Contenido

1. Introduccin..................................................................................................................................3 2. Ingreso / Salida del MUISCA .......................................................................................................5 3. Emisin del mecanismo digital realizada por la DIAN.................................................................7 4. Activacin del mecanismo digital por parte del suscriptor ..........................................................9 4.1 Descargar mecanismo digital ................................................................................................9 4.2. Guardar Certificado digital ..................................................................................................12 4.3. Ejemplo de firma con certificado digital emitido por la DIAN .............................................16 5. Revocacin del mecanismo digital expedido por la DIAN. .......................................................18 6. Renovacin del mecanismo digital. ...........................................................................................19

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1. Introduccin

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN en su proceso de redireccionamiento hacia el servicio, est empeada en facilitar los medios de presentacin de la informacin a las organizaciones y personas que estn obligados, as como el optimizar tiempos y recursos para una gil obtencin de la informacin. Es as como ponemos a su disposicin esta gua con la cual esperamos lo siguiente: Darle a conocer los procedimientos y mecanismos a travs de los cuales, las personas podrn acceder al recurso de firma electrnica amparada por certificado digital. Facilitarle cumplir con sus obligaciones ante la DIAN, en un entorno seguro empleando servicios informticos electrnicos que han sido desarrolladas para este fin

Finalmente, debe recordar que el uso de los mecanismos de acceso para autenticacin y/o para la firma digital emitido por la DIAN, debe circunscribirse exclusivamente para la utilizacin de los servicios informticos electrnicos que disponga la entidad.

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. Diagrama Proceso de mecanismo de certificacin y firma digital

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2. Ingreso / Salida del MUISCA Para ingresar al portal de la DIAN, coloque la siguiente direccin en su navegador: http://www.dian.gov.co/ Una vez ingrese al portal de la DIAN, haga clic sobre el enlace llamado Capacitacin, a travs del cual podr acceder a los diferentes medios que le ayudarn de una manera sencilla y cmoda, a conocer y familiarizarse con los servicios electrnicos que la DIAN pone a su disposicin. All encontrar entre otras, la opcin Cartillas servicios informticos electrnicos que le permite consultar y descargar las siguientes: Cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos. Le ilustrar entre otros sobre los siguientes temas: Servicios informticos electrnicos ofrecidos por la DIAN a travs del MUISCA. Acceso a los servicios informticos electrnicos del MUISCA. o Habilitar su cuenta de usuario o Recuperacin de contrasea o Cambiar su contrasea o actualizar preguntas de recuperacin de la contrasea de su cuenta de usuario. Ingresar a los servicios informticos del MUISCA en el mbito privado. Requerimientos tecnolgicos para utilizar los servicios informticos de la DIAN. Glosario

Cartilla de Diligenciamiento y Presentacin Virtual de Documentos. Este documento le indica paso a paso cmo realizar este proceso. Cartilla de Presentacin de Informacin por Envo de Archivos. Este documento le indica paso a paso cmo realizar este proceso.

Adverten cia

Si usted tiene Certificado Digital emitido por la DIAN y an no lo ha activado, NO PODRA FIRMAR DIGITALMENTE y desde luego NO PODR REALIZAR LA PRESENTACIN VIRTUAL de sus archivos o documentos. Active su mecanismo digital y aproveche las ventajas de este servicio.

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Para activar su mecanismo digital consistente en el certificado digital y clave privada, usted debe hacer lo siguiente:

1. Ingrese al portal de la DIAN, seleccione la opcin Servicios Informticos Electrnicos 2. Haga clic sobre la opcin Verificar su sistema para firma (Ver cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos) 3. Haga clic sobre la opcin Habilitar cuenta (Ver cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos) 4. Haga clic sobre la opcin Iniciar Sesin para identificarse y poder ingresar al Muisca. (Ver cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos). Como el mecanismo digital es personal, el interesado debe escoger en la organizacin el tem A Nombre Propio. A continuacin debe colocar su cdigo de usuario y contrasea y hacer clic sobre el botn Ingresar. Una explicacin ms detallada de este paso la encuentra la cartilla Induccin a los servicios informticos electrnicos, en el tema: Ingresar a los servicios informticos del MUISCA en el mbito privado. 5. Siga las instrucciones del punto 4. Activacin del Mecanismo digital por parte del suscriptor que se explica ms adelante.

