UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFÍA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIÓN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significación y definición de Archivo 1.2. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institución administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivística. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definición de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico. 3.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial. 3.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 3.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALÍA 4.1. Relación con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomático 5.2. Documentos históricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Técnicas de trascripción documental 10.3.1. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurístico. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Características de localización 12.2.2. Datos de individualización del documento: 12.2.3. Datación del documento
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12.2.4. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripción documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
“A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, artes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: Archi ... ¿qué? ". Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignoran social ante una profesión tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba (España). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-¡Adiós, don Jozé! ". Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la profesiones más noble de España, pregunta a su vecino de mesa: '¿Eze, ¿quien ez? ". Y ante la respuesta de “el archivero”, responde el genial matador: "-iOzú, hay gente pa tó!” El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañando Archi ... ¿qué? El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás Disciplinas de la Documentación.” 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivología trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formación, cuyos fines, funciones, y división, esta conectada a las ciencias de la Documentación. La palabra “archivo” deriva del griego “archeión] que”αρχηειον” [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero también sede ] o sea el magistrado o persona “que manda”. En ”αρχηονdonde reside el “archon” [ el “ αρχηει⌠ν”, que en latín deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolución del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visión general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivística, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en “Análes de Docimentación” . Revista General de Información y documentación. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivaría y finalmente daremos una breve idea sobre la archivología o Archivística y su ubicación dentro de las ciencias de la documentación y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose con extrañeza Archi... ¿qué? 1.2 Significación y definición de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones:  .Edificio especialmente destinado a conservar la archivalía.  El local inmueble o edificio, que dentro de una institución, se usa para conservar la archivarla.  El mueble o “fichero” donde se conservan carpetas o piezas documentales  Institución que conserva la archivara, de una o más entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivaría.  El material como tal, es decir la archivaría.  La carpeta en que guardamos documentación afín en una computadora En términos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO:  Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.  La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.  El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. " Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten éstos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depósitos archivísticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservación y difusión documental; y colaboradores técnicos,

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Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas),  una gestión archivística (recogida, organización conservación) y  un servicio documental (utilización).
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Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia). Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".2
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TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y 142

bien conservado. aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales.  el personal capacitado con formación científica y técnica. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo. la practica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo. lo que es más importante. A lo largo de la historia de los archivos la legislación. La Archivístíca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos. U.Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición:  El archivo como institución.  la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público. 43-77. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas.2. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta. Como conjunto orgánico el archivo es un producto.  el depósito o local del archivo. la consolidación del principio de procedencia. persona revestida de fe pública. sino. que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los teóricos de la Archivística. universitas. 1. La Archivística. no hay que olvidar las otras acepciones.M. Francisco: "Los inicios de la archivística española y europea". tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad.C.  la entidad o entidades productoras. fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano. pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución donde los profesionales archivemos. Vol. fundamentalmente a través del Derecho Romano. Revista General de Información y Documentación. juegan un papel decisivo para la consideración jurídicoadministrativa y en definitiva científica de los archivos. Por otro lado. El retorno al concepto de archivo como institución.  los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras. gozando por ello de la fe pública que le transfiere a la institución. 143 . 1996. que implica totalidad. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico. igual que la calidad del archivero. Madrid. que. Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza otros autores puede verse en FUSTER RUIZ. globalidad. provistos de “fe pública”. según Troche y Zúñiga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros". procedencia para la consideración de la Archivística como ciencia. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos. desde el primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental. y el servicio o utilización documental. 6-1. también es obra española.. para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países.

principalmente los derechos patrimoniales del Estado. 1-2. recop. H. dentro del concepto total de archivo. Los archivos tienen un 3 BAUTIER. propia de los archivos al servicio de la Administración. paleográfico y diplomático. Como consecuencia. surgiendo un nuevo perfil científico de archivero. llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo.imprescindible de la institución archivística. el poder político y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. Los siguientes autores españoles del siglo XX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea. El archivo como institución administrativa y no "cultural". A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente. de Peter Walne. la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones. supone la caída en picada de la función jurídicoadministrativa. Robert Henri Bautier3 1 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo. lo que les interesa es la eficacia jurídico-administrativa de las instituciones y oficinas. encargado de funciones administrativas". R. ante todo.: "La misión de los archivos y las tareas de los archivistas". generalmente en los demás sistemas archivísticos. En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico-administrativa. Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. En: La Administración moderna de Archivos y el prontuario RAMP. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica. para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental. que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos tiempos. en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. como un establecimiento de carácter científico. Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto”. Lo mismo sucede. También surge como servicio administrativo. 144 . dotado de preparación de tipo histórico. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas. sobre todo en el siglo XX. Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. necesaria para la adopción de medidas políticas y administrativas. autonómico y local. Este cambio. de las demás instituciones públicas y privadas.3. París: Unesco. Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental Por añadidura. revalorizando definitivamente. 1985. aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos. se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos. intermedios e históricos. que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. a una institución archivística determinada: archivos de oficina. la Administración en general. y de las personas. 1. sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". que potencia científicamente los archivos históricos. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación. lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos. la empresa). La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos. los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos. El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos.

que representa las dos caras de una misma institución. También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística:  elemento estructural(depósito archivístico). científica. La razón ultima de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria. y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio.. puede variar circunstancialmente.educativa. matizamos.  elementos personales de la gestión (archivemos y personal de apoyo). Estas actividades culturales y educativas son importantes. y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos. los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. Como hemos visto. Es tan importante este elemento estructural que. que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas. además de los anteriores elementos ya analizados. como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. la razón por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello. Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga 145 . con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico. pero su función genuina es la administrativa y no la cultural.. Está claro. constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o sitio de conservación de los documentos: como hemos visto en griego archeion. con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística. científico y encargado de funciones administrativas. pero secundarias. con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos. de empresa. ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones). el local y la gestión archivística profesional. conservación documental). son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental. El establecimiento tiene que ser plenamente científico. de la que se desprende el origen funcional de los documentos. La entidad productora. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto.4.. ser puesto a disposición de los usuarios. privados. 1..  elementos científicos y técnicos (organización científica. cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico. apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado). incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. pero hoy el deposito documental es algo más importante. y  elementos utilitarios (servicio documental). es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. Con ello la sociedad se irá concientizando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa.doble aspecto. en nuestro concepto y definición de archivo. No tiene que ser inmutable. Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación. en un principio. cultural. En definitiva. de donde en latín se deriva la definitiva Archivum. que son dos de los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para finalmente. social.

los investigadores de la Historia). el derecho o facultad para crear archivos y. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro.5. al público en general. que gozaban de uno de los atributos públicos más preciados: el de la fe pública. los funcionarios de la Administración. ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. Mientras se mantuvo el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general. para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado. donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. instrumento para acrecentar el poder. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación. Los archivemos. Por ello. distinto para cada una de las tareas. sólo podían tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico-administrativo de las actividades de los poderes públicos. que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. por completo distinta a la que tenía en el pasado. es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. pues. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo. pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible. después. la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos. el archivo sólo podía confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza ligados por juramento. a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente. el servicio documental. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios. Los archivos. siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivística. La utilización. aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general. tratado científicamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un auténtico archivo. quienes generan esta gestión documental. organización. por tanto. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archivemos públicos. 1. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y. la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos. conservación y utilización). dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder. los archiveros. debido a la misión esencialmente jurídica y científica que desempeñan. Esto es fundamentalmente en bibliotecas. para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. sino en otras materias relacionadas con la conservación. si son ya totalmente accesibles. totalmente pasiva. eran funcionarios espacialísimos. informando sobre los fondos documentales de su 146 . Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. es el fin último y primordial del archivo. pero también lo es en archivos. ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios. tan sólo de conservación documental. museos y centros de documentación. El servicio documental. para que puedan cumplir su misión necesitan de un personal suficiente y variado. que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información.siempre un adecuado continente donde sea conservado. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional.

