ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE A MOLDOVEI

COALA MASTERAL DE EXCELEN N ECONOMIE I BUSINESS CATEDRA CIBERNETIC I INFORMATIC ECONOMIC

C.Z.U.:658.012.4:331.101.262(478)(043)

CORNEA IULIA

MANAGEMENTUL INFORMAIONAL AL ACTIVITII DE EVIDEN A RESURSELOR UMANE (n baza materialelor S.A. Moldtelecom)

TEZA DE MASTER
Domeniul general de studii 44. tiine Exacte Domeniul de formare profesional 444.1. Informatica Programul de masterat 444.2. Managementul informaional

Conductorul tiinific:

ZACON Tamara conf. univ., dr.

Autor:

Admis la susinere ef catedr Prof. univ., dr. hab. COSTA Ilie ___________________________ ____________________20___ 1

Chiinu 2012

CUPRINS
Declaraia privind propria rspundere ...................................................................................3 Introducere....................................................................................................................................4 Capitolul I. ASPECTE TEORETICE PRIVIND MANAGEMENTUL INFORMAIONAL AL ACTIVITII DE EVIDEN A RESURSELOR UMANE........................................................................................................................................7 1.1. Rolul si importana activitii de eviden a resurselor umane .........................7 1.2. Funciile managementului n activitatea de eviden a personalului ntreprinderii...........................................................................................................................14 1.3. Importana managementului informaional n activitatea de eviden a resurselor umane ...................................................................................................................21 Capitolul II. ANALIZA INFRASTRUCTURII INFORMAIONALE DIN CADRUL S.A. MOLDTELECOM..............................................................................28 2.1. Caracteristica ntreprinderii S.A. Moldtelecom ................................................28 2.2. Analiza resurselor informaionale ............................................................................37 2.3. Importana utilizrii sistemului informatic de eviden a resurselor umane ..45 Capitolul III. CONCEPIA SISTEMULUI INFORMATIC DE EVIDEN A RESURSELOR UMANE .....................................................................................................50 3.1. Structura funcional a sistemului informatic de eviden a a resurselor umane .......................................................................................................................................50 3.2. Analiza ieirilor sistemului informatic ....................................................................54 3.3. Analiza intrrilor sistemului informatic ..................................................................58 3.4. Analiza fiierelor i bazei de date .............................................................................61 3.5. Descrierea sesiunii de lucru a sistemului informatic de eviden a resurselor ntreprinderii...........................................................................................................................62 3.5. Propuneri pentru perfecionarea sistemului informatic de eviden a resurselor ntreprinderii .......................................................................................................69 Concluzii i recomandri ........................................................................................................72 Bibliografie.................................................................................................................................74 Adnotare ......................................................................................................................................76 Annotation ..................................................................................................................................77 Anexa 1 .......................................................................................................................................78 Anexa 2 .......................................................................................................................................79
2

Declaraia privind propria rspundere

Subsemnata, Cornea Iulia, absolvent a Academiei de Studii Economice a Moldovei, programul de masterat Managementul Informaional, declar pe propria rspundere c teza de master pe tema Managementul Informaional al activitii de eviden a resurselor umane (n baza materialelor S.A. Moldtelecom) a fost elaborat de mine i nu a mai fost prezentat niciodat la un alt program de masterat sau instituie de nvmnt din ar sau din strintate. De asemenea declar c sursele utilizate n tez, inclusiv cele din Internet, sunt indicate cu respectarea regulilor de evitare a plagiatului: - fragmentele de text sunt reproduse ntocmai i sunt scrise n ghilimele, deinnd referina precis a sursei; - redarea/reformularea n cuvinte proprii a textelor altor autori conine referina precis; - rezumarea ideilor altor autori conine referina precis a originalului.

Cornea Iulia

________________ (semntura)

_________________ (Data)
3

Introducere
Managementul informaional al ntreprinderii reprezint un domeniu de interes al tehnologiei informaionale, specializat n gsirea soluiilor pentru utilizarea optim a resurselor informaionale. Importana managementului informaional este n continu cretere, ntru ct acesta vine s sprijine procesele decizionale n cadrul organizaiei, depind limitele tradiionale ale tehnologiilor informaionale. Gestionarea corect a resurselor informaionale contribuie considerabil la creterea economic a organizaiei. Potrivit lui March i Simon, organizaia trebuie privit ca pe un sistem de cooperare, cu un nivel ridicat de prelucrare a informaiilor. [4.15] Managementul informaional al activitii de eviden a resurselor umane, ca parte component a managementului informaional al organizaiei, pune bazele organizatorice pentru mbuntirea guvernanei corporative, cu condiia de a rspunde realitilor i nevoilor specifice companiei, constituind baza metodologic a politicii de dezvoltare a forei de munc i a resurselor umane care trebuie s dezvolte toate organizaiile care aspir s rmn competitive pe pia.[4.16] Importana i actualitatea temei este conturat de tendina managementului de a automatiza procesele de gestiune a personalului n scopul sporirii gradului de productivitate. Dezvoltarea resurselor umane este o problem de mare importan astzi, de aceea necesit studiu i analiz. Aceast evoluie implic o informatizare a sistemului n sine, pentru a oferi un lucru mai convenabil i mai eficient. Structura i funciile unui sistem informatic de gestionare a resurselor umane coincid cu sistemul informatic n general, cu excepia faptului c aici informaiile sunt manipulate n principal pe funcia sau subsistemul managementului resurselor umane.[4.16] Managementul informaional la nivelul gestiunii resurselor umane ndeplinete mai multe roluri, precum ar fi cel de prevedere, prin prognozarea situaiilor viitoare pe baza experienei din trecut. Totodat acesta are funcia de a prelucra informaia utiliznd sisteme informatice automatizate. Contribuind n procesul decizional prin veridicitatea i autenticitatea informaiilor prezentate, rolul managementului informaional al activitii de eviden a resurselor umane capt noi valor, fiind vital pentru conducerea organizaiei. n prezent, specialitii n domeniul tehnologiilor informaionale acord o importan tot mai mare activitii de eviden a resurselor umane, nelegnd importana major n cadrul 4

organizaiei a managementului informaional la acest nivel. Tot mai multe companii propun soluii informatice privind sporirea gradului de eficien a sistemului de gestiune a resurselor umane. Scopul lucrrii date este de a scoate n eviden avantajele implementrii managementului informaional al activitii de eviden a resurselor umane, dar i a identifica obstacolele i neajunsurile care deseori sunt ntmpinate. Examinnd detaliat impactul utilizrii sistemeleor informatice de gestiune a personalului aspupra ntreprinderii n ansamblu, pot fi identificate nu doar beneficiile dar i lacunele acestora. Sarcina tezei este de a analiza sistemul de management informaional al activitii de evidena resurselor umane (pe baza materialelor S.A. Moldtelecom). n urma cercetrii efectuate este stabilit importana utilizrii sistemului informatic de eviden a personalului pentru managementul companiei, dar i pentru angajaii nemijlocit implicai n aceast activitate. Baza tiinifico-metodologic a tezei au constituit-o lucrarile n domeniul managementului resurselor umane i a sistemelor informatice de eviden, legislaia n vigoare, materiale privind managementul resurselor umane i sistemelor informatice de eviden a personalului S.A. Moldtelecom. Elementele de inovaie tiinific a cercetrii se concretizeaz n identificarea avantajelor utilizrii sistemului informatic de eviden a resurselor umane, conturarea dificultilor n utilizarea acestuia i propunerea metodelor de ameliorare. Lucrarea este structurat pe trei capitole, avnd un volum total de 70 pagini n care este desfurat amanunit conceptul teoretic al managementului informaional n activitatea de eviden a resurselor umane cu precizarea ulterioar a specificului ntr-o companie naional. Analiza activitii S.A. Moldtelecom i examinarea managementului informaional n cadrul ntreprinderii permite remarcarea impactului sistemelor informaionale asupra organizaiei n ansamblu. Primul capitol numr 21 pagini i conine aspecte teoretice privind managementul informaional al domeniului abordat. Tot aici sunt evideniate rolul i importana activitii de eviden a resurselor umane n cadrul organizaiei. Un alt compartiment abordat n primul capitol l constituie analiza funciilor managementului informaional al domeniului studiat i importana acestuia. n cel de-al doilea capitol este analizat infrastructura informaional a companiei Moldtelecom S.A., executndu-se o caracteristic ampl a activitii ntreprinderii, a resurselor informaionale i fiind conturat necesitatea utilizrii sistemului informatic de eviden a resurselor umane. 5

Capitolul III conine cercetarea aprofundat a concepiei de sistem informatic de evidena a resurselor umane n cadrul ntreprinderii, fiind examinat structura funcional a sistemului. Analiza ampl a intrrilor i ieirilor sistemului informatic utilizat, prcum i descrierea detaliat a unei sesiuni de lucru ofer o imagine mai real privind importana i beneficiile utilizatorului sistemului dat. Analiza obiectiv a acestuia scoate n eviden i neajunsurile, pentru nlturarea crora sunt propuse metode de ameliorare a sistemului de gestiune a personalului. Teza dat oglindete necesitatea implementrii managementului informaional n activitatea de eviden a resurselor umane, aceasta avnd impact pozitiv asupra creterii economice a ntreprinderii.

Capitolul I. ASPECTE TEORETICE PRIVIND MANAGEMENTUL INFORMAIONAL AL ACTIVITII DE EVIDEN A RESURSELOR UMANE
1.1. Rolul si importana activitii de eviden a resurselor umane

Datorit modificrilor rapide din sectorul economic, care se caracterizeaz prin globalizarea pieelor, modificarea cerinelor consumatorilor, perfecionarea tehnologiilor, dar i acutizarea concurenei, ntreprinderile sunt nevoite s caute noi soluii pentru a supravieui pe pia. Astfel, ele trebuie s mbunteasc n permanen performanele prin reducerea costurilor, inovarea produselor, mbuntirea calitii, dar i prin politici adecvate n privina capitalului intelectual. Resursele umane constituie n prezent cel mai important element strategic de care depinde buna desfurare a activitii n afaceri. Nu n zadar Bill Gates, fondatorul Microsoft, n 1992 a afirmat : Dac 20 dintre cei mai buni oameni cu care lucrez m-ar prsi, n cteva luni n-ai mai auzi de Microsoft".[4.1] Capitalul uman este, fr ndoial, cea mai important resurs din cadrul unei companii. Utilizarea eficient a resursei de personal i posibilitile de evaluare a angajailor, realizarea optim a proceselor de recrutare, derularea unor programe adecvate pentru trainingul salariailor sunt doar cteva din elementele care contribuie la succesul unei afaceri. Managementul resurselor umane este cel mai important factor pentru creterea profitabilitii companiei. Prin urmare, succesul organizaiilor, gradul de competitivitate, progresul

acestora depinde tot mai mult de calitatea resurselor umane, de nivelul de creativitate al acestora, oamenii constituind bunul cel mai de pre la unei organizaii, adevr subliniat i de cunoscutul proverb omul sfinete locul.[3.1] De asemenea, deciziile manageriale n domeniul resurselor umane variaz de la o organizaie la alta, de la o subdiviziune organizatoric la alta sau de la o ar la alta. Deciziile respective trebuie s corespund nevoilor acestora, iar importana relativ a funciilor sau activitilor din domeniul managementului resurselor umane nu este aceeai n toate situaiile, aceasta devine un fenomen normal n activitatea unei firme, att timp ct este impus de cerinele produciei ntreprinderii, fiind respectat n acelai timp ritmul de cretere al productivitii muncii, anliza productivitii muncii i a cilor de cretere ale acesteea. Pentru realizarea obiectivelor propuse firma trebuie s-i asigure necesarul de resurse de munc corespunzator att din punct de vedere cantitativ ct i calitativ. Astfel se urmrete dac 7

necesarul de for de munc pentru perioada analizat a fost corelat cu progrmul de cretere a productivitii muncii cu circulaia forei de munca, cu gradul de calificare i concordana acestuia cu gradul de complexitate a lucrrilor. Studiul dinamicii forei de munc permite stabilirea modificrii absolute a numrului mediu scriptic ntr-o anumit perioad, creterea numrului de muncitori comparativ cu perioada precedent. Obiectivul departamentului de Resurse Umane const n asigurarea instituiei cu acele persoane capabile s ndeplineasc scopul organizaiei. Activitatea acestui departament const n evidena persoanelor i a activitii acestora, aplicarea de metode, tehnici, programe, politici privind resursele umane existente sau care urmeaz s fie angajate i respectarea legislaiei n vigoare. Principalele activiti care se desfoar la nivelul departamentului Resurse Umane sunt: normarea i asigurarea necesarului de resurse umane din punct de vedere numeric, structural i calitativ la nivelul ntregii organizaii; ntocmirea organigramei organizaiei (structura organizatoric); conceperea unei politici de recrutare de resurse umane; descoperirea i aplicarea celor mai eficiente metode de selecie n vederea angajrii de resurse umane competente; ntocmirea unor programe de calificare, recalificare, perfecionare a pregtirii resurselor umane; planificarea, urmrirea i asigurarea aplicrii n practic a condiiilor de repaus i odihn pentru toi angajaii; evidena activitii tuturor resurselor umane angajate; asigurarea evidenei evalurii periodice a rezultatelor activitii resurselor umane; punerea la dispoziia resurselor umane toate documentele necesare desfurrii activitii lor; legtura relaional cu toate compartimentele funcionale din cadrul organizaiei; meninerea relaiilor externe cu diferite servicii, direcii din cadrul altor organe, etc. Realizarea activitilor sus menionate se face prin managerul de resurse umane care vine n sprijinul executrii dezideratelor propuse.[4.2] Rolul departamentului de resurse umane a evoluat spre acela al unui mediator al climatului necesar performanei, eficienei i atingerii rezultatelor optime. Acest departament 8

trebuie s i exercite, astzi mai ales, funcia de consiliere a managementului superior n strategia de dezvoltare global a companiei. Transformrile n abordarea rolului resurselor umane au dus la lrgirea ariei de servicii implicate de aceast activitate i la creterea inimaginabil a volumului de munc pentru departamentele de Resurse Umane, indiferent de amploarea organizaiei i de numarul de angajai angrenai n activitatea sa. Astfel, astzi activitatea de resurse umane nu se mai limiteaz la funcia administrativ (dei aceasta are o pondere i o importan major), ci cuprinde, de asemenea, activiti precum recrutarea i selecia angajailor, evaluarea rezultatelor profesionale, elaborarea, implementarea i administrarea planurilor de recompensare (prime, beneficii, compensaii i alte modaliti financiare i non-financiare de recunoatere a aportului salariailor n cadrul companiei), crearea i aplicarea de politici i proceduri care s normeze activitatea la nivelul companiei, evaluarea i prentmpinarea riscului legal n raporturile de munc, planuri de carier i dezvoltare profesional a salariailor. Chiar i n cazul unor companii de marime medie (pna la 150 angajai), datele si informaiile prelucrate pentru elaborarea, implementarea i administrarea unui singur plan de beneficii sunt considerabile.[4.3] Pe de o parte, importana evidenei angajailor ntreprinderii const n respectarea legislaiei (activitatea de gestiune a personalului fiind reglementat de codul muncii, legi i hotrri de guvern, diverse regulamente). Pe de alt parte, informaiile furnizate n urma activitii de eviden i administrare a resurselor umane sunt necesare pentru a se face studii i cercetari la nivelul ntreprinderii sau la nivel naional, cu privire la numrul de persoane angajate, nivelul de salarizare, numrul de ore lucrate etc. Absolut toate datele pe care le conine evidena de personal pot fi folosite fie n scopuri care in strict de funcionarea intern a companiei (de exemplu, monitorizarea angajailor), fie n ndeplinirea cerinelor venite din exterior (de exemplu, organele autoritilor centrale solicit anumite date pentru realizarea unei cercetri).[4.4] Evidena personalului este util atunci cnd managementul organizaiei trebuie s ia anumite decizii.[3.2] Se tie foarte bine faptul c informaia reprezint cheia principal n luarea deciziilor. Accesul la diferite informaii legate de structura personalului, modul n care oamenii sunt inclui n companie, nivelul de fluctuaie (general sau departamental) etc. poate s fie vital atunci cnd compania trebuie s-i modifice anumite direcii sau politici care vizeaz sau se bazeaz pe personalul angajat. Plus c, n unele situaii aceste informaii pot ajuta la identificarea anumitor probleme organizaionale. Un alt motiv, cu toate c poate fi privit ca fiind banal, este cel al remunerrii. Aceasta nu poate fi efectuat legal dect n condiiile existenei unui contract (indiferent de tipul acestuia). 9

