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VERIFICACION FACTURAS

VERIFICACION FACTURAS

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verificacion de facturas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Título Organización Área
Archivo: FI07- Verificación de Factura Logística Responsable:

Actualización de Cuentas de Mayor Finanzas – Cuentas por Pagar
Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 1/56

CONTENIDO
INGRESO AL SISTEMA......................................................................................3 INGRESO DE FACTURA.....................................................................................4 VISUALIZACIÓN DE LA FACTURA GRABADA EN MIRO, AL MOMENTO DE INGRESARLA Y CONTABILIZARLA ...................................................................23 VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDA...................................25 VISUALIZACIÓN/MODIFICACIÓN PARTIDAS ......................................................33 CONTABILIZACION DE FACTURA GRABADA PRELIMINARMENTE EN COMPRAS.... .41 ANULACION DE REGISTRO DE FACTURA...........................................................45

ILUSTRACIONES

ILUSTRACIÓN 1. RUTA ACCESO DE INGRESO DE FACTURA...................................5 ILUSTRACIÓN 2. TABLA DE SOCIEDADES...........................................................5 ILUSTRACIÓN 3. DEFINIR LA SOCIEDAD.............................................................6 ILUSTRACIÓN 4. FACTURA ..............................................................................7 ILUSTRACIÓN 5. BÚSQUEDA POR PARÁMETROS PARA REALIZAR VERIFICACIÓN DE FACTURA......................................................................................................10 ILUSTRACIÓN 6. REPORTE CON LOS DOCUMENTOS DE PEDIDO DE COMPRA........11 ILUSTRACIÓN 7. INFORMACIÓN DETALLADA DEL PEDIDO..................................12 ILUSTRACIÓN 8. DATOS COMPLETOS DE LA FACTURA.......................................13 ILUSTRACIÓN 9. INFORMACIÓN GENERAL DE PROVEEDOR................................13 ILUSTRACIÓN 10. FACTURA. DATOS BÁSICOS..................................................15 ILUSTRACIÓN 11. FACTURA. PAGO..................................................................15 ILUSTRACIÓN 12. FACTURA. DETALLE.............................................................17 ILUSTRACIÓN 13. FACTURA. IMPUESTOS........................................................18 ILUSTRACIÓN 14. FACTURA. RETENCIÓN.........................................................19 ILUSTRACIÓN 15. FACTURA. CONTACTOS........................................................19 ILUSTRACIÓN 16. FACTURA. NOTA..................................................................20 ILUSTRACIÓN 17. ERROR...............................................................................20 ILUSTRACIÓN 18. REPORTE DE ERROR............................................................21 ILUSTRACIÓN 19. DESCRIPCIÓN DEL ERROR....................................................21 ILUSTRACIÓN 20. SIMULACIÓN DE CONTABILIZACIÓN.......................................22 ILUSTRACIÓN 21. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIÓN DE FACTURA.................23