Según su naturaleza puede ser: libro diario. expedientes.1. a través de la ayuda directa a los investigadores. mail.. libros. de auxilio. Sin esta voluntad de servicio. de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas. Esta archivalía potencial puede ser abundante o pequeña. fichas. El tiempo que permanezca en una oficina determinada. que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivaría en potencia. que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas. informes. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales. pero también personalmente. expedientes. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histórica. con consecuencias jurídicas para quien haya hecho retención indebida o premeditada de una documentación) 2. mapas. etc. nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad. pre-archivística. Segunda fase. cartas.centro. pero dentro de la archivaría moderna. depende del asunto que se trate. agregar hojas de informe. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental.  el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la repartición hasta que se jubila. pasada la misma se archiva. Las finalidades y método de trabajo de una entidad. La primera fase.  en cambio un proceso de tribunales puede durar años antes de su archivo. Se desarrolla dentro de la entidad productora. correspondencia. Archivo intermedio. La formación de la archivalía es:  Inductiva y “a posteriori”. se forma a partir del material que llega a una repartición o empresa. se incurre en mora administrativa. que durante su tramitación son solo archivalía en potencia. 2. circulares. documentos anteriores. que no es sólo de tipo cultural sino de información. oficios. depende de las necesidades de la entidad. es posible reformar los procedimientos para su manejo. para hacerlos más prácticos y simples. estados contables. sobre el máximo tiempo que puede permanecer una actuación inmovilizada en una oficina. etc. actas. en caso de exceder dicho plazo. llegan hojas. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico. dibujos. distinguimos tres fases: 2. A las “Mesas de entrada”. fax.  Flexible e innovadora. Por ejemplo:  una invitación a una reunión.2. de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. 147 . el carácter del asunto y el sistema o método de las actividades internas y relaciones externas de la institución. planos. tanto del personal como del centro en general. Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas. etc. determinan la forma y el contenido de la archivalía. mensuras.

 Son lo que consideramos documento de archivo. artísticas. etc. considerado probatorio. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. La materia prima de los archivos son los documentos. En este ultimo caso esa archivaría. Se transformará así en fuente de información científica en documento histórico. ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores. 2. P. y habrá que definir su conservación definitiva. musicólogos. 31. dividiendo el documento de archivo en dos clases: • de naturaleza exclusivamente jurídica. cédula de identidad o permiso de conducir). en “Archivística. es decir. deja de ser útil. museos y centros de documentación  Por otro. Archivo definitivo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos:  Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas. siempre entendidas como testimonio. de uso concreto. aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (por Ej. ese material o archivaría concreta. habiendo cumplido sus efectos. Son los llamados también archivos temporales o en depósito. que tuvo en las dos primeras fases una importancia práctica. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. pasara a tener una importancia cultural.3 Tercera fase. en este ultimo caso con la autorización correspondiente se expurga o se elimina. fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad. o no. convirtiéndose en archivalía. diplomáticos. que engendran derechos y obligaciones. en mérito a su importancia. bibliotecarios. Sin embargo transcurrido un tiempo.Cuando el material ya ha cumplido su función inmediata. significación o probanza jurídica o administrativa. 148 . La conservación definitiva del material de archivaría. la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas. por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. archiveros. quedando en función administrativa como material de consulta. instrumento fehaciente. juristas. informativas y científicas. 1983. Incluso podemos reducir aún más el concepto. pasa a esta segunda etapa administrativa. Luis: "Concepto de documento". se realiza en una sección de la entidad que los produjo y/o en los archivos históricos. Estudios básicos”. 4 NÚÑEZ CONTRERAS. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo. que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. Sevilla: Diputación Provincial. producto de la imaginación. generalmente identificados con los documentos administrativos. documentalistas. 3. En un sentido muy amplio y genérico. documento es un objeto corporal producto de la actividad humana.

. carece de este sentido. en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/lo administrativos y conservado como prueba. tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico. seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. públicas o privadas. así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos. (Caracteres internos): . Ministerio de Culttura. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico.. esencialmente administrativo y/o jurídico. de carácter auténtico. aislado. y el principio de procedencia. (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). Contenido jurídico.• y de naturaleza administrativa. oral o escrita.. objetivo e imparcial. objetivos y. atendiendo a todos sus caracteres externos e internos. Fe pública. producido. generado en cualquier fecha. interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado). manuscrita o impresa. textual o gráfica. recibido y acumulado. por tanto.. en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica." Esta definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva. De aquí se derivan los principios generales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación:  el carácter seriado de los documentos. de forma automática y espontánea. conservado integro en forma origina indivisible. . El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. en imagen o electrónica). sin conocimiento de su procedencia orgánica. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. verídicos o fehacientes. sonora. su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. información y continuidad de gestión'. generalmente en ejemplar único. El documento de archivo como testimonio. 1993). El documento único. (Relación con la entidad productora): .   3. Definición de documento de archivo. 3. en lenguaje natural o codificado. auténticos. en cualquier lenguaje.2..  el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental..1. como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada. 6 149 . .. (que enumeraremos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productos:  (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial. En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora. 5 DICCIONARIO de Terminología Archivisstica.. que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales. (Madrid. forma o soporte (fónica. de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Por esto.

A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. llegándose a una utilización general y común de la documentación. Por ello. económica y cultural de la sociedad. piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica. Madrid: ANABAD. Es decir. social. en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. Los documentos son testimonio e información y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos.3. como Lodolini7. es decir el documento de archivo. imparcial. y no una finalidad literaria. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo. se da paso a los documentos privados. Si aceptamos la teoría de algunos que. el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política. y no sólo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder. frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre.administrativo. depositario de la fe pública. podemos concluir que el documento testimonial. 3. consideró siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. auténtico. formado por documentos sueltos. A partir del siglo XII con la recuperación paulatina del Derecho Romano. ya no exclusivamente patrimonial del soberano. de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio. Elio: Archivistica. Como testimonio jurídico. Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general. según el Derecho Romano es su condición de fe pública La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos. sino también de nuevo para los súbditos. solemnes. incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. principalmente en relación con las ciencias históricas. administrativa. Principios y problemas. que a simple vista parece confundirse. Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. Al concepto de archivo como tesoro. Traducción de Mercedes Costa Paretas.La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente. y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano). hasta finales de la Edad Moderna. se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos. se va llegando. Esta es la principal garantía frente a las falsificaciones. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica. para alcanzar valor como fe pública. confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano. El poder. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. es tan antiguo como la misma escritura. la fuerza y los intereses de la Monarquía. 150 . 257. para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad. Todos los documentos 7 LODOLINI. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público. con valor probatorio. Una de las características del documento de archivo. junto a los documentos públicos. 1993. paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible. La doctrina archivística y jurídica.

