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Manual de Excel 2007

Manual de Excel 2007

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Manual de Excel 2007 contiene los conceptos básicos de Excel.
Manual de Excel 2007 contiene los conceptos básicos de Excel.

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial

Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel 2007
Excel es una aplicación de Microsoft Office que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos complejos, crear gráficos y analizar datos. Está orientado básicamente al campo contable, estadístico, financiero o cualquier otra actividad que exija el análisis de valores numéricos. En este Capítulo aprenderá: • • Como Ingresar y salir del Excel Conocer algunos conceptos básicos Conocer los elementos de la pantalla de Excel Como Crear, Abrir y Guardar Libros Como manipular las hojas de un Libro Como se ingresan y modifican los datos Como usar el controlador de relleno y rellenar series. Como copiar, cortar y pegar datos. Como insertar y eliminar Filas o Columnas


• •

• •
• •

Ingresar al Excel 2007
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007. 1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botón Inicio; Al desplegarse el menú, colocar el puntero sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en su computador; Seleccionar Microsoft Office y luego hacer clic sobre Microsoft Excel 2007. 2) Desde el icono de acceso directo del Excel 2007

Salir del Excel 2007
Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones 1) Hacer clic en el botón cerrar 2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. 3) Hacer clic sobre el Botón de Office y elegir la opción Salir de Excel José Luis Samanamud Paul 1

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Conceptos Básicos
Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Excel 2007, que es un libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto estará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo. Entre los principales conceptos que deben conocerse están: Libro. Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le da la extensión .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3) Hoja de Cálculo. Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquí donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias. Celda. Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacena información, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora, una fórmula, una función, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila). En la gráfica la celda activa es C6.

Puntero de Celda. Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series. Etiquetas. Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagen la hoja activa es la Hoja 1.

Interface de Excel
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Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como ésta, vamos a ver sus componentes principales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ve en su computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

En donde:

a.
b.

c. d.

e.
f.

g.
h.

i.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido Barra de Título, incluye el nombre del libro abierto. Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar. Cinta de Opciones. Es una de las nuevas características en Office 2007. Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre cualquiera de las fichas se ocultan las herramientas. Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha “Inicio”. Columnas de la hoja de Excel. Filas de la hoja de Excel. Celda activa. Cuadro de nombres, Indica la celda activa 3

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j.

Insertar Función. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro. l. Barra de desplazamiento horizontal m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja. n. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc. k.

Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el botón de la cinta de opciones. Aparece la siguiente ventana:

En el panel izquierdo puede hacer clic en cualquier libro y seleccionar un tema para ver su contenido en el panel derecho. Otro método consiste en utilizar el cuadro de búsqueda, en el se escribe el tema a buscar y pulsar la tecla Enter o hacer clic en el botón: Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales elegiremos la deseada.

Operaciones con Libros
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En esta nueva versión de Excel los comandos para Crear, Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice superior izquierdo de la pantalla. Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

En donde: a.

b.
c. d.

Crea un nuevo libro en blanco Abre un libro existente Guarda el libro actual Lista de últimos libros utilizados.

También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido:

O las siguientes combinaciones de teclas:

  

Crear un Libro: Ctrl + U Abrir un Libro: Ctrl + A Guardar un Libro: Ctrl + G Cerrar

Para Cerrar un Libro: Botón de Office

Operaciones con Hojas
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Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Seleccionar varias Hojas Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas: 1. 2. 3. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja Mantener pulsada la tecla Ctrl Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas. Desplazarse por las Hojas Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja activa se mostrará en negrita. Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro. Insertar Hojas Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:

 

Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo” situado a la derecha de la última hoja del libro. Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar  Insertar Hoja 6

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 

Teclado: Shift + F11 Menú contextual en la etiqueta  Insertar

Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.

Eliminar Hojas Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos:

 

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar  Eliminar Hoja Menú contextual en la etiqueta Eliminar

Cambiar nombre de Hojas Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes métodos:

 

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato Cambiar el nombre de la Hoja Menú contextual en la etiqueta  Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.

Mover o Copiar Hojas Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la posición deseada. Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada.

Operaciones con Celdas
Seleccionar Celdas José Luis Samanamud Paul 7

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Utilizando el teclado: 

Posicionar el puntero en la celda inicial Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse:


Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

Columnas: B,D Filas: 4, 9 Celdas: b4:d9 Celdas : f6:g7

Seleccionar celdas no contiguas Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios Selección de una columna o fila Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

Filas: C C Columnas: B y 4 a 9

Seleccionar celdas de una hoja entera Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1.

Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números, fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán: José Luis Samanamud Paul 8

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Texto Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el dato en la celda. La barra de fórmulas mostrará el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.

Números Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de dirección para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de fórmulas mostrará el número ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numérico. Para que un número se considere texto, utilice un apóstrofe como primer carácter.

Fechas y Horas Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-2-2005 o 18 Enero 1958 será considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM será considerado como horas. Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán sumar, restar o añadir a otras. Fórmulas

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Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+) Puede contener constantes y/o direcciones de celda La barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra el resultado

Introducir un dato en varias celdas simultáneamente 1. 2. 3. Seleccionar las Celdas Escribir el dato Presionar Ctrl + Enter

Desplazamiento del Puntero de Celda
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado. Para moverse por la Hoja rápidamente, las teclas que podemos usar son:
MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA CTRL + AVPAG CTRL + REPAG

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda mientras se está escribiendo o después de ingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda que contiene el dato 10

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2. 3. 4.

Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de fórmulas Modifique la información. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botón Introducir.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Practica Dirigida
Vamos a crear una hoja sencilla llamada Ventas (que nos servirá de ejemplo), la cual contiene una lista de productos informáticos que se han vendido en distintas ciudades. En ella calcularemos el Precio Total según las ventas producidas y posteriormente las llevaremos al almacén para controlar las existencias en el mismo. Para ello, ingrese los datos tal como se muestra en la figura:

Borrar datos
La operación de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser ya necesarios, o para efectos de corregir su contenido. José Luis Samanamud Paul 11

CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial 1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar Pulsar la tecla Supro Botón derecho del mouse  Borrar contenido

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2.

Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botón Borrar:

Deshacer una Orden
A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nos quedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema, inmediatamente después de haber cometido el error, realice una de las siguientes órdenes:


Pulse el botón: Deshacer Pulse las teclas : CTRL + Z

Controlador de Relleno
Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial, la proporciona el Controlador de Relleno. .Por ejemplo, podría digitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los meses siguientes. También se emplea para copiar el contenido de una celda, en las celdas adyacentes. La secuencia de acciones es la siguiente: 1.

2.

Digitar el “valor inicial” de la serie (número, texto o fórmula) Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de elementos necesarios.

Para generar números correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie. Como ejemplo adicional, pruebe con los siguientes datos: 24/02/2005, Mes 1, Martes, 8:45

Series

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Para rellenar celdas con valores de una serie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Seleccione la celda donde desea comenzar la serie. La celda debe contener el primer valor de la serie. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Series. Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, haga clic en Columnas. Para rellenar la serie a lo ancho de la hoja, haga clic en Filas. En el cuadro Incremento, escriba el valor en que desea incrementar la serie. En Tipo, haga clic en Lineal o Geométrica. En el cuadro Límite, escriba el valor en que desea detener la serie.

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Listas Personalizadas
Podemos crear nuestra propia lista de valores, para ello realice lo siguiente:

1. 2. 3.

Botón de Office  Opciones de Excel Hacer clic en el botón Modificar Listas personalizadas… En el recuadro Entradas de lista, escribir la serie, separadas por comas, al culminar pulsar el botón Aceptar.

Copiar, Cortar y Pegar datos
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Copiar 1.

2.

3. 4. Cortar 1. 2.

Seleccionar las celdas que se desean copiar Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botón Copiar Teclado : Ctrl + C Menú Contextual  Copiar Situar el cursor en la celda destino Pegar

3. 4. Pegar

Seleccionar las celdas que se desean mover Ejecutar algunas de las acciones siguientes Hacer clic en el botón Cortar Teclado : Ctrl + X Menú Contextual  Cortar Situar el cursor en la celda destino Pegar

Ejecutar algunas de las acciones siguientes: Hacer clic en el botón Pegar Teclado: Ctrl + V Menú Contextual Pegar

Mover con el Mouse 1. Seleccionar el bloque a mover “bordes” del bloque seleccionado (el cursor cambia de cruz blanca a flecha). Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.

2. Posicionar el puntero delMouse en uno de los
3.

Copiar con el Mouse 1. Seleccionar el bloque a mover seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a flecha con un signo +). Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.

2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los “bordes” del bloque
3.

Operaciones con Filas y Columnas
Insertar Filas o Columnas José Luis Samanamud Paul 14

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En ocasiones se necesita añadir filas o columnas a la hoja para poder ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento:

1. Ubicar el puntero en la fila o columna
2. donde desea insertar Seleccione la cantidad de filas o columnas a insertar Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar  Insertar Filas o Columnas de hoja o Menú Contextual  Insertar toda una fila o toda una columna

3.

Nota: En ocasiones, no nos interesa añadir filas ni columnas enteras, sino únicamente un conjunto de celdas, en ese caso, debe ubicarse en la celda y elegir: Desplazar las celdas hacia la derecha o hacia abajo. Eliminar Filas o Columnas

1. Seleccionar la cantidad de filas o
columnas a eliminar

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar 

Eliminar filas o columnas de hoja o Menú Contextual  Eliminar Toda la fila o Toda la columna

Ocultar Filas o Columnas

1. Seleccionar las filas o columnas 2. Ficha Inicio, Grupo Celdas,
3. Formato  Ocultar y Mostrar Seleccionar opción: Ocultar Filas u Ocultar Columnas que desea ocultar

Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.

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Formatos y Fórmulas
En este Capítulo vamos a ver como mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que además permite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos. Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tipos de cálculos con los datos almacenados en la hoja. En este Capítulo aprenderá:

• •

Como dar formato al texto Como dar formato a los números Como dar formato a las fechas y horas Como modificar ancho de columnas y alto de filas Como trazar bordes, copiar formato e incluir comentarios Como dar formato personalizado y formato condicional Como cambiar el estilo de una tabla. Como introducir fórmulas y uso de operadores. Como hacer referencia de celdas en las fórmulas.

• • • • • •

Formato del Texto
Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones: 1.

2.

Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineación hacer uso de los botones apropiados.

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Formato de Números
Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:

1. 2.