Como el mecanismo digital es personal, el interesado debe ingresar al MUISCA, A Nombre Propio para poderlo descargar y activar.

Nota.

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3. Emisin del mecanismo digital realizada por la DIAN El mecanismo digital consistente en el certificado digital y la clave privada es el mecanismo electrnico dispuesto por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales para firmar digitalmente los documentos inherentes a los trmites realizados a travs de tales mecanismos por personas naturales que acten a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurdica o acten para la misma, quienes para este efecto se denominarn suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes que intervienen. La firma digital respaldada en un certificado digital sustituye para todos los efectos la firma autgrafa lo cual facilita la presentacin electrnica de documentos. El procedimiento descrito a continuacin se realiza si la emisin del mecanismo digital se lleva a cabo por primera vez o si se ha surtido el trmite de revocacin. Inicia cuando la DIAN, con base en la informacin que reposa en el RUT, diligencia el formato dispuesto para este fin. Una vez diligenciado el formato, la DIAN pone en conocimiento del suscriptor, las condiciones para otorgar este mecanismo y el suscriptor a su vez, acepta las obligaciones y responsabilidades en el uso de este mecanismo mediante firma del formato diligenciado. Durante este proceso, los servicios informticos electrnicos que atienden la emisin del mecanismo digital enviarn un correo electrnico al suscriptor, donde se le comunica un conjunto de letras y nmeros que se denominan cdigo de autorizacin y adicionalmente colocan en su Bandeja de Tareas, una actividad pendiente para la generacin y activacin de su certificado digital, actividad que debe realizarse dentro de los catorce das calendario siguientes (Este periodo est sujeto a cambio por la DIAN), despus del cual deber surtirse otra vez el trmite. El documento que se diligencia y firma es el presentado a continuacin.

Nota.

El Certificado Digital emitido por la DIAN, no tiene NINGN costo para el suscriptor.

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4. Activacin del mecanismo digital por parte del suscriptor Corresponde a la autogestin que realiza el usuario suscriptor a travs de los servicios informticos electrnicos permitindole, a partir de los cdigos de activacin, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave privada que le permitirn acceder y presentar con firma digital los documentos inherentes a sus trmites. Este paso le permite al suscriptor generar, descargar y activar su certificado digital.
4.1 Descargar mecanismo digital

Como resultado de la presentacin realizada por el funcionario en el paso anterior, se ha colocado en su bandeja de tareas en la DIAN, una actividad que le permitir generar el mecanismo digital consistente en un certificado digital. Una vez ingresa al portal de la DIAN, por la opcin Servicios Informticos Electrnicos y ha iniciado sesin A nombre propio, haga clic sobre el enlace que se encuentra en la parte inferior de la pantalla llamado Tareas.

De inmediato se abre la Bandeja de Tareas:

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Seleccione el tipo de tarea para activar el mecanismo digital.

De inmediato se despliega la siguiente ventana:

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Diligencie de la siguiente forma, los datos solicitados: No. del Formulario. Digite el Nmero del Formulario (casilla 4) que aparece en la copia impresa del documento Mecanismo digital para servicios electrnicos DIAN - 10036 y a continuacin, con el botn Consultar, podr obtener automticamente el respectivo Nmero de Referencia. Cdigo de Autorizacin. Coloque el Cdigo de Autorizacin que recibi por el correo electrnico que figura en el RUT. El texto del correo es el siguiente.