originalidad. generalmente 151 . y debe ser siempre probada científicamente. el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado. son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles. probatorios y de carácter jurídico y administrativo. constituye testimonio científico. el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. por lo tanto. No sólo informa. pública o privada. informan sobre algo. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística. como el Archivo General de Indias. autenticidad. de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación. sin añadir elementos de crítica. Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre. al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica. son incalculables. El documento de archivo es único e irrepetible. sino que es garantía de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa. En definitiva.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente). solo auténtico) y. Objetividad. Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos. Sin embargo. sonoros. por tanto. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual.5. producto y testimonio de una gestión. se eleva también el papel del archivo como fuente de información. Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico. En general muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. 3. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo. el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales.. 3. garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. evaluación y valoración de los documentos.. testimoniales y. haya documentos con vicios que afecten y deformen la información. los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. por contener elementos falsos e inexactos. con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos. electrónicos.dan noticia de algo. y se emite en folios o en piezas sueltas. mecanografiados. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial. los archivos. con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública. social. en el testimonio más fidedigno de la vida política. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente. principalmente de carácter histórico. por ejemplo. Con la seguridad del acceso final a la documentación aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos. Pero es más. audiovisuales. fotográficos. subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). De ahí la nota fundamental que puede atribuírselas y que es la objetividad. fehacientes. es decir. económica y administrativa. auténtico e imparcial.

Bibliotecas y Museos. y sólo puede ser vivificado por el 'concepto de relación'.47-55. 11 JENKINSON. Diputación. 1937. 6' ed. Podríamos decir que hay familias de documentos. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes. Sevilla. Es lo que el inglés Jenkinsor11 denomina "interdependencia". o a lo menos se altere y desnaturalice". 10 CENCETTi. como eslabón de una cadena. The English archiwst. 1993. De su carácter seriado. el italiano Cencetti10. Madrid. London: 1948. estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. Antonia: Archivística GeneraL Teoría y práctica. como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. un vínculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. Año V N° 141 y146 y 177-185. sin embargo pueden estar también de forma aislada. implica que un documento “regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía". Pero esta es forma atípica. principalmente del carácter seriado. condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado. Si se trastoca el "orden suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo. El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos.en grafía manuscrita. 134. aclara en el siglo XX. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 9 VELASCO Y SANTOS. la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. de los archivos administrativos. p. fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. en ArchiW. . Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas. pues. artificial de algunos depósitos documentales. p. En este caso. en originales múltiples. con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. La doctrina elabora unas premisas ineludibles. en Revista de Archivos. o integrados en colecciones. unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos. 1875. Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ". Aunque el documento de archivo se produce uno a uno. aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental. por lo tanto. Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen. La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. Miguel: "Sobre la organización de archivos". sobre todo. ¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes. reimpreso en Scritti archivistici. se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. 152 . rúbricas y sellos?8 3. no natural y. Rorna. Conviene advertir no obstante que. en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. A new profession. una de las características fundamentales del documento de archivo. que desmontadas y separadas carecen de sentido. 1970. IV. por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público. Existe. y no es la usual de los verdaderos archivos y. Esta noción de conjunto. no estando siempre depositados en un archivo. Hilary. al estar producidos por un mismo organismo administrativo.6. 7-13. 8 HEREDIA HERRERA.

que ya venimos utilizando en estas notas. planos. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión realizada con las atribuciones debidas para ello. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. Si guardamos tan sólo los expedientes de concesión. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. este termino es “Archivaría”. jurídicos. palabra que comenzó a utilizarse en México. científicos y culturales. LA ARCHIVALÍA El contenido esencial de los archivos. lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. reprógrafo. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de becas. además de las colecciones externas a los archivos. en cualquier tipo de soporte. ordenadas o desordenadas. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador. 4. sonoro. los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades. audiovisual. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos.7. imágenes satelitales. quizás. croquis. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. Por ello. comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo. grafico (dibujos. La persona o entidad que produce el documento. pero que aún no tiene su plena aceptación por el Diccionario de la Lengua Castellana. pero que tienen valor como fuente histórica. y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades. en cumplimiento de sus funciones o fines. en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. La archivaría puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas. que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o por alguna finalidad práctica. para denominar el contenido o material que custodian los archivos. La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto. o el destinatario del documento. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. llamándoseles en algunos casos documentos históricos. de aquí que haya surgido la necesidad de buscar otro termino. que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos. Gran parte de la archivalía de los últimos dos siglos se ha dispersado. mapas.) multigrafiado. 153 . tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural. etc. Pero en nuestros días los archivos no solo contienen “documentos escritos”. tradicionalmente fueron los documentos. Estos documentos llamados históricos. conservándose parcialmente como colecciones. El documento de archivo no puede estar nunca aislado. eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas.Habría que explicar. 3. fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto. Por Archivaría entendemos todo el material escrito.

se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagaré o una letra) que garantiza una obligación pecuaria. Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles. En nuestra época el término documento tiene significados generales y especiales:  Comúnmente en la vida práctica. El producto los automóviles productos materiales directos.1. en relación a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. sino que estos soportes son auxiliares o acompañan a los productos principales. Siendo el libro. salarios. (archivalía)  En estas relaciones la archivalía auxiliar. el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia. espirituales o culturales. Ejemplos: Un hecho es una sesión de la una cámara legislativa. Implican lo realizado en el tiempo “real. no tienen permanencia y son irreproducibles. etc. papelería administrativa de costos. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivaría). El producto. derechos. convocada un día y hora determinado. 154 . Relación con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivaría hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos:  Los hechos son manifestaciones de la vida humana. cintas o discos. en muchos casos. en este caso es inmaterial. la estatua o la película los productos que tienen cierta permanencia. realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. Sin embargo. tributos. Ejemplos:  En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar. de relativa permanencia. Sus productos son las leyes cuya vigencia va más allá del momento que se promulga.  De acuerdo a esto la archivalía es un producto en soporte papel u otro material (cinta. materiales. son los planos. 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte más cuantiosa de la archivaría de un archivo. etc. El hecho es trabajo para producir ganancias. la elaboración de una estatua. la archivalía. disco. aún en nuestros días.). documenta y testimonia el cumplimiento de la producción.4.  Un hecho es la composición de un libro. la constituye la documentación escrita. gestionar y fallar un pleito. son elaboraciones humanas. o la filmación de una película. En una fábrica de automóviles. impuestos.  Los productos. Los subproductos o productos auxiliares.

y el material gráfico y fotográfico. Documento diplomático. etc. formularios. contratos. pero. Dentro de los documentos históricos. a la historia como fuente primordial o directa”. Floriano Cimbreño lo define como “supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica. desde el punto de vista archivístico. La correspondencia epistolar. relatos.  Los instrumentos: en la vida práctica tienen un valor jurídico. son propias del estudio histórico o literario. 155 . se utiliza la denominación “documento” de acuerdo a las necesidades científicas. microfilmadas.1.  Los documentos diplomáticos pueden clasificarse en: instrumentos. partes. Documentos históricos. interesa considerar el concepto “documento” desde tres aspectos: diplomático. también documentos históricos. designaciones. decretos. 5. fotocopiadas. En los estudios sobre el medioevo. entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de allí toma el nombre de diplomático). por lo general. 5. conviene incluir las reproducciones (fotográficas. si bien guarda ciertas formas. actas.2. etc. Con el tiempo se transforman en fuentes históricas y ofrecen a la investigación datos jurídicos e institucionales. por que garantizan una faz legal. la archivaría cartográfica. reglamentos. que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes.  Actas: significan la relación escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunión.  Cartas. diplomas de estudio. el material sonoro. que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas  Tratar un hecho o negocio jurídico. oficial o privada. que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. En algunas disciplinas. escritos contables. Ellos son: informes. que no tienen un nombre genérico y se los designa comúnmente como escritos. histórico y documentalista. Entre los instrumentos jurídicos se incluyen: las leyes.  Desde el punto de vista de la archivología.  Escritos: hay un gran número de piezas documentales. Los documentos diplomáticos son. con la precaución de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto. escaneadas) que son copias de los originales. pero en este último grupo se incluyen documentos públicos y privados que los diplomatistas no consideran. La correspondencia privada entra plenamente en la categoría de documento histórico. cartas y escritos. responde a un estilo personal. estatutos. como la de personas sin esta actuación. memorias. por lo tanto reproducen las características internas y externas. resoluciones. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales:  Ser producido por una entidad institucional u orgánica  Haber sido redactado con determinadas fórmulas internas. y que formula o redacta sin intencionalidad histórica. certificaciones. testimonian los derechos y detallan las obligaciones. sentencias. También se incluyen en esta categoría. sirve. tanto sea de personas que influyeron en la vida pública o intelectual de una época y un lugar. no obstante.