Problemele de munc apar mai rar atunci cnd ntre cele dou pri (angajator i salariat) exist un contract cadru care stipuleaz ce anume se cere i ce anume se ofer i n ce condiii. Astfel de aciuni sunt utile mai ales n situaiile n care apar anumite contradicii/dispute. Pe de alt parte, evidena de personal va ajuta departamentul de resurse umane sau managerul de echip s poat gsi, n situaii de urgen, nlocuitor (din rndul celorlali angajai) pentru o anumit persoan care nu-i mai poate ndeplini sarcinile.[4.4] O buna eviden a personalului simplific lucrurile n cazul unor eventuale reclamaii/ procese de munca. n primul rnd, o organizaie, pentru a funciona n cadru legal i pentru a se proteja de acuzaii de discriminare sau aciuni abuzive mpotriva salariailor (cele mai dese fiind concedierile), trebuie s in astfel de evidene. De exemplu, legislaia de protecie a muncii impune o eviden a accidentelor de la locul de munc, a instructajului pe care l-au facut angajaii, etc. Doar n aa fel, compania poate avea o dovad clar, scris a faptului c se preocup i aplic regulile de meninere a sntii angajailor n cadrul muncii. n cazul n care un salariat intenteaz un proces companiei, reprezentantul acestuia (de cele mai multe ori avocatul) trebuie s aduc instanei dovezi concrete, iar exigenele asupra acurateii i completitudinii evidenelor de personal sunt impuse cu strictee.[3.2] Evidenele de personal reprezint un punct de plecare pentru consultani. Informaiile despre posturi, tarifele de salariazare, cerinele de calificare, formarea i instruirea profesional, diagramele organizatorice, sistemul de selecie al candidailor, consemnrile n scris ale consultanilor etc. sunt vitale mai ales n situaiile n care se iau n calcul unele scenarii precum disponibilizrile, schimbarea ierarhic, delegarea, externalizarea, nfiinarea unui nou departament etc. Orice modificare n politica firmei, chiar dac este relativ minor, duce inevitabil la modificarea tuturor documentelor i regulamentelor relevante care exist n cadrul organizaiei. De aceea, o buna organizare i pstrare a evidenelor salariailor reprezint cheia eficienei i a eficacitii companiei, iar acurateea n nregistrarea acestor informaii este primordial, la fel cum este sau trebuie privit confidenialitatea acestor date. Din acest motiv este preferat s existe un departament separat, specializat (departamentul de personal) sau cel puin o persoan competent care s se ocupe cu administrarea operaiunilor de personal.[4.4] Pentru a gestiona eficient i a reduce erorile n activitatea de eviden a personalului, firmele moderne opteaz pentru sisteme de administrare a forei de munc, acestea integrnd toate operaiunile ce in de circulaia, salarizarea, motivarea personalului, cadrul legislativ, controlul, evidena timpului de munc etc. Aplicaiile date asigur evidena tuturor operaiunilor aferente personalului angajat ntr-o ntreprindere: Evidena datelor personale i a datelor referitoare la salarizare ale angajailor; 10

Evidena istoric a datelor referitoare la fotii angajai, date personale i date privind salarizarea; Posibilitatea de grupare a angajailor n diferite grupuri (locuri) de munc pentru a putea analiza separat realizrile, cheltuielile suportate de firm; Urmrirea i listarea sporurilor acordate i reinerilor efectuate; Pontarea angajailor cu posibilitatea definirii diferitelor tipuri de ore (normale, suplimentare, nvoite/nemotivate, de concediu, de diferite tipuri de boal, mpreun cu procentele de calcul pentru fiecare variant);

Pontarea angajailor la diferite locuri de munc cu tarife orare diferite (n cazul activrii la mai multe locuri de munca); Urmrirea i listarea avansurilor; Calculul i listarea statului de plat pe baza datelor de salarizare, listarea pontajului, liste de avansuri, listarea sporurilor/reinerilor i a parametrilor lunari (cum ar fi numarul de zile lucratoare, procentajul CAS al asigurailor, grila de impozitare, etc.);

Calculul i listarea impozitrii anuale cu posibilitatea efecturii de regularizri de impozit; Gestiunea resurselor umane reprezint o activitate complex, rolul primordial fiind

administrarea strict a personalului ntreprinderii. Prima sarcina a gestiunii resurselor umane const n inerea evidenei personalului i a calificrii lui. n cadrul intreprinderii accepiunea de efectiv de personal mbrac mai multe forme: - efectivul permanent; - efectivul nscris; - efectivul aflat n lucru; - efectivul prezent; - efectivul total; - efectivul pltit.[4.5] Gestiunea previzional a posturilor permite o mai bun adecvare n timp ntre nevoile i resursele umane necesare pentru buna funcionare a ntreprinderii. Aceasta trebuie s conduc ntreprinderea la situaia de a dispune de salariai motivai i competeni. Pentru a face fa nevoilor ntreprinderii n materie de personal, gestiunea previzional dispune de patru mijloace principale:[4.11]

11

- recrutarea; - formarea; - mobilitatea intern; - licenierea sau plecarea negociat din ntreprindere. Gestiunea previzional a carierelor nseamn luarea n considerare att n prezent ct i pentru viitor a nevoilor ntreprinderii, a ateptrilor exprimate de fiecare salariat i a posibilitilor individuale.[4.12] ntreprinderile care au realizat previziuni n materie de personal sunt n msur s determine necesarul de rennoire a cadrelor pentru o perioada de 10-15 ani. Recrutarea personalului este o operaie prin care ntreprinderea i procur mn de lucru de care are nevoie. Problematica recrutrii cuprinde trei aspecte majore: - procedura de recrutare: - sursele de recrutare; - tehnicile utilizate n procesul recrutrii. Procedura de recrutare se prezint ca o nlnuire de faze dup care urmeaz determinarea nevoilor de personal, alegerea oamenilor, primirea i ncadrarea n munc a acestora. Sursele de recrutare pot fi: interne, externe. Cele interne se refer la ocuparea unui post din cadrul ntreprinderii facnd apel la propriul su personal. n cazul recrutrii din surse externe ntreprinderea face apel la piaa muncii fie direct, fie utiliznd intermediari. Selecia candidailor cuprinde n mod succesiv examinarea lor, teste, analize grafologice precum i discuii individuale. Indiferent de mrimea ntreprinderii, formarea personalului este perceput tot mai mult ca o necesitate. Politica de formare profesional se sprijin pe urmatoarele noiuni: - permite meninerea nivelului tehnic al personalului la un grad constant de competitivitate; - adapteaz i obinuiete oamenii, mainile i echipamentele n scopul obinerii unui randament ct mai bun; - ncurajeaza efortul n munc din partea fiecarui angajat; - ofer posibilitatea pentru toi angajaii de a cunoate mai bine i de a respecta munca altora. Gestiunea resurselor umane scoate n eviden existena a dou mari categorii de nevoi: - de perfecionare, - de formare. De aceea, un rol important l are planul de formare care desemneaz ansamblul aciunilor anuale de pregtire profesional ce urmeaz s fie propuse angajailor dup consultarea prealabil a conducerii ntreprinderii. 12

O alt latur important a gestiunii resurselor umane o reprezint gestiunea remunerrii personalului.[4.5] Nivelul salarizrii este influenat de o serie de factori: - economici i sociali care intervin la nivel naional i internaionali; - economici i sociali care intervin la nivelul ntreprinderii; - individuali. Coninutul proceselor de remunerare se refer la definirea metodologiei de salarizare, stabilirea ierarhiei salariilor i precizarea ritmului evoluiei lor.[4.5] Obiectivul principal al politicii de remunerare l reprezint motivarea i mobilizarea personalului ntreprinderii. O bun politic de remunerare trebuie s fie echitabil, competitiv, stimulativ, flexibil. Pentru elaborarea planului de salarizare trebuie luate n considerare un numar de opiuni bazate pe situaii statistice i pe consideraii strategice legate de gestiunea resurselor umane: - stabilirea salariului sub sau peste nivelul pieei muncii; - alegerea dintr-un evantai larg sau restrns de salarii. Aceast opiune se poate analiza in trei situaii: a) pentru ansamblul masei de salariai; b) pentru un grup de posturi nvecinate sau identice; c) n interiorul aceluiai tip de posturi. - elaborarea unui plan de salarizare.[4.5] Compartimentul resurselor umane al companiei cuprinde subdiviziuni, activitile crora in de salarizare, managementul calitii, tehnologia informaiei, prin aceasta urmrind urmtoarele scopuri: recrutarea, selecionarea, ncadrarea i promovarea personalului salariat, buna funcionare a activitii ntreprinderii; particip la elaborarea regulamentului de organizare i funcionare al companiei; particip la elaborarea regulamentului intern; ntocmete organigrama i statele de funcii ale personalului, precum reeua tarifar de salarizare; asigur respectarea condiiilor legale n vigoare, n ceea ce privete angajarea, stabilirea salariului, avansarea, promovarea, recompensele i sancionarea personalului; efectueaz lucrrile privind evidena i micarea personalului, ncadrri, transferuri, detari, delegri, pensionri, ncetarea contractului de munc, ntocmete, pstreaz i ine la zi documentele de personal; asigur realizarea programului de perfecionare a personalului; 13

rspunde de derularea programului de instruire primar n domeniul informaticii; urmrete ntocmirea aprecierilor anuale ale salariaiilor pentru acordarea calificativelor pe baza criteriilor de performan; rspunde de organizarea n condiiile legii a concursurilor sau examenelor pentru angajarea i avansarea salariailor; verific prezena la serviciu, semnarea condicii de prezen la intrarea i ieirea de la serviciu, ine evidena concediilor de odihn i medicale efectuate de salariai; rspunde de calcularea i aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniu; ntocmete drile de seam statistice referitoare la salarizarea, evidena, ncadrarea, promovarea i a altor aspecte din domeniul personalului; ntocmete i administreaz baza de date cuprinznd evidena funciilor vacante; monitorizeaz evaluarea angajailor.

1.2.

Funciile

managementului

activitatea

de

eviden

personalului ntreprinderii
Organizaiile acestor timpuri sunt caracterizate de schimbri ireversibile, de prioriti adesea conflictuale, de presiuni pentru obinerea rezultatelor. Nici un domeniu de activitate nu rmne imun. Managerul modern trebuie s micoreze costurile, s fie permanent informat asupra progreselor tehnologice i s neleag dinamica rapidelor schimbri ale pieei i ale cererii clienilor.[2.1] Este cunoscut i faptul c succesul i competitivitatea unei ntreprinderi i, n general, a economiei naionale, depinde, n cea mai mare msur, de utilizarea raional i eficient a resurselor umane, precum i de motivarea corespunztoare a acestora. Datorit modificrilor rapide din sectorul economic, care se caracterizeaz prin globalizarea pieelor, modificarea cerinelor consumatorilor, perfecionarea tehnologiilor, dar i acutizarea concurenei, ntreprinderile sunt nevoite s caute noi soluii pentru a supravieui pe pia. Astfel, ele trebuie s mbunteasc n permanen performanele prin reducerea costurilor, inovarea produselor, mbuntirea calitii, dar i prin politici adecvate in privina capitalului intelectual. Resursele umane constituie n prezent cel mai important element strategic de care depinde buna desfurare a activitii n afaceri.. Nu n zadar Bill Gates, fondatorul Microsoft, n 1992 a afirmat : Dac 20 dintre cei mai buni oameni cu care lucrez m-ar prsi, n cteva luni n-ai mai auzi de Microsoft".[4.1] 14

Managementul organizaiei reprezint un proces complex care se desfoar pe baza adoptrii iterative a deciziilor; transpuse n activiti, acestea conduc la realizarea de bunuri i de servicii, n scopul atingerii unor obiective economico-sociale. Organizaia (societatea comercial, firma, compania, regia, instituia) este, n sens larg, ansamblul structurilor umane, materiale, tehnologice i funcionale realizate n scopul producerii de bunuri i de servicii. Managementul resurselor umane (MRU) este activitatea de management rspunztoare de toate deciziile i aciunile care afecteaza relaia dintre o organizatie i membrii ei. Finalitatea activitii managementului de resurse umane const n primul rnd n a face angajaii aa cum i dorete organizaia dar i a face organizaia aa cum i doresc angajaii, astfel nct organizaia s i ating obiectivele. Dup cum se observ exist o diferen major ntre ce nseamn managementul resurselor umane care are rolul de a modela oamenii i activitatea acestora n aa fel nct s se obin maximum de performana i ceea ce nseamn activitile specifice unui birou de personal ce au rolul de a contabiliza date despre angajai, pontarea orelor de program, a emite adeverine i a calcula salariile.[4.6] Managementul resurselor umane const n ansamblul activitilor orientate ctre asigurarea, dezvoltarea, motivarea i meninerea resurselor umane n cadrul organizaiei n vederea realizrii cu eficien maxim a obiectivelor acesteia i satisfacerii nevoilor angajailor.[2.3] Accentuarea rolului resurselor umane nu semnific ns o subevaluare a celorlalte resurse. Conceperea sistemic a firmei implic abordarea interdependent a resurselor, pornind de la obiectivele fundamentale la a cror realizare concur mpreun, de la conexiunile de esen ce exist ntre ele. Supraaprecierea resurselor umane n detrimentul celorlalte afecteaz echilibrul dinamic al organizaiei. Numai prin satisfacerea nevoilor angajatului se va putea obine implicarea acestuia n realizarea obiectivelor organizaiei i numai contribuind la succesul organizaiei angajaii vor putea s-i satisfac nevoile legate de munca pe care o desfoar. Numai atunci cnd cei implicai neleg aceast relaie managementul resurselor umane ocup o poziie important n cadrul organizaiei i poate contribui la succesului acesteia. Principiile eseniale ale managementului resurselor umane sunt: 1. Aprecierea factorului uman ca o resurs vital; 2. Corelarea, ntr-o manier integrat, a politicilor i sistemelor privind resursele umane cu misiunea i strategia organizaiei; 3. Preocuparea susinut de concentrare i direcionare a capacitilor i eforturilor individuale n vederea realizrii eficiente a misiunii i obiectivelor stabilite; 15

4. Dezvoltarea unei culturi organizaionale sntoase. Obiectivele urmrite de managementul resurselor umane constau n: 1. Creterea eficienei i eficacitii personalului (sporirea productivitii); 2. Reducerea absenteismului, fluctuaiei i a amplorii i numrului micrilor greviste; 3. Creterea satisfaciei n munc a angajailor; 4. Creterea capacitii de inovare, rezolvare a problemelor i schimbare a organizaiei.[2.3] Funciile managementului resurselor umane n companie, trebuie s corespund obiectivelor generale ale companiei, politicii de personal, concretizndu-se n urmtoarele sarcini: Planificarea necesarului de resurse umane; Atragerea resurselor umane; Meninerea i dezvoltarea personalului; Repartizarea resurselor umane; Meninerea resurselor umane; Demiterea resurselor umane. Specialitii din domeniul managementului au definit managementul resurselor umane astfel :[4.13] funciunea care faciliteaz cea mai eficient folosire a oamenilor n vederea realizrii obiectivelor individuale i organizaionale; funciunea care permite organizaiilor s-i ating obiectivele lor prin obinerea i meninerea unei fore de munc eficiente; abordarea strategic a asigurrii, motivrii, antrenrii i dezvoltrii resursei-cheie a unei organizaii; fixarea obiectivelor n raport cu oamenii, realizarea i controlul acestora ntr-o logic a sistemului; implic toate deciziile i practicile manageriale care afecteaz sau influeneaz direct oamenii, sau resursele umane, care muncesc pentru organizaie; reprezint o serie de decizii care afecteaz relaia dintre angajai i patroni, precum i alte pri interesate; reprezint o serie de decizii referitoare la relaia de angajare care influeneaz eficacitatea angajailor i a organizaiei;

16

ansamblul activitilor de ordin operaional (planificarea, recrutarea, meninerea personalului) i de ordin energetic (crearea unui climat organizaional corespunztor), care permit asigurarea organizaiei cu resursele umane necesare;

punerea la dispoziia ntreprinderii a resurselor umane necesare, cu dubla constrngere a funcionrii armonioase i eficiente a ansamblului uman, precum i a respectrii dorinei de dreptate, securitate i dezvoltare a fiecrui angajat.

Din cele expuse se nelege imposibilitatea atribuirii unei definiii riguroase i absolute a conceptului de management al resurselor umane. De aceea se tinde a evita apariia unor confuzii n tratarea problematicii resurselor umane, totodat pentru a contura caracterul operaional i divers al acestui nou domeniu Prin urmare, parcurgnd i analiznd diferitele definiii prezentate, se poate aprecia c, n prezent nu exist o definiie oficial, unanim acceptat a managementului resurselor umane i care s ntruneasc consensul specialitilor n domeniu. Importana fiinei umane n conducerea cu succes a unei afaceri este cea care face din "Managementul Resurselor Umane" competena esenial pentru toi managerii. Aceast responsabilitate nu este numai de a da slujbe oamenilor, de a-i ndruma cum s lucreze i de a le nregistra performanele, dei managerii trebuie s fac acest lucru. Pe lng toate acestea, este o investiie: a da oamenilor putere pentru ca ei s acioneze eficient i eficace. Mai nseamn s exploatezi cunotinele individuale, talentele, imaginaia i creativitatea pentru binele comun.[2.4] Managementul resurselor umane n cadrul ntreprinderii trebuie s ndeplineascp urmtoarele funcii: Asigurarea cu personal a ntreprinderii; Stabilirea relaiilor de munc cu angajaii n conformitate cu legislaia muncii; Organizarea corespunztoare a tuturor etapelor de dirijare a personalului; Studierea climatului psihologic n colectiv; Atestarea locurilor de munc. Funciile managementului resurselor umane sunt vaste, i n dependen de mrimea i tipul activitii ntreprinderii poate implica diverse procese. Astfel, activitatea de administrare a capitalului uman presupune: elaborarea fielor de post, regulamentului intern al ntreprinderii, regulamentelor de funcionare a seciilor etc.

17

recrutarea personalului, selecia, angajarea la serviciu, evaluarea competenei, organizarea instruirii etc. protecia social a angajailor, conlucrarea cu sindicatele, organizarea diferitor manifestri la ntreprindere etc. consultaii referitor la legislaia muncii; calculul salariilor; protecie a muncii; servicii de securitate, serviciul psihologic studierea climatului psihologic n colectiv i testarea noilor angajai. Reieind din experiena internaional, metodele de determinare a numrului de persoane

pentru Departamentul Resurse Umane sunt: n SUA la fiecare 100 de angajai revine cte 1 lucrtor n domeniul resurselor umane; n Europa la 130-150 de angajai revine cte 1 lucrtor n domeniul resurselor umane; n Japonia la 100 de angajai revin 3 lucrtori n domeniul resurselor umane. n prezent n unele corporaii mari din lume numrul personalului din Departamentul Resurse Umane atinge cifra de 150 de persoane.[2.5] Planul de resurse umane este creat n acord cu planul strategic al organizaiei. Pe msur ce organizaia identific oportunitile de dezvoltare disponibile, este necesar corelarea lor cu abilitile de care va fi nevoie pentru acoperirea lor. Recrutarea, instruirea i programele de recompensare sunt create n vederea atragerii, dezvoltrii i pstrrii oamenilor cu abilitile necesare. Dezvoltarea resurselor umane implic un proces de instruire a oamenilor pentru a ndeplini sarcinile de care este nevoie n organizaie. Problema const n recunoaterea tipului de instruire de care angajaii au nevoie. Toate deciziile de instruire trebuie s in cont de motivarea angajatului supus formrii. Exist un numr de tehnici de instruire i elemente necesare pentru ca un program de instruire s fie eficient. n evaluarea performanelor este important att evaluarea comportamentelor considerate adecvate, ct i a celor neadecvate, precum i acordarea echitabil a recompenselor.

