DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

1. CONCEPTO

2. OBJETIVOS

3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Factores que lo originan 2. Aspectos organizacionales 3. Responsabilidad de su ejecución

4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Principios 2. Guías fundamentales 3. Especificaciones por tipo de área 4. Modelos 5. Maquetas 6. Diseño asistido por computadora

5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO

1. Diagnóstico de la situación actual • • • • Análisis de la organización Revisión de los procedimientos Distribución actual del espacio Lista de mobiliario y equipo 2. Previsión de necesidades futuras • • • • • • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformar la superficie neta en superficie bruta 3. Plan básico • • • Ubicación de unidades Asignación de personal y equipo por unidad Métodos para preparar el plan de distribución

6. AMBIENTE FISICO

1. Iluminación 2. Color de las áreas 3. Temperatura ambiente 4. Insonorización 5. Mobiliario de trabajo

INTRODUCCIÓN

En la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto importante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad.

Este documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y

permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. las orientaciones para el mejor uso. de sus componentes materiales y la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. aprovechamiento. de atención a usuarios o clientes. • Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas. conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen. • Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. 2.consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales. oportunidad y calidad. y la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo. la realización. . OBJETIVOS • Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. 1.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. k) Por reformas al marco legal ambiental. l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. h) Renovación del mobiliario y equipo. b) Cambios en la estructura de la organización. e) Incremento del volumen de trabajo.3. j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos. m) Por disposiciones oficiales en materia económica. g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. d) Como respuesta a las propuestas del personal. c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. . i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realizan cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. f) Aumento o disminución de personal.

• Naturaleza. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. • Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. volumen. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. • • Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. . para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: • • Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos: • Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad.3.

• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) Unidades de mejoramiento administrativo. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. 3.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. Contemplando la posibilidad de crecimiento. c) Consultores externos. la disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: . • • Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. d) Grupo de trabajo integrado con ese propósito. 4. b) Áreas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento.

Distribución que permita que los objetos. Distribución que integra y coordina personas. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. • Mínima distancia recorrida. Distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. 2. y adaptabilidad al cambio. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. equipo. con una buena iluminación.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. . 4. ventilación. formas. documentos. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. ruido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. • Flexibilidad.• Integración total. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. materiales y piezas circulen lo menos posible. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. • Circulación. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad.

en lo posible. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. 6. . 7.3. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre sí. deben colocarse próximas o adyacentes. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. 5. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. 4. 8. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. una línea recta. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. Esto da flexibilidad a los cambios.

Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. por su facilidad de instalación. 15. 10. 12. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus servicios. ascensores y zonas de recepción. deben localizarse cerca de las entradas. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. taquigrafía tabulación y duplicación.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. entre otros. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. . 11. 13. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. para. 14. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones.9. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso.

16. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. 20. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. 17. papelería y suministros. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. . Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. o mobiliario y equipos.Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. 19. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. b) espacios para los periodos de descanso o espera. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. como lo es el tránsito normal de la oficina. por razones del nivel jerárquico. deben ponerse cerca del personal que los usa. 4. 18.. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: • Estar protegidos de distracciones visuales.

como son las conversaciones de la oficina. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. • Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. • Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. en estos casos es aconsejable: • Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. . propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos..El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. según el caso. • Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario.• Prevenir distracciones causadas por el sonido. • Contar con una atmósfera tranquila.

en la medida de lo posible. • No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas.4 Modelos .Disposición de mobiliario y equipo.Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. hacia el centro de locales y no hacia las paredes.. de preferencia. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. Si el espacio es insuficiente. 4. • Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción.. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. • Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. • Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo.Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: • Los escritorios se orienten. Puertas. tratar de que no estén uno frente a otro. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. en la pared opuesta a las ventanas.

pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”.. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. “. plástico o madera.. máquinas y equipos nuevos o viejos. materiales.Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles.. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento.. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. en todo caso. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos.Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos.. Material.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo escasas.Los modelos pueden hacerse de cartón. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. ligeramente superiores..Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. 2 cms=1 M. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. Nombres. Colores. . papel. maquinaria o mobiliario.. es la más adecuada).Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización internacional del trabajo recomienda que.

pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.Modelos magnéticos. son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. mobiliario.Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. basta que estén hechos a escala con precisión. para hacer más fácil su identificación. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. 4. longitud y aneto de las unidades físicas.. siempre y cuando las dimensiones generales sea correctas. además de que en las maquetas se reflejan a escala la altura. Sin embargo. Colores. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. Con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. que sirve como base. ..Son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. equipo.No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. máquinas.. La misma advertencia que se hizo para las plantillas sobre su exactitud es válida tratándose de una semejanza del equipo que representan. etc.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración.

Si se pega el plano a una lámina de metal. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráficas. de esta manera. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. dispositivos. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador.. Hilos. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos externos. archivos. . Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. edición o definición de la base por los datos de una computadora.Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: • Conceptos fundamentales. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. pero seguirán firmemente adheridos al plan.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. 4. se moverán con toda facilidad. etc.. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared.Uso de imanes.

Importación y exportación. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Instrumentos de dibujo y edición. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 5. Bloques y mistilíneas. Utilerías básicas. 5. elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Acotamiento e impresión del dibujo. Manejo de pantallas y vistas.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. Elaboración de texto y edición. . Definición general del ambiente de trabajo.• • • • • • • • • • Requerimientos de hardware. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión).

