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Manual de Almacen e Inventarios

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  • 1. OBJETIVO
  • 2. BASE LEGAL
  • 3. DEFINICION DE TERMINOS
  • 4. NORMAS GENERALES
  • 5. COMPRAS
  • 6. INGRESOS AL ALMACEN (ALTAS)
  • 7. EGRESOS DE ALMACEN (BAJAS)
  • 8. INVENTARIOS
  • 9. RESPONSABILIDADES
  • 10. ENTRADAS AL ALMACEN
  • 11. BAJAS DE ALMACEN
  • 12. RESPONSABLE
  • 13. FORMATOS

Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca

Municipio de Guasca Alcaldía Municipal

RESOLUCION NÚMERO 101 (12 de diciembre de 2005) POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE GUASCA El alcalde municipal de Guasca, en uso de sus facultades constitucionales y legales y CONSIDERANDO: a.- Que es deber de la Administración adoptar medidas tendientes a mejorar el funcionamiento de la Institución b.- Que el Municipio de Guasca no cuenta con una reglamentación que le permita manejar en forma adecuada sus bienes, tanto muebles como inmuebles. c.- Que para rendir informes veraces a la Contaduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República y a la Contraloría de Cundinamarca es necesario tener conocimiento cierto y ordenado de los bienes muebles e inmuebles que posee el Municipio. Por lo anteriormente expuesto, RESUELVE: ARTICULO UNICO.- Adóptese la presente reglamentación como MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS para el municipio de GUASCA (CUND).

“PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA”
Tels. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.guasca@cundinamarca.gov.co

REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS

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Municipio de Guasca Alcaldía Municipal

REGLAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS MUNICIPIO DE GUASCA 1. OBJETIVO Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar, almacenar, suministrar y controlar los materiales necesarios en las calidades requeridas, cantidades suficientes y en el momento oportuno; para la ejecución de los programas y metas fijadas por la Administración, así como para facilitar el desenvolvimiento normal de las actividades propias del Municipio. 2. BASE LEGAL Ley 80 de 1993. Ley 87 de 1993 Art. 4 literal e) Ley 598 de 2000 Decreto Ley número 111 de 1996 emanado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto número 679 de 1994, emanado de la Presidencia de la República. Decreto número 855 de 1994, emanado de la Presidencia de la República. Decreto número 62 de 1996, emanado de la Presidencia de la República. Decreto número 2170 de 2002 emanado de la Presidencia de la República.
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Decreto número 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la República. Decreto No 2624 de 1995, emanado de la Gobernación de Cundinamarca DEFINICION DE TERMINOS

3.

COMPRAS. La actividad de compras significa adquirir por cualquier medio o procedimiento los elementos, materiales o servicios en cantidades y calidades necesarias -previamente programadas- a precios justos, actualizados y verdaderos, que requiera el Municipio . REGISTRO DE PROVEEDORES. Es la elaboración de un directorio donde se clasifica a las personas naturales o jurídicas que puedan ofrecer en venta, bienes y/o servicios al Municipio, cuyo objetivo es facilitar y agilizar el trámite de consecución de los materiales requeridos en las condiciones adecuadas. Deben Estar inscritos en el SICE COTIZACION. Es la actividad de recolectar información a través de los diferentes proveedores, acerca de los elementos materiales que el Municipio necesita. Esta información corresponde a la calidad, pago, condiciones de entrega y precios de oferta, cuyo objetivo es conocer, mediante las diferentes propuestas, las condiciones con el fin de seleccionar la oferta más conveniente y justa. Deben consultarse los precios del SICE ADQUISICION. Es el acto administrativo por el cual el funcionario competente decide voluntariamente comprar, adquirir elementos materiales en calidades, condiciones y precios justos. BIENES. Son los elementos materiales inventariables (se excluye el dinero).
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BIENES EN SERVICIO. Son el conjunto de bienes devolutivos en uso en las diferentes oficinas del Municipio. ALMACEN O SISTEMA DE ALMACEN. Es el conjunto de actividades cuyo propósito es el de conservar, manipular y distribuir los elementos que el municipio requiera para la normal prestación de servicios. ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o consecutiva de esos otros. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan en el tiempo por razón de su naturaleza. INMUEBLES. Son los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra sin su destrucción o deterioro. ORDEN DE ALTA. En el sector público la orden de alta constituye lo que comúnmente se denomina como entrada o ingreso al almacén, ya que por principio se sabe que todo elemento material, sea cual fuere su naturaleza, debe entrar al almacén. ORDEN DE BAJA. Es el proceso mediante el cual el municipio decide retirar un bien definitivamente del patrimonio del mismo. Se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los registros establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.

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REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS

TRABAJO. Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren en una dependencia determinada para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados. BAJA DE BIENES DE ALMACEN. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. deterioro u obsolescencia física. Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias y oficinas. ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega. Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste.gov. respecto de los cuales. mediante trámite administrativo de investigación.guasca@cundinamarca. Es la salida definitiva de aquellos que se encuentran en buenas condiciones pero que el Municipio no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades. VENTA. administración y conservación por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario. la responsabilidad por la custodia. se determinó la no responsabilidad por parte del funcionario que los tenía a su cargo. REINTEGRO. cesando de esta manera y mediante requisito probatorio. El comprobante de salida de bienes del almacén es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien. BAJA DE BIENES SERVIBLES. TRASLADOS. 5 “PARTICIPACIOIN.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . se efectuaron un pago o reposición.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal BAJA DE BIENES INSERVIBLES. no son útiles para el servicio para el cual se hayan destinado. o aquellos que estando en servicio activo o depósito han desaparecido. o estableciéndose la responsabilidad. transfiriéndola a quien los recibe. Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero. TRANSPARENCIA” Tels.

. clasificar. lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales.guasca@cundinamarca. 4. de los bienes que a cada uno confíen para su uso. INVENTARIOS.Para el caso de inspecciones y recaudaciones rurales el procesamiento será el mismo anterior. para evitar errores. TRANSPARENCIA” Tels. Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido fallas por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. administración o custodia o que se les suministre para el desarrollo de su trabajo. .co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . El inventario permite verificar.El funcionario que tome posesión de un cargo exigirá la entrega de los bienes que queden a su cargo con su respectivo inventario y en el que se hará constar el estado de los mismos. Es la reaparición física de los elementos. 6 “PARTICIPACIOIN. merma. deterioro y desperdicio de elementos.El almacenista hará entrega a los empleados. REPOSICION. mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. analizar. NORMAS GENERALES. servicio. completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Municipio.gov. una vez han sido descargados de los registros físicos de inventario y de contabilidad y cuya pérdida fue asumida por el Municipio. TRABAJO. pérdidas. valorar y controlar los bienes de la Institución. . por otros iguales o de similares características. Es la relación ordenada. inmovilización.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal RECUPERACION. trabajadores de cualquier categoría.

será requisito fiscal indispensable que se acredite por el interesado que entregó a satisfacción los bienes que tenía a cualquier título y bajo su responsabilidad. salvo que se pacte alguna contraprestación. 7 “PARTICIPACIOIN. El de compra. Aquel con que lo haya entregado al proveedor.Para la expedición de finiquitos o paz y salvo por todo concepto que deba dar el Municipio a quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar otro empleo.gov. o con el que haya llegado a la oficina o dependencia.Cuando un funcionario sea trasladado a otro empleo o sitio tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tenía a su cargo.Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figure. tomando de las siguientes fuentes: a) - Para los elementos devolutivos: El que figure en el inventario anterior.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .Queda terminantemente prohibido que los obreros en general lleven las herramientas de trabajo para sus casas. . TRANSPARENCIA” Tels. El que fije el Municipio. Igualmente queda prohibido dar en préstamo a los contratistas herramientas del Municipio. .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. está obligado a rendir inventario general de todos los elementos de consumo y devolutivos que tenga a cualquier título en el almacén o depósito. TRABAJO. en las fechas y condiciones establecidas por la Contraloría Departamental o las demás autoridades que lo soliciten. manejo o custodia de bienes del Municipio. .El almacenista que tiene a cargo para uso. .guasca@cundinamarca.

