sus archivos comunes en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada de Crystal Reports es C:\Archivos de
programa\Business Objects\
La ubicacin predeterminada de los archivos comunes de Crystal Reports es C:\Archivos de programa\Archivos

comunes\Business Objects\3.0\
Nota: Estos campos de ubicacin puede que no estn disponibles si tiene instalado BusinessObjects Enterprise en el mismo equipo. 7. Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. Nota: Si instala Crystal Reports en un equipo con conexin a Internet, tiene la posibilidad de desactivar la funcin Web Update Service automtica. Esta funcin permite buscar actualizaciones y service packs cada vez que se abre Crystal Reports; si la desactiva, no podr activarla posteriormente.
40
Instalar Crystal Reports XI Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red
8.
Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red

La instalacin de Crystal Reports de una ubicacin de red central se lleva a cabo en dos pasos: 1. Realice una copia del producto de distribucin de Crystal Reports en un equipo de servidor de red (esta copia ser el punto de instalacin). Consulte "Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports " en la pgina 41. Acceda al equipo del servidor desde una estacin de trabajo y ejecute Setup.exe para instalar Crystal Reports en la estacin de trabajo. Consulte "Instalacin de Crystal Reports desde una red " en la pgina 42.
2.
Creacin de un punto de instalacin de Crystal Reports

Este procedimiento lo debe realizar un administrador de red que tenga privilegios de acceso de escritura y a la red. Cuando finalice el procedimiento, los usuarios finales podrn acceder al archivo Setup.exe desde la red para instalar Crystal Reports en sus equipos locales. Nota: Si los usuarios no tienen el programa de instalacin de Microsoft Windows configurado en sus equipos, el proceso de instalacin detecta el sistema operativo de la estacin de trabajo e instala el paquete de instalacin de Microsoft Windows adecuado. 1. 2. 3. Para crear un punto de instalacin Cree una carpeta en la red y comprtala con los usuarios que necesiten ejecutar el programa Setup.exe. Copie todo el contenido de distribucin del producto de Crystal Reports a la carpeta que cre en el paso 1. Proporcione derechos a los usuarios que necesiten instalar Crystal Reports desde esta carpeta. Nota: La restriccin de accesos a esta carpeta le permite mantenerse dentro de los lmites de licencia.
41
Instalar Crystal Reports XI Crear un punto de instalacin e instalar un servidor de red
Instalacin de Crystal Reports desde una red

Si el administrador de red ha copiado Crystal Reports en la red, asegrese de tener privilegios de lectura para dicha red antes de comenzar este proceso. Si est instalando Crystal Reports en un equipo con un sistema operativo compatible (consultar "Requisitos mnimos para la instalacin " en la pgina 38), debe tener privilegios de Administrador en este equipo. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda. 1. 2. Para instalar Crystal Reports desde una red Acceda a la carpeta de la red que contiene los archivos de instalacin de Crystal Reports. Haga doble clic en Setup.exe. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 3. 4. Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave para la activacin del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. Sugerencia: Es posible que necesite ponerse en contacto con su administrador para que le facilite el cdigo de clave de activacin del producto. 5. 6. Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin. Elija el tipo de instalacin que desee:
Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, consulte "Personalizacin de la instalacin " en la pgina 43.
7.
Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports o sus archivos comunes en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada de Crystal Reports es C:\Archivos de
programa\Business Objects\
42
Instalar Crystal Reports XI Personalizacin de la instalacin
La ubicacin predeterminada de los archivos comunes de Crystal Reports es C:\Archivos de programa\Archivos

comunes\Business Objects\3.0\
8.
Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. Nota: Si instala Crystal Reports en un equipo con conexin a Internet, tiene la posibilidad de desactivar la funcin Web Update Service automtica. Esta funcin permite buscar actualizaciones y service packs cada vez que se abre Crystal Reports; si la desactiva, no podr activarla posteriormente.
9.
Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
Personalizacin de la instalacin
Cuando se selecciona la opcin de instalacin personalizada, se invoca el cuadro de dilogo Seleccionar funciones, que le permite instalar caractersticas especficas, cambiar su ubicacin predeterminada y comprobar la cantidad de espacio en disco que cada caracterstica requiere.
Los iconos del rbol de funciones indican si se van a instalar o no la funcin y sus subfunciones:
Un icono blanco significa que la funcin y todas sus subfunciones se instalarn. Un icono sombreado significa que la funcin y algunas de sus subfunciones se instalarn.
43
Instalar Crystal Reports XI Personalizacin de la instalacin
Un 1 amarillo indica que la funcin se va a instalar cuando se requiera (instalacin a peticin). Una X roja significa que la funcin o subfuncin no est disponible, o que no va a instalarse.
Crystal Reports utiliza una tecnologa denominada instalacin a peticin para algunas de sus funciones. Como consecuencia, la primera vez que se utiliza una funcin concreta despus de la instalacin, puede que sea necesario un tiempo de espera adicional para completar la instalacin a peticin. Este comportamiento afectar a las instalaciones nuevas slo una vez y no volver a producirse cuando las funciones se reinicien. Para seleccionar la configuracin y la ubicacin de una caracterstica o subcaracterstica, haga clic en su icono. Nota: Cada funcin o subfuncin puede tener su propia configuracin y ubicacin. Utilice la tabla siguiente para determinar sus opciones de instalacin para cada funcin o subfuncin. Tipo de instalacin de funciones Se instalar en disco duro local Descripcin del componente instalado
Instala la funcin en el disco duro local. Usa la configuracin de instalacin tpica para instalar algunas de las subfunciones de la funcin en la unidad de disco duro local. Instala la funcin y todas sus subfunciones en el disco duro local. Ejecuta la funcin y sus subfunciones tpicas desde la distribucin del producto/red.
La funcin completa se instalar en disco duro local Se instalar para ejecutarse desde la distribucin del producto/red
Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde la distribucin del producto/red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local. Se instalar la funcin Ejecuta la funcin y todas sus subfunciones desde la distribucin del producto/red. entera para ejecutarse desde la distribucin Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas del producto/red para ejecutarse desde la distribucin del producto/ red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local.
44
Instalar Crystal Reports XI Ejecucin de una instalacin sin supervisin
Tipo de instalacin de funciones La funcin se instalar cuando sea necesario Ni la funcin ni los subcomponentes estarn disponibles
Descripcin del componente instalado
Instala la funcin o subfuncin desde la distribucin del producto/red cuando se utiliza por primera vez. No se instalar la funcin ni sus subfunciones.
Nota: Las subfunciones aparecen bajo cada funcin. Una subfuncin puede tener un tipo de instalacin distinto del de la funcin a la que pertenece.
Ejecucin de una instalacin sin supervisin

Se denomina instalacin sin supervisin a aqulla que se ejecuta desde la lnea de comandos con el fin de instalar automticamente Crystal Reports en cualquier equipo del sistema sin que el programa de instalacin solicite informacin durante el proceso. Para realizar una instalacin sin supervisin, se ejecuta un comando msiexec desde la lnea de comandos. Este comando debe incluir una serie de parmetros con la informacin para las opciones de instalacin y las rutas de acceso a los directorios. La instalacin sin supervisin de Crystal Reports resulta especialmente til cuando es necesario realizar mltiples instalaciones y no se desea interrumpir a los usuarios que trabajan en equipos del sistema. Tambin puede utilizar el comando de instalacin sin supervisin en sus propias secuencias de comandos. Por ejemplo, si en su organizacin se usan secuencias de comandos para instalar software en los equipos, puede agregar el comando de instalacin sin supervisin de Crystal Reports a dichas secuencias. Nota:
La instalacin sin supervisin no est disponible desde el programa de instalacin de Crystal Reports, y slo deben realizarla administradores de Crystal Reports experimentados. Cuando realiza una instalacin sin supervisin, acepta el contrato de licencia de usuario final de Crystal Reports de forma predeterminada. Puede localizar una copia del contrato de licencia (license.pdf) en la carpeta Docs de su copia del producto. Las instalaciones sin supervisin estn diseadas para nuevas instalaciones; no las utilice en actualizaciones.
45
El comando de instalacin sin supervisin consta del comando msiexec, seguido de la ubicacin del archivo ejecutable de instalacin y diversos parmetros con informacin necesaria para la instalacin. El ejemplo siguiente instala Crystal Reports en miequipo:
Msiexec /i "\\miequipo\Business Objects\Crystal Reports11\scr.msi" REBOOT=ReallySuppress /qn+ PIDKEY=A1234-ABCD123-12345A6-AB12 INSTALLDIR="C:\Archivos de programa\Business Objects\Crystal Reports 11" COMMONVERDIR="C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Business Objects\3.0"
En el ejemplo se usan los parmetros ms habituales. Puede elegir cualquier nmero de parmetros vlidos, pero es recomendable que la instalacin sin supervisin sea lo ms sencilla posible. En la tabla siguiente se indican los parmetros ms comunes empleados en una instalacin sin supervisin. Para utilizar un parmetro, inclyalo en la lnea de comandos detrs del comando msiexec y de la ruta de acceso a los archivos de instalacin. Nota: Puede que disponga de parmetros que no estn incluidos en esta tabla; estos parmetros no han sido comprobados. No existe soporte para los parmetros no comprobados. Parmetro de instalacin INSTALLDIR="rutaarchivos" Descripcin Especifica el equipo y el directorio donde desea instalar Crystal Reports. Sustituya "rutaarchivos" por la ruta de acceso completa del directorio de instalacin. Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Business Objects\Crystal Reports 11.
COMMONVERDIR="rutaarchivos" Especifica el equipo y el directorio donde desea guardar el directorio de archivos comunes creado durante la instalacin. Sustituya "rutaarchivos" por la ruta de acceso completa del directorio de archivos comunes. Por ejemplo, "C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Business Objects\3.0". PIDKEY=00000-00000000000000-0000 REBOOT=ReallySuppress Especifica el cdigo clave del producto. Evita que Crystal Reports solicite al usuario que reinicie el equipo.
46
Parmetro de instalacin /qn+
Descripcin Realiza la instalacin sin supervisin, pero avisa al usuario cuando la instalacin ha terminado. Realiza la instalacin sin supervisin y sin indicar nada al usuario. Especifica una lista de funciones, delimitadas por comas, que desea instalar. Por ejemplo, ADDLOCAL=ALL Nota: Al usar cualquiera de los parmetros EXCLUDE de esta tabla, deber usar tambin ADDLOCAL. Por ejemplo, ADDLOCAL=ALL EXCLUDERDCFILES=1
/qn ADDLOCAL
EXCLUDEDOTNETFILES
Especifica si se deben instalar o no los componentes de programador .NET. Por ejemplo, EXCLUDEDOTNETFILES=1 El valor predeterminado es 0, lo que indica que se deben instalar los componentes de programador .NET. El valor 1 indica que no se deben instalar dichos componentes. Especifica si se deben instalar o no los componentes de programador Java. Por ejemplo, EXCLUDEJAVAFILES=1 El valor predeterminado es 0, lo que indica que se deben instalar los componentes de programador Java. El valor 1 indica que no se deben instalar dichos componentes. Especifica si se deben instalar o no los componentes de programador RDC. Por ejemplo, EXCLUDERDCFILES=1 El valor predeterminado es 0, lo que indica que se deben instalar los componentes de programador RDC. El valor 1 indica que no se deben instalar dichos componentes.
EXCLUDEJAVAFILES
EXCLUDERDCFILES
47
Instalar Crystal Reports XI Actualizacin de componentes de Crystal Reports
Nota: En la instalacin sin supervisin slo puede agregar funciones para las que ha adquirido licencias (controladas por la clave de licencia). Si agrega una funcin para la que no dispone de licencia, la funcin se omite en la instalacin.
Actualizacin de componentes de Crystal Reports

Si adquiri un cdigo de clave para la activacin del producto, comprobar que el programa de instalacin no quita la versin anterior de Crystal Reports. En general, la actualizacin de los componentes de Crystal Reports le proporciona una instalacin por aplicaciones aisladas (es decir, una instalacin en la que puede ejecutar la antigua o la nueva versin de Crystal Reports). Nota: La instalacin por componentes aislados de Crystal Reports XI es compatible cuando est actualizando Crystal Reports 10, Crystal Reports 9 o Crystal Reports 8.5. Esta instalacin por componentes aislados se aplica a Crystal Reports y a los diferentes kits de desarrollo de software (SDK). Crystal Reports XI para Visual Studio .NET se puede utilizar en modo de componentes aislados en tiempo de ejecucin (es decir, las aplicaciones escritas usando Crystal Reports 10 para Visual Studio .NET se podr ejecutar con Crystal Reports 10 para los ensamblados de Visual Studio .NET). Sin embargo, la integracin de Visual Studio no se realiza en modo de componentes aislados; slo se puede integrar una versin de Crystal Reports en Visual Studio .NET IDE en un momento dado. Se aplicar el mismo uso para Componente de Report Designer (RDC): el RDC se puede utilizar en modo de componentes aislados en tiempo de ejecucin, pero la integracin IDE no se realiza todava con componentes aislados.
48
Nota:
Cuando actualiza los componentes de Crystal Reports 9, Repositorio de BusinessObjects Enterprise presenta un caso especial. Debe instalar Repositorio de BusinessObjects Enterprise de la distribucin de producto de Crystal Enterprise Standard (consulte elManual de instalacin de Crystal Enterprise XI para obtener ms informacin). Seguidamente, deber mover el contenido del repositorio que agreg a Crystal Reports 9 al nuevo repositorio. Consulte el captulo Migracin del repositorio de Crystal Repository en el Manual del administrador de vistas para obtener informacin sobre cmo realizar esta operacin. Para obtener ms informacin sobre el entorno de elaboracin de informes, consulte las notas de la versin incluidas en la distribucin del producto (release.htm).
49
50
Inicio rpido
captulo
Inicio rpido Uso de Crystal Reports
Uso de Crystal Reports

Puede aprender por s solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los mtodos disponibles en este captulo:
Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se incluyen en Crystal Reports. Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que aparecen en el epgrafe "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54. Puede utilizar los resmenes y las referencias cruzadas de los temas del epgrafe "Inicio rpido para usuarios avanzados " en la pgina 77, que son especialmente tiles si ya est familiarizado con los conceptos de elaboracin de informes.
Cada mtodo es una manera til de aprender a comprender y entender Crystal Reports y, a pesar de que cualquiera sera suficiente para comenzar a trabajar, siempre puede volver a este captulo y consultar los dems mtodos a medida que los necesite.
Datos de muestra - Xtreme.mdb

Crystal Reports viene con Xtreme.mdb, una base de datos de muestra que usted puede utilizar mientras aprende el programa. Xtreme.mdb es una base de datos Microsoft Access 2.0 y todos los controladores necesarios han sido incluidos con el programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseo de informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los datos de Xtreme.mdb. Xtreme_es.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain Bikes, una compaa manufacturera ficticia que produce bicicletas de montaa y sus accesorios. Nota: Los datos de muestra se han diseado para ilustrar diversos conceptos relacionados con informes y no para ensear a disear bases de datos. Aunque hay mtodos alternativos para disear bases de datos, el diseo de Xtreme.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los ejemplos en la elaboracin de informes y no en la manipulacin de los datos.
52
Inicio rpido Asistentes para la creacin de informes
Asistentes para la creacin de informes

Los tutoriales de este captulo le muestran cmo disear un informe desde cero. Sin embargo, como complemento o alternativa, puede usar los asistentes para la creacin de informes disponibles en la pgina de inicio. Hay cuatro asistentes para la creacin de informes:
Estndar Tablas cruzadas Etiquetas de correo OLAP
Cada asistente gua al usuario en la creacin de un informe proporcionando una serie de pantallas. La mayora de estos asistentes tiene pantallas exclusivas para cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta que se desea utilizar. Nota: Despus de hacer clic en el botn Finalizar de uno de los asistentes para la creacin de informes, puede hacer clic en el botn Detener de la barra de herramientas Herramientas de exploracin si no desea que el programa recopile todos los datos del origen de datos. Esta opcin resulta til si desea realizar ajustes en el diseo del informe creado por el asistente.
Estndar
El Asistente para la creacin de informes estndar es el asistente ms genrico. Gua al usuario en la eleccin de un origen de datos y en el establecimiento de vnculos entre las tablas de una base de datos. Tambin permite aadir campos y especificar los criterios de agrupamiento, resumen (totales) y ordenamiento que desee utilizar. Por ltimo, el Asistente para la creacin de informes estndar orienta en el proceso de creacin de grficos y seleccin de registros. La pantalla Plantillas contiene diseos predefinidos que se pueden aplicar a los informes para darles un mayor impacto visual.
Tablas cruzadas
El Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas gua al usuario en la creacin de un informe en el que los datos se muestran como un objeto de tabla cruzada. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo de cuadrcula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en s.
53
Inicio rpido Inicio rpido para usuarios inexpertos
Etiquetas de correo
El Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo permite crear un informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier tamao. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de etiqueta comercial o puede definir su propia presentacin de filas y columnas para cualquier informe con diseo de varias columnas.
OLAP
El Asistente de creacin de informes OLAP permite crear un informe en el que los datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrcula. Aunque es similar al Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas en muchos aspectos, el Asistente de creacin de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos de trabajar con fuentes de datos OLAP. Primero puede especificar la ubicacin de los datos OLAP y luego elegir las dimensiones que desea incluir en la cuadrcula. A continuacin, puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo del objeto de cuadrcula, que tambin puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas para la cuadrcula e insertar un grfico, si lo desea. sta es slo una breve introduccin general a los cuatro asistentes de informes disponibles en Crystal Reports.
Inicio rpido para usuarios inexpertos

El siguiente tutorial ha sido diseado para darle confianza al momento de crear su primer informe. En este tutorial encontrar una introduccin al programa mientras crea un informe de lista de clientes. La lista de clientes es uno de los informes comerciales ms bsicos, donde se especifica informacin como el nombre del cliente, ciudad, regin y nombre de la persona de contacto. Primero, aprender los conceptos bsicos: Seleccionar una base de datos, colocar algunos campos en el informe y, luego, seleccionar los registros especficos que se incluirn. Tambin aprender cmo:

54
Insertar y mover campos de base de datos. Agregar y aplicar formato a un ttulo. Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo. Utilizar el Asistente de Seleccin para asegurarse de que el informe incluye slo los datos necesarios. Mover objetos.
Agrupar y ordenar datos. Insertar imgenes. Imprimir un informe.
Antes de comenzar
Este tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows y por lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno de Windows. Si no est familiarizado con Windows, por favor refirase a la documentacin que viene con Microsoft Windows para una mayor explicacin acerca de estos procedimientos. El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a todas las secciones del informe. Si usted ha cambiado la fuente predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern diferentes a los que se incluyen en este tutorial. Este tutorial se ha diseado utilizando Microsoft Windows 2000. Las ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted est usando una plataforma distinta. Si no est familiarizado con el entorno de Crystal Reports, vea "Formato " en la pgina 263, que describe cmo se trabaja con la cuadrcula, la ubicacin en modo libre, la utilizacin de lneas gua y las actividades de dar formato.
Creacin de informes
1. Haga clic en la ficha Pgina de inicio si sta no est ya visible en Crystal Reports.
El rea Nuevos informes de Pgina de inicio contiene varios asistentes que le guiarn en la creacin de tipos especficos de informes. Dado que en este tutorial aprender conceptos de creacin de informes, puede pasar por alto los asistentes y elaborar su propio informe desde el
55
principio. Una vez completado este tutorial, quizs quiera crear algunos informes usando los asistentes para decidir qu mtodo de elaboracin de informes es el ms adecuado para su trabajo. 2. En el rea Nuevos informes, haga clic en Informe en blanco. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos, orgenes de datos SQL/ODBC, vistas empresarias y otros orgenes de datos.
Seleccin de una base de datos para usar

El paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos. Seleccione la base de datos de muestra Xtreme.mdb para este tutorial. 1. Para seleccionar una base de datos En el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, expanda la carpeta Crear nueva conexin y luego la carpeta Archivos de base de datos; a continuacin, busque la base de datos de muestra Xtreme.mdb. De forma predeterminada, este archivo est instalado en el directorio
\Archivos de Programa\Business Objects\Crystal Reports 11\Samples\Es\Databases.
Nota:
Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de dilogo Abrir. Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor despus de seleccionar una base de datos, haga clic con el botn secundario en el nodo de la base de datos del Asistente de base de datos y seleccione Propiedades en el men contextual.
56
2.
Expanda el nodo Tablas de la conexin a Xtreme.mdb para ver una lista de tablas.
Como slo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que seleccionar la tabla Cliente. 3. Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de tablas seleccionadas; a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece la ficha Diseo del Report Designer. 4. Haga clic en el botn Explorador de campos de la barra de herramientas Estndar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la ltima vez que utiliz Crystal Reports, el cuadro de dilogo Explorador de campos se mostrar en modo flotante o acoplado. Para obtener ms informacin sobre cmo acoplar exploradores, consulte "Abrir y acoplar exploradores " en la pgina 130.
57
Secciones del informe

La ficha Diseo est dividida en cinco secciones: Encabezado del informe (EI), Encabezado de pgina (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de pgina (PP). Si en algn momento no est seguro en cual seccin del informe est trabajando, simplemente vea el rea sombreada a la izquierda del informe donde se muestran los nombres de las secciones o las iniciales que designan tales nombres. Consulte "Ficha Diseo " en la pgina 100. Si est activada la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos de la vista Diseo del cuadro de dilogo Opciones, los nombres de las secciones Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie del informe y Pie de pgina, aparecern como EI, EP, D, PI y PP, respectivamente. Si esta casilla de verificacin no est seleccionada, siga los siguientes pasos: 1. 2. 3. Para mostrar nombres de seccin cortos En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Organizacin activa. En la vista Diseo, active la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
Insercin de un campo
Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar el cuadro de dilogo Explorador de campos. Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla hasta que desee cerrarlo. Todas las tablas disponibles para usar en su informe estn puestas en lista en este cuadro. De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe insertando el campo Nombre del Cliente. 1. 2. Para insertar un campo Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de dilogo Explorador de campos y expanda una tabla. Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo.
58
Cuando se resalta un nombre de campo, se puede revisar un subconjunto de los valores de ese campo, as como el tipo y tamao del mismo; para ello, haga clic con el botn secundario en el campo y seleccione Examinar datos en el men contextual.
3.
Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hasta la seccin Detalles del informe. A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha.

4.
El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para colocarlo. El tamao del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los datos del campo seleccionado.
Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la seccin Detalles. Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha adopta la forma de una seal de Stop, indicando que no se puede arrastrar el campo hasta esa parte de la seccin. Recuerde que no puede poner ningn objeto fuera del margen de la pgina.
59
La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
Interpretacin de los campos

Antes de seguir adelante, observe el campo que puso en la seccin Detalles.
Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se imprime el informe, el valor del campo aparecer exactamente donde est ubicado el cuadro. Si no se ha activado la casilla de verificacin Mostrar nombres de campos en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, el marco de objeto contiene letras X para indicar que el campo de base de datos incluye una cadena de texto. Otros tipos de datos tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un dato numrico es representado por $55,555.56. Si su informe no muestra los nombres de los campos, el nmero de letras X en el marco de objeto representa el ancho de datos, es decir, el nmero mximo de caracteres en el campo tal como se define en la base de datos. Independientemente de que en el informe se muestren o no los nombres de los campos, el ancho del marco de objeto es el ancho del campo (la cantidad de espacio asignada al campo para la impresin). Inicialmente est establecido al ancho necesario para desplegar el mximo nmero de caracteres en el campo (usando la fuente seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho ajustando el tamao del campo. El tamao de los caracteres o las X indica el tamao en puntos seleccionado para los caracteres del campo.
60
La fuente y el estilo (negrita, subrayado, etc.) utilizados para mostrar los caracteres o las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres del campo. Ms adelante en este tutorial, aprender cmo hacer cambios a estos atributos. El espacio entre lneas es ajustado al tamao en puntos seleccionado para los caracteres en el campo.
Adicin de otros campos

A continuacin, insertar dos campos adicionales en su informe. Esta vez, sin embargo, los insertar al mismo tiempo, usando la combinacin Ctrl-clic. 1. Para agregar campos adicionales Resalte el campo Ciudad en el cuadro de dilogo Explorador de Campos, presione la tecla Ctrl y resalte el campo Pas. Libere la tecla Ctrl. Si desplaza el cursor a travs de la lista de campos, se dar cuenta que ambos campos permanecen seleccionados. Nota: Usando la combinacin Ctrl-clic le permite elegir campos no continuos. Puede utilizar la combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos en la lista. 2. Arrastre los campos para ubicarlos. Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece juntamente con el cursor de flecha. 3. Ponga los campos a la derecha del campo Nombre del Cliente. Ambos campos aparecen en la seccin Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en la lista en el cuadro de dilogo Explorador de Campos.
Seleccin de campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior, izquierda y derecha. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo tanto, est activo. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), antes debe seleccionarlo.
Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los controladores aparecen, indicando que el objeto est seleccionado. Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vaca de la ventana. Desaparecen los controles.
Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
61
Ajuste del tamao de un campo

Para ajustar el tamao del campo, proceda de la siguiente forma: 1. 2. 3. 4. Haga clic en el campo Nombre del Cliente de la seccin Detalles para seleccionarlo. Presione la tecla Ctrl y haga clic en el encabezado del campo. Esta operacin selecciona ambos objetos. Mueva el cursor sobre el controlador de ajuste en la orilla derecha de los campos hasta que el cursor cambie al cursor de ajuste. Ajuste el tamao de los campos hacia la derecha hasta que tengan aproximadamente 5 centmetros de longitud.
Revisin del trabajo realizado

Ahora vamos a ver el aspecto del informe despus de haber insertado y ubicado tres campos. 1. Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para activar la ficha Vista previa. La pantalla debe tener una apariencia similar a la siguiente:
Nota: La primera vez que desee ver su informe, debe hacer clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para activar la ficha Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseo. Despus, simplemente puede alternar entre disear y revisar su informe haciendo clic en la lengeta de la ficha correspondiente. Aqu tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todava hay ms campos que deben ser agregados.
62
2.
Cuando termine de revisar su informe, regrese a la ficha Diseo haciendo clic una vez en la lengeta correspondiente.
Combinacin de campos de base de datos en un objeto de texto

En lugar de agregar los campos Nombre del Contacto y Apellido del Contacto como objetos separados, usted puede insertar ambos campos en un objeto de texto. Esto le permite controlar el formato de ambos haciendo cambios slo a uno de ellos. Los campos que son insertados en un objeto de texto, son acortados automticamente (no tienen espacios en blanco al principio, ni al final). Esto es importante dado que un campo tiene un tamao fijo, mientras que los datos de los campos pueden variar de tamao, dejando espacios en blanco innecesarios. 1. Para combinar campos en un objeto de texto Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Un marco de objeto aparece junto al cursor de flecha a medida que mueve el cursor sobre su informe. Inserte el campo a la derecha de los campos en la seccin Detalles. La ficha Diseo automticamente se desplaza a la derecha, si es necesario, a medida que arrastra el campo. Cuando hace clic para ubicar el objeto, aparece un objeto de texto y la regla horizontal de la ficha Diseo se transforma en una regla con tabulador que se usa para editar el objeto de texto. Cuando hace clic en un rea vaca del informe o de un objeto de campo, aparece la regla estndar de la ficha Diseo. 3. 4. Haga clic una vez en la orilla del objeto de texto para seleccionarlo para ajuste de tamao. Aparecern controladores en los cuatro lados del objeto. Mueva el cursor sobre el controlador de la derecha del objeto de texto y aumente el ancho aproximadamente una pulgada. Es posible que necesite desplazarse a la derecha y continuar ajustando el ancho del objeto. Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edicin. Fjese que ahora el punto de insercin dentro del objeto de texto est intermitente. Seleccione el campo Apellido del contacto en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Recuerde que puede mover el cuadro de dilogo Explorador de Campos tomndolo por la barra de ttulo, arrastrndolo y ubicndolo donde quiera. Arrastre el campo hasta el objeto de texto. Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar.
2.
5.
6.
7. 8.
63
9.
Suelte el botn del mouse para colocar el campo en el objeto de texto. El cursor aparecer despus del campo Apellido del contacto, dentro del objeto de texto.
10. Escriba una coma y un espacio en blanco a continuacin de Apellido del contacto. 11. Resalte el campo Nombre del Contacto en el cuadro de dilogo Explorador de Campos. 12. Arrastre el campo hasta el objeto de texto. 13. Mueva el cursor sobre el objeto de texto hasta que se convierta en cursor de arrastrar y ubicar. Mueva el cursor hacia la derecha de la coma y el espacio en blanco que acaba de escribir y suelte el botn del mouse. El campo ser insertado a la derecha de la coma y el espacio. 14. Haga clic en la ficha Vista previa para ver los campos que acaba de ubicar. Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Adicin de un resumen de informacin

El siguiente paso es agregar un resumen de informacin a su informe. Esta informacin le permite especificar el autor, ttulo y materia del informe, as como tambin cualquier palabra clave o comentario que tenga sobre el informe. Cuando agrega un resumen de informacin, los usuarios pueden rpidamente encontrar cualquier informacin relacionada con el informe.
64
1.
Para agregar informacin resumida En el men Archivo, haga clic en Informacin de resumen. El cuadro de dilogo Propiedades del documento aparece con la ficha Resumen activa.
2.
Escriba la informacin acerca de su informe que desee en los cuadros de texto proporcionados. Asegrese de escribir el ttulo Lista de Clientes en el cuadro de texto Ttulo. Esta informacin ser usada en la siguiente seccin del tutorial. Haga clic en Aceptar cuando termine.
3.
Adicin de un ttulo
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un ttulo. Aunque puede agregar un ttulo usando un objeto de texto, tambin puede indicarle al programa que tome la informacin del ttulo directamente del cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del documento. 1. 2. 3. 4. 5. Para agregar un ttulo Haga clic en la ficha Diseo. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, desplcese hasta Campos especiales y expndalo. Seleccione Ttulo del informe. Arrastre el cursor sobre el informe. Aparecer un rectngulo de colocacin. Coloque el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la seccin Encabezado de pgina (EP) del informe y suelte el botn del mouse para situar el objeto.
65
6.
Haga clic en la ficha Vista previa o Actualizar para revisar sus cambios.
Como puede ver, el objeto ttulo del informe muestra el ttulo que escribi en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento.
Formato de objetos
Ahora puede dar formato al ttulo del informe. Esta vez, sin embargo, permanecer en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le har ms fcil ver su trabajo mientras cambia el formato del ttulo. 1. Para dar formato a un objeto Para centrar el ttulo, primero hay que expandir el campo Ttulo de modo que tenga aproximadamente el mismo ancho que los datos del informe. Para hacer esto, haga clic en el objeto para seleccionarlo. Ubique su cursor en la orilla derecha del objeto hasta que se convierta en cursor de ajustar. Arrastre la orilla derecha del cuadro hasta que se empareje con la orilla derecha del dato en el objeto del campo Nombre del Contacto De esta manera ha creado un campo que se extiende del borde derecho al borde izquierdo de su informe. 3. Con el objeto de ttulo del informe an seleccionado, haga clic en Centrar en la barra de herramientas de formato. El ttulo se centra dentro del objeto. Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Dar formato al campo en el men contextual. Cuando aparezca el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente. Destaque el ttulo del informe an ms eligiendo Negritas del cuadro desplegable Estilo y 16 puntos (u otro tamao de acuerdo a la fuente que est usando) del cuadro desplegable Tamao. Cambie el color del texto seleccionado Marrn en la paleta de Color. Observe que el cuadro Muestra presenta un ejemplo de la apariencia del texto. Haga clic en Aceptar cuando termine. Ajuste el tamao del objeto verticalmente para acomodar el tamao del ttulo del informe.
2.
4. 5. 6.
7.
8. 9.
El ttulo tiene ahora un formato destacado en el informe.
66
Adicin de un encabezado de campo

Como puede ver, el campo Nombre del Contacto es el nico que no tiene encabezado. En esta seccin, va a crear un encabezado. 1. 2. 3. 4. Para aadir un encabezado de campo Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Inserte el objeto de texto en la seccin Encabezado de pgina justo sobre el campo Nombre del Contacto. Haga clic en Subrayar en la barra de herramientas Formato y, a continuacin, escriba el Nombre del Contacto en el objeto de texto. Haga clic con el cursor fuera del objeto de texto.
Ahora el campo Nombre del Contacto tiene un encabezado que luce tal como el resto de los ttulos de los campos.
Guardar el informe
1. Para guardar su trabajo, haga clic en el botn Guardar de la barra de herramientas estndar. Ya que esta es la primera vez que est guardando el informe, el cuadro de dilogo Guardar Archivo Como aparece mostrando el directorio predeterminado donde se guardar el archivo. Observe que tambin se muestra un nombre de archivo predeterminado basado en el ttulo del informe definido previamente. 2. Escriba Custlist.rpt en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.
67
Su informe se guarda en el directorio predeterminado o en otro de su eleccin. 3. Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe bsico de listas. Durante el resto de este tutorial continuar afinando su informe.
Seleccin de registros
Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que sern incluidos en el informe. En esta seccin aprender a:
Seleccionar los registros que desee incluir en su informe. Guardar un informe, incluidos los criterios de seleccin.
Por ejemplo, podra ser til tener una lista de clientes que muestre solamente los clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes internacionales. El programa facilita la elaboracin de listas restringidas, usando el Asistente de Seleccin.
Establecimiento de su criterio de seleccin

Cuando se desplaza a travs del informe, ver que contiene informacin de clientes de diferentes pases. En este paso, usted limitar los datos de todos los pases, con excepcin de los Estados Unidos.
68
1. 2. 3.
Para ingresar criterios de seleccin Para comenzar, haga clic en la ficha Diseo para regresar al modo de diseo. Haga clic en un rea vaca de su informe para desactivar cualquier campo que estuviera seleccionado. Haga clic en Asistente de seleccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo.
La seccin Campos del Informe de este cuadro de dilogo contiene la lista de todos los campos del informe y la seccin Campos de base de datos contiene la lista de todos los campos disponibles en cada una de las tablas. 4. Como la seleccin de registros se va a basar en el campo de pas, seleccione Pas en la lista Campos y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin.
Suponga que est completando la siguiente frase:

Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es
69
Usted completa la frase con la condicin que quiere que el programa use al seleccionar los registros para su informe. En este momento, la condicin es cualquier valor; es decir, no existen restricciones en la seleccin de registros. 5. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qu otras opciones estn disponibles. Como slo desea los registros donde el Pas es EE.UU., seleccione la condicin es igual a . Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU. 6. Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de todos los valores para el campo pas. Seleccione EE. UU. de la lista. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es igual a EE. UU.
7. 8. 9.
Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Diseo. Haga clic en la ficha Vista previa para revisar el resultado de su trabajo. Aparece el cuadro de dilogo Cambiar en frmula de seleccin de registros. Haga clic en Actualizar datos.
10. Guarde esta versin del informe sin cambiar el informe original, eligiendo el comando Guardar como del men Archivo y nombrando el nuevo informe como EEUU.rpt. Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado un criterio de seleccin. An ms, ha aprendido cmo manipular sus datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.
Eliminacin de un campo
Ahora que su informe slo contiene registros de los Estados Unidos, ya no se hace necesario desplegar el campo Pas en el cuerpo del informe. Antes de continuar, elimine dicho campo. 1. 2. Para eliminar un campo Seleccione el campo Pas y el encabezado de la columna Pas, usando la combinacin Ctrl-clic. Presione la tecla Suprimir en el teclado.
Es todo lo que tiene que hacer para eliminar un campo de su informe. Ahora su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
70
Equilibrar el espaciado entre campos

Ahora que el campo Pas ha sido eliminado, existe demasiado espacio en blanco entre los campos Ciudad y Nombre del Contacto. Podra dejar este espacio tal como est, pero sera ms fcil leer el informe si las columnas estuvieran mejor proporcionadas a lo ancho de la pgina. 1. 2. 3. Para equilibrar el espaciado entre campos Regrese a la ficha Diseo. Seleccione el campo Nombre del Contacto y su encabezado de campo usando la combinacin Ctrl-clic. Ponga su cursor sobre uno de los objetos de texto seleccionados y arrstrelos hacia la izquierda, ms cerca al campo Ciudad. Haga clic en la ficha Vista previa y revise su trabajo nuevamente. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
71
El espaciado entre los campos queda mucho mejor, pero el ttulo del informe no parece estar centrado. 4. 5. Haga clic en el objeto ttulo del informe para seleccionarlo. Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se transforme en cursor de ajuste. Arrastre la orilla derecha del marco del objeto hasta que se empareje con la orilla derecha de los datos en el objeto del campo Nombre del Contacto. El ttulo del informe se centra automticamente basndose en el tamao del objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los datos de los informes se pueden agrupar y ordenar de diversas formas. Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha flexibilidad para personalizar sus informes.
Agrupacin de su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos ms fcil de leer y entender. Crystal Reportsle permite hacer esto fcilmente. En este ejemplo, agrupar los clientes por regin y luego los ordenar alfabticamente dentro de cada grupo. 1. Para agrupar un informe En la ficha Diseo, haga clic en el botn Insertar grupo de la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
72
2.
Seleccione el campo Regin de la tabla Cliente en la primera lista desplegable. El programa tomar todos los registros con el mismo valor del campo Regin y los reunir formando un grupo dentro del informe.
3.
Seleccione en orden ascendente del segundo cuadro desplegable. El agrupamiento por regin ser desplegado en su informe en orden alfabtico ascendente.
4.
Haga clic en Aceptar. Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseo: GH1 (Encabezado del grupo n1) y GF1 (Pie de pgina de grupo n1). As es como el programa indica que se ha agrupado el informe.
5.
Haga clic en la ficha Vista previa para ver cmo luce su informe.
6.
Si el rbol de grupos no est visible, haga clic en el botn Mostrar/ ocultar el rbol de gruposde la barra de herramientas estndar para ver los grupos incluidos en el informe.
Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el rbol de grupos. Por ejemplo, si le gustara ver el grupo de clientes de Texas, simplemente haga clic en TX en el rbol de Grupos. El programa se adelantar al grupo de Texas, desplegndolo en la ficha Vista previa. El rbol de Grupos le permite adelantarse rpidamente a cualquier grupo especfico de su inters, en lugar de tener que desplazarse a travs del informe en busca de dicho grupo. Para obtener ms informacin acerca del rbol de grupos, vea "Vista rbol de grupos " en la pgina 105.
73
Nota: En muchos de sus informes, quizs quiera insertar resmenes, subtotales y totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un informe de ventas en lugar de una lista de clientes, sera bueno calcular el total de ventas para cada regin. Consulte "Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin " en la pgina 191.
Significado de los encabezados de grupo dinmicos

Cuando usted inserta un grupo, automticamente se inserta el campo Nombre de grupo en la seccin Encabezado de Grupo de su informe. El campo muestra el nombre del grupo actual. Por ejemplo, si agrupa por regiones, cuando vea su informe en la ficha Vista previa, el encabezado de grupo para el grupo CA (California) aparecer como CA. El formato del nombre de un grupo de campos se establece automticamente de forma que sobresalga de los registros en el grupo.
Orden de Registros
En un informe tpico de lista de clientes, los nombres de los clientes son puestos en la lista alfabticamente. En este ejemplo usted ordenar los nombres de los clientes alfabticamente dentro de su correspondiente regin. 1. Para ordenar registros En la ficha Vista previa, haga clic en Asistente de ordenacin de registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de ordenacin de registros.
El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que tiene el informe en ese momento y todos los campos del origen de datos. Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos campos.
74
El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya estn ordenados en el informe. Debido a que el campo regin ya est ordenado, el ordenamiento que usted har ser dentro de cada regin y no para el informe completo. 2. 3. Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botn de flecha > para agregarlo a la lista Ordenar Campos. Haga clic en la opcin Ascendente del cuadro Direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Observe que los registros de cada grupo estn en orden alfabtico.
Finalizacin del informe

Slo le falta un paso para completar el informe. Es necesario agregar un logotipo de la empresa a la primera pgina del informe.
Insercin de un logotipo
En esta seccin, colocar el logotipo de la compaa en la parte superior de la primera pgina del informe. 1. Para insertar el logotipo de una compaa En la ficha Diseo, haga clic en el botn Insertar imagen de la barra de herramientas Herramientas de insercin. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 2. Seleccione un archivo de logotipo de mapa de bits (.bmp) y haga clic en Abrir.
75
Aparece un marco de objeto a medida que mueve el cursor sobre el informe. El marco representa el logotipo que pondr. 3. Ubique el marco de objeto en la esquina superior izquierda de la seccin Encabezado del informe (EI) y haga clic una vez. Si coloca el logotipo en la seccin de encabezado del informe (EI), slo se imprimir en la primera pgina del informe. Nota: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la seccin Encabezado del informe cuando ubica el grfico, la seccin se expandir automticamente para acomodar la imagen. 4. Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. El informe final debe ser similar al siguiente (con el logotipo seleccionado en el paso 2):
5.
Guarde el informe haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas estndar.
Usted acaba de terminar su primer informe. Temas relacionados:
Para obtener informacin sobre la distribucin de informes (impresin, exportacin, etc.), vea los temas sobre impresin de los epgrafes "Formato " en la pgina 263 y "Imprimir, exportar y ver informes " en la pgina 433.
76
Inicio rpido Inicio rpido para usuarios avanzados
Inicio rpido para usuarios avanzados

Si es un usuario de Windows con experiencia y desea ir directamente al programa, siga los siguientes pasos para configurar un informe por primera vez. Si no es un usuario con experiencia, consulte el epgrafe "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54. Para elegir un tipo de informe y un origen de datos 1. 2. En Windows, haga clic en Inicio> Programas > BusinessObjects XI > Crystal Reports y, a continuacin, seleccione Crystal Reports XI. Haga clic en Informe en blanco para abrir el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Como alternativa a la creacin de un informe en blanco, puede elegir uno de los cuatro asistentes para la creacin de informes. Una vez seleccionado un asistente, puede crear un informe sobre una diversidad de fuentes de datos. 3. 4. 5. Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar el origen de datos que desee usar en el informe. Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista de tablas seleccionadas. Despus de agregar todas las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos. Nota: Si selecciona ms de una tabla en el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, aparecer la ficha Vnculos. Para obtener ms informacin sobre vnculos, vea "Cmo vincular varias tablas " en la pgina 109. Aparece la ficha Diseo con las reas de Encabezado de informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie de pgina y Pie de informe. Un informe se crea al insertar y dar formato a los elementos en cada una de estas reas. Nota: Si desea usar en su informe tablas adicionales de base de datos y quiere que coincidan registro a registro, haga clic en Asistente de base de datos en la barra de herramientas Herramientas del asistente, seleccione las tablas y, a continuacin, establezca los vnculos en la ficha Vnculos cuando aparezca.
77
1.
Para trabajar con elementos de informe en la ficha Diseo Cada una de las reas predeterminadas del informe contiene solo una seccin. Para agregar secciones adicionales, haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente y agregue las secciones que desee usando dicho asistente. Una vez que ha agregado secciones a un rea, puede combinarlas, moverlas o eliminarlas en el Asistente de seccin. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
2.
Para activar y desactivar la cuadrcula, elija el comando Opciones del men Archivo y active o desactive la casilla de verificacin Cuadrcula de la vista Diseo de la ficha Diseo cuando se muestre el cuadro de dilogo Opciones. Consulte "Uso de la cuadrcula " en la pgina 279. Si est trabajando con la cuadrcula desactivada y quiere usar ajuste a lneas gua para ubicar objetos, haga clic en la regla superior o izquierda a la altura de donde quiere que aparezca la lnea gua. Algunas otras formas en que puede usar las guas:
3.

4.
Arrastrar un campo hacia una lnea gua hasta que se ajuste a la lnea en cuestin. Arrastrar la flecha de la lnea gua para mover dicha lnea gua (y cualquier objeto que est ajustado a ella). Arrastrar la flecha de la lnea gua ms all de la regla para quitar la lnea gua. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
Si el cuadro de dilogo Explorador de campos no est visible, haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar. Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una lista de los campos. Para agilizar la entrada de varios campos, este cuadro permanecer en pantalla mientras no se cierre. Puede mover el cuadro de dilogo hacia una nueva posicin o reajustarlo a su antojo. Consulte "Ubicacin de datos en el informe " en la pgina 111.
5.
Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe. Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos, o tambin, la combinacin Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en forma aleatoria. Tambin puede utilizar el mtodo de arrastrar y colocar. Coloque los campos en la seccin Detalles donde desea que aparezcan. Si pone varios campos, stos aparecern uno al lado del otro en el cuadro de dilogo Explorador de Campos. El programa marca la posicin de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres del
78
marco indican si el campo es de texto (XXX...), de nmero (555), de moneda (555 $), de fecha (31/12/99), de hora (00:00:00), de fecha y hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F). Nota:
Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la casilla de verificacin Mostrar nombres de campo en el cuadro de dilogo Opciones (ficha Presentacin). El programa coloca automticamente los ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina a menos que no est activada la casilla de verificacin Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones. Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe, slo se colocarn ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina de los campos en la seccin Detalles A (el original) de su informe.
6.
Despus que haya ubicado objetos en su informe, podra surgir la necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera. Puede hacerlo usando el men contextual que aparece cuando hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin de la regla.
Si desea expandir una seccin para alojar una lnea adicional, use el comando Insertar lnea. Si desea que el programa alinee los objetos en la seccin automticamente y en direccin horizontal, use el comando Ordenar lneas. Si desea reducir el tamao de una seccin para eliminar espacios en blanco innecesarios encima y debajo de los objetos, use el comando Ajustar seccin. Consulte "Uso del espacio en blanco entre filas " en la pgina 305.
7.
Para crear un ttulo de informe, primero debe especificar el ttulo en el cuadro de dilogo Propiedades del documento. En el men Archivo, haga clic en Informacin de resumen. Proporcione el ttulo en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Haga clic en Aceptar. Seleccione Ttulo del informe de la lista Campos especiales del Explorador de campos. Cuando mueva el cursor sobre el informe, aparecer un marco rectangular de ubicacin. Haga clic una vez en la seccin Encabezado del informe (EI) para ubicar el ttulo del informe en esa seccin. El campo del ttulo contendr el texto usted que escribi en
8.
79
el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Consulte "Agregar una pgina de ttulo al informe " en la pgina 123. 9. Para ver cmo se ver su trabajo cuando se imprima, haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar. Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creacin de un informe, puede tener una vista previa usando solamente una pequea parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el comando Vista previa de muestra del men Archivo | Imprimir. Consulte "Ficha Vista previa " en la pgina 103. En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si quiere, puede afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo tiempo, ver los resultados como apareceran actualizados en el informe. Tambin puede cerrar la ficha Vista previa y continuar trabajando en su informe en la ficha Diseo. Para usar otras funciones de informes 1. Si desea dar formato a un campo, cambiar la ubicacin o el ancho de un campo, o insertar un resumen, haga clic en el campo para seleccionarlo. Aparecern controladores arriba, abajo y a los lados de cada campo seleccionado.
Para cambiar la ubicacin del campo (o los campos), arrastre el marco de ubicacin del campo a su nueva posicin usando su mouse. Para cambiar el ancho de un campo, arrastre el controlador de la derecha o de la izquierda usando su mouse. Haga clic con el botn secundario en el campo para darle formato o resumirlo. Aparecer un men contextual con una lista de comandos para realizar ambas acciones.
Sugerencia: Muchas de las opciones de formato y fuente estn disponibles en la barra de formato. Nota: Si quiere aplicar el formato slo bajo ciertas condiciones, haga clic en el botn Frmula Condicional en el Editor de Formato y haga una frmula que defina esas condiciones. Consulte "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308. 2. Si desea crear una frmula para realizar clculos o comparaciones de datos, seleccione Campos de frmula en el Explorador de campos. Nota: Tambin puede hacer clic en Formula Workshop en la barra de herramientas Herramientas del asistente para trabajar con frmulas, funciones personalizadas, enunciados SQL, etc.
80
3.
Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. Especifique el nombre de la frmula y haga clic en Aceptar. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. Escriba la frmula en el Editor de frmulas. Especifique los campos, operadores y funciones seleccionndolos en sus respectivas listas o escribindolos con el teclado. Puede comprobar la sintaxis de la frmula haciendo clic en Revisar. Cuando termine la edicin, haga clic en el botn Guardar y cerrar para regresar al cuadro de dilogo Explorador de campos. Haga clic en Insertar en informe para colocar la frmula tal como lo hara con un campo de una base de datos. Consulte "Uso de las frmulas " en la pgina 473. Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe), haga clic en Insertar subinforme en la barra de herramientas Insertar herramientas y elija un informe existente para importarlo como subinforme, o use el Asistente para la creacin de informes para crear un nuevo subinforme. Consulte "Cmo insertar subinformes " en la pgina 537. Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros del informe principal, haga clic en la ficha Vincular del cuadro de dilogo Insertar subinforme y especifique el vnculo cuando aparezca la ficha. Consulte "Para vincular un subinforme a los datos del informe principal " en la pgina 541.
4.
5. 6.
7.
8.
Para insertar una tabla cruzada en un informe, haga clic en el botn Insertar tablas cruzadas de la barra de herramientas Insertar herramientas y configure la tabla cruzada en el Asistente de tablas cruzadas cuando ste aparezca. Consulte "Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373. Para crear un campo de parmetros (un campo que solicita se le proporcione un valor cada vez que se recuperan datos de un informe), haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar y, a continuacin, seleccione Campos de parmetros en el cuadro de dilogo Explorador de campos cuando ste aparezca. Haga clic en el botn Nuevo para configurar un campo de parmetros. Una vez creado, puede insertar el campo de parmetros en un informe tal como lo hara con un campo de una base de datos o seleccionarlo en la lista Campos del Formula Workshop. Los campos de parmetros se pueden utilizar en informes (como solicitudes de ttulos o etiquetas), en frmulas de seleccin (como solicitudes de criterios de seleccin) y en frmulas (para muchos fines, entre los que se incluye la especificacin de campos de ordenacin). Consulte "Campos y solicitudes de parmetro " en la pgina 495.
9.
81
10. Para agregar un grfico, haga clic en Insertar grfico en la barra de herramientas Insertar herramientas. Consulte "Creacin de grficos " en la pgina 319. 11. Para agregar un mapa, haga clic en Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Consulte "Creacin de mapas " en la pgina 339. 12. Para insertar una hoja de clculo, una imagen u otro objeto OLE que se pueda editar desde Report Designer usando las herramientas del programa original del objeto, elija el comando Objeto OLE del men Insertar. Vea "OLE " en la pgina 361 y "Trabajo con Objetos OLE estticos " en la pgina 367. 13. Para cambiar la direccin de ordenacin de los registros, haga clic en Asistente de ordenacin de registros en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de ordenacin de registros. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar los datos del informe y la direccin del ordenamiento. Consulte "Ordenacin de un campo y de mltiples campos " en la pgina 194. 14. Si desea limitar el informe de acuerdo con registros especficos (por ejemplo, los registros de los clientes de California que tienen ventas acumuladas superiores a 10.000 $), haga clic en el primer campo en el que desee basar la seleccin y luego haga clic en Asistente de seleccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Cuando aparezca Asistente de Seleccin, especifique su criterio de seleccin de registros. 15. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas estndar. Eso es todo! As de fcil es elaborar un informe.
82
Conceptos de diseo de informes
captulo
Conceptos de diseo de informes Diseo bsico de informes
Diseo bsico de informes

El propsito de este captulo es sugerir un enfoque estructurado para la elaboracin de informes usando Crystal Reports. Dicho enfoque incluye los siguientes pasos:
Decisiones sobre el contenido del informe. Desarrollo de un prototipo en papel.
Esta seccin ha sido diseada para proporcionar una comprensin de los conceptos involucrados en el proceso de elaboracin de informes.
Decisiones sobre el contenido del informe

Antes de nada, debe tener un esquema de la informacin que desea que se presente en el informe. Las siguientes secciones proporcionan una gua para realizar ese esquema.
Formular el propsito
Cul es el propsito general del informe?
Los informes son herramientas de administracin. Sirven para facilitar una rpida compresin de los elementos bsicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas. Para que un informe sea eficaz, debe presentar los datos adecuados de forma lgica. Si presenta datos incorrectos, o datos correctos de forma desordenada, el informe puede retrasar el proceso de decisin o incluso provocar que se tome una decisin incorrecta. Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propsito en una o dos frases. El enunciado del propsito le permite centrarse en las necesidades bsicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo. A continuacin se dan algunos ejemplos de enunciados de propsito:
El propsito de este informe es mostrar las ventas mensuales y las ventas acumuladas anuales por representante de ventas, comparar las cifras actuales con las del ao anterior y marcar los representantes cuyas cifras de venta no alcanzan los estndares de la compaa. El propsito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir cantidades para rdenes de abastecimiento en base a dicha actividad.
84
Conceptos de diseo de informes Decisiones sobre el contenido del informe
El propsito de este informe es calcular el promedio de accidentes por cada cien kilmetros de recorrido y el promedio de infracciones de trnsito por ao de cada conductor de la compaa.
La definicin del propsito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general.
Quin va a leer el informe?

Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por ejemplo, un informe detallado de las ventas globales de una compaa puede ser utilizado por representantes de ventas, por el director regional de ventas, por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO). Cada una de estas personas estar interesada en diferentes aspectos del informe.
Un representante de ventas usar el informe para evaluar su rendimiento individual y compararlo con el de otros representantes de su rea. El director regional de ventas usar el informe para evaluar a los representantes de su regin y comparar los resultados obtenidos con los de otras regiones. El gerente general de ventas usar el informe para evaluar el desenvolvimiento de los gerentes regionales y para comparar las cifras de ventas reales con las cifras de ventas estimadas. El director general de operaciones usar el informe para evaluar el desenvolvimiento del gerente general de ventas y del gerente de mercadeo, y para proyectar actividades como planes de produccin, programas de expansin, etc.
Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante planificar el informe para que incluya la informacin que busca cada uno.
Determinacin de la presentacin del informe

Cul ser el ttulo del informe?
Establezca un ttulo inicial para su informe. Puede cambiarlo en el futuro si lo desea, pero al menos tendr un ttulo al cual referirse durante la etapa de creacin del prototipo.
85
Qu otra informacin, adems del ttulo, necesita para identificar su informe?

Puede que desee incluir la fecha de impresin, informacin acerca de quin prepar el informe, un enunciado del propsito del informe, el rango de los datos que cubre, o algo por el estilo. En tal caso, escriba dicha informacin para que pueda incluirla al momento de preparar su prototipo. La informacin puede provenir de una variedad de fuentes, dependiendo de la clase de informacin que planea usar.
La informacin acerca de quin prepar el informe podra ser tomada de campos de datos individuales en las tablas de la base datos usada. Si se va a extraer de una tabla de base de datos, qu tabla ser? O, qu combinacin de tablas? El enunciado del propsito del informe puede estar contenido en un bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en cualquier parte del informe. Crystal Reports puede generar informacin como la fecha de impresin o los nmeros de pgina.
Bsqueda de datos
Sabe usted qu datos quiere usar en su informe?
Sabe en qu tipo de base de datos est basando su informe? Tomar los datos de un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC, de una vista empresarial o de un diccionario? Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos y la localizacin de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base de datos, si es que todava no lo tiene. Para obtener ms informacin, consulte Acceso a los orgenes de datos en la ayuda en lnea. Est suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la informacin que desea? Cuando est buscando el nombre del contacto de un cliente, es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base de datos? El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un compaero de trabajo podra ayudarle a familiarizarse con los datos con los que se propone trabajar.
Qu datos especficos quiere que aparezcan en el cuerpo del informe?

El cuerpo debe contener todos los datos necesarios para cumplir lo establecido en el enunciado del propsito del informe. Y tambin debe contener todos los datos necesarios para la variedad de usuarios que haya identificado.
86
Este paso requiere que usted examine las tablas disponibles. Crystal Reports le permite combinar datos de diferentes bases de datos para crear su informe, lo que le da una gran flexibilidad en su trabajo.
La mayora de los datos en un informe normal se obtienen directamente de los campos de datos. Qu campos de datos se van a utilizar y dnde se van a situar? Otros datos se calcularn dependiendo de los campos de datos. Qu campos de datos se van a utilizar en los clculos? Otros datos sern insertados directamente en el informe, utilizando objetos de texto (encabezados, notas, rtulos, etc.).
Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir de los valores de los campos?
Parte de la informacin del informe puede ser tomada directamente de campos de datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra informacin tendr que ser calculada en base a los valores de los campos (comisin de ventas, por ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de comisin). En su plan, podra ser til separar o marcar los datos que deben ser calculados, de los que pueden ser usados directamente. Consulte "Especificacin de frmulas " en la pgina 478.
En qu tipo de campos estn contenidos los datos:

Tmese tiempo para averiguar el tipo de dato de los campos de datos que se utilizar en sus clculos. Ya que las funciones de frmula y los operadores funcionan con tipos de datos especficos, es importante reconocer el tipo de dato con el que est trabajando, antes de iniciar clculo alguno. Por ejemplo, algunas funciones requieren datos numricos, mientras que otras slo trabajan con campos de cadena.
Manipulacin de datos
Quiere que sus datos se ordenen en grupos?
Cmo? Por cliente? Por fecha? Por jerarqua? Crystal Reports provee varias opciones para agrupar sus datos en su informe. Consulte "Agrupar datos " en la pgina 196.
Quiere sus datos ordenados en base a registros o valores de grupo?

Crystal Reports le ofrece ambas alternativas. Consulte "Opciones de ordenacin " en la pgina 192.
87
Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base de datos o solamente en registros y grupos especficos?
Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los registros de una base de datos, o en un conjunto limitado de registros de la misma. Usando Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en un simple rango de datos o comparaciones, o puede crear frmulas complejas para identificar los registros que sern incluidos. Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su informe y liste los criterios que sern usados para seleccionar esos registros. Consulte "Seleccin de registros " en la pgina 178.
Desea resumir los datos?

Quiere totalizar, promediar, contar o determinar el mximo y el mnimo valor contenidos entre todos los valores de una columna de su informe? Crystal Reports le permite hacer esto y poner el total (o total promedio, total de recuento, etc.) al final de la pgina de la columna seleccionada. Consulte "Clculo de un porcentaje " en la pgina 224 y "Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o porcentajes " en la pgina 218.
Qu informacin quiere marcar en su informe?

Puede que desee llamar la atencin sobre algunos datos marcndolos en el informe. Por ejemplo, los elementos fijos del inventario suelen estar marcados en los informes de inventario para poder prestarles especial atencin. Puede que desee marcar los elementos que no muestren actividad durante el ltimo mes, los ltimos tres meses o algn otro perodo especfico. Para marcar la informacin, identifquela junto con cualquier condicin que active la marca.
Cmo quiere marcar la informacin?

Podra ser que quiera marcar elementos con un asterisco u otro smbolo, o tal vez usando una palabra como marcador. Por lo tanto, si quiere cierta informacin marcada, debe escribir las condiciones que provoquen dicha marcacin. Crystal Reports le ofrece la oportunidad de subrayar elementos de informe y cambiar el tipo, tamao o color de la fuente usada para elementos especficos del informe. Le permite colocar bordes alrededor de elementos, dibujar lneas y cuadros (para dividir el informe en secciones), establecer encabezados, etc. Todas estas herramientas de formato se pueden utilizar para resaltar los datos ms importantes de un informe. Consulte "Formato " en la pgina 263.
88
Caractersticas del rea de impresin

Cada rea del informe tiene sus propias caractersticas de impresin. Es muy importante comprender estas caractersticas porque afectan al tiempo y a la frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe.
En qu orden se imprimen las reas del informe?

Las reas se imprimen en el orden que aparecen en la ficha Diseo (de arriba hacia abajo). Si hay ms de una seccin en un rea, estas se imprimen en el orden en que aparecen dentro del rea. As, si tiene tres secciones de Encabezado del informe, las tres secciones sern impresas, en orden, antes de comenzar a imprimir la(s) seccin(es) en el Encabezado de pgina.
Cun a menudo se imprimen los informes?

La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseo del informe. Esta informacin es de suma utilidad, cuando est tratando de decidir dnde ubicar grficos, tablas cruzadas y frmulas, para obtener resultados especficos:
Encabezado de informe
Objetos ubicados en el rea del Encabezado del informe se imprimen una sola vez, al principio del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de todo el informe. Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al principio del informe.
Encabezado de pgina
Objetos ubicados en el rea del Encabezado de pgina se imprimen al principio de cada nueva pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta seccin. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al principio de cada nueva pgina.
89
Encabezado de grupo
Objetos ubicados en el rea del Encabezado de grupo se imprimen al principio de cada nuevo grupo.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos solamente de este grupo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada grupo, al principio del grupo.
Area detalles
Objetos ubicados en el rea de Detalles se imprimen con cada nuevo registro.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por cada registro.
Pie de pgina de grupo

Objetos ubicados en el rea del Pie de grupo se imprimen al final de cada grupo.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos solamente de este grupo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada grupo, al final del grupo.
Pie de informe
Objetos ubicados en el rea del Pie del informe se imprimen una sola vez al final del informe.
Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de todo el informe. Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo.
Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al final del informe.
Pie de pgina
Objetos ubicados en el rea del Pie de pgina se imprimen al final de cada pgina.
No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al final de cada nueva pgina.
90
Conceptos de diseo de informes Desarrollo de un prototipo en papel
Desarrollo de un prototipo en papel

Mientras que un prototipo es til independientemente de su experiencia con Crystal Reports, es de particular importancia cuando est aprendiendo el programa por primera vez. Con el prototipo en mano, puede poner todo su esfuerzo en el aprendizaje del uso de los comandos, en lugar de tratar de disear y aprender al mismo tiempo. 1. 2. 3. 4. 5. Para disear un prototipo en papel Tome un papel del tamao que usar para su informe final. Ubique el ttulo y cualquier otra informacin descriptiva del encabezado, usando cuadros o lneas para representar los elementos del informe. Ubique la informacin del Pie de pgina. Revise el esbozo de la pgina para que haya un buen balance de los diferentes elementos. Analice la informacin que desee incluir en el cuerpo del informe:

6. 7. 8. 9.
Cuente el nmero de campos que utilizar y estime el espacio apropiado entre los campos. Use rectngulos para delinear los campos. Cambie el espacio entre campos si es necesario. Decida una secuencia lgica para representar los datos en el cuerpo del informe. Rotule los campos para indicar esa secuencia.
Use cuadros pequeos para indicar valores de grupo y totales. Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que aparezcan las marcas. Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga del resto en el prototipo. Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
91
Conceptos de diseo de informes Desarrollo de un prototipo en papel
92
Introduccin a la creacin de informes
captulo
Introduccin a la creacin de informes Opciones en la creacin de informes
Opciones en la creacin de informes

Cada vez que crea un nuevo informe, usted tiene tres opciones:
Utilizar un Asistente para la creacin de informes. Utilizar otro informe como modelo. Crear un informe desde el principio.
Probablemente usar las tres opciones con el tiempo.
Asistentes para la creacin de informes

Los Asistentes para la creacin de informes ayudan a crear informes de manera rpida y tanto los usuarios sin experiencia como los programadores prefieren crear la mayora de sus informes usando estos modelos. Todo lo que tiene que hacer es elegir el asistente que ms se aproxime al tipo de informe que desee crear. El asistente le lleva paso a paso a travs del proceso de creacin de informes.
Otro informe
Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente, puede utilizar ese otro informe como modelo. Abra el informe que desee usar de este modo seleccionando la opcin Abrir archivo y gurdelo en un archivo nuevo con el comando Guardar como (que se encuentra en el men Archivo). Este mtodo es til para:
crear un nuevo informe con un agrupamiento o seleccin de registros diferente al del informe existente; reconstruir un informe basado en un perodo de tiempo pasado, usando la misma estructura de un informe actual; crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases de datos que estn vinculadas en otro informe. Usted puede crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vnculos internos. Despus, sin necesidad de establecer vnculos nuevamente, puede construir todos sus nuevos informes basado en este informe.
Crystal Reports tambin permite dar formato a un informe mediante la aplicacin de una plantilla. Consulte "Utilizacin de una plantilla " en la pgina 264 para obtener ms informacin.
94
Introduccin a la creacin de informes Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos
Informe nuevo
La opcin Informe en blanco se usa para crear un informe partiendo de cero. Esta situacin se presenta cuando se desea toda la flexibilidad y el control para crear un informe partiendo de cero, o cuando el tipo de informe que se desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en los asistentes. La opcin Informe en blanco se eligi para "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, ya que el proceso de crear un informe partiendo de cero permite ilustrar con mayor amplitud los conceptos bsicos de la elaboracin de informes.
Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos

Crystal Reports simplifica la seleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos al ofrecer una funcionalidad fcil de usar en los cuadros de dilogo Asistente de base de datos y Explorador de campos. Cada uno de estos cuadros de dilogo usa la estructura familiar de rbol de Windows para permitir el desplazamiento por todas las opciones posibles.
El Asistente de base de datos

El Asistente de base de datos proporciona una vista de rbol integrada de todas las fuentes de datos que se pueden usar con Crystal Reports. En el Asistente de base de datos se puede seleccionar para los informes una cualquiera de las fuentes de datos que se exponen a continuacin:
Un origen de datos conectado actualmente. Un comando SQL guardado en BusinessObjects Enterprise Repository. Un origen de datos agregado a la carpeta Favoritos. Un origen de datos al que se ha tenido acceso recientemente (el Asistente de base de datos mantiene una lista de estos orgenes de datos a disposicin del usuario). Un origen de datos existente, por ejemplo, un archivo de datos local o un origen de datos ODBC que ya est configurado.
En el Asistente de base de datos tambin se pueden especificar vnculos entre tablas de bases de datos si se han seleccionado varias tablas para el informe.
95
Ficha Datos
Vista de rbol
La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de rbol de los posibles orgenes de datos que se pueden seleccionar al crear un informe. El rbol, en la lista Orgenes de datos disponibles, posee carpetas para:
Conexiones actuales Favoritos Historial Crear nueva conexin Repositorio
La carpeta Crear nueva conexin contiene subcarpetas para numerosos orgenes de datos comunes. Entre stas se encuentran las siguientes: Access/Excel (DAO) Archivos de base de datos ODBC (RDO) OLAP OLE DB (ADO)
Nota: Las opciones de orgenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalacin. Para obtener una breve descripcin de cada una de estas carpetas y subcarpetas, consulte "Seleccin del origen de datos " en la pgina 107.
Men contextual
Puede hacer clic con el botn secundario en la lista Orgenes de datos disponibles del Asistente de base de datos para ver un men contextual con las siguientes opciones:
Agregar al informe Use esta opcin para agregar una tabla o un procedimiento almacenado a su nuevo informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha > del Asistente de base de datos.
Agregar a Favoritos Use esta opcin para agregar un origen de datos seleccionado a la carpeta Favoritos.
96
Quitar del informe Use esta opcin para quitar una tabla o un procedimiento almacenado del informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha < del Asistente de base de datos.
Propiedades Use esta opcin para obtener informacin detallada del elemento seleccionado. Cambiar nombre de Favorito Use esta opcin para cambiar el nombre a un origen de datos de la carpeta Favoritos. Eliminar Favorito Use esta opcin para eliminar un origen de datos de la carpeta Favoritos. Quitar del repositorio Use esta opcin para eliminar un comando SQL existente de BusinessObjects Enterprise Repository. Cambiar de nombre el objeto del repositorio Use esta opcin para cambiar el nombre de un comando SQL existente de BusinessObjects Enterprise Repository. Opciones Use este comando para configurar las opciones globales que aparecen en la ficha Base de datos del cuadro de dilogo Opciones. Renovar Use esta opcin para actualizar la lista de orgenes de datos disponibles en el Asistente de base de datos.
Ficha Vnculos
Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base de datos coincidan con los registros relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla Proveedores y la tabla Producto, se establece un vnculo de tal modo que cada producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla Proveedores). Probablemente, la mayora de sus informes han de requerir datos de dos o ms tablas, por lo que ser necesario establecer vnculos. El proceso de vinculacin se facilita utilizando la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Consulte "Vinculacin de tablas " en la pgina 557.
97
El Explorador de campos
Use el cuadro de dilogo Explorador de campos para insertar, modificar o eliminar campos en las fichas Diseo y Vista previa de Crystal Reports. Para ver el Explorador de campos, seleccione el comando Explorador de campos del men Vista.
Vista de rbol
El Explorador de campos muestra una vista de rbol de los campos de bases de datos y de los campos especiales que puede agregar al informe. Tambin muestra campos de frmula, enunciado SQL, de parmetro, de total acumulado y de nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe. Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido usados por otros campos (como campos de frmula, grupos, campos de total acumulado, resmenes, entre otros) tienen al lado una marca de verificacin verde.
Barra de herramientas y men contextual

La barra de herramientas del Explorador de campos proporciona botones con informacin sobre herramientas y combinaciones de teclas de acceso directo. Puede hacer clic con el botn derecho en cualquier elemento de la vista de rbol para abrir un men contextual. La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes:
Insertar en informe Use esta opcin para agregar un campo al informe. Es posible insertar ms de un campo a la vez seleccionando varios campos, haciendo clic con el botn derecho y eligiendo Insertar a informe. De modo alternativo, para insertar un campo, puede arrastrar y soltarlo en las fichas Diseo o Vista previa.
Examinar Use esta opcin para examinar datos de un campo de base de datos, de un campo de frmula o de un campo de enunciado SQL. Nota: En el men contextual, esta opcin se denomina Examinar datos.
Nuevo Use esta opcin para crear un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado.
98
Editar Use esta opcin para modificar un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado existentes.
Cambiar nombre Use esta opcin para modificar el nombre de un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado existentes.
Eliminar Use esta opcin para eliminar un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado. Tambin puede seleccionar varios campos si hace clic con el botn derecho y elige Eliminar para quitarlos todos a la vez.
Adems de las funciones disponibles en la barra de herramientas, el men contextual ofrece tambin las funciones siguientes:
Establecer orden de solicitud Use esta opcin para abrir el cuadro de dilogo Establecer orden de solicitud, en el que puede cambiar el orden de solicitud de los campos de parmetro.
Mostrar tipo de campo Use esta opcin para ver el tipo de campo (cadena, numrico, etc.) cuando mira una lista de campos de base de datos. La longitud de los campos de cadena se incluye entre parntesis al final de sus nombres.
Renovar Use esta opcin para actualizar la lista de campos disponibles en el Explorador de campos.
Campos de nombre de grupo

Se puede insertar un campo de nombre de grupo existente mostrado en el Explorador de campos haciendo clic con el botn secundario y seleccionando Insertar en informe. Sin embargo, a diferencia de los campos de frmula, de parmetro o de total acumulado, no puede crear un campo de nombre de grupo usando el Explorador de campos. (Un campo de nombre de grupo se crea al insertar un grupo.)
99
Introduccin a la creacin de informes Acerca del entorno de diseo de informes
Acerca del entorno de diseo de informes

Ficha Diseo
Cuando se trabaja con Crystal Reports, la ficha Diseo ser probablemente la parte del programa que utilice con mayor frecuencia.
La ficha Diseo es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial cuando se crea un informe. Es aqu donde se disean y se rotulan las diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas secciones exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus necesidades de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin; hacer su edicin inicial, y muchas otras operaciones. La ficha Diseo provee el entorno ms eficiente para disear su informe porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no con los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa usa un marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de recuperar los datos reales. As, puede agregar y eliminar campos y otros objetos, moverlos a su antojo, definir frmulas complejas y hacer mucho ms, sin agotar los recursos de su equipo o de la red en el esfuerzo de recuperacin de datos. El informe que crea en la ficha Diseo es algo as como un informe virtual que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero no es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseo en un informe final o en un informe que usted pueda afinar, slo agregue los datos. Hace esto cada vez que ve la vista previa de su informe, lo imprime o lo enva de alguna manera. Es entonces cuando los datos reales aparecen en el informe.
100
reas de la ficha Diseo

Cuando se comienza a crear un informe, Crystal Reports crea automticamente cinco reas en la ficha Diseo.
Encabezado de informe Esta seccin se utiliza generalmente para el ttulo del informe y cualquier otra informacin que se desea que aparezca al principio del informe. Tambin puede ser usada para grficos y tablas cruzadas que incluyan datos para todo el informe.
Encabezado de pgina Esta seccin se utiliza generalmente para la informacin que se desea que aparezca en la parte superior de cada pgina. Por ejemplo nombres de captulos, el nombre del documento u otra informacin similar. Tambin puede usar esta seccin para desplegar ttulos de campo sobre los campos mismos en su informe.
Detalles Esta seccin se utiliza para el cuerpo del informe y se imprime una vez por registro. La mayor parte de los datos de su informe aparecer generalmente en esta seccin.
Pie de informe Esta seccin se utiliza para la informacin que se desea que aparezca slo una vez al final del informe (como totales generales) y para los grficos y las tablas cruzadas que contienen datos relativos a todo el informe.
Pie de pgina Esta seccin contiene generalmente el numero de pgina y cualquier otra informacin que se desea que aparezca en la parte inferior de cada pgina.
Si se aade un grupo, resumen o subtotal al informe, el programa crea dos secciones adicionales:
Encabezado de grupo Esta seccin suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para mostrar los grficos o las tablas cruzadas que contienen datos especficos del grupo. Slo se imprime una vez al principio de un grupo.
Pie de pgina de grupo Normalmente, esta seccin incluye el valor de resumen, si lo hay, y se puede utilizar para mostrar grficos y tablas cruzadas. Se imprime slo una vez al final de un grupo.
Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el rea del Encabezado de grupo aparece directamente arriba del rea de Detalles y el Pie de grupo aparece directamente debajo del rea de Detalles.
101
Si incluye ms grupos, el programa crea ms reas entre el rea de Detalles y las reas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Al igual que las reas originales, cada una de estas reas nuevas que se agregan puede contener una o varias secciones. De forma predeterminada, cada una contiene una sola seccin.
Identificacin y manejo de reas y secciones

El programa asigna una sola seccin a cada rea, automticamente. El nombre de esa seccin aparece directamente a la izquierda de la misma. Si usted tiene varias secciones en un rea, las secciones son designadas como a, b, c, etc. Nota:
Si ha activado la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos del rea de la vista de diseo del cuadro de dilogo Opciones, se usan iniciales (EI, EP, PI, PP, etc.) para identificar cada seccin. Si hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada que contiene el nombre de una seccin, aparecer un men contextual con opciones especficas para esa seccin.
Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, el programa muestra una regla de seccin inmediatamente a la izquierda de cada seccin. La regla de la seccin se
102
utiliza para agregar, quitar y mover lneas gua y para proveer una referencia visual cuando est ubicando objetos. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
La regla de seccin.
Cada vez que agrega una nueva seccin, el programa crea una regla para esa seccin. Consulte "Uso de las secciones mltiples en un informe " en la pgina 249.
Otras funciones de la ficha Diseo

Hay varias otras funciones incorporadas en la ficha Diseo. Con la ficha Diseo:
Puede cambiar de tamao a una seccin, arrastrando sus orillas con el cursor. Consulte "Ajuste del tamao de una seccin " en la pgina 248. Puede dividir una seccin (crear dos secciones de una sola) haciendo clic en su orilla izquierda. Consulte "Divisin de una seccin " en la pgina 248. Puede agregar lneas gua horizontales o verticales haciendo clic en las reglas. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280. Puede aumentar o disminuir la vista de su informe a cualquier grado de aumento desde un 25% hasta 400% del tamao original. Consulte "Cmo aumentar o reducir la vista de un informe " en la pgina 121.
Ficha Vista previa

Para acceder a una vista previa del informe antes de imprimirlo, haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar. El programa rene los datos, realiza los clculos necesarios y muestra el informe en la ficha Vista previa. Con los datos en su lugar, puede revisar el espaciado y el formato de los elementos de su informe y ver los resultados reales de todos sus resmenes, clculos de frmulas y selecciones de registros y grupos. En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir como Lo que ve es lo que obtiene), puede trabajar directamente en los datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted quiere.
103
El programa trabaja con los datos de la manera siguiente:
La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa recupera los datos de los orgenes de datos y los guarda con el informe, a menos que haya configurado el programa para que no guarde los datos. Desde ese momento, el programa utiliza los datos guardados cada vez que obtenga una vista previa del informe, a menos que especficamente actualice los datos o agregue un campo que requiera que el programa recupere nuevos datos.
Crystal Reports Crystal Reports proporciona dos formas de vista previa de un informe:

Vista estndar
Vista estndar Vista rbol de grupos
En la vista estndar, el informe se muestra por pginas (una cada vez). Usando los botones de navegacin en la ficha Vista previa, puede desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia adelante o hacia atrs a travs de las pginas del informe, pasando una pgina a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de inters son los totales al pie de la pgina, la vista estndar provee toda la funcionalidad que necesita.
El Indicador de edad de los datos

El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron actualizados por ltima vez o cuando fueron recuperados por primera vez, cualquiera que sea la ms reciente. Si los datos fueron inicialmente recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir hoy), el Indicador muestra la hora en que dicha accin se llev a cabo.
104
Vista rbol de grupos
La vista rbol de grupos se puede mostrar u ocultar usando el botn Mostrar/ ocultar el rbol de grupos de la barra de herramientas estndar. La vista rbol de grupos presenta la pantalla dividida.
El panel de la derecha de la pantalla muestra el informe. El panel de la izquierda muestra un esquema del nivel superior del informe con la jerarqua de grupos y subgrupos en un formato de rbol con el que est familiarizado el usuario.
El rbol de grupos generalmente muestra los nombres de los grupos y subgrupos creados en su informe. Sin embargo, es posible personalizar estos nombres usando la ficha Opciones de los cuadros de dilogo Insertar grupo o Cambiar opciones de grupo. Para obtener ms informacin sobre cmo se personalizan los nombres de grupo en la vista rbol de grupos, consulte "Agrupar datos " en la pgina 196. Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta inmediatamente a la parte del informe que contiene la informacin de ese grupo. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar o retroceder de un grupo a otro, la funcin de Smart Navigation de la vista de rbol de grupos, hace su trabajo extremadamente eficiente.
Semejanzas y diferencias con respecto a la ficha Diseo

En la ficha Vista previa dispone de las mismas funciones de formato que en la ficha Diseo. Los mens (tanto los de la barra de mens como los contextuales) y las barras de herramientas permanecen activos y proporcionan en lo esencial la misma funcionalidad que se posee cuando se trabaja con un informe en la ficha Diseo. Sin embargo, cuando tiene que hacer muchos cambios, es ms rpido hacerlos en la ficha Diseo. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
105
La ficha Diseo y la ficha Vista previa estn ligadas internamente. Cualquier cambio que hace en una de ellas, se refleja automticamente en la otra. La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en lugar de las reglas de seccin individuales como la ficha Diseo. La funcionalidad de las reglas es la misma. La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el rea sombreada a la izquierda de los datos. De una mirada usted puede saber de cual seccin del informe se estn imprimiendo los datos. Mientras que los nombres de seccin aparecen slo una vez en la ficha Diseo, en la ficha Vista previa se imprimen cada vez que se imprime una seccin. El Contador de registros, el Indicador de edad de los datos (consulte "El Indicador de edad de los datos " en la pgina 104) y los controles Pgina siguiente/Pgina anterior (consulte "Ficha Vista previa " en la pgina 103), estn todos activos en la ficha Vista previa. La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un campo; a diferencia, slo el marco del campo es resaltado en la ficha Diseo.
Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensacin diferente a trabajar en la ficha Diseo. Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de valores, dependiendo del nmero de registros en la base de datos. Al colocar un campo en la ficha Diseo, un solo cuadro de campo representa todos esos valores. Cuando resalta el campo, los controladores de ajuste de tamao aparecen en el cuadro y ste cambia de color. En la ficha Vista previa, sin embargo, est trabajando con los datos reales. En lugar de un marco representando los valores de los campos, el valor real aparece dentro del marco. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
Cuando resalta un campo o el valor de un campo de frmula, en realidad est seleccionando todos los valores en el campo:
El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del valor especfico que seleccione. Resalta los dems valores del campo.
De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, est seleccionando todos los valores de los resmenes relacionados: El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del valor especfico que seleccione. Resalta los valores de los resmenes relacionados.
Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y Diseo). Encontrar fcil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
106
Introduccin a la creacin de informes Creacin de un nuevo informe
Vista previa HTML (ficha)

Para ver una representacin HTML del informe de Crystal tal como aparecer al publicarlo en el Web, haga clic en Vista previa HTML en la barra de herramientas estndar. Cuando quiera asegurarse de que el diseo del informe es apropiado y correcto en el Web en un entorno sin clientes, la opcin Vista previa HTML permite ver una representacin instantnea del informe en HTML sin tener que abandonar el entorno de diseo de Crystal Reports. Al contrario que la ficha Vista previa, que muestra el formato real del informe, la ficha Vista previa HTML muestra un formato convertido. Si cambia entre las dos fichas, podr realizar ajustes en el diseo del informe para lograr los mejores resultados en el Web. En el caso de informes que se publiquen en BusinessObjects Enterprise (informes administrados), no tiene que especificar ninguna configuracin especial para hacer que funcione la opcin Vista previa HTML. Para los informes autnomos (informes no administrados), el programa deber utilizar Report Application Sever (RAS) para generar la vista previa. En este caso, tendr que configurar la funcin Vista previa HTML. Realice esto en la ficha Etiqueta inteligente y Vista previa HTML del cuadro de dilogo Opciones de Crystal Reports. Para obtener informacin sobre cmo configurar Opciones de vista previa de HTML, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports Ficha Etiqueta inteligente y Vista previa HTML (cuadro de dilogo Opciones).
Creacin de un nuevo informe

Seleccin del origen de datos
Despus de decidir la opcin que se desea usar para la creacin del informe (consulte "Opciones en la creacin de informes " en la pgina 94), el paso siguiente es seleccionar un origen de datos para su utilizacin. La mayora de las fuentes de datos se pueden elegir en el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. El Asistente de base de datos se muestra cuando se crea un informe partiendo de cero utilizando Informe en blanco, o cuando se elige la opcin Asistente de base de datos en el men Base de datos. Nota: Tambin se pueden seleccionar fuentes de datos en los asistentes para la creacin de informes. La pantalla Datos de todos los asistentes para la creacin de informes, exceptuando el Asistente de creacin de informes OLAP, tiene un gran parecido con el cuadro de dilogo Asistente de base de datos.
107
1. 2.
Para seleccionar un origen de datos Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Use la vista de rbol en la lista Orgenes de datos disponibles de la pantalla Datos para seleccionar el origen de datos que desee:
Conexiones actuales Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos a los que est conectado actualmente. Favoritos Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos que se utilizan normalmente y que se ha mantenido en la lista Favoritos. Historial Esta carpeta muestra una lista de los orgenes de datos utilizados recientemente. Se muestran las ltimas cinco fuentes de datos. Crear nueva conexin Esta carpeta muestra las subcarpetas de varios orgenes de datos a los que se puede conectar. Repositorio Esta carpeta muestra el contenido del repositorio mediante el Explorador de BusinessObjects Enterprise. Haga clic en Establecer nueva conexin para abrir el Explorador de BusinessObjects Enterprise; desde este cuadro de dilogo se puede seleccionar un comando SQL o una vista empresarial ya existentes. Para obtener ms informacin, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports los temas Comandos SQL o Vistas empresariales.
En esta seccin se describen algunas opciones que se utilizan mucho de la carpeta Crear nueva conexin.
Access/Excel (DAO) Esta opcin permite la conexin con un tipo de base de datos compatible (Access, dBASE, Excel, Lotus, etc.). Se puede crear una nueva conexin utilizando la opcin Establecer nueva conexin.
Archivos de base de datos Esta opcin muestra una lista de las bases de datos de PC estndar locales. Puede usar Buscar archivo de base de datos para examinar la base de datos de un equipo usando el cuadro de dilogo Abrir.
108
ODBC (RDO) Esta opcin muestra una lista de los orgenes de datos ODBC que ya ha configurado para su uso. OLAP Esta opcin abre el Explorador de conexin de OLAP para que pueda elegir un cubo OLAP como origen de datos. OLE DB (ADO) Esta opcin muestra una lista de los proveedores OLE DB que ya ha configurado para su uso. Tambin se puede especificar un archivo de vnculo de datos de Microsoft.
Nota: Las opciones de origen de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalacin.
Cmo agregar tablas

Despus de seleccionar el origen de datos, se pueden agregar una o varias tablas en las que basar el informe. 1. 2. 3. Para agregar una tabla Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. En la ficha Datos, busque la base de datos que desee utilizar en el informe. Consulte "Seleccin del origen de datos " en la pgina 107. En la lista Orgenes de datos disponibles, seleccione la tabla que desee agregar al informe y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista Tablas seleccionadas. Es posible insertar ms de una tabla a la vez seleccionando varias tablas, haciendo clic con el botn derecho y eligiendo Agregar al informe. Tambin se pueden arrastrar y colocar tablas en la lista Tablas seleccionadas.
Cmo vincular varias tablas

Si su informe contiene datos de dos o ms tablas, tendr que vincular durante el proceso de elaboracin. Nota: No es necesario vincular tablas en informes creados desde una consulta o un comando porque cualquier vnculo requerido por los datos ya se ha procesado con anterioridad.
109
1. 2.
Cmo agregar y vincular tablas mltiples Elija el comando Asistente de base de datos del men Base de datos. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. En la ficha Datos, seleccione las tablas que desee agregar al informe. Consulte "Cmo agregar tablas " en la pgina 109. Aparece la ficha Vnculos en el Asistente de base de datos. Haga clic en la ficha Vnculos para que se muestren las bases de datos disponibles actualmente para establecer vnculos. Crystal Reports vincula automticamente tablas por nombre o por clave, si es posible.
3.
4.
Para crear vnculos manualmente, arrastre un campo de una tabla hasta un campo de otra tabla. Si la operacin tiene xito, se crear un vinculo. De lo contrario, recibir un mensaje. Nota: Es posible vincular tablas por nombre o por informacin de clave extranjera.
5. 6.
Si ha eliminado vnculos y desea volver a crearlos automticamente, haga clic en Vnculo. Haga clic en Aceptar cuando termine.
110
Nota: Cuando se crean vnculos manualmente, el campo con el que se establecen vnculos debe tener el mismo tipos de datos que el campo desde el que se establecen dichos vnculos. Cuando se utiliza una conexin nativa, no es necesario que el campo con el que se establecen vnculos est indexado. Para obtener ms informacin, consulte "Tablas indexadas " en la pgina 555. El Asistente de base de datos se cierra y el usuario vuelve al informe. Las bases de datos vinculadas estn ahora disponibles para ser usadas. Si no est satisfecho con los vnculos, puede modificarlos usando la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Temas relacionados:
"Manipulacin de bases de datos " en la pgina 549 "Vinculacin de opciones " en la pgina 568
Ubicacin de datos en el informe

Colocar datos en su informe es una tarea muy importante. Tiene que saber qu tipo de datos quiere usar en su informe y en qu lugar especfico quiere ponerlos.
Campos de base de datos

Muchos de los datos que pondr en su informe sern campos de base de datos, que mostrarn los datos tal como estn almacenados en la base de datos. Por ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, los campos colocados en el informe son Nombre del Cliente, Ciudad y Pas. Normalmente, ubicar campos de base de datos en la seccin Detalles, pero en algunas ocasiones, los pondr en otras secciones de su informe. 1. Para insertar campos de base de datos En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Para acelerar el proceso de elaboracin del informe, este cuadro de dilogo permanece en la pantalla mientras no lo cierre el usuario. Usted puede mover el cuadro de dilogo hacia donde quiera. 2. 3. 4. Expanda la carpeta Campos de base de datos para ver todas las tablas seleccionadas en las bases de datos. Expanda las tablas de forma individual para ver todos los campos que contienen. Haga clic en el campo que quiere que aparezca en su informe.
111
5. 6.
Haga clic en el botn Examinar para revisar los valores del campo seleccionado Haga clic en Insertar en informe para colocarlo en el informe.
Campos de frmula
Si quiere desplegar datos que son valores calculados, tendr que crear un campo de frmula y ponerlo en su informe. Por ejemplo, si su base de datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y necesita mostrar el nmero de das que transcurren entre la fecha de pedido y la fecha de recibo, tendr que crear un campo de frmula para calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es slo un sencillo ejemplo del uso de campos de frmula. Vea "Uso de las frmulas " en la pgina 473 para obtener una introduccin sobre las frmulas.
Campos de enunciado SQL

Los enunciados SQL son como frmulas, pero estn escritos en SQL (Lenguaje de consulta estructurado) y no en el lenguaje de frmula de Crystal Reports. Un enunciado SQL se puede usar para obtener un conjunto especfico de datos de una base de datos. Puede ordenar, agrupar y seleccionar basndose en campos de enunciados SQL. 1. Para crear un campo de enunciado SQL En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2. Desplcese hasta Campos de enunciados SQL y resltelo. Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre del enunciado SQL. 3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre y haga clic en Aceptar.
112
Aparece el Formula Workshop con el Editor de enunciados SQL activo.
4.
Escriba el enunciado en el Editor de enunciados SQL. Nota: Para obtener informacin general sobre lenguaje de frmulas, consulte "Componentes y sintaxis de la frmula " en la pgina 475.
5.
Haga clic en Guardar.
Campos de parmetro
Para solicitar al usuario de un informe que especifique informacin, se ha de crear un campo de parmetro. Piense en un parmetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La informacin que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe. Por ejemplo, en un informe usado por vendedores, puede existir un parmetro que pida al usuario que elija una regin. El informe devuelve los resultados de la regin especfica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Si desea una introduccin a los campos de parmetro, consulte "Campos y solicitudes de parmetro " en la pgina 495.
Campos de total acumulado

Para mostrar un total que evala cada registro y proporciona una suma acumulada de todos los valores en un campo (o todos los valores en un conjunto de valores dado), se necesita crear un campo de total acumulado y ponerlo en el informe. Si los tres primeros valores en un campo son 2, 4,y 6,
113
un total acumulado mostrara 2, luego 6 (la suma de 2 + 4) y por ltimo 12 (la suma de 2 + 4 + 6). Si desea una introduccin a los totales acumulados, consulte "Totales acumulados " en la pgina 231.
Campos especiales
Use la ficha Otros del cuadro de dilogo Insertar Campos para desplegar campos especiales, tal como Nmero de pgina, Fecha y Comentarios del informe. Para insertar un campo especial Crystal Reports permite insertar fcilmente, entre otros, campos tales como Nmero de pgina, Nmero de registro, Nmero de grupo, Fecha de impresin y Nmero total de pginas en el informe. 1. En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2. Desplcese hasta Campos especiales y expndalo haciendo clic.
3.
Seleccione un comando en la lista Campos especiales para insertarlo en el informe. Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. Aparecer un rectngulo de colocacin. Ahora puede colocarlo en el informe.
Nota: Si desea cambiar el formato de un objeto insertado, haga clic en el objeto para seleccionarlo y luego haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparecer el Editor de Formato, donde usted puede hacer los cambios deseados. Consulte "Formato " en la pgina 263.
114
Objetos de texto
Los objetos de texto sern usados en su informe en una multitud de propsitos. Estos proveen una manera verstil para insertar ttulos, rotular resmenes y otros datos en su informe, y para combinar fcilmente campos de base de datos. Por ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, se usan objetos de texto para que se muestren fcilmente los dos campos de base de datos de nombre del contacto como un solo objeto, tanto para insertar un encabezado de columna para el nombre del contacto concatenado, como para insertar un ttulo en el informe. 1. Para insertar un objeto de texto En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar objeto de texto. Un marco de objeto vaco aparecer en su pantalla.
2.
Coloque el objeto de texto en el lugar donde desee que aparezca en el informe. Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo para movimiento y cambio de tamao. Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edicin. La regla de la ficha Diseo cambia a una regla del objeto de texto del mismo tamao del objeto seleccionado. A la izquierda, aparecer un indicador de tabulacin. Haciendo clic en el indicador de tabulacin, puede desplazarse cclicamente por las cuatro opciones de tabulacin disponibles.
Ficha de alineacin Ficha de alineacin Ficha de alineacin Ficha de alineacin Despus de seleccionar la ficha deseada, haga clic en la posicin de la regla donde desee insertarla. Arrastre para establecer el margen izquierdo. Arrastre para establecer el margen derecho.
La regla le permite agregar sangras y alinear texto dentro del objeto de texto. Nota: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe, el objeto queda automticamente seleccionado para edicin.
115
Campos de imagen
En la elaboracin de informes, muy a menudo surge la necesidad de incluir una imagen. Por ejemplo, usted podra poner el logotipo de su empresa en el encabezado del informe. 1. Cmo insertar una imagen En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar imagen. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 2. Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga clic en Abrir para volver al informe. All aparecer un marco con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
3.
Coloque el objeto de imagen donde desee que aparezca en el informe y haga clic con el botn secundario una vez.
Campos BLOB (Binary Large Object, Objeto binario grande)

Un campo BLOB (Binary Large Objects ) es un campo de base de datos cuyos datos constan de objetos grandes binarios, como grficos en mapa de bits, imgenes, objetos OLE, metarchivos, etc. Insertar un campo BLOB en su informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma manera como lo hara con otros tipos de datos. Nota: Crystal Reports tambin puede acceder a los objetos BLOB por referencia (es decir, de forma dinmica por medio de una ruta de archivo), por lo que no es necesario guardarlos en la base de datos. Para obtener ms informacin, consulte "Para convertir un objeto OLE esttico en dinmico " en la pgina 369. En general, Crystal Reports le permite acceder a los campos BLOB que contienen:
Mapas de bits independientes del dispositivo (DIB). imgenes JPEG, TIFF o PNG.
Adems, si sus datos residen en una base de datos de Microsoft Access, Crystal Reports le permite entonces elaborar informes en campos BLOB que contienen objetos OLE 1 y 2 y metarchivos.
116
Los campos BLOB se insertan lo mismo que cualquier otro campo de base de datos. Para obtener detalles, consulte "Para insertar campos de base de datos " en la pgina 111. Un objeto de campo BLOB se diferencia de otros objetos de campo de base de datos en que ofrece opciones para controlar el recorte, la escala y el cambio de tamao, igual que una imagen o un objeto OLE insertado. Para tener acceso a estas opciones, haga clic con el botn derecho del mouse en el objeto de campo BLOB, seleccione un formato grfico en el men contextual y haga clic en la ficha Imagen. Nota: Para conservar la capacidad de activar y editar un objeto OLE con su aplicacin servidor, debe insertar el objeto en el informe de forma independiente, o bien mediante vinculacin o mediante incrustacin, en lugar de hacerlo en un campo BLOB. Para obtener ms informacin acerca de cmo insertar objetos OLE vinculados e incrustados, vea "Cmo insertar objetos OLE en su informe " en la pgina 364.
Campos de hipervnculo
Puede seleccionar un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa y crear un hipervnculo a otra ubicacin. El hipervnculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener acceso a l para ver informacin adicional. Nota: Crystal Reports tambin le permite crear hipervnculos con URL relativas, con lo que los informes en el Web permanecen independientes de su ubicacin en cualquier servidor particular. 1. 2. Para crear un campo de hipervnculo Seleccione un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa. En el men Formato, haga clic en Hipervnculo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato con la ficha Hipervnculo activa. 3. Haga clic en el tipo de hipervnculo que desea crear. Los tipos disponibles en el rea superior son:
Ningn hipervnculo Esta es la opcin predeterminada. No hay ningn hipervnculo asociado al objeto de informe seleccionado. Un sitio Web en Internet Seleccione esta opcin si desea que el objeto de informe est vinculado a una direccin Web esttica. Use el botn de frmula para crear una direccin URL basada en un valor de campo. Por
117
ejemplo, puede escribir la frmula siguiente si el campo Nombre del cliente contiene informacin relevante para crear una serie de direcciones URL significativas:
"http://www." + {Cliente.Nombre del cliente} + ".com"
Nota: Tambin puede usar esta opcin para conectar a documentos de Business Objects, Web Intelligence y OLAP Intelligence (esto tambin se denomina vinculacin de informes). Use la funcin openDocument para crear estos hipervnculos en Crystal Reports.
Valor de campo del sitio Web actual Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un hipervnculo fuera del campo seleccionado. El campo se debe almacenar como un hipervnculo correcto en el origen de datos.
Una direccin de correo electrnico Seleccione esta opcin si desea que se cree una direccin mailto desde el campo seleccionado. Use el botn de frmula para crear una direccin basada en un valor de campo.
Un archivo Seleccione esta opcin para crear un hipervnculo a un archivo en un equipo conectado a red o un equipo especfico. Use el botn de frmula para crear una ruta de archivo basada en un valor de campo. Tambin se puede utilizar un hipervnculo de este tipo para ejecutar un archivo EXE con un parmetro de lnea de comando. Especifique la ruta y el nombre de la aplicacin y siga la primera para el parmetro del comando.
Valor de campo del correo electrnico actual Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un hipervnculo de correo electrnico fuera del campo seleccionado. El campo se debe almacenar como una direccin de correo electrnico correcta en el origen de datos.
Los tipos disponibles en el rea Slo visor DHTML son:
Profundizar en parte del informe Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin, consulte "Opcin Profundizar en partes del informe " en la pgina 452.
Otro objeto de informe Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin, consulte "Opcin Otro objeto de informe " en la pgina 455.
118
Nota: No todos los tipos de hipervnculos estn disponibles en todo momento. El objeto que selecciona y su ubicacin en el informe determinan los tipos disponibles. 4. Despus de haber seleccionado un tipo de hipervnculo, ingrese la informacin de hipervnculo apropiada (el URL de un sitio Web, por ejemplo). Al terminar, haga clic en Aceptar.
5.
El hipervnculo se inserta como corresponde. Haga clic en el informe para ir al sitio Web, enviar un mensaje de correo electrnico, etc. Para obtener informacin sobre cmo se utilizan los tipos de hipervnculo en el rea Slo visor DHTML, consulte "Configurar la exploracin " en la pgina 450.
Edicin de datos
Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los elementos de su informe. Tal vez le gustara cambiar el tamao de la fuente y el estilo del texto usado en el ttulo. O, si tiene un campo numrico, tal como cifras de venta, quiz quiera poner el signo de moneda antes del nmero o cambiar el nmero de decimales mostrado. Por ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, hay que dar formato al ttulo, agregar un objeto de texto para identificar la informacin del nombre del contacto e insertar el logotipo de la empresa. Consulte "Formato " en la pgina 263.
La seleccin de registros es un paso crucial en la elaboracin de informes, que consiste en ir a travs de todos los datos para incluir solamente los que sean necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querr un listado completo de toda la informacin en la base de datos. Con mayor frecuencia, le interesarn slo las ventas de un perodo de tiempo dado o de un producto en concreto, etc. Por ejemplo, se puede disear un informe de ventas para que slo incluya las ventas de una lnea de productos correspondientes al ltimo mes. Los datos de muestra usados para "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54 contienen informacin tanto para clientes de Estados Unidos como para clientes internacionales. Utilizar la funcin de seleccin de registros para crear un informe que solamente haga una lista de los clientes de Estados Unidos. Consulte "Seleccin de registros " en la pgina 177 y "Agrupar datos " en la pgina 196.
119
Agrupacin, orden y totalizacin de datos

Despus de haber creado un informe bsico, probablemente querr organizar los datos agrupando informacin relacionada, ordenando registros, y obteniendo resmenes, subtotales y totales generales.
Agrupamiento de Registros
Para organizar sus datos, puede agrupar informacin relacionada. Por ejemplo, en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, despus de agrupar la lista de clientes por regin habr que dividir la lista en grupos por regin. De esta manera, el gerente de ventas de California podr encontrar rpidamente el grupo California y ver slo los clientes que pertenecen a esa regin. Consulte "Agrupar datos " en la pgina 196.
Orden de Registros
Crystal Reports permite especificar el orden en que se desea que los datos se presenten en el informe. Por ejemplo, despus de agrupar en "Inicio rpido para usuarios inexpertos " en la pgina 54, habr que ordenar los registros de cada regin en orden alfabtico por nombre de cliente. Muchos de los informes usarn algn tipo de ordenamiento. Dependiendo del informe, podr ordenar los registros en una lista u en conjuncin con el agrupamiento. Vea "Ordenacin de un campo y de mltiples campos " en la pgina 194 y "Ordenamiento de registros en grupos " en la pgina 201.
Resmenes, subtotales y totales generales

Muchos de sus informes usarn algn tipo de totalizacin. Por ejemplo, en un informe de ventas de Norte Amrica agrupado por estados, usted podra desear calcular el monto de ventas por cada estado. Para hacerlo, tiene que crear un subtotal en el campo de ventas. Tambin puede usar resmenes a nivel de grupo, permitindole calcular promedios, hacer contajes y obtener otros valores de grupo. Por ejemplo, en un informe de ventas podra calcular el promedio de ventas por estado (resumen promedio en el campo de ventas) y calcular el nmero de productos vendidos en el estado (un contaje en el campo del nombre del producto).
120
Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos

Puede traspasar en sus datos usando el cursor de traspasar (para mostrar los datos detrs de grupos individuales). Consulte "Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin " en la pgina 191.
Cursor de traspasar
Crystal Reports permite profundizar en informacin de grupos o resmenes en la ficha Vista previa, tanto en modo de vista Estndar como en modo de vista rbol de grupos (consulte "Vista estndar " en la pgina 104 y "Vista rbol de grupos " en la pgina 105). Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede ser traspasado, el programa muestra el cursor de traspasar. Sugerencia: Los encabezados de grupo aparecen en la ficha Profundizar del mismo modo que en el informe en s. Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrs del valor del resumen. Por ejemplo, si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen para Ciudad, usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrs de ese resumen.
Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos de los registros individuales que han sido resumidos. Si tiene resmenes mltiples, puede examinar los resmenes detrs del resumen que los engloba (por ejemplo, usted podra examinar los resmenes por ciudad que conforman el resumen por regin), o los datos de registros individuales que han sido resumidos.
Cmo aumentar o reducir la vista de un informe

Usted puede aumentar o reducir la vista de su informe fcilmente. Puede elegir cualquier factor de aumento desde 25% hasta 400%. Esta funcin est activa en la ficha Diseo y Vista Previa. Para aumentar o reducir la vista del informe, establezca el factor de aumento que desee en el cuadro Control de zoom que se encuentra en la barra de herramientas estndar.
121
25%
50%
100%
Ver informes con un factor de aumento reducido es til para tener una vista general de la distribucin de los elementos en el informe. La vista usando un factor de aumento alto, es propicia para poder apreciar los detalles del informe.
Insertar encabezados y pies de pgina

Puede insertar encabezados y pies de pgina poniendo la informacin en las secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina de la ficha Diseo.
La informacin que aparecer slo en la primera pgina del informe va en el Encabezado del informe (EI). La informacin que aparecer slo en la ltima pgina del informe, debe ir en el Pie del informe (PI). La informacin que aparecer al principio de cada pgina del informe, debe ir en el Encabezado de pgina (EP).
122
La informacin que aparecer al final de cada pgina del informe, debe ir en el Pie de pgina (PP).
Puede usar texto, campos o frmulas en estas secciones tal como lo hace en la seccin Detalles. Temas relacionados:
"Crear pies de pgina despus de la primera pgina " en la pgina 312
Agregar una pgina de ttulo al informe

Crystal Reports proporciona un medio fcil y rpido para agregar una pgina de ttulo a un informe seleccionando la opcin Ttulo del informe de Campos especiales en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Para usar este comando debe proveer un ttulo en el cuadro correspondiente en la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del Documento. Consulte "Cmo agregar un resumen de informacin al informe " en la pgina 124. 1. Para agregar un ttulo de informe En la barra de herramientas estndar, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2. 3. Desplcese hasta Campos especiales y expndalo haciendo clic. Seleccione Ttulo del informe, y haga clic en Insertar en informe. Un marco de ubicacin aparece cuando mueve el cursor sobre su informe.
4. 5.
Desplace el marco de objeto a la seccin Encabezado de informe y haga clic una vez para colocar el marco. Con el ttulo del informe seleccionado, haga clic en el botn Asistente de Seccin de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de Seccin. Con la seccin Encabezado de informe resaltada, active la casilla de verificacin Nueva pgina despus.
6.
Ahora, el ttulo aparecer en la primera pgina y su informe comenzar en la segunda pgina.
123
Cmo agregar un resumen de informacin al informe

En algunas ocasiones quizs desee incluir en el informe comentarios que no se impriman, por ejemplo, una nota personal para el destinatario del informe, una nota para explicar ms detalladamente los datos en los que se basa el informe, el ttulo de un informe, un comentario acerca de algunos datos en concreto del informe, etc. El comando Resumen de informacin del men Archivo provee los medios para incluir, desde una nota breve hasta cientos de lneas de texto, en su informe. Este material no se imprime con el informe, sino que permanece en la ficha Resumen del cuadro de dilogo Propiedades del documento donde puede ser revisado cuando sea necesario. Cuando elige el comando Resumen de informacin el cuadro de dilogo Propiedades del documento aparecer en su pantalla con la ficha Resumen activa.
Introduzca la informacin deseada y haga clic en Aceptar cuando termine para volver al informe.
124
Introduccin a la creacin de informes Exploracin de informes y trabajo con varios informes
Exploracin de informes y trabajo con varios informes

Crystal Reports permite trabajar con los informes existentes mediante el Explorador de informes, Trabajo y el Comprobador de dependencias. Esta seccin describe estas herramientas y proporciona alguna informacin general sobre cmo abrir y acoplar estos exploradores disponibles en Crystal Reports. Para obtener ms informacin, consulte "Abrir y acoplar exploradores " en la pgina 130.
El Explorador de informes
El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe en un rbol de vista. El nodo raz es el propio informe, mientras que los nodos de primer nivel representan las secciones del informe. Dentro de cada seccin se enumeran los objetos y los campos del informe. Los elementos que se seleccionen en la vista de rbol se seleccionarn en el informe (en los modos Diseo o Vista previa). Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionndolos en el Explorador de informes. Al hacer clic con el botn secundario en el elemento seleccionado, se ve un men que contiene las acciones que se pueden efectuar en el elemento. Por ejemplo, si se hace clic con el botn secundario en un objeto de texto, el men contendr las opciones para editar el texto, dar formato a la fuente o al color, etc. De igual modo, si se hace clic con el botn secundario en un nodo de seccin, el men contendr las opciones para ocultar, suprimir, dar formato, etc. Nota: No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza el Explorador de informes, pero se pueden eliminar. Se pueden seleccionar varios campos para darles formato utilizando las combinaciones Mays-clic o Ctrl-clic.
125
Barra de herramientas
La barra de herramientas del Explorador de informes contiene botones con informacin sobre herramientas. Estos botones permiten expandir o contraer la vista de rbol del informe y seleccionar los elementos que se van a mostrar mediante su tipo:
Expandir Utilice esta opcin para expandir todos los nodos secundarios de la vista de rbol que se encuentren debajo del nodo seleccionado. Si selecciona esta opcin con el nodo raz resaltado, se expandirn todos los nodos restantes. Si selecciona la opcin con un nodo secundario resaltado, slo se expandirn los nodos que dependen jerrquicamente de aqul. Nota: Esta opcin no surte efecto si se selecciona cuando hay un objeto del informe resaltado, o si el nodo seleccionado no contiene nodos secundarios.
Mostrar/Ocultar campos de datos Use esta opcin para mostrar u ocultar campos de datos en el informe. Los campos de datos pueden ser campos de frmulas, campos de resumen y objetos de texto.
Mostrar/Ocultar los objetos grficos Use esta opcin para mostrar u ocultar objetos grficos en el informe. Los objetos grficos pueden ser diagramas, mapas, cuadros, lneas, campos BLOB u objetos OLE.
Mostrar/Ocultar cuadrculas y subinformes Use esta opcin para mostrar u ocultar tablas cruzadas, cuadrculas OLAP y subinformes en el informe.
Nota:
Los elementos conectados a un BusinessObjects Enterprise Repository aparecen con el icono de repositorio junto a ellos. Los elementos con hipervnculos se muestran como texto azul con un subrayado continuo. Los elementos con hipervnculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de lnea discontinua.
Trabajo
En Trabajo, puede crear proyectos que contienen uno o varios informes. Utilice las opciones de la barra de herramientas para agregar, quitar o cambiar el nombre de carpetas, informes y paquetes de objetos. Puede reorganizar los
126
archivos de una carpeta o varias arrastrndolos y soltndolos donde desea que aparezcan. Tambin puede arrastrar archivos de informe desde el Explorador de Windows y soltarlos en la carpeta que elija de Trabajo.
La barra de herramientas de Trabajo incluye las siguientes opciones:
Agregar informe Utilice esta opcin para agregar un nuevo objeto a Trabajo:
Agregar informe existente Cuando selecciona esta opcin aparece el cuadro de dilogo Abrir, donde puede buscar un informe Crystal que haya creado previamente.
Agregar nuevo proyecto Cuando selecciona esta opcin, el programa agrega un carpeta bajo el nodo raz denominada Area de trabajo. En esta carpeta puede agregar informes. Las carpetas de proyecto permiten organizar los informes en Trabajo.
Agregar paquete de objetos Cuando selecciona esta opcin, el programa solicita la conexin al sistema BusinessObjects Enterprise. Despus de conectarse al sistema, podr seleccionar un paquete de objetos para agregarlo a Trabajo. Para obtener ms informacin sobre paquetes de objetos, consulte el Manual del administrador de BusinessObjects Enterprise (admin.pdf).
Abrir Utilice esta opcin para abrir el informe o el paquete de informes seleccionado en las carpetas del rea de trabajo. Comprobar dependencias Utilice esta opcin para iniciar el Comprobador de dependencias. La opcin est disponible para informes individuales o para carpetas de informes. Crystal Reports inicia la comprobacin de los informes de forma inmediata y muestra el resultado en el Comprobador de dependencias. Para obtener ms informacin, consulte "El Comprobador de dependencias " en la pgina 128.
127
Mens contextuales
Puede hacer clic con el botn derecho en cualquier elemento del rea de trabajo de Trabajo para abrir un men contextual. Muchas de las opciones disponibles en el men contextual tambin lo estn en la barra de herramientas. Esta seccin slo describe las opciones adicionales que no estn disponibles en la barra de herramientas.
Publicar en BusinessObjects Enterprise Utilice esta opcin para publicar una carpeta de informes en BusinessObjects Enterprise. Puede publicar los informes de forma individual o como un paquete de objetos. (Los paquetes de objetos se pueden programar en BusinessObjects Enterprise como una sola entidad.) Al seleccionar esta opcin, aparecer el cuadro de dilogo Publicar objeto. Para obtener ms informacin sobre el uso de este cuadro de dilogo, busque en la ayuda en lnea de Crystal Reports cuadro de dilogo Publicar objeto.
Quitar Utilice esta opcin para quitar un informe, paquete de informes o carpeta del rea de trabajo. Nota:
Esta opcin no se puede deshacer. Cuando quita una carpeta, tambin quita todos los elementos que contiene.
Cambiar nombre Utilice esta opcin para cambiar el nombre de una carpeta del rea de trabajo.
El Comprobador de dependencias
El Comprobador de dependencias aparece cuando se buscan errores en un informe o proyecto desde Trabajo, o cuando se selecciona el comando en el men Informe de un informe abierto en Crystal Reports. El Comprobador de dependencias registra varios tipos de errores:
Errores de hipervnculos de secciones del informe Errores de objetos del repositorio Errores de compilacin de frmulas
128
Los errores que aparecen en el Comprobador de dependencias muestran la siguiente informacin:
Tipo de error. Significado Correcto. El Comprobador de dependencias ha comprobado que no existen errores en el archivo. Aviso. El Comprobador de dependencias ha encontrado algo en el archivo que puede constituir un problema. Puede comprobar el aviso, pero el informe se ejecutar correctamente aunque no lo arregle. Error. El Comprobador de dependencias ha encontrado un error que debe arreglar para que el informe se ejecute correctamente.
Icono
Descripcin del error. Ubicacin del archivo que contiene el error.
Haga doble clic en un error para abrir el informe destino, ir al objeto del informe y solucionar el problema. Si no se puede localizar el objeto del informe (por ejemplo, porque se ha eliminado parte del informe despus de buscar errores), aparece un mensaje que recomienda ejecutar de nuevo la comprobacin.
Men contextual
Cuando hace clic con el botn derecho en un mensaje del Comprobador de dependencias, aparece un men contextual.
Ir a Utilice esta opcin para abrir el informe que contiene el error e ir al objeto que provoca el problema. Tambin puede seleccionar un mensaje y presionar Entrar o hacer doble clic para abrir el informe.
Ordenar por Utilice esta opcin para ordenar los mensajes por tipo, nmero, descripcin o ubicacin. Borrar Utilice esta opcin para quitar el mensaje seleccionado. Borrar todo Utilice esta opcin para quitar todos los mensajes.
129
Copiar Utilice esta opcin para copiar el mensaje en el Portapapeles y poder pegarlo en otra aplicacin. Opciones Utilice esta opcin para abrir la ficha Comprobador de dependencias del cuadro de dilogo Opciones. Utilice esta ficha para seleccionar las condiciones que desea comprobar cuando ejecute el Comprobador de dependencias. Para obtener ms informacin sobre las opciones, busque en la Ayuda en lnea de Crystal Reports el tema Comprobador de dependencias (ficha), Opciones (cuadro de dilogo).
Abrir y acoplar exploradores

Crystal Reports incluye estos exploradores y herramientas, que puede utilizar para ver diversos informes y objetos de informe:
El Explorador de campos El Explorador de informes El Explorador del repositorio Trabajo El Comprobador de dependencias
Abra cualquiera de estos exploradores utilizando los comandos del men Vista o los botones de la barra de herramientas Estndar correspondientes. Dichos comandos o botones abren el explorador si est cerrado y, si est abierto, establecen el foco en ste. Despus de la instalacin, los exploradores se abren en posicin acoplada en el Diseador de informes. Puede acoplarlos en cualquier rea del diseador; para ello, arrstrelos a la nueva posicin. Haga doble clic en la barra de ttulo de un explorador para cambiar entre el modo acoplado y el modo flotante libre. En el modo flotante libre, el explorador se puede arrastrar y colocar en cualquier ubicacin. Al arrastrar el explorador, aparece un marco de ubicacin que muestra dnde se va a colocar. Tambin puede ajustar el explorador arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste. Nota: Al hacer doble clic en la barra de ttulo de un explorador en modo flotante libre, el programa lo acopla en la posicin donde se encontraba la ltima vez que se utiliz Crystal Reports.
130
Introduccin a la creacin de informes Ms all de los informes bsicos
Se puede crear un nico explorador con varias fichas a partir del Explorador de campos, el Explorador de informes, el Explorador del repositorio, Trabajo y el Comprobador de dependencias; para ello, arrastre los exploradores uno sobre otro. Este explorador de varias fichas se puede utilizar en modo acoplado o flotante libre.
Haga clic en las fichas del explorador fusionado para cambiar el foco de un tipo de explorador a otro; el nombre de la barra de ttulo cambia en consecuencia para mostrar el explorador que se est utilizando actualmente.
Ms all de los informes bsicos

Una vez que se sienta seguro en el manejo de los conceptos bsicos para la elaboracin de informes, estar preparado para el estudio de caractersticas ms complejas de Crystal Reports, entre las que se incluyen:
Grficos (vea "Creacin de grficos " en la pgina 319) objetos OLE (consulte "OLE " en la pgina 361) Cartas modelo (vea "Cartas modelo " en la pgina 252) Subinformes (vea "Subinformes " en la pgina 533) Tablas cruzadas (vea "Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373) Informes de varias secciones (vea "Informes de seccin mltiple " en la pgina 243)
131
Introduccin a la creacin de informes Ms all de los informes bsicos
132
BusinessObjects Enterprise Repository
captulo
BusinessObjects Enterprise Repository Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository?
Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository?

