DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan 2. Aspectos organizacionales 3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios 2. Guías fundamentales 3. Especificaciones por tipo de área 4. Modelos 5. Maquetas 6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual • • • • Análisis de la organización Revisión de los procedimientos Distribución actual del espacio Lista de mobiliario y equipo 2. Previsión de necesidades futuras • • • • • • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformar la superficie neta en superficie bruta 3. Plan básico • • • Ubicación de unidades Asignación de personal y equipo por unidad Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación 2. Color de las áreas 3. Temperatura ambiente 4. Insonorización 5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y

permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. 2. la realización. . oportunidad y calidad. de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. de atención a usuarios o clientes. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen. las orientaciones para el mejor uso. aprovechamiento. • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. • Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas. 1.consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales. OBJETIVOS • Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades.

1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. k) Por reformas al marco legal ambiental. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. h) Renovación del mobiliario y equipo. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. d) Como respuesta a las propuestas del personal. i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. m) Por disposiciones oficiales en materia económica. . e) Incremento del volumen de trabajo. b) Cambios en la estructura de la organización. f) Aumento o disminución de personal. j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos.3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.

2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: • Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. • Naturaleza. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: • • Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. • Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. volumen. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. . • • Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.3.

4. • • Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito. la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: . b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. Contemplando la posibilidad de crecimiento.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. 3.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) Unidades de mejoramiento administrativo.• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. c) Consultores externos.

y adaptabilidad al cambio. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. ventilación. 2.• Integración total. Distribución que permita que los objetos.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. . Entre las más sobresalientes tenemos: 1. materiales y piezas circulen lo menos posible. con una buena iluminación. Distribución que integra y coordina personas. • Circulación. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. formas. documentos. • Mínima distancia recorrida. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. • Flexibilidad. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. equipo. 4. han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia.

6. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. en lo posible. Esto da flexibilidad a los cambios.3. 8. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. . El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. una línea recta. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. deben colocarse próximas o adyacentes. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. 7. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre sí. 5. 4. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. los cruces y el movimiento innecesario de papeles.

12. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. por su facilidad de instalación. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. 14. 11. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. entre otros. 13. para. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. ascensores y zonas de recepción.9. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus servicios. 10.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. taquigrafía tabulación y duplicación. . deben localizarse cerca de las entradas. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. 15.

como lo es el tránsito normal de la oficina.Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados.16. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: • Estar protegidos de distracciones visuales. 4.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado. por razones del nivel jerárquico. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. b) espacios para los periodos de descanso o espera. 19. o mobiliario y equipos. 18. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. deben ponerse cerca del personal que los usa. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. 17.. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. . papelería y suministros. 20.

• Prevenir distracciones causadas por el sonido. • Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. en estos casos es aconsejable: • Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. como son las conversaciones de la oficina. . • Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. • Contar con una atmósfera tranquila. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima..El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. • Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. según el caso. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción.

• Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. de preferencia.Disposición de mobiliario y equipo.. • Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal.. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. • No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. en la medida de lo posible. en la pared opuesta a las ventanas. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera.4 Modelos . Puertas.Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: • Los escritorios se orienten. Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. tratar de que no estén uno frente a otro. Si el espacio es insuficiente. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. • Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción.Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. 4.

Material.. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos.. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación.Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. maquinaria o mobiliario.Los modelos pueden hacerse de cartón. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. papel. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas. 2 cms=1 M..Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. materiales. en todo caso.. es la más adecuada). En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala... ligeramente superiores.. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva.Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”.Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización internacional del trabajo recomienda que. “. Colores. máquinas y equipos nuevos o viejos. Nombres. plástico o madera. . también para distinguir las diferentes unidades administrativas.

mobiliario. longitud y aneto de las unidades físicas..No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. etc. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. . además de que en las maquetas se reflejan a escala la altura. basta que estén hechos a escala con precisión. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud es válida tratándose de una semejanza del equipo que representan.Modelos magnéticos. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas.Son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. máquinas.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. 4. son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. equipo. que sirve como base. siempre y cuando las dimensiones generales sea correctas. para hacer más fácil su identificación.. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. Sin embargo. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. Con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor.. Colores.Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos.

en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. 4.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. Hilos. dispositivos.Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. pero seguirán firmemente adheridos al plan. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos.. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. etc. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. edición o definición de la base por los datos de una computadora.. . archivos. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráficas.Uso de imanes.Si se pega el plano a una lámina de metal. de esta manera. se moverán con toda facilidad. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: • Conceptos fundamentales.

Instrumentos de dibujo y edición. Utilerías básicas. elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Bloques y mistilíneas. Importación y exportación. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.• • • • • • • • • • Requerimientos de hardware. Definición general del ambiente de trabajo. 5. 5.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). Acotamiento e impresión del dibujo. . Manejo de pantallas y vistas. Elaboración de texto y edición.

5.1. Estadísticas de trabajo. qué actividades realiza cada empleado. Tablas de decisiones. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. Socio gramas. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: • • • • • • • Organigramas. 5.2 Revisión de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo. para ello. Esta información puede representarse en . 1. a su vez. Redes para el análisis lógico de problemas. Árboles de decisión. Cuadros de distribución del trabajo.