a los negocios. monedas. por Ej. insumos. etc.. plantas. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito.1. publicaciones periódicas. listados. que tienen fines comerciales o culturales.  Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm. El plano. mapas. hay materiales de distinta índole.. El mapa como producto directo. que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre. impresos o manuscritos. inventarios. correspondencia de todo tipo. oficios. fotografía documental o digital. grabados. que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre. no son archivaría aunque puedan tener valor histórico. 6. folletos. que no son propiamente archivaría. discos fonográficos.  Documentos gráficos: grabados. películas.  Documentos referidos a datos sobre administración pública o privada. desde el punto de vista de la documentología el documento. como restos escritos. defensivas o estratégicas. en el mismo caso de los anteriores. para conocimiento de ciudades. Considerado así.. los cuales se archivan junto con otra documentación producida por esos estudios militares. etc. rutas de comunicación. en gran número de ejemplares. aquellos producidos en gran numero de ejemplares. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostración 7. Finó y Luis Hourcade “información” como “todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca”. donde se han marcado operaciones ofensivas. notas. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA Ya hemos anticipado que la archivaría es una rama de las ciencias de la documentación. permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo. reprógrafos y sonoros. salvo que cumplan determinadas condiciones: 7. etc. depende del concepto de información. Este parentesco entre archivaría y documentación histórica. expedientes.Los documentos históricos tienen ciertas semejanzas con la archivaría. ¿Cuando pueden ser considerados como archivalía los mapas y planos? Para responder a esta cuestión debemos recordar que se ha considerado como archivalía a la producción auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos. Mapas y planos. utensilios. Sin embargo. hechos por una casa editorial o institutos geográficos. En consecuencia aplicando este criterio. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. es archivaría cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional. partituras de música y similares.  Objetos naturales: rocas. animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos. J. no son archivalía. los documentos pueden agruparse de la siguiente manera:  Documentos bibliográficos propiamente dichos: libros. Desde el punto de vista de la archivaría. que aunque puedan tener interés cultural o histórico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivaría. 156 . etc. copias digitales. o sea el conjunto de los materiales que comúnmente constituyen los “archivos” y colecciones. armas. los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografía u otros temas.

lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. en caso de conflicto bélico. Ágrafa o prehistórica cuyo soporte era generalmente el dibujo o símbolos en roca. papiro. partieron de la captación instantánea de la imagen (la fotografía sustituyo al dibujo). autobiografías. fundamentalmente en el siglo XX. o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante. a los que los sepan interpretar. que dicen. diques. suelen considerarse Documentos Históricos:  Fotografías. Una cinta magnetofónica o una filmación tomada en un juicio. donde la voz del emisor. memorias. usados como elementos aclaratorios. Los microfilms. placas. fotografías de personas. Todo este grupo de material conforman las bases de información de la investigación. con soportes diferentes al papel. grabados. Hoy se debaten nuevos soportes de información basados en la potencialidad técnica de la informática. Son archivalía también los planos de las oficinas de catastro. En líneas generales se habla de tres soportes de información:  PRIMERA ÉPOCA.  Dibujos. este archivo. 7. cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos 50 años. produjo un cambio singular en el material de archivalía. para transmitir un mensaje  SEGUNDA ÉPOCA. Es archivalía las fotografías colocadas por la policía a expedientes. Ej. algunas filmaciones. diarios. El avance de la técnica. ferrocarriles. por medio de discos. soportes magnéticos e informática. Después de la escritura. etc. Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgación). películas. Material reproductivo y sonoro. La evolución tecnológica del siglo SS. dibujos. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz. Oficialmente en.  Cartas privadas.. película. grafística. puede convertirse en documento histórico. pinturas fotografías. En el Archivo General de la Nación se conservan. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgación masiva o cultural. cinta. cintas magnetofónicas. comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional. basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra. se transforma en símbolos gráficos.. que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura.2. Este material reprógrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivalía y de los documentos de los cuales se vale el historiador. fotografías. etc. Forma parte de la archivaría.En cambio son material de archivalía los planos producidos en oficinas y empresas. edificios. Igual que los planos realizados en litigios judiciales. pinturas e impresos raros. planos.  Mapas. del movimiento (película cinematográfica) e inclusive la voz viva. que adquieren luego valor histórico. pergamino o papel  TERCERA ÉPOCA. placas. de aspectos o personalidades del país Impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina. si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. con mediciones matemáticas de terrenos. etc. tablillas de barro o madera. películas. indirectamente. material sonoro. para construir obras públicas (calles. producidos inclusive con fines propagandísticos. en la película sonora y la informatización (compact disk). Películas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares. 157 . así como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas.

A. Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificación para los archivos argentinos: DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES PUBLICOS ORGANISMOS AUTARQUICOS ECLESIASTICOS PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES -INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES . dependiendo estos dos últimos.8. por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial. contando además con un Archivo General de la Nación y Archivos Históricos en provincias y jurisdicciones districtales. El Dr. temáticos. o constitucionales.CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS 158 . DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios:  Por entidades productoras de documentación  Por el tipo de material que guardan  Por otros criterios: cronológicos. En los países hispanoamericanos la división suele seguir el criterio de la organización constitucional de los estados.

