Fundamentos de administracin

Unidad 2. Proceso administrativo

1.1. La administracin y las organizaciones 1.1.1. Qu es la administracin?

Etapas de la organizacin
Para dividir el trabajo se tienen las siguientes etapas: Jerarquizacin Ya que se tienen las reas de trabajo y su correspondiente grado de autoridad en cada una de ellas, ahora s es posible generar una estructura formal llamada organigrama. Con esta herramienta podremos ubicar a cada una de las reas, su nivel de autoridad y corresponsabilidad con las dems reas de trabajo as como las principales funciones que desempear en la empresa. Estas relaciones jerrquicas que se crean permiten tambin generar una cadena de mando. Se presume que el individuo que se encuentra en la parte superior tiene mayor grado de autoridad que los de los dems niveles que van hacia abajo. Entre ms baja sea la posicin del individuo en el organigrama, menor ser la autoridad que posea. Jerarquizacin es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia.
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Departamentalizacin Esta fase del proceso nos permite disear a la organizacin de acuerdo a sus objetivos, necesidades y forma de trabajar. Es un estilo de divisin orgnica que permite al organismo desempear con eficiencia sus diversas actividades. A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin. A. Secuencia de la departamentalizacin. Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia: 1. Listar todas las funciones de la empresa. 2. Clasificarlas. 3. Agruparlas segn un orden jerrquico. 4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos. 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre las funciones y los puestos. 6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos. 7.El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa, y de las funciones involucradas.
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 129. Idem. p. 130.

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B. Tipos de departamentalizacin: * Funcional * Por productos * Geogrfica o por territorios * Clientes * Por procesos o equipo * Secuencia Antes de analizar estas estructuras complejas, no olvidemos que el grueso de nuestras empresas en Mxico, son pequeas o mejor dicho microempresas; a su diseo o estructura sencillamente se les denomina, estructura simple. Esta estructura se caracteriza por su sencillez y en muchas ocasiones no existe, ni siquiera una estructura definida, con esto queremos decir que este tipo de empresas, maneja una estructura baja en complejidad, con poca formalizacin, y tiene la autoridad centralizada en una sola persona: el dueo. Es una organizacin plana, por lo general es una estructura con dos o tres niveles verticales, con cuerpo flexible de empleados donde casi todos se reportan a un mismo individuo en el que se centraliza la autoridad y la toma de decisiones. Sus ventajas son obvias: Es rpida, flexible, de mantenimiento de bajo costo, sus movimientos financieros y contables son claros. Su principal debilidad es que depende todo de una persona, cuando est ausente esta persona, las decisiones y movimientos importantes quedan en suspenso; y si muere este elemento humano, seguramente la empresa tendr el mismo fin. * Funcional Es la agrupacin de actividades comunes u homogneas para formar una unidad de organizacin. El agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa, abarca lo que las empresas normalmente hacen. Encontramos, pues, una estructura basada en el dominio de las principales funciones de una organizacin, que tradicionalmente se consideraban como tales: recursos humanos, produccin, finanzas y mercadotecnia. Actualmente hay un rea que ha conquistado espacio y poder dentro de las organizaciones; siendo entonces un soporte importante dentro de la estructura funcional de una empresa: informtica, compras y abastecimientos, logstica son algunos de los ejemplos en este nuevo perfil organizacional.

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Ventajas
Es el reflejo lgico de las funciones.

Desventajas
Resta importancia a los dems factores: geogrficos, productos, etc.

Sigue el principio de la divisin de trabajo y la especializacin. Especializacin excesiva. Simplifica la capacitacin.

Reduce la coordinacin entre funciones.

Conserva el poder y prestigio de las Cada rea se encierra en s misma, hay funciones principales. poco consenso.

Las responsabilidades de las utilidades se

centran en la alta direccin.

Limita el desarrollo de los gerentes generales.

Finanzas
Contabilidad Tesorera Presupuestos

Fuente: Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 132.

