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Documentos Compartidos

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Published by: zuleinysanchezgarcia on Jun 06, 2012
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08/01/2013

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COMPARTIR DOCUMENTOS

El correo electrónico representa una buena solución cuando queremos enviar información vía Internet, pero para ver las ventajas de los documentos compartidos pongámonos en la situación de los estudiantes que deben preparar la investigación. Uno de ellos prepara un borrador y lo envía a sus compañeros. Cada uno lo recibe, realiza correcciones y reenvía el texto. Esto se da, por lo menos, dos veces por cada uno. Por lo tanto, al cabo del día habrá seis versiones del mismo documento, ninguna aprobada en conjunto y todas diferentes. Poco práctico. Para facilitar este tipo de trabajos, es que hoy en día se puede apelar a los documentos compartidos. Es decir, un solo documento es creado en una plataforma y todos trabajarán sobre el mismo. Así, no hay distintas versiones ni confusión. La opción más usada a la hora de apelar a los documentos compartidos es Google Docs, una de las aplicaciones del buscador. Quienes tienen una cuenta de usuario pueden publicar y editar allí sus documentos y comunicar al resto de los interesados que está disponible el texto para su revisión. Las opciones, en el caso de Google Docs van más allá de los documentos de texto, ya que también se pueden compartir hojas de cálculo, presentaciones y videos.

Compartir Documentos: Otras opciones
Veamos ahora otras opciones para entrar en el mundo de los documentos compartidos: - DocShare es un servicio de publicación e intercambio de documentos online, en el que los usuarios registrados tienen la posibilidad de subir cualquier todo tipo de contenidos escritos, publicándolos online a la vista de millones de usuarios de todo el mundo. - Slideshare es un espacio gratuito donde los usuarios pueden enviar presentaciones PowerPoint u Open Office, que luego quedan almacenadas en formato Flash para ser visualizadas online. Admite archivos de hasta 20 Mb de peso, sin transiciones entre diapositivas. - Zoho Share es el nuevo componente destinado a compartir documentos online de la suite de aplicaciones web Zoho. Esta aplicación es similar a Google Docs, aunque tiene algunas características de red social, ya que los usuarios podrán comentar y aplicar puntaje sobre los documentos. - Scribd es un sitio social editorial, donde decenas de millones de personas comparten escritos y documentos originales, en múltiples formatos.

Documentos compartidos son datos que están compartidos entre dos usuarios en una misma PC, o entre dos PC conectadas a una red o entre ellas a través de una cable de red, permite compartir archivos sin tener que utilizar una memoria, son muy efectivas cuando se hay que pasar archivos entre dos PC que son muy extensos y no entran en un memory. Cómo se comparten documentos Existen dos maneras de compartir Google Docs: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

Compartir desde la lista de documentos En la lista de documentos selecciona la casilla situada junto a los elementos que quieras compartir y haz clic en el botón Compartir. Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir. Selecciona como colaboradores o como lectores en la lista desplegable. Agrega un mensaje y haz clic en Enviar invitación (esto es opcional). En la actualidad, los documentos en PDF sólo se pueden compartir desde la lista de documentos, no desde la vista previa. Compartir directamente desde un documento, presentación u hoja de cálculo Desde un documento o presentación: Haz clic en Compartir > Compartir con otros usuarios. Selecciona como colaboradores o como lectores, según prefieras. Escribe la dirección de correo electrónico o las listas de correo que desees añadir. Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores. Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto en el cuadro que aparece en pantalla y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitación, haz clic en Cancelar. Tus colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico. Límites para documentos y presentaciones: se puede compartir expresamente una combinación de 200 lectores y colaboradores, aunque si publicas el documento, cualquier usuario podrá acceder a él sin que se le haya invitado específicamente. 10 usuarios pueden editar y visualizar al mismo tiempo. Desde una hoja de cálculo: Haz clic en Compartir > Invitar a usuarios... Selecciona Para editar o Para ver, según prefieras. Escribe la dirección de correo electrónico o las listas de correo que desees añadir. Si deseas añadir un mensaje a la invitación, introduce el texto y haz clic en Enviar. Si no deseas enviar una invitación, haz clic en Añadir sin enviar

invitación. Tus colaboradores y lectores podrán acceder al documento desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico. Límites para las hojas de cálculo: se puede compartir expresamente una combinación de 200 lectores y colaboradores, aunque si publicas el documento, cualquier usuario podrá acceder a él sin que se le haya invitado específicamente. 50 usuarios pueden editar y visualizar al mismo tiempo. LIMITAR EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS Documentos y presentaciones Para limitar el acceso a los documentos y presentaciones, deberás proceder del siguiente modo: En el documento o presentación, haz clic en el botón Compartir y selecciona Compartir con otros usuarios. En Permisos avanzados, desmarca la casilla "Todos los usuarios pueden usar invitaciones". Si dicha opción está activada, las invitaciones que se envíen contendrán un enlace especial con el que se concede acceso a todos los usuarios que lo utilicen, lo cual permite a su vez que estas invitaciones se envíen a otros usuarios. Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes (cuando la opción aún estaba activada) dejarán de dar acceso; es decir, las invitaciones se revocarán. Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrán conceder acceso reenviando únicamente la invitación original. Hojas de cálculo Para limitar el acceso a las hojas de cálculo, deberás proceder del siguiente modo: En la hoja de cálculo, haz clic en el botón Compartir y selecciona Invitar a usuarios. Selecciona la pestaña Permisos avanzados. Desmarca la casilla "Los editores pueden compartir este elemento". Si dicha opción está activada, las invitaciones que se envíen contendrán un enlace especial con el que se concede acceso a todos los usuarios que lo utilicen, lo cual permite a su vez que estas invitaciones se envíen a otros usuarios. Si se desactiva, las invitaciones que se hayan enviado antes (cuando la opción aún estaba activada) dejarán de dar acceso; es decir, las invitaciones se revocarán. Cuando hayas desactivado esta casilla, los colaboradores no podrán invitar a ningún otro usuario a acceder al documento. Importante: si las opciones "Los editores pueden compartir este elemento" o "Todos los usuarios pueden usar invitaciones" están activadas, los colaboradores a los que hayas eliminado podrán usar el enlace del correo electrónico original para volver a tener acceso al documento, presentación u hoja de cálculo. Desmarca esta opción para que los usuarios que recibieron esta invitación originalmente no puedan volver a tener acceso por medio del

mismo enlace de invitación. Además, si no quieres que los colaboradores tengan acceso al historial de revisión (imágenes y dibujos incluidos) de los documentos, presentaciones u hojas de cálculo, puedes hacer una copia del documento y compartir esa versión. Cuando hagas una copia del documento, el historial de revisión se eliminará de dicha copia. PERMISOS Propietarios Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores. Pueden suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorización de acceso de los colaboradores y de los lectores. Algo a tener en cuenta: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.

Colaboradores Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso). Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

Lectores Pueden ver la versión más reciente de un documento, de una hoja de cálculo o de una presentación, pero no realizar cambios. Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, de la hoja de cálculo o de la presentación. Acceso con cuentas de Google Documentos y hojas de cálculo: si se publican o si se accede a ellos mediante invitación, cualquiera puede verlos sin una cuenta de Google. Presentaciones: cualquiera puede verlas si se publican. Los invitados necesitan una cuenta de Google. Archivos PDF: aún no se ha implementado la publicación de archivos PDF para que cualquiera pueda verlos. Los invitados necesitan una cuenta de Google. Si otro usuario ha habilitado el acceso sin conexión a Google Docs en tu equipo, necesitarás una cuenta de Google para ver todos los documentos.

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