Gestordocumental Empresas Guiadeformacin

febrerode2008 versin1.0

NDICE
I NTRO DUCCI N A L A G ES TI N DO CUME NTAL 1 .................................................... 4 1.1 S I T U A C I N S I N U N SG D ............................................................................................ 4 V E N TA J A S D E U N S G D 1.2 ............................................................................................. 5 ALFRE S CO LO GI N 2 .......................................................................................................... 6 ALFRE S CO ES TRUCTURA DE L A I NTE RFAZ DE US UARI O 3 ........................... 8 3.1 B A R R A D E TA R E A S ..................................................................................................... 8 .2 B A R R A L AT E R A L 3 ......................................................................................................... 9 .3 R E A D E T R A B A J O 3 ................................................................................................... 10 ALFRE S CO ES TRUCTURA DE E SPACIO S 4 .......................................................... 11 4.1 E S PA C I O 'E M P R E S A ' ................................................................................................ 11 .2 E S PA C I O 'P E R S O N A L 4 ' .............................................................................................. 12 .3 E S PA C I O D E 'I N V I TA D O 4 ' ........................................................................................... 12 .4 E S PA C I O 'M I E S C R I T O R I O 4 ' ...................................................................................... 13 ALFRE S CO RE A DE TRABAJ O 5 ............................................................................ 15 5.1 V I S TA S ..................................................................................................................... 15 .2 A C C I O N E S 5 ............................................................................................................... 16 .3 P A N E L L AT E R A L 5 ...................................................................................................... 17 ALFRE S CO AADI R CO NTE NI DO 6 .......................................................................... 18 6.1 C R E A R E S PA C I O S .................................................................................................... 18 .2 C R E A R C O N T E N I D O V A W E B 6 .................................................................................... 19 .3 A A D I R C O N T E N I D O V A W E B 6 ................................................................................... 21 .4 A A D I R C O N T E N I D O V A CI FS 3 6 ................................................................................ 2 .5 E D I C I N D E M E TA D AT O S 5 6 .......................................................................................... 2 .6 A S I G N A R C AT E G O R A 6 ............................................................................................... 27 ALFRE S CO BUSCAR CO NTE NI DO 8 7 ........................................................................ 2 7.1 B S Q U E D A S E N L A B A R R A D E TA R E A S 8 ...................................................................... 2 2 B S Q U E D A J E R R Q U I C A 0 7. .......................................................................................... 3 3 O P E N S E A R C H 7. .......................................................................................................... 31 4 B S Q U E D A AVA N Z A D A 2 7. .............................................................................................. 3 ALFRE S CO ACTUALI ZAR CO NTE NI DO 4 8 ............................................................... 3

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 8.1 B L O Q U E O D E D O C U M E N T O S 4 ...................................................................................... 3 .2 A C T U A L I Z A C I N S E N C I L L A 6 8 ....................................................................................... 3 .3 A C T U A L I Z A C I N D E M E TA D AT O S 6 8 ............................................................................... 3

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INTRODUCCINALAGESTINDOCUMENTAL

Los Sistemas de Gestin Documental per tenecen a un grupo de soluciones que han estado disponibles desde hace mucho tiempo, sin embargo no es hasta hace poco cuando se hace especial hincapi en lagestindeladocumentacincorporativa.

1.1 SituacinsinunSGD
Una gran cantidad de empresas an almacenan su documentacin a lo largo de las unidades de red compar tidas, o incluso en discos duros locales, convir tiendo la bsqueda de documentacin en un sufrimientoparaelusuario.Losdocumentosdeestasempresasestn repar tidos en distintos formatos: papel, documentos electrnicos, etc; promoviendounintercambioineficientededocumentaci n. Es en este punto donde se requiere una solucin que sea capaz de apor tarnosalmenoslosiguiente:

Facilitarlacreacin/capturayalmacenamientodedocumentacin Permitirflujosdetrabajo Facilitarlabsquedadedocumentos Mejorarlaaccesibilidaddelainformacin guia_de_formacion.pdf v 1. 0 Pgina4/36

1.2 VentajasdeunSGD
Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro. De una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucindelproblemadelocalizacindedocumentos... Uso racional de los recursos. La gestin documental facilita que la informacin se compar ta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Productividadyvaloraadido. Unagestindocumental,ademsde ahorro de costes, genera una productividad y valor aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de trasladarlosdocumentos.