BusinessObjects Enterprise Repository es la ubicacin central en la que se pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Las definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los comandos SQL personalizados tambin se pueden almacenar y conservar en BusinessObjects Enterprise Repository. Por tanto, estos objetos estn accesibles a los usuarios y los programadores de informes para su utilizacin en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa. Fsicamente, BusinessObjects Enterprise Repository es una base de datos que almacena tipos de objetos admitidos. Entre ellos se incluyen:
Objetos de Texto Mapas de bits Funciones personalizadas Comandos (consultas)
Nota: Los objetos de vistas empresariales y de lista de valores tambin se almacenan en el BusinessObjects Enterprise Repository. Puede utilizar las vistas empresariales y las listas de valores en Crystal Reports, pero stas se crean en el Administrador de vistas empresariales. Si mantiene un repositorio compartido de objetos de informe, puede modificar un objeto en particular y actualizar todos los informes que contengan dicho objeto al abrirlos. El establecimiento de una ubicacin central para objetos de informe facilita tambin la tarea de administrar los datos; este aspecto es muy importante, porque permite maximizar la productividad y minimizar los costes de la compaa. El BusinessObjects Enterprise Repository se incluye en BusinessObjects Enterprise. Nota: De forma predeterminada, BusinessObjects Enterprise Repository no incluye ningn objeto de ejemplo del repositorio. Para obtener informacin sobre cmo instalar objetos de ejemplo del repositorio, consulte la seccin Instalacin de objetos de ejemplo del repositorio del captulo Uso del administrador de vistas empresariales del Manual del administrador de vistas empresariales.
134
BusinessObjects Enterprise Repository Qu es el BusinessObjects Enterprise Repository?
Flujo de trabajo
Aunque BusinessObjects Enterprise Repository se puede utilizar de muchas maneras, este flujo de trabajo de ejemplo permitir familiarizar al usuario con algunas de las tareas que se pueden ejecutar, como las siguientes:
Configurar carpetas del repositorio El Explorador del repositorio muestra el contenido de BusinessObjects Enterprise Repository en forma de rbol con carpetas y subcarpetas. Puede agregar y cambiar de nombre las carpetas que desee. Nota: No se pueden agregar nuevas carpetas al nodo Elementos de Enterprise y a sus nodos secundarios. Estas carpetas las controla BusinessObjects Enterprise.
Agregar objetos de informe al repositorio Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto que se desee agregar:
Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits y arrstrelo hasta colocarlo en una carpeta, o seleccione la opcin Agregar al repositorio del men contextual. Seleccione una funcin personalizada en el Formula Workshop y haga clic en el botn Agregar al repositorio. Cree o modifique un comando en el Asistente de base de datos y, cuando aparezca en la lista Tablas seleccionadas, haga clic en ste con el botn secundario y seleccione la opcin Agregar al repositorio.
Agregar objetos de repositorio a un informe Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto:
Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden arrastrar desde el Explorador del repositorio y colocarlos en el informe. Las funciones personalizadas se pueden agregar mediante el Taller de frmulas. Los comandos se pueden agregar mediante el Asistente de base de datos.
Actualizar objetos de informe en el repositorio Igualmente, esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto:
Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden arrastrar de nuevo y colocarlos en el objeto de repositorio original.
135
BusinessObjects Enterprise Repository Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository
Las funciones personalizadas se pueden actualizar mediante su interfaz de usuario. Los comandos se pueden actualizar y volver a agregar al repositorio utilizando el Asistente de base de datos.
Acceso a BusinessObjects Enterprise Repository

El repositorio se suministra con Crystal Reports se configura al instalarlo. No es necesario realizar ninguna otra accin antes de utilizar el repositorio. 1. 2. Para abrir BusinessObjects Enterprise Repository Inicie Crystal Reports y abra un informe. Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estndar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Explorador del repositorio del men Vista. 3. Haga clic en Inicio de sesin para conectar con BusinessObjects Enterprise. Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445. Aparece el Explorador de repositorio.
4.
Expanda los nodos para ver el contenido del repositorio.
El Explorador de repositorio puede mostrarse acoplado en Report Designer dependiendo de la posicin que tuviera la ltima vez que se utiliz Crystal Reports. Para obtener ms informacin sobre cmo acoplar exploradores, consulte "Abrir y acoplar exploradores " en la pgina 130. Mantenga el cursor del mouse sobre cualquiera de los objetos del Explorador del repositorio para ver la informacin sobre herramientas. La informacin sobre herramientas para objetos de texto y mapas de bits incluye datos de autor y de descripcin; para los comandos, incluye el texto completo del enunciado SQL.
136
La barra de herramientas del Explorador del repositorio contiene botones que incluyen informacin sobre cada herramienta. Estos botones permiten agregar nueva carpetas, agregar nuevas carpetas, buscar elementos, y as sucesivamente:
Cambiar configuracin de vista Use esta opcin para abrir el cuadro de dilogo Configuracin de vista. Use este cuadro de dilogo para limitar el tipo de elementos del repositorio que se muestran en el Explorador de repositorio. Tambin puede seleccionar opciones para ordenar varios elementos por su nombre o tipo.
Filtro avanzado Use esta opcin para mostrar opciones de filtro en la parte inferior del Explorador de repositorio. Use estos filtros para buscar elementos especficos por palabras desde los campos Nombre o Autor del cuadro de dilogo Agregar elemento. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar o cambiar el nombre o el autor de un elemento, vea "Agregar elementos al repositorio " en la pgina 139 y "Modificar objetos del repositorio " en la pgina 144. Nota: El texto especificado en los campos de filtrado de esta opcin no distingue maysculas de minsculas.
Eliminar el elemento o carpeta Use esta opcin para eliminar permanentemente la carpeta o el elemento seleccionado del repositorio. Cuando se elimina una carpeta, tambin se eliminan todos los elementos que contiene. Para obtener ms informacin sobre cmo eliminar elementos del repositorio, vea "Eliminar elementos del repositorio " en la pgina 146.
Insertar una nueva carpeta Use esta opcin para agregar una nueva carpeta al repositorio. Para obtener ms informacin, consulte "Agregar carpetas al repositorio " en la pgina 139.
Desconectar servidor Utilice esta opcin para desconectarse del servidor de BusinessObjects Enterprise en el que est conectado. Cuando no est conectado, esta opcin pasa a Conectar; utilcela para volver a conectarse al servidor de BusinessObjects Enterprise o para conectarse a un servidor diferente. Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
137
Carpetas de Elementos de Enterprise

El repositorio incluye un nodo denominado Elementos de Enterprise. Este nodo contiene elementos que administra BusinessObjects Enterprise, esto incluye cualquier informe que se haya publicado en BusinessObjects Enterprise. Puede administrar y abrir los informes mediante el Explorador del repositorio. Cuando administre un informe tambin puede programarlo. Nota: Si un informe que desea administrar devuelve un error, consulte a un administrador de BusinessObjects Enterprise para asegurarse de que la direccin URL de acceso a la CMC est configurada correctamente. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de BusinessObjects Enterprise. 1. Para programar un informe administrado a travs del repositorio Haga clic con el botn secundario en un informe de Crystal en la carpeta Elementos de Enterprise o en una de sus subcarpetas, y haga clic en Administrar objeto en el men contextual. Nota: Slo se pueden abrir y ver los objetos de BusinessObjects Enterprise que tengan un formato de informe de Crystal (RPT). Si en el servidor de BusinessObjects Enterprise al que est conectado existen objetos con otros formatos de archivo, por ejemplo PDF y XLS, stos se mostrarn, pero no podr acceder a ellos desde el Explorador del repositorio. 2. 3. En la pgina que aparece, haga clic en la ficha Programacin. Seleccione la programacin de periodicidad que desee usar para el informe. Para obtener informacin detallada acerca de la programacin de informes, consulte el Manual del usuario de InfoView de BusinessObjects Enterprise. 4. 5. 6. Haga clic en Programacin. Haga clic en la ficha Historial para ver el estado del informe programado. Cierre la pgina de administracin para regresar al Explorador del repositorio. Una instancia correcta del informe programado aparecer en un nodo secundario bajo el informe que seleccion. La programacin es slo una de las tareas que puede realizar al administrar un objeto desde al Explorador del repositorio. Consulte el Manual del administrador de BusinessObjects Enterprise para obtener descripciones de las dems tareas disponibles.
138
BusinessObjects Enterprise Repository Agregar carpetas al repositorio
Agregar carpetas al repositorio

Se puede organizar el contenido del repositorio mediante la creacin de carpetas y subcarpetas en la vista de rbol. 1. En el Explorador de repositorio, haga clic con el botn derecho en un nodo y haga clic en la opcin Nueva carpeta del men contextual. Sugerencia: Otra forma de realizarlo es haciendo clic en el botn Insertar una nueva carpeta de la barra de herramientas del Explorador del repositorio. Se agrega una carpeta nueva a la parte inferior del rbol del repositorio. (Si los elementos del repositorio se ordenan por tipo, la nueva carpeta se agrega alfabticamente con el nombre predeterminado de Nueva carpeta). Nota: No se pueden agregar nuevas carpetas al nodo Elementos de Enterprise y a sus nodos secundarios. Estas carpetas las controla BusinessObjects Enterprise. 2. 3. 4. Asigne un nombre a la carpeta nueva y presione la tecla Entrar. Para agregar una subcarpeta, haga clic con el botn derecho en la carpeta nueva y haga clic en la opcin Nueva carpeta del men contextual. Asigne un nombre a la subcarpeta nueva y presione la tecla Entrar.
Agregar elementos al repositorio

Se pueden agregar objetos de texto e imgenes de mapa de bits al repositorio arrastrndolos desde el informe y colocndolos en la carpeta apropiada del repositorio. Aparece un cuadro de dilogo que permite agregar informacin de identificacin relacionada con el objeto. Las funciones personalizadas se agregan al repositorio a travs del Formula Workshop y los comandos se agregan utilizando el Asistente de base de datos. Una vez situados en el repositorio, los elementos del informe se pueden compartir entre varios informes. Las personas que utilicen Crystal Reports se pueden conectar al repositorio y elegir los elementos que deseen agregar a un informe. Cuando se agrega un objeto al repositorio, dicho objeto pasa a estar conectado al mismo. Mientras un objeto permanezca conectado, se pueden actualizar los informes que utilicen ese objeto con la ltima versin existente en el repositorio.
139
BusinessObjects Enterprise Repository Agregar elementos al repositorio
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits

1. Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits en el informe y arrstrelo hasta colocarlo en la carpeta apropiada del Explorador del repositorio. En el campo Nombre del cuadro de dilogo Informacin del objeto, cree un nombre para el objeto o la imagen. Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # { } ; / 3. Especifique un autor y una descripcin si lo desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Sugerencia: Los datos de autor y de descripcin aparecen en la informacin sobre herramientas y se pueden realizar bsquedas de los mismos utilizando la opcin Filtro avanzado. Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se ha agregado a la carpeta apropiada. Se podra haber agregado el objeto de texto o la imagen de mapa de bits sin necesidad de utilizar la funcin de arrastrar y colocar. 1. Seleccione el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en el informe y haga clic en la opcin Agregar al repositorio del men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Agregar elemento. Observe que, como no ha arrastrado el objeto hasta una carpeta concreta del repositorio, este cuadro de dilogo contiene un rea en la que se puede seleccionar una ubicacin. 2. En el campo Nombre, cree un nombre para el objeto o la imagen. Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # { } ; / 3. En el rea Ubicacin, haga doble clic en el repositorio, seleccione una carpeta y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se ha agregado a la carpeta apropiada. Si intenta editar cualquiera de los objetos agregados al repositorio, ver que no puede efectuar cambios porque los objetos estn en modo de slo lectura. Esto es as para cualquier objeto de informe almacenado en el repositorio: mientras se encuentre conectado al repositorio, no se podr cambiar en el informe. Si hace clic con el botn secundario en el objeto del informe y elige la opcin
2.
140
BusinessObjects Enterprise Repository Agregar elementos al repositorio
Desconectar del repositorio del men contextual, el elemento se desconecta del repositorio y ya se puede editar. Si desea que otros informes se actualicen con el objeto de informe editado, debe agregarlo de nuevo al repositorio.
Agregar una funcin personalizada

1. En el Formula Workshop, expanda el nodo Funciones personalizadas del informe y seleccione la funcin personalizada que desee agregar al repositorio. Haga clic en el botn Agregar al repositorio. Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del repositorio. Sugerencia:
2.
Tambin puede agregar una funcin personalizada al repositorio arrastrando su nodo Funciones personalizadas del informe, en el rbol del taller, y colocndolo en el nodo Funciones personalizadas del repositorio. El icono de la funcin personalizada que aparece en el nodo Funciones personalizadas del informe cambia para indicar que dicha funcin existe en el repositorio.
Nota: Debe agregar todas las funciones personalizadas al nodo Funciones personalizadas del repositorio incluido en Crystal Reports.
Agregar un comando
1. 2. 3. En el rea Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos, seleccione el comando que desee agregar al repositorio. Haga clic con el botn secundario en el comando y seleccione Agregar al repositorio. En el cuadro de dilogo Agregar elemento, especifique un nombre y una ubicacin de repositorio para el comando. Encontrar el comando en el Explorador de BusinessObjects Enterprise, en el Asistente de base de datos y en el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos.
141
BusinessObjects Enterprise Repository Utilizar objetos de repositorio en informes
Utilizar objetos de repositorio en informes

Una vez agregados al repositorio un objeto o una coleccin de objetos, puede empezar a utilizarlos en los informes de Crystal. Cada tipo de objeto de repositorio se agrega a travs de su propia interfaz de usuario. En el caso de objetos de texto e imgenes de mapa de bits, slo tiene que arrastrarlos desde el Explorador del repositorio y colocarlos en un informe. Las funciones personalizadas se seleccionan cuando se trabaja en el Formula Workshop y los comandos se seleccionan en el Explorador de BusinessObjects Enterprise, en el Asistente de base de datos o en el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos. Puede seleccionar objetos de lista de valores en los cuadros de dilogo Crear nuevo parmetro o Editar parmetro. Cuando se agrega un objeto de repositorio a un informe, permanece conectado al repositorio y est en modo de slo lectura. Para editar el objeto, debe desconectarlo del repositorio y desbloquear su formato. Nota:
Para volver a conectar un objeto de informe que se desconect de su repositorio, agregue de nuevo el objeto o actualice la copia del repositorio. Los objetos que permanecen desconectados del repositorio no se pueden actualizar automticamente la prxima vez que se abra el informe. Para ver si un objeto de informe est conectado al repositorio, abra el Explorador de informes y busque dicho objeto; si aparece un icono delante de ste, significa que est conectado al repositorio.
Esta seccin muestra cmo se agrega una imagen de mapa de bits, una funcin personalizada o un comando a un informe nuevo. Tambin explica como aadir una lista de valores a un parmetro.
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe

1. Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estndar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Explorador del repositorio del men Vista. 2. Inicie una sesin en BusinessObjects Enterprise si an no se ha conectado. Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445.
142
BusinessObjects Enterprise Repository Utilizar objetos de repositorio en informes
3.
Expanda la carpeta pertinente en el Explorador del repositorio y arrastre un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a su informe.
Nota: Las carpetas de BusinessObjects Enterprise Repository no necesitan tener un nombre que represente los objetos que contienen; se puede utilizar el nombre que se desee. Consulte "Agregar carpetas al repositorio " en la pgina 139 para obtener ms informacin.
Agregar una funcin personalizada a un informe

1. Haga clic en el botn Formula Workshop de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Formula Workshop del men Informe. 2. En el Formula Workshop, expanda el nodo Funciones personalizadas del repositorio hasta encontrar la funcin personalizada que desee agregar. Haga clic con el botn secundario en la funcin personalizada y haga clic en la opcin Agregar al informe del men contextual. Si la funcin personalizada que se agrega al informe requiere otras funciones personalizadas del repositorio, se pueden agregar simultneamente. Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del informe del Formula Workshop. Nota: Tambin se pueden agregar funciones personalizadas a un informe mientras se crean frmulas en el Formula Workshop. Para obtener ms informacin sobre este mtodo, vea "Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas " en la pgina 483.
3.
Agregar un comando a un informe

1. Haga clic en el botn Asistente de base de datos de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Asistente de base de datos del men Base de datos. 2. En el Asistente de la base de datos, expanda la carpeta Repositorio. Sugerencia: Si el Explorador de BusinessObjects Enterprise no se abre de forma inmediata, haga doble clic en Establecer nueva conexin.
143
BusinessObjects Enterprise Repository Modificar objetos del repositorio
3.
Expanda las carpetas del Explorador de BusinessObjects Enterprise hasta que encuentre el comando que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Ver que el comando aparece en el rea Orgenes de datos disponibles del Asistente de base de datos. Cuando el comando se encuentre en el rea mencionada, puede agregarlo a su informe de la misma forma que se agregara cualquier otro origen de datos. Para obtener ms informacin, consulte "Seleccin del origen de datos " en la pgina 107.
Agregar una lista de valores a un parmetro

1. 2. 3. En el Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica. Haga clic en Existente y elija una lista de valores del repositorio en la vista de rbol que aparece. Nota: Si la lista est vaca (no puede conectar a un repositorio, o el informe no contiene una lista de valores existente), esta opcin no estar disponible.
Modificar objetos del repositorio

Se pueden modificar objetos del repositorio desconectndolos, cambindolos en un informe y agregndolos de nuevo al repositorio. Tambin se puede cambiar el nombre de objetos y trasladarlos directamente a otras carpetas del repositorio. Tenga en cuanta que cuando se modifica un objeto y se vuelve a agregar al repositorio, los cambios efectuados afectan a todos los usuarios de ese repositorio: Un cambio de nombre de un objeto es un cambio de nombre para todos los usuarios. Los informes que contengan el objeto modificado se pueden actualizar al abrirlos en Report Designer. Para modificar un objeto de repositorio Nota: Este procedimiento muestra cmo se modifica y actualiza un objeto de texto en el repositorio. Las funciones personalizadas y los comandos se modifican y se actualizan en sus respectivas interfaces de usuario; en ambos casos, en primer lugar se debe desconectar del repositorio la funcin personalizada o el comando, realizar las modificaciones pertinentes y, despus, volver a agregar la funcin o el comando al repositorio.
144
BusinessObjects Enterprise Repository Actualizar objetos conectados al repositorio en informes
1. 2. 3. 4.
Arrastre cualquier objeto de texto del Explorador del repositorio a un informe. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de texto en el informe y seleccione la opcin Desconectar del repositorio en el men contextual. Haga doble clic en el objeto de texto y modifique el texto. Vuelva a arrastrar el objeto de texto modificado desde el informe a su ubicacin en el Explorador del repositorio. Una vez colocado el objeto de texto, aparecer el cuadro de dilogo Agregar o actualizar objeto.
5. 6. 7.
Haga clic en Actualizar. En el cuadro de dilogo Modificar elemento, realice los cambios necesarios y haga clic en Aceptar. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de texto en el repositorio y seleccione la opcin Propiedades del men contextual. Observe que la fecha y la hora del rea Modificado han cambiado para coincidir con la hora a la que el objeto de texto se agreg de nuevo al repositorio.
Actualizar objetos conectados al repositorio en informes

Los objetos de repositorio que se utilizan en un informe y estn conectados al repositorio del mismo se pueden actualizar automticamente al abrir el informe en Crystal Reports. Este comportamiento lo controla un valor de opciones y es general para todos los informes. Nota: Los objetos que se utilizan en un informe pero estn desconectados del repositorio no se actualizan automticamente al abrir el informe. 1. 2. 3. 4. Para establecer la opcin de actualizacin En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla. Haga clic en la ficha Elaboracin de informes. Active la casilla de verificacin Actualizar objetos conectados del repositorio al abrir. Haga clic en Aceptar.
145
BusinessObjects Enterprise Repository Eliminar elementos del repositorio
Si no desea utilizar esta opcin general, tambin puede actualizar los objetos de repositorio de un informe seleccionando la opcin Actualizar objetos del repositorio en el cuadro de dilogo Abrir de un informe individual. Nota: Cuando abre un informe que contiene un comando que se almacena en el repositorio y ha especificado que desea Actualizar objetos conectados al repositorio al abrir, nicamente se actualiza automticamente la definicin del comando; los datos que devuelve el comando no se actualizarn hasta que haga clic en el botn Actualizar del informe.
Eliminar elementos del repositorio

Los objetos que se almacenan en el repositorio se pueden eliminar del mismo pero permanecer en los informes que los estn utilizando. Una vez eliminado un objeto del repositorio deja de estar disponible para todos los usuarios. Nota:
Cuando se elimina un objeto del repositorio, parece que permanece conectado en los informes que lo utilizan. Cuando se intentan actualizar objetos de repositorio para dichos informes, aparece un mensaje de advertencia en el cuadro de dilogo Faltan elementos del repositorio para poder identificar rpidamente el objeto. Utilice el cuadro de dilogo Explorador de informes para buscar el objeto en el informe; despus puede desconectarlo. Si se ha eliminado un objeto del repositorio y se crea un objeto nuevo con el mismo nombre que se vuelve a agregar al repositorio, no se vuelven a establecer vnculos con los informes para ese objeto. Cada objeto de repositorio tienen un ID nico; el establecimiento de vnculos no se realiza por nombre. Para eliminar un objeto del repositorio Haga clic en el botn Explorador del repositorio situado en la barra de herramientas Estndar. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en la opcin Explorador del repositorio del men Vista.
1.
2.
En la carpeta apropiada, seleccione el objeto que desee quitar y presione la tecla Supr. La aplicacin solicitar que se confirme la eliminacin. Haga clic en el botn S. El objeto se elimina del repositorio.
3.
146
BusinessObjects Enterprise Repository Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio
Tambin se puede eliminar un objeto del repositorio haciendo clic con el botn secundario en l y seleccionando la opcin Eliminar del men contextual.
Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio

No se pueden deshacer acciones que actualicen el repositorio. S se puede deshacer algo que afecte nicamente al informe pero no al repositorio. Por ejemplo, se puede deshacer la actividad de desconectar.
147
BusinessObjects Enterprise Repository Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio
148
Diseo de informes optimizados en el Web
captulo
Diseo de informes optimizados en el Web Informacin general
Informacin general
Tanto si distribuye sus informes de empresa en una red local, en una intranet corporativa o en el Web, puede utilizar las potentes funciones de rendimiento incorporadas de Crystal Reports para ofrecer rapidez en la entrega de los informes en el Web. Crystal Reports proporciona automticamente estas importantes ventajas de rendimiento, an en el caso de que no aplique las estrategias que se describen en este captulo:
Tecnologa de pginas a la orden El acceso a informes de pginas a la orden permite a los usuarios descargar slo aquellas pginas que necesitan ver, lo que minimiza el tiempo de respuesta y el trfico en el Web. An ms, los marcadores y tecnologa de pginas a la orden permiten ver inmediatamente pginas y datos de informes en el Web, sin tener que esperar el procesamiento de grandes objetos, como grficos y subinformes.
Procesador de informes multiproceso y optimizado Las capacidades de subprocesamiento mltiple y los controladores de base de datos compatibles con los subprocesos del procesador Crystal Report Engine permiten continuar trabajando en las tareas importantes mientras otras muchas operaciones se procesan simultneamente en segundo plano. El Procesador de informes tambin minimiza el nmero de pasadas realizadas sobre los datos, acelera el proceso con una administracin de memoria mejorada y maneja subinformes y parmetros de la forma ms eficientemente posible.
Adems de estas funciones integradas, las "Estrategias clave para la optimizacin de informes en el Web " en la pgina 151 que se tratan en las secciones siguientes proporcionan otras mejoras de rendimiento, que suelen ser sustanciales. Cuando se disean nuevos informes (o se mejoran informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports) segn estas estrategias, los informes se ejecutan de forma ms rpida con menos recursos de procesamiento. De esta manera, los usuarios de los informes pueden fcilmente acceder a los datos que necesitan, incluso con ms rapidez que nunca. Sugerencia: Si no tiene experiencia en la elaboracin de informes en el Web o en la elaboracin de informes en general, este captulo le preparar para futuras tareas de elaboracin de informes, ya que aqu adquirir los conocimientos necesarios para disear informes mejores con mayor rapidez.
150
Diseo de informes optimizados en el Web Escala con BusinessObjects Enterprise
Nota: Entender las bases de datos y su funcionamiento es con frecuencia muy importante a la hora de considerar el rendimiento. Para obtener informacin en segundo plano, vea "Informacin general sobre las bases de datos " en la pgina 550.
Estrategias clave para la optimizacin de informes en el Web
Crystal Reports y BusinessObjects Enterprise crecen a medida que lo hace su compaa. Para obtener detalles, consulte "Escala con BusinessObjects Enterprise " en la pgina 151. Para obtener sugerencias y consideraciones sobre cmo se crean informes rpidos e interactivos, vea "Seleccionar las opciones de diseo adecuadas " en la pgina 154. Para obtener informacin sobre cmo se obtiene el mximo provecho de la base de datos existente, vea "Simplificar el entorno de elaboracin de informes " en la pgina 161. Para minimizar la transferencia de datos y mejorar el rendimiento de los informes, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164. Para reducir el tiempo de procesamiento y de transferencia de datos de informes agrupados, ordenados o totalizados, vea "Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales " en la pgina 172.
En general, los problemas de rendimiento de informes son parecidos, independientemente de cmo se distribuyan estos informes. Si sigue estas estrategias, observar mejoras significativas no slo en entornos Web de varios usuarios, sino tambin en situaciones de un solo usuario.
Escala con BusinessObjects Enterprise

BusinessObjects Enterprise proporciona un medio flexible y eficaz de entregar informes en el Web o de integrarlos en aplicaciones Web personalizadas. El servidor de aplicaciones de informes (RAS) proporciona un magnfico conjunto de servicios de informes basados en servidor que permite integrar estrechamente informes en las aplicaciones Web personalizadas. El RAS proporciona un conjunto bsico de servicios de BusinessObjects Enterprise dirigidos al procesamiento de informes, integracin de aplicaciones y modificacin de informes en tiempo de ejecucin.
151
Puede ampliar la aplicacin todava ms si utiliza los servicios avanzados disponibles en otras ediciones de BusinessObjects Enterprise. Se incluyen:
Seguridad BusinessObjects Enterprise proporciona seguridad detallada en materia de grupos, usuarios y datos para proteger informes confidenciales y aportar una experiencia ms personalizada al usuario final.
Programacin BusinessObjects Enterprise incorpora un sistema de programacin flexible basado en eventos y tiempo que permite procesar informes de gran tamao durante las horas libres, as como evitar bsquedas innecesarias en la base de datos. El servidor de aplicaciones de informes proporciona elaboracin de informes a peticin, de modo que todas las solicitudes de visualizacin dan lugar a una consulta independiente en la base de datos.
Control de versiones El control de versiones funciona en estrecha relacin con la programacin para almacenar instancias de un informe. El control de versiones no slo reduce el nmero de bsquedas que necesitan realizar los usuarios en la base de datos, sino que tambin permite mantener un archivo de instancias del informe para tener una referencia de historial.
Clster BusinessObjects Enterprise incorpora tecnologa de clster y equilibrado de carga de eficacia demostrada para proporcionar un sistema de envo de informacin con un alto grado de disponibilidad y fiabilidad.
Escalabilidad BusinessObjects Enterprise est basado en una arquitectura multiservidor distribuida que permite la ampliacin en un equipo individual (mediante la adicin de procesadores) o la expansin en varios equipos para controlar las cargas de mayor magnitud de los usuarios.
Gestin BusinessObjects Enterprise incorpora amplios controles de administracin y gestin que permiten organizar contenido, configurar programaciones y procedimientos de seguridad complejos y perfeccionar el sistema para obtener un rendimiento ptimo.
Autenticacin externa (terceros) BusinessObjects Enterprise permite sacar el mayor partido posible al sistema de seguridad existente para la gestin de usuarios y grupos. Toda la autenticacin se puede delegar en un sistema LDAP o NT de terceros.
152
Tiempos de evaluacin de las funciones de fecha en BusinessObjects Enterprise

Las distintas funciones de fecha y hora disponibles en Crystal Reports se evalan en distintas etapas durante el procesamiento de informes. Algunas se evalan al procesar un informe programado o cuando se actualiza una instancia de informe: este tiempo de evaluacin se conoce como WhileReadingRecords. Otras se evalan cada vez que se aplica formato a una pgina de informe para mostrarla en un visor de informes o en un explorador: este tiempo de evaluacin se conoce como WhilePrintingRecords. Si utiliza BusinessObjects Enterprise para generar instancias de informe y observa que las funciones de fecha u hora no se evalan segn los valores esperados, tenga en cuenta lo siguiente:
La fecha y la hora actuales siempre se leen en el reloj al que obtiene acceso localmente el Procesador de informes, es decir, el reloj del equipo en el que se procesa el informe. En BusinessObjects Enterprise, Job Server procesa informes programados en la base de datos y Page Server procesa informes a peticin en la base de datos. Page Server tambin aplica formato a pginas individuales de instancias de informe cuando los usuarios visualizan dichas pginas. Al procesar un informe programado, Job Server evala todas las frmulas de fecha y hora para generar la instancia de informe. Si simplemente se visualiza la instancia de informe resultante, no se vuelve a evaluar ninguna de las frmulas. Si se visualiza una pgina de informe en cach no se vuelve a evaluar ninguna de las funciones de fecha, ya que los registros ya se han ledo y ya se ha aplicado formato a la pgina. Si se utilizan funciones de fecha u hora en la frmula de seleccin de un informe, los datos de ste dependern de los valores de retorno de dichas frmulas. Por consiguiente, cuando se vea una instancia de informe posteriormente, puede que la funcin ocasione que los datos del informe se actualicen desde la base de datos. Para garantizar que las funciones de fecha y hora devuelven los valores esperados, se puede forzar el tiempo de evaluacin mediante el uso de las funciones WhileReadingRecords y WhilePrintingRecords. Para obtener ms informacin, consulte las secciones Funciones y Modelo de procesamiento de informes de la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
153
Diseo de informes optimizados en el Web Seleccionar las opciones de diseo adecuadas
Seleccionar las opciones de diseo adecuadas

Esta seccin ofrece opciones y consideraciones de diseo que ayudarn a mejorar el rendimiento de los informes. Los temas que se tratan abarcan desde sugerencias bsicas, como la actualizacin de informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports al formato de archivo ms reciente, hasta decisiones ms complejas, como la conveniencia de utilizar datos activos o datos guardados y la forma de utilizar subinformes de manera eficaz. Cuando disee informes, y especialmente cuando disee informes para el Web, debe permitir que los usuarios de los informes dirijan los datos que ven. Es decir, muestre informacin resumida de manera que los usuarios puedan navegar por el informe con rapidez y profundizar en l para acceder a datos adicionales. De esta manera, el trfico en el Web y el tiempo de respuesta se minimizan, ya que slo los datos solicitados por el usuario se transfieren desde el servidor de la base de datos. Estos son slo algunas de las ventajas de disear informes dirigidos a los usuarios:
Los usuarios de informes ganan control interactivo sobre el tipo y la cantidad de informacin que ven en el Web. La transferencia de datos y el trfico en la red disminuyen, ya que el servidor de la base de datos slo devuelve la informacin solicitada por los usuarios. Cuando los usuarios necesitan informes de datos en tiempo real en el Web, los informes orientados al usuario responden rpidamente y se comunican eficazmente con el servidor de la base de datos. Los informes ganan utilidad ya que cada usuario personaliza el contenido del informe, creando por tanto una solucin de informes especfica a su problema de toma de decisiones en concreto.
Uso de formatos de informe ms rpidos

La manera ms rpida de ayudar a mejorar el rendimiento de los informes creados en versiones anteriores de Crystal Reports es guardarlos en el formato ms reciente de Crystal Reports. Crystal Reports ha mejorado para procesar informes con una rapidez inusitada: actualice sus informes antiguos para aprovechar estas mejoras. Para actualizar el formato de un informe antiguo, slo es necesario abrirlo en Crystal Reports y seleccionar Guardar en el men Archivo. La versin anterior del informe se sustituir por un informe de la versin XI.
154
Nota: Si por alguna razn usted necesita mantener un informe antiguo en su formato original, utilice el comando Guardar como (en lugar del comando Guardar) e ingrese un nuevo nombre para el informe de la versin XI.
Eleccin entre datos dinmicos y datos guardados

Al generar informes en Internet, la eleccin respecto al uso de datos dinmicos o guardados es una de las decisiones ms importantes que tomar. No obstante, sea cual sea la opcin elegida, Crystal Reports muestra la primera pgina con la mayor rapidez posible para poder ver el informe mientras se est procesando el resto de los datos.
Datos directos
La elaboracin de informes activos proporciona al usuario acceso en tiempo real a los datos activos, directamente desde el servidor de la base de datos. Utilice datos dinmicos para que los usuarios estn actualizados con datos que cambian constantemente, por lo que pueden tener acceso a una informacin actualizada al segundo. Por ejemplo, si los directores de un centro de distribucin grande deben realizar el seguimiento continuo del inventario enviado, los informes dinmicos son la forma de facilitarles la informacin que necesitan. Crystal Reports admite la elaboracin de informes activos. Sin embargo, primero debe considerar si desea o no que todos los usuarios accedan al servidor de la base de datos de forma continuada. Si los datos no cambian rpida y continuamente, todas estas solicitudes a la base de datos lo nico que hacen es incrementar el trfico de la red y consumir recursos del servidor. En estos casos, puede preferir utilizar informes con datos guardados. Para asegurar la eficacia de la elaboracin de informes en tiempo real, lea todas las sugerencias que se dan en este captulo. Estos temas, sin embargo, son de particular importancia:

Datos guardados
"Aprovechamiento de los subinformes a peticin " en la pgina 158 "Ejecucin de agrupamiento en servidor " en la pgina 172 "Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros " en la pgina 169
Los informes con datos guardados son tiles para tratar con datos que no se actualizan constantemente. Cuando los usuarios navegan por los informes con datos guardados y profundizan en busca de detalles en columnas o grficos, no obtienen acceso directamente a la base de datos sino a los datos
155
guardados. En consecuencia, los informes con datos guardados no slo minimizan la transferencia de datos por la red sino que tambin aligeran la carga de trabajo del servidor de base de datos. Puede planificar estos informes desde BusinessObjects Enterprise, de manera que se actualicen automticamente desde la base de datos segn una base predeterminada. Por ejemplo, si su base de datos sobre las ventas slo se actualiza una vez al da o una vez a la semana, puede ejecutar el informe de acuerdo con esta planificacin y guardarlo con datos. Los representantes de ventas siempre tienen acceso a los datos de ventas reales, pero no recurren a la base de datos cada vez que abren un informe. De forma alternativa, puede actualizar los informes con datos guardados segn sus necesidades. Las datos guardados se descartan y se actualizan al realizar cualquiera de estas tareas en un informe:
Seleccionar el comando Actualizar. Cambiar la conexin de la base de datos. Cambiar los parmetros del informe. Agregar un campo nuevo que no existe en los datos guardados. Profundizar en un informe en el que la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor est seleccionada y la seccin de detalles est suprimida. Verificar la base de datos (si la estructura de sta ha cambiado de forma sustancial). Cambiar el parmetro de vnculo en un subinforme (el subinforme se actualiza). Cambiar el orden de los grupos (slo para informes de Report Application Server).
Si utiliza informes con datos guardados, incorpore las dems sugerencias de este captulo para asegurarse de que sus informes estn diseados para obtener un rendimiento ptimo. Para guardar un informe con datos, primero asegrese de que est seleccionada la opcin Guardar datos con el informe en el men Archivo; a continuacin, guarde su informe.
156
Diseo de informes de resumen

El diseo y la distribucin de informes de resumen es un modo relativamente sencillo de asegurarse de que los usuarios encuentren rpidamente los datos que necesitan en el Web. Un informe resumen puede incluir tantos datos como cualquier otro informe. Sin embargo, al ocultar la seccin Detalles de un informe de resumen, evita saturar a los usuarios con datos que quizs no necesitan inmediatamente. Cuando la seccin Detalles se oculta, los usuarios navegan primero por el rbol de grupo hasta encontrar los datos que desean. A continuacin, al profundizar en el informe, pueden solicitar datos especficos que se devuelven rpidamente sin registros innecesarios. Esto es especialmente importante para mejorar la navegacin en informes resumen que sean extensos, que pueden constar de cientos, miles o incluso decenas de miles de pginas. Para facilitar la navegacin de esta manera, primero es necesario agrupar los datos e insertar los campos de resumen que desea incluir en su informe. Para obtener informacin e instrucciones ms detalladas, vea "Agrupar datos " en la pgina 196 y "Resumen de datos agrupados " en la pgina 216. Una vez agrupados y resumidos los datos del informe, oculte la seccin Detalles (y cualquier otra seccin grande del informe) de manera que los usuarios puedan navegar fcilmente hasta los datos que realmente son importantes para ellos. 1. Ocultar detalles en un informe resumen Abra su informe en Crystal Reports. Si no ha creado todava un informe agrupado y resumido, abra Group.rpt en la carpeta de muestras Feature Examples. 2. 3. 4. 5. En el men Informe, haga clic en Seccin para abrir el Asistente de Seccin. En la lista Secciones, haga clic en Detalles. En la ficha Comn del Asistente de Seccin, active la casilla de verificacin Ocultar (Se permite profundizar). Haga clic en Aceptar.
Observar que ahora los detalles estn ocultos. Para ver los detalles, navegue por el informe mediante el rbol de grupos y, a continuacin, profundice en el rea adecuada del informe. Nota: Para obtener informacin acerca de cmo minimizar la transferencia de datos con informes resumen, vea "Ejecucin de agrupamiento en servidor " en la pgina 172.
157
Uso de subinformes con precaucin

Para obtener informacin general sobre la elaboracin de subinformes, vea "Subinformes " en la pgina 533.
Aprovechamiento de los subinformes a peticin

Si su informe tiene una seccin que maneja un gran nmero de registros, puede poner dicha seccin en un subinforme a la orden. Un subinforme a la orden aparece como hipervnculo del informe principal. Cuando abre el informe principal, no se recupera ningn dato del subinforme a la orden hasta que no se profundiza en el hipervnculo. Por ejemplo, cuando se disea un informe que muestra las ventas trimestrales de cada empleado para cada producto y cada tipo de producto, puede que tambin desee realizar un seguimiento del progreso de cada empleado incluyendo informacin sobre las ventas de cada semana. Estos datos adicionales, sin embargo, pueden no ser de inters para muchos de los usuarios que vean el informe. En tal caso, extraiga la parte de ventas semanales del informe y adjntelo como subinforme a la orden. Slo se recupera de la base de datos informacin detallada sobre las ventas semanales cuando un usuario profundiza hasta el subinforme a la orden. Muchos objetos de informe, como grandes tablas cruzadas, cuadrculas OLAP, grficos avanzados y mapas, son candidatos ideales para incluirlos en subinformes a peticin, ya que el objeto no se procesa mientras no se profundice en l. Para insertar un subinforme a la orden, vea "Cmo insertar subinformes " en la pgina 537 y "Cmo crear un subinforme a la orden " en la pgina 546. Sugerencia: Tambin podra colocar estos objetos de informes en una seccin Detalles oculta de un informe que utilice la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor. De este modo, el servidor de la base de datos realiza la mayor parte del procesamiento y slo un subconjunto de registros se transfiere desde el servidor hasta el equipo local (los dems registros se recuperan cuando se profundiza en una seccin oculta).
Uso de subinformes vinculados

Cuando un subinforme est vinculado, Crystal Reports coordina los datos del subinforme con los registros coincidentes del informe principal. Si necesita utilizar subinformes vinculados regulares, es decir, subinformes vinculados que no son subinformes a la orden, debe considerar las siguientes lneas gua:
Si los datos adicionales que proporciona un subinforme vinculado regular son de utilidad para relativamente pocos usuarios, cree en su lugar un subinforme vinculado a la orden. Los usuarios que necesiten ver datos
158
extra, pueden hacer clic en el hipervnculo para ver el subinforme; los usuarios que no necesitan ver datos extra, no necesitan descargarlos del servidor de la base de datos.
En algunos casos, colocar subinformes vinculados regulares en la seccin Detalles de un informe principal puede dificultar el rendimiento, especialmente cuando el informe principal contiene muchos registros. (Esto se debe a que se est creando un subinforme independiente para cada registro y se debe ejecutar una consulta para cada registro de la base de datos en el informe principal.) Como alternativa, considere el uso de subinformes vinculados a la orden en la seccin Detalles de su informe principal.
Vincular tablas en lugar de vincular subinformes

Siempre que sea posible, coordine los datos del informe vinculando tablas de la base de datos en la ficha Vnculos del Asistente de base de datos en lugar de hacerlo vinculando subinformes regulares, es decir, subinformes que no son subinformes a peticin, con el informe principal. Ya que cada subinforme se ejecuta como informe independiente, las tablas vinculadas suelen tener ventajas de rendimiento. Temas relacionados:
Para obtener lneas gua generales, vea "Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios " en la pgina 537. Para obtener informacin detallada, consulte "Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios " en la pgina 558.
Uso de otros elementos de diseo de forma eficaz

Mapas
El procesamiento de mapas es una operacin de un nico subproceso en la que no se aplica bien la escala. Si bien se admiten los mapas, es necesario considerar con detenimiento el efecto global que producir en el rendimiento la inclusin de un mapa en el informe.
Plantillas de informe
Si se va a aplicar la misma plantilla a varios informes, es mejor abrir el informe una vez y almacenarlo en la memoria cach, ya que la plantilla puede ser de slo lectura.
159
Incluir Pgina N de M o Nmero total de pginas

Si se incluyen en el informe los campos especiales Pgina N de M o Nmero total de pginas, es necesario que el informe termine de procesar para poder calcular este valor. Evite el uso de estos campos especiales en el informe, a menos que ste sea muy pequeo o se requiera el valor irremediablemente.
Disear informes para optimizar el uso compartido de los datos

BusinessObjects Enterprise dispone de una funcin de uso compartido de datos que mejora el rendimiento reduciendo el nmero de llamadas a la base de datos que se realizan en un sistema con varios usuarios. Los usuarios de un objeto de informe slo pueden compartir los datos si se dan una serie de condiciones. Intente optimizar el uso compartido de los datos diseando informes de modo que las condiciones para ello se cumplan siempre que sea posible, pero sin comprometer las distintas necesidades de informacin de los usuarios. Cuando el Servidor de pginas procesa los informes, los usuarios comparten los datos de un informe si se dan las condiciones siguientes:
Los usuarios ven el informe utilizando la misma informacin de conexin a la base de datos. Los usuarios ven el informe utilizando los mismos parmetros. Los usuarios ven el informe utilizando las mismas opciones de diseo de pgina. Los usuarios ven el informe utilizando la misma configuracin regional.
Los informes mostrados con el visor DHTML, el visor ActiveX o el visor Java se procesan mediante el Servidor de pginas. Estos visores no permiten al usuario cambiar el diseo de la pgina ni la informacin regional del informe. Sin embargo, es posible desarrollar aplicaciones de visualizacin personalizadas que cuenten con esta funcionalidad. Cuando Report Application Server (RAS) procesa los informes, los usuarios comparten los datos de un informe si se dan las condiciones siguientes:
Los usuarios ven el informe utilizando la misma informacin de conexin a la base de datos. Los usuarios ven el informe utilizando los mismos parmetros. Los usuarios ven el informe utilizando la misma configuracin regional. Los usuarios no modifican el informe.
160
Diseo de informes optimizados en el Web Simplificar el entorno de elaboracin de informes
Los informes mostrados con el visor DHTML avanzado (o con una aplicacin personalizada que permita visualizar y modificar informes) se procesan con el Servidor de aplicaciones de informes (RAS).
Simplificar el entorno de elaboracin de informes

Otro paso para asegurarse de que los usuarios de informes reciben rpidamente la informacin que necesitan es determinar el entorno de la elaboracin de informes. Qu clase de base de datos utiliza? Cmo se organizan los datos en la base de datos? Cmo se conecta a los datos que necesita para elaborar el informe? Cmo vincula las tablas de su base de datos? Teniendo en cuenta estas consideraciones importantes, puede minimizar significativamente la cantidad de datos que debe desplazar fsicamente por la red.
Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida

Para mejorar el rendimiento de la elaboracin de informes, utilice todo el potencial de su base de datos de forma que realice la mayora del proceso de elaboracin de informes. En teora, las bases de datos SQL (Structured Query Language, Lenguaje de consulta estructurado) son las ms eficaces a la hora de realizar esta tarea. Para obtener ms informacin sobre las bases de datos SQL, vea "Utilizacin de SQL y bases de datos SQL " en la pgina 579.
Uso de ndices de tablas

Tambin puede mejorar el modo en que se organizan sus datos en la base de datos. Para obtener una velocidad de procesamiento ptima, informe a partir de campos indexados de la base de datos SQL. El uso de ndices de tablas es un modo fcil de aumentar la velocidad de acceso a los datos y de reducir el tiempo que le lleva a Crystal Reports evaluar los datos. Para obtener una descripcin completa sobre cmo funcionan los ndices de las tablas, vea "Tablas indexadas " en la pgina 555.
Mejora de las opciones de vinculacin de tablas

Cuando agrega varias tablas de bases de datos a su informe, vincula las tablas en un campo comn de manera que los registros de una tabla coinciden con los registros relacionados de la otra. (La vinculacin de tablas
161
funciona mejor si las tablas de su base de datos estn indexadas.) Vincular las tablas de su base de datos de esta manera es normalmente ms rpido que incorporar subinformes vinculados al informe principal. Cuando vincula dos o ms tablas, desea que el informe lea los menos registros posibles, y que al mismo tiempo encuentre todos los registros coincidentes. La mejor manera de adherirse a estas lneas gua es determinar las necesidades de la elaboracin de informes y planificar la estrategia a seguir antes de crear el informe. Cuando sepa exactamente lo que necesita de su origen de datos, con Crystal Reports es fcil obtener dicha informacin. Existen muchos otros problemas especficos que hay que considerar a la hora de vincular tablas. Estas consideraciones adicionales, no obstante, dependen enormemente del entorno de elaboracin de informes. En otras palabras, los pasos a seguir para obtener un rendimiento ptimo de la vinculacin de tablas dependen del tipo de la base de datos, de la posibilidad de indexar tablas y del tipo de combinacin necesaria entre las tablas. Para obtener una descripcin completa de las diversas situaciones de elaboracin de informes, vea la seccin "Vinculacin de tablas " en la pgina 557. En la mayora de estos ejemplos, los siguientes procedimientos generales deberan asegurar que las tablas estn vinculadas para obtener un rendimiento mejorado si no ptimo. 1. 2. Para vincular tablas de forma efectiva Asegrese de que cada tabla de la base de datos est indexada segn el campo que vaya a utilizar. Agregue las tablas de la base de datos a su informe y, a continuacin, vincule desde la tabla principal hasta la tabla de comparacin en un campo comn. Realice esta accin en lugar de insertar un subinforme vinculado y enlazarlo a los datos del informe principal. Use una frmula de seleccin de registros que establezca lmites de rango en el campo indexado de la tabla principal. Esto minimiza el nmero de registros de la tabla principal para la que Crystal Reports debe encontrar registros coincidentes en la tabla de comparacin. Para obtener informacin detallada sobre situaciones de vinculacin de tablas, vea "Vinculacin de tablas " en la pgina 557. Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de registros, vea "Seleccin de registros " en la pgina 178. Para obtener informacin sobre las estrategias de seleccin de registros avanzada, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164.
3.
Temas relacionados:
162
Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso

Si comparte y actualiza informes en el Web, bralos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso siempre que sea posible. Crystal Report Engine admite varios procesos. Por ello, cuando realiza varias solicitudes de datos mediante controladores de bases de datos compatibles con el proceso, Report Engine puede procesar simultneamente todas las solicitudes. Como resultado, podr ver antes los informes Actualmente, el controlador ODBC crdb_odbc.dll es compatible con el proceso para los tipos de bases de datos siguientes:
Microsoft SQL Server Oracle Sybase
Actualmente, los siguientes controladores de bases de datos nativos son compatibles con el proceso: crdb_ado.dll (OLE DB) crdb_cdo.dll (Objeto de datos Crystal) crdb_com.dll (Proveedor de datos COM) crdb_dao.dll (Access) crdb_dataset.dll (Proveedor DataSet) crdb_fielddef.dll (Definiciones de campo) crdb_filesystem.dll (Datos del sistema de archivos) crdb_olap.dll (OLAP) crdb_oracle.dll (Oracle) crdb_p2sdb2.dll (DB2)
Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para disponer de las actualizaciones de estas listas; se pueden agregar ms controladores de base de datos si se demuestra durante las pruebas que son compatibles con el proceso.
163
Diseo de informes optimizados en el Web Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas
Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento ms rpido

Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, que consiste en uno o ms enunciados SQL, que reside y se ejecuta en su servidor SQL. Aunque los procedimientos almacenados pueden tardar en configurarse adecuadamente, pueden ser increblemente potentes. Las ventajas de utilizar procedimientos almacenados son mayores cuando se elaboran informes a partir de grandes conjuntos de datos o cuando se ejecutan informes que requieren largos y complicados clculos. En estos casos, lo ideal sera utilizar un procedimiento almacenado predefinido que realizara el trabajo complicado en el servidor de la base de datos. Como los procedimientos almacenados residen en el servidor SQL, puede que sea necesario preguntar al administrador acerca de cmo acceder o configurar un procedimiento almacenado. Temas relacionados:
Para obtener ms informacin acerca de los procedimientos almacenados, vea "Procedimientos almacenados " en la pgina 583. Para seleccionar un procedimiento almacenado como origen de datos, vea Procedimientos almacenados de SQL en la Ayuda en lnea.
Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas

Lo ms importante que puede hacer para acelerar el procesamiento de informes es limitar la cantidad de datos que se devuelven de la base de datos. La herramienta principal para hacerlo es la frmula de seleccin de registros. Crystal Reports analiza la frmula de seleccin de registros y genera una consulta SQL a partir de ella. A continuacin, la base de datos procesa esta consulta SQL y enva los registros resultantes de vuelta a Crystal Reports. Crystal Reports evala localmente la frmula de seleccin de registros para cada uno de los registros recuperados de la base de datos, calculando as el conjunto de registros utilizados para generar el informe. Los registros innecesarios se eliminan en dos etapas: en la base de datos con la consulta SQL y en Crystal Reports mediante la frmula de seleccin de registros. Para acelerar el proceso, se prefiere eliminar en la primera etapa la mayor cantidad de registros posible. Si disea su frmula de seleccin de registros de forma efectiva, puede descargar gran parte del proceso al servidor de la base de datos, eliminando as registros
164
innecesarios antes de devolverlos a Crystal Reports. Esto se denomina comnmente procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos. En esta seccin se ofrecen varias sugerencias para garantizar que las frmulas de seleccin de registros se puedan procesar en el servidor de la base de datos.
Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo)

En este ejemplo se muestran las ventajas de escribir frmulas de seleccin de registros que puedan procesarse en el servidor de la base de datos. La tabla Pedidos de la base de datos de ejemplo Xtreme contiene 2.192 registros, de los cuales 181 presentan fechas de pedido anteriores a 2001. Supongamos que desea elaborar un informe slo con dichos registros. Por otra parte, podra utilizar la frmula de seleccin de registros siguiente:
Year ({Pedidos.Fecha del pedido}) < 2001
La consulta SQL generada enviar los 2.192 registros a Crystal Reports y, luego, la frmula de seleccin de registros reducir el nmero a 181. Para ver esto, haga clic en Mostrar consulta SQL en el men Base de datos y fjese en que la consulta SQL no tiene clusula WHERE. Esto se debe a que Crystal Reports no puede procesar la funcin Year ( ) en la clusula WHERE. Por otra parte, esta frmula de seleccin de registros genera el mismo informe:
{Pedidos.Fecha del pedido} < #Jan 1, 2001#
Esta segunda frmula, sin embargo, se puede procesar en el servidor de la base de datos. La consulta SQL generada slo enva 181 registros a Crystal Reports. Por lo tanto, cuando Crystal Reports evala la frmula de seleccin de registros, no es necesario eliminar ms registros. Haga clic en Mostrar Consulta SQL en el men Base de datos y observe que la consulta SQL resultante tiene una clusula WHERE. Como muestra este ejemplo, la velocidad de procesamiento del informe aumenta cuando mejora la frmula de seleccin de registros. En este caso, ambas frmulas generan el mismo informe, pero la segunda aprovecha la potencia y las optimizaciones que el servidor de la base de datos puede utilizar para manejar sus propios datos. Sugerencia: Vea la seccin siguiente para disponer de informacin adicional y conocer las limitaciones cuando se configuran solicitudes de seleccin de registros.
165
Nota: Si no conoce las frmulas de seleccin de registros, puede ser preferible empezar con el Asistente de Seleccin o con las plantillas de frmulas de seleccin de registros de muestra. Para obtener informacin ms detallada, junto con una introduccin a la seleccin de registros, vea "Seleccin de registros " en la pgina 178.
Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros

Considerar los siguientes elementos relacionados con el rendimiento cuando est configurando sus solicitudes de seleccin:
Generalidades
Para procesar la seleccin de registros, debe seleccionar Usar ndices o servidor para rapidez en el cuadro de dilogo Opciones del informe, disponible en el men Archivo. En las frmulas de seleccin de registros, evite conversiones de tipos de datos en los campos que no sean de parmetros. Por ejemplo, evite el uso de ToText ( ) para convertir un campo numrico de la base de datos en campo de cadena de base de datos.
Puede reducir algunas frmulas de seleccin de registros que usan enunciados constantes.
Bases de datos PC
Slo puede reducir la seleccin de registros de campos indexados. Puede reducir slo clusulas AND (no OR).
Bases de datos SQL

Puede reducir la seleccin de registros de campos indexados o no indexados. El servidor SQL responde ms rpido si usa campos indexados. Puede reducir clusulas AND y OR. Puede reducir frmulas de seleccin de registros que contengan algunos tipos de frmulas incrustadas. Debe incorporar los campos de enunciado SQL para reducir clculos de frmulas necesarios para la seleccin de registros. En el men Base de datos, haga clic en Mostrar Consulta SQL para ver el SQL que se enviar al servidor de la base de datos.
166
Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces

Nota: Esta seccin supone que usted est familiarizado con el Asistente de seleccin y que elabora informes a partir de una base de datos SQL. Al crear una frmula de seleccin de registros considere los puntos siguientes:
Consideracin n 1
Toda frmula de seleccin de registros que genere completamente con el Asistente de seleccin, sin escribir fragmentos de la frmula manualmente, se puede reducir. Este caso deriva de los puntos siguientes. Sin embargo, es posible escribir ms tipos de frmulas de seleccin de registros usando las sugerencias que se ofrecen a continuacin que usando el Asistente de seleccin. Para realizar esta accin, necesita editar la frmula de seleccin de registros directamente con el Formula Workshop o en el rea de texto que aparece cuando se hace clic en Mostrar frmula en el Asistente de Seleccin. Para abrir el Formula Workshop con el fin de modificar la seleccin de registros, haga clic en el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y, a continuacin, seleccione Registro en el submen.
Consideracin n 2
Se puede reducir toda frmula de seleccin que sea de la forma: CampoBaseDatos OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se puede procesar. Naturalmente, CampoBaseDatos es simplemente un campo de base de datos. OperadorCompatible es cualquiera de =, <>, <, <=, >, >=, StartsWith, Like o In. EnunciadoParamtricoOConstante es cualquier enunciado que incluya valores constantes, operadores, funciones y campos de parmetro. No puede incluir variables, estructuras de control ni otros campos que no sean campos de parmetro. Por definicin, se pueden evaluar enunciados constantes y de parmetro sin acceder a la base de datos. Nota: Se puede evaluar un enunciado constante o de parmetro con un valor simple, un rango de valores, un valor de matriz o una matriz de valores de rango. He aqu algunos ejemplos de dichos enunciados:
{?parmetro numrico} - 3 Year ({?fecha actual}) CurrentDate + 5 DateDiff ("q", CurrentDate, CDate("Jan 1, 1996"))
167
Month (Maximum ({?parmetro de rango de fecha}) + 15) ["Canad", "Mxico", "EE.UU.", {?ingresar pas}] 1000 To 5000 [5000 To 10000, 20000 To 30000, 50000 To 60000]
Un ejemplo completo:
{Pedidos.Fecha del pedido} >= CurrentDate - 3
El programa tambin puede reducir un enunciado que slo contenga un campo booleano (sin las partes de constante y operador).
{Pedidos.Enviado} Not {Pedidos.Enviado}
Consideracin n 3
IsNull (CampoBaseDatos) se puede procesar.
Consideracin 4
EnunciadoSql OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se puede procesar. Por ejemplo, no es posible reducir la frmula {@PrecioFinal} > 1000 si {@PrecioFinal} = (Cantidad * Precio). Sin embargo, si se reemplaza la frmula @PrecioFinal por el enunciado SQL equivalente, su frmula de seleccin de registros se podr reducir.
Consideracin 5
Cuando utilice varias expresiones que sigan las consideraciones anteriores, seprelas con los operadores AND y OR; tambin puede utilizar NOT. Puede tener varios operadores de cada uno de ellos, por lo que puede utilizar parntesis para establecer prioridades. Por ejemplo:
{Pedidos.ID del pedido} < Minimum({?rango numrico}) Or {Pedidos.Monto del pedido} >= 1000 (IsNull({Cliente.Regin}) Or {Cliente.Regin} = "BC") And {Cliente.Ventas del ltimo ao} > 2000
Temas relacionados:
Si su frmula de seleccin de registros no responde conforme a lo esperado, vea "Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros " en la pgina 187.
168
Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros

En vez de mostrar todos los datos de un informe cada vez que se abre el informe, puede crear campos de parmetro que soliciten a los usuarios que especifiquen los datos que desean ver. Para disminuir la cantidad de datos que se transfieren desde el servidor de la base de datos, incorpore estos campos de parmetro en su frmula de seleccin de registros. En general, los campos de parmetro proporcionan interactividad a los usuarios, que responden a la solicitud para especificar los datos que desean ver. Sin embargo, al incorporar los campos de parmetro en la frmula de seleccin de registros, no slo proporciona interactividad sino que tambin disminuye la transferencia de datos y aumenta el rendimiento. Para agregar un campo de parmetro a su frmula de seleccin de registros, utilice el Asistente de Seleccin o el Formula Workshop de seleccin de registros. Cuando utilice el Formula Workshop de seleccin de registros, trate el campo de parmetro como lo hara con cualquier otro campo. En el siguiente ejemplo, se va a crear un campo de parmetro y, a continuacin, se va a agregar a la frmula de seleccin de registros con el Asistente de seleccin. Para obtener informacin ms detallada sobre el diseo y creacin de campos de parmetro, vea "Campos y solicitudes de parmetro " en la pgina 495. Para agregar un campo de parmetro a su frmula de seleccin de registros 1. Abra el informe de muestra Group By Intervals.rpt que se encuentra en la carpeta de muestras Feature Examples. Dedique un tiempo a navegar por el rbol de grupos para ver cmo estn organizados los datos; observe tambin, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports, que hay 269 registros devueltos para este informe. Nota: Slo ver este nmero si ha activado la opcin Barra de estado en el men Vista. Ahora haga clic en la ficha Diseo. 2. 3. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. En el Explorador de campos, haga clic con el botn secundario del mouse en Campos de parmetro y seleccione Nuevo en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. 4. 5. En el Nombre del parmetro, escriba CuotaDeVentas. Haga clic en la lista Tipo y seleccione Nmero.
169
6. 7.
En el rea Opciones, vaya a la opcin Texto de solicitud y escriba

Cul fue la cuota de ventas del ao pasado?
En el rea Opciones, compruebe que la opcin Permitir valores discretos es Verdadero, y haga clic en Aceptar. Nota: Ya ha creado el campo de parmetro. Los restantes procedimientos describen cmo se agrega el campo de parmetro a la frmula de seleccin de registros con el Asistente de Seleccin.
8. 9.
En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo. Seleccione el campo Cliente.Ventas del ao pasado y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin.
10. En la ficha Cliente.Ventas del ao pasado, haga clic en la lista desplegable y seleccione es mayor que. Aparece una nueva lista desplegable. 11. Haga clic en esta segunda lista y seleccione {?CuotaDeVentas}. Sugerencia: Haga clic en el botn Mostrar frmula para ver la nueva frmula de seleccin de registros, que aparece como: {Cliente.Ventas del ao pasado} > {?CuotaDeVentas}. En vez de utilizar el Asistente de seleccin, poda haber creado esta frmula usted mismo en el Editor de frmulas de seleccin de registros. Para ver el editor, abra el Formula Workshop y seleccione Seleccin de registro en la carpeta Frmulas de seleccin. 12. En el Asistente de seleccin, haga clic en Aceptar. Ya ha agregado el campo de parmetro a la frmula de seleccin de registros. Cuando cambia al modo Vista previa, o hace clic en el botn Actualizar, se le solicitarn nuevos valores de parmetros. Puede entonces introducir un valor numrico que represente la cuota de ventas del ao pasado. El informe resultante slo mostrar aquellos clientes cuyas Ventas del ao pasado superen el valor numrico que haya especificado. Por ejemplo, si responde al parmetro introduciendo 40000, el informe mostrar slo aquellos clientes cuyas ventas superaron el ao pasado los $40.000. Observe tambin, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports, que slo se devuelven 58 registros para el informe, en vez de 270 registros que se devolvieron antes de colocar el campo de parmetro en una frmula de seleccin de registros. Al mejorar este informe, ha recuperado toda la informacin que necesitaba y, al mismo tiempo, se ha asegurado de que se transfieran desde el servidor de la base de datos el menor nmero posible de registros.
170
Temas relacionados:
Para crear parmetros mejorados, vea "Caractersticas avanzadas de parmetro " en la pgina 524. Para obtener informacin general acerca de los campos de parmetro, vea "Informacin general sobre parmetros y solicitudes " en la pgina 496. Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de registros, vea "Seleccin de registros " en la pgina 177.
Uso de enunciados SQL donde sea adecuado

Los enunciados SQL son como frmulas, pero escritas en lenguaje SQL (Lenguaje de consulta estructurado). Son de utilidad a la hora de optimizar el rendimiento de los informes ya que las tareas que ejecutan se realizan normalmente en el servidor de la base de datos, en contraposicin con una frmula regular que a veces se ejecuta en el equipo local. No utilice enunciados SQL exclusivamente, ya que Crystal Reports incluye su propio lenguaje de frmulas que es mucho ms eficaz que el lenguaje SQL estndar. Tanto la sintaxis Crystal como la sintaxis Basic permiten mejorar y precisar las frmulas de tal forma que sera difcil o imposible hacerlo con SQL. En algunas circunstancias, sin embargo, la creacin y el uso de campos de enunciados SQL puede acelerar el proceso de los informes.
Usos clave de campos de enunciados SQL

Para mantener velocidades ptimas de procesamiento de informes, evite el uso de frmulas (con sintaxis Crystal o Basic) dentro de las frmulas de seleccin de registros. En su lugar, sustituya la frmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, incorpore el campo de enunciado SQL en la frmula de seleccin de registros. De esta manera aumentarn enormemente las oportunidades de procesar en el servidor la seleccin de registros. Adems, evite ordenar, agrupar o totalizar en un campo de frmula (con sintaxis Crystal o Basic). En su lugar, sustituya el campo de frmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, ordene, agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. De nuevo, de esta manera aumentarn enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor. Por ltimo, si la base de datos admite Lgica Case y el informe necesita resumir un clculo de frmula If-Then-Else, sustituya la frmula por un campo de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL
171
Diseo de informes optimizados en el Web Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales
permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. Para obtener ms informacin, consulte "Uso de enunciados SQL para Lgica Case " en la pgina 174. Temas relacionados:
Para informacin acerca de SQL, vea "Qu es SQL? " en la pgina 580 y "El lenguaje SQL " en la pgina 584. Para obtener instrucciones acerca de cmo crear un campo de enunciado SQL, vea "Campos de enunciado SQL " en la pgina 112. Para obtener sugerencias para mejorar la frmula de seleccin de registros, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164. Para obtener procedimientos generales de seleccin de registros, vea "Seleccin de registros " en la pgina 177.
Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales

Ejecucin de agrupamiento en servidor
Si elabora un informe en tiempo real a partir de datos activos en el Web, utilice la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor para reducir la cantidad de datos transferidos desde el servidor de la base de datos. Con esta opcin, gran parte del procesamiento de datos se descarga al servidor de la base de datos y slo se lee inicialmente un subconjunto de los datos. Se devuelven datos detallados de la base de datos slo cuando se profundiza en un informe. Nota: El procesamiento del lado del servidor slo funciona para informes ordenados y agrupados basados en fuentes de datos SQL. 1. 2. Para activar el procesamiento del lado del servidor En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe. Active la casilla de verificacin Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de dilogo Opciones del informe. Note que esta casilla de verificacin estar inactiva si Usar ndices o servidor para rapidez est inactiva. Sugerencia: Cuando la opcin Usar ndices o servidor para rapidez est seleccionada, puede rpidamente activar Ejecutar agrupamiento en servidor en el men Base de datos. 3. Haga clic en Aceptar.
172
Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo)

El siguiente ejemplo describe una situacin tpica de elaboracin de informes en la que el agrupamiento en el servidor puede reducir considerablemente la cantidad de datos innecesarios transferidos desde el servidor de la base de datos. 1. Para disminuir la transferencia de datos al agrupar en el servidor Abra el informe de muestra Group.rpt que se encuentra en la carpeta Feature Examples. Mire en la esquina inferior derecha de la ventana Crystal Reports y observe que se devuelven 269 registros para este informe. Nota: Slo ver este nmero si ha activado la opcin Barra de estado en el men Vista. 2. 3. 4. En el men Informe, haga clic en Seccin para abrir el Asistente de Seccin. En la lista Secciones, seleccione Detalles. En la ficha Comn, seleccione Ocultar (se permite profundizar). De esta manera se oculta la seccin Detalles del informe de forma que slo se muestra en el informe el encabezado de grupo. (En este caso, el informe se agrupa por Pas.) Haga clic en Aceptar en el Asistente de seccin. Los registros Detalles desaparecern del informe. Presione la tecla F5 para actualizar los datos del informe (o haga clic en el botn Actualizar de la barra de herramientas). Observe que an se devuelven 269 registros para el informe, aunque los registros Detalle se ocultan y no se ven. 7. En el men Base de datos, haga clic en Ejecutar agrupamiento en servidor. Observe ahora que slo se devuelven 71 registros para el informe. El agrupamiento (por Pas) se ha realizado en el servidor de la base de datos y se han transferido al informe menos registros. 8. Haga doble clic en el informe para profundizar en un pas. Sugerencia: Cuando est disponible la profundizacin, el cursor adopta la forma de una lupa. Crystal Reports recupera los registros Detalle adecuados segn sus necesidades. Por ejemplo, si profundiza en Australia, Crystal Reports recupera rpidamente los siete registros que forman el grupo.
5. 6.
173
Al ocultar la seccin Detalles de este informe, se ha creado un informe de resumen en el que los usuarios pueden navegar fcilmente. Cada usuario puede primero localizar el Pas que le interese y, a continuacin, profundizar hasta recuperar detalles de valor. Adems, al activar la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, se ha asegurado de que el proceso inicial se complete en el servidor de la base de datos. Por lo tanto, slo se transfieren al informe los registros necesarios. Para obtener ms informacin acerca del procesamiento del lado del servidor, vea "Procesamiento del lado del servidor " en la pgina 587.
Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales

En informes que utilicen la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, evite ordenar, agrupar o totalizar en un campo de frmula (con sintaxis Crystal o Basic). En su lugar, sustituya el campo de frmula original por un campo de enunciado SQL equivalente y, a continuacin, ordene, agrupe o totalice en el campo de enunciado SQL. De esta manera mejorarn enormemente las oportunidades de realizar el procesamiento en el servidor. Para obtener detalles acerca de en dnde utilizar tambin enunciados SQL, vea "Uso de enunciados SQL donde sea adecuado " en la pgina 171.
Uso de enunciados SQL para Lgica Case

Si la base de datos admite Lgica Case, y el informe necesita resumir un clculo de frmula If-Then-Else, sustituya la frmula por un campo de enunciado SQL. En estos casos, los campos de enunciados SQL permiten a Crystal Reports realizar el agrupamiento del informe en el servidor. Por ejemplo, supongamos que elabora informes a partir de una base de datos MS SQL Server 7, que admite Lgica Case. Necesita incluir un clculo If-Then-Else en su informe y necesita resumir dicho clculo para cada grupo del informe. Al realizar el clculo con un campo de enunciado SQL de la siguiente forma, se utiliza la capacidad de la base de datos para procesar Lgica Case:
CASE TablaBaseDatos."CampoBaseDatos" WHEN 'ValorEspecificado' THEN Clculo1 ELSE Clculo2 END
Si el valor de CampoBaseDatos de un registro es igual a ValorEspecificado, entonces se ejecuta Clculo1; para los dems registros se ejecuta Clculo2. Al incorporar el campo de enunciado SQL, se aprovecha de la capacidad del
174
servidor de la base de datos para procesar Lgica Case. Por lo tanto, el agrupamiento del informe tiene lugar en el servidor, incluso cuando resume el campo de enunciado SQL en cualquier otra parte del informe. Nota: La sintaxis SQL de este ejemplo es especfica para MS SQL Server 7. Para determinar la sintaxis apropiada para su base de datos, puede que necesite consultar la documentacin de la base de datos o ponerse en contacto con su Administrador.
Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible

Donde sea posible, evite crear frmulas con variables globales para calcular resmenes y totales acumulados. En su lugar, haga clic en el men Insertar para crear resmenes y seleccione el comando adecuado (Subtotal, Total general o Resumen). Para crear campos de totales acumulados, abra el Explorador de campos, haga clic con el botn secundario del mouse en los campos de totales acumulados y seleccione Nuevo en el men contextual. Para obtener informacin detallada acerca de cmo resumir datos, vea "Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin " en la pgina 191 y "Totales acumulados " en la pgina 231.
175
176
captulo
Seleccin de registros Seleccin de registros
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los valores de los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen automticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir todos los valores, sino slo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizs quiera:
Incluir registros slo para un grupo especfico de clientes. Incluir registros para un rango especfico de nmeros de cuenta del nmero total de registros de la base de datos. Incluir slo valores de los registros comprendidos en un rango especfico de fechas.
Opciones para seleccionar registros

Crystal Reports incluye un sofisticado lenguaje de frmula que se puede usar para especificar prcticamente cualquier tipo de seleccin de registros que se desee. Sin embargo, probablemente no necesitar siempre toda la flexibilidad de seleccin que ofrece este lenguaje. El Asistente de seleccin est diseado para estas situaciones. Puede seleccionar registros de dos formas distintas:
"Uso del Asistente de seleccin " en la pgina 179 "Uso de las frmulas " en la pgina 181
Una vez familiarizado con el Asistente de seleccin y las frmulas, puede utilizar las tcnicas de seleccin de registros para mejorar el rendimiento de los informes. Para obtener ms sugerencias sobre el rendimiento y las estrategias de seleccin de registros avanzada, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164.
Como determinar que campo(s) usar

Cuando selecciona registros, est basando su informe slo en aquellos registros que cumplen con las condiciones que haya establecido. Esas condiciones se basan en el tipo de informacin que desea en el informe final. Asuma, por ejemplo, que quiere un informe que nicamente muestre los datos de California. Su tarea es encontrar la mejor manera de identificar los registros que provienen de California.
Si la tabla que se usa en el informe contiene un campo Estado o Regin, puede especificar en la solicitud que el programa utilice slo los registros en los que el valor del campo Estado sea igual a California (Regin es igual a CA).
178
Si la tabla no contiene un campo de Estado y desea elaborar el informe basado slo en los datos de California, pueden haber otras formas de hacerlo.

Nota:
Si la tabla contiene un campo de Cdigo postal, se puede basar la seleccin de registros en el rango de cdigos postales que se usan para California (Cdigo postal entre n y N). Si la tabla contiene un campo de Cdigo de rea, puede basar su seleccin de registros en los cdigos de rea de California (un cdigo de rea es uno de x, y...z).
Si el cdigo de rea se almacena en el campo del nmero de telfono, no podr realizar la seleccin de este mismo registro con el Asistente de seleccin segn el cdigo de rea. Ser necesario crear una frmula de seleccin de registros mediante el lenguaje de frmula para extraer la parte del cdigo de rea del nmero de telfono y, a continuacin, realizar la seleccin segn ese valor. Como regla general, si puede basar la seleccin de registros en varios campos (como en este ejemplo), se debe seleccionar un campo indexado en lugar de un campo no indexado para obtener un mejor rendimiento.
Uso del Asistente de seleccin

El Asistente de seleccin facilita la especificacin de registros que desea incluir en su informe. Para trabajar con el Asistente de seleccin, debe seleccionar los campos a los que desea aplicar condiciones de seleccin y, a continuacin, debe especificar dichas condiciones. Este asistente se puede usar para establecer solicitudes de seleccin de registros simples. Por ejemplo:
Clientes de Arizona. Pedidos del primer trimestre. Ventas superiores a 10.000 $. Clientes cuyos nombres empiecen por "A", "M" o "S". Clientes de California o Florida que hayan hecho un pedido en julio.
Tambin, puede usarlo para configurar solicitudes muy complejas:
Todas estas peticiones especifican un intervalo. Una o ms constantes definen el rango. El programa compara el valor del campo en cada registro con las constantes y rechaza los registros con valores fuera del rango. Por lo
179
tanto el informe est limitado a los valores que se encuentren dentro de ese rango. Puede configurar todos estos tipos de peticiones de seleccin de registros sin tener ningn conocimiento previo del lenguaje de frmulas. Nota: El Asistente de seleccin permite configurar peticiones de seleccin de registros o de seleccin de grupos. Cuando selecciona ya sea un nombre de grupo o un campo de resumen, el programa sabe que el criterio de seleccin establecido es para una seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa realizar una seleccin de registros. Para configurar la seleccin de registros usando el Asistente de seleccin 1. En la barra de herramientas Herramientas del asistente, haga clic en Asistente de seleccin. Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de seleccin.
Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin resaltar primero un campo del informe, aparecer el cuadro de dilogo Elegir campo. Destaque el campo en el que desea basar la seleccin de registros y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. 2. 3. Utilice las listas desplegables para especificar los criterios de seleccin en el campo indicado. Haga clic en Aceptar cuando termine. Sugerencia: Para basar la seleccin de registros en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo. Seleccione el siguiente campo en el cuadro de dilogo Elegir campo. Se generar una frmula de seleccin a partir de sus especificaciones, limitando el informe a los registros indicados. Nota: Para ver la frmula de seleccin, haga clic en el botn Mostrar frmula. El Asistente de seleccin se expandir para mostrar la frmula. Se puede modificar la frmula en el rea donde aparezca o hacer clic en el botn Editor de Frmulas para modificarla en este editor.
180
Uso de las frmulas

1. 2. Para configurar la seleccin de registros usando una frmula En el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y haga clic en Registro. En el Editor de frmula de seleccin de registros, escriba la frmula incorporando los componentes o seleccionndolos de los rboles de componentes. Nota: El resultado de la frmula debe ser Booleano; es decir, debe ser Verdadero o Falso. 3. 4. 5. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de frmulas. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar. Para plantillas de seleccin de grupos y registros de muestra, vea "Uso de las plantillas de frmulas " en la pgina 183. Para obtener instrucciones completas sobre cmo crear frmulas, vea "Uso de las frmulas " en la pgina 473. Para obtener informacin sobre las estrategias de seleccin de registros avanzada y las sugerencias de rendimiento, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164.
Temas relacionados:
Interaccin entre el Asistente de seleccin y el Editor de frmulas

El Asistente de seleccin y el Editor de frmulas de seleccin de registros/ grupos son interactivos. Esto es que, el criterio de seleccin de registro que usted introduce en el Asistente de seleccin automticamente genera una frmula de seleccin de registros que puede revisar y modificar. Del mismo modo, las frmulas de seleccin de registros y las modificaciones en frmulas existentes actualizan automticamente los criterios de seleccin en el Asistente de seleccin. Debido a esta interaccin, puede utilizar ambas herramientas conjuntamente como tutorial para aprender el lenguaje de frmulas.
181
1. 2. 3.
Para ver la frmula del Asistente de seleccin Haga clic con el botn derecho en el campo en que desea ver la seleccin de registros. Haga clic en Asistente de seleccin. Haga clic en el botn Mostrar frmula. El Asistente de seleccin se expande para que usted pueda revisar la frmula generada en base a sus criterios de seleccin.
4. 5. 6. 7.
Haga clic en el botn Ocultar frmula cuando finalice la revisin. Utilice el Asistente de seleccin para modificar la frmula de seleccin. Revise la frmula actualizada haciendo nuevamente clic en el botn Mostrar frmula. Para efectuar cambios en la frmula, haga clic en el botn Editor de Frmulas en el Asistente de seleccin expandido y use las herramientas del Formula Workshop para hacer los cambios pertinentes.
Nota: Los componentes de la frmula de Seleccin que no encajen en ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Seleccin no sern traducidos. Por ejemplo, si parte de su frmula de seleccin de registros extrae los ltimos cuatro caracteres en el nmero de un cliente, la seleccin del cdigo de la frmula que hace esta extraccin no ser convertido a criterio de seleccin del Asistente de Seleccin.
182
Seleccin de registros Uso de las plantillas de frmulas
Uso de las plantillas de frmulas

Plantillas de frmulas de seleccin de registros
Los siguientes ejemplos de frmulas se pueden usar como plantillas para ayudar a crear frmulas de seleccin propias utilizando el Formula Workshop. Estos ejemplos ilustran diferentes tipos de selecciones que pueden realizarse, aunque no sean necesariamente las mejores.
Seleccin de registros utilizando cadenas de caracteres

{archivo.CAMPO} startswith "C"
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con el carcter "C" (incluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.; excluye valores como Bobs Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.).
not ({archivo.CAMPO} startswith "C")
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} no comienza con el carcter "C" (incluye valores como Bobs Bikes Ltd. y Feel Great Bikes, Inc.; excluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.).
"999" in {archivo.CAMPO}[3 to 5]
Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto dgito del campo {archivo.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores como 10999, 70999, y 00999; excluye valores como 99901 y 19990).
"Cycle" in {archivo.CAMPO}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc.; excluye valores como Cyclists Trail Co. y Feel Great Bikes, Inc.).
Seleccin de registros utilizando nmeros

Valores sencillos
{archivo.CAMPO} > 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {archivo.CAMPO} mayor que 99999.
{archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {archivo.CAMPO} menor que 99999.
183
Rango de valores
{archivo.CAMPO} > 11111 and {archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111 ni 99999 estn incluidos en ese rango de valores).
{archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo.CAMPO} <= 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {archivo.CAMPO} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos 11111 y 99999 estn incluidos en el rango de valores).
Seleccin de registros utilizando fechas

Todas las funciones Month, Day y Year pueden ser empleadas en ejemplos como los siguientes:
Year ({archivo.FECHA}) < 1999
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {archivo.FECHA} es anterior a 1999.

Year ({archivo.FECHA}) >1992 and year ({archivo.FECHA}) < 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {archivo.FECHA} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni 1992 ni 1996).
Year({archivo.FECHA}) >=1992 and year({archivo.FECHA}) <= 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {archivo.FECHA} se encuentra entre 1992 y 1996 (incluidos 1992 y 1996).
Month({archivo.FECHA}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {archivo.FECHA} es uno de los primeros 4 meses del ao (incluye enero, febrero, marzo, y abril).
Month({archivo.FECHA}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {archivo.FECHA} es el primero o el cuarto mes del ao (incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
184
Seleccin de registros utilizando rangos de fecha predeterminados

Puede predeterminar los rangos para crear frmulas de seleccin semejantes a las siguientes:
{archivo.FECHA} in LastFullMonth
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo {archivo.FECHA} esta dentro del ltimo mes completo. Si est en el mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha de abril.
no({archivo.FECHA})in LastFullMonth
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha encontrada en el campo {archivo.FECHA} est dentro del ltimo mes completo. Si el mes es mayo, selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha es abril.
Seleccin de registros usando combinaciones de caracteres/fecha/numero

Estas frmulas simplemente "mezclan y combinan" frmulas de las categoras antes mencionadas.
"C" in {archivo.CAMPO}[1] and Month ({archivo.FECHA}) in [1, 4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con "C"+ y el mes es enero o abril. Por ejemplo, si usa este tipo de frmula con una base de datos de pedidos, puede estar pidiendo un informe que muestre todos los clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en enero o en abril.
AOK in {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and {archivo.CREDITO} >= 5000
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo {archivo.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3, 4 y 5 y el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crdito disponible) es de por lo menos 5000. Puede usar estas plantillas como estn (con sus propios datos), o bien combinarlas para crear frmulas complejas.
185
Seleccin de registros Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos
Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos

Los controladores que se proporcionan con Crystal Reports para las fuentes de datos SQL permiten procesar una seleccin de registros en el servidor de la base de datos. Si se especifica una frmula de seleccin de registros en un informe basado en una fuente da datos SQL, Crystal Reports la analiza, genera una consulta SQL y transfiere esta consulta al servidor de la base de datos. A continuacin, la seleccin de registros se realiza en dos fases:
La primera fase de la seleccin de registros tiene lugar cuando el servidor de la base de datos procesa la consulta SQL y devuelve un conjunto de registros a Crystal Reports. En la segunda fase, Crystal Reports evala localmente con ms detenimiento la frmula de seleccin de registros para el conjunto de los registros devueltos desde el servidor de la base de datos.
Ya que los servidores de base de datos suelen ser ms rpidos que las estaciones de trabajo, tiene la ventaja de especificar frmulas de seleccin de registros que puedan procesarse en el servidor en la primera fase. De esta forma, se minimiza la seleccin de registros en la mquina local en la segunda fase. A este proceso se le conoce comnmente como procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos. En el servidor se pueden procesar los siguientes tipos de selecciones de registros:
Selecciones con campos indexados y no indexados (los campos indexados proporcionan una respuesta ms rpida). Consultas SQL con clusulas AND y OR. Campos de enunciado SQL que realizan clculos de frmulas para la seleccin de registros. Para obtener informacin sobre los tipos de enunciados SQL admitidos por el servidor SQL, consulte la documentacin del servidor.
Para ms informacin sobre el procesamiento de selecciones de registros en el servidor de la base de datos, vea "Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas " en la pgina 164.
186
Seleccin de registros Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros
Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros

Para solucionar los problemas de las frmulas de seleccin, primero debe asegurarse de que todos los campos a los que se hace referencia en la frmula de seleccin estn en el informe. A continuacin, elimine la frmula de seleccin y prubela al tiempo que la va reconstruyendo. 1. 2. 3. 4. Para solucin de problemas de frmulas de seleccin de registros Escriba en un papel la frmula de seleccin de registros. Le servir para reconstruir la frmula de seleccin paso a paso. Quite la frmula de seleccin de registros del informe eliminndola del Editor de frmulas de seleccin de registros/grupos en el Formula Workshop. Haga clic en Cerrar cuando finalice con el Formula Workshop. Asegrese que todos los campos invocados en la frmula de seleccin de registros (los selectores) estn fsicamente en el informe y que no estn ocultos. Por ejemplo, si uno de los selectores es:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como en el caso del informe de ventas que usa el cdigo postal para definir territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe. O, si uno de los campos invocados en la frmula de seleccin est en el informe pero oculto, cambie su estado (mustrelo), desactivando la opcin Ocultar en impresin para ese campo, en el Editor de Formato. 5. Imprima el informe y asegrese que todos los datos de los campos invocados por la frmula impriman satisfactoriamente. Asegrese de que se imprimen todos los datos. Por ejemplo, si hay un nmero x de registros en la base de datos, usted debe obtener un nmero x de impresiones por cada campo invocado. Esto establece una base para comparar los resultados de impresin usando la frmula de seleccin. Cuando est seguro que est obteniendo resultados satisfactorios sin la frmula de seleccin, introdzcala usando slo uno de los selectores. Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su frmula de seleccin final:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C and {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >= 5000
6.
187
esta frmula seleccionar todos aquellos registros que muestren un cdigo postal mayor que 80000, un valor en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con C y un valor en el campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} mayor o igual que 5.000. Usted podra empezar con esto como su primera prueba de la frmula de seleccin:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
Imprima el informe y evale los datos que se imprimen con slo un selector activado. En su ejemplo, evale los datos en el campo {cliente.CODIGO POSTAL}. Muestra el campo solamente cdigos postales mayores que 80000?

7.
Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est funcionando bien. Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
Una vez que la frmula trabaja correctamente con un selector activado, agregue el segundo selector. En su ejemplo, la nueva frmula de seleccin podra ser:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C
8.
Obtenga una vista previa del informe y evale los datos que se imprimen cuando tenga dos selectores activados. En su ejemplo, evale los datos en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya evalu el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior). Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} slo cadenas de texto que comienzan con C?