* Por Productos Se organiza la departamentalizacin alrededor de determinados productos o lneas de productos. El diseo organizacional por producto o lneas de productos ha crecido en importancia desde hace mucho tiempo en empresas de lneas mltiples y de gran escala. Este tipo de empresas en sus orgenes se estructuraban por funciones, pero la gran aceptacin en el mercado de sus productos y/o servicios han creado necesidades diferentes, los gerentes de produccin, ventas y servicios al cliente han experimentado y enfrentado serios problemas. La tarea administrativa se volvi compleja, se hizo necesario adoptar una reorganizacin basada en la divisin de productos. Esta estructura permite a la alta direccin delegar en un ejecutivo de divisin, amplia facultad sobre las funciones de produccin, ventas, servicios e ingeniera que se relacionen con un determinado producto o lnea de productos, exigiendo as un alto grado de responsabilidad por las utilidades a cada uno de estos gerentes. Este tipo de estructura seguramente la encontraremos en empresas como Colgate-Palmolive, Gillette, Procter & Gamble, Sony etc.

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Ventajas Desventajas atencin se centra en la lnea del Presenta mayor dificultad de control La para la alta gerencia. producto. Permite el crecimiento y la diversidad Se requiere mayor personal con habilidades de gerente general. de los productos. Mejora la coordinacin actividades funcionales. de las

responsabilidad de las utilidades La se encuentra a nivel de la divisin del producto. Proporciona un campo de capacitacin medible para gerentes generales.

Farmacuticos

Produccin

Qumicos

Colorantes
Fuente: Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 132

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* Por rea geogrfica Se divide el trabajo en departamentos, que representan reas o localidades geogrficas. Este tipo de estructura es aplicable a instituciones que operan en amplias reas geogrficas, el ejemplo clsico son las instituciones bancarias. Cada sucursal que representa a la institucin cuenta con un gerente que es el responsable del rea asignada. Estos esfuerzos por parte de las empresas son con el fin de proporcionar y hacer llegar sus servicios o productos a todos los rincones del planeta.

Ventajas

Desventajas

La departamentalizacin territorial o Exige personal capacitado y staff expertos en geogrfica asigna la responsabilidad a un problemas de consumidores. nivel inferior. Hay conflictos en coordinar las operaciones Estimula la participacin local en la toma de entre demandas opuestas del consumidor. decisiones. Se requiere personal con capacidad Mejora la coordinacin de actividades en administrativa general. una regin. El control por parte de las oficinas centrales Se aprovecha ampliamente el conocimiento no es tan riguroso. de las necesidades de cada regin. Desarrolla destrezas consumidor. en el rea del

Ventas regionales

Bajo

Sureste

Norte

Fuente: Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 133.

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* Por Clientes La departamentalizacin crea unidades para servir a los distintos compradores o clientes. El cliente se ha considerado como el patrn de las empresas, es el que manda a final de cuentas; si el cliente no compra, no regresa o no se interesa por el producto o servicio, la empresa no tiene razn de ser; es por eso que muchas organizaciones han creado una estructura para satisfacerlo, las tiendas de autoservicio dividen su distribucin fsica por departamentos: blancos, ferretera, frutas y legumbres, nios, damas, caballeros, etctera. Creando as un ambiente de confianza y atencin personalizada a los compradores, generando la lealtad del cliente a la empresa. Ventajas Desventajas departamentalizacin por clientes Es fcil deteriorar la imagen de una La institucin, si no se tiene cuidado puede atender las necesidades en seleccionar y capacitar a los especiales y muy variadas de los representantes de la misma. clientes. personal que trabaja en cada una Exige un gran conocimiento de la El empresa y del producto. de las reas, desarrolla habilidades especializadas. La responsabilidad de las utilidades est en la alta gerencia. cliente se identifica con la empresa El no solo por el producto o servicio, sino Es inadecuado para desarrollar tambin crea lazos sentimentales. gerentes generales. Es difcil la departamentos. coordinacin de

Ventas ropa

Caballeros

Junior

Dama

Nios

Fuente: Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 133.