Seleccionar las celdas que contienen los números En la Ficha Inicio, Grupo Número hacer uso de los botones apropiados

Formato de Fechas y Horas
Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

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Modificar ancho de Columnas
Utilizando el Mouse: 1. Seleccionar la columna o columnas a modificar Ubicar el puntero del Mouse en el borde derecho de la columna, el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho.

2.

3.

Utilizando la Cinta de Opciones:

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1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato  Ancho de Columna
2. Digitar el nuevo ancho

Modificar alto de Filas
Utilizando el Mouse:

4. Seleccionar la fila o filas a modificar 5. Ubicar el puntero del Mouse
en el borde inferior de la fila, notar que el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.

6.

Utilizando el Menú:

3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato  Alto
de Fila 4. Digitar la nueva altura

Nota: Un método rápido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en la línea divisoria de los encabezados.

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Bordes
Para el trazado de bordes, seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar las celdas a las cuales desea aplicar los bordes En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic en el botón de Bordes. Se mostrarán las opciones de bordes. Seleccionar el tipo de borde que desea aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

2. 3.

Nota: También puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de línea y el estilo de línea y luego trazar con el "lápiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseado sobre las celdas

Copiar Formato
Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera: 1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

2. 3.

En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botón Copiar Formato Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato.

Comentarios
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Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirán documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dónde procede el dato, qué fórmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en el gráfico.

1.

Clic derecho en la celda que tendrá el comentario Opción Insertar comentario Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda (La esquina superior derecha de la celda, mostrará un marcador de color rojo).

2. 3.

Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda. Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con comentario, y elegir opción: modificar o eliminar comentario.

Números con "texto"
Si desea mostrar unidades de medida en una celda con contenido numérico, y a la vez éste deba mostrar texto, sin perder su condición de número, deberá realizar lo siguiente: 1.

2.
3.

Seleccionar la celda o celdas Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada Realice las acciones indicadas

Anteponer "ceros"

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Se tiene la concepción general de que "cero a la izquierda no vale", pero se dan casos en que estos ceros tienen un valor significativo, por ejemplo, los códigos numéricos (001, 002,). 1. Seleccione la celda(s) Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada Realice las acciones indicadas

2.

3.

Formato Condicional
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos deberán aplicarse de manera automática, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente caso:

1. 2.

Seleccionar las celdas C3:C6 Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional 22

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3.

Definir los criterios apropiados

Estilos de Tablas
Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos: 1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla Ficha Inicio, Grupo Estilo, Dar formato como tabla Elegir el Estilo de Tabla En el cuadro de diálogo que aparece hacer clic en aceptar El Rango se mostrará como una Tabla con el estilo seleccionado

2.
3. 4. 5.

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Practica Dirigida
Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.

1. 2.

Ingresar los datos tal como se muestra en la figura. Seleccionar el Rango B3:H3 y darle el siguiente formato: Fuente: Comic Sans MS, Tamaño 12, Color letra: Rojo, Fondo: Naranja y Centrar 3. Seleccionar el Rango B4:H10 y darle el siguiente formato: Tipo de letra: Rockwell, Tamaño: 14, Color letra : Azul oscuro, Fondo : Azul claro

4. 5.
6. 7.

Seleccionar la Columna A y dar un ancho fijo de 7 unidades. Seleccionar las columnas C, D y F y darle un ancho de 15 unidades Insertar una columna delante de Cliente y otra delante de País Eliminar las columnas vacías. Insertar 3 filas por encima del cuadro. Seleccionar las celdas B2:H3 y dar el formato de Combinar y Centrar Tipo de letra: Garamond, Tamaño: 24, Negrita y Cursiva, Color letra: Azul Fondo : Verde claro

8.
9.

10. Escribir el siguiente titulo: Lista de Clientes con el siguiente formato:

11. Dar Borde de cuadro Grueso de color: azul 12. Seleccionar las celdas B6:H13 y darle todos los Bordes con estilo de línea doble
y de color rojo 13. Ajustar manualmente el ancho de la columna G 14. Dar formato de Moneda a los valores del Precio y cambiar por el signo ($) 16. Seleccionar las celdas B6:H13 y copiar a la celda B20

15. Seleccionar la celda D10 y escribir como comentario: Numero de fax: 7219906 17. Seleccionar las celdas B20:H27 y con el Mouse mover hacia la celda B25
18. 19. 20. 21. Seleccionar la Hoja 1 y copiar hacia la Hoja 2 En la Hoja 2 seleccionar desde las celdas A1:H15 y borrarle el formato Borrar todo el contenido de la Hoja 2 Copiar desde la hoja 1 las celdas B6:H13 hacia la hoja 2 a partir de la celda A5

22. Seleccionar en la hoja 2 las celdas A5:G12 y darle formato: autoajustar ancho de
columna 23. En la Hoja 2 seleccionar los precios y darle el siguiente formato condicional:

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24

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Precios menores a $100, color rojo. Precios mayores o iguales a 100 color azul

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24. Seleccionar los encabezados de la tabla y darle una alineación de 45 grados 25. Guardar el libro con el nombre: Clientes. FORMULAS
Las fórmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo y son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de cálculo se convierte en una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados cálculos financieros.

Fórmulas Básicas
Una fórmula es una combinación de valores con operadores, para realizar cálculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en la fórmula =B5+2 sumará 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que cambie el valor de la celda B5, volverá a recalcularse la fórmula.

