UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFÍA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIÓN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significación y definición de Archivo 1.2. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institución administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivística. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definición de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico. 3.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial. 3.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 3.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALÍA 4.1. Relación con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomático 5.2. Documentos históricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Técnicas de trascripción documental 10.3.1. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurístico. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Características de localización 12.2.2. Datos de individualización del documento: 12.2.3. Datación del documento
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12.2.4. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripción documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
“A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, artes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: Archi ... ¿qué? ". Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignoran social ante una profesión tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba (España). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-¡Adiós, don Jozé! ". Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la profesiones más noble de España, pregunta a su vecino de mesa: '¿Eze, ¿quien ez? ". Y ante la respuesta de “el archivero”, responde el genial matador: "-iOzú, hay gente pa tó!” El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañando Archi ... ¿qué? El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás Disciplinas de la Documentación.” 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivología trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formación, cuyos fines, funciones, y división, esta conectada a las ciencias de la Documentación. La palabra “archivo” deriva del griego “archeión] que”αρχηειον” [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero también sede ] o sea el magistrado o persona “que manda”. En ”αρχηονdonde reside el “archon” [ el “ αρχηει⌠ν”, que en latín deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolución del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visión general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivística, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en “Análes de Docimentación” . Revista General de Información y documentación. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivaría y finalmente daremos una breve idea sobre la archivología o Archivística y su ubicación dentro de las ciencias de la documentación y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose con extrañeza Archi... ¿qué? 1.2 Significación y definición de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones:  .Edificio especialmente destinado a conservar la archivalía.  El local inmueble o edificio, que dentro de una institución, se usa para conservar la archivarla.  El mueble o “fichero” donde se conservan carpetas o piezas documentales  Institución que conserva la archivara, de una o más entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivaría.  El material como tal, es decir la archivaría.  La carpeta en que guardamos documentación afín en una computadora En términos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO:  Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.  La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.  El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. " Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten éstos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depósitos archivísticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservación y difusión documental; y colaboradores técnicos,

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Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas),  una gestión archivística (recogida, organización conservación) y  un servicio documental (utilización).
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Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia). Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".2
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TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y 142

 el depósito o local del archivo. según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas. igual que la calidad del archivero.2. Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza otros autores puede verse en FUSTER RUIZ. fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano. A lo largo de la historia de los archivos la legislación. pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución donde los profesionales archivemos.  la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público. lo que es más importante. que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los teóricos de la Archivística.Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición:  El archivo como institución.  los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras. Francisco: "Los inicios de la archivística española y europea". El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo. para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico. no hay que olvidar las otras acepciones. y el servicio o utilización documental. persona revestida de fe pública. La Archivística. tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad. según Troche y Zúñiga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros". gozando por ello de la fe pública que le transfiere a la institución. Madrid. La Archivístíca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta. 6-1. Como conjunto orgánico el archivo es un producto.C. que implica totalidad. Revista General de Información y Documentación. bien conservado. 1996. provistos de “fe pública”. la practica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo. universitas. 143 . la consolidación del principio de procedencia. globalidad.. 1. aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. fundamentalmente a través del Derecho Romano.  la entidad o entidades productoras. Vol. que.  el personal capacitado con formación científica y técnica. desde el primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental.M. Por otro lado. El retorno al concepto de archivo como institución. procedencia para la consideración de la Archivística como ciencia. U. juegan un papel decisivo para la consideración jurídicoadministrativa y en definitiva científica de los archivos. sino. también es obra española. 43-77. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo.

Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto”. autonómico y local. En: La Administración moderna de Archivos y el prontuario RAMP. intermedios e históricos. Los archivos tienen un 3 BAUTIER. Este cambio. que potencia científicamente los archivos históricos. Los siguientes autores españoles del siglo XX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea. En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico-administrativa. lo que les interesa es la eficacia jurídico-administrativa de las instituciones y oficinas. para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación.imprescindible de la institución archivística. que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos tiempos. la Administración en general. dentro del concepto total de archivo. de las demás instituciones públicas y privadas. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. revalorizando definitivamente. A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente. la empresa). supone la caída en picada de la función jurídicoadministrativa. y de las personas. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos. 1-2. Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. 1. Como consecuencia. 1985. Robert Henri Bautier3 1 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo. y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. H. en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas. sobre todo en el siglo XX. propia de los archivos al servicio de la Administración. de Peter Walne. llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo. los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos. paleográfico y diplomático. principalmente los derechos patrimoniales del Estado. a una institución archivística determinada: archivos de oficina. como un establecimiento de carácter científico. generalmente en los demás sistemas archivísticos. se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos. París: Unesco. que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica. surgiendo un nuevo perfil científico de archivero. aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos. 144 . Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. ante todo. La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos. Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental Por añadidura. El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas. R. la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones. dotado de preparación de tipo histórico. encargado de funciones administrativas". También surge como servicio administrativo. lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos.3. sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". El archivo como institución administrativa y no "cultural".: "La misión de los archivos y las tareas de los archivistas". recop. el poder político y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. Lo mismo sucede. necesaria para la adopción de medidas políticas y administrativas.

que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas. además de los anteriores elementos ya analizados. apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado). los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. 1. Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para finalmente.educativa. en nuestro concepto y definición de archivo. de donde en latín se deriva la definitiva Archivum. Como hemos visto. El establecimiento tiene que ser plenamente científico. Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación.doble aspecto. Está claro. También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística:  elemento estructural(depósito archivístico). cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico. como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. Con ello la sociedad se irá concientizando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa. con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos. privados. y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos.. ser puesto a disposición de los usuarios. cultural.. es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. puede variar circunstancialmente.  elementos personales de la gestión (archivemos y personal de apoyo). matizamos. la razón por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello. son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental. pero su función genuina es la administrativa y no la cultural. pero hoy el deposito documental es algo más importante. con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico. pero secundarias. con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística. ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones). de la que se desprende el origen funcional de los documentos..4. Es tan importante este elemento estructural que. social. científica. La razón ultima de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria. que representa las dos caras de una misma institución. incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. En definitiva. y  elementos utilitarios (servicio documental). constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o sitio de conservación de los documentos: como hemos visto en griego archeion. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto.  elementos científicos y técnicos (organización científica.. científico y encargado de funciones administrativas. y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio. el local y la gestión archivística profesional. La entidad productora. Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga 145 . que son dos de los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. conservación documental). No tiene que ser inmutable. Estas actividades culturales y educativas son importantes. en un principio. de empresa.

la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación. ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivística. pero también lo es en archivos. dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder.siempre un adecuado continente donde sea conservado. que gozaban de uno de los atributos públicos más preciados: el de la fe pública. los funcionarios de la Administración. aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general. si son ya totalmente accesibles. informando sobre los fondos documentales de su 146 . Por ello. Esto es fundamentalmente en bibliotecas. Los archivos. distinto para cada una de las tareas. conservación y utilización). tan sólo de conservación documental. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo. pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios. para que puedan cumplir su misión necesitan de un personal suficiente y variado. donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. 1. pues. por completo distinta a la que tenía en el pasado. después. Los archivemos. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro. sólo podían tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi. El servicio documental. que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional. la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos. debido a la misión esencialmente jurídica y científica que desempeñan.5. eran funcionarios espacialísimos. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archivemos públicos. La utilización. el derecho o facultad para crear archivos y. por tanto. Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y. es el fin último y primordial del archivo. el servicio documental. el archivo sólo podía confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza ligados por juramento. a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente. ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. totalmente pasiva. es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. sino en otras materias relacionadas con la conservación. tratado científicamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un auténtico archivo. museos y centros de documentación. organización. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico-administrativo de las actividades de los poderes públicos. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación. los archiveros. instrumento para acrecentar el poder. El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. Mientras se mantuvo el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general. al público en general. para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información. los investigadores de la Historia). quienes generan esta gestión documental.

