UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA Ingeniera en Sistemas Computacionales Programa del Curso: Control y seguimiento de proyectos

Cierre del Proyecto

Presentacin # 10

Presentacin de Grupo de Procesos de Cierre: Cierre del Contrato (con Proveedores) y Cerrar Proyecto. Realidades de la fase de Cierre de los Proyectos Herramientas bsicas para la fase de Cierre del Proyecto. Documentacin requerida para el Cierre Contractual y Cierre Administrativo del Proyecto. Evaluacin al Cierre del Proyecto Cmo cerrar el proyecto - Pasos Venturas y Desventuras del Cierre de Contractual con Proveedores - Anlisis de 2 Proyectos Reales
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El Cierre Contractual y Administrativo es una prctica poco comn. En el esquema tradicional, por no prever, realizamos muchas actividades acumuladas al final. Esto resulta en un desgaste excesivo para terminar lo que no hicimos en su oportunidad. Por eso, entre otras razones, generalmente no tenemos el tiempo para cerrar profesionalmente los proyectos
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Area
Alcance

Herramienta

Cmo nos servir durante el Cierre?

Para registrar el trabajo ejecutado y compararlo con lo inicialmente planeado, asi nos sirve de base o estndar para otros proyectos a futuro. Para documentar las duraciones reales de las actividades la cuales nos serviran como datos histricos para futuros proyectos. Para documentar los costos reales del proyecto y actualizar nuestra base de datos de costos la cual nos servir de base para otros proyectos en el futuro.

WBS

Tiempo

Cronograma del Proyecto

Costo

Control Presupuestal
Anlisis de Precedencia (Benchmarking) Listas de Verificacin

Calidad

Como referencia para proyectos futuros para apoyar la planeacin de la calidad.

Riesgos

Matriz de Administracin de Riesgos

Como informacin histrica para planear futuros proyectos.

Area
Recursos Humanos Comunicacin

Herramienta
Matriz de Roles y Responsabilidades

Cmo nos servir durante el Cierre?

Para conocer el equipo que intregr el proyecto y sus funciones, como base de planeacin para futuros proyectos y referencias posteriores. Para conocer el desempeo que tuvo el proyecto a travs del tiempo como base de planeacin para futuros proyectos y referencias posteriores. Para cerrar cada Contrato y asegurar su cumplimiento y asi integrar el Control Presupuestal al Cierre. Para asegurar el cierre aprobado de todas las rdenes de cambio autorizadas, y evitar el pago de cambios no autorizados. Para evaluar el desempeo del proyecto y aprender de las desviaciones encontradas con tal de mejorar la planeacion de proyectos futuros. Para capitalizar las experiencias y el conocimiento adquirido y as apoyar la mejora contnua y optimizar la planeacin de proyectos futuros.
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Estatus Semanal y Reporte Mensual

Estado de Cuenta del Contrato

Procura

Integracin

Sistema de Control de Cambios

Integracin

Lecciones Aprendidas

El Contrato original como tal (o todos archivos de contratos que dieran a lugar) Cambios al Contrato Manuales, Garantas y fianzas Planos actualizados (as built) segn la industria Comunicados (cartas, notas, e-mails, etc.) Evaluaciones Cliente-Proveedor y Proveedor-Cliente Lecciones Aprendidas Bitcoras Estados de cuenta al cierre de cada Contrato Aceptacin formal acta de recepcin Otros documentos, dependiendo del contrato

Reporte Final del Proyecto

Cronograma y Presupuesto final Lecciones aprendidas ms impactantes Reporte de Control de Cambios Directorio de participantes: proveedores, consultores, equipo ejecutor y directivo, etc. Actualizacin base de datos de costo, tiempo, proveedores y Lecciones aprendidas. Acta de aceptacin / recepcin de productos Cualquier otro documento, segn el proyecto y rea de aplicacin.