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Título Organización Área
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ILUSTRACIÓN 22. BÚSQUEDA DEL DOCUMENTO DE FACTURA............................24 ILUSTRACIÓN 23. VISUALIZAR DOCUMENTO DE FACTURA.................................24 ILUSTRACIÓN 24. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIÓN DE PÓLIZA CONTABLE. . .25 ILUSTRACIÓN 25. DEFINIR EL NÚMERO DE DOCUMENTO...................................26 ILUSTRACIÓN 26. BUSCADOR. LISTA DE DOCUMENTOS....................................27 ILUSTRACIÓN 27. LISTA DE DOCUMENTOS.......................................................28 ILUSTRACIÓN 28. BÚSQUEDA DE NÚMERO DE DOCUMENTO..............................29 ILUSTRACIÓN 29. SELECCIÓN DE LISTA DE DOCUMENTOS.................................30 ILUSTRACIÓN 30. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE ENTRADA......................31 ILUSTRACIÓN 31. VISUALIZAR DOCUMENTOS: DATOS FISCALES........................32 ILUSTRACIÓN 32. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE LIBRO DE MAYO.............32 ILUSTRACIÓN 33. RUTA DE ACCESO VISUALIZAR/MODIFICAR PARTIDAS............33 ILUSTRACIÓN 34. BÚSQUEDA DE PARTIDAS INDIVIDUALES DE ACREEDORES......34 ILUSTRACIÓN 35. LISTA DE PARTIDAS INDIVIDUALES.......................................35 ILUSTRACIÓN 36. PARTIDAS INDIVIDUALES PENDIENTES DE PAGO DE PROVEEDORES..............................................................................................36 ILUSTRACIÓN 37. PARTIDAS INDIVIDUALES PAGADAS DE PROVEEDORES...........37 ILUSTRACIÓN 38. SELECCIÓN DE PARTIDA CONTABLE.......................................38 ILUSTRACIÓN 39. VISUALIZAR DOCUMENTO ...................................................39 ILUSTRACIÓN 40. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE ENTRADA......................40 ILUSTRACIÓN 41. RUTA DE ACCESO CONTABILIZACIÓN FACTURA GRABADA PRELIMINAR EN COMPRAS.............................................................................41 ILUSTRACIÓN 42. REGISTRO PRELIMINAR DE FACTURA RECIBIDA......................42 ILUSTRACIÓN 43. SELECCIONAR DOCUMENTO FACTURA...................................42 ILUSTRACIÓN 44. INFORMACIÓN DE LA FACTURA REGISTRADA DE FORMA PRELIMINAR.................................................................................................43 ILUSTRACIÓN 45. MODIFICAR DOCUMENTO FACTURA REGISTRADA DE FORMA PRELIMINAR.................................................................................................44 ILUSTRACIÓN 46. RUTA DE ACCESO PARA ANULAR REGISTRO DE FACTURA........45 ILUSTRACIÓN 47. BÚSQUEDA DE DOCUMENTO FACTURA..................................46 ILUSTRACIÓN 48. RUTA DE ACCESO PARA VISUALIZAR LISTA DE DOCUMENTOS FACTURAS....................................................................................................47 ILUSTRACIÓN 49. BÚSQUEDA DE LISTA DE DOCUMENTOS FACTURA..................48 ILUSTRACIÓN 50. VISUALIZAR LISTA DE DOCUMENTOS FACTURA......................49 ILUSTRACIÓN 51. ANULAR DOCUMENTO DE FACTURA.......................................49 ILUSTRACIÓN 52. VISUALIZACIÓN DOCUMENTO FACTURA.................................50

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ILUSTRACIÓN 53. CONTABILIZAR....................................................................51 ILUSTRACIÓN 54. RUTA DE ACCESO PARA COMPENSAR DOCUMENTOS...............52 ILUSTRACIÓN 55. DEFINIR DATOS DE CUENTA A COMPENSAR...........................53 ILUSTRACIÓN 56. COMPENSAR CUENTA MAYOR PROCESAR PARTIDAS ABIERTAS 54 ILUSTRACIÓN 57. DOCUMENTOS A COMPENSAR ORDENADOS EN FORMA DESCENDENTE..............................................................................................55 ILUSTRACIÓN 58. DOCUMENTOS COMPENSADOS.............................................56

Ingreso al sistema

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Ingreso de Factura
Descripción del Proceso de Negocio Este es un proceso alternativo para registrar facturas que no han sido procesadas a través del Departamento de Compras y que en algunos casos, son pagos de carácter urgente, lo que hace necesario ingresar la información de forma manual al sistema.

Procedimiento
El encargado de ingresar la información al sistema, recibe el expediente original, que cumple con todos los requisitos que la ley exige, revisa, analiza el expediente e ingresa la información al sistema. Prerrequisito: Expediente original con la documentación de soporte siguiente: 1. Solicitud de pedido de la unidad ejecutora. 2. Pedido (orden de compra). Revisado por Auditoría Interna. 3. Factura (razonada). 4. Otros documentos que respalden la compra.