147 . mail.. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico. dibujos. llegan hojas. Se desarrolla dentro de la entidad productora. cartas. El tiempo que permanezca en una oficina determinada. de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas. que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas. expedientes. documentos anteriores. en caso de exceder dicho plazo. planos. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histórica. es posible reformar los procedimientos para su manejo. La formación de la archivalía es:  Inductiva y “a posteriori”. correspondencia. que durante su tramitación son solo archivalía en potencia. pero dentro de la archivaría moderna. que no es sólo de tipo cultural sino de información. etc. etc. mapas. fichas. sobre el máximo tiempo que puede permanecer una actuación inmovilizada en una oficina.1. de auxilio.  Flexible e innovadora. Esta archivalía potencial puede ser abundante o pequeña. 2. pre-archivística. mensuras.2. circulares.  en cambio un proceso de tribunales puede durar años antes de su archivo. Segunda fase. fax. informes. depende de las necesidades de la entidad. para hacerlos más prácticos y simples. Por ejemplo:  una invitación a una reunión. de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. depende del asunto que se trate.centro. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental. que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivaría en potencia. libros. A las “Mesas de entrada”. determinan la forma y el contenido de la archivalía. se incurre en mora administrativa. se forma a partir del material que llega a una repartición o empresa. Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas. pero también personalmente. distinguimos tres fases: 2. Las finalidades y método de trabajo de una entidad. estados contables. expedientes. pasada la misma se archiva. oficios. agregar hojas de informe. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales. nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad. el carácter del asunto y el sistema o método de las actividades internas y relaciones externas de la institución. tanto del personal como del centro en general.  el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la repartición hasta que se jubila. Archivo intermedio. etc. Según su naturaleza puede ser: libro diario. con consecuencias jurídicas para quien haya hecho retención indebida o premeditada de una documentación) 2. Sin esta voluntad de servicio. La primera fase. actas. a través de la ayuda directa a los investigadores.

que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. 3. museos y centros de documentación  Por otro. ese material o archivaría concreta. juristas. archiveros. etc. habiendo cumplido sus efectos. considerado probatorio. dividiendo el documento de archivo en dos clases: • de naturaleza exclusivamente jurídica. convirtiéndose en archivalía. producto de la imaginación. es decir. o no. Archivo definitivo. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo. Sevilla: Diputación Provincial. La materia prima de los archivos son los documentos. Incluso podemos reducir aún más el concepto. instrumento fehaciente.  Son lo que consideramos documento de archivo. En un sentido muy amplio y genérico. de uso concreto. Son los llamados también archivos temporales o en depósito. 148 . documento es un objeto corporal producto de la actividad humana. Luis: "Concepto de documento". En este ultimo caso esa archivaría. se realiza en una sección de la entidad que los produjo y/o en los archivos históricos. ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores. informativas y científicas. pasa a esta segunda etapa administrativa. por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. pasara a tener una importancia cultural. La conservación definitiva del material de archivaría. siempre entendidas como testimonio. artísticas. y habrá que definir su conservación definitiva. Se transformará así en fuente de información científica en documento histórico. 1983. en “Archivística. Sin embargo transcurrido un tiempo. que tuvo en las dos primeras fases una importancia práctica. 31. musicólogos. bibliotecarios. 4 NÚÑEZ CONTRERAS. generalmente identificados con los documentos administrativos. diplomáticos.Cuando el material ya ha cumplido su función inmediata. por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. que engendran derechos y obligaciones. cédula de identidad o permiso de conducir). aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (por Ej. documentalistas. fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad. la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos:  Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas. en mérito a su importancia. Estudios básicos”. significación o probanza jurídica o administrativa. deja de ser útil. quedando en función administrativa como material de consulta. P. en este ultimo caso con la autorización correspondiente se expurga o se elimina.3 Tercera fase. 2. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo.

sin conocimiento de su procedencia orgánica.. El documento único. información y continuidad de gestión'. (Madrid. carece de este sentido. que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales. de carácter auténtico.. 6 149 . Por esto. y el principio de procedencia. textual o gráfica. públicas o privadas. objetivo e imparcial. en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica. El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. sonora.. tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico. producido. 5 DICCIONARIO de Terminología Archivisstica. conservado integro en forma origina indivisible. Ministerio de Culttura. esencialmente administrativo y/o jurídico. (que enumeraremos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productos:  (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial. en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/lo administrativos y conservado como prueba. De aquí se derivan los principios generales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación:  el carácter seriado de los documentos. (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). 3. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. en lenguaje natural o codificado.2. atendiendo a todos sus caracteres externos e internos. en imagen o electrónica). El documento de archivo como testimonio. Fe pública. oral o escrita. 1993). por tanto. generado en cualquier fecha.   3. de forma automática y espontánea.." Esta definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva. seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada.. manuscrita o impresa.1. Contenido jurídico.. interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado). Definición de documento de archivo. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. objetivos y.• y de naturaleza administrativa.. (Caracteres internos): . generalmente en ejemplar único. forma o soporte (fónica. recibido y acumulado. aislado. . (Relación con la entidad productora): . verídicos o fehacientes.  el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental. su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo.. En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora. de acuerdo con unas características de tipo material y formal. en cualquier lenguaje. . así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos. auténticos.

y no una finalidad literaria. como Lodolini7. solemnes. consideró siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico. piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica. auténtico. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público. Una de las características del documento de archivo. Principios y problemas. Es decir. 3. que a simple vista parece confundirse. ya no exclusivamente patrimonial del soberano. el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política. que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano. paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible. imparcial. Si aceptamos la teoría de algunos que. de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio. frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre. depositario de la fe pública. Por ello. la fuerza y los intereses de la Monarquía. es decir el documento de archivo. Los documentos son testimonio e información y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. económica y cultural de la sociedad. confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. 150 . Traducción de Mercedes Costa Paretas. y no sólo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder. según el Derecho Romano es su condición de fe pública La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos. Madrid: ANABAD. es tan antiguo como la misma escritura. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica. A partir del siglo XII con la recuperación paulatina del Derecho Romano. para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad. Esta es la principal garantía frente a las falsificaciones. principalmente en relación con las ciencias históricas. El poder.3. para alcanzar valor como fe pública. 1993. 257. en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. Como testimonio jurídico. Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general. se da paso a los documentos privados. hasta finales de la Edad Moderna. Todos los documentos 7 LODOLINI. con valor probatorio. Elio: Archivistica. y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano). formado por documentos sueltos. La doctrina archivística y jurídica. junto a los documentos públicos. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo.La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica. llegándose a una utilización general y común de la documentación. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente. social.administrativo. sino también de nuevo para los súbditos. se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos. se va llegando. Al concepto de archivo como tesoro. incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. podemos concluir que el documento testimonial. Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. administrativa.

Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos. haya documentos con vicios que afecten y deformen la información. audiovisuales. Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente). Objetividad. sin añadir elementos de crítica. por lo tanto. como el Archivo General de Indias. por ejemplo. Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional. y debe ser siempre probada científicamente. fotográficos. social. 3. principalmente de carácter histórico. sonoros. mecanografiados. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística. por tanto. informan sobre algo. los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Sin embargo.5. con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos. solo auténtico) y. sino que es garantía de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero. En general muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial. autenticidad. de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación. fehacientes. generalmente 151 . Pero sólo el documento de archivo es fehaciente. subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). De ahí la nota fundamental que puede atribuírselas y que es la objetividad. el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. producto y testimonio de una gestión. el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado. es decir. se eleva también el papel del archivo como fuente de información. No sólo informa. auténtico e imparcial. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos. en el testimonio más fidedigno de la vida política. el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. son incalculables. Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre. Pero es más. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo. por contener elementos falsos e inexactos. evaluación y valoración de los documentos. garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. electrónicos. 3.dan noticia de algo.4. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública. testimoniales y. En definitiva. y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. y se emite en folios o en piezas sueltas.. El documento de archivo es único e irrepetible. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual. económica y administrativa. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo. pública o privada. son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles. originalidad.. constituye testimonio científico. los archivos. Con la seguridad del acceso final a la documentación aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso. con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. probatorios y de carácter jurídico y administrativo.

1993. La doctrina elabora unas premisas ineludibles. un vínculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. en originales múltiples. reimpreso en Scritti archivistici. como eslabón de una cadena. en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. 1970.en grafía manuscrita.47-55. por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público. De su carácter seriado. 6' ed. London: 1948. una de las características fundamentales del documento de archivo. Es lo que el inglés Jenkinsor11 denomina "interdependencia". la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. artificial de algunos depósitos documentales. no estando siempre depositados en un archivo. en ArchiW. como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. al estar producidos por un mismo organismo administrativo. En este caso. o a lo menos se altere y desnaturalice". Podríamos decir que hay familias de documentos. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. The English archiwst. el italiano Cencetti10. Año V N° 141 y146 y 177-185. 8 HEREDIA HERRERA. aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos. Madrid. sin embargo pueden estar también de forma aislada. 1937. A new profession. Bibliotecas y Museos. 9 VELASCO Y SANTOS. se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado. Sevilla. sobre todo. 10 CENCETTi. 134. El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos. o integrados en colecciones. rúbricas y sellos?8 3. aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental. fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado.6. en Revista de Archivos. Antonia: Archivística GeneraL Teoría y práctica. no natural y. Hilary. 7-13. estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. pues. Conviene advertir no obstante que. 11 JENKINSON. aclara en el siglo XX. p. y sólo puede ser vivificado por el 'concepto de relación'. Pero esta es forma atípica. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno. Esta noción de conjunto. Existe. y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes. IV. . que desmontadas y separadas carecen de sentido. Rorna. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. Miguel: "Sobre la organización de archivos". de los archivos administrativos. p. Si se trastoca el "orden suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo. implica que un documento “regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía". por lo tanto. 152 . 1875. La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. Diputación. ¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes. Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ". y no es la usual de los verdaderos archivos y. Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen. Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas. principalmente del carácter seriado.

Pero en nuestros días los archivos no solo contienen “documentos escritos”. o el destinatario del documento. en cumplimiento de sus funciones o fines. La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto. 4. reprógrafo. comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo. imágenes satelitales. mapas. audiovisual. croquis.Habría que explicar. LA ARCHIVALÍA El contenido esencial de los archivos. grafico (dibujos. nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos. científicos y culturales. palabra que comenzó a utilizarse en México. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. pero que tienen valor como fuente histórica. fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia. El documento de archivo no puede estar nunca aislado. en cualquier tipo de soporte. pero que aún no tiene su plena aceptación por el Diccionario de la Lengua Castellana. Si guardamos tan sólo los expedientes de concesión.) multigrafiado. planos. en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural. este termino es “Archivaría”. y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto.7. tradicionalmente fueron los documentos. llamándoseles en algunos casos documentos históricos. jurídicos. conservándose parcialmente como colecciones. Estos documentos llamados históricos. ordenadas o desordenadas. para denominar el contenido o material que custodian los archivos. 153 . que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o por alguna finalidad práctica. eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de becas. de aquí que haya surgido la necesidad de buscar otro termino. y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. sonoro. lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. etc. 3. los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades. Por Archivaría entendemos todo el material escrito. La archivaría puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas. Gran parte de la archivalía de los últimos dos siglos se ha dispersado. Por ello. además de las colecciones externas a los archivos. quizás. que ya venimos utilizando en estas notas. La persona o entidad que produce el documento. que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión realizada con las atribuciones debidas para ello.

En nuestra época el término documento tiene significados generales y especiales:  Comúnmente en la vida práctica. 5. salarios. etc.). sino que estos soportes son auxiliares o acompañan a los productos principales. en este caso es inmaterial. documenta y testimonia el cumplimiento de la producción. Sus productos son las leyes cuya vigencia va más allá del momento que se promulga. la archivalía. Relación con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivaría hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos:  Los hechos son manifestaciones de la vida humana. de relativa permanencia.  Un hecho es la composición de un libro.1. tributos. Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles. realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. Sin embargo. cintas o discos. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivaría). aún en nuestros días. 154 . Los subproductos o productos auxiliares. Ejemplos:  En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar. materiales. el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia. la estatua o la película los productos que tienen cierta permanencia. En una fábrica de automóviles. El producto los automóviles productos materiales directos. Siendo el libro. Implican lo realizado en el tiempo “real. no tienen permanencia y son irreproducibles. El hecho es trabajo para producir ganancias.4. en muchos casos. etc. disco. en relación a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagaré o una letra) que garantiza una obligación pecuaria. (archivalía)  En estas relaciones la archivalía auxiliar. papelería administrativa de costos.  Los productos. derechos. son los planos. son elaboraciones humanas. impuestos. la elaboración de una estatua. El producto. espirituales o culturales. convocada un día y hora determinado. la constituye la documentación escrita. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte más cuantiosa de la archivaría de un archivo.  De acuerdo a esto la archivalía es un producto en soporte papel u otro material (cinta. Ejemplos: Un hecho es una sesión de la una cámara legislativa. o la filmación de una película. gestionar y fallar un pleito.

relatos. microfilmadas. también documentos históricos. Documento diplomático. que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes. desde el punto de vista archivístico.  Escritos: hay un gran número de piezas documentales. contratos. como la de personas sin esta actuación.  Cartas. testimonian los derechos y detallan las obligaciones. Documentos históricos. Con el tiempo se transforman en fuentes históricas y ofrecen a la investigación datos jurídicos e institucionales. Floriano Cimbreño lo define como “supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica. responde a un estilo personal. reglamentos. sentencias. entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de allí toma el nombre de diplomático). Entre los instrumentos jurídicos se incluyen: las leyes.  Desde el punto de vista de la archivología. y que formula o redacta sin intencionalidad histórica. por que garantizan una faz legal.  Actas: significan la relación escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunión. tanto sea de personas que influyeron en la vida pública o intelectual de una época y un lugar. oficial o privada. 5. si bien guarda ciertas formas. La correspondencia epistolar. etc.  Los instrumentos: en la vida práctica tienen un valor jurídico. por lo general. interesa considerar el concepto “documento” desde tres aspectos: diplomático. que no tienen un nombre genérico y se los designa comúnmente como escritos. pero en este último grupo se incluyen documentos públicos y privados que los diplomatistas no consideran. estatutos. la archivaría cartográfica. Los documentos diplomáticos son. diplomas de estudio. y el material gráfico y fotográfico. En los estudios sobre el medioevo. En algunas disciplinas. resoluciones. pero.  Los documentos diplomáticos pueden clasificarse en: instrumentos. a la historia como fuente primordial o directa”. por lo tanto reproducen las características internas y externas. partes. formularios. el material sonoro. que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas  Tratar un hecho o negocio jurídico. sirve. memorias. escritos contables. se utiliza la denominación “documento” de acuerdo a las necesidades científicas. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales:  Ser producido por una entidad institucional u orgánica  Haber sido redactado con determinadas fórmulas internas. 5. Ellos son: informes. histórico y documentalista. decretos. Dentro de los documentos históricos. 155 . con la precaución de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto.1. certificaciones. designaciones. conviene incluir las reproducciones (fotográficas. actas. etc. También se incluyen en esta categoría. que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. son propias del estudio histórico o literario. cartas y escritos. La correspondencia privada entra plenamente en la categoría de documento histórico. fotocopiadas.2. no obstante. escaneadas) que son copias de los originales.