El cdigo que aparece resaltado corresponde al cdigo de autorizacin que debe escribir en la casilla respectiva.
El Cdigo de Autorizacin se enva al correo electrnico que figura en el RUT. Si este no corresponde a su correo actual, debe actualizar el RUT y posteriormente solicitar al call center de la DIAN, que le reenven dicho cdigo.

Nota.

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4.2. Guardar Certificado digital

Finalmente, haga clic sobre el botn Generar Certificado y de inmediato se desplegar la siguiente ventana: Para confirmar, haga clic sobre el botn SI y la siguiente ventana le permitir guardar en su computadora su certificado digital.

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Haga clic sobre el botn que se encuentra a la derecha de la casilla Ubicacin, con lo cual se despliega la siguiente.
Esta ventana le permite: - Escoger la carpeta donde quiere guardar su archivo con el certificado digital. - Colocarle un nombre personal a dicho archivo. - No coloque la extensin .epf, ya que esta es colocada automticamente.

Hecho lo anterior, haga clic sobre el botn Guardar para que los datos sean colocados en la ventana de Descargar Certificado.

A continuacin complete los datos de la Contrasea y confirmacin contrasea. Estas casillas le permiten escribir una contrasea o clave personal, con la cual proteger el uso o utilizacin de su certificado digital

Lo anterior significa que cada vez que usted utilice su certificado digital, el sistema le pedir esta contrasea.
Para que no olvide su contrasea, le sugerimos que la escriba en un papel o en un editor de texto antes de registrarla. Esta contrasea es diferente a la que utiliza para ingresar al Muisca y aplica nicamente para su Certificado Digital.

Nota

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Antes de digitar su contrasea o clave personal, tenga en cuenta lo siguiente: Su clave personal debe contener obligatoriamente un mnimo de ocho (8) caracteres. Por lo menos uno (1) debe ser una letra mayscula. Por lo menos uno debe ser una letra minscula. Por lo menos uno debe ser un dgito. Opcionalmente puede colocar caracteres imprimibles especiales como el guin, subrayado, etc. No debe utilizar su nombre total o parcialmente, ni su nmero de cdula y en lo posible no utilizar datos personales. En caso que la contrasea no sea vlida de acuerdo con los criterios anteriores, el sistema no la aceptar.

El mecanismo digital consistente en el Certificado Digital y la firma privada, lo identifican ante la DIAN como suscriptor del mismo. No permita que nadie aparte de usted, los manipule.

Ejemplos: Contraseas no vlidas. RATON. No es vlida porque tiene menos de ocho caracteres, no tiene minsculas y no tiene dgitos RatoN. No es vlida porque tiene menos de ocho caracteres y no tiene dgitos RatoN5. No es vlida porque tiene menos de ocho (8) caracteres. Contraseas vlidas. Cualquier Cosa 1999 Cualquier COSA1999 CUALQUIER_cosa_1999 CuAlQuIeR-cOsA-1999

Nota.

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Recuerde que las contraseas son sensibles a maysculas y minsculas, es decir, la palabra RATON y raton son completamente diferentes, al igual que cada una de sus combinaciones

Finalmente, haga clic sobre el botn Guardar Certificado con lo cual se desplegar un mensaje similar al siguiente que le indica que el certificado ha sido guardado en su computadora.

Nota.

A partir de este momento: Usted podr utilizar su Certificado Digital para firmar y cumplir virtualmente sus obligaciones ante la DIAN. Si usted olvida o escribe en forma incorrecta su contrasea, no podr utilizar su certificado digital - 15
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Nota.

El archivo fsico que acaba de recibir NO debe ser alterado ni en su contenido ni en su extensin (.epf). Es decir, sin importar el nombre que le haya colocado, siempre debe finalizar con .epf. Dicha extensin es colocada automticamente, por tanto, usted no la debe colocar.

