PLANIFICACION DEL EVENTO

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre:

Determinar QU se quiere alcanzar con la realizacin del Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre El nombre debe ser: Corto y llamativo. Adecuado al propsito que se persigue con la realizacin del Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional 2.- Nombrar Comit Organizador Coordinador General Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de stas con la mxima autoridad de la institucin responsable del Evento Comisiones de Trabajo Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente 2.- Nombrar Comit Organizador Comisiones de Trabajo

Comisin de Logstica Transporte Alojamiento Alimentacin Secretara Servicios Generales

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecucin del evento

Comisin Tcnico-Acadmica Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, y seleccionarlos en funcin de stas. Revisar el temario a desarrollar. Determinar metodologa de trabajo. Coordinar la reproduccin y distribucin de las ponencias.

Comisin de Promocin, Relaciones Pblicas y Protocolo Atiende las actividades que abarcan la promocin y difusin del evento. Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecucin del Evento. Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.

Comisin de Festejos y Recreacin Planifica y coordina: Lo relativo a la celebracin de ccteles y fiestas. Los tours y excursiones para los participantes en el evento. La presentacin de grupos artsticos y culturales en el evento.

3.- Seleccionar la Fecha Se debe tener en cuenta: Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida. Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de pblico. Horario y frecuencia de los transportes. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.

4.- Determinar el Nmero y el Tipo de Asistentes al Evento Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de pblico.

Acompaantes: No estn directamente relacionados con el evento, acompaan a ponentes, delegados o invitados especiales. Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento. Delegados: Asisten al evento en representacin de una empresa, institucin o grupo particular. Invitados Especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento cientfico, social o poltico ,le confieren notoriedad al evento

5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realizacin Ciudad Sede. Instalaciones especficas donde se realizar el evento: Capacidad Comodidad Iluminacin Equipos Acceso

6.- Elaborar Cronograma de Actividades DURACIN OBJETIVOS

Programas: Tcnico o Cientfico Social Para Acompaantes De Visitas Tcnicas Turstico

7.- Estimacin de Recursos HUMANOS: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realizacin del evento MATERIALES: Implementos necesarios (Ejemplo: lpices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar. TCNICOS: Equipos de sonido, grabacin, interpretacin simultnea, apoyo audiovisual, computacin, comunicaciones y reproduccin; as como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento Egresos: Publicidad y Promocin Impresos y Originales Alojamiento Alquiler y Montaje Salones Transporte Eventos Sociales Recursos Humanos Servicios Profesionales

Papelera Alquiler de Equipos Otros Imprevistos

Ingresos: Espacios Publicitarios Actividades especiales Venta de comidas y bebidas Concesiones para venta Cuotas de registro al evento Donativos y patrocinios Venta de boletos para actividades sociales, artsticas, Culturales y Deportivas.

9.- Promocin del Evento Medios de Comunicacin Correo Directo Publicidad Impresa

10.-Diseo y Elaboracin de Impresos

11.- Seleccin y Capacitacin del Personal

12.- Adquisicin o Contratacin de Materiales, Equipos y Servicios

Empresas Organizadoras de Eventos

Supervisar Servicios y Personal: Transporte

 Comidas Equipos Personal de Servicio