ACUERDO 039 CG 2009 5 Normas de Control Interno

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO
QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS

ESTRUCTURA DEL CDIGO El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos: Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as
200 AMBIENTE DE CONTROL
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:
200-01 Integridad y valores ticos.
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NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control. El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el seguimiento. El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. 100-02 Objetivos del control interno El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos: Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y de transparencia. Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin. Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios pblicos de calidad. Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
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100-03 Responsables del control interno El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin del control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en reas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de los fines institucionales. Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el apoyo de la auditora interna como ente asesor y de consulta. 100-04 Rendicin de cuentas La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus competencias, dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema de informacin y comunicacin adecuado. Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta direccin para la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo ejecutado, la explicacin de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones. La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente. 200 AMBIENTE DE CONTROL El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores, con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno. Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
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El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales. La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio ambiente. 200-01 Integridad y valores ticos La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno. La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin. La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin. Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades. 200-02 Administracin estratgica Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional. Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Tcnico de Planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual, documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos. La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda actividad de planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente. El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad. Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organizacin y a la comunidad en general. 200-03 Polticas y prcticas de talento humano El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio. El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y tcnico. La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales. 200-04 Estructura organizativa La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes. La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores. 200-05 Delegacin de autoridad La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios. La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz. Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin. 200-06 Competencia Profesional La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas. La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, mantendrn un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la entidad. Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las reas correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos. 200-07 Coordinacin de acciones organizacionales La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno. Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como establecer los mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen en localizaciones geogrficamente apartadas. El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los procesos, actividades y transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos. 200-08 Adhesin a las polticas institucionales Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo. En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas. Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados. 200-09 Unidad de Auditora Interna La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema de control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de riesgos. Cada institucin, cuando se justifique, contar con una unidad de auditora interna organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que la gestin de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes. La unidad de auditora interna estar integrada por personal multidisciplinario. Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administracin de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar la mejora de sus procesos y operaciones. Los auditores de la unidad de auditora interna actuarn con criterio independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.
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300 EVALUACIN DEL RIESGO La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos. El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos. 300-01 Identificacin de riesgos Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos. Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de sus objetivos. La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar. Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el tiempo. 300-02 Plan de mitigacin de riesgos Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios. 300-03 Valoracin de los riesgos La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con los estimados. La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico. Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia. 300-04 Respuesta al riesgo Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para afectar la probabilidad o el impacto. Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existir algn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad.
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400 ACTIVIDADES DE CONTROL La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de informacin. Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin, tales como: separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones, segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos. Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener. 401 Generales
401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares. Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operacin. La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico. Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida. La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo. 401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos administrativos vlidos.
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La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el marco legal. Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda. 401-03 Supervisin Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institucin. Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad. 402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos. Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria correspondiente. En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los principios presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales. La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas. 402-02 Control previo al compromiso Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracin del talento humano, financieros y materiales. En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadas verificarn previamente que: 1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos; 2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma y, 3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias. 402-03 Control previo al devengado Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores encargados del control verificarn: 1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica; 2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente; 3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado; 4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de ingresos; 5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos;
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6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso 7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso. 402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional. Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la programacin financiera y las causas de las variaciones registradas. La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con relacin al presupuesto codificado vigente. El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna. La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos. Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente. Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario, tales como: Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin y aprobacin. Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos. Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado. Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento.
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Administracin financiera - TESORERA
403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, concordancia con el ordenamiento jurdico vigente. los del los en
Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica en: corrientes, de capital y financiamiento. Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial. La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales. Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente. 403-02 Constancia documental de la recaudacin El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado. Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por el organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados. Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria. Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para recaudacin de recursos.
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En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn documentadamente mediante controles administrativos. 403-03 Especies valoradas Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico. Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales. La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y su existencia ser controlada mediante cuentas de orden. El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el sector pblico del Ecuador. 403-04 Verificacin de los ingresos Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial. La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable. El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan. 403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales. El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
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403-06 Cuentas corrientes bancarias A la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto general del Estado y de los gobiernos seccionales, a travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que correspondan a las empresas del Estado. La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos. Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno. Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados. Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional se dividir en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la Provisin del Pago de la Deuda Pblica. Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la provisin de pagos de amortizacin e intereses de la Deuda Pblica Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la Cuenta Corriente nica. 403-07 Conciliaciones bancarias La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn los registros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo menos una vez al mes. Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas.
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Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de la informacin, el registro manual o automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estn respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea. 403-08 Control previo al pago Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente observarn las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos; Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada; Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticos respectivos; Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar. Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.
b)
c)
d)
e)
Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados. 403-09 Pagos a beneficiarios El Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos presupuestos aprobados. El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se registrarn apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica. Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuenta correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado sector. En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a los pagos efectuados.
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Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de los servicios pblicos. Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidad bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas pblicas. Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante. Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los gastos que se realizan a travs de la caja chica. 403-10 Cumplimiento de obligaciones Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas. Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo. Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin. 403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos financieros, elaborarn la Programacin de Caja, en la que se establecer la previsin calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades. La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin. La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.
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Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales. Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja. El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades. 403-12 Control y custodia de garantas En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones y montos sealados en la ley. Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito. La tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos: Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas contempladas en las disposiciones legales vigentes La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar que cumplan con los requisitos sealados en la ley. Custodia adecuada y organizada de las garantas. Control de vencimientos de las garantas recibidas. La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso. 403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de controles internos convencionales.
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Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves respectivas. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales. Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos. 403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las indicadas entidades. La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley. De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por el Estado. Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera. Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad. Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal. Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos. 403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones. Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes. Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o semestral. 404 Administracin Financiera - DEUDA PBLICA
404-01 Gestin de la deuda Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer y mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento humano que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claras lneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de informacin computarizados que incluyan controles de seguridad adecuados. Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que interviene en la administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y valores en los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles internos, polticas de administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica. 404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones especficas de deuda. La estructura organizacional de la unidad de administracin de la deuda, estar conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y responsabilidades distintas. Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el poder Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados financieros, en representacin del gobierno. Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin, as como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo pas.
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Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control, gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de estadsticas y reportes. Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno y a las disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente. 404-03 Polticas y manuales de procedimientos El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y financiamiento, definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que exista consistencia en las estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia. Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos de poltica fiscal, econmica y de desarrollo del Pas. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus diversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas. El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la composicin de la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una descripcin de la informacin relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidad que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones internacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos. Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. 404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la concesin de garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador, observarn las disposiciones, restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico vigente. Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite de endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de amortizaciones o intereses de la deuda pblica. Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la deuda, no podrn contratar prstamos.
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Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener las autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto. No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna. 404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos para la identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran. En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgos operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los objetivos de la gestin de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de autorizacin de las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en el proceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, la aplicacin de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar regularmente los instrumentos crediticios y documentacin completa de las transacciones de la deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los riesgos en las operaciones de la deuda pblica. 404-06 Contabilidad de la deuda pblica Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna. Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental. Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con los reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta nica del Tesorero Nacional. Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional. 404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas tcnicas para el sistema de administracin financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas. El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones contradas por el Pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros. Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informar oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago respectivo. Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del Pas. 404-08 Conciliacin de Informacin de Desembolsos de Prstamos y de Operaciones por Servicio de la Deuda.