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* Por proceso o equipo Es el medio lgico cuando las mquinas o el equipo empleado requiere de aptitud esencial para su manejo o son de gran capacidad, lo cual elimina la divisin orgnica; o bien cuando los elementos tcnicos exigen de una localizacin concentrada. En las empresas industriales con frecuencia disean su organizacin alrededor de un proceso o de un tipo de equipo. En este tipo de estructuras se renen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operacin en particular. Las consideraciones econmicas y tecnolgicas son las razones de ms importancia para la adopcin de la departamentalizacin por procesos. Si se utiliza un proceso como gua, hay tres patrones bsicos disponibles: en serie, en paralelo y ensamble de unidad. El patrn que se siga determinar, en parte, las unidades organizacionales adoptadas.

Ventajas

Desventajas

uso y desarrollo de tecnologa de punta, Es un medio poco apropiado para el El as como el desarrollo de habilidades desarrollo de gerentes generales. dentro de este sistema. Su organizacin y administracin se logro de una ventaja econmica y El vuelve fra, calculadora, tcnica y esto competitiva tanto en el mercado como repercute mucho en el desarrollo en la misma empresa. humano de las empresas. La responsabilidad de las utilidades se encuentras en la direccin. La coordinacin de los departamentos se vuelve conflictiva por el aspecto tcnico.

Produccin

Tomos

Troqueladoras

Taladros

Fresadoras

Fuente: Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 134

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* Secuencia Tipo de departamentalizacin necesaria por razones tcnicas o econmicas, en secuencias alfabticas (por ejemplo cuando se realiza considerando los apellidos), numricas (por ejemplo nmero de tarjetas de crdito) o de tiempo (turnos). Normalmente se utiliza en niveles intermedios o inferiores

Fundicin

Ensamble Proceso Pintura

Produccin

Soldadura

Turno matutino

Turno vespertino Cuentas por cobrar

Turno nocturno

Cliente A-C

Cliente D-G

Cliente H-N

Cliente O-Z

Fuente: Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 135.

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Asignacin de funciones Comprende la especificacin de tareas, actividades y funciones para cada uno de los cargos de la organizacin. Coordinacin Este es el ltimo componente del proceso organizacional. De hecho en los modelos de seis etapas, la coordinacin se considera por su importancia en una etapa por separado. La coordinacin tiene como principal razn de ser el integrar los objetivos y actividades de las diversas reas funcionales con el fin de mantener eficientes las metas organizacionales. Este va a permitir que toda la organizacin trabaje como un solo equipo en pos del objetivo comn. Las estructuras organizacionales son esquemas dinmicos y los administradores son los responsables directos de estas obras, entonces, cuando se elabora una estructura o se modifican dichas estructuras de la organizacin, se dice que el administrador est diseando la organizacin. El concepto de diseo de la organizacin no es simplemente el elaborar mapas organizacionales as como distribuir funciones, va ms all de los organigramas y los manuales administrativos, debe de definir el diseo de puestos, la creacin de relaciones de autoridad y la provisin de recursos humanos para la organizacin. El diseo organizacional est influenciado por ciertos factores tales como la tecnologa, el ambiente, y el tamao de la organizacin. Este proceso comprende desde el anlisis de las funciones, puestos y actividades que necesita la institucin para su desempeo diario, hasta la elaboracin, coordinacin y control del esquema organizacional. En primera instancia es importante tener bien definidos los objetivos y nuestra misin para crear una estructura idnea, por ejemplo, tal vez en este momento no se necesita una rea de ingeniera de procesos, pero al identificar y clasificar las actividades, se debe de respetar y promover los escenarios que permitan crear estas reas estratgicas ms tarde. Esto incluye vislumbrar y generar lderes de proyectos, as como la correspondiente capacitacin del personal necesario a las aspiraciones.

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