18

Pentru asigurarea unor relaii benefice ntre conducere i angajai se desfoar o serie de activiti cum sunt gestionarea conflictelor, consolidarea relaiilor cu sindicatele sau reprezentanii angajailor i consilierea angajailor. Pe msur ce i dezvolt dimensiunile, orice organizaie se confrunt cu probleme legate de nevoia de resurse umane. Dac organizaia este n cretere, trebuie stabilite metode de gsire i angajare de oameni care s posede abilitile solicitate. Acest lucru se reflect de obicei ntr-o form de planificare a resurselor umane. Analizndu-se proiectele i tendinele viitoare ale organizaiei, se estimeaz numrul de oameni de care este nevoie i tipul de abiliti i competene pe care le solicit eventualele posturi vacante. O parte a acestui proces o reprezint succesiunea managerial, adic determinarea numrului de manageri care se vor pensiona i a msurii n care organizaia dispune de oameni talentai care s-i nlocuiasc. Dup dezvoltarea unui plan de resurse umane, trebuie urmai un numr de pai necesari implementrii planului. Prima parte esenial a implementrii este determinarea numrului de oameni cu anumite abiliti de care este nevoie la un anumit moment. Urmtorul pas l constituie recrutarea o procedur folosit pentru atragerea oamenilor calificai s candideze pentru posturile libere din cadrul organizaiei. Dup ce oamenii au fost atrai s solicite postul, este folosit procedura de selecie pentru stabilirea persoanelor care vor ndeplini efectiv sarcinile n organizaie i care vor fi angajai. Oamenii nou angajai trebuie s fie nvai care sunt regulile i standardele organizaiei, iar pentru aceasta este folosit un tip de program de integrare sau orientare. Dup ce oamenii au fost integrai n sistem, de obicei este necesar s fie ajutai s i actualizeze capacitile, atitudinile i competenele generale, aducndu-le la nivelul considerat potrivit n organizaie prin intermediul instruirii i dezvoltrii angajailor. Odat ce oamenii au nceput s funcioneze n cadrul organizaiei la nivelul potrivit apare problema recompensrii lor adecvate. Sunt stabilite salariile considerate corecte pentru oamenii cu anumite abiliti i responsabiliti ale postului, precum i procedura potrivit de evaluare a performanelor prin care conducerea poate lua decizii corecte de acordare a recompenselor oferite sub forma salariului sau promovrii. Pe msur ce oamenii se stabilesc n organizaie, devin preocupai de beneficiile (asigurri de sntate, concedii medicale i de odihn, fonduri de pensii) care le sunt oferite. Angajaii pot s-i aleag reprezentani sau s se afilieze la un sindicat pentru a-i proteja drepturile i a-i promova interesele i prin urmare apare necesitatea angajrii unei colaborri cu aceste structuri. Atunci cnd apar conflicte sunt necesare intervenii calificate pentru a le gestiona i rezolva constructiv. Pot fi de asemenea acordate angajailor servicii de consiliere n 19

diverse aspecte din partea managerilor sau a unor specialiti. Toate aceste activiti constituie substana relaiilor angajai-conducere.[2.3] Managementul resurselor umane este un proces care const n exercitarea a patru funcii de baz: asigurarea, dezvoltarea, motivarea i meninerea resurselor umane, grafic acestea fiind reprezentate n figura 1.1.[2.3]

Figura nr. 1.1 Funciile managementului resurselor umane[2.3] Managementul resurselor umane este relevat prin funcii concrete:[2.10] Analiza muncii vizeaz culegerea de informaii asupra coninutului activitii structurii. Acest proces se desfoar la nivel operaional i vizeaz definirea caracteristicilor fiecrui post, aplicnd metoda de jos n sus sau de la vrf la baz. Aceast funcie presupune analiza, descrierea i evaluarea postului; Planificarea resurselor umane se realizeaz n cadrul strategiei de achiziie, utilizare, dezvoltare i ncetare a activitii personalului, proiectat pentru un anumit orizont. Resursa uman existent n cadrul sistemului socio-economic este supus validrii pe piaa muncii, n condiii de concuren;

Recrutarea, selecia i angajarea personalului impune un efort complex i de durat. Recrutarea constituie o activitate distinct a procesului de ocupare a unui post vacant i include examinarea postului, a surselor din care pot proveni 20

candidaii, luarea contactului cu ei i oferirea unui formular de solicitare atractiv;[2.10] Formarea i dezvoltarea personalului reprezint o problem de substan n care se regsesc n manifestare dinamic i distinct procesul de educaie, de formare i dezvoltare; Evaluarea i aprecierea obiectiv a performanei individuale stau la baza perfecionrii pe post i a mbuntirii motivaiei n munc.

1.3.

Importana managementului informaional n activitatea de eviden a resurselor umane

Tratarea sistemica a organizrii managementului unitii economice implic o analiz corect a aspectului su informaional. Studiul organizrii managementului sub acest aspect permite s se constate i evidenieze o problematic specific, ce se refer i la tehnologia managementului societii comerciale. Aceste probleme atrag atenia managerilor care trebuie s fie pregtiti s le soluioneze n condiii concrete.[4.7] ntregul proces managerial apare ca un proces de nsuire i transmitere a informaiei. Momentul central al acestui proces l reprezint actul de adoptare a deciziei, care const n alegerea unuia din numeroasele mijloace de aciune. Adoptarea deciziei genereaz informaia decizional, care se transmite la executani sub form de planuri, sarcini, normative, comenzi i le servete ca impuls spre aciuni coordonate i orientate spre scopuri manageriale precise. n sistemul managementului societii comerciale toi conductorii i salariaii sunt legai ntre ei prin informaii, care furnizeaz o reea comunicaional unic. n aceast reea o ieire informaional de la un organ reprezint o intrare informaionala pentru altele.[4.7] Fiecare manager reprezint un nod al reelei comunicaionale, n care se ntreptrund o multitudine de informaii. Sursele informaionale se caracterizeaz prin coninut, intensitate i regim temporal. Organizarea managementului societii comerciale se gsete n strns dependen cu aceste caracteristici. n viaa managerial, informarea are un rol deosebit reprezentnd un instrument indispensabil n elaborarea procesului de dezvoltare a societii comerciale, n urmrirea realizrii acestuia, n valorificarea resurselor i, n special, a realizrii i depirii profitului prevzut de ctre manager. Datele i elementele informaionale, sunt necesare la cunoaterea 21

proceselor i fenomenelor manageriale, la examinarea lor critic n vederea fundamentrii deciziilor ce se impun. La rndul ei, cunoaterea nseamn stpnire i prevedere, elemente ce reprezint coordonatele eseniale ale managementului societii comerciale.[4.7] Utilizarea eficient a forei de munc poate reprezenta un important atu pentru creterea profitabilitii oricrei companii. Piaa de soluii informatice destinate gestionrii resurselor umane a crescut mult n ultimii ani, pe fondul diversificrii nevoilor organizaiilor, dar acum se afl ntr-un regres cauzat de disponibilizarea salariailor i de reducerea fondurilor alocate pregtirii profesionale pe fondul recesiunii economice. Datorit necesitii de a gestiona resursele umane dintr-o ntreprindere printr-un sistem informaional bine pus la punct, apare legtura strns dintre aceste dou componente ale ntreprinderii. Astfel, sistemul informaional vine s pun bazele organizatorice pentru ameliorarea guvernanei corporative, rspunznd realitilor i nevoilor specifice ale companiei. Acesta constituie baza metodologic a politici de creterea eficienei forei de munc i a capitalului uman al unei companii competitive pe pia. Sistemul informaional destinat activitii de eviden a resurselor umane este un ansamblu ordonat de resurse (personal, echipamente, proceduri, metode) folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor, analiza, pstrarea, difuzarea i valorificarea informaiilor i cunotinelor necesare n procesul gestionrii personalului. Pentru a nelege mai bine aceast definiie sunt necesare anumite precizri. Pentru a nu crea confuzia suprapunerii sensului termenilor de date, informaii i cunotine trebuie de notat c exist o anumit distincie noional ntre ele. Astfel, informaia este considerat un mesaj care ne aduce un spor de cunoatere, modificnd viziunea noastr despre lume i reducnd incertitudinea. Acest spor de cunoatere provine din confruntarea mesajului cu un model interpretativ, specific receptorului, ceea ce face ca informaia s fie relativ la receptor. ntradevr, acelai mesaj perceput de ctre mai multe persoane poate avea un neles diferit de la o persoan la alta, n funcie de cunotinele anterioare i interesele acestor persoane. Mesajele sunt formate din semnale sau ansambluri de semnale susceptibile de a fi percepute de ctre cei interesai. Aceste semnale pot fi stimuli primari sau simboluri care reflect obiectele sau fenomenele aflate n zona de interes a receptorului. n contextul sistemelor informaionale din ntreprinderi, termenul de dat este folosit pentru a desemna un simbol sau un ansamblu de simboluri reprezentativ pentru o informaie potenial. Aceste simboluri (datele) trebuie prelucrate pentru a deveni informaii utile, ceea impune realizarea unor eventuale operaii de ordonare, filtrare, agregare, combinare etc. i, n mod obligatoriu, evaluarea datelor prin prisma unor modele interpretative. Din aceast perspectiv, putem spune, deci, c datele constituie 22

materia prim a informaiilor. n acelai timp, datele pot fi vzute i ca reprezentri ale informaiilor (calculatoarele, de exemplu, prelucreaz, stocheaz, imprim, transmit date, care, percepute i interpretate de ctre oameni, devin informaii).[4.8] La rndul lor, informaiile, ca reflectri evaluate ale obiectelor i fenomenelor percepute, pot fi combinate n entiti de cunoatere mai complexe, numite cunotine. Acestea nu sunt altceva dect asocieri de informaii generalizate i abstractizate n urma nelegerii unor relaii de tip cauz-efect, stabilite cu ocazia desfurrii unor fenomene particulare. Pentru achiziionarea, memorarea i prelucrarea cunotinelor de ctre calculatoare sunt utilizate mijloace software specifice, bazate pe inteligen artificial. Ca urmare, cunotinele sunt reprezentate ca atare n calculatoare (sunt construite i exploatate, de exemplu, baze de cunotine computerizate).[4.8] Actuala generaie de sisteme informaionale de management au o utilizare mult mai larg, iar aplicaiile depesc graniele ierarhiei ntreprinderii. Sistemele informaionale de management a resurselor umane sunt instalate pe microcalculatoare sau staii de lucru dintr-o reea i reunesc informaii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploateaz avantajele arhitecturii client/server, care asigur accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de ntreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaiile agregate privind situaii economice i financiare a ntreprinderii, sub form grafic, etc.).[2.7] Un model al sistemului informaional de management este redat grafic n figura 1.2.

Figura 1.2 Sistemul informaional de management[2.6]

23

Funcionalitatea i eficiena sistemului informaional managerial de evidena a personalului depinde de respectarea ctorva cerine de baz. Este important corelarea sistemului informaional cu procesul managerial al departamentului resurse umane i pe aceasta baz s se stabileasc exigenele generale i specifice pentru sistemul informational managerial. Tot pe planul corelrii, trebuie avut n vedere raportul ce se stabilete ntre sistemul informaional i structura organizatoric, cerinele impuse, precum i legturile necesare ntre elementele de structur. O cerin deosebit de important se refer la necesitatea seleciei informaiilor n scopul de a asigura o coresponden raional i eficace ntre nevoile reale de informare a managerului si informaiile ce i sunt furnizate de catre ajutoarele sale directe. n acest cadru, managerul primete att informaii de natur tehnico-operativ, ct i informaii economice. De regul, informaiile economice reprezint o sintetizare a informaiilor tehnico-operative. Pentru a asigura un nivel superior de veridicitate i eficien a informaiilor economice este nevoie s se insiste pe calitatea evidenelor, fa de care se gsesc n relaie de dependen. Tot pe planul dependenei se afl informaiile fa de nivelul de prelucrare a datelor. Viaa uzinal confirm faptul c baza informaionala a procesului managerial este superioara atunci cnd prelucrarea datelor se face mai temeinic, mai complex i mai diversificat. O alt necesitate se refer la supleea i adaptabilitatea sistemului informaional managerial. Aceste cerine izvorsc din dinamismul problematicii cu care se confrunt sistemul managerial. Spre deosebire de sistemul informaional, sistemul informatic de eviden a personalului presupune trecerea informaiei printr-un format digital, ceea ce nseamn c se transform, se prelucreaz sau se exprim ntr-o form digital. Sistemele informatice n sensul definiiei de mai sus au aprut odat cu dezvoltarea sistemelor de calcul, a computerelor. Aceste sisteme au fost integrate n sistemele informaionale, iar n prezent considerm c termenul de sistem informaional tinde s scad din ce n ce nimportan deoarece exist din ce n ce mai puine activiti n care s nu se foloseasc informaii n form digital. Un sistem informatic este astfel i un mod organizat de a combina oameni, hardware, software, reele de comunicaie cu resursele de date care colecteaz, transform i disemineaz informaia ntr-o organizaie.[4.9] Sistemul informatic de management al resurselor umane trebuie s asigure colectarea, administrarea, prelucrarea i interpretarea datelor prin emiterea de liste, rapoarte text, date statistice i comparative, precum i mbuntirea comunicrii n cadrul organizaiei printr-o mai bun organizare a fluxului de informaii dintre departamentul de Resurse Umane i alte subdiviziuni.

24

Baza legal a aplicaiilor date este Codul muncii al RM (Legea nr.154din 28.03.2003), prin care sunt reglementate raporturile de munc, precum i alte acte normative din domeniu.[2.3] n cadrul companiei, scopul sistemului informatic de gestiune a personalului este de a oferi o bun accesibilitate a datelor i reducerea semnificativ a timpului necesar activitilor administrative privind managementul personalului, punnd la dispoziia managementului organizaiei informaii utile i concludente privind: structura organizaional (subdiviziunile structurale); registrul angajailor; statele de funcii; programarea concediilor; dosarele personale ale angajailor, cu diversitatea de caracteristici din dosarul personal: stagiu, vrst, sex, studii, stare civil, loc de natere, domiciliu, cetenie, activitate anterioar, transferuri n cadrul instituiei(companiei), etc.; angajri, concedieri, evaluri, grade de calificare, clasificare i militare, concedii, deplasri, stimulri, sanciuni, distincii, etc.; documentele oficiale de serviciu (ordine, dispoziii) de reglementare i modificare a resurselor umane, emise de ctre management; rezerva de personal; analiza i statistica caracteristicilor din dosarul personal al angajailor. Componenta de management a resurselor umane ofer suport informatic pentru realizarea tuturor proceselor din domeniul resurselor umane i al managementului de personal. Astfel sistemul informatic privind gestionarea personalului ndeplinete urmtoarele funcii: nregistrarea si evidenta personalului; controlul i analiza calitativ (la "data" sau pentru "perioada") a completrii schemei de personal; evidena i analiza: forme de angajare si modaliti de obinere a posturilor de munca; evidena i analiza: vrst; sex; studii i cunotine; origine i stare social; stagiu de munc, etc.; evidena, control si analiza: deplasri, concedii; evidena i analiza concedierii, inclusiv motivaii;

25

perfectarea si vizualizarea/imprimarea listelor de personal: angajri, concedieri, deplasri; concedii; intervale de vrst; sex; studii; titluri i grade tiinifice; stare familiar; studii; etc.;

selectarea datelor referitoare la angajai conform criteriilor stabilite, perfectarea documentelor respective. Locul i importana sistemelor informatice de gestiune a personalului sunt reflectate de

particularitile capitalului uman al ntreprinderii. Dat fiind faptului c resursele umane reprezint singura component creatoare de valori, importana subiectului discutat capt noi valene. Astfel, obiectivul principal urmrit prin introducerea unui sistem informatic de eviden a resurselor umane l constituie asigurarea selectiv i n timp util a tuturor nivelurilor de conducere cu informaii necesare i reale pentru fundamentarea i elaborarea operativ a deciziilor cu privire la politica de personal. Soluiile informatice n domeniul resurselor umane sunt concepute astfel nct s permit selecia i recrutarea personalului, prin gestionarea tuturor proceselor implicate, evidena salariailor, cu numeroase detalii personale i profesionale, urmrirea strii de sntate a personalului i msurile de protecia muncii, evidena fielor de post, evidena i participarea angajailor la evenimentele de pregtire profesional, corelarea necesitilor constatate de training cu planurile de colarizare etc. Totodat, acestea rspund problemelor legate de calculul salariilor, modelnd automat procesul de business, att financiar ct i operaional, i oferind companiilor suportul informaional pentru analiz financiar, previziuni i luarea deciziilor n domeniul acordrii de drepturi salariale angajailor din cadrul companiei. Datorit ariei largi de cuprindere, modulul de management al salarizrii personalului ofer o mare flexibilitate, att la stabilirea diverilor algoritmi de calcul specifici organizaiei, ct i la adaptarea la schimbrile legislative din mediul economic. Avantajele implementrii soluiilor informatice n domeniul resurselor umane sunt deosebit de importante, fie c ne referim la ordonarea i ritmicizarea activitii impus de folosirea unor aplicaii integrate ntr-un sistem informatic, gestionarea integrat a tuturor informaiilor de interes referitoare la angajai, sau la reducerea costurilor i eficientizarea activitii n cadrul Departamentului de Resurse Umane, efectuarea tuturor calculelor n conformitate cu legislaia n vigoare i nregistrarea oricrei modificri a acesteia fr a afecta lunile precedente, reducerea timpului de calcul al drepturilor salariale i a obinerii diverselor situaii cerute de legislaia n vigoare. Din cele expuse se nelege ct de important este pentru ntreprindere de a implementa i utiliza un sistem informatic de evidena a personalului. Din punct de vedere economic, punerea 26

n practic a unui program de gestiune a resurselor umane va contribui la creterea profitului prin ridicarea productivitii muncii. Pe termen scurt, utilizarea unei astfel de soluii rpesupune costuri mari, datorate: procurrii sistemului informatic; instruirii personalului implicat nemijlocit n utilizarea acestuia; adaptrii sistemului la specificul ntreprinderii.

