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Distribucion Del Espacio en Las Areas de Trabajo

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DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan 2. Aspectos organizacionales 3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios 2. Guías fundamentales 3. Especificaciones por tipo de área 4. Modelos 5. Maquetas 6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual • • • • Análisis de la organización Revisión de los procedimientos Distribución actual del espacio Lista de mobiliario y equipo 2. Previsión de necesidades futuras • • • • • • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformar la superficie neta en superficie bruta 3. Plan básico • • • Ubicación de unidades Asignación de personal y equipo por unidad Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación 2. Color de las áreas 3. Temperatura ambiente 4. Insonorización 5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y

. reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. la realización. 1. las orientaciones para el mejor uso. 2. • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. • Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas.consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales. conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen. OBJETIVOS • Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. de atención a usuarios o clientes. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades. de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. oportunidad y calidad. aprovechamiento.

h) Renovación del mobiliario y equipo. j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos. d) Como respuesta a las propuestas del personal.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. k) Por reformas al marco legal ambiental.3. i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. m) Por disposiciones oficiales en materia económica. e) Incremento del volumen de trabajo. f) Aumento o disminución de personal. . b) Cambios en la estructura de la organización. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.

• • Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. • Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.3. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. . frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. • Naturaleza. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: • Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. volumen. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: • • Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.

la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: . Contemplando la posibilidad de crecimiento. c) Consultores externos. 4. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) Unidades de mejoramiento administrativo.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. 3. b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento.• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. • • Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito.

han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados.• Integración total. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. • Mínima distancia recorrida. 2. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. ventilación. • Circulación. y adaptabilidad al cambio. . equipo. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. formas. materiales y piezas circulen lo menos posible. Distribución que integra y coordina personas. • Flexibilidad. 4. con una buena iluminación. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. Distribución que permita que los objetos. documentos. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre sí. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. 5. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. 8. 6. 4. 7. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. en lo posible. deben colocarse próximas o adyacentes. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. Esto da flexibilidad a los cambios. .3. una línea recta. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.

. entre otros. para. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. 12. por su facilidad de instalación. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. 10.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. ascensores y zonas de recepción. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus servicios. 15. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. deben localizarse cerca de las entradas. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. 11. 13. 14. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. taquigrafía tabulación y duplicación.9. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso.

deben ponerse cerca del personal que los usa. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: • Estar protegidos de distracciones visuales. papelería y suministros. por razones del nivel jerárquico.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. o mobiliario y equipos. 18. 17. 19. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios.Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. 20. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. . 4.16.. b) espacios para los periodos de descanso o espera. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. como lo es el tránsito normal de la oficina.

hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes.. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. como son las conversaciones de la oficina.• Prevenir distracciones causadas por el sonido. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. • Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. • Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. según el caso. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. • Contar con una atmósfera tranquila.El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. • Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. en estos casos es aconsejable: • Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. .

en la medida de lo posible. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. Puertas. • Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. • No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior.Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso.Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: • Los escritorios se orienten. de preferencia. Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. 4. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. • Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. tratar de que no estén uno frente a otro. • Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera.Disposición de mobiliario y equipo. Si el espacio es insuficiente. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera.4 Modelos ... en la pared opuesta a las ventanas.

. es la más adecuada). Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas. materiales. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala.. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización internacional del trabajo recomienda que. 2 cms=1 M. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. . “. papel..Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es.Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. Nombres. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva.Los modelos pueden hacerse de cartón. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”.Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. máquinas y equipos nuevos o viejos.Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos... en todo caso. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. Colores. plástico o madera. Material. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o... maquinaria o mobiliario. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. ligeramente superiores.

Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. para hacer más fácil su identificación. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud es válida tratándose de una semejanza del equipo que representan. Con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. además de que en las maquetas se reflejan a escala la altura. Colores.Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos.. equipo. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. etc. . La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. longitud y aneto de las unidades físicas. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. mobiliario.Modelos magnéticos. 4. Sin embargo. máquinas.No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. que sirve como base.. basta que estén hechos a escala con precisión.Son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero.. siempre y cuando las dimensiones generales sea correctas.

dispositivos. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráficas. archivos...Uso de imanes. . 4. edición o definición de la base por los datos de una computadora.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos. Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. etc. de esta manera. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales.Si se pega el plano a una lámina de metal. pero seguirán firmemente adheridos al plan. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. se moverán con toda facilidad. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos.Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. Hilos. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: • Conceptos fundamentales.

Manejo de pantallas y vistas. Instrumentos de dibujo y edición. 5.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. Bloques y mistilíneas. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). Utilerías básicas. Importación y exportación.• • • • • • • • • • Requerimientos de hardware. Elaboración de texto y edición. . Acotamiento e impresión del dibujo. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 5. Definición general del ambiente de trabajo.

1.5. a su vez. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: • • • • • • • Organigramas. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. qué actividades realiza cada empleado. Tablas de decisiones. Esta información puede representarse en . Estadísticas de trabajo. Cuadros de distribución del trabajo. 1. Árboles de decisión. Redes para el análisis lógico de problemas. Socio gramas.2 Revisión de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo. 5. para ello. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas.

Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. Este diagrama de recorrido. Es muy importante al obtener el plano. divisiones . y una base para comparar la distribución actual con la nueva. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes.1.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. columnas. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. 5. los muebles y equipo utilizado. ventanas. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. reorganización y reingeniería. puertas. en relación con la ubicación del equipo".forma de fluxograma. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. Estas técnicas. escaleras. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo.

material. líneas para redes de equipos de cómputo. Los aspectos que deberá cubrir son: . debe registrarse por unidad orgánica específica. entradas y salidas del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. dimensiones. identificando puestos y número de plazas. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. modelo. antigüedad. tuberías.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. 1. entre los datos relevantes están: cantidad.permanentes. 5. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. comedor. 1. etc. ductos para alambrado telefónico. contactos eléctricos. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. sanitarios. 5. clase. lavabos. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. alumbrado. 5.

Fortalecer los canales de distribución. Descentralizar funciones o unidades. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Inclusión de nuevas funciones. Modificar el objeto de la organización.2. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. Implementar nuevos sistemas.1 Organización Proyectar. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. Invertir recursos de capital. tales como: • • • • • • • • • • • • Ampliar o reducir la estructura orgánica.5. Desincorporar áreas y/o servicios. . Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. Re direccionar funciones. Variar las cargas de trabajo. en lo posible.

pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados.2. Diagramas de distribución de espacio.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. guardarropas. salas de descanso. 5. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio. 5.) . toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. Diagramas de programación de computadoras.5.4 Personal Prever los cambios de número de personal. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios. etc.2. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: • • • • Diagramas de flujo. comedor.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo.2. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: • Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. los datos relativos a los puestos como son: • • • • • • Lista de puestos Número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él Categoría de los puestos Número de puestos por categoría Número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados Número total de puestos contemplado. .5. sumando las áreas requeridas por todos los puestos.2. 5.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad.2. este cálculo se repite por cada nivel.

superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. escaleras.2. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. instalación para equipo de aire acondicionado. Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. calefacción y transportación dentro del edificio. para equipo electrónico.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo superficie neta expuestas anteriormente. etc. libreros. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. • La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: . • Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. como son: los espacios destinados a servicios (portería. 5. salón de conferencias. superficie requerida para equipo especial y servicio.. tales como archiveros. superficie neta requerida para despachos colectivos. etc. corredores. gabinetes para papelería y otros.). • Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. tiro de elevadores. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. 5.• Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

se debe tomar en cuenta: • El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. • • Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad.5. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor . buscando que se logre: • • • Facilitar el trabajo. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.3. Integrar una oficina funcional y atractiva. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. volumen y secuencia.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. 5.3. Respetar su flujo. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. tiene que planearse el arreglo escritorios.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. su naturaleza.

Para ello es necesario: • Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. números de identificación para el mobiliario y equipo.En ésta. canceles. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. 5. gabinetes..3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. etc. modelos. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. . El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria.) • Configurar los modelos por área. disquetes. • Preparar la distribución final. maquetas. mostradores.Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. etc. • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores.Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. sin respetar áreas de circulación.eficiencia su trabajo. para asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización.3.. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física.. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental.

ruidos excesivos. Sin embargo. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. dentro de ciertos límites. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. La productividad se reduce debido. así como la ubicación de servicios al personal y al público.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. . Por lo anterior. tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. al modificar. la intensidad luminosa. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. temperatura inadecuada. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir.La distribución final. los efectos negativos provocados por factores ambientales. 6. coloración inapropiada. en lo posible. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. 6. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto.• Aprobación. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. a una iluminación incorrecta. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. etc.

se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. . La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. • Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. • Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. Esta ha de llegar.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: • No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. escritura. • Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. 6. manual. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. • Por el contrario. contabilidad). por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.Por lo que se refiere a la luz natural. de ser posible.

el exceso o defecto de la temperatura dominante. dentro de ciertos límites.3 Temperatura Ambiente Los márgenes más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. de este factor.• Los colores con tendencia al ocre claro. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control.). 6. crema y beige producen sensación de calor. 6. etc. A juicio de los especialistas. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. irritabilidad. Mediante el empleo de aparatos de extracción del aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). como es el caso de secretariales u otros servicios . agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas.

los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. en primer lugar.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. además. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles.semejantes. los topos y tacos de goma en las patas de muebles.). tales como compresores de aire acondicionado. etc. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: . etc. imprenta. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. La difusión del ruido se reduce. El volumen del ruido se mide en decibeles. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse.

• Disminución del número total de cajones o compartimientos. 6. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. etc. Dichos elementos. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. • Manejo de conjuntos modulares. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones.• • • • Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. • Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. ya que la situación del mismo impide su utilización normal. Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. . Revestimientos de yeso o materiales porosos.).5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado como son: • Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. equipo. Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. volumen de documentación.

• Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. . de altura regulable y respaldo basculante. Para tal efecto. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. • El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. • Los asientos deben ser giratorios. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario.

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