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ALFRESCOLOGIN

Para poder acceder al sistema el usuario debe abrir un navegador web (Internet Explorer, Firefox, Opera, etc.) e introducir la direccinwebquecorrespondaalgestordocumental,porejemplo: http://documental.queres.es La primera vez que acceda al gestor documental aparecer una pgina donde el usuario debe introducir una serie de datos para poderaccederasuespaciodetrabajodentrodelsistema.

I lust ra ci n 1 Vista de l log in a lsiste ma

Cada usuario debe introducir los datos Nombre de usuario y Contrasea en los espacios asignados para ello, as como seleccionarelidiomaporelqueopteparalavistadesuespaciode trabajo.

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 Una vez rellenados los datos el usuario ya puede acceder al sistemapulsandoelbotn'Entrar'.

I lu st ra ci n 2 Bot n d e a cce so a lsiste ma

En el caso de que los datos introducidos no sean correctos el sistema mostrar de nuevo la pgina del login para que se vuelvan aintroducirlosdatosnuevamente.

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ALFRESCO ESTRUCTURA DE LA INTERFAZ DE USUARIO

Una vez introducidos los datos del login correctamente, se accederalespaciodetrabajodelusuariodentrodelsistema. Cuando se entre por primera vez al navegador de Alfresco el usuarioseencontrarenlaseccinEmpresa.

I lu st ra ci n 3 Navega do r d e A lf re sco

Habr3reasprincipalesdentrodelainter fazdelsistema:

Labarradetareas Labarralateral Elreadetrabajo

3.1 Barradetareas
I lu st ra ci n 4 Ba rra de tarea s

La barra de tareas contiene botones de navegacin que permiten cambiar entre los distintos espacios a los que el usuario tiene acceso.
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Hayuniconoparaabrirlasopcionesdelusuario( ),quepermite cambiarlapassword yconfigurarunaserie de ajustesdel per fil del usuario. El icono , permite mostrar/ocultar la barra lateral. Tambin hay una zona para realizar bsquedas, la cual se comentar detalladamenteenotropuntodelagua. Cuando el usuario termine su trabajo dentro del sistema puede desconectarse pulsando el icono Desconectar (nombre de usuario).

3.2 Barralateral

Ilustracin5Barralateral

La barra lateral contiene una serie de funciones que ayudarn al usuario a navegar, encontrar y trabajar con los contenidos, tales como el Navegador, Por tapapeles, Atajos, OpenSearch y espacios recientes.

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3.3 readetrabajo
El rea de trabajo cambiar dependiendo de lainformacinque se estbuscandoolatareaqueseestrealizando. Lapar tesuperiordelreadetrabajomostrarsiempreunarutade navegacin que permite ir a cualquier par te de la ruta dentro del espacio de trabajo. Para obtener informacin sobre las vistas existe una zona resumen que incluye tambin las actividades y vistasalternativasdelespacioactual. Los detalles y las opciones cambiarn en funcin de lo que se estviendoyhaciendoencadamomento.

I lust ra ci n 6 re a de tra bajo

Si se quiere crear o aadir contenido hay habilitados dos iconos para estas funciones, de los que se hablar con detalle ms adelante.

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ALFRESCOESTRUCTURADEESPACIOS

La estructura de carpetas de Alfresco, al igual que la que usa el Sistema Operativo, permite organizar los elementos del sistema de manera jerrquica, consiguiendo una organizacin de los documentos y espacios adecuada a los requisitos del sistema. A continuacin se describen las principales caractersticas de los espacios de trabajo que encontrarn los usuarios al entrar al sistema.

