DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan 2. Aspectos organizacionales 3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios 2. Guías fundamentales 3. Especificaciones por tipo de área 4. Modelos 5. Maquetas 6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual • • • • Análisis de la organización Revisión de los procedimientos Distribución actual del espacio Lista de mobiliario y equipo 2. Previsión de necesidades futuras • • • • • • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformar la superficie neta en superficie bruta 3. Plan básico • • • Ubicación de unidades Asignación de personal y equipo por unidad Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación 2. Color de las áreas 3. Temperatura ambiente 4. Insonorización 5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y

la realización. y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades. • Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas. de atención a usuarios o clientes. . 1. de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales. reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. aprovechamiento. 2. • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. OBJETIVOS • Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. las orientaciones para el mejor uso. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. oportunidad y calidad.

j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos. b) Cambios en la estructura de la organización. f) Aumento o disminución de personal. e) Incremento del volumen de trabajo. k) Por reformas al marco legal ambiental. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. m) Por disposiciones oficiales en materia económica. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. h) Renovación del mobiliario y equipo. d) Como respuesta a las propuestas del personal. .3.

la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: • • Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio.3. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. • Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. . • • Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. volumen. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: • Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. • Naturaleza.

c) Consultores externos.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) Unidades de mejoramiento administrativo. b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. 4. la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: . Contemplando la posibilidad de crecimiento. d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito.• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. 3. • • Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

y adaptabilidad al cambio. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. materiales y piezas circulen lo menos posible. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. 4. Distribución que permita que los objetos. han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. documentos. • Mínima distancia recorrida. equipo. • Circulación. • Flexibilidad.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. ventilación. formas. 2.• Integración total. . Distribución que integra y coordina personas. con una buena iluminación.

en lo posible. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Esto da flexibilidad a los cambios. 7. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. una línea recta. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. 6.3. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. . Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre sí. deben colocarse próximas o adyacentes. 4. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. 8. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. 5.

para. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. . taquigrafía tabulación y duplicación. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. ascensores y zonas de recepción. 11. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. 14. 15. deben localizarse cerca de las entradas. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus servicios.9. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. entre otros. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. por su facilidad de instalación. 12. 13. 10. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.

.16. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. 18. 4.Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. papelería y suministros. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: • Estar protegidos de distracciones visuales. deben ponerse cerca del personal que los usa.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado. o mobiliario y equipos. 20. . 19. como lo es el tránsito normal de la oficina. b) espacios para los periodos de descanso o espera. por razones del nivel jerárquico. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. 17. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua.

como son las conversaciones de la oficina. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. en estos casos es aconsejable: • Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción.El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. • Contar con una atmósfera tranquila..• Prevenir distracciones causadas por el sonido. • Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. según el caso. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. • Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. • Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. . Relación de ubicación entre despachos generales y privados. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general.

Disposición de mobiliario y equipo.. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera.4 Modelos . en la medida de lo posible. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. • Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. en la pared opuesta a las ventanas. • Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. de preferencia.Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: • Los escritorios se orienten. • No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. Si el espacio es insuficiente. tratar de que no estén uno frente a otro. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. 4. Puertas. • Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal..Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso.

Colores.. papel. “. maquinaria o mobiliario. también para distinguir las diferentes unidades administrativas..Los modelos pueden hacerse de cartón..al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. es la más adecuada). Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. . plástico o madera. en todo caso. 2 cms=1 M. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización internacional del trabajo recomienda que. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala.. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. Nombres. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. materiales. ligeramente superiores. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”.Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es.Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir..Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles.Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. máquinas y equipos nuevos o viejos.. Material. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”.. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas.

para hacer más fácil su identificación. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. basta que estén hechos a escala con precisión. máquinas.... Con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. . etc. Sin embargo. además de que en las maquetas se reflejan a escala la altura.Son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales.Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. equipo. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos.Modelos magnéticos. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. Colores.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. siempre y cuando las dimensiones generales sea correctas. 4. longitud y aneto de las unidades físicas. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud es válida tratándose de una semejanza del equipo que representan. mobiliario. que sirve como base. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas.

4. se moverán con toda facilidad. Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. dispositivos. de esta manera.Uso de imanes. . archivos. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: • Conceptos fundamentales.Si se pega el plano a una lámina de metal. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráficas.Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos. edición o definición de la base por los datos de una computadora.. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. Hilos. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. pero seguirán firmemente adheridos al plan.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. etc.

