ANLISIS ESTRUCTURADO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

L.I. Luis Miguel Cruz Bernab

L.I. Luis Miguel Cruz Bernab

El desarrollo de un sistema de informacin, independientemente de su tamao y complejidad, requiere muchas actividades coordinadas y el empleo de una diversidad de herramientas y modelos. La metodologa de desarrollo de sistemas es una forma estndar de organizar y coordinar estas actividades.
El anlisis de sistemas llega a la raz del problema o a la necesidad y define los requerimientos de los usuarios.
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HERRAMIENTAS PARA EL ANLISIS

Estas herramientas ayudan a los especialistas en sistemas a documentar un sistema existente, ya sea ste manual o automatizado, u a determinar los requerimientos de una nueva aplicacin. .

Herramientas para la recoleccin de datos. Capturan detalles que describen los sistemas y procedimientos en uso. Documentan procesos y actividades de decisin. Se utilizan para apoyar la tarea de identificar requerimientos.
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Herramientas para la diagramacin. Crean representaciones grficas de sistemas y actividades. Apoyan el dibujo y revisin de diagramas de flujo de datos e iconos asociados con el anlisis estructurado. As mismo incluyen programas para representacin en diagramas de flujo.

Herramientas para el diccionario. Registran y mantienen descripciones de los elementos del sistema tales como grupos de datos, procesos y almacenamiento de datos. Con frecuencia proporcionan la capacidad de examinar las descripciones del sistema para decidir si son incompletas o inconsistentes.
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MTODOS PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN

Todo anlisis y diseo de un sistema implica la bsqueda y obtencin de informacin relevante para la estructuracin y definicin de problemas, generacin de soluciones, validacin de soluciones, etc. La informacin en una organizacin no siempre es fcil de obtener, ms bien es un proceso lento y costoso, que exige tiempo y dedicacin por parte del analista de sistemas. Las fases de bsqueda de informacin en cualquier proyecto, suelen ser grandes consumidoras de tiempo, y el xito de los resultados depende en gran medida de la calidad de la informacin.
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Es muy comn que la informacin requerida no se encuentre escrita, o inclusive que sta no se conozca. Esto hace necesaria la interaccin del analista con las personas del sistema para identificar y/o generar la informacin faltante. Si se cuenta con informacin escrita formal y adecuada utilcelas, le ahorrara tiempo y le facilitara la comprensin del sistema.
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Existen mtodos bsicos para recopilar informacin dentro de una organizacin o sistema social. Estos incluyen : a) Cuestionarios b) Entrevistas c) Sondeos d) Encuestas e) Dibujos f) Diagramas de flujo de datos g) Tablas de la Organizacin h) Descripcin de puestos i) Manuales Operativos.
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FUENTES DE DATOS PARA EL ANLISIS

El sistema actual Anlisis de ventajas y desventajas Eficacia del sistema actual. Ideas de diseo. V Reconocimiento de recursos. Conocimiento de conversin. Punto de partida comn.
1.

Gastos Barreras Innecesarias

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2.

Fuentes internas

Las fuentes ms importante de hechos de estudio a disposicin del analista es la gente. Los requerimientos de informacin puede ser planteado mejor por los usuarios de la informacin. El papeleo describe la forma en que una organizacin esta estructurada.
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3.

Fuentes externas

La exploracin de otros subsistemas de informacin dentro de la organizacin puede ser una fuente til de recopilacin de datos, procesamiento de datos o de ideas y tcnicas para el reporte de la informacin.

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INVESTIGACIN PRELIMINAR
Identificacin de problemas, oportunidades y requerimientos. El analista debe de observar en forma objetiva lo que ocurre en la empresa, ya que muchas veces los requerimientos no estn claramente establecidos, por lo que, el proyecto requerido debe examinarse para determinar precisamente lo que desea la empresa.
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INVESTIGACIN PRELIMINAR
En muchos casos, los usuarios y los analistas de sistemas trabajan conjuntamente, el usuario tiene ideas bastante definidas acerca de la salida requerida, las entradas necesarias y, posiblemente una nocin general de los controles necesarios.