Programa de Liberacin de Recursos Humanos y materiales

Cando iran saliendo los integrantes del proyecto? Qu trabajos deben entregar previos a su retiro? Qu criterios de aceptacin debern cubrir dichos trabajos? Evaluacin final de desempeo de los integrantes y del equipo

Archivos del Proyecto

El Libro del Proyecto actualizado, especialmente Plan del Proyecto y Control de Cambios
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Establezca un formato de retroalimentacin y disctalo con el equipo, el Cliente y el Patrocinador Esta evaluacin nos sirve tanto para documentar el desempeo del equipo del proyecto al cierre, como para capitalizar las Lecciones Aprendidas para futuros proyectos. La evaluacin puede estar basada en una escala del 1 al 6, donde 1 es completamente en desacuerdo, y 6 es completamente de acuerdo. Evale como mnimo los siguientes 14 aspectos:
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Requerimientos del Cliente cubiertos adecuadamente Reportes ejecutivos, veraces, relevantes, a tiempo Distribucin efectiva de roles y funciones Prediccin y manejo adecuado de riesgos Entregas parciales y finales a tiempo Ahorros en costos Buena integracin del equipo del proyecto Resultados predecibles Conduccin ordenada del proyecto Decisiones fundamentadas El Plan del Proyecto est completo y la informacin es correcta El producto del proyecto cumple adecuadamente con el estndar de calidad establecido Apego al Plan del Proyecto Desarrollo de relaciones a largo plazo con proveedores y dems involucrados

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Se recomienda que al inicio del Proyecto se acuerde el formato de evaluacin con el Patrocinador y aplicar evaluaciones peridicas durante las fases intermedias del proyecto. De los puntos bajos en la evaluacin, hay que obtener retroalimentacin y desarrollar un plan de accin para mejorarlos.
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1.

Reunin de Retroalimentacin con el Cliente

Revise con el Cliente el resumen ejecutivo del proyecto y cualquier cambio que fue realizado al plan, enfoquese en los compromisos que fueron hechos para el proyecto. En esta reunin igualmente puede participar el Patrocinador del proyecto, quien puede proporcionar retroalimentacin adicional al equipo. Pida retroalimentacin sobre:
La satisfaccin del cliente en relacin a los entregables del proyecto Los procesos de revisin y aprobacin Cuan efectivo fueron usados los recursos del proyecto Calidad y frecuencia de los reportes de avances que recibieron Como fue su experiencia del proceso? Los objetivos fueron claramente comunicados? Se sigui el plan? La interaccin con el equipo y el Project Leader fue positiva? El proceso de control de cambios funcion bien? Que debera hacer el equipo y el cliente de forma diferente en una proxima vez? Como podriamos mejorar el proceso?
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Solicite que evalue el proceso del proyecto:

2.

Desarrollo de Lecciones Aprendidas con el Equipo

Revise los objetivos del proyecto contra los descrito en el Charter Compara los Entregables reales con los que fueron descritos en el Plan. Desarrolle las Lecciones aprendidas Evale los procesos de revisin y aprobacin: funcionaron?, fueron suficientes?, etc. Revise si los miembros del equipo fueron los adecuados para el proyecto: quien y que si o no hizo falta? Compare el cronograma, el personal y el presupuesto real que fue asignado contra lo que habia sido planeado: por que ocurrieron las desviaciones?, pudo haber sido evitado? Revise los reportes de estatus producidos por el proyecto: fueron creados a tiempo?, ayudaron al monitoreo? Evale la retroalimentacin del equipo y desarrolle ideas para mejorar Discute con el equipo la lecciones aprendidas y la ideas de mejora identificadas sobre el proyecto.
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3.

Revisin del Proyecto con el Patrocinador

Revise el resumen ejecutivo del Plan del Proyecto y cualquier cambio aprobado Revise los resultados relacionados a los entregables, los riesgos de crear los mismos, la composicin del equipo, el cronograma, el presupuesto y el reporte del proyectos Discute con el Patrocinador las lecciones que el equipo aprendi del proyecto, solicite alguna leccin de parte del Patrocinador.

Es importante que la reunin ocurra antes de realizar el reporte de cierre del proyecto.
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4.

Creacin del Reporte de Cierre

Alcance y Riesgo del Proyecto, Cronograma, Personal asignado, Costos y Lecciones Aprendidas

Cree un resumen ejecutivo con el siguiente contenido:

Cada seccin debe indicar:

Incluya los retroalimentacin recibida por el Cliente, el Patrocinador y los miembros del equipo del proyecto. Distribuya el reporte y archivelo en el Libro del Proyecto

el plan original con sus premisas y limitaciones, los cambios realizados, los resultados reales y las lecciones aprendidas de la seccin.

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