La contrasea as como el certificado digital son de su propiedad y estn bajo su responsabilidad Su certificado tendr una vigencia de tres (3) aos.
Por favor, tenga en cuenta lo siguiente: Al momento de utilizar su Certificado Digital, es decir, al momento de firmar un documento o archivo, se le pedir la contrasea que acaba de digitar, la cual debe ser escrita EXACTAMENTE como fue registrada. Por tanto, le sugerimos que la escriba y guarde en un lugar seguro, evitndose las molestias que su prdida le pueda ocasionar.

4.3. Ejemplo de firma con certificado digital emitido por la DIAN

Supongamos que la DIAN le ha solicitado cierta informacin la cual usted ha preparado y est listo para enviar utilizando el servicio de presentacin de informacin por envo de archivos. Supongamos tambin que usted ingres al MUISCA y ha seleccionado su archivo para remitirlo usando las opciones que este servicio pone a su disposicin. Debido a que usted tiene certificado digital emitido por la DIAN, le aparece en la pantalla un botn llamado Firma el cual le permite firmar electrnicamente su archivo antes de enviarlo. Al hacer clic sobre este botn, se despliega la siguiente pantalla:

Nota.

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El botn Examinar le permite buscar en su computador el archivo correspondiente a su certificado digital. A continuacin haga clic sobre el botn Contrasea y se mostrar el teclado virtual.

Utilice el ratn para colocar la contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn Aceptar. Recuerde que la contrasea es sensible a maysculas, es decir, las palabras HOLA y Hola son diferentes.

Haga clic sobre el botn Aceptar para colocar la contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn Firmar. Hecho este paso, su archivo ha quedado firmado electrnicamente y usted puede continuar los dems pasos del proceso. - 17
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5. Revocacin del mecanismo digital expedido por la DIAN. El mecanismo de la DIAN para firma digital amparado por certificado digital, perder su validez en las siguientes circunstancias. Causales de revocacin. Por prdida de la clave privada. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le d un uso indebido. Por muerte del suscriptor. Por liquidacin de las personas jurdicas, cuando la persona natural que la representa o que acta para la misma como revisor fiscal o contador no tiene otros obligados a cargo, ni obligaciones a nombre propio. Cuando el suscriptor, una vez termine su vinculacin como representante, contador o revisor fiscal en relacin con un obligado, no tiene otros representados a cargo y tampoco es obligado a nombre propio. Por la confirmacin de que alguna informacin o hecho contenido en el certificado digital es falso. Cuando la clave privada de la entidad o su sistema de seguridad ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad del certificado digital. Por orden judicial o de entidad administrativa competente. Por vencimiento del perodo de validez del mecanismo digital sin que se haya renovado.

En las dos primeras circunstancias sealadas, el suscriptor est obligado a solicitar la revocacin del certificado digital. En las dems circunstancias proceder la revocacin a peticin de parte o de oficio, segn el caso. Para la revocacin a solicitud de parte, el suscriptor comunica la causa de la misma a travs de los servicios telefnicos o de asistencia al cliente de la DIAN y confirmar su solicitud presencialmente en la entidad. - 18
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Para la revocacin por parte de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando establezca una circunstancia que permita revocar de oficio los mecanismos digitales, proceder de conformidad y le comunicar al suscriptor dentro de las 24 horas siguientes.

6. Renovacin del mecanismo digital. El mecanismo de la DIAN para firma digital amparado por certificado digital extender su vigencia en las siguientes circunstancias: Por proximidad de la fecha de vencimiento del perodo de validez del mecanismo, que ser con treinta das de antelacin. Por disposicin de la DIAN.

En estos eventos la DIAN, diligenciar el formato dispuesto para registrar la informacin del suscriptor proveniente del Registro nico Tributario y su presentacin, procedimiento por medio de la cual la DIAN pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a ste; as como el servicio informtico electrnico soporte de esta funcin que permite generar automticamente los cdigos para activacin del mecanismo para su posterior uso.

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