Ruta de Acceso
Vía Menú Menú SAP  Logística Gestión de Materiales Verificación de

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Vía Código de Transacción

facturas logística  Entrada de documentos  Añadir factura recibida MIRO

Ilustración 1. Ruta Acceso de Ingreso de Factura

Luego, seleccionar la sociedad Sociedad 0101 F001 F002 F003 Denominación Municipalidad de Guatemala FAPU FIDEMUNI MARNREC

Ilustración 2. Tabla de Sociedades

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Ilustración 3. Definir la sociedad Nota: Cambio de Sociedad Para cambiar de Sociedad necesitamos seguir el siguiente proceso: 1. Dentro de la barra de Herramientas, seleccionar el campo TRATAR, dando un click sobre el campo. 2. Luego, seleccionar CAMBIAR SOCIEDAD. Presionar ícono de Ejecutar o tecla Enter.

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Ilustración 4. Factura Ingresar la siguiente información: Nombre del Campos Fecha factura. Referencia. Descripción Fecha real de la factura. Formato: día/mes/año Identifica la serie y el número de la factura. Es la fecha de contabilización de la factura, el sistema la asigna automáticamente Es el valor de la factura. Indica la clave de moneda del país. Indica que la factura se encuentra sujeta a retención. Indica el tipo de retención. Acción Ingresar la fecha de la factura con el expediente original. Ingresar el número de factura, incluyendo la serie. Ejemplo: SR-A 45682. Ninguna, el sistema la asigna automáticamente. Ingresar el valor de la factura. Link seleccionador, click en la moneda GTQ que es Quetzal. Marcar con un check el campo calc. Impuesto, si este fuera el caso. Click en la flecha y seleccionar la clase de retención (Si en el campo anterior se marco Calc.

Fecha Contab.

Importe. Clave de Moneda. Calc. Impuestos.

Campo clase de Impuesto.

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Impuestos, seleccionar el tipo de retención, caso contrario, dejar en blanco. Importe del Impuesto. Texto. Sociedad. No. Lote. En este campo no se ingresa información. Indica el concepto del gasto. Indica el nombre de la sociedad. No aplica. Campo bloqueado. Ingresar la descripción del objeto del gasto. Ninguna, el sistema lo muestra automáticamente Campo bloqueado.

CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, CLICK EN EL BOTÓN CONTINUAR El sistema muestra la siguiente ventana:

.

Ingresar la siguiente información: Nombre del Campos Pedido / Plan entregas. Descripción Refiere la clase de documento. Acción Seleccionar el documento que corresponde a la factura, en este caso el Pedido/Plan entregas. Ingresar el Número de documento, en este caso número de pedido de compra y presionar la tecla ENTER.

Campo siguiente Pedido/Plan Entregas

Identifica el Número del documento seleccionado

Definir el número de pedido de compras Si se conoce el nombre del proveedor pero no el Número de Pedido de Compras, seguir los siguientes pasos: En el campo donde se coloca el No. De Pedido: • • Botón Seleccionador, elegir el proveedor El sistema despliega la siguiente pantalla

Ingresar el número de pedido -8-

Seleccionar la opción de pedido

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Si no se conoce el nombre del proveedor ni el No. de pedido, seguir los siguientes pasos: • En el campo Proveedor, ingresar del No. 0 al 99999999

Botón seleccionador al ícono ejecutar

y se selecciona el documento que aparece con valor

Presionar la tecla Enter Verificación de factura

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Digitar nombre Seleccionar al proveedor

Ilustración 5. Búsqueda por parámetros para realizar verificación de factura

Ingresar la siguiente información en los siguientes campos: Nombre del Campos Emisor Descripción Es la empresa que emite la Acción Buscar por el nombre en el

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factura. Se utiliza en casos que exista un emisor diferente al Proveedor, de lo contrario, solo llenar el campo proveedor. Proveedor Refiere el nombre del proveedor. Es decir la empresa que provee el producto o servicio.

botón seleccionador.