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INVESTIGACIN PRELIMINAR
Estudio de factibilidad Es determinar si el proyecto es factible. Los aspectos para determinar la factibilidad del proyecto son: Factibilidad tcnica: Se debe de investigar si se puede realizar el trabajo para el proyecto con el equipo actual, el personal y el software disponible.
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INVESTIGACIN PRELIMINAR

Factibilidad econmica: Qu beneficios tendr la creacin del sistema en cuanto a costo/beneficios? Factibilidad operativa: Se debe de investigar si el sistema que se desarrolla se pondr en marcha, si habr resistencia de los usuarios en cuanto a este.
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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

El analista de sistemas llega a la raz del problema o a la necesidad y define los requerimientos de los usuarios. Con frecuencia, los que los usuarios creen que necesitan o lo que parece ser le problema al principio, resulta ser algo totalmente diferente despus de un anlisis profundo.
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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

Cuando el analista de sistemas se renen con los usuarios y ambos empiezan a escarbar, surgen nuevos y en ocasiones diferentes requerimientos que al principio no eran evidentes.

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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

La Determinacin de Requerimientos es el estudio de un sistema para conocer cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras.

Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema.

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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS El objetivo del anlisis de sistemas es comprender situaciones, no resolver problemas. Por tanto, los buenos analistas hacen hincapi en la investigacin y en el cuestionamiento para conocer cmo opera el sistema e identificar los requerimientos que tienen los usuarios para modificarlo o proponer uno nuevo.
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ESPECIFICACIN FORMAL DE DATOS DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS El objetivo de este es construir un modelo del sistema que facilite la comprensin del mismo, tanto por parte de los usuarios como del equipo de desarrollo.

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DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Un DFD es un diagrama en forma de red que representa el flujo de datos y las transformaciones que se aplican sobre ellos al moverse desde la entrada hasta la salida del sistema.

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El sistema se modelar mediante un conjunto de DFD nivelados en el que los niveles superiores definen las funciones del sistema de forma general y los niveles inferiores definen estas funciones en niveles ms detallados.

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Para que dividir el sistema en diferentes niveles de detalle?

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Simplificar la complejidad del sistema, representando los diferentes procesos sencillos que consta un sistema complejo.
Repartir el trabajo entre los diferentes miembros del equipo de trabajo de sistemas. Facilitar el mantenimiento del sistema.
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Para que representar al sistema en un Diagrama de Flujo?

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Representar grficamente los lmites del sistema en estudio. Mostrar el movimiento de los datos y la transformacin de los mismos a travs del sistema.
Diferenciar las restricciones lgicas de las fsicas.
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COMPONENTES DE UN DFD

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a)

ENTIDAD EXTERNA.

Es una persona o grupo. Est fuera del sistema. Es fuente o receptor de los flujos de informacin. Se representa mediante un cuadrado.

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b)

PROCESO.

Qu hace, de qu manera transforma los flujos de entrada de informacin en flujos de salida de informacin. Se representa mediante un crculo o burbuja. En su interior se incluye un nmero y un nombre

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ALMACEN DE DATOS. Representa informacin en reposo. No implica mquina o dispositivo de almacenamiento alguno. Deben ser necesarios en si mismos(procesos asncronos que se comunican) o Pueden aparecer por otras razones(seguridad, tecnologa, etc.) Se representan mediante dos rectas paralelas o un rectngulo semiabierto.
c)
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FLUJO. Representa informacin en movimiento. Tiene un nombre correspondiente a un dato. El movimiento de la informacin tiene una direccin. Se representa mediante una flecha. El movimiento puede ser bidireccional. La conexin directa entre dos procesos mediante un flujo slo es posible cuando la informacin sea sncrona; sino debe existir un almacn temporal que guarde los datos del proceso origen.
d)
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EJEMPLO
El videoclub quiere mecanizar todo el proceso de alquiler de pelculas de los clientes y la gestin de pedidos a los proveedores. El funcionamiento que requiere el videoclub es el siguiente.