 La archivalía también interesa a los particulares. administradoras y empleados. ágil. llamado letra. 10. pergamino. Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas. 10. y es la utilizada normalmente. barro. para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. Pero en un breve apartado. estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional. Como hemos venido expresando. se han dado diferentes estilos de letras según el uso de la misma:  Letra libraria.  A los historiadores e investigadores en general. llamada mayúscula cursiva. papiro. toma la archivalía como un conjunto creado de una manera orgánica. tablilla encerada. a partir del VI se vuelve tosca y descuidada  159 . USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armónica. con determinadas formas y estructura externa o interna. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material. concretamente para la civilización occidental de alfabeto latino. usan la archivaría con usos prácticos o de consulta. esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora. ni determinados asuntos como tales.9. relacionada con la vida de la entidad productora. ni determinada forma interna o externa.  Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero  Letra cursiva.  Las entidades productoras. les interesa la archivaría en cuanto suministra datos para sus temas de investigación. cursiva antigua o cursiva clásica. o sea: papel.  El archivero. No le interesa el documento aislado o individual. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayúscula y redondeada muy usada en los códices y la cursiva minúscula muy llena de enlaces y de difícil lectura. que pueden consultarse.  Los diplomatistas. ni en forma metódica como los grupos anteriores. etc. pero no con carácter científico. queremos dar algunas ideas generales sobre el tema  Al empezar la era cristiana. metal. en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequeña. tiene un trazado rápido. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografía europea. el material de archivo o archivaría tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. piedra. También toda escritura utiliza un tipo de símbolo. es la que se utiliza en los códices  Letra diplomática: a la utilizada en documentos oficiales. con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual. que la usan con el fin de comprobar sus derechos.

la cursiva minúscula da origen en España a la letra visigótica. A partir del siglo VIII. regular. Se distinguen dos tipos: la gótica redonda. que dará origen a los caracteres de imprenta. la letra visigótica es reemplazada por la Carolina. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gótica. la gótica cursiva tiende a redondear sus formas. En el siglo XVII. en los escritos notariales.  En el siglo XII. dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV. En el siglo XV. empleada preferentemente en la escritura de documentos. con inclinación a la derecha y casi desprovista de nexos. que llega hasta el siglo XIII. aumenta nexos entre letras. en dos formas: una redonda de producción libresca. redondeadas. llamada también humanística. más angulosa y de uso librario. casi sin nexos. como reacción contra la procesal. llegando hasta el siglo XVI. y otra cursiva. al no levantar la pluma del papel a lo largo del renglón. que es totalmente minúscula con letras independientes. a pesar de la dificultad de lectura. A principios del siglo VI. una adaptación de la anterior utilizada en escribanías y ámbitos judiciales. Es una letra de las llamadas caligráficas. se introduce en España la llamada letra Itálica. esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas. que es clara. la letra procesal. y la gótica cursiva. se empeora enlazando una palabra con otra. 160    .   Desde mediados del siglo XIV. bastarda o bastardilla. casi sin nexos. se origina la letra procesal. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla. más descuidada y usada para documentos. pero llena de abreviaturas.

La q y la y tenían un uso más amplio que el actual. facienda = hacienda. A mediados del siglo XVII. Pagina de la Biblia de 42 líneas impresa en letra gótica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10. en algunos casos. La ch y la x tenían. machina= maquina. se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. Quien trabaja con documentos manuscritos. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 2. poco a poco. también se empleaba la doble l. ss. ph. se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tenía sonido de “k” : cherubín= querubín. sin formación en paleografía. Letras castellanas. th. La i y la u tenían un oficio doble. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas. Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. Veamos ejemplos:     La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada “cedilla”. Ejemplo facer= hacer. de vocal y de consonante. sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. el uso de la letra itálica desplaza a la procesal en el uso oficial. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia 161 . diferente a la letra “ll”. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso. estas normas estaban vinculadas a las letras: c. de las cuales nos limitaremos a las más frecuentes en la documentación de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de América. hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo.

Moxos. Según el tipo de escribiente.        Se escribía con ll. Generalmente escritas con mayúscula. curva o mixta. o determinados signos para representar ciertas palabras. Son aquellas en las que se omite una o más letras al final de una palabra. sustituida por su figura gráfica Abreviaturas por suspensión o apócope. en que se representa una palabra solo por la letra inicial. La letra ss. uniones de letras. no obstante. Pueden ser:  Generales: se limitan al punto o a la línea ya sea esta recta. Marcello = Marcelo. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economía de espacio. triunpho = triunfo. y otro sencillo y fuerte idéntico a la j : México. Las letras ph. como en las de contracción o mixtas. Las abreviaturas. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Méjico. Hellesponto = Helesponto. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos: 1 Signos abreviativos. etc. thecho = techo. predominaban unas u otros. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos. 3. La línea fue el signo más empleado para indicar que una palabra estaba abreviada. Ysabel = Isabel. asentir = asentir. se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila. confusión de rasgos. aunque forme parte de un apellido. o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin él.. Dr. SSS. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio. luego su empleo se redujo notablemente hasta su extinción. etc. quota= cuota. Suplían una letra o un grupo de letras. Tejas.. frecuentemente hallamos la palabra cruz. para expresar el sonido de f: philosophía = filosofía. se usaba en muchas palabras. Sr. El punto se emplea todavía y es actualmente el único signo general de abreviación: Dn. Gallia = Galia. aparecía en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor . Mojos. La u tenía oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar. se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensión. Texas. La q se empleaba también delante de ua y de uo: quando =cuando. diremos que en los registros notariales o protocolos. siguiendo la practica del latín. QBSM. Prof. que es el que actualmente posee. ciertas palabras en las que. caída totalmente en desuso. La th. Buenos Ayres = Buenos Aires.. etc. a la griega o a latina. fueron muy usados antes del siglo XV. uno doble parecido al de la k o la seguida de s. . Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas. pero también suelen verse en minúscula. Como ejemplo de los segundos. Especiales. Pollux = Poluc. se empleaba en palabras como thesorero= tesorero. también caída en desuso. se utilizaron desde la antigüedad. SMFV 162  2. los escribanos y amanuenses recurrían a las abreviaturas y al engarce de palabras. como las letras sobrepuestas. indicándose esta suspensión mediante un signo general de abreviación.

y aún cuando lo hiciese. un documento generalmente manuscrito. Tiene por objeto la reproducción exacta del contenido del documento. en todo o en parte. Para realizar ese trabajo de trascripción. o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr  La letra n con un signo general de abreviación (raya. no así para los posteriores a esta fecha. y una caligrafía que no permita confundir una letra con orea. existen normas generales y uniformemente aceptadas. pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fácil y correcta los datos que aporta la fuente. buena ortografía. pero también las finales: Mgt. [ayer].1. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripción facsimilar o por su trascripción. La reproducción facsimilar (fotocopia.  Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles.  La ortografía del documento debe respetarse en la trascripción. con las características formales que le son propias. vírgula. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. letra o signo que agregue quien realiza la trascripción debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] . Para la trascripción de documentos anteriores al descubrimiento de América. 3. Técnicas de trascripción documental Hoy contamos con diversas formas técnicas de reproducción de originales. pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa. Es el caso en que se omitan letras intermedias. (Ej. fotocopia. las escrituras posteriores a esa fecha. n con u) ni mayúsculas con minúsculas. Es conveniente aclarar que: La paleografía. Por lo general en los ámbitos académicos se aceptan las siguientes normas:  Todo numero. especialmente los generados en territorios americanos. fotografía. o de impresión artesanal o con baja tecnología. (general) dro (derecho) 5. Las técnicas de trascripción pueden dividirse. pt. La neografía. según sus resultados en dos tipos de versiones:  Paleográfica o Neográfica.Por contracción o síncopa. [¿]  Cuando en el documento figuren anotaciones marginales. scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad. A los fines prácticos. evitando su deterioro por manipulación. que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos.  Modernizada o actualizada 10. el lector no experimentado tendría. microfilm.  La R mayúscula. ya que tiene ese valor. y como ñ si es posterior. (Majestad). No obstante en algún momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir. palabra. (parte) 4. (alguna) gral. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga. arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV. estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. Mixtas. 10.3. cuando aparece como inicial de palabras comunes. escaneado. es conveniente que mantengan esa ubicación en la trascripción. se requiere una gran prolijidad. muchas veces. 163 . dificultades para su comprensión y aprovechamiento. puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo.