9.
Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est funcionando bien. Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
Una vez que la frmula de seleccin trabaja perfectamente con dos selectores activados, agregue un tercer selector, luego un cuarto, etc., hasta que haya probado todos los selectores de la frmula.
Correccin de selecciones que no generan datos

Se podra dar el caso en el que el usuario ha creado una frmula de seleccin de registros, la informacin del encabezado y el pie del informe se imprimen correctamente, pero no aparece la informacin de la seccin Detalles. La causa del problema es que la frmula de seleccin rechaza todos los registros. Esto suele ocurrir a causa de un error inadvertido en la creacin de la frmula de seleccin.
188
Existen varias causas posibles del problema en la frmula de seleccin:
Consulte "Correccin de la inconsistencia de maysculas y minsculas " en la pgina 189. Consulte "Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin " en la pgina 190. Consulte "Uso de instrucciones If en las frmulas de seleccin " en la pgina 190.
Correccin de la inconsistencia de maysculas y minsculas

Las frmulas de seleccin de registros distinguen maysculas de minsculas. Es decir, Juan slo coincide con Juan. No coincide con juan, JUAN, JuaN, jUAN, juaN ni con JUAn. As, si su frmula de seleccin est definida para incluir slo aquellos registros que contengan JUAN en el campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}, pero los datos en este campo mezclan maysculas y minsculas (por ejemplo Juan), la frmula no encontrar coincidencias y por lo tanto no imprimir ningn registro en el informe. Puede resolver este problema usando las funciones UpperCase (str) (en el caso de maysculas) o LowerCase (str) (en el caso de minsculas) en la frmula de seleccin para convertir datos de campo a un formato coherente antes que el programa comience la seleccin. Por ejemplo, si usase la frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} = "Juan"
podra cambiarla a:
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}) = "JUAN"
Esta ltima frmula convierte primeramente el valor del campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} ponindolo en maysculas y despus comprueba si el valor resultante de ese campo es igual a JUAN. Usando esta frmula, cualquier forma de la palabra juan ser vlida, sin importar si las letras son maysculas o minsculas, ya que todas sern convertidas a maysculas para mantener consistencia en la comparacin. Tambin puede usar la funcin LowerCase (minsculas) en forma similar, para establecer coincidencias con juan. Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese de estar usando el formato correcto en cualquier texto que est sometiendo a comparaciones. Si tiene alguna duda, use la funcin UpperCase (o LowerCase) para asegurar coherencia en las comparaciones. Otra frmula que produce resultados similares a la anterior es:
JUAN in UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}
189
Espacios en blanco innecesarios en la frmula de seleccin

En computacin, los espacios son caracteres, por lo tanto, cuando el usuario los incluye en la expresin de comparacin de una frmula de seleccin de registros, sta busca los registros que contengan una coincidencia exacta en el campo seleccionado, incluidos los espacios. Por ejemplo, la siguiente frmula:
"Sr . " in {cliente.TITULO}
no encontrar ninguna coincidencia Sr., debido a que hay un espacio extra en el termino de comparacin entre la letra r y el punto. Del mismo modo, D r. no coincidir con Dr.. Revise cuidadosamente su frmula de seleccin y asegrese que los espacios de la frmula de seleccin coincidan con los espacios en los campos que est comparando.
Uso de instrucciones If en las frmulas de seleccin

Siempre que cree frmulas de seleccin de registros con instrucciones If, incluya tambin la palabra clave Else; de lo contrario, no se devolver ningn registro o se obtendrn resultados inesperados. Por ejemplo, una seleccin de registros tal como If {campo parmetro} = "menor que 100" then {campo} < 100 se evala como False y no devuelve ningn registro. Para corregir este problema, complete la frmula con Else True.
190
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin
captulo
10
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Ordenamiento de datos
Ordenamiento de datos
Ordenar significa colocar los datos segn un patrn determinado como ayuda para su localizacin y evaluacin. Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe, los datos de los campos aparecen en el orden en que se introdujeron originalmente. La bsqueda de informacin en un informe de este tipo puede ser difcil. Resulta mucho ms fcil revisar o buscar informacin cuando la puede ver ordenada en un formato lgico. Por ejemplo, una lista de clientes puede mostrarse ordenada alfabticamente por nombre o por pas.
Opciones de ordenacin
Cuando desee establecer un orden, el programa le pedir que defina dos elementos:
El campo en el que desea basar el orden (campo de ordenacin). La direccin de ordenacin.
Campo de ordenacin
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que aparecen los datos en su informe. Casi cualquier campo puede utilizarse como campo de ordenacin, incluidos los campos de frmula. El tipo de datos del campo determina el mtodo con el que se ordenan los datos. Nota: No es posible establecer un orden basado en campos BLOB o memo.
192
10
Tipo de campo Campos de cadena de un solo carcter
Direccin de ordenamiento espacios signos de puntuacin nmeros letras maysculas letras minsculas dos letras tres letras cuatro letras, etc. Por ejemplo: 123 precede a 124
Campos de cadena de mltiples caracteres

Campos de moneda Campos numricos Campos de fecha Campos de fecha y hora
(espacio) precede a a aa precede a aaa
orden numrico orden numrico orden cronolgico orden cronolgico valores con la misma fecha ordenados por la hora orden cronolgico
Campos de hora
Campos de comparacin booleana Valores falso (0) Valores verdadero (1) Valores nulos valores nulos valores no nulos
Nota: Si la ordenacin y la agrupacin se realizan en el servidor de base de datos, la direccin de ordenamiento puede variar en funcin de si se utilizan datos Unicode o UTF-8. El orden aplicado depende de las reglas vigentes en el origen de datos. En algunos casos, los datos Unicode se ordenan por su valor binario, pero tambin pueden ordenarse de acuerdo con una configuracin regional determinada. Para obtener ms informacin acerca de la ordenacin de los campos con datos Unicode, consulte la documentacin del origen de datos.
193
10
Direccin de ordenamiento
La direccin se refiere al sentido en el que se muestran los valores, una vez ordenados.
Ascendente El orden ascendente significa del ms pequeo al mayor (de 1 a 9, de A a Z, de Falso a Verdadero). El programa ordena los registros de forma ascendente segn los valores del campo de ordenacin seleccionado.
Descendente El orden descendente significa del mayor al ms pequeo (de 9 a 1, de Z a A, de Verdadero a Falso). El programa ordena los registros de forma descendente segn los valores del campo de ordenacin seleccionado.
Ordenacin de un campo y de mltiples campos

En la ordenacin de un solo campo, se ordenan todos los registros del informe en funcin de los valores de un solo campo. La ordenacin de un informe de inventario por nmero de stock o la ordenacin de una lista de clientes por nmero de cliente son ejemplos de ordenaciones de un solo campo. En los ordenamientos de campos mltiples, Report Designer ordena primero los registros basados en los valores del primer campo seleccionado, ponindolos en orden ascendente o descendente segn se haya especificado. Cuando dos o ms registros tienen el mismo valor en el primer campo de ordenacin, el programa los ordena en funcin del valor del segundo campo de ordenacin. Por ejemplo, si elige ordenar primero por el campo {cliente.PAS} y despus por {cliente.REGIN}, ambos en sentido ascendente, el informe mostrar los pases por orden alfabtico y, dentro de cada pas, las regiones tambin en orden alfabtico. Los dems campos, por ejemplo los cdigos postales de cada regin, permanecen sin ordenar. Puede crear ordenamientos de campos mltiples o sencillos siguiendo el mismo procedimiento.
194
10
1.
Para ordenar los datos En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros. Aparece el Asistente de ordenacin de registros.
2. 3. 4. 5.
Resalte el campo que desee ordenar en el rea Campos disponibles. Haga clic en la flecha >. El campo seleccionado se agregar a la lista Campos de seleccin. Especifique la direccin de ordenacin. Si desea ordenar ms de un campo, destaque el segundo campo segn el cual desea ordenar los datos y agrguelo a la lista Campos de ordenamiento. Si desea cambiar el orden de los campos en la lista Ordenar campos, resalte el campo que desee mover y haga clic en los botones de flecha para desplazarlo hacia arriba o hacia abajo. Sugerencia: El orden de los campos listados en el cuadro Campos de ordenamiento ser el orden de los datos.
6.
7. 8.
Al agregar cada campo a la lista Campos de ordenacin, especifique el sentido de ordenacin. Haga clic en Aceptar cuando termine. Los registros se ordenan en funcin de los valores de los campos de la lista Campos de ordenacin.
195
10
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Agrupar datos
Agrupar datos
Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos relevantes. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo consistira de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Regin. En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los pedidos generados por un representante de ventas particular.
Direccin de agrupamiento y ordenamiento

Cuando se agrupan los datos, existen disponibles cuatro opciones de direccin de agrupamiento y ordenamiento. La direccin se refiere al orden en que se muestran los valores.
Ascendente El orden ascendente significa del ms pequeo al mayor (de 1 a 9, de A a Z, de Falso a Verdadero). El programa clasifica los registros en orden ascendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores.
Descendente El orden descendente significa del mayor al ms pequeo (de 9 a 1, de Z a A, de Verdadero a Falso). El programa clasifica los registros en orden descendente y luego comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores.
Orden especfico El orden especfico es un ordenamiento determinado por el usuario. El programa coloca cada registro en el grupo personalizado que especifica, dejando los registros de cada grupo en su orden original, o bien ordenndolos ascendente o descendentemente, dependiendo de sus instrucciones. Consulte "Creacin de grupos personalizados " en la pgina 198.
Original Orden original es el orden en que se guardaron los datos originalmente en la base de datos. El programa deja los registros en el orden en que aparecen en la tabla de base de datos de origen y comienza un nuevo grupo siempre que cambien los valores en el campo de grupo seleccionado.
Tambin puede seleccionar la direccin de ordenamiento de los grupos basndose en una condicin. Para obtener ms informacin, consulte "Ordena grupos de forma condicional " en la pgina 199.
196
10
1.
Para agrupar datos En el men Insertar, haga clic en Grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
2. 3.
Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la primera lista desplegable. Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista desplegable. Nota: Si desea utilizar una frmula para determinar la direccin de ordenamiento del grupo, consulte "Ordena grupos de forma condicional " en la pgina 199.
4.
Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo, haga clic en la ficha Opciones. Nota: De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo segn el cual est agrupando.
5.
Active la casilla de verificacin Personalizar campo del nombre del grupo y elija un nuevo nombre de grupo. Por ejemplo, si agrup por {Cliente.Id del cliente}, cada vez que cambie de grupo ver la identificacin del cliente correspondiente. Si desea mostrar un valor diferente (como la identificacin y el nombre del cliente), personalice el campo del nombre de grupo mediante un campo de datos alternativo o una frmula. Sugerencia: Para ocultar el nombre de encabezado de un grupo, haga clic con el botn derecho del mouse en el encabezado de grupo, seleccione Dar formato al campo y haga clic en Suprimir en la ficha Comn del Editor de formato.
197
10
6.
Haga clic en Aceptar. Si los registros de cada grupo no estn ordenados, ser necesario ordenarlos. Consulte "Ordenamiento de registros en grupos " en la pgina 201.
Temas relacionados:
"Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206 "Creacin de encabezados de grupo " en la pgina 225
Creacin de grupos personalizados

Generalmente los datos se ordenan segn los valores de un campo del informe. Sin embargo, en algunas ocasiones es aconsejable no agrupar datos segn los valores que se encuentran en uno de los campos de su informe. Por ejemplo:
El campo segn el cual desea agrupar no existe. Por ejemplo, su informe puede contener un campo Ciudad y un campo Estado, pero ningn campo Pas, aunque necesita agrupar por pas. El campo existe, pero no desea agrupar segn los valores de ese campo. Por ejemplo, puede tener un campo Color en el informe que incluya nombres de colores especficos (verde logan, azul cielo, verde esmeralda, azul marino, etc.); pero desea que todas las tonalidades aparezcan como un solo grupo (verdes, azules, rojos, etc.). En este caso, puede crear grupos personalizados y asignar los registros que desea que aparezcan en cada grupo manualmente.
El campo existe, pero desea seleccionar valores especficos o rangos de valores para cada grupo. Por ejemplo, es aconsejable tener un grupo que contenga los registros donde las ventas brutas sean inferiores a cierto valor, un segundo grupo donde sean superiores a cierto valor y un grupo final donde las ventas brutas caigan entre dos valores. En este caso, puede crear sus grupos usando el mismo rango de facilidades de seleccin que estn disponibles para crear consultas de seleccin de registros.
El agrupamiento por orden especfico ofrece una solucin a los desafos de ordenamiento y grupos personalizados. Le permite crear los grupos personalizados que aparecen en un informe y los registros que contiene cada grupo. La nica limitacin es que slo se puede asignar un registro a un grupo. Para seguir un tutorial donde puede crear grupos personalizados para ordenar clientes en funcin del monto de los negocios que efectuaron el ao anterior, vea "Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206.
198
10
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Para crear un grupo personalizado En el men Insertar, haga clic en Grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo. Seleccione el campo segn el cual desea agrupar los datos de la primera lista desplegable. Seleccione en la segunda lista desplegable en orden especfico como opcin de ordenamiento. En la ficha Orden Especfico, especifique el nombre del grupo en el campo Grupo nombrado. Haga clic en Nuevo. En el cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo, use las listas desplegables para seleccionar los datos que van a formar parte del grupo. Haga clic en la ficha <Nuevo> para agregar ms criterios de seleccin al grupo especificado, si fuera necesario. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Nuevo para crear ms grupos personalizados, si fuera necesario.
7. 8. 9.
10. Haga clic en la ficha Otros para especificar cmo desea organizar los datos que no forman parte de los grupos definidos. 11. Haga clic en Aceptar.
Ordena grupos de forma condicional

Generalmente basta con seleccionar la direccin de ordenamiento de un grupo del informe cuando se crea el grupo; sin embargo, puede que en ocasiones desee que los usuarios elijan su propia direccin de ordenamiento del grupo. Por ejemplo, si agrupa un informe de ventas por fecha de factura, puede desear que los usuarios seleccionen si desean ver los datos desde la primera fecha de factura a la ltima (orden ascendente) o de la ltima a la primera (orden descendente). Para crear una direccin de ordenamiento de grupo condicional para este informe, puede crear un nuevo parmetro que solicite la seleccin del usuario y, a continuacin, enviar esta seleccin a la frmula de ordenacin condicional del grupo.
199
10
1.
Para ordenar un grupo de forma condicional Abra o cree el informe que desea ordenar de forma condicional. En el caso del ejemplo mencionado en esta seccin, abra o cree un informe que contenga informacin de facturacin.
2. 3.
En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Cree un parmetro de cadena que contenga las opciones de ordenacin que desea presentar a los usuarios. En este ejemplo, cree un parmetro llamado Direccin de ordenamiento con dos valores: Ascendente y Descendente. Sugerencia: Para obtener informacin sobre la creacin de parmetros, vea "Crear un parmetro mediante una solicitud esttica " en la pgina 506.
4. 5. 6.
Haga clic en Aceptar para guardar el parmetro. En el men Insertar, haga clic en Grupo. En el cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione el campo segn el cual desea agrupar. En este ejemplo, seleccione el campo de fecha de factura. Active Utilizar una frmula como direccin de ordenamiento de grupos y, a continuacin, haga clic en el botn Frmula condicional situado junto a esta opcin. Nota: Esta opcin no est disponible si selecciona "en orden especfico" como direccin de ordenamiento para el grupo.
7.
8.
En el Formula Workshop, introduzca el texto de la frmula condicional. En este ejemplo, introduzca este texto:
If {?Direccin de ordenamiento} = Ascendente then crAscendingOrder else crDescendingOrder
9.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
10. Haga clic en Aceptar para guardar el grupo. 11. Cuando se le pida que defina una Direccin de ordenamiento, seleccione la opcin que desea y haga clic en Aceptar. El informe aparece con los grupos del campo seleccionado en el cuadro de dilogo Insertar grupo y ordenados en la direccin seleccionada en la solicitud del parmetro. Para seleccionar una direccin de ordenamiento diferente, haga clic en el botn Actualizar y seleccione "Pedir por valores de parmetro nuevos". Los grupos del informe se vuelven a ordenar para adaptarse a la nueva direccin de ordenamiento seleccionada.
200
10
Ordenamiento de registros en grupos

Una vez que haya agrupado sus datos, puede ordenar fcilmente los registros en los grupos para organizar ms la informacin. 1. Para ordenar registros en grupos Una vez que se hayan agrupado los datos, en el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros. Aparece el Asistente de ordenacin de registros.
Nota: Los campos de ordenamiento que comienzan con Grupo especifican que el ordenamiento se realiz automticamente cuando se agruparon los datos. 2. Resalte el campo por el que desee ordenar los registros dentro de los grupos y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista Ordenar campos. Sugerencia: El orden de los campos en el cuadro Campos de ordenamiento ser el orden de los datos. 3. 4. Especifique la direccin de ordenacin. Haga clic en Aceptar cuando termine.
201
10
Seleccin de grupos
Cuando agrupa o resume datos, todos los grupos del informe se incluyen de manera predeterminada. Sin embargo, habr ocasiones cuando no desee incluir todos los grupos. Por ejemplo:
Quiz desee ver solamente los grupos con determinados nombres de grupo o cuyos valores de resumen cumplan una condicin. Quiz desee ver solamente los grupos con los valores de resumen ms altos o ms bajos.
Puede seleccionar de dos formas diferentes los grupos que aparecen en el informe:
Consulte "Uso del Asistente de seleccin " en la pgina 202. Consulte "Uso de frmulas de seleccin " en la pgina 203.
Nota: Para resultados ms rpidos, limite los registros mediante la seleccin de registros antes de crear los grupos. Consulte "Seleccin de registros " en la pgina 178.
Uso del Asistente de seleccin

El Asistente de seleccin se puede usar para seleccionar grupos de registros tal como se seleccionan registros individuales. Cuando define los criterios de seleccin de grupos, en vez de basar dichos criterios en campos estndar, tal como lo hara para la seleccin de registros, los criterios se basan en campos de nombre de grupo o campos de resumen.
Si agrup sus datos, pero no los ha resumido, slo puede establecer la seleccin de grupos segn el campo de nombre de grupo. Por ejemplo, es preferible seleccionar solamente aquellos grupos cuya regin sea Massachusetts:
GroupName ({Cliente.REGIN}) = MA
Si ha resumido sus datos, puede establecer la seleccin de grupos segn el campo de nombre de grupo o el campo de resumen. Por ejemplo:
Sum({Cliente.VENTAS DEL AO PASADO}, {Cliente.REGIN}) > 10000
Nota: El Asistente de seleccin se puede usar para establecer solicitudes de seleccin de grupos y de seleccin de registros. Cuando se selecciona un campo de nombre de grupo o de resumen, el programa reconoce que los criterios de seleccin configurados estn dirigidos para la seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa realizar una seleccin de registros.
202
10
1.
Para establecer la seleccin de grupos usando el Asistente de seleccin Haga clic con el botn derecho en el campo de resumen en el que desea basar la seleccin de grupos y elija Asistente de seleccin en el men contextual. Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de seleccin. Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin destacar primero un campo de resumen del informe, aparece el cuadro de dilogo Elegir campo.
2. 3.
Use la lista desplegable para especificar los criterios de seleccin para el campo indicado. Para basar la seleccin de grupos en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo y elija el campo siguiente del cuadro de dilogo Elegir campo. Nota: Si no ha obtenido una vista previa del informe anteriormente ni ha actualizado los datos, no habr datos guardados en el informe. Sin los datos, el programa no puede calcular los valores de grupo; as, no aparecer ningn valor cuando haga clic en la flecha de la lista desplegable derecha. En esta situacin, tendr que escribir los valores que desea. Si desea trabajar con valores reales, primero es necesario obtener una vista previa de su informe. As calcula los valores resumidos reales disponibles con los que puede trabajar.
4.
Al terminar, haga clic en Aceptar en el Asistente de seleccin para volver al informe.
Uso de frmulas de seleccin

Con el Editor de frmulas de seleccin de grupos puede crear una solicitud de seleccin de grupos usando campos de grupo, campos de nombre de grupo y otras frmulas. Igual que con las frmulas de seleccin de registros, su nica restriccin es que la frmula que crea debe ser booleana; es decir, debe devolver un valor Verdadero o un valor Falso.
203
10
1. 2.
Para crear una frmula de seleccin de registros o grupos En el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin. Haga clic en Registro para crear una frmula de seleccin de registros. o bien Haga clic en Grupo para crear una frmula de seleccin de grupos. Aparecer Formula Workshop,
3.
Especifique la frmula de seleccin que desee en el Editor de frmulas de seleccin de grupos. Nota: El resultado de la frmula debe ser Booleano; es decir, debe ser Verdadero o Falso.
4. 5. 6.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de frmulas. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar. Cuando el programa ejecute el informe, incluir solamente los registros o grupos de registros que se especificaron.
Solucin de problemas en frmulas de seleccin de grupos

En algunos casos, no se imprime ningn valor cuando se usa una frmula de seleccin de grupos, aunque existan valores que cumplan con los criterios de seleccin. Normalmente, en estos casos:
La frmula de seleccin de grupos hace referencia a otra frmula. La frmula a la que se hace referencia es la que calcula el valor de cada grupo como porcentaje del valor total de todos los grupos (es decir, un subtotal como porcentaje de un total general). Para corregir una frmula de seleccin de grupos Use Xtreme.mdb para crear un informe que incluya los siguientes campos:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
1.
Para cada pedido, el informe muestra el cliente que hizo dicho pedido, la regin donde se encuentra el cliente, el nmero de ID del pedido y el monto del pedido. 2. Agrupe el informe segn el campo {cliente.REGIN}.
204
10
3.
Inserte un resumen que calcule subtotales del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para cada grupo {cliente.REGIN}. El programa calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} cada vez que cambia la regin. Consulte "Clculo de subtotales de datos " en la pgina 221.
4. 5.
Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para ver el valor total de todos los pedidos hechos. Cree una frmula denominada Porcentaje que calcule cada subtotal como porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos para cada grupo de regiones como porcentaje de todos los pedidos hechos.
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN}) % Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
6. 7.
Coloque la frmula en la seccin Pie de grupo del informe. Nombre a la frmula (@Porcentaje) en una frmula de seleccin de grupos que slo seleccione aquellos grupos para los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea inferior al 5%, para poder determinar cules regiones contribuyeron individualmente con menos del 5% de las ventas totales:
{@Porcentaje} < 5
Cuando haga clic en Comprobar, recibir el siguiente mensaje de error:

Esta frmula no puede ser usada porque debe ser evaluada ms tarde.
8.
En vez de usar el nombre de la frmula (en este caso @Porcentaje) en la frmula de seleccin de grupos, ingrese la frmula misma (la frmula denominada @Porcentaje). As, en vez de usar la frmula de seleccin de grupos:
{@Porcentaje} < 5
use la frmula de seleccin de grupos:

Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN}) % Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}) < 5
Ahora, cuando imprima, slo se imprimirn las regiones que contribuyeron con menos del 5%.
205
10
Agrupar datos en intervalos

Puede agrupar sus datos en intervalos. Grupos de edad, perodos y categoras de ventas son algunos de los grupos de intervalos que se pueden crear. En este ejemplo, clasificar a los clientes por el monto del negocio realizado el ao anterior. Este ejemplo usa el agrupamiento por orden especfico. Este tipo de agrupamiento le permite especificar los registros que se incluyen en cada grupo. Puede definir los intervalos que desea y el programa hace el resto. 1. Cmo agrupar datos en intervalos Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {cliente.CODIGO POSTAL} {cliente.PAIS} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
2. 3.
En el men Insertar, haga clic en Grupo. Dado que desea configurar intervalos basndose en las ventas del ao anterior, seleccione el campo Ventas del ao pasado en la lista desplegable del cuadro de dilogo Insertar grupo, como campo de referencia para ordenar y agrupar. Seleccione la opcinen orden especificado de la segunda lista de desplazamiento. Aparece la ficha Orden Especifico del cuadro de dilogo Insertar grupo.
4.
5.
Haga clic en el botn Nuevo.
206
10
El programa despliega el cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo.
6.
Escriba Menos de $10,000 en el campo Nombre del grupo. Este es el nombre que aparecer como el valor del campo Nombre de grupo para el grupo.
7.
Como el primer grupo contendr slo aquellos registros que tienen una cifra de ventas del ao anterior inferior a los 10.000 $, establezca los campos para que su condicin se lea:
is less than 10000 (es menor que 10,000)
8. 9.
Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. Haga clic en Nuevo. El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.
10. Esta vez, configure un segundo grupo, un grupo que contenga valores de entre $10,000 y $25,000.
Escriba $10,000 a $25,000 en el campo Nombre del grupo. Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la siguiente: est entre. Especifique un rango de valores:
Escriba 10000 en el campo de arriba. Escriba 25000 en el campo de abajo.
11. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especfico. 12. Haga clic en Nuevo. El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer.
207
10
13. Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los $25,000.
Escriba Ms de $25,000 en el campo Nombre del grupo. Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la siguiente: es mayor que. Escriba 25000.
14. Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. 15. Haga clic en Aceptar. El informe se agrupa por intervalos en un orden especfico.
Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa

Usted podra desear dividir sus datos en grupos basndose en la primera letra del nombre de una compaa. En una lista de clientes, por ejemplo, podra desear en un grupo a todos los clientes A, a los B en otro y as sucesivamente. Esto requiere el uso de una frmula. No se preocupe si an no se est familiarizado con las frmulas. Aqu le mostraremos qu frmula necesita y cmo introducirla. Puede aprender ms acerca de cmo crear y editar frmulas en "Informacin general de frmulas " en la pgina 474. Usted crear una frmula que extraer la primera letra del nombre de cada cliente. Luego ha de agrupar los datos utilizando ese campo de frmula como el campo para ordenar y agrupar. El programa ordenar los datos basndose en la primera letra del nombre de cada cliente y empezar un nuevo grupo cada vez que cambie la letra. 1. Para agrupar datos por la primera letra del nombre de la compaa Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {cliente.CODIGO POSTAL} {cliente.PAIS}
2. 3. 4.
En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, especifique el nombre que desea para identificar la frmula, por ejemplo Primera letra y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
208
10
Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. 5. 6. 7. 8. 9. Escriba la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
{Cliente.Nombre de cliente} [1]
Haga clic en el botn Cerrar del Formula Workshop. Se vuelve al informe. En el men Insertar, haga clic en Grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo. Seleccione un campo de frmula de la primera lista desplegable como campo segn el cual desea agrupar los datos. Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista desplegable. El programa lo regresar a su informe con los datos agrupados por el campo de frmulas que especific. Los datos estn divididos en grupos basados en la primera letra del nombre del cliente. La frmula provee un encabezado dinmico para cada grupo. Para mayor informacin sobre encabezados dinmicos, vea "Encabezados dinmicos " en la pgina 226.
10. Haga clic en Aceptar.
Temas relacionados:
"Informacin general de frmulas " en la pgina 474 "Agrupar datos " en la pgina 196 "Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206 "Creacin de encabezados de grupo " en la pgina 225
Agrupar datos jerrquicamente

Caractersticas de los datos necesarios para la agrupacin jerrquica
Puede agrupar los datos de un informe para que muestren relaciones jerrquicas. Al agrupar datos jerrquicamente, Crystal Reports ordena la informacin segn la relacin entre dos campos. En los datos que se utilicen para el informe debe ser inherente una relacin jerrquica.
Para que el programa reconozca una relacin entre los campos principal y secundario, ambos deben pertenecer al mismo tipo de datos. Los datos del campo principal deben ser un subconjunto de los datos del campo secundario.
209
10
Para que el nivel superior de la jerarqua aparezca en el informe, el valor debe aparecer en los datos secundarios y la fila correspondiente de los datos principales debe estar vaca. No puede existir lgica circular en los datos (es decir, A no puede estar relacionado con B si B est relacionado con C y C est a su vez relacionado con A).
Por ejemplo, si desea mostrar la relacin jerrquica de las personas que trabajan en un departamento, podra agrupar los datos por nombre de empleado (campo secundario) y especificar la jerarqua utilizando el campo que indica de quin depende el empleado (campo principal). Las tablas de la base de datos podran parecerse a las del siguiente ejemplo: Empleado (secundario) Julia Mara Gerardo Alberto Toms Beatriz Teresa Gustavo Valeria Graciela Francesca Ruth Margarita Pablo Carlos Toms Toms Mara Toms Toms Toms Toms Mara Graciela Graciela Mara Margarita Margarita Supervisor (principal) Toms
Los campos Empleado y Supervisor contienen datos coincidentes, lo que implica una relacin jerrquica. Existen 15 nicos nombres de empleado y cuatro de ellos aparecen tambin como supervisores (Mara, Toms, Graciela y Margarita). Tres empleados dependen de Mara, siete de Toms, dos de Graciela y dos de Margarita. Nota: Mara no tiene ningn supervisor. Este dato implica que Mara es una supervisora de nivel superior que no depende de nadie ms de la tabla.
210
10
Si agrupa un informe Crystal segn el campo Empleado, puede ordenar los datos para mostrar la relacin jerrquica entre estos empleados y sus supervisores.
Caractersticas de un informe agrupado jerrquicamente

Adems de una representacin visual de la jerarqua inherente de los datos, un informe Crystal agrupado jerrquicamente cuenta con otras caractersticas:
Cuando profundiza en un grupo de la jerarqua, la vista de profundizacin tambin muestra los registros de niveles inferiores en la jerarqua. El informe contiene pies de pgina de grupo jerrquico que incluyen los registros de niveles inferiores en la jerarqua de cada grupo. Puede resumir datos entre las jerarquas. Utilice la funcin de posicin X condicional para asegurarse de que la sangra configurada para mostrar relaciones jerrquicas no afecta a otros campos de la misma seccin del informe. Los niveles jerrquicos son compatibles con el lenguaje de frmulas mediante el uso de las funciones HierarchyLevel y GroupingLevel.
Nota: No se pueden utilizar resmenes jerrquicos en frmulas. Para agrupar datos jerrquicamente 1. Cree o abra un informe que contenga los datos que desea agrupar y ordenar jerrquicamente.
2.
En el men Insertar, haga clic en Grupo.
211
10
3.
En el cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione el campo que desea utilizar como base de la jerarqua (el campo secundario). Por ejemplo, si desea ver la estructura jerrquica de los empleados de una compaa, seleccione el campo de empleado.
4.
Seleccione en orden ascendente. De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo segn el cual est agrupando.
5.
Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo, haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificacin Personalizar campo del nombre del grupo. Por ejemplo, si agrup por el campo de empleado, cada vez que cambie un grupo ver el nombre del empleado correspondiente. Si desea mostrar un valor distinto (nombre del empleado en lugar de Id. de empleado), personalice el campo de nombre de grupo eligiendo otro campo de datos o creando una frmula.
6.
Haga clic en Aceptar. El grupo creado se agrega al informe.
7.
En el men Informe, haga clic en Opciones de agrupamiento jerrquico.
212
10
8.
En la lista Grupos disponibles del cuadro de dilogo Opciones de agrupamiento jerrquico, seleccione el grupo que desea organizar jerrquicamente. Seleccione la casilla de verificacin Ordenar datos por jerarquas.
9.
10. En la lista Campo de ID principal, seleccione el campo por el que desea que se organice el campo de ID de instancia. Por ejemplo, si se trata de un informe jerrquico de empleados, puede seleccionar el campo de datos que contiene el supervisor a quin informa el empleado. Nota: Los campos de ID de instancia y de ID principal deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si el campo de ID de instancia contiene datos de cadena, el campo de ID principal tambin debe contener datos de cadena. 11. En el campo Sangra del grupo, escriba una sangra para cada subgrupo.
Nota: El valor que introduce en el campo Sangra del grupo afecta a los dems objetos incluidos en la misma rea que el grupo jerrquico. Por ejemplo, si el informe contiene un campo de salario en la misma lnea que el nombre del empleado, el campo de salario tambin se sangra cuando utiliza el campo de empleado para crear un grupo jerrquico. Para sangrar slo los registros jerrquicos y ningn otro objeto, defina este valor como 0 (cero) y utilice la funcin de posicin X condicional. Consulte "Para sangrar una jerarqua sin afectar a otros campos " en la pgina 214 para obtener ms informacin. 12. Haga clic en Aceptar. Los datos del informe se agrupan por jerarquas.
213
10
Nota: En este ejemplo, se ha ocultado la seccin Detalles del informe para mostrar con ms claridad la ordenacin jerrquica.
Ahora el informe est agrupado por nombre de empleado y ordenado de forma que muestre la jerarqua de supervisores. Puede ver que Mina, cuyos datos de empleado no tienen asociado ningn supervisor, est situada en la parte superior de la lista. Bajo el nombre de Mina aparecen los supervisores que dependen de ella y, bajo ellos, una lista de los empleados que les informan. Nota: El nivel en que aparece un nombre en la jerarqua de este informe est determinado por el nmero de empleados que le informan. Los empleados de los que no depende nadie aparecen en el nivel inferior de la jerarqua. Si lo desea, puede calcular los campos de resumen en el nuevo agrupamiento jerrquico. Al insertar un subtotal, un total general o un resumen de la forma habitual, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas. Para obtener ms informacin, consulte "Resumen de datos agrupados " en la pgina 216 y "Clculo de subtotales " en la pgina 221. Para sangrar una jerarqua sin afectar a otros campos Nota: Para que este procedimiento funcione, debe asegurarse de que el valor del campo Sangra del grupo del cuadro de dilogo Opciones del grupo jerrquico se define como 0 (cero). 1. 2. 3. Haga clic con el botn derecho en el campo que desea agrupar de forma jerrquica y seleccione Tamao y posicin. Haga clic en el botn Frmula condicional situado junto al campo de valor de la posicin X. En el Formula Workshop, introduzca el texto de la frmula para la posicin X condicional.
214
10
Por ejemplo, introduzca un texto de frmula similar al siguiente:

numbervar hLevel := HierarchyLevel (1); numbervar deltaX := 0; if (hLevel > 1) then deltaX := (hLevel - 1) * 0,4; deltaX := deltaX * 1440;
Nota:
Existen varios mtodos para crear esta frmula; este cdigo es un ejemplo de uno de ellos. Las posiciones se miden en twips (una pulgada contiene 1440 twips).
Busque en la ayuda en lnea HierarchLevel (GroupingLevel) para obtener ms informacin sobre la funcin usada en este ejemplo. 4. 5. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin de posicin.
Crystal Reports desplaza los valores de los datos jerrquicos a las nuevas posiciones basndose en su nivel en la jerarqua, pero conserva los dems objetos incluidos en las mismas lneas en las posiciones originales.
Edicin de grupos
1. 2. 3. 4. 5. Para editar un grupo En el men Informe, haga clic en Asistente de grupos. En la lista Agrupar por del cuadro de dilogo Asistente de grupos, seleccione el grupo que desee editar. Haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo, edite el grupo cuanto sea necesario. Haga clic en Aceptar una vez para cerrar el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo y otra vez para cerrar el cuadro de dilogo Asistente de grupos. El informe refleja los cambios hechos al grupo.
215
10
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Resumen de datos agrupados
Resumen de datos agrupados

Uno de los principales objetivos de separar datos en grupos es ejecutar clculos en cada grupo de registros en lugar de hacerlo en todos los registros del informe. Cuando el programa resume datos, los clasifica, los separa en grupos y, a continuacin, resume los valores de cada grupo. Esto se hace automticamente. El programa incluye una serie de opciones de resumen. Dependiendo del tipo de datos del campo que va a resumir, puede:
Sumar los valores de cada grupo. Contar todos los valores o slo los que son distintos de otros. Determinar el valor mximo, mnimo, medio o N mayor. Calcular hasta dos tipos de desviaciones y variaciones estndar. Informes de lista de clientes: Determinan el nmero de clientes en cada estado. En el resumen se cuentan los distintos clientes de cada grupo del estado. Informes de pedido: Determinan el promedio de pedidos hechos cada mes. En el resumen se calcula el tamao del pedido medio por cada grupo mensual. Informes de ventas: Determinan las ventas totales por agente de ventas. En el resumen se suma o se calcula el subtotal para los importes de los pedidos de cada grupo de representantes.
Por ejemplo:
Nota: Tambin puede calcular campos de resumen a lo largo del agrupamiento jerrquico. Para realizar esta accin, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas en el cuadro de dilogo Insertar resumen. 1. 2. 3. 4. Para resumir datos agrupados En el men Insertar, haga clic en Resumen. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. Seleccione el campo que desee resumir en la lista Elegir el campo para resumir. Seleccione una operacin de resumen en la lista Calcular este resumen. Seleccione una ubicacin de la lista Ubicacin del resumen en la que desee colocar el resumen. Sugerencia: Puede crear un grupo nuevo para el informe haciendo clic en el botn Insertar grupo.
216
10
5.
Si desea que se muestre el valor de resumen como porcentaje de un total, seleccione Mostrar como porcentaje de en el rea Opciones y, a continuacin, seleccione un campo de total en la lista. Para obtener ms informacin sobre porcentajes, consulte "Porcentajes " en la pgina 224.
6.
Si desea resumir entre una jerarqua, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas. Para obtener ms informacin sobre jerarquas, consulte "Agrupar datos jerrquicamente " en la pgina 209.
7.
Haga clic en Aceptar cuando termine. "Clculo de subtotales de datos " en la pgina 221
Temas relacionados:
Ordenamiento de valores de grupo resumidos

Los grupos pueden mostrarse en orden ascendente o descendente segn valores de resumen. Por ejemplo, en un informe de pedidos, si calcula el subtotal del importe del pedido por estado, podra ordenar los grupos:
De menor a mayor importe (ascendente). De mayor a menor importe (descendente).
Puede ordenar los grupos de un informe por valores resumidos usando el comando Asistente de ordenacin de grupo del men Informe. 1. Para ordenar grupos por un valor de resumen Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de ordenacin de grupos con una ficha por cada uno de los grupos del informe que tenga un valor resumido. 2. 3. 4. Haga clic en la ficha que corresponda al grupo que desea ordenar. Seleccione la opcin Todo del cuadro desplegable a la izquierda. Elija el resumen en el que desee basar la seleccin en la lista desplegable segn de la derecha. La lista desplegable segn de la derecha se utiliza en los casos en los que existen varios resmenes dentro de una misma seccin de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, puede calcularse la suma y el promedio de los pedidos de cada cliente, y mostrar ambos valores en una misma seccin de grupo. En este caso, podra elegir entre la suma y el promedio en la lista desplegable.
217
10
5. 6.
Especifique la direccin de ordenacin. Para seleccionar un segundo grupo de ordenacin, repita los pasos de 2 a 5.
Al ejecutar el informe, el programa ordenar los grupos segn el valor o valores especificados.
Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o porcentajes

En ocasiones ser conveniente mostrar solamente los primeros o los ltimos grupos o porcentajes de un informe: las lneas de productos de mayor venta, los pases con mayor porcentaje de ventas hasta totalizar un 25 por ciento, los estados que han generado ms pedidos, etc. Dado que este tipo de selecciones es muy frecuente, el programa incluye el Asistente de ordenacin de grupos para facilitar su configuracin. Existe otra cuestin que debe considerarse para mostrar los N primeros valores: qu hacer con los registros de los grupos que no pertenecen a los criterios de N superiores o N inferiores establecidos. Debe decidir si desea eliminar completamente estos registros del informe, o si desea reunirlos en un mismo grupo. El programa le permite elegir cualquiera de estas opciones. El programa le permite elegir cualquiera de las dos opciones. Nota:
Un informe debe contener un valor de resumen para poder establecer una seleccin de N superiores o N inferiores. Consulte "Resumen de datos agrupados " en la pgina 216. Se recomienda no usar un grupo que est ordenado jerrquicamente en una seleccin de N superiores o inferiores. La integridad del orden jerrquico del grupo puede verse afectada por la seleccin de N superiores o inferiores.
Para seleccionar los grupos N superiores o inferiores Nota: Los siguientes pasos muestran cmo seleccionar grupos N superiores o inferiores. Los porcentajes superiores o inferiores se comportan de la misma manera; nicamente es necesario definir el valor del porcentaje en lugar del nmero de grupos. 1. Haga el informe y resuma los datos como lo desee. Cuando resume los datos, el programa divide los datos en grupos y resume cada grupo.
Con los grupos N superiores, se estn dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que tengan los valores de resumen ms altos (N superiores).
218
10
2.
Con los grupos N inferiores, se estn dando instrucciones al programa para que muestre los grupos que tengan los valores resumidos ms bajos(N inferiores).
Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el Asistente de ordenacin de grupo con una ficha para el grupo. Nota: Si hay varios grupos, el programa mostrar una ficha para cada uno.
3. 4.
Seleccione N Superiores o N Inferiores en la lista desplegable. Elija el resumen en el que desee basar la seleccin en la lista desplegable segn de la derecha. La lista desplegable segn de la derecha se utiliza en los casos en los que existen varios resmenes dentro de una misma seccin de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, puede calcularse la suma y el promedio de los pedidos de cada cliente, y mostrar ambos valores en una misma seccin de grupo. En este caso, podra elegir entre la suma y el promedio en la lista desplegable.
5.
En el cuadro de texto Donde N es, especifique el nmero de grupos que desea mostrar. Por ejemplo:

6.
Para obtener un informe sobre las tres lneas de productos ms vendidas, establezca que N sea igual a tres. Para obtener un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, establezca que N sea igual a cinco.
Haga clic en la casilla de verificacin Incluir otros, con el nombre y especifique un nombre si desea reunir los registros restantes en un grupo nico.
219
10
7.
Active Incluir iguales para acomodar los grupos cuyos valores de resumen sean iguales. Por ejemplo, supongamos que existen los grupos siguientes:
Pedido 1 = 100 Pedido 2 = 90 Pedido 3 = 80 Pedido 4 = 80
Si establece 3 como valor de N, pero no activa Incluir iguales, el informe slo mostrar Pedido 1, Pedido 2 y Pedido 3. Si, en el mismo escenario, s activa Incluir iguales, el informe mostrar Pedido 1, Pedido 2, Pedido 3 y Pedido 4, incluso cuando N tenga el valor 3. De esta forma, el programa acomoda los valores coincidentes de los pedidos 3 y 4. 8. Haga clic en Aceptar cuando termine. Cuando el programa ejecute el informe, slo incluir los grupos especificados.
Seleccin de los primeros o ltimos grupos o porcentajes de forma condicional

Si desea que los usuarios seleccionen su propio valor en N Superiores, N inferiores o un porcentaje mximo o mnimo, cree un parmetro que solicite el valor que Crystal Reports puede enviar a continuacin a una frmula de seleccin condicional. Para seleccionar un nmero de grupos o un valor de porcentaje condicionales 1. Abra o cree el informe que desea utilizar para la seleccin del valor o el porcentaje condicionales. Nota: Este informe debe contener un grupo e informacin de resumen, como se describe en "Seleccin de los N primeros o N ltimos grupos o porcentajes " en la pgina 218. 2. 3. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Cree un parmetro de nmero. Sugerencia: Para obtener informacin sobre la creacin de parmetros, vea "Crear un parmetro mediante una solicitud esttica " en la pgina 506.
220
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Clculo de subtotales
10
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Haga clic en Aceptar para guardar el parmetro. En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de grupos. En este asistente, seleccione el tipo de ordenacin de grupos que desea. Seleccione cualquier opcin excepto Sin orden o Todo. Haga clic en el botn Frmula condicional situado junto al campo de valor de porcentaje o N. En el Formula Workshop, introduzca el campo de parmetro creado en el paso 3. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe.
10. Haga clic en Aceptar para guardar la ordenacin de grupo. 11. Cuando se le solicite que introduzca un nmero o un porcentaje, seleccione el valor que desee y haga clic en Aceptar. El informe aparece slo con el nmero de grupos que se ajusta al valor introducido en la solicitud del parmetro. Para introducir un valor diferente, haga clic en el botn Actualizar y seleccione "Pedir por valores de parmetro nuevos". Los grupos del informe se actualizan para mostrar el nuevo valor introducido.
Clculo de subtotales
Un subtotal es un resumen que calcula totales o suma valores numricos de un grupo. Nota: Si crea un subtotal utilizando tablas de base de datos que son agrupadas por vnculos de uno a varios, necesite utilizar un total acumulado en vez de un subtotal. Consulte "Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios " en la pgina 237.
Clculo de subtotales de datos

En este ejemplo calcular los subtotales de las ventas del ao pasado por pas. 1. Para calcular subtotales de datos Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.REGION} {cliente.CODIGO POSTAL} {cliente.PAIS} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
221
10
2.
Haga clic con el botn secundario en el campo Ventas del ao pasado, seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen con el campo seleccionado enumerado como campo que se desea resumir.
3.
Haga clic en Insertar grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo en el que puede especificar el grupo que desea agregar al informe.
4. 5.
Seleccione el campo por el que desea los datos agrupados, especifique la direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar cuando termine. En el cuadro de dilogo Insertar resumen, seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se calculan subtotales para los valores de cada grupo.
Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones

Es posible que en un informe de pedidos o una factura necesite extender precios para elementos de lnea individuales y, a continuacin, calcular el subtotal de las extensiones. Esto se hace usando una frmula simple para extender los precios y, a continuacin, se calcula el subtotal del campo de frmula. 1. Para extender el precio y calcular subtotales de las extensiones Inicie un informe utilizando los datos de muestra Xtreme.mdb y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{pedidos.ID DEL CLIENTE} {detalle del pedido. ID DEL PRODUCTO} {detalle del pedido.CANTIDAD} {detalle del pedido.PRECIO UNITARIO}
2.
Para crear la frmula de extensin de precios, seleccione la opcin Explorador de campos del men Ver. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. Escriba el nombre con el que desee identificar la frmula y haga clic en Aceptar. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. Ingrese la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
3. 4.
5.
222
10
{Detalles del pedido.Cantidad} * {Detalles del pedido.Precio unitario}
6.
Haga clic en el botn Cerrar del Formula Workshop. Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Explorador de campos con el nombre de la frmula enumerada en el nodo Campos de frmula.
7. 8.
Arrastre y coloque el campo de frmula a la derecha del campo Precio unitario en la seccin Detalles del informe. Para calcular subtotales de la frmula de extensiones, haga clic con el botn secundario en el campo de frmula, seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. Haga clic en Insertar grupo y cree un grupo en el campo {pedidos.FECHA DEL PEDIDO}. Nota: El cuadro desplegable La seccin ser impresa no se activar hasta que elija el campo Fecha del pedido.
9.
10. Elijapara cada semana como intervalo del grupo.
11. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Insertar resumen. 12. Seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Sus datos se ordenan por fecha y se agrupan en intervalos de una semana.
223
10
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Porcentajes
Porcentajes
Clculo de un porcentaje
Puede calcular el porcentaje de un grupo en un agrupamiento ms amplio. Por ejemplo, puede mostrar el porcentaje de ventas de cada ciudad segn las ventas totales de cada pas. O bien puede ver el porcentaje del total general de las ventas que aporta cada pas. 1. 2. Para calcular un porcentaje En el men Insertar, haga clic enResumen. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. Seleccione el campo para el que desea calcular la suma. Por ejemplo, puede que desee insertar un campo que calcule la suma de las ventas del ao pasado. 3. 4. Seleccione Suma en la lista Calcular este resumen. Seleccione la ubicacin del resumen. Nota: La ubicacin del resumen no puede ser Total general (Pie de pgina de informe) cuando se est calculando un porcentaje. 5. 6. Haga clic en la casilla de verificacin Mostrar como porcentaje de. Seleccione el grupo en el que desea basar el porcentaje. Puede mostrar un porcentaje de un grupo dentro de otro grupo o mostrar un porcentaje del total general.
224
Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Encabezados de grupo
10
7.
Haga clic en Aceptar. El campo de porcentaje de resumen se aade al informe.
Encabezados de grupo
Creacin de encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea una seccin de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal o resumido) y una seccin de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca automticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados de grupo son tiles e incluso necesarios, si desea que los datos del informe sean claros y fciles de entender. Aunque el programa crea un encabezado de grupo automticamente, usted quizs quiera cambiar o modificar el encabezado para ajustarlo a sus necesidades. En esta seccin aprender cmo crear los cuatro tipos ms comunes de encabezados de grupo:
"Encabezados estndar " en la pgina 225 "Encabezados dinmicos " en la pgina 226 "Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula " en la pgina 227 "Encabezados para grupos personalizados " en la pgina 228
Encabezados estndar
Un encabezado estndar es un bloque de texto, utilizado para identificar cada grupo de una manera genrica. Cliente, Estado y Pedidos Mensuales son ejemplos de este tipo de encabezados.
225
10
Aunque el encabezado es en cierto modo descriptivo (Ventas Regionales indica claramente que se trata de un grupo regional), nunca se puede saber qu regin est en el grupo sin antes observar los detalles del grupo. 1. 2. 3. 4. Para crear un encabezado estndar Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Cuando el puntero de objeto aparezca, desplace y coloque el marco del objeto en la seccin Encabezado de grupo. Escriba luego el texto que desea usar para su encabezado. Haga clic fuera del marco cuando termine para completar el proceso. Ahora, cuando ejecute el informe, el mismo encabezado aparecer al principio de cada grupo.
Encabezados dinmicos
Un encabezado dinmico es el que cambia basndose en el contenido del grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por regin, por ejemplo, un encabezado dinmico identificara la regin detallada en cada grupo. As, los datos del grupo de Arizona, tendran un encabezado que los identificara como tales y a los de California, como de California y as respectivamente. Nota: Cuando se crea un grupo, el programa inserta automticamente un campo de nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo, a menos que se haya desactivado la opcin utilizando el comando Opciones del men Archivo. La informacin siguiente detalla cmo puede insertar manualmente dicha seccin (si es que el programa no inserta una automticamente) y cmo crear diferentes tipos de encabezados dinmicos para diferentes necesidades.
Nombre de grupo solamente

El encabezado dinmico ms fcil de crear es un valor de campo de identificacin. 1. 2. 3. Para crear un encabezado activo slo por nombre de grupo En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo con el que est trabajando y arrstrelo y colquelo en la seccin Encabezado de grupo de dicho grupo. Al ejecutar el informe, el identificador de valor del campo de grupo aparecer como encabezado de grupo para cada grupo de regin.
226
10
Nombre de grupo con texto

Un tipo ms complejo de encabezado dinmico, combina texto y un valor de un campo. Un encabezado de grupo tpico para datos divididos por regin de este tipo sera, Ventas de California o Clientes en el cdigo postal 60606. Para crear estos encabezados:
Inserte un objeto de texto en la seccin Encabezado de grupo. Escriba el texto que desea que aparezca. Introduzca el campo Nombre de Grupo en el campo de texto donde desea que aparezca en el Encabezado de Grupo.
Por ejemplo, si desea que su encabezado diga Ventas de y a continuacin el nombre de la regin en el grupo actual (Ventas de Arizona, Ventas de California y as sucesivamente), siga stos pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Para crear un encabezado activo con nombre de grupo usando texto Haga clic en el botn Insertar objeto de texto de la barra de herramientas Insertar herramientas. Coloque el marco del objeto en la seccin Encabezado de grupo del grupo. Escriba Ventas de y un espacio despus de esto. Haga clic en el botn Explorador de campos situado en la barra de herramientas estndar. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. Seleccione el campo Nombre del grupo que coincida con el grupo con el que est trabajando y arrstrelo y colquelo en el objeto de texto, inmediatamente despus del texto y del espacio que escribi. Sugerencia: Expanda el tamao del cuadro de texto para que tanto el texto como el campo de grupo puedan caber. 7. D al texto el formato que desee. Ahora, cuando ejecute el informe, el programa crear un encabezado dinmico (con texto) para cada uno de sus grupos.
Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula

Cuando crea un grupo y utiliza un campo de frmula como el campo para ordenar y agrupar, el programa crea automticamente un campo de nombre de grupo basndose en el valor producido por la frmula. Por ejemplo, si usted crea esta frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
y despus agrupa la frmula, el programa agrupar sus datos basndose en la primer letra del campo Nombre del Cliente.
227
10
Para crear en encabezado de grupo dinmico para un grupo basndose en una frmula, simplemente inserte el campo nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo. Cuando ejecute el informe, el grupo A tendr a la letra A como encabezado, el grupo B a la letra B y as sucesivamente. Para obtener ms informacin, consulte "Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa " en la pgina 208 y "Agrupar datos en intervalos " en la pgina 206. Para crear un encabezado ms descriptivo, como Clientes que empiezan con la letra B, consulte "Nombre de grupo con texto " en la pgina 227.
Encabezados para grupos personalizados

El ltimo tipo de encabezado es el que se usa para grupos personalizados que usted crea cuando agrupa cosas en un orden especificado. Cuando utiliza agrupamientos de orden especificado, usted especifica el nombre para cada grupo y los registros que le pertenecen. Como en las otras situaciones de agrupamiento, el programa vuelve a crear un campo de nombre de grupo para cada grupo, basndose en los nombres de grupo que usted especific. 1. 2. 3. Para crear un encabezado para grupos personalizados En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, expanda la carpeta Campos de nombre de grupo. Seleccione el campo Nombre del grupo que corresponda al grupo personalizado y arrstrelo y colquelo en la seccin Encabezado de grupo de dicho grupo.
El programa aplicar automticamente cada uno de los nombres de grupo que asign al grupo apropiado. Nota: Asegrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el cuadro de dilogo Definir Grupo Nombrado, los nombres que asigna son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
228
10
Eliminacin de encabezados de grupos

Es posible ocultar encabezados de grupo en su informe. 1. 2. 3. Para suprimir encabezados de grupos Haga clic con el botn derecho en el encabezado de grupo y seleccione Dar formato al campo. En el Editor de Formato, en la ficha Comn, haga clic en la casilla de verificacin Suprimir. Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Para mostrar nuevamente el encabezado de grupo, quite la marca de la casilla de verificacin Suprimir.
Profundizacin en encabezados de grupo

Para facilitar la visualizacin de los informes, puede ocultar los detalles de su informe y slo tener visibles los encabezados de grupo. Cuando sea necesario, puede hacer clic en el encabezado de grupo para ver los detalles de informe. 1. 2. 3. Para profundizar en encabezados de grupos Haga clic con el botn derecho en la seccin gris Detalles a la izquierda del informe. Seleccione Ocultar (se permite profundizar). Haga clic en Actualizar. Al colocar el cursor sobre un encabezado de grupo, ste se convierte en una lupa.
229
10
4.
Haga doble clic en el encabezado de grupo para profundizar hasta la informacin detallada. Aparece una ficha de profundizar en el Report Designer. Haga clic en las fichas Diseo o Vista previa para volver a esa vista.
Temas relacionados:
"Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos " en la pgina 121
230
Totales acumulados
captulo
11
Totales acumulados Introduccin a los totales acumulados
Introduccin a los totales acumulados

Los campos de total acumulado son similares a los campos de resumen pero permiten mayor control sobre cmo se calcula el total y cuando se restablece. Los campos de total acumulado estn especficamente diseados para ejecutar las siguientes funciones de totalizacin:
Mostrar valores de un total acumulado mientras se calcula registro a registro. Calcular el total de un valor independiente del agrupamiento del informe. Calcular el total de un valor condicional. Calcular el total de un valor despus de que se haya aplicado una frmula de seleccin de grupos. Calcular el total de un valor de la tabla principal en una relacin de vnculo de uno a varios.
Funcionamiento de los totales acumulados

Un campo de total acumulado se crea con el Asistente de Total Acumulado. El asistente le pedir seleccionar un campo para resumir, la clase de operacin de resumen que se ejecutar, una condicin sobre la cual basar la evaluacin y una condicin sobre la cual restablecer la evaluacin. Nota: Un campo de total acumulado se puede utilizar en campos de base de datos y en frmulas de primer pase, pero no frmulas de segundo pase o en frmulas que hagan referencia a otras de segundo pase. Para obtener informacin ms detallada, consulte "Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple " en la pgina 602.
Colocacin de campos de total acumulado

El clculo de un campo de total acumulado est determinado por los ajustes seleccionados en el Asistente de total acumulado. Sin embargo, la ubicacin del total acumulado afectar al valor que aparece en el informe. Por ejemplo, si un campo de total acumulado que evala todos los registros y no se restablece (un total general) en el encabezado del informe, slo aparecer el valor del primer registro. Si coloca el mismo campo de total acumulado en el pie del informe, obtendr el valor deseado. El campo de total acumulado se calcula correctamente en ambos casos, pero se muestra demasiado pronto en el primero de ellos. La lista siguiente resume los registros que se incluyen en el clculo cuando se coloca un total acumulado en diversas secciones de informes. Esta lista supone que el total acumulado no se restablece.
232
Totales acumulados Creacin de totales acumulados
11
Encabezado de informe Encabezado de pgina Encabezado de grupo Detalles Pie de pgina de grupo Pie de pgina
Primer registro del informe Todos los registros hasta el primer registro de la pgina actual incluido. Todos los registros hasta el primer registro del grupo actual incluido. Todos los registros hasta el registro actual incluido. Todos los registros hasta el ltimo registro del grupo actual incluido. Todos los registros hasta el ltimo registro de la pgina actual incluido.
Pie de informe Todos los registros del informe
Creacin de totales acumulados

Creacin de totales acumulados en una lista
Los totales acumulados son cantidades que pueden mostrarse registro por registro. Calculan los totales de todos los registros (en el informe, en el grupo, etc.) hasta el registro actual incluido. La forma ms elemental de un total acumulado es un total acumulado mantenido en una lista. En este tutorial usted va a crear este tipo de informe, configurando un total acumulado para una lista de cantidades de pedido. Nota: Los campos de totales acumulados usan el signo # como prefijo. 1. Para crear un total acumulado en una lista Para comenzar, cree un informe usando la base de datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Cliente y Pedidos, y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2. 3.
En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado.
233
11
4. 5.
Introduzca el nombre "TotalPedidos" en el cuadro de texto Nombre del total acumulado Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de campo y seleccione {pedidos.ID DEL PEDIDO} como campo A cambio de. El total acumulado ser ejecutado cada vez que el campo cambie. En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca (esto le dar un total acumulado que nunca se restablece, es decir, que contina a travs del informe). Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos.
6. 7.
8.
9.
10. Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. Este total contina sin interrupcin a travs del informe.
Crear totales acumulados de grupos

Otro uso comn de totales acumulados es llevar la cuenta de los elementos en un grupo. El total acumulado empieza con el primer elemento del grupo y termina con el ltimo. A continuacin, empieza por el grupo siguiente, luego el siguiente, etc. En este ejemplo, usted va a crear un informe que:

1.
Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente. Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo. Muestra el subtotal de cada grupo de clientes. Para crear un total acumulado para un grupo Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
234
11
2. 3. 4. 5. 6.
En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total acumulado) en el cuadro de texto Nombre del Total acumulado. Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} del cuadro de lista Campos y Tablas disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin Para cada registro En la seccin Restablecer, haga clic en Al cambiar de grupo y acepte el nombre predeterminado del grupo El cuadro de dilogo Explorador de campos volver a aparecer.
7. 8. 9.
10. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. 11. Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Nota: Si desea ver un total general de cada grupo, coloque el campo de total acumulado en la seccin Pie de grupo de su informe.
Crear totales acumulados condicionales

Puede ocurrir que tenga una lista de valores y slo desee calcular el subtotal de alguno de ellos. Por ejemplo:
Tiene una lista con clientes de Canad y de EE.UU. Desea guardar los registros de los clientes ordenados alfabticamente por el nombre de cliente. No desea separar los datos en grupos segn el pas. Desea un total de los valores slo de los registros canadienses. Tambin desea un total de los valores slo de los registros estadounidenses.
235
11
Para ello, cree dos totales acumulados, uno para guardar el total acumulado de los registros estadounidenses y otro para los registros canadienses.
Total estadounidense Mantiene un total acumulado de los registros estadounidenses. Total canadiense Mantiene un total acumulado de los registros canadienses. Para crear un total acumulado condicional Para comenzar, cree un informe usando los datos de muestra, Xtreme.mdb. Ponga los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.PAIS} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
1.
2.
En el men Informe, haga clic en Asistente de ordenacin de registros. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de ordenacin de registros situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
3. 4. 5. 6. 7.
Ordene los registros segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. Ingrese el nombre TotalEEUU en el cuadro Nombre de total acumulado. Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Usar una frmula y luego haga clic en el botnFrmula. Aparece el Formula Workshop con el cuadro de dilogo Frmula de condicin de total acumulado abierto.
8. 9.
10. Introduzca la frmula siguiente en el cuadro Frmula:

{Cliente.Pas} = "EE.UU."
Esto indica al programa que evale el total acumulado cada vez que llegue a un registro donde {Cliente.PAS} es igual a USA. El total acumulado ignorar el resto de los registros (por ejemplo, los de Canad).
236
11
11. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar. El cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado volver a aparecer. 12. En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Nunca. 13. Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos. 14. Coloque el campo de total acumulado en la seccin Detalles de su informe. 15. A continuacin, cree el campo de total acumulado TotalCanad mediante el proceso descrito en los pasos 5-13. La nica diferencia es que esta vez la frmula de evaluacin deber ser:
{Cliente.Pas} = "Canad"
16. Al terminar, coloque el campo #TotalCanad en la seccin Detalles de su informe, justo a la derecha del campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO}. Nota: Si slo desea ver un total general de las ventas de Estados Unidos y de Canad, coloque los dos campos de total acumulado creados en la seccin Pie de informe de su informe.
Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios

Las relaciones de vnculo de uno a varios se producen en tablas vinculadas cuando un nico registro de una tabla puede coincidir con varios registros de otra tabla. Por ejemplo, un vnculo de uno a varios puede producirse cuando se vincula una tabla de clientes con una tabla de pedidos. No sera de extraar que, en este caso, cada uno de los clientes de la tabla principal tuviese varios pedidos en la tabla segunda (de comparacin). En el informe, los valores de campo de la tabla principal se repiten para cada nuevo valor de campo de la tabla de comparacin. La creacin de un subtotal en un campo de la tabla principal produce un resultado incorrecto porque los valores repetidos se incluyen en el clculo. Este problema se puede evitar mediante la creacin de un total acumulado. Una demostracin de este concepto se puede realizar en la base de datos de muestra Xtreme utilizando las tablas Cliente y Pedidos.
237
11
Para crear un total acumulado en una relacin de vnculo de uno a varios 1. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles de su informe:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} {pedidos.ID DEL PEDIDO} {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}
2. 3. 4.
En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar grupo y cree un grupo segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. Haga clic con el botn secundario en el campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} y seleccione la opcin Resumen del submen Insertar. Elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A para la ubicacin del resumen. Si se fija en los subtotales de cada grupo, observar que no son exactos. Esto se debe a que el campo {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} se duplica por cada pedido en el informe. Siga el resto de este procedimiento para ver cmo un total acumulado produce un resultado exacto en la misma situacin.
5.
En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de totales acumulados y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. Escriba el nombre TotalVUA en el cuadro Nombre del total acumulado. Seleccione {Cliente.VENTAS DEL AO PASADO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de campo y agregue el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} del cuadro Tablas y campos disponibles.
6. 7.
8. 9.
10. En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de grupo y elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A. 11. Haga clic en Aceptar para guardar el campo Total acumulado. 12. Coloque el total acumulado en la seccin Pie de pgina de grupo. Compare el monto del total acumulado con el monto de subtotal de cada grupo. Ver que el total acumulado es exacto mientras que el subtotal no lo es.
238
Totales acumulados Creacin de totales acumulados usando una frmula
11
Creacin de totales acumulados usando una frmula

Si ha eliminado datos o si los datos se basan en una frmula que se realiza en WhilePrintingRecords, debe crear una frmula de total acumulado en vez de usar el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. Al crear manualmente un total acumulado, necesita crear tres frmulas:
Una frmula de resumen. Una frmula de restablecimiento para establecer una variable en cero. Una frmula de visualizacin para mostrar la variable.
En el siguiente procedimiento, crear un informe que efecta las funciones siguientes: Mantener un total acumulado de los pedidos del cliente. Agrupar pedidos de cliente y restablecer el total acumulado de cada grupo. Mostrar el subtotal de cada pedido (el ltimo total acumulado de dicho pedido). Para crear totales acumulados usando una frmula Cree un informe utilizando los datos de muestra, Xtreme.mdb. Vincule las tablas Clientes y Pedidos y coloque los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
1.
2. 3. 4. 5.
En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Seleccione Campos de frmula en el cuadro de dilogo Explorador de campos y haga clic en Nuevo. Asigne a la frmula el nombre TotalAcumulado y haga clic en Usar Editor. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. Especifique lo siguiente en el Editor de frmulas:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto; Monto := Monto + {pedidos.MONTO DEL PEDIDO};
6.
Haga clic en el botn Guardar y cerrar del Formula Workshop.
239
11
7.
Coloque esta frmula en la seccin Detalles de su informe, justo a la derecha del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Esta frmula imprime el total acumulado de los valores del campo Monto del pedido.
8. 9.
En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe el informe segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. En el Formula Workshop, cree RestablecerMonto:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto := 0;
Esta frmula dice: Establecer el valor de la variable Monto en 0. 10. Coloque esta frmula en la seccin Encabezado de grupo n 1 de su informe. Como la seccin Encabezado de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo, @RestablecerMonto se ejecutar cada vez que cambie el grupo. As, la variable Monto se restablece en 0 cada vez que comienza un grupo nuevo. 11. Seleccione la frmula @RestablecerMonto en el informe y use el Editor de frmulas para suprimirla, de modo que no aparezca en la impresin final. 12. En el Formula Workshop, cree MostrarMonto:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto;
Esta frmula simplemente muestra el valor actual de la variable Monto en cualquier momento. 13. Coloque esta frmula en la seccin Pie de grupo n 1 del informe. Como la seccin Pie de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo, @MostarMonto se ejecutar cada vez que termine el grupo. As, el valor almacenado en la variable Monto se imprimir cada vez que cambie el grupo.
240
11
Nota: Esta frmula imprime el mismo valor que @TotalAcumulado como total acumulado para el ltimo registro de cada grupo. Pero como se est imprimiendo en la seccin Pie de grupo, acta como subtotal de grupo y no como total acumulado. En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. El total acumulado comienza a actualizarse con cada grupo nuevo y el total acumulado final correspondiente a cada grupo se convierte en el subtotal de dicho grupo.
241
11
242
Informes de seccin mltiple
captulo
12
Informes de seccin mltiple Acerca de las secciones
Acerca de las secciones

Crystal Reports proporciona cinco reas de diseo para utilizarlas cuando se crea un informe:
Encabezado de informe Encabezado de pgina Detalles Pie de informe Pie de pgina
Cada rea contiene una sola seccin cuando comienza a crearse un informe nuevo. No se puede eliminar ninguna de estas secciones originales, pero se pueden ocultar o aadirles otras. Una vez aadidas, podr eliminar las secciones nuevas, moverlas con relacin a otras secciones similares o combinar varias secciones relacionadas.
Trabajo con secciones

Muchos procedimientos de esta seccin muestran cmo se trabaja con secciones en el Asistente de seccin. Las secciones tambin se pueden insertar, eliminar, etc. haciendo clic con el botn secundario del mouse en el rea sombreada situada a la izquierda de cualquier seccin en la ficha Diseo o en la ficha Vista previa y eligiendo la opcin apropiada en el men contextual.
244
Informes de seccin mltiple Trabajo con secciones
12
Insercin de una seccin

1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada. 2. Destaque la seccin tras la cual desea insertar una seccin. Por ejemplo, para agregar otra seccin Detalles, resalte la seccin Detalles existente. 3. Haga clic en Insertar. Se inserta una nueva seccin inmediatamente debajo de la seccin destacada.
Eliminacin de una seccin

1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada. 2. 3. Destaque la seccin que desea eliminar. Haga clic en Eliminar. El programa quita la seccin destacada del informe.
245
12
Cmo mover una seccin

1. Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada. 2. Con la Seccin (C) resaltada, haga doble clic en la flecha arriba.
Los datos que estaban originalmente en la Seccin (C) se mueven a la Seccin (A). Los datos en las dems secciones se mueven hacia abajo. Nota:
Puede mover una seccin (hacia arriba o hacia abajo) solamente dentro del espacio del rea en que se encuentra. Las letras que identifican las secciones describen su posicin relativa. As, si mueve la seccin C hacia arriba, esta se convierte en seccin B y a la vez, B se convierte en C. De esta forma pierde su designacin C original. Tambin se pueden mover secciones arrastrndolas y colocndolas en el Report Designer.
Combinacin de dos secciones relacionadas

Si tiene dos objetos en dos diferentes secciones (que se imprimen secuencialmente) y quiere ponerlos en una sola seccin (para que se impriman simultneamente), debe hacer una combinacin de secciones. Puede combinar dos secciones y luego cambiar el arreglo de los objetos en la nueva seccin de acuerdo a sus necesidades.
246
12
1.
Para unir secciones relacionadas Haga clic en Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Se muestra el Asistente de seccin con una lista de todas las secciones del informe. Cuando exista ms de un tipo de seccin, las secciones recibirn las letras A, B, C, y as sucesivamente. Nota: El programa activa slo las opciones (modo libre, nueva pgina antes, etc.) que se aplican a la seccin resaltada.
2. 3. 4.
Mueva las secciones de modo que las dos secciones que desea combinar sigan una a la otra en la lista. Destaque la seccin superior. Con la Seccin (B) resaltada, haga clic en Combinar y la Seccin (C) se combinar con la Seccin (B) para formar una seccin.
5.
Reorganice los objetos como sea necesario.
247
12
Informes de seccin mltiple Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones
Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones

En la ficha Diseo se puede dividir una seccin en dos o ms secciones o cambiar su tamao fcilmente.
Divisin de una seccin

1. 2. 3. Mueva el puntero sobre la orilla izquierda de la seccin que quiere dividir. Cuando el puntero se transforma en el cursor de dividir, haga clic en la orilla. Cuando aparezca una lnea horizontal, arrstrela hacia arriba o hacia abajo, hasta la altura donde quiere que la seccin se divida.
Ajuste del tamao de una seccin

1. 2. Mueva el puntero sobre el borde inferior de la seccin a la que desea cambiar el tamao. Cuando el puntero se convierta en el cursor de cambio de tamao, arrastre el borde para hacer la seccin ms grande o ms pequea, segn lo desee.
Cambio de tamao de una seccin para quitar espacio en blanco

Si tiene uno o ms objetos en una seccin y quiere ajustarla de tamao para remover el espacio en blanco innecesario, haga clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin (fichas Diseo y Esquema) y elija el comando Ajustar Seccin del men contextual que aparece en la pantalla. El programa ajusta el tamao de la seccin automticamente, moviendo la orilla inferior de la seccin a la lnea base del objeto que se encuentra ms abajo.
248
Informes de seccin mltiple Uso de las secciones mltiples en un informe
12
Arrastre el cursor de ajuste hacia arriba para reducir el tamao de la seccin superior.
Arrastre el cursor de ajuste hacia abajo para agrandar el tamao de la seccin superior.
Las secciones se expanden automticamente en direccin vertical en dos casos:
Cuando se coloca un objeto cuyo tamao vertical es mayor que el de la seccin donde se coloca. Cuando se expande un objeto verticalmente y adquiere un tamao vertical mayor que el de la seccin que lo contiene.
Nota: No se puede ajustar una seccin a un tamao menor que la altura combinada de todos los objetos contenidos en dicha seccin.
Uso de las secciones mltiples en un informe

Algunas tareas de elaboracin de informes se efectan con mayor eficacia al crear mltiples secciones en un rea, tales como:
Evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s (vea "Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s " en la pgina 250). Eliminar lneas en blanco cuando los campos estn vacos (vea "Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos " en la pgina 251). Agregar lneas en blanco bajo condiciones especficas (vea "Adicin de lneas condicionales en blanco " en la pgina 252).
249
12
Una vez que comprenda el poder de las secciones mltiples, descubrir an ms maneras de producir los efectos que desea. Temas relacionados:
"Trabajo con secciones " en la pgina 244
Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s

Cuando en una seccin del informe se colocan objetos de longitud variable o subinformes sobre otros objetos y la opcin Puede crecer para objetos de longitud variable est activada en el Editor de Formato, los primeros pueden imprimirse sobre los objetos colocados directamente debajo de ellos, a menos que:
Expanda la seccin para que se ajuste al tamao mximo del objeto. Separe los objetos, dejando espacio suficiente para que el primer objeto se imprima totalmente antes de que empiece a imprimirse el segundo.
Usted puede eliminar este problema de sobreescritura creando una secin mltiple en un rea y colocando objetos en sus propias secciones, debajo del objeto de longitud variable.
Ahora, cuando el informe se ejecute, la seccin con el objeto de longitud variable se imprimir antes que la seccin que est debajo, obtenindose los resultados deseados. Consulte "Combinacin de dos o ms informes no relacionados " en la pgina 543. Nota: Muchos objetos de informe pueden utilizar la opcin Puede crecer y, por tanto, pueden dar lugar a una sobreimpresin:
Campos de texto Campos de frmula Campos de memorndum campos BLOB Subinformes
250
12
tablas cruzadas Cuadrculas OLAP.
Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos

Es muy comn tener dos lneas de Direcciones en una tabla de clientes, la Direccin1 para la calle y la Direccin2 que puede ser utilizada para el nmero del departamento o para el buzn interno. La primera Direccin usualmente contiene un valor, pero la segunda Direccin regularmente est vaca. Si crea una lista de clientes utilizando stos datos y apila los campos uno arriba del otro para hacer una lista de correo, aquellos registros de clientes que tengan el campo de la Direccin 2 vaco, se imprimirn con una lnea en blanco. Puede eliminar esta lnea en blanco utilizando mltiples secciones o suprimiendo lneas en blanco. 1. Para eliminar lneas en blanco utilizando mltiples secciones Use el Asistente de seccin para crear nuevas secciones de detalles, de modo que tenga un total de tres. Consulte "Trabajo con secciones " en la pgina 244. Coloque el campo Direccin 2 en la seccin media y los dems datos en las secciones superior e inferior, tal como desee que aparezcan en el informe. En el Asistente de seccin, destaque la seccin media. En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir seccin en blanco.
2.
3. 4.
Ahora, cuando se imprima el informe, si la seccin Direccin 2 est en blanco, el programa no la imprime y no tendr lneas en blanco no deseadas en el informe. Nota: Si la seccin de informe que desea suprimir contiene un subinforme en blanco, use la opcin Suprimir subinforme en blanco, que se encuentra en la ficha Subinforme del Editor de Formato, as como la opcin Suprimir secciones en blanco.
251
12
Informes de seccin mltiple Cartas modelo
Adicin de lneas condicionales en blanco

Si desea imprimir lneas en blanco en su informe bajo condiciones especficas, lo puede hacer utilizando una seccin mltiple. Por ejemplo, si desea insertar en su informe una lnea en blanco cada cinco registros. 1. 2. 3. 4. 5. Para agregar lneas condicionales en blanco Use el Asistente de seccin para crear dos secciones de detalles. Consulte "Trabajo con secciones " en la pgina 244. Ponga los datos del informe en la seccin superior. Deje vaca la segunda seccin. En el Asistente de seccin, destaque la segunda seccin. En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir (No profundizar) y luego haga clic en el botn de formato condicional a la derecha. Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato:
Remainder (RecordNumber, 5) <> 0
6.
Esta frmula divide cada nmero de registro entre 5. Si la divisin produce un resto, la seccin en blanco se suprime. Pero si el residuo es cero (o sea cada cinco registros, cuando el nmero del registro es mltiplo de cinco), el programa imprime la segunda seccin, incluyendo as una lnea en blanco. Nota: Si usted quiere insertar una lnea en blanco bajo diferentes condiciones, puede modificar la frmula apropiadamente. Consulte "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308.
Cartas modelo
Aunque las cartas modelo por s mismas no son necesariamente informes de seccin mltiple, son utilizadas frecuentemente en este tipo de informes para generar correspondencia personalizada. El tema "Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo " en la pgina 260 explica cmo se utilizan varias cartas modelo o varias versiones de la misma carta modelo para correspondencia personalizada. Las cartas modelo a menudo usan objetos de texto para incluir el contenido del informe. Las secciones siguientes ofrecen una introduccin a los objetos de texto y muestran cmo utilizarlos en cartas modelo.
252
12
Trabajar con objetos de texto

Usted utilizar muchas de las capacidades de los objetos de texto cuando crea cartas modelo. Una breve descripcin de los objetos de texto le facilitar crear cartas modelo en la siguiente seccin. Tenga en cuenta los siguientes puntos:
Un objeto de texto puede contener tanto texto como campos. En este ejemplo se utilizarn ambos. El tamao de los objetos de texto se puede ajustar. Se ajustar el tamao del objeto de texto para que se imprima como una carta. Modo Mover/Ajustar Modo de Edicin
Los objetos de texto operan de dos formas:
Modo Mover/Ajustar
Cuando el objeto est en el modo Mover/Ajustar, aparecer con bordes de lnea de diagonales y con controladores para ajustar. En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los controladores de tamao o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y arrastrndolo a su nueva posicin. Tambin puede insertar campos en este modo pero no puede insertar texto. Para poner un objeto de texto en modo Mover/Ajustar, haga clic en l cuando est inactivo.
Modo de Edicin
Cuando el objeto est en modo de Edicin, aparece como un marco de lneas discontinuas sin controladores para ajustar y con una regla integrada en la parte superior de la ficha (si ha seleccionado la opcin Mostrar reglas en el cuadro de dilogo Opciones). Cuando se ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo pone en el modo de Edicin. Tambin puede poner un objeto de texto en modo de Edicin al hacer doble clic en ste si est inactivo o en el modo Mover/ Ajustar. Finalmente, puede poner un objeto de texto en modo de Edicin haciendo clic con el botn secundario en l y seleccionando Editar texto en el men contextual. Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de palabras, incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y campos individuales, y ajuste automtico de palabras. En el modo de Edicin usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como campos de
253
12
bases de datos y frmulas. Siempre que el objeto est en el modo de Edicin, contiene un punto de insercin, es decir, una lnea vertical intermitente que indica la posicin inicial del texto tecleado o los campos insertados. El punto de insercin se mueve a medida que usted escriba, permaneciendo automticamente a la derecha del ltimo carcter. Tambin se mueve cuando se inserta un campo, permaneciendo automticamente a la derecha del campo. Se mueve una posicin de carcter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. Se mueve una lnea hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto cuando presiona Entrar (con esta accin se inserta un retorno de carro). Se mueve a la posicin de su cursor cuando hace clic en cualquier parte dentro del texto existente. A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que escriba o inserte campos en el punto existente de insercin, a menos que se le indique lo contrario.
Para seleccionar texto en un objeto de texto (con el fin de eliminarlo, cambiar una fuente, etc.), coloque el cursor sobre el texto y, cuando aparezca el cursor en I, arrstrelo para resaltar el texto que desee seleccionar. Podra parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se mover con ste. Para insertar texto, escrbalo y ste aparecer en el punto de insercin.
Nota: Es fundamental que el cursor para arrastrar y colocar aparezca antes de ubicar el campo. Si no aparece, es posible que ubique el campo de modo que ste tape el objeto de texto en lugar de estar insertado en l. Parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se mover al mismo tiempo.
El punto de insercin est unido con el cursor de arrastrar y ubicar. Si ya tiene algn texto o campo en el objeto de texto, el punto de insercin se mover conforme mueva el cursor de arrastrar y ubicar, permitindole elegir el punto exacto donde desea colocar el campo. El programa siempre coloca el campo en el punto de insercin.
A medida que mueve el cursor de ubicar...
...el punto de insercin se mueve.
Si desea salir del modo de Edicin, haga clic fuera del marco de texto. Tambin puede hacer clic en Ctrl+Entrar.
254
12
Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto

La siguiente seccin muestra cmo crear una carta modelo. Usaremos un objeto de texto para crear una carta modelo. La carta modelo que usted crea estar vinculada a una tabla de base de datos, de modo que cada carta se personalizar con informacin de la compaa proveniente de un registro diferente. Si tiene alguna dificultad al efectuar cualquiera de los pasos, consulte "Trabajar con objetos de texto " en la pgina 253. Para crear una carta modelo La carta consistir de la fecha, direccin, saludo, cuerpo de la carta y despedida. 1. 2. Cree un informe en blanco. Use la tabla Cliente de Xtreme.mdb. Aparece la ficha Diseo. Como no desea que los ttulos de los campos aparezcan encima de los campos que va a insertar en la carta, desactive la casilla de verificacin Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones. Inserte un objeto de texto en la seccin Detalles de su informe. Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el modo Mover/Ajustar.
3. 4.
255
12
5.
Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del objeto hacia el borde derecho de la ficha Diseo. Esto har al objeto de 8 pulgadas de ancho ms o menos; la anchura aproximada de la pgina. Es posible que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un poco ms para completar la operacin.
6.
Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en modo de Edicin. Ahora ya est preparado para que empiece a trabajar. Cuando haga esto, el punto de insercin ser colocado a la extrema izquierda, dentro del objeto.
Insercin de una fecha

1. Para insertar una fecha en la carta, expanda Campos especiales en el cuadro de dilogo Explorador de campos y desplcese hasta encontrar Fecha de impresin. Haga clic en Fecha de impresin, arrastre el marco de ubicacin en el objeto de texto y colquelo en el punto de insercin. Nota: Para cambiar el formato de la fecha en la carta, haga doble clic en el objeto de texto para seleccionarlo. A continuacin, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo Fecha de impresin y seleccione Formato {Fecha de impresin} en el men contextual. Realice las modificaciones que desee en la ficha Fecha del Editor de Formato cuando aparezca. 3. Presione Entrar dos veces para poner un poco de espacio en blanco entre la fecha y la direccin y mueva el punto de insercin hacia abajo dentro del objeto de texto.
2.
256
12
Sugerencia: Puede que tenga que ajustar el tamao de la seccin Detalles y del objeto de texto si no ha seleccionado la opcin Puede crecer para el objeto de texto en el Editor de Formato.
Creacin de una direccin interna

1. 2. Para incorporar la direccin, arrastre los campos de base de datos al objeto de texto desde la tabla Cliente en el cuadro de dilogo Insertar Campos. Arrastre el campo Direccin 1, colquelo en el punto de insercin y presione Entrar para ubicar el campo. El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo. Arrastre el campo Ciudad y ubquelo en el punto de insercin. Escriba una coma y un espacio. Arrastre el campo Regin y ubquelo en el punto de insercin. Teclee dos espacios. Finalmente, arrastre el campo Cdigo Postal, ubquelo en el punto de insercin y presione Entrar para ubicar el campo. El punto de insercin se mover una lnea hacia abajo. Presione Entrar una vez ms para que el punto de insercin se ubique en una nueva lnea, que ser donde querr comenzar el saludo. Esto completa la direccin.
3. 4. 5. 6. 7.
8.
Nota: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es acortado automticamente en ambos lados para que no contenga espacios en blanco.
257
12
Creacin de un saludo
1. 2. 3. Presione Entrar cuatro veces para mover el punto de insercin hacia abajo. Escriba la palabra Estimado y un espacio. (Sin incluir las comillas). Del cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Ttulo del Contacto de la tabla Clientes y arrstrelo hacia adentro del objeto de texto, colocndolo inmediatamente despus del espacio. Teclee un espacio. El programa ubica el punto de insercin inmediatamente despus del espacio. Nuevamente, del cuadro de dilogo Insertar Campos, arrastre el campo Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubquelo en el punto de insercin. El punto de insercin se mueve a la derecha del campo. Escriba dos puntos : en el punto de insercin (sin incluir los parntesis) y presione Entrar dos veces para mover el punto de insercin dos lneas ms abajo.
4. 5.
6.
258
12
Cuerpo de la Carta
1. 2. 3. 4. Ahora escriba Su compaa (sin las comillas) y despus, una coma y un espacio. Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y colquelo en el punto de insercin, justo despus del espacio. Escriba una coma y un espacio. Escriba el texto siguiente (sin las comillas): ha contribuido a que este ao fuera extraordinario para Xtreme Mountain Bikes, Inc. Deseo agradecer a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. Espero que el ao prximo sea prspero para ustedes. Presione Entrar dos veces. Escriba Atentamente (sin las comillas) y una coma, y despus presione Entrar cuarto veces. Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre. La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
5. 6. 7.
8.
Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para ver como queda el trabajo realizado.
259
12
Debe tener una apariencia similar a la siguiente:
Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo

Muchas veces usted querr imprimir mensajes condicionales en cartas modelo. Por ejemplo, puede que desee estimular a clientes con crdito disponible a comprar ms y, aconsejar a clientes que han sobrepasado su lmite de crdito, a normalizar sus cuentas. Puede crear estas dos cartas dentro de un solo informe. 1. Para crear un mensaje condicional Utilice el Asistente de Seccin para insertar una segunda seccin Detalles en el informe. Consulte "Trabajo con secciones " en la pgina 244. Cree dos cartas modelo. Ponga la carta que estimula a los clientes a comprar ms en la seccin Detalles A de su informe, y la carta que aconseja a los clientes a normalizar sus cuentas, en la seccin B. Consulte "Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto " en la pgina 255.
2.
260
12
3.
Usando el Asistente de Seccin, establezca el formato de la seccin Detalles de manera que cada una sea suprimida bajo ciertas condiciones. Por ejemplo:
Formatear esta seccin de tal modo que se suprima cuando el balance sea menor que el lmite de crdito.
Formatear esta seccin de tal modo que se suprima cuando el balance sea mayor que el lmite de crdito.
Ahora, cuando un registro indique disponibilidad de crdito, se imprimir la carta comprar ms. Cuando la cuenta est por encima del lmite de crdito, se imprime la carta excedido en el lmite. Cuando el cliente est justamente en el lmite de su crdito, ninguna de las cartas se imprime. Temas relacionados:
"Trabajo con formato condicional " en la pgina 308
261
12
262
Formato
captulo
13
Formato Conceptos de formato
Conceptos de formato
En este captulo, usted aprender cmo dar formato a su informe. Dar formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la presentacin y el diseo de su informe, la apariencia del texto, de objetos o secciones enteras del informe. Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo:
Dividir las secciones de un informe. Llamar la atencin sobre ciertos datos. Cambiar la presentacin de fechas, nmeros, valores booleanos, valores de moneda y cadenas de texto. Ocultar secciones no deseadas. Dar al informe una apariencia profesional.
En las pginas siguientes, aprender acerca de los tipos de formato que puede hacer con Crystal Reports y obtendr instrucciones detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato.
Utilizacin de una plantilla

Una plantilla es un archivo de informe existente cuyo formato se puede agregar a un informe nuevo. Al mismo tiempo, el formato de los objetos de informe y de los campos del informe de la plantilla se aplica al informe nuevo. Las plantillas se utilizan para proporcionar un aspecto coherente a una serie de informes sin tener que aplicar formato individualmente a cada uno. Para obtener informacin adicional sobre plantillas, vea Consideraciones sobre plantillas en la Ayuda en lnea.
Aplicacin de una plantilla

Cuando se crea un informe nuevo en el Asistente para la creacin de informes estndar, se puede aplicar una plantilla como paso opcional. Tambin se puede aplicar una plantilla posteriormente utilizando el Asistente de plantillas. Se puede elegir entre un nmero de plantillas predefinidas o utilizar como plantilla un informe existente de Crystal.
264
Formato Utilizacin de una plantilla
13
Para aplicar una plantilla en el Asistente para la creacin de informes estndar 1. Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar. 2. 3. Seleccione datos, campos, campos de agrupamiento, etc. hasta que el asistente muestre la pantalla Plantilla. En la lista Plantillas disponibles, haga clic en el nombre de una plantilla predefinida para ver un ejemplo de la misma en el rea Vista previa. De forma predeterminada, las plantillas de muestra incluidas en Crystal Reports se instalan en \Archivos de programa\Business Objects\Crystal Reports 11\Templates. 4. 5. Si desea aplicar una plantilla basndose en un informe existente de Crystal, haga clic en Examinar. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione un archivo de informe (.rpt) de Crystal y haga clic en Abrir. El informe se agrega a la lista de plantillas disponibles. Nota: Si el nombre de la plantilla y la vista previa de la imagen se guardaron (en el cuadro de dilogo Propiedades del documento) con el informe que se seleccion como plantilla, ver esta informacin en la pantalla Plantilla. 6. Haga clic en Finalizar. El informe se muestra con el formato de datos correspondiente a la plantilla seleccionada. Nota: El formato no se aplica si el informe elegido no satisface los requisitos de una plantilla. Busque en la Ayuda en lnea de Crystal Reports el tema Consideraciones sobre plantillas. 1. Para aplicar una plantilla a un informe existente En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas. Aparece el Asistente de plantillas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Al igual que en el caso de la pantalla Plantilla, puede elegir entre un nmero de plantillas predefinidas, o bien hacer clic en el botn Examinar para buscar un informe existente que desee utilizar como plantilla. 2. Elija una plantilla y haga clic en Aceptar. Nota: Las fichas de profundizacin, las alertas o las vistas del analizador que estn abiertas se cerrarn antes de aplicarse la plantilla.
265
13
Eliminacin de una plantilla aplicada

Es posible que, despus de aplicar una plantilla, no est conforme con los cambios introducidos en el informe. Si no ha salido de Crystal Reports desde que aplic la plantilla, puede eliminarla del informe. 1. Para eliminar una plantilla aplicada En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2. Elija Deshacer la plantilla actual y haga clic en Aceptar. Las funciones de la plantilla elegida se eliminan y el informe vuelve a adoptar el formato que tena cuando se abri por primera vez. Nota: Para eliminar una plantilla, debe utilizar esta opcin, ya que el comando Deshacer no est disponible en el men Edicin.
Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada

Si desea volver a aplicar la ltima plantilla seleccionada durante una sesin de Crystal Reports, slo tiene que seleccionar una opcin en el Asistente de plantillas. 1. Para volver a aplicar la ltima plantilla seleccionada En el men Informe, haga clic en Asistente de plantillas. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin consiste en hacer clic en el botn Asistente de plantillas ubicado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2. Elija Volver a aplicar la ltima plantilla y haga clic en Aceptar.
Utilizacin de objetos de campo de plantilla

Puede utilizar Objetos de campo de plantilla para crear plantillas de informe ms flexibles. Estos objetos de informe no hacen referencia a campos de base de datos existentes; simplemente se colocan en el informe de plantilla y se les da el formato deseado. Al aplicar la plantilla a otro informe, Crystal Reports muestra los datos de este informe con el formato especificado. Por tanto, cuando se disea una plantilla, no es necesario saber qu datos contendr el informe al que se aplicar finalmente dicha plantilla; utilice los Objetos de campo de plantilla para que se encarguen de las posibilidades que desee contemplar.
266
13
Nota: La funcin Objetos de campo de plantilla slo se aplica a campos de resultados: Campos de base de datos, campos de parmetro, enunciados SQL y frmulas. Los campos especiales no se consideran campos de resultados. 1. 2. Para agregar un Objeto de campo de plantilla a un informe de plantilla En el men Insertar, haga clic en Objeto de campo de plantilla. Se adjunta al cursor un marco de ubicacin. Coloque el marco del Objeto de campo de plantilla en el informe de plantilla. Un Objeto de campo de plantilla se puede colocar en cualquier seccin de un informe. 3. Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Aplicar formato al campo de plantilla en el men contextual. Aparece una lista de opciones de formato. Puede elegir cualquiera de las opciones; al hacerlo, aparecer la ficha correspondiente del Editor de Formato. Sugerencia: Puede seleccionar varios Objetos de campo de plantilla y aplicar las opciones de formato seleccionadas a todos ellos. 4. Especifique el formato que desee para el Objeto de campo de plantilla. Para obtener informacin sobre cmo se aplica formato, vea "Trabajo con formato absoluto " en la pgina 295. Para cada Objeto de campo de plantilla que se crea, se crea tambin un campo de frmula especial. Puede ver este campo de frmula en el Formula Workshop. Si desea utilizar datos de muestra en el informe para ver el aspecto que adopta el formato, puede hacer referencia a campos de base de datos en estas frmulas. Para agregar datos de muestra a la frmula de un Objeto de campo de plantilla 1. En el Explorador de campos, expanda el nodo Campos de frmula, seleccione un Objeto de campo de plantilla y haga clic en Editar. Sugerencia: En el nodo Campos de frmula del Explorador de campos y del Formula Workshop, los Objetos de campo de plantilla aparecen como <TemplateFieldn>. 2. En el Editor de Frmulas, sustituya la seccin Space(10) del argumento por un campo de base de datos del tipo que desee ver en la muestra, guarde los cambios y cierre el Formula Workshop. Actualice los datos del informe.
3.
267
13
Formato Uso del entorno de diseo de informes
Uso del entorno de diseo de informes

Soluciones de diseo
Hay varias cosas que tomar en cuenta cuando se disean informes que sern distribuidos en diferentes entornos. Para obtener los mejores resultados, considere lo siguiente:
Caractersticas de la seccin Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones Formularios preimpresos Columnas mltiples Ocultar secciones de informes Ocultar objetos de informes Colocar objetos basados en texto Ubicacin de objetos basados en texto multilineales Importacin de objetos basados en texto desde un archivo Espaciado entre objetos basados en texto Representacin de campos de desbordamiento Seleccin de varios objetos Ubicacin en modo libre Ubicacin vertical Insertar espaciado entre caracteres y lneas Definir tamaos de fuente fraccionarios Fuentes TrueType Mrgenes de pgina Impresora predeterminada Controladores de impresoras
Caractersticas de la seccin
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de pgina, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de pgina y Pie del informe.
268
13
Cada seccin del informe est hecha de un serie de lneas. Cuando un objeto base-texto es ubicado en una seccin, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una lnea de la seccin. Despus, el controlador de la impresora ajusta la altura de la lnea de tal manera que sea suficiente para acomodar el objeto.
Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea con un tamao de fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la lnea se extiende para acomodar el segundo objeto. Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea con un tamao de fuente an mayor que los dos anteriores, la altura de la lnea se aumenta nuevamente para acomodar el tercer objeto.
En resumen, la altura de una lnea est determinada por el objeto base-texto ubicado en esa lnea cuyo tamao de fuente sea ms grande. A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de la lnea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difcil crear informes diseados para formas preimpresas cuando stas van a ser reproducidas en diferentes entornos. Se recomienda que siga esta directrices cuando disee informes:
Imprimir siempre una pgina de prueba. Mantener los mismos tamaos de fuente. Asegurarse de imprimir los formularios preimpresos en la misma mquina.
Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones

En este ejemplo usted har que el logotipo de Xtreme (xtreme.bmp) se expanda a varias secciones del informe. Este es un proceso similar al que seguira cuando quiere usar la marca de agua de la compaa como fondo del informe. Para hacer que un objeto se expanda a la siguiente seccin, pngalo en la seccin que est arriba de la que quiere invadir. Luego active la opcin Ocupar la siguiente seccin en el Asistente de Seccin de la seccin en la cual ubic la imagen. 1. Para crear un informe bsico Para empezar su informe, use la tabla Cliente de Xtreme.mdb. El archivo Xtreme.mdb est ubicado en el directorio \Archivos de
programa\Business Objects\Crystal Reports 11\Samples\Es\Databases.
2.
Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} lado a lado en la seccin Detalles de su informe.
269
13
3.
Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo de ttulos que el programa pone en el Encabezado de pgina para cada uno de estos campos. En el men Insertar, haga clic en Grupo para dividir los datos en grupos regionales. En la ficha Comn del cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione {cliente.REGIN}. Haga clic en Aceptar. Para insertar una imagen en un informe En el men Insertar, haga clic en Imagen. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar herramientas.
4. 5. 6. 1.
2.
Seleccione un archivo de imagen y colquelo en la seccin Encabezado de pgina, a la derecha de los campos del cuerpo del informe. Nota: En este ejemplo, la imagen es ubicada a la derecha de los campos porque no se intenta usarla como fondo para el texto. Cuando est trabajando con una marca de agua (una imagen muy tenue diseada para ser casi invisible), ponga la imagen directamente encima del texto.
3.
En la barra de herramientas Estndar, haga clic en Vista previa. La imagen se imprime en la seccin Encabezado de pgina de cada pgina del informe.
1.
Para hacer subyacer a la imagen a la seccin siguiente En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
2.
En la lista Secciones, haga clic en Encabezado de pgina y active despus la casilla de verificacin Situar debajo las secciones siguientes. Haga clic en Aceptar para obtener una nueva vista previa del informe. La imagen se imprime ahora en el primer Encabezado de grupo y en las pocas siguientes secciones Detalles, junto al texto del cuerpo del informe (en lugar de sobre l).
3.
270
13
Nota: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo hizo aqu, es la misma tcnica que seguira si quisiera que un grfico o la foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes al grfico o al empleado. 4. 5. Una vez que ha terminado la vista previa del informe, vuelva a la ficha Diseo. Ajuste la imagen verticalmente de modo que su tamao se duplique o se triplique y, a continuacin, obtenga de nuevo una vista previa del informe. Esta vez, la imagen se extiende a ms secciones. El rea a la que la imagen se extiende es determinada por:
El tamao de la imagen. La seccin donde se coloc la imagen originalmente. La posicin de la imagen en la seccin.
Al modificar el tamao y la ubicacin de un objeto, puede crear diferentes e impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse a otras secciones.
Formularios preimpresos
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de:
Digitalizar un formulario. Colocarlo en el informe como un mapa de bits. Utilizar la funcin de subyacer para alinear el mapa de bits y el informe, as como para mover objetos y colocarlos donde desee que se muestren. Imprimir el informe y el formulario como una sola unidad, eliminando as la necesidad de imprimir los formularios independientemente.
Columnas mltiples
En lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la pgina, se pueden establecer varias columnas y hacer que los datos fluyan de una columna a otra. 1. 2. Para crear un informe de columnas mltiples Abra el informe al que desee dar formato de columnas mltiples. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente.
271
13
3.
En el Asistente de Seccin, resalte Detalles y, a continuacin, seleccione Formato de columnas mltiples. Se agrega una ficha Diseo al Asistente de Seccin. Haga clic en la ficha Diseo y establezca el Ancho que desee que tenga la columna. Tenga en cuenta el ancho del papel a la hora de decidir el ancho de la columna. Por ejemplo, si la seccin Detalles tiene tres campos y ocupan un espacio de cuatro pulgadas, limite el ancho de la columna a cuatro pulgadas y media para que se pueda ver la informacin de todos los campos.
4.
5. 6. 7. 8.
Establezca la separacin Horizontal y/o Vertical que desee mantener entre cada registro de la columna. En el rea Direccin de impresin, elija una direccin. Si el informe al que est aplicando formato contiene grupos, seleccione Dar formato a grupos con cols. mltiples. Haga clic en Aceptar.
Cuando obtenga una vista previa del informe, ver que los encabezados de los campos aparecen nicamente en la primera columna. Si desea que los encabezados de los campos aparezcan en la segunda columna, inserte un objeto de texto.
Ocultar secciones de informes

Crystal Reports tiene tres propiedades que usted puede establecer en el Asistente de Seccin para ocultar secciones del informe.
Ocultar (se permite profundizar)

Esta propiedad oculta una seccin cada vez que se ejecuta el informe. Puede ser usada, por ejemplo, en un informe resumen donde quiere mostrar solamente los resmenes pero no los detalles detrs de ellos. Cuando aplica la propiedad Ocultar a una seccin, sta puede volverse visible si traspasa para ver el contenido de la seccin. Esta propiedad slo se puede aplicar en forma absoluta, es decir, que su aplicacin no puede estar condicionada por una frmula.
Suprimir (no profundizar)

Esta propiedad tambin oculta una seccin cuando ejecuta el informe. Sin embargo, a diferencia de la propiedad Ocultar, usted no puede aplicar la propiedad Suprimir y despus traspasar para revelar el contenido de la seccin. La propiedad puede ser aplicada en forma absoluta o condicional usando una
272
13
frmula. Una Carta Modelo es un buen ejemplo de la opcin Suprimir. Por ejemplo, en una carta modelo, podra crear dos secciones Detalles: Una para suprimir cuando las ventas alcancen un valor igual o superior a X $ y otra para suprimir cuando las ventas alcancen un valor inferior a X $.
Suprimir seccin en blanco

Esta propiedad oculta una seccin siempre que no contenga nada. Si dentro de la seccin se coloca algo que produce un valor en el informe, entonces se ver.
Ocultar objetos de informes

Crystal Reports tiene tres opciones de formato en el Editor de Formato que usted puede usar para ocultar objetos individualmente.
Suprimir si se duplica (ficha Comn)

La propiedad Suprimir si se duplica evita que se imprima el valor de un campo si es idntico a un duplicado del valor que lo precede en una iteracin de la misma seccin. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendra que aparecer en la impresin. Nota: Esta opcin no actuar en campos de texto que contengan campos incrustados.
Los valores duplicados son suprimidos y no se imprimen.
Suprimir si es cero (ficha Nmero)

Sugerencia: Para encontrar esta opcin, haga clic en la ficha, Nmero del Editor de formato y, a continuacin, haga clic en el botn Personalizar. Esta propiedad previene que se imprima un valor si ste es igual a cero. El valor no se imprime pero aparece el espacio en blanco donde dicho valor tendra que aparecer en la impresin. Para quitar los espacios en blanco, active la opcin Suprimir secciones en blanco en el Asistente de Seccin. Nota: Esta opcin slo actuar si no hay ningn otro objeto en la seccin.
273
13
Los valores iguales a cero son suprimidos y no se imprimen.
Suprimir (ficha Comn)

La propiedad Suprimir oculta un objeto cuando usted ejecuta el informe. Es comn, por ejemplo, aplicar esta propiedad a frmulas que son necesarias para hacer clculos en el informe, pero que no quiere que se impriman cuando ejecuta su informe. Cuando esta propiedad est activada, el objeto no se imprimir en el informe.
El objeto es invisible y no se imprimir.
Nota: Puede hacer clic en el botn Frmula condicional de cualquiera de estas propiedades y crear una frmula que aplique la configuracin condicional en algn evento. Consulte "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308. Para configurar estas propiedades, seleccione el objeto y, a continuacin, haga clic en Formato en la barra de herramientas Herramientas del asistente para abrir el cuadro de dilogo Editor de Formato. Cuando aparezca el Editor de formato, configure las propiedades.
Colocar objetos basados en texto

Cuando un objeto basado en texto se coloca en el informe, se representa por un marco de objeto. La altura del marco se basa en la altura de la fuente. El ancho, por otro lado, se determina de diferente forma dependiendo del objeto basado en texto en cuestin.
274
13
Para campos de base de datos que no son campos memo, el ancho se determina inicialmente por el ancho del campo tal como se define en la base de datos y el ancho de carcter promedio de acuerdo a la fuente y el tamao de la fuente seleccionado. Por ejemplo, si usted tiene un campo de base de datos llamado {cliente.APELLIDO} y la base de datos lo define como un campo de texto de 35 caracteres de longitud. Cuando coloca este campo en su informe, el ancho del marco ser 35 veces el ancho de carcter promedio de la fuente y del tamao de la fuente usada en el formato del campo de base de datos. Recuerde que ste es el ancho inicial predeterminado del borde, pero se puede aumentar o disminuir segn sus necesidades.
Para objetos de texto, el ancho que se determina automticamente es aproximadamente 19 veces el ancho del carcter promedio de la fuente y del tamao de la fuente usado en el formato del campo. Una diferencia entre los objetos de texto y los campos de base de datos consiste en que el ancho de los primeros se expande automticamente al introducir texto y/o campos de base de datos en el objeto. Al igual que los dems objetos basados en texto, el ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario. Para campos numricos, tal como double, single, integer, long integer y byte, el valor por omisin del ancho del marco ser diferente para cada caso. Al igual que sucede con todos los objetos, el usuario puede ajustar el ancho.
Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto

Ya sea que el valor por omisin del ancho sea aceptado o que el objeto basetexto sea ajustado de tamao, podra surgir un problema si el texto dentro del objeto se imprime directamente hasta la orilla del marco. Mientras que el informe podra verse bien en la mquina en que ha sido diseado, a la hora de imprimirse usando otro controlador de impresora que mide el ancho del texto con una unidad de medida ms ancha, el largo del texto aumenta mientras que el marco del objeto permanece igual, dando lugar a que el texto sea truncado a la altura del ancho del marco. 1. Para impedir la truncacin de texto dentro de un objeto Haga clic con el botn secundario en el objeto de texto al que desea dar formato para hacer aparecer el men contextual. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2. En el men contextual, haga clic en Dar formato al texto. El Editor de Formato aparecer en su pantalla.
275
13
3. 4.
En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Puede crecer. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Entonces el objeto queda formateado para imprimirse en varias lneas. Si la impresin del texto es ms ancha que el objeto, el texto se ajusta automticamente a lneas adicionales.
Prevencin de interrupciones en un texto sin espaciado dentro de un objeto

Para las cadenas de texto que no contienen espacios, como palabras solas, la cadena de texto se interrumpe al borde del marco de un objeto antes de que la lnea comience a ajustarse automticamente.
Para impedir interrupciones en un texto sin espacios dentro de un objeto 1. Seleccione un objeto al que desee dar formato. 2. Expanda el marco del objeto para que sea ms ancho que el bloque ms ancho de texto.
Es frecuente que el texto real en un campo de base de datos sea bastante menor que la cantidad mxima que el campo puede contener. Por ejemplo, al campo {tabla.APELLIDO} se le asigna un tamao de 80 caracteres, mientras que el nombre ms largo en la base de datos slo tiene 28 caracteres. En este caso, cuando usted pone este campo por primera vez en su informe, el marco ser 80 veces el ancho del carcter promedio de la fuente. Reduzca el ancho del campo, pero no lo estreche a tal grado que slo pueda acomodar la cadena de texto ms larga. Mientras que cada una de estas soluciones ofrece una solucin efectiva cuando se est trabajando con un solo objeto base-texto en una seccin, existen todava otras consideraciones para el caso cuando se trabaja con ms de un objeto base-texto en una seccin. Al ajustar el tamao de un objeto, debe considerar su ubicacin con respecto a los otros objetos en la seccin. Evite disear informes donde el espacio entre los objetos es muy estrecho. Deje espacio para crecimiento, expandiendo el ancho de los objetos un 5% aproximadamente. O, si esto no es posible, considere la opcin de reducir el tamao de la fuente o de colocar cada objeto en su propia subseccin.
276
13
Eliminar lneas en blanco en campos incrustados

Dado que se pueden incrustar campos en objetos de texto, pueden presentarse casos en que un campo vaco d lugar a una lnea en blanco en un objeto de texto. Se pueden eliminar las instancias en blanco de dichos campos incrustados. Nota: La eliminacin de lneas en blanco de campos incrustados se ha diseado para quitar lneas en blanco de un objeto de texto si este objeto contiene un solo campo totalmente en blanco en una lnea seguida de un retorno de carro. 1. Para eliminar lneas en blanco en campos incrustados Abra el informe en la ficha Diseo y haga clic en el objeto de texto deseado (es decir, aquel que hace que las lneas en blanco muestren algunos registros). Sugerencia: Para asegurarse de que ha hecho clic en un objeto de texto, busque la palabra Texto en la barra de estado situada en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 2. 3. Haga clic con el botn secundario del mouse en el objeto de texto y, en el men contextual, haga clic en Dar formato a texto. Seleccione la opcin Eliminar lneas en blanco en campos incrustados del Editor de Formato y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Ahora, cuando el informe se imprima, las no deseadas lneas blancas ya no aparecern en lugar de campos incrustados vacos. Puede confirmar los cambios en la ficha Vista previa.
Antes de eliminar lneas en blanco, el campo Direccin 2 imprime una lnea en blanco si est vaca.
Despus de eliminar lneas en blanco, el campo Direccin 2 no se imprime si ste est vaco.
277
13
Ubicacin de objetos basados en texto multilineales

Aunque los objetos base-texto cuyo formato es multilineal siguen las mismas reglas de diseo que los dems objetos, los primeros tienen una caracterstica adicional que debe ser considerada. Si el controlador de la impresora expande o contrae el espaciado del texto, la distribucin lineal podra cambiar, cambiando a su vez el nmero de lneas necesario para acomodar el texto. Cuando se usan objetos basados en texto multilineales en una seccin, pueden surgir problemas si en la misma seccin hay otros objetos colocados directamente debajo de los primeros. A diferencia de los objetos basados en texto monolineales, la ampliacin del marco del objeto basado en texto multilineal para ajustarse al crecimiento no es una solucin viable. Cuando hace esto, la altura de la lnea de texto simplemente aumenta de acuerdo a la expansin que sufre el marco.
Por tanto, en la medida de lo posible, los objetos basados en texto multilineales se deben colocar en la parte inferior de la seccin. En caso que requieran ms lneas para desplegarse, la seccin se expandir hacia abajo para acomodar el crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
Importacin de objetos basados en texto desde un archivo

Con Crystal Reports, puede importar un objeto con formato y basado en texto desde un archivo existente a su informe. 1. Para importar objetos basados en texto desde un archivo Haga doble clic en el objeto basado en texto al que desee dar formato para activar el modo de edicin y, a continuacin, haga clic con el botn secundario para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Insertar desde archivo. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione el archivo en que est almacenado su objeto basado en texto, luego haga clic en Abrir. El objeto se importa desde el archivo al objeto de texto del informe.
2. 3.
278
13
Espaciado entre objetos basados en texto

Utilice las opciones de cuadrcula y lneas gua para ayudar a alinear en forma equilibrada los objetos basados en texto. Puede seleccionar la opcin Ajustar a cuadrcula, establecer la cuadrcula con un mximo de 2,5 cm, y hacer que la cuadrcula sea visible o invisible en la ficha Diseo, en la ficha Vista previa o en ambas. Para obtener ms informacin sobre cmo se trabaja con cuadrculas, vea "Uso de la cuadrcula " en la pgina 279. Tambin puede trabajar sin una cuadrcula, ubicando objetos donde desee dentro de un informe. Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su tamao como un grupo. Puede hacerlo usando lneas gua. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
Uso de la cuadrcula
La cuadrcula es una serie de coordenadas de lneas y columnas. Cuando se selecciona la cuadrcula y se elige la opcin Ajustar a la cuadrcula en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, Crystal Reports permite la colocacin de objetos basados en texto slo en estas coordenados, pero no entre ellas. Puede espaciar los datos del informe y alinear objetos segn sea necesario. Si intenta ubicar un objeto entre coordenadas de cuadrcula, el objeto se ajusta automticamente a la cuadrcula; es decir, el objeto se desplaza hacia el conjunto de coordenadas de filas o columnas ms cercano. Cada informe contiene una cuadrcula de diseo. Puede ser activada o desactivada y ajustada a diferentes tamaos segn sea la necesidad. La cuadrcula no est seleccionada de forma predeterminada. Consulte "Seleccin de la cuadrcula " en la pgina 280. Una vez establecida, la cuadrcula permanece del mismo tamao para todas las secciones. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada seccin y se extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la seccin. Una nueva cuadrcula del mismo tamao comienza desde la esquina superior izquierda de la siguiente seccin, y contina del mismo modo hasta el final del informe. Si selecciona la opcin Ajustar a cuadrcula, tendrn lugar las condiciones siguientes:
La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto OLE que usted ubique, se alinear a un punto de la cuadrcula. Los objetos ubicados antes de activar la opcin Ajustar a cuadrcula, no se movern al punto de la cuadrcula ms cercano, es decir, que permanecern donde se encuentren al momento de cambiar la opcin.
279
13
Si ajusta el tamao de un objeto, el lado (o lados) que est ajustando se ajustarn al punto de la cuadrcula ms cercana.
Seleccin de la cuadrcula
Las fichas Diseo y Vista previa tienen una estructura de cuadrcula subyacente que puede activar en la ficha Organizacin del cuadro de dilogo Opciones. 1. 2. Para seleccionar la cuadrcula En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla. En la ficha Diseo, en el rea Opciones de cuadrcula, se puede activar la funcin de ajuste a la cuadrcula, mostrar la estructura de cuadrcula subyacente en la ficha Diseo o Vista previa o en ambas, seleccionar la ubicacin en modo libre y especificar el tamao de la cuadrcula. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
3.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es seleccionando los comandos de cuadrcula en el men Vista. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en un espacio vaco de las fichas Diseo o Vista previa y seleccionar el comando en el men contextual.
Diseo con lneas gua

Crystal Reports proporciona lneas gua para ayudar a alinear y ajustar el tamao de los objetos de informe con precisin. Las lneas gua son lneas que no se imprimen y que puede ubicar en cualquier lugar en las fichas Diseo y Vista previa para ayudar en la alineacin. Tienen una propiedad de ajuste que ajusta automticamente los objetos a stas.
Visualizacin de lneas gua

Puede ver lneas gua en las fichas Diseo y Vista previa al seleccionar las opciones de vista en el cuadro de dilogo Opciones. 1. 2. 3. Para ver lneas gua En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer en su pantalla. En la ficha Diseo de la vista Diseo, active la casilla de verificacin Lneas gua y/o la casilla de verificacin Lneas gua del rea Vista previa. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es seleccionando un comando de lneas gua en el men Vista.
280
13
Insercin de lneas gua

Aunque usted puede y debe insertar lneas gua manuales siempre que sea necesario, Crystal Reports las insertar automticamente en determinadas situaciones:
Cada vez que usted inserta un campo o un campo de frmula en su informe, el programa crea automticamente una lnea gua a la orilla izquierda del marco del campo y ajusta el campo y el ttulo del campo a dicha lnea. Si resume un campo, el programa ajusta el resumen a la misma lnea gua para asegurar un alineamiento apropiado. Cuando hace clic con el botn secundario en el rea sombreada de una seccin y elige el comando Arreglar lneas, el programa automticamente crea una o ms lneas gua horizontales en la seccin y ajusta los campos a esas lneas. Para insertar, mover y quitar lneas gua manualmente En la ficha Diseo o Vista previa, haga clic en la regla que se encuentra en la parte superior para activar una lnea gua vertical; haga clic en la regla de la izquierda para activar una lnea gua horizontal. Observe que cada lnea gua est unida a una cabeza de flecha en su regla de origen.
1.
Nota: Si no aparecen lneas gua, asegrese de que est seleccionada la opcin de lneas gua apropiada en el men Vista. En la ficha Vista previa se debe seleccionar un objeto para ver una lnea gua. 2. 3. Para colocar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla hasta la posicin deseada. Para eliminar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha fuera de la regla.
Nota: Si la opcin Ajustar a cuadrcula est activada, slo podr insertar o mover lneas gua en incrementos de la cuadrcula.
281
13
Ajuste de objetos a lneas gua

Para ajustar un objeto a una lnea gua, arrastre el objeto de informe hacia la lnea gua hasta que la orilla del objeto encaje con la parte superior de la lnea gua. El ajuste permite no slo alinear con precisin objetos de informe, sino tambin cambiar la posicin y el tamao de varios objetos juntos. Una vez ajustados varios objetos a una lnea gua, puede mover todos los objetos con slo mover la lnea gua. Puede ajustar a una lnea gua horizontal, tanto la parte superior de un objeto como la parte inferior.
Puede ajustar a una lnea gua vertical el borde izquierdo, el borde derecho o la lnea central vertical (la lnea invisible que divide verticalmente un objeto en dos partes iguales) de un objeto.
1. 2.
Para ajustar un objeto a una lnea gua Haga clic en una de las reglas para insertar una lnea gua. Arrastre el objeto de informe hacia la lnea gua, de manera que una de las orillas del objeto est en la lnea gua.
La propiedad de ajuste de las lneas gua funciona para los objetos basados en texto de forma diferente que para otros objetos, como objetos OLE. Cuando un objeto monolineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, es la lnea de base del texto, no la trama del objeto la que se ajusta a la lnea gua. Cuando un objeto multilineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, la lnea de base del texto o la trama del objeto puede ajustarse a la lnea gua. Para saber si un objeto basado en texto est ajustado a una lnea gua horizontal, slo es necesario buscar los indicadores especiales colocados a cada lado del objeto directamente en la lnea de base (como se seala en la siguiente imagen), en la vista Diseo. Si el objeto se ajusta a una lnea gua vertical, los indicadores especiales aparecen a lo largo del lado del objeto.
282
13
Para colocar varios objetos de texto con diferentes tamaos de fuente en una lnea con sus lneas de base alineadas, ajuste la lnea de base de cada objeto a la misma lnea gua horizontal.
Ubicacin de objetos usando lneas gua

Una vez que haya ajustado uno o ms objetos a una lnea gua, puede mover todos los objetos a la vez con slo mover la lnea gua. Para mover la lnea gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla.
Arrastre la lnea gua a la posicin deseada.
El objeto se mover conjuntamente con la lnea gua.
Nota: Cuando se mueve una lnea gua, tambin se mueve cualquier objeto que est ajustado a ella. Pero si mueve un objeto que est ajustado a una lnea gua, el programa no mueve la lnea gua.
Modificacin del tamao de objetos usando lneas gua

Use dos lneas gua para modificar el tamao de dos o ms objetos que son del mismo tamao (altura o anchura) o de tamaos diferentes. En ambos casos, el proceso de ajuste de tamao con dos lneas guas es el mismo. 1. 2. Para cambiar el tamao de objetos usando lneas gua Creando una lnea gua. Ajuste un lado del objeto a esa lnea gua.
3.
Cree una segunda lnea gua a la derecha del objeto.
283
13
Nota: La lnea gua no debe estar en contacto con el objeto. 4. 5. Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamao. Arrastre los identificadores de ajuste de tamao sobre la segunda lnea gua de manera que el objeto se ajuste a ella.
6. 7.
Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a ambas lneas gua. Si los objetos todava no son del tamao que usted quiere, arrastre cualquiera de las dos lneas hasta que los objetos alcancen el tamao correcto.
Sangra de lneas
Al usar Crystal Reports, puede controlar las sangras de lneas para campos de memorndum, campos de cadena y objetos basados en texto. Para objetos, tiene la opcin de hacer sangra de lneas para un prrafo en particular al posicionar el cursor al inicio del prrafo. O, si selecciona un objeto completo, puede aplicar las mismas especificaciones de sangra a todos los prrafos dentro de ese objeto. Recuerde que cualquier lnea a continuacin de un retorno de carro se considera como la primera lnea de un prrafo nuevo. 1. 2. 3. 4. Para hacer sangra de lneas Haga clic con el botn secundario en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual, haga clic en Dar formato al texto. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. Haga clic en la ficha Prrafo. En el rea de Sangra, puede aplicar sangra en la primera lnea del prrafo; aplicar sangra en cada lnea del prrafo desde el margen izquierdo; y aplicar sangra en cada lnea de prrafo desde el margen derecho. Nota: Slo se aceptan valores de sangra dentro del rango del ancho de campo u objeto. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
284
13
Representacin de campos de desbordamiento

Crystal Reports usa Representacin de Campo de Desbordamiento para ayudarle a los usuarios al trabajar con valores monetarios o numricos en celdas de informe. Normalmente, si un valor numrico o monetario es ms grande que el campo que lo contiene, ese valor es truncado, o recortado. Por ejemplo, valores como 100,000,000 podran aparecer en el informe como 1,000, o como 000 (dependiendo de las propiedades establecidas). Esto podra potencialmente causar confusin al leer el informe. Cuando se desactiva la opcin de formato Permitir recorte de campos, los valores de campo de nmero o moneda que superan el tamao del campo se representan con signos de nmero (######) en la ficha Vista previa, lo que permite saber inmediatamente cundo el campo es demasiado pequeo. 1. 2. 3. Para permitir representacin de campo de desbordamiento Haga clic con el botn secundario en el campo monetario o campo numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta. Haga clic en el botn Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Estilo personalizado con la ficha Nmero abierta. 4. Para permitir la representacin de campos de desbordamiento, desactive la casilla de verificacin Permitir recorte de campos. Nota: Tambin puede hacer clic en el botn Formato condicional para escribir una frmula en el Editor de Formato. En el Formula Workshop de formato, puede especificar que el recorte de campo se desactive slo cuando se cumplan ciertas condiciones. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Para ver los resultados, actualice el informe. Si desactiv el recorte de campo, cualquier valor de campo de nmero o moneda que sea ms grande que el objeto de campo que lo contiene se representar mediante signos de nmero (######).
285
13
Seleccin de varios objetos

Puede seleccionar objetos mltiples, incluidos objetos de texto, campo, grfico, mapa, mapa de bits, cuadrcula OLAP, objetos de tabla cruzada y objetos OLE, para darles formato en conjunto. Una vez que se han seleccionado objetos mltiples, se pueden mover, alinear, modificar tamao, cortar, copiar y pegar como grupo. Tambin puede cambiar su estilo de fuente, color y prrafo. Los objetos se mueven, alinean y se modifica su tamao de acuerdo a un objeto principal, que normalmente es el ltimo objeto que selecciona. Puede cambiar el objeto principal por otro al hacer clic con el botn secundario sobre el objeto deseado. 1. Para seleccionar objetos mltiples Haga clic en un objeto y presione Ctrl+clic en los dems objetos que desee seleccionar. Nota: Tambin puede enlazar una serie de objetos haciendo clic con el botn secundario y arrastrando el cursor sobre un rea. 2. 3. 1. 2. Haga clic con el botn secundario sobre el objeto principal. En el men contextual, seleccione la opcin apropiada para dar formato. Para seleccionar todos los objetos de una seccin En la ficha Diseo o Vista previa, haga clic con el botn secundario en el rea gris que aparece a la izquierda de la seccin con la que desee trabajar. Elija la opcin Seleccionar todos los objetos de seccin en el men contextual. Se seleccionan todos los objetos de informe de dicha seccin.
Ubicacin en modo libre

Tambin puede desear utilizar Crystal Reportssin una cuadrcula, en un ambiente de modo libre similar al de un programa de dibujo. Modo libre significa que puede reubicar objetos en cualquier parte en que desee que aparezcan en su informe. Su nica restriccin es que el programa no le permite ubicar objetos de grfico y Tabla Cruzada en el Encabezado de Pgina, Pie de Pgina o seccin Detalles. Para trabajar en un ambiente de modo libre, seleccione la opcin Ubicacin en Modo Libre de la ficha Organizacin del cuadro de dilogo Opciones.
286
13
Opcin Ubicacin en modo libre activada

Para crear informes dinmicos y reducir la dependencia del controlador de la impresora tanto como sea posible, se recomienda que el formato de todas las secciones del informe se definan teniendo activada la opcin Ubicacin en modo libre. Esto es especialmente importante si su informe incluye objetos OLE, tales como grficos, cuadros, lneas o imgenes en formato de bits (como el logotipo de la compaa). Cuando se ha dado formato a una seccin mediante ubicacin en modo libre, todos los objetos se pueden ubicar en cualquier parte de dicha seccin. Crystal Reports ubica objetos en una seccin tomando como base sus coordenadas absolutas. Seagate Crystal Reports ubica objetos dentro de una seccin en base a sus coordenadas absolutas. Estas coordenadas determinan la ubicacin vertical de los objetos en su informe, es decir, que usted, y no el controlador, controla la ubicacin vertical de objetos monolineales (aquellos que imprimen en una sola lnea). De esta forma, usted garantiza menos inconsistencias cuando se usan diferentes controladores en la impresin. Sin embargo, aunque el controlador de la impresora ya no controla el espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la seccin, an determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos base-texto, as como tambin el espacio entre lneas de los objetos de texto multilineales. As, mientras Ubicacin en modo libre le permite mejor control, usted todava debe tomar en cuenta estas consideraciones en el diseo de sus informes. Consulte "Ubicacin de objetos basados en texto multilineales " en la pgina 278.
Opcin Ubicacin en modo libre desactivada