4.1 Espacio'Empresa'
En el espacio 'Empresa' el usuario podr ver toda la estructura de espacios y contenidos de su empresa, con todos los espacios de trabajo que lo componen, pero tendr restringido el acceso a los espaciosquenocorrespondenasureadetrabajo.

I lu st ra ci n 7 Vist a d e le spa cio 'E mp re sa '

Los espacios de trabajo pueden tener subespacios, y para poder verlos hay que pulsar sobre la flecha que tienen a la izquierda del nombre.
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4.2 Espacio'Personal'
En el espacio 'Personal' el usuario podr ver su propio espacio quepodrmodificaryorganizarasugusto. Siaccedieraalsistemaunusuariocuyotrabajoestuvieseligadoal aspecto jurdico de una empresa, su vista del espacio 'Personal' podrasersimilaralasiguiente:

I lu st ra ci n 8 Vist a d e le spa cio 'Person a l'

Esta vista es personal para cada usuario, y los contenidos y espacios que se creen no estarn compar tidos con ningn otro usuario.

4.3 Espaciode'Invitado'
Todos aquellos usuarios del sistema que no tengan una cuenta asignada, podrn acceder a Alfresco a travs de una cuenta de invitado,ypodrnaadirdocumentosycrearespaciossloeneste espacio. El resto de usuarios del sistema podrn ver el contenido de este espacio as como aadir nuevos documentos y espacios para que los invitados puedan trabajar con ellos. El espacio de 'Invitado' estar inicialmente sin ningn documento ni estructura de espacios.
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I lust ra ci n 9 Vista de l esp a cio d e 'Invita do '

4.4 Espacio'MiEscritorio'
Este es el espacio personalizable de cada usuario, y que no compar tir con el resto de usuarios del sistema. 'Mi Escritorio' permite crear una vista personalizada aadiendo una serie de componentesqueAlfrescotienepordefecto.

I lust ra ci n 10 Person a liza cin d e 'Mi Escrito rio '

En este caso se han aadido los componentes 'Mis tareas pendientes' y'Lista demisespacios'. Al aplicar estos componentes al escritorio, la vista obtenida tendra un aspecto como el siguiente:

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I lu st ra ci n 11 Vista de 'Mi E scritorio '

Esta es la vista que tendra un usuario del grupo Jurdico con los componentes que se aadieron antes. El usuario puede aadir documentos, crear espacios y navegar por las reas a las que tengaacceso.

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ALFRESCOREADETRABAJO

El rea de trabajo permite al usuario realizar una serie de modificaciones y acciones sobre los contenidos y las vistas. Esta reaestdivididaen3secciones: 1. Lacabecera 2. Elexaminadordeespacios 3. Elcontenidodelespaciodetrabajo.

I lu st ra ci n 12 Se ccion e s de l rea d e t raba jo

5.1 Vistas
Elusuariopuedemodificarlavistaquetieneensureadetrabajo. Para ello debe seleccionar el tipo de vista en el men desplegable aladerechaenlacabecera.Sepuedeseleccionarentre:

V istadedetalles

En esta vista el usuario puede cambiar los criterios de ordenacinquesemuestranenlacabecera.

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V istadeiconos

E xaminarvista

Todos los contenidos y espacios estn acompaados del icono , que abre una ventana emergente con informacin del contenido o espacio(autor,fechadecreacin,descripcin,ttulo,etc).

5.2 Acciones
Tanto el men Ms acciones de la cabecera del rea de trabajo como los iconos que tiene asociados cada contenido o espacio, permiten al usuario realizar una serie de acciones sobre estos elementos. Si el usuario selecciona una accin de las disponibles enlacabecera,stasafectarnalespacioenelqueseestenese momento; y si se quieren aplicar acciones a algn contenido del espacio, el usuario debe seleccionar las que el contenido tiene asociadas.

