CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGENA AREA DE DESARROLLO EMPRESARIAL

INFORME DE AVANCE
ASISTENCIA TCNICAPARA LA CREACIN DE REDES INTEREMPRESARIALES DE COOPERACIN PROGRAMA AL INVEST IV

CONSULTOR: ROSA GALEANO MUOZ

Febrero de 2011
INDICE

I. INTRODUCCION II. OPERACIN PARA LA CONFORMACION DE GRUPOS DE COMPRA III. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS IV. CONSIDERACIONES

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ANEXOS Anexo 1: Presentacin y Acta de Socializacin por Ncleo Empresarial. Anexo 2: Modelo de Reglamento Operativo para ncleos empresariales. Anexo 3: Caracterizacin Tcnica Anexo 4: Modelo de Manual de Contratacin, Poltica y Procedimientos Anexo 5: Presentaciones de Transferencia

I.

INTRODUCCION

La Asociatividad, es el resultado de la cooperacin o coalicin de empresas o personas en funcin de un objetivo comn, en el cual cada participante mantiene independencia jurdica y gerencial. Desde esta simple definicin se busca que los procesos que en la actualidad estn desarrollando los ncleos de Ferretera, Maderas y Hoteles de Getseman, los conduzca a la identificacin de un objetivo comn (comprar) para lograr avanzar en la madurez empresarial que conlleva a establecer un organismo de segundo grado, pero que an hoy est por establecer con los objetivos claros que persigue este acto asociativo de mayor envergadura, ya que en los tres ncleos se debern examinar las potencialidades comerciales de la figura comercial que pueda consolidar el ejercicio comercial, logstico y de compra. En este informe de avance se presentaran los avances desde el punto de vista estructural del Modelo, en la actualidad nos encontramos desarrollando la etapa de campo del piloto, a partir del cual se realizaran los ajustes para cada ncleo y se determinar la mejor forma de operacin teniendo en cuenta las particularidades de cada grupo. II. OPERACIN PARA LA CONFORMACION DE GRUPOS DE COMPRA

1. Reuniones de Sensibilizacin En estas reuniones con cada uno de los grupos se present la experiencia y los beneficios de la conformacin de Grupos de Compra, presentando experiencias ya desarrolladas local y regionalmente. En esta primera etapa se present:

 Ventajas y beneficios de los Grupos de Compra y la Cooperacin Mutua. Casos de referencia exitosos. Oportunidad de negocios. Presentacin General del Esquema de Operacin Se adjunta como Anexo 1: Presentacin y Acta de Socializacin por Ncleo Empresarial.

2. Construccin de los Grupos de Compra El fundamento principal bajo el cual se estn desarrollando los Grupos de Compra es el establecimiento de una base de confianza, el cual debe ser reforzado en la metodologa de asociatividad con los consejeros, y teniendo en cuenta que existen situaciones nuevas en el desarrollo de esta actividad que involucra un peso econmico se planteo un esquema general de reglamento de operacin, que en los grupos obtuvo como respuesta que una vez realizada la actividad piloto se ajustara al resultado de la misma. Ver Anexo No. 2. Modelo de Reglamento Operativo para ncleos empresariales. 3. Identificacin de Productos de la Compra Piloto. Se procedi con cada grupo a identificar los productos que seran objeto de la compra piloto. Es importante anotar que aunque existen tres grupos directos en la operacin, en el piloto de los Hoteles de Getseman se realizar una adicin en los volmenes de compra con el ncleo de los hoteles Boutique, para las lneas de dotacin, cafetera, aseo y lencera, adicionalmente dado la estructura de este nuevo grupo se proceder a incorporar de manera ms activa a los Jefes de Compra de los mismos, con lo cual el modelo podr tener un comparativo de operacin con respecto a el desarrollo de los otros tres ncleos, y se podr establecer un nuevo esquema de rplica para este tipo de estructuras empresariales. Ver anexo 3 caracterizacin tcnica por ncleo de compra. 4. Estructuracin de Procedimientos de Compra Con el fin de establecer un estndar en la operacin se disearon los procedimientos para cada una de las etapas del proceso de compras y adicionalmente se estableci el modelo de contratacin y poltica. Ver Anexo No. 4. Modelo de Manual de contratacin, poltica y procedimientos de Compra. 4

III.

