UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFÍA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIÓN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significación y definición de Archivo 1.2. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institución administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivística. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definición de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico. 3.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial. 3.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 3.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALÍA 4.1. Relación con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomático 5.2. Documentos históricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Técnicas de trascripción documental 10.3.1. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurístico. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Características de localización 12.2.2. Datos de individualización del documento: 12.2.3. Datación del documento
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12.2.4. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripción documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
“A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, artes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: Archi ... ¿qué? ". Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignoran social ante una profesión tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba (España). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-¡Adiós, don Jozé! ". Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la profesiones más noble de España, pregunta a su vecino de mesa: '¿Eze, ¿quien ez? ". Y ante la respuesta de “el archivero”, responde el genial matador: "-iOzú, hay gente pa tó!” El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañando Archi ... ¿qué? El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás Disciplinas de la Documentación.” 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivología trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formación, cuyos fines, funciones, y división, esta conectada a las ciencias de la Documentación. La palabra “archivo” deriva del griego “archeión] que”αρχηειον” [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero también sede ] o sea el magistrado o persona “que manda”. En ”αρχηονdonde reside el “archon” [ el “ αρχηει⌠ν”, que en latín deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolución del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visión general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivística, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en “Análes de Docimentación” . Revista General de Información y documentación. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivaría y finalmente daremos una breve idea sobre la archivología o Archivística y su ubicación dentro de las ciencias de la documentación y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose con extrañeza Archi... ¿qué? 1.2 Significación y definición de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones:  .Edificio especialmente destinado a conservar la archivalía.  El local inmueble o edificio, que dentro de una institución, se usa para conservar la archivarla.  El mueble o “fichero” donde se conservan carpetas o piezas documentales  Institución que conserva la archivara, de una o más entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivaría.  El material como tal, es decir la archivaría.  La carpeta en que guardamos documentación afín en una computadora En términos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO:  Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.  La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.  El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. " Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten éstos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depósitos archivísticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservación y difusión documental; y colaboradores técnicos,

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Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas),  una gestión archivística (recogida, organización conservación) y  un servicio documental (utilización).
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Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia). Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".2
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TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y 142

la consolidación del principio de procedencia. bien conservado. U.  el personal capacitado con formación científica y técnica.  el depósito o local del archivo. universitas. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta. Revista General de Información y Documentación. también es obra española. Por otro lado.2. fundamentalmente a través del Derecho Romano. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico. globalidad. Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza otros autores puede verse en FUSTER RUIZ. fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano. 6-1. Vol. pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución donde los profesionales archivemos.  la entidad o entidades productoras. sino. Madrid.. La Archivística. desde el primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental. no hay que olvidar las otras acepciones. persona revestida de fe pública. 143 . 1. la practica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo. juegan un papel decisivo para la consideración jurídicoadministrativa y en definitiva científica de los archivos. lo que es más importante. para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países. que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los teóricos de la Archivística. tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad. 1996. según Troche y Zúñiga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros". 43-77. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo. A lo largo de la historia de los archivos la legislación. aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. Como conjunto orgánico el archivo es un producto. y el servicio o utilización documental. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público.M.  los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras.Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición:  El archivo como institución. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos. igual que la calidad del archivero. El retorno al concepto de archivo como institución. gozando por ello de la fe pública que le transfiere a la institución.C. provistos de “fe pública”. que. según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas. que implica totalidad. procedencia para la consideración de la Archivística como ciencia. Francisco: "Los inicios de la archivística española y europea".  la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. La Archivístíca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos.

En: La Administración moderna de Archivos y el prontuario RAMP. intermedios e históricos. dotado de preparación de tipo histórico. que potencia científicamente los archivos históricos. aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos. generalmente en los demás sistemas archivísticos. necesaria para la adopción de medidas políticas y administrativas. los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos. llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo.3. propia de los archivos al servicio de la Administración. A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente. 144 . Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental Por añadidura. en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas.imprescindible de la institución archivística. surgiendo un nuevo perfil científico de archivero. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos. a una institución archivística determinada: archivos de oficina. El archivo como institución administrativa y no "cultural". y de las personas. paleográfico y diplomático. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. París: Unesco. Como consecuencia. de Peter Walne. lo que les interesa es la eficacia jurídico-administrativa de las instituciones y oficinas. 1985.: "La misión de los archivos y las tareas de los archivistas". supone la caída en picada de la función jurídicoadministrativa. En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico-administrativa. sobre todo en el siglo XX. que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. dentro del concepto total de archivo. Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto”. Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos. revalorizando definitivamente. La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos. autonómico y local. la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones. que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos tiempos. ante todo. Los archivos tienen un 3 BAUTIER. sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". como un establecimiento de carácter científico. la empresa). principalmente los derechos patrimoniales del Estado. se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos. Este cambio. la Administración en general. encargado de funciones administrativas". de las demás instituciones públicas y privadas. Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental. Lo mismo sucede. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas. 1. También surge como servicio administrativo. 1-2. R. Robert Henri Bautier3 1 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo. y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos. recop. H. Los siguientes autores españoles del siglo XX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea. el poder político y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación.

Como hemos visto. apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado). No tiene que ser inmutable. Con ello la sociedad se irá concientizando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa. incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto.. con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística. y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos. pero su función genuina es la administrativa y no la cultural. con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico. son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental. pero hoy el deposito documental es algo más importante. como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. 1. cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico. con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos. puede variar circunstancialmente. de empresa. es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio. La entidad productora. en nuestro concepto y definición de archivo. que representa las dos caras de una misma institución. También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística:  elemento estructural(depósito archivístico). científico y encargado de funciones administrativas. La razón ultima de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria. En definitiva. en un principio. matizamos.  elementos personales de la gestión (archivemos y personal de apoyo).  elementos científicos y técnicos (organización científica. Estas actividades culturales y educativas son importantes. el local y la gestión archivística profesional.. que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas.4. además de los anteriores elementos ya analizados. y  elementos utilitarios (servicio documental). la razón por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello..educativa. El establecimiento tiene que ser plenamente científico. constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o sitio de conservación de los documentos: como hemos visto en griego archeion. privados. Está claro. conservación documental). de la que se desprende el origen funcional de los documentos. ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones). de donde en latín se deriva la definitiva Archivum. Es tan importante este elemento estructural que. pero secundarias. social. cultural.doble aspecto. que son dos de los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga 145 . científica. ser puesto a disposición de los usuarios. Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para finalmente. Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación..

