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LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

Una organizacin es un sistema socio-tcnico incluido en otro ms amplio que es la sociedad con la que interacta influyndose mutuamente. Tambin puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Considerando lo mencionado anteriormente, podemos decir que esos subsistemas forman la empresa: a. Subsistema psicosocial: est compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia. b. Subsistema tcnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos. c. Subsistema administrativo: relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

Segn Katz y Kahn, en su libro Psicologa Social de las Organizaciones (1977), algunas caractersticas que pueden definir a los sistemas abiertos, son: a) Entradas: Los sistemas abiertos importan algn tipo de energa del medio externo que lo rodea. Igualmente las organizaciones reciben suministros de, energa de otras instituciones en forma de dinero, recursos humanos, materiales, tcnicos, etc. b) Procesamiento: Los sistemas abiertos procesan y transforman la energa disponible. As la organizacin procesa materias primas y entrena gente para crear un producto o prestar un servicio. c) Salidas: Los sistemas abiertos exportan hacia el medio que los rodea algn tipo de producto. La organizacin exporta bienes o servicios. d) Ciclos de eventos: El proceso de entrada, procesamiento y salida es de naturaleza cclica, repetitiva. El producto exportado al medio ambiente proporciona la fuente de energa para que se repita el ciclo de actividades y se obtengan nuevos insumos, los cuales son procesados repitindose sucesivamente el ciclo. En una organizacin este ciclo de eventos se cumple en cada uno de sus departamentos. Por ejemplo el departamento de produccin' recibe la entrada de materia prima, la procesa y saca un producto que va al medio ambiente; dicho producto es vendido obtenindose recursos financieros con los cuales de nuevo se compra materia prima para repetir el proceso.

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e) Entropa negativa: Se entiende por entropa al proceso natural de desorganizacin, decadencia y muerte, hacia donde tienden todos los sistemas cerrados. Todos los sistemas abiertos para desarrollarse y mantener un estado de equilibrio, deben eliminar el proceso de entropa y as contrarrestar la tendencia de los sistemas hacia la desorganizacin. En las organizaciones, como sistemas sociales abiertos, observamos que ellos tratan de almacenar energa en forma de activos, especialmente dinero en efectivo, materias primas y otros recursos para ser utilizados en los momentos de crisis cuando la tendencia a la desorganizacin es ms fuerte. f) Entrada de informacin, retroalimentacin y proceso de codificacin: Las entradas de los sistemas abiertos no estn formadas solamente por energas sino tambin por la informacin sobre la actuacin (retroalimentacin), lo cual sirve para corregir deficiencias y errores en el logro de los objetivos del sistema, as como tambin para regular la cantidad de energa que el sistema requiere para existir. Es importante destacar, que las entradas son selectivas, es decir, no todas son capaces de ser asimiladas por los sistemas, de all que sea necesario un proceso de codificacin que permita clasificar la informacin requerida. g) Estado estable y homeostasis: Cuando un sistema abierto sobrevive, por haber almacenado energa y haber vencido la entropa, mantiene cierta estabilidad en el intercambio de energa y desarrolla un estado de equilibrio. Esto no significa que el sistema no cambie si el entorno obliga al cambio, sino que, a medida que se experimentan cambios en el entorno, el sistema cambiar producindose un proceso de adaptacin y ajuste. Este proceso es lo que se denomina homeostasis (equilibrio dinmico del sistema). h) Equifinalidad: Un sistema abierto puede llegar al mismo punto final partiendo de diferentes condiciones iniciales. Este principio es muy importante en la aplicacin de la prctica organizacional, especialmente cuando se trata de logro de objetivos y de diseo de estructuras. El xito de una organizacin depende de una administracin eficaz. A medida que una organizacin crece, se requiere que se le proporcione a su administracin tericas y conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propias que surgen de ese desarrollo. El enfoque de la administracin ha variado segn el momento histrico en que se han situado quienes se han dedicado a su estudio. Segn Terry y Franklin 1982, La Administracin es un proceso muy particular, consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados, con el uso de seres humanos y otros recursos.

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SISTEMAS DE INFORMACIN
Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un SI, NO necesariamente involucra el uso de computadoras, aunque los beneficios que estas brindan hacen que en la actualidad sea impensable uno si el uso de stas. Los elementos bsicos son - El equipo computacional: hardware y software necesario para que el sistema de informacin pueda operar. - El recurso humano que interacta con el SI, el cual est formado por las personas que disean y mantienen el sistema por una parte, y las que utilizan el sistema por otra. Un SI tpico realiza cuatro actividades bsicas: Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el SI toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos pticos (CD, DVD). Cuando el SI no era computarizado, el almacenamiento estaba dado por los comprobantes de las operaciones que realizaba la empresa. Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del SI para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Aqu se toma ventaja de la velocidad de procesamiento y clculo de las computadoras, lo que beneficia en cuanto al tiempo de espera para los resultados. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un SI para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro SI o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

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A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes, Entradas: Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc. Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente. Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas. Salidas:

Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Podemos sintetizar las diferentes actividades que realiza el SI en la siguiente figura:

Entrada de Datos

Procesamiento

Reportes e Informes

Interfase Automtica de Entrada

Interfase Automtica de Salida

Almacenamiento

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Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Durante los prximos aos, los SI cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: 1. 2. 3. Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los SI que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los SI que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura que sigue:

Clientes
Sistemas Estratgicos (de apoyo a la toma de decisiones)

Clientes

Sistemas Estrategias

Sistemas Transaccionales (Nivel gerencial y altos ejecutivos)

Sistemas Estrategias

Sistemas Operacionales (Nivel operativo)

Sistemas

Estrategias

Competencia

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin. Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.

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Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc. Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resource Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.