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su procesamiento. El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de endeudamiento. La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos. La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones. As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo. El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
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404-09 Pasivos Contingentes Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados con organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales como consecuencia de eventos futuros. Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles eventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales, adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad. Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidez global. 404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema. El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la gerencia y auditora. El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el presupuesto, entre otros. El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para garantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda, financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc. El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados, controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funciones entre las reas de gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin de los datos. El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreo realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos contratados. El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como de los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a los cambios de forma rpida y eficaz. Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento de las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deuda pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc. A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen uso de los recursos. La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a la valoracin de los bonos emitidos por el estado ecuatoriano en el mercado internacional. 405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad Gubernamental La contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la toma de decisiones. La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables. 405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las operaciones. El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en forma oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que: Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad. Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo correspondiente. Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda. Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias. La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables determinadas por la profesin. Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciales. 405-03 Integracin contable de las operaciones financieras La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos pblicos. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera, nmina, control fsico de bienes, deuda pblica y convenios, los clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registro y control de los recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y externo. En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros. 405-04 Documentacin de respaldo y su archivo La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo para la conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes. Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis. La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria, que ser archivada orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen disposiciones legales vigentes.
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Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole. La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento. 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin financiera Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin. Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general. La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la entidad. Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente. 405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos. Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad. Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto. 405-07 Formularios y documentos Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin posterior. En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento. Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control. La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica. 405-08 Anticipos de fondos Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos. La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades competentes.
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Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada. El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente. Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as: a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en el presupuesto institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de remuneraciones. Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la unidad de administracin de talento humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento. Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente. b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos. Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern registrados en el sistema. Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato. c) Fondos de reposicin Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos fondos son: d) Caja chica institucional y proyectos programados El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica. Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectan labores contables. El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente. e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn depositados en una cuenta bancaria. Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada. Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro. La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo. f) Fondos a rendir cuentas Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad especfica, sern asignados al servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a liquidacin dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados. Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el exterior del pas, se contabilizarn en la cuenta Anticipo de viticos y subsistencias. El correspondiente descargo se registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area o terrestre y el informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin. 405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables.
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Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro. Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad. Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por la unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos. Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias. De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo. 405-10 Anlisis y confirmacin de saldos El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas. Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la unidad de Administracin Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo de las cuentas. Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores. El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas. En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite. El responsable de la unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao, enviar a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique. 405-11 Conciliacin y constatacin Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad. Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y existencia fsica.
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Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE BIENES
406-01 Unidad de Administracin de bienes Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una unidad encargada de la administracin de bienes. La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes, instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administracin. 406-02 Planificacin Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la planificacin de la Institucin asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse tanto por el rgimen general como por el rgimen especial, establecidos en la ley. El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la siguiente informacin: los procesos de contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin del Plan. La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas. a) Registro de proveedores y entidades Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que desee participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro nico de Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en el portal de compras pblicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. 406-03 Contratacin Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de base para una adecuada administracin de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipacin suficiente y en las cantidades apropiadas. La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en consideracin el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trmite. La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuar en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo. Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisin. El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisicin. La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin. a) Procedimientos precontractuales Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir: compras por catlogo y compras por subasta inversa. Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de obras, sern aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen especial. Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de servicios de consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y mediante concurso pblico. b) Pliegos Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad contratante podr modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla con la ley. Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros. Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economa y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.
c) Comisin tcnica La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar para cada procedimiento la pertinente comisin tcnica que estar integrada de la siguiente manera: 1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir. 2. El titular del rea que lo requiere o su delegado. 3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad o su delegado. Los miembros de la comisin tcnica sern servidoras o servidores de la entidad contratante y no podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser causa de excusa. 406-04 Almacenamiento y distribucin Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico necesario. El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin, as como de los bienes que egresan. Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales. Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones. Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente. 406-05 Sistema de registro El catlogo general de cuentas del sector pblico, contendr los conceptos contables que permitan el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas. Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarn directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y simultneamente se registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente. 406-06 Identificacin y proteccin Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin. Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil identificacin. El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos. La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor pblico. La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin. Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
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406-08 Uso de los bienes de larga duracin En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservacin. Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los institucionales. En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente. El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera. 406-09 Control de vehculos oficiales Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas. Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades. Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida. Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior. Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada semana, exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado. Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender casos de emergencias concretas. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados por las propias entidades. Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que pertenecen. La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del Estado. 406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin. Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin. Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este proceso. De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.
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La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos. El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta funcin. 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna. Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final. Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida, robo o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y dems reglamentacin interna emitida por la entidad Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del responsable de la unidad de administracin financiera. Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado. 406-12 Venta de bienes y servicios Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones reglamentarias. Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
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406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin. La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til. Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus objetivos. La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio. 407 ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO 407-01 Plan de talento humano Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de operacin institucionales. La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado con la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la administracin del talento humano; considerando adems, la normativa vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos. El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de planificacin anual. 407-02 Manual de clasificacin de puestos Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin. La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas, responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El documento ser revisado y actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal. La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la misin, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos organizacionales.
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407-03 Incorporacin de personal Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificacin de puestos y considerando los impedimentos legales y ticos para su desempeo. El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria, evaluacin y seleccin que permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestin institucional. El proceso tcnico realizado por la unidad de administracin de talento humano seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el ms idneo y cumpla con los requisitos establecidos para el desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y oposicin. En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que existan sobre la materia. En la unidad de administracin de talento humano, para efectos de revisin y control posterior, se conservar la informacin del proceso de seleccin realizado, as como de los documentos exigidos al aspirante, en funcin de los requisitos legales establecidos. 407-04 Evaluacin del desempeo La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de talento humano, emitirn y difundirn las polticas y procedimientos para la evaluacin del desempeo, en funcin de los cuales se evaluar peridicamente al personal de la Institucin. Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de desempeo, se formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el rgano rector del sistema.
El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su rendimiento y productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin, actividad o tarea. La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en funcin de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos de la entidad. Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la identificacin de las necesidades de capacitacin o entrenamiento del personal o de promocin y reubicacin, para mejorar su rendimiento y productividad. 407-05 Promociones y ascensos Las unidades de administracin de talento humano propondrn un plan de promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurdico vigente.