y los testigos -). La acentuación del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas. subrayándolo (.me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre paréntesis y guiones. etc. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripción total o parcial de una palabra. se trascriben al pie de página con la inscripción: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]). se transcriben entre guiones: -Córdoba. subrayando las letras embebidas implícitas. con un signo de interrogación al final [-----.u. se indican mediante guiones Señor gobernador de ----. x.1. pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu]. j. y. para indicarlo: señor Las mayúsculas y minúsculas deberán usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente. DVQUE. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogación entre corchetes: dejóle [?]. etc. 164 .: para. ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. muger. Si la preposición que aparece fusionada con la palabra siguiente. cuando es una frase u oración. Cuando se hubiera omitido el tilde de la ñ. etc. se conservara así en la trascripción: ques.3. se transcriben entre paréntesis y guiones (. questa. se agregan entre corchetes y guiones. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan. della. deberán separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse.----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente. verdad. o por manchas. En el caso en que no pueda leerse una o más letras o palabras. g. en todos los casos: fecho. -marzo de 1834 10. ph. Ayres.                      Deben conservarse las grafías: f. Las omisiones involuntarias del escribiente. se transcriben: cuando es una sola palabra entre paréntesis y corchetes. pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre paréntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente. v. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. subrayándolas [-General-] Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. San Juan----Las palabras con que el escribiente cubrió un espacio que había dejado en blanco. colocándolas entre corchetes. Saauedra. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. La contracción de la preposición de con la palabra siguiente se conservará en la trascripción: del. enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas. Las palabras o frases restadas (tachadas). Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autógrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N. deste. dixo. por rotura del papel. deberá subrayarse esa letra en la trascripción. desta. en el texto ([gobernador]).. theniente. th. Phelipe.

Ej.-----. de el sujeto se transcribe: del sujeto. 28. 165 . como letras y espacios se supone que faltan transcribir. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirán en la trascripción.[?] 35. Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. Cuando no puedan interpretarse una o más letras o palabras se colocaran tantos guiones. La contracción de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras. salvo cuando la segunda sea el articulo el. Si un vocablo al juntarse con la preposición en perdió su vocal inicial. Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. p r = por. 30. se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. La puntuación del documento deberá adaptarse a las normas actuales. 18. M del Carril 34. deben desarrollarse. Todas las abreviaturas y siglas. 11. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. Si se considera dudosa la interpretación total o parcial de una palabra. se transcriben separadas. La y con función copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. Las palabras testadas o tachadas. Manuel Belgrano [rubrica] 33. 29. seguido de un signo de interrogación entre corchetes: --. Se actualiza el uso de la h 13. 24. con un signo de interrogación al final [---.Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente. Cuando la conjunción o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente.-. J. dl por del . Ej. Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. deberán unirse. esta deberá ser restituida. sin ninguna aclaración 32.------?] 31. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas. 19. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. como letras indescifradas se supone que existen. La R mayúscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. Por tanto: 10. Una firma autógrafa no rubricada se indicara transcribiendo únicamente las palabras que la componen. La u con uso consonántico se trascribe por v 15. se agregará a continuación de esta un signo de interrogación entre corchetes. La ñ sin tilde y la n con un signo general de abreviación sobrepuesto se transcriben como ñ 23. no se transcriben. 27. En la trascripción modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleográfica o neográfica para indicar la modernización del texto. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. 22. La v con valor vocálico se transcribe por u 16. impertinentes [?].--. 25. 21. colocándolas entre corchetes. Elobjetivo se trascribe: el objetivo. 20. 36. EJ. 12. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse. 26. @ por arroba. La ortografía se actualiza en todos los casos. que no sean de tratamiento. La y con valor vocálico se transcribe por i 17. Cuando las contracciones afectan a nombres propios. se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido.

En este punto es cuando está preparado para enfrentar productivamente la búsqueda y el hallazgo de “fuentes” que puede convertir en “datos” efectivos para su demostración Los archivos. 1. Así como los costos de los documentos reprógrafos 13. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es ¿Qué tipo de auxiliares heurísticos posee la institución. por ello debe ser tratado con el respeto que merece. por regla general. se indicaran mediante cuatro guiones: ---11. Personal de archivo. 11. a través de personal. generalmente son entidades organizadas. o por lo menos la serie que vamos a consultar? 166 . Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos. sea de relevamiento o de investigación. es una de las tareas más interesantes del historiador. directa. a ¿Cuando? ¿Que? Y ¿Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. personal especializado o con “oficio” por muchos años de trabajo y material heurístico de apoyo. Esto implica que la institución cuente con servicio de fotocopias. duplicación por escáner. pero es interesante que hagamos una breve referencia. inicia el trabajo de archivo. que no hemos tenido en cuenta o que no conocíamos. que ha seleccionado y que documentación y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inéditas consultadas. en su primera visita. Auxiliares de apoyo heurístico. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. 11. En consecuencia el investigador deberá informarse. pues en algunos casos nos proporcionará la “pista” de alguna serie o documento existente. ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla. que además de custodiar la documentación. en algunos casos hay verdaderos documentalistas. o por solicitud escrita  Acceso a formas de reproducción por parte del investigador. El historiador. un reglamento de consulta de sus fondos documentales. El investigador por su parte tiene en su formación técnica específicas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su información. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigación. que por lo general se refieren a:  Horarios de consulta  Formas de acceso a la documentación. de estas normas. y en consecuencia “sabe” que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hipótesis. autorización para uso personal de computadora portátil o máquina fotográfica personal. El trabajo de archivo. generalmente.3. 2. ya hemos visto que es un archivo. Los espacios dejados en blanco por el escribiente. Normas de consulta Toda institución oficial tiene. etc. que son los mejores auxiliares de la institución. es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el “objeto de investigación”. elaborados por el personal de la institución. fotográfica o microfilmada. cuando ha agotado la investigación bibliográfica.37. tienen reglamentaciones de consulta. EL TRABAJO EN ARCHIVO.

en base al análisis del documento. Sin descartar que un dato no buscado. temáticos. Estos pueden asumir distintas topologías de organización: cronológicos. y no nos cansamos de repetir. organizarla. Por orea parte. generalmente con cargo al consultante. por características externas. Estos auxiliares heurísticos pueden asumir distintas formas:  Inventarios: simple enumeración de las unidades de un fondo que tiene el archivo  Guías (alfabéticas. 167 . departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares físicos donde están las series o documentos. para organizar. por índice de emisor. que le permitan volver a ubicar la fuente. etc. una idea muy clara de lo que viene a buscar. Como ya hemos dicho. obligadamente. bibliorato etc. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas.Los auxiliares heurísticos es la documentación que se produce en la institución archivística. nos dan una idea general de caudal documental. que son funcionales para su organización. ordenar y localizar la documentación que en ella se conserva. cronológicas. por materia de origen de documentación. allí es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. Un archivo puede organizar su caudal documental según diversos criterios. cuyo uso se realiza a través de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura común a todos los archivos. temáticas. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivalía tiene que tener. con normas establecidas. pueda hacer girar su hipótesis teórica y tener que reformularla.  Documento: es la unidad mínima de un repositorio.) según como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro. que no siempre son adecuados para nuestra búsqueda.  12.  Descriptores. quien se enfrenta a una masa documental. generalmente suelen estar agrupados en  Libros. y registrar datos primarios y secundarios. Estos. los archivos también tienen servicios a usuarios remotos. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hipótesis. consulta y recuperación. o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos. puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones)  Sistemas informáticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo. Cuando las unidades documentales están encuadernadas  Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos  Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras  Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas características temáticas o morfológicas comunes. sea para consultarla. debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea. caja. divisiones.

