DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan 2. Aspectos organizacionales 3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios 2. Guías fundamentales 3. Especificaciones por tipo de área 4. Modelos 5. Maquetas 6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual • • • • Análisis de la organización Revisión de los procedimientos Distribución actual del espacio Lista de mobiliario y equipo 2. Previsión de necesidades futuras • • • • • • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformar la superficie neta en superficie bruta 3. Plan básico • • • Ubicación de unidades Asignación de personal y equipo por unidad Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación 2. Color de las áreas 3. Temperatura ambiente 4. Insonorización 5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y

. las orientaciones para el mejor uso.consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales. • Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas. 2. aprovechamiento. 1. y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades. OBJETIVOS • Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. la realización. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. de atención a usuarios o clientes. oportunidad y calidad.

3. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. f) Aumento o disminución de personal. . h) Renovación del mobiliario y equipo. b) Cambios en la estructura de la organización. i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. e) Incremento del volumen de trabajo. m) Por disposiciones oficiales en materia económica. k) Por reformas al marco legal ambiental. j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos. d) Como respuesta a las propuestas del personal.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. • • Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. • Naturaleza. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: • • Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional.3. .2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. volumen. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: • Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. • Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.

b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. 3. Contemplando la posibilidad de crecimiento.• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito. • • Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. 4. la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: . c) Consultores externos.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) Unidades de mejoramiento administrativo.

2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. formas. 2. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. • Circulación. • Flexibilidad. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. • Mínima distancia recorrida. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. . Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. Distribución que integra y coordina personas. materiales y piezas circulen lo menos posible. equipo. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. ventilación. con una buena iluminación. 4. Distribución que permita que los objetos. han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. documentos. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores.• Integración total. y adaptabilidad al cambio. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad.

una línea recta. Esto da flexibilidad a los cambios. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. en lo posible. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. 7. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre sí. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. . 4. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. deben colocarse próximas o adyacentes. 5.3. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. 6. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. 8.

Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. 15. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. 11. deben localizarse cerca de las entradas. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. 12. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. .que sean accesible y no distraigan a otras unidades. taquigrafía tabulación y duplicación. por su facilidad de instalación. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. para. entre otros. 14.9. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. 10. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus servicios. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. ascensores y zonas de recepción. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. 13.

16. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. 20. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: • Estar protegidos de distracciones visuales. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. como lo es el tránsito normal de la oficina. 19. 17.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado.Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. por razones del nivel jerárquico. 18. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado.. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. b) espacios para los periodos de descanso o espera. deben ponerse cerca del personal que los usa. papelería y suministros. 4. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. o mobiliario y equipos. . Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios.

su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. • Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. como son las conversaciones de la oficina. en estos casos es aconsejable: • Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando.El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. . hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. • Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos.• Prevenir distracciones causadas por el sonido. • Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. • Contar con una atmósfera tranquila.. según el caso. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia.

• Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. en la pared opuesta a las ventanas. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. • Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal.. Puertas. • Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. de preferencia.. Si el espacio es insuficiente. en la medida de lo posible. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera.4 Modelos .Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. tratar de que no estén uno frente a otro.Disposición de mobiliario y equipo.Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: • Los escritorios se orienten. • No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. 4.

. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva.Los modelos pueden hacerse de cartón. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. es la más adecuada)..al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. Nombres.. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. papel. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. materiales.. 2 cms=1 M. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización internacional del trabajo recomienda que. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas. “.Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación.. plástico o madera. maquinaria o mobiliario. Material. en todo caso.Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. también para distinguir las diferentes unidades administrativas.. máquinas y equipos nuevos o viejos. .. Colores. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. ligeramente superiores.Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos.Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles.

Sin embargo. Con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. mobiliario.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo.. son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. 4. además de que en las maquetas se reflejan a escala la altura. para hacer más fácil su identificación. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. que sirve como base. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud es válida tratándose de una semejanza del equipo que representan.Modelos magnéticos. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. etc. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay.Son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero.No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. . máquinas..Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. equipo. Colores. siempre y cuando las dimensiones generales sea correctas.. longitud y aneto de las unidades físicas. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. basta que estén hechos a escala con precisión. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas.

además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos.. etc. .Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: • Conceptos fundamentales. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo.Si se pega el plano a una lámina de metal.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. archivos. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. dispositivos. de esta manera. Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. se moverán con toda facilidad.. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador.Uso de imanes. edición o definición de la base por los datos de una computadora. 4. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráficas. Hilos. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. pero seguirán firmemente adheridos al plan.

Utilerías básicas. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). Elaboración de texto y edición.• • • • • • • • • • Requerimientos de hardware. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Acotamiento e impresión del dibujo. Importación y exportación. elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Instrumentos de dibujo y edición. Manejo de pantallas y vistas. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 5.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. Bloques y mistilíneas. Definición general del ambiente de trabajo. . 5.