Si una seccin tiene desactivada la opcin Ubicacin en modo libre, el programa no se refiere a las coordenadas absolutas del objeto para determinar donde imprimirlo, salvo si se cumplen las condiciones siguientes.
La coordenada absoluta x se sigue tomando como referencia para determinar dnde comienza a imprimirse horizontalmente cada objeto (ubicacin izquierda y derecha). La coordenada y todava es tomada como referencia para la ubicacin vertical del objeto, pero las coordenadas pueden ser ajustadas por Crystal Reports cuando cambia el controlador de la impresora.
As, si el informe se imprime usando un controlador de impresora que mide el espacio entre lneas ms ancho que el controlador de impresora original, la coordenada y aumentar y el objeto basado en texto se imprimir ms abajo
287
13
dentro de la pgina. Con la opcin Ubicacin en modo libre desactivada, el usuario ya no controla la ubicacin vertical de los objetos base-texto; es el controlador de la impresora que toma el control de la operacin. Sin embargo, el controlador de la impresora no controla la ubicacin de objetos OLE tales como grficos, cuadros y lneas. Crystal Reports siempre se refiere a las coordenadas absolutas de estos objetos para ubicarlos e imprimirlos. El uso de diferentes mtodos para ubicar objetos base-texto y objetos OLE, puede dar lugar a problemas cuando se combinan ambas clases de objetos. Por ejemplo, un cuadro (objeto OLE) es ubicado alrededor de un campo de texto (objeto basado en texto). Todo parece bien y los elementos estn alineados correctamente. Si el informe se imprime usando otro controlador de impresora que mide el espacio entre lneas ms ancho que el controlador original:
La ubicacin del cuadro no cambia con respecto a la seccin donde est colocado, (las coordenadas x e y no cambian). La ubicacin vertical del objeto basado en texto cambia porque la coordenada y se ajusta hacia arriba.
Nota: El valor de la coordenada y se mide desde el borde superior de la seccin hasta el borde superior del objeto; as, entre ms grande es el valor, el objeto se imprimir ms abajo dentro de la pgina. Si est distribuyendo informes con secciones de formato Ubicacin en modo libre desactivado y desea que los objetos de dichas secciones aparezcan rodeados por un borde o con lneas, es mejor modificar las propiedades del borde de los objetos en lugar de insertar cuadros y lneas. De esta manera, los bordes se mantendrn siempre con los objetos. Consulte "Agregar bordes, color y sombreado a un campo " en la pgina 296. Recuerde que se puede dar formato a cada seccin con la opcin Ubicacin en modo libre activada o desactivada. Aunque es mejor activar la opcin en unos casos y no en otros, se recomienda de manera especial que se d formato a todas las secciones del informe de la misma manera.
288
13
Ubicacin en modo libre usando lneas gua

Puede desear trabajar en un ambiente de modo libre pero manteniendo la capacidad de alinear objetos, moverlos o modificar su tamao como un grupo. Puede hacerlo usando lneas gua. Las lneas gua son lneas que se extiende vertical y horizontalmente desde las fichas Diseo y Vista previa. Las lneas gua tienen la propiedad de ajuste automtico. Cuando mueve un objeto dentro del rango magntico de una lnea gua, el objeto se ajusta o se adjunta a la lnea gua.
Una vez que un objeto se ajusta a una lnea gua, si sta se mueve, el objeto tambin se mueve. Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua, todos se mueven cuando se mueve la lnea. Si tiene varios objetos ajustados a una lnea gua en dos lados (derecha e izquierda, o arriba y abajo) y se mueve una de las lneas gua, se ajusta el tamao de todos los objetos en forma similar.
Usar las lneas gua en un ambiente de modo libre entrega flexibilidad con control. Consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280.
Ubicacin vertical
En la ficha Comn del Editor de formato, puede usar las opciones de rotacin de texto para alienar verticalmente los campos y objetos basados en texto en su informe. Cuando se selecciona una rotacin de texto de 90 grados, el texto se mueve 90 grados hacia la izquierda. Cuando se selecciona una rotacin de texto de 270 grados, el texto se mueve 270 grados hacia la izquierda. Nota:
Si la rotacin de texto se deja en 0 grados, a su informe se le da formato horizontalmente, de izquierda a derecha. Para la rotacin de texto de objetos basados en texto, se borra automticamente la opcin Puede Crecer en impide que se trunque el texto dentro de un objeto. Para obtener ms informacin sobre la opcin Puede crecer, vea "Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto " en la pgina 275. El texto con formato vertical que sobrepasa el borde de la pgina no se puede mostrar como parte de su informe.
289
13
Insertar espaciado entre caracteres y lneas

Con Crystal Reports, puede especificar la cantidad de espaciado entre caracteres o lneas para campos de memorndum, campos de cadenas y objetos basados en texto. 1. 2. 3. 4. Para insertar espaciado de caracteres y lnea Haga clic con el botn secundario en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. Haga clic en la ficha Fuente. Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de caracteres. En el rea Espaciado, en el campo Espaciado Exacto de Caracteres, especifique el valor n que ocupa cada carcter. El valor n se define como la distancia en nmero de puntos medida desde el inicio de un carcter hasta el inicio del siguiente. Cuando cambia el espaciado entre caracteres, cambia slo el espaciado entre los caracteres adyacentes, no el tamao de fuente. Por ejemplo, si especifica una fuente de 14 puntos con un espaciado de caracteres de 14 puntos, cada carcter mantiene como un tamao de fuente de 14 puntos, ocupando un espacio que tiene 14 puntos de ancho. 5. 6. Haga clic en la ficha Prrafo. Esta ficha se usa para configurar los valores de espaciado de lnea. En el rea Espaciado, en el campo Espaciado de Lnea, especifique el espaciado de lnea como un mltiplo del tamao de fuente que est usando, o como un nmero exacto de puntos. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
7.
290
13
Definir tamaos de fuente fraccionarios

En la ficha Fuente del Editor de formato, puede seleccionar un tamao de fuente fraccionario para campos de base de datos y objetos basados en texto en su informe. 1. 2. 3. 4. Para definir tamaos fraccionarios de fuente Haga clic con el botn secundario en el campo u objeto al que desea dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. Haga clic en la ficha Fuente. En la lista Tamao, seleccione el tamao fraccionario de fuente deseado para el campo u objeto. Nota: El nmero que introduzca debe estar entre 1 y 1638. Crystal Reports redondear automticamente todas las entradas fraccionarias al 0,5 ms prximo. Por consiguiente, puede utilizar los tamaos fraccionarios de fuente 1,5, 2,5, 3,5, etc. hasta 1637,5 en el informe. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Nota: Al definir tamaos fraccionarios de fuente para campos individuales de la base de datos y objetos de texto ya ubicados en su informe, debe realizar los cambios manualmente (es decir, siguiendo estos procedimientos). (El motivo es que los ajustes de fuente existentes de los objetos de su informe anularn las opciones predeterminadas.) Sin embargo, puede utilizar la ficha Fuentes del cuadro de dilogo Opciones para ajustar los valores de fuente predeterminados: estas opciones predeterminadas afectarn a los nuevos informes que cree, adems de a cualquier nuevo objeto que agregue a un informe existente.
Fuentes TrueType
Disear su informe usando fuentes especficas de la impresora, puede conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes impresoras. Podra ser que las fuentes no sean compatibles con otras impresoras o, aun cuando lo fueran, podran no estar instaladas en estas impresoras. Al momento de la impresin, si el controlador de la impresora encuentra fuentes especficas (de otra determinada impresora) que no reconoce, Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en el resultado. Para evitar esta situacin, se recomienda usar solamente fuentes TrueType de uso comn, en el diseo de informes.
291
13
Mrgenes de pgina
Establecer Mrgenes Especficos
Crystal Reports ofrece la posibilidad de establecer mrgenes que satisfagan sus especificaciones. 1. 2. 3. Para establecer mrgenes especficos En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina. Aparece el cuadro de dilogo Configurar Pgina. Cambie los mrgenes de pgina predeterminados para ajustarlos a sus necesidades. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota: Todos los mrgenes se calculan desde el borde del papel. Por esto, un margen izquierdo de 0,6 cm causa que la impresin comience exactamente a 0,6 cm del borde del papel.
Uso de los mrgenes predeterminados

Cuando en el diseo de su informe usted usa los mrgenes establecidos por la impresora, podran darse ciertas situaciones especficas.
Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los mrgenes predeterminados de la impresora son mayores, los objetos situados en la parte derecha del informe quedarn fuera del rea de impresin. Cuando el informe se imprime en otro entorno donde los mrgenes predeterminados de la impresora son menores (lo cual aumenta el rea de impresin), el informe completo se desplazar hacia la izquierda de la pgina.
Se recomienda que siempre establezca sus propios mrgenes. Aun si los mrgenes que quiere usar son iguales a los de la impresora, asegrese de desactivar la opcin Usar mrgenes predeterminados del cuadro de dilogo Configurar Pgina, y de especificar sus mrgenes manualmente usando el comando Preparar impresora. Nota: Puede activar la casilla de verificacin Ajustar automticamente si desea que Crystal Reports ajuste de forma automtica los mrgenes del informe cuando cambie el tamao del papel. Esta opcin mantiene el rea imprimible del informe aumentando o reduciendo los mrgenes izquierdo/ derecho y superior/inferior mediante la aplicacin del mismo factor.
292
13
Impresora predeterminada
En general, es una buena idea no elegir una impresora especfica. Aun cuando una impresora puede ser idntica, la manera en que es reconocida puede variar de acuerdo al sistema operativo. Por ejemplo, una impresora HP Lser III se instala en tres sistemas operativos diferentes.
Con Microsoft Windows 98, el nombre de la impresora se puede cambiar de manera que HP Lser III sea por ejemplo Impresora de recepcin frontal, pero el controlador de la impresora se enumerar como HPPCL5MS.DRV. Con Windows NT, el nombre de la impresora es tambin por referencia y puede ser cambiado por el usuario, pero el controlador de la impresora es siempre WINSPOOL.
Si selecciona una impresora especfica, Crystal Reports buscar esa impresora por su nombre. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema, ser reemplazada por la impresora predeterminada, abriendo la posibilidad de inconsistencias en la impresin. Si usted necesita especificar una impresora, tal como una impresora de sobres o de etiquetas, el nombre de la impresora debe ser el mismo que fue usado al momento de disear el informe. Tome en cuenta que cualquiera que imprima el informe debe usar la misma impresora, de lo contrario, podran surgir problemas inesperados. Si su informe es parte de un programa para ser distribuido, puede incluir el cuadro de dilogo Seleccionar Impresora. Usando este cuadro de dilogo, los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o cambiarle de nombre apropiadamente.
Establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel

Usted puede imprimir su informe usando orientacin vertical u horizontal y con una variedad de tamaos de papel. Puede especificar estas opciones mediante el comando Imprimir del men Archivo. 1. 2. 3. 4. Parea establecer orientacin del papel y tamao del papel En el men Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. En el rea Seleccionar impresora, seleccione la impresora que desee usar, si no ha sido establecida como predeterminada. Haga clic en Preferencias. En la ficha Diseo, haga clic en Vertical o Horizontal.
293
13
5.
Haga clic en Avanzadas, y en la lista Papel/Salida, seleccione el tamao de papel que desee. Las opciones de tamao de papel se relacionan directamente con la impresora seleccionada. Por ejemplo, el controlador HP LaserJet (PCL) ofrece un opcin de tamao carta, legal, ejecutivo o A4, mientras que el controlador de la impresora PostScript le permite elegir entre tamaos de papel carta, legal, nota, A4, B5, carta pequea y A4 pequea.
6.
Haga clic en Aceptar dos veces para guardar los cambios.
Controladores de impresoras
Actualizacin de controladores de impresoras
Para mantener el rendimiento, Crystal Reports consulta al controlador de la impresora sobre cada uno de los elementos de fuente (medidas de fuente), tales como altura promedio de carcter, ancho de carcter, altura de los ascendentes y descendentes, interlineado, etc. Se puede presentar un problema si se usa un controlador de impresora ms antiguo que no devuelve medidas de fuente en forma precisa. Si est experimentando problemas con la impresin (faltas campos, formato incorrecto, etc.), se recomienda que consiga e instale los controladores ms actualizados para su impresora. En muchos casos, los controladores de impresora ms nuevos entrega medidas precisas de fuente y cualquier problema de impresin se resuelve rpidamente.
Inconsistencias debidas a los controladores de impresora

A la hora de imprimir, pueden ocurrir inconsistencias si el controlador de la impresora que ocupa para imprimir es diferente al controlador de la impresora usado al momento de crear el informe (es decir, la impresora virtual en el software). Estas inconsistencias son el resultado de una variedad de mtodos que usan los controladores para medir los parmetros del texto, como tamao de la fuente. Cuando se imprimen, los objetos base-texto pueden aparecer desalineados, cortados o superpuestos. Ejemplos de objetos base-texto incluyen campos de caracteres o frases, objetos de texto, campos memo, campos numricos y campos de frmula. Esta clase de problemas puede surgir cuando tiene:
Dos impresoras iguales, pero cada una utiliza un controlador diferente. Dos impresoras diferentes que utilizan el mismo controlador. Dos impresoras diferentes que utilizan controladores diferentes. Un controlador que utiliza fuentes TrueType y un segundo controlador que asigna fuentes TrueType a fuentes PostScript.
294
Formato Propiedades de formato
13
Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero cada una imprime desde una versin diferente de Microsoft Windows. Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador, pero las versiones de los controladores son diferentes. Dos impresoras iguales que utilizan el mismo controlador y el mismo sistema operativo, pero la resolucin de los controladores de vdeo es diferente.
As, mientras un documento usando un determinado controlador puede requerir seis lneas completas para imprimir un bloque de texto:
Un segundo controlador que mide fuentes ms estrechas puede imprimir el mismo bloque de texto en menos de seis lneas. Un tercer controlador que mide fuentes ms anchas puede necesitar ms de seis lneas para la misma impresin.
La mayora de las veces, esta situacin puede ser evitada. Por lo tanto, si piensa distribuir su informe, una de sus metas es disear un informe que se pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador. Para hacer esto, Crystal Reports ofrece varias soluciones de diseo. Si se tienen en cuenta a la hora de crear un informe, estas soluciones pueden asegurar una impresin y distribucin adecuadas del informe en casi cualquier entorno.
Propiedades de formato
Puede establecer las propiedades de formato usando el Editor de Formato para objetos y el Asistente de Seccin para secciones de informes. En la mayora de los casos, se pueden establecer uno o dos tipos de propiedades:
Absolutas (aplicar siempre la propiedad). Condicionales (aplicar la propiedad slo si se satisfacen ciertos criterios).
Trabajo con formato absoluto

El formato absoluto es un formato que se aplica en cualquier condicin. Este tipo de propiedad para dar formato sigue siempre un procedimiento seleccionar, despus aplicar. Por ejemplo, se selecciona el elemento al que se desea dar formato (objeto o seccin) y, despus, se aplica el formato a la seleccin usando valores de propiedad.
295
13
Formato Trabajo con formato absoluto
Puede usar los siguientes cuadros de dilogo para dar formato a sus informes:
Editor de Formato para dar formato a los valores de campo. Asistente de seccin para dar formato a secciones enteras. Asistente de resaltado para dar formato condicional a todos los tipos de campos.
Cada uno de estos cuadros de dilogo contiene un nmero de diversas propiedades para dar formato, as como tambin las herramientas para activar o desactivar las propiedades y especificar atributos.
Agregar bordes, color y sombreado a un campo

Crystal Reports permite agregar bordes, color y sombreado a los campos de un informe para destacar datos importantes y crear informes que tengan un aspecto profesional. 1. 2. 3. 4. 5. Para agregar bordes, color, y sombreado a un campo Haga clic con el botn secundario en el campo al que desea dar formato para visualizar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. Haga clic en la ficha Borde. Seleccione el estilo de lnea, color y color de fondo para el campo. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crear un informe, una seccin, un rea o un objeto de slo lectura

Puede hacer que un informe, una seccin, un rea o un objeto sean de slo lectura para que no se le pueda aplicar formato. Cuando se define esta opcin, se desactivan las opciones del Editor de Formato. Tambin se suprimen las opciones de formato que suelen estar disponibles en las barras de herramientas o en los mens contextuales para el informe o el objeto. Nota: Esta funcin es para que el usuario se sienta cmodo al proteger el formato del informe; no se pretende que se use como seguridad del informe. 1. 2. Para crear un informe de slo lectura En el men Archivo, seleccione Opciones del Informe. Seleccione Slo lectura.
296
13
1. 2. 3.
Para crear una seccin o un rea de slo lectura En el men Informe, seleccione Asistente de seccin. Seleccione la seccin o el rea que desea que sea de slo lectura. En la ficha Comn, seleccione Slo lectura. Nota: Si una seccin es de slo lectura, puede moverla, cortarla y eliminarla, pero no puede realizar cambios en ella. Si un rea es de slo lectura, todas sus secciones son de slo lectura, por lo que no puede insertar otra seccin, ni mover, cortar o eliminar secciones existentes.
1. 2. 3.
Para crear un objeto de slo lectura Haga clic con el botn secundario en el objeto que desee que sea de slo lectura. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. En la ficha Comn, seleccione Slo lectura. Nota:
Tambin puede realizar esta accin haciendo clic en el botn Bloquear formato de la barra de herramientas Formato. Cuando un objeto de informe es de slo lectura, puede moverlo, copiarlo, cortarlo, eliminarlo, examinar sus datos y seleccionarlo, pero no puede darle formato.
Bloquear el tamao y la posicin de un objeto

Puede bloquear la posicin del objeto de informe seleccionado para que no pueda moverse. Si se activa esta opcin, no se puede arrastrar el objeto en Report Designer y se desactiva el comando Tamao y posicin. 1. 2. Para bloquear el tamao y la posicin de un objeto Seleccione el objeto cuyo tamao y posicin desee bloquear. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Bloquear tamao/ posicin.
297
13
Cambiar los formatos predeterminados de campo

Crystal Reports permite mostrar campos de base de datos en el informe con casi cualquier tipo de formato. En esta seccin se describe el modo de utilizar el comando Opciones para controlar los ajustes de formato predeterminados que utiliza Crystal Reports para agregar un campo a cualquier informe. En el cuadro de dilogo Opciones, puede establecer los formatos predeterminados de campos de base de datos del siguiente tipo: Cadena, Nmero, Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora y Booleano. Nota: Al cambiar los formatos de campo predeterminados, los nuevos ajustes slo afectan a los objetos que posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con el botn secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el men contextual. 1. 2. 3. Para especificar formatos predeterminados de campos En el men Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos. Haga clic en el botn correspondiente al tipo de campo cuyo formato desee establecer (Cadena, Nmero, Moneda, Fecha, Hora, Fecha y hora o Booleano). El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 4. 5. Utilice las fichas del Editor de Formato para especificar los formatos deseados. Haga clic en Aceptar.
Establecer los formatos predeterminados de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
Los procedimientos siguientes describen en primer lugar cmo se especifican formatos estndar para los campos Fecha, Hora y Fecha y hora y, en segundo lugar, cmo se personalizan los formatos de dichos campos. Nota: Estos ajustes predeterminados slo afectarn a los objetos que posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con el botn secundario en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el men contextual. Para establecer los formatos predeterminados estndar de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora 1. En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos.
298
13
3.
Para abrir el Editor de Formato, haga clic en el botn correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora). Nota: Si hace clic en el botn Fecha y hora del Editor de Formato, cualquier cambio realizado con posterioridad afectar slo a los campos Fecha y hora. Debe hacer clic en Fecha u Hora para dar formato a campos de fecha o campos de hora independientes.
4. 5.
En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora. Seleccione un formato predefinido de la lista (o bien, haga clic en Personalizar para crear el suyo propio). Cuando hace clic en un nuevo formato, puede obtener una vista previa de los resultados en el rea Muestra del Editor de formato. Nota: En la lista de formatos predefinidos, puede seleccionar las opciones predeterminadas del sistema y as asegurarse de que Crystal Reports utiliza los formatos dictados por Windows. Puede modificar la configuracin del sistema en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional, que se encuentra en el Panel de control.
6. 7.
Una vez seleccionado un formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de Formato. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Opciones.
Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a un informe, Crystal Reports debe utilizar el formato especificado. Para personalizar los formatos de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora 1. En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2. 3. 4. 5. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos. Abra el Editor de Formato haciendo clic en el botn correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora). En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora. Haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de dilogo Estilo personalizado. Nota: Si eligi dar formato a los campos Fecha y hora en el paso 3, entonces ver tres fichas en el cuadro de dilogo Estilo personalizado (Fecha y hora, Fecha, y Hora). Los formatos especificados en estas fichas slo se aplican a los dos elementos de los campos Fecha y hora y no afectan a los formatos especificados para campos de fecha o de hora independientes.
299
13
6. 7. 8. 9.
Cree el formato que desee ajustando las diversas opciones del cuadro de dilogo Estilo personalizado. Cuando haya acabado de disear el formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Estilo personalizado. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de formato. Para dar formato a otro tipo de campo, haga clic en el botn pertinente del cuadro de dilogo Opciones. De lo contrario, haga clic en Aceptar para regresar a Crystal Reports.
Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a sus informes, Crystal Reports debe utilizar el formato personalizado que ha creado.
Cmo agregar o editar lneas y cuadros

Crystal Reports permite agregar lneas a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un aspecto profesional. Las lneas pueden ser horizontales o verticales. Para que una lnea vertical pueda abarcar varias pginas, la seccin del informe donde acaba la lnea no debe estar en la misma pgina donde la lnea comienza. Por ejemplo, si una lnea discurre desde un encabezado de grupo hasta el correspondiente pie de grupo, la lnea contina en la parte superior de cada pgina subsiguiente (justo por debajo del encabezado de pgina) hasta llegar al pie del grupo. 1. Para agregar lneas a un informe En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar lnea.
2.
Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar la lnea donde desee. Nota: No se pueden dibujar lneas diagonales. Para editar lneas en un informe Haga clic con el botn secundario en la lnea a la que quiere dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual, haga clic en Dar formato a lnea.
1. 2.
300
13
El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3. 4. En la ficha Lnea, introduzca los cambios deseados en la lnea. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Agregar y editar cuadros

Crystal Reports permite agregar cuadros a un informe para destacar datos importantes y crear informes con un aspecto profesional. 1. Para agregar cuadros a un informe En la barra de herramientas Insertar herramientas, haga clic en Insertar cuadro.
2. 1. 2. 3. 4.
Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar el cuadro donde desee. Para editar cuadros en un informe Haga clic con el botn secundario en el cuadro al que quiere dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. En la ficha Cuadro, introduzca los cambios deseados en el cuadro. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
301
13
Adicin de formas a un informe

Al disear formatos de informe en Crystal Reports, puede insertar una variedad de formas, como crculos, elipses y cuadros con esquinas redondeadas, como parte de su informe. Esto es especialmente til para dar formato a informes en idiomas que requieren que esas formas se comuniquen de manera efectiva. 1. 2. 3. 4. 5. Para agregar formas a un informe Agregue un cuadro a su informe. Consulte "Agregar y editar cuadros " en la pgina 301. Haga clic con el botn secundario para mostrar el men contextual. En el men contextual, haga clic en la ficha Dar Formato a Cuadro. En el Editor de formato que aparece, haga clic en la ficha Redondeado. Seleccione un nmero comprendido entre 0 y 100 en el cuadro Redondeo o mueva el control deslizante hacia la derecha para aumentar la curvatura de las esquinas del cuadro. El cuadro inicial gradualmente se transforma en una elipse o crculo, dependiendo de cunto mueva el control deslizante hacia la derecha. Nota: Si ha especificado la caracterstica de redondeo para un cuadro, no puede utilizar la opcin Sombra que est normalmente disponible en la ficha Cuadro del Editor de Formato. 6. Una vez creada la forma apropiada, haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
Uso de formatos de contabilidad convencionales

A modo de compatibilidad con las convenciones contables usadas en la profesin de contabilidad, Crystal Reports le permite decidir cmo mostrar el smbolo monetario, valores negativos y valores cero en sus informes financieros. Tambin puede configurar su informe para invertir los signos para montos de crdito y dbito. 1. 2. Para utilizar convenciones contables en un informe Haga clic con el botn secundario en el campo monetario o campo numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta.
302
13
3. 4.
En el rea Estilo, seleccione cmo desea que aparezca el formato de nmero de sistema para los valores positivos y negativos. En el rea Smbolo Monetario (predeterminada del sistema), especifique cmo desea que aparezca el smbolo monetario con los valores en su informe. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Para personalizar las convenciones contables para un informe Haga clic con el botn secundario en el campo monetario o campo numrico al que desea dar formato para mostrar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. Aparece el cuadro de dilogo Editor de formato con la ficha Nmero abierta.
5. 1. 2.
3.
Haga clic en el botn Personalizar. Aparece el cuadro de dilogo Estilo personalizado con la ficha Nmero abierta.
4.
Seleccione la casilla de verificacin Usar formato de contabilidad. Una vez que ha seleccionado esta opcin, se producen las siguientes condiciones:
En la lista Negativos, la forma en que aparecen los valores negativos en su informe est determinada por la configuracin local Windows. Los valores negativos se representan mediante un valor menos o llaves. En la lista Mostrar valor cero como, se selecciona automticamente el smbolo guin para representar valores cero en su informe. En la ficha Signo de Moneda del cuadro de dilogo Estilo Personalizado, el smbolo monetario se posiciona en el lado izquierdo de los valores monetarios y numricos.
Nota: Los cambios hechos a la configuracin local de Windows se implementan slo despus de salir y reiniciar Crystal Reports. 5. Active la casilla de verificacin Invertir seal para pantalla para invertir los signos correspondientes a importes de crdito y dbito en los informes financieros. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Haga clic en Aceptar nuevamente para volver a su informe.
6. 7.
303
13
Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales

Algunos objetos de informe, tales como tablas cruzadas y cuadrculas OLAP, se pueden expandir horizontalmente entre varias pginas. Crystal Reports permite hacer que otros objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc. se repitan en cada pgina horizontal adicional creada por la tabla cruzada o la cuadrcula OLAP. Por ejemplo, si el pie de pgina del informe incluye una imagen, un objeto de texto y un nmero de pgina, se puede utilizar el Editor de Formato para hacer que Crystal Reports repita esos objetos en cada pgina horizontal. 1. 2. Para repetir objetos en pginas horizontales Haga clic con el botn secundario sobre el objeto de informe que desee repetir. En el men contextual, haga clic en Dar formato al campo o en la opcin de formato apropiada. Nota: Las opciones de formato no aparecen si el objeto seleccionado se encuentra conectado al BusinessObjects Enterprise Repository. Para obtener informacin sobre cmo modificar un objeto en el repositorio, consulte "Modificar objetos del repositorio " en la pgina 144. 3. En la ficha Comn del Editor de formato, seleccione la casilla de verificacin Repetir en pginas horizontales. Para una lnea o un cuadro, la opcin Repetir en pginas horizontales aparece en la ficha Lnea o Cuadro. 4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Ahora, si una tabla cruzada o una cuadrcula OLAP hacen que el informe se expanda horizontalmente, el objeto al que se ha dado formato se repite en cada pgina horizontal. Nota:
Las copias repetidas de un objeto de informe no se pueden mover; para poder mover las copias, deber mover el objeto original. Es posible dar formato a cualquier copia de un objeto de informe repetido, pero los cambios realizados se aplicarn a todas las copias. Los objetos de informe de una seccin con la opcin Posiciones relativas seleccionada en el Asistente de seccin no se pueden repetir.
304
13
Numeracin de pginas horizontales

Un campo especial, denominado Nmero de pgina horizontal, permite numerar las pginas horizontales. 1. 2. Para numerar las pginas horizontales En el cuadro de dilogo Explorador de campos, desplcese hasta Campos especiales y haga clic sobre el nodo para expandirlo. Seleccione Nmero de pgina horizontal en la lista e insrtelo en el informe.
Nota: La opcin Repetir en pginas horizontales se activa automticamente al insertar el campo Nmero de pgina horizontal de ese modo. Si corta y pega un campo Nmero de pgina horizontal, o si inserta ese campo en otro campo u objeto de texto, la opcin Repetir en pginas horizontales no se activa automticamente.
Uso del espacio en blanco entre filas

La altura de una seccin en relacin a los objetos que estn en ella afectan la cantidad de espacio en blanco que aparece entre las lneas de su informe.
La ficha Diseo en modo libre permite agregar y eliminar espacio en blanco de dos maneras:
Ajustando el rea en la ficha Diseo mediante el cursor para cambiar tamao. Cambiando la opcin en el Asistente de Seccin.
Nota: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la seccin y seleccionar Ajustar seccin en el men contextual. El programa ajusta automticamente la seccin para que el borde inferior est parejo con la lnea base del ltimo objeto en la seccin.
305
13
Adicin de espacio en blanco al ajustar tamao

Para agregar espacio en blanco extra entre lneas de su informe, simplemente mueva el puntero del mouse sobre la lnea del borde inferior de la seccin. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
Cuando el cursor de ajustar aparezca, arrastre el borde de la seccin para agregar espacio en blanco.
Nota: Tambin puede agregar espacio en blanco a una seccin haciendo clic con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la seccin y eligiendo el comando Insertar lnea del men contextual. El programa ajusta la seccin automticamente, agregando la cantidad de espacio necesario para contener una lnea de campos de base de datos tpicos.
Eliminacin de espacio en blanco al ajustar tamao

Para eliminar espacio en blanco innecesario dentro de una seccin, mueva el puntero sobre la lnea del borde de la seccin inferior. El puntero va a cambiar a un cursor de ajustar.
306
13
Cuando aparezca el cursor de cambio de tamao, arrastre el borde de la seccin hacia arriba hasta eliminar el espacio en blanco que sobra.
Eliminacin de espacio en blanco al suprimir una seccin

Si una seccin completa est en blanco (por ejemplo, si no se va a poner nada en la seccin Pie de pgina del informe), puede eliminar el espacio en blanco innecesario que ocupara el pie de pgina al suprimir la seccin en el Asistente de Seccin. 1. Para eliminar espacio en blanco al suprimir una seccin En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2. 3. 4. En el rea Secciones, haga clic en la seccin que desee suprimir. En la ficha Comn, active la casilla de verificacin Suprimir (no profundizar). Haga clic en Aceptar para volver a su informe. La seccin Pie de pgina no se imprimir en lo sucesivo.
307
13
Formato Trabajo con formato condicional
Trabajo con formato condicional

El formato condicional es un formato que se aplica slo bajo ciertas condiciones. Por ejemplo, usted puede desear:
Imprimir balances de clientes en rojo si han vencido. Que las fechas aparezcan en el formato da, mes, ao si el cliente es canadiense. Que aparezca color de fondo en cada lnea.
Crystal Reports facilita la aplicacin de formato condicional en estas situaciones y en otras muchas ms. Con formato absoluto, se puede seguir el procedimiento de seleccionar, despus aplicar. Para dar formato condicional se sigue el mismo procedimiento, pero se va un paso ms adelante y se configuran condiciones que determinan cundo ser aplicado el formato. Estas condiciones se especifican utilizando frmulas simples. Para obtener ms informacin sobre la creacin de frmulas utilizando sintaxis Crystal o Basic, vea la Ayuda en lnea. Cuando se configura una frmula de formato condicional, la frmula pasa por alto cualquier valor fijo que haya configurado en el Editor de Formato. Por ejemplo, si se activa la propiedad Suprimir y despus se configura una frmula condicional para la opcin Suprimir, la propiedad slo se aplicar si se cumple la condicin de la frmula. Crystal Reports permite configurar condicionalmente tanto propiedades de activar y desactivar como propiedades de atributo. Sin embargo, cada una de stas requiere un tipo diferente de frmula.
Propiedades condicionales de activar o desactivar

Una propiedad condicional de activar o desactivar prueba para ver si una condicin ha sido cumplida. Se activa si la condicin se cumple y se desactiva si la condicin no se cumple. No hay trminos medios. Use frmulas booleanas para este tipo de formato.
Ejemplo de sintaxis Crystal

condicin
Ejemplo de sintaxis Basic

formula = condicin
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condicin y regresa una respuesta de s o no. Despus aplica la propiedad a cada valor que regresa un s.
308
13
Propiedades de atributo condicional

Una propiedad de atributo condicional comprueba qu condiciones se cumplen entre dos o ms. El programa entonces aplica el formato apropiado a la condicin. Por ejemplo, asuma que usted quiere los valores bajo cierta cuota impresos en rojo y todos los dems valores impresos en negro. El programa verifica cuando el valor est bajo la cuota o no. Si est bajo la cuota, aplica el atributo rojo, si no, se aplica el atributo negro. Use una frmula If-Then-Else para este tipo de formato condicional.

If Condicin A Then crRed Else crBlack

If Condicin A Then formula = crRed Else formula = crBlack End If
Cuando se configuran propiedades de atributo condicional, Crystal Reports carga una seleccin de atributos en la lista Funciones del Formula Workshop. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos atributos para agregarlos a su frmula. Por ejemplo, si est definiendo la alineacin horizontal condicional, la lista Funciones contiene atributos como DefaultHorAligned, LeftAligned y Justified. Si est definiendo bordes condicionales, la lista Funciones contiene atributos como NoLIne, SingleLine y DashedLine. Nota: Incluya siempre la palabra clave Else en las frmulas condicionales; de lo contrario, puede que los valores que no cumplan la condicin If no conserven su formato original. Para conservar el formato original de los valores que no cumplan la condicin If, utilice la funcin DefaultAttribute.

If Condicin A Then crRed Else DefaultAttribute

If Condicin A Then formula = crRed Else formula = DefaultAttribute End If
309
13
Usted puede ir ms adelante con este tipo de propiedad. Puede especificar una lista de condiciones y una propiedad por cada una de ellas; usted no est limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene un campo numrico en su informe que contiene cifras de ventas de pases alrededor del mundo, puede especificar el nmero de atributo(s) que desea aplicar a cada pas. En este caso, sus condiciones van a especificar que si es del Pas A, aplicar el atributo del Pas A; Pas B, aplicar atributo del Pas B; Pas C, aplicar atributo del Pas C, y as sucesivamente. Con ms de una alternativa, use esta clase de frmula:

If Condicin A Then crRed Else If Condicin B Then crBlack Else If Condicin C Then crGreen Else crBlue

If Condicin A Then formula = crRed ElseIf Condicin B Then formula = crBlack ElseIf Condicin C Then formula = crGreen Else formula = crBlue End If
Use una frmula de condicin If-Then-Else mltiple para esta clase de formato condicional.
Cambiar fuentes de forma condicional

Para campos de memorndum o de cadena que estn basados en condiciones, como un valor paramtrico, se pueden cambiar la fuente, estilo de fuente, tamao y color para estos campos mediante el Editor de formato. 1. 2. 3. Para cambiar las fuentes de forma condicional Haga clic con el botn secundario en el campo al que desea dar formato para visualizar el men contextual. En el men contextual haga clic en Dar formato a Campo. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. Haga clic en la ficha Fuente.
310
13
4. 5. 6.
Para cambiar cualquiera de las opciones de fuente, haga clic en el botn apropiado Frmula, ubicado en el lado derecho del cuadro de dilogo. En el Formula Workshop se puede especificar que las fuentes condicionales cambiarn slo cuando se satisfagan ciertas condiciones. Haga clic en Guardar y cerrar. Nota:

7.
Si existe algn error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de todos modos. Si selecciona No, aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error. Si no hay error en la frmula, vuelve al Editor de formato. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha sido establecida para esa propiedad.
Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
Cambiar la posicin X de forma condicional

Puede cambiar la posicin X (es decir, la posicin horizontal a partir del margen izquierdo) de un objeto basndose en una condicin. Esta accin resulta til cuando desea que los objetos aparezcan en columnas diferentes cuando su valor cumple una determinada condicin; por ejemplo, puede hacer que los pedidos enviados a tiempo aparezcan en la primera columna y los pedidos enviados con retraso en la segunda. 1. 2. 3. Para cambiar la posicin X de un objeto de forma condicional Haga clic con el botn secundario en el campo que desea desplazar de forma condicional y seleccione Tamao y posicin. Haga clic en el botn Frmula condicional situado junto al campo de valor de la posicin X. En el Formula Workshop, introduzca el texto de la frmula para la posicin X condicional. Por ejemplo, para desplazar los pedidos enviados con retraso a una segunda columna, introduzca un texto de frmula similar al siguiente:
If (Orders.Ship Date) < CDateTime (2004, 01, 01, 02, 10, 11) then 4320
Nota: El nmero 4320 representa la nueva posicin que desea definir como segunda columna. La posicin se mide en twips (una pulgada contiene 1440 twips). 4. 5. Haga clic en Guardar y cerrar para volver al informe. Haga clic en Aceptar para guardar la configuracin de posicin.
311
13
Crystal Reports desplaza los objetos que cumplen la condicin a la nueva posicin y mantiene los que no la cumplen en la posicin original.
Crear pies de pgina despus de la primera pgina

Puede elegir imprimir un pie de pgina en todas las pginas excepto la primera. Esto lo puede hacer si da formato a la seccin Pie de pgina condicionalmente, utilizando una propiedad de activar o desactivar. 1. 2. Para crear pies de pgina despus de la primera pgina Coloque el campo que desea mostrar como un pie de pgina en la seccin Pie de pgina en su informe. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. 3. 4. 5. En el rea Secciones, haga clic en Pie de Pgina. Para abrir el Formula Workshop, haga clic en el botn Frmula situado a la derecha de la casilla de verificacin Suprimir (no profundizar). Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato: Ejemplo de sintaxis Crystal:
PageNumber = 1
Ejemplo de sintaxis Basic:

formula = PageNumber = 1
Esta frmula suprime el pie de pgina en la primera pgina, pero no en ninguna otra pgina. 6. Haga clic en Guardar y cerrar. Nota:

7.
Si existe algn error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje que pregunta si desea guardarla de todos modos. Si selecciona No, aparece un segundo cuadro de mensaje que detalla el error. Si no hay error en su frmula, el programa regresar al Asistente de Seccin. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha sido establecida para esa propiedad.
Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas Estndar para tener una vista preliminar del informe y asegurarse de que el pie de pgina aparece en todas las pginas exceptuando la primera.
312
13
Nota:
Si tiene un pie de pgina de varias lneas y ha puesto las lneas en diferentes secciones Pie de pgina, necesitar suprimir condicionalmente cada una de esas secciones utilizando la frmula de arriba. Para crear un encabezado de pgina que aparezca en todas las pginas excepto la primera, coloque la informacin del encabezado en la seccin Encabezado de Pgina y despus suprima condicionalmente esa seccin utilizando la misma frmula que us para suprimir la seccin Pie de pgina.
Usar el Asistente de resaltado

Este asistente permite aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informe (campos de nmero, moneda, cadena, booleano, fecha, hora y fecha y hora). Con l, se puede aplicar formato al campo seleccionado especificando una condicin basada en el valor de ese campo o especificando una condicin basada en el valor de un campo de informe diferente. En otras palabras, el asistente permite crear la frmula siguiente:
Si el valor del campo X satisface la condicin A, aplique el formato especificado al campo seleccionado en el informe.
Cuando se utiliza para aplicar formato condicional, el Asistente de resaltado permite:
Modificar varios atributos de una vez, sin escribir una frmula. Resaltar todos los tipos de campo utilizados en el informe. Dar formato al estilo de fuente, al color de fondo, al color de fuente y al estilo de borde. Dar formato a un campo basndose en sus propios valores o en los valores de otro campo. Resaltar una celda OLAP o de tabla cruzada basndose en valores de encabezado de fila y de columna. Especificar valores utilizando el formato de nmero especfico de la configuracin regional (como 1,224.23 para los usuarios de Amrica del Norte). Especificar fechas con formato numrico o de texto (12 de enero 2001 12 ene. 2001). Deshacer el resaltado rpidamente.
Cuando se necesita aplicar formato condicional a campos de informe, el Asistente de resaltado es ms rpido y fcil de utilizar que el Formula Workshop. El Asistente de resaltado se utiliza normalmente para resaltar valores de campo que, de algn modo, se distinguen de otros valores de un informe. Por ejemplo, se pueden resaltar los clientes principales imprimiendo
313
13
el campo {Cliente.Ventas del ltimo ao} con un fondo rojo cuando el valor de las ventas sea superior a 50.000 $. De forma alternativa, para destacar los pedidos de importancia, se puede hacer que el campo {Producto.Nombre del producto} se muestre en negrita cuando el valor de {Pedidos.Enviados} sea False (falso). Sin embargo, el Asistente de resaltado no es tan flexible como el Formula Workshop. Para utilizar las funciones de formato de Crystal Reports con el mximo provecho, cree sus propias frmulas de formato condicional con el Formula Workshop (accesible desde el cuadro de dilogo Editor de Formato). Para obtener informacin detallada, consulte "Uso de las frmulas " en la pgina 473.
Formato condicional de los campos usando el Asistente de resaltado

El Asistente de resaltado es una alternativa rpida al Formula Workshop; permite aplicar formato condicional a cualquier campo de un informe. El Asistente de resaltado permite fundamentalmente crear la frmula siguiente:
Si el valor del campo X satisface la condicin A, aplique el formato especificado al campo seleccionado en el informe.
El cuadro de dilogo est dividido en dos reas: el rea Lista de elementos que muestra la frmula y el rea Editor de elemento que permite especificarla. El rea Editor de elemento incluye un campo de muestra que presenta las especificaciones de formato que se estn aplicando. Para dar formato condicionalmente a los campos usando el Asistente de resaltado 1. Para abrir el Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en el campo al que desee dar formato y seleccione Asistente de resaltado en el men contextual. Sugerencia: Tambin se puede iniciar haciendo clic en el botn Resaltado situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente o haciendo clic en la opcin Asistente de resaltado del men Formato. Cuando se abre, el asistente est definido para dar formato al campo que est seleccionado en ese momento en el informe.
314
13
2.
En el Asistente de resaltado, haga clic en Nueva para crear una frmula condicional nueva con valores predeterminados.
3.
En el rea Editor de elemento , haga clic en la lista Valor de y seleccione el campo en el que desee basar la condicin. El campo elegido es el campo en el que se basa la condicin y no es necesario que sea el campo al que se va a dar formato. Para crear una condicin basada en los valores del campo al que se va a dar formato, seleccione este campo en la lista. Para basar la condicin en un campo de informe diferente, seleccinelo en la lista de campos disponibles. Nota: La lista Valor de muestra slo los campos que se han agregado al informe.
4.
Seleccione una comparacin en la segunda lista (igual a, menor que, etc.). Este enunciado comparativo funciona como el operador de la frmula condicional que ha creado el asistente.
5.
Complete la condicin especificando el valor deseado en el cuadro. Nota: Si el campo seleccionado en la lista Valor de no es numrico, el cuadro de texto se convierte en una lista de valores disponibles, de la que se debe seleccionar un valor.
6.
En las listas Estilo de fuente, Color de fuente, Fondo y Borde, especifique los cambios de formato que desee aplicar al campo seleccionado cuando se cumpla la condicin. Repita los pasos 3 y 4 si desea aplicar varias condiciones de resaltado al campo seleccionado.
7.
315
13
Nota: Puede utilizar el botn Quitar del asistente para eliminar de la lista las frmulas de resaltado. 8. Use las flechas de Prioridad para especificar el orden en que desee que Crystal Reports aplique las condiciones. Para obtener detalles, consulte "Establecer prioridades de resaltado " en la pgina 316. Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
9.
Establecer prioridades de resaltado

Los botones de Prioridad de la seccin Lista de elementos del Asistente de resaltado permiten establecer las prioridades de las frmulas. Esto es til cuando usted tiene dos o ms frmulas cuyos resultados pueden entrar en conflicto en algunas situaciones. Por ejemplo, suponga que resalta el campo Precio unitario en el informe. Asigna a este campo una frmula de resaltado que muestra un fondo amarillo cuando un precio unitario sea superior a 100 $. A continuacin, en este mismo informe, crea otra frmula de resaltado que muestra un fondo rojo cuando un precio unitario es superior a 200 $. Considerando que 100 es un subconjunto de 200, puede darse el caso de que campos Precio unitario tengan fondo amarillo cuando, de hecho, deberan tener fondo rojo. En otras palabras, un precio de unidad de $300 podra recibir un fondo rojo o un fondo amarillo, dependiendo de a cual frmula se ha asignado prioridad. 1. 2. 3. Para establecer prioridades en frmulas de resaltado En el men Formato, haga clic en Asistente de resaltado. En el rea Lista de elementos, seleccione una de las frmulas de resaltado condicional creadas. Haga clic en las flechas de Prioridad para trasladar la frmula seleccionada hasta una posicin superior o inferior a la de las dems frmulas. Nota: Una frmula tiene prioridad sobre otra cuando su posicin es ms alta en la seccin Lista de elementos. 4. 5. Haga clic en Aceptar. Haga clic en la ficha Vista previa o actualice el informe para ver los cambios de resaltado.
Deshacer/Rehacer actividades
Crystal Reports incluye mltiples niveles de deshacer. Con mltiples niveles de deshacer, puede deshacer cualquier cantidad de cambios a un objeto, en orden inverso, hasta tener su informe en la condicin deseada.
316
Formato Uso de la herramienta Copiar formato
13
El programa tambin tiene una caracterstica de rehacer para revierte un deshacer. Si mueve un objeto, por ejemplo, y no le gusta su nueva posicin, puede hacer clic en Deshacer para devolverlo a su posicin original. Si luego cambia de opinin, puede hacer clic en Rehacer para restaurar el ltimo cambio. Los botones Deshacer y Rehacer tienen listas que le permiten deshacer o rehacer una gran cantidad de cambios a la vez.
Para deshacer una accin, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas Estndar. La primera vez que se hace clic en el botn, se invierte el ltimo cambio introducido en el informe. Cada vez adicional que se hace clic en el botn, ste revierte al siguiente cambio ms reciente. Para deshacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que desea deshacer.
Para rehacer un cambio despus de haberlo deshecho, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas Estndar. El programa desactiva el botn Deshacer y los comandos Deshacer/ Rehacer cada vez que no hay nada que deshacer/rehacer o cuando se ha efectuado un cambio que no se puede invertir. Para rehacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que desea rehacer.
Nota: Solamente se pueden deshacer o rehacer acciones en orden desde la ms reciente hacia atrs. No se puede deshacer una accin sin deshacer acciones ms recientes
Uso de la herramienta Copiar formato

Use la herramienta Copiar formato para copiar las propiedades de formato absolutas o condicionales de un objeto de informe a otros objetos. El botn Copiar formato se activa en la barra de herramientas Estndar al seleccionar un objeto origen en el informe. Si se aplica formato a un campo destino de distinto tipo que el campo origen, slo se copian las propiedades comunes. Por ejemplo, si el campo origen es un campo booleano y el campo destino es un campo de moneda, slo se modifican las propiedades comunes de fuente y borde; las propiedades booleanas no se aplican y las propiedades de moneda no cambian.
317
13
Formato Uso de la herramienta Copiar formato
Nota:
La herramienta Copiar formato no copia informacin de hipervnculo en un campo u objeto destino. Dicha herramienta no copia formato aplicado mediante el uso del Asistente de resaltado. Asimismo, tampoco copia formato de objetos de texto/plantilla en campos de bases de datos. La herramienta Copiar formato puede utilizar cualquier objeto (incluyendo objetos del repositorio, objetos de slo lectura y objetos contenidos en secciones de slo lectura) como fuente para formato (sin embargo, no se puede aplicar formato a estos objetos). Cuando se utiliza un campo Fecha y hora como origen, las propiedades de fecha y hora de un campo destino s se modifican, y viceversa (es decir, un campo Fecha o un campo Hora utilizados como origen tambin afectan a las propiedades de fecha y hora de un campo Fecha y hora). Para copiar y aplicar formato Seleccione un objeto o campo origen en el informe y haga clic en Copiar formato. Sugerencia: Tambin puede seleccionar Copiar formato desde el men contextual. Nota:
1.

2.
El botn Copiar formato no se encuentra disponible hasta que se seleccione un objeto o campo. Haga clic en el botn por segunda vez, o presione ESC, para dejar de utilizar la herramienta Copiar formato.
Haga clic sobre el objeto o campo destino para el que quiera aplicar el formato. Al mover el mouse por el informe, el cursor se transforma en un cursor Stop si el objeto o campo no se puede utilizar como destino. Nota:
No se puede aplicar formato a objetos o campos de slo lectura. Mantenga presionada la tecla ALT si desea aplicar formato a varios objetos o campos.
318
Creacin de grficos
captulo
14
Creacin de grficos Conceptos sobre la creacin de grficos
Conceptos sobre la creacin de grficos

Introduccin general sobre la creacin de grficos
Crystal Reports permite incluir grficos complejos de colores en los informes. Puede utilizar grficos en cualquier momento para mejorar la utilidad de su informe. Por ejemplo, si tiene un informe de ventas agrupado por Regin y un Subtotal de las Ventas del ao pasado para cada Regin, se puede crear rpidamente un grfico que muestre las ventas por Regin.
Se pueden crear grficos sobre lo siguiente:
Campos de resumen y de subtotal. Campos de detalle, de frmula y de total acumulado. Resmenes de tablas cruzadas. Datos OLAP.
Tpicamente, usted usar un grfico al nivel de un grupo para poder ver la informacin de resumen o de subtotales. Sin embargo, segn el tipo de datos con el que est trabajando, puede crear una grfica de cuadrcula Avanzada, de Tabla cruzada u OLAP en su informe.
320
14
Diseos de grficos
El Asistente de Grficos provee cuatro esquemas poderosos. Cada grfico es especialmente til para elaborar presentaciones a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes grficos se pueden usar para crear una presentacin:
Avanzado
Use la organizacin avanzada cuando tenga diferentes valores de grficos o cuando no tenga ningn campo de resumen o grupo en el informe. El diseo de grfico Avanzado admite uno o dos campos de condicin: con estos campos de condicin, se pueden crear grficos 2D, 3D o circulares. Otras funciones especficas del esquema de Detalle incluyen:
Los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o especificado, as como segn N superiores u Organizar totales. Se pueden trazar valores para cada registro. Se pueden trazar valores como total general para todos los registros. Los grficos se pueden basar en campos de frmula y de total acumulado.
Grupo
El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual usted presenta un resumen a cambio de un campo geogrfico (tal como Regin). Nota: Para crear un grfico usando el esquema de Grupo, el informe debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen.
Tablas cruzadas
Use el diseo de tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas. Un grfico de tablas cruzadas utiliza los campos de la tabla cruzada en sus campos de condicin y de resumen.
OLAP
El esquema OLAP se usa cuando est graficando en una cuadrcula OLAP. Un grfico OLAP utiliza los campos de la tabla cuadrcula OLAP para los campos de condicin y de resumen. Nota: El informe debe incluir una cuadrcula OLAP para poder crear un grfico OLAP.
321
14
Tipos de grficos
Hay distintos conjuntos de datos que resultan adecuados para un determinado tipo de grfico. A continuacin se ofrece informacin general acerca de los principales tipos de grficos y sus usos ms habituales.
Barras
La mayora de los grficos de barras (tambin conocidos como grficos de columnas) se utilizan para presentar o comparar varios conjuntos de datos. Dos tipos de grficos de barras muy tiles son el de barras contiguas y el de barras apiladas.
Grfico de barras contiguas En un grfico de barras contiguas, los datos aparecen como una serie de barras verticales. Este tipo de grfico es especialmente adecuado para presentar varios conjuntos de datos a lo largo de un intervalo de tiempo (por ejemplo, las cifras de ventas del ao pasado para Arizona, California, Oregn y Washington).
Grfico de barras apiladas El grfico de barras apiladas muestra los datos como una serie de barras verticales. Este tipo de grfico es adecuado para representar tres series de datos, donde cada serie se representa con un color apilado con los dems en una misma barra (por ejemplo, ventas en 1997, 1998 y 1999).
Lneas
Un grfico de lneas muestra los datos como una serie de puntos conectados por una lnea. Este tipo de grfico es adecuado para presentar datos que corresponden a un nmero elevado de grupos (por ejemplo, ventas totales a lo largo de los ltimos aos).
reas
El grfico de reas muestra los datos como reas coloreadas o rellenas con un patrn. Este tipo de grfico es adecuado para mostrar los datos de un nmero de grupos limitado (por ejemplo, porcentaje del total de ventas para Arizona, California, Oregn y Washington).
Grfico circular
El grfico circular muestra los datos como secciones circulares coloreadas o rellenas con un patrn. Los grficos circulares se usan normalmente para un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas para todo el inventario); sin embargo, puede elegir mltiples grficos circulares para mostrar varios grupos de datos.
322
14
Corona circular
El grfico de corona circular es similar al grfico circular, y muestra los datos como secciones de una corona. Si, por ejemplo, representa en un informe las ventas por regiones, la cifra total de ventas aparecer en el centro del crculo y las regiones como secciones coloreadas de la corona circular. Al igual que en el grfico circular, puede mostrar mltiples grficos para presentar mltiples grupos de datos.
Proyeccin 3D
El grfico de proyeccin 3D muestra los datos como una serie de objetos tridimensionales, alineados uno junto a otro, en un plano tridimensional. Este tipo de grfico muestra los extremos de los datos del informe. Por ejemplo, las diferencias entre las ventas por cliente y por pas se resaltan visualmente cuando se presentan en este grfico.
Superficie 3D
Los grficos de superficie 3D representan una vista topogrfica de varios conjuntos de datos. Si, por ejemplo, requiere que un grfico muestre el volumen de ventas por clientes y por pases en un formato visual y relacional, puede considerar el uso de un grfico de superficie 3D.
Dispersin XY
El grfico de dispersin XY es un conjunto de puntos que representan datos especficos de un volumen de informacin. Este grfico permite al usuario evaluar un mbito de datos mayor con el fin de determinar tendencias. Por ejemplo, si recoge informacin de clientes, como ventas, productos, pases, meses y aos, tendr un conjunto de puntos que representan el volumen de informacin de clientes. La visualizacin de estos datos en un grfico de dispersin XY le permitir elaborar hiptesis acerca de las razones por las que determinados productos se venden mejor que otros, o por qu en ciertas regiones se compra ms que en otras.
Radar
En el grfico de radar, los datos de grupos, como pases o clientes, aparecen en el permetro de un radar. El grfico sita los valores numricos en orden creciente, desde el centro del radar hacia el permetro. De este modo, el usuario puede determinar visualmente el modo en que los datos de grupos especficos estn relacionados con el total de los datos.
Burbujas
El grfico de burbujas (extensin del grfico de dispersin XY) se utiliza para presentar los datos como una serie de burbujas, donde el tamao de cada burbuja es proporcional a la cantidad de datos. Un grfico de burbujas sera
323
14
efectivo, por ejemplo, para el nmero de productos vendidos en una regin determinada; cuanto mayor sea la burbuja, mayor es el nmero de productos vendidos.
Burstil
El grfico de cotizaciones representa los valores mximos y mnimos de los datos. Por esta capacidad, el grfico de cotizaciones es una herramienta excelente para observar las actividades financieras o de ventas. Nota: Crystal Reports ofrece dos formatos posibles para los grficos de cotizaciones: Alto bajo y Alto bajo abierto cerrado. Cada uno de estos tipos requiere una serie de valores en el orden que su nombre especifica.
Eje numrico
Un grfico de eje numrico es un grfico de barras, de lneas o de rea que utiliza un campo numrico o un campo de fecha/hora como campo A cambio de. Los grficos de eje numrico proporcionan un mtodo para cambiar la escala de los valores del eje X, creando un autntico eje X numrico o de fecha/hora.
Esfera
Un grfico de este tipo se utiliza para presentar grficamente los valores como puntos en un indicador. Los grficos de indicadores, como los circulares, se usan normalmente para un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas con respecto a todo el inventario).
Gantt
Un diagrama de Gantt es un grfico de barras horizontales que se utiliza normalmente para proporcionar una representacin grfica de una programacin. El eje horizontal corresponde a un intervalo de tiempo, mientras que el eje vertical muestra una serie de tareas o sucesos. Las barras horizontales del grfico representan secuencias de sucesos e intervalos de tiempo para cada elemento del eje vertical. Para crear un grfico de Gantt slo debe especificar campos de fecha. Establezca "Para cada registro" en el campo que elija para el eje de datos, y agregue las fechas inicial y final al rea "Mostrar valores" de la ficha Datos del Asistente de grficos.
Embudo
Los grficos de embudo se suelen usar para representar etapas en un proceso de ventas. Por ejemplo, para mostrar los ingresos potenciales en cada etapa. Este tipo de grfico tambin puede ser til para identificar reas
324
14
de problemas potenciales en los procesos de ventas de una organizacin. El grfico de embudo se asemeja a un grfico de barras apiladas en que representa el 100% de los valores de resumen de los grupos incluidos en l.
Histograma
Un histograma es un tipo de grfico de barras que se utiliza para describir cmo varan las medidas con respecto al valor medio. Ayuda a identificar las causas de problemas en un proceso mediante la forma de la distribucin as como el ancho (desviacin) de la distribucin. En un histograma, la frecuencia est representada por el rea de la barra, no por su altura.
Ubicacin de un grfico
La ubicacin del grfico, determina que datos se muestran y donde son impresos. Por ejemplo, un grfico situado en la seccin Encabezado de informe incluye los datos del informe completo, en tanto que un grfico situado en una seccin Encabezado de grupo o Pie de pgina de grupo slo muestra los datos especficos del grupo. Nota:
Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar grficos en los subinformes. Consulte "Subinformes " en la pgina 533. De forma predeterminada, cuando se inserta un grfico o un marco de objeto de grfico, se sita en el Encabezado de informe.
Profundizacin con grficos

Los grficos no son slo una poderosa herramienta para presentar datos, sino que tambin son una herramienta de anlisis muy poderosa. Desplace el cursor sobre una seccin del grfico de grupos en la ficha Vista previa, de modo que el puntero se convierta en el cursor de profundizar y, a continuacin, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa seccin del grfico.
Profundizacin con leyendas

Si el grfico consta de uno o ms campos de grupo, puede usar la leyenda para profundizar en los grupos individuales. Haga doble clic en el cursor de profundizacin en los marcadores y en el texto de la leyenda para ver los detalles acerca de esa seccin del grfico.
325
14
Creacin de grficos Creacin de grficos
Creacin de grficos
Cuando inserta un grfico en un informe, puede aparecer una de las opciones siguientes:
Un marco de objeto de grfico en el Encabezado de informe. Despus de colocar el marco de grfico, aparece el cuadro de dilogo Asistente de grficos. Para obtener ms informacin sobre la colocacin de un grfico en el informe, consulte "Ubicacin de un grfico " en la pgina 325.
Un grfico insertado automticamente en el Encabezado de informe. En algunas situaciones, por ejemplo si existe al menos un grupo y un campo resumido en el informe, el grfico se agrega automticamente en el Encabezado de informe y no aparece el cuadro de dilogo Asistente de grficos. Esto suele suceder cuando genera un grfico a partir de resmenes de tablas cruzadas o de un cubo OLAP, pero tambin puede producirse cuando genera un grfico a partir de campos de resumen o de subtotal.
Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada)

La organizacin avanzada le permite crear un grfico basado en valores especficos. A menudo, los grficos se crean basados en algn tipo de campo resumido de su informe donde los valores en el grfico dependen de los valores del campo resumido. Usando La organizacin avanzada se puede crear un grfico sin la necesidad de un campo resumido, usando los valores que aparecen en la seccin Detalles de su informe. Para crear La organizacin avanzada necesita especificar dos cosas:

Condicin
Condiciones (puede haber dos). Valores (puede haber varios).
La Condicin se usa para indicar cundo se marca el punto. Por ejemplo, un grfico que muestra las ventas del ao pasado para cada uno de sus clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado. Tambin es posible trazar un punto para cada registro o trazar un punto para todos los registros.
326
14
Valor
El grfico en detalle usa Valor para indicar qu se usa como valores en su grfico. Por ejemplo, si quiere crear un grfico que muestre las ventas del ao pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del ao pasado ser el valor. 1. Para crear un grfico sobre un campo de detalle o de frmula En el men Insertar, haga clic en Grfico. En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto. Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 2. 3. Arrastre el marco a la posicin que desee del Encabezado de informe. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. Haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte "Tipos de grficos " en la pgina 322. 4. Haga clic en la ficha Datos.
5.
En el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si an no se ha seleccionado.
327
14
6.
En el rea Datos, especifique los campos de la base de datos que desea usar como condiciones. Puede seleccionar "A cambio de" en la lista y agregar despus hasta dos de estos campos de base de datos en el cuadro situado debajo de la lista. Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de grfico le permiten mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo.
7. 8.
Agregue los campos de la base de datos que desea usar como valores a la lista Mostrar valores. Active la casilla de verificacin No resumir si no desea que Crystal Reports resuma automticamente los valores del grfico correspondientes a un campo de frmula. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos.
9.
10. Haga clic en la ficha Texto. 11. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 12. Haga clic en Aceptar. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo)

Muchos de los grficos que usted crear, estarn basados en resmenes o subtotales dentro de su informe. Antes de crear estos grficos debe haber insertado un resumen o un subtotal en un encabezado o pie de pgina de grupo del informe. Para obtener ms informacin sobre cmo se insertan resmenes y subtotales, vea "Resumen de datos agrupados " en la pgina 216 y "Clculo de subtotales " en la pgina 221. 1. Para crear un grfico sobre un campo de resumen o de subtotal En el men Insertar, haga clic en Grfico. En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto. Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas.
328
14
2.
Arrastre el marco a la posicin que desee en el Encabezado de informe, el Encabezado de grupo o el Pie de pgina de grupo. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. Nota: Puede aparecer un grfico predeterminado en la seccin Encabezado de informe, en lugar de aparecer el cuadro de dilogo Asistente de grficos. Para seleccionar un tipo de grfico diferente, haga clic con el botn derecho en el grfico predeterminado y, a continuacin, haga clic en Asistente de grficos. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa.
3.
En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. Haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte "Tipos de grficos " en la pgina 322.
4. 5. 6.
Haga clic en la ficha Datos. En el rea Organizacin, haga clic en Grupo, si an no est seleccionado. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su grfico, luego en la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. Haga clic en la ficha Texto. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico.
7.
8. 9.
10. Haga clic en Aceptar. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas (organizacin de tabla cruzada)

Crystal Reports permite incluir en el informe de tablas cruzadas un grfico basado en valores resumidos. Por ejemplo, en un objeto de tablas cruzadas que muestre el nmero total de un cierto producto vendido en cada regin de los Estados Unidos, tal vez quiera incluir un grfico que muestre el porcentaje de ventas correspondiente a cada regin para ese producto.
329
14
Para crear un grfico de tablas cruzadas debe tener, por supuesto, un objeto de tablas cruzadas en su informe. Para obtener ms informacin, consulte "Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373. 1. 2. Para crear un grfico sobre un resumen de tabla cruzada Seleccione la tabla cruzada en la que desea crear el grfico. En el men Insertar, haga clic en Grfico. En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto. Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 3. Arrastre el marco a la posicin que desee del Encabezado de informe. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. Nota: Puede aparecer un grfico predeterminado en la seccin Encabezado de informe, en lugar de aparecer el cuadro de dilogo Asistente de grficos. Para seleccionar un tipo de grfico diferente, haga clic con el botn derecho en el grfico predeterminado y, a continuacin, haga clic en Asistente de grficos. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. 4. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. Haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte "Tipos de grficos " en la pgina 322. 5. 6. 7. 8. 9. Haga clic en la ficha Datos. En el rea Organizacin, haga clic en Tabla cruzada, si an no est seleccionado. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su grfico. Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico. En la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico.
10. Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 11. Haga clic en la ficha Texto. 12. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico.
330
14
Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP)

Usted puede usar el esquema OLAP para graficar en una cuadrcula OLAP. Para poder crear un grfico OLAP, primero debe tener una cuadrcula OLAP en su informe. Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de un informe OLAP " en la pgina 417. 1. 2. Para crear un grfico sobre un cubo OLAP Seleccione la cuadrcula OLAP sobre la que desea crear el grfico. En el men Insertar, haga clic en Grfico. En el rea Encabezado de informe aparece un marco de objeto. Sugerencia: Otra forma de crear un grfico consiste en hacer clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. 3. Arrastre el marco a la posicin que desee del Encabezado de informe. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. Nota: Puede aparecer un grfico predeterminado en la seccin Encabezado de informe, en lugar de aparecer el cuadro de dilogo Asistente de grficos. Para seleccionar un tipo de grfico diferente, haga clic con el botn derecho en el grfico predeterminado y, a continuacin, haga clic en Asistente de grficos. El Asistente de grficos aparece con la ficha Tipo activa. 4. En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte "Tipos de grficos " en la pgina 322. Haga clic en la ficha Datos. En el rea Organizacin, haga clic en el botn OLAP, si an no est seleccionado. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo sobre el que desea basar su grfico.
5. 6. 7.
331
14
Creacin de grficos Trabajo con grficos
8.
Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico. Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 3 admite un campo de grficos secundario.
9.
Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico.
10. Haga clic en la ficha Texto.
Trabajo con grficos

Despus de crear un grfico, se le puede agregar un ttulo, encabezados o una leyenda, as como cambiar las fuentes o incluso el tipo de grfico. Crystal Reports proporciona varias opciones para trabajar con grficos existentes; puede obtener ms informacin seleccionando el tema que desee en la lista siguiente:
"Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos " en la pgina 332 "Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico " en la pgina 333 "Edicin de grficos con otros elementos de men " en la pgina 334 "Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas " en la pgina 335 "Organizacin automtica de grficos " en la pgina 336 "Aplicacin de formato a grficos " en la pgina 336 "Uso de la funcin de subyacer en grficos " en la pgina 337
Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos

La edicin de grficos con el Asistente de grficos permite volver al asistente en el que se dise el grfico. Se pueden modificar bastantes opciones originales, como el tipo de grfico que se va a presentar, los datos en que se basa el grfico, etc.
332
14
1. 2. 3. 4.
Para editar un grfico usando el Asistente de grficos Haga clic con el botn derecho para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Asistente de grfico. En el cuadro de dilogo Asistente de grfico, efecte los cambios deseados. Haga clic en Aceptar.
Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico

Algunas de las opciones de edicin disponibles en el Asistente de grficos tambin aparecen directamente en el men Opciones de grfico. Este men, el cual aparece al hacer clic con el botn secundario sobre un grfico, tambin contiene numerosas opciones de formato avanzadas. Los siguientes procedimientos muestran cmo obtener acceso a las diversas opciones de ese men. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar estas funciones, haga clic en Ayuda en los diversos cuadros de dilogo. La Ayuda de grficos (chart.chm) se instala de forma predeterminada en el directorio \Archivos de programa\Archivos comunes\Business Objects\3.0\bin\ChartSupport\Help. 1. 2. Para cambiar el formato de un grfico Haga clic con el botn derecho en el grfico y, a continuacin, seleccione Opciones de grfico. Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la apariencia, los ttulos, las etiquetas de datos, etc. Para cambiar las opciones de Cuadrculas de eje numrico Haga clic con el botn derecho en el grfico y, a continuacin, seleccione Opciones de grfico. Haga clic en la ficha correspondiente para cambiar las lneas de cuadrcula, ejes, etc. Para cambiar los ttulos de un grfico Haga clic con el botn derecho en el grfico y, a continuacin, seleccione Opciones de grfico. Haga clic en la ficha Ttulos y realice los cambios.
1. 2.
1. 2.
333
14
Edicin de grficos con otros elementos de men

1. 2. Para aplicar una nueva plantilla Haga clic con el botn derecho en el grfico y seleccione Cargar plantilla en el men. Aparece el cuadro de dilogo Personalizado. Las opciones de la ficha Personalizado representan subdirectorios de
\Archivos de programa\Archivos comunes\Business Objects\3.0\ChartSupport\Templates donde se almacenan los
archivos de grficos personalizados. Nota: Los grficos personalizados slo estn disponibles si se seleccion la opcin Creacin de grficos personalizados al instalar Crystal Reports. 1. 2. Para dar formato a un objeto de grfico seleccionado Seleccione una lnea, un rea o un objeto de texto en el grfico. Haga clic con el botn derecho en el objeto especificado y, a continuacin, haga clic en Dar formato a <objeto>. Por ejemplo, ver Dar formato a sector del grfico si selecciona un sector de grfico o Dar formato a marcador de serie si selecciona un elemento en un grfico de reas, grfico de barras, etc. 3. 1. 2. Haga clic en la ficha adecuada para realizar cambios en el formato. Para cambiar las opciones de series Seleccione un elemento elevador (rea, barra, lnea, marcador, sector circular, etc.) o un marcador de leyenda. Haga clic con el botn derecho en el rea especificada y, a continuacin, seleccione Opciones de serie. Nota: Las opciones de serie slo estn disponibles si ha seleccionado un elevador o un marcador, segn se indica en el paso anterior; adems, puede que no estn disponibles en algunos tipos de grfico. 3. Haga clic en la ficha apropiada para cambiar la apariencia, las etiquetas de datos, etc. Para dar formato a las lneas de cuadrculas Seleccione una lnea de cuadrcula en el grfico. Haga clic con el botn derecho en el objeto y, a continuacin, haga clic en Dar formato a lneas de cuadrcula. Tambin puede seleccionar Opciones de eje de datos (Y) en el men.
1. 2.
334
14
3.
Haga clic sobre la ficha apropiada para cambiar la lnea, las escalas, la presentacin, etc. Para elegir un ngulo de visin para un grfico 3D Haga clic con el botn derecho en el grfico y seleccione ngulo de visualizacin 3D en el men.
Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas

En la ficha Vista previa puede encontrar comandos para aplicar zoom a grficos de barras y grficos de lneas del informe. Puede aplicar zoom a estos tipos de grficos en todo momento, siendo cada vez conocido como especfico de instancia. Si decide guardar la instancia del grfico sobre la que se ha aplicado zoom, debe guardar los datos con el informe. 1. 2. 3. Para aplicar zoom a un grfico de barras o de lneas En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en el grfico de barras o de lneas para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Aumentar.. Arrastre el cursor de aumento en torno a una seccin del grfico para encerrarla dentro del rectngulo de seguimiento. La seccin seleccionada del grfico aumenta de tamao. 4. Repita el paso anterior para aumentar ms el tamao. Nota: Para ver reas adyacentes en una vista de grfico ampliada (por ejemplo, barras contiguas en un grfico de barras), use la opcin Panormica del men contextual. Mueva el cursor de panormica hacia la derecha o hacia la izquierda para desplazarse en esa direccin. 5. 6. 7. 8. Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botn derecho en el grfico para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Reducir. Con el cursor de reduccin, haga clic en el grfico. El grfico disminuye un nivel de ampliacin. Haga clic nuevamente en el grfico para volver a aplicar este zoom.
335
14
Organizacin automtica de grficos

Si mueve o cambia el tamao de objetos de grfico en la ficha Vista previa, seleccione la funcin Organizacin automtica del grfico para restablecer el grfico. 1. 2. Para organizar automticamente un grfico En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el grfico para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Organizacin automtica del grfico. Crystal Reports restablece el tamao y la posicin originales del grfico.
Aplicacin de formato a grficos

Modificacin del borde de un grfico
1. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico con el botn derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el men contextual. En el men contextual, haga clic en Dar formato a fondo. En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. Cambie el estilo, color o grosor de la lnea. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
2. 3. 4. 5.
Aplicacin de formato condicional a un grfico

1. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, haga clic en el grfico con el botn derecho del mouse y elija el comando Cambiar borde en el men contextual. En el men contextual, haga clic en Asistente de grficos y seleccione la ficha Resaltado de color. Para obtener informacin sobre el asistente, busque en la Ayuda en lnea el tema Asistente para formato de colores del grfico.
2.
336
14
Nota:
La opcin para aplicar formato condicional no est disponible en todos los tipos de grfico. Un grfico de rea debe tener dos valores A cambio de para que aparezca el formato condicional. Si se trata de un grfico de lneas, ste debe tener marcadores de datos antes de ver el formato condicional. Despus de aplicar formato condicional, se debe seleccionar Color por grupos en la ficha Apariencia del cuadro de dilogo Opciones de grfico antes de ver el formato. Para establecer esta opcin, haga clic con el botn secundario en el grfico, seleccione Opciones de grfico en el men contextual y seleccione el comando General del submen. Esta nota es aplicable a grficos de lneas, de elevador 3D y de superficie 3D con un campo A cambio de, as como a grficos de barras, de eje numrico, de superficie 3D, de radar, de stock y a grficos con dos resmenes.
3.
Haga clic en Aceptar.
Modificacin del texto de la leyenda de un grfico

1. En la ficha Vista previa, haga clic en el texto de la leyenda del grfico para seleccionarlo. Sugerencia: Asegrese de seleccionar el texto y no la leyenda completa. 2. 3. 4. Haga clic con el botn secundario en el texto de la leyenda y seleccione Editar etiqueta de ejes en el men contextual. En el cuadro de dilogo Alias de etiquetas, agregue el texto que desee ver en el campo Etiqueta mostrada. Haga clic en Aceptar.
Uso de la funcin de subyacer en grficos

Considerando que los grficos slo se imprimen en ciertas reas y secciones de su informe la propiedad de expansin hace la creacin de grficos mucho ms extraordinaria que nunca. Ahora, para poder comprender mejor los datos, en lugar de imprimir el grfico primero y luego los datos que representa, usted puede ubicar el grfico junto a ellos. As es como se ve su informe cuando subyace un grfico con datos de informe.
337
14
1. 2.
Para subyacer un grfico Cree su grfico y colquelo en la seccin Encabezado de informe. Consulte "Creacin de grficos " en la pgina 326. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin.
3.
En el rea Secciones, haga clic en Encabezado de informe y, a continuacin, active la casilla de verificacin Situar debajo las secciones siguientes. Haga clic en Aceptar. Crystal Reports vuelve al informe. El grfico ahora subyace las secciones debajo de s.
4.
5.
Si es necesario, mueva o cambie el tamao del grfico.
338
Creacin de mapas
captulo
15
Creacin de mapas Conceptos bsicos de la creacin de mapas
Conceptos bsicos de la creacin de mapas

Introduccin general sobre la creacin de mapas
Con Crystal Reports se pueden incluir mapas geogrficos profesionales en los informes. Los mapas ayudan a analizar los datos de un informe e identificar tendencias con ms eficiencia. Por ejemplo, podra crear un mapa para representar ventas por regin. Entonces sera fcil:
Usar uno de los cinco tipos de mapas para analizar los datos. Ajustar la apariencia y el diseo del mapa, lo que permite identificar mejor las tendencias. Profundizar en las regiones del mapa para ver los datos subyacentes.
Presentaciones de mapa
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos. Cada esquema es especialmente til para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar para crear un mapa:
Avanzado
Use el esquema de Advanced al usar valores de mapa mltiples, en lugar de slo uno, o cuando no hay grupos o resmenes en el informe.
Grupo
El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se muestra un resumen en cada cambio de un campo geogrfico (tal como Regin). Nota: Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe.
Tablas cruzadas
Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir de un objeto de tablas cruzadas. Un mapa de tabla cruzada no requiere campos de grupo o de resumen.
OLAP
Use la organizacin OLAP cuando cree un mapa sobre una cuadrcula OLAP. Un mapa OLAP no requiere de campos de grupos o de resumen.
340
15
Nota: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado, aparecer un bloque vaco a menos que la seccin donde se ubica el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
Tipos de mapas
El Asistente de Mapas tambin proporciona cinco tipos de mapas bsicos, cada cual est diseado para una estrategia diferente de anlisis de datos. Al decidir qu tipo de mapa se adapta mejor al informe, debe considerar el tipo de datos que desea analizar. Por ejemplo, si desea que el mapa muestre un elemento de datos por cada divisin geogrfica (ciudad, estado, pas, etc.), entonces puede usar un mapa en rangos, de densidad de puntos o graduado. Ahora, si desea que el mapa muestre ms de un valor por cada nueva divisin geogrfica, entonces es preferible usar un mapa de grfico circular o un mapa de grfico de barras. A continuacin hay una vista general de los tipos de mapas principales y sus usos ms comunes.
En rangos
Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color especfico para cada rango y despus pone una clave de color en cada rea geogrfica del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podra crear un mapa para mostrar las Ventas del ao pasado por Regin. Si tiene ventas de cero a 100.000, el mapa podra contener cinco rangos con intervalos equivalentes, cada uno con 20.000. Podra utilizar tonos del color rojo (que van del rojo oscuro al claro) para poner una clave de color en cada regin, de acuerdo con las cifras de ventas. Entonces podra usar este mapa para descubrir dnde hay mayores ventas. Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estn entre cero y 20,000, excepto quizs una regin (por ejemplo, California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como 98,000). Este mapa sera una representacin de los datos muy distorsionada. Un mapa ms til tendra rangos como 0 - 5000, 5000 - 10000, 10000 - 15000, 15000 - 20000 y por encima de 20000. Es importante definir con cuidado los rangos. Nota: El valor final de cada divisin se repite como valor inicial de la divisin siguiente; el valor real se incluye en el grupo que inicia. Es decir, los rangos del ejemplo anterior son realmente: 0-4999, 5000-9999, etc.
341
15
Encontrar opciones de rangos diferentes:
La cuenta es igual Esta opcin asigna intervalos de modo que el mismo nmero de regiones (o el nmero ms prximo posible a ste) aparezca en cada intervalo. En otras palabras, esta opcin asigna intervalos para que cada color del mapa sea asignado al mismo nmero de regiones. La cantidad numrica de los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
Los rangos son iguales Esta opcin asigna intervalos de modo que los valores de resumen en cada intervalo son numricamente iguales. El nmero de regiones en cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
Interrupcin natural Esta opcin asigna intervalos usando un algoritmo que intenta minimizar la diferencia entre los valores de resumen y el promedio de esos valores, por cada intervalo.
Desviacin estndar Esta opcin asigna intervalos de modo que el intervalo medio se interrumpe en la media (o promedio) de los valores de los datos, y los intervalos por encima y por debajo del rango medio estn una desviacin estndar por arriba o por debajo de la media. La desviacin estndar es la raz cuadrada de la varianza. Esto proyecta cmo varios valores en un conjunto de valores se desvan del medio en ese conjunto.
Densidad de puntos
Un mapa de densidad de puntos muestra un punto por cada instancia de un elemento especificado. Por ejemplo, un mapa de Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos en la nacin. En un estado como Tennessee no habra ningn punto. En algunos estados costeros, tal como South Carolina, es posible contar los puntos del mapa ya que su dispersin sera bastante amplia. El propsito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto, proporcionar una impresin general de la distribucin de un elemento especificado. Este tipo de mapa es muy parecido a una foto nocturna de EE.UU. tomada por un satlite, donde es posible ver las luces de todas las ciudades. Tal mapa no es una manera muy precisa para impartir informacin (particularmente si usted tiene un gran nmero de elementos), pero s es una buena forma de dar una impresin de la distribucin de algo.
342
15
Graduado
Un mapa de graduacin es muy parecido a un mapa de rangos, que muestra un smbolo por instancia de un elemento especificado. El smbolo, es un crculo, pero usted puede elegir un smbolo diferente si prefiere. Cada smbolo es proporcional en tamao al valor del elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaos). Un mapa de graduacin imparte la misma informacin que un mapa de rangos, pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las reas geogrficas tienen bordes geogrficos definitivos (como en caso de regiones), mientras un mapa de graduacin sera ms bien para presentar datos que estn vinculados a ciertos puntos en lugar de reas precisas (como en el caso de ciudades). Por ejemplo, un mapa de una regin individual podra usar crculos graduados para representar las ventas de cada sucursal. El tamao de cada crculo sera proporcional a las ventas (o al rango de ventas) de la sucursal que representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podra representarse con un crculo grande, mientras que una que produce $20,000 se indicara con un crculo pequeo. As que, un mapa de graduacin ofrece una representacin ms eficiente de datos por puntos comparado con un mapa de rangos, y utiliza smbolos de distintos tamaos en lugar de colores para distinguir variaciones en los valores de los elementos representados.
Grfico circular
Un mapa de grfico circular muestra un grfico circular sobre cada rea geogrfica. Los grficos circulares representan elementos de datos los cuales constituyen un total. Cada seccin del crculo representa un elemento individual de los datos y muestra el porcentaje de ese elemento en relacin con el total. Por ejemplo, usted podra crear un mapa de grficos circulares para mostrar los tipos de combustibles de calefaccin por regin. Pueden haber cuatro tipos de combustibles de calefaccin (cuatro secciones en cada crculo): electricidad, gas, lea y solar. Entonces cada regin tendra un grfico circular para representar la divisin de tipos de combustibles de calefaccin dentro de esa regin. El estado de Washington probablemente utiliza un alto porcentaje (una seccin grande del crculo) de electricidad debido a la abundancia de energa hidrolgica de esa regin, mientras que Idaho probablemente utiliza un porcentaje ms alto (una seccin grande del crculo) de gas natural. Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribucin de varios elementos dentro de una regin en particular. Tambin puede especificar que los grficos circulares tengan tamaos proporcionados, con tal de que, como
343
15
con los smbolos en un mapa de graduacin, los grficos circulares aparezcan de varios tamaos, dependiendo de los valores de datos subyacentes. Esto permite comparar los totales entre regiones.
Grfico de barras
Un mapa de grfico de barras funciona como un mapa de grfico circular, pero puede resultar ms til para ciertos conjuntos de datos. Tpicamente, usted usara un mapa de grfico de barras para elementos que no suman el 100% (eso es, para elementos de datos que no constituyen un todo, o para elementos de datos que no estn relacionados). Por ejemplo, podra crear un mapa de grfico de barras para representar el uso de combustibles de calefaccin por regin. Quizs desea analizar el uso de tres tipos de combustibles: electricidad, gas y solar. Cada grfico de barras en el mapa podra contener barras individuales para cada uno de estos tipos. En este ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no constituyen un todo. Puede ser que hayan otros tipos de combustibles en uso en estas regiones, tales como lea, pero este mapa slo est interesado en los primeros tres. Adems, el propsito del mapa es comparar el uso, en cada regin, de cada tipo de combustible con el uso en el resto de las regiones. En un mapa de grfico circular, estos tres tipos de combustibles se podran mostrar como porcentajes de uso del combustible total dentro de cada regin, y aunque as puede comparar los porcentajes de cada regin, probablemente no sera posible comparar los valores actuales para cada regin, ya que cada regin tendra el mismo valor total (100%).
Dnde ubicar un mapa

Cuando elije dnde ubicar su mapa, usted determina la cantidad de datos que sern incluidos en el mapa. Por ejemplo, si ubica el mapa en la seccin del encabezado de informe, el mapa incluye datos para el informe completo. En cambio, si ubica el mapa en una seccin de encabezado de grupo o pie de grupo, los datos mostrados sern especficos a esa seccin. Su eleccin tambin determina si el mapa ser impreso slo una vez para el informe completo, o muchas veces (una vez por cada instancia de un grupo especfico. Nota: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar mapas en los subinformes.
344
Creacin de mapas Creacin de mapas
15
Traspasar usando mapas

La asignacin de mapas no slo es una manera poderosa para presentar datos, sino tambin es una herramienta poderosa de anlisis. Desplace el cursor sobre una seccin del mapa en la ficha Vista previa de modo que el puntero se convierta en el cursor de Profundizar y, a continuacin, haga doble clic para ver los detalles subyacentes de esa seccin del mapa. Nota: Si traspasa en una regin que no tiene datos asociados, recibir el siguiente mensaje: "No hay registros de detalles para esa {Nombre de regin}".
Creacin de mapas
El proceso de creacin de mapas vara dependiendo de los datos que usa. Las siguientes secciones detallan el proceso de creacin de mapas para cada organizacin de mapa.
Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado)

La organizacin avanzada permite crear un mapa basado en valores especficos. Usando la organizacin avanzada, se puede crear un mapa sin necesidad de un campo de resumen usando los valores que aparecen en la seccin Detalles del informe. Para crear un mapa basado en la organizacin avanzada, se deben especificar dos cosas:

Condicin
Condiciones (puede haber dos). Valor (slo debe haber un valor).
La condicin se usa para indicar dnde se trazan los datos en un mapa. Esta condicin debe ser un campo de cadena. Para que se genere un mapa, el campo debe contener informacin geogrfica. Por ejemplo, el mapa que muestra las ventas del ao pasado correspondientes a cada pas usa el campo Pas como condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el pas), se resalta esa rea del mapa.
345
15
Valor
La organizacin avanzada utiliza el valor para indicar qu informacin se registra cuando se resalta el rea del mapa. Por ejemplo, si se desea crear un mapa que muestre las ventas del ao pasado correspondientes a los pases, el valor sera el campo Ventas del ao pasado. 1. Para crear un mapa sobre un campo de detalle En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2. 3.
En la ficha Datos, en el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si an no se ha seleccionado. En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. En el rea Datos, agregue el campo de base de datos sobre el que desea basar su mapa al Campo geogrfico. Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de mapa le permiten mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo.
4.
346
15
Nota: Debe crear un mapa sobre un campo geogrfico, como Ciudad, Regin o Pas; de lo contrario, Crystal Reports no podr generar su mapa. 5. 6. 7. Agregue el campo de base de datos que desea que aparezca con cada cambio al campo A cambio de. Agregue los campos de base de datos que desea usar como valores a la lista Valores de mapa. Active la casilla de verificacin No resumir valores si no desea que Crystal Reports resuma automticamente los valores de mapa correspondientes a un campo de frmula. Haga clic en la ficha Tipo.
8.
9.
Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (de rangos, de densidad de puntos, graduado, de grfico circular o de grfico de barras). Consulte "Tipos de mapas " en la pgina 341.
10. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 11. Haga clic en la ficha Texto. 12. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 13. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa.
347
15
14. Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de leyenda. 15. Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
Creacin de mapas sobre campos de grupo (organizacin de grupo)

Para crear un mapa a partir de un grupo, puede usar el esquema de grupo, en el cual se muestra un resumen (tal como Ventas del ao pasado) sobre los cambios en un campo geogrfico (tal como Regin). Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe. 1. Para crear un mapa sobre un grupo En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa. 2. 3. En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Grupo, si an no est seleccionado. En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su mapa, luego en la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su mapa. Haga clic en la ficha Tipo. Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (por rangos, densidad de punto o graduado). Consulte "Tipos de mapas " en la pgina 341. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. Haga clic en la ficha Texto. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa.
4.
5. 6.
7. 8. 9.
10. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
348
15
Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada (organizacin de tabla cruzada)

Con el esquema de tablas cruzadas, es posible crear un mapa a partir de un campo de resumen de tablas cruzadas. Por ejemplo, con unas tablas cruzadas que presentan el nmero total de artculos vendidos de un producto en cada regin de Estados Unidos, usted podra incluir un mapa para mostrar el porcentaje de las ventas totales del producto, proporcionado por cada regin. Para a crear un mapa a partir de tablas cruzadas, primero debe tener las tablas cruzadas en su informe. Para ms informacin sobre tabla cruzadas, consulte "Objetos de tablas cruzadas " en la pgina 373. 1. Para crear un mapa sobre un resumen de tabla cruzada En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa. 2. 3. 4. En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Tabla cruzada, si an no est seleccionado. En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. En la rea Datos, de la lista desplegable Mostrar campo geogrfico, seleccione el campo geogrfico que desea mostrar. Este campo proveer las reas geogrficas del mapa. Tambin puede seleccionar, si desea, un campo adicional a partir del cual crear el mapa, de la lista desplegable Subdividido por.
5.
349
15
Crystal Reports usa este campo para subdividir los grficos circulares o de barras que aparecen en el mapa. 6. 7. 8. En la lista Asignar, haga clic en un campo de resumen para proporcionar los datos numricos a su mapa. Haga clic en la ficha Tipo. Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Consulte "Tipos de mapas " en la pgina 341.
Si va a crear el mapa a partir de un solo campo, asegrese de seleccionar Ninguno en la lista Subdividido por y elegir a continuacin uno de estos tipos de mapa: En rangos, Densidad de puntos o Graduado. Si va a crear el mapa a partir de dos campos, asegrese de seleccionar un campo adicional en la lista Subdividido por y elegir a continuacin uno de estos tipos de mapa: Grfico circular o Grfico de barras.
9.
En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa.
10. Haga clic en la ficha Texto. 11. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 12. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (organizacin OLAP)

Usando la organizacin OLAP puede crear un mapa sobre una cuadrcula OLAP. Para poder crear un mapa OLAP, primero debe tener una cuadrcula OLAP en su informe. Para obtener ms informacin acerca de las cuadrculas OLAP, consulte "Creacin de un informe OLAP " en la pgina 417.
350
15
1.
Para crear un mapa sobre un cubo OLAP En el men Insertar, haga clic en Mapa. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar mapa en la barra de herramientas Insertar herramientas. Se muestra el cuadro de dilogo Asistente de mapa.
2. 3. 4.
En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en OLAP, si an no est seleccionado. En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. En el rea Datos, haga clic en la lista A cambio de y seleccione el campo sobre el que desea basar su mapa. Nota: Este campo debe contener informacin geogrfica, como Pas. Si es necesario, haga clic en la lista Subdividido por y seleccione una fila o columna secundaria para incorporar en su mapa. Nota: Elegir subdividir por un campo de mapa secundario, la fila o la columna, afectar a los tipos de mapas disponibles en el paso 8.
5.
6. 7.
Haga clic en la ficha Tipo. Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Si no hay ningn campo de mapa secundario, puede elegir En rangos, Densidad de puntos o Graduado; si hay un campo de mapa secundario, puede elegir Grfico circular o Grfico de barras. Consulte "Tipos de mapas " en la pgina 341. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. Haga clic en la ficha Texto.
8. 9.
10. En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 11. En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes:
Nota: Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en el mapa, o haga clic en Especificar para introducir su propio ttulo y subttulo de leyenda. 12. Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
351
15
Creacin de mapas Trabajo con mapas
Trabajo con mapas

Despus de crear un mapa, se puede poner un ttulo, encabezados y una leyenda, y tambin se pueden cambiar las fuentes o incluso el tipo de mapa. Crystal Reports proporciona numerosas opciones para trabajar con mapas existentes; puede obtener ms informacin seleccionando el tema que desee de la lista siguiente:
"Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa " en la pgina 352 "Cambio del ttulo del mapa " en la pgina 353 "Cambio del tipo de mapa " en la pgina 353 "Cambio de las capas del mapa " en la pgina 353 "Solucin de inconsistencias de datos " en la pgina 355 "Modificacin del mapa geogrfico " en la pgina 355 "Aplicacin de zoom a un mapa " en la pgina 356 "Panormica de un mapa " en la pgina 357 "Centrar un mapa " en la pgina 357 "Ocultar y visualizar el navegador de mapa " en la pgina 357 "Formato de mapas " en la pgina 358 "Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas " en la pgina 359
Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa

La edicin de mapas con el Asistente de mapa permite volver al asistente en el que se dise el mapa. Se pueden modificar bastantes opciones originales, como el tipo de mapa que se va a presentar, los datos en que se basa el mapa, etc. Desde la ficha Diseo o la ficha Vista previa, puede fcilmente abrir el Asistente de Mapas y efectuar sus modificaciones. 1. 2. 3. 4. Para editar un mapa usando el Asistente de mapa Haga clic con el botn derecho para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Asistente de mapa. En el cuadro de dilogo Experto de mapa, realice los cambios deseados. Haga clic en Aceptar.
352
15
Cambio del ttulo del mapa

1. 2. 3. 4. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, elija Ttulo. En el cuadro de dilogo Cambiar ttulo del mapa, ingrese un nuevo ttulo. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Cambio del tipo de mapa

Se puede cambiar el tipo de mapa y establecer las propiedades del mismo directamente desde el men que aparece cuando se hace clic con el botn secundario en un mapa en la ficha Vista previa. Por ejemplo, si desea ver el aspecto que tendran los datos de un mapa de rangos si se presentase en un mapa de densidad de puntos, puede reorganizar el mapa sin tener que regresar al Asistente de mapa y cambiar el formato. 1. 2. 3. 4. Para cambiar el tipo de mapa En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, elija Tipo. Aparece el cuadro de dilogo Personalizar mapa. En la lista Tipo de mapa, haga clic en el nuevo tipo de mapa. En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su nuevo mapa. Las propiedades disponibles varan dependiendo del mapa seleccionado. 5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Cambio de las capas del mapa

En Crystal Reports, los mapas se componen de diversas capas. Puede apilar estas capas unas sobre otras con el fin de crear un mapa ms detallado. Por ejemplo, puede que desee ver los nombres de las ciudades principales de cada pas; para ello, puede agregar una capa que contenga nombres de ciudades. Esta capa residira sobre el mapamundi bsico a fin de proporcionar informacin ms detallada.
353
15
Puede especificar cul de las capas del mapa que se han proporcionado desea ver y reorganizar el orden de las capas seleccionadas. 1. 2. Para cambiar las capas del mapa En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, elija Capas. Aparece el cuadro de dilogo Control de capa.
3.
En la lista Capas, haga clic en Arriba o Abajo para organizar el orden de las capas del mapa. Tenga en cuenta que algunas capas del mapa contienen secciones que no son transparentes y pueden oscurecer los detalles de otras capas. Por ejemplo, la capa Ocano no es transparente en su mayor parte; si la sita en la parte superior de la lista de capas, sta bloquear muchas de las capas restantes (dichas capas parecen haber desaparecido, pero simplemente las ha oscurecido la capa Ocano).
4.
En el rea Propiedades, establezca las propiedades para cada capa, especificando si sta es visible y si se etiqueta automticamente. La opcin Visible especifica si la capa aparece o no. La opcin Etiquetas automticas especifica si aparecen etiquetas automticas predefinidas (por ejemplo, etiquetas para los nombres de las ciudades principales del mundo).
5.
Si es necesario, haga clic en Mostrar para abrir el cuadro de dilogo Mostrar propiedades. Use este cuadro de dilogo para establecer el modo de visualizacin predeterminado y el nivel de zoom (la mxima y mnima amplificacin posible) para la capa en cuestin; a continuacin, haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Control de capa.
6.
Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
354
15
Solucin de inconsistencias de datos

Algunas veces el mapa en que trabaja usa un nombre geogrfico diferente al usado en la base de datos. Por ejemplo, un mapa de Europa puede usar Reino Unido mientras que la base de datos usa la abreviatura "R.U.". Hasta que no solucione esta inconsistencia, el mapa no podr mostrar ninguna informacin para la regin geogrfica seleccionada. 1. 2. 3. Para solucionar inconsistencias de datos En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, elija Solucionar inconsistencia. Aparece el cuadro de dilogo Solucionar inconsistencia de mapa. Haga clic en la ficha Solucionar inconsistencia para ver una lista de los nombres geogrficos que no se corresponden entre el mapa y la base de datos. En la lista Asignar este nombre de campo , haga clic en el nombre que desee solucionar. Para asignar el encabezado, haga clic en una palabra clave de la lista A este nombre de mapa. Si hay coincidencia, haga clic en Coincidir. La nueva asignacin se mostrar en la seccin Resultados coincidentes de la ficha Solucionar inconsistencia. 7. Una vez que haya terminado de solucionar las inconsistencias de datos, haga clic en Aceptar. El mapa puede ahora mostrar datos de la regin geogrfica seleccionada.
4. 5. 6.
Modificacin del mapa geogrfico

Si prefiere que sus valores de datos se presenten en un mapa geogrfico diferente, especifique sus cambios usando el cuadro de dilogo Cambiar mapa. 1. 2. Para cambiar el mapa geogrfico En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Solucionar inconsistencia.
355
15
Aparece el cuadro de dilogo Solucionar inconsistencia de mapa mostrando el nombre del mapa que est usando actualmente y una lista de posibles mapas que puede elegir. 3. 4. En la lista Mapas disponibles, haga clic en el nuevo mapa que desee usar. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Aplicacin de zoom a un mapa

1. 2. 3. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Aumentar.. Arrastre el cursor de seleccin en torno a la seccin del mapa que desee ver. El mapa aumenta un nivel de ampliacin. 4. 5. 6. 7. 8. Arrastre otra seleccin para aumentar an ms la imagen. Para conseguir el efecto contrario, haga clic con el botn secundario en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Reducir. Haga clic en el mapa. El mapa reduce un nivel de ampliacin. Haga clic de nuevo en el mapa para reducir an ms la imgen. Si existe un mapa por cada instancia de un grupo, cualquier especificacin de magnificacin o movimiento que usted especifique, ser slo para esa instancia. Es decir, si usted aumenta la vista de un mapa en un encabezado de grupo, esta operacin slo es vlida para ese encabezado de grupo. Ninguno de los otros encabezados sern cambiados. De esta forma puede establecer opciones diferentes en cada mapa. Si la opcin Guardar datos con el informe est activa (men Archivo), sus opciones de magnificacin y movimiento sern guardadas con el informe. Pero si esta opcin no est activa, entonces solamente las opciones predeterminadas del mapa sern guardadas. Nota:
356
15
Panormica de un mapa
1. 2. 3. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Panormica. Arrastre el cursor de panormica a la seccin de mapa deseada.
Centrar un mapa
1. 2. En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Centrar el mapa.
Ocultar y visualizar el navegador de mapa

El Navegador de mapa proporciona una versin a pequea escala del mapa mostrado actualmente para poder seleccionar reas de las que se desee tener una panormica. Esta accin permite el arrastre rpido para cambiar el foco del mapa segn se desee. Posteriormente, puede volver a ubicar el mapa en el centro del rea de presentacin usando el comando Centrar el mapa.
Puede ocultar o visualizar el Navegador de mapa.
357
15
1. 2.
Para ocultar el navegador del mapa En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Navegador de mapa. El Navegador de mapa se quita de la ficha Vista previa. Para visualizar el navegador del mapa En la ficha Vista previa, haga clic con el botn derecho en el mapa para abrir el men contextual. En el men contextual, haga clic en Navegador de mapa. El Navegador de mapa se muestra en la ficha Vista previa.
1. 2.
Formato de mapas
Cmo cambiar el borde de un mapa
1. 2. 3. 4. 5. En la ficha Diseo o ficha Vista previa, haga clic en el mapa y elija en el men contextual. En el men contextual, haga clic en D formato al mapa. En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. Puede cambiar el estilo de lnea, el color, y agregar o eliminar una sombra de fondo. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
358
15
Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas

Ya que los mapas slo se pueden imprimir en ciertas reas y secciones de su informe,Caractersticas del rea de impresin, la caracterstica de subyacer hace que la creacin de mapas sea aun ms til. En lugar de que un mapa se imprima antes de los datos que representa, puede presentar el mapa al lado de esos datos, lo que resulta en un informe ms fcil de leer y entender. 1. Para subyacer un mapa Haga su mapa y ubquelo en la seccin Encabezado de informe. Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de mapas " en la pgina 345. 2. En el men Informe, haga clic en Asistente de seccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seccin en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de seccin. 3. 4. En el rea Secciones, haga clic en Encabezado de informe, luego seleccione la casilla de verificacin Subyacer la seccin siguiente. Haga clic en Aceptar. Crystal Reports vuelve al informe. Su mapa ahora subyace debajo de las secciones. 5. Si fuera necesario, mueva o cambie el tamao del mapa.
359
15
360
OLE
captulo
16
OLE Informacin general de OLE
Informacin general de OLE

La vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) le permite insertar objetos (objetos OLE) en un informe desde otras aplicaciones (aplicaciones de servidor OLE) y luego usar dichas aplicaciones en Crystal Reports para editar los objetos, si fuera necesario. Si no estuviera usando OLE, tendra que salir de Crystal Reports, abrir la aplicacin original, cambiar el objeto, volver a Crystal Reports, eliminar el objeto insertado originalmente y finalmente insertar el objeto recientemente revisado. Nota: Si desea utilizar el informe Crystal en BusinessObjects Enterprise o en el Servidor de aplicaciones de informes (RAS), copie el archivo de origen en una carpeta de red a la que puedan tener acceso las cuentas de red bajo las que se ejecutan los servidores de procesamiento (Servidores de tareas, Servidor de pginas, RAS). Asegrese de que las cuentas de los diseadores de informes tambin tengan permiso de acceso a la carpeta de red. Cuando inserte el objeto OLE vinculado en Crystal Reports, utilice una ruta UNC.
Terminologa OLE
Para comprender mejor el uso de OLE en Crystal Reports, ser de beneficio conocer algunos de los trminos.
OLE OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculacin e incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear compuestos, es decir, documentos que contienen elementos de otros programas y que pueden ser editados usando el programa original.
Objeto OLE Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentacin de datos que se ha creado en otro programa y que mantiene una relacin con el programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el programa de dibujo, una hoja de clculo de Excel, o un grfico de MS graph, pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como tales, no mantienen ninguna relacin con el programa que los origin.
Programa contenedor OLE Un programa contenedor OLE es aqul que puede contener y procesar objetos OLE creados en otros programas (como Paint o Excel). Crystal Reports es un programa contenedor.
362
OLE Informacin general de OLE
16
Documento contenedor Un documento contenedor es un documento creado con el programa contenedor y que contiene uno o ms objetos OLE. Programa servidor OLE Un programa servidor OLE es aqul que permite que sus documentos se inserten en un documento contenedor OLE como objetos OLE. Por ejemplo, Microsoft Word y Excel son programas que sirven de ambos, servidores de OLE y contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos OLE y pueden contener objetos OLE creados en otros programas.
Documento servidor Un documento servidor es el archivo creado en el programa servidor que almacena el objeto OLE original.
Tipos de objetos OLE
Objeto esttico Un objeto OLE esttico es una imagen de un objeto que se puede mostrar e imprimir, pero no se puede editar en contexto. No tiene ninguna conexin con el programa servidor. Hay dos tipos de objetos estticos: mapas de bits estticos y metarchivos estticos.
Objeto incrustado Un objeto incrustado contiene una representacin del objeto as como todos los datos que definen el contenido. De igual manera, cuando modifica un objeto incrustado, nada sucede al original. Como regla general, utilice objetos incrustados cuando necesite editar el objeto en el programa contenedor sin afectar el objeto original.
Objeto vinculado Un objeto vinculado contiene una representacin de los datos y un vnculo con el archivo donde se origina. Como regla general, utilice objetos vinculados cuando quiere que el objeto en el documento contenedor sea actualizado cada vez que los datos en el documento servidor cambian.
363
16
OLE Cmo insertar objetos OLE en su informe
Consideraciones generales acerca de OLE

Hay varios puntos para tener en cuenta cuando utiliza la funcionalidad de OLE.
Cuando hace doble clic en un objeto OLE incrustado, se activa para su edicin y Report Designer combina sus mens y barras de herramientas con los del programa servidor del objeto. Si el programa servidor OLE no admite este comportamiento, el objeto se muestra en una ventana independiente. Cuando termine de editar, haga clic afuera del objeto y reaparecern las herramientas de Report Designer. Cuando hace doble clic en un objeto OLE vinculado, el programa abre el programa servidor con el objeto ya listo para ser editado. No se puede editar en contexto un objeto vinculado en Crystal Reports porque se est trabajando con el objeto original. Como el objeto puede estar vinculado a varios otros documentos y como ms de una persona puede querer editarlo en un momento dado, mostrar el original en el programa servidor limita el acceso a un editor por vez.
Cmo insertar objetos OLE en su informe

Hay varias maneras de insertar objetos OLE en su programa.
Puede crear un objeto nuevo o importar uno existente utilizando el comando Objeto OLE del men Insertar. Tambin de esta manera, puede colocar objetos vinculados o incrustados. La opcin Pegar especial del men Edicin puede utilizarse para copiar o cortar el objeto de un programa servidor OLE y pegarlo en un informe. Si el objeto puede ser pegado en una variedad de formatos, usted decide que formato quiere usar. Por ejemplo, cuando inserta texto de un documento de Microsoft Word, puede pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que puede ser editado en Word) o como un metarchivo que simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el comando Pegar Especial puede ubicar tanto objetos incrustados como vinculados.
Nota: Al insertar la informacin seleccionada (partes de archivos ms grandes), es mejor usar la edicin de Copiar y Pegado especial. Al insertar archivos completos, haga clic en Objeto OLE del men Insertar.
364
OLE Cmo insertar objetos OLE en su informe
16
Para copiar y pegar objetos OLE Este procedimiento asume que usted tiene Microsoft Excel en su equipo u otro programa similar que puede ser un programa servidor de OLE. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Abra Crystal Reports y Microsoft Excel. Abra un informe existente de Crystal Reports. En Excel origine una hoja de clculo sencilla, colocando nmeros del uno al diez en las celdas A1 a A10. Seleccione de la celda A1 a la A10, haga clic con el botn secundario y seleccione Copiar en el men contextual de Excel. Vaya a Crystal Reports y seleccione Pegar en el men Edicin. Coloque las celdas en la seccin Detalles del informe. Haga clic con el botn secundario en el objeto de hoja de clculo en el informe, observe que est identificado como un objeto OLE y que el antepenltimo comando lo identifica como un Objeto Hoja de clculo. Haga doble clic en dicho objeto. Los mens y las barras de herramientas se convierten en una combinacin de los mens y las barras de herramientas del programa servidor OLE y de Crystal Reports. Ahora puede editar el objeto en su lugar. El objeto es un objeto incrustado. Cualquier cambio que haga al objeto no afectar al original. 9. Haga clic afuera del objeto cuando termine. Los mens y las barras de herramientas vuelven a ser los de Crystal Reports. Se guardan los cambios efectuados durante la edicin.
8.
365
16
OLE Cmo se representan los objetos OLE en un informe
Cmo se representan los objetos OLE en un informe

Los objetos OLE pueden mostrarse de diferentes maneras en su informe, dependiendo de las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Insertar Objeto y la manera en que elige insertar el objeto.
El objeto puede ser representado por un icono en su informe. Los usuarios pueden editar el objeto posteriormente haciendo doble clic en el icono. Si ha creado el objeto desde un archivo existente, los datos de ese archivo (o un icono) se vern en su informe. Usted puede editar los datos, si desea, al hacer doble clic en el objeto o el icono. Si usted crea un objeto nuevo, el programa para originar ese tipo de objeto se abrir para completar el objeto. Cuando haya acabado, cierre o salga de la aplicacin. El objeto (o su icono) aparecer en el informe.
Edicin de objetos OLE en informes

Edicin directa
La edicin directa es la capacidad de cambiar las propiedades de un objeto OLE desde una aplicacin que contenga OLE (como Crystal Reports). Los elementos de men de la aplicacin contenedora cambian para proporcionar las herramientas de edicin del programa servidor, de modo que pueda efectuar los cambios con facilidad. Cuando se coloca un objeto OLE en un informe, el objeto forma parte de dicho informe. Para editar el objeto, haga doble clic en ste y luego modifquelo usando las herramientas de edicin que se encuentran en la aplicacin original del objeto o desde una aplicacin similar que permita la edicin directa. Slo se puede editar un objeto OLE si se tiene instalado en el equipo el correspondiente programa servidor. No obstante, se pueden ver e imprimir informes que contengan objetos OLE aunque no se tenga instalado el programa servidor.
Comandos de men de OLE dinmico

Cuando se selecciona un objeto OLE, el men Edicin activa un submen que proporciona comandos para el objeto. El nombre de este submen refleja el tipo de objeto OLE. Los comandos del submen tambin varan en funcin del tipo de objeto.
366
OLE Trabajo con Objetos OLE estticos
16
El objeto puede describirse como un documento, una imagen de mapa de bits, una imagen, una hoja de clculo, o un elemento con una funcin de descripcin similar:
Si el objeto est incrustado, el men Insertar muestra los comandos disponibles para ese tipo de objeto incrustado. Si el objeto est vinculado, el men Insertar muestra los comandos para ese tipo de objeto vinculado.
Los comandos en el men contextual cambian en forma similar. Estos comandos dinmicos son provistos para darle un mayor control cuando est trabajando con objetos OLE.
OLE y el comando Insertar imagen

Cuando se utiliza el comando Objeto en el men Insertar para colocar imgenes en un informe, stas se convertirn en objetos incrustados o vinculados asociados a Microsoft Paint (u otro programa de edicin de imgenes). Si coloca imgenes en su informe utilizando el comando Imagen del men Insertar, Report Designer las convierte a objetos OLE estticos. Los objetos estticos no se pueden editar. Si desea editar el objeto, tendr que convertirlo a un objeto de tipo editable utilizando el comando Convertir del men Edicin.
Trabajo con Objetos OLE estticos

Es posible insertar distintos tipos de objetos OLE estticos en el informe. Crystal Reports es compatible con los siguientes formatos de imagen basados en pxeles:
Mapa de bits de Windows (BMP) TIFF JPEG PNG
Adems, Crystal Reports es compatible con el siguiente formato de imagen basado en vectores: Metarchivos de Windows (tanto WMF como el formato de metarchivo mejorado ms reciente).
Nota: Los objetos OLE estticos anchos pueden extenderse por varias pginas. Esta funcionalidad puede dar como resultado dos o ms pginas horizontales en el informe. Si no desea este efecto, deber ajustar el tamao
367
16
del objeto OLE esttico. Asimismo, se recomienda utilizar la opcin Repetir en pginas horizontales para cualquier objeto OLE esttico que se extienda por varias pginas. 1. 2. Para insertar un objeto OLE esttico Abra o cree un informe donde desea insertar un objeto OLE esttico. En el men Insertar, haga clic en Imagen. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn de insertar imagen situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. 3. 4. 5. 6. 7. Seleccione una imagen (.bmp, .tiff, .jpg, .png o .wmf) en un directorio al que tenga acceso. Haga clic en Abrir. Cuando el marco del objeto aparezca, coloque la imagen lo ms a la izquierda posible de la seccin Encabezado de informe. Haga clic con el botn derecho en la imagen. Cuando el men contextual aparezca ver que la imagen est identificada como un objeto OLE. Haga doble clic en el objeto, y ver que nada sucede. Un objeto OLE esttico no puede ser editado.
Un objeto OLE esttico dinmico es una imagen o metarchivo al que puede acceder en Crystal Reports por medio de una ruta de archivo o direccin URL. Generalmente, utiliza esta opcin cuando dispone de la ruta a las imgenes o los metaarchivos como un campo de cadena en una base de datos (es decir, no dispone de los objetos reales guardados en la base de datos). Tambin puede utilizar esta opcin si dispone de imgenes o metaarchivos guardados en un recurso compartido en red y sabe que estos objetos cambian peridicamente. La funcionalidad de estos objetos OLE estticos dinmicos (o grficos dinmicos) se crea en Crystal Reports con una frmula de formato condicional que permite establecer un vnculo con objetos OLE estticos por referencia. Nota:
Esta funcin se activa cuando se actualizan los datos del informe; por tanto, puede que no se advierta el cambio en el objeto OLE esttico hasta que se haga clic en el botn Actualizar de Crystal Reports.
368
16
Cuando programa un informe que contiene un objeto OLE esttico dinmico en BusinessObjects Enterprise, las instancias que se crean contienen la versin del objeto OLE esttico tal como exista en el informe Crystal cuando se program. BusinessObjects Enterprise no actualiza el objeto de forma dinmica en cada instancia. Los informes que usan una ruta absoluta o relativa para un objeto OLE esttico dinmico no se admiten en un entorno de BusinessObjects Enterprise para esta edicin. Si piensa publicar informes que contienen objetos OLE estticos dinmicos en BusinessObjects Enterprise, es recomendable que use vnculos URL para los objetos OLE. Para convertir un objeto OLE esttico en dinmico Haga clic con el botn secundario en el objeto OLE esttico colocado y elija Dar formato a grfico en el men contextual. Nota: Comienza el proceso de convertir un objeto OLE esttico en dinmico con la insercin del objeto en el informe de la forma habitual. Este objeto se convierte en el objeto predeterminado. Si Crystal Reports no puede encontrar la referencia dinmica al objeto, utiliza el objeto predeterminado en su lugar.
1.
2.
En el Editor de formatos, haga clic en la ficha Imagen y, a continuacin, haga clic en el botn Frmula condicional situado junto a la etiqueta Ubicacin del grfico. En el Taller de frmulas, cree la ruta al objeto OLE esttico. Por ejemplo, si la ruta est guardada en un campo de base de datos, agregue este campo a la frmula.
3.
4. 5. 6.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al Editor de formatos. Haga clic en Aceptar para volver al informe. Haga clic en Actualizar para actualizar el vnculo de referencia al objeto OLE esttico. Cmo convertir un objeto OLE esttico a una imagen bitmap vinculada Haga clic con el botn secundario en el objeto OLE esttico colocado y elija Convertir objeto en el men contextual. El cuadro de dilogo Convertir aparecer en su pantalla. Seleccione Imagen de Paintbrush en la lista Tipo de objeto y haga clic en Aceptar. De esta manera a convertido un objeto OLE esttico a un Objeto OLE editable. Nota: Esta opcin no aparece si el archivo original era un metarchivo.
1.
2.
369
16
OLE Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados
3. 4.
Haga clic con el botn derecho en el objeto que acaba de convertir. Ahora el comando del men contextual es Objeto de mapa de caracteres. Haga doble clic en el objeto. Se abre Microsoft Paint, o cualquier otro programa de grficos que est instalado en el equipo.
Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados

Ya que los objetos vinculados y los incrustados tienen propiedades diferentes, es importante considerar las capacidades de cada uno para decidir cual formato de OLE usar.
Objetos incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Crystal Reports o usando un archivo existente. Los datos, como tambin la imagen del objeto, son guardados con su informe. Cuando se realizan cambios en un objeto incrustado, no influyen sobre el archivo original y viceversa. Los cambios se hacen slo al objeto del informe. 1. 2. 3. Para insertar un objeto OLE incrustado Haga clic en la ficha Diseo. En el men Insertar, haga clic en Objeto OLE. El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla. Active la opcin Crear desde archivo. El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto. 4. 5. 6. 7. 8. Haga clic en Examinar y elija un archivo de mapa de bits (BMP). Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Aparecer un rectngulo de colocacin. Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la seccin Encabezado de Informe. Haga clic con el botn derecho en la imagen y ver que sta tambin est identificada en el men contextual como un objeto OLE.
370
16
El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un Objeto de Imagen Bitmap. Es un objeto OLE incrustado. 9. Haga doble clic en el objeto. Nota: Permanecer en Crystal Reports, pero todos los mens y barras de herramientas se habrn combinado con los de Microsoft Paint o los de cualquier otro programa de grficos que est instalado en el equipo. Usando esas herramientas usted puede editar la imagen en contexto si lo desea. Recuerde que an cuando est trabajando con las herramientas del programa servidor de OLE, no est trabajando en el objeto original, sino en una copia del original, por lo que nada que usted haga aqu afectar al objeto original.
Objetos vinculados
Cuando un objeto vinculado se inserta en un informe, Windows copia una imagen de los datos (pero no los propios datos) de un archivo existente. La imagen del objeto de agrega al informe junto con una referencia a los datos utilizados para crearlo. Los datos reales permanecen con el archivo original. Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto dentro del programa en que fue creado. Cualquier cambio que hace cambia directamente el archivo original. Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros programas y que aquellos siempre reflejen los cambios ms recientes, vincule el objeto a su informe. Un vnculo automtico se actualiza desde el archivo de origen cada vez que se carga el informe; un vnculo manual slo se actualiza cuando se solicita. En el cuadro de dilogo Editar vnculos se puede forzar la realizacin de actualizaciones, interrumpir vnculos o definir nuevos vnculos. Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razn corta esa vinculacin usando el cuadro de dilogo Vnculos, usted est cortando toda conexin con los datos originales en el documento servidor. Un objeto vinculado en un programa contenedor es simplemente una presentacin del objeto y un vnculo entre el objeto y el documento servidor. Cuando interrumpe el vnculo, se queda nicamente con la presentacin y sin la relacin con los datos originales o las capacidades de edicin del programa servidor. En este caso, Crystal Reports convierte el objeto en un objeto esttico, es decir, un objeto independiente que no se puede editar usando las capacidades de OLE ni convertirse en un objeto OLE editable.
371
16
1. 2.
Para vincular un objeto de imagen bitmap En el men Insertar, haga clic en Objeto OLE. El cuadro de dilogo Insertar Objeto aparecer en su pantalla. Active la opcin Crear desde archivo. El cuadro de dilogo cambia, permitindole escribir el nombre de un objeto o buscar un objeto.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Haga clic en Examinar y elija un archivo de mapa de bits (BMP). Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto. Active la casilla de verificacin Vincular. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Aparecer un rectngulo de colocacin. Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado. Haga clic con el botn derecho en el objeto y ver que ste tambin est identificado como un objeto OLE. El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un Objeto Vinculado de Imagen Bitmap.
9.
Haga doble clic en el objeto. Note como se abre Microsoft Paint mostrando la versin original del objeto. Cualquier cambio que haga al original se ver reflejado en la versin que aparezca en su informe.
10. Cierre Microsoft Paint o la aplicacin grfica que est usando y vuelva a su informe.
372
Objetos de tablas cruzadas
captulo
17
Objetos de tablas cruzadas Qu es un objeto de tabla cruzada?
Qu es un objeto de tabla cruzada?

Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que devuelve valores basados en los criterios especificados. Los datos aparecen en filas y columnas compactas. Este formato facilita comparar datos e identificar tendencias. Las tablas cruzadas contienen tres elementos:
Filas Columnas Campos de resumen
Las filas de una tabla se presentan en direccin horizontal (de lado a lado). En el ejemplo anterior, Guantes es una fila. Las columnas de una tabla cruzada van verticalmente (de arriba a abajo). En el ejemplo anterior, EE.UU. es una columna. Los campos resumidos se encuentran en la interseccin de una fila con una columna. El valor situado en cada interseccin representa un resumen (suma, recuento, etc.) de los registros que cumplen los criterios de la fila y la columna. En el ejemplo anterior, el valor 4 en la interseccin de "Guantes" y "EE.UU.", representa la cantidad de guantes vendidos en EE.UU.
Tablas Cruzadas tambin contienen varios totales.
Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de un producto vendido en todos los pases. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el nmero total de guantes vendidos en todos los pases.
374
Objetos de tablas cruzadas Ejemplo de tabla cruzada
17
Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada fila.
Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de todos productos vendidos en un solo pas. Al final de la columna "EE.UU." el valor es 4, el nmero total de productos (guantes, cintos y zapatos) vendidos en EE.UU. Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada columna. En la interseccin del Total de columna (total de todos los productos) y el Total de fila (total por pases) es el total general. En el ejemplo anterior, el valor en la interseccin es 12, el nmero total de todos los productos vendidos en todos pases.
Ejemplo de tabla cruzada

Este ejemplo muestra cmo se puede utilizar un objeto de tabla cruzada para facilitar la comprensin de los datos complejos. El objetivo de este informe es analizar las ventas por unidad de cinco tipos diferentes de candados para bicicletas en cuatro regiones diferentes (un informe de ventas por unidad de candados por regin). Para mayor claridad slo hemos incluido la informacin esencial en stos informes, esto es:
La regin de procedencia del pedido. El nombre del candado. La cantidad pedida.
Esta primera manera de ver los datos es la ms bsica de todos los informes, un informe de columnas sin ordenamiento ni agrupacin.
375
17
Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar
Este informe presenta detalles. Cada fila representa un pedido individual. Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los diferentes candados. Pero debido a que no hay un resumen de la informacin, es casi imposible obtener informacin til de un informe como ste. El siguiente paso lgico es agrupar los datos de alguna manera. Puede agruparlos por regin o por lnea de productos. Veremos ambas opciones. Veremos ambas opciones.
Informe de datos de pedido agrupados por regin

Este informe utiliza los datos vistos en el primer informe, pero aqu los datos estn agrupados por Regin. Todos los pedidos de cada Regin estn juntos y agrupados, pero cada grupo regional contiene pedidos para todos los diferentes tipos de candados. Por lo tanto, resumir el campo Cantidad determinara el nmero total de candados vendidos por regin, pero no el total de cada tipo de candado.
376
17
Cada grupo de Regin contiene pedidos para los diferentes tipos de candados.
Informe de datos de pedido agrupados por producto

Este informe agrupa los datos por producto. Cada grupo muestra todos los pedidos para un producto especfico. A primera vista dara la impresin que esta informacin podra ser til, pero en seguida se hace evidente que cada grupo de productos incluye pedidos de varias regiones diferentes. La informacin es til y nos trae un poco ms cerca de nuestro objetivo pero todava nos falta bastante para obtener lo que queremos y de la manera que lo queremos.
377
17
Cada grupo de productos contiene pedidos de muchas regiones.
Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto

Este informe es el siguiente paso lgico. Si el informe Por Regin contiene mltiples productos en cada grupo regional y el informe Por Producto contiene mltiples regiones en cada grupo de productos, entonces el combinar los dos parece tener sentido. Haciendo esto, agrupamos primero por Regin y luego por Producto.
378
17
Cada grupo contiene pedidos de un producto para una regin.
Pero los datos estn dispersos en un informe largo y por lo tanto difcil de analizar. La informacin es til y con un poco de trabajo puede utilizar un informe as para obtener el informe comparativo que necesita. Pero las tablas cruzadas le ofrecen una mejor solucin.
Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada

Utilizando tablas cruzadas, toda la informacin que necesita se provee en un formato compacto. El informe muestra que productos fueron vendidos en que regiones y cuales fueron las cifras de ventas respectivas. Por ejemplo, es muy fcil ver ahora que el uso de los candados Guardian XL 'U' no est muy generalizado en British Columbia pero s en Florida, o que en California se vendieron ms candados en todas las categoras que en Alabama.
379
17
Objetos de tablas cruzadas Creacin de un informe de tabla cruzada
Regiones.
Total - un producto en todas las regiones.
Nombre de Productos. Total - un producto en una regin.
Total - todos los productos en una regin.
En este objeto de tabla cruzada:
Total - todos los productos en todas l i
Los nombres de productos son los encabezados de fila. Las regiones son los encabezados de columna. El valor de cada interseccin de fila y columna es la suma de todos los pedidos de un tipo de producto de una regin en particular, por ejemplo, el nmero total de "Guardian Mini Lock" vendidos en British Columbia. El total al final de cada fila es el total de compras de un producto en todas las regiones, por ejemplo, el nmero total de "Guardian ATB Lock" para Alabama, British Columbia, California y Florida combinados. El total al final de cada columna es el nmero total de pedidos de todos los tipos de candados en una regin, por ejemplo, el nmero total de candados vendidos en California. El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando el total de unidades vendidas de todos los candados en todas las regiones.
El informe es compacto y permite comparar los hbitos de compras de sus clientes de un solo vistazo.
Creacin de un informe de tabla cruzada

Esta seccin le ofrece los pasos para crear un objeto de tabla cruzada en un informe nuevo y cmo agregar un objeto de Tabla cruzada a un informe existente. Puntos a recordar al usar objetos de tabla cruzada:
380
17
Es posible tener diferentes campos de filas, columnas y resumidos. Puede utilizar frmulas de hora de impresin como filas o columnas. Se pueden utilizar campos de totales acumulados como campo resumido. Se puede incluir una ordenacin de grupos (N superiores o inferiores) en las filas de la tabla cruzada. Nota: La ordenacin de grupos no se puede aplicar a las columnas. Es posible insertar tantos objetos de tabla cruzada como necesite en un informe. Es posible insertar la tabla cruzada ya sea en el Encabezado o Pie del informe o en el Encabezado o Pie del grupo. Es posible colocar objetos de tabla cruzada en subinformes. Esto resulta til cuando se desea referir a los resultados de otro informe. Para crear un nuevo informe de tabla cruzada En la pgina de inicio, haga clic en Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas. Aparece el Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas.
Especificacin del origen de datos

1. En la pantalla Datos, busque el origen de datos que desee utilizar. En este ejemplo usaremos la base de datos de muestra Xtreme_es. Para obtener informacin sobre cmo se selecciona un origen de datos, consulte "Seleccin de una base de datos para usar " en la pgina 56. 2. Seleccione las tablas que contienen los campos que desea incluir en el informe. Sugerencia: Use la combinacin Ctrl-clic para seleccionar un rango no continuo de campos y la combinacinMays-clic para seleccionar una lista continua de campos. En este ejemplo usaremos Cliente, Pedidos, Detalles del pedido y Producto. 3. 4. Haga clic en la flecha > para agregar las tablas seleccionadas. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Vnculo.
381
17
Modificacin de los vnculos

1. En este ejemplo, asegrese de que la tabla Clientes est vinculada a la tabla Productos va las tablas Pedidos y Detalles del pedido. Si no le gusta la vinculacin recomendada automticamente por Crystal Reports, cmbiela haciendo clic en Borrar vnculos y luego seleccione los campos que desea vincular. 2. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Tablas cruzadas.
Definicin de la estructura de la tabla cruzada

Agregue campos del rea Campos disponibles a las reas Filas, Columnas y Campos de resumen. 1. En la tabla Cliente, seleccione Regin y luego haga clic en la flecha > junto al rea Filas. El campo Regin se agrega al rea Fila. Sugerencia: Tambin puede agregar un campo a las diferentes reas de tabla cruzada seleccionndolo y arrastrndolo hasta las reas Columnas, Filas o Campos de resumen. 2. En la tabla Producto, seleccione Clase de producto y luego haga clic en la flecha > junto al rea Columnas. El campo Clase de producto se agrega al rea Columnas. 3. En la tabla Pedidos, seleccione Monto del pedido y luego haga clic en la flecha > junto al rea Campos de resumen. El campo Monto del pedido se agrega al rea Campos de resumen. 4. 5. Seleccione la operacin de resumen que desee realizar en Monto del pedido en la lista situada debajo del rea Campos de resumen. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Grfico.
Adicin de un grfico
1. Seleccione el tipo de grfico que desee ver en el informe.
Grfico de barras Grfico de lneas Grfico circular
Nota: Si no desea agregar un grfico, deje seleccionada la opcin Sin diagrama y vaya a "Seleccin de registros " en la pgina 383.
382
17
2.
Cambie la informacin de grficos determinada para que se adapte a su informe. Para obtener ms informacin sobre la creacin de grficos de grupos, consulte "Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) " en la pgina 328.
3.
Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Seleccin de registro.
Use esta pantalla para aplicar condiciones de seleccin. Esto limita los resultados devueltos a su informe a slo aquellos registros en los que est interesado. 1. 2. Seleccione el campo al que desee aplicar la seleccin. Para este ejemplo elija Regin. Haga clic en la flecha >. El campo se agrega al rea Campos de filtros y aparece la lista de tipos de filtro debajo del rea. 3. 4. En la lista de tipos de filtro elija un mtodo de filtro. En este ejemplo, elija es uno de como mtodo de filtro. En la lista de valores de filtro que aparece, seleccione el valor o valores en los que desee filtrar y haga clic en Agregar. En este ejemplo, elija AZ, CA y OR en la lista desplegable. El informe le entregar un desglose y un resumen de ventas de bicicletas y accesorios para Arizona, California y Oregn. 5. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.
Aplicacin de un estilo predefinido y finalizacin del informe

1. 2. 3. Seleccione un estilo. Seleccione para este ejemplo Original. Haga clic en Finalizar. El informe de tablas cruzadas aparece en la ficha Vista previa. Si no desea que la tabla cruzada aparezca en el Encabezado de informe, haga clic en la ficha Diseo , y mueva la tabla cruzada al Pie de informe.
383
17
Nota:

4. 1.
Tambin puede colocar la tabla cruzada en el Encabezado de grupo o en el Pie de pgina de grupo. Si ubica la tabla cruzada en el Pie del informe, desactive la eliminacin del pie haciendo clic con el botn secundario en el rea gris de Pie de informe y seleccionando No suprimir.
Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Para agregar un tabla cruzada a un informe existente Abra su informe. En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el directorio Feature Examples.
2. 3.
Haga clic en la ficha Diseo. En el men Insertar, haga clic en Tabla cruzada. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar tablas cruzadas en la barra de herramientas Insertar herramientas. A medida que arrastra el objeto de tabla cruzada en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha.
4.
Coloque el marco de objeto en un rea vaca del Encabezado de grupo 1 y haga clic para liberarlo. Aparecer un objeto de tabla cruzada vaco en el informe. Puede arrastrar campos desde el Explorador de campos a la tabla cruzada. Este ejemplo usa los campos Nombre del cliente, Pas y Ventas del ao anterior de la tabla Cliente.
5.
En el Explorador de campos, seleccione Nombre del cliente y arrstrelo a la tabla cruzada. Este campo ser el valor de la columna. Arrastre el campo a la esquina superior derecha del objeto de tabla cruzada. Se mostrar una flecha de colocacin para mostrar dnde aparecer al situarlo.
6.
384
17
Una vez que haya hecho clic para liberar el campo, aparecer a la derecha de la columna seleccionada.
7. 8.
En el Explorador de campos, seleccione Pas y arrstrelo a la tabla cruzada. Este campo ser el valor de la fila. Arrastre el campo a la esquina inferior izquierda del objeto de tabla cruzada, y haga clic para liberarlo.
9.
Finalmente, arrastre Ventas del ltimo ao a las celdas Insertar resumen de la tabla cruzada, y haga clic para liberarlo. Sugerencia: Observe que todas las celdas cambian de color al colocar el campo sobre ellas.
10. Haga clic en la ficha Vista previa para ver la tabla cruzada. Para agregar una tabla cruzada a un informe existente mediante el Asistente de tablas cruzadas En este ejemplo se agrega una tabla cruzada a un informe existente para mostrar la comparacin de las ventas en Amrica del Norte y el resto del mundo. Sin embargo, en lugar de definir el informe arrastrando campos a l, utilizar el Asistente de tablas cruzadas. 1. Abra su informe. En este ejemplo se utiliza el archivo Group by Intervals.rpt incluido en el directorio Feature Examples. 2. 3. Haga clic en la ficha Diseo. En el men Insertar, haga clic en Tabla cruzada.
385
17
Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar tablas cruzadas en la barra de herramientas Insertar herramientas. A medida que arrastra el objeto de tabla cruzada en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha. 4. Coloque el marco de objeto en un rea vaca del Encabezado de informe y haga clic para liberarlo. Aparecer un objeto de tabla cruzada vaco en el informe. 5. Haga clic en la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Este cuadro de dilogo tiene tres fichas: Tabla cruzada, Estilo y Personalizar estilo.
Definicin de la estructura de la tabla cruzada

Agregue campos a las reas Filas, Columnas y Campos resumidos. 1. En la lista Campos disponibles, seleccione Pas y luego haga clic en la flecha > junto al rea Filas. El campo Pas se agrega al rea Fila. Sugerencia: Tambin puede agregar un campo a las diferentes reas de tabla cruzada seleccionndolo y arrastrndolo hasta las reas Columnas, Filas o Campos resumidos. 2. En la lista Campos disponibles, seleccione Ventas del ltimo ao y, despus, haga clic en la flecha > situada junto al rea Campos resumidos. El campo Ventas del ltimo ao se agrega al rea Campos resumidos. 3. Aplique estructura adicional:
Haga clic en Pas en el rea Filas. Haga clic en Opciones de grupo. Seleccione en orden especificado de la lista desplegable. Escriba Norteamrica como nombre del grupo con nombre. Haga clic en Nuevo. Elija es uno de de la lista desplegable.
386
Objetos de tablas cruzadas Trabajo con tablas cruzadas
17
En la lista desplegable, seleccione Canad, Mxico y Estados Unidos.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir grupo nombrado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de grupo de tabla cruzada.
Eleccin de un estilo predefinido

1. 2. 1. 2. 1. 2. Haga clic en la ficha Estilo. Seleccione un estilo. Haga clic en la ficha Personalizar estilo. Personalice el estilo como desee. Haga clic en Aceptar. En el men Informe, haga clic en Actualizar datos de informe. Aparece el informe actualizado.
Aplicacin de un estilo personalizado
Finalizacin de la tabla cruzada
Trabajo con tablas cruzadas

Esta seccin describe cmo se puede trabajar con una tabla cruzada una vez agregada al informe:
Mostrar valores como porcentajes Abreviar campos resumidos grandes Personalizar etiquetas de fila y de columna Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas
387
17
Mostrar valores como porcentajes

1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2. 3. En la ficha Tablas cruzadas, seleccione un campo resumido y luego haga clic en Cambiar resumen. En el cuadro de dilogo Editar resumen, seleccione la opcin Mostrar como porcentaje de y elija el campo de resumen en el que desee basar el porcentaje. Elija Fila o Columna dependiendo de que desee que los valores de porcentaje se calculen horizontalmente (fila) o verticalmente (columna). Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar resumen. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarn ahora como porcentajes en la tabla cruzada. Sugerencia: Tambin puede acceder al cuadro de dilogo Editar resumen directamente desde tabla cruzada seleccionando el campo de resumen y eligiendo Editar resumen en el men contextual.
4. 5. 6.
Abreviar campos resumidos grandes

Como los valores de los campos resumidos de una tabla cruzada suelen ser muy grandes, Crystal Reports permite abreviar dichos valores. Nota: Para ejecutar este procedimiento, el informe con el que se est trabajando debe incluir la funcin personalizada denominada cdFormatCurrencyUsingScaling. El informe de ejemplo denominado Custom Functions.rpt incluye esta funcin. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports. 1. Haga clic con el botn secundario en el campo resumido que desee abreviar y elija Dar formato al campo en el men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 2. 3. En la ficha Comn, haga clic en el botn de formato condicional situado junto a Mostrar cadena. En el rbol Funciones del Editor de frmulas de formato, seleccione cdFormatCurrencyUsingScaling en la carpeta Funciones personalizadas.
388
17
4.
Rellene los argumentos de la funcin personalizada del siguiente modo:

cdFormatCurrencyUsingScaling (CurrentFieldValue,1,"K","M") Como primer argumento, elija CurrentFieldValue en la carpeta
Funciones de formato del rbol Funciones. Este argumento define el valor real que se va a resumir.

5. 6. 7.
Como segundo argumento, especifique el nmero de decimales que desee que se muestren en la tabla cruzada. Como tercer y cuarto argumentos, especifique las cadenas (encerradas entre comillas) que desee que se muestren como smbolos de miles y de millones.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de frmulas. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop. Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarn abreviados de la forma que se haya definido.
8.
Nota: Se pueden crear funciones personalizadas propias, o se puede copiar y modificar la muestra proporcionada para abreviar un campo resumido. En general, la utilizacin de una funcin personalizada no es un requisito para trabajar con la caracterstica Mostrar cadena. Se pueden escribir las frmulas de Mostrar cadena que se necesiten siempre y cuando su valor de devolucin sea una cadena.
Personalizar etiquetas de fila y de columna

De forma predeterminada, las etiquetas de fila y de columna se derivan de los datos en que se base la tabla cruzada. Sin embargo, se pueden personalizar etiquetas de fila y de columna. 1. Haga clic con el botn secundario en la fila o columna que desee personalizar y elija Dar formato al campo en el men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 2. En la ficha Comn, haga clic en el botn de formato condicional situado junto a Mostrar cadena.
389
17
3.
En el Editor de frmulas de formato, cree el texto de frmula que describa los nombres personalizados que desee utilizar as como las condiciones bajo las que deban aplicarse dichos nombres. Para obtener ms informacin sobre cmo se realiza esta accin, vea "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308.
4. 5. 6.
Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de frmulas. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop. Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los nombres personalizados de filas y de columnas se mostrarn cuando se satisfagan las condiciones establecidas.
7.
Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas

Los campos de totales acumulados pueden ser tiles como campos de resumen en objetos de tabla cruzada. Puede crear una tabla cruzada propia como se muestra en "Creacin de un informe de tabla cruzada " en la pgina 380, pero puede elegir un campo de total acumulado como campo de resumen propio. Nota: No se pueden utilizar campos de totales acumulados como columnas o filas en una tabla cruzada. Si desea un total acumulado que totalice las columnas de la tabla cruzada, debe ordenar los registros de la misma por columnas y luego por filas. 1. Para totalizar columnas Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de una tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. En la ficha Tablas cruzadas del Asistente de tablas cruzadas, asegrese de haber agregado un campo de total acumulado al rea Campos resumidos. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada del informe. Haga clic en Asistente de ordenacin de registros y ordene la tabla cruzada por el campo designado como Columna en el Asistente de tablas cruzadas.
2.
3. 4.
390
17
5.
Cree una segunda ordenacin en el campo designado como Fila en el Asistente de tablas cruzadas.
Si desea un total acumulado que totalice las filas de la tabla cruzada, debe ordenar los registros de la misma por filas y luego por columnas. 1. 2. Para totalizar filas Repita los pasos 1 a 3 del procedimiento anterior. Haga clic en Asistente de ordenacin de registros y ordene la tabla cruzada por el campo designado como Fila en el Asistente de tablas cruzadas. Cree una segunda ordenacin en el campo designado como Columna en el Asistente de tablas cruzadas.
3.
Si agrega una ordenacin de grupos (N superiores o inferiores) basada en un campo de total acumulado, la ordenacin tiene lugar en los valores de totales acumulados que se muestran en las reas de totales de filas/columnas de la tabla cruzada, sin basarse en los totales de los campos de resumen. Adems, en este caso, los resultados de totales acumulados aparecen correctamente slo en los datos de totales y no en los datos de celdas.
Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas

Al crear una tabla cruzada que es ms ancha o ms larga que el tamao de pgina especificado, el programa distribuye automticamente la impresin en varias pginas para acomodar el tamao de la tabla cruzada. En la ficha Vista previa, aparecer una lnea en cada salto de pgina. Para facilitar la lectura, se repiten los encabezados de columna en las pginas subsiguientes. Tambin se pueden repetir encabezados de fila usando la opcin Mantener columnas juntas. 1. Para repetir etiquetas de fila Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2. 3. Haga clic en la ficha Personalizar estilo. Seleccione la casilla de verificacin Repetir etiquetas de filas, si lo desea.
Crystal Reports permite establecer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc., se repitan en
391
17
Objetos de tablas cruzadas Formato de tablas cruzadas
cada pgina horizontal adicional creada por una tabla cruzada. Para obtener ms informacin, consulte "Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales " en la pgina 304.
Formato de tablas cruzadas

Crystal Reports tiene poderosas capacidades para dar formato que se pueden aplicar a las tablas cruzadas. Las secciones siguientes describen estos procedimientos clave:
Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas Formato del color de fondo de filas y columnas completas Formato de campos de manera individual Formato de varios campos a la vez Eliminacin de datos de tablas cruzadas Presentacin horizontal de campos resumidos
Al aplicar formatos, como colores de fondo, bordes y caracteres, puede destacar datos importantes y crear tablas cruzadas fciles de entender y de apariencia profesional. Para obtener ms informacin, consulte "Propiedades de formato " en la pgina 295. Tambin puede utilizar el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a las celdas de las tablas cruzadas. Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en la celda a la que desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener ms informacin, consulte "Usar el Asistente de resaltado " en la pgina 313.
Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas

1. 2. 3. Haga clic en una celda de la tabla cruzada para activar los controladores de tamao. Haga clic y arrastre uno de los controladores de tamao para aumentar el ancho o el alto de la celda. Haga clic en una opcin de alineacin de la barra de herramientas Formato para cambiar la alineacin de los datos de la celda. Puede elegir entre alineacin izquierda, derecha, centrar y justificado.
392
17
Nota: Los cambios efectuados a una celda afectan a todas las celdas similares. Por ejemplo, si se cambia el ancho de una celda de campo de resumen, se cambia simultneamente el ancho todas las dems celdas de campo de resumen.
Formato del color de fondo de filas y columnas completas

Use los colores de fondo para destacar filas o columnas de la tabla cruzada. 1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2. 3. 4. Haga clic en la ficha Personalizar estilo. Haga clic en la fila (en el rea Filas) o en la columna (en el rea Columnas) y seleccione un color de la lista desplegable Color de fondo. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. La fila o columna tendr el formato especificado.
Formato de campos de manera individual

1. Haga clic con el botn derecho en el campo a que desea dar formato y elija Dar formato a campo del men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 2. 3. En el Editor de formato, haga sus opciones de carcter, fondo, bordes, numeracin, smbolos de moneda e impresin. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. El campo tendr el formato especificado.
393
17
Formato de varios campos a la vez

1. 2. Use el mtodo Maysculas -clic para destacar los campos deseados. Haga clic con el botn derecho en cualquiera de ellos y elija Dar formato a objetos del men contextual. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3. 4. En el Editor de formato, haga sus opciones de carcter, fondo, bordes, numeracin, smbolos de moneda e impresin. Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los campos tendrn el formato especificado.
Eliminacin de datos de tablas cruzadas

Esta seccin le indica los pasos requeridos para suprimir datos de su informe. Puede suprimir:

1.
Filas y columnas vacas. Totales generales de filas y columnas. Subtotales y sus etiquetas. Para suprimir filas y columnas vacas Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Haga clic en la ficha Personalizar estilo. Seleccione ya sea la casilla de verificacin Suprimir filas vacas o Suprimir columnas vacas. Haga clic en Aceptar. Ahora, cuando imprima el informe, no aparecern las filas ni columnas vacas.
2. 3. 4.
1.
Para eliminar totales generales de filas y columnas Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. Haga clic en la ficha Personalizar estilo.
2.
394
17
3. 4.
Seleccione ya sea la casilla de verificacin Suprimir totales generales de filas o Suprimir totales generales de columnas. Haga clic en Aceptar.
Para eliminar subtotales y sus etiquetas Si tiene ms de dos grupos en la tabla cruzada, puede suprimir el subtotal y la etiqueta a uno de ellos. 1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic en la ficha Personalizar estilo. Haga clic en el campo cuyo subtotal desea suprimir. Se activan las casillas de verificacin Suprimir subtotal y Suprimir etiqueta. En el rea Opciones de grupo, seleccione la casilla de verificacin Suprimir subtotal. Haga clic en la casilla de verificacin Suprimir etiqueta para eliminar la etiqueta asociada con el subtotal. Haga clic en Aceptar.
Presentacin horizontal de campos resumidos

Si la tabla cruzada tiene dos o ms campos resumidos, se pueden mostrar sus valores horizontalmente en lugar de verticalmente (valor predeterminado). 1. Haga clic con el botn secundario en el rea superior izquierda en blanco de la tabla cruzada y seleccione Asistente de tablas cruzadas en el men contextual. Aparece el Asistente de tablas cruzadas. 2. 3. 4. Haga clic en la ficha Personalizar estilo. En el rea Campos resumidos, seleccione Horizontal. Active la casilla de verificacin Mostrar etiquetas si desea que se muestren etiquetas para los campos resumidos. Las etiquetas se muestran en la direccin que elija para los campos resumidos. 5. Haga clic en Aceptar.
395
17
396
Elaboracin de consultas
captulo
18
Elaboracin de consultas Conexin con un universo
Conexin con un universo

En Crystal Reports se accede al Panel de consulta de Business Objects mediante el Asistente de base de datos. Despus de seleccionar Universos en el nodo Crear nueva conexin, se le pedir que se conecte a BusinessObjects Enterprise; a continuacin, podr seleccionar un universo y disear la consulta. 1. 2. 3. 4. Para conectarse con un universo En Crystal Reports, en el men Archivo, haga clic en Nuevo y en Informe en blanco. En el Asistente de base de datos, haga doble clic en Crear nueva conexin. Haga doble clic en Universos. Inicie una sesin en BusinessObjects Enterprise si an no se ha conectado. Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445. 5. Seleccione el universo en el que desee basar la consulta y haga clic en Abrir. Aparecer el Panel de consulta de Business Objects.
Definicin de la seleccin de datos para una consulta

Las consultas se crean en el Panel de consulta utilizando objetos de un universo Business Objects. Los objetos del universo son una representacin grfica de la informacin disponible en una base de datos. Los objetos del universo estn asignados a las columnas y filas de las tablas de la base de datos. El Panel de consulta se divide a su vez en varios paneles.
El panel de la izquierda muestra una vista de rbol de los objetos que contiene el universo. En el Panel de consulta no se pueden agregar nuevos objetos ni editar objetos existentes. Para obtener informacin sobre los tipos de objetos que pueden aparecer en este panel, consulte "Referencia rpida a objetos " en la pgina 400.
398
Elaboracin de consultas Definicin de la seleccin de datos para una consulta
18
Nota: Puede ver todos los objetos disponibles en este panel si selecciona "Todos los objetos". Si desea consultar cmo se relacionan los objetos entre s, seleccione "Jerarquas". Esta opcin proporciona una representacin visual de la estructura jerrquica de los objetos, si dicha estructura existe en el universo.
El panel Objetos del resultado es la ubicacin donde se sitan los objetos que se desean incluir en la consulta. El panel Filtros de consulta es la ubicacin donde se sitan los objetos que se utilizarn para delimitar los datos que se reciben del universo. Puede definir el filtro cuando agrega objetos a este panel. Para elaborar una consulta sencilla En el campo Nombre de la consulta, indique un nombre para la consulta. Nota: Crystal Reports utiliza el nombre de la consulta como nombre del comando SQL que crea el informe. Despus de crear la consulta en el Panel de consulta, podr ver su nombre en las reas Orgenes de datos disponibles y Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos.
1.
2.
Seleccione un objeto en el panel izquierdo y haga doble clic o arrstrelo al panel Objetos del resultado. Los objetos que aparecen en este panel se convierten en campos incluidos en el informe Crystal.
3. 4.
Repita el paso anterior con cada objeto que desea incluir en la consulta. Seleccione un objeto en el panel izquierdo o en el panel Objetos del resultado y arrstrelo al panel Filtros de consulta. Los filtros se agregan a este panel para limitar los datos que devuelve la consulta basndose en el objeto seleccionado. El filtro limita los datos que puede ver el usuario y reduce el tiempo de ejecucin de las consultas. Para obtener informacin sobre cmo agregar filtros, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402.
5. 6.
Haga clic en Aceptar. Si la consulta contiene peticiones de orden, seleccione los valores solicitados en el cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro. Para obtener informacin sobre el uso del cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro, busque el cuadro de dilogo por su nombre en la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
7.
Si el origen de datos es seguro, utilice el cuadro de dilogo de conexin para conectarse a la base de datos que utiliza el universo.
399
18
Elaboracin de consultas Definicin de la seleccin de datos para una consulta
Para obtener informacin sobre la utilizacin de los cuadros de dilogo de conexin compatibles, busque Conectividad de origen de datos (cuadros de dilogo) en la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
Referencia rpida a objetos

Un objeto es un componente con nombre que se asigna a datos o a derivados de datos de la base de datos. Por ejemplo, un objeto puede representar una columna en una tabla de la base de datos o ser el resumen de los valores de una columna. En la consulta los objetos se utilizan para recuperar datos para los informes. Por ejemplo, algunos objetos del universo de recursos humanos pueden ser Nombres, Direcciones y Sueldos. Los objetos pueden representar diferentes tipos de informacin. Nota: Los objetos no se pueden definir directamente en el Panel de consulta. Para definir los objetos de un universo, utilice el BusinessObjects Designer. Objeto Dimension Ejemplos Descripcin Este objeto recupera los datos que proporcionan la base para el anlisis en un informe. Por lo general, los objetos de dimensin recuperan datos de tipo carcter (por ejemplo, nombres de clientes, nombres de instalaciones o fechas). Este objeto proporciona datos descriptivos sobre una dimensin. La informacin siempre est conectada con la dimensin sobre la que proporciona datos adicionales. Por ejemplo, edad es un objeto de informacin asociado con la dimensin de cliente. La direccin proporciona informacin adicional sobre los clientes. Este objeto recupera datos numricos resultado de clculos en los datos de la base de datos. Por ejemplo, el indicador de ingresos es el clculo del nmero de artculos vendidos multiplicado por el precio del artculo. Los objetos de indicador se incluyen a menudo en la clase Indicadores.
Informacin
Indicador
400
Elaboracin de consultas Edicin de una consulta existente
18
Edicin de una consulta existente

Puede volver al Panel de consulta para modificar una consulta existente. Puede agregar o quitar objetos o bien agregar, editar o quitar filtros. 1. Para editar una consulta existente En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen de datos, vaya al men Base de datos y haga clic en Asistente de base de datos. En el Asistente de base de datos, haga clic con el botn derecho en la lista Tablas seleccionadas y elija Editar comando. Inicie una sesin en BusinessObjects Enterprise si an no se ha conectado. Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects Enterprise, vea "Trabajo con carpetas de Enterprise " en la pgina 445. 4. 5. 6. En el Panel de consulta, edite la consulta segn considere necesario. Cuando haya terminado de editar la consulta, haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos para volver al informe. Los cambios efectuados en la consulta aparecern reflejados en Crystal Reports. Nota: Si quita objetos de la consulta que ha utilizado en el informe Crystal, tambin debe quitarlos del informe.
2. 3.
Visualizacin del cdigo SQL de una consulta

Cuando crea una consulta, Crystal Reports genera automticamente el SQL correspondiente y lo guarda como un objeto de comando SQL de Crystal. Para obtener ms informacin sobre los objetos de comando SQL, busque Definicin de un comando SQL en la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
Para ver el cdigo SQL al crear una consulta En el Panel de consulta, haga clic en Ver SQL. Aparecer el cuadro de dilogo SQL, que contendr el cdigo SQL que constituye la consulta. Use esta opcin si desea comprobar el cdigo SQL cuando cree una consulta.
401
18
Elaboracin de consultas Filtros y peticiones de orden de consulta
Para ver el cdigo SQL una vez creada una consulta En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen de datos, vaya al men Base de datos y haga clic en Mostrar consulta SQL. Podr ver el SQL en el cuadro de dilogo Mostrar Consulta SQL. O En Crystal Reports, abra un informe creado con un universo como origen de datos, vaya al men Base de datos y haga clic en Asistente de base de datos. En el Asistente de base de datos, haga clic con el botn derecho en la lista Tablas seleccionadas y elija Ver comando. Podr ver el SQL en el cuadro de dilogo Ver comando.
Filtros y peticiones de orden de consulta

Creacin de filtros de consulta
En una consulta puede utilizar diferentes tipos de filtros:
Filtros predefinidos Estos filtros los crea el administrador. Filtros personalizados Estos filtros los define el usuario cuando crea la consulta. Filtros avanzados Estos filtros se definen en una subseleccin de los datos de la consulta. Peticiones de orden Las peticiones de orden son filtros dinmicos que se definen para presentar una pregunta o una lista de valores; los usuarios pueden seleccionar diferentes valores de filtro cada vez que actualizan el informe.
1.
Para agregar un filtro predefinido a una consulta Haga doble clic en los objetos que desea utilizar en el informe o arrstrelos al panel Objetos del resultado. Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la seleccin de objetos para crear una consulta, vea "Definicin de la seleccin de datos para una consulta " en la pgina 398.
2.
Arrastre un filtro predefinido al panel Filtros de consulta.
402
18
Cuando ejecuta la consulta, en el informe se obtienen los datos correspondientes a los filtros seleccionados. Nota: Los filtros predefinidos los crea y edita el administrador. Como usuario del Panel de consulta, no puede ver ni editar los componentes de los filtros predefinidos. 1. Para crear un filtro personalizado con el Editor de filtros Seleccione el objeto que desea filtrar y arrstrelo al panel Filtros de consulta. Aparece el Editor de filtros. El nombre del objeto seleccionado se muestra bajo el texto "Objeto filtrado". 2. Seleccione un operador en la lista. Para obtener una descripcin y un ejemplo de cada operador, consulte "Referencia rpida a operadores de filtro de consulta " en la pgina 412. 3. 4. 5. Seleccione Constante o Valor(es) de la lista. En funcin del operador seleccionado, introduzca un solo valor o varios valores en el campo Escriba un valor. Haga clic en Aceptar para confirmar las propiedades del filtro personalizado. El nuevo filtro se muestra en el panel Filtros de consulta.
Elaboracin de peticiones de orden

Una peticin de orden es un filtro dinmico que muestra una pregunta cada vez que se actualizan los datos de un informe. La respuesta a la peticin de orden se efecta escribiendo o seleccionando los valores que se desean ver antes de actualizar los datos. Crystal Reports slo recupera de la base de datos los valores especificados y los muestra en el informe. Sugerencia: Las peticiones de orden permiten que varios usuarios vean un solo informe pero especifiquen un subconjunto diferente de informacin de la base de datos. Adems, reducen el tiempo de recuperacin de los datos de la base de datos.
403
18
1.
Para crear una peticin de orden Seleccione el objeto en el que desea aplicar una peticin de orden y arrstrelo al panel Filtros de consulta. Por ejemplo, si desea permitir que los usuarios especifiquen la regin geogrfica en el informe, arrastre el campo Regin al panel Filtros de consulta. Aparece el Editor de filtros. De forma predeterminada, el nombre del filtro es el nombre del objeto filtrado.
2.
Seleccione un operador en la lista. Consulte "Referencia rpida a operadores de filtro de consulta " en la pgina 412. Nota: En las peticiones de orden no puede utilizar los siguientes operadores: No se ha indicado, Se ha indicado, Ambos, Excepto.
3.
En Tipo de operador, seleccione Peticin de orden. El campo de texto Peticin de orden muestra el mensaje predeterminado.
4.
Si desea modificar el mensaje predeterminado, edtelo para plantear una pregunta. Por ejemplo, podra preguntar "De qu regin desea consultar los datos?". Active Seleccionar slo de la lista si desea que la pregunta enumere una lista de valores que los usuarios pueden seleccionar. Use esta opcin si desea impedir que los usuarios escriban un valor que puede no existir en la base de datos.
5.
6.
Haga clic en Aceptar para confirmar la pregunta. La pregunta aparecer cada vez que se actualice el informe.
Temas relacionados:
"Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta " en la pgina 405 "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402
404
18
Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta

Puede aplicar varios filtros y peticiones de orden en una sola consulta. 1. Para combinar filtros y peticiones de orden Cree los filtros y peticiones de orden de la consulta. Para obtener informacin paso a paso sobre la creacin de filtros y peticiones de orden, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402 o "Elaboracin de peticiones de orden " en la pgina 403.
De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros y las peticiones de orden con el operador Y. Puede conservar este operador o elegir el operador O. Consulte "Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta " en la pgina 410. 2. Si es necesario, cambie el operador a O; para ello, haga doble clic en el operador Y. Ahora se muestra O como operador. La peticin de orden aparece cuando hace clic en Aceptar o cuando actualiza los datos del informe. Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402 "Elaboracin de peticiones de orden " en la pgina 403 "Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Creacin de filtros de consulta avanzados

Cuando utiliza un filtro en una consulta para limitar los valores que se envan al informe Crystal, lo aplica a la seleccin completa de datos de la consulta. Si utiliza filtros de consulta avanzados, puede aplicar filtros a subconjuntos dinmicos de los datos que no se han seleccionado en la consulta principal. Sugerencia: La creacin de filtros avanzados requiere un amplio conocimiento sobre la creacin de consultas y filtros. Para obtener una explicacin completa y ejemplos sobre cmo funcionan los filtros de consulta avanzados, consulte el manual Elaboracin de informes utilizando el Panel de informes Java de Web Intelligence. Puede acceder a este manual desde el men Ayuda del Panel de informes Java de Web Intelligence.
405
18
La creacin de un filtro de consulta avanzado implica varios pasos:
Seleccionar objetos y definir filtros de consulta para la consulta principal. Seleccionar objetos para el filtro avanzado. Agregar filtros de consulta simples al filtro avanzado. Para seleccionar objetos y definir filtros en la consulta principal Haga doble clic o arrastre los objetos que desea incluir en el informe. Los objetos seleccionados aparecen en el panel Objetos del resultado. Para limitar los valores que devuelve el informe puede crear filtros de consulta. Los filtros que crea se agrupan en funcin de los objetos que muestra el panel Objetos del resultado. Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la definicin de filtros de consulta, vea "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402.
1.
Para seleccionar objetos para un filtro avanzado Seleccione el objeto que desea especificar como subconjunto en la definicin de la consulta. El objeto que selecciona define el contexto de agrupamiento de los indicadores o filtros de indicadores que ms adelante incluir en el filtro avanzado. Por ejemplo, para calcular y filtrar resultados de ingresos por ventas de acuerdo con los ingresos por lnea de servicio, seleccione el objeto de lnea de servicio.
2.
Arrastre la dimensin seleccionada al panel Filtros de consulta. Aparece el Editor de filtros. De forma predeterminada, el nombre del filtro es el nombre del objeto filtrado.
3. 4.
Active la opcin Filtro avanzado. El paso siguiente depende de si desea incluir o excluir del informe los valores que devuelve el filtro. Ejemplo Accin
Recuperar estos datos Recuperar los datos definidos en el filtro y mostrar estos valores en el informe. Recuperar todos los datos excepto los definidos en el filtro y mostrarlos en el informe. 5.
Recuperar los datos de las No active Excluir los lneas de servicio incluidas en valores del filtro de los el filtro. resultados. Recuperar datos de todas las Active Excluir los valores lneas de servicio excepto las del filtro de los incluidas en el filtro. resultados.
El paso final depende de si desea incluir otros objetos para definir con ms detalle el contexto de agrupamiento del filtro.
406
18
Qu desea hacer Agregar ms objetos al filtro avanzado.
Ejemplo de agrupamiento
Accin
[Lnea de servicio] [Pas] Para agregar ms objetos, arrastre otro del panel izquierdo al filtro avanzado y seleccione "Filtro avanzado" en el Editor de filtros. Vaya al paso 6.
Conservar un solo objeto [Lnea de servicio] en el filtro avanzado. 6.
Ya est listo para agregar un filtro de consulta a los objetos seleccionados en el nuevo filtro avanzado.
1.
Para agregar filtros de consulta a un filtro avanzado Arrastre un filtro predefinido desde el panel izquierdo y sultelo en el rea blanca situada en la parte inferior del filtro avanzado. O Arrastre un objeto al rea blanca situada en la parte inferior del filtro avanzado y defina un filtro personalizado mediante el Editor de filtros. Por ejemplo, si cuenta con un filtro avanzado en la dimensin Pas y desea aplicar un filtro a los importes de pedido por pas, arrastre el indicador Monto del pedido al filtro avanzado. Para acceder a instrucciones paso a paso sobre la definicin del operador, tipo de operador y valor en filtros de consulta sencillos, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402.
2.
Haga clic en Aceptar para confirmar el nuevo filtro. El nuevo filtro aparece en el filtro avanzado.
Para delimitar todava ms la definicin de consulta, puede agregar ms filtros basados en otras dimensiones e indicadores e incorporarlos al filtro avanzado. Para ello, repita los pasos 1 y 2. 3. Haga clic en Aceptar. Los datos que corresponden a la definicin de la consulta principal y la definicin del filtro avanzado se envan al informe.
407
18
Temas relacionados:
"Combinacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 409 "Asignacin de nombre a los filtros avanzados " en la pgina 408 "Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Asignacin de nombre a los filtros avanzados

Los filtros avanzados pueden contener varias dimensiones. De forma predeterminada, en el filtro se muestra el nombre de cada dimensin. Para facilitar la identificacin del tipo de informacin empresarial en que se aplica cada filtro, puede asignarle a ste un nombre ms significativo. Cuando se minimiza el filtro, aparece este nombre en lugar de los nombres individuales de cada dimensin. 1. 2. Para asignar nombre a un filtro avanzado Haga doble clic en el filtro avanzado al que desea asignar un nombre. Aparece el cuadro de dilogo Configuracin de filtro avanzado. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de filtro y haga clic en Aceptar para confirmarlo. El nuevo nombre aparece en el filtro. Tambin puede excluir del informe los valores que recupera el filtro. Para excluir de un informe los resultados del filtro La tabla siguiente muestra un ejemplo de inclusin o exclusin de los resultados del filtro de un informe. Ejemplo Accin No active Excluir los valores del filtro de los resultados.
Recuperar estos datos
Recuperar los datos definidos Recuperar los datos de las en el filtro y mostrar estos lneas de servicio incluidas valores en el informe. en el filtro. Recuperar todos los datos excepto los definidos en el filtro y mostrarlos en el informe.
Recuperar datos de todas las Active Excluir los valores del lneas de servicio excepto las filtro de los resultados. incluidas en el filtro.
Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 405 "Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
408
18
Combinacin de filtros de consulta avanzados

Puede combinar filtros avanzados con otros filtros avanzados o bien con otros filtros o peticiones de orden de la consulta. 1. Para combinar filtros avanzados con otros filtros avanzados Cree cada filtro avanzado. Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la creacin de filtros de consulta avanzados, vea "Creacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 405. De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros con el operador Y.
2.
Conserve el operador Y. O Haga doble clic en el operador Y para cambiarlo al operador O. Para ver un ejemplo de cada operador y las diferencias entre ellos, consulte "Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta " en la pgina 410.
1.
Para combinar filtros avanzados con otros filtros o peticiones de orden Cree cada filtro. Para acceder a instrucciones paso a paso acerca de la creacin de filtros avanzados, vea "Creacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 405. Para obtener informacin sobre la creacin de filtros de consulta sencillos, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402. De forma predeterminada, el Panel de consulta combina los filtros con el operador Y.
409
18
2.
Puede conservar el operador Y o hacer doble clic en l para cambiarlo a O. Para ver un ejemplo de cada operador y las diferencias entre ellos, consulte "Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta " en la pgina 410.
3.
Para anidar un filtro bajo otro filtro o peticin de orden, seleccione el filtro que desea anidar y arrstrelo al filtro con el que desea agruparlo. El Panel de consulta agrupa ambos filtros y anida los filtros agrupados bajo los dems filtros.
4.
Si es necesario, haga doble clic en el operador Y/O para cambiarlo. Cuando ejecuta la consulta o actualiza los datos del informe, Crystal Reports delimita los datos en funcin de los filtros de consulta definidos.
Temas relacionados:
"Edicin y eliminacin de filtros de consulta " en la pgina 411
Utilizacin de Y u O para combinar filtros de consulta

Esta tabla explica las diferencias entre los operadores Y y O. Recuperar estos datos Datos verdaderos para ambos filtros. Datos verdaderos para cualquiera de los filtros. Ejemplo Clientes que solicitaron suministros en el T1 y el T2 (los datos que recupera incluirn: clientes que realizaron pedidos en el T1 y en el T2). Seleccionar Y
Clientes que solicitaron suministros en: T1 o T2 (los datos O que recupera incluirn: clientes que realizaron pedidos slo en el T1, clientes que realizaron pedidos slo en el T2 y clientes que realizaron pedidos en el T1 y el T2). "Combinacin de filtros y peticiones de orden de consulta " en la pgina 405
Temas relacionados:
410
18
Edicin y eliminacin de filtros de consulta

Puede editar y quitar filtros de las consultas. 1. 2. Para editar un filtro de consulta Haga doble clic en el filtro que desea editar. Aparece el Editor de filtros. Cambie la definicin del filtro en el Editor de filtros. Para obtener ms informacin sobre cmo definir filtros, consulte "Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402. Nota: Si edita filtros avanzados, puede quitar objetos definidos en el filtro; para ello, arrstrelos fuera del filtro hacia el panel izquierdo. Tambin puede agregar objetos al filtro arrastrndolos desde el panel izquierdo hacia el filtro avanzado. Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de filtros de consulta avanzados " en la pgina 405. 3. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios. La consulta modificada aparece en el panel Filtros de consulta. Para quitar un filtro de consulta Arrastre el filtro que desea quitar y sultelo en el panel izquierdo. El filtro se elimina de la definicin de consulta y ya no aparece en el panel Filtros de consulta. Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402 "Elaboracin de peticiones de orden " en la pgina 403
411
18
Referencia rpida a operadores de filtro de consulta

La tabla siguiente le ayudar a seleccionar el operador que necesita para definir un filtro de consulta. Valores que se desean recuperar Valores iguales al valor que especifica. Valores diferentes del valor que especifica. Valores mayores que el valor que especifica. Valores mayores o iguales que el valor que especifica. Ejemplo Recuperar slo datos de Espaa. Seleccionar Filtro creado Igual a <Pas> Igual a Espaa
Recuperar datos de todos los Diferente de <Trimestre> trimestres excepto el T4. Diferente de T4 Recuperar datos de clientes mayores de 60 aos. Recuperar datos de ingresos a partir de 1,5 millones de dlares. Mayor que Mayor o igual a Menor que Menor o igual a Entre <Edad cliente> Mayor que 60 <Ingreso> Mayor o igual a 1500000 <Nota examen> Menor que 4 <Edad> Menor o igual a 30 <Semanas> Entre 25 y 36
Valores inferiores al valor Recuperar datos de notas de que especifica. exmenes inferiores a 4. Valores inferiores o iguales al valor que especifica. Recuperar clientes con 30 aos o menos.
Valores entre dos valores Recuperar las semanas a que especifica, ambos partir de la semana 25 hasta inclusive. la 36 (incluidas las semanas 25 y 36). Valores fuera del intervalo de dos valores que especifica. Valores iguales a varios valores que especifica.
Recuperar todas las semanas No entre del ao, excepto las semanas de la 25 a la 36 (las semanas 25 y 36 no se incluyen). Recuperar nicamente datos de los siguientes pases: Espaa, Francia y Japn. En la lista
<Semanas> No entre 25 y 36
<Pas> En la lista 'Espaa; Francia; Japn' <Pas> Fuera de la lista 'Espaa; Francia; Japn' <Hijos> No se ha indicado
Valores diferentes de los No recuperar datos de los pases siguientes: Espaa, mltiples valores que especifica. Francia y Japn. Valores para los que no existe ningn valor en la base de datos. Recuperar clientes sin hijos (la columna de hijos de la base de datos no contiene informacin).
Fuera de la lista No se ha indicado
412
18
Valores que se desean recuperar Valores para los que se ha introducido un valor en la base de datos.
Ejemplo Recuperar clientes con hijos (la columna de hijos de la base de datos contiene informacin).
Seleccionar Filtro creado Se ha indicado <Hijos> Se ha indicado
Valores que incluyen una Recuperar clientes que cadena especfica. nacieron en 1972. Valores que no incluyen una cadena especfica. Valores que corresponden a dos valores que especifica. Recuperar clientes que no nacieron en 1972.
Corresponde <FN> Corresponde a la plantilla a la plantilla, '72' Diferente de <FN> Diferente de la plantilla la plantilla, '72' <Tipo de cuenta> Ambos "fijo" y "mvil" <Tipo de cuenta> "fijo" Excepto "mvil"
Recuperar clientes de Telco Ambos que tiene telfono fijo y mvil. Excepto
Valores que Recuperar clientes de Telco corresponden a un nico que tienen telfono fijo pero valor y no corresponden no mvil. a otro valor que especifica. Temas relacionados:
"Creacin de filtros de consulta " en la pgina 402
413
18
414
Creacin y actualizacin de informes OLAP
captulo
19
Creacin y actualizacin de informes OLAP Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports
Elaboracin de informes OLAP con Crystal Reports

Aunque las bases de datos relacionales como los servidores SQL y las bases de datos PC son los orgenes de datos ms comunes, Online Analytical Processing (OLAP, Proceso analtico en lnea) y Multi-Dimensional Data (MDD, Multidimensiones) se estn convirtiendo rpidamente en formatos populares de almacenamiento y anlisis de datos. Crystal Reports proporciona las mismas funciones de acceso y elaboracin de informes para trabajar con orgenes de datos OLAP que las que proporciona para datos relacionales. Nota: El trmino OLAP se usa en este manual para referirse a todas las formas comunes de sistemas de almacenamiento y acceso de datos OLAP y Multidimensiones. Crystal Reports admite el acceso a datos OLAP mediante una conexin directa y puertas de enlace Open OLAP. Una conexin directa necesita tener un cliente OLAP instalado. Adems utiliza las DLL ubicadas en el equipo local, mientras que la puerta de enlace Open OLAP no precisa de ninguno de estos mtodos. Con una conexin Open OLAP, el acceso a datos se logra mediante un host de nombre de servidor que se comunica con Crystal Reports y los orgenes de datos OLAP. Establezca una conexin Open OLAP en la ficha Configuracin avanzada del cuadro de dilogo Nuevo servidor. Si se trata de conexiones directas, Crystal Reports admite muchos tipos de servidores OLAP. Estos tipos se muestran en la lista Tipo de servidor del cuadro de dilogo Nuevo servidor. Se trata de una lista dinmica que mostrar los tipos de servidores para los que se ha instalado un cliente. Nota: Crystal Reports puede abrir informes OLAP creados en versiones anteriores. Sin embargo, si bien Crystal Reports 9 puede abrir informes OLAP de la versin 10 con datos guardados, no puede actualizarlos.
Objetos de cuadrcula OLAP

Al disear un informe con datos OLAP, Crystal Reports crea un informe principal que contiene uno o ms objetos de cuadrcula OLAP. Los objetos de cuadrcula OLAP parecen y actan como objetos de tabla cruzada, pero estn diseados especficamente para datos OLAP. Los objetos de cuadrcula OLAP ofrecen elaboracin de informes multidimensionales verdaderos. Usted puede agregar dimensiones mltiples a cualquiera de los ejes para analizar tres, cuatro o ms dimensiones en una sola cuadrcula OLAP. O, en lugar de ver mltiples dimensiones dentro de una cuadrcula OLAP, crear mltiples cuadrculas OLAP en el mismo informe.
416
Creacin y actualizacin de informes OLAP Creacin de un informe OLAP
19
Nota: Cuando Crystal Reports muestra una cuadrcula OLAP, puede hacerlo muy rpidamente si la cuadrcula es larga (abarca muchas pginas verticalmente) en vez de ancha (abarca muchas pginas horizontalmente). En el primer caso, el programa la procesa pgina a pgina. En el segundo, el programa debe recabar todos los datos antes de poder mostrar una pgina. Esto puede precisar muchsimo ms tiempo de proceso.
Creacin de un informe OLAP

Los informes OLAP se crean usando el Asistente de creacin de informes OLAP o el Asistente OLAP. Antes de comenzar a crear su informe, asegrese de tener la siguiente informacin:
Tipo OLAP Nombre de servidor/base de datos ID de usuario Contrasea Parmetros (slo se aplica a OLE DB para OLAP).
Sugerencia: Puede volver al Asistente de creacin de informes OLAP activando la opcin Configuracin de informe OLAP del men Informe. Hgalo as si desea cambiar las dimensiones de la pgina o los valores del parmetro.
Para crear un informe OLAP En la pgina de inicio, haga clic en Asistente de creacin de informes OLAP. Aparece el Asistente de creacin de informes OLAP con la pantalla Datos OLAP activa.
Especificacin del origen de datos

Use la pantalla Datos OLAP para definir el origen de datos OLAP. 1. 2. Haga clic en Seleccionar cubo. Aparece el Explorador de conexin OLAP. Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexin. Si el servidor no est en la lista, haga clic en Agregar servidor. En el cuadro de dilogo Nuevo servidor, proporcione la informacin relativa al servidor y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
417
19
3.
Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir. Aparece la pantalla Datos con la informacin del origen de datos proporcionado.
4.
Haga clic en Siguiente.
Nota: Asimismo puede hacer clic en Seleccionar archivo CAR en la pantalla Datos. De esta forma, aparecer el cuadro de dilogo Abrir. Busque un archivo creado en OLAP Intelligence Professional.
Definicin de la estructura de la cuadrcula

Use la pantalla Filas/Columnas para definir cmo se estructuran los datos en la cuadrcula. Puede ubicar las dimensiones en el rea Columnas o el rea Filas. Sugerencia: Tambin es posible arrastrar y soltar las dimensiones ya sea en el rea Filas o el rea Columnas. 1. 2. 3. Seleccione una dimensin para que aparezca en el informe. Haga clic en la flecha > situada al lado del rea Filas o del rea Columnas, dependiendo de la ubicacin que se desee para la dimensin. Contine agregando dimensiones a las reas Filas y Columnas.
4.
Haga clic en los botones de flecha Arriba y Abajo asociados a las reas Filas y Columnas para ordenar las dimensiones.
418
19
Nota: Si agrega accidentalmente una dimensin al rea Filas o al rea Columnas, haga clic en la flecha < para devolverla a la lista Dimensiones. 5. Seleccione una dimensin en el rea Filas o en el rea Columnas y haga clic en Seleccionar miembros de filas para especificar los miembros que se van a incluir en el informe. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 6. 7. 8. Seleccione los miembros que desea incluir. Haga clic en Aceptar. Seleccione una dimensin en el rea Filas o el rea Columnas y haga clic en Crear/Editar parmetro para crear un parmetro que se utilice con la dimensin. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 9. Haga clic en Aceptar. Nota: Una vez que haya creado el parmetro, el acceso al cuadro de dilogo Selector de miembros estar desactivado para esta dimensin hasta que elimine el parmetro. 10. Si desea eliminar un parmetro, seleccione la dimensin adecuada y haga clic en Eliminar. Al hacer clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Eliminar vnculo del campo de parmetro, el programa quita la descripcin del parmetro de la dimensin. 11. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Sector/Pgina.
Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de cuadrculas

Utilice esta pantalla para establecer las dimensiones de los sectores y especificar el nmero de cuadrculas necesarias. El rea Sector determina los lmites que van a colocarse en el informe. Por ejemplo, si tiene una dimensin de tiempo que consta de miembros de trimestre tributario, puede especificar que el informe devuelva los resultados de un trimestre especfico. Nota: Si todos los miembros se utilizaron en la ficha Filas/Columnas, no aparece nada aqu.
419
19
El rea Pgina le permite determinar el nmero de cuadrculas y el asunto de cada una. Por ejemplo, si tiene una dimensin de producto, puede ubicarla en el rea Pgina y especificar dos productos diferentes. Esto resulta en dos cuadrculas con las mismas filas, columnas y formato, pero cada una se basa en un producto distinto.
Especificar un sector
1. Haga doble clic en una dimensin de la lista Sector para determinar el miembro que se va a usar como sector. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 2. 3. 4. Seleccione el miembro apropiado, expandiendo la estructura si es necesario. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Siguiente si no desea agregar una pgina. Aparece la pantalla Estilo.
Agregue una pgina

1. 2. 3. 4. Utilice la flecha > para agregar dimensiones a la lista Pgina. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. Expanda la estructura de dimensiones y seleccione los campos apropiados. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.
Agregar un parmetro
Puede crear un campo de parmetro para establecer vnculos con cualquier dimensin haciendo clic en el botn Crear o editar. Cuando se agrega un parmetro a una dimensin en la cuadrcula OLAP, se solicita a los usuarios que seleccionen un valor al actualizar los datos del informe. Nota:
Los orgenes de datos OLAP permiten que los usuarios incluyan campos que contienen valores nulos. Para activar esta opcin, seleccione "Dejar parmetro vaco (Nulo)" en el cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro. Una vez que haya creado el parmetro, el acceso al cuadro de dilogo Selector de miembros estar desactivado para esta dimensin hasta que elimine el parmetro.
420
19
Aplicacin de un estilo predefinido

1. Seleccione de la lista un estilo predefinido para la cuadrcula. Sugerencia: Si no desea agregar un estilo predefinido, haga clic en Siguiente. A la derecha aparece una vista previa del esquema de color seleccionado.
Nota: Es posible que el color del estilo seleccionado no aparezca correctamente si la resolucin de la pantalla est establecida en 256 colores. Aumente la resolucin para corregirlo. 2. Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Grfico.
Insercin de un grfico
1. Seleccione el tipo de grfico que desee agregar al informe entre las opciones que se muestran en la pantalla Grfico. Sugerencia: Si no desea insertar un grfico, haga clic en Finalizar. 2. Agregue un ttulo para el grfico.
421
19
Creacin y actualizacin de informes OLAP Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP
3. 4.
En la lista A cambio de, seleccione la dimensin en la que desee basar el grfico. Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria sobre la cual desee basar su grfico. Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 1 admite un campo de grficos secundario.
5.
Haga clic en Otras dimensiones para definir los valores de campo correspondientes a las dimensiones que ha utilizado en la cuadrcula OLAP pero no en el grfico. Para obtener ms informacin, consulte "Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) " en la pgina 331 y "Creacin de grficos " en la pgina 326.
6.
Para finalizar su informe, haga clic en Finalizar.
Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP

La ubicacin de los datos OLAP a que accede su informe puede cambiar. Algunos posibles casos son:
La ubicacin de la base de datos o del servidor OLAP puede cambiar debido a la reestructuracin de recursos del sistema de informacin. Otra instancia de cubo puede haber sido procesada exitosamente y refleja informacin ms actual. Puede que se desarrollen informes nuevos en una base de datos ms pequea que representa un subconjunto o versin de produccin de la base de datos principal OLAP, que luego se entregasen a la base de datos en funcionamiento para generar el informe sobre los datos reales.
Antes de actualizar el informe es muy importante asegurarse de que sea compatible con los datos. Algunos aspectos a tener en cuenta:
Quitar dimensiones contenidas en el informe que no estn en el cubo. Quitar campos a los que se hace referencia explcitamente en el diseo del informe, como una frmula.
Nota: Si un informe contiene subinformes o cuadrculas y la base de datos usada por ellos cambi de nombre o ubicacin, debe actualizar cada uno de los subinformes o cuadrculas.
422
Creacin y actualizacin de informes OLAP Actualizacin de la ubicacin de una base de datos OLAP
19
Para actualizar la ubicacin de un cubo en un objeto de cuadrcula OLAP 1. Seleccione la cuadrcula haciendo clic en el borde. 2. En el men Base de datos, haga clic en Establecer ubicacin de cubo OLAP. Sugerencia: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la cuadrcula y seleccionar Establecer ubicacin de cubo OLAP. Aparece el cuadro de dilogo Confirmar comando. 3. 4. 5. Haga clic en S. Aparece el cuadro de dilogo Establecer ubicacin de cubo OLAP. Haga clic en Seleccionar. Aparece el Explorador de conexin OLAP. Busque en el servidor OLAP el cubo con el que desee establecer conexin. Si el servidor no est en la lista, haga clic en Agregar servidor. En el cuadro de dilogo Nuevo servidor, proporcione la informacin relativa al servidor y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6. 7. Seleccione el cubo que desee y haga clic en Abrir. Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Establecer ubicacin de cubo OLAP. Haga clic en Aceptar. Si el informe contiene varias cuadrculas OLAP que se basan en el mismo cubo, el programa le pedir que actualice las cuadrculas restantes en la nueva ubicacin. Finalmente, si la ubicacin de la base de datos relacional del informe es la misma que la ubicacin del cubo, se le pedir que cambie la ubicacin de la base de datos para que coincida con la nueva ubicacin del cubo. Debe comprobar que la ubicacin de la base de datos relacional y el cubo OLAP coinciden para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados. El programa puede cambiar la ubicacin automticamente o puede cambiarla manualmente en el cuadro de dilogo Ubicacin del origen de datos. Consulte la seccin siguiente para obtener ms informacin sobre el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos.
423
19
Creacin y actualizacin de informes OLAP Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP
Actualizacin de la ubicacin de la base de datos

1. 2. En el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos, expanda la carpeta Crear nueva conexin en el rea Reemplazar con. Expanda la nueva ubicacin del cubo en la carpeta OLAP. Sugerencia: Puede hacer doble clic en la opcin Establecer nueva conexin para buscar el cubo en el Explorador de conexin de OLAP. 3. Seleccione el nombre del origen de datos, o una tabla individual, y haga clic en Actualizar. El nombre del origen de datos se cambia en el rea Origen de datos actual. 4. Haga clic en Cerrar.
Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP

Hay varias formas de agregar formato a las filas y columnas de una cuadrcula OLAP:
Utilice el Asistente de resaltado para aplicar formato condicional a todos los tipos de campos de informes: campos de nmero, moneda, cadena, booleano, fecha, hora y fechahora. Para obtener acceso al Asistente de resaltado, haga clic con el botn secundario en el campo al que desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Asistente de resaltado. Para obtener ms informacin, consulte "Usar el Asistente de resaltado " en la pgina 313.
Use el Editor de Formato para aplicar formato absoluto a los campos de la cuadrcula. El formato absoluto se aplica en todas las condiciones, con independencia de los valores de datos del campo. Para obtener acceso al Editor de Formato, haga clic con el botn secundario en el campo al que desee dar formato y, en el men contextual, haga clic en Dar formato al campo. Para obtener ms informacin, consulte "Trabajo con formato absoluto " en la pgina 295.
Use el Formula Workshop para escribir las frmulas de formato condicional que desee con sintaxis Crystal o Basic. El Formula Workshop proporciona al usuario el mximo control sobre el formato de la cuadrcula OLAP. Para obtener acceso al Formula Workshop, abra el Editor de Formato y haga clic en el botn Frmula apropiado. Para obtener ms informacin, consulte "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308.
424
19
Use el Asistente OLAP para volver a dar formato a toda la cuadrcula OLAP. Este asistente proporciona todas las opciones de formato que estn disponibles en el Asistente de creacin de informes OLAP. Para obtener acceso al Asistente OLAP, seleccione el objeto de cuadrcula completo haciendo clic en uno de sus bordes. Haga clic con el botn secundario en la cuadrcula seleccionada y, en el men contextual, haga clic en Asistente OLAP. El Asistente OLAP tiene dos fichas que no se encuentran en el Asistente de creacin de informes OLAP. Use las fichas Personalizar estilo y Etiquetas para dar formato a la cuadrcula OLAP.
Adems de permitir dar formato a las filas y columnas de una cuadrcula OLAP, Crystal Reports permite hacer que determinados objetos de informe que no se expanden horizontalmente, tales como objetos de texto, objetos de campo, objetos OLE, grficos, mapas, lneas, cuadros, etc., se repitan en cada pgina horizontal adicional creada por la cuadrcula OLAP. Para obtener ms informacin, consulte "Repeticin de objetos de informe en pginas horizontales " en la pgina 304.
Cambiar el color de fondo de una dimensin

1. En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione una dimensin.
425
19
2. 3.
En el rea Opciones de grupo, seleccione el color en la lista Color de fondo. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Crear un alias para una dimensin

Puede crear alias para acortar los nombres de dimensin largos. Esto resulta til cuando se planea hacer referencia a una dimensin en una frmula de formato condicional (utilizando la funcin GridRowColumnValue). 1. 2. 3. En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, seleccione la dimensin que desee. En el rea Opciones de grupo, especifique un nombre de alias en el campo Alias para frmulas. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Dar formato a lneas de cuadrcula

En el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula puede definir si se muestran o no las lneas, as como tambin el color, estilo y ancho. 1. En la ficha Personalizar estilo del Asistente OLAP, haga clic Dar formato a lneas de cuadrcula. Aparece el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula. 2. En la lista, elija la descripcin del rea donde desea que aparezcan las lneas o haga clic en el rea apropiada en el diagrama Dar formato a lneas de cuadrcula. Seleccione el color, estilo y ancho. Active la casilla de verificacin Perfilar para que las lneas aparezcan en el informe. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
3. 4. 5. 6.
426
Creacin y actualizacin de informes OLAP Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP
19
Etiquetas de las dimensiones

En la ficha Etiquetas puede definir cules dimensiones desea etiquetar y cmo se mostrarn en la cuadrcula. Las dimensiones disponibles son las que se han designado como pgina o sector. 1. 2. 3. Usando los botones de flecha, mueva las dimensiones al rea sin etiqueta y con etiqueta, segn sea necesario. Efecte los cambios a la apariencia de la etiqueta usando las opciones disponibles en las reas Posicin de etiqueta y Espaciado entre etiquetas. Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP

Cuando se analizan los datos OLAP del informe, hay varias formas bsicas de cambiar el modo de presentacin de los datos en la cuadrcula. Nota: Los mtodos que se describen en este apartado permiten manipular la cuadrcula OLAP directamente desde la ficha Vista previa de Crystal Reports. Tambin se pueden realizar las mismas funciones, y otras funciones ms avanzadas, en la ficha Vista de Cubo. Busque el tema Uso de la hoja de clculo OLAP en la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre la funcionalidad que ofrece la ficha Vista de Cubo. 1. 2. Para mostrar u ocultar miembros de una dimensin Haga clic con el botn secundario en la dimensin cuyos miembros desee mostrar u ocultar. En el men contextual, haga clic en Expandir miembro o Contraer miembro. La dimensin se expande para mostrar sus miembros, o se contrae para ocultarlos. Sugerencia: Tambin puede hacer doble clic en las dimensiones principales para profundizar en los datos jerrquicos que se muestran en la cuadrcula OLAP. Para crear asimetra en la cuadrcula OLAP Gracias a la asimetra, podr mostrar diferentes miembros de dimensin interna para cualquier nmero de la dimensin externa. Nota: nicamente podr crear asimetra en las dimensiones apiladas.
427
19
Creacin y actualizacin de informes OLAP Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP
1. 2.
Haga clic con el botn derecho en el miembro que desea quitar. En el men contextual, seale aOcultar o Mostrar y, a continuacin, seleccione la opcin adecuada. Para obtener ms informacin sobre cmo utilizar estas opciones, busque en la ayuda en lnea Creacin de asimetra y Restauracin de simetra.
1. 2.
Para agregar totales a una cuadrcula OLAP Haga clic con el botn secundario en la dimensin cuyos totales desee ver. En el men contextual, seleccione Totales automticos. Aparece un submen con opciones para el tipo de totales que puede agregar.
3.
Active la opcin que desee.
Se agrega una fila o columna (o ambas) Total a la cuadrcula OLAP. Para quitar los totales posteriormente, active Sin totales. 1. 2. Para cambiar el formato de presentacin de los nombres de miembros Haga clic con el botn derecho en el nombre de la dimensin. En el men contextual, seale aMostrar miembros por y, a continuacin, haga clic en las opciones de presentacin:
Ttulo Nombre Nombre : del ttulo Nombre nico
Para obtener ms informacin sobre los nombres y ttulos, busque en la ayuda en lnea Cambiar ttulos de miembros. 1. 2. Para alterar los datos que se muestran en la cuadrcula OLAP Arrastre y coloque las filas y columnas que desee para reorganizar los datos en la cuadrcula OLAP. Arrastre y coloque las dimensiones que desee en el rea Etiquetas OLAP, o fuera de esta rea, para agregar o quitar datos de la cuadrcula. Para girar una cuadrcula OLAP Haga clic con el botn secundario en el borde de la cuadrcula y seleccione Girar cuadrcula OLAP en el men contextual. Con esta accin se cambia la orientacin de la cuadrcula OLAP conmutndose las dimensiones de las filas y de las columnas.
428
Creacin y actualizacin de informes OLAP Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP
19
1. 2.
Para definir el orden de los campos en la cuadrcula OLAP Expanda la dimensin de fila o de columna cuyos campos desee reordenar. Haga clic con el botn secundario en la dimensin y, en el men contextual, haga clic en Reordenar miembros mostrados. Nota: No se pueden reordenar los miembros de las dimensiones para las que cre paramtros de fila o columna.
3.
En el cuadro de dilogo Reordenar miembros mostrados, seleccione los campos que desee y haga clic en las flechas Arriba y Abajo para reorganizar los miembros que se muestran en la cuadrcula. Haga clic en Aceptar para que los cambios se efecten y volver a la cuadrcula OLAP.
4.
Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP

La funcionalidad de ordenamiento de la cuadrcula OLAP permite ordenar datos por valores de fila y de columna. Si desea limitar los datos basados en valores de campo concretos, agregue uno o ms filtros a la cuadrcula. Los filtros tambin permiten realizar anlisis N superiores o inferiores (por valores reales y por porcentaje).
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP Filtrar datos en una cuadrcula OLAP
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP

Use la funcionalidad de ordenamiento de la cuadrcula OLAP para organizar de forma rpida y til los datos de una cuadrcula. Puede agregar, editar y quitar ordenamientos haciendo clic con el botn secundario en el miembro de fila o de columna apropiado y efectuando la seleccin pertinente en el men contextual. Puede organizar datos en orden ascendente o descendente, y puede especificar si desea romper o no las jerarquas de la cuadrcula. Por ejemplo, en la cuadrcula siguiente, se ha agregado un orden ascendente a la columna Presupuesto.
429
19
En este caso, la cuadrcula OLAP tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrcula y ordena los valores de datos de forma consecuente. (Frozen Goods precede a Bakery, pero Pastry subsigue a Frozen Goods.) En el ejemplo siguiente, la columna Presupuesto permanece organizada en orden ascendente; no obstante, en este caso, est activada la opcin Romper jerarquas.
Ahora el Report Designer no tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrcula y efecta el ordenamiento basndose slo en el valor de datos. (Frozen Goods sigue precediendo a Bakery, pero Pastry precede a todos los dems.) Se pueden agregar hasta tres ordenamientos tanto a las filas como a las columnas de una cuadrcula. En cada caso, el primer ordenamiento tiene prioridad, y cada ordenamiento complementario sirve para diferenciar ms entre los datos de cuadrcula. Si se agrega un cuarto ordenamiento a una fila o a una columna, los tres primeros se eliminan de la cuadrcula y ste pasa a ser el ordenamiento principal y nico. Sugerencia: Para localizar una fila o una columna ordenada, desplace el puntero del mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por un miembro ordenado, el puntero se convierte en un puntero de doble flecha.
430
19
1. 2. 3.
Para ordenar datos en la cuadrcula OLAP Haga clic con el botn secundario en el miembro de fila o de columna por el que desee ordenar. En el men contextual, seleccione Agregar primer orden. En el submen, seleccione la opcin que desee entre las opciones de ordenamiento disponibles:
Ascendente Descendente Ascendente, romper jerarquas Descendente, romper jerarquas
Nota: Un ordenamiento ascendente en una fila de cuadrcula ordena los valores de datos de menor a mayor, de izquierda a derecha. Un ordenamiento ascendente en una columna ordena los valores de datos de menor a mayor, de arriba abajo. Busque informacin sobre cmo Ordenar datos en la seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre ordenamientos.
Filtrar datos en una cuadrcula OLAP

Use filtros para excluir datos de cuadrcula que no sean importantes o para que se muestren nicamente los datos que desee ver. Puede filtrar datos de cuadrcula por valores reales, o puede elegir que se excluyan o se muestren los N elementos superiores o inferiores, o los N% elementos superiores o inferiores. Sugerencia:
Para localizar una fila o una columna filtrada, desplace el puntero del mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por una fila o columna filtrada, el puntero adopta la forma de una X. Si filtra todas las celdas de la cuadrcula OLAP, haga clic con el botn secundario en la cuadrcula vaca y seleccione Quitar todos los filtros en el men contextual. Para agregar un filtro Haga clic con el botn secundario en el campo cuyos valores desee filtrar. En el men contextual, haga clic en Agregar filtro. En el cuadro de dilogo Definir filtro, use la lista Tipo de filtro para especificar cmo desea que se filtren los datos. Puede filtrar los datos por Valores reales o seleccionando Superior/ inferior n o Superior/inferior n%.
1. 2. 3.
431
19
Creacin y actualizacin de informes OLAP Agregar clculos a cuadrculas OLAP
4. 5.
Use las opciones de Definicin de filtro para especificar qu filas o columnas desea que se excluyan o se muestren. Haga clic en Aceptar para agregar el filtro y volver a la cuadrcula OLAP.
Busque informacin sobre cmo Filtrar datos en la seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre el filtrado.
Agregar clculos a cuadrculas OLAP

Los miembros calculados permiten realizar clculos concretos en datos OLAP y mostrar los resultados en filas o en columnas que se agregan a la cuadrcula OLAP. Puede crear un clculo rpido como, por ejemplo, un miembro de Variancia calculado restando Budget de Sales. Tambin puede usar funciones para realizar clculos complejos de anlisis estadstico o de series cronolgicas. Busque informacin sobre cmo Agregar miembros calculados en la seccin Uso de la hoja de clculo OLAP de la ayuda en lnea para obtener ms informacin sobre miembros calculados.
432
Imprimir, exportar y ver informes
captulo
20
Imprimir, exportar y ver informes Distribucin de los informes
Distribucin de los informes

Crystal Reports permite distribuir el informe mediante el uso de varios mtodos. Esta seccin comprende lo siguiente:
Impresin de un informe Enviar un informe por fax Exportacin de un informe Trabajo con carpetas de Enterprise
Impresin de un informe
1. Para imprimir un informe En el men Archivo, seleccione Imprimir. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Imprimir en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Imprimir. 2. Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir informe, en el que se indica el progreso del trabajo de impresin. Para obtener informacin sobre las impresoras y los controladores de impresora, consulte estos temas:
"Impresora predeterminada " en la pgina 293 "Controladores de impresoras " en la pgina 294
Enviar un informe por fax

Muchas aplicaciones para fax, tales como Microsoft Fax y Delrina WinFax, le permiten configurar un controlador de impresora para poder enviar documentos por fax a travs de un mdem. Cuando se utiliza una de estas aplicaciones se puede enviar un informe por fax desde Crystal Reports. 1. 2. Para enviar un informe va fax En el men Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir. En el cuadro de dilogo Imprimir, haga clic en Buscar impresora. Aparecer el cuadro de dilogo Buscar impresora. Use este cuadro de dilogo para seleccionar el controlador de fax.
434
20
3. 4.
Haga clic en Aceptar. El programa regresar al cuadro de dilogo Imprimir. Seleccione las opciones apropiadas y haga clic en Aceptar. Su programa de fax aparecer, permitindole seleccionar la portada y proveer la informacin apropiada para completar la operacin.
Exportacin de un informe
Los informes finales se pueden exportar a una serie de formatos habituales de hojas de clculo, procesadores de texto, al formato HTML, al formato ODBC y a varios de los formatos ms comunes de intercambio de datos. De este modo se facilita la distribucin de la informacin. Por ejemplo, podra usar los datos de su informe para proyectar tendencias en un programa de hoja de clculo o mejorar la presentacin de los datos en un programa de diseo grfico. Nota: Crystal Reports permite insertar objetos en cualquier lugar de la pgina del informe. Sin embargo, cuando se exporta a formatos como Microsoft Word, Microsoft Excel y HTML, los objetos colocados entre lneas se desplazan a la lnea ms prxima en la salida. Para evitar los problemas de formato que este comportamiento puede ocasionar, se recomienda la utilizacin de lneas gua al disear los informes. Para obtener ms informacin, consulte "Diseo con lneas gua " en la pgina 280. El proceso de exportacin requiere que se especifique un formato y un destino. El formato determina el tipo de archivo y el destino determina dnde se ubica el archivo.
Tipos de formato de exportacin

Los formatos de exportacin que admite Crystal Reports se pueden categorizar a grandes rasgos en dos grupos: formatos basados en pginas y formatos basados en registros. Los formatos basados en pginas suelen generar una salida ms precisa. Estos formatos se centran en la representacin del diseo y en la asignacin de formato. La asignacin de formato se refiere a atributos como el estilo de fuente, el color o la alineacin del texto, el color de fondo, etc. El diseo se refiere a la posicin o al tamao del objeto y a la relacin entre estos atributos y otros objetos. Segn el formato elegido, es posible que el programa no pueda conservar todo el diseo y el formato perfectamente, pero, en general, los formatos basados en pginas conservan estas propiedades lo ms posible.
435
20
Los formatos basados en registros se centran en los datos en lugar de en el diseo y el formato. Sin embargo, en algunos formatos, como Microsoft Excel - Slo datos, podr observar que se exporta algo de formato. Algunos de los formatos basados en registros son slo formatos de intercambio de datos.
Adobe Acrobat (PDF)

El formato Adobe Acrobat es un formato basado en pginas. Los documentos exportados estn destinados a la impresin y redistribucin. El formato Adobe exporta el diseo y el formato de forma que sea coherente con el aspecto del informe en la ficha Vista preliminar. El formato Adobe incrusta las fuentes TrueType que aparecen en el documento. (No se admiten fuentes que no sean TrueType). Este formato de exportacin no es compatible con la tecnologa de vnculacin de fuentes de Microsoft, que se utiliza para admitir algunos conjuntos de caracteres extendidos como el chino HKCS. Por lo tanto, las fuentes que se usen en el informe debern contener todos los glifos necesarios. Estos tipos de URI son compatibles con hipervnculos: http:, https: y mailto:.
Crystal Reports (RPT)

La exportacin al formato de Crystal Reports es muy parecida al uso de la funcin Guardar como con la opcin Guardar datos con el informe seleccionada. Este formato exporta (guarda) el informe con los datos actuales sin modificar el informe original.
HTML 3.2 y HTML 4.0

Los formatos de exportacin HTML se basan en pginas. El formato HTML 4.0 conserva el diseo y el formato del informe mediante DHTML. Sin embargo, el formato HTML 3.2 no puede mantener todo el diseo con precisin. El formato HTML 3.2 est diseado para mantener la compatibilidad con exploradores de versiones anteriores que no admitan HTML 4.0. Todas las imgenes del informe se guardan externamente y se inserta un hipervnculo en la salida HTML exportada. Por ello, este formato de exportacin genera ms de un archivo en la salida.
Microsoft Excel (XLS)

El formato de Microsoft Excel se basa en pginas. Este formato convierte el contenido del informe en celdas de Excel pgina a pgina. El contenido de varias pginas se exporta a la misma hoja de clculo de Excel. Si se llena una hoja de clculo y quedan ms datos que exportar, el programa exportacin crear varias hojas de clculo para albergar los datos. Si un objeto de informe ocupa ms de una celda, el programa exportacin fusionar varias celdas para representar un objeto de informe. Microsoft Excel tiene un lmite de 256 columnas por hoja de clculo; por lo tanto, cualquier objeto de informe (o parte de l) que se agregue a las celdas que
436
20
supere las 256 columnas no se exportar. Este formato de exportacin conserva la mayor parte del formato, pero no exporta los objetos de lnea y cuadro del informe.
Microsoft Excel - Slo datos (XLS)

Microsoft Excel - Slo datos, como su propio nombre indica, es un formato basado en registros que se centra en los datos. An as, este formato tambin exporta la mayor parte del formato. Al contrario que el formato Microsoft Excel, el formato Microsoft Excel - Slo datos no fusiona celdas, cada objeto se agrega slo a una celda. Este formato tambin puede exportar ciertos tipos de resmenes de Crystal Reports como funciones de Excel. Los resmenes compatibles son SUM, AVERAGE, COUNT, MIN y MAX. Para obtener el mejor resultado de los formatos de exportacin de Excel, deber disear los informes de modo que los comprenda Excel. Para obtener ms informacin, consulte el documento tcnico denominado Exporting to Microsoft Excel (Exportacin a Microsoft Excel) que se encuentra en el sitio del servicio tcnico de Business Objects en la direccin: http://support.businessobjects.com/communityCS/TechnicalPapers/ scr_exportexcel.pdf.asp Nota: La salida de los formatos Microsoft Excel y Microsoft Excel - Slo datos es compatible con Microsoft Excel 97 y versiones posteriores.
Microsoft Word (RTF)

Microsoft Word (RTF) es un formato basado en pginas exacto, que genera un archivo RTF (Formato de texto enriquecido). El archivo exportado contiene objetos de texto y de dibujo para representar objetos de informe. Los objetos individuales se colocan en marcos de texto. Este formato est diseado para su uso en aplicaciones como formularios de cumplimentacin en los que el espacio para escribir el texto est reservado como objetos de texto vaco. Este formato de exportacin conserva casi todo el formato. Sin embargo, los objetos de texto se colocan fuera del margen izquierdo de la pgina. Por lo tanto, si tiene objetos de texto en el informe situados antes del margen izquierdo del rea imprimible, se desplazarn a la derecha. (Esto es ms apreciable en informes con pginas anchas).
Microsoft Word - Editable (RTF)

El formato Microsoft Word - Editable (RTF) es diferente del formato Microsoft Word (RTF), se basa en pginas, pero la salida no conserva todo el diseo y el formato. Este formato convierte todo el contenido del objeto de informe en lneas de texto. Al contrario que el formato Microsoft Word (RTF), este formato no usa marcos de texto. El formato del texto se conserva, pero no as atributos como el color de fondo, el patrn de relleno, etc. Todas las
437
20
imgenes del informe estn alineadas con el contenido del texto y, por lo tanto, las imgenes se desplazan automticamente para adaptarse al texto cuando se edita el documento en Microsoft Word. Este formato no exporta los objetos de lnea y de cuadro del informe. El formato Microsoft Word - Editable (RTF) tiene una opcin para insertar saltos de pgina al final de cada pgina del informe. Esta opcin puede no corresponder con los saltos de pgina creados por Microsoft Word; la opcin se usa principalmente para separar el contenido de la pgina del informe.
ODBC
ODBC es formato de intercambio de datos basado en registros. Al utilizar este formato, puede exportar los datos del informe a cualquier base de datos compatible con ODBC.
Estilo de registro - Columnas con espacios (REC) y Estilo de registro - Columnas sin espacios (REC)
Los formatos de estilo de registro exportan datos del informe como texto. Estos formatos slo exportan datos de las reas Grupo y Detalles. La salida contiene una lnea por registro en la base de datos (para el informe). Los formatos de estilo de registro se utilizan principalmente para el intercambio de datos.
Definicin del informe (TXT)

El formato Definicin del informe exporta el informe a un archivo de texto que contiene una breve descripcin de la vista de diseo del informe. Este formato slo se mantiene por compatibilidad con Crystal Reports 5.0.
Formato de texto enriquecido (RTF)

El formato de texto enriquecido (RTF) es similar al formato de Microsoft Word (RTF).
Valores separados (CSV)

El formato Valores separados es un formato de intercambio de datos basado en registros. Exporta el contenido del objeto de informe como un conjunto de valores separados por los caracteres separadores y delimitadores que especifique. (Si se usa una coma (,) para separar los campos, el formato se denomina Valores delimitados por comas (CSV); este formato de exportacin es conocido entre los usuarios de Microsoft Excel). Al igual que los formatos de estilo de registro, el formato Valores delimitados por comas tambin crea una lnea de valores para cada registro del informe. Un registro contiene todos los campos de cada seccin del informe tal como se ven en la vista Diseo. Es decir, los campos de la seccin Encabezado del informe se exportan primero, seguidos de las secciones Encabezado de pgina, Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie del informe y Pie de pgina.
438
20
El formato Valores delimitados no se puede utilizar para exportar informes con tablas cruzadas o cuadrculas OLAP, ni tampoco para exportar informes con subinformes en las secciones Encabezado de pgina o Pie de pgina.
Texto separado por tabulaciones (TTX)

El formato Texto separado por tabulaciones es similar al formato Texto. Este formato conserva el diseo del informe, pero con algunas diferencias. En el formato Texto, los objetos de texto de varias lneas se exportan a varias lneas. En este formato, los objetos de texto de varias lneas se exportan a una nica lnea; todos los valores de cadena se encierran entre comillas dobles (); y los propios valores se separan mediante caracteres de tabulacin. Los archivos TTX se pueden abrir en Microsoft Excel.
Texto (TXT)
El formato Texto se basa en registros. Su salida es texto sin formato; por lo tanto, ste no se conserva. Sin embargo, este formato puede mantener parte del diseo del informe. El formato Texto asume que se usa una fuente de dimensin constante en toda la exportacin. La opcin Caracteres por pulgada especifica el nmero de caracteres que caben en una pulgada lineal de espacio horizontal, y determina de este modo la dimensin de la fuente. Este formato tambin dispone de una opcin de paginacin. Si selecciona esta opcin, se insertar un salto de pgina en la salida despus de cada nmero de lneas especificado en la salida. Los saltos de pgina de este formato puede que no correspondan a la paginacin del informe.
XML
El formato XML se usa principalmente para el intercambio de datos. Es un formato basado en registros que usa el Esquema XML de Crystal. El Asistente XML de Crystal Reports se puede usar para personalizar la salida XML.
Destino
El destino determina la ubicacin de exportacin de su informe. Crystal Report le permite elegir uno de seis destinos. Se incluyen:
Aplicacin Archivo de disco Carpeta de Exchange Lotus Domino Correo de Lotus Domino MAPI
439
20
Exportacin a una aplicacin

Si exporta a una aplicacin, el programa exportar el informe a un archivo temporal en el formato especificado y a continuacin abrir el archivo en la aplicacin apropiada. Nota:
Si exporta a una aplicacin, el archivo de salida se abrir con el programa asociado con su extensin de archivo, tal como est especificado en la ficha Tipos de archivo de Opciones de carpeta del sistema operativo. Al exportar al formato ODBC, las opciones Aplicacin y Archivo de disco son lo mismo. Necesita especificar una ruta de archivo si va a exportar en formato HTML. El nombre de archivo del informe y el nombre del archivo temporal tienen que ser distintos.
Las secciones que siguen a continuacin proporcionan instrucciones sobre cmo se exporta un informe al formato de Microsoft Excel (XLS) para cada uno de los diferentes tipos de destino. 1. 2. Para exportar a una aplicacin Abra el informe que desea exportar. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar informe. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, elija Microsoft Excel (XLS). 4. 5. Seleccione Aplicacin en la lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Nota:
Las opciones del rea Ancho de columna permiten definir el ancho de las celdas de Excel en la salida basndose en un ancho de punto (un ancho constante) o en un ancho determinado por objetos de diversas secciones del informe de Crystal.
440
20
La seleccin de Todo el informe no emula necesariamente el diseo del informe Crystal. En su lugar, el ancho de las celdas de Excel se basa en objetos que se encuentran en cualquier seccin del informe. Asimismo, por ejemplo, la seleccin de Detalles crea anchos de celda basados en los objetos que se encuentran nicamente en la seccin Detalles del informe.
6. 7.
Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros. Sugerencia: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin.
El programa exporta el informe y lo abre en la aplicacin apropiada. En este ejemplo, Microsoft Excel se abre con los datos exportados.
Exportacin a un archivo de disco

Si exporta un informe a un archivo de disco, el programa lo guardar en el disco duro o disquete especificado. 1. 2. Para exportar a un archivo de disco Abra el informe que desea exportar. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar informe. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, elija Microsoft Excel (XLS). 4. 5. Seleccione Archivo de disco en la lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de "Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440. 6. 7. 8. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivo de exportacin. Seleccione el directorio apropiado.
441
20
9.
Ingrese el nombre de archivo. Sugerencia: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin.
10. Haga clic en Guardar.
El programa exportar el informe y lo guardar en el directorio especificado.
Exportacin a una carpeta de Microsoft Exchange

Crystal Reports permite exportar un archivo de informe a una carpeta de Microsoft Exchange. Seleccione la carpeta y el informe es almacenado en ella en el formato que haya especificado. Una carpeta Exchange puede contener notas estndar (correspondencia), archivos e instancias de formas Exchange. 1. 2. Para exportar a una carpeta de Microsoft Exchange Abra el informe que desea exportar. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar informe. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, elija Microsoft Excel (XLS). 4. 5. Seleccione Carpeta de Exchange en la lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de "Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440. 6. 7. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Elegir perfil. Nota: Aparecer un mensaje del Asistente de instalacin de Microsoft Outlook si Microsoft Exchange, Microsoft Mail o Internet E-mail no estn instalados en su equipo. 8. 9. Seleccione el perfil deseado en la lista desplegable Nombre del perfil. Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botn Nuevo para crearlo. Haga clic en Aceptar cuando termine.
442
20
10. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Seleccionar una Carpeta, seleccione la carpeta del perfil donde desee que aparezca el informe y haga clic en Aceptar. El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccion. Se puede tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange.
Exportacin a Lotus Domino

Debe tener la versin 3.0 o ms reciente de Lotus Domino para clientes Windows. Tambin necesitar, como mnimo, acceso al depsito. Crystal Reports no exportar a un cliente OS/2 de Lotus Domino. Nota: Antes de exportar a Lotus Domino, debe crear un formulario denominado Formulario de informe que incluya un campo Comentarios que se pueda editar y un campo Vista que tenga dos columnas: una con la denominacin # (creada de forma predeterminada) y otra que seale al campo Comentarios. 1. 2. Para exportar a Lotus Domino Abra el informe que desea exportar. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar informe. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, elija Microsoft Excel (XLS). 4. 5. Seleccione Lotus Domino en la lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de "Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440. 6. 7. 8. Cambie las configuraciones de formato segn sea necesario. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar base de datos. Haga doble clic en el servidor Lotus Domino al que desea exportar el informe. El nombre de archivo se designa en forma predeterminada. 9. Seleccione la base de datos a las que quisiera exportar el informe.
443
20
10. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Comentarios. 11. Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro usuario seleccione su informe de Lotus Domino Desktop. 12. Haga clic en Aceptar. Comienza el proceso de exportacin. La prxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a la base de datos Lotus Notes que usted seleccion, dicho usuario ver su informe listado en Lotus Notes Desktop. El usuario puede hacer doble clic en el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios que usted escribi y hacer doble clic en el icono del informe para tener una vista del informe completo.
Exportacin a formato MAPI (Microsoft Mail)

Nota: Esta opcin slo funciona si se tiene instalado un cliente de correo (Microsoft Outlook, Microsoft Mail o Exchange). Como el informe exportado se adjunta a un mensaje de correo electrnico, tambin se debe configurar correctamente una cuenta de correo electrnico. 1. 2. Abra el informe que desea exportar. En el men Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Exportar informe. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Exportar en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Exportar. 3. Seleccione el tipo de formato de exportacin en la lista desplegable Formato. En este caso, elija Microsoft Excel (XLS). 4. 5. Seleccione Microsoft Mail (MAPI) en la lista desplegable Destino. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, vea el paso 5 de "Exportacin a una aplicacin " en la pgina 440. 6. 7. Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Enviar correo.
444
20
8.
Especifique la direccin y, a continuacin, haga clic en Enviar. Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros. Sugerencia: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin.
Trabajo con carpetas Web

Puede abrir y guardar informes usando carpetas de Web si:

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5.
Ejecuta Windows 2000 (o superior) o tiene instalado Office 2000 (o superior). Tiene acceso a un servidor Web que est configurado para admitir carpetas Web. Agrega una carpeta Web de este servidor a su carpeta de carpetas Web. Para abrir el informe En el men Archivo, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. Haga clic en Carpetas Web. Abra la carpeta que contiene el informe. Haga doble clic para abrir el informe. Para guardar el informe En el men Archivo, haga clic en Guardar como. Aparece el cuadro de dilogo Guardar. Haga clic en Carpetas Web. Busque la carpeta en la que desea guardar el informe. Ingrese el nombre de archivo. Haga clic en Guardar.
Nota: Despus de efectuar los cambios a un informe de una carpeta de Web, debe guardar los cambios hechos a dicho archivo en la misma carpeta de Web.
Trabajo con carpetas de Enterprise

Otra forma de distribuir los informes es mediante BusinessObjects Enterprise. Al publicar un informe en BusinessObjects Enterprise, puede entregarlo a los usuarios finales a travs de cualquier aplicacin Web (intranet, extranet, Internet o un portal corporativo).
445
20
Crystal Reports facilita la publicacin de informes mediante la opcin Enterprise de los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como y mediante Trabajo. Para obtener ms informacin sobre la publicacin mediante Trabajo, consulte "Trabajo " en la pgina 126. Al elegir la opcin Enterprise del cuadro de dilogo Abrir, puede seleccionar cualquier informe publicado para realizar cambios en l. La misma opcin en el cuadro de dilogo Guardar como permite guardar un informe modificado otra vez en su ubicacin original, o deja guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise, que, en realidad, es lo mismo que publicar el informe en BusinessObjects Enterprise.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise

En Crystal Reports puede abrir informes de las carpetas de BusinessObjects Enterprise. Crystal Reports muestra las carpetas de BusinessObjects Enterprise correspondientes en el cuadro de dilogo Abrir. 1. 2. Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise En el men Archivo, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Enterprise. Si an no se ha conectado a BusinessObjects Enterprise, aparece el cuadro de dilogo Conexin con BusinessObjects Enterprise.
3. 4. 5.
En el campo Sistema , escriba o seleccione el nombre del sistema BusinessObjects Enterprise al que desea conectarse. Introduzca su nombre de usuario y contrasea. Haga clic en la lista Autenticacin para seleccionar el tipo de autenticacin apropiado. La autenticacin de Enterprise requiere un nombre de usuario y una contrasea que BusinessObjects Enterprise reconozca.
446
20
La autenticacin LDAP requiere un nombre de usuario y una contrasea reconocidos por un servidor de directorio LDAP. La autenticacin de Windows AD requiere un nombre de usuario y una contrasea reconocidos por Windows AD. La autenticacin Windows NT exige un nombre de usuario y una contrasea reconocida por Windows NT. 6. Haga clic en Aceptar. Aparecen las carpetas de Enterprise y ya puede seleccionar un informe para abrirlo en Crystal Reports. Nota:
Para encontrar un informe especfico, resalte una carpeta y seleccione Buscar en su men contextual. A continuacin, use el cuadro de dilogo Buscar para escribir el nombre del informe o una parte de su nombre. Para limitar el riesgo de expandir una carpeta que contiene varios cientos de informes, use las opciones de lote del men contextual de la carpeta:
Primer lote muestra los primeros 100 objetos de la carpeta seleccionada. Siguiente lote muestra los siguientes 100 objetos de la carpeta seleccionada. Lote anterior muestra los 100 objetos previos de la carpeta seleccionada. ltimo lote muestra los ltimos 100 objetos de la carpeta seleccionada.
Seleccione la opcin Actualizar objetos del repositorio para asegurarse de que se actualizan los objetos de repositorio del informe cuando ste se abra en el futuro. Para obtener ms informacin acerca de BusinessObjects Enterprise Repository, consulte "BusinessObjects Enterprise Repository " en la pgina 133.
Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise

Puede guardar informes de Crystal en carpetas de BusinessObjects Enterprise. Use el cuadro de dilogo Guardar como para guardar un informe modificado de nuevo en su ubicacin original, o usarlo para guardar un informe nuevo en una carpeta de Enterprise. Guardar un informe en una carpeta de Enterprise es lo mismo que publicarlo en BusinessObjects Enterprise. 1. 2. Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise En el men Archivo, haga clic en Guardar como. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Enterprise.
447
20
Imprimir, exportar y ver informes Visualizacin de informes
3.
Si an no se ha conectado al BusinessObjects Enterprise, hgalo ahora. Para obtener informacin sobre cmo conectar con BusinessObjects Enterprise, vea "Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise " en la pgina 446.
4. 5. 6.
Cuando aparezca la carpeta de Enterprise, seleccione una carpeta en la que guardar el informe. Escriba un nombre de archivo para el informe. Seleccione Habilitar actualizacin del repositorio si desea que se actualicen los objetos de repositorio del informe al abrir ste de nuevo en Crystal Reports o al programarlo en BusinessObjects Enterprise. Para obtener ms informacin acerca de BusinessObjects Enterprise Repository, consulte "BusinessObjects Enterprise Repository " en la pgina 133.
7.
Haga clic en Guardar para publicar el informe en BusinessObjects Enterprise.
Visualizacin de informes
Puede ver los informes de Crystal mediante diversos visores de informes que se encuentran disponibles en el servidor de aplicaciones de informes (RAS) o BusinessObjects Enterprise y en el kit de desarrollo de software (SDK) de BusinessObjects Enterprise. Para obtener ms informacin sobre los visores de informes de Crystal, consulte la Ayuda del visor de Report Application Server o la ayuda en lnea del visor en la documentacin del SDK de BusinessObjects Enterprise. En general, los visores de Crystal Report son visores de pgina que permiten ver pginas enteras de los informes de Crystal. Sin embargo, un visor, el Visor de parte del informe, permite ver objetos del informe concretos sin tener que ver la pgina completa. Los objetos del informe que se muestran con dicho visor se denominan Partes del informe.
Qu son las partes de un informe?

