P. 1
capitulo-1-2-3-4

capitulo-1-2-3-4

|Views: 12|Likes:
Publicado porAnais Hermes

More info:

Published by: Anais Hermes on Jun 22, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/22/2014

pdf

text

original

INTRODUCCIÓN

La empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., se encuentra ubicada en la Urbanización La Sorpresa, Calle la flecha entre avenida Andrés Eloy Blanco y avenida la Paz en Puerto Cabello, es una empresa destinada a la industria de servicios, de la mejor calidad, servicio y atención a nuestros clientes conociendo sus necesidades, ofreciendo y garantizando a sus clientes un excelente servicio de entrega. Los bienes y servicios son productos de elaboración de la empresa. La función productiva es el segmento de nuestra sociedad que crea los servicios. Para competir a nivel mundial, las compañías de servicios ahora requieren de políticas, practicas y sistemas que eliminen el desperdicio y logren crear valor para el producto, donde el valor es percibido por los clientes como una combinación de costo, la calidad, disponibilidad del producto, servicio, confiabilidad, tiempo de entrega, entregas a tiempo, etc. Los capítulos se encuentran estructuras de la siguiente manera: Capítulo I: contiene el planteamiento del problema, objetivo general, objetivo específico y la justificación de la investigación. Capítulo II: lo conforma el marco teórico, donde se plasman antecedentes de la investigación, las bases teóricas y las definiciones de términos. Capítulo III: marco metodológico estableciendo el tipo de

investigación y los procedimientos empleados.

1

Capítulo IV: La propuesta cuyo contenido son los resultados obtenidos en la elaboración y desarrollo de este proyecto de grado. En las conclusiones y recomendaciones se llega al final de la investigación realizada donde se presentan algunas propuestas. Desde el punto de vista social la investigación contribuirá un aporte para mejorar el desembolso de las cuentas por cuanto se debe tener cuidado en las facturas de los mismo.

2

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Contexto del Problema La empresa Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., se encuentra ubicada en la Urbanización La Sorpresa, Calle la flecha entre avenida Andrés Eloy Blanco y avenida la Paz en Puerto Cabello. Esta organización es de las más grandes en el ramo de Almacenaje de mercancías en contenedores secos y refrigerados. El estudio realizado en Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., se basó en proponer un modelo viable a la situación problemática detectada en el proceso de los gastos reembolsables a través de la auditoria interna para la optimización en el manejo de los mismos. De esta manera, se afirma que la misión de Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A. es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, suplidores, accionistas y trabajadores a través de nuestros servicios y de la gestión de nuestros negocios, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad con la mejor relación precios valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de nuestra comunidad y con el desarrollo del país. En Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., también asume la responsabilidad directa con respecto a los gastos reembolsables de acuerdo a la auditoria que se debe realizar empleando técnicas seguras que garanticen el buen registro contables de dicha paridas.
3

Los esfuerzos orientados en este sentido, permitirán mantener la empresa creciente, fuerte, competitiva y estable, satisfaciendo tanto las exigencias de los departamentos, a manera de cumplir con las necesidades requeridas. Su actividad económica radica en el almacenaje de contenedores donde vienen las mercancías importadas, además que la empresa cuenta con una infraestructura para poder almacenar contenedores refrigerados sin afectar la calidad de la mercancía de manera segura. Para esto dispone de un capital humano especialista en atender eficientemente a las necesidades de los clientes marcando la diferencia con la competencia en cuanto a la calidad y excelencia del servicio que presta. La política oficial declarada de Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A. tiene el compromiso de satisfacer y superar las expectativas de nuestros clientes, ofreciendo los más altos estándares de calidad, eficiencia en los tiempos de entrega y la mejor relación precio / valor a través de la comunicación permanente con el cliente y la participación del personal en los procesos de mejora continua, logrando el éxito de la organización.

4

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el mundo de los negocios, cualquier empresa moderna necesita mantener cada inversión trabajando a un máximo de eficiencia y ofreciendo a sus clientes, servicios que satisfagan sus necesidades. Además, en esta época tan competitiva se pone en manifiesto la necesidad de aplicar la auditoria interna en una empresa, a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad, y hace imposible el control directo de los procedimientos, que anteriormente lo ejercía directamente la dirección de la empresa, por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. La empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y es por ello, la emergencia de la llamada auditoria interna. En Venezuela, la administración de los gastos reembolsables es esencial para obtener éxito. Es por ello, que las inversiones de cada empresa, deben estar dirigidas a la optimización de sus actividades. Contablemente, los gastos reembolsables tienen un papel

importante en las empresas que maneja estos tipos de egresos. La operación se refleja en las actividades del departamento de tesorería al momento de realizar un pago por cuenta de un cliente y posteriormente el departamento de facturación emite la factura para realizar el cobro al cliente, de allí se deriva un buen servicio al cliente y la obtención de los ingresos. Con esta situación se presenta la necesidad de llevar un procedimiento estricto de auditoria interna tanto administrativo como contable a fin de lograr la eficacia y eficiencia del proceso.

5

Con el avance de la tecnología se han diseñado sistemas computarizados que poseen una serie de procedimientos, en cuanto a: registros contables, registro de facturas de compras y de ventas, emisión de cheques y control de los saldos bancarios, así como la elaboración de las nominas del personal, entre otros, de acuerdo con los requerimientos de cada empresa, sin embargo, esto no representa la solución a los problemas que se presentan en el proceso de los gastos reembolsables, puesto que la gestión en general debe ser concebida como un conjunto de planes administrativos como contables que deben ser organizados en el momento preciso, para así obtener resultados financieros confiables, basados en la razonabilidad de adecuados procesos de control interno. En la empresa Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., a pesar de que posee un sistema automatizado denominado SIA (Sistema de Información en tiempo real para la Administración de Empresas), se pudo observar que existen dificultades dentro de la administración y control de los gastos reembolsables, motivado a que no se lleva a cabo un procedimiento que permita la realización de una auditoria para garantizar de que la empresa está facturando, todos los gastos que se pagan a diario para prestar un excelente servicio a los clientes. La falta de revisión de los componentes del proceso de los gastos reembolsables, tales como: registro de facturas y gastos que se deben cobrar a los clientes y la facturación de dichos gastos, cumplimiento de responsabilidades para conciliar periódicamente lo pagado con lo facturado, entre otros, puede traer como resultado pérdidas para la organización en cifras considerables. Asimismo, no permite a la Gerencia de Administración y Finanzas poder fijar el total de los pagos efectuados por cuenta de los clientes y si estos pagos fueron cobraros en su oportunidad.