Por ello. siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivística. a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico-administrativo de las actividades de los poderes públicos. quienes generan esta gestión documental. 1. el derecho o facultad para crear archivos y. informando sobre los fondos documentales de su 146 . instrumento para acrecentar el poder. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archivemos públicos. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios. es el fin último y primordial del archivo. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. organización. totalmente pasiva. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y. El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia.siempre un adecuado continente donde sea conservado. el servicio documental. ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios. la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación. sino en otras materias relacionadas con la conservación. dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder. eran funcionarios espacialísimos. para que puedan cumplir su misión necesitan de un personal suficiente y variado. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional. Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. debido a la misión esencialmente jurídica y científica que desempeñan. los investigadores de la Historia). al público en general. para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado. aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general. por tanto. los funcionarios de la Administración. La utilización. Esto es fundamentalmente en bibliotecas. pero también lo es en archivos. los archiveros. donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos. después. Los archivemos. el archivo sólo podía confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza ligados por juramento. que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información. pues. que gozaban de uno de los atributos públicos más preciados: el de la fe pública. es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro. ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. sólo podían tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi. Mientras se mantuvo el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general. para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. El servicio documental.5. conservación y utilización). distinto para cada una de las tareas. museos y centros de documentación. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación. si son ya totalmente accesibles. tan sólo de conservación documental. por completo distinta a la que tenía en el pasado. Los archivos. tratado científicamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un auténtico archivo. pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible.

que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivaría en potencia. pero dentro de la archivaría moderna. informes.centro. libros. que durante su tramitación son solo archivalía en potencia. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales. distinguimos tres fases: 2. 2. expedientes. 147 . determinan la forma y el contenido de la archivalía. etc. se incurre en mora administrativa. depende de las necesidades de la entidad. llegan hojas. A las “Mesas de entrada”. Sin esta voluntad de servicio. el carácter del asunto y el sistema o método de las actividades internas y relaciones externas de la institución. Las finalidades y método de trabajo de una entidad. cartas. oficios. etc. Archivo intermedio. de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. La formación de la archivalía es:  Inductiva y “a posteriori”. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histórica. es posible reformar los procedimientos para su manejo. de auxilio. tanto del personal como del centro en general. de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas. agregar hojas de informe. en caso de exceder dicho plazo. documentos anteriores.1. correspondencia. dibujos. estados contables. mensuras. a través de la ayuda directa a los investigadores. Según su naturaleza puede ser: libro diario. que no es sólo de tipo cultural sino de información. Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas. sobre el máximo tiempo que puede permanecer una actuación inmovilizada en una oficina. actas. pre-archivística. depende del asunto que se trate. mapas. Esta archivalía potencial puede ser abundante o pequeña..  Flexible e innovadora. que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas. con consecuencias jurídicas para quien haya hecho retención indebida o premeditada de una documentación) 2.2.  en cambio un proceso de tribunales puede durar años antes de su archivo. planos. etc. circulares. pasada la misma se archiva. fax. fichas. Por ejemplo:  una invitación a una reunión. Segunda fase. se forma a partir del material que llega a una repartición o empresa. para hacerlos más prácticos y simples. expedientes. El tiempo que permanezca en una oficina determinada. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico. pero también personalmente. Se desarrolla dentro de la entidad productora. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental. La primera fase. mail. nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad.  el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la repartición hasta que se jubila.

habiendo cumplido sus efectos. que tuvo en las dos primeras fases una importancia práctica. que engendran derechos y obligaciones. instrumento fehaciente. juristas.3 Tercera fase. En un sentido muy amplio y genérico. ese material o archivaría concreta. artísticas.Cuando el material ya ha cumplido su función inmediata. Incluso podemos reducir aún más el concepto. 148 . que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. pasara a tener una importancia cultural. es decir. Son los llamados también archivos temporales o en depósito. por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. se realiza en una sección de la entidad que los produjo y/o en los archivos históricos. Archivo definitivo. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (por Ej. 3. por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. diplomáticos. producto de la imaginación. informativas y científicas. La conservación definitiva del material de archivaría. Estudios básicos”. siempre entendidas como testimonio. Se transformará así en fuente de información científica en documento histórico. deja de ser útil. Luis: "Concepto de documento". etc. en “Archivística. La materia prima de los archivos son los documentos. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos:  Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas. En este ultimo caso esa archivaría. bibliotecarios. P. pasa a esta segunda etapa administrativa. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo. documento es un objeto corporal producto de la actividad humana. 2. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. documentalistas. en este ultimo caso con la autorización correspondiente se expurga o se elimina. o no. considerado probatorio. museos y centros de documentación  Por otro. 4 NÚÑEZ CONTRERAS. de uso concreto. Sevilla: Diputación Provincial. cédula de identidad o permiso de conducir).  Son lo que consideramos documento de archivo. generalmente identificados con los documentos administrativos. fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad. la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas. 31. y habrá que definir su conservación definitiva. en mérito a su importancia. ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores. convirtiéndose en archivalía. musicólogos. quedando en función administrativa como material de consulta. Sin embargo transcurrido un tiempo. archiveros. dividiendo el documento de archivo en dos clases: • de naturaleza exclusivamente jurídica. significación o probanza jurídica o administrativa. 1983.

. objetivos y. generado en cualquier fecha. De aquí se derivan los principios generales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación:  el carácter seriado de los documentos. Ministerio de Culttura. 6 149 .1...2. de acuerdo con unas características de tipo material y formal. que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales. información y continuidad de gestión'.. por tanto. esencialmente administrativo y/o jurídico. en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica.. (Caracteres internos): . en lenguaje natural o codificado.   3. El documento de archivo como testimonio. auténticos. generalmente en ejemplar único. atendiendo a todos sus caracteres externos e internos. 3. de carácter auténtico.. (que enumeraremos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productos:  (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. Contenido jurídico. así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. sonora. en cualquier lenguaje. en imagen o electrónica). y el principio de procedencia.. en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/lo administrativos y conservado como prueba. su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. . aislado. En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora. El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico.. recibido y acumulado. carece de este sentido. seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. manuscrita o impresa. forma o soporte (fónica. conservado integro en forma origina indivisible. 1993). Fe pública. (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). públicas o privadas. como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada.  el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental. producido. objetivo e imparcial." Esta definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva. . sin conocimiento de su procedencia orgánica. textual o gráfica. (Madrid. Definición de documento de archivo. 5 DICCIONARIO de Terminología Archivisstica. interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado).• y de naturaleza administrativa. El documento único. (Relación con la entidad productora): . oral o escrita. verídicos o fehacientes. de forma automática y espontánea. Por esto.

confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. 1993.La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica. formado por documentos sueltos. 257. en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio. con valor probatorio. para alcanzar valor como fe pública. Traducción de Mercedes Costa Paretas. A partir del siglo XII con la recuperación paulatina del Derecho Romano. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica. 3. Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. Los documentos son testimonio e información y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente. y no sólo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder.administrativo. Elio: Archivistica. como Lodolini7. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público. La doctrina archivística y jurídica. y no una finalidad literaria. ya no exclusivamente patrimonial del soberano. frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre. es decir el documento de archivo. que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano. sino también de nuevo para los súbditos. que a simple vista parece confundirse. llegándose a una utilización general y común de la documentación. Como testimonio jurídico. se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos. según el Derecho Romano es su condición de fe pública La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos. auténtico. podemos concluir que el documento testimonial. consideró siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico. hasta finales de la Edad Moderna. El poder. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. Por ello. la fuerza y los intereses de la Monarquía. imparcial. Madrid: ANABAD. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. junto a los documentos públicos. y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano). es tan antiguo como la misma escritura. Esta es la principal garantía frente a las falsificaciones. incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. Al concepto de archivo como tesoro. se da paso a los documentos privados. solemnes. 150 . Es decir. depositario de la fe pública. Si aceptamos la teoría de algunos que. para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad.3. Principios y problemas. Todos los documentos 7 LODOLINI. el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política. económica y cultural de la sociedad. administrativa. social. piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica. principalmente en relación con las ciencias históricas. paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible. se va llegando. Una de las características del documento de archivo. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo. Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general.