I l u s t r a c i n 13 A c c i o n e s e n l a c a b e c e r a

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I lust ra ci n 14 Accio ne s d e e sp a cio s/ co nte n id o s

5.3 PanelLateral
Esta opcin se encuentra en la barra lateral, seleccionando en el mendesplegablePanelLateral.

Dentro del panel lateral el usuario puede ver su por tapapeles, es decir, los contenidos o espacios que ha copiado/cor tado para ser trasladados a otro espacio pero que an no han sido copiados/movidos;tambinpuedeirdirectamentealosespaciosen los que ha estado recientemente sin tener que hacerlo desde el navegador,y si el usuario tiene accesos directos a algn contenido oespacio,tendraccesoaellosdesdeestepanel.

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ALFRESCOAADIRCONTENIDO

El usuario puede elegir varias maneras de aadir contenido a los espacios, y deber elegir una u otra segn sus criterios y la rapidez que le proporcionen cada uno de los mtodos. Antes de aadir contenidos el usuario debe conocer tambin la manera de crear espacios de trabajo, que luego le ser virn para almacenar y organizarloscontenidosqueaadaalsistema.

6.1 CrearEspacios
En Alfresco se usan los espacios para almacenar y organizar contenidos y otros espacios, de manera que se puedan encontrar con mayor rapidez en un futuro. Para crear un espacio el usuario debe ir al men Crear, situado en el rea de trabajo, y seleccionarCrearespacio.

I lust ra ci n 15 Cre a r e sp a cio

El sistema nos pedir una serie de datos, de los cuales slo son obligatorioselnombredelespacioyelicono.

I lu st ra ci n 16 Da to sd e l nuevo esp a cio

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 Cuando el usuario haya terminado de rellenar los datos debe pulsarsobreelbotnCrearespacioparaterminar. Una vez creado, el nuevo espacio no aparecer todava en la barra lateral. Para sincronizar la barra lateral con los nuevos cambios el usuario debe pulsar sobre el icono refrescar situado enlapar tesuperiorderechadelabarralateral.

Estenuevoespacioestaradisposicindetodoslosusuariosque tengan acceso al espacio donde fue creado, sin embargo, el usuario puede estar interesado en que a este nuevo espacio slo tengan acceso un nmero limitado de personas, o solamente l. Para ello el usuario debe situarse dentro del nuevo espacio y seleccionar Gestionar usuarios del espacio, dentro del men de Ms acciones del rea de trabajo. En la nueva pgina que aparece, el usuario debe desmarcar la opcin Heredar permisos de Espacio Padre para que solo l pueda verlo, y si desea que otros usuarios lo puedan ver tambin puede seleccionar la opcin invitar,lacualabrirunmenenelqueelusuariopuedeescoger a otros grupos/usuarios para darles permisos sobre el nuevo espacio.

6.2 Crearcontenidovaweb
Existenvariasposibilidadesparaaadircontenidos,yunadeellas escrearlomedianteAlfresco.
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 Para crear un nuevo contenido el usuario debe seleccionar Crear contenido en el men Crear. Aparecer entonces el asistente de creacin de contenido, y el usuario deber introducir el nombre, tipoytipodecontenidodelnuevocontenido. Cuando el usuario haya definido los datos anteriores puede continuarconlaedicindelcontenidopulsandoSiguiente.

I lu st ra ci n 17 Datos de l n uevo co nte n id o

Dependiendo del tipo de contenido que se seleccione aparecer un entorno de edicin distinto. Para este caso se elige un documentoHTML,porqueeselquemsopcionesde edicindaal usuario.

