Administracin del Tiempo

Ing. Sergio Otero

Objetivo de Taller
Comprender lo que significa y los alcances de

la administracin del tiempo. Obtener herramientas de distintas estrategias. Conocer aplicaciones prcticas de las distintas estrategias. Intercambiar otras estrategias y aplicaciones entre los asistentes relacionadas con la administracin del tiempo.

Otros puntos...
Es importante la participacin de todos para

enriquecer el taller. La presentacin y el resumen del taller est publicado en:

www.cursostecmilenio.blogspot.com

Email del Instructor:

sotero@tecmilenio.edu.mx

Por qu no me alcanza el tiempo? Por qu no puedo concluir todas las actividades?

reas de trabajo desordenadas No encontrar cosas Citas canceladas u olvidadas Juntas sin preparacin Cansado / incapaz de concentrarse Vueltas en el carro / Trfico Correos Electrnicos Intrascendentes

Sabes en qu se te van dos horas diariamente?

Porqu hay personas que cumplen con todas sus metas?

El tiempo es un recurso especial...

Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo.

Qu es Administracin del Tiempo?

Porqu administrar el tiempo?

Es un recurso escaso. No puede ser almacenado ni ahorrado. No se puede administrar. El tiempo nos administra. No se puede controlar, pero lo que hacemos con l si.

Qu frutos obtengo de la Administracin del Tiempo?

Tener una gua de objetivos y metas. Evitar el estrs. Facilitar la obtencin de resultados eficientes y eficaces. Organizar mejor el trabajo y las actividades. Desarrollo Integral.

Entonces... Qu es Administracin del Tiempo?

Es el arte de hacer, que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades.

Entonces... Qu es Administracin del Tiempo?

Como el tiempo no existe en s...

Entonces... Qu es Administracin del Tiempo?

La administracin del tiempo es la administracin de uno mismo.

Estrategias...

Priorizacin (Covey) Eficacia (Pareto) Inmediatez (Payer)

Priorizacin...

Jefe Desarrollo Profesional Colaborador

Espiritualidad

Padre

Salud

Yo
Cuado Amigo Hijo

Cnyuge

Vecino

Hermano

Roles de una persona...

El xito de la Administracin del Tiempo es el Balance entre todos Tus Roles Clave

La clave no es dar prioridad a su agenda, sino agendar sus prioridades . Stephen Covey

Las cosas que importan ms, nunca deben estar a la merced de las cosas que importan menos .
Goethe

Importancia
Una actividad es importante si usted personalmente la encuentra valiosa, si contribuye con su misin, valores y metas de alta prioridad.

Urgencia
Una actividad es urgente si tu u otras personas sienten que requiere atencin inmediata.

La Matriz del Tiempo

Urgente No Urgente

Importante

No Importante

Comprendiendo el Tiempo
Urgente No Urgente

Importante
Cuadrante de la Administracin Cuadrante del Liderazgo y la Calidad

No Importante
Cuadrante del Engao Cuadrante del Desperdicio

Cuadrante I
Urgente/Importante

Crisis Problemas presionantes Proyectos, juntas y

preparaciones contra reloj Proyectos cuyas fechas vencen

Cuadrante I
Urgente/Importante

Consecuencias
Estrs Agotamiento

Administracin de crisis
Siempre apagando fuegos

Cuadrante III
Urgente/No Importante
Interrupciones, algunas

llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes

Cuadrante III
Urgente/No Importante
Consecuencias
Enfoque en el corto plazo Administracin de crisis Considera que las metas y

planes no valen la pena Se siente impotente, excluido del control Relaciones muy frgiles o rotas

Cuadrante IV
No Urgente/ No Importante
Trivialidades, trabajo

minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades escape Correspondencia irrelevante

Cuadrante IV
No Urgente/ No Importante Consecuencias
Total irresponsabilidad Despido de los empleados Dependiendo de otros o gobernado por apremios bsicos

Cuadrante II
No Urgente/ Importante

Preparacin Prevencin Aclaracin de valores Planeacin Creacin de relaciones Re-creacin verdadera Facultar

Cuadrante II
No Urgente/ Importante

Beneficios
Visin, Perspectiva Equilibrio Disciplina Control Pocas Crisis

La Matriz del Tiempo

Urgente
Crisis Problemas presionantes Proyectos, juntas y preparaciones contra reloj Proyectos cuyas fechas vencen

No Urgente
Preparacin Prevencin Aclaracin de valores Planeacin Creacin de relaciones Re-creacin verdadera Facultar

Importante

No Importante

Interrupciones, algunas llamadas Alguna correspondencia, reportes Algunas juntas Muchos asuntos inmediatos presionantes

Trivialidades, trabajo minucioso Algunas llamadas Desperdiciadores de tiempo Actividades escape Correspondencia irrelevante

Urgente

No Urgente

Importante

II

No Importante

III

IV

Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II

Urgente

No Urgente

Importante

I II

No Importante

Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.
Peter Drucker

Efecto de Concentrarse en el Cuadrante II

Cmo empiezo?
Anticipa las

actividades del cuadrante I dedicndole tiempo al cuadrante II Elimina las actividades no importantes (Cuadrante III y IV)

Eliminar las Actividades No Importantes (Cuadrantes III y IV)

Elimina las actividades que no

aportan al cumplimiento de los objetivos. Revisa actividades de Cuadrante I que podran situarse en Cuadrante III
Realmente tengo que hacer esto? Qu sucedera si no lo hago?