En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. reorganización y reingeniería. en relación con la ubicación del equipo". puertas.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. divisiones . En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. escaleras. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. Estas técnicas. Este diagrama de recorrido. ventanas.1.forma de fluxograma. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. Es muy importante al obtener el plano. columnas. los muebles y equipo utilizado. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. 5. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos.

5. 1. identificando puestos y número de plazas. alumbrado. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. etc. ductos para alambrado telefónico. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. contactos eléctricos. lavabos. sanitarios.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. entre los datos relevantes están: cantidad. material.permanentes. 1. 5. clase. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. tuberías. Los aspectos que deberá cubrir son: . antigüedad. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. dimensiones. entradas y salidas del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. 5. debe registrarse por unidad orgánica específica. modelo. líneas para redes de equipos de cómputo. comedor.

Desincorporar áreas y/o servicios. tales como: • • • • • • • • • • • • Ampliar o reducir la estructura orgánica. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. Descentralizar funciones o unidades. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. Re direccionar funciones. Fortalecer los canales de distribución. .2. Modificar el objeto de la organización. Implementar nuevos sistemas. Invertir recursos de capital. en lo posible. Diversificar los productos y/o servicios al mercado.5. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Inclusión de nuevas funciones. Reorientar los productos y/o servicios al mercado.1 Organización Proyectar. Variar las cargas de trabajo.

Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Diagramas de distribución de espacio. 5. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características.) . guardarropas.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. Diagramas de programación de computadoras. salas de descanso. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. comedor. etc. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.2.2.2.5. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: • • • • Diagramas de flujo.4 Personal Prever los cambios de número de personal. 5.

2. los datos relativos a los puestos como son: • • • • • • Lista de puestos Número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él Categoría de los puestos Número de puestos por categoría Número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados Número total de puestos contemplado. . este cálculo se repite por cada nivel.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: • Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. 5. sumando las áreas requeridas por todos los puestos.2.5.

tales como archiveros.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: . superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. • Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. tiro de elevadores. como son: los espacios destinados a servicios (portería. superficie neta requerida para despachos colectivos. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. 5. • La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida.• Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. calefacción y transportación dentro del edificio.2.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo superficie neta expuestas anteriormente.). no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. etc. salón de conferencias. Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. • Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. para equipo electrónico. gabinetes para papelería y otros. 5. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. etc. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. superficie requerida para equipo especial y servicio. instalación para equipo de aire acondicionado. libreros. escaleras. corredores. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo..

volumen y secuencia. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. Integrar una oficina funcional y atractiva. se debe tomar en cuenta: • El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular.5. tiene que planearse el arreglo escritorios. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor . Respetar su flujo. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. su naturaleza. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. • • Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. 5.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales.3.3. buscando que se logre: • • • Facilitar el trabajo.

para asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. 5.Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. gabinetes. canceles.En ésta. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. etc. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. Para ello es necesario: • Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. números de identificación para el mobiliario y equipo. sin respetar áreas de circulación. etc... disquetes.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio.Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio.3.. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. modelos. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. • Preparar la distribución final. maquetas.eficiencia su trabajo.) • Configurar los modelos por área. • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. . mostradores.

ruidos excesivos. . así como la ubicación de servicios al personal y al público. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. dentro de ciertos límites. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. Sin embargo. etc. en lo posible. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. 6. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir.• Aprobación. coloración inapropiada. Por lo anterior. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. temperatura inadecuada. al modificar. a una iluminación incorrecta. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa.. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. La productividad se reduce debido.La distribución final. 6. la intensidad luminosa. los efectos negativos provocados por factores ambientales.

especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. escritura. contabilidad). por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. 6. • Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. Esta ha de llegar. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: • No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. . • Por el contrario.Por lo que se refiere a la luz natural. • Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. de ser posible.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. • Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. manual.

dentro de ciertos límites. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. como es el caso de secretariales u otros servicios . A juicio de los especialistas. 6.3 Temperatura Ambiente Los márgenes más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. de este factor. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente.). el exceso o defecto de la temperatura dominante. etc. irritabilidad. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. crema y beige producen sensación de calor.• Los colores con tendencia al ocre claro. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. Mediante el empleo de aparatos de extracción del aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). 6.

las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones.). Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. El volumen del ruido se mide en decibeles.semejantes. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. etc. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. además. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. etc. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. La difusión del ruido se reduce. tales como compresores de aire acondicionado. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. en primer lugar. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: . imprenta. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas.

• Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. ya que la situación del mismo impide su utilización normal.). que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. volumen de documentación. equipo. Revestimientos de yeso o materiales porosos. Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. .• • • • Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado como son: • Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. • Disminución del número total de cajones o compartimientos. 6. etc. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. Dichos elementos. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. • Manejo de conjuntos modulares. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles.

• Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. Para tal efecto. de altura regulable y respaldo basculante. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. . • Los asientos deben ser giratorios. • El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. además de facilitar la flexibilidad de la distribución.

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