sino a equivocación. El que tenía en el inventario anterior.Firma del inventario por el responsable. . La persona que deba firmar inventario como responsable de cualquier clase de bienes. su marca. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. clase.Programa general de compras: Las entidades oficiales están obligadas a elaborar anualmente un programa general de compras.guasca@cundinamarca.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal b) - Para inmuebles: El avalúo catastral. tiene la obligación de verificar personalmente la existencia física de cada uno de los que se le entregan. El de compra. TRANSPARENCIA” Tels. debe producirse un acta en la que enumere cada uno de los elementos con sus especificaciones y valores reales de inventario y las causas que fueron motivo del error. . El que fije el Municipio mediante avalúo. TRABAJO. número. 8 “PARTICIPACIOIN.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . constatando si la cantidad que figura en el inventario. dejando claramente establecido que los faltantes no se deben a pérdida por hurto o robo. que se registraron doblemente o que se hicieron figurar por valores que no corresponden.gov. Dicha acta será firmada por la persona responsable y por el Almacenista. que incluirá todos los bienes que requiere para funcionamiento y organización y servirá de base para efectuar compras al por mayor sujetándose a la reglamentación que para el efecto exista.Rectificación de inventarios: En los casos de rectificación de los inventarios de elementos devolutivos en servicio en oficinas o dependencias originada por la inclusión de elementos que no existen. especificaciones y demás detalles y su estado de conservación concuerdan con los bienes que recibe. .

. casos en los cuales se devolverán para que se elaboren correctamente. para que le expida otra orden con el número de la pérdida y con la anotación correspondiente.El original de la orden de alta o de baja es el único documento legal que tiene el almacenista para comprobar ingresos o egresos al almacén. expedida por el Jefe de Almacén. o por el responsable en cada dependencia. no pudiendo habilitar ningún otro documento para tal efecto.Con el objeto de facilitar su contabilización y control. . adiciones.Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de las oficinas del Municipio.El almacenista no podrá variar el destinatario ni el lugar de destino en las órdenes de baja. Las copias que hayan quedado de la pérdida serán anuladas por el Almacenista.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . que acredite que recibió los elementos y que incluya el número de la orden de alta para el ingreso de ellos al almacén. TRANSPARENCIA” Tels. En caso de que éste se extravíe. ni cambiar o reemplazar elementos por otros. pero deben ser conservadas. .guasca@cundinamarca. tanto las órdenes de alta como las de baja se producirán en formatos separados para los elementos de consumo y para los elementos devolutivos. el almacenista demostrará el hecho ante el Alcalde o Secretario respectivo.gov. se legalizará invariablemente por medio de una orden de alta o de baja de almacén.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal .Ningún comprobante de compra o de adquisición de elementos se considerará legalizado si carece de la firma del almacenista. Tampoco podrá modificar el concepto del ingreso en las órdenes de alta y le es prohibido atender órdenes de alta o de baja que tengan tachones. aún cuando sean similares o tengan el mismo valor. TRABAJO. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. según sea que los elementos sean recibidos por el primero o en cada dependencia. . intercalaciones o correcciones. 9 “PARTICIPACIOIN.

averiados. .co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . cuidado. por un término máximo de 120 días a partir de la fecha de su ingreso al almacén. contabilización y rendición de las cuentas. con el objeto de no recargar el almacén con cosas que le quitan espacio.A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no estén bajo su inmediato control y responsabilidad. . 10 “PARTICIPACIOIN. el almacenista hará por escrito las anotaciones del caso y devolverá la orden para que se elabore por las cantidades que permitan su despacho y no podrá hacer firmar la orden de baja por el destinatario mientras no le entregue todos los elementos que en ella figuren.Elementos que constituyen la lista de bienes inservibles: Esa cuenta incluye la lista de los elementos de consumo o devolutivos que se encuentren dañados. pérdida o destrucción. destruidos. alterados.gov. o que se hayan calificado de inservibles y su contabilización es provisional. control.guasca@cundinamarca. TRABAJO. inutilizados o en pésimas condiciones. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. . custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo. dificulten su funcionamiento. TRANSPARENCIA” Tels.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . con anotación del número de su documento de identidad y lugar de expedición. como tampoco expedirle constancias que posteriormente le entregará determinados bienes.No pueden seguir figurando en inventario los elementos por daño. .Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en relación con las cantidades que por baja se deban despachar. por lo tanto dichos elementos y sus valores se deben descargar de ellos. sino solamente de los que tenga a su cargo por haberlos recibido para su uso.El almacenista no podrá admitir como firma de recibo de los elementos que despache sino la de los Jefes de Oficina o dependencias que en ellas responden por dichos bienes.

cantidades y valores en las respectivas cuentas y kárdex. TRABAJO. aun cuando dichas operaciones se verifiquen simultáneamente y los bienes se hayan adquirido con destinación especial. REQUISITOS SEGÚN LA CUANTIA: . que es el documento con el cual el Alcalde o el delegado solicita a determinado proveedor o casa comercial el despacho de ciertos elementos contemplados en el plan de compras para atender necesidades en un tiempo determinado.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. se legalizará invariablemente por medio de una orden de alta o baja.guasca@cundinamarca. se podrá comprar directamente teniendo en cuenta los precios del mercado (Consulta del SICE). la petición de ofertas o cotizaciones se hará en forma pública utilizando la convocatoria en los términos indicados por la Ley. COMPRAS COMPRAS DIRECTAS. la que se registrará por artículos.Si la cuantía de la compra que se pretende está entre el diez por ciento de la menor cuantía para contratar (12. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. la menor cuantía será hasta doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales y el 10% de la menor 11 “PARTICIPACIOIN.Ingresos al almacén por compras con destinación especial: Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de las oficinas o dependencias del Municipio. se hacen por intermedio de órdenes de compras o suministro. TRANSPARENCIA” Tels.gov. por no superar el 10% de la menor cuantía. Cuando el presupuesto del Municipio supere los doce mil (12.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal .Si el monto es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para contratar.5 SMLMV) y ciento veinticinco (125) salarios mínimos legales mensuales vigentes. . Son aquellas adquisiciones que. 5. (Decreto 2170 de 2002).

solicitará los elementos que pueda necesitar para el respectivo año. . COMPRAS QUE REQUIEREN FORMALIDADES PLENAS. Decreto No. 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la República). . dentro de los cinco (5) primeros días.La dependencia solicitante. (Ley 598 de 2000.Con base en la consulta de precios del SICE hará los estimativos respectivos de los valores y de acuerdo con las cantidades establecerá 12 “PARTICIPACIOIN. (Decretos 62 de 1996 y 2170 de 2002). CONTRATO ESCRITO CON Se requiere de contrato escrito con las formalidades plenas cuando el valor de la compra excede de quince (15) salarios mínimos legales mensual.El almacenista consolidará los pedidos de las diferentes oficinas clasificándolos.guasca@cundinamarca. TRANSPARENCIA” Tels. al almacén y en forma escrita. Para todos los procesos contractuales de adquisición de bienes es preciso consultar los precios del SICE. previa evaluación de sus necesidades.gov.Para compras que superen los ciento veinticinco (125) salarios mínimos legales mensuales. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. (Decreto 62 de 1996) PROCEDIMIENTO .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal cuantía hasta 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes. con todas las especificaciones necesarias. <ó doscientos cincuenta (250) si su presupuesto supera los doce mil salarios mínimos legales mensuales vigentes> se procederá a efectuar licitación pública.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . TRABAJO. .