Botón Seleccionador, el sistema despliega el listado de proveedores; elegir el proveedor. Click en el botón ejecutar

Reporte con los pedidos de compra

Ilustración 6. Reporte con los documentos de pedido de compra El en reporte, marcar con un check en el cuadro de Documento (Doc). para el pedido que se desea seleccionar. Click en el Botón tomar: El sistema colocar el número de Pedido

Después de presionar la tecla Enter, si los datos están correctos, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Ilustración 7. Información detallada del pedido En esta pantalla el sistema automáticamente carga la información detallada del pedido. Sin embargo, es indispensable verificar que la información del campo Indicador de Impuestos (Ind. Impuestos) coincida con el tipo de impuesto que se seleccionó anteriormente. Nombre del Campos Ind. impuestos Descripción Refiere la clase de impuesto. Acción Seleccionar la clase impuesto que corresponda. de

CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, CLICK EN EL BOTÓN CONTIUAR

Datos completos de la Factura

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Ilustración 8. Datos completos de la Factura Pantalla adicional

Ilustración 9. Información general de proveedor La descripción de los íconos que se visualizan en la pantalla anterior son los siguientes: Ícono Descripción

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Visualiza toda la información relacionada con el proveedor. Se puede realizar una llamada al proveedor desde este punto. Se puede enviar un Correo al proveedor desde este punto. Número de fax. Lista partida individual. Muestra toda la información por columnas de la factura.

En esta pantalla, se puede explorar las siguientes pestañas que son útiles en el manejo de información de la factura

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Con el propósito de dar una explicación más detallada para cada una de las pestañas, se han asignado un número correlativo a cada uno.

1. Datos básicos (Dat.basic)

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Muestra los datos básicos que se ingresaron al añadir la factura recibida

Ilustración 10. Factura. Datos Básicos 2. Pago Esta pantalla muestra la información relacionada con el pago. Ejemplo: la fecha de pago que vence el documento.

Ilustración 11. Factura. Pago Definiciones de campos de la pestaña pago:

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Nombre del Campos Fecha base.

Descripción Fecha automática y corresponde al día que se ingresó la información. Corresponde la condición de pago que puede ser a 30 a 60 días, etc. Fecha para cuando vence el pago. Indica por que medio se va a efectuar el pago.

Acción Ninguna, es automática.

Cond. Pago.

Ninguna, esta información fue grabada cuando se creó el documento. Ninguna. El sistema la coloca de acuerdo a la condición que se definió en el campo anterior. Seleccionar el medio de pago

Vence el.

Vía de Pago.

Bloqueo de Pago.

Muestra diversas opciones, pero la que se utiliza es la de bloqueo de pago. Es cuando existe una nota de crédito por parte del proveedor. El documento es el generado por SAP.

Seleccionar la opción: • Bloqueo de pago

Ref. Fact.

Ingresar y seleccionar Abono por la Nota de Crédito (NC) que extendió el proveedor. Seleccionar el banco, medio de pago.

Banco Propio

Indica el banco por medio del cual se va a efectuar el pago al proveedor.

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3. Detalle

Ilustración 12. Factura. Detalle Definiciones de campos: Nombre del Campos CstindAndNoPl. Moneda. Tipo de Cambio Clase doc. Descripción No aplica. Clave de la Moneda que se utiliza. Es el tipo de cambio en relación al Dólar. Identifica la documento clase de Ninguna. Ninguna, es automático. Ninguna lo asigna el sistema. Seleccionar el documento: Acción

Emisor Fact.

Identifica al proveedor que emite la factura

Seleccionar el Proveedor: automáticamente

Lo

asigna

Asignación Libro Mayor

El número del Acreedor Identifica la cuenta contable donde se registra la factura

Se genera automáticamente. Campo generado en automático. Permite modificar y seleccionar una diferente cuenta

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contable.

Niv. Tesor.

Identifica el recurso de donde se va a pagar la factura. Se refiere a los días en que está previsto el pago

Campo generado en automático al presionar la tecla Enter o podemos modificarlo con el botón seleccionador. Ninguna. Campo generado en automático al presionar la tecla Enter o podemos modificarlo con el botón seleccionador. El sistema lo toma cuando se ingresó la condición de pago, ya sea inmediato, a 15, 30, etc. Días.

Días Prev.

4. Impuestos

Ilustración 13. Factura. Impuestos Nombre del Campos Dat. Fiscal Propuesta neto Borrar Línea Descripción Muestra el régimen grabado cuando se registró la factura. Calcula el impuesto neto Borra el cálculo del impuesto Acción Ninguna. El sistema la trae cuando se grabó Añadir factura Ninguna. Es automático Seleccionar el reglón del impuesto a borrar, luego presionar Click en el botón borrar línea.