I lu st ra ci n 18 E d ici n de l n uevo con te n id o

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 Cuando el usuario termine de editar el nuevo contenido, puede pulsar Siguiente para ir a una nueva pantalla con un resumen del contenido que acaba de crear, o pulsar directamente Finalizar parasaltarselavistaresumen. Si en el paso uno dejamos marcada la opcin Modificar todas las propiedades cuando este asistente se cierre, al pulsar Finalizar aparecer una ventana desde la que el usuario podr cambiar las propiedades del nuevo contenido. Estas propiedadespueden variar dependiendodelespacioenelquesecreeelcontenido,perocomo mnimopedirlassiguientes:

I lu st ra ci n 19 Prop ied a de s d el con te nid o

6.3 Aadircontenidovaweb
Otra de las posibilidades para crear contenido en el sistema es aadirlo va web, es decir, usar un archivo creado anteriormente y agregarlo a nuestro sistema. Para hacer esto el usuario debe pulsaren Aadircontenidodentrodelreadetrabajo. El sistema abrir un asistente para aadir contenido que guiar al usuarioduranteelproceso.

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I lu st ra ci n 2 0 I n icio a sistente pa ra a a d ir conten ido

El usuario debe seleccionar el contenido que desea agregar al sistema. Pulsando sobre Examinar... se abrir una ventana que nospermitirseleccionarundocumentodelPC. Una vez seleccionado el contenido que se desea agregar, el usuario debe pulsar en Enviar para que el contenido se agregue al sistema. Ahora el sistema pedir que el usuario introduzca el nombre del contenido (si quiere cambiar el que tenia), tipo, codificacinytipodecontenido.

I lu st ra ci n 21 Prop ied a de s G en era le s de l nu evo conten ido

Al igual que ocurre al crear contenido, si dejamos marcada la casilla Modificar todas las propiedades cuando este asistente se cierre, cuando el usuario termine de editar las propiedades generales y pulse Aceptar para terminar, el sistema mostrar una nueva interfaz para editar las propiedades del contenido idntica a laqueaparecealcrearnuevocontenido.

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6.4 AadircontenidovaCIFS
Para aadir contenidos va CIFS hay que conocer la ruta CIFS donde se encuentra el espacio en el que se va aadir el nuevo contenido, y para ello el usuario puede pulsar sobre el icono situadoaladerechadelnombredelespacioenelreadetrabajo.

I lu st ra ci n 2 2 O bte ne r rut a CI FS

Al pulsar sobre el enlace se abrir un navegador de archivos con elcontenidodelespacio,enestecaso,Documentossinanalizar.

I lust ra ci n 23 Ruta CI FS

Si el usuario desea aadir contenidos al espacio Documentos sin analizar lo puede hacer igual que si copiase documentos entre carpetasdesuPC,ocrearunnuevodocumentoenlacarpetaenla queestasituado.
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I lu st ra ci n 24 Nuevo co nte n id o v a CI FS

Al crear un nuevo documento, automticamente se agregar como nuevo contenido al espacio Documentos sin analizar de Alfresco, y desde el navegador web se puede ver que el nuevo contenido ya estdisponible.

I lust ra ci n 25 Conten ido v a CI FS

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6.5 Edicindemetadatos
Los contenidos que se agregan a los espacios de trabajo pueden tener asociados unas serie de metadatos, necesarios para el correcto funcionamiento del sistema. En el ejemplo que sigue existenunaseriedefacturasenelespacioFacturaspendientesde cobro.

I lu st ra ci n 2 6 Fa ct u ra s sin re g ist ra r

Para editar los metadatos, en este caso, de la factura marcada, el usuario debe pulsarsobre el icono de EditarMetadatos, situado en lacolumnadeAccionesdelavistadedetallesdecontenido. Al hacer esto el sistema nos dar una lista de los metadatos que podemosmodificar.

I lu st ra ci n 27 Ed ici n d e met ad ato s

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 Para editar las fechas solo es necesario pulsar sobre el texto Ninguno y aparecern unosmens desplegables para seleccionar eldas,mesyao.

Una propiedad de la edicin de metadatos es el control de errores en la edicin. Por ejemplo, si un usuario introduce texto donde debera ir un nmero, por ejemplo en Impor te total, el sistema lanzarunmensajedeerror.

Si todos los metadatos introducidos son correctos el usuario puede pulsar Aceptar para confirmar los cambios y volver al espaciodetrabajo.