enviará a la Tesorería: Solicitud del pedido. El almacenista.guasca@cundinamarca.gov. 71 inciso primero). TRABAJO. se solicitará al menos dos ofertas para garantizar así que se efectúa selección objetiva. recibidos los elementos solicitados al proveedor. las facturas. para efectuar la compra. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. para elaborar junto con las demás Autoridades designadas por El Alcalde el respectivo Plan Anual de Compras.Luego de efectuar los trámites a que haya lugar. para efectos de la elaboración y pago de la cuenta. . Se establece un monto estimado de los elementos a adquirir. o para emitir orden de pedido. licitación o no. (Decreto Ley 111 de 1996 Art. certificados de disponibilidad presupuestal y el acta de recibo o de alta. para proceder a la selección del Contratista en la forma prevista por la Ley.Obtenida la autorización por parte del Alcalde. Cuando el monto a contratar no supere los doce punto cinco (12. TRANSPARENCIA” Tels. cotizaciones.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . . elaborar contrato con todos los requisitos establecidos para ello en el estatuto de contratación. el almacenista efectuará el control de la cantidad y calidad solicitada. 13 “PARTICIPACIOIN.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal montos tentativos. . acto seguido.5) salarios mínimos legales mensuales vigentes y la cifra sea representativa.Teniendo en cuenta la cuantía de la compra se establecerá la necesidad o no de efectuar convocatoria pública. se solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal.

CONVOCATORIA PÚBLICA O LICITACIÓN INGRESO DE ELEMENTOS PAGO 6. TRABAJO. En otros términos. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. el ingreso está perfeccionado cuando el jefe de almacén recibe los elementos y firma la factura o recibo de ellos.gov. el Almacenista expedirá la orden de alta correspondiente.guasca@cundinamarca. verificará ésta con la factura comercial y con la orden de compra o pedido. TRANSPARENCIA” Tels. A la llegada de los elementos al almacén. cantidades y valores y se abstendrá de firmarla cuando no coincida. salvo que se trate de cambio o modificación del nombre para 14 “PARTICIPACIOIN. sea que el pago esté o no realizado. INGRESOS AL ALMACEN (ALTAS) ALTAS POR COMPRAS O IMPORTACIONES Para su contabilización en el almacén la operación se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen al almacén o depósito.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal PEDIDO Y COMPRA INICIO AUTORIZACION DEL ALCALDE SOLICITUD DE PEDIDO RECIBIDO EN ALMACEN CLASIFICACION DE PEDIDOS CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DISPONIBILIDAD DE CAJA COMITÉ DE COMPRAS ORDEN DE PEDIDO.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . para comprobar si se expidió por iguales elementos.

gov. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. ALTAS POR COMPENSACION 15 “PARTICIPACIOIN. Si se establece el motivo se producirá la corrección. Tan pronto esto ocurra se averiguará la causa de la diferencia. se encuentre que el número de unidades o especies de determinado elemento es superior al que a esa fecha muestre la cuenta respectiva.guasca@cundinamarca. se solicitará al Alcalde la autorización para la expedición de la orden de alta con la observación de que se trata de un sobrante en el inventario. ALTAS POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN LOS INVENTARIOS O EN LAS CUENTAS DE ALMACEN. Esta mayor cantidad se registrará en relación de sobrantes para analizarla y determinar la causa que la ocasionó. TRANSPARENCIA” Tels. Este caso es similar al anterior. por confrontación entre las existencias físicas y las que figuren en los inventarios o en las respectivas cuentas. si se encuentra se harán las correcciones del caso.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . pero si no se encuentra. con la diferencia de que la aparición de los elementos o su aumento de cantidad se observa en una época cualquiera del año. se solicitará autorización al Alcalde para la expedición de la orden de alta correspondiente con la observación de que se trata de aparición de elementos en el almacén. cuya causa no pudo establecerse. TRABAJO. ALTAS POR SOBRANTES DE INVENTARIO en las cuentas e Se considera que hay ingresos por sobrantes de inventario cuando. al practicarlo.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal ceñirlo al que se haya acordado como genérico inventarios. pero de lo contrario.

que pueda ser causa de confusión. siempre que se trate de artículos similares. recibirá los elementos producidos.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . exigirá que en las órdenes de baja se indiquen los nombres de los que con ellos se van a fabricar o producir y los dará de baja en sus cuentas. que no pudieren obtener compensación. ALTAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS Cuando el almacenista entregue elementos. materiales o materias primas para producción de elementos de cualquier naturaleza.guasca@cundinamarca. número. se verificará que el alta respectiva contenga las características de denominación establecidas.gov. podrán hacerse las compensaciones del caso. de una misma naturaleza. Terminado el proceso de transformación. Los elementos que no puedan ser compensados deberán darse de alta como sobrantes. marca. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. TRABAJO. se dejarán a cargo del responsable.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacén hayan podido confundirse con otros semejantes. que serán los mismos que incluya la orden de baja con la que el almacén envió los elementos. en cuya orden de alta debe incluirse una relación de las cantidades de elementos y materiales 16 “PARTICIPACIOIN. de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén. ALTAS POR TRASLADOS RECIBIDOS Cuando lleguen al almacén elementos por traslados. y los faltantes. valor y demás detalles. TRANSPARENCIA” Tels. En este caso el almacenista expedirá la orden de alta por la cantidad sobrante compensada y la de baja por la compensación para el egreso de los faltantes. salvo los cambios de nombres para ceñirlos a los que se hayan acordado como genéricos. o clase. pero abrirá una cuenta transitoria de referencia para su control posterior. por igual cantidad a la que se dio de alta.

Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal gastados. descargando de la cuenta transitoria las cantidades que a dicha orden correspondan.gov. el valor que se ponga al elemento será igual al que tenía antes de su arreglo. modelos y demás especificaciones que deben ser iguales a los que figuren en las salidas con 17 “PARTICIPACIOIN. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. hará por escrito la solicitud anotando el número de la baja con que los elementos fueron suministrados y las especificaciones que cada uno tenía en ella.guasca@cundinamarca. ALTAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPOS Cuando se produzcan altas por reconstrucción de equipos. Con estos datos verificará que las cantidades estén de acuerdo con las que entregó y que los sobrantes se devuelvan al almacén. ALTAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES Cuando algún empleado necesite devolver al almacén elementos o bienes de cualquier naturaleza. firmará la orden de alta. marca. Hecha esta verificación y si está de acuerdo. clase. Abrirá una cuenta transitoria y procederá en lo demás como se indica en el numeral anterior. más el costo de los materiales o elementos. TRANSPARENCIA” Tels. El ingreso al almacén se hará por medio de una orden de alta. calidad. TRABAJO. previa la constatación de su estado. quedando en esta forma cancelada esa cuenta. o en el inventario mediante el cual los hubiere recibido.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . Cuando el almacén suministre elementos o materias primas en forma parcial. El valor del bien producido se hará con los valores de los materiales que sirvieron como materia prima más los demás gastos de producción. la suma de todas las cantidades de los gastados y la de los devueltos deber ser igual al total de los que suministró para esa producción.