son incalculables. El documento de archivo es único e irrepetible. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial.. de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación. en el testimonio más fidedigno de la vida política. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública. En general muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. audiovisuales. es decir. generalmente 151 . testimoniales y. Pero es más. el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. electrónicos. fotográficos. garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa. por contener elementos falsos e inexactos. evaluación y valoración de los documentos. principalmente de carácter histórico. producto y testimonio de una gestión. por tanto. con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos.4. como el Archivo General de Indias. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo. informan sobre algo. los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles. Con la seguridad del acceso final a la documentación aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso. Sin embargo. los archivos. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual. fehacientes. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos. al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica. y se emite en folios o en piezas sueltas. los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. probatorios y de carácter jurídico y administrativo. No sólo informa. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. originalidad. Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre.5. constituye testimonio científico. por ejemplo. 3. mecanografiados. sin añadir elementos de crítica. pública o privada. 3. Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente). sino que es garantía de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero. por lo tanto. Objetividad. En definitiva. solo auténtico) y. autenticidad. De ahí la nota fundamental que puede atribuírselas y que es la objetividad.. social. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística. auténtico e imparcial.dan noticia de algo. se eleva también el papel del archivo como fuente de información. y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. económica y administrativa. haya documentos con vicios que afecten y deformen la información. subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos. el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. y debe ser siempre probada científicamente. sonoros. el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado. Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional.

en ArchiW. en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. Madrid. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. principalmente del carácter seriado. aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos. Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. A new profession. De su carácter seriado. Hilary. 134. artificial de algunos depósitos documentales. Si se trastoca el "orden suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo. y no es la usual de los verdaderos archivos y. aclara en el siglo XX. con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado. . sobre todo.en grafía manuscrita. Existe. Miguel: "Sobre la organización de archivos". pues. o a lo menos se altere y desnaturalice". 8 HEREDIA HERRERA. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 6' ed. 11 JENKINSON. en Revista de Archivos. una de las características fundamentales del documento de archivo. 1937. y sólo puede ser vivificado por el 'concepto de relación'. rúbricas y sellos?8 3. En este caso. Es lo que el inglés Jenkinsor11 denomina "interdependencia". o integrados en colecciones.6. como eslabón de una cadena. 152 . p. 1993. 9 VELASCO Y SANTOS. se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. p. al estar producidos por un mismo organismo administrativo. IV. La doctrina elabora unas premisas ineludibles. implica que un documento “regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía". Esta noción de conjunto. 10 CENCETTi. en originales múltiples. Diputación. estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. Pero esta es forma atípica. 1970. La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ". Podríamos decir que hay familias de documentos. 1875. Bibliotecas y Museos. El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos. de los archivos administrativos. condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado. no estando siempre depositados en un archivo. y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes. no natural y. que desmontadas y separadas carecen de sentido. un vínculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. por lo tanto. Antonia: Archivística GeneraL Teoría y práctica. Rorna. Año V N° 141 y146 y 177-185. Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas. 7-13.47-55. Conviene advertir no obstante que. aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental. la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. sin embargo pueden estar también de forma aislada. ¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes. unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. London: 1948. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno. Sevilla. por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público. el italiano Cencetti10. The English archiwst. reimpreso en Scritti archivistici.

La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto. Gran parte de la archivalía de los últimos dos siglos se ha dispersado. El documento de archivo no puede estar nunca aislado. pero que aún no tiene su plena aceptación por el Diccionario de la Lengua Castellana. este termino es “Archivaría”. audiovisual. lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. 153 . nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. croquis. imágenes satelitales. Estos documentos llamados históricos.7. grafico (dibujos. ordenadas o desordenadas. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de becas. La persona o entidad que produce el documento. conservándose parcialmente como colecciones. pero que tienen valor como fuente histórica. LA ARCHIVALÍA El contenido esencial de los archivos. 3. además de las colecciones externas a los archivos. y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto. etc. que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos. La archivaría puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas.Habría que explicar. jurídicos. Por ello. 4. que ya venimos utilizando en estas notas. de aquí que haya surgido la necesidad de buscar otro termino. reprógrafo. quizás. mapas. palabra que comenzó a utilizarse en México. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural. que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o por alguna finalidad práctica. tradicionalmente fueron los documentos. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo. eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas. sonoro. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador. científicos y culturales. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. planos. en cumplimiento de sus funciones o fines. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión realizada con las atribuciones debidas para ello. Si guardamos tan sólo los expedientes de concesión. en cualquier tipo de soporte. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos. llamándoseles en algunos casos documentos históricos. y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades. Por Archivaría entendemos todo el material escrito. para denominar el contenido o material que custodian los archivos.) multigrafiado. los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades. Pero en nuestros días los archivos no solo contienen “documentos escritos”. o el destinatario del documento.

4. Siendo el libro. la constituye la documentación escrita. gestionar y fallar un pleito. se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagaré o una letra) que garantiza una obligación pecuaria. realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. 154 . materiales. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte más cuantiosa de la archivaría de un archivo. en este caso es inmaterial. aún en nuestros días. espirituales o culturales.  De acuerdo a esto la archivalía es un producto en soporte papel u otro material (cinta.). Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles. son los planos. son elaboraciones humanas. en relación a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. la archivalía. tributos. documenta y testimonia el cumplimiento de la producción. salarios. Ejemplos:  En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar. o la filmación de una película. de relativa permanencia. Sus productos son las leyes cuya vigencia va más allá del momento que se promulga. Los subproductos o productos auxiliares. Sin embargo. etc. Relación con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivaría hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos:  Los hechos son manifestaciones de la vida humana. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivaría). En nuestra época el término documento tiene significados generales y especiales:  Comúnmente en la vida práctica. papelería administrativa de costos. disco. convocada un día y hora determinado. el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia.1. no tienen permanencia y son irreproducibles.  Los productos. El hecho es trabajo para producir ganancias. cintas o discos. 5. la estatua o la película los productos que tienen cierta permanencia. (archivalía)  En estas relaciones la archivalía auxiliar. sino que estos soportes son auxiliares o acompañan a los productos principales. en muchos casos. derechos. Ejemplos: Un hecho es una sesión de la una cámara legislativa. El producto los automóviles productos materiales directos. la elaboración de una estatua. El producto. Implican lo realizado en el tiempo “real. impuestos.  Un hecho es la composición de un libro. etc. En una fábrica de automóviles.

Con el tiempo se transforman en fuentes históricas y ofrecen a la investigación datos jurídicos e institucionales. sirve. actas. sentencias. que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes. fotocopiadas. resoluciones. desde el punto de vista archivístico. microfilmadas. Floriano Cimbreño lo define como “supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica.  Los documentos diplomáticos pueden clasificarse en: instrumentos. formularios. conviene incluir las reproducciones (fotográficas. 5. contratos. son propias del estudio histórico o literario. que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas  Tratar un hecho o negocio jurídico. con la precaución de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto. estatutos. la archivaría cartográfica.  Los instrumentos: en la vida práctica tienen un valor jurídico. En algunas disciplinas. entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de allí toma el nombre de diplomático). pero. También se incluyen en esta categoría.1. interesa considerar el concepto “documento” desde tres aspectos: diplomático. decretos. por lo tanto reproducen las características internas y externas. el material sonoro. testimonian los derechos y detallan las obligaciones. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales:  Ser producido por una entidad institucional u orgánica  Haber sido redactado con determinadas fórmulas internas. también documentos históricos. como la de personas sin esta actuación. oficial o privada. que no tienen un nombre genérico y se los designa comúnmente como escritos.  Escritos: hay un gran número de piezas documentales. Los documentos diplomáticos son. por que garantizan una faz legal. histórico y documentalista. y el material gráfico y fotográfico. etc. 5. memorias. responde a un estilo personal. Dentro de los documentos históricos.  Desde el punto de vista de la archivología. se utiliza la denominación “documento” de acuerdo a las necesidades científicas. no obstante. La correspondencia epistolar. Documentos históricos. y que formula o redacta sin intencionalidad histórica. que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. Entre los instrumentos jurídicos se incluyen: las leyes.2. por lo general. relatos. tanto sea de personas que influyeron en la vida pública o intelectual de una época y un lugar. escaneadas) que son copias de los originales. Ellos son: informes.  Actas: significan la relación escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunión. si bien guarda ciertas formas. diplomas de estudio. En los estudios sobre el medioevo. designaciones. reglamentos. a la historia como fuente primordial o directa”. La correspondencia privada entra plenamente en la categoría de documento histórico. cartas y escritos. Documento diplomático. etc.  Cartas. 155 . escritos contables. certificaciones. partes. pero en este último grupo se incluyen documentos públicos y privados que los diplomatistas no consideran.