6

Dada la situación del problema que acarrean las diferencias contables de los gastos reembolsables del Departamento de Administración, Área de Contabilidad, los autores proponen una revisión exhaustiva del proceso a través de la auditoria interna administrativo contable que optimizará el manejo de dichos gastos en el departamento.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Diseñar Procedimientos de Auditoria Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.

Objetivos Específicos 1. Diagnosticar la necesidad de Procedimientos de Auditoria Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad. 2. Establecer los procedimientos de Auditoria Interna administrativo – contable que optimicen el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.

7

3.

Elaborar los Procedimientos de Auditoria Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

En la labor que mantiene la Empresa Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., de gran importancia en el mercado, se hace necesario establecer procedimientos de auditoria interna dirigidos a optimizar el manejo de los gastos reembolsables debido a que en la actualidad se presentan diferencias en los registros contables del mismo. A través de esta investigación, se pretende dar una solución a la problemática que se presenta en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad, por las deficiencias detectadas en el contable del mismo. Esto ayudará a la empresa a decidir sobre una confianza razonable generada por procedimientos adecuados a la exigencia organizativa y a los objetivos trazados en área de contabilidad para mejorar significativamente el proceso de los gastos reembolsables. Para la empresa es importante además por cuanto, según

información suministrada por el Coordinador, en el área de Contabilidad, se maneja un flujo de información importante para la realización de los registros contables y al no existir un control específico y efectivo de verificación, se ocasiona un descontrol en los registros contables. Es evidente que para la organización, es de gran interés llevar a cabo esta investigación, la cual merece consideraciones y análisis

8

especial, porque se hace necesario y preciso que los primeros pasos del análisis estén dirigidos a diagnosticar la situación para poder establecer los procedimientos que permitan solucionar al problemática planteada. A través de dichos procedimientos de auditoria interna, se podrán minimizar los errores en la contabilización, además de establecer líneas de control al momento de generar un pago y que este sea monitoreado hasta el momento de que se emita de la factura al cliente, siendo de gran relevancia para los investigadores llevar a cabo la propuesta de auditoria interna que permita la optimización del manejo de los gastos reembolsables Contabilidad. Por lo antes expuesto, los procedimientos que se propondrán a partir del diagnóstico de necesidades, permitirán la revisión de los gastos reembolsables y con ello obtener una información exacta de lo que sucede y precisar las correcciones necesarias dentro del proceso en general. De esta manera, la auditoria interna cumplirá con su rol fundamental, es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Proporcionar una seguridad razonable sobre la toma de decisiones a partir de estados financieros confiables con un proceso de auditoria interna que satisface los requerimientos de los registros contables de la cuenta de gastos reembolsables que es una de las cuentas importantes del activo. Pudiendo así propiciar el clima de confianza sobre la cual del Departamento de Administración, Área de

9

descansará tanto el proceso administrativo como contable que en torno al manejo de gastos reembolsables se establezca. Obviamente que su utilización se extiende a todo el personal que guarda relación directa con el área antes mencionada, con la finalidad de que haya conocimiento del ¿Qué hacer cuando sucedan estos acontecimientos?, ¿Cómo hacerlo de manera más satisfactoria posible?, ¿Cuándo hacerlo en el momento específico?, y ¿A quién dirigirse para buscar información? Por lo que a través de los procedimientos propuestos la contabilización de los gastos reembolsables funcionará eficientemente, y se controlará el flujo de la información de acuerdo a la realidad, evitando de esta manera obtener resultados financieros poco confiables.

10

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación.

La exploración de antecedentes constituye un aspecto primordial en el desarrollo de una investigación, pues lo mismo se utiliza de guía para detectar situaciones analógicas a la que están planteadas en el trabajo a realizar. En ésta investigación se pudieron observar algunos trabajos de tesis de grados que tienen relación directa o indirecta con la presente investigación donde se puede tomar la mejor información en relación a los procedimientos de auditoría interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administración. Para Arévalo, M. (2004) en su trabajo de tesis de grado de la Universidad Lisandro Alvarado, Barquisimeto titulado “Diseño de normas y procedimiento administrativo en la empresa ZM de Venezuela, C.A.”, para evitar las fallas en el departamento de administración, concluye que no existe un procedimiento y normas adecuados para el departamento de administración, por lo cual a veces se cometen errores, fallas u omisiones, al momento de realizar una operación y esto afecta negativamente a la empresa. Es por ello que los pasos y procedimientos administrativos propuestos ordenan en forma lógica y secuencial las acciones a realizar por el personal en el departamento de administración. En el proyecto se señala la necesidad que tiene el departamento de administración de poseer normas y procedimientos donde las operaciones
11