5. Retención Ingresar los datos en cada columna, esto es cuando el proveedor está sujeto a retención.

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Ilustración 14. Factura. Retención

6. Contactos Identifica las personas involucradas de bienes y servicios de esa transacción.

Ilustración 15. Factura. Contactos

7. Nota Colocar los comentarios adicionales acerca de este proceso.

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Ilustración 16. Factura. Nota

Después de haber explorado las pestañas, seguir con el proceso normal. CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, PRESIONE LA TECLA ENTER. Si la pantalla muestra en rojo el botón de mensaje, es por que existe error

Ilustración 17. Error

Click en este botón mensajes y el sistema despliega el error en la siguiente pantalla:

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Ilustración 18. Reporte de Error Cuando se quiere visualizar el error, click y el sistema despliega la siguiente pantalla:

Ilustración 19. Descripción del error Se corrigen los errores que muestra el mensaje y se procede con el procedimiento normal: Es importante que el saldo se encuentre en cero (Saldado) de la siguiente manera:

Luego, el paso siguiente es:

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Click en el botón simular

. Que es para efectuar un ensayo de la contabilización

El sistema despliega la siguiente pantalla:

Ilustración 20. Simulación de contabilización Si ya no hay mensaje de error, proceder a contabilizar en el botón Contabilizar: Presionando el botón .

Si todo está correcto el sistema despliega una pantalla, y en la parte inferior izquierda aparece el mensaje que ya está contabilizado el documento. Ejemplo:

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VISUALIZACIÓN DE LA FACTURA GRABADA EN MIRO, AL MOMENTO DE INGRESARLA Y CONTABILIZARLA
Descripción del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar la información detallada del proceso sobre la factura ingresada desde el área de logística (compras).

Ruta de Acceso
Vía Menú Menú SAP  Logística Gestión de Materiales Verificación de facturas logística  Continuar Proceso  MIR4- Visualizar documento de factura MIR4

Vía Código de Transacción

Ilustración 21. Ruta de Acceso de Visualización de Factura

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Presiona doble click o la tecla Enter

Ilustración 22. Búsqueda del Documento de Factura Nombre del Campo No. Documento factura. Descripción Refiere el número de documento que asigna el sistema. Periodo del ejercicio. Ninguna. Acción

Ejercicio. Click al botón

Ninguna.

El sistema despliega la de la factura en la siguiente pantalla:

Ilustración 23. Visualizar documento de Factura

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VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDA
Descripción del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar la información del documento contable o póliza generada por la factura ingresada.

Ruta de Acceso
Vía Menú Menú SAP  Finanzas Gestión Financiera  Acreedores  Documento  Visualizar FB03

Vía Código de Transacción

Ilustración 24. Ruta de Acceso de Visualización de Póliza contable

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Presiona doble click o la tecla Enter

No. DOCUMENTO

Ilustración 25. Definir el número de documento Nombre del Campo No. Documento Sociedad Ejercicio Descripción Número que proporciona el sistema Indica la sociedad de la Municipalidad de Guatemala Se refiera al período en que se está trabajando. Acción No se cuenta con datos, seguir con el proceso indicado después de esta tabla. Botón seleccionador, sociedad Municipalidad de Guatemala Botón seleccionador, ingresar el período.

Proceso de búsqueda de documento • • En el No. de documento, click en el botón lista de documentos El sistema despliega la siguiente pantalla

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 27/56

Ilustración 26. Buscador. Lista de documentos  Click al botón delimitaciones Especiales: Shift F4, que no hay información, presionar la tecla Enter. El sistema despliega la siguiente pantalla: si aparece mensaje

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 28/56

Ilustración 27. Lista de documentos  En la parte de cabecera de documento, doble click en clave de referencia.

Aparece la información que se ubica, abajo de la cabecera de documento.