etc. Este parentesco entre archivaría y documentación histórica. insumos. mapas.  Documentos gráficos: grabados. que no son propiamente archivaría. listados. en el mismo caso de los anteriores. ¿Cuando pueden ser considerados como archivalía los mapas y planos? Para responder a esta cuestión debemos recordar que se ha considerado como archivalía a la producción auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos. armas. inventarios.  Documentos referidos a datos sobre administración pública o privada. publicaciones periódicas. grabados. películas. Considerado así. defensivas o estratégicas. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito. fotografía documental o digital. que aunque puedan tener interés cultural o histórico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivaría. copias digitales. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. reprógrafos y sonoros. etc. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA Ya hemos anticipado que la archivaría es una rama de las ciencias de la documentación. los documentos pueden agruparse de la siguiente manera:  Documentos bibliográficos propiamente dichos: libros. folletos. desde el punto de vista de la documentología el documento. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostración 7..Los documentos históricos tienen ciertas semejanzas con la archivaría.. El mapa como producto directo. Sin embargo. permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo. como restos escritos. salvo que cumplan determinadas condiciones: 7. Mapas y planos. notas. monedas. los cuales se archivan junto con otra documentación producida por esos estudios militares.  Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm. Desde el punto de vista de la archivaría. hay materiales de distinta índole. etc. rutas de comunicación. depende del concepto de información. los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografía u otros temas. 6. El plano. 156 . es archivaría cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional. En consecuencia aplicando este criterio. Finó y Luis Hourcade “información” como “todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca”.1. etc. que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre. animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos. oficios. para conocimiento de ciudades. partituras de música y similares. discos fonográficos. utensilios. a los negocios. correspondencia de todo tipo. en gran número de ejemplares. J. expedientes. no son archivaría aunque puedan tener valor histórico. aquellos producidos en gran numero de ejemplares.  Objetos naturales: rocas. o sea el conjunto de los materiales que comúnmente constituyen los “archivos” y colecciones. no son archivalía. que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre.. plantas. que tienen fines comerciales o culturales. hechos por una casa editorial o institutos geográficos. donde se han marcado operaciones ofensivas. impresos o manuscritos. por Ej.

a los que los sepan interpretar. etc. así como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas.  Cartas privadas.2. etc. indirectamente. dibujos. Ej. grabados. puede convertirse en documento histórico. diques. Una cinta magnetofónica o una filmación tomada en un juicio. o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante. donde la voz del emisor. pergamino o papel  TERCERA ÉPOCA. Los microfilms. En líneas generales se habla de tres soportes de información:  PRIMERA ÉPOCA. Todo este grupo de material conforman las bases de información de la investigación. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgación masiva o cultural. en caso de conflicto bélico. memorias. La evolución tecnológica del siglo SS. Oficialmente en. fotografías. Hoy se debaten nuevos soportes de información basados en la potencialidad técnica de la informática. placas. etc. partieron de la captación instantánea de la imagen (la fotografía sustituyo al dibujo). este archivo. con mediciones matemáticas de terrenos. en la película sonora y la informatización (compact disk). que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura. usados como elementos aclaratorios.. Son archivalía también los planos de las oficinas de catastro. cintas magnetofónicas. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz. de aspectos o personalidades del país Impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina.  Dibujos. Películas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares. planos. En el Archivo General de la Nación se conservan. lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. soportes magnéticos e informática. del movimiento (película cinematográfica) e inclusive la voz viva.  Mapas. autobiografías. por medio de discos.. diarios. comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional. se transforma en símbolos gráficos. cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos 50 años. películas. papiro. Igual que los planos realizados en litigios judiciales. algunas filmaciones. grafística. suelen considerarse Documentos Históricos:  Fotografías. Después de la escritura. Es archivalía las fotografías colocadas por la policía a expedientes. ferrocarriles. películas. pinturas e impresos raros. que adquieren luego valor histórico. El avance de la técnica. Forma parte de la archivaría. película. 7.En cambio son material de archivalía los planos producidos en oficinas y empresas. producidos inclusive con fines propagandísticos. si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. pinturas fotografías. edificios. 157 . fotografías de personas. que dicen. para construir obras públicas (calles. Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgación). tablillas de barro o madera. con soportes diferentes al papel. produjo un cambio singular en el material de archivalía. material sonoro. para transmitir un mensaje  SEGUNDA ÉPOCA. placas. Ágrafa o prehistórica cuyo soporte era generalmente el dibujo o símbolos en roca. fundamentalmente en el siglo XX. basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra. Este material reprógrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivalía y de los documentos de los cuales se vale el historiador. Material reproductivo y sonoro. cinta.

A. temáticos. En los países hispanoamericanos la división suele seguir el criterio de la organización constitucional de los estados. DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios:  Por entidades productoras de documentación  Por el tipo de material que guardan  Por otros criterios: cronológicos. por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial. o constitucionales. contando además con un Archivo General de la Nación y Archivos Históricos en provincias y jurisdicciones districtales. El Dr. dependiendo estos dos últimos. Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificación para los archivos argentinos: DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES PUBLICOS ORGANISMOS AUTARQUICOS ECLESIASTICOS PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES -INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES .CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS 158 .8.

Pero en un breve apartado. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografía europea. tablilla encerada. el material de archivo o archivaría tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. se han dado diferentes estilos de letras según el uso de la misma:  Letra libraria.  A los historiadores e investigadores en general. les interesa la archivaría en cuanto suministra datos para sus temas de investigación.  Los diplomatistas. concretamente para la civilización occidental de alfabeto latino. barro.  Las entidades productoras. administradoras y empleados. que la usan con el fin de comprobar sus derechos. 10. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armónica. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayúscula y redondeada muy usada en los códices y la cursiva minúscula muy llena de enlaces y de difícil lectura. ni determinada forma interna o externa. papiro. y es la utilizada normalmente. con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual. cursiva antigua o cursiva clásica. a partir del VI se vuelve tosca y descuidada  159 . en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequeña. o sea: papel.  Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero  Letra cursiva. llamada mayúscula cursiva. Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. ni en forma metódica como los grupos anteriores. pero no con carácter científico. ni determinados asuntos como tales. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material. que pueden consultarse.9. toma la archivalía como un conjunto creado de una manera orgánica. También toda escritura utiliza un tipo de símbolo. tiene un trazado rápido. para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. etc. metal. Como hemos venido expresando. estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional. usan la archivaría con usos prácticos o de consulta. 10. esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora. No le interesa el documento aislado o individual.  El archivero. relacionada con la vida de la entidad productora. pergamino. llamado letra. ágil. queremos dar algunas ideas generales sobre el tema  Al empezar la era cristiana. con determinadas formas y estructura externa o interna. pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas.  La archivalía también interesa a los particulares. piedra. es la que se utiliza en los códices  Letra diplomática: a la utilizada en documentos oficiales.

dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV. bastarda o bastardilla. una adaptación de la anterior utilizada en escribanías y ámbitos judiciales.  En el siglo XII. como reacción contra la procesal. se introduce en España la llamada letra Itálica. más descuidada y usada para documentos. en los escritos notariales. A partir del siglo VIII. pero llena de abreviaturas. 160    . llegando hasta el siglo XVI. que llega hasta el siglo XIII. a pesar de la dificultad de lectura. esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas. que es clara. al no levantar la pluma del papel a lo largo del renglón. casi sin nexos. redondeadas. regular. aumenta nexos entre letras. que dará origen a los caracteres de imprenta. se origina la letra procesal. y otra cursiva. la letra visigótica es reemplazada por la Carolina. y la gótica cursiva. que es totalmente minúscula con letras independientes. la cursiva minúscula da origen en España a la letra visigótica. Se distinguen dos tipos: la gótica redonda.   Desde mediados del siglo XIV. llamada también humanística. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla. casi sin nexos. se empeora enlazando una palabra con otra. la letra procesal. En el siglo XV. en dos formas: una redonda de producción libresca. En el siglo XVII. Es una letra de las llamadas caligráficas. la gótica cursiva tiende a redondear sus formas. más angulosa y de uso librario. empleada preferentemente en la escritura de documentos. A principios del siglo VI. con inclinación a la derecha y casi desprovista de nexos. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gótica.

Antiguas letras castellanas y abreviaturas. machina= maquina. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas. poco a poco. de las cuales nos limitaremos a las más frecuentes en la documentación de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de América. Ejemplo facer= hacer. 2. el uso de la letra itálica desplaza a la procesal en el uso oficial. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia 161 . th. Letras castellanas. Quien trabaja con documentos manuscritos. La ch y la x tenían. Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. diferente a la letra “ll”. La i y la u tenían un oficio doble. facienda = hacienda. ph. estas normas estaban vinculadas a las letras: c. se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tenía sonido de “k” : cherubín= querubín. de vocal y de consonante. sin formación en paleografía. Pagina de la Biblia de 42 líneas impresa en letra gótica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10. en algunos casos. sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. ss. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso. se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo. también se empleaba la doble l. Veamos ejemplos:     La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada “cedilla”. La q y la y tenían un uso más amplio que el actual. A mediados del siglo XVII.

se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila. Tejas.. La q se empleaba también delante de ua y de uo: quando =cuando. en que se representa una palabra solo por la letra inicial. Son aquellas en las que se omite una o más letras al final de una palabra. para expresar el sonido de f: philosophía = filosofía. caída totalmente en desuso. también caída en desuso. etc. SSS. Mojos. Pueden ser:  Generales: se limitan al punto o a la línea ya sea esta recta.. Pollux = Poluc. predominaban unas u otros. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economía de espacio. sustituida por su figura gráfica Abreviaturas por suspensión o apócope. Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas. uno doble parecido al de la k o la seguida de s. SMFV 162  2. siguiendo la practica del latín. Moxos. luego su empleo se redujo notablemente hasta su extinción. Según el tipo de escribiente. Hellesponto = Helesponto. y otro sencillo y fuerte idéntico a la j : México. La u tenía oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. indicándose esta suspensión mediante un signo general de abreviación. asentir = asentir. curva o mixta. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio. no obstante. QBSM. Dr. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos: 1 Signos abreviativos. se empleaba en palabras como thesorero= tesorero. thecho = techo. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos. o determinados signos para representar ciertas palabras. Suplían una letra o un grupo de letras.. triunpho = triunfo. ciertas palabras en las que. Generalmente escritas con mayúscula. Las letras ph. El punto se emplea todavía y es actualmente el único signo general de abreviación: Dn. La línea fue el signo más empleado para indicar que una palabra estaba abreviada. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Méjico. Texas. Marcello = Marcelo. se usaba en muchas palabras. o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin él. se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensión. La letra ss. aparecía en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor . diremos que en los registros notariales o protocolos. Las abreviaturas. frecuentemente hallamos la palabra cruz. como en las de contracción o mixtas. etc. 3. La th. uniones de letras. aunque forme parte de un apellido. etc. Especiales. Buenos Ayres = Buenos Aires. se utilizaron desde la antigüedad. Como ejemplo de los segundos. pero también suelen verse en minúscula. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar. . Gallia = Galia. quota= cuota.        Se escribía con ll. como las letras sobrepuestas. fueron muy usados antes del siglo XV. Ysabel = Isabel. los escribanos y amanuenses recurrían a las abreviaturas y al engarce de palabras. que es el que actualmente posee. Prof. confusión de rasgos. Sr. a la griega o a latina.

La neografía. microfilm. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripción facsimilar o por su trascripción. Tiene por objeto la reproducción exacta del contenido del documento. (parte) 4. [ayer]. Para realizar ese trabajo de trascripción. La reproducción facsimilar (fotocopia. según sus resultados en dos tipos de versiones:  Paleográfica o Neográfica. no así para los posteriores a esta fecha. pero también las finales: Mgt. A los fines prácticos. pt. 3. en todo o en parte.  La ortografía del documento debe respetarse en la trascripción. que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos. palabra. n con u) ni mayúsculas con minúsculas. y aún cuando lo hiciese. y como ñ si es posterior. o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr  La letra n con un signo general de abreviación (raya. fotografía. se requiere una gran prolijidad. Es conveniente aclarar que: La paleografía. escaneado. (alguna) gral. las escrituras posteriores a esa fecha. 163 . buena ortografía. fotocopia. Técnicas de trascripción documental Hoy contamos con diversas formas técnicas de reproducción de originales. Es el caso en que se omitan letras intermedias. No obstante en algún momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir. muchas veces. (Majestad). estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. Mixtas. pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa. letra o signo que agregue quien realiza la trascripción debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] . con las características formales que le son propias. (Ej. Las técnicas de trascripción pueden dividirse. [¿]  Cuando en el documento figuren anotaciones marginales.  La R mayúscula. o de impresión artesanal o con baja tecnología. ya que tiene ese valor. scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad.  Modernizada o actualizada 10. evitando su deterioro por manipulación. es conveniente que mantengan esa ubicación en la trascripción.1. cuando aparece como inicial de palabras comunes. Para la trascripción de documentos anteriores al descubrimiento de América. especialmente los generados en territorios americanos. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. un documento generalmente manuscrito. el lector no experimentado tendría. existen normas generales y uniformemente aceptadas. dificultades para su comprensión y aprovechamiento. arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV. pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fácil y correcta los datos que aporta la fuente. (general) dro (derecho) 5. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga. 10.3.  Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles. y una caligrafía que no permita confundir una letra con orea. vírgula. puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo. Por lo general en los ámbitos académicos se aceptan las siguientes normas:  Todo numero.Por contracción o síncopa.