se realicen de manera cronológicas y se puedan obtener resultados favorables y óptimos en las operaciones realizadas, esto con la imperiosa necesidad de obtener normas y procedimientos administrativos acorde a la operación que se realiza en la empresa. Para Camacaro, A (2004) en su trabajo de tesis de grado de la Universidad Pedagógica Experimental, Caracas titulado “Diseño de un manual de normas y procedimientos para el control Administrativo de egresos de la empresa Clarivel, S.A.”, Maracay Estado Aragua, con la finalidad de mejorar el proceso para el control de los egresos ó gastos, concluye en su aplicación que los empleados pueden orientarse para llevar de manera secuencial y ordenada los procesos de control de egresos ya sean reembolsables ó no, de tal modo con ello se designa la responsabilidad que tiene cada empleado en cuanto a las actividades que debe llevar a cabo. En relación al estudio se observa la necesidad de la empresa de controlar todos los egresos ya sean reembolsables ó no para una mejor administración de los bienes de la empresa, esto con la urgencia que el caso requiere para obtener mejor beneficio en las operaciones diarias y de esta manera llevar un mejor control en los gastos reembolsables. Para Zabala, D. Antón M. (2003) en su trabajo de grado de la Universidad Central de Venezuela, Caracas, titulado “Sistema de Control para Auditar los ingresos y egresos de materia prima en la empresa empresa es fundamental en determinar el Carosr, C.A.”, en su desarrollo de investigación evalúa el nivel de funcionamiento de la descontrol de las materia prima causando mala información de parte del almacén al registrar la entrada y salida, además un inadecuado almacenamiento del material, en dicho departamento generando así pérdida de materia prima.

12

Es imprescindiblemente importante en toda empresa el buen funcionamiento del almacén de reflejar ó realizar operaciones administrativas diaria para registrar los ingresos y egresos de materia prima, debido a que la información que suministre a la administración, con relación a la inversión de existencia sea exacta y con un margen de error mínimo, de ésta forma la empresa tiene el conocimiento real de los ingresos y egresos de todo el material en almacén. Es allí la importancia de las investigaciones anteriormente relacionadas con el tema, ya que se quiere corregir el descontrol en el departamento.

Bases Teóricas

Las bases teóricas vienen a representar la recolección de fuentes primarias de vital importancia para la investigación de los proyectos, la indagación de diversos textos, revisiones bibliográficas, manuales de procedimientos con sus aportes sostienen el desarrollo conceptual del tema tratado, sus aspectos teóricos y los aspectos que la relacionan con la organización que es donde surge la importancia ó se requiere el tema en relación. Según Bárcenas, P (2004) la Auditoría: es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. William Y. (2003) en su trabajo de tesis de grado de la Universidad Santa María, titulado “Propuesta de un plan de auditoría dirigido al

13

departamento de administración de la empresa Rally, S.A.” expresa que "... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." deben ser suficientes pero no excesivos ya que estos acarrearan conflictos. deben poseer registros contables operaciones. Según Williams L (2004) la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernández A. J. (2003) sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución. El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras definiciones de auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes. Auditoría Interna La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas Las empresas para relacionar diariamente las

14

determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública. Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

15

Objetivos de la auditoria administrativa Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

16

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Bases Legales.

La investigación tiene su fundamento en lo establecido en: Ley de Ejercicio de la Contaduría Pública y su Reglamento.

Articulo 7 numeral C: Para auditar o examinar los estados financieros que los institutos bancarios, compañías de seguros, así como otras instituciones de créditos deben publicar o presentar, de conformidad con las disposiciones legales. Igualmente para dictaminar sobre dichos estados financieros; Artículo 11.- Los Colegios Federados podrán en cualquier momento, de oficio o a solicitud de parte interesada, declarar la Nulidad Absoluta de pleno derecho, de la inscripción como Contador Público en el colegio respectivo, cuando la misma hubiere sido obtenida utilizando documentación falsa, adulterada o inexacta.

Declaraciones

de

Normas

de

Auditoría

y

Normas

Internacionales de Auditoría. Artículo 2°.- A los efectos de estas Normas se entiende por auditoría de Estado el examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y

17

técnicas efectuadas por los organismos y entidades señalados en los numerales 1 al 6 del artículo 5° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, con las finalidades siguientes Promover el fortalecimiento del sistema de control interno del organismo o dependencia auditada
1.

Artículo 6°.- El auditor debe poseer formación profesional, capacidad técnica y experiencia proporcionales al alcance y complejidad de la auditoría que se le haya encomendado. Articulo 7°.- El auditor deberá observar una actitud objetiva y de absoluta independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones, e inhibirse en los casos previstos en el artículo 36 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos y cuando exista sociedad de intereses con algunos de los responsables del área u operación auditada. Artículo 8°.- El auditor será responsable por la opinión que emita con ocasión de las actuaciones que practique. Además, deberá mantener el debido celo y diligencia profesional, tanto en la ejecución de su trabajo como en la elaboración del informe respectivo. Artículo 9°.- El auditor deberá ser respetuoso y cortés con el personal del organismo, dependencia o área donde practique la auditoría, sin perjuicio de la necesaria firmeza y seriedad que deba imprimirle a sus actuaciones  Código de Ética Profesional del Contador Público

Venezolano DNA - 0, Normas de Auditoría de Aceptación General. Artículo 2: Los Principios rectores y deberes básicos que la profesión impone a todo Contador Público Colegiado, son: La probidad, la lealtad, la disciplina, el honor, la dignidad, la responsabilidad, la confraternidad, la independencia de criterio profesional y la delicadeza, que caracteriza al hombre honesto  Decisión del Directorio Nacional Ampliado de la Federación

Colegio de Contadores Públicos de Venezuela. NIAs, Marco de Referencia Internacional para Trabajos para

18

Atestiguar. Además de lo establecido en el Código de Comercio vigente de la República Bolivariana de Venezuela y en los principios de contabilidad generalmente aceptados. De la contabilidad mercantil Artículo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artículo 33. El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina. Artículo 34. En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un

19

resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Artículo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación. Se prohíbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

20

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Tipo de Investigación.