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 29/56

No. DOCUMENTO: *

Ilustración 28. Búsqueda de número de documento

En el campo No. de documento, Colocar un (*), ejecutar

Aparece las partidas en la lista siguiente:

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 30/56

Ilustración 29. Selección de Lista de documentos De la lista anterior se ordena por fecha y se selecciona el documento, aparece la pantalla:

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 31/56

Ilustración 30. Visualizar documento: Vista de entrada En esta pantalla se puede visualizar el No. de documento que asigna el sistema. En esta pantalla se visualizar la operación contable que generó la grabación de la factura. En la barra de menú, se puede visualizar los impuestos, si el documento los tiene asignados.

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 32/56

Ilustración 31. Visualizar documentos: Datos fiscales En la barra de menú, visualizar Libro Mayor:

Ilustración 32. Visualizar documento: Vista de libro de mayo

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 33/56

VISUALIZACIÓN/MODIFICACIÓN PARTIDAS
Descripción del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar/modificar la información de referencia generada por la factura ingresada.

Ruta de Acceso
Vía Menú Vía Código de Transacción Menú SAP  Finanzas Gestión Financiera  Acreedores  Cuenta  Visualizar/modificar partidas FBL1N

Ilustración 33. Ruta de Acceso Visualizar/Modificar partidas

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 34/56

Presiona doble click o la tecla Enter

(a) (b)

(c)

Ilustración 34. Búsqueda de partidas individuales de acreedores Nombre del Campo Cuenta de acreedor Sociedad Descripción Botón seleccionador, escoger el proveedor. Botón seleccionador, escoger la sociedad. Seleccionar Botón Ejecutar

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 35/56

El sistema muestra las partidas siguientes en la pantalla:

Ilustración 35. Lista de Partidas Individuales VISUALIZACION POR PARTIDAS: (VER PANTALLA: LISTA PI DE ACREEDORES - STATUS) PARTIDAS ABIERTAS: Son las pendientes de pago en casos de proveedores, se muestran con el estatus de color rojo. • • abiertas. • Son las operaciones de facturas que no se han pagado. Click en el círculo que aparece antes del nombre de partidas

Click en el botón ejecutar

.

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 36/56

Ilustración 36. Partidas Individuales pendientes de pago de Proveedores PARTIDAS COMPENSADAS. Son las pagadas de proveedores, se muestran con el estatus de color verde. • • • Son las operaciones de facturas que se han pagado por abono. Clic en el círculo que aparece antes del nombre de partidas Compensada Click en el botón ejecutar

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 37/56

Ilustración 37. Partidas individuales pagadas de Proveedores TODAS LAS PARTIDAS • • • Son todas las operaciones generadas con el registro de la facturas. Clic en el círculo que aparece antes del nombre de todas partidas. Click en el botón ejecutar

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 38/56

Ilustración 38. Selección de partida contable Para visualizar la partida contable: • Click en el cuadro de la primera columna y seleccionar el documento con un check en el estatus, tomando en cuenta que para visualizar el registro del Impuesto sobre la renta, la clase de documento debe ser ZP, que indica que el documento está pagado. • Click en el botón visualizar documento .

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Ralease: SAP ECC 6.0 Pág.: 39/56

Muestra la siguiente pantalla:

Ilustración 39. Visualizar documento • Click en el botón “llamar resumen docto.”:

Muestra la pantalla donde aparece el registro contable

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Ilustración 40. Visualizar documento: Vista de entrada

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CONTABILIZACION DE FACTURA GRABADA PRELIMINARMENTE EN COMPRAS
Descripción del Proceso de Negocio Este es un proceso para registrar de forma preliminar la factura en compras.

Ruta de Acceso
Vía Menú Menú SAP  Logística Gestión de materiales  Verificación de facturas logística  Entrada de documentos  Registrar de forma preliminar factura MIR7

Vía Código de Transacción

Ilustración 41. Ruta de Acceso Contabilización Factura Grabada Preliminar en Compras

Presiona doble click o la tecla Enter

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Ilustración 42. Registro preliminar de factura recibida Para importar el documento que fue ingresado por Departamento de Compras, click en el botón: Otro documento factura y se muestra la siguiente pantalla:

Ilustración 43. Seleccionar documento factura la información de la factura

En este campo se ingresa el No. de factura, s/expediente original, click en el botón:

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Ilustración 44. Información de la factura registrada de forma preliminar Click en simular, todo correcto, CONTABILIZAR

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Ilustración 45. Modificar documento factura registrada de forma preliminar Si fue contabilizado correctamente, aparece en pantalla el siguiente mensaje:

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ANULACION DE REGISTRO DE FACTURA
Descripción del Proceso de Negocio Este es un proceso para anular registro de factura creado desde Logística.

