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Oficina Moderna

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Oficina moderna

La oficina es el lugar de la empresa donde la informacion recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracion. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean mas efectivas.

Una oficina es generalmente un salon destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

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Caracteristicas: Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros Existen equipos como el telefono, computadoras, televisores.

Actividades del oficinista:

Las actividaes del oficinista varian de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes: 1. Tomar dictado y transcribirlos de manera que pueda radactar cartas bien organizadas, telegramas, memorandums e informes. 2. Manejo de correspondencia: consiste en sellar, subrayar, anotar y clasificar la correspondencia tanto la recibida como enviada. 3. Redaccion de correspondencia: se refiere a la escritura de cartas, u otros mensajes relacionados con las actividades de la oficina. 4. Archivo de documentos: se refiere a la aplicacion de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catalogos y otros registros comerciales. 5. Registrar informaciones contables: estos registros se refiere a ordenes de compra y de venta, pedido de productos y cotizacion, nominas, otros formularios.

LA oficina dentro de una empresa:

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccion personal:

La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y habitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccion social:

Desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios mas importante es la creacion de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades.

Oficina virtual: Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios. Otros elementos necesarios en una oficina:

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Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual dependerá de lo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negro bastará. Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color. Tener una máquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De todos modos, también tenemos la opción de obtener un servicio de fax online. Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos motivos, donde uno de los más importantes es hacer un backup de forma regular de todo tu trabajo. También no vendrá bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.

Organización de una empresa pequeña

El crecimiento del empleo en el sector público tendría ciertas restricciones determinadas por dos requerimientos del estado moderno: el equilibrio fiscal y la mayor eficiencia en la administración pública. La gran empresa, frente a la creciente apertura de la economía, tiende a adoptar tecnologías modernas para elevar la productividad del trabajo y mejorar su nivel de competitividad, de modo que hay pocas posibilidades de incrementar el empleo en este segmento. La micro empresa y el auto empleo han sido los sectores que en las tres últimas décadas han absorbido el volumen más grande de trabajadores pero continuar incrementando el empleo en estos segmentos se corre el riesgo de profundizar las desigualdades distributivas, dado que la mayor dimensión ocupacional tiende a disminuir su productividad relativa y el ingreso medio de los ahí ocupados. Se aumentaría el volumen de los trabajadores pobres, desprotegidos de la seguridad social y en condiciones de trabajo precario. En ese sentido, son limitadas las posibilidades para que el gran número de empleos creado en la micro empresa pueda obtener niveles de ingresos satisfactorios para los trabajadores. Estas posibilidades sólo estarían en el estrato superior de la micro empresa que representa alrededor de un quinto de este segmento. Ante la posibilidad de un aporte poco significativo del sector público y de la gran empresa en la demanda de trabajo y, por otro lado, el riesgo de agravar la desigualdad distributiva expandiendo el auto empleo y la micro empresa, la pequeña y mediana empresa se constituye en una opción clave o importante para incrementar el empleo. La pequeña y mediana empresa logra, con baja inversión, una productividad del trabajo e ingresos superiores al de la micro empresa, lo que a su vez le permite una contribución importante en el producto global. Asimismo, demanda mano de obra de mayor calificación y genera empleos de calidad que satisfacen las aspiraciones de muchos trabajadores. La ventana de las pequeña y mediana empresa con respecto a la gran empresa es su mayor potencialidad de generación de empleo, con ingresos aceptables por la sociedad ESQUEMAS DE DESARROLLO DE LAS PEQUEÑAS EMPRESAS La experiencia internacional respecto a esquemas de desarrollo de las pequeñas empresas permite distinguir cuatro modelos: a. EL MODELO JAPONÉS: En el que la gran empresa es provista de bienes y servicios intermedios a través de la subcontratación de empresas medianas, las que a su vez subcontratan a empresas más pequeñas. Así, hay una integración vertical en el que la gran empresa sirve de locomotora de arrastre. b. EL MODELO ITALIANO: En el cual pequeñas empresas trabajan bajo esquemas de cooperación para atender demandas en el mercado de bienes finales, constituyendo un modelo de integración horizontal. c. EL MODELO AMERICANO: Basado en las franquicias y en el que un gran número de pequeñas empresas forman una red, la que es liderada por una casa matriz o empresa líder. d. EL MODELO CANADIENSE: Sustentado principalmente en el apoyo estatal a las unidades productivas de menor escala. En el Perú, no es clara la predominancia de algunos de estos modelos y, más bien, lo que existe es un vasto sector de micro empresas, con débil articulación vertical y horizontal.