1. 2.

3.

Todas las fórmulas en Excel deben empezar con el signo = Puede digitar la fórmula directamente en la celda o ir seleccionando con el mouse cada celda a utilizar e ir colocando los operadores respectivos Para terminar, presionar Enter

En la celda aparecerá el resultado de la operación mientras que en la barra de fórmulas se apreciará la fórmula tal y como se escribió. Una fórmula puede hacer referencias a celdas situadas en una misma hoja, a celdas de otras hojas del mismo libro o a celdas de otros libros. Para referirse a celdas de otros libros, escribir la fórmula de la siguiente forma: =’Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja’! Celda Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del Libro Notas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir: ='C:\Documents and Settings\user\Mis documentos\[notas.xlsx]Hoja1'!B7

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Operadores
Existen cuatro tipos de operadores: Aritméticos: Generan un resultado numérico Operador + * / % ^ Significado Suma Resta y negación Multiplicación División Porcentaje Exponente Ejemplo =6+2 =6-2 -6 =6*2 =6/2 =6% =6^2 Resultado 8 4 -6 12 3 0.06 36

De texto: Combina texto para generar una única cadena de caracteres Operador & Significado Une texto de celdas distintas Ejemplo B4=Excel C4=2007 =B4&” “C4 Resultado Excel 2007

Comparativos: Generan un valor lógico Verdadero o Falso Operador = > < >= <= <> Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Diferente de Ejemplo =A1=B1 =A1>B1 =A1<B1 =A1>=B1 =A1<=B1 =A1<>B1 Resultado Falso Verdadero Falso Verdadero Falso Verdadero

De referencia: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una fórmula. Operador : Dos puntos , Coma espacio Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8) Operador =10+4/2 =(10+4)/2 Excel 2007 sigue las siguientes reglas fijas:  Los paréntesis, se realizan primero. José Luis Samanamud Paul 26 Resultado 12 7

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Los operadores de igual prioridad se evalúan se izquierda a derecha.

Referencia de Celdas
Cuando se crea una fórmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la operación, según su localización en la hoja de cálculo. Esta localización puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.

Referencia Relativa: Significa que los valores empleados en una fórmula cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una fórmula en una fila o columna diferente, los parámetros de la fórmula cambian de forma automática. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=B8+C8) Referencia Absoluta: Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una fórmula en otra celda. La forma de indicar esto es colocando el símbolo de dólar ($) delante de la letra de la columna y del número de fila. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5) Referencia Mixta: Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la dirección de una columna ( $F5) o solo la dirección de la fila (F$5) Cuando escriba una fórmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda. Nota: También puede usar la tecla de Función F4al momento de escribir o señalar la celda a utilizar en una fórmula, para cambiar el tipo de referencia entre relativa, (F5) , absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

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Practica Dirigida
Si no tiene abierto Excel 2007, abrirlo para realizar el ejercicio.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

Ingresar los datos tal como se muestra en la figura. Calcular el Consumo Mensual, restando Lectura Actual – Lectura Anterior Calcular el Monto Consumo, multiplicando el Consumo Mensual por el Costo Kw. Utilice referencia absoluta en la fórmula para que pueda copiarse a las demás celdas. Calcule el Mantenimiento, multiplicando el Monto Consumo por el porcentaje de mantenimiento, Utilice referencia mixta en la fórmula. Calcule el Total en soles sumando el Monto de Consumo + Mantenimiento Calcule el IGV, multiplicando el Total en soles por la celda E5. Utilice referencia absoluta. Calcule el Neto en soles, sumando el Total en soles + IGV Utilizando Autosuma calcule los totales de la fila 21 Ubicarse en la Hoja 2 y mediante formulas obtener un cuadro resumen que muestre los Números de medidores y el neto a pagar. Guardar el libro con el nombre: Luz.

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Funciones
Las funciones, son fórmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comúnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Además Excel 2007 cuenta con funciones diversas, tales como: estadísticas, financieras, matemáticas, etc., que resuelven las necesidades más frecuentes de distintas disciplinas profesionales. En este capítulo aprenderá: • • Que son las funciones y como utilizarlas Como se utiliza el Asistente para funciones Uso de Funciones: Aritméticas, Estadísticas, de Fecha, de Texto, Lógicas y de Búsqueda.

Esquema de una función
Una Función debe tener la siguiente sintaxis: =<Nombre_Función> (<Argumentos>) El número y tipo de argumentos requeridos varía de una función a otra, los cuales pueden ser:

Números Texto Valores lógicos

Referencias Matrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la dirección de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el símbolo de dos puntos (:) para separar la celda inicial y final. Ejm. =SUMA(A5:A10) Cuando una función posee más de un argumento, éstos deben ser separados por un punto y coma (;) o coma (,). Ejm =SUMA(A1;A5;A10) =SUMA(C1:C5;B10:B20) suma las tres celdas indicadas suma los dos rangos indicados.

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Asistente de funciones
En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parámetros que conforman una función, para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando los componentes correctos. Las funciones se comportan como fórmulas, se pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer las combinaciones que más convengan. Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:

1. 2.

Pulsar cualquiera de los siguientes botones o elegir: Menú Insertar, opción Función Aparece el cuadro de diálogo, seleccione las opciones adecuadas.

3.

Luego, deberá indicar los argumentos que conforman la función

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4.