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6.6 Asignarcategora
Alos contenidosque se creenen un espacio se lespuede asignar una categora para, por ejemplo, agilizar futuras bsquedas. Para asignarle una categora a un contenido el usuario debe acceder a Ver detalles del contenido, y en la barra de categora seleccionar la opcin Cambiar categora. Entonces aparecern las diferentes categoras disponibles para que el usuario seleccione la que desee.

I lu st ra ci n 2 8 S e le ccio na r categ o ra

Elusuariopuedeseleccionarunaovariascategorasyaadirlasa la lista. Cuando haya terminado debe pulsar Aceptar para terminarelprocesoyvolveralavistadedetallesdelcontenido.

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ALFRESCOBUSCARCONTENIDO

Elusuariotiene4manerasderealizarbsquedasenelsistema:

Medianteelpaneldebsquedaenlabarradetareas. Realizandobsquedasjerrquicas. UsandoelOpenSearchdelabarralateral. Realizandounabsquedaavanzada.

7.1 Bsquedasenlabarradetareas
La barra de tareas tiene una zona asignada para realizar bsquedas,situadaenlapar tederechadelabarra.

Esta barra contiene un men desplegable para realizar filtrados simples en las bsquedas, y tambin nos permite seleccionar la bsquedaavanzada. Si el usuario realiza bsquedas similares muchas veces, existe la opcin de guardar la bsqueda. Esto es til para ahorrar tiempo a la hora de especificar las caractersticas de la bsqueda. Esta opcin est disponible en el men Mas acciones cuando se realizalabsqueda.

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I lu st ra ci n 2 9 Re su lta do de b sq ue da

EnesteejemplosehabuscadolapalabraApellidos,yelsistema no solo ha hecho una bsqueda por nombre del contenido, sino tambin por el texto que hay dentro. Por eso al realizar esta bsqueda obtenemos como resultado el contenido Datos, editado anteriormente; que contiene datos de clientes, entre ellos, los Apellidos.

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7.2 BsquedaJerrquica
Este es un tipo de bsqueda manual, es decir, el usuario navega a travs de los espacios para buscar manualmente los contenidos que desee. Para ello el usuario puede usar el navegador de la barralateralyelreadetrabajo. Si un usuario quiere buscar un documento con datos de clientes y conoce su ubicacin dentro de los espacios de trabajo puede ir directamente al espacio donde se encuentra el documento y abrirlo.

I lu st ra ci n 3 0 B sq ue da je rrqu ica

Do cu men to Datos

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7.3 OpenSearch
La bsqueda mediante OpenSearch est situada en la barra lateral, y para seleccionarla el usuario debe desplegar el men del navegadoryelegirOpenSearch.

Estetipodebsquedapermitealusuarionavegarporlosespacios en su rea de trabajo y realizar bsquedas al mismo tiempo, sin perder la visin de su rea de trabajo. Los resultados de las bsqueda se muestran justo debajo de donde se inser ta la bsqueda.

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7.4 Bsquedaavanzada
Para realizar este tipo de bsquedas el usuario debe seleccionar Bsqueda avanzada en el men desplegable de bsquedas, en la barra de tareas. Aparecer entonces en el rea de trabajo la zona de bsqueda con todas las posibilidades, filtros, etc. de las que disponelabsquedaavanzada.

I lust ra ci n 31 B sq ue da ava nzad a

Opcionesdelabsquedaavanzada:

M ostrarresultadopara: Elusuariopuedehacerunaseleccinde los contenidos que quiere buscar, si no desea buscar cualquier contenido. B uscar en: Se puede especificar a par tir de que espacio o en que espacio se quiere realizar la bsqueda. Si el usuario no marca la casilla Incluir espacios hijo la bsqueda solo se realizarenelespacioseleccionado.

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B uscartambin:

Tipo de Carpeta permite seleccionar entre buscar en CarpetasoEspaciosdeForos. Tipo de Contenido contiene una lista de tipos de contenidos que puede haber en los espacios (facturas, contratos,acuerdos,etc). En Formato del Contenido el usuario puede seleccionar el formato que tiene el contenido que est buscando (documento PDF, documento Microsof t Word, etc).Asociadoalformatotambinsepuedenespecificar elttulo,descripcinyautordelcontenidoquesedesea buscar. El usuario tambin puede especificar la fechas entre lasquesemodificocreelcontenido.