Esto refleja en un distribución por tamaño de las empresas con perfil distinto al de países desarrollados, es decir; una débil presencia de los estratos mediano y pequeños y un estrato de micro empresa desproporcionadamente grande y en muchos casos con escaso potencial de crecimiento.

Oficina de una empresa departa mentalizada
las oficinas departamentabilizadas son las que están distribuídas por departamentos, porque tienen un alto volumen de personal y una organización grande...como por ejemplo la oficina de personal..la administrativa, la gerencial.. la dirección de recursos humanos y otros.. en cuanto a las oficinas centralizadas es cuando se reciben, se organizan y se realizan las actividades mediante un sistema centralizado.general.y descentralizado es cuando cada organización, aunque sea de una misma empresa, desarrolla sus actividades de acuerdo a su criterio y le presenta un informe a la oficina central periódicamente.. Las ventajas y desventajas se observan de acuerdo a la forma como tenga éxito la empresa y eso se evalúa mediante inspección e informes realizados en una oficina centralizada solo una persona (o un grupo reducido) se hacen cargo de todo, en cambio en una descentralizada (departamentalizada) cada sector o deparamento esta a cargo de un supervisor. asi por ejemplo, puedes encontrar el departamento de transporte, de marketing, atencion al cliente, seguridad, contabilidad etc. generalmente las oficinas se departamentizan cuando son grandes en tamaño y actividades. para ke descentralizar un estudio de abogados donde trabajan 6 personas??

Empresa autorizada, disposición de la oficina Junto con el desarrollo de mejores condiciones de trabajo, vinieron las mejoras en la disposición de las oficinas. Si bien no siempre es fácilmente discernible, existe o puede ser desarrollada una forma de trabajo adecuada a la naturaleza de la oficina. Esto es relativamente fácil en oficinas en que el trabajo fluye en grandes cantidades y en las que se realizan en general siempre las mismas operaciones. Por ejemplo, un negocio de editorial de revistas tiene relativamente pocos tipos de operaciones, tales como el manipuleo de

nuevas suscripciones, el cambio de direcciones de suscriptores, la recepción del pago de las suscripciones, el envío de folletos que promuevan las ventas, etc. Para cada una de estas operaciones puede desarrollarse un procedimiento básico y ubicar los departamentos en el orden en el cual se habrán de llevar a cabo las operaciones, para reducir al mínimo el manipuleo. En forma similar, en una casa de ventas por correo, los procedimientos principales serán aquellos que se relacionan con los pedidos de los clientes. Las distintas operaciones que se realizan de acuerdo con los diversos tipos de órdenes, se llevan a cabo usando procedimientos prefijados, y cada departamento manejará la corriente de pedidos en forma más o menos directa.

Mobiliaria y equipo de la oficina Mobiliario y Equipo En encontrar una amplia gama de muebles de oficina y complementos con lo que logrará que las labores colectivas y productivas de las áreas de las Empresas sean más confortables, dinámicas y generen la calidad de trabajo que se requiere. Le ofrecemos entre otros: Mobiliario: escritorios, sillas, archivadores, estantes y otros. Equipos: Destructoras de papel, Calculadoras, Detectoras de billetes falsos, Ventiladores, electrodomesticos de oficina, entre otros.

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