Se hace referencia a los objetos de informe mostrados por s mismos en un visor, sin el resto de la pgina del informe, como Secciones del informe. De forma ms precisa, las Partes del informe son objetos que utilizan hipervnculos para sealar desde un objeto de informe de origen a un objeto de destino.
448
20
Las Partes del informe trabajan con el subconjunto de visores DHTML de los visores de Crystal Report a fin de ampliar las posibilidades de desplazamiento dentro de un informe y entre informes. Estos hipervnculos pueden establecer vnculos con objetos del mismo informe o con los de otro. De esta forma, podr crear rutas guiadas a travs de los informes que le permitan mostrar informacin especfica en puntos determinados de la ruta. Esta funcin que posibilita ver partes de un informe en lugar de la pgina entera se convierte as en una poderosa herramienta que le permite integrar perfectamente sus informes en portales y aplicaciones inalmbricas.
Visor de parte del informe

El Visor de parte del informe es un visor que permite mostrar partes del informe sin el resto de la pgina del mismo. Puede integrar este visor en aplicaciones Web para que los usuarios vean slo objetos especficos del informe sin necesidad de ver el resto. La mayora de las veces, los hipervnculos de las partes del informe se configuran en Report Designer, pero las funciones de los visores de informes aportan muchas ms ventajas.
Qu es la exploracin?
Las funciones de exploracin de Crystal Reports permiten desplazarse a otros objetos del informe o a objetos de otro informe que tengan un contexto de datos especfico. En este ltimo caso, el otro informe debe administrarse desde BusinessObjects Enterprise, o bien debe formar parte de un entorno de Servidor de aplicaciones de informes (RAS) autnomo. Esta funcin est disponible slo en los visores DHTML (sin clientes, visores del lado del servidor). Su ventaja principal consiste en que se pueden establecer vnculos directos de un objeto a otro; el visor pasa automticamente el contexto de datos necesario, lo cual permite acceder al objeto y a los datos relevantes. Las Partes del informe utilizan estas funciones de exploracin al establecer vnculos entre los objetos de las mismas. La diferencia fundamental entre explorar partes del informe y la exploracin normal (por pginas) es que al explorar las partes del informe (mediante el Visor de parte del informe), slo se ven los objetos identificados como Partes del informe. En la exploracin normal (usando los visores de pginas o el Visor DHTML avanzado), ir a los objetos identificados pero ver la pgina completa.
449
20
Configurar la exploracin
La exploracin (por pginas o por partes del informe) se configura en la ficha Hipervnculo del cuadro de dilogo Editor de formato. En el rea Slo visor DHTML de la ficha Hipervnculo, puede seleccionar una de estas dos opciones:
Profundizar en parte del informe La opcin Profundizar en parte del informe est disponible para campos de resumen, mapas y grficos de grupo y para los campos de encabezado o pie de pgina de grupo del informe. Esta opcin se aplica slo a las partes del informe; la exploracin normal (utilizando la vista de pgina) profundiza de manera predeterminada. Para obtener ms informacin, consulte "Exploracin de partes especficas de un informe " en la pgina 452.
Otro objeto de informe Puede utilizar la opcin Otro objeto de informe tanto para exploracin por partes del informe como por pginas. Esta opcin permite especificar los objetos de destino a los que desea desplazarse y los datos de contexto que va a pasar.
Cuando selecciona la opcin profundizar en parte del informe, el rea Informacin del hipervnculo contiene estas opciones:
Campos disponibles El rea Campos disponibles muestra, en vista de rbol, todas las secciones del informe que contienen objetos de informe que pueden ser utilizados para profundizar en partes del informe. Los objetos de este rea se seleccionan y se agregan al rea Mostrar campos.
Mostrar campos El rea Mostrar campos enumera, en vista de rbol, la seccin y los objetos seleccionados para seguir profundizando.
Vea "Opcin Profundizar en partes del informe " en la pgina 452 para obtener informacin sobre cmo utilizar estas opciones. Cuando selecciona la opcin Otro objeto de informe, el rea Informacin del hipervnculo contiene estas opciones:
Pegar el vnculo de la seccin de informe Utilice el botn Pegar y vincular para agregar informacin detallada sobre un objeto de informe previamente seleccionado y copiado. La informacin pegada depende, en parte, de la opcin seleccionada en la lista asociada con el botn.
450
20
Seleccionar desde Despus de pegar informacin de vnculo, el campo Seleccionar desde contendr y el nombre de archivo del informe que seleccion y la ruta de acceso desde la que lo copi (estar en blanco cuando se haga referencia al informe actual). Puede agregar informacin a este campo pegando un vnculo en secciones del informe; de lo contrario no quedar accesible.
Ttulo del informe El campo Ttulo del informe adopta de forma predeterminada el ttulo del informe especificado en el campo Seleccionar desde (contiene el texto <Informe actual> cuando se hace referencia al informe actual). Si no se defini el ttulo del informe en el cuadro de dilogo Propiedades del documento, el campo adopta de forma predeterminada el nombre de archivo del informe. Puede agregar informacin a este campo pegando un vnculo en secciones del informe; de lo contrario no quedar accesible.
Nombre de objeto Al agregar uno o varios objetos a este campo, est identificando los objetos de destino de la exploracin. En la exploracin de pginas, esta informacin determina el objeto al que se desplazar dentro de la pgina. En la exploracin de partes del informe, esta informacin determina los objetos que se mostrarn en el visor al realizar la exploracin (el visor slo muestra los objetos identificados). En el campo Nombre de objeto, se puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de objeto de informe (se pueden seleccionar uno o varios objetos de la misma seccin del informe):
Objetos de campo Grficos o mapas Bitmaps Tablas cruzadas Objetos de Texto
No se pueden seleccionar como destino los siguientes tipos de objeto de informe: Objetos dentro del Encabezado de pgina o Pie de pgina. Lneas o cuadros. Subinformes o cualquier objeto de un subinforme. Secciones enteras (debe seleccionar los objetos de la seccin individualmente).
451
20
Se puede agregar informacin especfica de dos maneras:
Puede escribir los nombres de los objetos tal y como figuran en el Explorador de informes. Puede copiar los objetos de informe del informe actual o de cualquier otro y pegar la informacin en el campo de objeto.
Contexto de datos El programa normalmente completa el campo Contexto de datos cuando se pega informacin para los objetos de destino. Tambin puede personalizar esta opcin mediante el botn Frmula condicional. Para obtener ms informacin, consulte "Formatos de contexto de datos " en la pgina 460.
Vea "Opcin Otro objeto de informe " en la pgina 455 para obtener informacin sobre cmo utilizar estas opciones. Nota: Los objetos de informe con hipervnculos definidos se muestran en el Explorador de informes como texto azul con un subrayado continuo. Los objetos con hipervnculos a partes del informe aparecen como texto verde con subrayado de lnea discontinua.
Exploracin de partes especficas de un informe

Las Partes del informe utilizan las funciones de exploracin de Crystal Reports. No obstante, algunos casos especiales slo se aplican a Partes del informe:
El visor slo muestra el objeto identificado como objeto destino. Se debe especificar una Configuracin inicial de partes del informe para cada uno de los informes situados en primer lugar en la ruta de exploracin de Partes del informe.
Opcin Profundizar en partes del informe

La opcin Profundizar en partes del informe permite definir un hipervnculo para que el Visor de parte del informe pueda emular las funciones de profundizacin de Crystal Reports. El Visor de parte del informe muestra nicamente los objetos de destino, por lo que, para que la profundizacin funcione, es necesario definir una ruta de exploracin desde el objeto de origen hasta uno o varios objetos de destino. Si hay varios objetos de destino, todos ellos deben encontrarse en la misma seccin del informe. La opcin Profundizar en partes del informe no afecta a los visores de pginas DHTML, ya que emula el comportamiento de profundizacin predeterminado de Crystal Reports (admitido por los visores de pginas). No obstante, los visores de pginas no limitan los objetos que se muestran: siempre muestran todos los objetos del informe.
452
20
Nota: Utilice la opcin Profundizar en parte del informe slo para desplazarse entre objetos del mismo informe. Puesto que el Visor de parte del informe slo muestra objetos de destino, es necesario definir la Configuracin inicial de partes del informe (es decir, un objeto de origen predeterminado) de un informe a fin de que funcionen los hipervnculos de Profundizar en partes del informe. La opcin Configuracin parcial del informe inicial de un informe define el objeto que se mostrar primero en el Visor de parte del informe. Considere este objeto como el lugar del que partir la ruta de hipervnculos de profundizacin. 1. 2. Definir la Configuracin inicial de partes del informe Abra el informe que contenga el objeto de origen predeterminado que desee definir. Haga clic con el botn secundario en el objeto que desee establecer como objeto de origen predeterminado y seleccione Copiar en el men contextual. En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe. Haga clic en Pegar y vincular en el rea Configuracin parcial del informe inicial del cuadro de dilogo Opciones del informe. El programa pega, en los campos correspondientes, el nombre y el contexto de datos del objeto de informe seleccionado como objeto de origen. Sugerencia: Para obtener ms informacin sobre contextos de datos, vea "Formatos de contexto de datos " en la pgina 460. Incluya otro objeto de la misma seccin del informe escribiendo un punto y coma (;) y, a continuacin, el nombre del objeto. 5. Haga clic en Aceptar. Para crear un hipervnculo Profundizar en partes del informe Nota: Antes de seguir este procedimiento, lea la seccin "Configurar la exploracin " en la pgina 450 para familiarizarse con las limitaciones que encontrar al crear este tipo de hipervnculos. 1. Abra un informe y seleccione el objeto de destino deseado; a continuacin, haga clic en el botn Formato situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Tambin puede realizar esta accin seleccionando Dar formato al campo en el men Formato. 2. 3. En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervnculo. En el rea Slo visor DHTML, seleccione Profundizar en partes del informe.
3. 4.
453
20
El rea Informacin del hipervnculo cambia y muestra los campos disponibles para este tipo de hipervnculo.
El rea Campos disponibles muestra slo las secciones y los objetos del informe que se pueden seleccionar para profundizar. En general, entre estos objetos se incluyen objetos de campo, grficos, mapas, mapas de bits, tablas cruzadas y objetos de texto contenidos a partir de la siguiente seccin (es decir, por ejemplo, los objetos del grupo dos cuando el objeto seleccionado se encuentra en el grupo uno). Nota: El rea Campos disponibles no muestra los objetos de informe eliminados. 4. En el rea Campos disponibles, seleccione la seccin o los objetos de informe que desee utilizar como destino de la profundizacin. Sugerencia: Utilice el Explorador de informes para identificar rpidamente los nombres predeterminados asignados a cada uno de los objetos del informe. Para abrir el Explorador de informes, haga clic en el botn correspondiente situado en la barra de herramientas Estndar. Puede agregar todos los objetos de una seccin si selecciona el nodo de la seccin. Si expande el nodo de seccin, puede seleccionar uno o varios de los objetos que contiene.
454
20
5.
Utilice los botones de flecha para mover la seccin seleccionada o los objetos al rea Campos para mostrar. Para facilitar la identificacin, el programa crea un nodo de seccin en el rea Campos para mostrar. Este nodo contiene los objetos seleccionados en el rea Campos disponibles.
6.
Si desea agregar otro objeto al rea Campos para mostrar, seleccinelo en la lista Campos disponibles y arrstrelo a su posicin. Nota:
La posicin que ocupa un objeto en el rea Campos para mostrar determina cmo aparece en el Visor de partes del informe; la direccin de la parte superior a la inferior del rea Campos para mostrar se corresponde con la direccin izquierda a derecha en el visor. Use las flechas situadas encima del rea Campos para mostrar a fin de cambiar el orden de los objetos. (Tenga en cuenta que el programador puede alterar este comportamiento predeterminado mediante la propiedad de mantenimiento de diseo del Visor de parte del informe.) El rea Campos para mostrar slo puede contener una seccin a la vez. Si intenta agregar una segunda seccin, o un objeto desde una segunda seccin, se reemplaza cualquier seccin existente en el rea Campos para mostrar.
7.
Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen de su informe a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe ver en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
Opcin Otro objeto de informe

La opcin Otro objeto de informe permite definir una ruta de hipervnculos para crear vnculos entre objetos del mismo informe o de informes diferentes. Si est definiendo una ruta de acceso de hipervnculo a otro informe, ese informe debe administrarse desde BusinessObjects Enterprise, o bien debe formar parte de un entorno de servidor de aplicaciones de informe (RAS) autnomo. El Visor de parte del informe muestra nicamente los objetos que se especifiquen. Al igual que con la opcin Profundizar en partes del informe, todos los objetos de destino deben proceder de la misma seccin del informe.
455
20
Nota:
Cuando se utiliza un entorno de servidor autnomo de aplicaciones de informe (RAS), es recomendable que todos los informes que se recorren en la exploracin mediante la opcin Otro objeto de informe residan en el directorio de informes del servidor RAS. Si se colocan los informes en este directorio, se garantiza que los informes vinculados puedan trasladarse fcilmente al entorno de BusinessObjects Enterprise. El visor de pginas DHTML tambin utiliza la opcin Otro objeto de informe para propsitos de exploracin. No se puede utilizar la opcin Otro objeto de informe para una tabla cruzada o un objeto de cuadrcula OLAP completos; sin embargo, s se puede utilizar para cualquier celda individual de una tabla cruzada o cuadrcula OLAP.
Flujo de trabajo
Puesto que la opcin Otro objeto de informe permite crear hipervnculos entre objetos de informes diferentes gestionados en BusinessObjects Enterprise, es necesario configurar ms valores en la ficha Hipervnculo. A continuacin se ofrece una introduccin de los pasos que debe seguir para configurar los hipervnculos correctamente:
Abra el informe que contiene el objeto que desea que sea el objeto de destino y cpielo. Abra el informe que contiene el objeto de origen, seleccinelo y abra el Editor de Formato. En la ficha Hipervnculo, pegue la informacin del objeto de destino en los campos correspondientes.
El procedimiento siguiente muestra la forma de ejecutar todos estos pasos. Para crear un hipervnculo Otro objeto de informe Nota: Antes de seguir este procedimiento, lea la seccin "Configurar la exploracin " en la pgina 450 para familiarizarse con las limitaciones que encontrar al crear este tipo de hipervnculos. 1. Abra los informes origen y destino. El informe de origen es el informe desde el que se copia un objeto; el informe de destino es el informe al que se agrega la informacin de hipervnculo. Cuando se examina el informe de destino en el Visor de parte del informe, lo primero que se ve es su objeto inicial. Cuando se profundiza en ese objeto, se llega al objeto de destino seleccionado en el informe de origen.
456
20
2. 3.
En el informe de origen, haga clic con el botn secundario sobre el objeto de destino correspondiente y seleccione Copiar en el men contextual. En el informe de destino, seleccione el objeto inicial deseado y, a continuacin, haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Sugerencia: Tambin puede realizar esta accin seleccionando Dar formato al campo en el men Formato.
4. 5.
En el Editor de Formato, haga clic en la ficha Hipervnculo y, a continuacin, seleccione la opcin Otro objeto de informe. En Informacin del hipervnculo, haga clic en Pegar y vincular. Nota: El botn Pegar y vincular no se encuentra disponible si no se ha copiado un objeto de destino como se indica en el paso 2. El programa pega la informacin de identificacin del objeto de destino seleccionado en el informe de origen en los campos apropiados.
El botn Pegar y vincular incluye una lista de las opciones que se pueden utilizar cuando se pega un vnculo en el objeto de destino. Segn el tipo de vnculo que se va a crear (por ejemplo, un vnculo a un contexto de datos especfico en lugar de un vnculo a un contexto de datos genrico), pueden aparecer estas opciones:
457
20
Contexto de seccin de informe sta es la opcin predeterminada; se selecciona al hacer clic en Pegar y vincular sin ver las otras opciones de la lista. Use esta opcin para pegar un vnculo que incluya el contexto de datos ms completo que el programa puede determinar. Para obtener ms informacin, consulte "Casos de la opcin Contexto de seccin de informe " en la pgina 459.
Vista de diseo de seccin de informe Use esta opcin para pegar un vnculo que incluya un contexto de datos genrico (es decir, un contexto de datos que no apunte a un registro especfico). Use esta opcin cuando desee un contexto de datos amplio, o bien cuando los datos no estn an presentes en el informe de origen.
Vista previa de seccin de informe Use esta opcin para pegar un vnculo que incluya un contexto de datos especfico (es decir, un contexto de datos que apunte a un registro especfico). Use esta opcin cuando desee un contexto de datos reducido, o bien cuando los datos estn presentes en el informe de origen.
Nota: Si selecciona la opcin Vista de diseo de seccin de informe (o si elige la opcin Contexto de seccin de informe para un objeto copiado desde la vista Diseo de un informe) y los informes de origen y de destino tienen diferentes estructuras de datos, aparecer el cuadro de dilogo Campos asignados de seccin de informe. Cada campo del rea Campos desasignados representa un grupo del informe de origen. Use este cuadro de dilogo para asignar estos grupos a campos del informe de destino. Tras haber asignado todos los grupos, el botn Aceptar queda disponible y permite proseguir. 6. Si desea agregar otros campos de la misma seccin del informe origen, haga clic en el campo Nombre de objeto y desplace el cursor hasta el final del texto existente. Introduzca un punto y coma (;) y, a continuacin, el nombre de los campos. Nota: El orden de los objetos en el campo Nombre de objeto determina cmo aparecen en el Visor de parte del informe; de izquierda a derecha en el campo Nombre de objeto se corresponde con el orden de izquierda a derecha en el visor. 7. Puede ampliar el Contexto de datos si utiliza un asterisco (*) para representar todos los registros de un grupo.
458
20
Por ejemplo, si el Contexto de datos es /USA/CA/Changing Gears (que mostrar slo ese registro de detalle concreto), podra cambiarlo por / USA/CA/* para mostrar todos los registros de detalle del grupo. Sugerencia:
Puede que sea ms til copiar la informacin sobre hipervnculos de la vista Diseo, ya que el contexto de datos ser ms general (es decir, no se copiar slo un registro concreto como podra suceder si se utilizase la vista Vista previa). Si el informe tiene una frmula de seleccin de grupos, compruebe el contexto de datos del objeto de destino para asegurarse de que contiene el ndice secundario correcto. Para obtener ms informacin, consulte "Formatos de contexto de datos " en la pgina 460.

8.
Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe, ver en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
Casos de la opcin Contexto de seccin de informe

Cuando se pega informacin de vinculacin para una parte de un informe, la opcin Contexto de seccin de informe afecta principalmente al contexto de datos del vnculo; el campo Seleccionar desde (la direccin URI del informe) y el campo Nombre de objeto coinciden siempre para cualquiera de las opciones disponibles en la lista Pegar y vincular. Esta seccin proporciona diversos casos o situaciones y describe cmo el programa crea un contexto de datos para cada uno de ellos.
Caso 1
Si el informe de origen contiene datos (es decir, si el informe se encuentra en Vista previa), el contexto de datos de Contexto de seccin de informe (en el informe de destino) coincide con el contexto de datos de la Vista previa del informe de origen para todos los elementos secundarios del campo seleccionado. Por ejemplo, en el campo Contexto de datos podra aparecer lo siguiente: /Country[USA]/Region[*]. De lo contrario, el programa utiliza el contexto de datos de la vista Diseo del informe de origen como contexto de datos de Contexto de seccin de informe en el informe de destino.
Caso 2
Si los informes de origen y destino son el mismo informe, y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista previa, cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel ms alto que el objeto de
459
20
origen, el contexto de datos se deja vaco. Por ejemplo, cuando el contexto de datos del origen es /Country[Australia]/ChildIndex[5] y el contexto de datos del destino es /Country[Australia], el contexto de datos de Contexto de seccin de informe se deja vaco.
Caso 3
Si los informes de origen y destino son el mismo informe, y el objeto elegido como origen pertenece a la vista Vista previa, cuando el objeto de destino que elija para vincular se encuentre en un nivel inferior al del objeto de origen, el contexto de datos pegado es un contexto de datos de la vista Diseo (aparece como frmula). Por ejemplo, cuando el contexto de datos del origen es /Country[Australia] y el contexto de datos del destino es / Country[Australia]/ChildIndex[5], el contexto de datos de Contexto de seccin de informe es "/"+{Cliente.Pas}.
Tablas cruzadas
Si el objeto que se copia en el informe de origen es parte de una tabla cruzada, el contexto de datos de Contexto de seccin de informe se basa en el objeto seleccionado incrustado en la tabla cruzada. Crystal Reports crea el contexto de datos determinando si el objeto seleccionado en la tabla cruzada es una fila, una columna o una celda. A continuacin, el programa obtiene los nombres de filas y columnas. Despus, analiza sintcticamente el contexto de datos de la vista Diseo. Finalmente, genera el contexto de datos de Contexto de seccin de informe agregando la funcin GridRowColumnValue si el grupo de la frmula del contexto de datos aparece en los nombres de fila o de columna obtenidos anteriormente. Podra ver, por ejemplo, un contexto de datos como el siguiente:
"/"+GridRowColumnValue(Cliente.Pas)+ "/"+GridRowColumnValue(Cliente.Regin)
Formatos de contexto de datos
Normalmente, una frmula de contexto de datos tiene el siguiente aspecto:

"/" + {Tabla.Campo} + "/" + {Tabla.Campo}
Tambin se pueden usar los siguientes formatos:
Formato del tipo XPath:

/USA/Bicycle
Formato Tipos declarados:

/Pas[USA]/Clase de producto[Bicycle]
460
20
Nota:
Se puede agregar informacin de nivel de detalle en formato basado en 0:

/USA/Bicycle/ChildIndex[4]
Tambin se puede utilizar un comodn para identificar todas las instancias:

/USA/*
Para los objetos de tablas cruzadas, puede realizar exploraciones por celdas, columnas o filas. Para definir el contexto de datos, utilice la funcin de formato GridRowColumnValue. Por ejemplo:
"/" + GridRowColumnValue ("Proveedor.Pas") + "/" + GridRowColumnValue ("Producto.Clase de producto").
Hipervnculos mostrados en los visores

Esta seccin resume la informacin sobre las opciones de hipervnculo y cmo funcionan en los visores de pgina y en el Visor de parte del informe.
Diferencias entre las opciones de hipervnculo

Otro objeto de informe Esta opcin permite seleccionar uno o varios objetos de informe. Los objetos de destino deben ser de la misma seccin de informes. La ubicacin de la seccin que contiene los objetos de destino no tiene restricciones. Esta seccin se puede localizar en cualquier parte del informe. Profundizar en parte del informe Esta opcin permite seleccionar uno o varios objetos de informe. Los objetos de destino deben ser de la misma seccin de informes. La ubicacin de esta seccin que contiene los objetos de destino debe estar en el nivel de grupo inferior o siguiente al objeto de origen.
Esta seccin puede estar en un nivel de grupo por encima o por debajo del objeto de origen. El objeto puede estar en el mismo informe.
El objeto puede estar en un informe diferente gestionado por BusinessObjects Enterprise o que sea parte del Servidor de aplicaciones de informes (RAS) autnomo.
461
20
Imprimir, exportar y ver informes Utilizacin de etiquetas inteligentes
Diferencias del modo de presentacin por parte de los visores de los hipervnculos
Visores de pgina Visor de parte del informe
Otro objeto de informe: Otro objeto de informe: Se desplaza a los objetos de destino Se desplaza a los objetos de y muestra el contenido de toda la destino y muestra nicamente pgina. los objetos de destino. Profundizar en parte del informe: Se desplaza (profundiza) hacia el grupo y muestra todo el contenido del mismo. Profundizar en parte del informe: Se desplaza a los objetos de destino y muestra nicamente los objetos de destino.
Profundizar de manera predeterminada Profundizar de manera predeterminada (sin hipervnculo) (sin hipervnculo) La profundizacin de grupo de un No disponible. encabezado o pie de pgina, grfico o mapa de grupo muestra las vistas de grupo.
La profundizacin del subinforme muestra la vista del subinforme.
Utilizacin de etiquetas inteligentes

Crystal Reports permite obtener beneficio de las etiquetas inteligentes de Office XP. Cuando se pega un grfico, un objeto de texto o un objeto de campo en una aplicacin de Office XP, se pueden ver datos del informe de host despus de seleccionar una opcin de etiqueta inteligente. Esta tabla resume las opciones disponibles. Aplicacin de Opcin de etiqueta Office XP inteligente Word Ver Renovar Tipo de objeto de Crystal Reports Objeto de texto Objeto de campo grficos
462
20
Aplicacin de Opcin de etiqueta Office XP inteligente Excel Outlook Ver Renovar
Tipo de objeto de Crystal Reports Objeto de texto Objeto de campo
Objeto de texto Ver Actualizar (slo cuando Objeto de campo se crea un mensaje) grficos
Antes de utilizar etiquetas inteligentes, se deben configurar opciones de servidor Web en la ficha Etiqueta inteligente del cuadro de dilogo Opciones. Tambin se debe crear una pgina .asp o .jsp para ver detalles del informe. Normalmente, estas tareas las debe realizar el administrador del sistema. Nota: Los informes que desee utilizar con etiquetas inteligentes deben existir en el servidor Web mencionado en el cuadro de dilogo Opciones de un directorio que refleja la ubicacin real, o el servidor Web se debe configurar para aceptar una ruta UNC.
Para utilizar tarjetas inteligentes con un objeto de Crystal Reports

1. 2. Abra el informe de Crystal que contiene el objeto que desea copiar en una aplicacin de Office XP. En el men Archivo, haga clic en Opciones y compruebe que se han configurado las opciones del rea Opciones del servidor Web de etiquetas inteligentes de la pestaa Etiqueta inteligente y Vista previa HTML:

3.
Debe asignarse un nombre al servidor Web. Debe asignarse un nombre a un directorio virtual (se proporciona un nombre predeterminado). Debe asignarse un nombre a una pgina de presentacin (se proporciona un nombre predeterminado).
En la ficha Vista previa de Crystal Reports, haga clic con el botn secundario en el objeto de texto, el objeto de campo o el grfico que desee copiar y seleccione Copiar etiqueta inteligente en el men contextual. Abra la aplicacin de Office XP pertinente y pegue el objeto de informe en un documento, una hoja de clculo o un mensaje de correo electrnico. Nota: Vea la tabla de esta seccin para conocer las limitaciones relativas a qu objetos de informe se pueden pegar en cada una de las aplicaciones de Office XP.
4.
463
20
5.
En la aplicacin de Office XP actual, elija la etiqueta inteligente apropiada entre las opciones correspondientes al objeto de informe pegado. Nota: Vea la tabla de esta seccin para conocer las limitaciones relativas a qu etiquetas inteligentes estn disponibles en cada una de las aplicaciones de Office XP. La pgina .asp o .jsp mencionada en el cuadro de dilogo Opciones muestra la informacin apropiada del informe de host de Crystal.
464
Alertas de informe
captulo
21
Alertas de informe Acerca de las alertas de informe
Acerca de las alertas de informe

Las alertas de informe son mensajes personalizados creados en Crystal Reports que aparecen cuando los datos de un informe cumplen ciertas condiciones. Las alertas de informe pueden indicar la accin que debe realizar el usuario o incluir informacin sobre los datos del informe. Las alertas de informe se crean a partir de frmulas que evalan las condiciones especificadas. Si la condicin se cumple, la alerta se activa y se muestra su mensaje. Los mensajes pueden estar compuestos por cadenas de texto o frmulas que combinan texto y campos de informe. Una vez que se activa una alerta de informe, no se evala de nuevo hasta que no se actualizan los datos del informe. Debido a que las alertas de informe son especficas de cada informe, usted es quin decide cundo utilizarlas. Pueden ser tiles para sealar informacin importante, por ejemplo, las ventas que superan o no llegan a un lmite. Y como el mensaje lo crea el usuario, puede ser especfico para sus datos.
Trabajar con alertas de informe

Esta seccin del manual se centra en las tareas que necesitar llevar a cabo para poder utilizar las alertas de informe:
"Creacin de alertas de informe " en la pgina 466 "Edicin de alertas de informe " en la pgina 469 "Eliminacin de alertas de informe " en la pgina 469 "Ver las alertas de informe " en la pgina 469 "Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas " en la pgina 471
Creacin de alertas de informe

Para crear alertas de informe, debe completar tres pasos:
Asignar un nombre a la alerta. Definir la condicin que va a activar la alerta. Crear el mensaje que desea que aparezca cuando se active la alerta (este paso es opcional).
466
Alertas de informe Trabajar con alertas de informe
21
1.
Para crear una alerta de informe En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Crear o modificar alertas. Aparece el cuadro de dilogo Crear alertas. Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear alertas. Introduzca un nombre para la nueva alerta en el cuadro Nombre. Escriba el mensaje de alerta en el cuadro Mensaje. El cuadro Mensaje permite escribir un mensaje que se utilizar como predeterminado. Si desea que el mismo mensaje aparezca cada vez que se active la alerta, escrbalo en el cuadro Mensaje. Sin embargo, si desea utilizar una frmula de forma que el mensaje sea personalizado con elementos de datos, vea el siguiente paso.
2. 3. 4.
5.
Si desea utilizar una frmula para crear un mensaje de alerta, haga clic en el botn de frmula situado a la derecha de Mensaje. Aparece la Formula Workshop. Para obtener informacin sobre cmo se utiliza el editor, consulte "Trabajo con el Editor de frmulas " en la pgina 480.
6.
Introduzca la frmula de mensaje de alerta. Por ejemplo, si desea ver el mensaje Pas es un productor destacado (donde Pas es el nombre de un pas especifico), puede crear la frmula siguiente:
({Cliente.Pas}) + " es un productor destacado"
Nota:
El resultado de una frmula de mensaje de alerta debe ser una cadena. La funcin DefaultAttribute se puede utilizar para hacer referencia a un mensaje agregado en el cuadro Mensaje. Por ejemplo, si el mensaje del cuadro Mensaje es es un productor destacado, la frmula de mensaje de alerta podra ser:
({Cliente.Pas}) + DefaultAttribute
Esta frmula depende del texto que se escriba en el cuadro Mensaje; ese texto se convierte en el parmetro DefaultAttribute.
7.
Las frmulas de condicin de mensaje se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic.
Haga clic en Guardar y cerrar para volver al cuadro de dilogo Crear alerta.
467
21
8. 9.
En el cuadro de dilogo Crear alerta, haga clic en Condicin. Aparecer Formula Workshop, Introduzca la frmula de condicin de alerta. Las frmulas de alerta pueden basarse en registros repetidos o en campos de resumen, pero no pueden estar basadas en campos de hora de impresin, como frmulas de totales acumulados o de hora de impresin. Las frmulas de alerta no pueden tener variables compartidas. Si una frmula de alerta est basada en un campo de resumen, cualquier campo repetido utilizado debe ser constante en el campo de resumen. Por ejemplo, si agrupa segn Pas y Regin, podra crear una alerta como esta:
Sum ({Cliente.Ventas del ao pasado}, {Cliente.Regin}) > 10000
En este caso, la frmula puede referirse a Pas o Regin, pero no a Ciudad o Nombre del cliente ya que stos no son constantes. Nota: Las frmulas de condicin de alerta se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic. 10. Desactive la casilla de verificacin Activar si no desea que se evale la alerta. De lo contrario, djela seleccionada. 11. Haga clic en Aceptar para guardar la alerta. Volver al cuadro de dilogo Crear alertas y la nueva alerta aparecer en la lista. Puede ver su nombre y estado (Activada o Desactivada).
Slo las alertas activadas y desactivadas aparecern en el cuadro de dilogo Crear alertas. Si se activa una alerta, puede verse en el cuadro de dilogo Alertas de informe.
468
21
Edicin de alertas de informe

1. 2. En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Crear o modificar alertas. En el cuadro de dilogo Crear alertas, seleccione la alerta que desea editar y haga clic en Editar. Sugerencia: Tambin puede editar una alerta si hace doble clic en ella. 3. 4. Realice los cambios que desee en el cuadro de dilogo Editar alerta. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota: Si la alerta ya se ha activado, al editarla se quita del cuadro de dilogo Alertas de informe.
Eliminacin de alertas de informe

1. 2. En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Crear o modificar alertas. En el cuadro de dilogo Crear alertas, seleccione la alerta que desea eliminar y haga clic en Eliminar. La alerta seleccionada queda eliminada del cuadro de dilogo Crear alertas. Nota: Si la alerta ya se ha activado, al eliminarla se quita del cuadro de dilogo Alertas de informe.
Ver las alertas de informe

Puede ver las alertas de informe activadas de las formas siguientes:
Actualizando los datos del informe. Seleccionando Alertas activadas en el submen Alertas del men Informe.
Nota: Si desea ver las alertas cuando los datos del informe se actualicen, debe seleccionar Mostrar alertas al actualizar en la ficha Elaborando Informes del cuadro de dilogo Opciones (esta opcin tambin se encuentra disponible en el cuadro de dilogo Opciones del Informe).
469
21
1.
Para ver alertas de informe En el men Informe, seleccione Alertas y, a continuacin, haga clic en Alertas activadas. Aparece el cuadro de dilogo Alertas de informe.
2. 3.
Seleccione la alerta cuyos registros desee ver. Haga clic en Ver registros. Se abre una ficha de informe nueva que muestra los registros del informe que han activado la alerta. Si el registro est oculto, se muestra el grupo del registro pero sin profundizar. Nota: Si selecciona ms de una alerta activada antes de hacer clic en el botn Ver registros, los resultados se generan realizando una operacin booleana AND en las alertas seleccionadas.
4. 5.
Para volver al cuadro de dilogo Alertas de informe, haga clic en la ficha Vista previa. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Alertas de informe.
470
21
Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas

Es posible hacer referencia a las alertas en las frmulas. Cualquier frmula que haga referencia a una alerta se convierte en una frmula de hora de impresin. Las siguientes funciones estn disponibles:
IsAlertEnabled( ) IsAlertTriggered( ) AlertMessage( )
Estas funciones actan lo mismo que las alertas creadas en el cuadro de dilogo Crear alertas: IsAlertTriggered("AlertName ") se cumple slo en los registros en los que se activa la alerta. AlertMessage("AlertName") muestra el mensaje de un registro cuando la alerta se cumple.
Dado que las alertas no son objetos de campo (no se pueden colocar en el informe), se representan de forma diferente que los campos de informe en el Formula Workshop. En el rbol Funciones, observar un encabezado de Alertas donde aparecen las propias funciones. Debajo de dicho encabezado las alertas disponibles aparecen listadas por nombre.
471
21
472
Uso de las frmulas
captulo
22
Uso de las frmulas Informacin general de frmulas
Informacin general de frmulas

En muchos casos, los datos necesarios para un informe ya existen en campos de tabla de una base de datos. Por ejemplo, para preparar una lista de pedidos Ud. colocara los campos apropiados en el informe. Sin embargo, en ocasiones es necesario colocar en el informe datos que no existen en ninguno de los campos de datos. En estos casos, tendr que crear una frmula. Por ejemplo, para calcular la cantidad de das que se demora el procesamiento de cada pedido, Ud. necesita una frmula que determine la cantidad de das entre la fecha del pedido y la fecha de envo. Crystal Reports le facilita la creacin de dicha frmula.
Usos tpicos para frmulas

Existen muchos usos para las frmulas. Si Ud. necesita manipulacin especializada de datos, puede hacerlo con una frmula.
Cmo crear campos calculados para agregarlos a su informe

Para calcular un precio con un descuento del 15%: Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Detalle de pedidos.Precio unitario}*.85

formula = {Detalle de pedidos.Precio unitario}*.85
Cmo dar formato al texto de un informe

Para cambiar a mayscula todos los valores en el campo Nombre de cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal:
UpperCase ({Cliente.Nombre de cliente})

formula = UCase ({Cliente.Nombre de cliente})
Cmo sacar una porcin o porciones de una cadena de texto

Para extraer la primera letra del nombre del cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Cliente.Nombre de cliente} [1]

formula = {Cliente.Nombre de cliente} (1)
474
Uso de las frmulas Componentes y sintaxis de la frmula
22
Cmo extraer partes de una fecha

Para determinar en qu mes se hizo un pedido: Ejemplo de sintaxis Crystal:
Month ({Pedidos.Fecha de pedido})

formula = Month ({Pedidos.Fecha de pedido})
Uso de una funcin personalizada

Para convertir 500 $ estadounidenses en canadienses: Ejemplo de sintaxis Crystal:
cdConvertUSToCanadian (500)

formula = cdConvertUSToCanadian (500)
Componentes y sintaxis de la frmula

Las frmulas contienen dos partes decisivas: los componentes y la sintaxis. Los componentes son las piezas agregadas para crear una frmula, mientras que la sintaxis son las reglas que se deben respetar para organizar los componentes.
Componentes de la frmula
Crear una frmula en Crystal Reports es como crear una en cualquier aplicacin de hoja de clculo. Se puede usar cualquiera de los siguientes componentes en la frmula:
Campos
Ejemplo: {cliente.APELLIDOS DEL CLIENTE}, {cliente.VENTAS DEL AO PASADO}
Nmeros
Ejemplo: 1, 2, 3.1416
Text
Ejemplo: Cantidad, :, su texto
Operadores
Ejemplo: + (sumar), / (dividir), -x (negativo) Los operadores son acciones que puede usar en sus frmulas.
475
22
Uso de las frmulas Componentes y sintaxis de la frmula
Funciones
Ejemplo: Round (x), Trim (x) Las funciones realizan clculos tales como promedio, suma y conteo. Todas las funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan segn su uso.
Funciones personalizadas
Ejemplo: cdFirstDayofMonth, cdStatutoryHolidays Las funciones personalizadas proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lgica de frmulas. Se pueden almacenar en BusinessObjects Enterprise Repository y agregarse posteriormente a un informe. Una vez incluidas en el informe, estas funciones se pueden utilizar en el Asistente de frmulas a la hora de crear frmulas.
Estructuras de control
Ejemplo: If y Select, ciclos For
Valores de campo de grupo

Ejemplo: Average (campo, Cpocond), Sum (campo, Cpocond, condicin) Los valores de campo de grupo resumen un grupo. Por ejemplo, Ud. podra usar valores de campo de grupo para buscar el porcentaje del total general aportado por cada grupo.
Otras frmulas
Ejemplo: {@Beneficios brutos}, {@CUOTA}
Sintaxis de frmulas
Las reglas de sintaxis se usan para crear frmulas correctas. Algunas reglas bsicas son:
Incluir cadenas de texto entre comillas. Incluir argumentos entre parntesis (donde sea aplicable). Las frmulas con referencia se identifican por un signo @ situado a la izquierda.
Sintaxis Crystal y Basic

Al crear frmulas, puede utilizar la sintaxis Crystal o Basic. Casi todas las frmulas se pueden escribir con ambas sintaxis. Los informes pueden contener frmulas que utilicen tanto la sintaxis Basic como la sintaxis Crystal.
476
Uso de las frmulas Bibliotecas de funciones de usuario en frmulas
22
La sintaxis Crystal es el lenguaje de frmulas incluido en todas las versiones de Crystal Reports. Si est familiarizado con Microsoft Visual Basic o con otras versiones de Basic, puede que est acostumbrado a la sintaxis Basic. En general, esta sintaxis se modela en Visual Basic, pero tiene extensiones especficas para controlar la elaboracin de informes. Si Ud. se siente cmodo con la sintaxis Crystal, puede continuar usndola y aprovechar las nuevas funciones, operadores y estructuras de control inspiradas en Visual Basic. Nota:
Las frmulas de seleccin de registros y de seleccin de grupos no se pueden escribir en sintaxis Basic. El procesamiento de informes no es ms lento si se utiliza la sintaxis Basic. Los informes que usan frmulas con sintaxis Basic se pueden ejecutar en cualquier equipo con Crystal Reports. Si utiliza las frmulas de sintaxis de Basic, no necesita distribuir archivos adicionales con los informes. Para obtener informacin sobre la sintaxis Basic, vea Creacin de frmulas con sintaxis Basic en la Ayuda en lnea. Para obtener informacin sobre la sintaxis Crystal, vea Creacin de frmulas con sintaxis Crystal en la Ayuda en lnea.
Temas relacionados:
Bibliotecas de funciones de usuario en frmulas

Crystal Reports permite a los programadores crear Bibliotecas de funciones de usuario (UFL) que reconozca el Editor de frmulas. Una UFL es una biblioteca de funciones que crea un programador para satisfacer una necesidad especfica. Las UFL se pueden programar en un entorno COM o Java. Crystal Reports permite ver las UFL COM o Java en el Editor de frmulas, pero no ambas al mismo tiempo. (Tambin puede decidir no ver ninguna UFL). Nota: Las UFL Java no las admite Report Application Server (RAS) ni Crystal Page Server, de modo que si un informe contiene una frmula, y sta usa una UFL Java, es posible que el informe no se pueda ejecutar en BusinessObjects Enterprise porque la frmula no se compilar. Para obtener informacin detallada sobre el desarrollo de las UFL Java y sobre la configuracin de Crystal Reports para usar una UFL, consulte el Manual del programador de Java Reporting Component.
477
22
Uso de las frmulas Especificacin de frmulas
Nota: Una vez completada la configuracin descrita en el Manual del programador, deber regresar a Crystal Reports, seleccionar el men Archivo y Opciones. En la ficha Editor de frmulas, vaya a Soporte de UFL y seleccione Slo UFL de Java.
Especificacin de frmulas
Hay varios tipos diferentes de frmulas en Crystal Reports: frmulas de informe, de formato, de seleccin, de bsqueda, de condicin de total acumulado y de alerta. La mayora de las frmulas de un informe son de informe y de formatos condicionales.
Frmulas de informe
Las frmulas de informe son frmulas que se crean para permanecer en un informe de forma autnoma. Por ejemplo, una frmula que calcula los das que hay entre la fecha de pedido y la fecha de envo es una frmula de informe.
Frmulas de formato condicional

Las frmulas de formato cambian el diseo de un informe, as como la apariencia del texto, de los campos de base de datos, de los objetos o de secciones completas de un informe. D formato al texto con el Editor de Formato. Si necesita crear una frmula de formato, obtenga acceso al Formula Workshop desde el Editor de Formato. Consulte "Trabajo con formato condicional " en la pgina 308. Nota: Si abre el Taller de frmulas desde el Editor de Formato, no podr crear un tipo de frmula diferente, ni modificar ni eliminar las frmulas existentes. Sin embargo, puede ver la frmula como referencia.
Frmulas de seleccin
Las frmulas de seleccin especifican y limitan los registros y los grupos que aparecen en un informe. Puede escribir estas frmulas directamente o especificar la seleccin mediante el Asistente de seleccin. A continuacin, Crystal Reports genera la frmula de seleccin de registros y de seleccin de grupos. Tambin puede editar estas frmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Consulte "Seleccin de registros " en la pgina 178.
Frmulas de bsqueda
Las frmulas de bsqueda ayudan a encontrar datos en el informe. Al igual que con las de seleccin, estas frmulas no se suelen ingresar directamente, sino especificando criterios de bsqueda mediante el Asistente de bsqueda. Crystal Reports genera la frmula. Tambin puede editar estas frmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal.
478
22
Nota: Si ya conoce la sintaxis Basic, slo tendr que aprender una pequea parte de la de Crystal para modificar la mayora de las frmulas de seleccin y de bsqueda.
Frmulas de condicin de total acumulado

Estas frmulas permiten definir la condicin en virtud de la cual se evaluar o restablecer el total acumulado. Consulte "Crear totales acumulados condicionales " en la pgina 235.
Frmulas de alerta
Las frmulas de alerta ayudan a definir condiciones y mensajes para alertas de informe. Consulte "Acerca de las alertas de informe " en la pgina 466.
Trabajo con el Formula Workshop

Puede crear numerosos tipos de frmulas en el Formula Workshop. Consta de una barra de herramientas, un rbol que enumera los tipos de frmulas que se pueden crear o modificar, y un rea para definir la frmula propiamente dicha. Nota: Las frmulas de bsqueda y las de condicin de totales acumulados se crean y se mantienen a travs del Asistente de bsqueda y el cuadro de dilogo Crear (o Editar) campo de total acumulado. Esas funciones del programa permiten abrir el Formula Workshop de modo que se pueda trabajar con su familiar interfaz de usuario; sin embargo, no es posible agregar o mantener ese tipo de frmulas directamente desde el propio Formula Workshop.
Acceso a Formula Workshop

El acceso al Formula Workshop se obtiene de muchas formas. Se abre cuando se agregan campos de frmula nuevos, cuando se definen frmulas de seleccin, cuando se trabaja con funciones personalizadas, etc. Tambin puede abrirse Formula Workshop por s mismo antes de empezar a agregar tipos concretos de frmulas. 1. Para obtener acceso al Formula Workshop En el men Informe, haga clic en Formula Workshop. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Formula Workshop situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece la Formula Workshop.
479
22
2.
Haga clic en Nueva y seleccione en la lista que aparece el tipo de frmula que desee crear. Sugerencia: Tambin puede seleccionar la carpeta correspondiente en el rbol del taller y hacer clic a continuacin en el botn Nueva. Aparece el cuadro de dilogo o editor apropiado.
rbol del taller

El rbol del taller contiene carpetas para cada uno de los tipos de frmulas que se pueden crear en Crystal Reports. Tambin contiene carpetas para funciones personalizadas y enunciados SQL. Si el taller se muestra como consecuencia de utilizar un comando concreto (por ejemplo, el comando Registro del submen Frmulas de seleccin), se selecciona la carpeta pertinente del rbol y aparece la versin apropiada del Editor de frmulas. Expanda una carpeta del rbol para ver las frmulas existentes. Se pueden agregar frmulas nuevas y editar o eliminar frmulas existentes segn convenga. Sugerencia: El rbol del taller se puede acoplar. De forma predeterminada, aparece acoplado en el lado izquierdo del Formula Workshop, pero se puede acoplar manualmente en el lado derecho. En modo flotante, se puede arrastrar y colocar en cualquier parte del taller.
Botones del
Trabajo con el Editor de frmulas

El Editor de frmulas es un componente del Formula Workshop. Se utiliza para crear y modificar el contenido de las frmulas.
Explicacin de las secciones del Editor de frmulas

El Editor de Frmulas consta de cuatro ventanas principales.
480
22
Ventana Campos del informe
Descripcin del contenido Los campos del informe contienen todos los campos de base de datos a los que se puede acceder desde el informe. Tambin contienen cualquier frmula o grupo creados anteriormente para el informe. Las funciones son procedimientos incorporados previamente que devuelven valores. Realizan clculos como la media, la suma, el recuento, el seno, el recorte y la mayscula. En esta ventana tambin se muestra una lista de las funciones personalizadas. Son generalmente los verbos de accin que se utilizan en las frmulas. Describen una operacin o una accin que tiene lugar entre dos o ms valores. Ejemplos de operadores: aadir, restar, menor que y mayor que.
Funciones
Operadores
Ventana de texto rea donde se crea una frmula. de la frmula
Eleccin de la sintaxis
La Barra de herramientas del Editor de expresiones del Formula Workshop contiene la lista desplegable donde se elige sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic para la frmula que se va a crear. Nota: Al cambiar la sintaxis Crystal a la Basic o viceversa, cambiar la lista de funciones de la ventana Funciones, as como la lista de operadores de la ventana Operadores. Las funciones y los operadores son distintos en cada sintaxis. Los campos del informe disponibles no cambian, ya que estn disponibles en cada sintaxis.
Cmo establecer la sintaxis predeterminada

Al abrir el Editor de frmulas, aparece la sintaxis Crystal como sintaxis predeterminada. Si desea cambiar la sintaxis predeterminada, seleccione Opciones en el men Archivo y, a continuacin, haga clic en la ficha de elaboracin de informes. Seleccione la sintaxis preferida en la lista desplegable Lenguaje de frmulas y haga clic en Aceptar. Cuando acceda al Editor de frmulas, aparecer de manera predeterminada la sintaxis seleccionada.
481
22
Especificacin de componentes de frmulas

Los rboles Campos de informe, Funciones y Operadores de la parte superior del Editor de frmulas contienen los componentes primarios de frmula. Haga doble clic en cualquier componente de estos rboles para agregar ese componente a su frmula. Por ejemplo, si establece la sintaxis Basic y hace doble clic en Operadores >Estructuras de control > Multilnea si en el rbol Operadores, el siguiente texto se transfiere a la ventana de texto de frmulas con el cursor situado entre If y Then:
If | Then ElseIf Then Else End If
El texto anterior le ayuda a organizar las partes necesarias para escribir su frmula.
482
Uso de las frmulas Creacin y modificacin de frmulas
22
Creacin y modificacin de frmulas

Creacin de una frmula e insercin en un informe
1. 2. 3. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de frmula y haga clic en Nueva. En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, especifique el nombre que desea para identificar la frmula y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. 4. En el Barra de herramientas del Editor de expresiones, seleccione sintaxis Crystal o bien sintaxis Basic. Si no sabe cul sintaxis elegir, vea "Sintaxis de frmulas " en la pgina 476. 5. Ingrese la frmula escribiendo los componentes o seleccionndolos de los rboles de componentes. Sugerencia: Ctrl+espacio mostrar una lista de las funciones disponibles. Si ya ha empezado a escribir, se muestra una lista de las palabras clave que pueden coincidir con lo que ya ha escrito. 6. 7. 8. 9. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de frmulas. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop. Seleccione la frmula en el cuadro de dilogo Explorador de campos y arrstrela hasta donde desee ubicarla en el informe.
Nota: Una frmula ubicada en un informe se indica mediante @ (por ejemplo, @Procesamiento) en la ficha Diseo.
Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas

El Asistente de frmulas es un componente del Formula Workshop. Se utiliza para crear y modificar frmulas basadas en funciones personalizadas. Nota: Para obtener informacin sobre la interfaz de usuario del Asistente de frmulas, vea Asistente de frmulas en la ayuda en lnea.
483
22
Para crear una frmula en el Asistente de frmulas Nota: Antes de empezar este procedimiento, asegrese de que el informe o BusinessObjects Enterprise Repository contienen una funcin personalizada y tiene acceso a ella. 1. En el men Informe, haga clic en Formula Workshop. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Formula Workshop situado en la barra de herramientas Herramientas del asistente. 2. 3. Seleccione Campos de frmula en el rbol del taller y haga clic en Nuevo. En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, especifique el nombre que desea para identificar la frmula y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de frmulas con el Editor de frmulas activo. 4. Haga clic en Usar asistente/Editor en la barra de herramientas. Aparece el Asistente de frmulas.
5.
En el rea Lgica proporcionada por la funcin personalizada, elija la funcin personalizada en la que desee basar la frmula. Puede elegir una Funcin personalizada del informe (funcin personalizada que existe en el informe actual) o una Funcin personalizada del repositorio (funcin personalizada que est almacenada en el repositorio).
484
22
Nota: Si selecciona una Funcin personalizada del repositorio, dicha funcin se agrega al informe actual. Si la funcin personalizada requiere otras funciones personalizadas del repositorio, tambin se pueden agregar. 6. En el rea Argumentos de funcin, especifique un valor para cada argumento en el campo Valor apropiado. Puede especificar valores constantes directamente, o seleccionar valores predefinidos o campos de informe de la lista asociada. 7. Haga clic en Guardar para guardar la frmula en la carpeta Campos de frmula del Formula Workshop.
Ahora ya puede utilizar esta frmula en el informe del mismo modo que utilizara una frmula creada en el Editor de frmulas.
Edicin de frmulas
1. 2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea editar y elija Editar. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. 3. 4. 5. 6. En el Editor de frmulas, edite la frmula. Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el comprobador de frmulas. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop.
Bsqueda y reemplazo de texto

1. 2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea editar y elija Editar. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. 3. En la Barra de herramientas del Editor de expresiones, haga clic en Buscar o reemplazar para abrir el cuadro de dilogo Buscar. En este cuadro de dilogo, puede buscar y reemplazar texto dentro del cuadro de texto de frmula.
485
22
Sugerencia: Asegrese de que selecciona el rea que desea buscar en la lista Buscar. 4. 5. Haga clic en el botn Marcar todo para marcar todas las repeticiones del texto de bsqueda. Haga clic en el botn Reemplazar todos para reemplazar todas las repeticiones del texto de bsqueda con el contenido del cuadro de texto Reemplazar con.
Tambin puede buscar (pero no reemplazar) dentro de cualquier rbol del Editor de frmulas (use las opciones de bsqueda para especificar qu cuadros de lista est buscando). Se desactivan los botones Marcar todo, Reemplazar y Reemplazar todos cuando se especifica una bsqueda dentro de un cuadro de lista.
Copia de frmulas de la ayuda en lnea

Dado que las frmulas desarrolladas mediante el Editor de frmulas son texto, se pueden copiar frmulas en lnea directamente en el Editor de frmulas y modificarlas despus de acuerdo con sus necesidades. 1. 2. 3. 4. 5. Para copiar frmulas de la Ayuda en lnea En el men Ayuda, haga clic en Ayuda de Crystal Reports. Aparece la Ayuda en lnea de Crystal Reports. Haga clic en la ficha ndice. Escriba frmulas en el campo de palabras clave y haga clic en Mostrar. Desplcese por los temas de frmulas hasta localizar la frmula que desee copiar. Resalte la frmula, haga clic con el botn derecho del mouse y elija Copiar en el men. Windows coloca una copia del texto seleccionado en el Portapapeles. 6. Vuelva a Crystal Reports, elija Ver en el men principal y seleccione Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 7. 8. Seleccione Campos de frmula y haga clic en el botn Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. Escriba el nombre con el que desee identificar la frmula y haga clic en Aceptar. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo.
486
22
9.
Coloque el punto de insercin donde desee que aparezca el texto en el cuadro de texto Frmula del Editor de frmulas y presione Ctrl+V para pegar el texto del Portapapeles.
10. Modifique la frmula cambiando los campos, frmulas, campos de grupo, enunciados condicionales y cadenas de texto segn sea necesario para usarlos con los datos del nuevo informe. 11. Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Formula Workshop.
Copia de frmulas de un informe a otro

Quiz desee copiar una frmula creada en un informe para usarla en otro. Copie la frmula de texto de un informe a otro mediante el Portapapeles. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Para copiar una frmula de un informe a otro Seleccione el campo de frmula que desea copiar en el informe. En el men Edicin, haga clic en Copiar. Abra el informe en el que desea copiar la frmula. Elija Pegar en el men Edicin. Cuando el programa muestre la trama del objeto, arrastre la frmula a la nueva ubicacin. Para realizar cambios a la frmula, haga clic con el botn derecho del mouse y elija Editar frmula en el men de acceso directo. Aparece el Formula Workshop con el Editor de frmulas activo. 7. 8. Elimine los valores antiguos y escriba los nuevos valores o seleccinelos en los rboles Campos, Funciones u Operadores. Haga clic en Guardar y cerrar, en la barra de herramientas de Formula Workshop, cuando acabe.
Puntos claves para editar la copia de una frmula

Al realizar cambios, use los siguientes puntos a modo de gua:
Todos los campos, frmulas y campos de grupos mencionados en la copia de la frmula deben existir en el nuevo informe. Esto significa que cualquier base de datos mencionada en la frmula original (o una base de datos con la misma estructura, nombres de campo y alias) debe estar activa en el nuevo informe. Si dicha base de datos no est activa, es necesario cambiar las referencias de campo, frmula y campo de grupo en la copia de la frmula para corresponder a los elementos del nuevo informe.
487
22
Uso de las frmulas Eliminacin de frmulas
Si la frmula contiene elementos condicionales, asegrese de que las condiciones se aplican a los datos del nuevo informe. Por ejemplo, si la frmula en su antiguo informe realizaba una accin cuando la cantidad era "mayor que 100", asegrese de que la condicin "mayor que 100" es aplicable a la nueva frmula. Al modificar una frmula, puede encontrar que "mayor que 10" o "mayor que 2000" tiene ms sentido con los nuevos datos. Si va a usar la frmula con los datos nuevos y si el informe contiene enunciados similares a lo siguiente:
If {archivo.CAMPO} = cadena de texto
Asegrese de que las cadenas de texto usadas en la frmula coinciden con los valores que existen en los datos nuevos.
Eliminacin de frmulas
Cuando se crea una frmula y se agrega a un informe, Report Designer:
Almacena la especificacin para crear la frmula, usando el nombre que se le asign. Coloca una copia de trabajo de esa frmula en el punto especificado en el informe. Una copia de trabajo es cualquier repeticin de la frmula en el informe.
Para eliminar frmulas completamente, es necesario eliminar la especificacin y todas las copias de trabajo de la frmula. Nota: No es posible eliminar la especificacin sin borrar todas las copias de trabajo de la frmula.
Eliminacin de la frmula de trabajo del informe

1. 2. Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea eliminar del informe. Seleccione Eliminar.
Nota: Incluso despus de eliminar del informe las copias de trabajo de una frmula, las especificaciones de la frmula permanecen inalteradas. La especificacin se lista en el cuadro de dilogo Explorador de campos. Queda disponible si desea volver a ingresar la frmula al informe.
488
Uso de las frmulas Depuracin de frmulas
22
Eliminacin de la especificacin de la frmula

1. 2. Elija Ver en el men principal y seleccione Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea eliminar y elija Eliminar.
Nota: Aparece un cuadro de dilogo si esta frmula est en uso en un informe. Si elimina esta frmula, eliminar toda referencia a sta en los informes. Haga clic en S para eliminarla.
Depuracin de frmulas
Para obtener informacin sobre la depuracin de frmulas al guardar la frmula, vea el "Tutorial de depuracin " en la pgina 490. Para obtener ayuda sobre la depuracin de los errores en tiempo de evaluacin que llaman a la lista de pilas del Editor de Frmulas y sobre la depuracin asistida, vea Depuracin de errores en tiempo de evaluacin.
Depuracin de errores en tiempo de evaluacin

Al mostrarse el Formula Workshop como resultado de un error en tiempo de evaluacin, el rbol del taller contendr una pila de llamadas. La raz del rbol proporciona una descripcin del error que se ha producido. Los nodos del rbol proporcionan los nombres de las funciones y/o de las frmulas personalizadas que se estaban evaluando cuando se produjo el error. La funcin o frmula personalizada situada en la parte superior de la pila de llamadas es donde se detect el error. La siguiente funcin o frmula personalizada de la pila ha llamado a la funcin o frmula personalizada situada sobre ella en la pila. Si selecciona un nodo de funcin o frmula personalizada del rbol, se mostrar el texto de dicha funcin o frmula en la ventana del editor y se resaltar el texto de la expresin que se estaba evaluando cuando se produjo el error. Si expande un nodo de funcin o frmula personalizada del rbol, se mostrarn las variables que se estn usando en esa funcin o frmula junto con el valor que tenan en el momento en el que se produjo el error.
489
22
Ejemplo de un error en tiempo de evaluacin

Utilizando el mismo informe Custom Functions.rpt, cree una frmula nueva que divida 1 por el resultado de la funcin @Calendar Days Between. La apariencia de la funcin sera sta en sintaxis Basic:
formula = 1/{@Calendar Days Between}
Y sta en sintaxis Crystal: 1/{@Calendar Days Between} Inserte esta frmula en la seccin de detalles del informe y obtenga una vista previa de ella. Obtendr un error de divisin por cero y se llamar al Editor de frmulas con la pila de llamadas situada a la izquierda.
Tutorial de depuracin
Siga el ejemplo a continuacin para aprender los pasos necesarios para depurar una frmula. Despus de terminar este ejercicio, use los mismos principios para depurar sus propias frmulas.
Acerca de este tutorial
Este tutorial usa la base de datos de muestra Xtreme.mdb. Este tutorial usa sintaxis Crystal. Los errores se verificarn en la siguiente frmula:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi and ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = 6) Or ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1] = 'Ro and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5) CLIENTE PREFERIDO Else NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS
Si est correcta, esta frmula debera seleccionar todos los clientes cuyos nombres comienzan con Bi y cuyas identificaciones de cliente comienzan con 6, al igual que aquellas compaas cuyos nombres comienzan con Ro y cuyas identificaciones de cliente comienzan con 5. Al imprimir el campo, aquellas selecciones se vern como CLIENTE PREFERIDO, mientras que el resto se ver como NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS. Ahora va a desglosar la frmula para verificar y ver que cada condicin de la frmula funciona individualmente.
490
22
Frmula1
1. Primero debe crear un informe usando la tabla "Cliente" de Xtreme.mdb y ubicar los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.ID DEL CLIENTE} {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
Para verificar cada porcin de la frmula, va a colocar un nuevo campo de frmula junto a estos dos campos en el informe. 2. 3. Cree una nueva frmula llamada Frmula1. Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi Then TRUE Else FALSE
4.
Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. Aparecer el siguiente mensaje de error:
Falta el ].
5. 6. 7. 8. 9.
Corrija la frmula insertando el signo ] que falta despus del 2. Vuelva a hacer clic en Comprobar. Aparecer el siguiente mensaje:
No se encontraron errores.
Haga clic en Guardar y cerrar, en la barra de herramientas de Formula Workshop. Inserte el campo de frmula corregida a la derecha de los dos campos de datos en la seccin Detalles de su informe. Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Frmula1 son correctos.
Encontrar TRUE junto a los nombres de clientes que comiencen con Bi y FALSE junto a todos los dems. Ahora va a verificar las otras partes de la frmula. Cree Frmula2, Frmula3 y Frmula4 mediante los pasos 1 al 9, usando las frmulas especificadas a continuacin para cada una de ellas. Inserte cada campo de frmula en la misma lnea de la seccin Detalles para una fcil comparacin. Verifique cada uno de los errores, corrija segn sea necesario y asegrese de que los valores devueltos sean correctos antes de pasar a la Frmula2.
491
22
Frmula2
1. 2. Cree una nueva frmula llamada Frmula2. Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = 6 Then TRUE Else FALSE
3.
Este nombre de campo es desconocido.
4. 5. 6. 7.
Corrija la frmula cambiando la coma (,) en el nombre de campo por un punto (.). Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula1. Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Frmula2 son correctos.
Debe aparecer TRUE junto a todos los nmeros de cliente que empiecen por 6 y FALSE junto a todos los nmeros de cliente que no empiecen por 6.
Frmula3
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = 'Ro Then TRUE Else FALSE
3.
Falta el ' para esta cadena.
4. 5. 6.
Corrija la frmula cambiando la comilla simple () antes de Ro por comillas doble (). Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula2.
492
22
7.
Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Frmula3 son correctos.
Debe aparecer TRUE junto a todos los nombres de clientes que empiecen por Ro y FALSE junto a todos los nombres de clientes que no empiecen por Ro.
Frmula4
If ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5 TRUE Else FALSE
3.
Falta la palabra 'then'.
4. 5. 6. 7.
Para corregir la frmula escriba la palabra Then al final de la primera lnea despus de 5. Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula3. Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Frmula4 son correctos.
Debe aparecer TRUE junto a todas la identificaciones de cliente que empiecen por 5 y FALSE junto a todas las identificaciones de cliente que no empiecen por 5. Ahora que las frmulas ya no tienen errores y los valores de campo devueltos son correctos, va a crear una frmula que vincule los componentes separados. Comenzar vinculando las dos primeras frmulas (@Frmula1 y @Frmula2) y luego agregar @Frmula3 y @Frmula4 para crear la frmula final @FrmulaFinal.
493
22
Frmula1+2
1. 2. Cree una nueva frmula llamada Frmula1+2. Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 6) Then TRUE Else FALSE
3.
Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula4.
Debe aparecer TRUE junto a cada cliente cuyo nombre comience con Bi y cuya identificacin comience con 6, y FALSE junto a todas las identificaciones de cliente que no cumplan con estos criterios. Si esta frmula funciona correctamente, puede crear una ltima frmula si agrega el cdigo de @Frmula3 y @Frmula4.
FrmulaFinal
1. 2. Cree una nueva frmula llamada FrmulaFinal. Escriba lo siguiente en el cuadro de texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = CLIENTE PREFERIDO Else NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS; 2 = Bi and 6) or 2 = Ro and 5) Then
3.
Coloque la frmula donde quiera que aparezca en la seccin Detalles del informe. Ahora puede borrar todos los dems campos de frmula del informe. Consulte "Eliminacin de frmulas " en la pgina 488.
Puede usar este mismo proceso de prueba condicin por condicin para cualquier frmula y as verificarlas sistemticamente.
494
Campos y solicitudes de parmetro
captulo
23
Campos y solicitudes de parmetro Informacin general sobre parmetros y solicitudes
Informacin general sobre parmetros y solicitudes

Los parmetros son campos de Crystal Reports que se pueden usar en una frmula de Crystal Reports. Como componente de frmula, un parmetro debe tener un valor para que el programa procese el informe. Mediante el uso de parmetros en frmulas, en frmulas de seleccin y en el propio informe, puede crear un informe simple que cambie su funcionamiento segn los valores que especifiquen los usuarios. Los campos de parmetro tambin pueden usarse en subinformes. Las solicitudes son elementos que ayudan a los usuarios a definir un valor para los parmetros de informe. Las solicitudes se diferencian de los parmetros en varios aspectos:
Los parmetros no los usa directamente una frmula de Crystal Reports. Las solicitudes incluyen una configuracin de interfaz de usuario que ayuda a determinar el aspecto del cuadro de dilogo de solicitud que ven los usuarios. Las solicitudes incluyen una lista de valores opcional en la que los usuarios pueden elegir. Esta lista de valores puede ser una lista esttica que se almacena en cada informe, o una lista dinmica que se obtiene de una base de datos (este tipo de solicitud incluye listas en cascada de varios niveles que tambin se obtienen de una base de datos).
Cuando los usuarios seleccionan valores en el cuadro de dilogo de solicitud, estn definiendo valores para las solicitudes. A continuacin, el motor de solicitudes de Crystal Reports asigna dicho valor al parmetro correspondiente, que el informe utiliza finalmente. Al crear y editar un campo de parmetro, se trabaja con un parmetro y una o varias solicitudes.
496
23
Consideraciones acerca de campo de parmetro

Hay varias cosas que debe tener en cuenta cuando est trabajando con campos de parmetro.
Los campos de parmetro son compatibles con los siguientes tipos de datos:
Booleano: Requiere una respuesta s/no o verdadero/falso. Ejemplo: Desea incluir cifras de presupuesto planificado en el resumen? Moneda: Requiere una cantidad en dlares. Ejemplo: Mostrar clientes con ventas superiores a XXXXX. fecha: Requiere una respuesta en formato de fecha. Ejemplo: Ingrese las fechas iniciales y finales del trimestre. FechaHora: Requiere tanto la fecha como la hora. Ejemplo: Mostrar estadsticas del 07/04/1999 entre 13:00-14:00. nmero: Requiere un valor numrico. Ejemplo: Introduzca el nmero de identificacin del cliente. Cadena: Requiere una respuesta en texto. Ejemplo: Introduzca la regin. Hora: requiere una respuesta usando un formato de hora Ejemplo: Mostrar el nmero total de llamadas desde 13:00-14:00.
El mensaje que aparece cuando se solicita el valor del parmetro puede contener de 60 a 70 caracteres por lnea con un mximo de dos lneas; dependiendo del ancho del carcter, hasta un mximo de 25 caracteres alfanumricos. El texto de ms de una lnea de longitud se ajustar automticamente a varias lneas. Puede crear una lista de valores en la que los usuarios pueden elegir el valor de parmetro en lugar de tener que especificarlo manualmente. Las listas de valores pueden ser estticas (incrustadas en cada informe), dinmicas (actualizadas desde una base de datos a peticin), programadas (actualizadas desde una base de datos con una programacin peridica) o programadas parcialmente (partes de una lista de valores se pueden programar, mientras que otras partes permanecen a peticin). Las listas programadas y programadas parcialmente las gestiona el Administrador de vistas empresariales. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales.
497
23
No necesita colocar un campo de parmetro en el informe para poder usarlo en una frmula de seleccin de grupos o registros. Establezca el campo de parmetro e introdzcalo en su frmula como hara con cualquier otro campo.
Consideraciones respecto a las solicitudes

Hay varias cosas que debe tener en cuenta cuando est trabajando con solicitudes.
Las solicitudes pueden ser estticas o dinmicas. A su vez, una solicitud dinmica puede tener una lista de valores en cascada. Para obtener una descripcin de cada opcin, consulte estos temas:
"Crear un parmetro mediante una solicitud esttica " en la pgina 506. "Crear un parmetro mediante una solicitud dinmica " en la pgina 510. "Crear un parmetro con una lista de valores en cascada " en la pgina 512.
Las solicitudes dinmicas contienen una lista de valores que se pueden utilizar para un informe particular o para muchos informes. Para compartir una lista de valores se debe agregar al BusinessObjects Enterprise Repository. Una lista de valores se puede programar de modo que el Administrador de vistas empresariales realice actualizaciones automticas. Para obtener ms informacin sobre la programacin de una lista de valores, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales. Una lista de valores puede formar una solicitud en cascada, es decir, puede crear una solicitud cuyo valor final se determine por medio de una secuencia de selecciones. Por ejemplo, se puede solicitar a los usuarios que seleccionen un pas antes de que aparezcan las opciones de regin. A continuacin, se puede determinar que los usuarios seleccionen una regin antes de que aparezcan las opciones de ciudad, etc.
498
Campos y solicitudes de parmetro Introduccin a las solicitudes dinmicas
23
Introduccin a las solicitudes dinmicas

Crystal Reports incluye solicitudes dinmicas y listas de valores en cascada. Estas funciones permiten rellenar listas de valores asociadas a una solicitud a partir de un origen de datos externo al informe. (Crystal Reports tambin incluye listas de valores que se almacenan en el informe). Esta capacidad dinmica la poseen todos los usuarios de Crystal Reports, independientemente de que tengan o no las capacidades adicionales de BusinessObjects Enterprise. Si los archivos de informe de Crystal se almacenan en BusinessObjects Enterprise, dispondr de funciones de solicitud dinmica adicionales . La siguiente tabla muestra qu funciones estn disponibles con cada producto. Nota: En la tabla, y en cualquier lugar de esta seccin, el trmino informe administrado se usa para describir informes que se almacenan en un entorno de BusinessObjects Enterprise, mientras que un informe no administrado se usa para describir informes que se almacenan fuera de dicho entorno. Funcin Est disponible si Est disponible si los informes los informes de de Crystal se almacenan en Crystal se BusinessObjects Enterprise? almacenan fuera de BusinessObjects Enterprise? S S S S
Crear solicitudes dinmicas y listas de valores en cascada. Reutilizar una lista de definiciones de valores dentro de un nico informe en la fase de diseo. Reutilizar una lista de definiciones de valores dentro de varios informes en la fase de diseo. Programar listas de valores.
No
No
499
23
Campos y solicitudes de parmetro Introduccin a las solicitudes dinmicas
Funcin
Est disponible si Est disponible si los informes los informes de de Crystal se almacenan en Crystal se BusinessObjects Enterprise? almacenan fuera de BusinessObjects Enterprise? S No Todas las listas de valores que utilizan los informes administrados se basan en vistas empresariales; sin embargo, las propias vistas empresariales se pueden basar en objetos de comando. De este modo, las listas de valores se pueden basar indirectamente en objetos de comando. No S S
Rellenar listas de valores a partir de objetos de comando.
Rellenar listas de valores a partir de campos de informe. Rellenar listas de valores a partir de vistas empresariales. Almacenar en la memoria cach listas de valores en tiempo de ejecucin del informe y compartirlas entre varios informes en ejecucin. Programar listas de valores para actualizarlas de forma regular. Programar partes de listas de valores para actualizarlas de forma regular, mientras que las partes restantes obtienen sus valores de la base de datos a peticin.
S No No
No No
S S
Algunos componentes de los productos Crystal Reports y BusinessObjects Enterprise admiten la ejecucin de informes con solicitudes dinmicas y listas de valores en cascada:
todos los visores excepto el visor del subprograma Java. Nota: Los informes que usan solicitudes dinmicas y listas de valores en cascada se ejecutan en el visor del subprograma Java; sin embargo, no tienen listas de seleccin en las que deben aparecer listas de valores dinmicas.
500
Campos y solicitudes de parmetro Introduccin a las listas de valores
23
Los visores compatibles son los siguientes:
ActiveX .NET Winform .NET Webform Visores de pginas DHTML Java, COM y JSF Visor DHTML avanzado Java y COM
Las interfaces de programacin InfoView y Consola de administracin central en BusinessObjects Enterprise. El Componente del diseador de informes (RDC). Todas las ediciones de Crystal Reports XI.
Estos componentes admiten el diseo de informes con solicitudes dinmicas y listas de valores en cascada. Todas las ediciones de Crystal Reports XI excepto la edicin estndar. El diseador de Visual Studio .NET integrado. Administrador de vistas empresariales.
Nota: Mientras que la capacidad dinmica no est disponible con Business Objects Web Intelligence o con productos exclusivos de cliente, los informes de Crystal que se basan en universos pueden usar las capacidades de solicitud dinmica que se describen en esta seccin.
Introduccin a las listas de valores

Los objetos de lista de valores describen cmo devolver un conjunto de valores a partir de un origen de datos:
Proporcionan los valores de las solicitudes en el cuadro de dilogo de solicitud. Pueden ser estticas (los valores se almacenan en el informe) o dinmicas (los valores se almacenan fuera del informe en una base de datos). Se utilizan para solicitudes dinmicas con un nico nivel y para solicitudes en cascada con varios niveles. Por ejemplo, una lista de pases puede ser una solicitud dinmica, mientras que una lista jerrquica de pases, regiones y ciudades puede ser una solicitud dinmica con una lista de valores en cascada.
Crystal Reports admite tres orgenes de datos para objetos de lista de valores:
Campos de informe (slo para informes no administrados). Objetos de comando (slo para informes no administrados). Vistas empresariales (slo para informes administrados).
501
23
Una lista de valores puede tener uno o varios niveles. Si existen varios niveles en la lista de valores, cada nivel incluir el siguiente. Una lista de valores se puede considerar como la definicin de los datos necesarios para rellenar todos los niveles de una lista en cascada. En Crystal Reports, una relacin en cascada la define un nico objeto de lista de valores, no varias consultas vinculadas entre s por una clave comn. Aunque la lista de valores se define como una nica entidad, los datos no se obtienen necesariamente del origen de datos en una nica consulta. Nota: A los objetos de lista de valores no les afecta la seleccin de registros de informe o las frmulas de seleccin de grupos. Estas frmulas afectan a los datos del informe, no a los datos usados para listas de valores en la fase de solicitud.
Tipos de listas de valores

Existen dos tipos de objetos de lista de valores diferentes:
Las listas de valores no administradas se almacenan dentro de cada archivo de informe. Si no dispone de BusinessObjects Enterprise, o si nunca publica sus informes en BusinessObjects Enterprise, lo adecuado es usar listas de valores no administradas. Los objetos de lista de valores no administrada pueden utilizar campos de informe u objetos de comando como el origen de datos.
Las listas de valores administradas se almacenan dentro de BusinessObjects Enterprise. Cada informe que almacena en BusinessObjects Enterprise usa objetos de lista de valores administrada. Todos los objetos de lista de valores administrada se basan en una vista empresarial, incluso aunque el propio informe no use una vista empresarial. Los objetos de lista de valores administrada tienen una serie de funciones que no estn disponibles para los objetos de lista de valores no administrada.
502
23
Funcin
Lista de valores no administrada Campos de informe Objetos de comando No La base de datos se consulta para todos los valores en todos los niveles de la lista a la vez.
Lista de valores administrada Vistas empresariales S La base de datos se consulta en cada nivel cuando el usuario selecciona valores en el cuadro de dilogo de solicitud (a condicin de que la vista empresarial no se base en un objeto de comando). S Las vistas empresariales admiten filtros.
Consulta de base de datos por nivel de lista de valores.
S La base de datos se consulta en cada nivel cuando el usuario selecciona valores en el cuadro de dilogo de solicitud.
En la fase de diseo, especificar un filtro para la lista de valores.
No Se utilizan todos los valores de los campos del informe que se encuentren tambin en la definicin de lista de valores
S Se puede utilizar cualquier filtro que se pueda representar en SQL.
No En la fase de presentacin del informe, solicitar informacin adicional necesaria para la lista de valores.
S Si el objeto de comando contiene parmetros, los valores se solicitarn en la fase de presentacin del informe.
S Si la vista empresarial contiene parmetros, los valores se solicitarn en la fase de presentacin del informe.
503
23
Funcin
Lista de valores no administrada Campos de informe Objetos de comando No
Lista de valores administrada Vistas empresariales S Debido a que las listas de valores administradas se basan en vistas empresariales, heredan las capacidades de seguridad en la fase de presentacin de las vistas empresariales. S La capacidad de programacin proviene del Administrador de vistas empresariales, no de la Consola de administracin central (CMC) en la que se programan los informes. S
Mostrar No diferentes valores a diferentes usuarios.
Programar la lista No de valores para actualizarla de forma peridica.
No
Programar parcialmente la lista de valores para actualizar nicamente determinadas partes de la lista de forma peridica.
No
No
Determinar qu tipo de lista de valores se debe utilizar

Los diferentes problemas en la elaboracin de informes requieren diferentes soluciones de elaboracin de solicitudes, dependiendo de la cantidad de datos de las listas de valores. Esta tabla le gua en la eleccin del diseo de lista de valores que conviene usar.
504
23
Descripcin
Lista de valores no administrada Campos de informe Objetos de comando Es adecuado. Puede definir el filtro dentro de un objeto de comando. (el hecho de que los objetos de comando devuelvan datos para todos los niveles de la lista no es un problema para las listas de un nico nivel). Es adecuado. A condicin de que el volumen de datos total de todos los niveles de la lista no sea demasiado grande. Si hay demasiados datos, se podran producir problemas de rendimiento porque las listas de valores basadas en objetos de comando obtienen datos de todos los niveles en un acceso a la base de datos. No es adecuado. Debido a que los objetos de comando obtienen sus datos en un acceso a la base de datos, podran producirse problemas de rendimiento al utilizarlos con tablas muy grandes.
Lista de valores administrada Vistas empresariales Es adecuado. Puede definir el filtro dentro de la vista empresarial de origen.
Tablas de cdigo de un nico nivel. (Una tabla que tiene cientos de valores semiestticos en un nico nivel).
No es adecuado. Debido a que los campos de informe no se pueden filtrar, cualquier filtro de la lista que desee deber realizarse fuera de Crystal Reports en una vista de base de datos. Es adecuado. Si el filtrado de los datos se realiza fuera de Crystal Reports, los campos de informe resultan adecuados para las tablas de cdigo en cascada de varios niveles, porque obtienen datos de un nivel cada vez.
Tablas de cdigo en cascada de varios niveles. (Una tabla que tiene cientos de valores semiestticos en varios niveles).
Es adecuado. Las listas de valores basadas en vistas empresariales pueden admitir el filtrado y la obtencin de datos nivel por nivel.
Tablas fcticas. (Estas tablas suelen ser tablas dinmicas muy grandes con millones de valores en varios niveles).
Es adecuado. A condicin de que el filtrado se realice fuera de Crystal Reports en una vista de base de datos, y de que exista una jerarqua de varios niveles respecto a los datos.
Es adecuado. Las listas de valores programadas parcialmente resultan muy adecuadas en esta situacin, en la que la parte semiesttica de los datos se puede programar y la parte ms dinmica se puede obtener a peticin.
505
23
Campos y solicitudes de parmetro Crear un parmetro mediante una solicitud esttica
Comparacin entre listas de valores y grupos de solicitud

Las listas de valores son el componente de datos de una solicitud; los valores de los datos que vern y seleccionarn los usuarios. Por otro lado, los grupos de solicitud son el componente de presentacin de una solicitud. Crystal Reports trata a los grupos de solicitud como objetos independientes para compartir la misma listas de valores con diferentes presentaciones. Por ejemplo, puede tener una solicitud Ciudad de envo y una solicitud Ciudad de cliente. Quizs desea permitir varias ciudades de cliente, pero slo una nica ciudad de envo en el informe. Puede disear este informe para que use una nica lista de valores de ciudades, pero dos grupos de solicitud diferentes (o estilos de presentacin). Para obtener ms informacin sobre el uso de grupos de solicitud, consulte "Compartir listas de valores comunes dentro de un informe " en la pgina 515.
Crear un parmetro mediante una solicitud esttica

Una solicitud esttica siempre contiene los mismos valores. Por ejemplo, si el parmetro pide un valor de pas, puede crear una solicitud esttica, ya que la lista de pases representa un conjunto de valores que no cambia a menudo. Use los siguientes pasos para crear un parmetro con una solicitud esttica que permita a los usuarios ver una lista de clientes en la que pueden seleccionar un pas especfico. Este procedimiento consta de dos conjuntos de pasos. El primero es la creacin del parmetro y el segundo es usando el Asistente de seleccin para incorporar el parmetro. 1. Para crear un parmetro mediante una solicitud esttica Abra el informe de muestra denominado Group.rpt. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports. 2. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Explorador de campos situado en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
506
23
3. 4.
Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Especifique un nombre para el parmetro en el campo Nombre (hasta 255 caracteres alfanumricos). En este ejemplo se usa Pas. Seleccione el Tipo adecuado en la lista. En este ejemplo se usa Cadena. Nota: Cuando cree un parmetro cuyo tipo sea fecha o fechahora, puede cambiar el formato de fecha para que se ajuste a sus necesidades. Para obtener detalles, consulte "Cambiar los formatos predeterminados de campo " en la pgina 298.
5.
6. 7.
En la lista Campo de valor, seleccione Pas. Haga clic en Acciones y seleccione Anexar todos los valores de base de datos para mover todos los pases de la base de datos de muestra al rea Valores. Este ejemplo permite al usuario elegir cualquiera de los pases. Si desea limitar la seleccin, especifique manualmente slo los pases que desee que elija el usuario.
8.
En el rea Opciones, ingrese el texto de solicitud que desee en el campo Texto de solicitud (hasta 255 caracteres alfanumricos).
507
23
ste es el texto que aparecer en el cuadro de dilogo Introducir valores de peticin cuando se actualice el informe. Este ejemplo usa el valor predeterminado.
9.
10. Regrese al cuadro de dilogo Explorador de campos y arrastre el parmetro Pas al informe. Nota: Si no desea ver el campo de parmetro que ha soltado en su informe, colquelo en una seccin que pueda suprimir, como un encabezado o pie de pgina. 1. Para incorporar el parmetro a la seleccin de registros En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seleccin en la barra de herramientas Asistentes. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo. 2. 3. 4. Seleccione Pas en la tabla Cliente y luego haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. Elija es igual a en la lista desplegable. Elija el parmetro de la lista desplegable adyacente.
508
23
En este ejemplo se usa {?Pas}.
5.
Haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Introducir valores de peticin aparecer en su pantalla.
6.
Seleccione la pas sobre el que desea basar el informe. En este ejemplo se usa Brasil.
7.
Haga clic en Aceptar. El informe aparece con la informacin de Brasil.
Con los campos de parmetro, puede crear un informe que se puede personalizar rpidamente para satisfacer una variedad de necesidades.
509
23
Campos y solicitudes de parmetro Crear un parmetro mediante una solicitud dinmica
Crear un parmetro mediante una solicitud dinmica

Una solicitud dinmica cambia con una periodicidad regular o irregular. Por ejemplo, si pide el nombre de los clientes, podra crear una solicitud dinmica, ya que probablemente los nombres de la base de datos de clientes cambiarn con frecuencia. Con una solicitud dinmica, puede crear o especificar una lista de valores, para la que puede programar actualizaciones con tanta frecuencia como desee mediante el Administrador de vistas empresariales. Para obtener ms informacin sobre la programacin de una lista de valores, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales. Use los siguientes pasos para crear un parmetro que utilice una solicitud dinmica. Como parte del procedimiento, se crear una lista de valores. 1. Para crear un parmetro mediante una solicitud dinmica Abra el informe de muestra denominado Group.rpt. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports. 2. 3. 4. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Especifique un nombre para el parmetro en el campo Nombre (hasta 255 caracteres alfanumricos). En este ejemplo se usa Regin. 5. 6. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica. Compruebe que est seleccionado Nuevo en el rea Elegir un origen de datos. Nota: Si el informe ya contiene una lista de valores, o si desea elegir una lista de valores del repositorio, puede seleccionar Existente y elegir una lista de valores existente en la estructura de rbol. 7. 8. Haga clic en Insertar, y en la lista Valor, seleccione Regin. En el rea Opciones, ingrese el texto de solicitud que desee en el campo Texto de solicitud (hasta 255 caracteres alfanumricos).
510
Campos y solicitudes de parmetro Crear un parmetro mediante una solicitud dinmica
23
ste es el texto que aparecer en el cuadro de dilogo Introducir valores de peticin cuando se actualice el informe. En este ejemplo se usa Seleccione una regin.
9.
10. Regrese al cuadro de dilogo Explorador de campos y arrastre el parmetro Regin al informe. Nota: Si no desea ver el campo de parmetro que ha soltado en su informe, colquelo en una seccin que pueda suprimir, como un encabezado o pie de pgina. Si observa la solicitud dinmica incluida en Crystal Reports, no parece que sea muy diferente de una solicitud esttica. Sin embargo, en segundo plano, Crystal Reports almacena la informacin sobre la lista de valores creada para esta solicitud. Al publicar el informe en BusinessObjects Enterprise, la lista de valores se convierte en una entidad independiente que se puede programar en el Administrador de vistas empresariales para asegurarse de que los valores se actualizan segn la programacin que elija. Por ejemplo, si sabe que su equipo de ventas est ampliando rpidamente las regiones en las que vende su compaa, podra programar la lista de valores de regin para que se actualice cada noche. Los usuarios que ejecuten un informe que contenga la lista de valores de regin vern los nuevos valores sin tener que actualizar la lista manualmente (cosa que tendra que hacer con una solicitud esttica).
511
23
Campos y solicitudes de parmetro Crear un parmetro con una lista de valores en cascada
Crear un parmetro con una lista de valores en cascada

Una solicitud dinmica puede incluir una lista de valores en cascada, que aada niveles adicionales de seleccin para los usuarios. Por ejemplo, si solicita un valor de ciudad, pero tambin necesita saber en qu pas y regin se encuentra, podra crear una solicitud dinmica y en cascada. En este caso, en primer lugar se pide un pas y, despus de seleccionado este valor, el programa solicita una regin mostrando slo las regiones que pertenecen al pas seleccionado. Por ltimo, despus de seleccionar el valor de regin, el programa solicita una ciudad mostrando slo las ciudades que se encuentran en la regin seleccionada. De esta forma, puede estar seguro de que el usuario elige la ciudad correcta (por ejemplo, Vancouver en Washington, Estados Unidos, en lugar de Vancouver en British Columbia, Canad). Con una solicitud dinmica que tenga slo un valor, puede crear o especificar una lista de valores en cascada, para la que puede programar actualizaciones con tanta frecuencia como desee mediante el Administrador de vistas empresariales. Para obtener ms informacin sobre la programacin de una lista de valores, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales. Use los siguientes pasos para crear un parmetro que utilice una solicitud dinmica y una lista de valores en cascada. 1. Para crear un parmetro con una lista de valores en cascada Abra el informe de muestra denominado Group.rpt. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports. 2. 3. 4. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Especifique un nombre para el parmetro en el campo Nombre (hasta 255 caracteres alfanumricos). Este ejemplo usa Ciudad de proveedor. 5. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica.
512
Campos y solicitudes de parmetro Crear un parmetro con una lista de valores en cascada
23
6.
Escriba el texto de solicitud del grupo de solicitud en el campo Texto de grupo de peticin. En este ejemplo se usa Elija la ciudad en la que se encuentre el proveedor. Nota: Los grupos de solicitud permiten utilizar una lista de valores en cascada para otras solicitudes en cascada. Por ejemplo, si configura dicho tipo de lista de valores para una solicitud de direccin, podra utilizar la lista para la direccin de envo y para la de facturacin. En este caso, podra crear dos grupos de solicitud para la misma lista de valores; podra denominar un grupo de solicitud Direccin de envo y el otro Direccin de facturacin.
7.
Compruebe que est seleccionado Nuevo en el rea Elegir un origen de datos. Nota: Si el informe ya contiene una lista de valores, o si desea elegir una lista de valores del repositorio, puede seleccionar Existente y elegir una lista de valores existente en la estructura de rbol.
8.
Haga clic en Insertar. El programa expandir automticamente la lista de valores. Puede usar este rea para definir los campos que componen la lista de valores en cascada. Este ejemplo usa una cascada de valores de Pas, Regin y Ciudad.
9.
En la lista Valor, seleccione Pas.
10. Haga clic en el campo vaco situado debajo de Pas y seleccione Regin. 11. Haga clic en el campo vaco situado debajo de Regin y seleccione Ciudad. 12. En el rea Enlace de parmetros, haga clic en Pas y Regin para anular el enlace (slo se debe enlazar el campo asociado al valor de Ciudad). En este paso, va a elegir el campo de la jerarqua en cascada que se debe enlazar al campo de parmetro que est creando. Debido a que este parmetro particular est diseado para proporcionar a Crystal Reports un valor de ciudad, el parmetro se enlazara a Ciudad. 13. En el campo Texto de solicitud (en el rea Opciones), escriba texto de solicitud adicional para cada uno de los campos de la lista de valores en cascada.
513
23
Campos y solicitudes de parmetro Trabajar con listas de valores
ste es el texto que aparecer en el cuadro de dilogo Introducir valores de peticin cuando se actualice el informe.
14. Haga clic en Aceptar. 15. Regrese al cuadro de dilogo Explorador de campos y arrastre el parmetro Ciudad de proveedor al informe. Nota: Si no desea ver el campo de parmetro que ha soltado en su informe, colquelo en una seccin que pueda suprimir, como un encabezado o pie de pgina.
Trabajar con listas de valores

Las solicitudes dinmicas usan listas de valores. Puede crear una lista de valores en Crystal Reports o en el Administrador de vistas empresariales. Crystal Reports actualiza los datos de una lista de valores al abrir un informe que contiene una solicitud dinmica; sin embargo, tambin puede actualizar los datos de una lista de valores programndola en el Administrador de vistas empresariales. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales. Puede agregar listas de valores en BusinessObjects Enterprise de varios modos:
514
23
Puede crear una lista de valores al disear un informe y, a continuacin, puede guardar dicho informe en una carpeta de Enterprise. Para obtener ms informacin, consulte "Para abrir un informe de una carpeta de Enterprise " en la pgina 447. Puede crear una lista de valores en el Administrador de vistas empresariales. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales. Puede crear una lista de valores al disear un informe y, a continuacin, puede agregarla a BusinessObjects Enterprise mediante la Consola de administracin central (CMC) o el Asistente de publicacin. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de BusinessObjects Enterprise. Puede migrar una lista de valores de un entorno a otro mediante el Asistente de importacin. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de BusinessObjects Enterprise.
Compartir listas de valores comunes dentro de un informe

Puede usar un objeto de lista de valores para muchas solicitudes no relacionadas dentro de un informe simple. Por ejemplo, en un informe que muestre envos de los proveedores a los clientes, los envos pueden ir de un proveedor de una ciudad a un cliente de otra. Suponga que desea que el informe solicite la ciudad del proveedor y la del cliente, y que ambas tienen el mismo conjunto de valores. Debido a que existen cientos de ciudades en la base de datos, puede dividir esta larga lista de valores en pases, regiones y ciudades. De este modo, los usuarios pueden desplazarse por cientos de valores eligiendo entre tres listas ms cortas. 1. 2. Para compartir una lista de valores comn dentro de un informe Cree un informe que contenga campos de Pas, Regin y Ciudad. En el Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. 3. 4. 5. Escriba un nombre para el parmetro en el campo Nombre. En este ejemplo se usa Ciudadproveedor. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica. Escriba el texto de solicitud del grupo de solicitud en el campo Texto de grupo de peticin. En este ejemplo se usa Elija la ciudad en la que se encuentre el proveedor. 6. Haga clic en Insertar, y en la lista Valor, seleccione Pas.
515
23
7.
Haga clic en el campo vaco situado debajo de Pas y seleccione Regin y, a continuacin, haga clic en el campo vaco situado debajo de Regin y seleccione Ciudad. En el rea Enlace de parmetros, compruebe que slo est enlazado el valor de Ciudad. Haga clic en Aceptar.
8. 9.
10. Regrese al cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. 11. Escriba un nombre para el segundo parmetro en el campo Nombre. En este ejemplo se usa Ciudadcliente. 12. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica. 13. Escriba el texto de solicitud del nuevo grupo de solicitud en el campo Texto de grupo de peticin. En este ejemplo se usa Elija la ciudad en la que se encuentre el cliente. 14. Seleccione Existente y elija la lista de valores creada entre los pasos 6 y 9. 15. Haga clic en Aceptar. Ha creado dos soliciudes: una jerarqua Pas, Regin, Ciudad para el parmetro {?Ciudadproveedor} y una segunda jerarqua Pas, Regin, Ciudad para el parmetro {?Ciudadcliente}. Si vuelve a utilizar el objeto de lista de valores, ahorrar tiempo y mejorar el rendimiento de Crystal Reports. Nota: Tambin puede utilizar una lista de valores existente si dispone de otro campo de parmetro que debera tener un valor de pas. Por ejemplo, si agrega un parmetro {?Pasdivisin} para indicar la divisin corporativa a partir de la que desea elaborar informes, podra usar el mismo objeto de lista de valores del informe. Tendra que enlazar este parmetro al valor de nivel superior de la jerarqua, es decir, el nivel Pas de la jerarqua Pas, Regin, Ciudad.
Usar campos de valor y descripcin independientes

Es habitual en las bases de datos relacionales utilizar campos de cdigo que representen valores. Estos cdigos son a menudo cadenas nmericas o de texto que no pueden leer los usuarios. Para tales casos, puede crear campos de valor y descripcin independientes en la definicin de lista de valores. Deber definir el campo de valor respecto al parmetro; el campo de descripcin aparece en el cuadro de dilogo de solicitud. La forma en la que el campo de descripcin aparece en el cuadro de dilogo de solicitud lo controla la opcin de solicitud Peticin con slo descripcin. Si se define como true (verdadero), slo se vern las descripciones; si se define como false (falso), se vern tanto los valores como las descripciones.
516
23
1.
Para definir campos de valor y descripcin independientes Abra el informe de muestra denominado Group.rpt. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.
2.
En el Explorador de campos, seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Escriba un nombre para el parmetro en el campo Nombre. En este ejemplo se usa Nombre del cliente. En el rea Lista de valores, haga clic en Dinmica. Haga clic en Insertar, y en la lista Valor, seleccione Id del cliente. En el campo Descripcin, seleccione Nombre del cliente. En el rea Opciones, defina la opcin Peticin con slo descripcin como Verdadero. Haga clic en Aceptar.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Cuando los usuarios vean esta solicitud en el cuadro de dilogo de solicitud, no vern los valores del campo Id del cliente (el campo en el que se basa el parmetro), sino que vern una lista de los nombres de los clientes.
Usar objetos de comando como orgenes de datos de lista de valores

Crystal Reports admite objetos de comando como orgenes de datos para listas de valores no administradas. Para utilizar esta funcin, primero deber crear un objeto de comando mediante el Asistente de base de datos para que devuelva los valores que desea en el objeto de lista de valores. Para obtener ms informacin, consulte Definicin de un comando SQL en la ayuda en lnea. La consulta que cree deber devolver al menos un campo de base de datos por cada nivel del nuevo objeto de lista de valores. Por ejemplo, si desea generar un objeto de lista de valores Pas, Regin, Ciudad, la consulta tendr que devolver al menos tres columnas de la base de datos: Pas, Regin y Ciudad. Deber devolver los tres valores en un nico enunciado de seleccin. No hay necesidad de ningn orden por clusula, porque el motor de solicitud ordena los valores de acuerdo con sus especificaciones.
517
23
Campos y solicitudes de parmetro Prcticas recomendadas para la elaboracin de solicitudes
Nota: Tampoco hace falta vincular el objeto de comando a los campos del informe. En general, los objetos de comando que slo se utilicen para llenar listas de valores no tienen porqu vincularse al informe. Sin embargo, si desea utilizar una columna de este objeto de comando en el informe, tendr que vincular el objeto de comando al informe Todos los objetos de comando definidos en el informe aparecen en la lista desplegable de campos de valor y en la lista desplegable de campos de descripcin del cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. A continuacin, puede asociar la lista de valores al objeto de comando.
Gestin de valores nulos

Los valores nulos de los datos que devuelve la lista de valores aparecen como nulo en la lista desplegable de dicha solicitud. Los usuarios pueden seleccionar estos valores, y cualquier parmetro asociado a dicha solicitud recibir el valor nulo. Puede probar esta funcionalidad en el lenguaje de frmulas de Crystal Reports mediante la funcin IsNull. Para obtener ms informacin, consulte IsNull (fld) en la ayuda en lnea.
Prcticas recomendadas para la elaboracin de solicitudes

Informes no administrados
Los informes no administrados son informes que se almacenan fuera de BusinessObjects Enterprise. Estos informes pueden usar listas de valores que se definen dentro del informe, o listas de valores que se han almacenado en el BusinessObjects Enterprise Repository. (Las listas de valores de informe se crean en Crystal Reports mediante el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Las listas de valores de repositorio se crean mediante el Administrador de vistas empresariales). Las listas de valores que se definen dentro de un informe tienen las siguientes propiedades:
Se pueden basar en objetos de comando o campos de informe. Siempre se almacenan dentro de un archivo .rpt. No se pueden compartir entre informes.
518
23
Si el informe no administrado tambin usa una lista de valores basada en el repositorio, el informe le pedir que se conecte al repositorio siempre que est abierto. Este proceso es necesario para que Crystal Reports pueda localizar el objeto de lista de valores. Para maximizar el rendimiento y la escalabilidad de los informes no administrados, deber volver a utilizar los objetos de lista de valores dentro de un nico informe siempre que sea posible. Para obtener informacin sobre cmo hacer esto, vea "Compartir listas de valores comunes dentro de un informe " en la pgina 515.
Informes administrados
Los informes administrados son informes que se almacenan en BusinessObjects Enterprise. Las listas de valores que se usan en los informes administrados tienen las siguientes propiedades:
Siempre se almacenan en el repositorio. Se pueden compartir entre informes. Se basan en vistas empresariales.
Para maximizar el rendimiento y la capacidad de administracin de las solicitudes administradas, se recomiendan las siguientes prcticas: Definir los objetos de lista de valores en el Administrador de vistas empresariales, no en Crystal Reports. Generar una vista empresarial independiente para facilitar listas de valores a todos los informes. Los nicos campos que necesita en esta vista empresarial son los que se utilizan para realizar solicitudes. Consulte el Manual del administrador de vistas empresariales para obtener informacin sobre cmo crear una vista empresarial. Crear objetos de lista de valores administrados para cada solicitud dinmica que desee utilizar en el informe. Estos objetos los pueden ver los usuarios de Crystal Reports cuando diseen parmetros y solicitudes. Si necesita una lista de valores para la jerarqua Pas > Regin > Ciudad, y una lista de seleccin Pas, puede satisfacer ambas necesidades con un nico objeto de lista de valores.
Definir los objetos de lista de valores en el Administrador de vistas empresariales tiene las siguientes ventajas:
Se tiene control sobre los metadatos utilizados para definir la lista de valores de solicitud. Se puede aplicar seguridad en el nivel de fila (si lo desea) a la vista empresarial que se usa para elaborar solicitudes.
519
23
Se puede separar el diseo de los metadatos del diseo del informe. Un diseador de metadatos puede ser el responsable de autorizar las definiciones de lista de valores, y el diseador de informes puede ser el responsable de autorizar el informe. Este mtodo minimiza el nmero de objetos de metadatos que se debe crear para admitir la elaboracin de solicitudes.
Convertir informes no administrados en informes administrados

Puede convertir un informe no administrado en un informe administrado de los siguientes modos:
Publicar uno o varios informes mediante el Asistente de publicacin. Guardar el informe en BusinessObjects Enterprise mediante el comando Guardar como de Crystal Reports. Crear un nuevo objeto de informe dentro del portal InfoView. Crear un nuevo objeto de informe dentro del portal de la Consola de administracin central.
En todos estos casos, estas acciones se realizan en el objeto de solicitud del informe no administrado:
Los objetos de lista de valores que se definen en el informe se convierten en listas de valores de repositorio. Se crea un objeto de vista empresarial, elemento empresarial, infraestructura de datos y conexin de datos. Si el mismo objeto de lista de valores ya existe en el repositorio, no se crearn objetos duplicados. En su lugar, el informe har referencia al objeto de lista de valores existente. Los objetos de lista de valores que se basan en el repositorio no cambian. Los grupos de solicitud que se definen en el informe se convierten en grupos de solicitud de repositorio. Los grupos de solicitud que se basan en el repositorio no cambian. Todos los nuevos objetos de vista empresarial que se basan en el repositorio, los objetos de lista de valores y los objetos de grupo de solicitud se crean en una carpeta del repositorio denominada Solicitudes dinmicas en cascada.
520
Campos y solicitudes de parmetro Eliminacin de campos de parmetro
23
Desplegar informes administrados mediante solicitudes dinmicas

Las listas de valores y los grupos de solicitud que se basan en el repositorio son objetos de repositorio como los dems. Cuando los informes administrados se migran de un repositorio a otro mediante el Asistente de importacin, los objetos de lista de valores y de grupo de solicitud se importan tambin. Esta funcin facilita la migracin de informes de un sistema a otro. BusinessObjects Enterprise realiza un seguimiento de los objetos de los que depende el informe, e importa dichos objetos al sistema de destino si es necesario. El Administrador de vistas empresariales se ha mejorado para que admita la importacin y exportacin de listas de valores y de grupos de solicitud. Para obtener ms informacin, consulte el Manual del administrador de vistas empresariales.
Eliminacin de campos de parmetro

Existen varios mtodos para eliminar parmetros de un informe. El tipo de parmetro que va a eliminar determina el mtodo a usar. 1. 2. 3. Para eliminar un parmetro que no se use en una frmula En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. Expanda la carpeta Campos de parmetro y haga clic en el parmetro que desea eliminar. Haga clic en Eliminar. Si el parmetro se usa en el informe, aparecer un cuadro de dilogo de Crystal Reports pidiendo la confirmacin de que desea eliminar el parmetro. 4. Haga clic en S. Este parmetro se elimina de la carpeta Campos de parmetro y del informe. 1. Para eliminar un parmetro usado con el Asistente de seleccin En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de seleccin en la barra de herramientas Asistentes. Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de seleccin.
521
23
Campos y solicitudes de parmetro Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro
2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3.
Seleccione la ficha en cuyos criterios de seleccin se utiliza el parmetro que desea eliminar. Haga clic en Eliminar. Haga clic en Aceptar para cerrar el Asistente de seleccin. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Expanda la carpeta Campos de parmetro y haga clic en el parmetro que desea eliminar. Haga clic en Eliminar. Para eliminar un parmetro que se use en una frmula En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. En la carpeta Campos de frmula, seleccione la frmula que contiene el parmetro que desea eliminar. Haga clic en Editar y elimine el campo de parmetro de la frmula. Nota: Si el parmetro se usa en ms de una frmula, se debe eliminar en cada una de las frmulas.
4. 5. 6.
Cierre el Formula Workshop. Expanda la carpeta Campos de parmetro y haga clic en el parmetro que desea eliminar. Haga clic en Eliminar.
Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro

Vista previa de un informe por primera vez
Al obtener una vista previa del informe por primera vez, aparece el cuadro de dilogo Introducir valores de peticin, solicitndole un valor.
Si especific un valor predeterminado al crear el campo de parmetro, el programa usar dicho valor a menos que especifique uno nuevo. Si no especific un valor predeterminado, el programa no actualiza los datos hasta que entrega un valor nuevo.
Nota: Si el parmetro es un tipo de valor de cadena, sin un valor predeterminado y el campo Permitir valores discretos es true, aparecer una cadena vaca.
522
Campos y solicitudes de parmetro Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro
23
Actualizacin de los datos del informe

Cuando usted actualiza los datos desde la ficha Vista previa, aparece el cuadro de dialogo Actualizar los datos del informe.
Seleccione la opcin Usar los valores de parmetro actuales si desea utilizar el valor de parmetro actual. Seleccione la opcin Pedir valores de parmetro nuevos si desea introducir un nuevo valor de parmetro. Si selecciona esta opcin y hace clic en Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Introducir valores de peticin.
Introduzca valores de cadena exactamente como aparecen en el campo. Si el campo de parmetro permite valores mltiples, usted puede introducir valores de parmetro adicionales usando el botn Agregar. Introduzca valores booleanos usando el siguiente formato: TRUE o FALSE. Introduzca valores numricos exactamente como aparecen en los campos. Introduzca valores monetarios exactamente como aparecen en el campo. Introduzca valores de fecha usando el formato usado en pantalla. Si no se especifica el formato, use el formato Fecha (Ao/Mes/Da). Por ejemplo, Fecha (1997/5/21). Para acceder al calendario, clic en la flecha de la lista desplegable. Introduzca valores de hora usando el formato usado en pantalla. Si no se especifica el formato, use el formato Hora (Horas, Minutos, Segundos AM/PM). Por ejemplo, Hora (04:32:12 AM). Tambin puede seleccionar la unidad de hora y luego usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los nmeros. Introduzca valores de Fecha-Hora usando el siguiente formato: Fecha (Ao/Mes/Da), Hora (Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Fecha (1997, 5, 21), Hora (04:32:12 AM). Tambin es posible ingresar valores de fechahora usando la flecha hacia abajo asociada para acceder al calendario y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por la hora.
523
23
Campos y solicitudes de parmetro Caractersticas avanzadas de parmetro
Nota: La flecha hacia abajo para acceder al calendario para las fechas y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por las horas slo estn disponibles si tiene la versin correcta (4.70 o posterior) de comctl32.dll. Para usar el valor actual que se muestra, haga clic en Aceptar, o, para usar un valor diferente al que se muestra, escriba un nuevo valor en el cuadro de texto, y haga clic en Aceptar.
Si el campo de parmetro es limitado por rango, slo puede ingresar valores dentro de un cierto rango. El lmite de rango se especifica en el cuadro de dilogo Establecer valor predeterminado cuando se crea o edita un parmetro. Si el parmetro es un tipo de valor de cadena, puede limitar los valores que el usuario puede ingresar usando la opcin de limitacin de longitud o usando una mscara de edicin para restringir el formato.
El programa ahora ejecuta el informe usando los nuevos valores que especific.
Caractersticas avanzadas de parmetro

Existen varias formas en que se pueden usar los parmetros en un informe. Esta seccin cubre algunos de los mtodos avanzados para usar parmetros:
"Crear un parmetro con varios valores de solicitud " en la pgina 525. "Aplicacin de formato condicional usando campos de parmetro " en la pgina 525. "Creacin de un ttulo de informe usando campos de parmetro " en la pgina 526. "Especificacin de un valor o unos rangos de valores " en la pgina 527. "Incorporacin de un parmetro en una frmula " en la pgina 528. "Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos de parmetro " en la pgina 529. "Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara de edicin " en la pgina 530.
524
23
Crear un parmetro con varios valores de solicitud

1. 2. 3. 4. 5. 6. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Escriba un nombre para el parmetro. Seleccione un tipo de valor en la lista Tipo. En la lista Campo de valor, seleccione la tabla y el campo que desee utilizar para obtener los valores de solicitud. Agregue los valores del campo seleccionado haciendo clic en Opciones y eligiendo Anexar todos los valores de base de datos. Tambin puede importar valores, o puede crear su propia rea Valor bajo el botn Opciones. 7. En el rea Opciones, seleccione la opcin Permitir valores mltiples y defina su valor como Verdadero para permitir a los usuarios especificar ms de un valor de solicitud para este parmetro. Tanto los valores discretos como los valores de rango se permiten de forma individual o combinada. Nota: Para obtener detalles sobre valores simples o rangos de valores, consulte "Especificacin de un valor o unos rangos de valores " en la pgina 527. 8. Haga clic en Aceptar.
Aplicacin de formato condicional usando campos de parmetro

Los campos de parmetro pueden usarse para crear frmulas de formato condicional. Puede personalizar estas frmulas siempre que actualice los datos del informe. Un uso tpico para este tipo de frmula sera poner indicadores de colores a datos si es que cumplen ciertos requisitos. Por ejemplo:
representantes de venta que hayan vendido ms de 10% sobre la cuota, clientes que no hayan ordenado en los tres meses pasados, y productos en el inventario que no se han movido en el ltimo mes.
Si las condiciones bajo las cuales usted pone los indicadores en estos elementos no cambia, no hay necesidad de usar campos de parmetro. Simplemente, puede usar frmulas (para indicadores de texto) o dar formato condicional (para indicadores de color o borde). Pero si usted quiere cambiar las condiciones de informe a informe, puede usar campos de parmetro en frmulas y el formato condicional para hacerlo.
525
23
1. 2.
Cmo dar formato condicional usando campos de parmetro Establezca el campo de parmetro del tipo de datos que necesita en la frmula. Origine la frmula y use el campo de parmetro en lugar del valor fijo que normalmente usara. Por ejemplo, para que se soliciten todos los clientes que el ao pasado realizaron ventas superiores a cierto valor y se impriman sus nombres en rojo, seleccione el campo Ventas del ao pasado y haga clic en Formato en la barra de Herramientas del asistente. Aparece el Editor de Formato.
3.
Haga clic en el botn Frmula condicional situado al lado de la propiedad Color en la ficha Fuente, y d formato al campo usando una frmula de formato condicional como esta:
If {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} > {?SalesTarget} Then Red Else Black
Ahora cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor lmite (el valor que activa el indicador de color). Seguidamente, elabora el informe y pone indicadores a todos los clientes que el ao pasado hicieron compras mayores que la cantidad lmite. Si lo desea, puede cambiar esa cantidad cada vez que elabora el informe y el programa pondr indicadores en un conjunto diferente de Nombres de Clientes. Para obtener ms informacin, consulte Funciones de formato condicional en la ayuda en lnea.
Creacin de un ttulo de informe usando campos de parmetro

Crystal Reports permite utilizar campos de parmetro para crear un ttulo de informe que se pueda cambiar cada vez que se actualice el informe. 1. 2. 3. 4. Cmo establecer un ttulo de informe usando campos de parmetro En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Escriba un nombre para el campo de parmetro en el campo Nombre. Seleccione Cadena en la lista Tipo.
526
23
5.
Para especificar un ttulo predeterminado, haga clic en Haga clic aqu para agregar un elemento en el rea Valor y escriba el texto que desee. Contine agregando ttulos segn se requieran. Haga clic en Aceptar. Regrese al Explorador de campos, y si desea que el ttulo del informe aparezca en cada pgina, coloque el campo de parmetro en la seccin Encabezado de Pgina, o si prefiere que el ttulo aparezca nicamente en la primera pgina, colquelo en la seccin Encabezado del informe.
6. 7.
Ahora cuando actualice los datos, el programa le pedir un ttulo para el informe. Puede, si quiere, cambiar el ttulo cada vez que elabora el informe.
Especificacin de un valor o unos rangos de valores

Se pueden crear parmetros que requieran que los usuarios especifiquen un nico valor (discreto) o un rango de valores. Si despus incluye estos parmetros en la seleccin de registros del informe, puede ayudar a los usuarios a buscar informacin concreta. Por ejemplo, en el caso de un parmetro de seleccin de registros que utiliza un valor discreto, un usuario puede especificar el nombre de un solo pas para ver las cifras de ventas correspondientes a ese pas. En el caso de un parmetro de seleccin de registros que utiliza un rango de valores, un usuario puede especificar un rango de pases (por ejemplo, Canad y Francia) para ver las cifras de ventas correspondientes a todos los pases del rango (en este caso, Chili, China, Dinamarca, Inglaterra, etc.). 1. Para especificar un valor o un rango de valores Seleccione la opcin Permitir valores discretos o Permitir rango de valores para especificar si el campo de parmetro aceptar un rango de valores.
Si selecciona Permitir valores discretos, el campo de parmetro aceptar valores simples (en vez de rangos de valores). Si selecciona Permitir rango de valores, cuando se soliciten valores de parmetro, puede especificar un valor inicial y un valor final. Por ejemplo, si especifica los valores 5 y 10, el rango es 5 - 10 y el informe que utilice este parmetro para la seleccin de registros mostrar todos los registros con valores comprendidos entre 5 y 10. Esto tambin es vlido para los campos de parmetro de cadena. En el caso de un valor inicial de A y un valor final de E, el informe que utilice este parmetro para la seleccin de registros mostrar todos los registros incluidos en un rango alfabtico de A-E.
527
23
Nota: Si se seleccionan las opciones Permitir valores mltiples y Permitir valores discretos, el campo de parmetro aceptar varios valores simples. En este caso, puede ingresar ms de un valor, pero estos valores se evalan individualmente y no se interpretan como rango. Si se seleccionan las opciones Permitir valores mltiples y Permitir rango de valores, el campo de parmetro aceptar varios rangos. 2. Si es aplicable, seleccione las opciones Longitud mnima y Longitud mxima para designar la longitud del campo.
Para un campo de parmetro de moneda o nmero, aparecen las opciones para especificar Valor mnimo y Valor mximo. Para un campo de parmetro Fecha, FechaHora u Hora, aparecen las opciones para especificar Inicio y Fin.
Incorporacin de un parmetro en una frmula

1. 2. 3. 4. 5. 6. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Se muestra el Explorador de campos. Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Establezca un campo de parmetro y gurdelo. Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. Especifique el nombre de la frmula y luego haga clic en Aceptar. Cree una frmula usando el campo de parmetro tal como hara con cualquier valor constante. Por ejemplo, en vez de crear una frmula que tenga el nombre de pas como categora rgida:
{cliente.PAS} = EE.UU.
Use un campo de parmetro en vez de EE.UU..