Astfel, cheltuielile sunt att de ordin financiar, ct i de timp i de resurse umane. Pe termen lung, ns, utilizarea soluiilor informatice prezint o mulime de avantaje, cum ar fi: automatizarea proceselor legate de evidena personalului; evitarea erorilor i a dublrii documentelor; creterea productivitii i a eficienei; reducerea timpului pentru efectuarea anumitor operaii; obinerea operativ a rapoartelor.

27

Capitolul II. ANALIZA INFRASTRUCTURII INFORMAIONALE DIN CADRUL S.A. MOLDTELECOM

2.1. Caracteristica ntreprinderii S.A. Moldtelecom
Moldtelecom este Operatorul Naional de Telecomunicaii i totodat cea mai mare companie de telecomunicaii din Republica Moldova. La 1 aprilie 1993, n urma restructurrii sectorului de telecomunicaii din Republica Moldova, a fost nfiinat ntreprinderea de Stat "Moldtelecom". La 5 ianuarie 1999 ntreprinderea a fost reorganizata n Societate pe Aciuni, Statul fiind fondator i unic acionar.[4.14] De-a lungul activitii sale, Moldtelecom a parcurs o perioad de perfecionare i evoluie continu, de la un monopol de stat la o companie deschis pentru colaborare, de la tradiionala telefonie fix, pn la cele mai avansate servicii. Astfel, Moldtelecom este unica companie care oferite populaiei ntreaga gam de servicii de telecomunicaii: Telefonie Fix, Telefonie Mobil, Internet, Transport Date i Televiziune Digital. n prezent, compania deine poziia de lider pe piaa serviciilor de Telefonie Fix. Pe acest segment al pieei comunicaiilor S.A. Moldtelecom are o cot de 97,8% conform cifrei de afaceri pentru trimestrul IV n 2011, iar grafic structura i evoluia pieei este reprezentat n figura 2.1.[5.1]

Figura 2.1. Cota pe piaa telefoniei fixe n funcia de cifra de afaceri [5.1] 28

Pe piaa serviciilor de acces Internet i transport date compania are cota de pia de 66,7%, evoluia operatorilor fiind reflectat n figura 2.2.[5.1]

Figura 2.2 Cotele de pia ale operatorilor n sectorul acces Internet i transport date n funcie cifra de afaceri [5.1]

n sectorul audiovizualului companiei i revin 22,49%, conform datelor prezentate de Agenia Naional pentru Reglementare n Comunicaii Electronice i Tehnologia Informaiei a Republicii Moldova. Structura pieei multicanal pentru anii 2009 2011 este redat n figura 2.3. [5.1], unde poate fi remarcat o descretere a vinitului din comercializarea serviciilor de difuzare a televiziunii digitale comparativ cu ceilali operaori de pe pia pentru ultimii ani.

29

Figura 2.3 Structura pieei multicanal, n funcie de cifra de afaceri [5.1] Pe piaa de comunicaii mobile S.A. Moldtelecom deine o cot relativ mic. n trimestrul IV al anului 2011 venitul companiei obinut n urma comercializrii de servicii de comunicaii mobile au constituit doar 3,95% din venitul total al pieii date n Republica Moldova, iar grafic aceasta este reflectat n figura 2.4.[5.1]

Figura 2.4 Structura pieei de comunicaii mobile, n funcie de cifra de afaceri

30

Performanele S.A. Moldtelecom sunt reflecia investiiilor de circa 700 800 mln lei alocate anual, n implementarea de tehnologii i servicii noi, precum i mbuntirea continu a relaiei cu abonaii si. Abonaii justific efortul i ateptrile companiei, nregistrnd, n 2011, cifra record de 1.124 mln abonai. Numrul abonailor este ntr-o continu cretere, atingnd o densitate de 33% la 100 de locuitori.[4.10] n toi aceti ani, Moldtelecom a depus eforturi considerabile pentru dezvoltarea i diversificarea pieei de telecomunicaii. Depind sfera sa tradiional de activitate - telefonia fix i ndreptndu-se spre piaa de telefonie mobil, Moldtelecom a lansat la 1 martie 2007 operatorul de comunicaii mobile n standard CDMA2000 - Unit, parte component a familiei Moldtelecom, iar la 1 aprilie 2010 este lansat reeaua 3G / UMTS pentru Internetul mobil la o vitez de pn la 14, 4 Mbps, care ulterior va putea fi mrit pn la 21 Mpbs.. Un alt serviciu bazat pe tehnologia CDMA i oferit de Moldtelecom este serviciul de telefonie fix - Amplus, care are drept scop asigurarea accesului la serviciile de telecomunicaii tuturor cetenilor Republicii Moldova, indiferent de localitate. n ce privete transportul de date, compania propune acesul internetului prin 2 servicii de baz : MaxDSL i MaxFiber. MaxDSL este un serviciu modern de transport date la viteze ridicate ce are la baz tehnologia ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line). Tehnologia ADSL asigur o conexiune permanent la Internet, folosind ca mediu de transport linia telefonic a abonatului. Avantajul principal al acestei tehnologii este c utilizeaz linia telefonic obinuit pentru transfer de date la viteze mari. n ce privete MaxFiber, acesta presupune cel mai rapid acces la Internet oferit de compania Moldtelecom prin tehnologii optice. Internetul prin MaxFiber este cel mai rapid mediu de comunicaie la distan care permite transfer de date la viteze foarte mari. La nivel mondial, cele mai importante reele transnaionale de transmisii de date utilizeaz ca suport fizic de comunicaie fibra optic. Figura 2.5 reflect structura pieei serviciilor n band larg n funcie de tehnologia de acces pentru ultimii 3 ani. O analiz a acestei figuri scoate n eviden o descretere considerabil a numrului de abonai la reeaua Internet prin thenologia DSL, cednd n faa FTTx, care capt o pondere tot mai mare pe piaa dat.

31

Figura 2.5 Structura pieei serviciilor n band larg n funcie de tehnologia de acces S.A. Moldtelecom este o companie n micare pe piaa comunicaiilor din Moldova. n ultimii ani S.A. Moldtelecom a evoluat inteligent, cu multe eforturi, fiind conectat la tehnologia sofisticat a acestui mileniu. S.A. Moldtelecom ofer astzi servicii de ncredere, inovatoare i uor de folosit, de la tradiionala telefonie fix, la Internet de cea mai bun calitate, televiziune digital, IPTV, dar i cel mai sigur spaiu de gzduire de date din Moldova, servicii combinate de date i voce i un program permanent controlat i mbuntit de Customer Care. Misiunea companiei este s furnizeze cu promptitudine servicii de telecomunicaii i divertisment de ncredere, care se dezvolt permanent. Combinaia perfect de tehnologii moderne i management flexibil contribuie la asigurarea clienilor cu servicii de cel mai nalt nivel. Implementarea serviciilor Internet i transport date, telefonie mobil, IP telefonie, VideoTelefonie, cartele prepltite tte--tte, Numrul Verde, Allodin i altele, sunt o dovad n plus a inteniilor Moldtelecom de a promova i n continuare tot ce este actual i util, pentru a fi in pas cu cerinele pieei. Toi mpreun i fiecare n parte contribuie la realizarea misiunii Moldtelecom: Clientul i necesitile acestuia sunt pe primul loc. Activitatea companiei este axat pe dezvoltarea continu a infrastructurii, accentual fiind pus pe majorarea nivelului de digitalizare, lrgirea gamei de produse prestate i mbuntirea calitii acestora.

32

Pe lng serviciul tradiional de telefonie fix, compania s-a dezvoltat considerabil ultimii ani, pentru a presta servicii modern, de calitate. Astfel, noul serviciu de Televiziune Digital IPTV este ultima generaie de televiziune digital i opiunea fireasc pentru cei ce doresc o calitate superioar a imaginii i a sunetului TV, o mbinare armonioas dintre calitate, accesibilitate i diversitate. Figura 2.6 reflect evoluia S.A. Moldtelecom pe piaa audiovizualului. n anul 2010 ponderea abonailor la televiziune digital Moldtelecom a crescut cu aproape 10 puncte procentuale, comparativ cu anul precedent. Cu toate c n 2011 numrul utilizatorilor serviciilor de televiyiune prestate de companie este relativ mic, comparativ cu cel al concurenilor, rata de cretere este considerabil, ceea ce evideniaz calitatea serviciilor prestate de ntreprinderea, dar i tendina de a crete pe pia.

Figura 2.6 Structura pieei, n funcie de numrul de utilizatori Televiziunea HD (High Definition) a fost lansat n premier n Republica Moldova, presupunnd calitatea imaginilor i a detaliilor impresionante, culori vii i pline de via, de pn la 5 ori mai mult informaie, aspect cinema-style 16:9 widescreen, sunet surround Dolby Digital 5.1 i interfa de ieire HDMI. n ce privete telefonia mobil, n prezent, compania trece la o nou etap de dezvoltare a comunicaiilor mobile n ntreaga ar i devine operatorul cu cea mai mare reea de generaia a treia din Republica Moldova care lucreaz n standard UMTS. 33

Astfel, Moldtelecom S.A. a consemnat n trimestrul IV al anului trecut cea mai solid cretere, de 33%, a numrului de utilizatori Unit pe piaa local de telefonie mobil. Marca sa comercial Unit s-a evideniat pe parcursul acestei perioade la toate capitolele activitii, inclusiv dup evoluia numrului de utilizatori 3G, cota de pia i cifra de afaceri, nregistrnd rezultate financiare solide i o performan operaional remarcabil la serviciile de telefonie mobil.[4.17] Potrivit raportului ANRCETI, numrul abonailor Unit s-a majorat cu 62,5 mii, ceea ce reprezint o cretere cu 33%, n timp ce rata de penetrare a acestor servicii s-a ridicat cu8,7%, fa de trimestrul III al anului precedent.[4.17] Dinamica pozitiv a numrului de abonai Unit a determinat o sporire cu 14% a cifrei de afaceri a companiei Moldtelecom pe segmentul de telefonie mobil.[4.17] Dac vorbim despre cadrul legislativ, remarcm faptul c ntreprinderea activeaz conform Legii Telecomunicaiilor a Republicii Moldova Nr. 520-XIII din 07.07.95, prin care sunt stabilite principalele reguli i condiii de activitate n domeniul telecomunicaiilor n Republica Moldova.[1.1] n ce privete rezultatele financiare, este necesar de subliniat faptul c veniturile companiei sunt n cretere. Aceasta se datoreaz mai multor cauze. Una dintre procesele ce contribuie la creterea cifrei de afaceri a societii pe aciuni este mrirea nivelului general al preului. Astfel, inflaia are un impact major asupra datelor extrase din raprtul privind rezultatele financiare. Totodat, compania a obinut creteri de profit datorit majorrii volumului de vnzri, a creerii numrului de abonai la toate serviciile prestate. Politica i activitatea S.A."Moldtelecom" este axat pe: asigurarea n egal msur a accesului la serviciile de telecomunicaii tuturor cetenilor Republicii Moldova, indiferent de localitate; dezvoltarea sectorului tehnologii informaionale i comunicaiilor din Republica Moldova prin aplicarea tehnologiilor performante i prin extinderea Nomenclatorului de servicii ctre populaie; satisfacerea solicitrilor clienilor. Din punct de vedere organizaional Societatea pe Aciuni Moldtelecom este constituit din Aparatul de conducere i filialele ntreprinderii. Din organigrama ntreprinderii (Anexa Nr 1) putem observa c organul suprem al S.A. Moldtelecom este reprezentat de Adunarea General. Acesteia i se supune Consiliul de administrare, care conduce cu activitatea organizaiei ntre

34

convocrile Adunrii Generale. Directorul general al societii, se subordoneaz consiliului de administrare. De asemenea lui i se supun directorii tuturor departamentelor i consilierii si. Alte legi i acte normative care reglementeaz modalitatea de alegere a persoanelor n calitate de membrii ai consiliilor societilor comerciale: "Legea privind Societile pe Aciuni nr. 1134-XIII din 02.04.1997"[1.4], ce prevede modul de organizare a societilor pe aciuni, "Hotrrea Guvernului nr.1053 din 11.11.2010", care prevede regulamentul cu privire la reprezentarea statutului societii comerciale.[1.5] Structura aparatului de conducere este alctuit din urmtoarele subdiviziuni: Departamentul Comercial - asigur prestarea i vnzarea serviciilor de telecomunicaii, deservirea clientelei, elaborarea i realizarea politicii tarifare a companiei, promovarea serviciilor i produselor; Departamentul Tehnic - asigur funcionarea fiabil, dezvoltarea i modernizarea mijloacelor de telecomunicaii i calitatea serviciilor; Departamentul Finane - asigur strategia unic n domeniul economiei i finanelor necesare gestiunii efective a patrimoniului, stocrii i analizei rezultatelor obinute; Departamentul Logistic - asigur organizarea lucrrilor de construcie, reconstrucie i reparaie capital a obiectelor de telecomunicaii i civile, exploatrii transportului i aprovizionrii cu materiale i utilaj; Departamentul Sisteme Informaionale - asigur funcionarea corect i evoluia sistemelor informatice ale ntreprinderii; Departamentul Resurse Umane - asigur politica de cadre, salarizarea angajailor, protecia muncii. Alte subdiviziuni, mai mici, din cadrul companiei, ce se subordoneaz nemijlocit directorului general sunt: Direcia marketing; Direcia reglementri; Direcia managementul calitii; Direcia riscuri; Serviciul juridic; Serviciul securitate; Serviciul secretariat i protocol. Departamentul resurse umane S.A. Moldtelecom (n continuare DRU) n prezent numr 56 salariai. Directorul resurse umane planific, organizeaz i efectueaz controlul 35

activitilor din cadrul serviciilor. Astfel, n cadrul departamentului distingem urmtoarele subdiviziuni: Serviciul organizarea, proiectarea i evaluarea posturilor; Servicul recompense i beneficii; Serviciul instruire i dezvoltarea carierei; Serviciul eviden i administrare; Serviciul protecie i prevenire; Secia recrutare, selectare i integrare; Analizind trecutul istoric al departamentului resurselor umane n S.A. Moldtelecom se poate evidenia o evoluie considerabil. La nceputul anilor 2000, evidena angajailor S.A. Moldtelecom era efectuat de secia cadre, preluat i perpetuat din sistemul de management de tip sovietic. Secia de cadre se ocupa preponderent cu activitile de: Eviden a personalului ntreprinderii; Stabilirea relaiilor (conlucrarea) cu diferite instituii din mediul extern care vizeaz resursele umane. Ulterior, a fost sesizat importana conceptului de management al resurselor umane, ceea ce a determinat dezvoltarea unei secii, cu un numr de maxim 10 salariai, ntr-un departament ce nu doar duce evidena cadrelor, ci elaboreaz o politic complex de meninerea personalului calificat, prin recrutarea i selecia riguroas a candidailor potrivii, sisteme de bonusare pentru performanele obinute, instruirea i motivarea salariailor. Astfel, fiecare serviciu din cadrul departamentului resurse umane, prin funciile ndeplinite, particip la implimentarea politicii de personal prin: Asigurarea cu personal a ntreprinderii; Stabilirea relaiilor de munc cu angajaii n conformitate cu legislaia muncii; Organizarea corespunztoare a tuturor etapelor de dirijare a personalului; Studierea climatului psihologic n colectiv; Motivarea personalului; Atestarea locurilor de munc. n ceea ce privete fiecare serviciu n parte, este de menionat faptul c asigurarea cu personal ncepe n cadrul serviciului organizarea, proiectarea i evaluarea posturilor. n cadrul acestui serviciu este elaborat schema de ncadrare a personalului, unde poate fi analizat numrul total de personal scriptic pe funcii, de care are nevoie ntreprinderea, i ocuparea posturilor. De aici parvine i informaia privin necesitatea suplinirii posturilor vacante existente. Totodat, este 36

necesar de subliniat faptul c departamentul resurse umane conlucreaz eficient cu celelalte subdiviziuni ale companiei, care, la rndul lor, informeaz despre necesitatea de personal existent. n urma evalurii posturilor, informaia este transmis ctre secia recrutare, selectare i integrare. Aici are loc cutarea candidailor pentru posturile vacante, prin recrutarea intern i extern. n urma seleciei i a negocierilor cu candidaii existeni, apare propunerea de a suplini posturile vacante. Astfel, serviciul eviden i administrare se ocup exclusiv cu angajarea, transferul dintr-o subdiviziune n alta a angajailor, eliberarea din funcie aplicarea sanciunilor, etc. Pentru a determina nivelul de performan a angajailor, serviciul instruire i dezvoltarea carierei aplic o totalitate de metode de evaluare a salariailor, iar pe urma evalurii, serviciul recompense i beneficii stabilete modul de bonusare a fiecrui angajat n parte, dar i necesitatea promovrii pe scara ierarhic. n companie, managementul resurselor umane reprezint o totalitate de sarcini i procese complexe, care contribuie la ridicarea nivelului economic al ntreprinderii prin performanele angajailor, minimizarea cheltuielilor. n funcie de natura deciziilor care trebuie luate n departament, acestea pot fi aprobate la nivelul directorului general, la nivelul directorului departamentului resurse umane, la nivelul vicedirectorului resurse umane, sau la nivelul efului serviciului, ceea ce subliniaz faptul c gradul de centralizare a puterii de decizie n cadrul companiei este ridicat. Astfel, indicaiile vin de sus n jos, iar de jos n sus vin rezultatele.