oficios. El mapa como producto directo. que tienen fines comerciales o culturales. impresos o manuscritos. monedas. a los negocios. etc. aquellos producidos en gran numero de ejemplares. no son archivaría aunque puedan tener valor histórico. que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre. inventarios.  Documentos referidos a datos sobre administración pública o privada. como restos escritos. En consecuencia aplicando este criterio. en gran número de ejemplares. grabados. los cuales se archivan junto con otra documentación producida por esos estudios militares. correspondencia de todo tipo. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostración 7.  Objetos naturales: rocas. plantas. películas. rutas de comunicación. ¿Cuando pueden ser considerados como archivalía los mapas y planos? Para responder a esta cuestión debemos recordar que se ha considerado como archivalía a la producción auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos. que no son propiamente archivaría. permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo. etc. publicaciones periódicas.Los documentos históricos tienen ciertas semejanzas con la archivaría. Este parentesco entre archivaría y documentación histórica. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito.. utensilios. es archivaría cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional. hay materiales de distinta índole. El plano. los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografía u otros temas. partituras de música y similares.1. que aunque puedan tener interés cultural o histórico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivaría. desde el punto de vista de la documentología el documento. mapas. defensivas o estratégicas. Sin embargo. que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre. armas. en el mismo caso de los anteriores. o sea el conjunto de los materiales que comúnmente constituyen los “archivos” y colecciones.  Documentos gráficos: grabados. discos fonográficos.. 156 . animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos. listados. Finó y Luis Hourcade “información” como “todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca”. Desde el punto de vista de la archivaría. los documentos pueden agruparse de la siguiente manera:  Documentos bibliográficos propiamente dichos: libros. reprógrafos y sonoros. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. copias digitales. folletos. por Ej..  Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm. para conocimiento de ciudades. notas. donde se han marcado operaciones ofensivas. 6. expedientes. J. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA Ya hemos anticipado que la archivaría es una rama de las ciencias de la documentación. salvo que cumplan determinadas condiciones: 7. depende del concepto de información. etc. Mapas y planos. insumos. Considerado así. etc. hechos por una casa editorial o institutos geográficos. no son archivalía. fotografía documental o digital.

Material reproductivo y sonoro. Películas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares. produjo un cambio singular en el material de archivalía. grafística. diarios. Hoy se debaten nuevos soportes de información basados en la potencialidad técnica de la informática. En líneas generales se habla de tres soportes de información:  PRIMERA ÉPOCA. autobiografías. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz. Oficialmente en. por medio de discos. Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgación). etc.. Este material reprógrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivalía y de los documentos de los cuales se vale el historiador. memorias. material sonoro. del movimiento (película cinematográfica) e inclusive la voz viva. placas. si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. fotografías de personas. fundamentalmente en el siglo XX. La evolución tecnológica del siglo SS. etc. películas.  Cartas privadas. que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura.En cambio son material de archivalía los planos producidos en oficinas y empresas. películas. algunas filmaciones. en caso de conflicto bélico. cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos 50 años. lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. producidos inclusive con fines propagandísticos. cinta. diques. pinturas fotografías. ferrocarriles. etc. de aspectos o personalidades del país Impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina. donde la voz del emisor. usados como elementos aclaratorios. 7. En el Archivo General de la Nación se conservan. con mediciones matemáticas de terrenos. fotografías. Después de la escritura. partieron de la captación instantánea de la imagen (la fotografía sustituyo al dibujo). con soportes diferentes al papel. edificios. a los que los sepan interpretar. Todo este grupo de material conforman las bases de información de la investigación. puede convertirse en documento histórico. suelen considerarse Documentos Históricos:  Fotografías. basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra.. papiro. para transmitir un mensaje  SEGUNDA ÉPOCA. Los microfilms.  Dibujos. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgación masiva o cultural. pergamino o papel  TERCERA ÉPOCA. 157 . Ágrafa o prehistórica cuyo soporte era generalmente el dibujo o símbolos en roca. Igual que los planos realizados en litigios judiciales. Son archivalía también los planos de las oficinas de catastro. comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional.  Mapas. así como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas. pinturas e impresos raros. Ej. soportes magnéticos e informática. dibujos. cintas magnetofónicas. Una cinta magnetofónica o una filmación tomada en un juicio. que adquieren luego valor histórico. que dicen. grabados. película. se transforma en símbolos gráficos. o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante.2. placas. para construir obras públicas (calles. tablillas de barro o madera. El avance de la técnica. Forma parte de la archivaría. este archivo. en la película sonora y la informatización (compact disk). planos. indirectamente. Es archivalía las fotografías colocadas por la policía a expedientes.

ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios:  Por entidades productoras de documentación  Por el tipo de material que guardan  Por otros criterios: cronológicos.8. contando además con un Archivo General de la Nación y Archivos Históricos en provincias y jurisdicciones districtales.CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS 158 . o constitucionales. El Dr. por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial. DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A. dependiendo estos dos últimos. En los países hispanoamericanos la división suele seguir el criterio de la organización constitucional de los estados.A. Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificación para los archivos argentinos: DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES PUBLICOS ORGANISMOS AUTARQUICOS ECLESIASTICOS PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES -INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES . temáticos.

y es la utilizada normalmente. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO.  Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero  Letra cursiva. tablilla encerada. concretamente para la civilización occidental de alfabeto latino. No le interesa el documento aislado o individual. piedra. queremos dar algunas ideas generales sobre el tema  Al empezar la era cristiana.  El archivero. es la que se utiliza en los códices  Letra diplomática: a la utilizada en documentos oficiales. con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual. para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. el material de archivo o archivaría tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material. 10. estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional. 10. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayúscula y redondeada muy usada en los códices y la cursiva minúscula muy llena de enlaces y de difícil lectura. pergamino. usan la archivaría con usos prácticos o de consulta. ni determinada forma interna o externa.  Las entidades productoras. o sea: papel. pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas. ni en forma metódica como los grupos anteriores.  La archivalía también interesa a los particulares. cursiva antigua o cursiva clásica. con determinadas formas y estructura externa o interna. administradoras y empleados. en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequeña. barro. se han dado diferentes estilos de letras según el uso de la misma:  Letra libraria. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armónica. les interesa la archivaría en cuanto suministra datos para sus temas de investigación. que pueden consultarse.  A los historiadores e investigadores en general. Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. ágil. tiene un trazado rápido. pero no con carácter científico.  Los diplomatistas. esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora. Como hemos venido expresando. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografía europea. relacionada con la vida de la entidad productora. que la usan con el fin de comprobar sus derechos. toma la archivalía como un conjunto creado de una manera orgánica. También toda escritura utiliza un tipo de símbolo. a partir del VI se vuelve tosca y descuidada  159 . llamada mayúscula cursiva. etc. ni determinados asuntos como tales. llamado letra. Pero en un breve apartado. metal. papiro.9.