a fin de que éste último efectúe un avalúo aproximado de cada uno. Si encuentra correcta la devolución firmará la orden de alta respectiva y entregará copia de ella a quien la haya hecho.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal que se entregaron. el almacenista dará aviso a los destinatarios para que hagan la corrección de su valor en las 18 “PARTICIPACIOIN. Por inventario. o los que incluye el alta si provienen de elementos recibidos. Si hecha comprobación anterior se advierte que los elementos no concuerdan o que han sido sustituidos.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. para darlos de alta provisionalmente. El almacenista no podrá expedir recibo de elementos devueltos en comprobantes distintos a la copia de alta con que ellos ingresaron al almacén. marca. calidad. no los recibirá y avisará de ello al Alcalde para que averigüe el motivo del cambio o sustitución y se deduzcan las responsabilidades consiguientes. Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacén elementos o bienes que no vengan acompañados de su documentación o falte alguno de los comprobantes. procederá a desempacarlos. TRANSPARENCIA” Tels.guasca@cundinamarca. modelo. envase y demás detalles. Si alguno de ellos ya ha sido despachado. el almacenista dará aviso escrito al Alcalde y en opinión de éste o de su representante. ALTAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION.gov. Esta copia constituye el único comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolución para demostrar la entrega y para descargar los elementos de sus inventarios. Tan pronto lleguen los documentos faltantes se hará la liquidación definitiva y las diferencias que resulten entre los valores calculados y los reales se legalizará por asiento contable. con base en los documentos disponibles. TRABAJO. corrigiendo en las cuentas los valores que provisionalmente se hubieren asignado a cada elemento. elaborando una relación con la cantidad de cada elemento.

se hará una relación de éstas y se enviará por el almacenista al Alcalde para que se haga o autorice el avalúo de ellos y se produzca la orden de alta para su ingreso al almacén. ALTA POR SUMINISTRO DE OTRAS ENTIDADES.guasca@cundinamarca. de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables que no sea conveniente desperdiciar o destruir. el almacenista los recibirá de acuerdo con la orden de alta que debe ser igual al recibo que de ellos haya firmado. Para recibir bienes de este título se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Ofrecimiento escrito del donante con detalle de los bienes y de las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dársele. 19 “PARTICIPACIOIN. TRABAJO. Copia de los asientos y de las relaciones de modificación de valores se adjuntará a la orden de alta inicial como constancia de su modificación y de los nuevos precios correspondientes a los elementos en ella detallados. TRANSPARENCIA” Tels. Cuando una entidad aporte elementos por cualquier concepto.gov. ALTA POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES: Cuando se dieren de baja elementos inservibles. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal cuentas o inventarios. salvo las modificaciones de nombres para ajustarlos a la clasificación genérica de inventarios. ALTA POR DONACION U OBSEQUIO: Hay donación u obsequio cuando por liberalidad de una persona se transmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece a favor del Municipio que la acepta.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .

c) Constitución de la comisión que debe estudiar los bienes ofrecidos en la cual deben estar el Alcalde Municipal o un delegado y el almacenista. 20 “PARTICIPACIOIN.gov. cantidad. calidad. se cumplirá las normas legales establecidas en el Código Civil para esta clase de actos. d) Acta de recibo de los bienes firmada por el donante. clase. el Alcalde y el almacenista. b) Aceptación de que se haga la reposición expedida por el Alcalde Municipal. medida y estado de los que faltan.guasca@cundinamarca. TRABAJO. Para recibir bienes por reposición. modelo. TRANSPARENCIA” Tels. cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones de similitud.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal b) Copia de la respuesta de aceptación del Municipio de Guasca firmada por el Alcalde. marca. ALTA DE BIENES POR REPOSICION: Hay reposición cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta. e) Autorización del Alcalde para la elaboración de la orden de alta. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. además de los requisitos citados. De los bienes donados se elaborará relación detallada para su registro en los inventarios. se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . ofreciendo los que va a reponer y el detalle de ellos. En todo caso de donación.

Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal con el fin de dar concepto sobre si los bienes ofrecidos son iguales a los faltantes. se hará firmar todos los ejemplares por el destinatario responsable. 7. d) Acta de recibo firmada por las personas que integren la comisión y el responsable que los repone. EGRESOS DE ALMACEN (BAJAS) BAJAS POR ENTREGA O SUMINISTRO DE BIENES Una orden de baja tiene que estar soportada en un pedido que haya hecho cualquier dependencia del Municipio. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. deberán anexarse al inventario de cada dependencia. TRABAJO. BAJAS POR TRASLADO DE ELEMENTOS 21 “PARTICIPACIOIN. exigirá que en la orden de baja se indique el nombre de los que se van a producir o reconstruir y se procederá a elaborar la documentación correspondiente. e) Si los bienes se habían dado de baja. materiales o materias primas para la producción o reconstrucción de elementos o equipos. con anotación del número de su cédula y entregará la copia correspondiente.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . Tan pronto se entregue la totalidad de los elementos que figuren en ella. se expedirá la orden de alta correspondiente respaldada en el acta respectiva.guasca@cundinamarca. BAJAS POR ENTREGA PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE ELEMENTOS O EQUIPOS Cuando el almacenista entregue elementos. TRANSPARENCIA” Tels.gov. Si los elementos que se despachan son devolutivos.

procederá a egresarlos creando una cuenta transitoria.Constancia del aviso escrito de la pérdida. En el levantamiento del acta para estos eventos deben 22 “PARTICIPACIOIN.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal Cuando el almacenista reciba una solicitud de salida por traslado de elementos. Si advierte diferencias o sustitución de ellos. Si la salida de los elementos es transitoria. BAJAS POR HURTO O ROBO. TRABAJO. expedirá la orden de alta respectiva y con ella efectuará el ingreso al almacén en la cuenta general y cancelará la cuenta transitoria. Para dar de baja elementos en estas circunstancias se debe seguir el siguiente procedimiento: . Si la devolución es correcta. TRANSPARENCIA” Tels.guasca@cundinamarca. del día en que se practicó la inspección.gov. lo hará constar en el recibo que expida y lo pondrá en conocimiento del Jefe (Alcalde) para que se inicien las averiguaciones del caso. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios del almacén los elementos cuya pérdida haya sido causada sin culpa o dolo del responsable. Las actas deben levantarse inmediatamente suceda o se descubra el hecho y será la base de comprobación para la solicitud de exoneración del responsable. lista de los bienes cuya pérdida se establezca de acuerdo con el inventario y el valor de ellos.Acta de inspección en la cual conste la fecha en el que el hecho tuvo lugar. que se devuelvan los mismos elementos que suministró inicialmente y que las condiciones de ellos sean iguales a cuando se egresaron transitoriamente.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. velará porque la devolución de ellos se haga en el tiempo establecido. .

No se aceptarán bajas de bienes por hurto o robo cuando el responsable formule el denuncio después de treinta (30) días de sucedido o conocido el hecho. TRANSPARENCIA” Tels. con el fin de no demorar la diligencia. TRABAJO.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . . por el Comprobada la pérdida sin culpa o dolo del responsable se expedirá la orden de baja respectiva. Cuando alguno de los funcionarios que deban hacer parte en esta diligencia no esté en ella y sea imposible una delegación por su parte. Si los hechos han originado un proceso de responsabilidad fiscal por parte de la Contraloría. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.gov.guasca@cundinamarca. como tampoco cuando pida su legalización después de noventa (90) días.Constancia de la denuncia puesta personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal participar: El Alcalde o un delegado. El acta debe ir firmada por todos los que en la diligencia intervinieron y por el responsable de los elementos perdidos. Si ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable. 23 “PARTICIPACIOIN. el Almacenista y el jefe de la oficina de Control Interno o un delegado. se prescindirá de él dejando la respectiva constancia en el acta. . sin comprobar previamente los motivos que justificaron esta demora. la baja de bienes no podrá producirse hasta tanto haya sido fallado el proceso sin culpa para el responsable. Si el responsable de la pérdida fuere uno de los jefes que deba intervenir en el acta. figurará en ella como responsable y no como funcionario del cargo que desempeña.Los documentos que puedan probar las gestiones adelantadas responsable para lograr la recuperación de los bienes perdidos.

en cuyo caso se seguirá el procedimiento señalado para el efecto. se seguirá el siguiente procedimiento: .Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable para obtener el salvamento de los bienes.Constancia de aviso escrito dada por el responsable de los bienes. se producirán altas respectivas con los correspondientes ingresos al almacén y en los inventarios del responsable.guasca@cundinamarca. .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal Si como consecuencia de la investigación.Acta de inspección levantada en el lugar del siniestro en igual forma que la establecida para el caso de hurto o pérdida.gov. éstos no podrán darse de baja hasta tanto se produzca el fallo definitivo sin responsabilidad fiscal y 24 “PARTICIPACIOIN. . con las mismas especificaciones y valores que antes tenían. BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR. . Si la Contraloría ha iniciado un proceso de responsabilidad fiscal por los hechos que originaron la pérdida de los elementos. TRANSPARENCIA” Tels. salvo que hayan sufrido depreciación. o posteriormente apareciere bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos. sin culpa o dolo del responsable. Para la baja de elementos por estas circunstancias. o cualquier otro medio probatorio eficaz que demuestre su falta de responsabilidad en los hechos.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . TRABAJO.Declaraciones juradas ante autoridad competente de dos testigos hábiles a quienes consten los hechos y la consiguiente pérdida o depreciación de los bienes. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los elementos cuya pérdida o destrucción hubiera ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.