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GESTIN DE CLIENTES Un cliente del videoclub realiza los alquileres sealando los ejemplares que desea alquilar. Para ello debe comprar unos bonos que indican, por un lado, el crdito (o nmero de alquileres), y por otro, el perodo de alquiler, que puede ser de 24 horas, 48 horas y semanales. Un cliente puede comprar varios bonos del mismo tipo, en cuyo caso se acumulan sus crditos. Cada alquiler de un ejemplar relativo a una pelcula consume un crdito sobre el tipo de bono elegido por el cliente. Una vez que el sistema comprueba que el cliente dispone de crdito respecto al pedido de alquiler, lo acepta emitiendo un comprobante al cliente en el que se especifican los ejemplares solicitados y la fecha de su devolucin, indicando adems el crdito disponible.
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Los clientes realizan la devolucin de los ejemplares alquilados, que puede no estar completa, es decir, devuelve menos ejemplares de los solicitados en un alquiler. El sistema no aceptar nuevos alquileres de aquellos clientes que no hayan devuelto todos los ejemplares. El sistema debe calcular una sancin econmica respecto a todos los ejemplares entregados fuera de plazo, cargando un costo de F unidades monetarias por ejemplar y da.

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GESTIN DE PROVEEDORES El sistema realiza pedidos de pelculas a los proveedores. Los datos de estos pedidos vienen determinados por la direccin del videoclub a partir de la informacin suministrada por los proveedores. Estos pedidos pueden ser sobre pelculas nuevas o sobre aumento de ejemplares de pelculas existentes en el videoclub. Los proveedores pueden satisfacer cada pedido en una o varias entregas. Cuando el sistema recoge las entregas debe asignar un cdigo a cada ejemplar, que adems debe identificar a la pelcula. Por cada pedido, el proveedor emite una factura que el videoclub puede satisfacer en uno o varios pagos. Esta decisin la toma la direccin del videoclub que indica la cantidad pagada por cada factura.
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La direccin del videoclub: Indica al sistema los datos de los proveedores con los que va a trabajar el videoclub. Determina los pedidos a los proveedores y las cantidades pagadas de cada factura. Establece los datos de los tipos de bono (crdito y perodo, costo, etc.) con los que trabaja el videoclub. Para gestionar el proceso, necesita un conjunto de informes: Informe de demanda de pelculas: que le indica el porcentaje de utilizacin de cada pelcula en un perodo, teniendo en cuenta su nmero de ejemplares.
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 La facturacin mensual: que resulta del clculo de la venta de los bonos. Las entregas de pelculas pendientes: son las pelculas que quedan por entregar de cada pedido. Las facturas pendientes de pago: que indica las facturas que el videoclub no ha pagado todava o que estn pagadas de forma parcial. A partir de esta especificacin, representar: a) La descomposicin del sistema mediante DFD.
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DIAGRAMA DE CONTEXTO

DIRECCIN VIDEOCLUB
Datos Proveedores Datos Datos Datos Pedido Pago Bono

Informes

Comprobante Pedido alquiler

Factura

CLIENTES

Devolucin Compra Bono Envo Publicidad Sancin

0. GESTIN VIDEOCLUB

Entrega Pedido Pago

PROVEEDORES

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Descripcin: Se configura el diagrama de contexto centrndose en los flujos de datos de entrada y salida de las entidades externas al proceso 0. Se ha realizado una abstraccin de todos los informes que necesita la direccin del videoclub (D.V) en el flujo de datos Informes para simplificar el diagrama. La D.V determina los pedidos de pelculas a realizar a los proveedores mediante el flujo de Datos de Pedido y finalmente lo genera al proveedor mediante el flujo Pedido. Este flujo existe, ya que el sistema se encarga de generar dicho pedido. Si lo comunica la D.V al proveedor directamente, este flujo no habra que incluirlo. De forma similar ocurrira con el flujo Pago.
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DIAGRAMA 0: GESTIN DEL VIDEOCLUB

Datos Proveedores Datos Pagos Compra Bono PELCULAS Datos Pedido Pedido alquiler Devolucin Envo Publicidad Sancin Comprobante Alquileres pendientes de devolucin 3. GESTIONAR BONOS Datos Bono

1. GESTIONAR CLIENTES
BONOS

2. GESTIONAR PROVEEDORES

Pedido Pago Factura Entrega Facturas pendientes de pago Facturacin mensual

Informe de demanda

Entregas pendientes

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Descripcin: A este nivel se abstraen las funciones principales del sistema. En este ejemplo, corresponden a la gestin de clientes y a la gestin de proveedores. Vemos que la nica comunicacin existente entre ambos procesos es el almacn Pelculas que tiene todos los datos de las pelculas del videoclub, as como sus ejemplares. Tambin se puede considerar la gestin de bonos que se ocupa de generar el almacn BONOS a partir de la informacin proporcionada por la direccin del videoclub.
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DIAGRAMA 1: GESTIONAR CLIENTES