2.2. Analiza resurselor informaionale

Deoarece sistemul informaional al ntreprinderii este unul complex, cuprinznd arii largi, att din punct de vedere territorial, ct i ca numr de participani, pe parcursul anilor s-a dezvoltat o structur de comunicare multilateral, care cuprinde cile de informare interne i externe, aa cum sunt sursele internet i intranet, reeaua de telefonie fix i mobil, serviciile potale, etc. Resursele informaionale ale companiei constituie principalul element al infrastructurii informaionale i necesit o tratare sub apect strategic. Analiza resurselor informaionale evideniaz volumul de date supuse prelucrrii, circuitele i fluxurile informaionale care reflect relaiile informaionale legate de realizarea problemei, att pe plan intern, ct i pe plan extern. n figura 2.7 sunt reflectate funciile majore ale resurselor informaionale din cadrul ntreprinderii, acestea ndeplinind rolul de cunoatere, fiind i un mijloc de previziune. Totodat, resursele informaionale ndeplinesc funcii decizionale i de reglare.

37

Figura 2.7 Funciile resurselor informaionale[4.18]

Din punct de vedere structural, acestea includ n componena lor urmtoarele elemente: Baza informaional Baza tiinifico-metodologic Baza tehnico-material Resursele umane Resursele financiare Cadrul legislativ-normativ Tehnologii informaionale i telecomunicaii[2.8]

Baza informaional a companiei S.A. Moldtelecom este constituit din totalitatea datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale ale ntreprinderii: Baza de date privind angajaii ntreprinderii; Baza de date privind furnizorii; Baza de date privind abonaii companiei; Sursele electronice de informaii (internetul, intranetul, pota electronic) etc.

Baza informaional n cadrul departamentului resurse umane include baza de date a tuturor salariailor ntreprinderii (date pesronale, regimul de munc i de remunerare, stagiul de lucru etc.); totalitatea ordinelor interne emise legate de munca angajailor (ordine de angajare, demisie, concediu, modificare a schemei de ncadrare). Baza tiinifico-metodologic a ntreprinderii are la baz o serie de metodologii, meode i tehnici de realizare a serviciilor, algoritmi, modele matematice ale proceselor i fenomenelor economice. n cadrul departamentului resurse umane baza tiinifico-metodologic reglementeaz modul de circulaie a informaiei n cadrul subdiviziunii date, avnd la baz: 38

cartela tehnologic privind emiterea ordinelor; metodologia de recrutare, selecie i integrare a noului angajat; metodologia de angajare, acordarea concediului (annual pltit, nepltit, de boal, pentru ngrijirea copilului, de studiu, suplimentar, etc.), demisionare, concediere, transfer i modificare a contractului individoal de munc;

regulamentul de elaborare a contractului individoal de munc, contractului colectiv, regulamentul de ordine intern, codul de etic, etc.

Baza tehnico material utilizat de companie destinate culegerii, transmiterii, prelucrrii i stocrii datelor include suporturile: tehnic (echipamene i reele), logic (softul de baz i aplicativ) i material (imobil, suport informaional,material de schimb). n incinta departamentului resurse umane, baza tehnico-material cuprinde totalitatea mijloacelor de culegere, prelucrare i stocare a datelor: calculatoarele electronice mpreun cu echipamentele periferice (tasatur, mouse, imprimant, difuzoare, microfoane, etc.); reeaua local de calculatoare; reeaua de telefonie fix i cea mobil.

Grafic, structura bazei tehnico-materiale poate fi studiat n figura 2.8. Suportul tehnic se refer la echipamentele i reelele organizaiei. Echipamentel sunt constituite din totalitatea echipamentelor tehnice de calcul de care dispune ntreprinderea. Tot aici sunt incluse i echipamentele tehnice periferice, echipamentele tehnice de interconexiune i reelele locale de calculatoare. Din reele pot fi menionate cele departamentale, corporative, de cercetare, reele de transport date i cele de telecomunicaii. Suportul logic informaional este constituit din softul de baz i cel aplicativ. Softul de baz se refer la sisteme de gestiune a bezei de date, sisteme de protecie date, sisteme de proiectare, programe de sisteme i limbaje de programare utilizate n carul companiei. Softul aplicativ include sisteme de gestiune, de pot programe aplicative i sisteme de dirijare. Suportul material al bazei tehnico-materiale este constituit din imobilele ntreprinderii, suporturi informaionale (discuri optice, benz magnetice, etc.) i materiale de schimb.

39

Baza tehnico-material

Suportul tehnic Echipament tehnic de calcul Echipamente Echipament tehnic periferic Echipament tehnic de interconexiuni Reele locale de calculatoare

Suportul logic Scheme de gestiune baze de date Sisteme de protecie date Soft de baz Sisteme de proiectare Programe de sisteme Limbaje de programare

Suportul material Edificii Imobil Diverse construcii

Dischete Discuri optice Benzi magnetice Cartele magnetice Hrtie

Reele departamentale de calculatoare Reele corporative Reele Reea de cercetare Reea de transport date Reele de telecomunicaii

Suporturi informaionale Materiale de schimb

Sisteme de gestiune Soft aplicativ Sisteme de pot Programe aplicative Sisteme de dirijare

Band pentru imprimant Sisteme de pot electronic Vopsele pentru imprimante Piese de schimb

Fihura 2.8 Structura bazei tehnico-materiale[2.8]

40

Resursele umane cuprind att specialitii din informatic (analiti, proiectani, programatori, ingineri de sisteme, operatori, administrator etc.), ct i diverse categorii de utilizatori i beneficiari de produse i servicii informaionale i informatice. n particular, n cadrul departamentului resurse umane al companiei analizate, resursele umane sunt constituite din specialiti calificai n domeniul managementului de personal. Resursele financiare ale ntreprinderii sunt constituite din mijloacele bneti provenite din activitatea economic a firmei i care sunt destinate informatizrii locale. Aceste resurse sunt utilizate pentru a crea un mediu ct mai lejer i pentru a procura echipamente performante care ar uura munca specialitilor, prin mrirea vitezei de lucru a calculatoarelor, creterea securitii datelor, precum i pentru asigurarea continu a accesului la informaie. Alocarea resurselor financiare are loc exclusiv pentru perfecionarea, instruirea i dezvoltarea compartimentului informatic al departamentului. Cadrul legislativ-normativ al S.A. Moldtelecom este reprezentat din totalitatea reglementrilor, standardelor i normativelor vznd activitatea ntreprinderii. n acest sens trebuie de menionat c la etapa actual n Republica Moldova nu este elaborat pe deplin un cadru juridic al proceselor i serviciilor informaionale, inclusiv i al schimburilor electronice de date n relaiile contractuale. Totodat, nu exist un cadru juridic cu privire la posibilitatea i capacitatea de aprare a drepturilor de autor n domeniu, dar i posibilitatea utilizatorilor de a se apra n faa informaiilor eronate.[2.8] Activitatea ntreprinderii este reglementat de Legea Telecomunicatiilor Republicii Moldova N 520-XIII din 7.07.1995[1.2] cu modificrile ulterioare (Anexa 2). Deaoarece activitatea managerului de resurse umane presupune abordarea direct a muncii prestate de salariat, este necesar consultaia actelor normative de baz n procesul de lucru: A Codului Muncii al Republicii Moldova; Legea salarizrii; Indicaiile Ministerului Muncii i a Proteciei Sociale, inspectoratului muncii, etc.; Indicatoarele tarifare de calificare. Tehnologiile informaionale i telecomunicaii utilizate n ntreprindere cuprind: Reele Locale =LAN (Local Area Network) la nivelul organizaiei; Reele Metropolitane MAN (Metropolitan Area Network) la nivel de ora, localitate; Reele de mare ntindere - WAN (World Area Network) la nivel naional. Alte reele utilizate n cadrul ntreprinderii sunt: 41

Internet (reeaua Web) o colecie mondial de reele interconectate;Intranet un sit Web sau care aparine ntreprinderii, accesibil numai pentru membrii acesteia; Extranet o reea intranet care este parial accesibil utilizatorilor externi autorizai.

Sub aspectul obiectului de gestiune, resursele informaionale ale ntreprinderii sunt clasificate n: Informaii produse n exterior i utilizate n cadrul companiei (hottti de Guvern, legislaia muncii, regulamente privind scutirea de impozit, calculul salariilor i a indemnizaiilor); Informaii produse n cadrul S.A. Moldtelecom pentru uz intern (totalitatea ordinelor, dispoziiilor, demersurilor i a notelor informative interne); Informaii produse n interiorul companiei, cu destinaie extern (rapoarte lunare, trimestriale, anuale). Sub aspect tipologic, resursele informaionale din cadrul departamentului resurse umane includ toate tipurile de informaii necesare desfurrii activitii de eviden a personalului, i anume: Informaia economic incluznd rapoartele contabile privind salarizarea, costul de instruire i dezvoltare a resurselor umane, achitarea indemnizaiilor, previziunea cheltuielilor pe termen scurt i lung legate de meninerea personalului, etc.; Informaia tehnico-tiinific include fapte tiinifice, concepte, teorii i ipoteze; Infomaia tehnologic ce au n componena sa patru factori: technoware (mijloacele tehnice), humanware (factorul uman), inforware (informaia tehnologic propriu-zis) i orgaware (factorul organizatoric); Informaia comercial reprezentat de acea valoare adaugat serviciilor i produselor prestate de companie creatde factorul uman prin prestarea muncii salariale; Informaia mass-media i utilitar, cum ar fi noutile, informaiile ageniilor de pres, revistele electronice, etc.

42

n figura 2.9 este afiat schematic clasificarea resurselor informaionale sub aspect tipologic.

Resursele informaionale

Informaia mass-media i utilitar

Informaia tehnico-tiinific

Informaia tehnologic

Contabil

Fapte tiinifice Concepte, teorii i ipoteze Bazele unor anumite tiine Generale

Technoware

Financiar

Humanware

Previziune

Inforware

Marketing

Orgaware

Figura 2.9 Tipologia resurselor informaionale [2.8]

Informaia comercial

Informaia economic

43

Totodat managerul resurselor umane este responsabil de completarea urmtoarelor forme statistice, aceaste informaii fiind destinate att pentru uz intern, ct i cel extern: Raportul Statistic nr. 1-M Munca (lunar); Raportul Statistic nr. 1-C Micarea personalului i locurilor de munc (trimestrial); Raportul Statistic nr. 6-M Instruirea profesional a personalului (anual); Raport Statistic nr. 1-pm Protecia muncii (anual). Dup prelucrarea informaia parvenite n cadrul departamentului resurselor umane se obin documentele de ieire, sub form de rapoarte statistice, dar i de acte reglementare, cum ar fi: 1. Documentele legate de ncheierea i desfacerea contractelor individuale de munc: contractul individual de munc, ordinele de angajare, de concediere, demisie, transferul angajailor, modificarea clauzelor contractuale, de acordare a concediului de odihn, de acordarea garaniilor sociale, etc.; 2. Documente de eviden a personalului: fia personal, carnetul de munc, dosarul personal; 3. Documente ce reglementeaz activitatea personalului: lista de state, regulamentul intern, fiele de post, regulamentele de funcionare a seciilor, graficul de acordare a concediilor; 4. Documentele ce reflect relaiile de munc: nota de serviciu, nota de explicare, procese verbale, demersul, dispoziii, note informative etc. 5. Contractul Colectiv de munc. Figura 2.10 ilustreaz modul de circulaie a fluxului informaional n cadrul departamentului resurse umane.

44

Figura 2.10 Sistemul informaional n cadrul departamentului resurse umane Transmiterea fluxului informaional n cadrul serviciului eviden i administrare, departamentul resurse umane, presupune, n principal, desfurarea urmatoarelor activiti: culegerea datelor despre starea sistemului condus i a mediului nconjurtor; transmiterea datelor in vederea prelucrrii; prelucrarea datelor, obinerea informaiilor i transmiterea acestora; adoptarea deciziilor, dezagregarea sau desintetizarea acestora i transmiterea acestora spre execuie.

2.3. Importana utilizrii sistemului informatic de eviden a resurselor umane

Informatica de gestiune a resurselor umane este un domeniu complex, dinamic i deschis, dezvoltat ca urmare a exploziei realizrilor n domeniul tehnologiei informaiei. Necesitatea posesiunii unui program de eviden a resurselor umane este datorat cerinelor de a obine prompt i operativ a informaiilor legate de salariaii ntreprinderii, efecturii calculelor contabile n termenii prestabilii i creterii eficienii gestionrii personalului. 45

Sistemul de eviden a resurselor umane este utilizat ca un suport pentru luarea deciziilor cu privire la personalul companiei. Informatizarea prelucrrii informaiei sistematizate a Resurselor Umane a firmei permite acumularea ntr-un singur software a unei serii de intrri referitoare la managementul personalului i a modului de organizare n funcie de mijloacele i obiectivele stabilite de ctre companie. Acest software de management de personal lucreaz mpreun cu o baz de date a personalului cu toat informaia referitoare la angajaii de care dispune firma n toate nivelele organizaionale. Sistemul Informaional de Resurse Umane este un software unde se obin date livrate de ctre angajai, din mediul intern i extern al companiei, i din complexul multilateral al mediului care afecteaz activitatea organizaiei. Obiectivul major al sistemului de eviden a personalului este de a facilita gestionarea i furnizarea de date procesate i actualizate, firmei, n format electronic. Acest lucru se aplic n cazuri de evaluare i diagnosticare a forei de munc, a punctelor lor forte i slabe n modul de organizare a angajailor, i de la caracteristicile condiiilor pieei muncii pentru a porni n cautarea de personal. Evidena personalului cuprinde un volum mare de date, evidene periodice, cu o structur laborioas de informaii referitoare la situaia pregtirii profesionale a fiecarui salariat a S.A. Moldtelecom, situaia drepturilor bneti, evidene inute dup diverse criterii cum ar fi: salarii, funcie, pregtire. Necesitatea utilizrii sistemului se impune i ca urmare a faptului c ntr-un interval de timp redus, volumul de lucru este foarte mare, iar timpul pentru predarea situaiilor este limitat. Prin urmare, sistemul automatizat de eviden a personalului va contribui la: reducerea unui volum de munc i implicit reducerea erorilor ce pot aprea n activitatea manual; obinerea unor informaii i rapoarte n timp util i reluarea prelucrrii cu date noi. Ca avantaje a utilizrii sistemului informatic de eviden a personalului pot fi enumerate: interconectarea la nivel local i naional; apariia unor sisteme de operare (SO) puternice, flexibile i prietenoase; creterea capabilitii de prelucrare a datelor structurate n baza de date; reducerea timpului de comunicaie; creterea capacitii de memorare i prelucrare; introducerea facilitilor multimedia;

46

implementarea unor sisteme de confidenialitate i acces difereniat la datele stocate n sistemul informatic (SI); automatizarea operaiunilor cu caracter repetitiv ; urmrirea automat a timpului de lucru, din momentul sosirii pn la momentul plecrii angajatului; pe baza datelor stocate, calculul salariilor cu uurin; evaluarea eficienei salariailor; gestionarea zilelor de srbtoare, concediilor de odihn i de boal; planificarea programului de lucru; soluionarea cu uurin a problemele legate de timpii de lucru i posibilitatea de a aciona repede la diverse situaii; stocarea tuturor evenimentelor pe perioade determinate de administrator, ulterior acestea putnd fi folosite cazul unor eventuale nenelegeri sau controale; evidena exact a timpului efectiv lucrat; realizarea rapoartelor zilnice, sptmnale, lunare i trimestriale privind prezena a locul de munc, ntrzierile, circulaia n interiorul companiei; sporirea securitii prin restricionarea accesului n anumite ncperi unui numr limitat de angajai; folosirea rapoartelor ca suport de decizie pentru promovarea, retrogradarea, sancionarea i motivarea angajailor Astfel, utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane S.A.