                      Deben conservarse las grafías: f. -marzo de 1834 10. questa. Si la preposición que aparece fusionada con la palabra siguiente. pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu]. se transcriben: cuando es una sola palabra entre paréntesis y corchetes. se conservara así en la trascripción: ques.u. della.----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente. se agregan entre corchetes y guiones. theniente. v. g. deste.. etc.3. subrayándolo (. Las omisiones involuntarias del escribiente. x. 164 . ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. Saauedra. th. para indicarlo: señor Las mayúsculas y minúsculas deberán usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripción total o parcial de una palabra. La contracción de la preposición de con la palabra siguiente se conservará en la trascripción: del. Las palabras o frases restadas (tachadas). como letras y espacios se supone que faltan transcribir. Ayres. Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogación entre corchetes: dejóle [?]. etc. desta. San Juan----Las palabras con que el escribiente cubrió un espacio que había dejado en blanco. ph. en todos los casos: fecho. o por manchas. se transcriben entre paréntesis y guiones (. Cuando se hubiera omitido el tilde de la ñ. subrayándolas [-General-] Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. cuando es una frase u oración.me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre paréntesis y guiones. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. y. En el caso en que no pueda leerse una o más letras o palabras. DVQUE. etc. dixo. muger. Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autógrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N. por rotura del papel. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. se transcriben entre guiones: -Córdoba. se indican mediante guiones Señor gobernador de ----. en el texto ([gobernador]). enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas. deberá subrayarse esa letra en la trascripción. j. deberán separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse. Phelipe. se trascriben al pie de página con la inscripción: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]). subrayando las letras embebidas implícitas. pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre paréntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente.1. verdad. con un signo de interrogación al final [-----. colocándolas entre corchetes.y los testigos -).: para. La acentuación del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas.

salvo cuando la segunda sea el articulo el. Cuando las contracciones afectan a nombres propios. 28. 26. Una firma autógrafa no rubricada se indicara transcribiendo únicamente las palabras que la componen. se agregará a continuación de esta un signo de interrogación entre corchetes. deberán unirse. que no sean de tratamiento. @ por arroba. 11. En la trascripción modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleográfica o neográfica para indicar la modernización del texto. se transcriben separadas. Cuando no puedan interpretarse una o más letras o palabras se colocaran tantos guiones. Elobjetivo se trascribe: el objetivo. dl por del . 19. Por tanto: 10. Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. 20. deben desarrollarse. Manuel Belgrano [rubrica] 33. seguido de un signo de interrogación entre corchetes: --. colocándolas entre corchetes. 12.Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. La R mayúscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. La ñ sin tilde y la n con un signo general de abreviación sobrepuesto se transcriben como ñ 23. Si un vocablo al juntarse con la preposición en perdió su vocal inicial. Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. Todas las abreviaturas y siglas. esta deberá ser restituida. La u con uso consonántico se trascribe por v 15. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. 29. no se transcriben. 165 .-.------?] 31. 22. La ortografía se actualiza en todos los casos.--. 27. Ej. p r = por. sin ninguna aclaración 32. La y con función copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. La puntuación del documento deberá adaptarse a las normas actuales. como letras indescifradas se supone que existen.[?] 35. La y con valor vocálico se transcribe por i 17. Las palabras testadas o tachadas. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. 30. de el sujeto se transcribe: del sujeto. EJ. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirán en la trascripción. 25. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. La contracción de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente. impertinentes [?]. con un signo de interrogación al final [---. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas. J. 36. Si se considera dudosa la interpretación total o parcial de una palabra. se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido. 18. Se actualiza el uso de la h 13. se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. Cuando la conjunción o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente. 21. M del Carril 34. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse. 24. La v con valor vocálico se transcribe por u 16. Ej.-----.

Personal de archivo. a ¿Cuando? ¿Que? Y ¿Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. En este punto es cuando está preparado para enfrentar productivamente la búsqueda y el hallazgo de “fuentes” que puede convertir en “datos” efectivos para su demostración Los archivos. que además de custodiar la documentación. 2. ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla. El historiador. que no hemos tenido en cuenta o que no conocíamos. tienen reglamentaciones de consulta. Esto implica que la institución cuente con servicio de fotocopias. y en consecuencia “sabe” que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hipótesis. generalmente son entidades organizadas.37. fotográfica o microfilmada. cuando ha agotado la investigación bibliográfica. que son los mejores auxiliares de la institución. Los espacios dejados en blanco por el escribiente. EL TRABAJO EN ARCHIVO. es una de las tareas más interesantes del historiador. pues en algunos casos nos proporcionará la “pista” de alguna serie o documento existente. autorización para uso personal de computadora portátil o máquina fotográfica personal. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es ¿Qué tipo de auxiliares heurísticos posee la institución. por ello debe ser tratado con el respeto que merece. Así como los costos de los documentos reprógrafos 13. o por solicitud escrita  Acceso a formas de reproducción por parte del investigador. duplicación por escáner. por regla general. o por lo menos la serie que vamos a consultar? 166 . sea de relevamiento o de investigación. en algunos casos hay verdaderos documentalistas. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigación.3. directa. en su primera visita. a través de personal. En consecuencia el investigador deberá informarse. que por lo general se refieren a:  Horarios de consulta  Formas de acceso a la documentación. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. de estas normas. ya hemos visto que es un archivo. elaborados por el personal de la institución. 1. Normas de consulta Toda institución oficial tiene. es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el “objeto de investigación”. Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos. inicia el trabajo de archivo. que ha seleccionado y que documentación y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inéditas consultadas. El investigador por su parte tiene en su formación técnica específicas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su información. etc. personal especializado o con “oficio” por muchos años de trabajo y material heurístico de apoyo. pero es interesante que hagamos una breve referencia. El trabajo de archivo. 11. generalmente. 11. se indicaran mediante cuatro guiones: ---11. un reglamento de consulta de sus fondos documentales. Auxiliares de apoyo heurístico.

allí es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. organizarla. sea para consultarla. en base al análisis del documento. Como ya hemos dicho. y no nos cansamos de repetir. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas. generalmente con cargo al consultante. quien se enfrenta a una masa documental. o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos. cronológicas. por materia de origen de documentación.Los auxiliares heurísticos es la documentación que se produce en la institución archivística.  Descriptores. debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea. Sin descartar que un dato no buscado. departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares físicos donde están las series o documentos. y registrar datos primarios y secundarios. que no siempre son adecuados para nuestra búsqueda. que son funcionales para su organización. etc. cuyo uso se realiza a través de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura común a todos los archivos. divisiones. que le permitan volver a ubicar la fuente. Un archivo puede organizar su caudal documental según diversos criterios. ordenar y localizar la documentación que en ella se conserva. 167 . los archivos también tienen servicios a usuarios remotos. consulta y recuperación.  12. temáticos. generalmente suelen estar agrupados en  Libros. para organizar. por características externas. nos dan una idea general de caudal documental. Estos pueden asumir distintas topologías de organización: cronológicos. por índice de emisor.) según como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro. el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hipótesis. con normas establecidas. Por orea parte.  Documento: es la unidad mínima de un repositorio. caja. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. obligadamente. puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones)  Sistemas informáticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo. Estos. una idea muy clara de lo que viene a buscar. Estos auxiliares heurísticos pueden asumir distintas formas:  Inventarios: simple enumeración de las unidades de un fondo que tiene el archivo  Guías (alfabéticas. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivalía tiene que tener. bibliorato etc. temáticas. Cuando las unidades documentales están encuadernadas  Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos  Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras  Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas características temáticas o morfológicas comunes. pueda hacer girar su hipótesis teórica y tener que reformularla.