para los que es difícil al principio encontrar un denominador común. Ficha individual de relevamiento. material documental combinado con otras fuentes por Ej. esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicación del documento. El fichaje de relevamiento. serie) Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). en numero de carillas.reproducirla o citarla. documentos de archivo y diarios o revistas. es aconsejable la “planilla de relevamiento” que permite ahorrar tiempo y espacio. de acuerdo a contenidos. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento.1. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12. respectivamente) Datación del documento (lugar y fecha de emisión del documento) Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor. fechas o protagonistas. de un solo repositorio o archivo. ofrezca una descripción de las mismas.  Extensión del documento. que permita una rápida y clara locación de las piezas documentales que se van encontrando y que.2. de acuerdo al objeto de investigación. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas.1. mas de una serie de un mismo archivo.  Para su utilización práctica (ver modelo 2 sugerido). serie)  Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). de un mismo tema u objeto. 168      . El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento. destinatario.1. etc. Planilla general de relevamiento. Para su utilización práctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen:  Su localización (repositorio o archivo.1. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronológico. Es conveniente la ficha individual de relevamiento. Fundamentalmente debe dominar las técnicas de relevamiento y de trascripción. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogéneos. a la vez. sala. sala. destinatario. 12. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento. integrados por elemento diversos y de variada procedencia (más de una institución de archivo. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. 12. la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localización (repositorio o archivo.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente. respectivamente)  Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos)  Resumen de su contenido (emisor. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia.

pues muchas veces. como imprescindibles. Es aconsejable dejar constancia. para lo cual habrá que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final.  Ficha de trascripción del dato que queremos extraer sea esta total. Esta ficha permite también utilizarla como:  Ficha de resumen del documento. con formato Paleográfico-Neográfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripción bibliográfica)  Ficha de observaciones personales.  Ficha de remisión o relacionante con otros materiales de la investigación. del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigación. Denominación general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigación. Ejemplos: ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales. pues es muy frecuente. en las fichas. no es tiempo adicional de la investigación.  Ficha de datos ajenos al tema. ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ 169 . parcial o mixta. Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12.1. aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigación. que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos. que con el avance del relevamiento estén contenidos o más explicitados en otros documentos. Características de localización  REPOSITORIO. 12. dejando el fotocopiado o duplicación documental para una instancia final. este relevamiento. SUPRIMIENDO artículos y preposiciones. Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento. por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como información. en numero de carillas.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones. o que no tiene todavía auxiliares heurísticos elaborados. aunque generales están aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos.2.  Así mismo esta ficha sirve de carátula a los duplicados de la documentación que hemos seleccionado. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento Este relevamiento individual. por ser estos en los que realizaremos las prácticas. Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogéneo. para nuestra investigación. que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. para señalar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografía. por el contrario es ahorrar tiempo y costos.  Extensión del documento.

están suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. en cuyo interior se encuentra la unidad documental. Dirección General de Escuelas iv. estos están constituidos por el elemento contenedor. en su mayoría están encuadernados en Libros. Fondo de tribunales viii. etc. Cajas de recopilación (Gobierno.) vii. En el Archivo Histórico y Administrativo de San Juan. Los mismos se encuentran identificados con un número localizado en el lomo de la encuadernación (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes épocas). Obras públicas. posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliación de ambientes. y el número de carillas que abarca. Economía. por que poseen una unidad temática. En caso frecuente de no existir más de una sala conviene denominarla como 0 (cero). de procedencia o cualquier otra característica específica que las determina como diferentes.  Libros. en adelante: AEASJ  SALA. como en la mayoría de los archivos provinciales. Datos de individualización del documento: Se entienden por “datos de individualización” aquellos elementos referenciales que permiten una localización posterior del documento. Esta denominación 0. Cuando nos referimos a este rubro. existen varias series: i. Archivo de decretos v.  Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie. Por lo tanto en todos los casos esa será la nomenclatura que utilizaremos. Copiadores de leyes y decretos vi. son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas. el elemento individualizante. que se encuentran independientes al resto del material de archivalía. encontramos varias formas de contenedores. permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposición del material. para indicar la situación en el momento de la consulta.ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN. estamos indicando que dentro de la institución se ha realizado una diferenciación de documentos. es la que se ubica en la parte inferior del lomo. Misceláneas. Archivo gráfico  12. por lo general. Originales ii. Ejemplo. desde libros a cajas y carpetas.2. Si se utilizan la serie Documentos Originales estos. En caso que haya más de una sala. Copiadores iii. La más reciente y correlativa. SERIE. autoral.2. Pues suele suceder que las instituciones archivística incorporen documentación y con el tiempo tengan más de una sala. Ejemplo en el Archivo Histórico y Administrativo de la provincia de San Juan. 170 .

(folio o fecha) para indicar Copia de Notas. f. 234. legajo 24. Libro Copiador de 1887. Documento 23. en estos casos hay que individualizar el documento con precisión.f. para indicar Copia de Decreto o Resolución según corresponda. separados por una barra. Para ello utilizaremos la denominación folio. o como documento o legajo. En todos los casos en que trabajemos con libros. 234. pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida.. o comience en el reverso no foliado de la hoja. 171 . f. como unidades cuando tienen un solo folio. en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo. se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita. fs. 345 También en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Dirección General de Escuelas. en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio. L. deberá iniciarse citando la carilla inicial y final del documento. Ej. 234. 23 vta. –N-..C.(folio o fecha). L.. AHASJ. L.. Caja 29.. cuales son los fundamentales. : Libro 234.Decretos. Ministerio de Obras Pública. o su abreviatura: L. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)  Cajas o capetas. Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del número de fotocopias que necesitaremos para obtener un cálculo de costos y seleccionar por orden de importancia. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ.. 234. en consecuencia se considerará en este ítem el número de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar. O su abreviatura L. 25 AHASJ. f. localizados por años. AHASJ. L. hay que indicarlo del siguiente modo: Ej. de Notas y de Decretos. O su abreviatura L.Ministerio de Gobierno. en consecuencia cada folio comprende dos carillas. En el caso de copiadores: hay de dos tipos. Ej. cuando tienen varios folios. AHASJ.Ej. –N. incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca. 23/ 34  Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento. Caja 22. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados. folio 2  Numero de Carillas. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 –Notas...  Folio.  Cuando el documento referenciado conste de dos o más folios.... deberá buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos. folio 12 AHASJ.C.

o “Tercero de la Independencia”. Se entiende por datación de fecha. las características básicas con que va a ordenar su documentación. Pueden darse casos especiales:  El caso que el año se encuentre indicado por una frase. o sea al lugar geográfico de procedencia del documento relevado. Datación del documento. Ejemplo: 1813 (?) 12. En este caso el elemento reconstruido deberá ser subrayado. Pero hay casos de excepción.2. al igual que en leyes o decretos. a su temática.3. A los efectos orientativos.4.  Datación de lugar.12. Se trata de establecer el lugar geográfico donde ha sido producido el documento a relevar  Cuando se trata de Actas la datación se encuentra al principio o al final del documento. deberá intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia. debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o paréntesis. de acuerdo al tipo de documentación que se consulte. . Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos están vinculados a la descripción de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificación valorativa de las piezas documentales. en este caso (1819). por ejemplo. pueden encontrarse también en el final o en el cuerpo del documento. deberá traducirse al año en que corresponda. “Noveno de la Libertad”. en muchos casos no esta indicado el lugar. Cada investigador establecerá. mes y año en que fue redactado. autoría.: (San Juan) /Valle Fértil/  Datación de fecha. etc. no constaren expresamente en el documento. contenido. o remitido el documento. damos como ejemplo las siguientes categorías descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGÍA CATEGORÍA Original ABREVIATURA OR 172 . pero como en el caso anterior (de lugar). indicándose con el paréntesis que la fecha esta reconstruida. el día. colocando a continuación un signo de pregunta entre paréntesis. en este caso puede reconstruirse el mismo por la función o el cargo de la persona que redacta el documento.  En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento. Ej.2. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisión del documento. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento.  En caso que algunos elementos de la datación temporal.  Cuando trabajamos con borradores de correspondencia. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIÓN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAÑO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1 ¼ ASPECTO CARACTERÍSTICAS INTERNAS CATEGORÍA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisión Constitución Convenio Convención Cédula Circular Capitulación Contrato Convenio Comunicado CATEGORÍA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaración Demanda ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM 173 .