Moldtelecom ofer posibilitatea prelucrrilor la nivel local i naional, asigurnd mpreun cu alte sisteme (financiar, contabil, juridic), gestiunea eficient a patrimoniului, a operaiunilor economico - financiare de toate tipurile i la toate nivelurile. Utilizarea tehnicii electronice de calcul a produs modificri majore n modul de realizare a acestor activiti. Sistemul informatic de gestiune a resurselor umane este un ansamblu de elemente interconectate funcional n scopul automatizrii, obinerii informaiilor, fundamentrii, transmiterii i urmririi deciziilor. Acesta se interpune ntre sistemul de decizie privind politica de cadre i sistemul de execuie, fiind subordonat acestora. El este inclus n cadrul sistemului informatic i are drept obiect de activitate, n general, culegerea, transmiterea i prelucrarea datelor privind datele personale ale angajailor (date din buletinul de identitate, informaia privind stagiul de munc, locul de trai, date referitoare la familie, etc.), funcia ocupat de

47

salariat, evidena timpului de munc, tipul regimului, salariul de funcie, subdiviziunea n care activeaz, etc. Prin implementarea modelelor matematice si utilizarea tehnicii electronice de calcul in activitile enumerate, sistemul informatic imprim valene sporite sub aspect calitativ si cantitativ. Astfel, acesta contribuie la creterea capacitilor de calcul sub aspectul volumului datelor de prelucrat i a informaiilor de efectuat, la creterea exactitii informaiilor, in condiiile complexitii activitii economice. n ceea ce privete raportul dintre sistemul informatic i sistemul informaional se poate aprecia c este un raport de la o parte la ntreg, de la subsistem la sistem. Utilizarea pe scar larg a mijloacelor de calcul a condus la creterea sferei de cuprindere a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane, acesta tinznd s o egaleze pe cea a sistemului informaional. Sistemul informatic de evidena a personalului ntreprinderii pune bazele organizatorice pentru mbuntirea guvernanei corporative, cu condiia de a rspunde realitilor i nevoilor specifice companiei, constituind baza metodologic a politicii de dezvoltare a forei de munc i a resurselor umane care trebuie s dezvolte organizaia care aspir s rmn competitiv n noul mileniu. Cu toate c sistemul de eviden a personalului S.A. Moldtelecom este bine pus la punct, cu o baz de date ampl privind cartela fiecrui angajat (datele personale, evoluia pe scara ierarhic, mrimea salariului etc.), este nevoie de mbuntit modul de eviden a timpului efectiv lucrat de ctre angajaii ntreprinderii. Aceasta ar permite o motivare obiectiv la calculul salariului lunar. Importana automatizrii procesului de eviden i administrare a personalului ntreprinderii prin utilizarea sistemului informatic prezint nenumrate faciliti. Pe lng securitatea pe care o ofer, sistemul faciliteaz munca specalistului normator al timpului de munc, automatiznd calculele efectuate de acesta. Sistemul de pontaj, securitate i control acces securizat n imobilele i zonele restricionate ale ntreprinderii contribuie la meninerea unui nivel maxim de siguran, dar i echitabil n calculul salariilor. Principalele obiective al sistemului dat reprezint controlul i evidena timpului de lucru, nregistrarea automat a sosirii i plecrii angajailor de la serviciu. Sistemul ofer efilor de servicii i managerilor date operative despre subalternii care lipsesc sau care au prsit locul de munc. Sistemul nregistreaz numrul total de ore lucrate de ctre fiecare dintre angajai, ine evidena deplasrilor de serviciu, zilelor libere, concediilor i a concediilor medicale. Sistemul permite obinerea n orice moment a rapoartelor pentru fiecare dintre parametrii enumerai i crearea graficului orelor de lucru pentru orice perioad. 48

De asemenea sistemul ofer i o gam larg de rapoarte, ce pot fi configurate i completate cu un numar nelimitat de altele noi. La solicitarea managerului sau a efului de serviciu se pot obine rapoarte legate de: durata acceselor i numrul orelor lucrate; evenimente sistem; prezent ce indic ultima intrare, ultima ieire, dac a pontat n ziua respectiv, dac este prezent; fia de pontaj pentru fiecare angajat cu numrul total de ore i numrul de ore pe zile; informaii precum "cine lipsete, cine nu a pontat la intrare, cine nu a pontat la ieire, cine a intrziat, cine a plecat mai devreme, cine a venit i a plecat la timp". Sistemul dat reprezint un instrument esenial pentru managementul resurselor umane n cadrul S.A. Moldtelecom, permind gestionarea automat a intrrilor i ieirilor oamenilor n/din anumite zone de securitate ale ntreprinderii. Avnd la dipoziie acest sistem, se poate realiza vizualizarea tuturor intrrilor si ieirilor, se poate face in orice moment situaia prezenei personalului i totodat se pot defini zonele de acces pentru fiecare persoan i intervalele de timp n care aceasta va avea acces.

49

Capitolul III. CONCEPIA SISTEMULUI INFORMATIC DE EVIDEN A RESURSELOR UMANE

3.1. Structura funcional a sistemului informatic de eviden a a resurselor umane
ncepnd cu 2005 S.A. Moldtelecom utilizeaz produsul ERP (Enterprise Resource Planning) Unniversal Accounting n soluionarea problemelor legate de administrarea resurselor companiei. Acest produs este elaborat in conformitate cu Standardele Naionale de Contabilitate i Codul Fiscal al Republicii Moldova. Sistemul informaional permite ntr-o perioad scurt de timp automatizarea complex a evidenei contabile a fiecrui sector att n valuta naionala, ct i n valuta strain (USD/EUR). Obiectivul principal al sistemului este prezentarea operativ managmentului ntreprinderii a informaiei necesare pentru primirea deciziilor curente i strategice. Pentru a definirea structurii general a sistemului informatic este necesar de a sublinia funcia acestuia de a prelucra datele disponibile n vederea obinerii informaiilor necesare lurii deciziilor n procesul conducerii. Cele trei componente majore care formeaz sistemul informatic sunt (figura 3.1): Intrrile Prelucrrile Ieirile

Intrri

Prelucrri

Ieiri

Figura 3.1. Componentele sistemului informatic

Tehnologia contemporan de pstrare i prelucrare a datelor, integritatea i funcionalitatea nalta ale sistemului fac real perspectiva automatizarii activitii de gestiune a personalului i majorrii calitii managementului. Omogenitatea criteriilor de baz ale sistemului cu cele ale sistemelor din clasa ERP - prezint un efect de optimizare al businessproceselor. Astfel, sistemul dat este o soluie complexa. Absolut toate sectoarele (inclusiv evidena cadrelor i salariilor) sunt realizate n cadrul unui singur program, n cadrul unei singure 50

baze de date. Nu exist nici un fel de programe suplimentare i nici un fel de principii "vrei s intri ncoace - pornete aceasta, vrei ncolo - aceea". Ca rezultat, specialistul resurse umane este instruit pentru a lucra doar n modulul de eviden a cadrelor, i nu este nevoit s nvee interfaa altui modul. Sistemul dat primete datele de la sistemul operant i, prin intermediul unei baze de proceduri asociate, asigur prelucrarea multipl a acestora, n conformitate cu un sistem procedural bazat pe algoritmi de prelucrare i de calcul, n vederea obinerii unor date de ieire sub form de rapoarte, indicatori sintetici, grafice, alte ieiri sub form mixt i/sau ieire ctre alte sisteme informatice financiar-bancare. Sistemul Universal Accounting prezint urmtoarele avantaje pentru companie: Este un sistem complex i multifuncional; Bazat pe tehnologia client-server, cu posibilitatea utilizrii in acelai timp de mai muli utilizatori, numrul lor fiind limitat de resursele tehnice ale clientului (resursele reelei, serverului); Elaborat cu respectarea cerinelor Standardelor Naionale de Contabilitate i Codului Fiscal al Republicii Moldova; Evidena datelor se efectueaz imediat dup momentul de inserare; Toate datele inserate sunt legate de documentul primar, ce permite cutarea rapid a informaiei necesare i controlul corectitudinii inserrii ei; Sistem elastic de configurare a drepturilor la diferite sectoare (module) ale sistemului; Toate documentele i respectiv formulele contabile sunt legate de un anumit utilizator, ceea ce majoreaz gradul lor de responsabilitate i uureaza lucrul contabilului-ef n ceea ce privete coordonarea specialitilor si; Sistemul presupune posibilitatea depistrii unui ntreg ir de greeli la introducerea informaiei (de exemplu repetarea datelor, greeli in formule contabile, solduri negative etc.); Prezenta unui puternic generator de rapoarte, inclusiv si raportului universal (configurarea raportului se efectueaza de utilizator la nceputul generrii). La conectarea Universal Accounting, este necesar de introdus numele utilizatorului i parola (astfel, fiecare utilizator va avea o parol individual, ce va spori gradul de responsabilitate al angajatului pentru aciunile efectuate n programul dat). Pe partea superioar a ferestrei deschise a sistemului observm bara de lucru cu meniul principal, constituit din:

51

Registre Documente Clasificatoare Forme Setri Ferestre Ajutor Ieire Pe lng componentele meniului, pe bara de lucru avem i instrumentele sistemului de

ajutor on-line. Meniul Registre este un agregat care stabilete un set de documente (privind nregistrrile, tranzaciile) care fac parte din software-ul aceluiai modul. Acest meniu permite accesul de ctre utilizatori a jurnalelor de documente. Totodat, n funcie de natura activitii utilizatorului, accesul poate fi restricionat la anumite module, astfel beneficiarul avnd acces parial la informaia din baza de date. Registrul de documente este utilizat n procesul de lucru cu actele (introducerea unui document nou, redactarea, exploatarea, vizualizarea, etc.). n fiecare jurnal documentele sunt afiate ca liste (tabele) de nregistrri. Pentru fiecare document se afieaz informaie succint privind coninutul (data, denumirea, numrul etc.). Primul modul din meniul dat este Standard, care permite accesul tuturor documentelor din jurnal, i totodat acest meniu reseteaz filtrele instalate. Alegerea registrului activ va fi desemnat de o bif, care se va afla n partea stng, n drept cu jurnalul pe care dorim sa-l accesm. La alegerea registrului dorit, va aprea fereastra acestuia, care este divizat n 2 sectoare: Partea de sus jurnalul propriu-zis, Partea de jos coninutul detaliat al nregistrrii selectate (documentul primar). n continuare, n meniul Registre sunt indicate 15 submeniuri, i anume: 1. Materiale; 2. Banc; 3. Casa; 4. Servicii; 5. Venituri; 6. Salariul; 52

7. Solduri; 8. Decontri; 9. Active fixe; 10. Contracte; 11. Depozit; 12. Transport; 13. Cartele telefonice; 14. Impozite filiale. Pentru evidena personalului ntreprinderii este utilizat submeniul Cadre.. Acest modul automatizeaz nregistrrile, dar totodat elibereaz documente primare ce in de evidena personalului ntreprinderii. Astfel, n modulul dat sunt nregistrate toate tipurile de ordine ce vizeaz resursele umane ale companiei, adic aici este inserat informaia privind: Ordine de angajare; Ordine de transfer; Ordine de eliberare; Ordine de deplasare; Ordine privind modificarea salariului; Ordine de acordare a concediului anual; Ordine de concediu nepltit; Ordine de concediu de maternitate; Ordine privind concediul de studii; Ordine privind acordarea concediului de grijire a copilului; Ordine privind rechemarea la lucru, etc.

Toate informaiile despre angajaii ntreprinderii sunt acumulate n registre, care se afl n punctul din meniul principal Forme, adic n submeniul Cadre, Subdiviziunea Registrul angajailor. Informaia dat este pe deplin utilizat de departamentul resurse umane. Accesnd Registrul angajailor Putem vizualiza 3 pri: Cartel, Parametri i Concedii. n Cartel sunt inserate datele personale ale salariatului (datele din buletin, starea civil, informaii privind stagiul de lucru etc.). n Parametri este acumulat informaia privind activitatea la ntreprindere, ordonat cronologic (ncepnd cu angajarea la ntreprindere, transferurile, funciile deinute, mrimea salariului etc.). n Concedii sunt nregistrate lipsurile angajailor, i motivele absenei (concediu anual, nepltit, de boal, deplasri, etc.).

53

3.2. Analiza ieirilor sistemului informatic

Ieirile sistemului informatic utilizat de S.A. Moldtelecom sunt obinute ca urmare a aplicrii prelucrrilor asupra tranzaciilor externe i interne i sunt concretizate n: rapoarte/situaii/liste conin indicatori sintetici i/sau analitici ce impun necesitatea luarii de decizii cu caracter tactic, strategic, operativ; graficele arat tendina anumitor fenomene sau procese; mixte se prezint sub forma unor documente elaborate pentru factorii de decizie; ieiri ctre alte sisteme. Ieirile sistemului informatic de eviden a resurselor umane sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate. Aceste ieiri, n funcie de natura prelucrrilor care le-au generat, sunt de dou categorii: Ieiri obinute n urma unor operaii de transfer al datelor, care nu i-au modificat valoarea fa de momentul introducerii lor n sistem. De exemplu: numrul i data unei facturi, denumirea unui produs, cantitatea facturat etc. Ieiri obinute n urma unor operaii de calcul pe baza unor algoritmi prestabilii (valoarea produsului facturat, total factur, valoarea vnzrilor pe luna etc). Analiznd submeniul Cadre al sistemului unic integrat utilizat de companie pentru evidena resurselor, pot fi identificate ieiri sub form de diverse rapoarte, situaia prezenei personalului ntreprinderii, cheltuielile privind retribuirea muncii, etc. Rapoartele generate de sistemul de eviden a personalului reprezint ansambluri de informaii constituite pe baza datelor din tabele, informaii care urmeaz a fi ataate pe ecranul monitorului sau tiprite la imprimant. Faza final a lucrului cu sistemul informatic este extragerea diferitelor informaii pe baza datelor introduse anterior n bazele de date. Aceast faz este de fapt scopul, sau inta celorlalte operaii (introducerea datelor, prelucrarea, actualizarea). Dei un raport se identific de obicei cu forma sa extern (informaiile propriu-zise), el reprezint de fapt ceva mai mult, adic ansamblul de elemente care conlucreaz la selectarea i furnizarea ctre utilizator a unui set de date ntr-o form ct mai concis,mai clar, mai plcut. La nivelul sistemului de operare, un raport este un fiier special n care sunt memorate caracteristicile raportului i ale elementelor sale componente. Situaia obinut este afiat pe ecran, fie tiprit la imprimant. Rapoartele sunt folosite atunci cnd este necesar informarea

54

utilizatorului cu privirela anumite date din bazele de date. Ori de cte ori utilizatorul solicit consultarea unei baze de date, este necesar construirea unui raport cu datele respective. Dup gradul de agregare a datelor rapoartele se clasific astfel: Rapoarte sintetice, cuprinznd indicatori cu grad mare de sintetizare, destinate analizei activitii i fundamentrii deciziilor. Exemple: Micarea personalului pentru o anumit perioad, Cheltuielile legate de remunerearea i dezvoltarea forei umane, Situaia evoluiei vnzrilor pe produse i trimestre, Balana sintetic, Bilanul contabil etc.; Rapoarte analitice coninnd informaii detaliate privind desfurarea unei activiti pe un anumit segment de timp (exemplu: Situaia prezenei personalului pe o anumit perioad, Situaia intrrilor de materiale pe gestiuni, etc). Aceste tipuri de rapoarte unt destinate utilizrii n cadrul compartimentelor funcionale. Dup criteriul naturii informaiilor prezentate rapoartele se pot clasifica n: Rapoarte coninnd date de stare reflectnd valoarea patrimoniului la un moment dat, volumul activitii la o anumit dat. Cel mai elocvent exemplu este bilanul contabil care reflect o fotografiere a situaiei patrimoniale la sfritul perioadei de gestiune; Rapoarte statistice cuprinznd informaii avnd caracter statistic necesare raportrilor ierarhice (ministere, bnci etc), Comisiei Naionale de Statistic sau fundamentrii unor decizii viznd perioade viitoare de timp; Rapoarte previzionale care permit pe baza informaiilor privitoare la perioade anterioare de gestiune s se anticipeze evoluia unor procese i fenomene economice i/sau financiare. Aceste rapoarte sunt necesare att n fundamentarea deciziilor tactice ct i a celor strategice. Dup destinaie, coninut i modul de structurare rapoartele se pot clasifica astfel: Rapoarte de uz intern al cror coninut este determinat de cerinele proprii de informare i control; Rapoarte de uz general al cror coninut este prestabilit (exemplu: bilan contabil, balan de verificare, etc) multe dintre acestea fiind destinate i mediului exterior firmei (organelor fiscale, etc). Dup frecvena de generare: Rapoarte zilnice; Rapoarte lunare; Rapoarte trimestriale;

55

Rapoarte anuale.

n cadrul acestor rapoarte gradul de agregare/sintetizare a informaiei coninute este cu att mai mare cu ct intervalul de timp la care se refer este mai larg. Rapoartele pot fi generate pe imprimant, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic sau optic pentru a fi transmise off-line beneficiarului sau transmise la distan on-line (sub form de fiiere) prin intermediul reelelor. Grafice care permit reprezentarea ntr-o form sugestiv (bi sau tridimensional) a dinamicii indicatorilor sintetici i analitici precum i a structurii indicatorilor. Graficele pot fi de mai multe tipuri: liniare, histograme, bursiere, de structur (pie), mixte etc. Foi de calcul electronice generate cu ajutorul procesoarelor de tip EXCEL, LOTUS 1-2-3 ale cror date pot face obiectul exporturilor/importurilor ctre sistemele de gestiune a bazelor dedate n vederea obinerii altor prelucrri. Ieiri destinate altor sisteme reprezentate de fiiere transmise on-line sau off-line n vederea continurii prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice. Pentru crearea raportului este nevoie de selectat opiunea Rapoarte de pe bara de lucru. n cazul evidenei personalului, specialistul resurse umane are acces doar la subsistemul Cadre.

Figura 3.1. Crearea rapoartelor

56

n dependedn de informaia necesar, va fi selectat una din opiunile: Situaia personalului (raportul va conine informaii generale n dependen de solicitrile utilizatorului); Date din cartela lucrtorului (raportul poate conine date personale, codul personal al salariatului, numrul carnetului de munc i al poliei medicale, etc.); Informaia lipsuri (raportul dat va afia absenele salariailor subdiviziunii selectate); Componena familiei (date privind copii salariatului necesare pentru beneficierea scutirilor de impozit i a diferitor garanii prevzute de legislaie), etc. Dup ce este selectat tipul informaiei solicitate pentru raport, filtrele i perioada pentru care se realizeaz acesta, se tasteaz Generare. Un exemplu ar fi necesitatea utilizatorului de a obine informaii despre toate persoanele ntreprinderii ce activeaz ntr-un anumit serviciu. Informaia solicitat va fi afiat pentru vizualizare sub form de tabel. Dac raportul poart un caracter periodic, este posibil de memorat funciile astfel nct urmtoarea dat cnd este solicitat aceeai informaie, raportul s fie generat n mod automat, fr ca utilizatorul s selecteze din nou criteriile de obinere a raportului. n cazul n care se dorete vizualizarea anumitor informaii selective, nu este necesar de generat rapoarte. Exist posibilitatea de a filtra informaia cu ajutorul butonului Filtre, unde se selecteaz criteriile de afiare a informaiei. Astfel, este posibil de a vizualiza informaia privind personalul component al unei anumite secii prin alegerea criteriului Secie n Filtre. Dac utilizatorul cunoate codul de identificare a angajatului, sau numele angajatului despre care se dorete obinerea informaiei, acesta poate fi gsit n baza de date prin executarea comenzii CTRL+F i introducerea de la tastatur a numelui/codului de identificare a salariatului. n cazul n care se dorete transmiterea raportului, fie n format electronic, fie pe suport de hrtie sau magnetic, este posibil exportarea tabelei generate n Microsoft Excel. Rapoartele sunt, de obicei, pregtite pe baza datelor primare introduse n program, ns este posibil de a genera rapoarte ce conin prelucrri ale sistemului. n figura 3.2 este afiat raportul obinut n urma solicitrii vizualizrii componenei salariailor serviciului eviden i administrare i identificrii funciilor deinute.