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El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promocin al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de mritos y oposicin. El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el grado acadmico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeo, observando lo previsto en la reglamentacin interna y externa vigente. 407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo. Los directivos de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de talento humano y el rea encargada de la capacitacin (en caso de existir stas), determinarn de manera tcnica y objetiva las necesidades de capacitacin del personal, las que estarn relacionadas directamente con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores, as como al desarrollo de la entidad. El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades de las servidoras y servidores y estar directamente relacionada con el puesto que desempean. Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el pas o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el resto del personal y sern utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin institucional. 407-07 Rotacin de personal Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad, establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos, en base a criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad. Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable. La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn cumplir las disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los cdigos de tica, normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de trabajo. Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que estn en la obligacin de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de sus funciones. Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn obligados a actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la ciudadana en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuacin tcnica. No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad. 407-09 Asistencia y permanencia del personal La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de trabajo. El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan. El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto asignado. 407-10 Informacin actualizada del personal La unidad de administracin de talento humano ser responsable del control de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin y actualizacin. Los expedientes del personal deben contener la documentacin general, laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la informacin relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro. Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las servidoras y servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin expresa, tendrn acceso a los expedientes de las servidoras y servidores, los cuales sern protegidos apropiadamente. Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con nombramiento o contrato, permitirn a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones.
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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
408-01 Proyecto Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar o no una inversin para la produccin de obras, bienes o servicios destinados satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economa del pas. El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin, es decir, estudios y ejecucin. En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarn, lo cual mejora la calidad de la informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores. En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern los clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la correspondiente evaluacin financiera o social del proyecto. En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y operacin. Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin econmica o financiera avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por contrato o por administracin directa. En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una evaluacin que compare las previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la informacin necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos. 408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de preinversin, el procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluacin que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern de la naturaleza, complejidad y monto de la inversin. Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su viabilidad y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios financieros o sociales. Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien fundamentados y permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o manuales las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir. En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la especializacin o los conocimientos suficientes para definir las variables ms significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a ste, as como su impacto sobre el medio ambiente. 408-03 Diagnstico e Idea de un proyecto Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnstico, donde se defina claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer, quines se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solucin que se vislumbran. La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha, ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de desarrollo, de polticas generales o para complementar otros proyectos. Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis se pueda determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial ha de continuarse y en consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de modificarse, postergarse o abandonarse. 408-04 Perfil del proyecto Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil, identificando los beneficios y costos, as como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra ndole que lo puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal. El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones econmicas, polticas, geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; adems, las polticas y objetivos de la institucin, los aspectos legales y las polticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo. El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles; tambin incluir un anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, as como una evaluacin de los beneficios y costos asociados, para lo cual se tratar de prever qu sucedera en el perodo considerado para hacer la evaluacin, si el proyecto no se ejecutara. En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de necesidades colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar por las otras fases de estudio.
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408-05 Estudio de prefactibilidad Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los aspectos crticos y as obtener, con mayor precisin, los beneficios y costos identificados en el perfil. En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnologa por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las normas tcnicas; su impacto socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente. En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados como crticos, con el fin de determinar con mayor precisin los beneficios y costos de las mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior. Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un anlisis o evaluacin econmica-financiera. La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante un estudio de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podra satisfacer. En el estudio se determinarn la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfara con el proyecto. En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como son el tamao del proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su operacin o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los efectos del proyecto sobre el medio ambiente. Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo de tecnologa condiciona los costos de inversin y de capital de trabajo. Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura organizacional que se definir para administrar el proyecto y las caractersticas jurdicas de la unidad de gestin que lo manejar. Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin, los costos de operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su vida til, para cada una de las alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de ste, pues los factores analizados se interrelacionan. Con esta informacin se realizar la evaluacin ex-ante del proyecto, tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad financiera y tcnica de cada alternativa, la cual servir de base para decidir cules merecen un estudio ms profundo y cules se descartan. Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin de las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron ms favorables al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar cul es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar en la siguiente fase. El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que tambin sean tomados en cuenta en el momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por polticas gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el criterio costoefectividad para establecer cul es la mejor alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las alternativas proporcionan beneficios similares y se escoger aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en que se incurre en un ao, o utilice la menor cantidad de recursos. Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser sometido a las instancias competentes en la materia. 408-06 Estudio de factibilidad Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se har un examen detallado de la alternativa considerada como la ms viable o ms rentable, con el fin de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el anlisis de las variables que la afectan. En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la ingeniera preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se definirn, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la programacin de las actividades por ejecutar; adems, se optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin. El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios y costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos proyectos que han demostrado tener una rentabilidad positiva, debern llegar a esta fase. Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando los datos empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto conocido como anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del diseo definitivo. Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores como tamao, localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos, para el cual se tendrn que considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del personal de operacin y de mantenimiento. Tambin se optimizar la organizacin: qu se va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a cabo la construccin o ejecucin y la puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad con el tamao de la obra y la capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere. 408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la evaluacin financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento esencial para tomar la decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar un proyecto individual, as como para establecer el orden de prelacin cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo (B/C), el Perodo de Retorno de la Inversin. La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, ms los criterios de evaluacin de proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en el proyecto. La evaluacin determinar la rentabilidad como si la institucin fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores beneficios con el menor costo posible. La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto a la economa o desarrollo del pas, pues se trata de invertir en las opciones ms rentables desde el punto de vista econmico-social, que al mismo tiempo estn acordes con las polticas gubernamentales. En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de la contratacin de los bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de clculo que en la evaluacin financiera como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los impuestos y las tasas de inters de los crditos. Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para ordenar o establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se producirn. La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn de ser es de carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco atractivos para los inversionistas privados y tambin, para aquellos que proporcionan bienes o servicios por los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir la contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la evacuacin de las aguas pluviales. 408-08 Diseo definitivo En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios para llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin del proyecto, de conformidad con lo establecido en el anlisis tcnico de la opcin seleccionada en el estudio de factibilidad. Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera ptima. Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes.
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Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas tcnicas aplicables al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los distintos componentes de la obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan todos los clculos necesarios para determinar sus dimensiones y dems caractersticas fsicas; se indican los requerimientos de las instalaciones elctricas, mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o proyecto. Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales en el rea correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa posible, en una memoria de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de diseo utilizados y de las decisiones tomadas por el diseador respecto al objeto de su trabajo. Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los clculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores. 408-09 Planos constructivos Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y escrita necesaria para la correcta ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de conformidad con las disposiciones reglamentarias y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar. Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los planos constructivos debern tener toda la informacin necesaria para poder llevarla a cabo. Los planos constituyen la base para planificar la construccin de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrn existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas tcnicos y econmicos, como atrasos en la ejecucin de la obra; incorporacin de elementos no contemplados que encarecen el proyecto; demolicin de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc. El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las caractersticas fsicas de los elementos por construir, las propiedades mecnicas de los materiales considerados, as como los parmetros utilizados en el diseo. 408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por tanto, su grado de detalle deber permitir el clculo de costos del proyecto por ejecutar. En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y procedimientos para la administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn responsabilidades. En las especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos tcnicos de la obra. La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica para ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base para que la administracin y el contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con las condiciones estipuladas.