Por último, al pulsar Aceptar se tendrá el resultado deseado.

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Funciones Aritméticas
Abs Devuelve el valor absoluto de un número Sintaxis: Abs(num) Ejm. =abs(4-6)

2

Aleatorio Devuelve un número entre 0 y 1 Sintaxis: Aleatorio() Ejm. =Aleatorio()  0.090948807 Entero Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Sintaxis: Entero(num) Ejm. =entero(9.67)  9

Factorial Devuelve el factorial de un número. Sintaxis: Fact(num) Ejm. =fact(5)

120

Potencia Devuelve el valor de elevar un número a una potencia. Sintaxis: Potencia(num;potencia) Ejm. =potencia(5;3) Producto Multiplica los números indicados como argumentos Sintaxis: Producto(num1; num2;...) Ejm. =producto(5;8) Raíz Devuelve la raíz cuadrada de un número Sintaxis: Raiz(num) Ejm. =raiz(144)

125

40

12

Redondear Redondea un número al número de decimales especificado Sintaxis: Redondear(num; cant de decimales) Ejm. =redondear(9.78;1)  9.8 Residuo Devuelve el resto después de efectuar una división Sintaxis: Residuo(num; divisor) Ejm. =residuo(13;5) Truncar Trunca un número al número de decimales especificado Sintaxis: Truncar(num; cant de dec.) Ejm. =truncar(7.65;1) Log10 Devuelve el logaritmo decimal de un número. Sintaxis: Log10(numero Ejm. =log10(100) 2 Ejemplo: Aplicar funciones aritméticas para completar el siguiente cuadro: José Luis Samanamud Paul 32 7.6

3

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Funciones Estadísticas
Contar Cuenta el número de celdas que contienen Sintaxis: Contar(Valor1; valor2;..) Cuenta el número de celdas que no están en blanco Sintaxis: Contara(Valor1; valor2;..)

Contara

Contar.blanco Cuenta el número de celdas que están en blanco Sintaxis: Contar.blanco(Valor1; valor2;..) Max Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos (máximo 30) Sintaxis: Max(num1; num2;....) Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos (máximo 30) Sintaxis: Min(num1; num2;...) Devuelve el valor que mas veces se repite en un rango de celdas Sintaxis: Moda(num1;num2;...)

Min

Moda

Promedio Devuelve la media aritmética de los argumentos Sintaxis: Promedio(num1; num2;...) Contar.Si Cuenta celdas, que cumplan un determinado criterio o condición. Sintaxis: Contar.Si(Rango de búsqueda; Condición) Sumar.Si Suma celdas que cumplen un criterio o condición Sintaxis: Sumar.Si(Rango de búsqueda; Criterio; Rango de suma) Ejemplo: Aplicar funciones estadisticas para completar el siguiente cuadro:

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Funciones de Fecha y Hora
Ahora Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: Ahora() Devuelve la fecha actual del sistema Sintaxis: Hoy() Devuelve el año correspondiente a una fecha Sintaxis: Año(número de serie) Devuelve el mes correspondiente a una fecha Sintaxis: Mes (número de serie) Devuelve el número de día correspondiente a una fecha Sintaxis: Dia(número de serie) Devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha Sintaxis: Año (número de serie)

Hoy

Año

Mes

Dia

Diasem

Ejemplo: Aplicar funciones de fecha para completar el siguiente cuadro: José Luis Samanamud Paul 34

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Funciones de Texto
Concatenar Permite unir elementos de texto. Sintaxis: Concatenar(Texto1;Texto2;....) Derecha Extrae caracteres del extremo derecho de un texto. Sintaxis: Derecha(Texto; Num caracteres) Extrae Extrae un número de caracteres del texto. Sintaxis: Extrae(Texto; Posic inic; Num caracteres) Comprueba si dos cadenas son idénticas Sintaxis: Igual(Texto1; Texto 2)

Igual

Izquierda Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto. Sintaxis: Izquierda(Texto; Num caracteres) Largo Devuelve la longitud de una cadena Sintaxis: Largo(Texto) Convierte el texto a mayúsculas Sintaxis: Mayusc(Texto)

Mayusc

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Minusc

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Convierte el texto a minúsculas Sintaxis: Minusc(Texto)

Nompropio Convierte a mayusculas la primera letra de cada texto Sintaxis: Nompropio(Texto)

Ejemplo: Aplicar funciones de Texto para completar el siguiente cuadro:

Funciones Lógicas
Si Realiza una acción, en función del resultado de una prueba lógica Sintaxis: Si(Prueba_lógica; Valor_si_verdadero; Valor_si_falso) Ejm: Si(Seguro=”Ipss”; Sueldo*11%; Sueldo*13%) Y Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos Sintaxis: Y(valor lógico1; valor lógico2;..) Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero Sintaxis: O(valor lógico1; valor lógico2;..)