 El tema central. También llamado extracto. en especial si se trata de referencia secundaria. especificando cargo o rango.CARACTERÍSTICAS INTERNAS Guía Instrucción Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nómina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificación Proyecto Proveído Parte Presupuesto Proclama Recibo Relación Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario GUÍA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM 12. o sea a quien va dirigido el documento. sin necesidad de tener que reconsultar la fuente. o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar  El destinatario. 174 . Resumen de su contenido.5.2. este puede ser:  Un extracto. es el que se escribe en el cuerpo de la ficha. debe consignarse una reseña del documento que permita identificarlo y obtener datos. redactar una breve reseña que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa. según el encabezamiento. Es importante que en ella consignemos:  El emisor.

gráfica o una figura estéticamente expresada. significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8. ordené levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos. Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. transcribir. transcribir y cerrar las comillas: “Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un párrafo. instituciones. registrando nombres de personas.” (8 vta. detalles de lugares o datos numéricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripción. se transcribe la frase de nuestro interés hasta el punto final y se cierran las comillas. Que por su importancia veremos seguidamente. así como indicar el folio donde esta la frase asentada. se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta). en defensa de nuestra integridad territorial” (7) • • • Omisión de la primera parte del párrafo: en este caso se abren comillas. La trascripción documental. • Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. sin llegar al punto final del mismo. colocar tres puntos suspensivos para indicar que el párrafo sigue. caen en el despotismo..cuando los hombres llevados por sus pasiones. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicación fotocopiada. y cerrar comillas.. Conviene utilizar la trascripción cuando: El documento no pueda ser reconsultado. “Al tener noticias de los últimos movimientos del General Oribe. • En estos casos deberán observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos.  12. o sea “a la vuelta”  Las trascripciones pueden ser: • Párrafo completo: al transcribir un párrafo completo debe abrirse comillas.. corresponde: abrir comillas. en caso de ser solo unos pocos párrafos de lo que nos interesa de la fuente. (7 y vta) significa que el párrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina. elegante. • Cuando la cita corresponda al reverso del folio.” (2) • Omisión de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras. 175 . • Cuando la fuente constituya por su estilo y construcción una frase directa. “. olvidan el bien común de los pueblos..) • Omisión de la última parte del párrafo.3.

teniendo en cuenta las normas anteriores....“El presidente acogió mis palabras en la forma más cortés que podría esperar [.. debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado. Autor y fecha del relevamiento. y el archivo tenga medios técnicos o autorice la foto duplicación del mismo.4. no siempre esta será inmediata. Acciones a seguir con este documento. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigación..] 2000 máquinas [.. su trabajo pierde todo valor científico..” (3) “.” (5 vta.3 y vta”. en consecuencia si estas no existen. Por tanto se sugiere:  No marcar con papel ni adhesivos los documentos.8 % del personal son mujeres. que tienen la importancia de servir de sustento a la demostración de sus hipótesis.” (9) 12.5. (8 vta) • Entresacado de párrafos. y los agregados se dejan sin encomillados. “A veces es estrepitoso y revolucionario. El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas únicas e insustituibles.. IMPORTANTE.. En el caso que las necesidades de nuestra investigación nos obligue a seleccionar solo algunos párrafos de una pieza o un legajo documental.. condiciones de trabajo en la industria del calzado [. 176 .. sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones.) “En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57. es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripción del nombre.] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la república” (12) • Trascripción con intercalación de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripción textual. agregando al final de cada párrafo y luego del cierre de comillas la página de donde se ha trascripto el párrafo: “El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX. se procede según las normas indicadas. aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa húmeda. pero ello no puede quedar librado a la memoria. Este hecho no se da siempre en el interior del país. pues esto facilitará la localización del original en caso que haya cambiado de lugar físico el repositorio. A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicación en otra oportunidad.”. indicando en forma resaltada “FOTOCOPIAR TODO” o “FOTOCOPIAR F. llevándose por delante la “patria colonial” y el orden oligárquico cuando se ha dado con un caudillo con espíritu de pueblo.. o sus iniciales. es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la acción.] 2354 obreras ocupadas. en consecuencia. es sobre todo el estanciero. y como mínimo el año en que fueron realizadas... “El caudillo de la primera mitad del siglo XIX. 12. debe tener presente que esta penado por ley sustraer o dañar el patrimonio publico.. que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo”. no fue ajeno al trabajo a domicilio. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales.

necesidad de clarificar los conceptos. Edición ampliada en preparación. 1994.  Comunicar al encargado de la sala de consulta. No tildar. pues un trazo firme puede traspasar el papel y dañar el documento. FUSTER RUIS. Nuria. 1987 AMAT NOGUERA. Barcelona. marcadores ni biromes en los documentos o sus copias. colocar señales visuales. Manual de Archivología Hispanoamericana. Isabel. N°2. pues el papel soporte de la información.  No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos. UNC. FERNÁNDEZ. Técnicas Documentales y Fuentes de Información.  Respetar las normas de préstamo y consulta de la institución BIBLIOGRAFÍA TANODI. tinta. Francisco. devolver los elementos consultados a la persona responsable del préstamo. 103120 GIRONES. Archivo y documento de archivo. Normas auxiliares de referenciación y fichaje. Archivística.  Guardar silencio durante la consulta. ni realizar trazos con lápiz. Córdoba. San Juan. 1999. 2004 ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO 177 . Barcelona Bibliograf. p. Aurelio. suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fácilmente. ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. Remedios. a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores.  Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza. o a la Dirección cualquier alteración o falta de folio que advierta. En “Anales de Documentación”.  Antes de retirarse.

140 .

....................................................................................................................................... para realizar anotaciones...............................................MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal.................................................................................................................................................... EXTRACTO......................................................................................................................................................................................... .............................. ............................................................................ Puede hacerse en tamaño menor o usarse doblada para archivar........................................................FECHA............................................................................. con sus datos y cuerpo........................... o servir de portada a fotocopias............................... TEMA O TITULO.......................................................................................................................................... DESTINATARIO.............................................................................................................. resumen o transcripcio......................................... LOCALIZACION.............................................................................................................................................. ACCIONES....................................................................FECHA.. EMISOR...................................... ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 141 REPOSITORIO......... CARACTERISTICAS EXTERNAS...... ............................... DATACION: LUGAR...........................................CARILLAS....................... RELEVADOR........................................................... ............. CARACTERISTUCAS INTERNAS..............................................................................

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