57

Figura 3.2.Afiarea raportului

3.3. Analiza intrrilor sistemului informatic

n urma procesului de angajare, datele personale ale noului salariat, precum i datele privind raportul de munc sunt introduse n baza de date. n mod automat, programul atribuie fiecrui angajat un cod numeric de identificare. Pentru a duce evidena angajailor ntreprinderii e necesar de a deine date despre: numele, prenumele, patronimicul, adresa, numrul de telefon, postul de munc, regimul i mrimea salariului, departamentul n care activeaz, stagiul de munc, etc. Intrrile se clasific n dou grupe: 1. Tranzaciile externe care redau dinamic operaiilor i proceselor economice i financiare din cadrul firmei. Provin din mediul exterior sistemului informatic. Sunt tranzacii externe: datele referitoare la aprovizionrile cu materii prime, datele reflectnd operaiile de ncasri i pli etc. Tranzaciile externe sunt reprezentate de: Date consemnate n documente primare, la locul producerii operaiilor pe care leevideniaz, n cadrul firmei (de exemplu: un bon de consum, o factur emis unui clientetc); 58

Date care provin din mediul economic-financiar, consemnate n documente sau nscrise n norme i/sau prevederi legale (facturi primite de la furnizori, ordin de plat onorat de client, cota legal de TVA, cotele de impozit pe profit etc);

Date provenind de la alte sisteme informatice operaionale n cadrul S.A. Moldtelecom; Date provenind de la alte sisteme informatice exterioare companiei

Datele consemnate n documente sunt introduse n sistemul informatic n urmtoarele moduri: Executarea unor proceduri specializate ale sistemului informatic permind ncrcarea datelor tastate de operator pe baza unor machete de culegere a datelor generate pe monitorul calculatorului i validarea datelor; Scanarea documentelor, tehnologie modern pe principii optice, permind preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un interval scurt de timp. Intrrile pot fi realizate n mod direct, utilizndu-se mijloace moderne ale TI cum ar fi: Transferul de date prin reeaua local din cadrul firmei, (reeaua intranet) reuindu-se astfel ca ieirile subsistemului informatic al firmei s devin intrri pentru un alt subsistem; Transfer de date la distan: Prin Internet, inclusiv utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange; Prin reele private. MICR (Magnetic ink character recognition) documentele sunt completate folosind caractere stilizate nscrise cu cerneal magnetic citirea

documentelor fcndu-se prin intermediul unor echipamente specializate Carduri cu band magnetic Smartcard-uri Coduri de bare Recunoatere vocal Cameredigitale Ecrane tactile.

2. Tranzaciile interne sunt urmarea unor prelucrri automate desfurate n cadrul sistemului informatic conducnd la modificri structurale n cadrul coleciilor de date.

59

Forma sau formularul (Form), reprezint principalul element al interfeei cu utilizatorul a sistemului informatic, folosit n cadrul etapei de introducere a datelor. Din punct de vedere tehnic, formele reprezint un ansamblu de elemente (obiecte deinterfa, proceduri i funcii, proprieti etc), folosite mpreun pentru prelucrarea de la utilizator a unor parametri necesari rulrii programului dat. Proprietile formei dau aspectul su i comportamentul n situaii. Pe lng proprieti forma poate avea ataate secvene de cod executabile n diferite ocazii. Deci sistemul intercepteaz anumite evenimente (apsarea unei taste, micarea mouse-ului etc.) i transmite formei un semnal prin care o informeaz despre eveniment. Dac la proiectarea formei s-a specificat o secven de cod pentru evenimentul respectiv, aceasta va fi executat. Astfel, utilizatorul poate specifica modul n care reacioneaz la evenimentele exterioare. Imediat dup lansarea programului, utilizatorul va avea afiat pe ecran registrul operaiilor. Anume n acest compartiment specialistul resurse umane i va introduce cea mai mare parte a informaiei. Dup cum poate fi observat n figura 3.3, n acest submeniu pot fi vizualizate n ordinea cronologic, n dependen de utilizatorul ce a introdus informaia, sau de tipul informaiei introduse, toate operaiunile efectuate. n cazul necesitii de a vizualiza operaiunile de introducere a informaiei pentru o anumit perioad, este posibil de selectat filtrul, prin tastarea butonului din dreapta a mouse-ului.

Figura 3.3 Registrul operaiilor

60

3.4. Analiza fiierelor i bazei de date

Baza de date a personalului ntreprinderii conine date, cum ar fi: tabelele componente, relaiile permanente ntre tabele, dicionarul de date asociat bazei de date, etc. n acest fel, ntre date i programele de prelucrare se interpune un nou nivel, care asigur independena bazei de date fa de programele de prelucrare. Programul ce prelucreaz baza de date relaional citete mai nti informaiile nscrise n fiierul asociat acesteia i numai apoi, dup ce cunoate structura complex a bazei de date, trece la prelucrarea efectiv a datelor din tabele. n procesul construirii bazei de date ale angajailor ntreprinderii au fost realizate urmtoarele etape: construirea unui fiier baz de date nou, n care au fost memorate datele referitoare la baza de date i la tabelele componente; ncorporarea pe rnd a tabelelor simple create anterior; specificarea acelor caracteristici noi n tabelele create, care nu se puteau declara la construirea lor ca tabele izolate; stabilirea legturilor, relaiilor ntre tabele; precizarea unei serii de caracteristici noi ale bazei de date n ansamblul ei; construirea i incorporarea n baza de date unei serii de elemente speciale, precum vederile, conexiunile, etc. Adugarea unei nregistrri, modificarea datelor dintr-o nregistrare existent precum i tergerea unei nregistrri a tabelei constituie trei evenimente de manipulare a datelor dintr-o tabel inclus ntr-o baz de date. Pentru fiecare dintre aceste evenimente se poate specifica cte o secven de cod care s fie executat la apariia acestuia. Secvenele de cod asociate evenimentelor de manipulare a unei tabele se declaneaz dup validrile la nivel de cmp i la nivel de nregistrare. Legarea tabelelor ntre ele n cadrul modelului relaional a impus dou tipuri de indeci, cel candidat i cel cheie: indexul candidat n cadrul unei tabele pot exista mai multe cmpuri (sau mai precismai multe criterii) care s asigure identificarea unic a nregistrrilor tabelei i care vor sta la baza definirii indexilor de acest tip; spre deosebire de indexul unic, cel candidat va mpiedeca ncrcarea ntr-o nregistrare a unor valori care, dup evaluarea cheii de indexare, conduc la valori existente n tabel

61

indexul de tip cheie primar se va alege dintre potenialii indeci de tip candidat i va juca un rol important n legarea tabelelor.

Modelul relaional al bazei de date implic organizarea datelor n tabele legate ntre ele prin relaii. Scopul stabilirii relaiilor este acela de coordonare, dup diferite criterii, a datelor citite din tabelele aflate n legtur. n esen, legtura ntre dou tabele const ntr-un cmp comun ce exist n ambele tabele. n felul acesta se leag o nregistrare din primul tabel de (prima) nregistrarea corespunztoare din tabelul referit, adic legtura se stabilete pe baza unor valori egale n cmpul de legtur.

3.5. Descrierea sesiunii de lucru a sistemului informatic de eviden a resurselor ntreprinderii

Pentru nceperea lucrului n sistemul informatic de eviden a resurselor ntreprinderii e necesar de ales serverul (filiala utilizatorului), de introdus login-ul (numele utilizatorului) i parola, conform figurei 3.4.

Figura 3.4 Lansarea sistemului informatic de eviden a resurselor ntreprinderii

62

Dac utilizatorul are acces la introducerea informaiei, atunci dup lansarea programului va fi afiat registrul operaiilor. Pentru introducerea informaiei, este necesar de creat un document, tastnd butonul Doc.nou. n mod automat sistemul va genera un numr de identificare a documentului. Astfel, utilizatorul orcnd se va putea rentoarce la corectarea documentului, prin simpla cutare a acestuia dup cod. n dependen de informaia care necesit s fie introdus, utilizatorul ca alege una din opiunile afiate n figura 3.5 (fie ordin de angajare, transfer, eliberare, modificarea salariului, fie informaii privind lipsurile salariatului). n cmpul numrul documentului va fi indicat numrul ordinului, a dispoziiei, a notei informative, demersului, buletinului medical, care reprezint temeiul privind operaiunea ce urmeaz a fi efectuat. Programul indic n mod automat data cnd este introdus informaia.

Figura 3.5 Crearea documentului nou

La introducerea angajrii, este selectat tipul documentului Ordin de angajare la serviciu, conform figurii 3.6. Cu ajutorul butonului Insert se introduce informaia conform cmurilor afiate: numrul ordinului de angajare, data ordinului, numrul i data contractului individual de munc. n cmpul Salariat, va fi inserat numele i prenumele noului angajat, crui n mod automat i se va atribui un cod de identificare. n cmpul Tipul angajrii se va alege una din opiunile nedeterminata/determinat. n continuare se va indica data primei zile de lucru, i data 63

ultimei zile de lucru (pentru persoanele angajate pe perioad determinat, pentru persoanele angajate pe perioad nedeterminat nu se va indica nimic). Cmpul Grafic de lucru va fi completat conform regimului n care va activa nou salariat (regim normal 5*8, regim 6*7, regim de munc redus 5*8(0,5), etc.). Cmpurile urmtoare vor fi completate conform listelor pe care le afieaz meniul.

Figura 3.6 Introducerea ordinului de angajare La introducerea informaiei privind lipsurile, va fi indicat numrul de ordin privind acordarea concediului (annual, nepltit, suplimentar, etc.) sau numrul certificatului medical (n cazul absenei pe motiv de boal). Prin tastarea butonului Insert, va fi afiat lista salariailor. Pentru a introduce concediul salariatului X, prin comanda CTRL+F va fi cutat angajatul, fie dup numele de familie, fie dup codul personal al salariatului. ntroducerea lipsurilor angajailor are un impact primordial n evidena personalului. Aceasta nu doar faciliteaz gestiunea concediilor de odihn anual, dar influeneaz modul de efectuare i implimentare a graficului de concediu anual. Totodat, prin sistemul informatic se duce evidena automatizat a lipsurilor i calculul restanelor la concediu. Din punct de vedere decizional, informaia privind lipsurile este utilizat la evaluarea angajatului, analizarea aportului individual la rezultatele financiare ale ntreprinderii prin gradul de prezen la locul demunc.

64

Figura 3.7 nregistrarea lipsurilor Din lista afiat, este selectat tipul concediului/absenei. Perioada pentru care se ia concediu se indic doar la concediul de odihn anual, pentru celelate tipuri de absene se va indica doar prima i ultima zi de concediu. Sistemul va calcula cte zile persoana dat este absent, ceea ce va permite facilitarea calclulelor contabile. n final se tasteaz butonul Salvare, i documentul de concediu este afiat asemeni figurii 3.8.

Figura 3.8 Introducerea concediului

65

Pe lng introducerea documenteleor primare, sistemul dat permite o serie de operaiuni i calcule ce faciliteaz considerabil lucrul specialistului resurse umane. Meniul Forme situat pe bara de lucru ofer posibilitatea vizualizrii structurii S.A. Moldtelecom pe filiale (prin submeniul Selectarea bazei filialei). Tot aici se gsete i opiunea de modificare a parolei de acces (prin Schimbarea parolei). Este necesar de subliniat c utilizatorul trebuie s modifice lunar parola de acces pentru sporirea securitii i asigurrii confidenialitii datelor introduse. Submeniul Cadre, i anume opiunea Registrul angajailor ofer posibilitatea vizualizrii bazei de date a angajailor. Pentru selectarea acestuia, este necesar de tastat meniul Forme, asemeni figurei 3.9.

Figura 3.9 Selectarea Registrului angajailor

Accesnd registrul angajilor, este afiat lista tuturor salariailor ntreprinderii, aa cum este indicat n figura 3.10, fiecare salariat avnd o proprie tabel creat din patru compartimente. Anume aici poate fi vizualizat informaia detaliat privind fiecare salariat n parte, att date personale i de contact, ct i activitatea n munc, n ntreprindere, meritele obinute i penalizrile pentru nclcri.

66

Nume, prenume

Figura 3.10 Afiarea registrului angajailor Primul compartiment l constituie Cartela salariatului, ce conine informaii generale despre angajat. n pagina Generale sunt introduse datele personale ale angajatului (nume, prenume, patronimic, cod fiscal, seria i numrul buletinului de identitate, viza de reedin, date de contact). Tot aici este afiat i o fotografie a salariatului (figura 3.11), aceasta contribuind la familiarizarea specialistului resurse umane cu fiecare angajat n parte.

Figura 3.11 Cartela salariatului

67

Pe pagina Adugtoare sunt incluse date privind polia de asigurare medical obligatorie, certificatul de atribuire a codului numeric privind asigurarea social, i date din carnetul de munc. n compartimentul Parametri sunt indicate date privind activitatea salariatului n ntreprindere (figura 3.10). Aici sunt menionate toate micrile efectuate asupra informaiei privind retribuirea muncii salariatului, cu indicarea documentului ce conine detalii despre temeiul modificrilor efectuate. Compartimentul dat permite afiarea datele privind funcia deinut de salariat, salariul de funcie, regimul de munc, subdiviziunea n care activeaz, locul precedent de munc, etc. Tot aici poate fi vizualizat data de cnd salariatul activeaz n cadrul ntreprinderii, evoluia acestuia (transferul dintr-o secie n alta, modificarea salariului, modificarea regimului de munc, etc.). Compartimentul Scutiri conine informaii contabile privind scutirile de care a beneficiat salariatul i perioada pentru care i-au fost acordate. Compartimentul Concedii afieaz, asemeni figurii 3.12, informaii privind lipsurile angajatului pe ntreaga perioad a activitii n cadrul ntreprinderii, cu specificarea tipului absenelor.

Figura 3.12 Concediile angajatului Pentru o imagine mai clar, este necesar de ordonat cronologic lipsele salariatului. Astfel, se poate forma viziunea privind productivitatea general a salariatului, frecvena i mrimea concediilor medicale i perioada concediului de odihn anual. 68

3.5. Propuneri pentru perfecionarea sistemului informatic de eviden a resurselor ntreprinderii

Subsistemul de eviden a resurselor umane, ca parte component a sistemului de eviden a tuturor resurselor ntreprinderii prezint nenumrate avantaje. Pe lng operativitatea obinerii informaiilor privind situaia companiei, acesta faciliteaz enorm munca specialistului resurse umane, dar totodat i a contabilului. Avantajele i facilitile sistemului de gestiune a personalului sunt nenumrate, precum: Setarea datelor depre angajat (numele, prenumele, adresa, cod de identificare personal, telefon, etc); Realizarea structurii organizatorice i schemei de ncadrare i salarizare a ntreprinderii; Structura personalului pe posturi; Evidena prezenei la locul de munc a angajailor; Situaia privind absenele salariailor; Calcularea stagiuliu i vechimii n munc; Filtrri, sortri, ordonri dup criteriile solicitate; Arhiva de date cu fiecare angajat; Posibilitatea de stocare a documentelor scanate, etc. Totodat gradul de flexibilitate al sistemului este ridicat, ceea ce permite introducerea cu uurin a modificrilor n programul de lucru. Necesitatea efecturii schimbrilor se datoreaz datorit transformrii continue a mediului extern al organizaiei, incluznd i evoluia galopant a tehnologiilor informaionale, modificarea legislaiei n vigoare, etc. Costurile de ntreinere a sistemului de eviden i planificare a resurselor nteprinderii sunt pe deplin motivate prin eficiena rezultatelor obinute. Cu toate c sistemul dat este unul amplu, ce conine procese complexe de gestiune a resurselor ntreprinderii, acesta are i anumite lacune. Avnd n vedere faptul c sistemul informatic de eviden a resurselor ntreprinderii constituie un subiect ce antreneaza ntregul personal de conducere a unitii, n procesul de perfecionare a acestuia, trebuie s participe i directorii. Este necesar ca s fie evaluat eficiena sistemului i s se identifice obiectivele la care se dorete de ajuns. Totodat, personalul implicat nemijlocit n utilizarea sistemului informatic trebuie s ia parte la procesul de mbuntire a sistemului, acesta fiind la curent cu neajunsurile i problemele ce persist. Un element important 69

n perfecionarea sistemului informatic de eviden a resurselor ntreprinderii l constituie comunicarea la toate nivelurile manageriale. Astfel, comunicarea fructoas i eficient va exclude transmiterea eronat i ntrziat a datelor privind necesitile de resurse informaionale. Pentru organizarea mai eficient a lucrului angajailor S.A. Moldtelecom, dar i pentru sporirea productivitii i automatizrii proceselor de lucru este necesar de a aduce o serie de schimbri sistemului de eviden a resurselor ntreprinderii. Un element foarte important ce necesit mbuntire este viteza de generare a rapoartelor. Cu ct raportul conine informaii mai ample, cu att generarea acestuia necesit mai mult timp, ceea ce reduce din operativitatea obinerii informaiilor. Prin majorarea capacitii de prelucrare a datelor, sistemul va putea genera rapoarte ntr-un timp mai scurt, ceea ce va avea impact pozitiv asupra procesului decizional, dar i va prezenta date reale n timp. Pentru autenticitatea i evidena mai eficient a datelor despre salariai, este nevoie de lrgit accesul de vizualizare a informaiilor. Astfel, fiecare salariat trebuie s aib acces limitat la sistemul de eviden, prin vizualizarea doar a informaiilor personale. Aceasta ar avea un impact pozitiv, prin reducerea erorilor i a corectrii informaiilor greite introduse n baza de date. Vizualizarea limitat a informaiei despre subalterni pentru efii de secie ar permite o gestiune eficient i o organizare mai productiv a procesului de lucru. efii de secii trebuie s dein informaia privind prezena la lucru, dar i date de contact a subalternilor. O alt problem o reprezint pontarea salariailor. Este necesar ca sistemul de eviden a resurselor umane s fie interconectat cu sistemul de acces n imobilele ntreprinderii. Astfel, informaia privind prezena la lucru ar fi mai real n timp. Totodat ntrzierile, dar i reinerile la lucru n afara orelor de program vor fi nregistrate nemijlocit n baza de date a angajailor, ceea ce va permite ca procesul decizional privind politica de personal s fie mai obiectiv. Pontarea salariailor pe baza accesului n imobil (fie prin card magnetic de acces sau scanarea amprentelor digitale) va permite calculul operativ al salariului, dar i al suplimentului pentru orele lucrate extra program. Controlul pentru acces imobil, fiind intercondiionat de sistemul de eviden va facilita considerabil pontarea angajailor. Problema recrutrii i selectrii poate fi soluionat prin implementarea unor funcii suplimentare n sistemul informatic. Pentru optimizarea procesului de recrutare este necesar de accesul la informaii actualizate, fiind posibil o vast depozitare de datei incluznd funcii: evaluare i raportare prin oferirea unei game largi de rapoarte adaptate necesitii managerilor de recrutare a personalului; planificare i control cu ajutorul unor instrumente moderne analitice, pe baza indicatorilor cheie de performan. Aceasta ar permite stabilirea timpului necesar 70

pentru ocuparea forei de munc, costurile de angajare, etc. Totodat, funcia de planificare i control a personalului n sistemul informatic de eviden a resurselor companiei va permite analiza i simularea diverselor strategii i concepte de recrutare Avantajele dezvoltrii sistemului informatic n sectorul recrutrii va contribui la: crearea unei imagini pozitive a companiei ca angajator i mbuntirea reputaiei corporative; dezvoltarea eficient a personalului efectiv; reducerea costurilor pentru cutarea i angajarea personalului; creterea loialitii angajailor, etc.