Esta información puede representarse en . 1. Socio gramas. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. Cuadros de distribución del trabajo.5. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y.2 Revisión de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo. Estadísticas de trabajo. 5. Tablas de decisiones. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. Árboles de decisión. a su vez.1. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: • • • • • • • Organigramas. para ello. Redes para el análisis lógico de problemas. qué actividades realiza cada empleado.

ventanas. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. reorganización y reingeniería.forma de fluxograma. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. 5. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. columnas.1. escaleras. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. Es muy importante al obtener el plano. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. divisiones . visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. los muebles y equipo utilizado. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. Estas técnicas. Este diagrama de recorrido. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. puertas. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. en relación con la ubicación del equipo". lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle).

tuberías. contactos eléctricos.permanentes. comedor. debe registrarse por unidad orgánica específica. clase. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. entradas y salidas del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. sanitarios. alumbrado. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. ductos para alambrado telefónico. 1. Los aspectos que deberá cubrir son: . 5.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. antigüedad. 5. identificando puestos y número de plazas. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. modelo. entre los datos relevantes están: cantidad. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. material. lavabos. etc. 1. dimensiones. 5. líneas para redes de equipos de cómputo.

Variar las cargas de trabajo. Reorientar los productos y/o servicios al mercado.5. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. .1 Organización Proyectar. Modificar el objeto de la organización. Diversificar los productos y/o servicios al mercado.2. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. Invertir recursos de capital. Desincorporar áreas y/o servicios. Descentralizar funciones o unidades. Fortalecer los canales de distribución. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. Inclusión de nuevas funciones. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Re direccionar funciones. en lo posible. tales como: • • • • • • • • • • • • Ampliar o reducir la estructura orgánica. Implementar nuevos sistemas.

salas de descanso. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.2. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características.5. comedor. Diagramas de programación de computadoras.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.4 Personal Prever los cambios de número de personal. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones.) . guardarropas.2. Diagramas de distribución de espacio. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. 5. etc. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: • • • • Diagramas de flujo.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo.2. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. 5.

6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. este cálculo se repite por cada nivel.2. los datos relativos a los puestos como son: • • • • • • Lista de puestos Número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él Categoría de los puestos Número de puestos por categoría Número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados Número total de puestos contemplado. 5. sumando las áreas requeridas por todos los puestos.2. . La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: • Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.5.

gabinetes para papelería y otros. superficie requerida para equipo especial y servicio. como son: los espacios destinados a servicios (portería. libreros. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo superficie neta expuestas anteriormente. etc. salón de conferencias. 5. escaleras. calefacción y transportación dentro del edificio. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. etc. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: . A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. instalación para equipo de aire acondicionado. para equipo electrónico. superficie neta requerida para despachos colectivos. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. corredores. • Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. tales como archiveros. tiro de elevadores.).• Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo.2. • Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. • La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. 5. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras..

buscando que se logre: • • • Facilitar el trabajo. se debe tomar en cuenta: • El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. Integrar una oficina funcional y atractiva. Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.3. tiene que planearse el arreglo escritorios. 5.5.3. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor . • • Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. volumen y secuencia. Respetar su flujo. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. su naturaleza.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular.

disquetes. Para ello es necesario: • Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. mostradores.Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo.En ésta. modelos. etc. canceles. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. gabinetes. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. sin respetar áreas de circulación. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación.. números de identificación para el mobiliario y equipo. maquetas. etc. 5. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. • Preparar la distribución final. para asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización..) • Configurar los modelos por área. . el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto.3..eficiencia su trabajo.

6. dentro de ciertos límites. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. 6. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. Sin embargo. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes.La distribución final. al modificar. los efectos negativos provocados por factores ambientales. etc. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. coloración inapropiada. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. en lo posible. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa.. La productividad se reduce debido.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. . debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. así como la ubicación de servicios al personal y al público. ruidos excesivos. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. a una iluminación incorrecta. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. Por lo anterior. tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. temperatura inadecuada.• Aprobación. la intensidad luminosa. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo.

La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. • Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. escritura. • Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. de ser posible.Por lo que se refiere a la luz natural. • Por el contrario. . por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: • No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. Esta ha de llegar. • Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. manual. contabilidad). por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. 6.

el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora.). irritabilidad.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. etc. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. Mediante el empleo de aparatos de extracción del aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. el exceso o defecto de la temperatura dominante. 6. crema y beige producen sensación de calor. A juicio de los especialistas.• Los colores con tendencia al ocre claro. dentro de ciertos límites. como es el caso de secretariales u otros servicios . agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas.3 Temperatura Ambiente Los márgenes más recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. 6. de este factor.

semejantes. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. etc. imprenta. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en él se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: . Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. en primer lugar. corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. etc. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. tales como compresores de aire acondicionado. El volumen del ruido se mide en decibeles.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo.). cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. La difusión del ruido se reduce. además. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas.

• • • • Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. • Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. 6.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado como son: • Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. volumen de documentación. • Disminución del número total de cajones o compartimientos. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. Revestimientos de yeso o materiales porosos. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. ya que la situación del mismo impide su utilización normal.). que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. • Manejo de conjuntos modulares. Dichos elementos. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. etc. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. equipo. .

• El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización.• Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. Para tal efecto. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. • Los asientos deben ser giratorios. de altura regulable y respaldo basculante. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. .