{cliente.PAS} = {?Pas}
Para hacer esto, haga doble clic en el campo de base de datos, presione = y luego haga doble clic en el parmetro. Sugerencia: Identifique los campos de parmetro con facilidad buscando (?). 7. Haga clic en Cerrar en el Formula Workshop. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. El nombre de la frmula que acaba de crear se destaca en el cuadro de lista Frmula. 8. Arrastre y suelte la frmula en el informe.
528
23
9.
Haga clic en Actualizar para generar el informe. Aparece un cuadro de dilogo solicitando valores.
Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos de parmetro

Para establecer el criterio de ordenamiento usando campos de parmetro, necesita crear una frmula que incluya un campo de parmetro para luego ordenar con esa frmula. Por ejemplo, asuma que usted tiene un informe de lista de clientes basado en la tabla Cliente. Para cada cliente, usted muestra el Nombre de Cliente, Ciudad, Regin, Pas y Nmero Telefnico. Usted puede ordenar el informe por Pas, o Regin, o Ciudad dependiendo de sus necesidades en el momento. 1. 2. Cree un campo de parmetro y denomnelo SortField. Seleccione Cadena en la lista Tipo. Si quisiera, podra limitar el nmero de caracteres que el usuario puede introducir a uno. 3. Para hacerlo, escriba el nmero 1 en los cuadros de texto Longitud mnima y Longitud mxima, y haga clic en Aceptar. Ahora, el campo de parmetro slo aceptar valores de un carcter. El campo aceptar "C" como valor, pero no "Ciudad". 4. En el campo Texto de solicitud, escriba un mensaje similar a:
Escriba R para ordenar por Regin o C para ordenar por Ciudad, de otra manera los datos sern ordenados por Pas.
5.
Origine una frmula similar a sta y llmela Sort (Ordenar):

If {?SortField} = C Then {cliente.CIUDAD} Else If {?SortField} = "R" Then {cliente.REGIN} Else {cliente.PAIS}
Esta frmula pide un valor para el campo de parmetro {?SortField}. Si usted escribe "C", la frmula retorna el campo Ciudad. Si escribe "R" retorna el campo Regin. Si escribe cualquier otra cosa, o no escribe nada, la frmula retorna el campo Pas. Para obtener ms informacin, consulte Enunciados If en la ayuda en lnea.
529
23
6.
Coloque la frmula en la seccin Encabezado de informe y active la opcin Suprimir (No profundizar) en el Asistente de seccin para que no se imprima. Haga clic en Ordenar registros. Seleccione la frmula y haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar.
7. 8. 9.
Ahora cuando usted elabore el informe, el programa le pedir un campo de ordenamiento, la frmula retornar un valor basado en su seleccin y el procedimiento de ordenamiento usar ese valor como su campo de ordenamiento.
Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara de edicin

1. 2. 3. 4. En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Seleccione Campos de parmetro y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear nuevo parmetro. Especifique el Nombre y el Tipo de valor. Si se trata de un campo de parmetro de cadena, puede elegir introducir una mscara de edicin en el campo Editar mscara, en lugar de especificar un rango. Una mscara de edicin puede ser cualquier carcter de un conjunto de caracteres de mscara usado para restringir los valores que el usuario puede introducir como valores de parmetro (la mscara de edicin tambin limita los valores que se pueden introducir como valores de solicitud predeterminados). Puede introducir cualquiera de los siguientes caracteres (mscara) o cualquier combinacin de ellos:
A (permite un carcter alfanumrico y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). a (permite un carcter alfanumrico y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). 0 (permite un dgito [0 a 9] y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). 9 (permite un dgito o un espacio y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). # (permite un dgito, espacio o signo ms o menos y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro).
530
23
L (permite una letra [de la A a la Z] y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). ? (permite una letra y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). & (permite cualquier carcter o espacio y requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). C (permite cualquier carcter o espacio y no requiere la entrada de un carcter en el valor de parmetro). . , : ; - / (caracteres separadores). La insercin de caracteres separadores en una mscara de edicin es algo similar a codificar el formato de un campo de parmetro. Cuando el campo se coloca en el informe, el carcter separador aparece en el marco del campo, por ejemplo: LLLL/0000. Este ejemplo muestra una mscara de edicin que necesita cuatro letras seguidas de cuatro nmeros. < (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a minsculas). > (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a maysculas). \ (hace que el carcter siguiente sea mostrado literalmente. Por ejemplo, la mscara de edicin \A mostrara un valor de parmetro de A. Si la mscara de edicin es 00\A00, entonces un valor de parmetro vlido constara de dos dgitos, la letra A y luego dos dgitos ms. Contrasea. Si establece la mscara de edicin en Contrasea, puede crear frmulas condicionales especificando que ciertas secciones del informe se vuelvan visibles solamente cuando se introduzcan determinadas contraseas de usuarios.
Nota: Algunos de los caracteres de la mscara de edicin requieren que el usuario introduzca un carcter en su lugar (al introducir un valor de parmetro), mientras que otros le permiten dejar un espacio, en caso necesario. Por ejemplo, si la mscara de edicin es 000099, puede introducir un valor de parmetro con cuatro, cinco o seis dgitos, ya que el carcter 9 no requiere la entrada de un carcter. Sin embargo, ya que 0 s requiere tal entrada, no se podra introducir un valor de parmetro con menos de cuatro dgitos. 5. 6. Haga clic en Aceptar. Regrese al Explorador de campos, y arrastre el parmetro en el informe.
531
23
532
Subinformes
captulo
24
Subinformes Qu son los subinformes
Qu son los subinformes

Un subinforme es un informe contenido en un informe. Se crea de la misma manera que cualquier otro informe. Un subinforme puede tener la mayora de las caractersticas de un informe, incluidos criterios de seleccin de registros propios. Las nicas diferencias entre un subinforme y un informe principal son, que un subinforme:
Est incluido como objeto en un informe principal; no puede estar por s solo (aunque se puede guardar un subinforme como informe principal). Puede colocarse en cualquier seccin del informe y el subinforme completo se imprimir en esa seccin. No puede contener otro subinforme. No tiene las secciones de encabezado de pgina ni de pie de pgina. Para combinar informes no relacionados en un informe nico. Consulte "Combinacin de informes no relacionados usando subinformes " en la pgina 543. Para coordinar datos que no se pueden enlazar de otro modo. Consulte "Cmo usar subinformes con datos no vinculables " en la pgina 544. Para presentar diferentes vistas de los mismos datos en un nico informe. Consulte "Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe " en la pgina 548. Para realizar una o varias bsquedas desde un campo no indexado en el campo de bsqueda. Para obtener ms informacin, consulte Vnculos de uno a varios en la ayuda en lnea.
Hay cuatro casos en los que se suele utilizar un subinforme:
Nota: Puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden, en lugar de subinformes normales.
Subinformes vinculados y no vinculados

No vinculados
Subinformes no vinculados son independientes; sus datos no estn coordinados de ninguna manera con los datos del informe principal. En los subinformes no vinculados, no se confrontan los registros de un informe con los del otro. Esto no significa que un subinforme no vinculado tenga que usar los mismos datos que el informe principal; puede utilizar el mismo origen de datos o uno diferente. Adems, el subinforme no est
534
24
limitado a generar informes en una sola tabla. Un subinforme no vinculado puede estar basado en una o en varias tablas. Los informes se tratan como no relacionados, independientemente de los orgenes de datos subyacentes.
Vinculados
Sucede lo contrario con los subinformes vinculados. Sus datos s estn coordinados. El programa coteja los registros en el subinforme con los registros del informe principal. Por ejemplo, si crea un informe principal con informacin de clientes y los vincula a un subinforme con informacin de pedidos, el programa crea un subinforme para cada cliente e incluye en l todos los pedidos de ese cliente.
Funcionamiento de la vinculacin de subinformes

Cuando vincula un subinforme a un informe principal, el programa crea el vnculo por medio de un campo de parmetro. Cuando selecciona un campo de vnculo de subinforme:
Un campo de parmetro del subinforme que se usa para recuperar los valores que le pasa el informe principal. Una frmula de seleccin de registros para el subinforme utilizando el campo de parmetro. La frmula de seleccin limita el subinforme a los registros en los que el campo del vnculo es igual al valor del campo de parmetro.
Cuando se ejecuta el informe, el programa busca el primer registro del campo principal que necesita y pasa el valor del campo del vnculo al campo del parmetro del subinforme. A continuacin, el programa crea el subinforme con la seleccin de registros basada en el valor del campo de parmetro. Por ejemplo:
Puede crear un informe que muestre los datos de clientes y un subinforme que muestre los datos de pedidos, vinculando ambos usando el campo Id. de cliente. Cuando elabora el informe, el programa encuentra el primer registro del cliente que necesita y pasa el valor de Id. de cliente de ese registro al campo de parmetro del subinforme. Luego, el programa elabora el subinforme Pedidos. Como la frmula de seleccin del subinforme selecciona slo los registros en los que el valor de Id. del cliente es igual al valor del campo de parmetro y como este valor es igual al de Id. del cliente en el primer registro del informe
535
24
principal, el subinforme contiene slo los registros que tienen la misma identificacin del cliente. Es decir, aquellos registros que son pedidos del primer cliente.
Cuando el subinforme termina, el programa va al segundo registro que necesita del informe principal, imprime los datos del cliente y despus pasa este nmero de Id del cliente al campo de parmetro. El programa elabora un subinforme incluyendo slo los registros de pedido del segundo cliente. El proceso contina hasta que el informe queda terminado. Toda esta manipulacin del campo de parmetros tiene lugar en segundo plano. El usuario elige los campos que desea utilizar para vincular el informe principal con el subinforme y el programa hace el resto. Los valores se pasan sin que el campo de parmetros le pida ningn valor.
Nota: Si tiene un subinforme vinculado y hace clic en el botn Vista previa en la barra de herramientas estndar de la ficha Diseo del subinforme, el programa elabora el informe por su cuenta, sin primero recibir un valor de campo de parmetro del informe principal. En este caso, el programa muestra el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro para el Subinforme, pidindole un valor. El valor que se escribe en el cuadro es el que utiliza el programa para ejecutar el subinforme.
536
Subinformes Cmo insertar subinformes
24
Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios

Cuando dos tablas en su informe tienen una relacin de uno a varios, el programa recupera los datos en diferentes maneras dependiendo de:
Origen de datos. Situacin del ndice. Criterios de seleccin de registros. Si est creando un solo informe basado en tablas vinculadas o un informe principal que contiene un subinforme.
Cuando est considerando si utilizar tablas vinculadas o un subinforme, necesita entender las implicaciones de ambos. Estas cuestiones se tratan completamente en la seccin "Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios " en la pgina 558. Por lo general, si tiene tablas con ndices, campos indexados vinculados o criterios de seleccin de registros con limitacin de rangos basados en los campos indexados, el programa debe leer el mismo nmero de registros tanto si est vinculando tablas en un solo informe como si utiliza subinformes. Ya que cada subinforme es elaborado como un informe separado, es posible que le lleve menos tiempo elaborar el informe usando tablas vinculadas. Consulte "Tablas indexadas " en la pgina 555.
Cmo insertar subinformes

1. En el men Insertar, haga clic en Subinforme. Sugerencia: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn de insertar subinformes situado en la barra de herramientas Insertar herramientas. Aparece el cuadro de dilogo Insertar subinforme. 2. Para elegir un subinforme existente, haga clic en Elegir un informe existente y escriba el nombre. Si no conoce el nombre, haga clic en el botn Examinar y bsquelo en el cuadro de dilogo que aparece. Para crear un nuevo subinforme, haga clic en Crear un subinforme con el Asistente de informes y escriba un nombre; a continuacin, haga clic en el botn Asistente de informes. Vea "Creacin de un nuevo informe " en la pgina 107 para obtener informacin sobre el uso de un asistente para la creacin de informes.
537
24
3.
Elija Subinforme a peticin (similar a un hipervnculo) para tener la capacidad de recuperar datos del subinforme cuando sea necesario. De lo contrario, todos los datos del subinforme aparecern en el informe. Haga clic en Aceptar. El programa muestra un cuadro de objeto. Mueva el cuadro donde desee que aparezca en el informe y haga clic una vez para colocarlo. El programa crea una ficha Diseo del subinforme etiquetada con el nombre del subinforme. Si desea editarlo, haga clic en la ficha de diseo y efecte las modificaciones pertinentes.
4. 5.
6. 7.
Haga clic en la ficha Vista previa para ver el informe. Si elige la opcin Subinforme a peticin (similar a un hipervnculo), haga clic en la ficha de vista previa de subinformes para visualizar el suyo. Esta ficha est etiquetada con el nombre del subinforme.
Nota: Usar subinformes a la orden aumentar el rendimiento de informes que contienen subinformes. Para obtener informacin sobre cmo se crea un ttulo personalizado para la ficha de vista previa del subinforme, vea "Adicin de ttulos a los subinformes a la orden " en la pgina 546.
Vista previa de subinformes

Podra ser que algunas veces usted quisiera revisar solamente el subinforme, en lugar de revisarlo como parte del informe principal. Por ejemplo, quizs necesite ver y analizar los datos del subinforme para un conjunto de valores de parmetro especfico.
538
24
1. 2.
Para obtener una vista previa de un subinforme Haga clic en la ficha Diseo del subinforme. Esta ficha est etiquetada con el nombre del subinforme. Haga clic en el botn Vista previa en la barra de herramientas estndar. El programa muestra una vista previa del subinforme seleccionado.
Cmo guardar un subinforme como informe principal

Usted podra encontrar de mucha ventaja el guardar un subinforme como informe principal con el propsito de distribuir la informacin a una variedad de audiencias. Por ejemplo, el informe principal que contiene el subinforme puede ser relevante para accionistas que se reunen al final del ao fiscal. Por otro lado, la informacin contenida en el informe puede ser de importancia para el uso diario sus gerentes. En tales casos, es fcil guardar un subinforme como un informe principal. 1. Para guardar un subinforme como informe principal En la ficha Diseo, haga clic en el botn derecho dentro del subinforme y elija Guardar el subinforme como en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Guardar. 2. 3. 4. Busque el directorio apropiado en el cuadro de dilogo Guardar como. Escriba un nuevo nombre para el subinforme. Haga clic en Guardar. El programa guarda el subinforme como un informe principal de manera que usted pueda abrirlo separadamente cuando sea necesario.
Actualizacin de subinformes
Para poder mantener los subinformes actualizados, es preferible volver a importar automticamente un subinforme cuando abra el informe principal. Nota: La reimportacin est disponible slo para subinformes que fueron creados desde un archivo de informe. La reimportacin no slo actualiza los datos, sino tambin el formato, grupo y estructura del subinforme si se han hecho cambios. Si cambia el informe en que originalmente se basaba el subinforme, estos cambios se pueden reflejar en el informe que contiene el subinforme. Puede especificar globalmente que se deben re-importar todos los informes o bien establecer la reimportacin automtica para un subinforme individual.
539
24
Subinformes Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal
1. 2. 3. 4.
Para actualizar globalmente subinformes al abrir un informe principal En el men Archivo, haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Elaborando Informes. Haga clic en Volver a importar subinforme. Haga clic en Aceptar. Todo subinforme se actualiza cuando se abre y actualiza su informe principal.
1. 2. 3.
Para actualizar un subinforme especfico al abrir un informe principal En el men Formato, haga clic en Dar formato a subinforme. En el cuadro de dilogo Editor de formato, haga clic en la ficha Subinforme. Haga clic en Volver a importar al abrir. El subinforme actual se actualiza cuando se abre y actualiza su informe principal.
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal

Muchas veces los datos en un subinforme complementan los datos en el informe principal. Usted puede, por ejemplo, tener datos de clientes en un informe principal y utilizar subinformes para mostrar los pedidos de cada cliente. En tales casos, necesitar coordinar los datos en el informe principal y el subinforme para que los pedidos en cada subinforme coincidan con el cliente correspondiente. Para hacer esto, necesita especificar un campo en el subinforme y uno en el informe principal que contengan datos en comn. Con el cuadro de dilogo Vnculos del Subinforme, puede crear un vnculo entre los dos campos comunes. Crystal Reports utiliza el vnculo para coordinar los registros del informe principal con los del subinforme. El vnculo asegura que los datos de "pedidos" del subinforme estn en la misma fila que los datos de "cliente" correspondientes en el informe principal.
540
24
Para vincular un subinforme a los datos del informe principal

1. Si va a usar un nuevo subinforme o a importar un informe existente como subinforme, en el men Insertar, haga clic en Subinforme. Elija o cree un informe y haga clic en la ficha Vincular. o bien Si ya tiene un subinforme en el informe principal y no cre un vnculo en un principio, puede abrir el cuadro de dilogo Vnculos del Subinforme seleccionando Vnculos del Subinforme en el men Edicin. Aparece el cuadro de dilogo Insertar un subinforme. 2. 3. 4. Elija el subinforme que desea vincular de la lista desplegable Para el subinforme (si an no ha seleccionado ninguno). Seleccione el campo que desee usar como campo de vnculo en el informe principal (que lo contiene) de la lista Campos disponibles. Haga clic en la flecha >. El campo se agrega al cuadro de lista Campos para vincular y estar seleccionado como campo de vnculo. 5. 6. Repita los Pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario para cada vnculo que desea establecer. Use la seccin Vnculo de campo (el cual aparecer solamente si ha seleccionado un campo vinculado) para establecer el vnculo para cada campo de vinculacin:
Seleccione el campo que desea vincular al informe principal del Campo de parmetros del subinforme que va a usarse. Active la casilla de verificacin Seleccione datos basados en el campo y seleccione un campo de la lista desplegable contigua para organizar los datos del subinforme basndose en un campo especfico (ste es el mtodo rpido que equivale a utilizar el Asistente de Seleccin). Si no hay nada especificado aqu, el subinforme adoptar la organizacin del informe principal.
7.
Ahora, cuando ejecute el informe, el programa coordinar los datos del informe principal y los del subinforme. Nota: El tipo de campo del Informe Contenedor determina cuales campos del subinforme sern visibles. Ya que Report Designer lee las fechas ya sea como campos de cadenas, fecha o fecha-hora, usted debe asegurarse que el tipo de campo de parmetro en el subinforme coincide con el tipo de campo establecido en las Opciones del informe en el informe principal para el campo que desea vincular.
541
24
Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin

Crystal Reports utiliza un mecanismo de campos de parmetro para vincular subinformes a informes principales. Si usted vincula un campo en el informe principal a un campo en el subinforme que no es un campo de parmetro, el programa:
Crea automticamente un campo de parmetro para completar la vinculacin. Modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme para seleccionar nicamente los registros en los que el campo del subinforme sea igual al valor del campo de parmetro.
La necesidad de un campo de parmetro es implcita, de all que a esta situacin se le denomina Vinculacin Implcita. Podran haber ocasiones en que usted necesite usar un campo de parmetro vinculado en un subinforme pero no quiere que ese campo sea usado como parte de la frmula de seleccin para el subinforme. Por ejemplo, podra necesitar que el informe principal pase un valor de resumen que pueda ser usado en clculos por el subinforme, o quizs necesite que el informe principal pase el ttulo del subinforme. Cuando vincula un campo en el informe principal al campo de parmetro que usted cre en el subinforme, el Asistente de Vnculo Visual:
Comprueba el vnculo especificado. No crea ningn campo de parmetro adicional. No modifica la frmula de seleccin de registros del subinforme.
Cuando especifica un vnculo, la situacin se denomina Vnculo Explcito. Para vincular un subinforme a un informe principal sin modificar la frmula de seleccin 1. Cree un campo de parmetro en el subinforme. 2. Vincule un campo en el informe principal al campo de parmetro.
542
Subinformes Combinacin de informes no relacionados usando subinformes
24
Combinacin de informes no relacionados usando subinformes

Podran haber ocasiones en que usted desee combinar informes no relacionados en un solo informe. Por ejemplo, podra necesitar un informe que presente:
Las ventas agrupadas por agente de ventas. Las ventas agrupadas por producto.
An cuando ambos informes tratan con datos de ventas, no hay en realidad una relacin lineal entre los informes. Puede combinar informes no relacionados en un solo informe utilizando subinformes. Si bien los informes podran estar basados en el mismo conjunto de datos, no es necesario que lo estn. Cada uno puede estar basado en conjuntos de datos completamente diferentes. Cada uno de estos informes es autnomo; los datos en ellos no estn vinculados de ninguna forma. Este es el tipo de subinformes ms sencillo de hacer.
Combinacin de dos o ms informes no relacionados

1. 2. 3. Para combinar dos informes no relacionados Origine el informe que desea imprimir primero como el informe principal. Importe un informe existente u origine uno para utilizarlo como subinforme. Coloque el subinforme en el pie de informe y ste se imprimir inmediatamente despus del informe principal. Para combinar tres o mas informes no relacionados Origine el informe que desea imprimir primero como el informe principal. Importe u origine cada uno de los otros informes que desea utilizar como subinformes. Usando el Asistente de Seccin, inserte las secciones de Pie de informe necesarias para contener el nmero de subinformes que est utilizando. Por ejemplo, si desea incluir tres subinformes, inserte dos nuevas secciones de Pie de informe para tener un total de tres. 4. Coloque el subinforme que desea imprimir inmediatamente despus del informe principal en el Pie de informe A, l subinforme que desea imprimir despus en el Pie de informe B y as sucesivamente.
1. 2. 3.
543
24
Subinformes Cmo usar subinformes con datos no vinculables
Despus que se imprima el informe principal, los subinformes se imprimirn en el orden en que los coloc en su informe. Nota: Tambin puede colocar los subinformes lado a lado en la misma seccin de Pie de informe, para que se impriman de esa manera. Se imprimirn uno junto al otro al final del informe. 5. Coloque los subinformes en las secciones de pie de informe y se imprimirn secuencialmente despus del informe principal. "Trabajo con secciones " en la pgina 244
Temas relacionados:
Cmo usar subinformes con datos no vinculables

Usted puede vincular tablas en un informe siempre y cuando se cumplan estos cuatro criterios:
Los campos de vnculo son ambos campos de base de datos. Los campos de vnculo contienen datos similares. Los campos de vnculo tienen la misma longitud. El campo de vnculo de la tabla Vincular a (de bsqueda) est indexado (slo para bases de datos de PC).
Por lo general, vincular tablas de esta manera no es un problema. Sin embargo, hay ciertas circunstancias, donde usted no puede coordinar datos en tablas diferentes porque su situacin no se ajusta al criterio de vinculamiento. Por ejemplo, desea vincular hacia o desde un campo de frmula, o quiere vincular dos tablas no indexadas, no es posible hacerlo en un solo informe. Tiene que utilizar subinformes.
Vinculacin hacia o desde un campo de frmula

Hay situaciones donde podra necesitar vincular hacia o desde un campo de frmula (campo calculado). Por ejemplo, el ID de un empleado podra ser un valor de 11 caracteres que consista de un cdigo de departamento de dos caracteres seguido del nmero de Seguro Social de nueve caracteres (por ejemplo, HR555347487).
544
Subinformes Cmo usar subinformes con datos no vinculables
24
Usando el lenguaje de frmulas, es muy fcil extraer el nmero de Seguro Social de ese campo:
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [-9 to -1]
o bien
{empleado.ID DEL EMPLEADO} [3 to 12]
Para el valor HR555347487, cualquiera de las dos frmulas extrae el valor 555347487. Si bien el valor retornado es un nmero de Seguro Social vlido, el hecho de que fue extrado con una frmula le impide utilizar el campo para vincularlo a un campo de nmero de Seguro Social en otra tabla. Sin embargo, usando un subinforme, usted puede generar un informe y coordinar los valores en las dos tablas. 1. 2. Para vincular a o desde un campo de frmula Cree el informe principal utilizando una tabla que incluya el campo del Nmero de Seguro Social (para este ejemplo, {cliente.No de SS}). Cree o importe un subinforme usando la frmula que extrae el nmero de Seguro Social del campo Id del Empleado (para este ejemplo, {@EXTRACT}). Consulte "Cmo insertar subinformes " en la pgina 537. 3. 4. Inserte el subinforme donde desea que aparezca en el informe principal. Vincule el subinforme al informe principal, vinculando el campo No de SS en el informe principal ({empleados.No de SS}) con la frmula que extrae el nmero en el subinforme ({@EXTRACT}). Consulte "Cmo vincular un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin " en la pgina 542.
Vnculos de tablas no indexadas

Cuando utilice bases de datos de PC (no SQL o ODBC), el campo de vnculo en la base de datos de bsqueda necesita ser indexado para crear un vnculo vlido. Cuando dos tablas contienen datos relacionados pero ninguna est indexada en el campo que desea utilizar como campo de vnculo, o si la tabla principal est indexada pero no la tabla de bsqueda, no es posible vincular las tablas en un solo informe. Debe utilizar subinformes si desea coordinar los datos en ambas tablas. Nota: Es importante notar que el proceso para generar informes, vinculando tablas no indexadas, o vinculando desde un tabla principal indexada a una tabla de bsqueda no indexada es un proceso lento. Si el conjunto de datos a utilizar es grande, lo ms probable es que este tipo de informe le lleve mucho tiempo para elaborar. Use esta tcnica como ltima instancia.
545
24
Subinformes Cmo crear un subinforme a la orden
1. 2. 3.
Para vincular tablas no indexadas Cree su informe principal. Cree o importe el subinforme e insrtelo en el informe principal. Consulte "Cmo insertar subinformes " en la pgina 537. Vincule el subinforme al informe principal utilizando campos no indexados (o el campo indexado en la tabla principal y el campo no indexado en la tabla de bsqueda). Consulte "Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal " en la pgina 540.
Cmo crear un subinforme a la orden

Los subinformes a la orden pueden ser especialmente tiles si desea elaborar un informe que contiene mltiples informes. En este caso, puede hacer que estos informes aparezcan solamente como marcos de objeto. Los datos reales de la base de datos no se leen hasta que el usuario profundiza en el hipervnculo. De esta manera solamente los datos para los subinformes a la orden que se ven sern los que se recuperarn de la base de datos. Lo que hace que el subinforme sea ms fcil de manipular. Nota: Los datos para un informe a la orden no son guardados a menos que el subinforme est abierto en la ventana de Vista Previa. 1. 2. Para crear un subinforme a pedido Coloque un subinforme en su informe principal. Haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato. 3. 4. Haga clic en la ficha Subinforme y active la casilla de verificacin Subinforme a la orden. Haga clic en Aceptar.
Adicin de ttulos a los subinformes a la orden

Para organizar ms un informe, se pueden crear ttulos para la ficha de Vista Previa del subinforme y para el marco de ubicacin del subinforme. Los ttulos se escriben mediante frmulas. Los ttulos del marco de ubicacin y los ttulos de la ficha Vista previa del Subinforme pueden incluir nombres de campos del informe principal.
546
Subinformes Cmo crear un subinforme a la orden
24
Un ttulo de texto de ficha reemplaza el nombre del archivo del subinforme en la ficha Vista previa del Subinforme. Nota: Note que los ttulos del marco de ubicacin son aplicables solamente para los subinformes a la orden, mientras que los ttulos de texto de ficha son aplicables a ambos, subinformes a la orden y subinformes regulares. Ya que los datos de un subinforme regular se ubican y estn visibles en la ficha Vista previa, (mientras que los del subinforme a la orden se representan por el marco de ubicacin), no hay necesidad un ttulo de marco cuando formatea un subinforme regular. 1. Para agregar un ttulo Seleccione el subinforme y haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Herramientas del asistente. Aparece el cuadro de dilogo Editor de Formato. 2. 3. Haga clic en la ficha Subinforme. Puede introducir un ttulo de subinforme a la orden o un ttulo de ficha de vista previa haciendo clic en el botn Frmula apropiado y abriendo el Formula Workshop. Escriba su frmula en el cuadro Texto de frmula. Ejemplo de frmula de sintaxis Crystal:
"Ms Informacin Acerca de" + {Cliente.Nombre del Cliente}
4.
Ejemplo de frmula de sintaxis Basic:

formula = Ms informacin acerca de + {Cliente.Nombre del cliente}
Usando la base de datos de muestra Xtreme.mdb, estas frmulas proporcionaran un ttulo como Ms Informacin Acerca de Pathfinders o Ms informacin Acerca de Rockshocks for Jocks. 5. Haga clic en Comprobar para ver si la frmula tiene errores. Si el programa encuentra un error, le mostrar un cuadro de mensajes con los detalles explicando de la naturaleza del error. Despus de corregir los errores, haga clic en Guardar y cerrar. Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.
6. 7.
Nota: Una frmula de texto en una ficha es solamente evaluada cuando se traspasa a un subinforme. Si hace una vista previa de un subinforme separado del informe principal, la frmula no ser evaluada.
547
24
Subinformes Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe
Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe

Por medio de subinformes, usted puede presentar los mismos datos de diferentes maneras en un solo informe principal. Por ejemplo, es posible que desee que los valores de resumen se muestren en la parte superior del informe y los detalles en la parte inferior: Esto puede ser llevado a cabo en una variedad de formas. Los dos mtodos ms fciles son:
Creando el resumen del informe como el informe principal y el informe de detalles como un subinforme. En este mtodo, los detalles del subinforme estaran ubicados en la seccin de pie del informe. Creando el informe de detalles como el informe principal y el informe de resumen como un subinforme. En este mtodo, el informe de resumen estara ubicado en la seccin de encabezado del informe.
Utilice los campos de vnculo apropiados y coordine los datos.
548
Manipulacin de bases de datos
captulo
25
Manipulacin de bases de datos Informacin general sobre las bases de datos
Informacin general sobre las bases de datos

Aunque hay cientos de Sistemas de administracin de bases de datos (DBMS) disponibles, Crystal Reports elimina muchas de las diferencias una vez que se conecta a los archivos de base de datos reales. El trabajo con archivos de base de datos, tablas, campos y registros es casi el mismo sin importar la clase de datos usado. Este captulo se consideran varios conceptos y tareas frecuentes al trabajar con archivos de base de datos. La utilizacin de alias de base de datos, la ubicacin de archivos de base de datos movidos o con nombres nuevos, el trabajo con tablas indexadas y la vinculacin de tablas son temas comunes para las personas que disean informes en Crystal Reports. El tema "Utilizacin de SQL y bases de datos SQL " en la pgina 579 es especialmente importante para los usuarios que tengan acceso a datos de bases de datos SQL y otros formatos de base de datos accesibles a travs de ODBC.
Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales

La arquitectura ms popular para archivos de base de datos usado en el mundo corporativo est basada en el modelo relacional. Los programas que le permiten crear bases de datos con el modelo relacional son a veces referidas como Sistemas de Administracin de Bases de Datos Relacionales En una base de datos relacional, los datos son organizados en un sistema de filas y columnas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos. Cada registro contiene una coleccin de datos relacionados, por ejemplo, toda la informacin relacionada a un cliente especfico. Cada campo se refiere a un tipo comn de datos que existe en todos los registros, por ejemplo, los nombres de clientes. Los registros y campos son almacenados en una tabla de base de datos. El siguiente diagrama ilustra el modelo bsico de una base de datos relacional.
550
25
Con frecuencia, los datos de dos tablas diferentes pueden estar relacionados por un campo comn. Por ejemplo, una tabla de Clientes tendr una Id. del Cliente para cada cliente y una tabla de Pedidos tendr el Id. del Cliente de cada cliente que coloc un pedido. Esto demuestra una relacin entre las tablas. Las dos tablas se pueden vincular por un campo comn; vea "Vinculacin de tablas " en la pgina 557.
551
25
Examine el siguiente diagrama para entender cmo dos tablas pueden estar relacionadas:
Alias
Por diversas razones, los nombres y ubicaciones de bases de datos se cambian. Si usted crea un informe y cambia el nombre o ubicacin de una tabla o archivo, Report Designer debe encontrar el nuevo nombre y ubicacin. Esto es especialmente importante cuando usted crea frmulas en su informe que tienen acceso una tabla que tiene un nuevo nombre o que ha sido movida. Corregir la referencia para un solo campo no sera difcil, pero encontrar cada frmula que utiliza se campo podra ser una tarea difcil y tediosa. Para solucionar este problema, Report Designer utiliza alias para referirse a tablas y archivos de base de datos. Los alias son punteros, dispositivos internos que le dicen al programa dnde buscar un campo de base de datos. Ahora, si cambia el nombre y ubicacin de la base de datos, simplemente debe restablecer el puntero. Consulte "Ubicacin de archivos " en la pgina 553. El
552
25
nombre del alias no cambia, por lo que sus frmulas quedan iguales. Report Designer busca el alias por la ubicacin y el nombre, va a la nueva ubicacin del campo de base de datos y ejecuta la frmula sin ningn problema.
El Report Designer asigna automticamente nombres de alias predeterminados a las tablas de la base de datos cuando se selecciona por primera vez la tabla o el archivo. Automticamente, el alias coincide con el nombre original de la tabla. En bases de datos donde la tabla de la base de datos es un archivo diferente (por ejemplo, dBASE), el nombre del archivo es usado sin su respectiva extensin. Por ejemplo, si usted est usando un archivo de dBASE llamado Company.dbf, el programa asignar al archivo el alias Company automticamente. Ustedpuede aceptar este alias predeterminado o asignar uno nuevo a la tabla de la base de datos. Se puede cambiar un alias en cualquier momento utilizando el Asistente de base de datos. Sin embargo, si usted ya ha creado frmulas en su informe usando el nombre original del alias, necesitar editar las frmulas para poder usar el nuevo alias.
Ubicacin de archivos
Si un archivo de base de datos se mueve o recibe un nombre nuevo, Crystal Reports no encontrar los datos la siguiente vez que se imprima el informe. En otras ocasiones, es posible que un informe sea creado en una mquina donde todos los datos de la base de datos estn almacenados en un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En otras ocasiones, es posible que un informe sea creado en una mquina donde todos los datos de
553
25
la base de datos estn almacenados en un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En cualquiera de estos casos, necesita verificar la ubicacin de los archivos de base de datos que tienen acceso por el informe y restablecer los punteros del alias a la nueva ubicacin o nombre de la base de datos.
El comando Comprobar base de datos del men Base de datos comprueba los punteros del alias almacenados en un archivo de informe para ver si los archivos de base de datos esperados estn en los directorios indicados. Si las bases de datos no se encuentran en la ubicacin especificada, el programa le indicar las discrepancias. Utilice el comando Establecer ubicacin del origen de datos del men Base de datos para cambiar los punteros de alias almacenados por Crystal Reports. El comando Establecer ubicacin del origen de datos proporciona una manera sencilla de indicar el nombre nuevo o la ubicacin nueva de los archivos de base de datos. Adems, este comando se puede utilizar para convertir automticamente el controlador de base de datos en el origen de datos ODBC elegido. Por ejemplo, se puede convertir automticamente un origen de datos de acceso directo en un origen de datos ODBC usando el comando Establecer ubicacin del origen de datos. Temas relacionados: Vea Cambiar el origen de datos al que tiene acceso un informe en la Ayuda en lnea.
554
25
Tablas indexadas
Crear ndices para tablas de bases de datos puede incrementar la velocidad del acceso de datos y reducir el tiempo que le toma al programa evaluar los datos. Algunos programas SABD indexan automticamente sus tablas de base de datos, mientras que otros requieren que usted haga un ndice. Para una elaboracin de informes ms eficiente asegrese de que cada una de las tablas de base de datos tenga el ndice correspondiente. Nota: Algunos programas SABD no admiten tablas indexadas. Refirase a la documentacin de su SABD para averiguar si admite ndices y cmo crearlos. Si su documentacin SABD no menciona las tablas indexadas, puede no admitirlas y debe entonces vincular las tablas basadas en campos en comn. La ficha Vnculos del Asistente de base de datos tambin puede ayudar a determinar si las tablas incluyen ndices. Los ndices organizan los registros en una tabla de base de datos relacional para que los datos puedan ser localizados fcilmente. Por ejemplo, suponga que usted tiene una tabla con los siguientes datos: # de Pedido 10444 10470 10485 10488 10495 10501 10511 10544 10568 10579 Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. Sierra Mountain Mountain Toad SFB Inc. BG Mountain Inc. Sierra Bicycle Group Mountain Tops Inc. Sierra Bicycle Group Cantidad 25141,50 19164,30 8233,50 24580,50 7911,80 1683,60 19766,20 29759,55 12763,95
La Bomba de Bicicleta 1956,20
La informacin en esta tabla est organizada de acuerdo al campo # de Pedido. Esto est bien siempre que desee buscar informacin en la tabla basada en nmeros de pedido. Sin embargo, qu tal si desea buscar informacin especfica de un cliente determinado? Digamos que desea buscar todos los pedidos hechos por Sierra Bicycle Group. El procesador de base de datos comienza mirando el primer nmero de pedido en la lista y verifica si el nombre de cliente coincide con el pedido. Si no coincide, va al segundo nmero de pedido y verifica el nombre de ese cliente. Cuando llega a un nmero de pedido que contiene el nombre de
555
25
cliente correcto, el procesador de base de datos recupera la informacin, luego contina con el siguiente nmero de pedido. Usando esta tcnica, los campos # de Pedido y Cliente deben ser ledos para cada uno de los registros en la tabla. Esto toma un largo tiempo y un gran esfuerzo de procesamiento del equipo para examinar las tablas de base de datos extensas conteniendo miles o incluso millones de registros. En lugar de esto, usted puede crear un ndice para la tabla basada en el campo Cliente. Un ndice como se se vera asi: Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad Mountain Tops Inc. SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Puntero al # de Pedido 10444 10470 10511 10501 10488 10568 10495 10544 10579 10485
En este ndice, la informacin est organizada por clientes, no por nmero de pedido. Adems, note que la segunda columna contiene punteros para nmeros de pedido especficos en la tabla original. Al utilizar este ndice, el procesador de base de datos puede buscar slo la informacin en la columna Cliente hasta que encuentre el cliente de su inters, Sierra Bicycle Group. Para cada entrada correcta de cliente que el procesador encuentra en el ndice, busca el pedido coincidente en la tabla de acuerdo al puntero en la segunda columna del ndice. Solamente son ledos los pedidos para el cliente correcto. Finalmente, como la informacin en el ndice est organizada de acuerdo a los nombres de clientes, el procesador de base de datos no necesita continuar buscando por el ndice o la tabla, una vez que encuentra un nombre que no coincide con el cliente requerido. El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un ndice es rapidez. El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un ndice es rapidez. Utilizar ndices acelera la recuperacin de datos y la elaboracin de informes, factores importantes cuando se elaboran informes en archivos grandes de base de datos.
556
Manipulacin de bases de datos Vinculacin de tablas
25
Vinculacin de tablas
Usted vincula las tablas de manera que los registros de una de ellas coincidan con los registros relacionados de otra. Por ejemplo, si activa una tabla de Pedidos y una de Clientes, vincula las tablas para que cada pedido (de la tabla Pedidos) pueda coincidir con el cliente (de la tabla Clientes) que hizo el pedido. Cuando se establece un vnculo, se utiliza un campo comn a ambas tablas. Crystal Reports utiliza el vnculo para hacer coincidir los registros de una tabla con los de la otra. En este ejemplo, el vnculo asegura que los datos en cada fila del informe se refieran al mismo pedido.
Vincular desde y vincular a

Cuando vincula dos tablas, vincula desde una tabla a otra tabla. La tabla de origen se utiliza como tabla principal, mientras que la tabla de destino acta como tabla de bsqueda donde la tabla principal busca los registros. En un vnculo simple, Report Designer examina el primer registro en la tabla principal y encuentra todos los registros coincidentes en la tabla de comparacin. Una vez que han sido encontradas todas las coincidencias en la tabla de comparacin para el primer registro en la tabla principal, realiza la misma bsqueda para el siguiente registro.
Relaciones de vnculo
Cuando vincula registros de una tabla a otra, tpicamente los registros caern bajo uno de dos tipos de relaciones:
Uno a uno Uno a varios
Relaciones de uno a uno

En una relacin de uno a uno entre registros en dos tablas vinculadas, por cada registro en la tabla principal, slo hay un registro que coinciden con otro en la tabla de comparacin (basada en los campos vinculados). Por ejemplo, en la base de datos Xtreme_es.mdb, la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. Por ejemplo, en la base de datos Xtreme_es.mdb, la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. La tabla Empleados contiene informacin sobre los empleados de la compaa, la posicin que ocupan, sus sueldos, sus contratos, etc. La tabla Direcciones de empleados contiene
557
25
las direcciones de los domicilios de cada empleado. Slo hay un registro por empleado en cada una de estas tablas. Por lo tanto, si la tabla Empleados es vinculada a la tabla Direcciones de Empleados, slo un registro ser encontrado en la tabla Direcciones de Empleados por cada registro en la tabla Empleados. Esta es una relacin de uno a uno.
Relaciones uno a varios

En una relacin de uno a varios entre registros de dos tablas vinculadas, por cada registro en la tabla principal, puede haber ms de un registro coincidente en la tabla de comparacin, basado en los campos vinculados. En la base de datos Xtreme_es.mdb, la tabla Cliente puede ser vinculada a la tabla Pedidos basado en el campo Id del Cliente en cada tabla. La tabla Cliente contiene informacin acerca de cada cliente que ha colocado un pedido con la compaa. La tabla Pedidos contiene informacin acerca de los pedidos que los clientes han colocado. Como los clientes pueden colocar ms de un pedido, puede haber ms de un registro en la tabla Pedidos por cada cliente en la tabla Cliente. Esta es una relacin de uno a varios.
Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios

La informacin proporcionada en esta seccin tiene por objeto ayudar a reducir al mnimo el tiempo de procesamiento y el trfico en la red cuando se estn ejecutando informes. Aprender acerca de las mejores formas de utilizar frmulas de seleccin e ndices en situaciones de uno a varios para hacer ms eficiente su elaboracin de informes. Si no utiliza la informacin de esta seccin, los informes pueden terminar procesando docenas o incluso miles de registros que no son necesarios. Cuando existe una situacin de uno a varios entre dos tablas de base de datos y el programa coteja los registros de las tablas, hay varios factores que determinan cuntos registros lee y evala el programa. Las tablas que siguen muestran los efectos de diferentes factores sobre el nmero de registros que el programa tiene que leer. Los grficos estn basadas en las siguientes suposiciones:
La Tabla A contiene 25 registros (uno por cada letra en el alfabeto). La Tabla B contiene 2500 registros (100 registros que coinciden con cada registro en la Tabla A). La idea es producir un informe que encuentre dos registros especficos en la Tabla A y los 200 registros (100+100) en la Tabla B que coinciden con aquellos dos registros en la Tabla A. En el mejor de los casos, el programa slo tendra que leer cerca de 200 registros para completar la tarea.
558
25
En el peor de los casos, el programa tendra que leer cerca de 67,600 registros para completar la misma tarea. Nota: Las consideraciones de rendimiento para los archivos de datos son diferentes de las consideraciones para bases de datos SQL. Un archivo de datos es una base de datos que no es SQL a la que se accede directamente desde Crystal Reports. A efectos de este anlisis, una base de datos SQL es cualquier base de datos con capacidad para aceptar comandos SQL con acceso directo desde Crystal Reports o a travs de ODBC, as como cualquier otro tipo de base de datos con acceso a travs de ODBC. Para comprender mejor la diferencia entre bases de datos de acceso directo y orgenes de datos ODBC, vea Acceso a los orgenes de datos en la Ayuda en lnea.
Descripciones detalladas de diagrama de columnas

Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas: Los diagramas de rendimiento utilizan las siguientes columnas:
Vinculacin o subinforme Est creando un informe a partir de bases de datos vinculadas o est insertando un subinforme y enlazndolo a los datos del informe principal?
Frmula de Seleccin Incluye el informe principal una frmula de seleccin de registros que establece lmites de rango en el campo clave (indexado) de la tabla A? Indice A Est indexada la tabla A en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? Indice B Est indexada la tabla B en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? Leer A Cuntos registros de la tabla A tiene que leer el programa para encontrar los dos registros que est buscando? Por cada A lee en B Cuntos registros de la tabla B tiene que leer el programa para encontrar los 200 registros que est buscando? Total de Registros Leidos Cul es el nmero total de registros que el programa tiene que procesar para completar la tarea?
559
25
Datos de PC Vnculo/ Subinforme Vnculo Vnculo Vnculo Subinforme Subinforme Subinforme Subinforme Subinforme Subinforme Datos de SQL Vnculo/ Subinforme Vnculo Vnculo Subinforme Subinforme Frmula de Seleccin No S No S Leer A Por cada A lee en B 100 (26*100) 100 (2*100) 100 (26*100) 100 (2*100) Total de Registros Leidos 2600 200 2600 200 Frmula de Indice A Seleccin No S S No No No S S S S o No No S No S S No No S Indice B Leer A Por cada A lee en B 100 (26*100) 100 (26*100) 100 (2*100) 2600 (26*2600) 2600 (26*2600) 100 (26*100) 2600 (2*2600) 100 (26*100) 100 (2*100) Total de Registros Leidos 2600 2600 200 67.600 67.600 2600 5200 2600 200
S S S No No S No S S
26 26 2 26 2 26 2 26 2
26 2 26 2
Consideraciones acerca de archivos de datos

Cuando est trabajando con archivos de datos, se pueden hacer vnculos de uno a varios cuando vincula tablas en un solo informe o cuando agrega un subinforme a su informe.
560
25
Vinculacin de archivos de datos

El proceso que el programa sigue durante la recuperacin de datos desde archivos de datos vinculados en situaciones de uno a muchos es el siguiente:
Si hay una frmula de seleccin, el programa la analiza y pasa lo que puede al DLL de la base de datos. Si hay una frmula de seleccin, el programa la analiza y pasa lo que puede al DLL de la base de datos. Esto es generalmente informacin del lmite de rango. Por ejemplo, considere la siguiente frmula de seleccin:
{cliente.Regin} in "CA" to "IL" AND Remainder ({cliente.Id del Cliente},2)=0
En esta frmula, la parte anterior al operador and contiene los criterios de seleccin de rangos del campo Regin. La regin debe caer alfabticamente entre CA e IL. El programa pasa este tipo de condicin al DLL de la base de datos (para datos PC) o al servidor (para datos SQL). Consulte "Seleccin de registros " en la pgina 177. La segunda mitad de la frmula de seleccin, sin embargo, requiere procesamiento que debe ser hecho en el Procesador de Informes. Utiliza una funcin interna para manipular y evaluar un valor de campo y no puede ser hecho en el DLL de la base de datos o el servidor. El programa no pasa esta condicin al DLL de la base de datos.
Si hay un ndice en la tabla A y la condicin de seleccin del lmite de rango est basada en el campo indexado {cliente.REGION} en este ejemplo, el programa va directamente al registro que est buscando en la tabla A (el primer registro CA) y lo lee.
Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la tabla B, utilizando el ndice de la tabla B. Pasa este registro combinado (A+B) de regreso al Report Designer, que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin. Despus lee el segundo registro coincidente y pasa el registro combinado, posteriormente el tercer registro coincidente y asi sucesivamente hasta que lee todos los registros coincidentes. Despus regresa a la tabla A y lee el siguiente registro. No hay necesidad de verificar el registro para ver si cumple la condicin CA; esto es porque el campo est indexado y los registros estn en orden alfabtico. Pero verifica si el registro va ms all de la condicin IL (por ejemplo, puede ser el siguiente registro de Mississippi o Tennessee?). Si el registro est dentro del rango especificado, comienza de nuevo el proceso de cotejar para ese registro.
561
25
Contina el proceso hasta que ha localizado todos los registros en la tabla A y los registros coincidentes de la tabla B. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa lee 200 registros.
Si no hay un ndice en la tabla A o si hay un ndice pero la condicin de seleccin de lmite de rango no est basada en el campo indexado, el programa lee el primer registro que encuentra.
Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la tabla B, utilizando el ndice de la tabla B. Pasa el registro combinado (A+B) de regreso al procesador de informe que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin. Despus ubica el segundo registro coincidente en la tabla B y pasa el registro combinado de regreso, despus el tercer registro y asi sucesivamente hasta que haya ubicado, combinado y pasado todos los registros en la tabla B que coinciden con el primer registro en la tabla A. Despus regresa al siguiente registro en la tabla A y empieza de nuevo el proceso de cotejar y combinar. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa lee 2500 registros.
Subinformes y archivos de datos

Si su informe principal est basado en la tabla A, el subinforme en la tabla B y los registros estn vinculados, sus consideraciones principales son las siguientes:
El nmero de subinformes que ejecuta el programa viene determinado por la situacin del ndice y de la frmula de seleccin en el informe principal:
Si la tabla A est indexada y si el informe principal tiene una frmula de seleccin que pasa las condiciones del lmite de rango para el campo indexado, el programa ejecuta 2 subinformes. Si la tabla A no est indexada o si la tabla A est indexada pero la frmula de seleccin no pasa las condiciones de lmite de rango para el campo indexado, el programa ejecuta 25 subinformes.
562
25
El nmero de registros ledos para cada subinforme viene determinado por la situacin del ndice en la tabla B.
Si tiene un ndice en la tabla B, el programa leer slo los registros coincidentes (100) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme.
Consideraciones acerca de bases de datos SQL

Como los ndices no son indispensables para los datos SQL, la preocupacin principal con ambas tablas vinculadas y con los subinformes debe ser si existe o no una frmula de seleccin en el informe principal que ponga lmites de rango en la tabla A. Vea "Vinculacin de archivos de datos " en la pgina 561.
Tablas SQL vinculadas

Si hay condiciones de lmite de rango en la frmula de seleccin, el programa pasa esas condiciones al servidor.
Si hay una frmula de seleccin que pone lmites de rango en la tabla A, el servidor ubica los registros en la tabla A que cumplan con el criterio de seleccin (2), los coteja con los registros apropiados en la tabla B (100) y regresa los 200 registros combinados al Procesador de Informes. Si no hay frmula de seleccin o si hay una frmula de seleccin que no pone los lmites de rango en la tabla A, el servidor coteja cada registro en la tabla A (25) con los registros apropiados en la tabla B (100) y regresa 2500 registros combinados al Procesador de Informes.
En ambos casos, el Procesador de Informes aplica toda la frmula de seleccin a los registros combinados.
563
25
Subinformes y bases de datos SQL

Si est creando un informe principal de la tabla A y un subinforme de la tabla B.
El nmero de subinformes que se ejecutan viene determinado por la situacin de la frmula de seleccin en el informe principal:
Si hay una frmula de seleccin y pasa los lmites de rango en la tabla A, el programa ejecuta un subinforme slo para los registros que satisfacen las condiciones del lmite de rango (2). Si no hay frmula de seleccin o si la frmula de seleccin no pasa los lmites de rango en la tabla A, el programa ejecuta un subinforme por cada registro en la tabla A (25).
El nmero de registros ledos en cada subinforme es el mismo sin importar si existe o no seleccin de lmite de rango en la tabla A. Cada subinforme leer slo los registros en la tabla B que cotejan cada registro ledo en el informe principal (tabla A) (100).
Consideraciones de rendimiento para todos los informes

Consideracin n 1
Con archivos de datos y bases de datos SQL, el programa analiza toda la frmula de seleccin y pasa cualquier parte del critero que puede trasladar, donde sea que lo que encuentre en la frmula. Por lo tanto, si encuentra un criterio que puede pasar, despus un criterio que no puede, luego otro criterio que s, pasa la primera parte, omite la segunda y despus pasa la tercera parte.
En el caso de archivos de datos, pasa el criterio que puede a la capa de traslacin de base de datos. En el caso de bases de datos SQL, pasa el criterio que puede al servidor en la forma de una clusula WHERE (DONDE).
An cuando hay excepciones, como regla general puede pasar cualquier parte de la frmula de seleccin de registros que compara un campo con una constante. Generalmente, sto significa que puede pasar cualquier tipo de criterio de seleccin de registros que puede ser configurado en el Asistente de Seleccin (igual que, uno de, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, entre, empezando con, o como constante). Hay dos situaciones de frmulas de seleccin especiales que necesitan ser consideradas. En estas situaciones, hay varias condiciones en la frmula de seleccin de registros y algunas pueden ser pasadas mientras que otras no.
Situaciones AND (Y)

({cliente.REGION} = "CA" and {cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
564
25
En esta situacin, el programa ve que puede pasar la condicin antes del operador And pero no la condicin posterior. Como los registros que satisfagan la segunda condicin tendrn que satisfacer tambin la primera, pasa la primera condicin, recupera el conjunto de datos que satisfacen la condicin y luego aplica la segunda condicin a los datos recuperados. La regla para situaciones de AND es que el programa pasa las condiciones que puede. Nota: Si todas las condiciones en una situacin AND pueden ser satisfechas en el servidor o DLL de base de datos, el programa las pasa todas.
situaciones OR (O)
({cliente.REGION} = CA OR {cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
En esta situacin, el programa tambin ve que puede pasar la condicin antes del operador Or pero no la condicin posterior. Como hay registros que pueden satisfacer la segunda condicin sin satisfacer la primera, pasar la primera condicin no tiene sentido porque recuperar un conjunto de datos incompleto. En otras palabras, aunque recupere todos los datos que cumplen la primera condicin, todava habr que recuperar todos los datos de las tablas para poder aplicar la segunda condicin en el Report Designer. Por lo tanto, en lugar de duplicar partes de la recuperacin de datos, el programa no pasa nada. Recupera todos los datos y luego ejecuta ambas pruebas en el Report Designer. La regla en situaciones OR es que el programa pase todas las pruebas o ninguna. Nota: Si todas las pruebas en una situacin OR pueden ser realizadas en el servidor o en el DLL de bases de datos, el programa las pasa todas.
Consideracin n 2
Para asegurarse de que el programa puede utilizar el ndice en la tabla A para mejorar el rendimiento, asegrese de que:
hay una frmula de seleccin, hay lmites de rango en la frmula de seleccin en el campo clave (indexado) en la tabla A, y la opcin Usar ndices est activada en el cuadro de dilogo Opciones.
565
25
Consideracin n 3
Si los campos que est usando de la tabla A no estn indexados, pero hay un campo indexado que puede utilizar en su solicitud de seleccin de registros, utilcelo. Por ejemplo, suponga que tiene tres productos (Producto 1, Producto 2 y Producto 3) y quiere identificar todas las ventas del Producto 2 en EE.UU. No hay ndice en el campo Producto pero hay uno en el campo Fecha de Pedido. Como usted sabe que el Producto 2 no comenz a ser enviado sino desde julio de 1995, utilizando la frmula de seleccin, puede incrementar la velocidad al limitar su informe a pedidos en y despus de julio de 1995. En este caso, el programa utiliza el ndice Fecha de Pedido para recuperar slo los pedidos de julio de 1995 en adelante (un pequeo subconjunto de toda la base de datos) y despus busca las veces que aparece el Producto 2 en ese subconjunto, no en toda la base de datos.
Ficha Vnculos del Asistente de base de datos

La ficha Vnculos del Asistente de base de datos permite vincular fcilmente dos o ms tablas. Elija la opcin Asistente de base de datos del men Base de datos para que se muestren todas las tablas actuales y, a continuacin, seleccione la ficha Vnculos para que se muestren todos los vnculos actuales. La manera ms fcil de vincular tablas de base de datos es seleccionar Vincular automticamente en la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Esta opcin selecciona automticamente los vnculos de las tablas basndose en los campos comunes de las tablas o en los campos indexados (si la base de datos admite campos indexados).
Vinculacin de tablas indexadas

Cuando se estn vinculando tablas de base de datos de acceso directo, debe establecerse un vnculo entre la tabla principal y un campo de la tabla de bsqueda. El campo vinculado en la tabla principal puede estar indexado, pero no necesita estarlo. El campo de vnculo de la tabla de bsqueda tampoco necesita estar indexado, salvo que no se est utilizando un controlador nativo para la conexin. Adems, los campos usados para vincular dos tablas deben tener el mismo tipo de datos. Por ejemplo, usted puede vincular un campo de cadena de caracteres en una tabla a un campo de cadena de caracteres de otra tabla, o un campo numrico en una tabla a un campo numrico en otra tabla, pero no puede vincular un campo numrico en una tabla a un campo de cadena de caracteres en otra tabla.
566
25
Nota:
Algunos programas SABD le permiten convertir el valor en un campo a otro tipo de datos en el ndice. Por ejemplo, el campo en la tabla puede ser numrico, mientras el ndice convierte el valor del campo a cadena de caracteres. Sin embargo, si utiliza ese campo para vincular otra tabla, debe hacerlo a un campo del tipo de datos original. No puede vincular un valor de cadena de caracteres a un campo numrico que ha sido convertido a cadena de caracteres en el ndice. Si est vinculando tablas de dos tipos diferentes de fuentes de datos ODBC, por ejemplo, MS SQL Server y Oracle, slo puede utilizar campos de cadena de caracteres para vincular las tablas. Los campos de cadena de caracteres son guardados en bases de datos de la misma manera, sin importar el origen de datos. Sin embargo, es posible que otros tipos de valores no estn almacenados de la misma manera en orgenes de datos diferentes, por lo que el nico medio para vincular orgenes de datos diferentes en Crystal Reports es la utilizacin de valores de cadena. Cuando est vinculando tablas de bases de datos de acceso directo mediante controladores nativos (que no es SQL), el nico tipo de unin disponible es la unin Extrema izquierda.
Cambiando indices usados en vnculo

Cuando se utiliza la funcin Vnculo inteligente para vincular tablas mediante un campo que es un componente de varios ndices (dos o ms), Crystal Reports selecciona uno de los ndices para el vnculo. Ese ndice puede o no ser el que usted desea usar. Elimine el vnculo creado mediante la funcin Vnculo inteligente y vincule manualmente las tablas. Consulte "Cmo vincular varias tablas " en la pgina 109 para obtener ms informacin. Nota: No todas las aplicaciones DBMS admiten tablas indexadas. Verifique que su base de datos utilice ndices antes de intentar seleccionar un ndice para vincular. Refirase a su documentacin de SABD para averiguar si su SABD puede usar ndices y cmo crearlos.
Orden de procesamiento de vnculos

Cuando hay varios vnculos, Crystal Reports necesita saber el orden en que debe procesarlos. De forma predeterminada, el orden de procesamiento coincide con el orden en el que aparecen los vnculos en la ficha Vnculos. Utilice los botones de flecha del cuadro de dilogo Orden de vnculos para cambiar el orden predeterminado.
567
25
Por ejemplo, si ha elegido las tablas Crdito, Cliente, Pedidos y Detalles de pedidos de la base de datos de muestra Xtreme, la ficha de vnculos muestra las tablas vinculadas del siguiente modo.
En este caso, los vnculos se procesarn primero entre las tablas Crdito/ Cliente, a continuacin entre Cliente/Pedidos y, finalmente, entre Pedidos/ Detalles del pedido. El cuadro de dilogo Orden de vnculos muestra este orden predeterminado y permite cambiar las posiciones en la jerarqua de procesamiento segn se desee. Nota: Distintos pedidos de vnculos pueden tener como resultado conjuntos de datos diferentes devueltos para su uso en el informe. Asimismo, el orden de los vnculos tiene un efecto relevante en el rendimiento.
Vinculacin de opciones
Crystal Reports permite especificar el tipo de combinacin y el tipo de vnculo que se desea utilizar cuando se vinculan tablas. Tambin puede hacer obligatorio el uso de tablas en las combinaciones. Las combinaciones y los vnculos indican cmo se comparan los campos vinculados de dos tablas cuando se leen los registros. Las opciones de combinacin, imposicin y vinculacin se pueden especificar en el cuadro de dilogo Opciones de vnculo. Al utilizar las diversas opciones para forzar la combinacin se garantiza que las tablas vinculadas se incluyen en la consulta SQL, incluso cuando en el informe no se usa ninguno de los campos de la tabla. Nota: Cuando se vinculan campos utilizando combinaciones, no es necesario que haya campos indexados.
568
25
Los tipos de combinacin son:

Unin interna
Unin interna Unin externa izquierda Unin externa derecha Unin externa completa No forzar Forzar desde Forzar a Forzar ambos Vnculo igual que [=] Vnculo Mayor que [>] Vnculo Mayor o igual que [>=] Vnculo Menor que [<] Vnculo Menor o igual que [<=] Vnculo No Igual que [!=]
Las opciones de Forzar unin son:
Los tipos de vnculo son:
La combinacin interna es el tipo normal de combinacin. El conjunto de resultados de una combinacin interna incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Por ejemplo, se puede utilizar una combinacin interna para ver todos los clientes y los pedidos que han realizado. No se obtendr ninguna coincidencia para los clientes que no hayan realizado pedidos. Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 Tabla Clientes Nombre de cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141,50 19164,30 1683,60 15716,40 1956,20 24580,50 7911,80
569
25
Tabla Clientes Id. del Cliente 63 63 64
Tabla Clientes Nombre de cliente Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain
Tabla Pedidos Monto del Pedido 19766,20 12763,95 8233,50
Unin externa izquierda

El conjunto de resultados de una unin Extrema Izquierda incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la tabla principal (izquierda) cuyo valor del campo vinculado no tiene coincidencia en la tabla de comparacin. Por ejemplo, podemos utilizar una unin Extrema Izquierda para ver todos los clientes y todos los pedidos que han hecho, pero tambin obtenemos una fila para cada cliente que no ha hecho pedidos. Estos clientes aparecen al final de la lista con espacios en blanco en los campos que mantendran esa informacin: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 54 55 Tabla Clientes Nombre de cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Bicicletas Aztecas Deely MTB Inc. Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141,50 19164,30 1683,60 15716,40 1956,20 24580,50 7911,80 19766,20 12763,95 8233,50
Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se tiene acceso a la base de datos a travs de ODBC, Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a una base de datos SQL
570
25
directamente (no a travs de ODBC), Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. Para informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la documentacin de su base de datos SQL.
Unin externa derecha

El conjunto de resultados de una unin Extrema Derecha incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la tabla de comparacin (derecha) cuyo valor de campo vinculado no coincide con la tabla principal. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos, se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Tambin obtiene una lnea por cada pedido hallado que no puede ser vinculado a un cliente. Tericamente, esto no debera suceder, pero si un vendedor sin experiencia se olvid de asignar una Id. del cliente a un pedido, puede localizar rpidamente ese pedido con una unin Extrema Derecha. La tabla resultante deja un espacio en blanco en cualquier campo de Clientes para el pedido sin un cliente: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Pedidos Id. del Pedido 6 11 21 4 20 16 19 28 32 14 25 Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141,50 19164,30 1683,60 15716,40 1956,20 24580,50 7911,80 19766,20 12763,95 8233,50 10320,87
Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se tiene acceso a la base de datos a travs de ODBC, Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Crystal Reports utiliza una sintaxis
571
25
nativa para la base de datos. Para informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la documentacin de su base de datos SQL.
Unin externa completa

Una unin externa completa es una combinacin externa bidireccional en la que se pueden ver todos los registros de las tablas vinculadas. El conjunto de resultados de una combinacin externa completa incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. Tambin incluye una fila para cada registro de la tabla principal (izquierda) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla de bsqueda y una fila para cada registro de la tabla de bsqueda (derecha) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla principal. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos, se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Tambin se obtiene una fila para cada pedido encontrado que no se pueda vincular a un cliente y una fila para cada cliente para el que no se pueda encontrar un pedido. Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 65 66 25 10320,87 Tabla Pedidos Id. del Pedido 6 11 21 4 20 16 19 28 32 14 Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141,50 19164,30 1683,60 15716,40 1956,20 24580,50 7911,80 19766,20 12763,95 8233,50
572
25
No forzar
Al seleccionar esta opcin, el vnculo creado slo se usa si lo requiere explcitamente el enunciado Select. Sus usuarios pueden crear informes basados en las tablas seleccionadas sin ninguna restriccin (es decir, sin imposicin basada en otras tablas). Esta es la opcin predeterminada.
Forzar desde
Al seleccionar esta opcin, si se usa el parmetro a tabla para el vnculo utilizado, ste se fuerza. Por ejemplo, si crea un vnculo de la Tabla A a la Tabla B mediante la opcin Forzar desde y slo selecciona un campo de la Tabla B, el enunciado Select an incluir la combinacin a la Tabla A, porque se fuerza. Al contrario, si slo selecciona desde la Tabla A mediante la misma condicin de unin no se forzar la unin con la Tabla B. Nota: Si necesita una explicacin de los parmetros desde y a tabla, vea "Vincular desde y vincular a " en la pgina 557.
Forzar a
Al seleccionar esta opcin, si se usa el parmetro desde tabla para el vnculo, ste se fuerza. Por ejemplo, si crea un vnculo de la Tabla A a la Tabla B mediante la opcin Forzar a y slo selecciona un campo de la Tabla A, se forzar la combinacin con la Tabla B, y el enunciado Select que se genere incluir ambas tablas. Nota: Si necesita una explicacin de los parmetros desde y a tabla, vea "Vincular desde y vincular a " en la pgina 557.
Forzar ambos
Al seleccionar esta opcin, si se usan los parmetros desde tabla o a tabla para el vnculo, ste se fuerza.
Vnculo igual que [=]

El conjunto de resultados de un vnculo Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. En el siguiente ejemplo, la tabla Clientes est vinculada a la tabla Pedidos por el campo Id del Cliente. Cuando una Id del Cliente se encuentra en la tabla Pedidos que coincide con la Id del Cliente de la tabla Clientes, la informacin es mostrada para los registros correspondientes en ambas tablas. SQL usa la siguiente sintaxis para describir un vnculo Igual que:
SELECT Cliente.Id del Cliente, Cliente. Nombre de Cliente, Pedidos. Monto del Pedido
573
25
FROM Cliente Cliente, Pedidos Pedidos WHERE Cliente.Id del Cliente = Pedidos.Id del Cliente
Este enunciado produce los siguientes datos: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Clientes Nombre de cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141,50 19164,30 1683,60 15716,40 1956,20 24580,50 7911,80 19766,20 12763,95 8233,50
Vnculo Mayor que [>]

El conjunto de resultados de un vnculo Mayor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal sea mayor que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Como un ejemplo, una compaa puede desear comparar los salarios de todos sus agentes de ventas con los salarios de sus gerentes de ventas. Los ejecutivos de la compaa quieren asegurarse de que ningn agente de ventas gane ms que uno de los gerentes. Teniendo en cuenta esto, se puede vincular la tabla Agente de Ventas con la tabla Gerente, mediante el campo Sueldo de cada tabla, utilizando un vnculo Mayor que:
SELECT Agente de Ventas.Apellido, Agente de Ventas. Sueldo, Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo FROM Agente de ventas Agente de ventas, Gerente Gerente WHERE Agente de Ventas.Sueldo > Gerente. Sueldo
Este enunciado SQL puede producir datos similares a stos:
574
25
Tabla Agente de Tabla Agente de Tabla Gerente Ventas Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson Sueldo 35.000,00 $ 35.000,00 $ 35.000,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 30.000,00 $ Apellido Fuller Brid Buchanan Hellstern Fuller Brid Buchanan Martin Buchanan
Tabla Gerente Sueldo 32.000,00 $ 30.000,00 $ 29.500,00 $ 45.000,00 $ 32.000,00 $ 30.000,00 $ 29.500,00 $ 35.000,00 $ 29.500,00 $
En esta tabla no se ha establecido una relacin entre los agentes de ventas y los gerentes. Ya que los gerentes estn en un nivel superior al de los agentes de ventas, una compaa quizs encuentre necesario indagar si es que cualquier agente de ventas gana ms que un gerente lo que indicara un problema salarial que debe ser resuelto.
Vnculo Mayor o igual que [>=]

El conjunto de resultados de un vnculo Mayor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es mayor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. El ejemplo en este caso es idntico al ejemplo de la combinacin Mayor que, aunque utiliza el vnculo Mayor o igual que:
SELECT Agente de Ventas.Apellido, Agente de Ventas. Sueldo, Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo FROM Agente de ventas Agente de ventas, Gerente Gerente WHERE Agente de Ventas.Sueldo >= Gerente. Sueldo
Este enunciado puede producir resultados as:
575
25
Tabla Agente de Tabla Agente de Tabla Gerente Ventas Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson Patterson Sueldo 35.000,00 $ 35.000,00 $ 35.000,00 $ 35.000,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $ 30.000,00 $ 30.000,00 $ Apellido Fuller Brid Buchanan Martin Hellstern Fuller Brid Buchanan Martin Brid Buchanan
Tabla Gerente Sueldo 32.000,00 $ 30.000,00 $ 29.500,00 $ 35.000,00 $ 45.000,00 $ 32.000,00 $ 30.000,00 $ 29.500,00 $ 35.000,00 $ 30.000,00 $ 29.500,00 $
Vnculo Menor que [<]

El conjunto de resultados de un vnculo Menor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Utilizando el vnculo Menor que, se pueden comparar los sueldos de los agentes de ventas y de los gerentes en una direccin diferente. Una vez ms, el campo Sueldo en cada tabla es usado como campo de vnculo. Sin embargo, el vnculo se establece desde la tabla Gerentes a la tabla Agente de Ventas utilizando un vnculo Menor que en los campos Sueldo vinculados:
SELECT Gerente.Apellido, Gerente. Sueldo, Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo FROM Gerente Gerente, Agente de Ventas Agente de Ventas WHERE Gerente.Sueldo < Agente de Ventas. Sueldo
Este enunciado SQL genera una tabla algo diferente a la que genera el vnculo Mayor que:
576
25
Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Hellstern
Tabla Gerente Sueldo 32.000,00 $ 32.000,00 $ 30.000,00 $ 30.000,00 $ 29.500,00 $ 29.500,00 $ 29.500,00 $ 35.000,00 $ 45.000,00 $
Tabla Agente de Tabla Agente de Ventas Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Patterson Dodsworth Dodsworth Sueldo 35.000,00 $ 48.300,00 $ 35.000,00 $ 48.300,00 $ 35.000,00 $ 48.300,00 $ 30.000,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $
Vnculo Menor o igual que [<=]

El conjunto de resultados de un vnculo Menor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. El ejemplo en este caso es idntico al ejemplo del vnculo Menor que, pero utiliza el vnculo Menor o igual que:
SELECT Gerente.Apellido, Gerente. Sueldo, Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo FROM Gerente Gerente, Agente de Ventas Agente de Ventas WHERE Gerente.Sueldo <= Agente de Ventas. Sueldo
Este enunciado SQL produce datos como los siguientes: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Brid Tabla Gerente Sueldo 32.000,00 $ 32.000,00 $ 30.000,00 $ 30.000,00 $ 30.000,00 $ Tabla Agente de Tabla Agente de Ventas Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Patterson Sueldo 35.000,00 $ 48.300,00 $ 35.000,00 $ 48.300,00 $ 30.000,00 $
577
25
Tabla Gerente Apellido Buchanan Buchanan Buchanan Martin Martin Hellstern
Tabla Gerente Sueldo 29.500,00 $ 29.500,00 $ 29.500,00 $ 35.000,00 $ 35.000,00 $ 45.000,00 $
Tabla Agente de Tabla Agente de Ventas Ventas Apellido Davolio Dodsworth Patterson Davolio Dodsworth Dodsworth Sueldo 35.000,00 $ 48.300,00 $ 30.000,00 $ 35.000,00 $ 48.300,00 $ 48.300,00 $
Vnculo No Igual que [!=]

El conjunto de resultados de un vnculo No Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal no es igual al valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Este tipo de vnculo se puede usar para encontrar posibles combinaciones de elementos cuando una tabla se combina consigo misma (autocombinacin). Por ejemplo, una compaa puede tener una tabla que describe todos los productos que vende. Si deciden tener una venta especial, ofreciendo a sus clientes que si compran un artculo podrn llevarse el segundo a mitad de precio, necesitarn tener una lista de todas las posibles combinaciones de dos productos:
SELECT Producto1.Nombre de Producto, Producto2. Nombre de Producto, FROM Producto Producto1 Producto Producto2 WHERE Producto1.Nombre de Producto != Producto2. Nombre de Producto
En este enunciado SQL, la tabla Producto es abierta dos veces. La primera vez, se le da el alias Producto1. La segunda vez, se le da el alias Producto2. Luego, el campo Nombre de Producto es usado para vincular desde la tabla Producto1 a la tabla Producto2. sta es la misma tabla, pero como se ha abierto dos veces utilizando alias diferentes, Crystal Reports la considera como dos tablas independientes. Un vnculo No Igual que se usa para vincular las tablas mediante el campo Nombre de Producto. Como resultado, cada producto es apareado con cada uno de los otros productos, pero no es apareado consigo mismo.
578
Manipulacin de bases de datos Utilizacin de SQL y bases de datos SQL
25
Producto1 Nombre de Producto Craze Adult Helmet Craze Adult Helmet Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle
Producto2 Nombre de Producto Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove
Nota: El smbolo != se utiliza para representar un vnculo No Igual que, si el controlador del origen de datos ODBC de los datos a los que se est teniendo acceso admite este smbolo. En caso contrario, el smbolo predeterminado <> se utiliza para representar un vnculo No Igual que.
Utilizacin de SQL y bases de datos SQL

Quizs los formatos ms populares y poderosos de bases de datos son los programas SABD basados en el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL, siglas en ingls). Las bases de datos SQL generalmente trabajan en la arquitectura de red cliente/ servidor, proporcionando un Servidor SQL para crear, guardar y manipular los archivos de base de datos, tablas y registros y una interfaz de Cliente SQL permitiendo a los usuarios de estaciones de trabajo no slo disear y trabajar con archivos de base de datos, sino tambin recuperar datos tiles e importantes que les ayudarn con su trabajo de cada da.
579
25
Qu es SQL?
SQL es un lenguaje de consulta diseado para organizar, administrar, desarrollar y consultar grandes bases de datos relacionales en redes de equipos. SQL es un lenguaje comn en la Ciencia de la Informacin y la industria de la Administracin de la Informacin. El lenguaje ha sido estandarizado por el American National Standards Institute (ANSI) y la International Standards Organization (ISO), esto significa que hay caractersticas especficas que deben estar presentes en cualquier versin de SQL producida por una compaa de software para que esa versin sea oficialmente llamada SQL. Muchos distribuidores de software agregan caractersticas ms avanzadas a su versin de SQL en un esfuerzo de mejorar el lenguaje y atraer clientes, pero debe, como mnimo, retener los estndares originales establecidos por ANSI e ISO. Usted debe comprender que SQL no es un verdadero lenguaje de computacin. No puede ser utilizado para crear sistemas operativos o programas de computacin que funcionen por si mismos. SQL es referido algunas veces como un sublenguaje que puede ser usado desde otros lenguajes o programas; el propsito del lenguaje SQL es especfico para trabajar con bases de datos relacionales. La sintaxis del lenguaje SQL est construida en un sistema de mandar enunciados SQL al servidor de la base de datos SQL. Cada enunciado es una peticin para realizar una operacin de base de datos como crear un archivo de base de datos, agregar tablas y campos a la base de datos o recuperar datos desde bases de datos. El servidor SQL analiza el enunciado SQL y realiza la operacin requerida. Si el enunciado es una peticin de datos, el servidor rene los datos y los regresa a la estacin de trabajo del cliente para que el usuario pueda verlos.
Una consulta SQL es un enunciado SQL diseado especficamente para solicitar datos de una o ms bases de datos SQL. Algunos programas SQL requieren que usted escriba una consulta SQL directamente utilizando un editor de texto, mientras que otros proporcionan interfaces grficas que guan al usuario a travs del proceso de consultar una base de datos. En este
580
25
ltimo caso, el programa debe crear un enunciado SQL basada en la informacin que usted proporciona. Este enunciado es la consulta SQL real y es la que se utiliza para solicitar los datos. Crystal Reports pertenece a ambas categoras de aplicaciones compatibles con SQL.
Arquitectura cliente/servidor
Una de las caractersticas ms poderosas de los programas SQL SABD es su habilidad para usar eficientemente la arquitectura de la red de cliente/servidor.
Una estructura de red simple consta de uno o ms servidores de red que proporcionan una ubicacin comn en la que todos los usuarios de la red pueden obtener datos y programas. Muchos servidores de red tambin proporcionan seguridad de red, servicios automatizados tales como hacer copias de seguridad de datos y recursos de supervisin de red para proporcionar el mejor servicio posible a todas las estaciones de trabajo de la red. Debido a las altas demandas de procesos requeridos por un servidor de red, el equipo utilizado como servidor a menudo es una mquina poderosa y rpida que puede tener varios procesadores, varias unidades de disco duro y varias unidades CD-ROM. Un cliente de red es una estacin de trabajo de un solo equipo usado regularmente por uno o ms empleados de la compaa. Un usuario trabaja en el cliente y tiene acceso a los datos y programas del servidor por medio de la red. Los procesamientos voluminosos que requieren mucho tiempo y recursos son manejados por el servidor y los resultados finales son enviados de regreso al cliente. Esto proporciona a los usuarios una administracin ms eficiente del tiempo porque la estacin de trabajo local ocupa menos tiempo en procesamiento y tiene ms tiempo "libre" disponible para el usuario.
581
25
Muchos programas computacin de modernos estn basados en la arquitectura operacional cliente/servidor. Un programa cliente/servidor tiene dos partes, un programa basado en servidor que est ubicado en un servidor de red y un programa basado en cliente que est ubicado en la estacin de trabajo del usuario. El programa del servidor maneja procesos complejos que consumen mucho tiempo o requieren mucha capacidad de procesamiento, aprovechando as los recursos y la capacidad de procesamiento del servidor de red, mientras que el programa cliente proporciona una interfaz de usuario fcil de usar, diseada para ayudar a realizar el trabajo de forma ms rpida y mejor de lo que se podra hacer de otra manera.
En ocasiones, un programa cliente/servidor estar disponible para un cierto nmero de puestos, dependiendo del coste del programa. Cada puesto representa una nica estacin de trabajo de cliente o un solo usuario de cliente (dependiendo de las especificaciones del distribuidor de software) que se puede conectar al software de cliente/servidor. Muchas veces, los distribuidores de software venden sitios adicionales para sus programas y cada sitio contenie un juego completo de software del programa del cliente. No confunda los programas servidores con un equipo servidor de red. Ambos son referidos frecuentemente como servidores. Sin embargo, un programa servidor reside en el servidor de la red, tomando en cuenta las capacidades del equipo y sistemas operativos del servidor. Un servidor es una mquina fsica a la que los clientes de la red estn conectados por cables o algn otro dispositivo de conexin.
582
25
El SABD SQL
Un Sistema de Administracin de Base de Datos (SABD) SQL es un ejemplo comn de un paquete de software cliente/servidor. Un SABD SQL estndar incluir un programa SQL del servidor que controla todo el trabajo real de constrair y trabajar con bases de datos y sus datos. El SABD incluir por lo menos un conjunto de software SQL de cliente (un sitio) que se puede conectar al servidor SQL por medio de la red. El software de cliente SQL generalmente consiste de, al menos un editor de enunciados SQL que puede utilizar para escribir y ejecutar enunciados SQL y una capa subyacente de comunicaciones que trabaja con el programa del servidor SQL en la red. Cuando ejecuta un enunciado SQL, el software de cliente pasa el enunciado a la capa de comunicaciones, la cual lo enva por la red al servidor de software. El servidor SQL analiza el enunciado, realiza la operacin requerida y regresa cualquier dato pedido al software de cliente. Si el software de cliente recibe cualquier dato de regreso, muestra los datos al usuario.
Procedimientos almacenados
Adems de los atributos comunes de bases de datos relacionales (tablas, campos, registros, etc.), muchos sistemas DBMS SQL admiten procedimientos almacenados. Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, consistente de uno o ms enunciados SQL. Un procedimiento almacenado puede ser usado para definir una consulta SQL que usted usar en forma repetida. Adems, variables, expresiones condicionales y argumentos de variables pueden ser definidos en procedimientos almacenados de manera tal que usted tenga que proporcionar cierta informacin antes de que el procedimiento sea ejecutado.
583
25
Dado que los procedimientos almacenados pueden devolver un conjunto de resultados, pueden proporcionar un conjunto especfico de datos al ejecutarse. De hecho, Crystal Reports permite ejecutar un procedimiento almacenado en una base de datos SQL y usar los datos devueltos para disear un informe. Si el procedimiento almacenado est diseado para solicitar a un usuario la informacin sobre la que se basa la consulta, Crystal Reports solicitar dicha informacin cuando se seleccione el procedimiento almacenado para el informe.
Cmo utiliza Crystal Reports SQL?

Cuando un usuario se conecta a una base de datos SQL, Crystal Reports acta como aplicacin cliente SQL, conectndose al servidor SQL a travs de la red. Cuando se disea un informe que tiene acceso a datos SQL, Crystal Reports crea una consulta SQL. Esta consulta se puede ver seleccionando la opcin Mostrar consulta SQL del men Base de datos. La consulta SQL es una representacin del enunciado SQL que Crystal Reports enva al servidor SQL. Mediante la interpretacin mxima posible del diseo del informe en una consulta SQL, Crystal Reports puede pasar gran parte del procesamiento al equipo servidor. En lugar de tener que desplazarse por una base de datos completa para encontrar los datos solicitados, Crystal Reports permite que el servidor realice dicha tarea y devuelva un conjunto de datos mucho ms pequeo, reducindose de este modo el tiempo y los recursos que la estacin de trabajo debe utilizar para finalizar el informe.
El lenguaje SQL
Dado que Crystal Reports usa el lenguaje SQL para tener acceso a las bases de datos cliente/servidor a travs de ODBC, se puede comprender mejor el proceso de elaborar informes si se conocen algunas de las clusulas (comandos) SQL que se utilizan:
584
25
SELECT
La clusula SELECT indica elementos de datos especficos a recuperar de las tablas de base de datos. El elemento recuperado puede ser el valor en un campo de base de datos (columna) o puede ser el resultado de una operacin de clculo realizada mientras se recuperan los datos. Por ejemplo:
SELECT TABLA A. NOMBRE, TABLA A. ESTADO
DISTINCT
La clusula DISTINCT obliga a la consulta a recuperar slo conjuntos de datos nicos (distintos). Una fila de resultados ser recuperada slo una vez. El enunciado SELECT anterior puede ser cambiado para usar la clusula DISTINCT:
SELECT DISTINCT TABLA A. NOMBRE, TABLA A. ESTADO
FROM
La clusula FROM especifica las fuentes de los campos de base de datos indicados en la clusula SELECT. FROM enumera las tablas de base de datos reales que contienen los campos y registros teniendo los datos requeridos. La clusula FROM generada por Crystal Reports antecede al nombre de cada tabla con el alias que usa para identificar la tabla en el informe. Lo que sigue ilustra la clusula FROM con la clusula SELECT:
SELECT TABLA A. NOMBRE, TABLA A. ESTADO FROM TABLA A TABLA A
WHERE
La clusula WHERE tienes dos propsitos:
Especificar un criterio de seleccin de registros. Mostrar cmo se combinan dos tablas de base de datos.
Cuando WHERE es usado para especificar un criterio de seleccin de registros usando una condicin de bsqueda, ste determina qu registros (filas de datos) van a ser recuperados. Por ejemplo:
SELECT MITABLA. VENDEDOR, MITABLA. TOTALVENTAS FROM MITABLA MITABLA
585
25
WHERE MITABLA. TOTALVENTAS < 10000.00
Si WHERE es usado para especificar la manera en que dos tablas son vinculadas, un operador de unin SQL se interpone entre los dos nombres de las tablas. Consulte "Vinculacin de opciones " en la pgina 568. El siguiente es un ejemplo de la clusula WHERE uniendo dos tablas:
SELECT CLIENTE. ID DEL CLIENTE, CLIENTE. NOMBRE DEL CLIENTE, PEDIDOS. MONTO DEL PEDIDO FROM CLIENTE CLIENTE, PEDIDOS PEDIDOS WHERE CLIENTE. ID DEL CLIENTE = PEDIDOS. ID DEL CLIENTE
ORDER BY
La clusula ORDER BY indica que los registros de base de datos recuperados sean ordenados de acuerdo a los valores en un campo especfico. Si la clusula ORDER BY no es usada, los registros son recuperados en el orden en que aparecen en la base de datos original. Si ms de un campo es especificado despus de la clusula ORDER BY, los registros son ordenados de acuerdo a los valores en el primer campo especificado, luego, dentro de ese ordenamiento, son ordenados de acuerdo a los valores en el segundo campo, y as sucesivamente. El siguiente enunciado SQL utiliza la clusula ORDER BY:
SELECT MITABLA. COMPAIA, MITABLA. CIUDAD, MITABLA. ESTADO FROM MITABLA MITABLA ORDER BY MITABLA. ESTADO ASC, MITABLA. CIUDAD ASC
Nota: ASC indica que los valores en el campo son ordenados de manera ascendente en lugar de descendente (DESC). El ascendente ordena las letras de la A a la Z y los nmeros de 0 a 9.
GROUP BY
La clusula GROUP BY recupera un conjunto de datos resumidos. En lugar de recuperar los datos en si, GROUP BY los agrupa y resume cada grupo de acuerdo a una funcin de resumen SQL. El servidor slo devuelve a Crystal Reports la informacin de resumen correspondiente a cada grupo.
586
Manipulacin de bases de datos Procesamiento del lado del servidor
25
Por ejemplo:
SELECT MITABLA. ESTADO, MITABLA. CODIGO POSTAL, SUM (MITABLA. VENTAS) FROM MITABLA MITABLA GROUP BY MITABLA. ESTADO, MITABLA. CODIGO POSTAL
Procesamiento del lado del servidor

El procesamiento del lado del servidor le permite establecer un informe que ejecuta la mayor parte de su procesamiento en el servidor y deja slo los detalles relevantes al PC. El procesamiento del lado del servidor le proporciona muchas ventajas:
Menos tiempo de conexin con el servidor. Menos memoria necesaria para procesar el informe en su PC. Menos tiempo de transferencia del servidor al cliente.
El procesamiento del lado del servidor trabaja de la siguiente manera: Mediante el uso de tecnologa de paso a travs SQL para enviar un enunciado SQL al servidor de base de datos y recuperar un conjunto inicial de datos, Crystal Reports pasa gran parte del trabajo de recuperacin y ordenamiento de los datos al sistema servidor, liberndose de este modo memoria y recursos locales para tareas ms importantes. Es por eso que el procesamiento del lado del servidor slo funciona para aquellos informes que han sido ordenados y agrupados; si el informe ho ha sido agrupado y ordenado (por ejemplo, si el informe consiste de una lista simple), entonces no hay ningn procesamiento que pasar al servidor. Tambin debe observarse que el procesamiento del lado del servidor trabaja slo para informes basados en orgenes de datos SQL. Nota:
Esta descripcin slo es aplicable al proceso de pasar las tareas de agrupamiento y ordenamiento al servidor. Se pueden utilizar grandes cantidades de recursos del servidor para las bases de datos temporales que se requieren cuando se pasa la tarea de agrupamiento al servidor.
Recuerde siempre que para ejecutar el agrupamiento en el servidor, su informe debe satisfacer las siguientes condiciones:
587
25
La opcin Ejecutar agrupamiento en servidor (en el cuadro de dilogo Opciones) debe estar activada. Para obtener ms informacin, consulte "Cmo activar el procesamiento del lado del servidor " en la pgina 590. El informe debe usar alguna forma de agrupamiento. El informe debe estar al menos parcialmente oculto (por lo menos, la seccin Detalles debe estar oculta). Ya que el servidor procesar aquellas secciones que estn ocultas, cuanto ms grande sea la porcin visible del informe, mayor ser la cantidad de procesamiento que debe ejecutarse en el lado del cliente. Si la seccin de Detalles es visible, no ser posible el procesamiento del lado del servidor. En algunos casos, los campos de frmula deben ser procesados en lado del cliente. Si el agrupamiento se basa en un campo de frmula, o si se usa una frmula en un campo de resumen, entonces todos los registros deben ser transferidos al lado del cliente antes de evaluar la frmula. Esto aumentar el tiempo requerido para ejecutar el informe. Por lo tanto, talvez sera ms conveniente para usted usar enunciados SQL como una alternativa para las frmulas. Nota: Las frmulas usadas para la seleccin de registros son una excepcin y se pueden procesar en el servidor.
Para que el informe pueda ser procesado en el servidor, todos los totales acumulados que aparecen en el informe deben basarse en campos de resumen (ya que los datos necesarios para los totales acumulados sern movidos al lado del cliente). Para que un informe se pueda procesar en el servidor, slo debe contener campos de resumen de los tipos siguientes: Sum, Maximum, Minimum, Count. El informe no debe contener agrupamientos de valores especficos. Cuando usted traspasa en una seccin oculta de un informe que usa procesamiento del lado del servidor, la conexin al servidor se iniciar automticamente. Si el cliente est desconectado del servidor (por ejemplo, si usted descarga un informe a su laptop y trabaja en l desde una ubicacin remota), el traspasar en los datos producir un error. Si usted guarda un informe que ha sido parcialmente procesado en el servidor usando la opcin Guardar los datos con el informe, el programa guardar solamente aquellos registros que han sido tansferidos al lado del cliente. En otras palabras, si se ha profundizado en una seccin oculta y hay una ficha para esos datos en Crystal Reports (indicando que los datos se han transferido), dichos registros se guardarn con el informe.
Nota:
588
25
Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL

Cuando un informe mueve la mayora del procesamiento al servidor, esto por necesidad altera la consulta SQL. As, cuando la opcin Ejecutar el agrupamiento en el servidor esta activa, algunos aspectos individuales del procesamiento del lado del servidor modificarn el enunciado SQL en diferentes maneras.
Si usted activa la opcin Usar ndices en el servidor para rapidez (eh el cuadro de dilogo Opciones del Informe), el programa agregar una clusula ORDER BY al enunciado SQL. Si agrupa en datos de tipo vinculable en el DBMS, el programa agregar una clusula GROUP BY al enunciado SQL. El programa usa la clusula GROUP BY para ejecutar el agrupamiento en el servidor. Si resume en datos de tipo vinculable, el programa agregar un campo de resumen a la clusual SELECT del enunciado SQL. Si traspasa en datos de tipo vinculable, el programa agregar una clusula WHERE al enunciado SQL. Si agrupa en orden descendente en datos de tipo vinculable, el programa agregar una clusula ORDER BY al enunciado SQL. Si usted est trabajando en la ficha Vista previa, el enunciado incluye la clusual GROUP BY, as como tambin cualquier agregado que el informe est moviendo al servidor. Si est traspasando, el enunciado variar dependiendo de los datos subyacentes y del nivel de traspaso. Con cada accin de traspaso el criterio WHERE cambia. Tambin, si usted traspasa a los detalles, el enunciado no incluir la clusula GROUP BY (ya que no hay ningn grupo en esa ficha de traspaso).
El enunciado tambin cambia entre fichas:
Para ver el enunciado SQL actual de la ficha activa, elija el comando Mostrar consulta SQL del men Base de datos. El cuadro de dilogo Mostra Consulta SQL aparecer en su pantalla, mostrando el enunciado correspondiente. Nota: Puede usar el Formula Workshop para editar expresiones SQL que se procesarn en el servidor.
589
25
Manipulacin de bases de datos Reasignacin de campos de base de datos
Cmo activar el procesamiento del lado del servidor

1. 2. En el men Archivo, haga clic en Opciones del informe. Active la casilla de verificacin Ejecutar agrupamiento en el servidor en el cuadro de dilogo Opciones del informe. Note que esta casilla de verificacin estar inactiva si Usar ndices o servidor para rapidez est inactiva. 3. Haga clic en Aceptar. Nota: Usted tambin puede activar o desactivar esta opcin rpidamente poniendo o quitando la marca de verificacin junto al comando Ejecutar agrupamiento en servidor (men Base de datos) de acuerdo a sus necesidades. Si Usar ndices o servidor para rapidez est inactivo en el cuadro de dilogo Opciones del Informe, este comando estar inactivo.
Reasignacin de campos de base de datos

El cuadro de dilogo Asignar Campos le permite vincular los campos del informe a sus campos de base de datos correspondientes cuando usted a efectuado cambios en la estructura de la base de datas, o cuando a creado un informe basad en una base de datos de una plantilla o de otro informe basado en alguna base de datos que tiene la misma estructura de campos y tablas. De esta forma, el cuadro de dilogo le ayuda a asegurar que sus informes se imprimirn con la versin actual de la base de datso activa. Cuando crea el informe, ste toma sus campos de la base de datos tal como existen en ese momento. Si usted cambia la estructura de la base de datos despus de haber creado el informe, el programa necesita adaptar el informe a la nueva estructura.
Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos

El cuadro de dilogo Asignar Campos contiene cuatro cuadros:
La lista superior izquierda muestra los nombres de todos los campos del informe no asignados (en los cuales el programa detecta un cambio en la base de datos activa). El nombre superior se selecciona predeterminadamente. La lista superior derecha muestra los nombres de los campos de base de datos no asignados (en los cuales el programa ha detectado cambios). Ya que la casilla de verificacin Coincidir tipo esta activa predeterminadamente, esta lista muestra slo los nombres de los campos de base de datos no asignados del mismo tipo de los campos
590
25
del informe no asignados que usted seleccion en la lista superior izquierda. Para mostrar todos los campos de base de datos, independientemente de su tipo, desactive la casilla de verificacin Coincidir tipo.
La lista inferior izquierda muestra los nombres de los campos de informe asignados. Cuando usted asigna campos en las listas superiores, estos aparecern en las listas inferiores. La lista inferior derecha mustra los nombres de los campos de base de datos asignados. Cuando usted asigna campos en las listas superiores, estos aparecern en las listas inferiores.
Por cada campo de base de datos que ha cambiado, seleccione el campo de informe y el campo de base de datos en las secciones superiores y haga clic en Asignar. Los nombres de los campos sern movidos de las listas superiores a las inferiores. Usted no tiene que reasignar cada campo del informe. Por ejemplo, si elimina un campo de base de datos, no es necesario reasignar el campo de informe correspondiente, ya que no tendr tal campo en su informe. Puede hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo sin reasignar cada campo listado en la lista superior izquierda. En algunas ocaciones, tendr que desasignar o desvincular ls campos de informe y de base de datos que ya ha asignado. Por ejemplo, usted podra asignar los campos equivocados o intentar asignar un campo de informe a un campo de base de datos ya asignado. En estos casos, puede seleccionar un campo de informe en las listas inferiores (el programa automticamente selecciona el campo de base de datos) y hacer clic en Desasignar. El nombre del campo ser movido de las listas inferiores a las superiores. Nota: Crystal Reports no actualiza automticamente los datos del informe cuando se cierra el cuadro de dilogo Campos Asignados. Si quiere actualizar sus datos, haga clic en el botn Actualizar de la barra de herramientas estndar.
Cmo reasignar procesos

Si efecta cambios en los campos de la base de datos activa que hacen necesario reasignar los campos del informe correspondientes, puede activar el cuadro de dilogo Asignar Campos eligiendo uno de los siguientes comandos del men Base de datos:
Verificar base de datos Comprobar en la primera actualizacin Establecer ubicacin del origen de datos
591
25
Nota: Tambin existe una opcin general denominada Comprobar cuando se actualice el controlador de la base de datos (que se establece en la ficha Base de datos del cuadro de dilogo Opciones) que puede abrir el cuadro de dilogo Campos Asignados cuando se actualizan por primera vez los datos de un informe despus de actualizar el controlador de base de datos. Usted puede usar cada uno de estos comandos para una funcin especfica; sin embargo, cualquiera de ellos abrir el cuadro de dilogo Asignar Campos si el programa detecta alguna irregularidad entre los nombres de los campos en la base cde datos y los nombres de los campos en el. Para detectar cualquier inconsistencia posible, el programa verifica cada nombre de campo en el informe con el campo correspondiente en la base de datos. Si hay inconsistencia en alguno de los nombres de campo, el cuadro de dilogo Asignar Campos aparecer automticamente. Nota: Los campos del informe que se dejan sin asignar sern removidos del informe.
Uso del proceso de verificacin de base de datos

Cuando usted elige el comando Verificar base de datos del men Base de datos, el programa verifica las bases de datos e informes activos. Si detecta cambios, el informe debe ser adaptado para evitar errores. El programa muestra el cuadro de dilogo Asignar Campos si detecta alguno de los siguientes tipos de cambios en la base de datos:
Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos que se utiliza en el informe. La base de datos se ha convertido de un origen de datos de PC a un origen de datos SQL.
Para obtener un tutorial sobre el cuadro de dilogo Campos Asignados, vea "Reasignar campos de base de datos alterados " en la pgina 593. Crystal Reports adapta automticamente el informe (y no muestra el cuadro de dilogo Campos Asignados) si detecta alguno de estos cambios:
Se han agregado campos a la base de datos. Se han eliminado de la base de datos campos que no se usan en el informe. Se han cambiado posiciones de campos en la base datos. Se han cambiado tipos de datos en campos de la base de datos.
592
25
Utilizacin del proceso Comprobar en la primera actualizacin

Este proceso activa el comando Comprobar base de datos la primera vez que se actualizan los datos del informe en cada sesin:
Si la casilla Comprobar en la primera actualizacin tiene una marca de verificacin, la opcin est activa (esta opcin estar activada de forma predeterminada en nuevos informes). Si la marca de verificacin no est presente, el comando est inactivo,
Utilizacin del proceso Establecer ubicacin del origen de datos

Cuando se selecciona el comando Establecer ubicacin del origen de datos del men Base de datos y se especifica una nueva ubicacin para la base datos activa, el programa comprueba si hay cambios en la base de datos. El comando Establecer ubicacin del origen de datos muestra el cuadro de dilogo Campos Asignados si detecta alguno de los cambios siguientes en la estructura de la base de datos:
Se ha eliminado un campo de la base de datos. Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos. La base de datos es totalmente nueva.
Nota: El programa buscar estos cambios solamente si la base de datos tiene un nombre diferente o si el nombre ha sido cambiado. Si la base de datos tiene el mismo nombre, el cuadro de dilogo Asignar Campos no aparecer, y usted tendr que verificar la base de datos cuando haya terminado de establecer la ubicacin. Para obtener ms informacin, consulte "Uso del proceso de verificacin de base de datos " en la pgina 592.
Reasignar campos de base de datos alterados

Use el cuadro de dilogo Asignar Campos para reasignar campos del informe existentes a la base de datos activa, si es que han sido alterados. 1. Para reasignar un campo de base de datos alterado Con el informe activo, en la ficha Diseo, elija Verificar base de datos del men Base de datos. El cuadro de mensaje Verificar Base de Datos aparecer en su pantalla.
Si el programa no detecta cambios en la base de datos activa, el cuadro de mensaje mostrar el siguiente mensaje: La base de datos est actualizada. En este caso, simplemente haga clic en Aceptar y vuelva a su trabajo.
593
25
Manipulacin de bases de datos ndices de datos guardados
Si el programa detecta algn cambio en la base de datos activa, el cuadro de mensaje muestra el siguiente mensaje: Se ha modificado el archivo de la base de datos [nombre de tabla]. Prosiga corrigiendo el informe
2.
Haga clic en Aceptar. Si el programa detecta que un nombre de campo ha sido alterado en la base de datos activa, el cuadro de dilogo Asignar Campos aparecer en su pantalla. Nota: El programa adapta automticamente el informe a los cambios en los dems datos de la base de datos (nmero de campos, posicin de campos, tipo de datos, etc.). No es necesario reasignar los campos en los cuales se han efectuado estos cambios.
3. 4. 5.
En la lista de la parte superior izquierda, resalte el primer campo del informe que quiere reasignar. En la lista de la parte superior derecha, resalte los campos no asignados a los cuales quiere reasignar los campos del informe seleccionados. Haga clic en el botn Asignar. Los campos resaltados del informe y de la base de datos desaparecen de las listas mencionadas y aparecen en las listas correspondientes de la parte inferior.
6.
Repita los pasos del 3 al 5 por cada campo no asignado que desee reasignar. Nota: Si el nombre de algn campo del informe permanece en la lista de la parte superior izquierda cuando sale del cuadro de dilogo, el programa lo quita del informe.
7.
Haga clic en Aceptar. El programa reasigna los campos del informe a los campos alterados de la base de datos.
ndices de datos guardados

Se puede aumentar el rendimiento de un informe de Crystal indexando los datos guardados. Cuando se crea un ndice de datos guardados en un campo concreto, Crystal Reports puede filtrar en dicho campo con ms eficacia. En particular, se conseguirn mejoras considerables de rendimiento, especialmente en informes de mayor envergadura, si se indexan los campos a que hacen referencia las frmulas de seleccin de registros.
594
25
Nota: Las ventajas de los ndices de datos guardados apenas se aprecian en los informes cuya seleccin de registros devuelve menos de 10.000 registros. La opcin ndices de datos guardados resulta especialmente til al programas los informes de Crystal para verlos mediante BusinessObjects Enterprise. Por ejemplo, suponga que desea facilitar a sus usuarios informacin sobre las ventas anuales en Norteamrica, por lo que crea un informe. Tambin desea que los representantes de ventas vean las cifras de sus regiones individuales, pero no quiere que vean las cifras de las otras regiones, de modo que crea una frmula de seleccin para limitar el informe. Despus de programar el informe en BusinessObjects Enterprise y de que los representantes de ventas comprueben sus instancias, slo vern las cifras de sus propias regiones. Si tambin ha creado ndices de datos guardados, los representantes podrn ver sus registros sin tener que esperar a que se carguen todos. En otras palabras, los ndices de datos guardados permiten al usuario obtener acceso a un subconjunto de datos del informe. Los ndices se invocan aplicando una frmula de seleccin en BusinessObjects Enterprise en el momento de su visualizacin (es decir, la frmula de seleccin aplica un filtro a un campo indexado). Estas frmulas de seleccin se pueden aplicar configurndolas mediante un visor de informes, o mediante una extensin de procesamiento de informes. (Para obtener ms informacin sobre las extensiones de procesamiento de informes, vea BusinessObjects Enterprise COM SDK Guide.)
Funcionamiento de la indizacin de informes

En un informe sin indexar, Crystal Reports tiene que analizar todos los registros para encontrar valores que cumplan los criterios especificados. Por ejemplo, cuando un usuario solicita un subconjunto concreto de datos guardados o cuando solicita el informe pero slo tiene derechos de acceso a ciertos registros, Crystal Reports filtra los datos guardados comprobando si cada registro tiene los valores apropiados. Sin embargo, si se han indexado los datos guardados en funcin de uno o ms campos, Crystal Reports ya sabe qu registros contienen valores concretos. Por lo tanto, cuando un usuario obtiene acceso a un subconjunto concreto de los datos guardados del campo indexado, Crystal Reports puede encontrar y aplicar formato a los registros apropiados de forma ms eficaz. Una vez creados los ndices de datos guardados, trabajan siempre en segundo plano. Los usuarios no saben que los datos guardados estn indexados y el agrupamiento, el ordenamiento o el formato del informe no cambian en absoluto. Los ndices slo permiten a Crystal Reports encontrar rpidamente registros concretos, sin pasar por la totalidad de los datos guardados.
595
25
Consideraciones sobre el uso de ndices de datos guardados

Existen algunos aspectos que debe considerar antes de utilizar ndices de datos guardados:
Los ndices funcionan mejor en los casos en que un informe contiene un conjunto de datos amplio, pero en el que slo se ven a la vez pequeos subconjuntos de estos datos. Los informes grandes y complejos pueden sobrecargar el motor de informes deCrystal Reports. Por ejemplo, probablemente la creacin de un informe grande con una frmula de seleccin que devuelve el 90% de los datos del informe ocupar ms memoria y espacio en disco que un archivo de informe sin ndices. En tal caso, se ralentizar el procesamiento del informe.
Los ndices requieren bastante espacio en disco y puede superar el espacio necesario para los propios datos. La rapidez de aplicar frmulas de seleccin compensa el tamao de los archivos de informe. Los servidores de Crystal Page y RAS tienen un lmite en su memoria temporal para los diferentes usuarios cuando se aplican frmulas de seleccin. Por ello, cuando un usuario ve un archivo de informe con una frmula de seleccin y Page Server ocupa cierta cantidad de memoria RAM, si se agregan ms usuarios Page Server podra consumir an ms memoria RAM.
Indizacin de los campos correctos

