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Cuentas de Orden

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Breve resumen acerca del uso de las cuentas de orden en contabilidad
Breve resumen acerca del uso de las cuentas de orden en contabilidad

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CONTABILIDAD INTERMEDIA I

CUENTAS DE ORDEN
Introducción. La información financiera no sólo se satisface con mostrar razonablemente la situación financiera (Activo, Pasivo y Capital) de una entidad a una fecha determinada, ni sus resultados (Ingresos y Egresos) por un período determinado. Esta información se complementa con notas a los estados financieros y dentro de éstas se reportarán algunos eventos que alteran la situación financiera y los resultados de la entidad. Las Normas de Información Financiera no contemplan explícitamente ninguna disposición o normatividad sobre Cuentas de Orden pero, tampoco existe prohibición alguna para su utilización en consecuencia aplica el principio de derecho consuetudinario: “Lo que no está prohibido está permitido”. Por esta relativa incertidumbre es necesario utilizar un juicio profesional y obtener en lo posible información fiel a fín de que los diversos usuarios interpreten correctamente la contabilidad financiera.

Definición. Se puede definir el concepto: “Representan valores contingentes de probable realización”. El diccionario de contadores (Kohler) define como una contingencia: “Evento futuro posible o condición debida a causas desconocidas, o actualmente indeterminables”. Para comprender el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario diferenciar lo que son valores reales y los valores contingentes. Valores reales son aquellos que afectan y modifican las cuentas del Balance (activo, pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de una entidad. Valores contingentes son aquellos que no afectan las cuentas de Activo, Pasivo y Capital en tanto que la contingencia subsiste, una vez que se realiza la operación, se convierte en valor real.

Aplicación implícita de las NIFS.

Relevancia de la información, Es la cualidad de seleccionar los elementos de la información que mejor permitan al usuario captar el mensaje y para analizar e interpretar el Balance General y así tomar mejores decisiones. El principio de la entidad, establece que toda entidad al elaborar sus estados financieros, sólo debe de informar en ellos, de los bienes, valores, derechos y obligaciones propios de la entidad a la cual se refieren. El principio de realización expresa, que las operaciones realizadas por una entidad deben ser cuantificados para reflejarlos en los estados financieros de acuerdo al principio de la entidad. Importancia relativa. Debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.

Eventos susceptibles para utilizar cuentas de orden. En forma enunciativa y solamente como idea general se muestra algunos eventos económicos en empresas comerciales susceptibles de utilizar cuentas de orden.

1) Cuentas de orden para el control de Valores y Bienes ajenos:

Este grupo lo forma el importe total de los valores y bienes que se reciben en guarda, prenda o garantía, ejemplo: Recepción de mercancía propiedad de terceras personas, para su venta en comisión. Recepción de dinero de terceras personas, para gastos provocados por operaciones realizadas en su nombre y por su cuenta. Recepción de bienes y valores propiedad de terceras personas, en garantía o depósito 2) Cuentas de orden para control de valores contingentes: Este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes. Endoso y descuento de documentos Seguros y fianzas contratados Emisión de acciones, obligaciones, etc. Avales otorgados Juicios pendientes

3) Cuentas de orden para valores de registro o control: Este grupo lo forma el importe total de las operaciones que se realicen por duplicado con fines de control. Sobre precio de mercancías enviadas a terceras personas para su venta en consignación. Depreciación y amortización calculadas conforme al límite fiscal. Control de pérdidas fiscales. Partidas fiscales

Nombre de las Cuentas de Orden. Los nombres de las cuentas de orden deben dar una idea clara de las operaciones que en ellas se registran, así como su naturaleza; deberán observarse las mismas reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el nombre que se les designe deberá tener las siguientes características: A).-.Que sea concreto. Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operaciones que se quiera registrar en cada cuenta B).- Que sea preciso. Aunque está íntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se obtenga la mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que cualquier persona que lo lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta. El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora, debe ser distinto del de la acreedora, pero muy parecidos entre sí, ejemplo: documentos endosados, endoso de documentos. También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora, el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”, ejemplo: documentos endosados, documentos endosados “contra”. Otra forma, consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe” y a la acreedora la palabra “haber”, ejemplo: mercancías en comisión “debe”, mercancías en comisión “haber”.