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Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se pueden basar en especificaciones de obras similares, siempre y cuando stas se adapten a las condiciones de la que se va a construir. Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y requerimientos. Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa que no deben presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes interpretaciones de una misma disposicin, ni indicaciones parciales sobre determinado tpico, as como tampoco errores, ya que estos factores complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin generalmente aumentando plazo y costo. Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas de la prestacin. Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones: Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes. Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn mencionarse las cantidades aproximadas, as como los requisitos mnimos de calidad que deben cumplir). El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas. Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su secuencia. Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarn, dentro de mrgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio. La medicin o cuantificacin del rubro. La forma de pago. Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern lo ms generales, es decir, definir valores mnimos, rangos o mrgenes dentro de los cuales se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las caractersticas propias de determinados fabricantes, sealando las tolerancias que se admitirn. En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisar el pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc. Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin; los procedimientos administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daos y perjuicios o demora; la formulacin, presentacin y tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtencin de los permisos o licencias para efectuar el trabajo, las garantas, las modificaciones del programa de trabajo, de los planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las liquidaciones; los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prrrogas de plazo y cualquier tipo de instruccin sobre aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten la administracin contractual.
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408-11 Presupuesto de la obra Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la Administracin calcular el presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para cada una de las partes que componen el proceso de construccin, bajo la siguiente estructura: cada precio unitario se subdividir en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos mencionados se desglosarn en sus componentes, se indicarn los porcentajes de la utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra. El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los componentes del precio de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construccin. El precio de cada unidad de obra est compuesto por: Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales, mano de obra y maquinaria. Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado y deben prorratearse. Dentro de stos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo, tcnico y administrativo de la empresa, depreciacin, mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de apoyo, de laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina, garantas y financiamiento; trabajos previos y auxiliares como la construccin y mantenimiento de caminos de acceso, instalacin y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra. Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que una empresa constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condicin, determinar los posibles costos indirectos asociados. Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de una obra. Para efectos del clculo del presupuesto de la Administracin, debe determinarse un porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la construccin. Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimacin del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos, accidentes, extravos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos. El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los materiales, mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su precio de mercado, de manera que, en forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra. Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el programa de trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construccin. Si por el contrario, sta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitir a la administracin, investigar y conocer los diversos parmetros de comparacin para determinar lo adecuado de las propuestas presentadas.
408-12 Programacin de la obra La administracin prepararn un programa del avance fsico de la obra, desglosndola en las actividades por realizar e indicando su respectiva duracin y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomar en cuenta las caractersticas ambientales, climticas y geogrficas de la zona donde va a realizarse. Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de programacin por redes de actividades, que seale la ruta crtica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duracin, los tiempos tempranos y tardos (de inicio y trmino) y las holguras de cada actividad. Si la obra se efecta por administracin directa, el programa de avance fsico elaborado por la Administracin constituye una gua para programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, adems de proporcionar el plazo de construccin; esta informacin resultar til para verificar la propiedad del presupuesto elaborado, as como para prever los fondos necesarios para la ejecucin de la obra. Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administracin servir como parmetro de comparacin para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el adjudicatario. El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema de redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades crticas. Adems, con base en la red establecida, se elaborar el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada actividad, su duracin, los tiempos tempranos y tardos de inicio y trmino, las holguras y el requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos. 408-13 Modalidad de ejecucin Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecucin de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecucin de la obra con los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecucin son: por administracin directa, por contrato y por concesin. Cualquiera que sea la modalidad de ejecucin escogida, deber actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen. Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una comparacin entre los recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos que tiene disponibles. Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por alguna de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin, alternativa en la que la misma institucin construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administracin y construccin; y, finalmente, por concesin, opcin en la que la Administracin delega a una empresa privada la ejecucin o rehabilitacin del proyecto y le permite explotarlo por un perodo determinado, durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones ptimas.
Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas, etc. 408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendr que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase anterior. Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los documentos elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad tcnica necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con la disponibilidad real, habra que modificar los planes y programas originales. La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad tcnica en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria y equipos que sean necesarios. La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida, exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal de obreros necesario para una obra, los mismos sern contratados en forma individual.
408-15 Contratacin Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la contratacin y puedan participar sobre las mismas bases. El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa vigente. El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente, habr de seguirse rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto haya concluido su etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la contratacin resulte claro y los interesados puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas, garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningn concepto se iniciarn los procesos de contratacin si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones estn incompletas. Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues las condiciones supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construccin de la obra se lleva a cabo algunos aos despus de la concepcin del proyecto.
408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se organizar la administracin del contrato o administracin de la obra segn se trate de la ejecucin mediante contrato o una ejecucin directa de la Entidad. Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de delegar estas labores, la entidad mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de fiscalizacin. En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la ejecucin de varias obras de la misma naturaleza se designar un Administrador del Contrato cuyas funciones, en trminos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo. La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y tcnicas dictadas por los rganos rectores en el campo de la preservacin ambiental, la construccin, la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos naturales y energticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional. Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra tiene el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo sern obligatorias todas aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo. En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un Jefe de la unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias obras. 408-17 Administrador del contrato El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto. Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.
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Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con un Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica: calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere de profesionales con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y financiero de las obras y rindan cuentas al jefe de fiscalizacin del proyecto. Adems, para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos. Son funciones del administrador del contrato, entre otras: a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo programado. b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o campos de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes. d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto. e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto. f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administracin cotidiana del proyecto. g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores. h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva. 408-18 Jefe de fiscalizacin El jefe de fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de la obra. Corresponde al jefe de fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre stos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo una obra, as como los posibles problemas que se podran suscitar.
El jefe de fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con las bases establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el diseo definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente cualquier error u omisin, as como cualquier imprevisin tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo. Adicionalmente, es competencia del jefe de fiscalizacin resolver en forma oportuna los problemas tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar que el contratista disponga del personal tcnico con la suficiente preparacin, el empleo de materiales, equipos y maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones. Son funciones del jefe de fiscalizacin, entre otras: a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria, para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir; definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construccin o de inspeccin se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente. b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance fsico, que aseguren la correcta ejecucin de la obra. c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo con los diseos definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseadores y normas tcnicas aplicables. d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o especificaciones, as como imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se corrija la situacin. e) Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la ejecucin de las obras. f) Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar durante la ejecucin de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones que correspondan. g) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista. i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra, los problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas aplicadas. j) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva. k) Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a stos. l) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su entrada en operacin.
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408-19 Fiscalizadores En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el jefe de fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin profesional necesaria, para que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica de sta. La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto; as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada rea especializada, como por ejemplo, para el sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podra contar con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo. Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el profesional responsable de la obra por parte del contratista, el fiscalizador deber reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda desempear una adecuada labor de control. La paridad de conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados. Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las siguientes: a) Revisar en conjunto con el jefe de fiscalizacin, los documentos contractuales con el fin de verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente. b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir la situacin. c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra. d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista; adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado. e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos. f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las especificaciones tcnicas. g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra. h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra.