Este trabajo está enmarcado en la modalidad de proyecto factible según el manual de trabajos de grado de la Universidad Pedagógica Experimental UPEL (2003), define proyecto factible como aquel que “consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable o una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social”. La UPEL nos indica en su definición de proyecto factible que consiste en la elaboración de la propuesta para una posible solución al problema, es aquí donde los autores se identifican con el concepto, motivado a la propuesta de procedimientos de Auditoría Interna para el Manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administración, área de contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.., donde se logre la solución al problema planteado esto con la necesidad que se tiene de crear procedimientos de auditorías internas. Cabe destacar, que Rodríguez V. (2003), señala: “Un proyecto factible es una proposición sustentada en un modelo operativo factible orientado a resolver un problema planteado o a satisfacer necesidades en una institución, empresa o campo de interés nacional” (p.79)
21

Una vez obtenidos los indicadores de los elementos teóricos y definido el diseño de la investigación, será necesario definir las técnicas de recolección de datos para construir los instrumentos que nos permitan obtenerlos de la realidad. Un instrumento de recolección de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información.

Población y Muestra.

Población.

La población constituye el objeto de la investigación, es decir es el centro de ella y de la misma se extrae la información requerida para su respectivo estudio; en efecto. Arbelay (2005) afirma que la población se entiende como un conjunto finito de personas, casos o elementos que presentan características comunes pág. 137. En este proyecto denominado propuesta de procedimientos de

Auditoría Interna para el Manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administración, área de contabilidad de Almacenes Generales de Depósitos Hersan C.A., la población en estudio está constituida por un conjunto de personas que laboran en los diferentes niveles de la organización que se encuentran vinculado en la función y responsabilidades en las labores de auditorías internas. Según Chourio J. (2004), plantea que la población “está constituida por un conjunto de elemento o datos que representan características

22

comunes ó muy parecidas, se puede decir también que es el conjunto sobre el cual interesa realizar una investigación, la población puede ser finita ó infinita”. Población en estadística va más allá de lo que comúnmente se conoce como tal. Una población se precisa como un conjunto finito o infinito de personas u objetos que presentan características comunes.

Cuadro de distribución de población Cuadro No. 1 Cargo Gerente General Gerente de Administración Auditores Internos Analista Asistente Administrativos Total Numero de Sujetos 01 01 01 05 02 10 Departamento Administración Administración Administración Administración Administración

Fuente: González - Romero

Año: 2009

Muestra

Cadenas (2004), define muestra de esta manera: "Una muestra debe ser definida en base de la población determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha muestra solo podrán referirse a la población en referencia", Ejemplo; Una muestra representativa contiene las características relevantes de la población en las mismas proporciones que están incluidas en tal población.

23

Según lo establecido por León, A (2003) en su texto “Material de apoyo para la solución de problemas”, reafirma “Cuando se está ante un caso numero de sujetos, no será necesario extraer una muestra, se trabaja con el 100% de la población representando una muestra censal”. Sabino C (2002) en su texto proceso de la investigación define la muestra: una muestra en un sentido, amplio no es más que eso una parte de todo lo que llamamos universo y que sirve para representarlo (Pág. 83). En este caso la muestra está conformado por 10 personas las cuales intervienen de manera directa durante el proceso de almacenaje y representa un porcentaje de 100% de la población. Una muestra es un conjunto de unidades, una porción del total que representa la población. Una muestra, en un sentido amplio, no es más que eso, una parte de todo que se llama población y que sirve para representarlo. Cuando un investigador realiza en ciencias sociales un experimento, una encuesta o cualquier tipo de estudio, trata de obtener conclusiones generales acerca de una población determinada. Para el estudio de este grupo, tomara un sector, al que se conoce como muestra. El total de persona que tomamos como muestra para realizar esta investigación fueron de 10 empleados de diferentes ocupaciones de esta empresa eso nos da 100% de la población total. Técnicas e instrumentos de recolección de Datos A través de la recopilación en revisiones bibliográficas y textos se puede decir que las técnicas de recolección de datos, utilizadas para el procesamiento de datos obtenidos a la parte de la aplicación del instrumento de medición, fue la técnica de análisis porcentual, los cuales fueron presentados en gráficos de tortas.

24

Cuadro Metodológico Objetivos específicos Variable Dimensiones Indicadores

Diagnosticar la necesidad de Procedimientos de Auditoría Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad. Establecer los procedimientos de Auditoría Interna administrativo – contable que optimicen el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A. Elaborar los Procedimientos de Auditoría Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administración, Área de Contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.

Número de reembolsables

gastos Económica

Cantidad recibidas

de

facturas

Política Normas Normativas Acciones

Cantidad de facturas canceladas Números de auditorías por realizar. Estrategias para normalizar los procedimientos

Procedimientos

Normativas

Número de pasos a realizar

Acciones

Desarrollo procedimientos

de

25

Confiabilidad del instrumento
PASO 1 M a triz d e c o n fia b ilid a d d e l c u e s tio n a rio A , M o d e lo A L F A D E C R O N B A C H
P re g u n t a 1 P r e g u n ta 2P re g u n t a 3P r e g u n ta 4P re g u n t a 5P r e g u n ta 6P re g u n ta 7P r e g u n ta 8T o ta le s

S u je to 1 S u je to 2 S u je to 3 S u je to 4 S u je to 5 S u je to 6 S u je to 7 S u je to 8 S u je to 9 S u je to 1 0 si no

1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 8 2

1 1 0 1 1 1 0 0 1 1 7 3 1 0

1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 8 2

0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 7 3

1 1 1 0 1 1 0 1 1 1 8 2

1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 8 2

1 1 1 1 0 1 0 1 1 1 8 2

1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 8 2

7 7 7 7 5 5 5 7 5 7 62

S i la re s p u e s ta e s S I= S i la re s p u e s ta e s N O =

P ASO 2 C Á L C U L O D E P O R C IO N E S 1 P Q P .Q 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 2 0 ,7 0 0 ,3 0 0 ,2 1 3 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 4 0 ,7 0 0 ,3 0 0 ,2 1 5 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 6 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 7 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 8 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6

