DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan 2. Aspectos organizacionales 3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios 2. Guías fundamentales 3. Especificaciones por tipo de área 4. Modelos 5. Maquetas 6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual • • • • Análisis de la organización Revisión de los procedimientos Distribución actual del espacio Lista de mobiliario y equipo 2. Previsión de necesidades futuras • • • • • • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformar la superficie neta en superficie bruta 3. Plan básico • • • Ubicación de unidades Asignación de personal y equipo por unidad Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación 2. Color de las áreas 3. Temperatura ambiente 4. Insonorización 5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y

y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades. conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. 1. oportunidad y calidad. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. de atención a usuarios o clientes.consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales. la realización. las orientaciones para el mejor uso. de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. . reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. • Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas. OBJETIVOS • Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. 2. aprovechamiento.

i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos. .1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. e) Incremento del volumen de trabajo. k) Por reformas al marco legal ambiental. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.3. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. m) Por disposiciones oficiales en materia económica. b) Cambios en la estructura de la organización. f) Aumento o disminución de personal. h) Renovación del mobiliario y equipo. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. d) Como respuesta a las propuestas del personal. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.

• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: • • Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. • Naturaleza. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. . Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: • Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica.3. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. • • Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. volumen.

d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito. 3. • • Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) Unidades de mejoramiento administrativo. la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: . b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. c) Consultores externos. 4. Contemplando la posibilidad de crecimiento.• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4.

• Integración total. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. Distribución que permita que los objetos. . ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. documentos. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. ventilación. formas. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. Distribución que integra y coordina personas. • Flexibilidad. materiales y piezas circulen lo menos posible. • Mínima distancia recorrida. con una buena iluminación. equipo. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. y adaptabilidad al cambio. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. 4. 2. • Circulación. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.

que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. 8. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. una línea recta. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. 6. 4. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. . El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Esto da flexibilidad a los cambios. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre sí.3. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. 7. en lo posible. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. 5. deben colocarse próximas o adyacentes.

. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus servicios. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. 15. 14. taquigrafía tabulación y duplicación. ascensores y zonas de recepción. para. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. por su facilidad de instalación. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. entre otros. 11.9. 13. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. deben localizarse cerca de las entradas. 10. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. 12. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades.

. o mobiliario y equipos. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua.16. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. papelería y suministros. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. . Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado. deben ponerse cerca del personal que los usa. 18. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: • Estar protegidos de distracciones visuales. b) espacios para los periodos de descanso o espera.Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. 20. 4. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. 19. 17. como lo es el tránsito normal de la oficina. por razones del nivel jerárquico.

El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio..• Prevenir distracciones causadas por el sonido. • Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. • Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. • Contar con una atmósfera tranquila. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. como son las conversaciones de la oficina. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. según el caso. en estos casos es aconsejable: • Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. • Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. .

Si el espacio es insuficiente.4 Modelos . ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. de preferencia. 4.Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. • Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. Puertas.Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: • Los escritorios se orienten. • Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción.. • Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal.Disposición de mobiliario y equipo. en la medida de lo posible. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. tratar de que no estén uno frente a otro. • No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior.. Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. en la pared opuesta a las ventanas. hacia el centro de locales y no hacia las paredes.

Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. máquinas y equipos nuevos o viejos. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala.Los modelos pueden hacerse de cartón. Colores. papel. Material. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas.. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. “. Nombres. es la más adecuada). también para distinguir las diferentes unidades administrativas.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. ligeramente superiores.Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación.Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización internacional del trabajo recomienda que. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. maquinaria o mobiliario.Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir.... .... en todo caso. 2 cms=1 M. materiales. plástico o madera. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”.

mobiliario. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud es válida tratándose de una semejanza del equipo que representan.Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. siempre y cuando las dimensiones generales sea correctas. . Con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. Sin embargo.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. para hacer más fácil su identificación. que sirve como base. basta que estén hechos a escala con precisión. longitud y aneto de las unidades físicas.. máquinas. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. equipo. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. Colores.Modelos magnéticos. 4. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. etc. además de que en las maquetas se reflejan a escala la altura..Son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva..

Si se pega el plano a una lámina de metal. archivos.. se moverán con toda facilidad. Hilos. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. edición o definición de la base por los datos de una computadora. etc. 4. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráficas. .Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.. Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: • Conceptos fundamentales. pero seguirán firmemente adheridos al plan.Uso de imanes. dispositivos. de esta manera. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales.

coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Bloques y mistilíneas. Manejo de pantallas y vistas.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. Utilerías básicas. 5. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). Acotamiento e impresión del dibujo. Elaboración de texto y edición. Definición general del ambiente de trabajo. Importación y exportación. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 5. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Instrumentos de dibujo y edición.• • • • • • • • • • Requerimientos de hardware. .