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Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las obras bajo su supervisin. Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras adicionales. Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras extraordinarias por realizar. Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada. Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua las especificaciones. Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga los requisitos necesarios. Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados. Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo, licencias, permisos y dems documentos contractuales. Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo. Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario, sugerir las modificaciones que estime pertinentes. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se seguridad social y de seguridad industrial. En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y mtodos empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como fuentes de informacin en proyectos futuros. Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la siguiente informacin: Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance fsico, respaldado por los clculos correspondientes. Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto. Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con recomendaciones al respecto, si es necesario. Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos. Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista. Anlisis del personal tcnico del contratista
v) Entregar la informacin producida para las recepciones. w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo. 408-20 Documentos que deben permanecer en obra En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben permanecer en el sitio de la construccin los siguientes documentos: Copia del contrato de construccin Los planos constructivos. Las especificaciones tcnicas, generales y especficas El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por actividad.
El libro de obra Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes, obras extraordinarias, etc. Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio. Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado que contienen informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atae a la Contralora General del Estado. 408-21 Libro de Obra El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta. Al iniciar la construccin el jefe de fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal responsabilidad, escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello deber constar en el libro. Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de obra, deber iniciarla con la fecha y terminarla con su firma. De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los resultados de dichas acciones. Al concluir el proyecto, el fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin e indicar las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los equipos y sistemas electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente. El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc. 408-22 Control del avance fsico El jefe de fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones necesarias para ajustar las actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin definitivo, aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la finalizacin de la obra en el plazo convenido. Si el contratista no cumple su propuesta, el fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las cuales estarn estipuladas en el contrato. El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del jefe de fiscalizacin como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber tomar previsiones para poder evaluar ese avance en cualquier instante. El jefe de fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta manera, al efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo. El jefe de fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total, deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el jefe de fiscalizacin aplicar las sanciones del caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato. 408-23 Control de calidad El jefe de fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores velarn por el estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de manera inmediata. El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber sealarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo es, para que ste someta a su consideracin la solucin propuesta. El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen que ver con la seguridad posterior de la obra. De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas labores, tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus potestades
y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las instrucciones, el fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato. 408-24 Control financiero de la obra El jefe de fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en relacin con lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las acciones necesarias para corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria disponible. El jefe de fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una evaluacin mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance financiero debe corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas de corte. El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los gastos, corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se estudiarn las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias. En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el jefe de fiscalizacin deber conocer el monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la posibilidad de disponer de ms recursos financieros. An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero. El jefe de fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores 408-25 Incidencia de la lluvia Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situacin. Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un registro la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a qu hora y por cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del fiscalizador encargado de llevar este control, as como por la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados se emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que se autorizar por este concepto.
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La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de estaciones meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr ser considerada como respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados. El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran tener desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos, no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia. 408-26 Medicin de la Obra Ejecutada La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados. Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese perodo. El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunin de preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo deber incluirse en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a los datos suministrados. Tanto el contratista como el fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deber entregar su estimacin al fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales o en el contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin y adjuntar los documentos de respaldo correspondientes; el fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a la citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las solicitudes de desembolso y su revisin. El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad de obra ejecutada. Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra. Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas partes y llevar el control del avance de los mismos. 408-27 Prrrogas de plazo Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas crticas. El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las disposiciones contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga la informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria para que la administracin pueda resolver el reclamo. La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones necesarios. El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales. Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas: Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional. Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado en la Norma de Control Interno 600-25 Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo. Incumplimiento de la administracin en suministrar: Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin. Los terrenos necesarios para ejecutar las obras. Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin de los trabajos. Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra. Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del contrato.
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Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas anteriormente, el jefe de fiscalizacin o fiscalizador examinar la incidencia de los atrasos en la ruta crtica; as, nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das que aumente el plazo original, a raz del atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que, por su posicin dentro del programa, se torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo original; en este caso, se conceden tantos das como haya sido afectado el plazo. El contratista comunicar oportunamente al jefe de fiscalizacin, los hechos que van a provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto. La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente manera una misma informacin y facilitar la revisin de los documentos, gracias a la brevedad y precisin de su contenido. 408-28 Planos de registro Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su localizacin exacta. Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin de que reflejen las caractersticas de las obras realmente construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento y reparaciones, as como el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc. Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o stos deben readecuarse para soportar las cargas adicionales. 408-29 Recepcin de las obras Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das despus de que el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la recepcin provisional. En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente: Los antecedentes contractuales de la obra. Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas. La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
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Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite reclamos pendientes de las partes. Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar. Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para que sea as. Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y los integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin del mismo. El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva. El constructor o contratista deber a comunicar por escrito, al jefe de fiscalizacin, la finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente comunicado a la administracin. En forma previa a la recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se detecta algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes. Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de parte del administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato, el Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que estimen pertinentes. La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva, los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar terminada. Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio.
No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos. 408-30 Documentos para operacin y mantenimiento El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento para que conozcan el proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construccin de la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen y programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo. Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitacin para elaborar tales manuales, los encargados del diseo sern los responsables de producirlos. Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversin. Para que esto sea posible, se considerarn los estudios del diseo definitivo que les permitan disponer de la necesaria informacin para que la operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para producir los beneficios esperados. Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra, pues stas debern considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados. 408-31 Operacin Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra funcione de manera ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administracin debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra. Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse: El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar. El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio. Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien. La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudar mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona informacin prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se va a poner en operacin. Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operacin de la obra, as como las caractersticas que stos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento. Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para la operacin de la obra, etc.
408-32 Mantenimiento Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras pblicas a su cargo, con el fin de que stas operen en forma ptima durante su vida til y puedan obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de preinversin. Cuando existan restricciones presupuestarias, se efectuarn los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel aceptable y esta situacin se comunicar a las autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes. Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar o prever los daos que interrumpan el servicio o la produccin de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o dao, cuando ya se haya presentado. El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es esencial para asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios esperados durante la vida til de stas. El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia. Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento ptimo de la obra, se asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias, se informar sobre esta situacin a las autoridades de la entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan pronto como sea posible. Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se considerarn los siguientes aspectos: Caractersticas de los elementos que componen la obra. Experiencia con proyectos similares. Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramienta necesarios; el transporte para movilizarlos, etc. Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institucin; el sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el mercado; etc. Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como asegurar el suministro de los recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en trminos de la incidencia que sta tenga en la prestacin del servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el personal a cargo de la planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que opera, adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares. El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles fallas.
408-33 Evaluacin ex-post Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con los perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la informacin necesaria para nuevos proyectos. La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber si se estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado. Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de xito y se explicar su influencia en los resultados. Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente el servicio. 409 GESTIN AMBIENTAL
409-01 Medio Ambiente Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos, qumicos o biolgicos, socioculturales y sus interacciones, en permanente modificacin por la naturaleza o la accin humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones. Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales, recursos humanos) y la Naturaleza (elementos o recursos naturales). A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetacin forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y especies silvestres en general), minerales (metlicos y no metlicos), energa (renovable y no renovable) y residuos. El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos (destruccin contaminacin ambiental).