1 ,3 8

26

PASO 3 C Á L C U L O D E L A M E D I A A R IT M E T IC A X =S u m a R e s p u e s t a s A f irm a tiv a s N ú m e ro d e S u je to s PASO 4 C Á L C U L O D E V A R IA N Z A X 7 7 7 7 5 5 5 7 5 7 X 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 X 0 ,8 0 0 ,8 0 0 ,8 0 0 ,8 0 -1 ,2 0 -1 ,2 0 -1 ,2 0 0 ,8 0 -1 ,2 0 0 ,8 0 (X - X ) 0 ,6 4 0 ,6 4 0 ,6 4 0 ,6 4 1 ,4 4 1 ,4 4 1 ,4 4 0 ,6 4 1 ,4 4 0 ,6 4 9 ,6 0
2

X=

62 10

6 ,2 0 V a l o r P r o m e d io d e la R e s p u e s t a A f i r m a t i v a

S2T = Σ ( X - X ) N -1 S2T = 9 ,6 0 8- 1 1 ,3 7 1 ,3 7

2

ST=

2

KR=

K K - 1

1 -

Σ P .Q S2T

KR=

3 3 -1 1 ,5

1 -

1 ,3 8 1 ,3 7

1 ,0 1

KR= E s c a la d e V a lo r e s 0 ,0 0 y 0 , 6 4 P o c o C o n f ia b le 0 ,6 4 0 1 y 0 ,7 5 C o n f ia b le 0 ,7 5 0 1 y 1 A lt e m e n t e C o n f ia b le KR=

0 ,0 1 0 , 0 0 9 3 7 5 0 ,9 4%

0 ,0 0 9 X 1 0 0 % = 4

V a lo r e s e n tre V a lo r e s e n tre V a lo r e s e n tre

S e g u n la E s c a la d e V a lo re s e s R E S P U E S T A D E A C U E R D O A L A T A B L A

En el análisis de confiabilidad del instrumento arroja como resultado que es altamente confiable motivado a que en la escala de valores se encuentra en 0.94% siendo esta cantidad altamente confiable el instrumento utilizado. Limitaciones De acuerdo a lo expuesto con anterioridad y como análisis o síntesis de ello se puede establecer que las limitaciones tendrían su fundamento razonable en la disponibilidad de conocer con certeza lo siguiente. La imputación de los resultados del ejercicio en función de la realidad.

27

Presentación de los resultados Cuadro No. 2 Procedimiento de Auditoria Item s 01 Muestra Si % No 02 % 20%

¿La empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.., posee 08 60% procedimientos de Auditorías interna? Grafico No. 01 Procedimiento de Auditoria

Fuente: González - Romero Análisis

Año: 2009

Al consultar a las personas encuestadas en relación a que si en la empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A.., posee procedimientos de auditorías internas, el 60% opinaron que sí posee

28

procedimientos de auditorías internas mientras que el 20% restante dijo que no posee procedimientos de auditorías internas. Cuadro No. 3 Auditoria Interna Item s 02 Muestra ¿Sabe usted que es auditoría interna? Grafico No. 02 Auditoria Interna Si % No 03 % 30%

07 70%

Fuente: González - Romero

Año: 2009

Análisis En este ítems los encuestados respondieron con respecto que es auditoría interna el 70% tienen conocimientos de auditoría interna mientras que el otro 30% restante que no conocen que es auditoría interna.

29

Cuadro No. 4 Gastos Reembolsables Item s 03 ¿Conoce reembolsables? Grafico No. 03 Gastos Reembolsables Muestra usted que son gastos Si 08 % 80% No 02 % 20%

Fuente: González - Romero

Año: 2009

Análisis

30

En ésta pregunta el 80% de los encuestados respondió que sí conoce que son gastos reembolsables mientras que el 20% restante dijo que no conoce cuales son los gastos reembolsables. Cuadro No. 5 Control de los Gastos Reembolsables Item s 04 Muestra Si % No 03 % 30%

¿Existe un control de los gastos reembolsables en la empresa Almacenes 07 70% Generales de Depósito Hersan, C.A.? Grafico No. 04 Control de los Gastos Reembolsables

Fuente: González - Romero

Año: 2009

Análisis

31

El 30% de los encuestados respondieron que si existe un control en los gastos reembolsables, mientras que el 70% responde que no existe un control de los gastos reembolsables. Cuadro No. 6 Reembolsos a tiempo Item s 05 Muestra ¿Los reembolsos de los gastos se realizan a tiempo? Grafico No. 05 Reembolsos a tiempo Si 08 % No % 20%

80% 02

Fuente: González - Romero

Año: 2009

Análisis

32

El 80% de los encuestados respondieron que si se realizan a tiempo los gastos reembolsables, mientras el 20% restante respondieron que no se realiza a tiempo los reembolsos.

Cuadro No. 7 Diferencias de Gastos Item s 06 Muestra ¿Existe diferencias en los gastos reembolsables? Grafico No. 06 Diferencias de Gastos Si 0 5 04 50% No 05 % 50%

Fuente: González - Romero

Año: 2009

33

Análisis En ésta pregunta los encuestados respondieron en un 80% que existe diferencia en los gastos reembolsables. Cuadro No. 8 Procedimiento de Reembolso de los Gastos Item s 07 Muestra Si % 80% No 02 % 20%

¿El tiempo de reembolso de los gastos será más rápido con un 08 procedimiento? Grafico No. 07

Procedimiento de Reembolso de los Gastos

Fuente: González - Romero

Año: 2009

34

Análisis En un 80 % estuvo de acuerdo que con un procedimiento el tiempo de reembolso se realizará más rápido mientras que el 20% restante opinó que no.

Cuadro No. 9 Limites de Gastos Item s 08 Muestra ¿Existe límite para los gastos reembolsable en la Almacenes Generales de Depósito 08 80% Hersan, C.A..? Grafico No. 01 Limites de Gastos 02 20% Si % No %

Fuente: González - Romero

Año: 2009

35

Análisis En este ítems el 80% de los encuestados respondieron que sí existe límite para los gastos reembolsables, mientras que el 20% restante opinó que no existe límite.