la gótica cursiva tiende a redondear sus formas. con inclinación a la derecha y casi desprovista de nexos. en los escritos notariales. llamada también humanística.  En el siglo XII.   Desde mediados del siglo XIV. A principios del siglo VI. casi sin nexos. la letra procesal. redondeadas. 160    . Se distinguen dos tipos: la gótica redonda. que es totalmente minúscula con letras independientes. a pesar de la dificultad de lectura. pero llena de abreviaturas. una adaptación de la anterior utilizada en escribanías y ámbitos judiciales. y otra cursiva. que es clara. en dos formas: una redonda de producción libresca. la letra visigótica es reemplazada por la Carolina. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gótica. casi sin nexos. que llega hasta el siglo XIII. la cursiva minúscula da origen en España a la letra visigótica. se origina la letra procesal. esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas. aumenta nexos entre letras. más angulosa y de uso librario. llegando hasta el siglo XVI. se introduce en España la llamada letra Itálica. empleada preferentemente en la escritura de documentos. al no levantar la pluma del papel a lo largo del renglón. y la gótica cursiva. se empeora enlazando una palabra con otra. bastarda o bastardilla. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla. En el siglo XVII. que dará origen a los caracteres de imprenta. como reacción contra la procesal. más descuidada y usada para documentos. Es una letra de las llamadas caligráficas. A partir del siglo VIII. En el siglo XV. dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV. regular.

La ch y la x tenían. facienda = hacienda. de las cuales nos limitaremos a las más frecuentes en la documentación de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de América. estas normas estaban vinculadas a las letras: c. ph. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas. ss. el uso de la letra itálica desplaza a la procesal en el uso oficial. La q y la y tenían un uso más amplio que el actual. La i y la u tenían un oficio doble. de vocal y de consonante. 2. también se empleaba la doble l. Letras castellanas. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia 161 . machina= maquina. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso. hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo. en algunos casos. Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tenía sonido de “k” : cherubín= querubín. diferente a la letra “ll”. poco a poco. Veamos ejemplos:     La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada “cedilla”. A mediados del siglo XVII. Ejemplo facer= hacer. Pagina de la Biblia de 42 líneas impresa en letra gótica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10. sin formación en paleografía. se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. th. Quien trabaja con documentos manuscritos. sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. Antiguas letras castellanas y abreviaturas.

se utilizaron desde la antigüedad. triunpho = triunfo. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos. La q se empleaba también delante de ua y de uo: quando =cuando. Ysabel = Isabel. como en las de contracción o mixtas. luego su empleo se redujo notablemente hasta su extinción. Dr. etc. Prof. ciertas palabras en las que. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio. 3. se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensión. Hellesponto = Helesponto. Según el tipo de escribiente. etc. La u tenía oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. SMFV 162  2. Como ejemplo de los segundos. Texas. los escribanos y amanuenses recurrían a las abreviaturas y al engarce de palabras. fueron muy usados antes del siglo XV. como las letras sobrepuestas. confusión de rasgos. uno doble parecido al de la k o la seguida de s. sustituida por su figura gráfica Abreviaturas por suspensión o apócope. aunque forme parte de un apellido. Mojos. curva o mixta. Tejas.        Se escribía con ll. que es el que actualmente posee. pero también suelen verse en minúscula. SSS. para expresar el sonido de f: philosophía = filosofía. uniones de letras. La letra ss. Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas. Marcello = Marcelo. en que se representa una palabra solo por la letra inicial. QBSM. La th. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economía de espacio. aparecía en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor . y otro sencillo y fuerte idéntico a la j : México. Moxos. se usaba en muchas palabras. Pueden ser:  Generales: se limitan al punto o a la línea ya sea esta recta.. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos: 1 Signos abreviativos. El punto se emplea todavía y es actualmente el único signo general de abreviación: Dn. siguiendo la practica del latín. Las abreviaturas. etc. a la griega o a latina. Pollux = Poluc. o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin él.. Sr. predominaban unas u otros. La línea fue el signo más empleado para indicar que una palabra estaba abreviada. no obstante. se empleaba en palabras como thesorero= tesorero. caída totalmente en desuso. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Méjico. Especiales. Suplían una letra o un grupo de letras. Generalmente escritas con mayúscula.. o determinados signos para representar ciertas palabras. Gallia = Galia. Las letras ph. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar. quota= cuota. frecuentemente hallamos la palabra cruz. thecho = techo. también caída en desuso. indicándose esta suspensión mediante un signo general de abreviación. . se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila. Buenos Ayres = Buenos Aires. diremos que en los registros notariales o protocolos. Son aquellas en las que se omite una o más letras al final de una palabra. asentir = asentir.

fotografía. buena ortografía.  La R mayúscula. que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos. 3. La reproducción facsimilar (fotocopia. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga. escaneado. palabra. pt. La neografía. Tiene por objeto la reproducción exacta del contenido del documento. [¿]  Cuando en el documento figuren anotaciones marginales.  La ortografía del documento debe respetarse en la trascripción. Para la trascripción de documentos anteriores al descubrimiento de América. 10. Técnicas de trascripción documental Hoy contamos con diversas formas técnicas de reproducción de originales. pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa. dificultades para su comprensión y aprovechamiento. y aún cuando lo hiciese. arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV.1. según sus resultados en dos tipos de versiones:  Paleográfica o Neográfica. Por lo general en los ámbitos académicos se aceptan las siguientes normas:  Todo numero. o de impresión artesanal o con baja tecnología. (Majestad). [ayer]. microfilm. (parte) 4. fotocopia. Es el caso en que se omitan letras intermedias. se requiere una gran prolijidad. especialmente los generados en territorios americanos.  Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles. Las técnicas de trascripción pueden dividirse. (Ej. estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. ya que tiene ese valor. y como ñ si es posterior. n con u) ni mayúsculas con minúsculas. con las características formales que le son propias. puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo. el lector no experimentado tendría. (alguna) gral. pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fácil y correcta los datos que aporta la fuente. letra o signo que agregue quien realiza la trascripción debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] . es conveniente que mantengan esa ubicación en la trascripción. pero también las finales: Mgt. muchas veces. existen normas generales y uniformemente aceptadas. No obstante en algún momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir.3. Es conveniente aclarar que: La paleografía. un documento generalmente manuscrito. evitando su deterioro por manipulación. no así para los posteriores a esta fecha. Para realizar ese trabajo de trascripción. las escrituras posteriores a esa fecha. Mixtas. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. cuando aparece como inicial de palabras comunes.Por contracción o síncopa. en todo o en parte. (general) dro (derecho) 5. A los fines prácticos. 163 . vírgula. y una caligrafía que no permita confundir una letra con orea. scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad.  Modernizada o actualizada 10. o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr  La letra n con un signo general de abreviación (raya. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripción facsimilar o por su trascripción.