Ruta de Acceso
Vía Menú Menú SAP  Logística Gestión de materiales  Verificación de facturas logística  Continuar Proceso  Anular documento de factura MR8B

Vía Código de Transacción

Ilustración 46. Ruta de Acceso para anular registro de factura

Presiona doble click o la tecla Enter

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Ilustración 47. Búsqueda de documento factura Nombre del Campo No. documento factura. Ejercicio. Motiv. Anulación. Descripción Identifica el Número logístico de documento. Mes de operación. Motivo de la anulación (es obligatorio). Acción Ingresar el No. de documento Ingresar el mes de operación Botón Seleccionador, seleccionar el motivo de la anulación del documento. Ingresar la fecha de la contabilización de la anulación.

Fe. Contabilización.

Fecha de contabilización.

Proceso para visualizar el número de documento Si no se cuenta con el Número de documento, abrir otro archivo del sistema y seguir la siguiente ruta, de lo contrario dirigirse al inciso (d). Vía Menú Menú SAP  Logística Gestión de materiales  Verificación de facturas logística  Continuar Proceso  Visualizar lista de documento de factura MIR5

Vía Código de Transacción

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Ilustración 48. Ruta de Acceso para visualizar lista de documentos facturas

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Presiona doble click o la tecla Enter

Ilustración 49. Búsqueda de lista de documentos factura

a. En el Número de documento, click botón ejecutar b. Sistema muestra la siguiente pantalla:

.

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Ilustración 50. Visualizar lista de documentos factura c. Seleccionar el documento y copiar con control C.

d. Se abre el otro archivo de SAP y en el número de documento, aparece el registro que se va a anular, tal como se muestra en la pantalla siguiente:

Ilustración 51. Anular documento de Factura

e. Click botón continuar f. Si se quiere verificar antes de anular el documento, click al botón Visualizar documento:

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Ilustración 52. Visualización documento factura g. Verificar los datos, si están correctos, click en el botón regresar y en la pantalla:

h.

Click botón contabilizar

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Ilustración 53. Contabilizar i. El sistema despliega el mensaje

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Proceso para compensar documentos manualmente La parte de Compensar los documentos F1 manualmente, corresponde efectuarla al de Libro Mayor. Para conocimiento en esta parte, el proceso es el siguiente:

Vía Menú Vía Código de Transacción

Menú SAP  Finanzas Gestión de materiales  Libro Mayor  Cuenta  Compensar F-03

Ruta de Acceso

Ilustración 54. Ruta de Acceso para compensar documentos

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Ilustración 55. Definir Datos de cuenta a compensar Nombre del Campo Cuenta Sociedad Click botón continuar Descripción Número de la cuenta contable Identifica la sociedad Acción Ingresar el No. de cuenta contable Ingresar el número de la sociedad Click botón continuar

El sistema despliega la siguiente pantalla:

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Ilustración 56. Compensar Cuenta mayor procesar partidas abiertas 2. Para seleccionar los documentos a compensar, ordenar en forma descendente la columna Referencia, con el objeto que los documentos se visualizan uno seguido del otro, como se muestra a continuación:

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Ilustración 57. Documentos a compensar ordenados en forma descendente Para seleccionar los documentos a compensar, primero click en el botón marcar todo:

Desactivar partidas, click en el botón :

Activar Partidas:

Doble click en cada documento a compensar y el sistema muestra la siguiente pantalla

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Documentos a compensar

Valor cero

Ilustración 58. Documentos Compensados 7. El la pantalla anterior, puede observarse en la parte inferior, Status de tratamiento, que los montos deben estar con valor cero. Contabilizar y el sistema muestra la siguiente pantalla:

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