O

Ejemplo: Aplicar la función lógica Si para completar el siguiente cuadro:

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Funciones de Búsqueda
Buscar Busca un valor en una tabla, para devolver el valor equivalente ubicado en otra columna o fila. Sintaxis: Buscar(Valor_buscado; Vector_de_comparación; Vector resultado) Ejemplo: Aplicar la función Buscar para completar el siguiente cuadro:

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Buscarh Busca en la primera fila de una tabla y se desplaza hacia abajo en la columna para devolver el valor de una celda Sintaxis: Buscarh(Valor_buscar; Tabla; Número de Fila, [ordenado]) Buscarv Busca en la primera columna de una tabla y se desplaza a través de la fila para devolver el valor de una celda Sintaxis: Buscarv(Val_buscar; Tabla; Núm de columna; [ordenado]) Ejemplo: Aplicar la función Buscarv y Buscarh para completar el cuadro:

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GRAFICOS
Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la información, contenida en una hoja de cálculo. Excel dispone de una gran variedad de tipos de gráficos e incluso permite personalizarlo a su gusto. En este capitulo aprenderá: • Como crear Gráficos rápidos. Como crear un tipo de Gráfico. Como cambiar el diseño de un gráfico. Como modificar la presentación del gráfico Como dar formato a sus gráficos.

• • • •

Gráficos rápidos
1. Dada la información en una tabla, ubicar cursor en el interior de la tabla (cualquier celda). Pulsar la tecla de función F11. El gráfico creado es del tipo mostrado en la figura (de tipo columnas, en una hoja diferente)

2.
3.

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Crear un Gráfico
1.

2.

Ubicar cursor en la tabla. Ficha Insertar Grupo Gráficos

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Haciendo clic en el tipo de gráfico que le interese se despliega el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrá encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... Haciendo clic en esta opción se despliega el cuadro de diálogo: Insertar Gráfico que muestra todos los gráficos disponibles. Lo mismo aparece al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha del Grupo Gráficos.

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3.

Al elegir el tipo de gráfico, éste se insertará en la Hoja con las características predeterminadas.

Diseño del Gráfico
Al seleccionar un gráfico, aparece en la cinta de opciones, las Herramientas de gráficos, la cual contiene 3 fichas: Diseño, Presentación y Formato. En la Ficha Diseño, aparecen las opciones:

Cambiar tipo de gráfico: Permite cambiar a un tipo diferente de Gráfico. Guardar como plantilla: Guarda como una plantilla la forma y diseño del gráfico para poderlo aplicar a futuros gráficos.

Cambiar entre Filas y Columnas: José Luis Samanamud Paul 42

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Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se mostrarán como Leyenda y viceversa.

Seleccionar datos: Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas. Agregar, editar o quitar Series y editar las Categorías del eje horizontal.

Diseños de Gráfico: Permite elegir entre 10 diseños predefinidos para aplicarlo al gráfico seleccionado. Estilos de diseño: Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos

Mover gráfico:

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Permite colocar el gráfico en una Hoja nueva o como un objeto dentro de una hoja del libro.

Presentación del Gráfico
Para modificar las características de un gráfico, seleccionar el gráfico y hacer clic en la ficha Presentación. Se mostrará las siguientes opciones:

Insertar: Permite insertar imágenes desde archivo, formas (rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros de texto en cualquier parte del gráfico. Título del gráfico: Permite colocar o quitar el título del gráfico. Rótulos del eje: Permite agregar, quitar y definir la posición de los títulos para cada eje. Leyenda: Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico Etiquetas de datos:

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Permite desactivar o mostrar los valores, nombres de series y nombres de categorías en el gráfico. Tabla de datos: Agrega una tabla de datos al gráfico. Ejes: Permite quitar o cambiar el formato y diseño de cada eje. Líneas de cuadrícula:

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Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.

Área de Trazado: Permite activar o desactivar el área de trazado. Solo está disponible para gráficos bidimensionales. Cuadro gráfico, plano inferior del gráfico Modifican el aspecto de gráficos tridimensionales con rellenos de color Giro 3D: Permite girar el gráfico

Formato del Gráfico
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En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales se puede mejorar la visualización del área completa del gráfico o de uno de sus componentes.

Para ello simplemente se selecciona el elemento del gráfico al cual desea darle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade. También puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aun más el estilo del gráfico. Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto visual al texto (sombra, reflexión, resplandor), dar un color, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto con colores, imágenes, degradado o textura.

Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un gráfico como el mostrado en la siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imágenes como archivo. José Luis Samanamud Paul 46

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1. 4.

Crear un gráfico de tipo Columna agrupada 2D 2. En la ficha Diseño, elegir la opción Diseño 9 3. Ingresar títulos al gráfico y a los ejes En el gráfico, haga un clic en la serie que representará mediante una imagen

3. 4.

Ficha Formato  Aplicar formato a la selección Relleno Relleno con imagen o textura

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47

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4.
5. 6. 7.

Pulse el botón Archivo. Ubicar el archivo correspondiente. Seleccionar la opción Apilar y luego Cerrar. Repetir el proceso para las otras series. Dar Formato al gráfico.

Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un gráfico circular que represente las ventas de zapatillas en el público femenino.

1.

2. 3.

Ubicar el puntero en el interior de la tabla Ficha Insertar  Seleccionar gráfico circular 3D Ficha Diseño  Seleccionar Datos 48

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial 4. Quitar la Serie: Hombres y aceptar

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5.
6.

En la ficha Diseño, seleccionar el diseño 6. En la ficha Presentación, elegir etiquetas de datos, extremo externo

7.

Dar formato al Gráfico

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49

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Ejemplo 3.- Se desea crear un gráfico de columnas 3D que represente las ventas para cada año como muestra la siguiente tabla.