theniente. Cuando se hubiera omitido el tilde de la ñ. etc. Las omisiones involuntarias del escribiente.3. se agregan entre corchetes y guiones.u. pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre paréntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente. se conservara así en la trascripción: ques. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. Ayres. San Juan----Las palabras con que el escribiente cubrió un espacio que había dejado en blanco. ph. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan. ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. subrayando las letras embebidas implícitas. se transcriben entre guiones: -Córdoba. etc. deste. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. v. etc. muger. subrayándolas [-General-] Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. th. subrayándolo (. o por manchas. -marzo de 1834 10. Si la preposición que aparece fusionada con la palabra siguiente. La acentuación del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas. se transcriben entre paréntesis y guiones (.1.                      Deben conservarse las grafías: f. j. questa. Phelipe.: para. para indicarlo: señor Las mayúsculas y minúsculas deberán usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente.----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente. x. g. colocándolas entre corchetes. della. dixo.me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre paréntesis y guiones. cuando es una frase u oración. con un signo de interrogación al final [-----. enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas.y los testigos -).. se indican mediante guiones Señor gobernador de ----. DVQUE. deberán separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripción total o parcial de una palabra. por rotura del papel. se transcriben: cuando es una sola palabra entre paréntesis y corchetes. se trascriben al pie de página con la inscripción: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]). Las palabras o frases restadas (tachadas). 164 . seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autógrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N. y. pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu]. deberá subrayarse esa letra en la trascripción. en el texto ([gobernador]). En el caso en que no pueda leerse una o más letras o palabras. desta. verdad. Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogación entre corchetes: dejóle [?]. en todos los casos: fecho. La contracción de la preposición de con la palabra siguiente se conservará en la trascripción: del. Saauedra.

Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. La ortografía se actualiza en todos los casos. Una firma autógrafa no rubricada se indicara transcribiendo únicamente las palabras que la componen. Las palabras testadas o tachadas. 25. La ñ sin tilde y la n con un signo general de abreviación sobrepuesto se transcriben como ñ 23. La puntuación del documento deberá adaptarse a las normas actuales. dl por del . 26. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente. impertinentes [?]. Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. La y con función copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. Manuel Belgrano [rubrica] 33. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. J. M del Carril 34. Se actualiza el uso de la h 13. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente. Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. como letras indescifradas se supone que existen.-----. 21.Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. 27. salvo cuando la segunda sea el articulo el. deberán unirse. no se transcriben. Todas las abreviaturas y siglas.[?] 35. 12. se transcriben separadas. esta deberá ser restituida. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas. se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. Ej.--. Ej. con un signo de interrogación al final [---. p r = por.------?] 31. Cuando las contracciones afectan a nombres propios. Cuando no puedan interpretarse una o más letras o palabras se colocaran tantos guiones. que no sean de tratamiento. 28. Elobjetivo se trascribe: el objetivo. Por tanto: 10. 19. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirán en la trascripción. 24. EJ. Si un vocablo al juntarse con la preposición en perdió su vocal inicial. 20. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse. @ por arroba. 29. La v con valor vocálico se transcribe por u 16. 22. La y con valor vocálico se transcribe por i 17. colocándolas entre corchetes. La R mayúscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. En la trascripción modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleográfica o neográfica para indicar la modernización del texto. 11. La u con uso consonántico se trascribe por v 15. 165 . sin ninguna aclaración 32. deben desarrollarse. 36. 30. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. La contracción de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras. Cuando la conjunción o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. 18. seguido de un signo de interrogación entre corchetes: --. de el sujeto se transcribe: del sujeto.-. Si se considera dudosa la interpretación total o parcial de una palabra. se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido. se agregará a continuación de esta un signo de interrogación entre corchetes.

elaborados por el personal de la institución. un reglamento de consulta de sus fondos documentales. o por solicitud escrita  Acceso a formas de reproducción por parte del investigador. que son los mejores auxiliares de la institución. por ello debe ser tratado con el respeto que merece. fotográfica o microfilmada. El investigador por su parte tiene en su formación técnica específicas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su información. directa. de estas normas. que por lo general se refieren a:  Horarios de consulta  Formas de acceso a la documentación. que no hemos tenido en cuenta o que no conocíamos. o por lo menos la serie que vamos a consultar? 166 .3. 1. ya hemos visto que es un archivo. pues en algunos casos nos proporcionará la “pista” de alguna serie o documento existente. 11. que ha seleccionado y que documentación y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inéditas consultadas. en su primera visita. pero es interesante que hagamos una breve referencia. inicia el trabajo de archivo.37. Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos. es una de las tareas más interesantes del historiador. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigación. generalmente. 11. En consecuencia el investigador deberá informarse. a ¿Cuando? ¿Que? Y ¿Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. tienen reglamentaciones de consulta. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el “objeto de investigación”. Esto implica que la institución cuente con servicio de fotocopias. en algunos casos hay verdaderos documentalistas. cuando ha agotado la investigación bibliográfica. a través de personal. duplicación por escáner. Así como los costos de los documentos reprógrafos 13. Auxiliares de apoyo heurístico. se indicaran mediante cuatro guiones: ---11. sea de relevamiento o de investigación. En este punto es cuando está preparado para enfrentar productivamente la búsqueda y el hallazgo de “fuentes” que puede convertir en “datos” efectivos para su demostración Los archivos. El historiador. que además de custodiar la documentación. El trabajo de archivo. por regla general. 2. EL TRABAJO EN ARCHIVO. personal especializado o con “oficio” por muchos años de trabajo y material heurístico de apoyo. Los espacios dejados en blanco por el escribiente. etc. Normas de consulta Toda institución oficial tiene. Personal de archivo. autorización para uso personal de computadora portátil o máquina fotográfica personal. ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es ¿Qué tipo de auxiliares heurísticos posee la institución. y en consecuencia “sabe” que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hipótesis. generalmente son entidades organizadas.

Sin descartar que un dato no buscado. debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea. generalmente suelen estar agrupados en  Libros.Los auxiliares heurísticos es la documentación que se produce en la institución archivística. pueda hacer girar su hipótesis teórica y tener que reformularla. obligadamente.  Descriptores. etc. en base al análisis del documento. cronológicas. o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas. que son funcionales para su organización. caja. generalmente con cargo al consultante. departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares físicos donde están las series o documentos. para organizar. y registrar datos primarios y secundarios.) según como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro. nos dan una idea general de caudal documental. ordenar y localizar la documentación que en ella se conserva. el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hipótesis. quien se enfrenta a una masa documental. 167 . Un archivo puede organizar su caudal documental según diversos criterios. bibliorato etc. temáticas.  12. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. consulta y recuperación. Cuando las unidades documentales están encuadernadas  Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos  Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras  Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas características temáticas o morfológicas comunes. puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones)  Sistemas informáticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo. organizarla. que no siempre son adecuados para nuestra búsqueda. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivalía tiene que tener. Estos auxiliares heurísticos pueden asumir distintas formas:  Inventarios: simple enumeración de las unidades de un fondo que tiene el archivo  Guías (alfabéticas. por índice de emisor. una idea muy clara de lo que viene a buscar. divisiones. con normas establecidas. Estos pueden asumir distintas topologías de organización: cronológicos. Estos. que le permitan volver a ubicar la fuente. allí es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. por características externas.  Documento: es la unidad mínima de un repositorio. Como ya hemos dicho. temáticos. Por orea parte. cuyo uso se realiza a través de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura común a todos los archivos. sea para consultarla. y no nos cansamos de repetir. los archivos también tienen servicios a usuarios remotos. por materia de origen de documentación.

tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar.1. 12. serie) Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación).1.1. 12. etc.2. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. ofrezca una descripción de las mismas. es aconsejable la “planilla de relevamiento” que permite ahorrar tiempo y espacio. Fundamentalmente debe dominar las técnicas de relevamiento y de trascripción. sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento. mas de una serie de un mismo archivo. El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento.  Para su utilización práctica (ver modelo 2 sugerido). Es conveniente la ficha individual de relevamiento. en numero de carillas. Planilla general de relevamiento. sala. destinatario. esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicación del documento.1. Ficha individual de relevamiento. integrados por elemento diversos y de variada procedencia (más de una institución de archivo. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento.  Extensión del documento. respectivamente)  Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos)  Resumen de su contenido (emisor. de acuerdo a contenidos. de acuerdo al objeto de investigación.reproducirla o citarla. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. para los que es difícil al principio encontrar un denominador común. El fichaje de relevamiento. 168      . Para su utilización práctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen:  Su localización (repositorio o archivo. destinatario. sala. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogéneos.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente. documentos de archivo y diarios o revistas. Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronológico. serie)  Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localización (repositorio o archivo. que permita una rápida y clara locación de las piezas documentales que se van encontrando y que. de un mismo tema u objeto. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. fechas o protagonistas. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia. material documental combinado con otras fuentes por Ej. de un solo repositorio o archivo. a la vez. respectivamente) Datación del documento (lugar y fecha de emisión del documento) Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12.

Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogéneo. SUPRIMIENDO artículos y preposiciones.  Ficha de remisión o relacionante con otros materiales de la investigación.  Ficha de trascripción del dato que queremos extraer sea esta total. para lo cual habrá que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final. por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como información. por ser estos en los que realizaremos las prácticas.2. Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento. como imprescindibles. que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. en las fichas. para nuestra investigación. del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigación. Esta ficha permite también utilizarla como:  Ficha de resumen del documento. que con el avance del relevamiento estén contenidos o más explicitados en otros documentos. dejando el fotocopiado o duplicación documental para una instancia final. ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ 169 . por el contrario es ahorrar tiempo y costos. pues es muy frecuente. Ejemplos: ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales. en numero de carillas.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones.  Ficha de datos ajenos al tema. 12. o que no tiene todavía auxiliares heurísticos elaborados. con formato Paleográfico-Neográfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripción bibliográfica)  Ficha de observaciones personales. no es tiempo adicional de la investigación. Es aconsejable dejar constancia. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento Este relevamiento individual. para señalar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografía. aunque generales están aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos. pues muchas veces. este relevamiento. Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12.  Así mismo esta ficha sirve de carátula a los duplicados de la documentación que hemos seleccionado.  Extensión del documento. Características de localización  REPOSITORIO. aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigación.1. Denominación general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigación. parcial o mixta. que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos.

existen varias series: i. es la que se ubica en la parte inferior del lomo. permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposición del material. el elemento individualizante. La más reciente y correlativa. En caso frecuente de no existir más de una sala conviene denominarla como 0 (cero).2. estos están constituidos por el elemento contenedor. como en la mayoría de los archivos provinciales.2. En caso que haya más de una sala. estamos indicando que dentro de la institución se ha realizado una diferenciación de documentos.) vii. Cajas de recopilación (Gobierno. que se encuentran independientes al resto del material de archivalía. Ejemplo en el Archivo Histórico y Administrativo de la provincia de San Juan. en su mayoría están encuadernados en Libros. Copiadores de leyes y decretos vi. etc. Originales ii. Archivo de decretos v. posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliación de ambientes. Copiadores iii. Economía. Obras públicas. y el número de carillas que abarca. desde libros a cajas y carpetas. Pues suele suceder que las instituciones archivística incorporen documentación y con el tiempo tengan más de una sala.ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN. Por lo tanto en todos los casos esa será la nomenclatura que utilizaremos. Dirección General de Escuelas iv. por lo general. Ejemplo. autoral. son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas. En el Archivo Histórico y Administrativo de San Juan.  Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie. SERIE.  Libros. Datos de individualización del documento: Se entienden por “datos de individualización” aquellos elementos referenciales que permiten una localización posterior del documento. 170 . Si se utilizan la serie Documentos Originales estos. Archivo gráfico  12. en cuyo interior se encuentra la unidad documental. en adelante: AEASJ  SALA. Misceláneas. Los mismos se encuentran identificados con un número localizado en el lomo de la encuadernación (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes épocas). para indicar la situación en el momento de la consulta. Cuando nos referimos a este rubro. por que poseen una unidad temática. están suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. Esta denominación 0. Fondo de tribunales viii. encontramos varias formas de contenedores. de procedencia o cualquier otra característica específica que las determina como diferentes.

. en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo.(folio o fecha) para indicar Copia de Notas....f. AHASJ. como unidades cuando tienen un solo folio.Ministerio de Gobierno. de Notas y de Decretos. f. AHASJ. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ.Ej. para indicar Copia de Decreto o Resolución según corresponda.  Folio. L. 234. deberá iniciarse citando la carilla inicial y final del documento. –N. AHASJ. en consecuencia cada folio comprende dos carillas.(folio o fecha). Caja 29. Caja 22. en consecuencia se considerará en este ítem el número de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar..Decretos. Para ello utilizaremos la denominación folio. se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita. o como documento o legajo. legajo 24. 234.. f.. o comience en el reverso no foliado de la hoja. L. : Libro 234.. Ej. f.C. separados por una barra. O su abreviatura L. 23 vta. Libro Copiador de 1887. en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio. L. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados. hay que indicarlo del siguiente modo: Ej. deberá buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos... Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del número de fotocopias que necesitaremos para obtener un cálculo de costos y seleccionar por orden de importancia. Ministerio de Obras Pública.C. o su abreviatura: L. cuando tienen varios folios. –N-. L. folio 12 AHASJ. Ej. 234. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)  Cajas o capetas. fs. 234. en estos casos hay que individualizar el documento con precisión. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 –Notas. Documento 23. folio 2  Numero de Carillas. En todos los casos en que trabajemos con libros. pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida. O su abreviatura L. 23/ 34  Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento.. En el caso de copiadores: hay de dos tipos. incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca.  Cuando el documento referenciado conste de dos o más folios. localizados por años. 345 También en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Dirección General de Escuelas. cuales son los fundamentales. 25 AHASJ. 171 .