409-02 Organizacin de la unidad ambiental Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben contar con una unidad de gestin ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel institucional; as como la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad. La unidad de gestin ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y programas internos y la observancia del marco jurdico ambiental vigente. La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar la unidad de gestin ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios. Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes y obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el orgnico funcional de la entidad. La unidad de gestin ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto. De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la construccin de un proyecto y el Plan de Manejo Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto. 409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica Los responsables de la unidad de gestin ambiental debern aplicar las normas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad llevar adelante la gestin ambiental en todas las fases de un proyecto. El director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones sern determinantes para la toma de decisiones. Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto, para definir variantes en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificacin o de otra naturaleza; para la elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y mitigacin de impactos ambientales que debern formar parte del contrato.
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Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en las consultas y audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generar el proyecto en su ejecucin y cuando entre en operacin. Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la realizacin de los trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de impacto ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales despus de su revisin y no objecin, sern puestos en conocimiento de la autoridad ambiental responsable, para su aprobacin. Se responsabilizar del proceso de licenciamiento ambiental, cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio de construccin del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podr la misma unidad preparar los trminos de referencia, previo el trmite correspondiente. En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la medicin de las emisiones, el control de los efluentes; identificacin de sustancias contaminantes en concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislacin vigente; reconocimiento de daos ambientales, considerados como la prdida, disminucin, detrimento o menoscabo significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes; admisin de daos sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados; as como, controlar el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las especificaciones tcnicas ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la mxima autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos. 409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad, debern ser vigilados y tomar partida la unidad de gestin en todo el proceso, esto es, en las fases de planeacin, factibilidad, licenciamiento ambiental, aprobacin, contratacin, ejecucin, operacin y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposicin Final de Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente, comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua potable; recoleccin, transporte, disposicin y manejo de desechos slidos; recoleccin, transporte y operacin de desechos peligrosos. Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos por sus habitantes. Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros. Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas, txicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad, carcinognicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente.
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409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural En el mbito de competencia de la entidad pblica, la unidad de gestin ambiental, velar por prevenir daos ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas nacionales de recreacin, turismo de reas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La unidad de gestin ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y comercio de especies silvestres. Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin de especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en peligro de destruccin o transformacin. Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas excepcionales, hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor cientfico, de conservacin o esttico. 409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio ambiente En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las unidades de gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los tratados internacionales. La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales y culturales del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas tcnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o ms pases, a fin de conservar el medio ambiente. 409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua La unidad de gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del recurso agua, controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas, inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema ambiental. La unidad de gestin ambiental en su mbito de accin, deber impedir la sobreexplotacin permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenacin de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecolgica del agua, en la que la diversidad biolgica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia txica o bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o subterrneas. Agua, es la fuente misma de la vida. Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios, domsticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradacin en su calidad original. Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo. Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan bajo la influencia de las mareas. Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturacin (Se sita debajo del nivel fretico) Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno. 409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a preservar la salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general, controlando los lmites mximos permisibles de contaminantes en el aire, como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de Combustin, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por medio de las unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los seres humanos no contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los problemas ambientales y de salud humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la modificacin del clima. La actividad industrial genera la lluvia cida, y se engloba dentro de las amenazas del medio areo.
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Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y se define como mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relacin volumtrica. 409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los ros. La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generacin de residuos slidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando tcnicas apropiadas y procedimientos para su minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas de agricultura que no degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas 409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna La unidad de gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin que ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos, aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera. 409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales La unidad de gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental. Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas 409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa En cuanto a los residuos, la unidad de gestin analizar las dificultades que genera su eliminacin que necesariamente produce contaminacin; controlar, entre otros, la disposicin final de los residuos txicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Energa, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia, forma el cosmos. La unidad de gestin ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa, pues se la define nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo. En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se relaciona con el conjunto de seres vivos y de cmo la energa es transformada dentro de esos seres. 410 TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
410-01 Organizacin informtica Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnologa de informacin que aseguren la transparencia y el control, as como el involucramiento de la alta direccin, por lo que las actividades y procesos de tecnologa de informacin de la organizacin deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional. La unidad de tecnologa de informacin, estar posicionada dentro de la estructura organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias; as como participar en la toma de decisiones de la organizacin y generar cambios de mejora tecnolgica. Adems debe garantizar su independencia respecto de las reas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo. Las entidades u organismos del sector pblico, establecern una estructura organizacional de tecnologa de informacin que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada de forma peridica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los avances tecnolgicos. Bajo este esquema se dispondr como mnimo de reas que cubran proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno y externo de ser el caso, considerando el tamao de la entidad y de la unidad de tecnologa. 410-02 Segregacin de funciones Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de informacin y de los usuarios de los sistemas de informacin sern claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo. La asignacin de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarn una adecuada segregacin, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la unidad de tecnologa de informacin la supervisin de roles y funciones del personal dentro de cada unas de las reas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicacin e incorporacin de nuevo personal. La descripcin documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la unidad de tecnologa de informacin, contemplar los deberes y responsabilidades, as como las habilidades y experiencia necesarias en cada posicin, a base de las cuales se realizar la evaluacin del desempeo. Dicha descripcin considerar procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave.
41003 Plan informtico estratgico de tecnologa La unidad de tecnologa de la informacin elaborar e implementar un plan informtico estratgico para administrar y dirigir todos los recursos tecnolgicos, el mismo que estar alineado con el plan estratgico institucional y ste con el Plan Nacional de Desarrollo y las polticas pblicas de gobierno. El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle suficiente para permitir la definicin de planes operativos de tecnologa de Informacin y especificar como sta contribuir a los objetivos estratgicos de la organizacin; incluir un anlisis de la situacin actual y las propuestas de mejora con la participacin de todas las unidades de la organizacin, se considerar la estructura interna, procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, as como la definicin de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversin y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario. La unidad de tecnologa de informacin elaborar planes operativos de tecnologa de la informacin alineados con el plan estratgico informtico y los objetivos estratgicos de la institucin, estos planes incluirn los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura y direccin tecnolgicas, las estrategias de migracin, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y consideraciones relacionadas con la incorporacin de nuevas tecnologas de informacin vigentes a fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de la funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo establecido en su plan estratgico. El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de informacin, as como el presupuesto asociado a stos sern analizados y aprobados por la mxima autoridad de la organizacin e incorporados al presupuesto anual de la organizacin; se actualizarn de manera permanente, adems de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecucin y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones. 410-04 Polticas y procedimientos La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el rea de tecnologa de informacin y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnolgica necesaria. La unidad de tecnologa de informacin definir, documentar y difundir las polticas, estndares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnologa de informacin y comunicaciones en la organizacin, estos se actualizarn permanentemente e incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin, los procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que estn normando, as como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran. Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrnicas y mensajera de datos, legalidad del software, entre otros, sern considerados dentro de las polticas y procedimientos a definir, los cuales adems, estarn alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos competentes y estndares de tecnologa de informacin.