Estas directrices describen los mejores mtodos para indexar datos guardados y las acciones que se deben evitar a la hora de indexar:
Indexar los campos que los usuarios agregan frecuentemente a sus frmulas de seleccin de registros. Indexar los campos a los que hace referencia la frmula de seleccin de registros del informe. No indexar todos los campos del informe. Si se realiza esta accin, puede producirse un incremento de los tiempos de procesamiento. Es preferible indexar nicamente los campos que cumplen los criterios especificados anteriormente. Si todos los campos cumplen estos criterios, se debe establecer una prioridad e indexar slo una parte de los campos.
596
Manipulacin de bases de datos Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports
25
No indexar campos que slo contengan valores nicos. Por ejemplo, no se debe indexar un campo como Ventas del ao pasado, ya que lo ms probable es que sus valores difieran mucho entre s. Si se realiza esta accin, se crea un ndice independiente para todos y cada uno de los valores del campo.
1. 2. 3. 4. 5.
Para indexar datos guardados Abra el informe en Crystal Reports. En el men Informe, haga clic en ndices de exploracin de informes. En el cuadro de dilogo ndices de datos guardados, seleccione los campos que desee indexar dentro de los datos guardados. Haga clic en Aceptar para volver a Crystal Reports. Si desea crear el ndice inmediatamente, actualice y guarde el informe.
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports

Crystal Reports es compatible con Unicode ya que convierte los datos de bases de datos que no son Unicode cuando obtiene acceso a ellos (esta conversin de datos se produce en Crystal Reports de modo que los datos de las bases de datos de los usuarios no se ven afectados). La conversin se realiza utilizando el identificador de los datos que no son Unicode y la configuracin regional del equipo (que se encuentra normalmente en el cuadro de dilogo Configuracin regional del Panel de control). Para aprovechar la compatibilidad con Unicode en Crystal Reports, asegrese de que la configuracin local sea correcta en cada uno de los equipos que utilicen Crystal Reports.
Para obtener informacin adicional

Este captulo slo ha cubierto algunos de los aspectos ms importantes de acceso a base de datos, bases de datos relacionales y SQL. Si est interesado en aprender ms acerca de tpicos de bases de datos, consulte la documentacin que se entrega con su solicitud DBMS. Nota: Adems, existen cientos de libros disponibles en el mercado que analizan la teora y diseo de bases de datos de manera profunda. Consulte la seccin relacionada con equipos en su librera local.
597
25
Manipulacin de bases de datos Para obtener informacin adicional
598
Modelo de procesamiento de informes
apndice
Modelo de procesamiento de informes Informacin general
Informacin general
Crystal Reports usa un mtodo de tres pasadas para elaborar los informes. Las siguientes secciones describen lo que sucede durante cada paso de este proceso. Para obtener una representacin visual, consulte el diagrama de flujo al final de este anexo.
Qu es una pasada?
Una pasada es un proceso que Crystal Reports usa cada vez que se leen o se manipulan los datos. Dependiendo de la complejidad del informe, Crystal Reports puede hacer 1, 2 o 3 pasadas sobre los datos. Esta funcin permite complejas tareas de elaboracin de informes y manipulacin de frmulas.
Previa n 1
Al observar una vista previa de un informe, los primeros elementos que se evalan son las frmulas constantes. Las frmulas constantes son aquellas que tienen un valor constante durante todo el informe. Es decir, no cambian de un registro a otro. Por ejemplo, 100* 30 sera una frmula constante. Las frmulas constantes se evalan al comienzo del proceso de generacin de impresin y no se vuelven a evaluar. Este proceso se conoce como BeforeReadingRecords. Si ubicara un campo de frmula constante (es decir, 100*30) en la seccin Detalles, el resultado sera 3.000 para cada registro que se muestre.
Pasada n 1
Despus que se ha producido el proceso BeforeReadingRecords, Crystal Reports comienza a leer los registros de la base de datos. Durante el proceso de lectura de registros, ocurrir lo siguiente:
Recuperacin de registros. Donde la posible seleccin y ordenamiento de registros se transfieren a la base de datos en este paso. Evaluacin de frmulas recurrentes. Estas frmulas contienen campos de base de datos, pero no contienen referencias a subtotales o informacin de resumen. Este tiempo de evaluacin se conoce como WhileReadingRecords. Las frmulas que contienen referencias a subtotales o informacin de resumen se procesan en la segunda pasada. Aplicacin local de la seleccin de registros. Si la seleccin de registros es demasiado compleja para transferirla a la base de datos, Crystal Reports se encarga de aplicarla en este paso.
600
Ordenamiento, agrupamiento y clculo de totales. En este paso, Crystal Reports ordena los registros, los separa en grupos y luego calcula los subtotales y resmenes necesarios para cada grupo. Generacin de tablas cruzadas, grficos y mapas. En la Pasada n 1 slo se generarn las tablas cruzadas, los grficos y los mapas que estn basados totalmente en campos de bases de datos y frmulas recurrentes. Si estos objetos contienen totales acumulados o frmulas PrintTime, se generarn en la Pasada n 2. Almacenamiento de datos guardados. Despus de terminar el proceso de clculo de totales, todos los registros y totales se almacenan en la memoria y en archivos temporales. Crystal Reports no lee la base de datos nuevamente, sino que utiliza los datos guardados durante todo el procesamiento posterior.
Pasada previa n 2
Durante la Pasada previa n 2, Crystal Reports ordena los grupos del informe para lograr un agrupamiento jerrquico o N superiores/inferiores. Los registros no se leen en este proceso, en cambio Crystal Reports slo ve las instancias de grupo de la Pasada 1 y toma los N superiores como apropiados, o bien ordena los grupos segn la configuracin especificada de agrupamiento jerrquico.
Pasada n 2
Crystal Reports realiza la segunda pasada por los datos para dar formato a las pginas. A las pginas se les da formato a la orden. Esto significa que Crystal Reports no dar formato a una pgina hasta que el usuario lo indique o hasta que lo requiera el recuento total de pginas en la Pasada n 3. Durante el proceso de dar formato a las pginas, Crystal Reports realiza lo siguiente:
Frmulas de seleccin de grupos. Totales acumulados. Clculo de frmulas marcadas como WhilePrinting Records. Estas frmulas contienen referencias a los subtotales o a la informacin de resumen, tambin conocidas como frmulas PrintTime. Este tiempo de evaluacin se conoce como WhilePrinting Records.
Tablas cruzadas, grficos y mapas. Las tablas cruzadas, los grficos y los mapas que incluyen totales acumulados o frmulas PrintTime, y los grficos que estn basados en tablas cruzadas se generan en la Pasada n 2.
cuadrculas OLAP. Subinformes. Generar pginas a la orden.
Nota: Puede que los subtotales, los totales generales y los resmenes parezcan incorrectos si el informe tiene una frmula de seleccin de grupos. Esto ocurre porque los totales generales y los resmenes se calculan durante la Pasada n 1, pero la frmula de seleccin de grupos vuelve a filtrar los datos en la Pasada n 2. Los campos de totales acumulados se pueden utilizar en lugar de los resmenes para obtener el total de datos en informes que contengan una frmula de seleccin de grupos.
Pasada n 3
En la tercera y ltima pasada, se determina el recuento total de pginas. Esto se aplica a los informes que utilizan los campos especiales de nmero total de pginas o Pgina N de M.
Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple
602
Nota: Aunque los subinformes aparecen en la Pasada n 2 en el diagrama de flujo, se pueden usar subinformes bajo demanda para asegurarse de que el informe principal sigue siendo un informe de una sola pasada. Con los subinformes a la orden, Crystal Reports todava tiene que hacer una segunda pasada sobre los datos; sin embargo, esta segunda pasada no empezar hasta que usted profundice en el subinforme. En consecuencia, puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden.
604
Mensajes de error de Crystal Reports
apndice
Mensajes de error de Crystal Reports Unidad:\nombre_de_archivo.extensin
Unidad:\nombre_de_archivo.extensin
No se pudo abrir este documento. Parece que no es un documento de Crystal Reports.
Contexto
Ocurre al intentar abrir un archivo de informe de Crystal que no tiene una extensin RPT.
Motivo
Este error ocurre porque el informe est daado.
Solucin
Se debe utilizar una copia de seguridad del informe en lugar de la copia daada.
Unidad:\test.rpt
No se pudo abrir este documento. Parece que no es un documento de Crystal Reports. El documento tiene la extensin esperada (RPT), pero parece estar daado. Si este informe sola funcionar, intente abrirlo con una versin diferente de Crystal Reports; si no funciona, pngase en contacto con el administrador.
Contexto
Ocurre al intentar abrir un archivo de informe de Crystal que tiene una extensin RPT.
Motivo
Este error ocurre porque el informe est daado.
Solucin
Se debe utilizar una copia de seguridad del informe en lugar de la copia daada.
No se pudo cargar la sesin del conector de base de datos

Motivo
El conector de base de datos no est disponible en el equipo que procesa el informe.
606
Mensajes de error de Crystal Reports No se pudo abrir la conexin. Detalles: [Cdigo del proveedor de base de datos: <nmero de cdigo del
El software cliente de base de datos necesario para el conector de base de datos no est disponible en el equipo que procesa el informe.
Contexto
Ocurre al actualizar u obtener una vista previa de un informe de Crystal que no contiene datos guardados.
Solucin
Asegrese de que el conector de base de datos que usa el informe est instalado en los equipos en los que se puede ejecutar el informe. Compruebe que el software cliente de base de datos necesario para el conector de base de datos est instalado en los equipos en los que se puede ejecutar el informe y que se encuentra en la variable de entorno del sistema PATH.
No se pudo abrir la conexin. Detalles: [Cdigo del proveedor de base de datos: <nmero de cdigo del proveedor>].
Motivo
El origen de datos solicitado por el informe no est disponible o est mal configurado en el equipo que procesa el informe. El servidor de base de datos solicitado por el informe no est disponible. El cliente de base de datos est instalado pero est mal configurado en el equipo que procesa el informe. Por ejemplo falta un alias de base de datos de DB2, una entrada tnsnames de Oracle o una entrada DSEDIT de Sybase o estn configurados incorrectamente.
Contexto
Solucin
Compruebe que el origen de datos solicitado por el informe est disponible y configurado correctamente en todos los equipos en los que se puede ejecutar el informe. Por ejemplo, el origen de datos ODBC o JNDI existe y la conectividad se puede probar mediante una herramienta de comprobacin cliente.
Mensajes de error de Crystal Reports No se pudieron recuperar datos de la base de datos. Detalles: [Cdigo del proveedor de base de datos:
Asegrese de que el servidor de base de datos solicitado por el informe est en ejecucin y que la conectividad se puede probar mediante una herramienta de comprobacin cliente en todos los equipos en los que se puede ejecutar el informe.
No se pudieron recuperar datos de la base de datos. Detalles: [Cdigo del proveedor de base de datos: <nmero de cdigo del proveedor>].
Contexto
Motivo
Las consultas SQL del informe que se han enviado al servidor no se pueden ejecutar, porque el servidor de base de datos mostr un error tras procesar las consultas. Por ejemplo, falta un campo, tabla o procedimiento solicitado por el informe, o las consultas contienen errores de sintaxis.
Solucin
Compruebe que el informe utiliza la informacin de conexin correcta. Por ejemplo, que el nombre del origen de datos, del servidor, de la base de datos y del usuario son correctos. Con una herramienta de comprobacin cliente de base de datos, asegrese de que existen los campos, tablas y procedimientos que usa el informe, y que las consultas SQL se pueden ejecutar en relacin a ellos. En el diseador de Crystal Reports, verifique que la consulta SQL, tal como se muestra en la opcin Mostrar consulta SQL del men Base de datos no contiene errores de sintaxis. Si la consulta SQL que se muestra en Crystal Reports es vlida, ejecute la misma consulta SQL mediante una herramienta de comprobacin cliente de base de datos.
608
Creacin de informes accesibles
captulo
Creacin de informes accesibles Accesibilidad
Accesibilidad
Al crear informes de Crystal para una gran audiencia en la organizacin, y en todo el mundo, debe responsabilizarse de sus necesidades. Los diseadores de informes suelen crear informes para idiomas, pases, tareas de trabajo o grupos de trabajo especficos, pero tambin es importante tener en cuenta las necesidades de accesibilidad de los usuarios. Los usuarios de los informes pueden tener limitaciones fsicas, sensoriales o cognitivas que afecten a su capacidad de acceso a Internet. Quiz no puedan ver, moverse u or. Puede que vean poco o que sus movimientos sean muy limitados. Algunas personas padecen dislexia, daltonismo o ataques epilpticos; otras pueden presentar dificultades de lectura o de comprensin del texto. Pueden tener una combinacin de discapacidades con distintos niveles de gravedad. Estas personas suelen utilizar tecnologas de ayuda: productos o tcnicas que les ayudan a realizar tareas que no podran llevar a cabo de otra forma. Estas tecnologas incluyen programas de ayuda como lectores de pantalla (que traducen el texto a sonidos), lupas de pantalla y software de reconocimiento de voz. Las personas con discapacidades tambin pueden utilizar exploradores especiales que permiten la navegacin por Internet basada slo en texto o voz. Pueden usar dispositivos de ayuda como pantallas Braille actualizables, teclados alternativos con conmutadores sipand-puff o sistemas con tecnologa eyegaze. Para satisfacer las necesidades de las personas con discapacidades, debe disear los informes para que funcionen con todas las tecnologas de ayuda que sea posible. A pesar de la gran gama de posibles problemas de accesibilidad, puede utilizar las tcnicas que se describen en este captulo para crear informes que sean tiles para todo el mundo.
Ventajas de los informes accesibles

A medida que los lderes econmicos y polticos mundiales adoptan nuevos estndares para que las personas con discapacidades puedan tener acceso al contenido Web, el diseo accesible se est convirtiendo en el principio bsico para la administracin y la entrega de la informacin.
610
El diseo accesible proporciona muchas ventajas:
Los informes accesibles son ms fciles de usar para todos. Muchas instrucciones de accesibilidad tienen como resultado posibilidades de uso mejoradas. Un informe accesible debe proporcionar un desplazamiento lgico y coherente. Su contenido debe ser claro y fcil de entender.
Los informes accesibles son ms compatibles con diversas tecnologas, nuevas y antiguas. El contenido accesible es ms fcil de exportar a formatos sencillos ms compatibles con los exploradores de telfonos mviles, asistentes personales digitales (PDA) y otros dispositivos con conexiones de ancho de banda reducido. Quiz haya personas no tengan teclado o mouse (ratn) y pueden tener una pantalla de slo texto o una conexin lenta a Internet. El diseo accesible facilita el acceso a la informacin a las personas que disponen de una tecnologa limitada.
El contenido accesible es ms fcil de volver a usar que el resto de los formatos. En los visores, los informes accesibles se copian o exportan mejor que el resto de los formatos.
Este tipo de informes mejora el rendimiento de los servidores. Puede reducir el nmero de solicitudes HTTP del servidor, proporcionando una navegacin fcil para que los usuarios puedan buscar lo que necesitan rpidamente. Mediante las alternativas de slo texto se puede reducir el nmero de grficos, que consumen un ancho de banda valioso.
Iniciativas recientes indican que existe una tendencia mundial hacia el contenido Web accesible. Hay ms compaas que estn haciendo de la accesibilidad un requisito para su contenido Web, sobre todo en Estados Unidos, donde el gobierno incorpor la seccin 508 del Acta de Rehabilitacin (Rehabilitation Act). La accesibilidad se est convirtiendo rpidamente en una parte bsica de la entrega de contenido Web.
Se le puede exigir legalmente que proporcione contenido accesible. Cada ao, hay ms pases que promulgan leyes antidiscriminatorias que garantizan igualdad de oportunidades para las personas con discapacidades. Aunque legalmente no se le exige que satisfaga las instrucciones de accesibilidad, quiz desee establecer relaciones comerciales con organizaciones que deban adherirse a ellas.
611
La creacin de informes accesibles es ms fcil que modificar los informes existentes para que sean accesibles. Incluir ahora funciones de accesibilidad en los informes, le resultar ms barato que volver a disearlos ms adelante.
Instrucciones de accesibilidad
Las instrucciones de accesibilidad ms completas son las Instrucciones de accesibilidad para el contenido Web (WCAG, Web Content Accessibility Guidelines) elaboradas por el Consorcio del World Wide Web (W3C) y se considera que proporcionan el conjunto definitivo de recomendaciones para la entrega de contenido Web a las personas con discapacidades. Estas instrucciones han influido en la elaboracin de estndares similares de contenido Web en todo el mundo. Organizaciones y gobiernos de todo el mundo estn adoptando las recomendaciones de accesibilidad del W3C. En Australia, el Acta de Discriminacin de los Discapacitados incluye estndares para la accesibilidad de sitios Web. Se han introducido instrucciones parecidas en el Reino Unido y en Europa. En Canad, todo el contenido Web oficial se elabora de acuerdo con la iniciativa Common Look and Feel (CLF), que se basa ampliamente en las Instrucciones de accesibilidad para el contenido Web del W3C. Dando un paso ms all, el gobierno de Estados Unidos introdujo la seccin 508 del Acta de Rehabilitacin (Rehabilitation Act), que garantiza el derecho a un contenido Web accesible en las pginas Web oficiales. Todas las instrucciones tienen en comn su preocupacin por proporcionar un contenido Web que sea til para todas las personas, independientemente de su discapacidad. Por lo que respecta a los informes, el diseo accesible se centra en los mismos conceptos clave:
El contenido debe ser fcilmente comprensible y los usuarios se deben poder desplazar por l con facilidad. Se deben proporcionar equivalentes o alternativas de texto para los objetos no basados en texto. Los objetos se deben organizar lgicamente para identificar las relaciones entre ellos. Los informes no deben depender de ningn tipo especfico de hardware, como el mouse, el teclado o una pantalla en color.
Para obtener informacin ms especfica sobre las instrucciones de accesibilidad, consulte "Recursos " en la pgina 636.
612
Creacin de informes accesibles Mejora de la accesibilidad de un informe
Accesibilidad y productos de Business Objects

Los productos de Business Objects le permiten disear informes accesibles y entregarlos a los usuarios a travs de Internet. Mediante la observacin de las instrucciones de accesibilidad, puede utilizar Crystal Reports para crear informes a los que pueden tener acceso los usuarios con discapacidades. A continuacin, puede publicarlos en BusinessObjects Enterprise, donde las personas con discapacidades pueden verlos en Internet utilizando el escritorio Web y los visores DHTML de BusinessObjects Enterprise. Los informes de este captulo se crearon con Crystal Reports y se probaron utilizando lectores de pantalla (incluido el lector JAWS 4.5). Sin embargo, Crystal Reports actualmente no proporciona una accesibilidad completa a los diseadores de informes con discapacidades. Los componentes de administracin de BusinessObjects Enterprise incluidos la Consola de administracin central de BusinessObjects Enterprise (CMC) y el Administrador de configuracin central (CCM), actualmente no proporcionan acceso a las personas con discapacidades. Los visores ActiveX y Java tampoco lo hacen. En el escritorio Web de BusinessObjects Enterprise, la interfaz de usuario principal para trabajar con informes mediante BusinessObjects Enterprise, la mayora de los usuarios tienen acceso a la conexin y visualizacin de los informes. Sin embargo, quiz no puedan tener acceso en otros campos, como las cuentas de nueva suscripcin y la programacin. Nota: Aunque puede utilizar muchas de las directrices de diseo para mejorar la accesibilidad de los informes de OLAP Intelligence Professional, es difcil dar formato a las hojas de clculo para que sean accesibles. Crystal Reports es la opcin recomendada para proporcionar informes a personas con discapacidades.
Mejora de la accesibilidad de un informe

Para mejorar la accesibilidad de los informes de Crystal, vamos a empezar por las instrucciones de accesibilidad que son rpidas y fciles de implementar. Un pequeo cambio en las convenciones de diseo o en la plantilla de la compaa pueden tener un impacto significativo en la accesibilidad. Una navegacin sencilla y un contenido escrito con claridad son bsicos para la accesibilidad y, adems, son fciles de implementar y tiles para todos los usuarios de informes.
613
Posicin de los objetos en los informes

Hay unas pocas directrices generales que debe tener presentes cuando coloque los objetos de un informe.
Organizacin lgica de los objetos

Cuando coloque objetos en los informes, asegrese de que su posicin es lgica y precisa, sobre todo cuando deba indicar una relacin entre dos objetos de un informe. Por ejemplo, si incluye la descripcin de texto de un grfico, compruebe que est lo bastante cerca de ste como para que la relacin sea evidente. Muchas tecnologas de ayuda se leen de izquierda a derecha y de arriba abajo, por consiguiente, si incluye la descripcin de texto y el ttulo de un grfico, debe decidir cul desea que lea antes el usuario. De esta forma, se asegura de que los objetos del informe se lean en el orden correcto.
Orden de colocacin de los objetos

Cuando publica un informe en BusinessObjects Enterprise, la versin HTML organiza los objetos del informe segn el orden consecutivo en el que los haya agregado a Crystal Reports, y no en funcin del lugar de colocacin en el informe. El informe parece el mismo en pantalla, pero el cdigo HTML subyacente enumera los objetos en el orden de insercin. En vez de leer el informe de derecha a izquierda y de arriba abajo, los lectores de pantalla y otros dispositivos de ayuda pueden seguir el orden especificado en el cdigo HTML. Para que un informe sea accesible, debe agregar los objetos a los informes en el orden en el que desea que los lea el lector de pantalla. Por ejemplo, coloque los campos Trimestre, Ao y Factura en la seccin Detalles y, a continuacin, agregue el ttulo del informe Facturas por trimestres al encabezado de informe. Cuando lo publique en BusinessObjects Enterprise, tiene el mismo aspecto que tena enCrystal Reports, pero el cdigo HTML subyacente muestra primero los encabezados de campo de la base de datos y, a continuacin, el ttulo. En vez de leer primero el ttulo del informe, el lector de pantalla lee los encabezados de campo: Trimestre, Ao, Factura, Facturas por trimestres. Para evitarlo, inserte primero el ttulo Facturas por trimestres. Antes de que agregue la tabla de datos, podra insertar un objeto de texto introductorio que la describa. Finalmente, agregue los campos a la seccin Detalles. El informe ahora tiene ms sentido para un lector de pantalla, que lee Facturas por trimestres. La siguiente tabla muestra las facturas de cada trimestre.
614
Trimestre, Ao, Factura. seguidas de los datos. (Para obtener informacin sobre tablas de datos accesibles, consulte "Accesibilidad mejorada para la tabla de datos " en la pgina 627.) Por lo tanto, para crear informes accesibles, debe planificar el orden de los objetos del informe antes de empezar a trabajar en Crystal Reports. Planifquelo en papel. Asegrese de que sabe cules son los objetos que desea agregar y dnde. Incluya todos los clculos, las imgenes y los grficos. Incluya todos los clculos, las imgenes y los grficos. Cuando cree un nuevo informe basado en el plan, puede empezar agregando los objetos desde la esquina superior izquierda hacia la esquina inferior derecha del informe. Una vez que estn colocados los objetos, puede cambiarlos sin afectar el orden. Nota: Si crea una alternativa de slo texto del informe, agrguela a ste como subinforme y, lo ms importante, aada el subinforme antes de agregar cualquier otro objeto al informe. Para obtener ms informacin, consulte "Texto " en la pgina 615. Despus de haber agregado todos los objetos del informe, puede probar el orden de colocacin presionando la tecla Tab para desplazarse por ellos. 1. 2. 3. Para probar el orden de colocacin de los objetos de un informe Asegrese de que no est seleccionado ningn objeto del informe. Presione la tecla Tab. Crystal Reports selecciona el objeto que se coloc primero en el informe. Desplcese por los objetos restantes mediante la tecla Tab. El orden que utiliza Crystal Reports para desplazarse por los objetos del informe es el mismo que el que sigue el lector de pantalla que ve la versin publicada del informe.
Texto
El problema ms normal de accesibilidad que se encuentran los diseadores de informes tambin es uno de los ms fciles de resolver: proporcionar versiones de slo texto de los objetos no basados en texto. Un objeto no basado en texto es un objeto que transmite su significado mediante una imagen o un sonido. Estos objetos incluyen imgenes, grficos, botones grficos, representaciones grficas del texto, sonidos, animaciones, as como clips de audio y vdeo. Las personas que utilizan las tecnologas de ayuda estn acostumbradas a sustitutos de slo texto y, por tanto, respondern bien a las alternativas de slo texto que les proporcione.
615
Hay muchas formas de poder utilizar el texto para mejorar sustancialmente la accesibilidad del informe:
Equivalentes de texto para los objetos del informe. Alternativas de texto para los informes. Texto escrito con claridad y un formato adecuado.
El texto es una herramienta til para la creacin de informes accesibles. La mayora de las tecnologas de ayuda precisan de la introduccin de texto, incluidos los lectores de pantalla, los sintetizadores de voz y las pantallas Braille. Es fcil cambiar el tamao y el formato del texto y es el medio ms flexible para importar y exportar.
Equivalentes de texto para los objetos del informe

Al crear informes, hay muchas oportunidades de usar equivalentes de texto para identificar los objetos no basados en texto.
Coloque un objeto de texto descriptivo en un objeto no basado en texto y agrguelos al informe en orden consecutivo. Para obtener ms informacin, consulte "Orden de colocacin de los objetos " en la pgina 614. Siempre que sea posible, un equivalente de texto debe transmitir la misma informacin que su objeto correspondiente del informe. Si un informe muestra datos en un grfico circular, por ejemplo, incluya un cuadro de texto junto al grfico que resuma su contenido. Describa la finalidad del objeto no basado en texto. Por ejemplo, si una imagen realiza una accin al hacer clic en ella, describa la accin. Si se trata de un botn que abre su sitio Web, proporcione un cuadro de texto con la etiqueta Haga clic para ver nuestro sitio Web.
Si un informe incluye vnculos de audio, proporcione una transcripcin de los clips de audio importantes. Si un informe est vinculado a una presentacin de vdeo multimedia, proporcione una transcripcin. Quiz tambin desee facilitar un ttulo para la parte de audio y una descripcin de audio de la parte visual. El ttulo debe estar sincronizado con el audio.
Alternativas de slo texto

Si un informe contiene demasiados objetos no basados en texto o si no dispone de los recursos para integrar un diseo accesible en todos los informes, puede proporcionar alternativas de slo texto. Si se trata de informes que representan datos slo mediante grficos, por ejemplo, puede incluir un vnculo a una alternativa de slo texto que facilite los mismos datos en tablas de datos y objetos de texto.
616
Siempre que sea posible, las alternativas de slo texto deben proporcionar la misma informacin que el informe original. La informacin transferida que contienen las imgenes del informe principal tambin debe describirse utilizando objetos de texto en el informe alternativo. Nota: Si no puede una crear versin completa de slo texto del informe, puede mejorar la accesibilidad proporcionando un resumen descriptivo de la informacin clave o de las conclusiones que ilustran el informe. Es una buena prctica proporcionar la alternativa de slo texto en un subinforme, vinculado en la esquina superior izquierda del informe principal, para que el usuario tenga la oportunidad de pasar a la versin de slo texto lo antes posible. Agregue el subinforme al informe antes que cualquier otro objeto para garantizar que el lector de pantalla lo lea primero. Si desea que el vnculo al subinforme aparezca slo para las personas que utilizan lectores de pantalla o un software similar, puede crear un vnculo al subinforme del mismo color del fondo. El vnculo aparecer como un espacio pequeo en blanco pero el lector de pantalla leer el texto del vnculo. 1. 2. 3. 4. Para agregar una alternativa de slo texto a un subinforme Cree una versin de slo texto del informe y gurdela. Abra un nuevo informe En el men Insertar, haga clic en Subinforme. En el cuadro de dilogo Insertar un subinforme, seleccione Elegir un informe existente y haga clic en Examinar para buscar el informe que cre en el paso 1. Haga clic en el subinforme y, a continuacin, elija Dar formato a subinforme en el men Formato. En la ficha Subinforme del Editor de formato, seleccione Subinforme a peticin. Para ocultar el vnculo al subinforme, en la ficha Fuente, elija el color que coincida con el color de fondo del informe. Nota: En vez de ocultar el vnculo al subinforme, puede suprimir condicionalmente la seccin que lo contiene. Para obtener detalles, consulte "Accesibilidad y subinformes " en la pgina 626.
5. 6. 7.
Puntuacin
Para mejorar el flujo lgico del texto hablado, puede que deba agregar puntuacin adicional para crear pausas. Sin esta puntuacin, los lectores de pantalla pueden leer varios objetos de texto como si fuesen una frase continua, por lo que el contenido sera difcil de entender. Por ejemplo, la
617
informacin de las tablas de datos se podran leer sin puntos. Para evitar este problema, puede dividir la informacin de las tablas de datos insertando puntos entre los campos. Algunos signos de puntuacin se pueden leer en voz alta, algo que puede distraer la atencin si se usan con demasiada frecuencia. Por ejemplo, cuando un lector de pantalla lee el signo de dos puntos :, puede leerlo como dos puntos en vez de hacer una pausa. Puede cambiar el nmero de signos de puntuacin hablados de la configuracin del lector de pantalla. Para evitar problemas con la puntuacin del informe, es una buena prctica leer el informe utilizando un lector de pantalla. Los objetos se ejecutan juntos con demasiada rapidez? Hay demasiadas pausas? Se lee en voz alta algn signo de puntuacin? La facilidad de uso del informe mejora o empeora?
Formato del texto

Despus de crear equivalentes o alternativas de texto para los objetos no basados en texto, asegrese de que el texto est escrito con claridad y es fcil de leer. Observe las siguientes directrices de diseo:
Utilice una fuente grande. Aunque las personas con discapacidades visuales pueden utilizar la funcin Zoom para incrementar el tamao del informe, no tendrn que hacerlo tanto si el tamao de fuente es grande. Por ejemplo, las etiquetas o las leyendas de los grficos pueden aparecer en un tamao de fuente pequeo de forma predeterminada. Por razones de legibilidad general, es una buena prctica utilizar un tamao de fuente mayor que 8 puntos y, por razones de accesibilidad, asegrese de que el tamao de fuente es mayor que 11 puntos.
Utilice una fuente sans serif. Las fuentes sencillas como Arial y Helvtica son ms fciles de leer que las fuentes serif como Times o Palatino. Elija una alineacin izquierda o justificada. El texto alineado a la izquierda o justificado es ms fcil de leer que el texto alineado a la derecha o centrado. Compruebe que se siguen las directrices de uso del color en el texto. Para obtener detalles, consulte "Color " en la pgina 620.
Nota: Puede permitir que los usuarios elijan una configuracin de fuente distinta utilizando el formato de parmetros y condicional. Para obtener detalles, consulte "Accesibilidad y formato condicional " en la pgina 624.
618
Equilibrio entre los objetos de texto y los no basados en texto

Los equivalentes de texto son muy flexibles y, con frecuencia, la mejor solucin para la accesibilidad, pero no siempre son necesarios o preferidos. No todos los objetos no basados en texto requieren equivalentes de texto. Slo debe incluir alternativas de texto para los objetos no basados en texto que proporcionan informacin o elementos de exploracin sin los que no pueda pasar el usuario. Las imgenes que se utilizan con fines decorativos no necesitan una descripcin de texto. Si un informe tiene una imagen con marca de agua que acta como fondo de los datos, no debe proporcionar un equivalente de texto. Agregar descripciones de texto para los objetos decorativos puede generar demasiados elementos innecesarios. Las versiones de texto de los objetos visuales o auditivos de los informes se deben utilizar como complemento al objeto y no como sustituto. No necesita quitar los objetos no basados en texto. Los objetos visuales de los informes pueden ser muy tiles, sobre todo para personas con discapacidades de aprendizaje como los desrdenes de atencin, o bien para los sordos. Quiz las personas con discapacidades auditivas estn acostumbradas a la comunicacin visual, por ejemplo mediante el lenguaje de los signos, y las imgenes pueden ser ms tiles que el texto para ellos. o existe ningn mtodo de presentacin que satisfaga las necesidades de todos los usuarios. Los clips de audio pueden ser muy tiles para las personas con discapacidades visuales, pero las que tienen discapacidades auditivas no podrn utilizarlos. Para ayudar a ambos grupos, proporcione una combinacin de audio y texto. Las presentaciones multimedia pueden proporcionar informacin auditiva para las personas con discapacidades visuales, as como informacin de vdeo para las personas sordas o con un nivel auditivo muy bajo. Estas presentaciones son especialmente eficaces para personas con desrdenes de atencin. Sin embargo, los objetos visuales y auditivos pueden distraer la atencin de las personas con algunas discapacidades mentales. El mejor enfoque es comunicar la misma informacin con objetos tanto de texto como no basados texto. Agregue texto descriptivo para explicar las imgenes e imgenes para ilustrar el texto. Si los objetos de texto empiezan a sobrecargar el informe, quiz desee crear una versin de slo texto en un informe independiente o en un subinforme. Para obtener detalles, consulte "Alternativas de slo texto " en la pgina 616. Para conocer ms estrategias sobre cmo elegir mtodos de presentacin que satisfagan las necesidades de diversas audiencias, consulte "Flexibilidad de diseo " en la pgina 623.
619
Color
Los colores que elija para los objetos de los informes pueden tener un impacto importante respecto a la accesibilidad para las personas con discapacidades visuales, con poca visin y para los daltnicos. Asegrese de que los informes se entiendan bien cuando se vean sin color.
Contraste de colores
Los usuarios con limitaciones visuales quiz no puedan distinguir los colores. Para probar el contraste de los colores del informe, imprima o vea una copia en blanco y negro. Debe poder distinguir los valores o los campos mostrados en los distintos colores; como en un grfico circular, por ejemplo. Si no puede distinguir los colores del informe, pruebe con colores distintos o utilice tonos de gris. Si el problema no se resuelve de esta forma, puede cambiar otras caractersticas. Por lo que respecta al texto, utilice el Editor de formato para cambiar la fuente, el tamao o el estilo. Puede agregar bordes, subrayado o fondo en tonos de gris para diferenciar los objetos de texto entre s. Por lo que respecta a los grficos, utilice una combinacin de tonos de gris y patrones. Puede convertir automticamente un grfico en color en un grfico en blanco y negro mediante el Asistente de grficos o seleccionar valores individualmente y elegir sus propios patrones. 1. 2. 3. Para convertir un grfico en color en un grfico en blanco y negro Seleccione el grfico y elija Asistente de grficos en el men Formato. En el asistente, haga clic en la ficha Opciones. En el rea Color del grfico, seleccione Blanco y negro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Los colores del grfico se convierten en un patrn con mucho contraste y rellenos de color. 1. 2. 3. 4. Para cambiar el relleno de un valor del grfico Seleccione el grfico y, a continuacin, haga clic en el rea sombreada que desee cambiar. En el men Grfico, elija Opciones de grfico y despus haga clic en Elemento seleccionado. En el cuadro de dilogo Formato, en la ficha Relleno, elija un color y haga clic en Patrn. En el cuadro de dilogo Elegir un patrn, haga clic en un patrn y despus en Aceptar.
620
Nota: Tambin puede seleccionar una textura, un degradado o una imagen como relleno para el valor del grfico. Consulte la Ayuda sobre grficos para obtener ms informacin.
El color para transmitir informacin

No utilice el color como la nica caracterstica de identificacin para la informacin fundamental de un informe. Por ejemplo, un objeto de texto puede indicar a los usuarios que hagan clic en el botn verde para abrir un subinforme. Los usuarios con discapacidades visuales no pueden saber cul es el botn verde. El botn se debe reconocer mediante otra caracterstica de definicin adems del color. Por ejemplo, puede cambiar el grfico del botn para que tenga una forma que no se use en ninguna otra parte del informe e indicar a los usuarios que hagan clic en el botn de flecha verde. Esta solucin proporciona informacin de color para las personas que distinguen los colores e informacin adicional para las que no pueden distinguirlos. Otras situaciones normales en las que el color se puede usar para proporcionar informacin importante incluyen:
Resaltado Para resaltar valores concretos de una tabla, no slo cambie el color del valor. Si resalta las facturas pendientes en rojo, por ejemplo, tendrn el mismo aspecto que las abonadas para alguien con visin limitada. En el cuadro de dilogo Asistente de resaltado, cambie las caractersticas de fuente que no sean el color, como el estilo de fuente.
Hipervnculos Usar el color como el nico mtodo para identificar los hipervnculos tambin puede causar problemas a los usuarios daltnicos. Al imprimir el informe en blanco y negro, compruebe los hipervnculos para asegurarse de que se ven bien.
Identificacin de las reas importantes del informe No organice un informe utilizando el color como fondo o como separador de las distintas secciones o reas. En vez de usar el color para identificar secciones, establezca un sistema de desplazamiento claro y coherente en todo el informe.
621
Exploracin
Como ocurre con otros aspectos del diseo accesible, la existencia de varios mtodos de exploracin alternativos puede ayudarle a satisfacer las necesidades de creacin de informes de ms personas. W3C recomienda incluir diferentes mtodos de exploracin. Por otra parte, la sencillez es fundamental para la exploracin intuitiva. La Seccin 508 recomienda una exploracin sencilla en la que se utilice el nmero mnimo posible de vnculos de exploracin. Cualquiera de los enfoques puede ser eficaz para los informes, en tanto que mantenga la claridad y la coherencia. Quiz desee utilizar partes de un informe para desplazarse por l o para vincular varios informes. Si incluye varios vnculos en el encabezado de pgina, tenga presente que el software de los lectores de pantalla volver a leer la informacin de exploracin cada vez que el usuario actualice la pgina o vea una nueva pgina. En este caso, es preferible la exploracin. Por lo que respecta a un informe extenso, puede proporcionar una lista de vnculos de exploracin como tabla de contenido en el encabezado de informe. Quiz sea ms til una exploracin ms amplia si tiene un volumen de datos grande. Para que los usuarios puedan pasar por alto la lista, puede empezar por un vnculo que diga Omitir la tabla de contenido y que vaya al primer encabezado de pgina. En general, la exploracin de informes debe seguir estas directrices:
Identificar el destino de cada vnculo. Proporcionar informacin al principio del informe que describa el diseo y la exploracin. Usar la exploracin coherentemente. Proporcionar la oportunidad de omitir vnculos de exploracin repetitivos.
Campos de parmetro
Cuando incluye campos de parmetro en un informe, asegrese de que son claros y sencillos. Aunque estos campos pueden ser herramientas tiles para proporcionar contenido accesible, tambin pueden ser un obstculo para la accesibilidad. Es importante probar todos los campos de parmetro respecto a la accesibilidad.
622
Creacin de informes accesibles Flexibilidad de diseo
Los campos de parmetro deben seguir estas directrices:
Proporcionar una lista de valores predeterminados para que escoja el usuario. Evitar que el usuario tenga que escribir el valor de un parmetro. Cuando los usuarios proporcionan sus propios valores, deben comprobar si el campo de parmetro reconoce el formato del valor. Es ms fcil usar una lista de valores predeterminados.
Tratar de evitar campos de parmetro complejos. Un campo de parmetro complejo puede tener ms accesibilidad cuando se divide en varios parmetros. Cuando pruebe la accesibilidad de los campos de parmetro, preste una atencin especial a los parmetros que requieran un rango. Puede ser ms fcil de entender si proporciona dos campos de parmetro que soliciten valores discretos para el principio y el final del rango, en vez de pedir al usuario que elija ambos valores en el mismo campo de parmetro.
Por lo que respecta a los campos de fecha, no permita que los usuarios elijan sus propios valores. Actualmente no se tiene acceso al calendario utilizado para seleccionar valores de fecha. Proporcione una lista de seleccin de valores de fecha predeterminados. Mediante el uso de una lista de valores predeterminados tambin se evitan los formatos de fecha no vlidos.
Flexibilidad de diseo
La flexibilidad es la clave para crear informes accesibles. Puesto que distintos usuarios necesitan diferentes niveles de accesibilidad, es una buena prctica proporcionar varios estilos de presentacin y mtodos para satisfacer las necesidades del mayor nmero posible de personas. Sin embargo, para crear un informe de detalles, quiz no pueda proporcionar muchos estilos de presentacin sin llenar el informe de objetos adicionales. Para solucionar este problema, planee el grado hasta el que desea integrar los formatos accesibles en los informes. Puede incluir formato accesible en todos los objetos, en todas las secciones o como subinforme. A continuacin, puede permitir que los usuarios elijan sus propias opciones de accesibilidad mediante un campo de parmetro que les pida que elijan si se muestran los formatos accesibles o no. Utilizando este campo de parmetro, puede dar formato condicional a los objetos o suprimir condicionalmente las secciones dirigidas a necesidades de acceso diferentes. O bien puede proporcionar opciones de presentacin distintas mediante subinformes.
623
1. 2. 3.
Para crear un campo de parmetro de accesibilidad En Crystal Reports, en el men Ver, haga clic en Explorador de campos. En el Explorador de campos, haga clic con el botn derecho en Campos de parmetro y, a continuacin, en Nuevo. En el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro, escriba el nombre del parmetro (Acceso, por ejemplo) y el texto de la pregunta (Desea habilitar el formato accesible de este informe?). Compruebe que el valor del campo Tipo de valor est establecido en
Cadena.
4. 5. 6.
Haga clic en Establecer valores predeterminados. En el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados, cree valores S y No, y llvelos al rea Valores predeterminados utilizando los botones de flecha. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro.
7. 8.
Accesibilidad y formato condicional

Mediante el campo de parmetro de accesibilidad en las frmulas sencillas, puede proporcionar muchos formatos para cualquier objeto del informe. Si un usuario elige S cuando el parmetro le pregunte por un valor, las frmulas condicionales comprobarn que se modifican los objetos con convenciones de formato accesible y si elige No, el informe aparecer sin este formato, quiz en la plantilla estndar de la compaa. Para el formato de texto accesible, puede seguir las directrices sugeridas en este captulo y por el W3C, o bien puede realizar una encuesta entre los usuarios del informe para determinar los formatos que se adaptan mejor a sus necesidades. Despus de determinar las opciones de formato que desea usar, puede crear frmulas condicionales que definan las opciones. Por ejemplo, puede mostrar todos los campos de base de datos en una fuente Arial grande, con el texto en blanco sobre un fondo negro y la opcin Puede crecer activada. El siguiente procedimiento crea una frmula de formato condicional basada en el campo de parmetro ?Acceso. La frmula incrementa el tamao de fuente si el valor de este campo de parmetro est establecido en S. Puede utilizar frmulas parecidas para cambiar los colores, agregar bordes o habilitar la opcin Puede crecer. Para obtener instrucciones completas sobre los campos de formato condicional y sobre el uso del Editor de frmulas de formato, consulte la Ayuda en lnea de Crystal Reports.
624
Nota: Si los objetos de texto son demasiado pequeos para contener la fuente agrandada, puede utilizar una frmula de formato condicional para habilitar el valor Puede crecer, que aparece en la ficha Comn del Editor de formato. Para aplicar los valores accesibles al tamao de fuente condicionalmente 1. Abra el informe en la ficha Diseo de Crystal Reports. 2. 3. 4. En la seccin Detalles, haga clic con el botn derecho en el campo al que desea dar formato condicional y seleccione Dar formato a campo. En el Editor de formato, haga clic en la ficha Fuente. Haga clic en el botn Frmula que corresponde a la lista Tamao. El Editor de frmulas de formato abre una nueva frmula denominada
Tamao de fuente.
5.
En la ventana de texto de la frmula, escriba la siguiente frmula con sintaxis Crystal:

if {?Acceso} = "S" then 20 else 10
Esta frmula garantiza que el tamao de fuente del campo actualmente seleccionado aumenta de 10 a 20 puntos cuando el usuario elija mostrar el formato accesible. 6. Haga clic en Guardar y cerrar.
Accesibilidad y supresin de secciones

En vez de dar formato condicional a objetos individuales, puede crear secciones independientes para las versiones accesibles del contenido del informe y utilizar el campo de parmetro de accesibilidad para suprimir secciones condicionalmente. Las secciones accesible y no accesible se pueden suprimir o mostrar basndose en el valor del parmetro que seleccione el usuario. La creacin de secciones independientes para las versiones accesibles del contenido de un informe pueden llevar ms tiempo, pero haya unas pocas situaciones en las que la supresin condicional de secciones puede ser ms prctico que dar formato en el nivel de objetos:
Si un informe contiene muchos objetos, la supresin de secciones puede requerir el uso de menos frmulas condicionales. No se puede dar formato condicional a todos los valores ni todas las frmulas. Sin embargo, si se suprimen secciones, se pueden efectuar todos los cambios de formato deseados.
625
Quiz desee proporcionar tipos de informacin totalmente distintos para las personas que vean la versin accesible del informe. Por ejemplo, quiz desee dividir los objetos visuales y auditivos en dos secciones diferentes y suprimirlas condicionalmente basndose en el valor de parmetro que elija el usuario. Para suprimir una seccin accesible Haga clic con el botn derecho en el borde izquierdo de la seccin que desee suprimir condicionalmente y, a continuacin, haga clic en el Asistente de seccin. En el Asistente de seccin, haga clic en el botn Frmula que corresponde al valor Suprimir (No profundizar). El Editor de frmulas de formato abre una nueva frmula denominada
Suprimir (No profundizar).
1.
2.
3.
En la ventana de texto de la frmula, escriba la siguiente frmula con sintaxis Crystal:

if {?Acceso} = "No" then Verdadero
Esta frmula selecciona la opcin Suprimir si el usuario elige no ver el contenido del informe accesible. 4. 5. Haga clic en Guardar y cerrar. Haga clic en Aceptar en el Asistente de seccin.
Accesibilidad y subinformes
El diseo de informes accesibles puede convertirse en un proceso tedioso si se utilizan objetos con formato y secciones suprimidas. Hay dos situaciones que pueden ser especialmente problemticas:
Para que se pueda tener acceso al informe, puede que deba cambiar la organizacin general de las secciones del informe o proporcionar objetos distintos. Si el informe contiene muchos objetos o secciones, se puede tardar mucho tiempo en crear frmulas condicionales para todos ellos.
Por ejemplo, si el informe contiene muchos objetos no basados en texto mostrados en una serie compleja de grupos y secciones, quiz desee proporcionar una versin de slo texto que utilice objetos distintos y una estructura de grupo simplificada para implementar las instrucciones de accesibilidad. La forma ms fcil de resolver este problema es crear un subinforme que muestre la versin accesible del informe y coloque el
626
Creacin de informes accesibles Accesibilidad mejorada para la tabla de datos
subinforme al principio del informe principal. Para obtener informacin detallada sobre la creacin de subinformes accesibles de slo texto, consulte "Alternativas de slo texto " en la pgina 616. Si desea que slo los lectores de pantalla puedan ver el subinforme, puede ocultarlo cambiando el color del vnculo al subinforme al mismo color del fondo. O bien, puede utilizar el campo de parmetro ?Acceso para que los usuarios puedan elegir si el subinforme aparece en el informe. Coloque el subinforme en su propia seccin y suprima condicionalmente la seccin basada en el campo de parmetro ?Acceso. Para obtener detalles, consulte "Accesibilidad y supresin de secciones " en la pgina 625.
Accesibilidad mejorada para la tabla de datos

Las tablas de datos extensas pueden ser difciles de interpretar si una persona utiliza un medio no visual de acceso a Internet, como un lector de pantalla. A las personas que utilizan lupas o la funcin Zoom tambin les puede resultar difcil desplazarse por las tablas de datos ya que no pueden ver los encabezados de la tabla en todo momento. Adems, puede ser difcil asociar el valor que lee un lector de pantalla con los encabezados de columna o de fila correspondientes. Los usuarios deben ser capaces de entender la posicin del valor de los datos en la tabla y su relacin con otros valores. Para mejorar la exploracin de la tabla de datos, puede utilizar objetos de texto con el fin de proporcionar informacin con cada valor. Mediante el formato condicional o su supresin, puede crear un informe que muestre estos objetos slo si el usuario elige verlos. Existen directrices de diseo adicionales que pueden ayudar a comprender las tablas de datos extensas, como proporcionar prrafos de resumen y encabezados de columna expandidos. Nota: En este captulo se utiliza terminologa coherente con las instrucciones de accesibilidad del W3C. En estas instrucciones, el trmino tabla de datos hace referencia a los valores organizados en columnas y filas. En Crystal Reports, las tablas de datos tienen el formato de encabezados de grupos o pginas combinados con campos de base de datos en la seccin Detalles. No confunda las tablas de datos con las tablas de bases de datos, que son orgenes de datos utilizados por Crystal Reports.
627
Valores de objetos de texto y de tablas de datos

Puede lograr que sea ms fcil comprender y explorar una tabla extensa agregando objetos de texto que proporcionen informacin sobre cada uno de los valores de la tabla. Incluya la informacin que sea necesaria para establecer el significado y el contexto del valor mostrado. Cuando proceda, incluya informacin que describa los encabezados de columna o los campos circundantes. Por ejemplo, si un informe muestra los nombres y los sueldos de los empleados, puede agregar un objeto de texto delante del campo de base de datos Sueldo que diga el sueldo de {Apellido} es. El usuario puede determinar el contexto y el significado del valor leyendo el objeto de texto que lo acompaa. Asegrese de que en el objeto de texto se utiliza una puntuacin que facilite la comprensin del contenido cuando lo lea un lector de pantalla. Sin puntuacin orientada a la accesibilidad, las tablas de datos se pueden leer como una frase larga, dificultando mucho su exploracin e interpretacin. Por ejemplo, puede agregar puntos detrs de los valores para que el lector de pantalla haga una pausa entre las columnas y las filas. Para obtener detalles, consulte "Puntuacin " en la pgina 617. Como ocurre con todos los objetos de los informes, el orden de colocacin puede afectar a la accesibilidad. Los lectores de pantalla leen los objetos en el orden en el que se agregaron originalmente. (Para obtener informacin ms detallada, consulte "Orden de colocacin de los objetos " en la pgina 614.) El orden de colocacin correcto es bsico al agregar un objeto de texto que identifique el contenido de una columna concreta de una tabla de datos. Si agrega los objetos de texto al final del proceso de diseo, quiz se lean despus de las columnas a las que hacen referencia. Cuando agregue objetos de texto que describan los valores de un informe, asegrese de colocarlos en el informe en el orden en el que desea que se lean. Antes de poder crear una tabla de datos accesible, debe planear el informe de antemano, determinando los objetos y los campos de bases de datos que desea incluir. Puesto que los objetos se deben colocar en su orden de lectura, es bsico que planee el contenido respecto a la accesibilidad. Como parte de esta planeacin, es una buena prctica decidir el uso de los objetos de texto para identificar los valores de la tabla de datos. Puede agregar objetos de texto delante de cada campo de base de datos, suprimir objetos de texto condicionalmente o utilizar frmulas para combinar los objetos de texto y los valores.
628
Etiquetacin de las tablas de datos con objetos de texto

Delante de cada campo, agregue un objeto de texto que describa la posicin del campo en la tabla. En el siguiente ejemplo, el cuadro de texto proporciona informacin sobre el nmero del ID del empleado. Cuando se lea el informe con un lector de pantalla, cada nmero ir precedido por la explicacin breve del cuadro de texto.
Proporcionar informacin adicional para todos los valores puede dar la impresin de que la tabla de datos est llena a las personas con discapacidades visuales; por tanto, quiz desee ocultar los objetos de texto adicionales cambiando el color de fuente al mismo color del fondo. El texto adicional no se ver, pero los lectores de pantalla lo pueden detectar y leer.
Etiquetacin condicional de las tablas de datos

Aunque sea relativamente fcil agregar los objetos de texto que se van a implementar, no se incluyen todos los obstculos de accesibilidad. Los lectores de pantalla leen el texto invisible, pero no sirve de ayuda para las
629
personas con visin limitada. Puede dejar que el usuario elija si se muestran o no las descripciones de texto en la tabla de datos mediante el formato condicional o la supresin de objetos de texto. Asegrese de que el informe incluye un campo de parmetro de accesibilidad. Para obtener instrucciones sobre la creacin del campo de parmetro de accesibilidad ?Acceso, consulte "Flexibilidad de diseo " en la pgina 623. Puede utilizar el campo de parmetro para suprimir objetos de texto condicionalmente. Aun teniendo el mismo efecto que el cambio de color de fuente, el texto suprimido condicionalmente tambin permite que se utilice este campo para especificar opciones de formato como el tamao y el estilo de fuente. Para mostrar los objetos de texto slo cuando el usuario elija S como valor del campo de parmetro ?Acceso, en el siguiente informe se utiliza una frmula condicional sencilla para habilitar la opcin Suprimir de la ficha Comn del Editor de formato.
{?Acceso}="No"
La frmula se debe agregar por cada objeto de texto que desee suprimir. Cuando el usuario elige S como valor del campo de parmetro ?Acceso, no se suprimen los objetos de texto sino que la tabla de datos muestra las descripciones de texto.
Nota: El informe mostrado tambin utiliza el campo de parmetro ?Acceso para habilitar la opcin Puede crecer (que tambin est en la ficha Comn del Editor de formato) y aumenta el tamao de fuente para las personas con discapacidades visuales. Cuando el usuario elige No como valor del campo de parmetro ?Acceso, la frmula condicional suprime los objetos de texto, dejando espacios en el informe en lugar de los objetos de texto.
630
Etiquetacin de las tablas de datos con frmulas

Otro mtodo para agregar texto explicativo a una tabla de datos es crear frmulas que combinen texto, campos de base de datos y formato condicional. Al agregar el texto y los campos de base de datos juntos en una frmula condicional basada en el parmetro ?Acceso, puede proporcionar texto opcional para los valores de una tabla sin dejar espacios en blanco en el informe. El uso de frmulas tambin reduce el nmero de objetos del informe, facilitando el mantenimiento del orden de colocacin correcto. Nota: No utilice este mtodo si el informe tiene campos de resumen o calculados. Aunque las frmulas constituyen la mejor forma de mostrar datos, pueden interferir con los clculos porque los datos se convierten en texto. En el siguiente informe se utilizan frmulas de la seccin Detalles que combinan los campos de base de datos y el texto adicional. Cuando el usuario elige S como valor del campo de parmetro ?Acceso, cada frmula genera una cadena que incluye la descripcin y el valor.
En este informe se utilizan las siguientes frmulas: @ID del empleado

If {?Acceso}="S" then "ID del empleado " + ToText({Empleado.ID del empleado},0) + ". " else ToText({Empleado.ID del empleado},0)
@Apellido
If {?Acceso}="S" then "apellido del empleado es " + {Empleado.Apellido} + "." else {Empleado.Apellido}
@Sueldo
If {?Acceso}="S" then {Empleado.Apellido} + "'s Sueldo es " + ToText({Empleado.Sueldo}) + "." else ToText({Empleado.Sueldo})
631
Observe la puntuacin agregada. Los puntos situados al final de cada frmula mejoran la legibilidad del lector de pantalla creando una pausa entre los campos. Nota:
En el informe tambin se utiliza el campo de parmetro ?Acceso para habilitar la opcin Puede crecer y aumentar el tamao de fuente. En el campo @ID del empleado, el valor del campo de parmetro ?Acceso se ha establecido en 0 para habilitar la opcin Puede crecer y aumentar el tamao de fuente.
Cuando el usuario elige No como valor del campo de parmetro ?Acceso, la frmula devuelve slo los datos. El informe no muestra los espacios en blanco en lugar de los objetos de texto condicional y ambas versiones del informe son fciles de leer.
Consideraciones adicionales del diseo de tablas de datos

Adems de etiquetar los valores de datos con objetos de texto, existen otras tcnicas de diseo de informes que pueden ayudarle a crear tablas de datos ms fciles de comprender y explorar.
Incluir un prrafo introductorio que resuma el contenido de la tabla. El resumen debe ser breve: una o dos frases si es posible. Asegurarse de que los encabezados proporcionan bastante informacin para identificar claramente la identidad de los valores que etiquetan. Para probar la accesibilidad de una tabla, lea los encabezados y los valores de forma lineal de izquierda a derecha y de arriba abajo. Por ejemplo, si un informe muestra los campos de apellido y nombre de cada
632
Creacin de informes accesibles Accesibilidad y BusinessObjects Enterprise
cliente, se puede leer mejor si muestra primero el nombre seguido por el apellido. Siempre que sea posible, pruebe el informe utilizando una tecnologa de ayuda como el software de los lectores de pantalla. El informe accesible final incluye un resumen de la tabla de datos.
Para mostrar el resumen de la tabla condicionalmente, el diseador del informe divide el Encabezado de pgina en dos secciones. El primer encabezado de pgina se suprime cuando el valor del campo de parmetro ?Acceso se establece en No y el segundo, si el usuario selecciona S. Para obtener detalles, consulte "Accesibilidad y supresin de secciones " en la pgina 625.
Accesibilidad y BusinessObjects Enterprise

Disear informes accesibles slo es parte de la solucin. Debe asegurarse de que entrega los informes a travs de una interfaz accesible que siga las mismas directrices de diseo. Aunque los componentes administrativos de BusinessObjects Enterprise y la funcin de programacin del escritorio Web de BusinessObjects Enterprise actualmente no estn accesibles para todo el mundo, el escritorio Web y el visor DHTML de BusinessObjects Enterprise facilitan el acceso a los informes en el Web. Se han efectuado varias mejoras en BusinessObjects Enterprise para abordar los problemas de accesibilidad. Ahora las descripciones de texto incluyen etiquetas ALT para los botones de las barras de herramientas e imgenes adicionales. Las descripciones de los cuadros de texto son ms claras y se proporcionan vnculos a accesos directos en el visor DHTML para que pueda explorar ms all de la barra de herramientas y del rbol de grupos.
633
Creacin de informes accesibles Accesibilidad y personalizacin
Preferencias accesibles de BusinessObjects Enterprise

Para disponer de la mejor compatibilidad de accesibilidad en BusinessObjects Enterprise, debe establecer algunas preferencias de presentacin. Por lo que respecta al escritorio Web de BusinessObjects Enterprise, muestre los objetos en la Vista de accin. Es ms fcil tener acceso a esta vista porque proporciona una lista de texto de los informes disponibles y no utiliza mens contextuales para los comandos del informe. En funcin de sus necesidades, quiz tambin desee reducir el nmero de informes mostrados de cada pgina. Para ver informes, elija el visor DHTML como visor predeterminado en las preferencias. Si administra las cuentas de otros usuarios, tambin puede establecer sus preferencias de BusinessObjects Enterprise. Para cambiar las preferencias de otro usuario, utilice el Administrador de preferencias del escritorio Web de BusinessObjects Enterprise, que se encuentra en el rea de ejemplos de administrador de la Plataforma de lanzamiento de BusinessObjects Enterprise. Nota: Debe tener su propia cuenta en el sistema para establecer preferencias. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Para establecer las preferencias accesibles de BusinessObjects Enterprise Conctese al escritorio Web de BusinessObjects Enterprise. En la barra de ttulo, haga clic en Preferencias. En la pgina Preferencias del usuario, seleccione Vista de accin en el rea En el escritorio, mostrar. Para reducir el nmero de informes mostrados en cada pgina, escriba un nmero en el cuadro de texto situado junto a la opcin de vista de accin. En el rea Ver mis informes con, seleccione visor DHTML. Haga clic en Aplicar.
Accesibilidad y personalizacin
Al personalizar los informes de Crystal o del escritorio Web de BusinessObjects Enterprise, o si incorpora BusinessObjects Enterprise a un sitio Web existente, asegrese de que los cambios siguen las instrucciones de accesibilidad establecidas por la Seccin 508 del Consejo en materia de accesibilidad de Estados Unidos (U.S. Access Board) o la iniciativa de accesibilidad Web del W3C.
634
Creacin de informes accesibles Accesibilidad y personalizacin
Si personaliza mucho los informes de Crystal o el escritorio Web de BusinessObjects Enterprise, puede encontrarse con otros problemas de accesibilidad. Para obtener informacin sobre los recursos en lnea que proporcionan amplias instrucciones de accesibilidad, consulte "Recursos " en la pgina 636. La siguiente lista incluye los temas de accesibilidad normales que pueden causar problemas cuando se personaliza el contenido de Crystal Reports o BusinessObjects Enterprise.
Marcos Los marcos se debe etiquetar claramente por razones de identificacin y exploracin fciles. Incluya texto en la parte superior del marco con su finalidad. Por ejemplo, si un marco incluye una lista de vnculos a distintos pases, puede aclarar su finalidad agregando texto al marco, como un ttulo (Pases) o unas breves instrucciones (Haga clic en un pas para obtener ms informacin).
Hojas de estilo Si tiene una discapacidad visual, puede crear una hoja de estilo con preferencias de presentacin especficas para la discapacidad. Por ejemplo, puede crear una hoja de estilo que muestre todas las pginas Web en una fuente grande con caracteres en blanco sobre fondo negro. Los usuarios no pueden aplicar hojas de estilo personalizadas a los informes de Crystal, pero los visores disponen de un botn Zoom que permite que las personas con discapacidades visuales incrementen el aumento para adaptarlo a sus necesidades. Tambin puede permitir que los usuarios elijan entre distintas opciones de formato mediante el formato condicional. Para obtener detalles, consulte "Accesibilidad y formato condicional " en la pgina 624.
Secuencias de comandos Si modifica el contenido Crystal para incluir una secuencia de comandos que muestre el contenido o un objeto alternativo, asegrese de que la secuencia de comandos est identificada mediante texto que explique su finalidad. Compruebe que las pginas con secuencias de comandos se pueden seguir utilizando al desactivar las secuencias o cuando stas no son compatibles. Para obtener ms informacin sobre secuencias de comandos y accesibilidad, consulte "Recursos " en la pgina 636.
Mapas de imgenes Los mapas de imgenes del servidor identifican las regiones activas mediante coordenadas, sin significado para un lector de pantalla. Los mapas de imgenes del cliente proporcionan una mejor accesibilidad porque pueden asignar un vnculo o una direccin URL a cada regin activa del mapa de imgenes.
635
Creacin de informes accesibles Recursos
Formularios electrnicos Los formularios electrnicos pueden presentar dificultades para los lectores de pantalla y se deben configurar con todo cuidado. Cuando se etiqueta el componente de un formulario, asegrese de que la etiqueta est situada junto al componente del formulario. Por ejemplo, si se trata de un cuadro de bsqueda, asegrese de que el ttulo Bsqueda aparece junto con el cuadro de texto adecuado.
Applets y complementos Si un informe necesita un applet, un complemento u otra aplicacin en el equipo cliente para interpretar el contenido de la pgina, el complemento o el applet deben seguir las instrucciones de accesibilidad. Si adjunta archivos multimedia u otro tipo de archivos de recursos adicionales al informe, como archivos PDF o de Real Audio, incluya un vnculo para instalar el complemento o el software requerido y asegrese de que dicho software tambin cumple los estndares de diseo de accesibilidad.
Parpadeo Las imgenes parpadeantes puede provocar ataques de epilepsia en personas que padezcan esta enfermedad. El W3C recomienda evitar el uso de imgenes que parpadeen entre cuatro y 59 veces por segundo.
Posicin del motor de bsqueda No utilice texto oculto para mejorar la posicin del sitio Web en los motores de bsqueda. El texto oculto reduce la legibilidad ya que los lectores de pantalla son los que leen el texto. Adems, los motores de bsqueda ms conocidos, como Google, son contrarios al uso de texto oculto y, por tanto, sus ventajas son muy pocas.
Recursos
En este captulo se proporciona informacin sobre la creacin y distribucin de informes accesibles con el software de Crystal. Las tcnicas de diseo de informes del captulo se probaron utilizando el lector JAWS 4.5. Es una buena prctica probar todos los informes accesibles con JAWS, as como con otras tecnologas de ayuda siempre que sea posible.
636
Para que todas sus comunicaciones Web sean accesibles, consulte las instrucciones detalladas disponibles a travs del W3C o en el sitio Web oficial de su pas.
Iniciativa de accesibilidad Web del Consorcio del World Wide Web: http://www.w3.org/WAI/ el sitio Web de la Seccin 508 del Consejo en materia de accesibilidad de Estados Unidos (U.S. Access Board): http://www.access-board.gov/sec508/guide/ la Gua de Internet del Gobierno de Canad: http://www.cio-dpi.gc.ca/ig-gi/
637
638
Recursos de informacin de Business Objects
apndice
Recursos de informacin de Business Objects Documentacin y servicios de informacin
Documentacin y servicios de informacin

Business Objects proporciona un conjunto de documentacin completa que abarca sus productos y su desplieque. Tambin estn disponibles servicios y soporte tcnico adicionales para ayudar a maximizar el retorno de su inversin en business intelligence. Las siguientes secciones detallan dnde obtener la documentacin de Business Objects y cmo utilizar los recursos de Business Objects para satisfacer sus necesidades de soporte tcnico, educacin y consultora.
Documentacin
En la documentacin puede encontrar respuestas a sus preguntas sobre cmo instalar, configurar, desplegar y utilizar los productos de Business Objects.
Qu incluye el conjunto de documentacin?

Vea o descargue la Gua de orientacin a la documentacin de Business Objects, disponible con la documentacin del producto en http:// www.spain.businessobjects.com/Servicios/soporte.htm. La Gua de orientacin a la documentacin hace referencia a todos los manuales de Business Objects y le permite ver rpidamente qu informacin hay disponible, dnde se encuentra y en qu formato est.
Dnde est la documentacin?

Puede tener acceso a la documentacin electrnica en cualquier momento desde la interfaz del producto, el Web o el CD del producto.
Documentacin de los productos

La ayuda en pantalla y los manuales en formato PDF de Adobe estn disponibles en los mens Ayuda de producto. Cuando slo se proporciona ayuda en pantalla, el archivo de ayuda en pantalla incluye todo el contenido de la versin PDF del manual.
Documentacin en el Web
Todo el conjunto de documentacin electrnica est disponible para los clientes en el sitio Web de soporte tcnico en: http:// www.spain.businessobjects.com/Servicios/soporte.htm.
640
Manual de introduccin a BusinessObjects Enterprise
Recursos de informacin de Business Objects Soporte al cliente, consultora y formacin
Documentacin en el CD del producto

Examine el directorio docs del CD del producto para ver las versiones de los manuales en formato PDF de Adobe.
Envenos sus comentarios

Tiene alguna sugerencia de cmo podemos mejorar nuestra documentacin? Hay algo que le guste especialmente o que le haya resultado til? Envenos unas lneas y haremos todo lo posible por garantizar que su sugerencia est incluida en la prxima versin de nuestra documentacin: documentation@businessobjects.com. Nota: Si su problema se refiere a un producto de Business Objects y no la documentacin, pngase en contacto con nuestros expertos en soporte al cliente. Para obtener informacin sobre la visita de soporte al cliente: http:// www.spain.businessobjects.com/Servicios/soporte.htm
Soporte al cliente, consultora y formacin

Una red global de expertos en la tecnologa Business Objects proporciona soporte al cliente, educacin y consultora para garantizar el mximo beneficio de business intelligence para su empresa.
Cmo podemos ayudarle?

Business Objects ofrece planes de soporte al cliente adaptados al tamao y los requisitos de su desplieque. Disponemos de centros de soporte al cliente en los siguientes pases:
EE.UU. Australia Canad Reino Unido Japn
Soporte al cliente en lnea

El sitio Web de soporte al cliente de Business Objects contiene informacin sobre los programas y servicios de soporte al cliente. Tambin tiene vnculos a una amplia gama de informacin tcnica, incluyendo artculos de la base de conocimientos, descargas y foros de soporte. http://www.spain.businessobjects.com/Servicios/soporte.htm
Manual de introduccin a BusinessObjects Enterprise 641
Recursos de informacin de Business Objects Direcciones tiles
Busca la solucin de desplieque ms adecuada para su compaa?

Los consultores de Business Objects pueden acompaarle desde la fase de anlisis inicial hasta la entrega de su proyecto de desplieque. Tenemos experiencia en bases de datos relacionales y multidimensionales, conectividades, herramientas de diseo de bases de datos, tecnologa de incrustacin personalizada, etc. Para obtener ms informacin, pngase en contacto con su oficina de ventas local o pngase en contacto con nosotros en: http://www.spain.businessobjects.com/Servicios/paquetes_servicios.htm
Busca opciones de formacin?

Desde el aprendizaje tradicional en un aula hasta seminarios de e-learning especializados, podemos ofrecer un paquete de formacin adaptado a sus necesidades de aprendizaje y al estilo de aprendizaje preferido. Vea ms informacin en el sitio Web de educacin de Business Objects: http://www.spain.businessobjects.com/Servicios/formacion.htm
Direcciones tiles
Direccin Informacin del producto de Business Objects http://www.spain.businessobjects.com Documentacin del producto http://www.spain.businessobjects.com/ Servicios/soporte.htm Buzn de documentacin de Business Objects documentation@businessobjects.com Soporte al cliente en lnea http://www.spain.businessobjects.com/ Servicios/soporte.htm Contenido Informacin sobre toda la gama de productos de Business Objects. Documentacin de productos de Business Objects, incluyendo la Gua de orientacin a la documentacin de Business Objects. Envenos comentarios o preguntas sobre la documentacin. Informacin sobre los programas de soporte al cliente, as como vnculos a artculos tcnicos, descargas y foros en lnea.
642
Direccin Servicios de consultora en Business Objects http://www.spain.businessobjects.com/ Servicios/paquetes_servicios.htm
Contenido Informacin sobre cmo Business Objects puede ayudar a maximizar su inversin en business intelligence.
Servicios de educacin de Business Informacin sobre las opciones y Objects los mdulos de formacin de http://www.spain.businessobjects.com/ Business Objects. Servicios/formacion.htm
Manual de introduccin a BusinessObjects Enterprise 643
644
ndice temtico
A
accesibilidad 610 consideraciones de diseo 613 Crystal Reports 610 instrucciones 612 recursos 636 ventajas 610 y BusinessObjects Enterprise 633 acoplar exploradores 130 Acta de Rehabilitacin (Rehabilitation Act), Seccin 508 612, 636 actualizacin de componentes 48 actualizar datos campos de parmetro 496 datos de un informe 523 acumulados, totales 231 agregar clculos a cuadrcula OLAP 432 filtros a cuadrcula OLAP 431 agrupar 196 con enunciados SQL 174 datos en intervalos 206 direccin de ordenamiento original 196 en servidor 172 informes 72 orden especificado 196 por jerarqua 209 por la primera letra del nombre 208 rendimiento 172 ajustar tamao campos 62 objetos 253 secciones para agregar espacio en blanco 306 para eliminar espacio en blanco 306 ajuste de objetos a lneas gua 282 alertas de informe 466 creacin 466 edicin 469 eliminar 469 hacer referencia en las frmulas 471 visualizacin 469 Alertas. Vea Alertas de informe alias 552 alineacin, modificacin en celdas 392 alto, modificacin en celdas 392 ancho, modificacin en tabla cruzada 392 aplicaciones de SABDR 550 aplicaciones, instalacin 38 archivos de datos, vinculacin 561 archivos, ubicacin 553 reas geogrficas en mapas de grfico circular 343 reas, identificacin 102 arquitectura cliente/servidor 581 modelo relacional 550 asimetra creacin 427 restauracin de asimetra 427 asistencia tcnica 641 Asistente de creacin de informes OLAP 54 Asistente de frmulas 483 Asistente de grficos 321 modificar grficos con 332 Asistente de mapas 341 editar mapas con 352 Asistente de N Superiores/Ordenamiento 217 Asistente de resaltado 313 establecer prioridades 316 formato condicional 314 Asistente de seleccin 179, 202 para seleccin de grupos 203 y Editor de Frmulas 181 Asistente de vnculo visual 566 Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo 54
ndice temtico
Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas 53 Asistente para la creacin de informes estndar 53 asistentes 53 estndar 53 etiquetas de correo 54 grfico 322, 332 mapa 341 N superior/ordenar grupo 217 OLAP 54 resaltado 313 seleccin 179 tablas cruzadas 53 asistentes de informes. Vea asistentes atributo condicional, propiedades 309
escala 152 evaluar funciones de fecha 153 gestin 152 LDAP 152 programar 152 seguridad 152, 152
C
cadenas de caracteres, para seleccionar registros 183 calcular subtotales de datos agrupados 221 clculos If-Then-Else con Lgica Case 174 campo de ordenacin 192 campos acceso a datos BLOB 116 ajustar tamao 62 alias 552 aspecto 60 bloquear tamao y posicin 297 cambiar formatos predeterminados 298 crear de slo lectura 296 eliminar 70 formato individual en tabla cruzada 393 varios a la vez 394 insertar 58 campos adicionales 61 campos especiales 114 fechas de impresin 114 nmero total de pginas 114 nmeros de grupo 114 nmeros de pgina 114 nmeros de registro 114 ordenar 192 reordenar cuadrcula OLAP 429 seleccionar 61 valores truncados 285 vinculacin hacia o desde campos calculados 544 campos BLOB 116 campos calculados, vinculacin hacia o desde 544 campos de base de datos combinacin en un objeto de texto 63 insertar 58 posicin en el informe 111
B
base de datos, acceso directo tablas, vinculacin 566 bases de datos 550 alias 552 cambio de nombre y de ubicacin 552 controladores compatibles con el proceso 163 ejemplo 52 relacionales 550 rendimiento 161 seleccionar 56 bases de datos relacionales 550 ndice 555 Basic (sintaxis) crear frmula 483 Bibliotecas de funciones de usuario (UFL) 477 bordes agregar 296 cambio para grficos 336 cambio para mapas 358 modificar 336 Business Objects servicios de consultora 642, 643 servicios de formacin 642, 643, 643 servicios de soporte tcnico 641 BusinessObjects Enterprise 151 agrupar 152 control de versiones 152 equilibrio de carga 152
ndice temtico
reasignar campos alterados 593 campos de detalles creacin de grficos 326 creacin de mapas sobre 345 campos de enunciado SQL colocacin en informes 112 creacin 112 cundo usarlos 171 para Lgica Case 174 para rendimiento 171 campos de fecha formato 298 personalizar 299 campos de Fecha/Hora formato 298 personalizar 299 campos de frmula creacin de grficos 326 insertar 112 vinculacin hacia o desde 544 campos de hipervnculo, insertar 117 campos de hora formato 298 personalizar 299 campos de moneda, formato con el Asistente de resaltado 313 campos de parmetro 496 accesibilidad 623 creacin con una lista de valores en cascada 512 mediante una solicitud dinmica 510 mediante una solicitud esttica 506 ttulo de informe con 526 eliminar 521 filtrado de datos 169 formato condicional 525, 624 insertar 113 para establecer el criterio de ordenamiento 529 para rendimiento 169 responder a solicitudes 522 utilizar en seleccin de registros 169 para vincular subinformes 535 vinculacin con subinformes 535
campos de resumen, creacin de grficos 328 campos de subtotal, creacin de grficos 328 campos especiales, insertar 114 campos incrustados, eliminar lneas en blanco 277 caracterstica de subyacer uso con grficos 337 uso con mapas 359 caractersticas de zoom 335 carpeta de Elementos de Enterprise programar un informe desde 138 trabajar con 138 carpeta de Exchange, exportar a 442 carpetas de Enterprise 445 abrir informes con 446 guardar o publicar informes en 447 Carpetas Web, trabajo con 445 cartas modelo creacin 255 imprimir mensajes condicionales 260 insercin de una fecha 256 insertar direccin 257 saludo 258 usar objetos de texto 253 celdas modificacin del ancho/alto 392 modificar la alineacin 392 clusula DISTINCT 585 clusula FROM 585 clusula GROUP BY 586 clusula ORDER BY 586 clusula SELECT 585 clusula WHERE 585 clusulas DISTINCT 585 FROM 585 GROUP BY 586 ORDER BY 586 SELECT 585 WHERE 585 cliente/servidor (arquitectura) 581 procesamiento del lado del servidor 587 servidor 587 colocacin en modo libre activada 287 desactivada 287
ndice temtico
uso de lneas gua 289 colocacin vertical 289 colocar objetos basados en texto 274 colocar objetos de texto con varias lneas 278 color accesibilidad 620 agregar 296 contraste 620 colores de fondo, formato (filas/columnas) 393 comando Imagen y OLE 367 comandos agregar al repositorio 141 agregar desde el repositorio 143 Imagen 367 men dinmico OLE 366 OLE 367 comandos de men, OLE dinmico 366 combinar, ordenar y agrupar 196 comentarios, sobre la documentacin 641 compatibilidad con Unicode 597 Comprobador de dependencias, uso 128 condicional, ordenar grupo 199 condicional, propiedades de atributo 309 constantes (frmulas) 600 consulta, filtros. Veafiltros consulta, peticiones de orden. Vea peticiones de orden consultas definir seleccin de datos 398 edicin 401 ejecutar 398 elaborar 398 filtros 402 peticiones de orden 402 referencia rpida a objetos 400 ver SQL 401 consultas SQL, edicin 584 consultores, Business Objects 642 Contexto de seccin de informe, casos del usuario 459 contraer miembros de dimensin 427 contraste, color 620 controladores de bases de datos compatibles con el proceso 163 controladores de impresora
actualizacin 294 incoherencias 294 convenciones de contabilidad, uso 302 Copiar formato, uso 317 criterio de seleccin 68 Crystal (sintaxis) crear frmula 483 cuadrcula girar 428 OLAP 427 cuadrcula OLAP adicin de totales 428 agregar clculos 432 filtrar 431 formato 424 girar 428 ordenar 429 reordenar campos 429 cuadros formato 301 insertar 301 cubo OLAP creacin de grficos 331 creacin de mapas 350 cuenta igual, en mapa de rangos 342
D
datos actualizar informe 523 agrupar 72, 196 en intervalos 206 por jerarqua 209 por la primera letra del nombre 208 campos BLOB 116 campos de ordenacin 192 colocar en el informe 111 creacin de grupos personalizados 198 direccin de ordenamiento ascendente 194, 196 direccin de ordenamiento descendente 194, 196 direccin de ordenamiento original 196 directos 155 formato para accesibilidad 627 formato para informes 119
ndice temtico
guardados 155 minimizacin de transferencias 149 orden especificado 196 ordenamiento de registros en grupos 201 resumen de agrupados 216 seleccin de registros para informes 119 subtotales agrupados 221 tablas cruzadas 374 vinculacin 109 datos de muestra 52 datos directos 155 datos guardados 155 datos OLAP filtrar 431 ordenar 429 datos resumidos, profundizar en 121 DBMS, SQL 583 deshacer/rehacer actividades 316 desplazamiento 449 configurar 450 formatos de contexto de datos 460 Otro objeto de informe 455 Profundizar en parte del informe 452 desviacin estndar, mapa de rangos 342 diagramas, insertar 75, 116 dimensiones mostrar y ocultar miembros 427 direccin de ordenamiento ascendente 194, 196 direccin de ordenamiento descendente 194, 196 direcciones de ordenamiento ascendente 194, 196 descendente 194, 196 especificado 196 original 196 usando campos de parmetro 529 discapacidades. Consulte accesibilidad Diseo (ficha) 100 ajustar el tamao de secciones 103 reas 101 comparacin con la ficha Vista previa 105 dividir secciones 103 guas horizontales 103 guas verticales 103 secciones 58 diseo de informes 84, 86, 296
accesibilidad 613 agregar encabezados de campo 67 resumen de informacin 64, 124 ttulo 65 ttulos a subinformes 546 una pgina de ttulo 123 ajustar tamao campos 62 de secciones para agregar espacio en blanco 306 de secciones para eliminar espacio en blanco 306 cambiar 358 cambiar el borde de un grfico 336 cambio bordes de un mapa 358 ttulos de mapas 353 caractersticas de impresin 89 colocar columnas mltiples 271 combinacin de secciones relacionadas 246 cmo se representan los objetos OLE 366 con la ficha Diseo 100 creacin de grficos creacin de prototipos 91 crear grficos en resmenes de tabla cruzada 329 en un campo de detalles 326 en un campo de frmula 326 en un campo de resumen 328 en un campo de subtotal 328 en un cubo OLAP 331 decisiones sobre el contenido 84 dividir y ajustar el tamao de secciones 248 eliminar campos 70 secciones 245 equilibrar espaciado entre campos 71 espaciado entre objetos basados en texto 279 formato datos 119 objetos 66 formato absoluto 295 formato condicional 308
ndice temtico
insertar campos adicionales 61 campos de base de datos 58 campos de hipervnculo 117 campos especiales 114 imgenes 116 objetos de texto 115 objetos OLE 364 secciones 245 manipulacin de datos 87 modificar el texto de leyenda de un grfico 337 mover secciones 246 ocultar objetos de informes 273 ocultar secciones de informes 272 organizacin de datos 120 propiedades condicionales de activar o desactivar 308 seleccin de registros 119 seleccionar varios objetos 286 suprimir secciones para eliminar espacio en blanco 307 ubicacin campos de base de datos en 111 campos de expresiones SQL 112 campos de frmulas 112 campos de parmetro 113 campos de total acumulado 113 campos especiales 114 datos 111 grficos 325 mapas 344 objetos de texto 115 utilizar ficha Diseo, reas 101 ficha Vista previa antes de imprimir 103 mltiples secciones en 249 objetos de cuadrcula OLAP 416 Vista previa HTML (ficha) 107 vincular dos o ms tablas de base de datos 109 diseo de informes, estrategias clave 151 documentacin comentarios sobre 641 en el CD del producto 641 en el Web 640
gua de orientacin 640
E
Editor de frmulas 480 educacin. Vea formacin elaboracin de informes dos pasadas 600 pasada mltiple 600 eliminar lneas en blanco 251 secciones 245 Encabezado de grupo (seccin) 101 Encabezado de informe, (seccin) 101 Encabezado de pgina 122 Encabezado de pgina, (seccin) 101 encabezados creacin de grupo estndar 225 eliminar 229 encabezados de grupos activos 226 grupo personalizado, creacin 228 profundizar 229 encabezados de campo, insertar 67 encabezados de grupo activos, basados en una frmula 227 creacin 225 directos 74 eliminar 229 encabezados estndar de grupo 225 personalizados, creacin 228 profundizar 229 encabezados de grupos activos 74 basados en una frmula 227 creacin 226 encabezados estndar de grupo, creacin 225 entorno de diseo de informe caractersticas de la seccin 268 colocar objetos basados en texto 274 colocar objetos de texto con varias lneas 278 establecer la orientacin de la pgina y el tamao del papel 293 formas preimpresas 271 fuentes TrueType 291 importacin de objetos basados en texto desde un archivo 278 impresora predeterminada 293
ndice temtico
mrgenes de pgina 292 soluciones de diseo 268 Enunciados SQL (ficha) 112 enviar informes por fax 434 espaciado entre campos, equilibrar 71 espaciado entre caracteres 290 espaciado entre lneas 290 espaciado entre objetos basados en texto 279 sangra de lneas 284 seleccin de la cuadrcula 280 uso de la cuadrcula 279 espacio en blanco 305 agregar a secciones mediante ajuste 306 borrar suprimiendo una seccin 307 eliminar mediante ajuste 306 esquemas grfico 321 mapa 340 esquemas de grficos 321 Avanzado 321, 326 Grupo 321, 328 OLAP 321, 331 Tabla cruzada 321, 329 esquemas de mapa Avanzado 340 Grupo 340 OLAP 340 Tabla cruzada 340 etiquetas inteligentes 462 Excel, exportar a 440 expandir miembros de dimensin 427 exploracin de Partes del informe 452 exploradores, acoplar 130 exportar a Excel 440 a fax 434 a Lotus Domino 443 a Microsoft Mail 444 a un archivo de disco 441 a una aplicacin 440 a una carpeta de Exchange 442 destinos 439 informes 435 tipos de formato de exportacin 435
F
fechas, para seleccionar registros 184 fichas diferencias entre las fichas Vista previa y Diseo 105 Diseo 100 Enunciados SQL 112 filas agregar/quitar espacio en blanco entre 305 filtros avanzados combinar 409 creacin 405 nombrar 408 combinar con peticiones de orden 405 creacin 402 edicin 411 eliminar 411 referencia a operadores 412 usar Y u O para combinar 410 filtros, agregar a cuadrcula OLAP 431 formacin, en productos Business Objects 642 formas preimpresas 271 formas, adicin 302 formato 264 absoluto 295 agregar formas 302 lneas 300 lneas en blanco de forma condicional 252 alineacin de celdas 392 ancho/alto de celdas 392 bordes, color y sombreado 296 color de fondo de filas y columnas de una tabla cruzada 393 condicional con campos de parmetro 525 condicionalmente con el Asistente de resaltado 313 convenciones contables 302 cuadrcula OLAP 424 datos para informes 119 de varios campos de tabla cruzada a la vez 394 eliminacin de lneas en blanco 251
ndice temtico
en campos de tabla cruzada, individualmente 393 establecer prioridades de resaltado 316 formato condicional 308 mediante la herramienta Copiar formato 317 modificacin de lneas 300 objetos 66 pginas horizontales 304 propiedades 295 tablas cruzadas 374, 392 formato absoluto 295 formato condicional 308 accesibilidad 624 con campos de parmetro 525 mediante el Asistente de resaltado 313 formato, accesibilidad 618 formatos, cambiar valores predeterminados de campo 298 frmulas 474 agregar 483 Asistente de frmulas 483 booleanos 308 buscar y reemplazar texto 485 componentes 475 especificar 482 con campos de parmetro 497 constante 600 copiar de un informe a otro 487 desde la ayuda en lnea 486 creacin 483 en el Asistente de Frmulas 483 total acumulado 239 cundo evitarlas 174 depuracin de errores en tiempo de evaluacin 489 depurar 489 edicin 485 copias de frmulas 487 Editor de frmulas 480 eliminar 488, 488 insercin en informes 483 plantillas de seleccin de registros 183 procesamiento de la seleccin 165 seleccin de registros 178
seleccin mejorada de registros 164 sintaxis 476 elegir 481 solucin de problemas 187 taller de frmulas 479 tipos 478 frmulas de alerta 479 frmulas de bsqueda 478 frmulas de condicin de total acumulado 479 frmulas de formato condicional 478 frmulas de informe 478 frmulas de seleccin 478 usos tpicos 474 y resmenes 175 y totales acumulados 175 frmulas de seleccin campos de parmetro 496 condiciones de lmite de rango 563 plantillas para 183 rendimiento 164 solucin de problemas 187 frmulas de seleccin de grupos creacin 204 solucin de problemas 204 frmulas de seleccin de registros avanzados 167 creacin 204 espacios sobrantes 190 estrategias para su escritura 167 maysculas y minsculas, falta de coherencia 189 optimizacin 188 para rendimiento 164 plantillas para 183 solucin de problemas 187 trabajo con campos de parmetro 497 uso de instrucciones If 190 Forzar a 573 Forzar ambos 573 Forzar desde 573 fuentes cambiar condicionalmente 310 definir tamaos fraccionarios 291 fuentes TrueType 291
ndice temtico
funciones personalizadas agregar al repositorio 141 utilizar en el Asistente de frmulas 483
G
girar cuadrculas OLAP 428 grfico circular 322 grfico de reas 322 grfico de barras 322 aumentar y reducir tamao 335 grfico de burbujas 323 grfico de corona circular 323 grfico de cotizaciones 324 grfico de dispersin XY 323 grfico de eje numrico 324 grfico de embudo 324 grfico de Gantt 324 grfico de histograma 325 grfico de indicadores 324 grfico de lneas 322 aumentar y reducir tamao 335 grfico de proyeccin 3D 323 grfico de radar 323 grfico de superficie 3D 323 grficos 320 cambio del borde 336 caractersticas de zoom 335 creacin 326 en campos de detalles 326 en campos de frmula 326 en campos de resumen 328 en campos de subtotal 328 en resmenes de tabla cruzada 329 en un cubo OLAP 331 dispersin XY 323 especificacin condiciones 326 valor 327 formato condicional 336 modificacin con comandos de Opciones de grfico 333 con el Asistente de grficos 332 texto de leyenda 337
organizacin automtica 336 profundizacin 325 con leyendas 325 tipos 322 reas 322 barras 322 barras, zoom 335 burbujas 323 burstil 324 circular 322 corona circular 323 eje numrico 324 embudo 324 esfera 324 Gantt 324 histograma 325 lneas 322 lneas, zoom 335 proyeccin 3D 323 radar 323 Superficie 3D 323 ubicacin 325 uso de la caracterstica de subyacer 337 grupos clculo de un porcentaje 224 creacin personalizado 198 totales acumulados 234 totales acumulados condicionales 235 totales acumulados usando una frmula 239 edicin 215 ordenar registros en 201 segn valores de resumen 217 ordenar de forma condicional 199 subtotales 221 grupos de solicitud, descripcin 506 Guardar archivo como, cuadro de dilogo 67 Guardar como, cuadro de dilogo 67 guardar informes 67 Guardar, cuadro de dilogo 67
I
imgenes
ndice temtico
agregar al repositorio 140 dinmico 369 insertar 75, 116, 116 desde el repositorio 142 insertar en un informe 368 importacin de objetos basados en texto desde un archivo 278 impresora predeterminada 293 imprimir actualizacin de controladores de impresoras 294 caractersticas del rea del informe 89 consideraciones sobre controladores de impresora 294 orientacin horizontal 293 orientacin vertical 293 tablas cruzadas que abarcan mltiples pginas 391 incongruencias de datos, solucin en mapas 355 incrustados, en relacin con vinculados 370 indicador de edad de los datos 104 ndices de datos guardados 594 consideraciones 596 seleccionar campos para indexar 596 ndices de tablas, para rendimiento 161 ndices, para rendimiento 161 informes actualizar datos 523 actualizar objetos de repositorio en 145 agregar resumen de informacin 124 una pgina de ttulo 123 agrupar datos 196 registros 120 aumento o reduccin de la vista 121 bsqueda de datos 86 cambiar cambiar el borde de un mapa 358 cambio nombres de bases de datos 552 ttulos de mapas 353 ubicaciones de bases de datos 552 campos de frmulas en 112 campos de parmetro en 113
campos de total acumulado en 113 caractersticas del rea de impresin 89 colocar combinacin de secciones relacionadas 246 combinar dos informes no relacionados 543 cmo se representan los objetos OLE 366 consideraciones de diseo para rendimiento 154 consideraciones de rendimiento 564 creacin 52 informe OLAP 417 nuevo 55 nuevos, con Inicio rpido 77 crear de slo lectura 296 decisiones sobre el contenido 84 diseo bsico 84 dividir y ajustar el tamao de secciones 248 eliminar secciones 245 encabezados y pies de pgina 122 enviar por fax 434 exportar 435 a Lotus Domino 443 a Microsoft Mail 444 a un archivo de disco 441 a una aplicacin 440 a una carpeta de Exchange 442 formato con una plantilla 264 datos 119 formato absoluto 295 formato condicional 308 formular el propsito 84 guardar 67 insertar campos de base de datos 58 campos de hipervnculo 117 campos especiales 114 objetos de texto 115 objetos OLE 364 secciones 245 ttulo 65 manipulacin de datos 87 mover secciones 246 optimizar el rendimiento 149
ndice temtico
ordenar datos con campos de ordenacin 192 registros 120 organizacin 85 organizacin de datos 120 representacin de desbordamiento de campo 285 resumen para facilitar su uso 157 resmenes 120 seleccionar base de datos 56 fuente de datos 108 subtotales 120 totales 120 ubicacin campos de base de datos en 111 campos de expresiones SQL 112 campos especiales en 114 datos en 111 grficos 325 mapas 344 objetos de texto en 115 utilizar datos OLAP 416 ficha Diseo para crear 100 ficha Vista previa antes de imprimir 103 mltiples secciones en 249 objetos de repositorio en 142 objetos de texto para crear cartas modelo 253 subinformes para combinar no relacionados 543 Vista previa HTML (ficha) 107 vinculacin con subinformes 535 vista rbol de grupos para mostrar 105 vista estndar para mostrar 104 vista previa por primera vez 522 informes de columnas mltiples 271 informes de dos pasadas 600 informes de pasada mltiple 600 informes de resumen, para facilitar su uso 157 informes para el Web, optimizar el rendimiento 149 Iniciativa de accesibilidad Web 636 instalacin sin supervisin 45 instalar
actualizacin de componentes 48 crear punto de instalacin 41 Crystal Reports 38, 38 desde una distribucin del producto 39 desde una red 42 instalacin personalizada 43 instalacin sin supervisin 45 requisitos 38 Instrucciones de accesibilidad para el contenido Web 612 instrucciones SQL clusula DISTINCT 585 clusula FROM 585 clusula GROUP BY 586 clusula ORDER BY 586 clusula SELECT 585 clusula WHERE 585 intervalos, agrupar datos en 206
L
lectores de pantalla 610 lenguajes, SQL 584 lneas adicin en blanco de forma condicional 252 agregar 300 modificacin 300 lneas en blanco eliminar 251, 277 lneas gua ajustar el tamao de objetos 283 ajuste de objetos a 282 colocacin de objetos 283 diseo con 280 insertar 281 visualizacin 280 listas de valores agregar desde el repositorio 144 compartir listas comunes 515 gestin de valores nulos 518 informacin general 501 objetos de comando como orgenes de datos 517 tipos 502 trabajar con 514 valores y descripciones independientes 516
ndice temtico
Lgica Case 174 logotipos, insertar 75, 116 Lotus Domino exportar a 443
M
mapa de densidad de puntos 342 mapa de graduacin 343 mapa de grfico circular 343 mapa de grfico de barras 344 mapa de rangos 341 la cuenta es igual 342 opcin de desviacin estndar 342 opcin de interrupcin natural 342 opcin de rangos iguales 342 mapas 340 aplicacin de zoom 356 cambiar cambio bordes 358 capas 353 mapas geogrficos 355 tipo 353 ttulos 353 centrar 357 creacin sobre campos de detalle con organizacin avanzada 345 sobre campos de grupo con organizacin de grupo 348 sobre un cubo OLAP con organizacin OLAP 350 editar con Asistente de mapas 352 incongruencias de datos 355 insertar en tablas cruzadas 349 panormica 357 profundizacin 345 tipos 341 ubicacin 344 uso de la caracterstica de subyacer 359 mrgenes de pgina 292 mensajes condicionales, imprimir en cartas modelo 260 mensajes de error, descripcin 605 men Insertar
comando Imagen 367 objeto OLE 367 Microsoft Mail, exportar a 444 miembros presentacin de ttulos o nombres 428 modo de edicin (objetos de texto) 253 modos edicin 253 mover/ajustar 253 mostrar miembros de dimensin 427 mltiples secciones 244 eliminacin de lneas en blanco 251 uso en informes 249
N
N inferiores ordenar 601 seleccionar grupos 218 seleccionar grupos de forma condicional 220 seleccionar porcentajes 218 seleccionar porcentajes de forma condicional 220 N superiores ordenar 601 seleccionar grupos 218 seleccionar grupos de forma condicional 220 seleccionar porcentajes 218 seleccionar porcentajes de forma condicional 220 navegacin y accesibilidad 622 Navegador de mapa mostrar 357 ocultar 357 No forzar 573 nmeros en seleccin de registros 183 formato 302
O
Objeto de campo de plantilla 266 objetos ajuste a lneas gua 282 ajuste del tamao mediante lneas gua 283
ndice temtico
cambiar la posicin X de forma condicional 311 colocacin mediante lneas gua 283 combinacin de secciones relacionadas 246 copiar y pegar OLE 365 cuadrcula OLAP 416 formato 66 imagen de mapa de bits vinculada 372 incrustados 370 longitud variable 250 OLE 362 OLE esttico 368 referencia rpida 400 texto, insertar 115 vinculados e incrustados (OLE) 370 y lneas gua 280 objetos basados en texto 253 agregar al repositorio 140 combinacin de campos de base de datos 63 formato para accesibilidad 618 insertar 115 desde el repositorio 142 modo de edicin 253 modo mover/ajustar 253 posicin en el informe 115, 615 usar para crear una carta modelo 255 objetos basados en texto, utilizacin de lneas gua 280 objetos de cuadrcula OLAP 416 objetos de cuadrcula, OLAP 416 objetos de informe y accesibilidad 614 objetos de longitud variable 250 objetos de repositorio 134 actualizar en informes 145 eliminar 146 modificacin 144 uso en informes 142 objetos imagen de mapa de bits agregar al repositorio 140 insertar desde el repositorio 142 vinculados 372 objetos no basados en texto 615 objetos OLE copiar y pegar 365 estticos 368
incrustados 370 insercin en informes 364 representacin en informes 366 vinculados e incrustados 370 ocultar encabezados de grupo 229 miembros de dimensin 427 objetos de informe 273 OLAP actualizar la ubicacin de la base de datos 422 cambiar visualizacin de cuadrcula 427 creacin de un informe OLAP 417 elaboracin de informes 416 OLE 362 comandos de men dinmicos 366 funcionalidad 364 objetos incrustados 370 objetos incrustados en relacin con vinculados 370 y el comando Imagen 367 opcin de interrupcin natural, mapa de rangos 342 opcin de rangos iguales, mapa de rangos 342 opciones de Forzar unin Forzar a 573 Forzar ambos 573 Forzar desde 573 No forzar 573 opciones de vinculacin 568 operadores, referencia a filtros de consulta 412 orden especificado 196 ordenamientos, agregar a cuadrcula OLAP 429 ordenar con enunciados SQL 174 cuadrcula OLAP 429 grupo 601 grupos de forma condicional 199 grupos segn valores de resumen 217 informes 72 N Inferior 601 N Superior 601 por registros 192 registros 74 en grupos 201
ndice temtico
rendimiento 172 un solo campo 194 ordenar grupo 601
P
pginas horizontales numeracin 305 repeticin de objetos 304 parmetros, dar formato a los campos de fecha/ hora en 298 partes de un informe 448 casos de Contexto de seccin de informe 459 pasada 600 diagramas de flujo de informes de pasada mltiple 602 pasada n 1 600 pasada n 2 601 pasada n 3 602 previa n 1 600 previa n 2 601 peticiones de orden combinar con filtros 405 elaborar 403 Pie de grupo (seccin) 101 Pie de informe, (seccin) 101 Pie de pgina, (seccin) 101 pies de pgina 122 pies de pgina, crear despus de la pgina 312 pies de pgina, crear despus de la primera pgina 312 pila de llamadas 489 plantillas 264 aplicacin 264 elegir en el asistente 265 eliminar 266 volver a aplicar 266 procedimientos almacenados 583 rendimiento 164 procedimientos, almacenados 164 procesamiento del lado del servidor 161, 587 Proceso BeforeReadingRecords 600 proceso de lectura de registros 600 profundizacin con grficos 325 con leyendas de grficos 325
con mapas 345 en datos resumidos 121 propiedades atributo condicional 309 condicionales activar o desactivar 308 propiedades condicionales de activar o desactivar 308 propiedades de activar o desactivar, condicionales 308 prototipos de informe, diseo 91 prototipos, desarrollo en papel 91 publicar en BusinessObjects Enterprise. Vea carpetas de Enterprise
R
rangos de fecha, para seleccin de registros 185 recursos 639, 640 recursos de informacin 639, 640 redes, cliente/servidor 581 registros configuracin de seleccin 178 creacin de totales acumulados 233 ordenar 74, 192 en grupos 201 un solo campo 194 seleccionar con combinaciones de caracteres/fecha/ nmeros 185 con rangos de fecha predeterminados 185 mediante cadenas de caracteres 183 por fecha 184 por nmeros 183 vincular relaciones 557 rendimiento con subinformes 158 consideraciones de diseo 154 consideraciones para informes 564 consideraciones para seleccin de registros 164, 166 estrategias clave 151 opciones de vinculacin de tablas 161 optimizacin 149 uso de ndices de tablas 161 reordenar campos OLAP 429
ndice temtico
repositorio 134 acceso al repositorio 136 agregar carpetas 139 agregar elementos 139 comando 141 funcin personalizada 141 imagen de mapa de bits 140 objeto de texto 140 carpetas de Elementos de Enterprise 138 flujo de trabajo 135 utilizar la funcin deshacer 147 Repositorio de Business Objects Enterprise. Vea repositorio resaltar excepciones y accesibilidad 621 resumen de datos agrupados 216 resumen de informacin, adicin 64
S
Seccin 508, Acta de Rehabilitacin (Rehabilitation Act) 612, 636 Seccin Detalles 101 ocultar 157 secciones 268 ajustar para eliminar espacio en blanco 306 ajustar tamao 248 combinacin de dos relacionadas 246 crear de slo lectura 296 Detalles 101 dividir 248 eliminar 245 Encabezado de informe 101 Encabezado de pgina 101 identificacin 102 insertar 245 mover 246 mltiples en informe 249 suprimir para borrar espacio en blanco 307 secciones de informes 58 agregar 244 caractersticas de impresin 89 combinar 244 Detalles 101 eliminar 244 Encabezado de grupo 101 Encabezado de informe 101
Encabezado de pgina 101 mover 244 Pie de informe 101 Pie de pgina 101 Pie de pgina de grupo 101 secciones, accesibilidad 625 seleccin de registros 68 configurar 178 procesamiento 165 sugerencias de rendimiento 166 uso de las frmulas 181 uso del Asistente de seleccin 179 seleccionar varios objetos 286 servidores, agrupamiento en 172 Sistemas de administracin de bases de datos, SQL 583 sitios web formacin 642 soporte 641 solicitudes consideraciones 498 crear una solicitud dinmica 510 crear una solicitud dinmica que se expanda en cascada 512 crear una solicitud esttica 506 informacin general 496 prcticas recomendadas 518 solicitudes dinmicas, informacin general 499 solucin de problemas frmulas de seleccin de grupos 204 frmulas de seleccin de registros 187 soluciones de diseo 268 soporte cliente 641 sitio Web 641 tcnico 641 ubicaciones 641 soporte al cliente 641 Soporte al cliente en lnea 641 SQL 580 agrupamiento del lado del servidor 589 bases de datos 564 utilizar 579
ndice temtico
consideraciones acerca de bases de datos al vincular 563 Crystal Reports 584 lenguaje 584 procedimientos almacenados 164, 583 SABD 583 tipos de unin 568 uso de enunciados 171 SQL, ver 401 subinformes 534 accesibilidad 616, 626 actualizacin de informes vinculados 539 adicin de ttulos 546 crear a la orden 546 cundo usarlos 534 diferentes vistas de los mismos datos 548 guardar como informe principal 539 insertar 537 para rendimiento 158 precaucin al utilizar 158 situaciones de uno a varios frente a vnculos de bases de datos 537 utilizar con datos no vinculables 544 para combinar informes no relacionados 543 vinculacin 159 a datos de informes principales 540 a informe principal sin modificar la frmula de seleccin 542 vinculados y no vinculados 534 vista previa 538 volver a importar 539 y bases de datos SQL 564 subinformes a peticin, para rendimiento 158
T
tablas accesibilidad 627 agregar 109 alias 552 Asistente de vnculo visual 566 eliminacin de lneas en blanco 251 indexadas 555 orden de procesamiento de vnculos 567
SQL vinculadas 563 vinculacin 557, 566 dos 109 no indexadas 545 para rendimiento 161 registros 557 vincular a 557 vincular desde 557 tablas cruzadas 374 campos resumidos abreviar 388 direccin de presentacin 395 eliminar filas y columnas vacas 394 subtotales y etiquetas. 395 totales generales 394 formato 392 campos individuales 393 color de fondo de fila/columna 393 varios campos a la vez 394 imprimir tablas cruzadas que abarcan mltiples pginas 391 insertar grfico 329 insertar mapa 349 modificacin alineacin de celdas 392 ancho/alto de celdas 392 personalizar etiquetas de fila y de columna 389 trabajar con 387 utilizacin de totales acumulados 390 valores como porcentajes 388 tablas de bases de datos ndice 555 tablas indexadas 555 vinculacin 566 taller de frmulas 479 rbol del taller 480 tecnologa de ayuda 610 tipos de mapas 340 de graduacin 343 densidad de puntos 342 En rangos 341 grfico circular 343 grfico de barras 344
ndice temtico
tipos de vnculo 568 igual 573 mayor o igual que 575 mayor que 574 menor o igual que 577 menor que 576 no igual que 578 tipos de vnculo SQL 568 ttulos agregar una pgina de ttulo 123 insertar 65 mapas 353 ttulos, agregar a subinformes 546 totales 120 con enunciados SQL 174 rendimiento 172 totales acumulados 231 creacin 233 mediante una frmula 239 para un grupo 234 en relacin de vnculo de uno a varios 237 totales acumulados condicionales, creacin para grupos 235 Trabajo, usar 126 transferencia de datos, minimizacin 149
U
unin (tipos) 568 externa completa 572 extrema derecha 571 extrema izquierda 570 interna 569 unin externa completa 572 unin extrema derecha 571 unin extrema izquierda 570 unin interna 569 universos conectar con 398 uno a varios consideraciones de rendimiento 558 procesos 561
V
valores
campos de parmetro 496 creacin de grupos personalizados 198 direccin de ordenacin 194 direccin de ordenamiento ascendente 194, 196 direccin de ordenamiento descendente 194, 196 moneda, presentacin 285 numrico, presentacin 285 ordenar grupos resumidos 217 ordenar un solo campo 194 valores de grupo, ordenar valores resumidos 217 valores de resumen de grupos, ordenar 217 valores numricos, uso de convenciones de contabilidad 302 variables globales cundo evitarlas 175 Vinculacin inteligente 566 vnculos de tablas con varios ndices 567 vinculado en relacin con incrustados 370 objeto imagen de mapa de bits 372 subinformes y rendimiento 159 tablas SQL 563 vincular relaciones 557 vnculo igual que 573 vnculo mayor o igual que 575 vnculo mayor que 574 vnculo menor o igual que 577 vnculo menor que 576 vnculo no igual que 578 vnculos a tabla 557 a/desde campos calculados 544 archivos de datos 561 Asistente de vnculo visual 566 Consideraciones acerca de bases de datos SQL 563 desde tabla 557 dos o ms tablas de base de datos 109 hacia o desde un campo de frmula 544 subinforme a informe principal 540 subinformes 537 tablas 109, 557 tablas indexadas 566
ndice temtico
tablas no indexadas 545 tablas para rendimiento 161 uno a uno 557 uno a varios 537, 558 Visor de parte del informe 449 Vista previa (ficha) 62, 103 rbol de grupos 105 comparacin con la ficha Diseo 105 vista estndar 104 Vista previa HTML (ficha) 107 volver a importar subinformes 539
W
Web direcciones tiles 642 obtener la documentacin mediante 640 soporte al cliente 641
X
Xtreme.mdb 52

Manual de Crystal Report 9.0 Español

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Crystal Report 9.0 Español

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual del usuario de Crystal Reports XI

Copyright Marcas comerciales

Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports

Informes de seccin mltiple

Manual del usuario de Crystal Reports

10 Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports 11

12 Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports 13

14 Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports 15

Uso de las frmulas

16 Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports 17

18 Manual del usuario de Crystal Reports

Unidad:\nombre_de_archivo.extensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 Unidad:\test.rpt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606

Manual del usuario de Crystal Reports 19

20 Manual del usuario de Crystal Reports

Manual del usuario de Crystal Reports 21

22 Manual del usuario de Crystal Reports

Introduccin a Crystal Reports XI

Introduccin a Crystal Reports XI Acerca de Crystal Reports

Acerca de Crystal Reports

Cree cualquier informe que se pueda imaginar

Extienda la elaboracin de informes al Web

Incorpore informes en las aplicaciones

Manual del usuario de Crystal Reports

Introduccin a Crystal Reports XI Acerca de este manual

Acerca de este manual

Localice la informacin con rapidez

Recursos de informacin de Business Objects

Manual del usuario de Crystal Reports

Introduccin a Crystal Reports XI Acerca de este manual

Manual del usuario de Crystal Reports

Novedades en Crystal Reports XI

Novedades en Crystal Reports XI Introduccin

Potente autora de informes

Nuevo formato de exportacin RTF

Manual del usuario de Crystal Reports

Novedades en Crystal Reports XI Uso mejorado

Ubicacin dinmica de grficos

Mejoras en el agrupamiento jerrquico

Guardar opciones de configuracin de exportacin

Manual del usuario de Crystal Reports

Novedades en Crystal Reports XI Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas

Explorador de repositorio actualizado

Arrastrar y colocar grficos y tablas cruzadas

Instalacin de la revisin de actualizacin

Visor de informes mejorado

Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas

Impresin en el lado del servidor y configuracin de subinformes

Manual del usuario de Crystal Reports

Novedades en Crystal Reports XI Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas

Bibliotecas de funciones de usuario Java

Java Server Faces

Documentacin para programadores

Report Application Server (RAS)

Manual del usuario de Crystal Reports

Novedades en Crystal Reports XI Capacidades de desarrollo de aplicaciones expandidas