3.  Cuando trabajamos con borradores de correspondencia. Se entiende por datación de fecha. no constaren expresamente en el documento. el día. por ejemplo. Pueden darse casos especiales:  El caso que el año se encuentre indicado por una frase.12. o “Tercero de la Independencia”. . Ejemplo: 1813 (?) 12.4. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento. en este caso (1819).2. Pero hay casos de excepción.  Datación de lugar. de acuerdo al tipo de documentación que se consulte.: (San Juan) /Valle Fértil/  Datación de fecha. Cada investigador establecerá. a su temática.  En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento. las características básicas con que va a ordenar su documentación. en muchos casos no esta indicado el lugar. damos como ejemplo las siguientes categorías descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGÍA CATEGORÍA Original ABREVIATURA OR 172 . debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o paréntesis. “Noveno de la Libertad”. pero como en el caso anterior (de lugar). en este caso puede reconstruirse el mismo por la función o el cargo de la persona que redacta el documento. al igual que en leyes o decretos. Se trata de establecer el lugar geográfico donde ha sido producido el documento a relevar  Cuando se trata de Actas la datación se encuentra al principio o al final del documento. colocando a continuación un signo de pregunta entre paréntesis. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto. pueden encontrarse también en el final o en el cuerpo del documento. A los efectos orientativos. deberá intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia. contenido.  En caso que algunos elementos de la datación temporal. indicándose con el paréntesis que la fecha esta reconstruida. etc. o remitido el documento. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos están vinculados a la descripción de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificación valorativa de las piezas documentales. deberá traducirse al año en que corresponda. Datación del documento. o sea al lugar geográfico de procedencia del documento relevado. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisión del documento. En este caso el elemento reconstruido deberá ser subrayado.2. autoría. Ej. mes y año en que fue redactado.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIÓN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAÑO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1 ¼ ASPECTO CARACTERÍSTICAS INTERNAS CATEGORÍA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisión Constitución Convenio Convención Cédula Circular Capitulación Contrato Convenio Comunicado CATEGORÍA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaración Demanda ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM 173 .

o sea a quien va dirigido el documento. También llamado extracto. o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar  El destinatario. es el que se escribe en el cuerpo de la ficha.5. sin necesidad de tener que reconsultar la fuente. Resumen de su contenido. 174 . Es importante que en ella consignemos:  El emisor.  El tema central. redactar una breve reseña que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa.CARACTERÍSTICAS INTERNAS Guía Instrucción Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nómina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificación Proyecto Proveído Parte Presupuesto Proclama Recibo Relación Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario GUÍA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM 12. especificando cargo o rango. debe consignarse una reseña del documento que permita identificarlo y obtener datos. según el encabezamiento.2. este puede ser:  Un extracto. en especial si se trata de referencia secundaria.

significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8.. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicación fotocopiada. “. • En estos casos deberán observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos. y cerrar comillas. caen en el despotismo. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un párrafo.cuando los hombres llevados por sus pasiones..” (2) • Omisión de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras. Que por su importancia veremos seguidamente. se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta). 175 . corresponde: abrir comillas. Conviene utilizar la trascripción cuando: El documento no pueda ser reconsultado. así como indicar el folio donde esta la frase asentada. • Cuando la fuente constituya por su estilo y construcción una frase directa. instituciones.. registrando nombres de personas. sin llegar al punto final del mismo. en defensa de nuestra integridad territorial” (7) • • • Omisión de la primera parte del párrafo: en este caso se abren comillas. Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. se transcribe la frase de nuestro interés hasta el punto final y se cierran las comillas. gráfica o una figura estéticamente expresada.” (8 vta. La trascripción documental. elegante.. o sea “a la vuelta”  Las trascripciones pueden ser: • Párrafo completo: al transcribir un párrafo completo debe abrirse comillas. “Al tener noticias de los últimos movimientos del General Oribe. colocar tres puntos suspensivos para indicar que el párrafo sigue.3. transcribir y cerrar las comillas: “Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz.  12. en caso de ser solo unos pocos párrafos de lo que nos interesa de la fuente.) • Omisión de la última parte del párrafo. (7 y vta) significa que el párrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina. ordené levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos. detalles de lugares o datos numéricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripción. • Cuando la cita corresponda al reverso del folio. • Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. transcribir. olvidan el bien común de los pueblos.

su trabajo pierde todo valor científico.. no siempre esta será inmediata. teniendo en cuenta las normas anteriores. en consecuencia. pues esto facilitará la localización del original en caso que haya cambiado de lugar físico el repositorio.. no fue ajeno al trabajo a domicilio. 176 . condiciones de trabajo en la industria del calzado [.“El presidente acogió mis palabras en la forma más cortés que podría esperar [. A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicación en otra oportunidad. llevándose por delante la “patria colonial” y el orden oligárquico cuando se ha dado con un caudillo con espíritu de pueblo. en consecuencia si estas no existen.3 y vta”.. IMPORTANTE. agregando al final de cada párrafo y luego del cierre de comillas la página de donde se ha trascripto el párrafo: “El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX...” (5 vta. y el archivo tenga medios técnicos o autorice la foto duplicación del mismo.. aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa húmeda. que tienen la importancia de servir de sustento a la demostración de sus hipótesis. o sus iniciales. es sobre todo el estanciero. sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones. pero ello no puede quedar librado a la memoria. y los agregados se dejan sin encomillados. y como mínimo el año en que fueron realizadas..] 2000 máquinas [. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigación.” (3) “.] 2354 obreras ocupadas. Este hecho no se da siempre en el interior del país. debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado.. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales. se procede según las normas indicadas..”. (8 vta) • Entresacado de párrafos.. debe tener presente que esta penado por ley sustraer o dañar el patrimonio publico. 12.. Por tanto se sugiere:  No marcar con papel ni adhesivos los documentos.. “A veces es estrepitoso y revolucionario.4. “El caudillo de la primera mitad del siglo XIX. Acciones a seguir con este documento. que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo”.5. es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripción del nombre. El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas únicas e insustituibles. indicando en forma resaltada “FOTOCOPIAR TODO” o “FOTOCOPIAR F.8 % del personal son mujeres. es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la acción.” (9) 12..] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la república” (12) • Trascripción con intercalación de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripción textual.. Autor y fecha del relevamiento.) “En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57.. En el caso que las necesidades de nuestra investigación nos obligue a seleccionar solo algunos párrafos de una pieza o un legajo documental.

a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores.  Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza. necesidad de clarificar los conceptos. marcadores ni biromes en los documentos o sus copias. Aurelio.  Antes de retirarse. pues el papel soporte de la información. o a la Dirección cualquier alteración o falta de folio que advierta. suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fácilmente. UNC. pues un trazo firme puede traspasar el papel y dañar el documento. ni realizar trazos con lápiz. Barcelona Bibliograf. No tildar. Edición ampliada en preparación. Normas auxiliares de referenciación y fichaje. Barcelona. Manual de Archivología Hispanoamericana. ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. FERNÁNDEZ. tinta. 2004 ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO 177 . Francisco.  Respetar las normas de préstamo y consulta de la institución BIBLIOGRAFÍA TANODI. devolver los elementos consultados a la persona responsable del préstamo. San Juan.  No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos. 1987 AMAT NOGUERA. Remedios.  Guardar silencio durante la consulta. p. Técnicas Documentales y Fuentes de Información.  Comunicar al encargado de la sala de consulta. Archivo y documento de archivo. En “Anales de Documentación”. colocar señales visuales. 103120 GIRONES. N°2. 1994. FUSTER RUIS. 1999. Córdoba. Isabel. Nuria. Archivística.

140 .

............................... ACCIONES...................................................................................................................................................FECHA....................MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal........... 141 REPOSITORIO.... CARACTERISTICAS EXTERNAS.................... .......................................................................................................................................... Puede hacerse en tamaño menor o usarse doblada para archivar.................. TEMA O TITULO.............................................................................................CARILLAS..... o servir de portada a fotocopias......................................................................................................................................................... para realizar anotaciones...................................................... EMISOR...................................................................................................................................................................................................................................................................................... EXTRACTO............................................................................................................. DATACION: LUGAR.................................. con sus datos y cuerpo........................................................................................................................................ RELEVADOR......................... ..................................................................................... DESTINATARIO......................................................................................... resumen o transcripcio.................................... ................................................................................................................................................................................................................................................................. CARACTERISTUCAS INTERNAS........................................................................ LOCALIZACION..................................FECHA................................................................................................. ..... .........................

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