TRABAJO.guasca@cundinamarca.Respecto a la aparición de bienes que se hubieren dado de baja bajo éstas circunstancias se procederá igual que en el numeral anterior. BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL. y si ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable. desaparecieron o se ocultaron bienes. sin comprobar previamente los motivos que justifiquen esta demora. Se produce cuando a un funcionario se le extravíen los elementos que le han sido entregados para el desarrollo de sus funciones. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. TRANSPARENCIA” Tels.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . Para la baja de estos elementos se procederá así: .Cuando se presuma que hubo acción criminal. . cantidades y valores que figuren en el inventario.Se hará una relación pormenorizada de los bienes con las características.Cotización comercial de los bienes o avalúo por parte del Almacenista. o que valiéndose del suceso. .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal se hará en los mismos términos y condiciones establecidos en el numeral anterior: . el responsable de éstos formulará el denuncio ante autoridad competente y enviará al Almacén indicación de la fecha y de la persona que lo presentó.No se aceptará baja o depreciación de bienes por caso fortuito o fuerza mayor cuando el responsable pida su legalización después de noventa (90) días de sucedido o conocido el hecho. 25 “PARTICIPACIOIN. debiendo allegar posteriormente certificando del estado de la investigación penal expedido por la autoridad que la adelanta. .gov.

de lo cual se dejará constancia.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . . y recibo de consignación en la cuenta . TRANSPARENCIA” Tels. mediante resolución. .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . tendrá derecho a que inmediatamente se le devuelva el valor total que haya pagado o que se le haya descontado.guasca@cundinamarca. rotura.Constancia del descuento correspondiente.Efectuando el pago por el responsable se podrá dar de baja los mismos y descargar de su inventario.gov. 26 “PARTICIPACIOIN.Destrucción física de los elementos cuando sea del caso con la intervención de un representante de control interno.Orden de descuento dada al pagador para que se le efectúe el cobro al responsable. . desuso o vencimiento por causas no imputables a culpa o dolo del responsable.Si el responsable a quien se le efectuó el descuento llegare a comprobar que no tuvo responsabilidad en la pérdida. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. Es el promedio mediante el cual se descargan de los inventarios los elementos que presentes merma. BAJAS POR MERMA.Acta en la que incluya relación pormenorizada de los bienes con constancia de que han sufrido mermas o daños y las causas que los produjeron. ROTURAS O DESUSO. PROCEDIMIENTO: . TRABAJO.

posible pérdida total o parcial. . . etc.Expedición de la orden de baja.guasca@cundinamarca. fragilidad o causas semejantes que justifiquen su baja. . de la cual se levantaría un acta por los que intervienen. .Si se trata de mermas. TRANSPARENCIA” Tels. DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS. EQUIPOS. aparatos. BAJAS POR APARATOS. se hará la destrucción física. BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Para dar de baja máquinas. TRABAJO. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. cantidades y valores que figuren en los inventarios. cuando su estado. PROCEDIMIENTO: . la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante.gov. equipos.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .Para los que no se puedan vender. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los bienes que por vencimiento del tiempo calculado para su servicio.Relación detallada de los elementos vendidos o destruidos.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . duración o trajín y debido al desgaste por el uso.Los bienes muebles se podrán vender por el sistema de la subasta pública o sistema de martillo.Expedición de la orden de baja de los inventarios del responsable. costo de sostenimiento o 27 “PARTICIPACIOIN. por desmantelamiento. con todas sus características.

Solicitud escrita del Almacenista al Alcalde con enumeración de cada uno de los que se van a desmantelar. número. En el acta se dejará constancia de todos y cada uno de los bienes a desmantelar con todas las características. BAJAS POR VENTA EN PÚBLICA SUBASTA. marca. . se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: . piezas. TRANSPARENCIA” Tels. así como las partes. repuestos que resultaren. con los respectivos avalúos.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . inutilidad o grave daño. En dicha comisión estará un representante por control interno. Posteriormente se procederá a la expedición de la orden de baja de los bienes que se desmantelan lo mismo que de la orden de alta de los bienes. piezas. que hagan aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables.Nombramiento por parte del Alcalde de la comisión que verificará el desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes utilizables. separándolos en inutilizables y utilizables. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. capacidad. tiempo aproximado de servicio y motivos que justifican el desmantelamiento. partes o repuestos utilizables.guasca@cundinamarca.Ventas por pública subasta es el procedimiento general establecido para vender bienes oficiales y requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: 28 “PARTICIPACIOIN.Diligencia del desmantelamiento y elaboración del acta respectiva firmada por los integrantes de la comisión. anotando su procedencia.gov.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal vigilancia. detalles y valores de inventario que permitan su exacta y completa identificación. clase. a los cuales se les dará ingreso con los avalúos que para ellos haya fijado la comisión. TRABAJO. . .

TRABAJO.Autorización otorgada al Alcalde por el Concejo Municipal. especificaciones y valores con que figuren en los inventarios. En el primer caso. en el segundo.Avalúo de los bienes de acuerdo a los procedimientos establecidos en las normas legales vigentes.guasca@cundinamarca. la subasta pública durará por lo menos tres (3) horas. las ofertas se recibirán hasta la hora señalada como límite de su presentación y se depositarán en una urna dispuesta para el efecto. .gov. clase. previamente señalada. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.Para hacer postura se requiere haber consignado en la tesorería del Municipio el veinte por ciento (20%) del valor del avalúo. de que no hay solicitud de compra de los mismos. . . . calidad y avalúo de los bienes.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . .Certificación del almacenista de que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia del Municipio.Se dará información al público por los medios oficialmente establecidos para la convocatoria pública.Entre la fecha de la última publicación y la subasta mediará un término mínimo de cinco (5) días si se trata de bienes muebles y de quince (15) días si se trata de bienes inmuebles. los datos necesarios para su identificación y lugar donde podrían inspeccionarse si son inmuebles y forma de las ofertas.Las ofertas podrán ser verbales o escritas. . TRANSPARENCIA” Tels.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . en presencia del control 29 “PARTICIPACIOIN. o de que se encuentran contabilizados como bienes inservibles. . en los cuales se indicará la fecha. estado. hora y lugar donde se llevará a cabo. circunstancia que deberá informarse en el aviso. cuando la Ley así lo determine.Relación pormenorizada de los bienes con indicación de cantidad.