1. destinatario. documentos de archivo y diarios o revistas. Fundamentalmente debe dominar las técnicas de relevamiento y de trascripción. fechas o protagonistas. Ficha individual de relevamiento. la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localización (repositorio o archivo. material documental combinado con otras fuentes por Ej. destinatario. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento. en numero de carillas. Es conveniente la ficha individual de relevamiento. es aconsejable la “planilla de relevamiento” que permite ahorrar tiempo y espacio. esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicación del documento.  Para su utilización práctica (ver modelo 2 sugerido). que permita una rápida y clara locación de las piezas documentales que se van encontrando y que. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente. Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronológico.  Extensión del documento. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. Planilla general de relevamiento. serie) Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogéneos. a la vez. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. 168      .2. integrados por elemento diversos y de variada procedencia (más de una institución de archivo. mas de una serie de un mismo archivo. Para su utilización práctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen:  Su localización (repositorio o archivo. de acuerdo a contenidos. El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento. etc.reproducirla o citarla. sala. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. de un solo repositorio o archivo. 12. serie)  Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). El fichaje de relevamiento. sala. ofrezca una descripción de las mismas.1. sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento. 12. para los que es difícil al principio encontrar un denominador común. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12. de acuerdo al objeto de investigación.1. respectivamente) Datación del documento (lugar y fecha de emisión del documento) Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia. respectivamente)  Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos)  Resumen de su contenido (emisor. de un mismo tema u objeto.1.

para nuestra investigación.  Extensión del documento.  Así mismo esta ficha sirve de carátula a los duplicados de la documentación que hemos seleccionado.  Ficha de trascripción del dato que queremos extraer sea esta total. por el contrario es ahorrar tiempo y costos. Es aconsejable dejar constancia. pues muchas veces.1. del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigación.2. con formato Paleográfico-Neográfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripción bibliográfica)  Ficha de observaciones personales. Denominación general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigación. en numero de carillas. Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12. Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento. para lo cual habrá que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final. parcial o mixta. SUPRIMIENDO artículos y preposiciones. Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogéneo. pues es muy frecuente. o que no tiene todavía auxiliares heurísticos elaborados.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones. como imprescindibles. aunque generales están aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos. en las fichas. por ser estos en los que realizaremos las prácticas. para señalar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografía. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento Este relevamiento individual. dejando el fotocopiado o duplicación documental para una instancia final. no es tiempo adicional de la investigación. que con el avance del relevamiento estén contenidos o más explicitados en otros documentos. por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como información. Esta ficha permite también utilizarla como:  Ficha de resumen del documento.  Ficha de datos ajenos al tema. Características de localización  REPOSITORIO.  Ficha de remisión o relacionante con otros materiales de la investigación. que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigación. ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ 169 . este relevamiento. Ejemplos: ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales. que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos. 12.

de procedencia o cualquier otra característica específica que las determina como diferentes. es la que se ubica en la parte inferior del lomo. son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas.ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN. La más reciente y correlativa. Copiadores iii. Fondo de tribunales viii. autoral. estos están constituidos por el elemento contenedor. Esta denominación 0. Copiadores de leyes y decretos vi. en su mayoría están encuadernados en Libros. encontramos varias formas de contenedores.2. están suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. En caso que haya más de una sala. Misceláneas. en cuyo interior se encuentra la unidad documental. Economía. en adelante: AEASJ  SALA. En caso frecuente de no existir más de una sala conviene denominarla como 0 (cero). SERIE. Obras públicas. Por lo tanto en todos los casos esa será la nomenclatura que utilizaremos. que se encuentran independientes al resto del material de archivalía.2.  Libros. Archivo gráfico  12. estamos indicando que dentro de la institución se ha realizado una diferenciación de documentos. Originales ii. como en la mayoría de los archivos provinciales. y el número de carillas que abarca. Ejemplo. etc. por que poseen una unidad temática. para indicar la situación en el momento de la consulta. En el Archivo Histórico y Administrativo de San Juan. Si se utilizan la serie Documentos Originales estos. Cajas de recopilación (Gobierno. Ejemplo en el Archivo Histórico y Administrativo de la provincia de San Juan. permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposición del material. por lo general. Cuando nos referimos a este rubro. Dirección General de Escuelas iv. Archivo de decretos v. Pues suele suceder que las instituciones archivística incorporen documentación y con el tiempo tengan más de una sala.) vii. desde libros a cajas y carpetas. 170 . Los mismos se encuentran identificados con un número localizado en el lomo de la encuadernación (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes épocas). posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliación de ambientes. existen varias series: i.  Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie. el elemento individualizante. Datos de individualización del documento: Se entienden por “datos de individualización” aquellos elementos referenciales que permiten una localización posterior del documento.

para indicar Copia de Decreto o Resolución según corresponda. –N-.. 25 AHASJ. L. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 –Notas. 23/ 34  Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento. f. localizados por años..  Folio. 171 . 234.. en estos casos hay que individualizar el documento con precisión. Caja 22.Ej. Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del número de fotocopias que necesitaremos para obtener un cálculo de costos y seleccionar por orden de importancia. 234. legajo 24. Documento 23.C. se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita. Ej. f. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)  Cajas o capetas..Ministerio de Gobierno. en consecuencia cada folio comprende dos carillas.. en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo. Libro Copiador de 1887. Ej. En el caso de copiadores: hay de dos tipos. en consecuencia se considerará en este ítem el número de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar. o comience en el reverso no foliado de la hoja. 23 vta. AHASJ..C. 234.  Cuando el documento referenciado conste de dos o más folios. separados por una barra. folio 2  Numero de Carillas. fs.. f. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ. Para ello utilizaremos la denominación folio.. –N. deberá iniciarse citando la carilla inicial y final del documento. Caja 29..Decretos. : Libro 234. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados. 345 También en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Dirección General de Escuelas. L. En todos los casos en que trabajemos con libros. como unidades cuando tienen un solo folio. de Notas y de Decretos. cuando tienen varios folios. O su abreviatura L.(folio o fecha). Ministerio de Obras Pública.(folio o fecha) para indicar Copia de Notas.. deberá buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos.f. AHASJ. hay que indicarlo del siguiente modo: Ej. o como documento o legajo.. incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca. L. 234. folio 12 AHASJ. cuales son los fundamentales. o su abreviatura: L. L. AHASJ. O su abreviatura L. en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio. pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida.