CAPITULO IV

PROPUESTA

Presentación

En relación al estudio realizado dentro de la empresa, se recomienda Crear Procedimientos de auditoría interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administración, área de contabilidad de la empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Estado Carabobo, para que los gastos reembolsables diarios tengan un mayor control y su cancelación sea en un tiempo determinado además se realice de una manera idónea bajo los principios de contabilidad establecidos dentro de las auditorías internas..

Objetivos de la Propuesta

36

• • • •

Controlar los gastos reembolsables. Minimizar el tiempo de cancelación de los gastos reembolsables. Reducir los gastos reembolsables en la empresa. Poseer un verdadero control de los gastos reembolsables.

Desarrollo de la propuesta Después de iniciar las investigaciones dentro de la empresa, y entrevistar a los diferentes empleados que allí laboran además de revisiones bibliográficas, libros y comparaciones existentes se llega a proponer los procedimientos de auditoría para los gastos reembolsables para optimizar el control interno de los mismos y de ésta manera desarrollar lo propuesto, inicialmente la empresa debe implementar una auditoría interna, para verificar exactamente los reembolsos, y de esta manera se evidencie lo que realmente se tiene como gastos reembolsables. Esto con la finalidad de proceder a contactar lo que realmente existe y así poder implementar un mayor control de los gastos reembolsables, donde además de saber lo que se encuentra físicamente se tenga la disponibilidad de un eficiente manejo de los gastos reembolsables y mayor control interno de los mismos..

Administración de la Propuesta

37

A todo el personal que labora dentro de la empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Estado Carabobo, específicamente al departamento de administración, área de contabilidad, a las personas encargadas de Auditar y controlar los gastos reembolsables.

Factibilidad Económica Los procedimientos de auditoría interna propuestos para la Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Estado Carabobo, es factible económicamente por qué se puede minimizar los gastos reembolsables y tiempo a la empresa. Factibilidad Técnica Es factible técnicamente motivado a que la empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Estado Carabobo, posee sistema computarizados, software, calculadoras, fax, etc., que se requieren para el control de los procedimientos de auditoría interno; además de poseer un personal altamente calificado para fortalecer las actividades. Factibilidad Operativa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Estado Carabobo, posee personal calificado y con un gran firmeza para la implementación de la propuesta, además de poseer las nociones propias

38

para el control de los gastos reembolsables.

CONCLUSIONES

La elaboración del proyecto de grado, ha servido para adquirir conocimientos teóricos prácticos, que forman parte del proceso de aprendizaje y sirve de guía para utilizarlo en el amplio campo de las organizaciones industriales, mercantiles y tecnológica, además se presenta la circunstancia de interactuar con el personal de la empresa tomando decisiones y buscando alternativas para mejorar la organización. Del estudio realizado y con el objetivo de Crear procedimientos de auditoría interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administración, área de contabilidad de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Edo. Carabobo, en función de los objetivos específicos de la investigación se concluye que: Requiere de un manual de procedimientos donde se organice progresivamente, además de minimizar de gastos reembolsables. La Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A., Puerto Cabello – Edo. Carabobo; no cuenta con un manual de normas y procedimiento manera rápida y eficaz, los

39

auditoría interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administración, área de contabilidad que ayude a normalizar los gastos reembolsables del departamento de administración con un plan para mejorar la organización. Almacenes Generales de Depósitos Hersan, C.A, por ser una organización donde se efectúan muchas operaciones contables relacionadas con su objeto requiere con urgencia la creación de procedimientos para mantener un mayor control de los gastos reembolsables y de esa manera mantener de forma correlativa, y ordenada datos confiables de todos los ingresos y egresos de la misma; en relación al proyecto se requiere controlar los gastos reembolsables donde se mantenga una relación física y contable para visualizar exactamente los gastos, ya sean requeridos con urgencias o sean gastos necesarios para el mantenimiento de las operaciones diarias de la empresa. La información recolectada a través del cuestionario con el personal del área de administración, como la documentación, información y observación, constituye la base fundamental sobre la cual se creó los procedimientos para garantizar su utilidad y mejorar las condiciones de los gastos reembolsables y así obtener una mayor, rentabilidad para la empresa.

40

RECOMENDACIONES

Conforme a la investigación realizada y a las conclusiones obtenidas se hacen las siguientes recomendaciones a la empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A. • • • • Organizar el mantenimiento que se va a realizar. Realizar un inventario físico en el almacén. Tener un mayor control en la mercancía que entra y en la que sale. Tener un mejor sistema contable administrativo para el control de inventario. • Crear Manual de Normas y Procedimientos para Optimizar la Entrada y Salida de Mercancía Existente en el almacén. • Cumplir con el control de inventario.

41

Capacitar para mantener en óptimas condiciones el inventario de mercancía.

BIBLIOGRAFIA

 Cadenas (2004), define muestra: "Una muestra debe ser definida en base de la población determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha muestra solo podrán referirse a la población en referencia.  Camacaro, A (2004) “Diseño de un manual de normas y procedimientos para el control Administrativo de egresos de la empresa Clarivel, S.A.”,

 Chourio J. (2004), la población “está constituida por un conjunto de elemento o datos que representan características comunes ó muy parecidas, se puede decir también que es el conjunto sobre el cual interesa realizar una investigación.  Código de Comercio vigente en la República Bolivariana de Venezuela  Código de Ética Profesional del Contador Público Venezolano DNA - 0, Normas de Auditoría de Aceptación General

42

Fidias G. Proyecto de investigación. 5ta Edición. Editorial Episteme. Año 2006. p.81.

 Fernández A. J. (2003) sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Ley de Ejercicio de la Contaduría Pública y su Reglamento.

 León, A (2003) Material de apoyo para la solución de problemas. Mirian A. Proyecto de investigación. 6ta Edición. Consultores

Asociados. Año 2006. p.125.