La subasta deberá ser presenciada por un representante del control interno. en caso de empate se adjudicará al postor que primero haya hecho la consignación del veinte por ciento (20%). . quien también firmará el acta correspondiente. verbal y escrita y será válida así haya un solo postor. lo que se determina con la numeración y fecha de los recibos de caja correspondientes. 30 “PARTICIPACIOIN.Garantías en caso de ventas a plazo: Cuando por la enajenación de bienes del Municipio se concediere plazo para el pago.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal interno. sobre la base del avalúo. . el alcalde determinará y calificará previamente la garantía que debe presentar el adjudicatario para asegurarlo. .Aprobada la adjudicación se devolverá a los postores no favorecidos los depósitos que hayan consignado. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. al mejor postor.La adjudicación debe hacerse públicamente tan pronto como se haya terminado la subasta. so pena de perder en favor del Municipio la suma consignada para hacer postura. TRANSPARENCIA” Tels. .gov.El adjudicatario dispondrá del término de cinco (5) días calendario para completar el pago.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . . En caso de bienes inmuebles la garantía será hipotecaria. El depósito del adjudicatario se abonará al precio de la venta.Nadie podrá hacer postura por un tercero si no presenta poder. Ninguna subasta podrá hacerse por sistema mixto. Si la subasta fuere con ofertas escritas o verbales. .guasca@cundinamarca.Una vez realizada la subasta pública se procederá de la siguiente manera: . esto es. TRABAJO.

su confrontación con el inventario inmediatamente anterior y observación del estado de los elementos. lo mismo que cuando no concurra sino un solo comprador. la cual será determinada previamente por El Alcalde.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . clase y uso. TRABAJO.guasca@cundinamarca. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. uso o destino. valor. TRANSPARENCIA” Tels. se procede a la venta con una rebaja no menor del treinta por ciento (30%) del último avalúo. el cual es tomado del Índice Universal de Inventarios. clasificándolos de acuerdo con la naturaleza. cantidad. . INVENTARIOS INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Elaborar el inventario es registrar en forma ordenada y detallada los elementos que tiene el Municipio con anotación de las especificaciones de identidad. aunque eventualmente se puede utilizar otra clasificación.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . constatando que los nuevos ingresos y egresos se han registrado correctamente. 31 “PARTICIPACIOIN.Suspensión de la subasta: Una subasta se puede suspender en cualquier momento si hay acuerdo entre los compradores para hacer más o menos la misma oferta. se procederá a una segunda.gov. Es conveniente acogerse al sistema de presentación del inventario establecido por el Departamento de Cundinamarca. para no sobrepasar la anterior o para perjudicar la subasta en cualquier forma. 8. estado de conservación o funcionamiento. previo reavalúo y si se declarará desierta también la segunda. El inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que se produzcan sólo requieran de actualización mediante la verificación física de las existencias.Ausencia de postor: Cuando una subasta pública se deba declarar desierta porque no se presentó postor alguno.

guasca@cundinamarca. dibujo. 02624 de 1995 del Departamento de Cundinamarca) son los siguientes: GRUPO 1 Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación 1 1 1 1 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 ELEMENTOS DE CONSUMO Aceites. licores. Útiles de escritorio. TRANSPARENCIA” Agrupación 1 Agrupación 1 Agrupación 1 Agrupación 1 Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación 1 1 1 1 Tels. Insecticidas. Materiales o materias primas para construcción. evitan errores o riesgos como pérdidas. Repuestos para máquinas y equipos. Explosivos. Semillas y abonos. instalación. inmovilización. PROCEDIMIENTO: Con base en los datos existentes se van registrando en el formulario inventario físico de los elementos por grupos y agrupaciones que indican claramente la clase que debe incluirse en cada uno de ellos. instalación. campa. herbibicidas. Combustibles. Los grupos y agrupaciones dados en el Indice Universal de Inventarios (Resolución Orgánica No. grasas y lubricantes. papelería. de laboratorio y sanidad. 32 “PARTICIPACIOIN.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . rancho. taller y Labores. taller y labores. campo industria. Drogas. deterioro. elementos odontológicos. Forrajes y alimentos para animales. TRABAJO. oficinas. Elementos para construcción.gov. Víveres. fungicidas. roedenticidas y Bactericidas. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal La presentación actualizada e inmediata de los datos concernientes a las existencias mínimas. mermas y desperdicio de elementos. 04/60 de la Contraloría General de la República y Decreto No. costos y movimientos de entradas y salidas de almacén. industria.

sanidad y sus accesorios. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. sonido.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación GRUPO 2 Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 13 14 15 16 Utensilios de uso de uso doméstico o personal.guasca@cundinamarca. 33 “PARTICIPACIOIN. odontología. televisión. Equipos y máquinas para construcción. TRABAJO. labores y sus accesorios. señales. Llantas y neumáticos. Equipos y máquinas para comedor. industria. Otros elementos de consumo ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 01 02 03 04 05 06 07 Armas. instalación. hemerotecas y revistas. cocina. veterinaria. Elementos de culto. arreo y ataje y sus Accesorios. radar. Mobiliario y enseres. Vestuario. mapotecas. dibujo y sus accesorios. Equipos y máquinas para laboratorios. Equipo y máquinas para deporte. profesionales. enseñanza y sus accesorios. accesorios y repuestos. juegos y sus Accesorios. documentos. Elementos de museo. Equipos y máquinas para medicina.gov.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . contabilidad. gimnasia. radio. campan. TRANSPARENCIA” Agrupación 2 Agrupación 2 Agrupación 2 Agrupación 2 Agrupación 2 Agrupación 2 Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación 2 2 2 2 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Agrupación 2 Agrupación 2 Tels. Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios. despensa y sus Accesorios. Libros de biblioteca. estudio. Instrumentos musicales y sus accesorios. Elementos y equipos para arneses. Herramientas y sus accesorios. detección. taller. Materia prima para inseminación artificial. Discotecas y musitecas. rayos X. fotografía y protección y sus accesorios. Equipos y máquinas para oficina. Científicas. Equipos y máquinas para comunicación. ropa y equipos para dotación.

Agrupación 2 Agrupación 2 Agrupación 2 GRUPO 3 Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación . construcciones y estructuras. y su contabilización y movimiento en los 34 “PARTICIPACIOIN. yacimientos y bancos. Plantas. salinas. Vestuario. máquinas y equipos y sus accesorios. se producirá su traslado a la agrupación que les corresponda. . Aeródromos y pistas de aterrizaje. Terrenos con edificios o construcciones.gov. cables.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación Agrupación 2 2 2 2 2 19 20 21 22 23 24 25 26 Semovientes. Alcantarillados. Material fijo. redes.Cuando por la naturaleza. Otros elementos. o viceversa. TRANSPARENCIA” Tels. Carreteras. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. Material rodante. estructuras y construcciones. construcciones y estructuras. ropa y equipo. o cuando los clasificados como inmuebles se conviertan en elementos devolutivos o de consumo. uso. construcciones y estructuras. equipos y sus accesorios. vías y zonas. destino o aplicación que se dé a los elementos devolutivos estos se convierten en de consumo o viceversa. Obras portuarias. Otros inmuebles. INMUEBLES 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Acueductos. Terrenos.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .El inventario debe contener únicamente los bienes clasificados como elementos devolutivos y los bienes inmuebles.guasca@cundinamarca. Puertas y accesorios. Minas. Centrales eléctricas. Materiales y equipos de vías. máquinas. TRABAJO. instalaciones. Equipos y máquinas de procesamiento de datos Sistema de programación o soporte lógico de los equipos de Procesamiento de datos (Software). Edificios y otras construcciones.

a la vez que facilitan información decisiva para el Municipio cuando necesite elementos o bienes.En los inventarios periódicos se toma como referencia el tiempo y se hacen trimestrales. contemplando los factores descritos de los artículos. etc. anuales o por fracción de tiempo. PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAR INVENTARIOS FISICOS El levantamiento de un inventario total requiere de un esfuerzo grande por parte del personal que los realiza. cantidad y valuación.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . TRANSPARENCIA” Tels. unidad de trabajo.. y que obedecen a cambios o responsables. .guasca@cundinamarca. Para facilitar la elaboración de un inventario total es conveniente hacer una programación integral que incluya los siguientes tópicos: 35 “PARTICIPACIOIN.gov. por la limitación del tiempo. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.Los inventarios parciales son aquellos que se realizan por dependencia. Estas dos modalidades de inventarios totales y parciales son complementarias y éstos suelen suceder a los inventarios totales. o a mecanismos de control. estimación de cantidad de pedido. INVENTARIOS PERIODICOS Y/O PARCIALES Los inventarios periódicos y/o parciales sirven para constatar las cantidades reales indicadas en los inventarios totales. TRABAJO. semestrales. INVENTARIOS FISICOS El inventario físico material lo constituyen las existencias verificadas. .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal inventarios y cuentas se hará por medio de orden de alta y de baja de almacén con base en los comprobantes respectivos.