Pedido alquiler

Devolucin

Comprobante

PELCULAS
1.1 GESTIONAR ALQUILERES 1.2 GESTIONAR DEVOLUCIONES Sancin

Informe de demanda Alquileres pendientes de devolucin

ALQUILERES

BONOS

CLIENTES
1.4 GENERAR ENVO PUBLICIDAD

Envo Publicidad

Compra Bono

1.3 ACTUALIZAR CRDITO CLIENTE

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Descripcin: En este nivel incluimos las

funciones relativas a la gestin de clientes. Intentamos realizar una abstraccin de los procesos relacionados con los clientes procurando no solapar funcionalidades entre los diferentes procesos (vemos que el resultado lo constituyen procesos independientes, pero todos relacionados con los clientes).
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DIAGRAMA 1.1: GESTIONAR ALQUILERES

PELCULAS
Pedido alquiler

1.1.2 GENERAR DEMANDA ALQUILERES

Informe de demanda

1.1.1 VALIDAR ALQUILER Comprobante

ALQUILERES Alquileres pendientes de devolucin

BONOS

CLIENTES

1.1.3 GENERAR ALQUILERES PENDIENTES DEVOLUCIN

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Descripcin: Descomponiendo la gestin de alquileres, observamos tres procesos. El proceso 1.1.1 Validar Alquiler se va a ocupar de recoger el Pedido de Alquiler y comprobar si el cliente tiene crdito, en cuyo caso acepta el alquiler y lo almacena en ALQUILERES. A continuacin genera el comprobante, y para ello, debe consultar la informacin de las pelculas del almacn PELCULAS. Para generar la informacin de los dems procesos, se puede comprobar que slo es necesaria la consulta del almacn ALQUILERES, que es donde tenemos almacenados los alquileres efectuados.
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DIAGRAMA 1.2: GESTIONAR DEVOLUCIONES

DEVOLUCIONES
1.2.1 REGISTRAR DEVOLUCIN 1.2.2 CALCULAR SANCIN

Devolucin

Sancin

ALQUILERES

PELCULAS

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Descripcin: Lo primero que se realiza es comprobar que la devolucin corresponde a un alquiler. Se almacenan las devoluciones (almacenndose la fecha de devolucin de los ejemplares) de un cliente respecto de un alquiler en el almacn DEVOLUCIONES. La sancin se calcula cuando se devuelve el ltimo ejemplar del alquiler contabilizando todos los ejemplares devueltos fuera de plazo.

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DIAGRAMA 2: GESTIONAR PROVEEDORES

Datos Pedido
2.1 GENERAR PEDIDO A PROVEEDOR

PEDIDOS
2.2 GESTIONAR ENTREGAS

Entrega

Pedido

PELCULAS Datos Pagos PROVEEDORES

2.3 REALIZAR PAGOS 2.4 ACTUALIZAR PROVEEDORES

Entregas pendientes

Datos Proveedores

FACTURAS Pago

PAGOS Facturas pendientes de pago Facturacin mensual

Factura

2.5 GESTIONAR FACTURAS

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Descripcin: Al descomponer la gestin

de proveedores nos fijamos en las funciones principales relacionadas con los mismos. Como se observa en la figura, los procesos descritos son funcionalmente independientes y slo se comunican a travs de almacenes.

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DIAGRAMA 2.5: GESTIONAR FACTURAS

PAGOS

2.5.2 EMITIR FACTURAS PENDIENTES PAGO

Facturas pendientes de pago

Factura

2.5.1 REGISTRAR FACTURA

FACTURAS

2.5.3 REALIZAR FACTURACIN MENSUAL

Facturacin mensual

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DIAGRAMA 2.2: GESTIONAR ENTREGAS

PEDIDOS
2.2.1 REGISTRAR ENTREGA 2.2.1 EMITIR ENTREGAS PENDIENTES

Entrega

Entregas pendientes

ENTREGAS

PELCULAS

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