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS

Adicionalmente al trabajo desarrollado con los beneficiarios empresariales, se estableci una jornada de capacitacin en el modelo de Grupos de Compra para los funcionarios designados por la Cmara de Comercio, con el fin de establecer la estructura de operacin para el nuevo servicio empresarial, teniendo en cuenta las condiciones del rea. La propuesta de servicio y ejecucin ser presentada en el segundo informe de la Consultora. Ver Anexo 5. Presentacin del Modelo de Operacin y Transferencia de Conocimiento IV. CONSIDERACIONES

En el desarrollo de la consultora surgen las siguientes consideraciones. Establecer los parmetros iniciales para la estructuracin del Programa de Compras Conjuntas en asocio con los empresarios. Se debe reforzar el mecanismo de operacin para el establecimiento de un proceso de confianza como base asociativa, para facilidad de los procesos de la entrega de informacin y conformacin de espacios de trabajo en torno al Programa: Comits y plenaria. Una vez desarrollada la prueba piloto se introducir el concepto de aporte econmico en la constitucin de un fondo de operacin. Determinacin para la inclusin de un actor fundamental, el coordinador de la operacin, con el fin que pueda apropiar todas las herramientas diseadas y conozca las particularidades del proceso a la fecha. Desarrollo de nuevas convocatorias y adjudicaciones. Establecimiento inicial de la ruta de trabajo para la plataforma de sistemas o de informacin consolidad como un servicio de la Cmara. Identificacin y desarrollo inicial de los ciclos tcnicos en insumos de productos y servicios para establecer un mapa de compras anual. Reforzar la construccin de herramientas bajo el esquema de calidad, con lo cual se busca que las empresas puedan incorporar 5

estos elementos, logrando que quienes no lo poseen puedan establecer procesos de mejora al interior de sus compaas. Los retos que el programa: o Consolidacin de otras lneas de compra conjunta. o Acompaamiento y validacin contina por parte del coordinador de la plataforma de informacin, la cual debe convertirse no slo en una herramienta del proceso plano sino debe ser el punto de partida para la generacin de nuevos servicios para las centrales de compra de cada una de las empresas participantes actualmente. o Inicio del proceso de conformacin jurdica ms acorde para el programa lo cual facilitara procesos de compra, facturacin, establecimiento de plizas, garantas, consolidacin del fondo de operacin, acercamiento a las empresas que an no han participado de forma directa en la materialidad del programa. o Es importante que los grupos puedan establecer canales de comunicacin transparentes y fluidos con la nueva coordinacin. o Es importante la generacin de reportes individuales y colectivos de informacin para los actores entre tanto la plataforma es una realidad, con el fin de no perder la comunicacin y motivacin hacia el programa. o Es importante establecer los mecanismos que se tendrn para el manejo de los productos como la plataforma de sistemas si a la fecha no se cuenta con una figura jurdica consolidada, de igual forma el manejo de informacin por parte de proveedores y con cada ciclo de compras.

ANEXO No. 1: PRESENTACION DE SENSIBILIZACION Y ACTA DE ACUERDO.

VER MATERIAL ANEXO

ANEXO No. 2: MODELO DE REGLAMENTO OPERATIVO PARA NUCLEOS EMPRESARIALES

ANEXO No. 3: CARACTERIZACION TECNICA POR NUCLEO DE COMPRA

ANEXO No. 4: MODELO DE MANUAL DE CONTRATACION, POLITICA Y PROCEDIMIENTOS

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ANEXO No. 5: PRESENTACIONES DE TRANSFERENCIA

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