y en la medida de lo posible antes de las fechas de reabastecimiento. antes de la fecha de iniciación de los inventarios para que no se presenten interferencias y/o recepción o suministro de elementos. reclasificarlos y localizar en un mismo sitio aquellos iguales.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . Es necesario desalojar los elementos que van a ser devueltos o que estén listos para su despacho. es necesario definir en qué circunstancia se deben desarrollar los conteos y cruces entre sobrantes y faltantes.guasca@cundinamarca.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . Es indispensable seleccionar un buen equipo de colaboradores.Desarrollo del programa e instrucciones: Es necesario elaborar un programa y proporcionar al personal los elementos necesarios para su labor. se debe programar una fecha en la cual no haya mucho movimiento en el almacén.Escogencia y preparación del personal. . Como es muy posible que se encuentren diferencias entre la cantidad física y el saldo en el kárdex.Definir políticas de conteo. . . .Fechas para su realización: Con el fin de no causar traumas al Municipio. Se debe separar los elementos que estén clasificados como obsoletos y de baja con el fin de facilitar la tarea a las personas que realizarán el inventario. Deben determinarse horarios y asignar labores precisas a cada persona de manera que eviten confusiones y malos entendidos. . (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. Posiblemente será necesario identificar ciertos materiales.Preparación del almacén para el conteo. buscando la existencia de poca cantidad de elementos.Organización física del almacén. 36 “PARTICIPACIOIN. conocedor de los elementos que van a ser verificados y familiarizados con su manejo.gov. TRANSPARENCIA” Tels. TRABAJO.

Para comprobar la exactitud de saldos existen básicamente tres métodos y en los tres es necesario hacer el inventario físico (muestreo. a los cuales se les llevará un control más estricto. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.B.C. Se realiza el inventario físico con base en un programa previo en el cual se determina qué ítems deben ser verificados y en qué fechas. Consiste en la verificación de todas y cada una de las cuentas por lo menos una vez al año. TRABAJO. verificación total y principio A B C). cuatro o más veces según su importancia en valores o frecuencia del consumo.Principio ABC de existencias. Esto mismo puede hacerse con los elementos vitales y determinar para estos ítems una mayor frecuencia de verificación por año. . se seleccionan los elementos más valiosos. Es muy utilizado por los revisores fiscales para verificar unos pocos elementos tomados al azar.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . que pueden ser tres.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . Simplemente se toman los datos de las existencias como cifras reales y así se pasan en los informes. de esta manera se puede determinar qué porcentaje de cuentas está correcto sin necesidad de revisarlas todas. es posible que no sea necesario realizar el inventario total a fin de año. TRANSPARENCIA” Tels. De esta manera.guasca@cundinamarca. de existencias. En este caso se escogen grupos y elementos de diferentes valores.gov. . diferenciándose solo en el número de grupos o elementos que se verifiquen en cada ocasión.Verificación total. según sea la política del Municipio. Con el principio de análisis A. Estos métodos son: .Muestreo. 37 “PARTICIPACIOIN.

Existencias: Se van presentando en los nuevos saldos. mediante verificación física de las mismas.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal INVENTARIOS EN LIBROS El inventario en libros. DIFERENCIAS ENTRE INVENTARIOS 38 “PARTICIPACIOIN. consiste en registros contables que determinan las cantidades de artículos valorizados. Se denominan así los constituidos por cálculos aproximados del valor de las existencias. . TRABAJO.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . resultando del movimiento de entradas y salidas.Valorización: Las compras se contabilizan por costos y las ventas por el valor de las mismas. así como de todos los elementos devolutivos en servicio. establecidas por el gobierno nacional. . contable. .guasca@cundinamarca. TRANSPARENCIA” Tels.Valuación o devaluación de inventarios: La valuación o devaluación de inventarios se hará de acuerdo a las normas existentes. respecto de los cuales existe la presunción de que están en existencia.Respaldo de inventarios: El inventario en libros.gov. se confrontará anualmente con las existencias reales en el almacén. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. INVENTARIOS ESTIMATIVOS. mediante el empleo de métodos diferentes a los relacionados con los inventarios físicos en libros. . perpetuo o permanente.

la cantidad y su costo.En la columna de salidas se debe registrar además de la fecha.En la columna de entradas. CLASIFICACION Y CONTROLES RECIPROCOS DE SALIDAS” “ENTRADAS Y Es conveniente clasificar los comprobantes en dos grupos a saber: ENTRADAS: Que se controlan por las compras o recibos de los artículos. será objeto de asiento de ajuste. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. cantidad de elementos recibidos. SALIDAS: Que se controlan por las ventas o despachos de elementos. tres columnas a saber: 1) Entradas 2) Salidas 3) Saldos (unidades y valores) .guasca@cundinamarca. TRABAJO. los elementos despachados y los que se entreguen para la venta. consumo o servicio. se debe consignar la fecha.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . 39 “PARTICIPACIOIN.gov. correspondan al costo indicado en la tarjeta. . costos por unidad y el valor total de la remesa o despacho. TRANSPARENCIA” Tels. tendrán además de los datos generales que sea necesario emplear. Es conveniente verificar que los valores unitarios descargados. TARJETAS DE INVENTARIO PERMANENTE Las tarjetas de inventario permanente.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal La diferencia entre inventarios en libros y el físico.

gov. TRABAJO. acarreos. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. KARDEX DE ALMACEN Como instrumento auxiliar del Municipio se debe mantener actualizado un kárdex de los bienes que se poseen. se debe anotar el saldo o sea la diferencia entre las cantidades de elementos recibidos y los entregados.Toda alta o baja debe registrarse cronológicamente en las tarjetas o registros sistematizados con el objeto de hacer coincidir los saldos con la existencia física y que se mantengan actualizados.Para cada elemento existirá una tarjeta en donde se condense la información referente a características del elemento.Elementos de consumo.. saldo. . más fletes. . TRANSPARENCIA” Tels. Se entiende por costo el valor principal de los elementos según factura. movimientos de ingreso y egreso. así: .co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . etc. clasificando los elementos en tres grupos. código.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . . valor. localización. etc.Un sólo funcionario deberá hacer los registros para poder establecer responsabilidades por las inconsistencias que puedan. Se deben tener en cuenta las siguientes normas: . que dichos materiales causen hasta llegar al sitio de destino.Inmuebles.Elementos devolutivos. 40 “PARTICIPACIOIN.En la columna de saldos. .guasca@cundinamarca.