• • • • • • • • • • Requerimientos de hardware. Elaboración de texto y edición. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). Importación y exportación. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. Definición general del ambiente de trabajo. 5. Utilerías básicas. Manejo de pantallas y vistas. Acotamiento e impresión del dibujo. elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Instrumentos de dibujo y edición.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. Bloques y mistilíneas. . 5. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

5. Cuadros de distribución del trabajo. para ello. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: • • • • • • • Organigramas. Tablas de decisiones. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. Socio gramas. Estadísticas de trabajo. Esta información puede representarse en . Árboles de decisión. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. 1. a su vez.1.5.2 Revisión de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo. Redes para el análisis lógico de problemas. qué actividades realiza cada empleado.

forma de fluxograma. 5. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. escaleras. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. divisiones .1. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. en relación con la ubicación del equipo". proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. Es muy importante al obtener el plano. ventanas. columnas. puertas. Este diagrama de recorrido.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. reorganización y reingeniería. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. los muebles y equipo utilizado. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. Estas técnicas.

entradas y salidas del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. alumbrado. comedor. identificando puestos y número de plazas. modelo. 1. ductos para alambrado telefónico. lavabos. tuberías. 5. 5. Los aspectos que deberá cubrir son: . Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. sanitarios. dimensiones. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo.permanentes. 5. clase. material. líneas para redes de equipos de cómputo. entre los datos relevantes están: cantidad. antigüedad. contactos eléctricos. 1. etc. debe registrarse por unidad orgánica específica.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final.

en lo posible. Diversificar los productos y/o servicios al mercado.2. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. Modificar el objeto de la organización. Implementar nuevos sistemas. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Variar las cargas de trabajo. Desincorporar áreas y/o servicios. Inclusión de nuevas funciones. Re direccionar funciones. . Invertir recursos de capital. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. Fortalecer los canales de distribución. Descentralizar funciones o unidades.1 Organización Proyectar. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo.5. tales como: • • • • • • • • • • • • Ampliar o reducir la estructura orgánica.

para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. comedor.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. 5. 5.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. Diagramas de distribución de espacio. etc.5. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. Diagramas de programación de computadoras.2.2.2. salas de descanso. guardarropas. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.) . Entre los mecanismos que se podrán emplear están: • • • • Diagramas de flujo.4 Personal Prever los cambios de número de personal. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones.

5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. .2. los datos relativos a los puestos como son: • • • • • • Lista de puestos Número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él Categoría de los puestos Número de puestos por categoría Número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados Número total de puestos contemplado. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. este cálculo se repite por cada nivel.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: • Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.5. 5.2. sumando las áreas requeridas por todos los puestos.

y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. etc.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo superficie neta expuestas anteriormente. superficie neta requerida para despachos colectivos.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: . instalación para equipo de aire acondicionado. Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. 5.• Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. escaleras.2. • Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. • Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. 5.. corredores. gabinetes para papelería y otros. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. salón de conferencias. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. para equipo electrónico. • La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. tiro de elevadores. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. tales como archiveros.). como son: los espacios destinados a servicios (portería. libreros. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. superficie requerida para equipo especial y servicio. etc. calefacción y transportación dentro del edificio.

3. volumen y secuencia. • • Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. Integrar una oficina funcional y atractiva. tiene que planearse el arreglo escritorios. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. Respetar su flujo. se debe tomar en cuenta: • El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales.5. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva.3. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor . su naturaleza. buscando que se logre: • • • Facilitar el trabajo.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. 5.

mostradores. etc.. maquetas.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. números de identificación para el mobiliario y equipo.. etc. • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. .Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física.. canceles. Para ello es necesario: • Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. • Preparar la distribución final.) • Configurar los modelos por área.3. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. modelos. disquetes.eficiencia su trabajo.Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. 5. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto.En ésta. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. gabinetes. para asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. sin respetar áreas de circulación.

debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. la intensidad luminosa. en lo posible. etc. Sin embargo. así como la ubicación de servicios al personal y al público. 6. La productividad se reduce debido. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. a una iluminación incorrecta. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. ruidos excesivos. dentro de ciertos límites. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. 6. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. coloración inapropiada. los efectos negativos provocados por factores ambientales. al modificar. Por lo anterior. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. .• Aprobación. temperatura inadecuada.La distribución final..

• Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. • Por el contrario. manual. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: • No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. • Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. de ser posible.Por lo que se refiere a la luz natural. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. Esta ha de llegar. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. 6.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. . escritura. • Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. contabilidad).

Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. 6. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. A juicio de los especialistas.• Los colores con tendencia al ocre claro. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. como es el caso de secretariales u otros servicios . siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío.3 Temperatura Ambiente Los márgenes más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados.). el exceso o defecto de la temperatura dominante. 6.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. crema y beige producen sensación de calor. etc. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. irritabilidad. de este factor. Mediante el empleo de aparatos de extracción del aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. dentro de ciertos límites.

cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. etc. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. en primer lugar. tales como compresores de aire acondicionado. El volumen del ruido se mide en decibeles. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. imprenta. etc. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: . los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. La difusión del ruido se reduce.). Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo.semejantes. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. además.

que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. • Manejo de conjuntos modulares. etc. Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. equipo.).5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado como son: • Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. volumen de documentación. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. Dichos elementos. • Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. . Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. Revestimientos de yeso o materiales porosos. • Disminución del número total de cajones o compartimientos.• • • • Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. 6. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. ya que la situación del mismo impide su utilización normal.

• Los asientos deben ser giratorios. • El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. Para tal efecto. de altura regulable y respaldo basculante. . las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario.• Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. además de facilitar la flexibilidad de la distribución.

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