1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y.5. Cuadros de distribución del trabajo. Redes para el análisis lógico de problemas. 5. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. para ello. Árboles de decisión.2 Revisión de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo. Socio gramas.1. Tablas de decisiones. qué actividades realiza cada empleado. a su vez. 1. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: • • • • • • • Organigramas. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. Estadísticas de trabajo. Esta información puede representarse en .

escaleras.forma de fluxograma. 5. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). Es muy importante al obtener el plano. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. ventanas. en relación con la ubicación del equipo". Estas técnicas. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario.1. puertas. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. los muebles y equipo utilizado. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. Este diagrama de recorrido. divisiones . también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. reorganización y reingeniería. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. columnas.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes.

así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. material. tuberías. ductos para alambrado telefónico.permanentes. 5. 1. comedor. antigüedad. debe registrarse por unidad orgánica específica. Los aspectos que deberá cubrir son: . identificando puestos y número de plazas. clase. dimensiones. 1. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. líneas para redes de equipos de cómputo. modelo. lavabos. entre los datos relevantes están: cantidad. contactos eléctricos. entradas y salidas del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. etc. alumbrado. 5. sanitarios. 5.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia.

Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. Descentralizar funciones o unidades. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. Implementar nuevos sistemas. Desincorporar áreas y/o servicios. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Variar las cargas de trabajo. Fortalecer los canales de distribución.5.1 Organización Proyectar. Inclusión de nuevas funciones. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. en lo posible. Re direccionar funciones. Modificar el objeto de la organización. . Reorientar los productos y/o servicios al mercado. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. tales como: • • • • • • • • • • • • Ampliar o reducir la estructura orgánica. Invertir recursos de capital.2.

5. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.4 Personal Prever los cambios de número de personal. Diagramas de programación de computadoras. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. 5. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. salas de descanso. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados.2. etc. comedor.2.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. guardarropas. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: • • • • Diagramas de flujo. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones.2.) . toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. Diagramas de distribución de espacio.5. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.

La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: • Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio.5. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. 5. .2. este cálculo se repite por cada nivel.2. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. los datos relativos a los puestos como son: • • • • • • Lista de puestos Número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él Categoría de los puestos Número de puestos por categoría Número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados Número total de puestos contemplado.

escaleras..• Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. para equipo electrónico. tiro de elevadores. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. superficie neta requerida para despachos colectivos. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.2. • Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: . no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. superficie requerida para equipo especial y servicio.).7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo superficie neta expuestas anteriormente. salón de conferencias. como son: los espacios destinados a servicios (portería. Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. 5. etc. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. • La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. corredores. • Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. libreros. gabinetes para papelería y otros. instalación para equipo de aire acondicionado. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. tales como archiveros. etc. calefacción y transportación dentro del edificio. 5.

en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor . Respetar su flujo. su naturaleza. Integrar una oficina funcional y atractiva. buscando que se logre: • • • Facilitar el trabajo.5. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. volumen y secuencia.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. 5. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.3. • • Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales.3. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. tiene que planearse el arreglo escritorios. se debe tomar en cuenta: • El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales.

causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo.. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. canceles. . disquetes. números de identificación para el mobiliario y equipo.) • Configurar los modelos por área. maquetas.En ésta. 5. • Preparar la distribución final.. etc. Para ello es necesario: • Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos. sin respetar áreas de circulación. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. gabinetes.3. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental.Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. para asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. modelos. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física.eficiencia su trabajo..Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. etc. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. mostradores.

• Aprobación. en lo posible. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. ruidos excesivos. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa.La distribución final. coloración inapropiada.. así como la ubicación de servicios al personal y al público. tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. Por lo anterior. 6. los efectos negativos provocados por factores ambientales. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. la intensidad luminosa. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. La productividad se reduce debido. temperatura inadecuada. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. a una iluminación incorrecta. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. dentro de ciertos límites. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. . al modificar. etc. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. Sin embargo. 6.

por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: • No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. • Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. . resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. 6. Esta ha de llegar. • Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. manual. escritura. de ser posible. • Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color.Por lo que se refiere a la luz natural. • Por el contrario. contabilidad). especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

irritabilidad.3 Temperatura Ambiente Los márgenes más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. el exceso o defecto de la temperatura dominante.).4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. como es el caso de secretariales u otros servicios . A juicio de los especialistas. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. crema y beige producen sensación de calor. 6. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. dentro de ciertos límites. etc.• Los colores con tendencia al ocre claro. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. Mediante el empleo de aparatos de extracción del aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. 6. de este factor. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada.

los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. etc. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: . todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. etc. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. El volumen del ruido se mide en decibeles.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. La difusión del ruido se reduce. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad.). además. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. en primer lugar. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. tales como compresores de aire acondicionado. los topos y tacos de goma en las patas de muebles.semejantes. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. imprenta.

equipo.• • • • Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. • Disminución del número total de cajones o compartimientos. volumen de documentación. • Manejo de conjuntos modulares.). ya que la situación del mismo impide su utilización normal. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. Revestimientos de yeso o materiales porosos. etc. Dichos elementos.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado como son: • Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. • Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. 6. Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. .

.• Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. • El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. de altura regulable y respaldo basculante. Para tal efecto. • Los asientos deben ser giratorios. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario.

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