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Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y coordinacin entre las funciones de tecnologa de informacin y las funciones propias de la organizacin. Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestin de riesgos, al igual que directrices y estndares tecnolgicos. Se implantarn procedimientos de supervisin de las funciones de tecnologa de informacin, ayudados de la revisin de indicadores de desempeo y se medir el cumplimiento de las regulaciones y estndares definidos. La unidad de tecnologa de informacin deber promover y establecer convenios con otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de informacin interinstitucional, as como de programas de aplicacin desarrollados al interior de las instituciones o prestacin de servicios relacionados con la tecnologa de informacin. 410-05 Modelo de informacin organizacional La unidad de tecnologa de informacin definir el modelo de informacin de la organizacin a fin de que se facilite la creacin, uso y comparticin de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definicin e implantacin de los procesos y procedimientos correspondientes. El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un diccionario de datos corporativo que ser actualizado y documentado de forma permanente, incluir las reglas de validacin y los controles de integridad y consistencia, con la identificacin de los sistemas o mdulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a los que apoyan a fin de facilitar la incorporacin de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente. Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y aplicar niveles de seguridad y propiedad. 410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos La unidad de tecnologa de informacin definir mecanismos que faciliten la administracin de todos los proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar son: 1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relacin con otros proyectos institucionales, sobre la base del compromiso, participacin y aceptacin de los usuarios interesados. 2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del proyecto que incluir el talento humano (responsables), tecnolgicos y financieros adems de los planes de pruebas y de capacitacin correspondientes. 3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no slo el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra de equipos o programas informticos, aspectos del uso y mantenimiento, formacin para el personal de soporte y usuarios, as como el costo de operacin y de los equipos o trabajos de consultora necesarios.
4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en la que se nombre un servidor responsable con capacidad de decisin y autoridad y administradores o lderes funcionales y tecnolgicos con la descripcin de sus funciones y responsabilidades. 5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin, control, monitoreo y cierre de proyectos, as como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de actas o documentos electrnicos legalizados. 6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de manera formal y comunicado a todos los interesados. 7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser registrados y considerados para la planificacin de proyectos futuros. 8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto. 9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que ser aprobado por las partes interesadas. 10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos. 410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo La unidad de tecnologa de informacin regular los procesos de desarrollo y adquisicin de software aplicativo con lineamientos, metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son: 1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base del portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y operativo previamente aprobados considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado, caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada. 2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares internacionales para: codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integracin. 3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos funcionales y tcnicos institucionales con la participacin y aprobacin formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en donde aplique. 4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que cubrirn la definicin de las necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica, el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de aplicacin, as como el tratamiento que se dar a aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de software aplicativo se considerarn: estndares de desarrollo, de documentacin y de calidad, el diseo lgico y fsico de las aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn mecanismos de autorizacin, integridad de la informacin, control de acceso, respaldos, diseo e implementacin de pistas de auditora y requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo considerar las arquitecturas tecnolgicas y de informacin definidas dentro de la organizacin. 6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se prevern tanto en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrn el suficiente nivel de detalle en los aspectos tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las licencias de uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepcin de productos y documentacin en general, adems de puntualizar la garanta formal de soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el proveedor. 7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deber constar que los derechos de autor ser de la entidad contratante y el contratista entregar el cdigo fuente. En la definicin de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones sern tcnicamente documentadas y aprobadas por la mxima autoridad o su delegado. 8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los procedimientos de configuracin, aceptacin y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validacin contra los trminos contractuales, la arquitectura de informacin de la organizacin, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeo del sistema, la documentacin y los manuales de usuario, integracin y planes de prueba del sistema. 9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecern a la entidad y sern registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendr las respectivas licencias de uso. 10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de produccin y su revisin en la post-implantacin. 11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as como de usuario, los cuales sern difundidos, publicados y actualizados de forma permanente. 410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica La unidad de tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y actualizar la infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual se considerarn los siguientes aspectos: 1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de la organizacin, principios de calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarn en el plan anual de contrataciones aprobado de la institucin, caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada.
2. La unidad de tecnologa de informacin planificar el incremento de capacidades, evaluar los riesgos tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin para futuras actualizaciones, considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnolgicos. Un anlisis de costo beneficio para el uso compartido de Data Center con otras entidades del sector pblico, podr ser considerado para optimizar los recursos invertidos. 3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita establecer las caractersticas tcnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo, nmero de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo que ser confirmado en las respectivas actas de entrega/recepcin. 4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con la seguridad y confidencialidad de la informacin, adems de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin contratante. 410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica La unidad de tecnologa de informacin de cada organizacin definir y regular los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnolgica de las entidades. Los temas a considerar son: 1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de aplicacin por planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por correccin y mejoramiento de los mismos o por requerimientos de los usuarios. 2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios sern registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantacin a fin de disminuir los riesgos de integridad del ambiente de produccin. El detalle e informacin de estas modificaciones sern registrados en su correspondiente bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales relacionados, adjuntando las respectivas evidencias. 3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin. 4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se realice, los mismos que estarn en constante difusin y publicacin. 5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes; se implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los recursos y garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnologa de informacin confiable y segura. 6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnolgica sustentado en revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones crticas de la organizacin), estrategias de actualizacin de hardware y software, riesgos, evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un inventario actualizado con el detalle de las caractersticas y responsables a cargo, conciliado con los registros contables. 8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser proporcionado por el proveedor, sin costo adicional para la entidad. 410-10 Seguridad de tecnologa de informacin La unidad de tecnologa de informacin, establecer mecanismos que protejan y salvaguarden contra prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que se procesa mediante sistemas informticos, para ello se aplicarn al menos las siguientes medidas: 1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la unidad de tecnologa de informacin y en especial a las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas; 2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en funcin a un cronograma definido y aprobado; 3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la informacin a los medios fsicos adecuados y con estndares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su recuperacin; 4. Almacenamiento de respaldos con externos a la organizacin; informacin crtica y/o sensible en lugares
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizar con monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de seguridad identificados. 6. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire contralado, disponer de energa acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros; 7. 8. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias Corresponde a la unidad de tecnologa de informacin la definicin, aprobacin e implementacin de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas en los equipos, programas o personal relacionado. Los aspectos a considerar son: 1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin de roles crticos para administrar los riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de contingencias, la responsabilidad especfica de la seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su cumplimiento.
2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de continuidad de tecnologa de informacin se mantenga actualizado y refleje de manera permanente los requerimientos actuales de la organizacin. 3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en marcha de un centro de cmputo alterno propio o de uso compartido en un data Center Estatal, mientras dure la contingencia con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperacin de la informacin de los respaldos. 4. Plan de recuperacin de desastres que comprender: Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones) Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento) Actividades despus del desastre. 5. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre de los encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia. 6. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial que describa los procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la operatividad de los sistemas de informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar la operacin de los sistemas en un nivel aceptable, adems de salvaguardar la integridad y seguridad de la informacin. 7. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal responsable de su ejecucin y deber ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones peridicas, o cuando se haya efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos o el esquema de procesamiento. 410-12 Administracin de soporte de tecnologa de informacin La unidad de tecnologa de informacin definir, aprobar y difundir procedimientos de operacin que faciliten una adecuada administracin del soporte tecnolgico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnolgicos que se ofrecen. Los aspectos a considerar son: 1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo actual y futura de los recursos tecnolgicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios. 2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin nica a todos los usuarios internos, externos y temporales que interacten con los sistemas y servicios de tecnologa de informacin de la entidad. 3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de los usuarios, as como la administracin de sus cuentas. 4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los dueos de los procesos y administradores de los sistemas de tecnologa de informacin.