Pentru salariaii ntreprinderii, mbuntirea sistemului informatic va avea impact prin obinerea informaiilor despre oportunitile de dezvoltare a carierei n cadrul ntreprinderii. Parcurgerea msurilor de mbuntire a sistemului informatic menionate anterior vor avea impact pozitiv asupra companiei per ansamblu, contribuind la creterea eficienei i productivitii muncii. Administrarea corect a acestuia va permite ca activitile de rutin s fie automatizate i s implice mai puin capitalul uman. Astfel, activitatea resurselor umane va fi redirecionat spre atingerea obiectivelor ntreprinderii.

71

Concluzii i recomandri
Tratarea sistemic a organizrii managementului informaional al unitii economice implic o analiz aprofundat a resurselor i canalelor de comunicaie,impactul acestuia fiind extrem de important pentru taote activitile prezente n companie. Importana managementul informaional al activitii de eviden a resurselor umane crete cu att, cu ct numrul personalului angajat este mai mare. Deoarece este mai dificil de gestionat i controlat personalul m ntreprinderile mari, necesitatea implementrii sistemelor informatice automatizate este resimit considerabil. Cercetnd conceptele teoretice ale managementului informaional privind evidena personalului, au fost evideniate avantajele utilizrii aplicaiilor informatice pentru gestiunea eficient a pesronalului. Acordarea importanei acestui aspect este vital pentru activitatea firmei, resursele umane fiind acea surs de valoare adugat, fr de care ntreprinderea nu poate exista. n lucrarea dat sunt examinate particularitile managementului resurselor umane i interaciunea acestuia cu managementul informaional al companie. Odat cu analiza funciilor managementului activitii de eviden a personalului este reliefat i rolul sistemelor informatice n cadrul automatizrii proceselor de lucru i creterii productivitii. Evaluarea tuturor proceselor incluse n activitatea de gestiune a personalului permite conturarea obiectiv a necesitii de utilizare a produselor informatice. Pentru nelegearea corect a complexitii funcionale a managementului informaional la nivelul activitii de eviden a resurselor uamne sunt studiate aspectele privind gestiunea personalului, pe baza materialelor S.A. Moldtelecom. Pe lng descrierea activitii comerciale a mntreprinderii i scoaterea n eviden a rezultatelor financiare, sunt identificate i problemele cu care aceasta se confrunt la capitolul administrarea angajailor. Studiul multilateral al sistemului informatic de eviden a personalului permite identificarea avantajelor utilizrii acestuia, precum ar fi automatizarea proceselor cu caracter repetitiv, stocarea informaiilor n cantiti enorme, evidena eficient a salariailor, prin intermediul unei baze de date ample, transmiterea rapid a informaiilor, obinerea operativ a rapoartelor, etc. Totodat, sistemul informatic al companiei ntmpin anumite dificulti la capitolul evidena personalului. O serie de msuri ce ar contribui la sporirea gradului de eficien au fost propuse, precum schimbarea modalitii de pontare, includerea compartimentelor privind recrutarea i planificarea resurselor umane. Ameliorarea canalelor de comunicare reprezint un alt element asupra cruia este orientat atenia managementului ntreprinderii studiate. Lrgirea posibilitilor de comunicare 72

i transmitere a fluxului de informaii ar contribui la expedierea rapid a datelor, dar i la adoptarea corect a deciziilor. Comunicarea eficient ntre toate nivelurile manageriale sporete nlturarea rapid a problemelor, i totodat mrete gradul de responsabilitat al angajailor. Sistemul informatic de gestiune a personalului i pune amprente nu doar pe aspectul financiar al ntreprinderii, fiind folosit ca instrument penbtru calculul salarial. Acesta trebuie s ndeplineasc funcii manageriale, participnd la procesul decizional privind politica de resurse umane necesar de a fi adoptat n ntreprindere. Neglijarea importanei informatizrii activitii de gestiune a personalului reduce capacitile ntreprinderii prin nevalorificarea capitalului uman, aceasta rmnnd a fi necompetitiv pe pia. Msurile de mbuntire a managementului informaional la nivelul activitii de gestiune a resurselor umane propuse n prezenta lucrare au un rol important. Astfel, n cazul implementrii n practic a modificrilor expuse, ntreprinderea va contribui la mrirea gradului de productivitate a muncii. n conluzie se menioneaz importana activitii de eviden a personalului i necesitatea utilizrii sistemelor informatice de automatizare a preoceselor de munc, aceasta contribuind la creterea economic a ntreprinderii.

73

Bibliografie
I. Acte legislative i normative 1.1.Legea Telecomunicaiilor a Republicii Moldova Nr. 520-XIII din 07.07.95; 1.2.Monitorul Oficial al R.Moldova Nr. 56 din 23.04.2002; 1.3.Codul Muncii al Republicii Moldova (Legea nr.154 din 28.03.2003); 1.4.Legea privind Societile pe Aciuni nr. 1134-XIII din 02.04.1997; 1.5.Hotrrea Guvernului nr.1053 din 11.11.2010. Manuale, monografii i lucrri didactice 2.1.Ciotea Florin, Rus Monica, Managementul resurselor umane, Cluj-Napoca, Editura Dacia, 2002; 2.2.Prof. univ. dr. tefan Stanciu, Managementul Resurselor Umane, Bucureti, 2001; 2.3.Viorel Cornescu, Paul Marinescu, Management de la teorie la practic, Universitatea din Bucureti, 2004; 2.4.Baieu Marina, Prelegeri la disciplina Managementul Resurselor Umane, Chiinu, 2002; 2.5.Ina Creu, Managementul Resurselor Umane Note de curs, Universitatea Tehnica din Moldova, Facultatea Inginerie Economic i Business Catedra Economie i Management n Industrie, Chiinu 2007; 2.6.Turban, E., Information Technology for Management, Wiley &Sons, 1996, p.45; 2.7.Ghicajanu Mihaela, Dolea Gabriel, Furdui Ersilia, Sisteme Informaionale pentru management, Universitatea Constantin Brncui, Trgu Jiu, 2002; 2.8.Ilie Costa, Pavel Chirev, Tamara Zacon, Infrastructura informaional n Republica Moldova, Chiinu, 2001; 2.9.Chindea M. E., Proiectarea sistemelor informatice economice, Bucureti, 1999; 2.10. Mihai Luchian, Management sanitar, Iai, 2005.

II.

III.

Articole din ediii periodice 3.1.Managementul personalului n paradigma schimbrilor teorie i practic, Elena Stratan, ef Serviciu Studii i Cercetri (Magazin bibliologic nr 3 5, 2005, Bli); 3.2. Importana evidenelor de personal, Ctlina Cochinescu, 2010;

74

IV.

Site-ografia 4.1. http://www.sfin.ro/articol_9286/organizatia_care_stie_sasi_motiveze_oamenii_are_succes.html; 4.2.http://www.scritube.com/management/OBIECTIVUL-SI-PRINCIPALELEACT15124716.php; 4.3.http://www.scribd.com/doc/52688879/Resurse-Umane-si-Sisteme-Informatice; 4.4.http://www.myjob.ro/management-resurse-umane/importanta-evidentelor-depersonal.html; 4.5.http://www.scritube.com/economie/ACTIVITATEA-DE-PERSONAL-AINTR75488.php; 4.6.http://www.elfconsulting.ro/showdef.php?nrdef=38; 4.7.http://www.scritube.com/management/SISTEMUL-INFORMATIONAL-ALMANA32110196.php; 4.8.http://facultate.regielive.ro/cursuri/management/sisteme-informationale-inmanagementul-resurselor-umane-124400.html; 4.9.http://www.scribd.com/doc/49092312/SISTEME-INFORMATICEINTEGRATE-UTILIZATE-IN-MANAGEMENTUL-RESURSELOR-UMANE; 4.10. 4.11. http://ro.wikipedia.org/wiki/Moldtelecom; http://www.scribd.com/doc/57690021/Resursele-Umane-Ale-

Intreprinderii; 4.12. 4.13. http://www.svedu.ro/curs/ei/c10.html; http://facultate.regielive.ro/cursuri/management/managementul-resurselor-

umane-13851.html; 4.14. 4.15. 4.16. http://www.moldtelecom.md/companie; http://en.wikipedia.org/wiki/Information_management; http://www.scribd.com/doc/52715844/SISTEMUL-

INFORMA%C5%A2IONAL-DE-GESTIUNE-A-RESURSELOR-UMANE; 4.17. 4.18. 4.19. http://www.unite.md/news/?n=f9ca02face2a892cb8350bcde5417d33; http://www.economiaintreprinderii.ro/cap22/s1.htm; http://www.scribd.com/poemihai/d/42147563-proiectarea-sistemelor-

informatice;

V.

Alte surse 5.1. ANRCETI - Date statistice privind evoluia pieii n 2011. 75

Adnotare
la teza de master cu tema MANAGEMENTUL INFORMAIONAL AL ACTIVITII DE EVIDEN A RESURSELOR UMANE (N BAZA MATERIALELOR S.A. MOLDTELECOM)
Chiinu, 2012 Teza cu tema Managementul informaional al activitii de eviden a resurselor umane (n baza materialelor S.A. Moldtelecom) este constituit din introducere, trei capitole, concluzii i recomandri, bibliografie cu 37 titluri, 2 anexe, 70 pagini de text de baz, 25 figuri. n tez au fost utilizate cuvinte-cheie, cum ar fi: management informaional, sistem informaional, sistem informatic, resurse informaionale, capital uman, evidena personalului, soluii informatice, politica de resurse umane, productivitatea muncii. Domeniul de studiu i obiectivele tezei propuse constituie: analiza complex a managementului informaional n activitatea de eviden a resurselor umane; examinarea resurselor informaionale din cadrul ntreprinderii; studierea conceptului de sistem informatic de gestiune a personalului i a impactului su asupra ntreprinderii; conturarea necesitii utilizrii sistemelor informatice n administrarea resurselor umane (pe baza studiului materialelor S.A. Moldtelecom); identificarea dificultilor ntlnite n procesul utilizrii sistemelor automatizate de gestiune a resurselor de personal; propunerea metodelor de mbuntire a modului de eviden a salariailor n cadrul ntreprinderii. Noutatea i originalitatea tiinific a lucrrii const n conturarea importanei implementrii sistemelor informatice de eviden a resurselor umane i conturrii impactului acestora asupra activitii ntreprinderii. Totodat lucrarea dat aduce recomandri privind ameliorarea procesului de gestionare a personalului prin introducerea a noi funcii n sistemul informatic de eviden. Semnificaia i valoarea aplicativ a tezei const in conturarea cilor de utilizare eficient resurselor umane ale ntreprinderii prin folosirea activ a sistemelor informatice de eviden, identificarea modalitilor de cretere a productivitii prin sporirea gradului de automatizare a proceselor de lucru.

76

Annotation
The masters thesis on the topic Information Management Of Human Resources Administration Activity (Based On MoldtelecomJSCs Materials)
Chisinau, 2012 The master paper work on Information Management Of Human Resources Administration (Based On Moldtelecom JSCs Materials) consists of introduction, three chapters, conclusions and recommendations, bibliography of 37 titles, 2 appendices, 70 pages of basic text, 25 figures. There were used keywords such as: information management, information system, computer system, information resources, human capital, HR records, IT solutions, human resources policy, labor productivity. The proposed field of study and main objectives are: complex analyzis of information management in human resources administration, examinination of information resources within the company, study of the HR management system concept and its impact on the company, outlining the necessity of using computer systemsin human resources management (based on materials of Moldtelecom JSC), identifying issues when using IT systems specialized in staff management, recommendations for improving the HR administration system, of the company. The scientific originality of the master paper work is to outline the importance of implementing information systems for employees administration and its impact on the companys economic activity. The thesis also presents some ways to improve personnel management process by introducing new functions into the information system. The significance and the practical value of the paper work is to find ways of effective use of enterprises human resources through active use of information system, identification ways to increase productivity by improving automation of business processes.

77

Anexa 1
Organigrama S.A. Modltelecom [4.14]

78

Anexa 2

Republica Moldova PARLAMENTUL LEGE Nr. 254 din 09.07.2004 pentru modificarea i completarea Legii telecomunicaiilor nr.520-XIII din 7 iulie 1995 i a Codului penal al Republicii Moldova Publicat : 22.10.2004 n Monitorul Oficial Nr. 189-192 art Nr : 848

Parlamentul adopt prezenta lege organic. Art. I. - Legea telecomunicaiilor nr.520-XIII din 7 iulie 1995 (republicat n Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2002, nr.56, art.393), cu modificrile ulterioare, se completeaz dup cum urmeaz: 1. La articolul 2: definiia noiunii "operator" se completeaz n final cu cuvintele "i/sau de informatic"; articolul se completeaz cu noiunile: "acces autorizat - punere la dispoziia unui alt operator a unor elemente de reea, a infrastructurii i/sau a serviciilor, n condiii determinate, n mod exclusiv sau neexclusiv, n scopul prestrii serviciilor de telecomunicaii sau de informatic; acces neautorizat - utilizare de ctre o persoan fizic sau juridic a unei reele i/sau a unui serviciu ale unui operator, fr ncheierea unui contract de utilizare sau fr alte temeiuri legale care ar determina condiiile n care se accept accesul autorizat; bucl local - circuit fizic care conecteaz punctul terminal al reelei aflat la punctul de prezen al abonatului cu repartitorul sau cu un echipament echivalent dintr-o reea public de telefonie fix." 2. La articolul 4: dup alineatul (3) se introduc un nou alineat (4) i alineatul (5), cu urmtorul cuprins: "(4) Se interzice accesul neautorizat la reelele i/sau la serviciile operatorilor, cum ar fi: a) schimbarea originii apelurilor telefonice; b) terminaia neautorizat a traficului telefonic; c) accesul neautorizat la elemente ale reelei, la infrastructura i la serviciile asociate, care poate implica conectarea echipamentelor, prin mijloace fixe sau mobile, incluznd accesul la bucla local, la infrastructura i la serviciile necesare furnizrii de servicii prin bucla local; d) prestarea neautorizat a serviciilor de telecomunicaii i informatic, utiliznd reelele altor operatori; e) accesul neautorizat la infrastructura fizic, incluznd cldiri, conducte i piloni; f) accesul neautorizat la sisteme software, inclusiv la sistemele de suport operaional; g) accesul neautorizat la transpunerea numerelor sau a sistemelor care ofer funcionalitate

79

echivalent; h) accesul neautorizat la reele fixe i mobile, n special pentru roaming naional i internaional. (5) Se interzice utilizarea resurselor de numerotare neatribuite de ctre agenie." alineatul (4) devine alineatul (6). Art.II. - Codul penal al Republicii Moldova nr. 985-XV din 18 aprilie 2002 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2002, nr.128-129, art.1012), cu modificrile ulterioare, se modific i se completeaz dup cum urmeaz: 1. n partea special, titlul capitolului XI va avea urmtorul cuprins: "INFRACIUNI N DOMENIUL INFORMATICII I TELECOMUNICAIILOR " 2. Dup articolul 261 se introduce articolul 2611, cu urmtorul cuprins: "Articolul 2611. Accesul neautorizat la reelele i serviciile de telecomunicaii (1) Accesul neautorizat la reelele i/sau serviciile de telecomunicaii cu utilizarea reelelor i/sau serviciilor de telecomunicaii ale altor operatori, dac acesta a cauzat daune n proporii mari, se pedepsete cu amend n mrime de la 200 la 1.000 uniti convenionale sau cu nchisoare de la 1 la 3 ani, iar persoana juridic se pedepsete cu amend n mrime de la 1.000 la 3.000 uniti convenionale cu privarea de dreptul de a exercita o anumit activitate. (2) Aceeai aciune: a) svrit repetat; b) svrit de dou sau mai multe persoane; c) svrit cu violarea sistemelor de protecie; d) svrit cu folosirea mijloacelor tehnice speciale; e) care a cauzat daune n proporii deosebit de mari se pedepsete cu amend n mrime de la 1.000 la 3.000 uniti convenionale sau cu nchisoare de la 2 la 5 ani, iar persoana juridic se pedepsete cu amend n mrime de la 3.000 la 6.000 uniti convenionale cu privarea de dreptul de a exercita o anumit activitate." Art.III. - Guvernul, n termen de 3 luni, va aduce actele sale normative n concordan cu prezenta lege. PREEDINTELE PARLAMENTULUI Chiinu, 9 iulie 2004. Nr.254-XV. Eugenia OSTAPCIUC

80