Árboles de decisión. Tablas de decisiones. Cuadros de distribución del trabajo. para ello. a su vez. Esta información puede representarse en . Redes para el análisis lógico de problemas. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. 1. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: • • • • • • • Organigramas.2 Revisión de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo. Socio gramas.5. qué actividades realiza cada empleado.1. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. Estadísticas de trabajo. 5.

así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. los muebles y equipo utilizado.forma de fluxograma. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. en relación con la ubicación del equipo". Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. divisiones . Este diagrama de recorrido. ventanas. columnas. puertas. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. escaleras. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. 5. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. Es muy importante al obtener el plano.1. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). reorganización y reingeniería. Estas técnicas.

5. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia.permanentes. líneas para redes de equipos de cómputo. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. ductos para alambrado telefónico. tuberías. entre los datos relevantes están: cantidad. lavabos. dimensiones. 5. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. modelo. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. 1. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. comedor. identificando puestos y número de plazas. etc. sanitarios. antigüedad. material. clase. alumbrado. Los aspectos que deberá cubrir son: .2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. debe registrarse por unidad orgánica específica. contactos eléctricos. entradas y salidas del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. 1. 5.

Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. Inclusión de nuevas funciones. Desincorporar áreas y/o servicios. Invertir recursos de capital. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo.2. Re direccionar funciones. Descentralizar funciones o unidades. . Fortalecer los canales de distribución. tales como: • • • • • • • • • • • • Ampliar o reducir la estructura orgánica. Modificar el objeto de la organización. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. Variar las cargas de trabajo.1 Organización Proyectar. en lo posible. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. Implementar nuevos sistemas. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización.5.

4 Personal Prever los cambios de número de personal. 5.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características.) . salas de descanso. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.2. Diagramas de programación de computadoras. Diagramas de distribución de espacio.2. comedor.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo.5. guardarropas. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: • • • • Diagramas de flujo. etc.2. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. 5. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones.

los datos relativos a los puestos como son: • • • • • • Lista de puestos Número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él Categoría de los puestos Número de puestos por categoría Número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados Número total de puestos contemplado.2.5. 5. este cálculo se repite por cada nivel.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: • Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio.2. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. .

corredores.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo superficie neta expuestas anteriormente.. 5. escaleras.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: . y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. etc. Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. instalación para equipo de aire acondicionado. etc. superficie requerida para equipo especial y servicio. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. • La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. salón de conferencias. • Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías.2. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. para equipo electrónico. gabinetes para papelería y otros. 5. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. tales como archiveros. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. calefacción y transportación dentro del edificio. • Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. tiro de elevadores. como son: los espacios destinados a servicios (portería.• Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. superficie neta requerida para despachos colectivos.). libreros. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie.

5. su naturaleza. volumen y secuencia. tiene que planearse el arreglo escritorios. se debe tomar en cuenta: • El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. Integrar una oficina funcional y atractiva. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular.3. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor . 5. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. Respetar su flujo. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. • • Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. buscando que se logre: • • • Facilitar el trabajo.3.

canceles. etc. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. . sin respetar áreas de circulación. etc.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. disquetes.3. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio.eficiencia su trabajo. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo..Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias.En ésta. 5. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. mostradores. • Preparar la distribución final. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. para asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización.) • Configurar los modelos por área.. modelos. números de identificación para el mobiliario y equipo.. • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. gabinetes. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. maquetas. Para ello es necesario: • Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente.

ruidos excesivos. la intensidad luminosa. coloración inapropiada. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. así como la ubicación de servicios al personal y al público.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. a una iluminación incorrecta.. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. etc. al modificar. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. Por lo anterior. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. temperatura inadecuada. dentro de ciertos límites. tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. 6. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. en lo posible.• Aprobación. Sin embargo. La productividad se reduce debido. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación.La distribución final. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. . pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. 6. los efectos negativos provocados por factores ambientales.

manual. escritura. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. contabilidad). de ser posible. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. 6. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: • No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. Esta ha de llegar. • Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. • Por el contrario. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. • Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. . • Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización.Por lo que se refiere a la luz natural.

6. el exceso o defecto de la temperatura dominante. como es el caso de secretariales u otros servicios . el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. dentro de ciertos límites. crema y beige producen sensación de calor. Mediante el empleo de aparatos de extracción del aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. etc. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga.• Los colores con tendencia al ocre claro.). A juicio de los especialistas. de este factor. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio.3 Temperatura Ambiente Los márgenes más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. 6. irritabilidad. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío.

La difusión del ruido se reduce. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. El volumen del ruido se mide en decibeles. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo.). tales como compresores de aire acondicionado. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. además.semejantes. en primer lugar. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. etc. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: .) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. imprenta. etc.

.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado como son: • Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. Revestimientos de yeso o materiales porosos. ya que la situación del mismo impide su utilización normal. Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. Dichos elementos. volumen de documentación. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. etc. • Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. equipo. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles.).• • • • Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. • Disminución del número total de cajones o compartimientos. 6. • Manejo de conjuntos modulares.

.• Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. • Los asientos deben ser giratorios. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. • El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. de altura regulable y respaldo basculante. Para tal efecto.

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