Normas Internacionales de Auditorías.

 Sabino C, hay que señalar que el diseño documental es el tipo de investigación que permite obtener conocimiento a partir del análisis de datos que han sido recolectados de distintas fuentes de consulta. Año 2002. p.36 Rodríguez V. (2003), Un proyecto factible es una proposición sustentada en un modelo operativo factible orientado a resolver un problema planteado o a satisfacer necesidades en una institución, empresa o campo de interés nacional” (p.79).

43

 Universidad Pedagógica Experimental UPEL (2003), proyecto factible como aquel que “consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable o una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo socia.  www. Monografías. Com

www.sunai.gob.ve/pdf/jlinares.pdf webdelprofesor.ula.ve/.../sistemasyprocedimientoscontablestema2

 William Y. (2003) “Propuesta de un plan de auditoría dirigido al departamento de administración de la empresa Rally, S.A  Williams L (2004) la auditoria administrativa.  Zabala, D. Antón M. (2003) “Sistema de Control para Auditar ingresos y egresos de materia prima en la empresa Carosr, C.A.” los

44

45

ANEXO A MODELO DE ENCUESTA Tabla de Encuesta realizada a los empleados de la empresa Almacenadora Hersan, C.A. Ítems 01 02 03 04 Muestras ¿La empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A, posee procedimientos de Auditorías interna? ¿Sabe usted que es auditoría interna? ¿Conoce usted que son gastos reembolsables? ¿Existe un control de los gastos reembolsables en la empresa Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A? ¿Los reembolsos de los gastos se realizan a tiempo? ¿Existe diferencias en los gastos reembolsables? ¿El tiempo de reembolso de los gastos será más rápido con un procedimiento? ¿Existe límite para los gastos reembolsable en la Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A Si % No %

05 06 07 08

46

ANEXO B

GLOSARIO DE TERMINOS

Activos: Es el conjunto de bienes que tiene o posee una empresa, así también, las deudas a favor de esta. Es decir es todo lo que tiene o posee. Arancel Aduanero: Impuesto cobrado sobre los bienes que se intercambian comercialmente a nivel mundial. De acuerdo al producto, el porcentaje cobrado sobre el valor total es variable Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. Balance General: Estado financiero que refleja la situación económica de una empresa comparando sus activos contra sus pasivos y patrimonio durante un lapso de tiempo determinado, que por lo general es anual. Costos: Egresos y Cargos asociados con la adquisición o la producción de los Bienes o la Prestación de los Servicios. Control Interno: Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes: · Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios Distribución: Distribución es la acción y efecto de distribuir. Aplicado a diferentes campos puede referirse a: * Distribución de la renta es la forma en que reparte la riqueza entre los estratos socio económicos.

47

Estante: Armario con anaqueles o entrepaños y por lo general sin puertas. Factura Comercial: Documento que muestra el valor de la mercancía expedida. La logística internacional adopta en algunas ocasiones este documento como contrato de venta, pues enuncia y describe al vendedor y al comprador con todos los datos necesarios y las cláusulas incluidas en la transacción comercial. Estados Financieros: Documentos contables que muestran la situación económica y financiera de la empresa. El Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas son los más utilizados para este análisis. Estudio de Factibilidad: Conocido también como estudio de viabilidad, es aquel que se realiza con el objetivo de analizar las posibilidades de éxito de una labor futura por parte de una empresa o entidad, estudiando diferentes escenarios posibles y los recursos y herramientas necesarios para la consecución de la misma labor Flete: Valor pagado por el trasporte de mercancías a un agente de carga u operador de transporte logístico Garantia: Mecanismo utilizado para dar seguridad al demandante acerca de sus derechos sobre los activos adquiridos. Inventario: Es un listado de todos los bienes muebles (computadores, escritorios, etc.) o inmuebles (maquinaria, equipo, lotes, edificios, etc.) que la tiene la entidad en un momento determinado. Investigación de Mercado: Análisis especifico de las características de un mercado actual o futuro para el campo de acción de una empresa. De acuerdo a las necesidades particulares de una organización, los puntos a evaluar son diferentes de acuerdo a los datos y a la información que habrá de obtenerse mediante la investigación.

48

Investigación Cuantitativa: Aquella cuyos resultados se miden en términos palpables o tangibles, usualmente numéricos, que describen con mayor exactitud los resultados obtenidos. Comúnmente pueden generar índices estadísticos. Investigación Cualitativa: Aquella cuyos resultados se basan en observaciones y estudios perceptibles, no necesariamente palpables. Su medición no suele ser numérica, puesto que son resultados característicos intangibles, y son más empleados como herramienta de estudio de variables culturales y comportamiento del consumidor. Impuesto: Monto de dinero al que las empresas e individuos están obligados a pagar al estado para la financiación de los gastos del mismo por diferentes conceptos establecidos por ley. Inflación: Aumento continuo y sostenido del nivel general de precios de la economía. Índice de precios: Dato que ilustra la variabilidad en los niveles medios de los precios de los bienes y servicios, tomando los más comunes Letra de Cambio: Título negociable que obliga al emisor a pagar una monto determinado de dinero a una fecha explícita, según lo contemplado en el texto. Logística: Proceso que controla las labores de entrada, transformación (caja negra) y salida en los procesos productivos de una empresa. En términos comerciales y de distribución nacional e internacional es un proceso mediante el cual se controla el flujo de bienes detalladamente desde un lugar de origen hasta su destino Material: Los materiales son elementos agrupados en un conjunto el cual es, o puede ser, usado con algún fin especifico. Mercado: En economía es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores. En

49

contraposición con una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes. Producto: Cualquier cosa que puede ofrecerse a un mercado para su atención, adquisición, uso o consumo y que podría satisfacer una necesidad o deseo. Producto Interno Bruto PIB: Dato monetario obtenido a partir de la sumatoria de los bienes y servicios producidos en un país, sea por parte de residentes nativos o por parte de extranjeros residentes. Este dato se toma como los ingresos del país, y con base en él se analizan la capacidad de pago, el nivel de gastos sobre ingresos y otras variables económicas. Por lo general se analiza la cifra anualmente, pero puede estudiarse en cualquier periodo de tiempo. Producto Nacional Bruto PNB: Dato monetario obtenido a partir de la sumatoria de la producción de bienes y servicios por parte de personas de nacionalidad y residencia del país estudiado, aún cuando los factores productivos con los que se generan se encuentran fuera de los límites territoriales del mismo país, lo cual lo diferencia del PIB. De la misma forma, suele calcularse anualmente, sin que esto signifique que no pueda efectuarse cada periodo de tiempo extraordinario

50

ANEXO c

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Auditoría Interna

Dpto. de Administración
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 51/6

I.