O pciones adicionales: Las opciones adicionales varan en funcin del tipo de contenido que seleccionemos en el panel Buscar tambin. Estas opciones permiten hacer bsquedas especificandolosmetadatossegneltipodecontenido. M ostrarme resultados en las categoras: El usuario puede filtrar su bsqueda segn una serie de categoras de las que dispone el sistema. Por ejemplo, un usuario podra realizar una bsquedadecontenidoscuyolenguajeutilizadoseaelespaol.

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ALFRESCOACTUALIZARCONTENIDO

El usuario dispone de varios mtodos para actualizar los contenidos. El sistema permite editar los datos de un contenido, y tambinlosmetadatosasociadosauncontenido. Para actualizar los datos de un contenido el usuario puede elegir entre:

Bloqueodedocumentos Actualizacinsencilla

8.1 Bloqueodedocumentos
El usuario puede actualizar un contenido creando una copia del documento, y ms adelante, cuando termine la actualizacin, sobreescribir el antiguo contenido con el nuevo que acaba de actualizar. Para bloquear el contenido y crear una copia para su edicin, el usuario debe acceder a la vista de detalles del contenido y seleccionar en el panel de acciones la opcin Desproteger.

I lust ra ci n 32 De sp rotege r co nten ido

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 Al seleccionar la opcin desproteger, el sistema preguntar en qu espacio se desea crear la copia del contenido, pudiendo seleccionar entre el espacio actual u otro distinto, a eleccin del usuario. El usuario debe seleccionar un espacio y pulsar en Desproteger paraquesecreelacopiadelcontenido. Cuandoelcontenidoestdesprotegido,elusuariotendrlaopcin de descargar en su PC la copia del documento y editarlo, o pulsar directamenteAceptarparaeditarlomstarde.

I lu st ra ci n 3 3 E spa cio pa ra g ua rd a r la co p ia d el con te n id o

I lust ra ci n 34 B loq ue o co mp let ad o

Una vez que el contenido est desprotegido, el usuario ya puede editar la copia que se ha creado, y el contenido original estar bloqueado para la edicin hasta que el usuario termine la actualizacinyvuelvaaprotegereldocumento.
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 Si el usuario descarg en su PC la copia del contenido, cuando termine la actualizacin deber volver a proteger el documento para que otros usuarios puedan modificarlo si lo necesitan. Para ello el usuario debe ir a la vista de detalles de la copia de trabajo del contenido y seleccionar en el panel de acciones la opcin Proteger si desea modificar el contenido original con el que acaba de crear, o seleccionar Deshacer Desproteccin si desea cancelar la actualizacin y dejar el contenido accesible nuevamente. Paraprotegereldocumentoelusuariodisponededosopciones:

Actualizar el contenido con losdatosque tiene la copia de trabajo (en el caso de que el contenido se haya actualizadodesdeAlfrescoconeleditorqueincorpora). Seleccionar el documento que el usuario se descarg en elPCysobreescribireloriginalconlacopialocal.

8.2 Actualizacinsencilla
Otra forma de actualizar contenidos es usando un documento creadoenelPCysubstituirlodirectamenteporelcontenidoquese quiere actualizar. Para hacer una actualizacin sencilla el usuario debeseleccionarActualizarenelmendeaccionesdelavistade detalles del contenido y seleccionar la ubicacin del documento quevaasustituiralcontenidoantiguo.

8.3 Actualizacindemetadatos
Para actualizar los metadatos que tiene asociados un contenido el usuario debe seleccionar el icono de editar metadatos que cada contenidotieneasociado. Esta accin permitir la vista de los antiguos metadatos y la posibilidad de editarlos manualmente y poder guardar las modificaciones.

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