Técnica contable. Se aplica la teoría de la partida doble, se aperturarán dos cuentas de naturaleza contraria, esto es, una con saldo deudor y otra con saldo acreedor. Los valores representarán contingencia o recordatorios contables y al no afectar valores reales no se altera o modifica la ecuación contable A= P+C. Se conoce como “Manejo directo o paralelo”, Es aceptable la técnica de movimientos cruzados cuando los valores contingentes (cuenta de orden) se convierten en valores reales (cuentas de balance o resultados) De aquí que existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden: a) Movimiento directo o paralelo. El movimiento de las cuentas de orden, es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son cuentas de orden, sin intervenir cuentas de balance. b) Movimiento cruzado. El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando en un asiento intervienen, como deudora una cuenta de orden, y como acreedora una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden y como deudora una de balance o de resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales. El siguiente ejemplo muestra estos procedimientos de registro: Un juicio entablado por un trabajador contra su empresa a la fecha de los estados financieros no afecta la situación financiera. Sin embargo, en un futuro, el fallo podría ser favorable al trabajador, ésta se convertiría en una transacción real que conduciría al reconocimiento de un gasto y la disminución de un activo en el renglón del efectivo. El asiento contable se registraría: Juicios pendientes (C.O.D.) $ 20,000.00 Responsabilidad sobre juicios pendientes(C.O.A.) $ 20,000.00

Observemos en este ejemplo que se esta afectando sólo las cuentas de orden, tienen el mismo saldo en cuanto a su importe, pero su naturaleza es contraria, una deudora y otra acreedora, no intervienen cuentas de balance ni de resultados. Cuando deja de ser contingente (fallo favorable al trabajador) se convierte en valor real que afectará los resultados de la empresa entonces se formulará el siguiente asiento contable:

Gastos de operación (resultados) Juicios pendientes (C.O.D)

$ 20,000.00 $ 20,000.00

Responsabilidad s/juicios pendientes(COA)$ 20,000.00 Bancos (disminución de activo) $ 20,000.00

PRESENTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL. Generalmente se presentan las cuentas de orden al calce del balance general o sea debajo de la suma del activo, del pasivo más el capital. La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general, consiste en agruparlas dentro de la clasificación: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro. Indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales.

AUXILIARES DE LAS CUENTAS DE ORDEN. Las cuentas de orden, al igual que cualquier otra cuenta de balance o de resultados, pueden requerir y contener sub cuentas auxiliares para mayor detalle. En el caso de cuentas de orden basta con abrir auxiliares para cada grupo de cuentas ( una para cada par ) toda vez que tienen movimientos compensados.

Depreciación Fiscal. Otro de los casos en que también podremos utilizar cuentas de orden es en el control de los activos fijos, porque uno de los movimientos que se registran en la contabilidad es cuando el valor de los activos fijos( excepto terrenos, inversiones en valores) disminuye por su uso, por el transcurso del tiempo o por obsolescencia, a esto contablemente le podemos denominar depreciación. Los cargos a los resultados por la depreciación afectan a los resultados, desde un punto de vista financiero, pero para efectos fiscales, la ley del Impuesto Sobre la Renta, establece porcentajes máximos para efectos de deducibilidad y pago de impuestos, en los casos en que las tasas de depreciación contable difieran de las establecidas por la ley, entonces para su control estableceremos cuentas de orden, que permitan revelar e informar en los estados financieros las cantidades aplicadas de depreciación y la depreciación por aplicar sobre los valores de los activos despreciables, aplicándoles tasas establecidas. En la práctica profesional he observado que las Pérdidas Fiscales así como la actualización permitida por nuestras leyes fiscales se registran en papeles de trabajo pero, no se contabilizan como marca el reglamento de LISR que deben figurar como Cuentas de Orden al calce del balance financiero.

Como colofón seguiré propalando que la fortaleza de nuestra profesión es la Contaduría y debemos apegarnos invariablemente a la normatividad de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) que en 2006 se convertirán en Normas de Información Financiera (NIF) EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS. Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial CONCEPTOS QUE CARGARAN Y ACREDITARAN LAS CUENTAS DE ORDEN Mercancías en comisión: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente. Comitente cuenta de mercancías: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto de la cuenta “mercancías en comisión”. En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de las mercancías ( consideradas a su precio de costo ) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente. Caja del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendrá por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por las ventas a crédito. Así también debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista. Comitente cuenta de caja: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta “caja del comitente” AFECTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN. 1) Por el precio de costo de las mercancías recibidas del comitente: Mercancías en comisión $ 10’000,000.00 a Comitente cuenta de mercancías $ 10’000,000.00

2) Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancías recibidas: Caja del comitente $ 5’000,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 5’000,000.00 3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado: Comitente cuenta de mercancías $ 4’000,000.00 a Mercancías del comitente $ 4’000,000.00

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