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5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los sistemas de informacin y a la tecnologa de la organizacin de software malicioso y virus informticos. 6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos los procesos crticos de tecnologa de informacin sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a las capacidades tecnolgicas. 7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con los requerimientos y las prioridades de la organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y notificacin de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos. 8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de informacin y de cambios que demandan los usuarios, a travs de mecanismos efectivos y oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros. 9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rpida resolucin de los problemas de produccin. 10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software, respaldos y recuperacin de datos. 11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin, procesamiento, almacenamiento fsico y entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as como la proteccin y conservacin de informacin utilizada para encriptacin y autenticacin. 410-13 Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodologa y el proceso a seguir para monitorear la contribucin y el impacto de tecnologa de informacin en la entidad. La unidad de tecnologa de informacin definir sobre la base de las operaciones de la entidad, indicadores de desempeo y mtricas del proceso para monitorear la gestin y tomar los correctivos que se requieran. La unidad de tecnologa de informacin definir y ejecutar procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de satisfaccin de los clientes internos y externos por los servicios recibidos. La unidad de tecnologa de informacin presentar informes peridicos de gestin a la alta direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeo. 410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet Es responsabilidad de la unidad de tecnologa de informacin elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de los servicios de internet, intranet, correo electrnico y sitio WEB de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos.
La unidad de tecnologa de informacin considerar el desarrollo de aplicaciones web y/o mviles que automaticen los procesos o trmites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general. 410-15 Capacitacin informtica Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto para el personal de tecnologa de informacin como para los usuarios que utilizan los servicios de informacin, las cuales constarn en un plan de capacitacin informtico, formulado conjuntamente con la unidad de talento humano. El plan estar orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento especficas determinadas en la evaluacin de desempeo e institucionales. 410-16 Comit informtico Para la creacin de un comit informtico institucional, se considerarn los siguientes aspectos: El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin con entidades adscritas. La definicin clara de los objetivos que persigue la creacin de un comit de informtica, como un rgano de decisin, consultivo y de gestin que tiene como propsito fundamental definir, conducir y evaluar las polticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnologa de la informacin y la calidad de los servicios informticos, as como apoyar en esta materia a las unidades administrativas que conforman la entidad. La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin, la creacin de grupos de trabajo, la definicin de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comit, entre otros aspectos. 410-17 Firmas electrnicas Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como las personas jurdicas que acten en virtud de una potestad estatal, ajustarn sus procedimientos y operaciones e incorporarn los medios tcnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrnica de conformidad con la Ley de Comercio Electrnico, Firmas y Mensajes de Datos y su Reglamento. El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las garantas, reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones legales y su normativa secundaria de aplicacin. Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico podrn utilizar la firma electrnica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de las funciones inherentes al cargo pblico que ocupan. Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y reportes que faciliten una auditora de los mensajes de datos firmados electrnicamente. a) Verificacin de autenticidad de la firma electrnica Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector pblico verificar mediante procesos automatizados de validacin, que el certificado de la firma electrnica recibida sea emitido por una entidad de certificacin de informacin acreditada y que el mismo se encuentre vigente.
b) Coordinacin interinstitucional de formatos para uso de la firma electrnica Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma electrnica, las entidades del sector pblico sujetos a este ordenamiento coordinarn y definirn los formatos y tipos de archivo digitales que sern aplicables para facilitar su utilizacin. Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares tecnolgicos para firmas electrnicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y mbitos de accin. c) Conservacin de archivos electrnicos Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados electrnicamente se conservarn en su estado original en medios electrnicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad que los gener. Para ello se establecern polticas internas de manejo y archivo de informacin digital. d) Actualizacin de datos de los certificados de firmas electrnicas Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector pblico titulares de un certificado notificarn a la entidad de certificacin de Informacin sobre cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos que constan en la informacin proporcionada para la emisin del certificado. Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y cuente con un certificado de firma electrnica en virtud de sus funciones, solicitar a la entidad de certificacin de informacin, la revocacin del mismo, adems, el superior jerrquico ordenar su cancelacin inmediata. El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la entidad o dependencia pblica y por tanto, a la cesacin del servidor, ser devuelto con la correspondiente acta de entrega recepcin. e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos portables seguros sern responsables de su buen uso y proteccin. Las respectivas claves de acceso no sern divulgadas ni compartidas en ningn momento. El servidor solicitar la revocacin de su certificado de firma electrnica cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilizacin. f) Renovacin del certificado de firma electrnica El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma electrnica con la debida anticipacin, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso. g) Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a los solicitantes y usuarios de los servicios de certificacin de informacin y servicios relacionados con la firma electrnica, respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitacin facilitar la comprensin y utilizacin de las firmas electrnicas, en los trminos que establecen las disposiciones legales vigentes.
500 INFORMACIN Y COMUNICACIN La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar informacin pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades. El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones tcnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema facilita a la mxima autoridad adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar informacin confiable. El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin sobre su nivel de desempeo. La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y de cumplimiento. Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus caractersticas y necesidades y al ordenamiento jurdico vigente. La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los informes necesarios en relacin con los objetivos establecidos. El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz. 500-01 Controles sobre sistemas de informacin Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar confiabilidad, seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la informacin y datos sensibles. En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin sern manuales o automatizados, estarn constituidos por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrn controles apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la informacin. La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios riesgos que necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos riesgos estn asociados especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se deben establecer controles generales, de aplicacin y de operacin que garanticen la proteccin de la informacin segn su grado de sensibilidad y confidencialidad, as como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad. Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los sistemas de informacin, establecern los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad de la informacin y de la comunicacin,
500-02 Canales de comunicacin abiertos Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la informacin de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institucin. Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las distintas unidades administrativas de la institucin. La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios brindados, para que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva. 600 SEGUIMIENTO La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno. Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orientar a la identificacin de controles dbiles o insuficientes para promover su reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud. El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para enfocar directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado, tambin puede efectuarse mediante la combinacin de las dos modalidades. 600-01 Seguimiento continuo o en operacin La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarn un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos. El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestin y supervisin, as como en otras acciones que efecta el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente. Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
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El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizar las existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias de la entidad. 600-02 Evaluaciones peridicas La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conduccin de las labores de la institucin, promovern y establecern una autoevaluacin peridica de la gestin y el control interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organizacin, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evala la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos. Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la unidad de auditora interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las firmas privadas de auditora. En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los rganos de control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que stas son de cumplimiento obligatorio. La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarn las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.
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