Identificar Metas
Elije metas cada semana que te ayudarn a lograr los objetivos: esas cosas que realmente son importantes.

Organizarse Semanalmente
Programa las Piedras Grandes
Preparacin
Prevencin Aclaracin de Valores Planeacin Formacin de relaciones Recreacin verdadera

Programe las

Piedras Grandes

La filosofa de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad.
Eleanor Roosvelt

Eficacia Ley de Pareto

El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados...

20% Resultados 80% Tiempo 80% Resultados 20% Tiempo

Si no tienes tiempo suficiente, cntrate en las actividades que producirn el 80% de los resultados.

Ejemplo... Se te pide que disminuyas los gastos indirectos lo mas rpido posible...
Telfono: $4,800.00 Celular: $3,000.00 Papelera: $800.00 Internet: $400.00 Gasolina: $7,500.00 Mantenimiento: $1,350.00

Teniendo el tiempo limitado para renegociar, Cmo aplico el principio de Pareto?

Se acomodan ascendiente las cuentas...

8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0

Del total del gasto se calcula el 80% y se escogen las cuentas mas grandes hasta que su suma coincida con el 80% calculado...
8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0

Enfocndose en ellas, si se consigue un 15% de disminucin, el impacto global es por el 12.8%

8000 7000 6000

sido 4000 en las dems cuentas, un 25% de disminucin, tiene un impacto global del 3.5% y el esfuerzo pudo 2000 haber sido el mismo.
3000 1000 0

En 5000 cambio, si el enfoque hubiera

Cmo comienzo? Analiza...

... lo que aportan a mi efectividad las personas

con las que comparto mi tiempo. ... el tipo de correos y el tiempo que le dedico a ellos. ... las juntas a las que atiendo y el valor que le agregan al logro de mis metas. ... las actividades que realizo y lo que aportan al logro de mis metas.

Cmo comienzo? Acciones...

Revisa tus correos una o dos veces al da en un

horario programado. Solicita la agenda de la junta antes de aceptar tu asistencia para confirmar su propsito. Dedcale tiempo nicamente a las personas que aportarn para tus resultados. Trata de delegar las actividades que no aporten a tus resultados.

Enfcate en la solucin... y no en el problema.

En todos los campos del quehacer humano, el 80 por ciento de los resultados fluye del 20 por ciento de las actividades.
Pareto

Inmediatez Payer
Si tienes que comer una rana, no desperdicies el tiempo mirndola...

Procrastinacin
Es la accin o hbito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyndolas por otras situaciones ms irrelevantes y agradables.

... en cuanto tenga tiempo. ... nos vemos el martes-jueves. ... maana.

Quien pospone una decisin, por no sentirse preparado -esperando que todo se resuelva por s solo, es el que dice...

Cmo comienzo? Evita hacerlo por ...

Evasin
Cuando se evita empezar una tarea por miedo al

fracaso.

Activacin
Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay ms

remedio que realizarla.

Indecisin
Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el

tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin llegar a tomar una decisin.

Tip... Si te tienes que comer ms de uno...

Cmete el ms grande primero. Hazlo payer...

Nada es tan fatigante como el colgarse eternamente de una actividad incompleta.

William James

La Administracin del Tiempo en el Trabajo...

Tener claridad en objetivos y medicin de resultados

Definir tus metas en distintos niveles...

Diaria Semanal Mensual Anual

De Metas a Tareas
Convierta cada meta en tareas manejables. Fije prioridades a cada tarea. Reordene su lista de tareas.

De Tareas a la Lista de Quehaceres

La lista resume todas las tareas que usted necesita hacer en un da dado. Puede incluir otras

materias que no sean sus tareas o metas. Fije la prioridad a cada elemento de la lista.

Tips para el uso de la Lista de Quehaceres

Programar solamente una parte de su da. Primero lo Primero. Haga lo ms feo primero. Utilice bloques de tiempo. Mate las cosas pequeas en una sola horneada .

Implementar una Cultura de Disciplina

Organizacin
Seiri

Disciplina
Shitsuke

Orden

5S
Limpieza
Seis Seiketsu

Seiton

Normalizacin

Organizacin
Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea intil

Orden
Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

Limpieza
Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Normalizacin
Sealizar anomalas Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden

Disciplina
Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido

Caso...

Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar el borrador de la primer parte y se dispone en comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una pequea recompensa, se levanta de su lugar y se dirige a la cafetera, y as poder rellenar su tasa de caf. En ese lugar platica momentneamente con dos colegas. De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene dos correos nuevos en el Outlook, Creo que debo revisarlos se dice a si mismo. Despus de leer y , contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente con su trabajo del reporte. Sin embargo no puede iniciar donde lo dej ya que ha perdido el hilo y el ritmo que llevaba de cuando se levant.

28% de cada da
Interrupciones por cosas que no son urgentes ni importantes, como correo innecesario, y el tiempo que nos toma coger nuevamente el ritmo.
New York Times Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast, June 14, 2008

Comenten cinco interrupciones normales de trabajo... Cmo las evitas?

Cmo evitar interrupciones?

Elimina la alerta de recepcin de emails. Asigna un tiempo fijo para revisar tus emails. Aprende a decir gentilmente NO . Que todos conozcan tu horario/agenda.

Desconctate en una junta donde realmente desees que se logren cosas.

Cmo evitar interrupciones?

Usa audfonos. Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo as.

Dar por escrito las instrucciones y aclara cualquier duda.

Que todos conozcan claramente sus niveles

de facultades.

El Telfono...

Tips para llamadas telefnicas...

Mantn las llamadas cortas. Llama estando de pie. Procura llamar despus de las 11:30 am y 5:30 pm. Comienza anunciando los objetivos por la llamada. Confirma lo acordado. Ten en cuenta lo que hars despus de colgar. Nunca llames por motivos personales (ocio) en

horas de trabajo.

Juntas

Tips para juntas efectivas

Sea y exija puntualidad. Las juntas no deben ser informativas, mejor enva la informacin por email UNICAMENTE enfocarse en la agenda de la junta. Ser Asertivo. Deben existir objetivos claros para la junta. Puntos muy especficos deben manejarse a nivel individual. Confirmar acuerdos y compromisos al final de la junta.

Correo Electrnico

Caso...

Paola llega a su escritorio puntualmente a las 9:00 am. Una vez que su PC est lista, su primera actividad es revisar sus emails. Tengo sentimientos encontrados sobre este tema confiesa ella, ... por una parte, busco , toda novedad sobre las actividades de la organizacin de las cuales conciernen a m; pero a la vez disfruto los mensajes de mis amigos fuera del trabajo. Recibo diariamente entre 20 y 30 emails al momento de abrir Outlook, los cuales son intrascendente o cadenas; y al finalizar el da, recibo otro tanto igual. Lo peor es que me doy cuenta de su trivialidad hasta que los abro. Adems mi buzn cada da se hace mas grande y me es ms complicado encontrar los mensajes que me interesan.

Tips para tu correo electrnico...

El Email NO ES para mandar solicitudes

urgentes. Utiliza la aplicacin de Tareas. No revises los mensajes conforme lleguen. Agenda un horario para ello. Coloca los mensajes personales en un folder aparte. Haz que tu programa de correos (Outlook) administre automticamente lo ms posible.

Tips para tu correo electrnico...

Guarda en tu PC los archivos adjuntos

importantes. Educa a tus colaboradores: Ser Concretos y Directos

Asunto: Estandarizar para facilitar organizacin.

Mensaje: Sin necesidad de saludos o despedidas, ni

antecedentes. Con copia nicamente a los realmente interesados. Capacita lo que es la Comunicacin Organizacional.

Administrar tu Correo Electrnico.

Tips para administrar tu correo electrnico...

Utiliza respuestas pre-escritas. Usa auto-respuestas.

Evita ttulos o asuntos ambiguos.

Utiliza Banderas o Marcas para dar prioridades

o seguimiento.

Tips para administrar tu correo electrnico...

Utiliza Reglas para filtrar y separar automticamente los mensajes.

Utiliza Categoras, Folders y Subfolders.

Identifica los remitentes que envan Basura para que se desven automticamente.

Comienza desde arriba hacia abajo en la lista de mensajes recibidos. Hasta leer todos los emails.

Tips para administrar tu correo electrnico...

Para cada mensaje decide una de las siguientes

(Cada una puede convertirse en un folder):

Brralo Contesta

Delgalo
Aplzalo Convirtelo en actividad.

Conclusiones

La Administracin del Tiempo es saber dar Prioridad e Inmediatez y ser Efectivo

Tengo que tener muy claro cules son mis objetivos, y las actividades que me llevan a su cumplimiento.

No perder de vista mis objetivos y responsabilidades para no sobrecargarme.

No asumir que todo deba hacerse, recuerda la Matriz del Tiempo.

Aprender a negociar con tu superior.

Automatiza los reportes que constantemente debes hacer y que te consuman mucho tiempo.

S Asertivo

Organiza y participa en Juntas Efectivas y que tengan un Propsito Claro.

Ser Efectivo con tus herramientas de trabajo.

Recuerda que todos gozamos de la misma cantidad de horas... depender cmo escojas utilizarlas.

Mucho xito! ... gracias

Agradecemos su asistencia

www.tecmilenio.edu.mx/hermosillo