.Para efecto del valor en el registro en las tarjetas de Kárdex de los elementos que ingresan al almacén. El de compra o con el que haya llegado a la oficina. El de compra. se suma el valor total del saldo en la tarjeta con el valor total de los elementos que van a ingresar y la suma de los dos totales se divide por el total del número de elementos resultante de sumar los que había con los que ingresan. El que fije el Municipio mediante avalúo.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . VALORACION DE INVENTARIOS Los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada bien o elemento que en ellos figuren tomando de una de las siguientes fuentes: PARA ELEMENTOS DEVOLUTIVOS El que figure en el inventario anterior. se utilizará el sistema PROMEDIO. 41 “PARTICIPACIOIN. TRANSPARENCIA” Tels. PARA LOS INMUEBLES El avalúo catastral. El que tenía en el inventario anterior.gov.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . Esto es.guasca@cundinamarca. Aquel con que lo haya entregado al proveedor.Para efectos de un mejor control es importante que ningún registro se haga a lápiz si éstos son manuales. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. El que fije el Municipio por avalúo. TRABAJO.

daño o deterioro. si los hubiere y presentación del denuncio ante las autoridades competentes. TRABAJO. el almacenista formulará el denuncio. dañado o depreciado. o para la debida legalización de la pérdida.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . al Jefe de Control Interno y al Jefe del almacén. promoverá las diligencias de inspección. . pasará informe escrito al alcalde para que ordene la iniciación de la investigación.Cuando la persona responsable de los faltantes.Tan pronto como los destinatarios reciban el informe en cuestión o tengan conocimiento de lo ocurrido por cualquier otro conducto. TRANSPARENCIA” Tels. reposición o pago de lo perdido. cita de los testigos. hará levantar las actas respectivas y adelantará todas las diligencias a las que haya lugar. dejando constancia en la copia de este informe de la fecha en que lo envió o entregó.gov. .La persona que tuviere a cargo los bienes dará informe escrito y detallado de lo ocurrido al Tesorero.Si dicha persona no diere cumplimiento a estas formalidades o hubiere abandonado el cargo y no se le pueda localizar. levantamiento de las actas consiguientes. reparación.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALTANTES. daños o depreciaciones no de oportunamente el informe y el hecho se descubra por cualquier otro 42 “PARTICIPACIOIN. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. . . DAÑOS O DEPRECIACION DE BIENES Corresponde al responsable de los bienes adelantar las diligencias pertinentes y allegar los documentos probatorios del hecho de acuerdo con el siguiente procedimiento: .guasca@cundinamarca.Simultáneamente se ocupará de que la persona a cuyo cargo figuren los bienes se cumplan las diligencias necesarias para obtener la recuperación. mediante la práctica de diligencias de inspección.

. . de los devolutivos que tenga para su servicio y de los que haya entregado a personas que dependan de él.Es responsable por la verificación de la calidad de los bienes que a cualquier título adquiera el Municipio y que deban ser entregados a ésta a través de su dependencia. TRANSPARENCIA” Tels. . actuación y valoración de los inventarios del DEL BODEGUERO DESPACHADOR TENERLO). (CUANDO SEA CONVENIENTE 43 “PARTICIPACIOIN. RESPONSABILIDADES DEL ALMACENISTA . custodia y distribución de los bienes del Municipio. para el sólo efecto de la investigación administrativa.Como empleado de manejo es responsables por la administración. TRABAJO.Es responsable por la Municipio. esta circunstancia constituirá presunción de negligencia y descuido en el manejo de los bienes a su cuidado y se tendrá como agravante de su culpabilidad. .co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . lo mismo que de los inmuebles que por inventario se les haya entregado para el uso de sus oficinas. almacenes o depósitos.guasca@cundinamarca.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal medio.gov.El almacenista responderá únicamente de los elementos de consumo y devolutivos que por cualquier concepto tenga en existencia en el almacén o depósitos.Es responsable por la rendición de las cuentas en los términos condiciones y formatos que para el efecto haya destinado la Contraloría Departamental. 9. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.

recepcionar y distribuir los bienes insumos y devolutivos adquiridos por el Municipio.Responderá por los bienes del Municipio que estén en dicho sitio. 44 “PARTICIPACIOIN. Inventarios.Responderá por la verificación de la cantidad y calidad de los bienes que adquiera el Municipio y sean entregados en la bodega. PROCEDIMIENTO: Una vez recibida la orden de suministro la cual debe estar acompañada de. .co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . daño o depreciación de los mismos. por lo tanto.La firma de los inventarios por parte de los jefes de dependencia los hace responsables administrativa y fiscalmente de los bienes que queden a cargo y. Compras. .guasca@cundinamarca.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal . Corresponde al almacenista elaborar información tal como: Cotizaciones. salvo que provengan de deterioro natural por razón del uso legítimo o de otra causa justificada. Tramitar. serán responsables directa o indirectamente e individualmente por la pérdida. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.Responderá por los elementos devolutivos que tenga en la bodega para el normal desarrollo de sus funciones. TRANSPARENCIA” Tels. TRABAJO. DE LOS DEMAS JEFES DE DEPENDENCIAS .gov. Entrada y salidas de almacén.

. De la misma forma el bien se registra en Kárdex con el valor de la remisión. TRANSPARENCIA” Tels.gov. la compra se hace por: ORDEN DE SUMINISTRO CONVOCATORIA CONTRATO LICITACION Las compras tienen relación directa con el acto administrativo que le da soporte legal. 10.Firma del ordenador. orden de suministro. .Disponibilidad presupuestal. ENTRADAS AL ALMACEN Para oficializar la entrada el bien se debe elaborar el informe de recibo respectivo el cual tiene como soporte el ingreso satisfactorio a almacén del bien adquirido. 45 “PARTICIPACIOIN.guasca@cundinamarca. etc. TRABAJO. es decir. Se inicia el proceso de almacén con: COTIZACIONES Para las cotizaciones se procede conforme a la Ley.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. En todos los casos se debe cumplir los principios de transparencia y economía.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal .Orden de suministro. contrato.

INFORME DE RECIBIDO .COTIZACION .PEDIDO .COMPRA . con ésta orden se registra la salida del bien en el Kárdex.SALIDAS . TRANSPARENCIA” Tels. 12. TRABAJO. El almacén procede a elaborar comprobante de entrega el cual firma el solicitante. como consecuencia de haber recibido a satisfacción.FLUJO DE INFORMACION .ACTUALIZACION KARDEX.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .ORDEN DE COMPRA . RESPONSABLE Almacenista por el uso. . BAJAS DE ALMACEN Se tramitan mediante orden interna de pedido la cual firma el jefe de la Dependencia solicitante con el visto bueno del ordenador del gasto. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. administración y conservación de los bines.guasca@cundinamarca.gov.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal 11. 46 “PARTICIPACIOIN.

co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . FORMATOS ORDEN DE ALTA FECHA NUMERO FACTURA GRUPO Y SUBGRUPO DETALLE CANTIDAD PRESENTACION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL TOTAL OBSERVACIONES FIRMA ALMACENISTA FIRMA ALCALDE MUNICIPAL 47 “PARTICIPACIOIN.gov.guasca@cundinamarca.Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal 13. TRABAJO. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. TRANSPARENCIA” Tels.

Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal ORDEN DE BAJA ELEMENTOS DE CONSUMO FECHA DEPENDENCIA GRUPO Y SUBGRUPO DETALLE CANTIDAD PRESENTACION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL TOTAL OBSERVACIONES FIRMA ALMACENISTA FIRMA ALCALDE MUNICIPAL FIRMA JEFE DEPENDENCIA RECIBIDO POR 48 “PARTICIPACIOIN. TRABAJO.guasca@cundinamarca.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS . TRANSPARENCIA” Tels.gov. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www.

TRANSPARENCIA” Tels.guasca@cundinamarca.co REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS .Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca Municipio de Guasca Alcaldía Municipal ORDEN DE BAJA DEVOLUTIVOS FECHA DEPENDENCIA VALOR UNITARIO VALOR TOTAL GRUPO Y SUBGRUPO DETALLE CANTIDAD PRESENTACION TOTAL OBSERVACIONES FIRMA RESPONSABLE FIRMA TESORERO FIRMA ALMACENISTA FIRMA JEFE CONTROL INTERNO COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en el Despacho de la Alcaldía Municipal a los (12) días del mes de diciembre de dos mil cinco (2005). TRABAJO. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: www. OTONIEL ALBERTO CIFUENTES ALCALDE 2004 .gov.2007 49 “PARTICIPACIOIN.

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