Se entiende por datación de fecha. colocando a continuación un signo de pregunta entre paréntesis. no constaren expresamente en el documento. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos están vinculados a la descripción de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificación valorativa de las piezas documentales.3.2.  Datación de lugar.  En caso que algunos elementos de la datación temporal. en este caso (1819). pero como en el caso anterior (de lugar).  Cuando trabajamos con borradores de correspondencia. A los efectos orientativos. deberá traducirse al año en que corresponda. Datación del documento. o sea al lugar geográfico de procedencia del documento relevado. en muchos casos no esta indicado el lugar. a su temática. por ejemplo. . deberá intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia. damos como ejemplo las siguientes categorías descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGÍA CATEGORÍA Original ABREVIATURA OR 172 . Cada investigador establecerá. indicándose con el paréntesis que la fecha esta reconstruida. pueden encontrarse también en el final o en el cuerpo del documento. de acuerdo al tipo de documentación que se consulte. contenido. En este caso el elemento reconstruido deberá ser subrayado. en este caso puede reconstruirse el mismo por la función o el cargo de la persona que redacta el documento. el día. Pero hay casos de excepción. Se trata de establecer el lugar geográfico donde ha sido producido el documento a relevar  Cuando se trata de Actas la datación se encuentra al principio o al final del documento.: (San Juan) /Valle Fértil/  Datación de fecha. Pueden darse casos especiales:  El caso que el año se encuentre indicado por una frase. autoría. “Noveno de la Libertad”. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto. o “Tercero de la Independencia”. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisión del documento. Ej.  En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento.12. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento.2. las características básicas con que va a ordenar su documentación. al igual que en leyes o decretos.4. etc. mes y año en que fue redactado. debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o paréntesis. Ejemplo: 1813 (?) 12. o remitido el documento.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIÓN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAÑO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1 ¼ ASPECTO CARACTERÍSTICAS INTERNAS CATEGORÍA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisión Constitución Convenio Convención Cédula Circular Capitulación Contrato Convenio Comunicado CATEGORÍA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaración Demanda ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM 173 .

sin necesidad de tener que reconsultar la fuente. Es importante que en ella consignemos:  El emisor.CARACTERÍSTICAS INTERNAS Guía Instrucción Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nómina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificación Proyecto Proveído Parte Presupuesto Proclama Recibo Relación Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario GUÍA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM 12. o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar  El destinatario. en especial si se trata de referencia secundaria. redactar una breve reseña que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa.  El tema central. es el que se escribe en el cuerpo de la ficha. debe consignarse una reseña del documento que permita identificarlo y obtener datos.5. Resumen de su contenido. especificando cargo o rango. o sea a quien va dirigido el documento.2. este puede ser:  Un extracto. según el encabezamiento. También llamado extracto. 174 .

• Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. elegante. en caso de ser solo unos pocos párrafos de lo que nos interesa de la fuente. en defensa de nuestra integridad territorial” (7) • • • Omisión de la primera parte del párrafo: en este caso se abren comillas.. corresponde: abrir comillas. ordené levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos. detalles de lugares o datos numéricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripción.) • Omisión de la última parte del párrafo.cuando los hombres llevados por sus pasiones. caen en el despotismo. significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8. colocar tres puntos suspensivos para indicar que el párrafo sigue. Conviene utilizar la trascripción cuando: El documento no pueda ser reconsultado. • Cuando la cita corresponda al reverso del folio.  12. se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta). y cerrar comillas. 175 .” (8 vta. transcribir. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicación fotocopiada. “Al tener noticias de los últimos movimientos del General Oribe.. sin llegar al punto final del mismo. Que por su importancia veremos seguidamente. La trascripción documental. “. • En estos casos deberán observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos. Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. gráfica o una figura estéticamente expresada.. o sea “a la vuelta”  Las trascripciones pueden ser: • Párrafo completo: al transcribir un párrafo completo debe abrirse comillas. (7 y vta) significa que el párrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina.. • Cuando la fuente constituya por su estilo y construcción una frase directa. olvidan el bien común de los pueblos. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un párrafo.3. registrando nombres de personas. instituciones. transcribir y cerrar las comillas: “Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz. se transcribe la frase de nuestro interés hasta el punto final y se cierran las comillas. así como indicar el folio donde esta la frase asentada.” (2) • Omisión de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras.

Este hecho no se da siempre en el interior del país. IMPORTANTE. su trabajo pierde todo valor científico. 176 . indicando en forma resaltada “FOTOCOPIAR TODO” o “FOTOCOPIAR F. Acciones a seguir con este documento.” (3) “. Autor y fecha del relevamiento. se procede según las normas indicadas.. agregando al final de cada párrafo y luego del cierre de comillas la página de donde se ha trascripto el párrafo: “El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX. que tienen la importancia de servir de sustento a la demostración de sus hipótesis. 12.”. Por tanto se sugiere:  No marcar con papel ni adhesivos los documentos. pero ello no puede quedar librado a la memoria.8 % del personal son mujeres.4.) “En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57.] 2354 obreras ocupadas.” (5 vta. en consecuencia si estas no existen. es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la acción. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales...“El presidente acogió mis palabras en la forma más cortés que podría esperar [.. es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripción del nombre. En el caso que las necesidades de nuestra investigación nos obligue a seleccionar solo algunos párrafos de una pieza o un legajo documental. y el archivo tenga medios técnicos o autorice la foto duplicación del mismo..5. debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado. condiciones de trabajo en la industria del calzado [. y los agregados se dejan sin encomillados. “El caudillo de la primera mitad del siglo XIX. sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones. aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa húmeda...] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la república” (12) • Trascripción con intercalación de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripción textual. no siempre esta será inmediata. no fue ajeno al trabajo a domicilio. llevándose por delante la “patria colonial” y el orden oligárquico cuando se ha dado con un caudillo con espíritu de pueblo.. teniendo en cuenta las normas anteriores....3 y vta”.. debe tener presente que esta penado por ley sustraer o dañar el patrimonio publico. “A veces es estrepitoso y revolucionario. y como mínimo el año en que fueron realizadas. es sobre todo el estanciero. (8 vta) • Entresacado de párrafos. pues esto facilitará la localización del original en caso que haya cambiado de lugar físico el repositorio. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigación. que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo”.] 2000 máquinas [. o sus iniciales..” (9) 12. A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicación en otra oportunidad. en consecuencia... El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas únicas e insustituibles.

FERNÁNDEZ. Edición ampliada en preparación. No tildar. Francisco. pues el papel soporte de la información. Remedios. a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores. colocar señales visuales.  Antes de retirarse. marcadores ni biromes en los documentos o sus copias.  Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza. pues un trazo firme puede traspasar el papel y dañar el documento. 1999. p. 1994. Nuria. UNC. Manual de Archivología Hispanoamericana. FUSTER RUIS.  Guardar silencio durante la consulta. Archivo y documento de archivo. 1987 AMAT NOGUERA. En “Anales de Documentación”.  Respetar las normas de préstamo y consulta de la institución BIBLIOGRAFÍA TANODI. o a la Dirección cualquier alteración o falta de folio que advierta. Barcelona Bibliograf. San Juan.  No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos. Normas auxiliares de referenciación y fichaje. Aurelio. Barcelona. 103120 GIRONES. Archivística. tinta. devolver los elementos consultados a la persona responsable del préstamo. ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. Técnicas Documentales y Fuentes de Información. suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fácilmente. necesidad de clarificar los conceptos. Córdoba.  Comunicar al encargado de la sala de consulta. 2004 ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO 177 . ni realizar trazos con lápiz. N°2. Isabel.

140 .

............. .............................CARILLAS....................................................... 141 REPOSITORIO........................................................................... CARACTERISTICAS EXTERNAS...................................... o servir de portada a fotocopias........................................................................................................................... ................................................................ Puede hacerse en tamaño menor o usarse doblada para archivar............................................................... CARACTERISTUCAS INTERNAS.................. EMISOR............................................................................................................................................................................................................................... RELEVADOR..................................................................................................................................................................................FECHA......... ............................................................................................................................................................................................................................................ resumen o transcripcio................. DESTINATARIO........................................................... EXTRACTO............................ ACCIONES....................................................................MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal... TEMA O TITULO.................................... LOCALIZACION....................................................................................................................................................................................... con sus datos y cuerpo..FECHA..................................................................................................................... ................. para realizar anotaciones.............................................................................. ............................................................................................................................................................................................ DATACION: LUGAR........................................................

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