Se procede de la siguiente manera: 1. 2. Ubicar el puntero en la tabla Crear un gráfico de Columnas Agrupadas 3D En la ficha Diseño, elegir la opción Seleccionar datos Quitar la Serie Años. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botón Editar Seleccionar el rango donde están los años y aceptar Dar Formato al Gráfico.

3.
4. 5. 6. 7.

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Base de Datos
Las Bases de datos constituyen una herramienta muy útil para organizar, administrar y recuperar información. En esta sesión aprenderá: • Crear Tablas y realizar operaciones con ella Ordenar datos en orden ascendente o descendente. Uso de filtros simples y filtros avanzados Crear Subtotales para obtener sumas parciales Configurar las hojas e Imprimir los datos.

• • • •
Tablas

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados
Campos Registros

Por ejemplo, en la gráfica siguiente, se muestra una tabla: Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones que podemos realizar con las tablas tenemos:


• • • •

Ordenar los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos 51

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Crear una tabla
Para crear una tabla seguir los siguientes pasos:

1.

Seleccionar las celdas que desea incluir en la tabla

2.

Ficha Insertar  Tabla.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.

3.

Activar la casilla de verificación si la tabla tiene encabezados y luego aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la cinta de opciones aparece la ficha Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

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Operaciones con tablas
Para ingresar nuevos datos en la tabla, puede escribirlos al final o a la derecha de ella, automáticamente se agregaran los nuevos registros o campos. Para ampliar o reducir el tamaño de la tabla arrastrar el controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla hasta obtener el tamaño deseado. Para insertar o eliminar filas o columnas en la tabla, ubicar el puntero en la tabla, y en el grupo Celdas hacer clic en la opción deseada.

También puede hacer clic derecho dentro de la tabla para Insertar, Eliminar o Seleccionar filas o columnas, Borrar contenido, Ordenar, Filtrar, Calcular totales (Suma, promedio, máximo o mínimo valor, etc.) o convertir en rango.

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Ordenar una Tabla
Esta operación permite organizar la información de acuerdo a ciertos criterios. 1.

2. 3.
4.

Ubicar el puntero en la columna a ordenar Menú Datos  Ordenar Seleccionar los campos por los cuales desea ordenar Escoger los criterios de ordenación

En el cuadro de diálogo Ordenar aparecen los botones:

• •
• •

Agregar nivel que permite agregar mas campos Eliminar nivel, para quitar un campo Copiar nivel, para hacer una copia del campo Las flechas, para aumentar o disminuir la prioridad de ordenación Opciones, abre el cuadro Opciones de ordenación dónde se encuentran más opciones

José Luis Samanamud Paul

55

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• •

Ordenar Según, permite ordenar según el valor de la celda, o por su color o icono. Criterio de ordenación, para elegir si el ordenamiento es alfabético en forma ascendente o descendente (A a Z o Z a A) Si desea ordenar por solo un campo, ubicar el puntero en la columna a ordenar y utilizar los botones:

Descendente Ascendente

Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.

Filtros
En el caso de listados extensos, la posibilidad de filtrar la lista y poder trabajar con parte de ella, es de suma utilidad.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el filtro en la ficha Datos marcando o desmarcando el botón Filtro). A la derecha de cada campo, se visualizará un pequeño triángulo, que al ser activado despliega la posibilidad de definir una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si solo se marca “Cerper S.A.”, excel filtrará todos los registros que tengan “Cerper S.A.” y las demas filas se ocultarán de la lista. Otra opción es usar los filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones:

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En cualquier opción, se accede a una ventana donde se puede elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En este ejemplo se está usando el comodin “*” para filtrar los registros cuyos nombres de Compañía comience con la letra “I”.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono

José Luis Samanamud Paul

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CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Para volver a ver todos los registros, active el cuadro de lista y escoja la opción: Borrar filtro de “Compañía” o la opción Seleccionar Todo, de inmediato reaparecerán todos los registros de la lista. También puede quitar el filtro ingresando a la Ficha Datos y hacer clic en el botón

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Nota: El filtro automático solamente selecciona los registros en función a un único campo y a lo más dos criterios.

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Filtros Avanzados
Los filtros avanzados permiten definir mas de un criterio de selección, ya sea para uno o varios campos. Para crear un filtro avanzado se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Definir los criterios a utilizar en cualquier celda vacia de la Hoja de cálculo, Para ello, se debe incluir los nombres de los campos y por debajo las condiciones a cumplir. Por ejemplo:

2. 3.

Posicionar el puntero en cualquier registro de la tabla Dar la orden: FichaDatos 

4.

En la casilla Rango de Criterios introducir la referencia, incluidos los nombres de los campos. Luego hacer clic en Aceptar Para reestablecer la lista original, se debe dar la orden: FichaDatos 

5.