PROPÓSITO: Establecer los objetivos primordial de la revisión de las cuentas de gastos reembolsables de Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A. de Puerto Cabello.

II. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para todas las unidades de la Almacenes Generales de Depósito Hersan, C.A. de Puerto Cabello. III. REFERENCIAS:

IV. NORMAS: •

No se acepta enmienda en ningún documento.

Se aplicara debidamente los artículos previstos en la Ley de Procedimientos Administrativos Se aplicara debidamente los artículos previstos en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y su reglamento.

V. DEFINICIONES:
Elaborado por: Dpto. de Administración CF:DO-002 Revisado por: Oficina de Auditoria Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 – 28/04/2009

51

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Auditoría Interna

Dpto. de Administración
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 2/6

Proceso: Consiste en una reasignación de créditos entre partidas y sub partidas genéricas, específicas y subespecificas de un mismo programa o distintos programas que no afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto. Hoja: Cronograma de auditoría
VI. PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE Nro
1. Gerente General. 1.1 1.2 1.3

ACCIONES Descripción de la Acción
Determina las necesidades y alcance de las auditorías internas de la calidad. Elabora cronograma de las auditoria a las demás aéreas funcionales Distribuye a los responsables de las áreas funcionales, así como a los auditor interno líder de la calidad Convoca, cardina y dirige la reunión de apertura con el gerente general, los responsable de aéreas funcionales a ser auditada(auditados) y los auditores internos para: • Informar y explicar el objetivo, alcance, plan y programa de la auditoría interna a realizarse, • Confirmar la fecha de la reunión de cierre.
Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 – 28/04/2009

2. Auditor Interno Líder

2.1

Elaborado por: Dpto. de Administración CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

52

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Auditoría Interna

Dpto. de Administración
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 3/6

2.2

Coordina y dirige la realización de la auditoría interna. Reciben la notificación de la próxima auditoria. Asisten a la reunión de apertura de la auditoría interna. Recaba los documentos y demás material de apoyo para la realización de la auditoría interna, registro completo y detallado en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con las evidencias de la auditoría practicada, los cuales, de acuerdo a sus características, formarán parte del archivo permanente o transitorio, según corresponda. Revisa los informes de anteriores auditorías realizadas en el área funcional a la cual va auditar. Durante la conducción de la auditoría interna, examina al personal del área funcional asignada y recolecta evidencia objetiva a través de: • Entrevistas, • Verificación de existencia e implantación efectiva de los procedimientos e instrucciones de trabajo establecida. • Observación física, • Adecuado manejo de los registros.
Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 – 28/04/2009

3. Auditados y Auditores Internos

3.1 3.2

4. Auditor Interno

4.1

4.2

4.3

Elaborado por: Dpto. de Administración CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

53

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Auditoría Interna

Dpto. de Administración
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 4/6

4.4 4.5

4.6 4.7

4.8 4.9

Registra los resultado en el cuestionario de evolución – auditoria internas . Para los casos específicos de auditoría internas de documentos y registros utilizado como cuestionario Informa al auditado los hallazgos y desviaciones detectadas. Concluida la auditoria, solicita la firma de confirmación por parte del responsable del área funcional auditada. Elabora el reporte de auditoría interna. Vía memo interno, dirigido al auditor interno líder, reporta otros aspectos complementarios y relevantes detectados durante la auditoría interna Recibe los memos internos con las observaciones complementarias y demás documentos resultante de la auditoría interna realizada al área funcional asignada a cada auditor interno. Revisa y analiza la magnitud de los hallazgos y determina la no conformidad. Activando el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Se reúne con el gerente general y entrega los reporte de no conformidad

5. Auditor Interno Líder

5.1

5.2 5.3 5.4

Elaborado por: Dpto. de Administración CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 – 28/04/2009

54

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Auditoría Interna

Dpto. de Administración
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 5/6

6. Gerente General

6.1

6.2

Revisa, discute y verifica con el auditor interno líder la aplicabilidad de cada no conformidad. Prepara los reporte de no conformidad y sus respectivos registros para su entrega a los responsables de las áreas funcionales Prepara el informe de auditoría interna. Dirige la reunión de cierre en presencia de los responsables de las áreas funcionales auditada, de los auditores internos y del gerente general y notifica los resultados de la auditoría interna concluida. Entrega copia del informe de auditoría y de los registros según el tipo de auditoría. Recibe copia del informe de auditoría interna, así como de los registros. Revisa las no conformidad detectada en la auditoria y procede a revisar y actualizar los registros observados o hallazgos reportados.

7. Auditor Interno Líder

7.1 7.2

7.3

8. Auditado

8.1 8.2

VII. DOCUMENTOS:
CODIGO Registro LIBRO DOCUMENTOS Y ANEXOS Comprobantes de diarios Documentos de asientos contables PAGINAS CANTIDAD ORIGINAL 1 1 1 1 COPIA

55

Elaborado por: Dpto. de Administración CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 – 28/04/2009

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO
Procedimiento: Auditoría Interna

Dpto. de Administración
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 6/6

VIII. DISTRIBUCIÓN: Unidades o Áreas Funcionales,

56

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->