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CUL ES LA FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL?

La Administracin Documental se ha definido como la gestin de documentos en una oficina o unidad administrativa con referencia a la generacin de informacin y la produccin de documentos, es decir, es el conjunto de decisiones que se toman a partir de los documentos que se encuentran en la empresa. Esto lleva a pensar en cada una de los movimientos que se generan dentro de la empresa en las diferentes dependencias, pues todas generan informacin y documentos los cuales deben ser registrados. Toda decisin tiene como fundamento la documentacin correspondiente, esto le da un nivel de importancia vital a la Administracin Documental dentro de la empresa como base de funcionamiento tanto administrativo como productivo. Hay algo importante para resaltar y es que dentro de cualquier empresa hay una relacin entre partes llamada Sistema de Informacin, este se refiere a la interaccin y relacin entre los diferentes recursos humanos, materiales, econmicos y de Informacin, para generar datos, registros, soportes, informes y dems elementos necesarios para toma de decisiones y funcionamiento de la empresa. La interaccin genera como resultado una informacin veraz, eficiente y oportuna de la actividad productiva o comercial de la empresa, siendo consecuente un resultado reflejado en un crecimiento administrativo, productivo y social de la corporacin. As mismo, en el sistema de Administracin Documental, existe la unidad encargada de estas funciones, su principal objetivo es el control, el seguimiento, la organizacin, servicio, procesamiento y almacenamiento de los documentos que son la vida de la empresa. Es algo incierto, notar la importancia que tiene el rea documental para la empresa y detallar que generalmente no se encuentra a la vista, ni al nivel organizacional en que debera de estar; por el contrario, en la mayora de las empresas es descuidado, de poca prioridad e importancia. Finalmente, podemos decir que el nivel de eficiencia de una empresa radica en los procesos documentales, pues mientras ms organizada est la informacin, mayor rendimiento en su registro, proceso, comunicacin y almacenamiento de las diferentes reas de la empresa para su funcionamiento.