Nota : Para extraer registros de la tabla que cumplan algunas condiciones, se debe copiar los nombres de los campos a mostrar en una parte vacia de la hoja y en la ventana de filtro avanzado, seleccionar la opción Copiar a e indicar además la referencia en la casilla Copiar a José Luis Samanamud Paul 59

CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial Formas de definir los criterios: Tres o mas condiciones en un solo campo

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Para definir varias condiciones para un solo campo, se debe escribir los criterios en filas independientes, una directamente bajo la otra. Estas condiciones son excluyentes, es decir, se puede cumplir todas, algunas o ninguna. Total <3000 >10000 =5015 Criterios de dos o mas campos Para buscar datos que cumplan varias condiciones, estas se definen en dos o mas columnas. Introduzca todos los criterios en la misma fila. Estos criterios son concurrentes, es decir, se deben cumplir todas a la vez. Factura 11560 Criterios para varios campos Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes. Factura 11562 Compañía I* <500 Criterios para varios registros y campos Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos condiciones en otra, deberán indicarse los criterios en filas independientes. Fecha 25/04/2002 26//04/2002 Total >11000 >5000 Impuesto Compañía Atl* Impuesto >=524

Nota: Los filtros avanzados permiten utilizar mas de dos campos y mas de dos criterios.

Subtotales
José Luis Samanamud Paul 60

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Este es un recurso de Excel que permite añadir sumas parciales a una base de datos, agrupados por algún campo en particular. Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

El modo de generar Subtotales se realiza de la siguiente manera: 1. 2. Ordenar la lista por el campo principal de agrupación (por ejm. Empleados) Ubicar el puntero de celda en cualquier registro FichaDatos  Subtotal

3.

José Luis Samanamud Paul

61

CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial 3.

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Luego de haber seleccionado las opciones correctas, la lista mostrará el siguiente aspecto:

4.

En el lado izquierdo, se visualizarán los controles de nivel de detalle: Si se pulsa el botón del nivel 1, solo se verá la sumatoria total.

El botón del nivel 2 muestran sólo los totales de cada empleado

El botón del nivel 3 muestran los totales y su detalle de cada empleado

5.

Para quitar los Subtotales: Ficha Datos Subtotal

Quitar todos

Visualización e Impresión
José Luis Samanamud Paul 62

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Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la vista diseño de Página, la vista preliminar para ver el documento antes de imprimir, la configuración de las páginas a imprimir, y por supuesto la operación de imprimir los datos.

Vista Diseño de Página
Permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseño de página: Ficha Vista  Diseño de página.

En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. También puede utilizar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Vista preliminar
La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden: José Luis Samanamud Paul 63

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• •

Botón del Office  Señalar Imprimir

Vista preliminar

O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar

Aparecerá la siguiente ventana: En el centro de la ventana aparecerá una vista de nuestra hoja y en la parte inferior el número de página que se está visualizando. En caso de tener más de una página, se puede usar los botones:

Para ir a la página anterior.

Para ir a la página siguiente.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, éstos botones estarán desactivados. Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la página. Esta operación también se puede realizar haciendo clic sobre el botón Zoom Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón imprimir, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón Configurar página.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón: Cerrar Vista preliminar.

José Luis Samanamud Paul

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Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

Configurar página
Permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a: Vista preliminar Configurar página...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con 4 fichas: Ficha Página Permite definir la orientación del papel entre vertical u horizontal. El recuadro Escala permite elegir el grado de ampliación o reducción de la hoja a imprimir. También aquí se puede definir el tamaño del papel y la calidad con que se imprimirá la hoja. Ficha Márgenes Desde aquí se puede indicar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también se puede indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe. Si desea que la hoja aparezca centrada en el papel puede activar las casillas Horizontal y/o Verticalmente. Ficha Encabezado y pie de página Permite definir un encabezado o pie de página con objeto de realzar la impresión del documento. Los encabezados van situados en la parte superior y los pies de página en la parte inferior de la misma. José Luis Samanamud Paul 65

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En un encabezado normalmente se suele introducir el título de la obra, el autor, la fecha de creación del documento o de la impresión, y en un pie de página, el número de página y el autor. También puede personalizar un encabezado o pie. Para ello, pulse el botón: Personalizar encabezado o pie que desea modificar. Aparecerá el cuadro de diálogo “Encabezado o pie” (según sea lo escogido)

En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona izquierda, centro y derecha de la hoja de impresión. En cada sección puede introducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamaño) y cualquier código (número de página, fecha, hora, ruta del archivo, nombre del archivo, nombre de la hoja e imagen) Ficha Hoja En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son: Área de impresión. José Luis Samanamud Paul 66

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Aquí se indica el rango que desea imprimir. Si desea imprimir celdas no consecutivas, seleccione las celdas en la hoja y luego en este recuadro escriba o señale las celdas o rangos separados por comas. Por ejemplo: A1:B3,B6:B8. Todas estas zonas discontinuas se imprimirán como hojas separadas. Imprimir Títulos. Aquí puede seleccionar los títulos de las filas o columnas y que se imprimirán tras las filas o columnas que las contienen. Imprimir. Aquí podrá activar cualquiera de las siguientes opciones:

    

Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. Calidad de borrador, para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.

Orden de las páginas. Aquí se controla el orden en que desea imprimir las páginas: ○ ○ Hacia abajo y luego hacia la derecha Hacia la derecha y luego hacia abajo.

Imprimir
Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja, procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden: José Luis Samanamud Paul 67

CEUPSI – Facultad de Ingeniería Industrial

Microsoft Excel 2007

Botón del Oficce Imprimir O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, sólo en caso de acceder mediante el botón del oficce, no con el botón de la barra de herramientas. En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

En el recuadro Intervalo de páginas, se indicar si desea imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación. En el recuadro Imprimir, podrá indicar si desea imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. En Copias, indicar el número de copias a realizar. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

José Luis Samanamud Paul

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