UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFÍA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIÓN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significación y definición de Archivo 1.2. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institución administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivística. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definición de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico. 3.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial. 3.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 3.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALÍA 4.1. Relación con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomático 5.2. Documentos históricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Técnicas de trascripción documental 10.3.1. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurístico. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Características de localización 12.2.2. Datos de individualización del documento: 12.2.3. Datación del documento
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12.2.4. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripción documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
“A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, artes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: Archi ... ¿qué? ". Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignoran social ante una profesión tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba (España). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-¡Adiós, don Jozé! ". Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la profesiones más noble de España, pregunta a su vecino de mesa: '¿Eze, ¿quien ez? ". Y ante la respuesta de “el archivero”, responde el genial matador: "-iOzú, hay gente pa tó!” El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañando Archi ... ¿qué? El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás Disciplinas de la Documentación.” 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivología trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formación, cuyos fines, funciones, y división, esta conectada a las ciencias de la Documentación. La palabra “archivo” deriva del griego “archeión] que”αρχηειον” [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero también sede ] o sea el magistrado o persona “que manda”. En ”αρχηονdonde reside el “archon” [ el “ αρχηει⌠ν”, que en latín deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolución del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visión general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivística, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en “Análes de Docimentación” . Revista General de Información y documentación. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivaría y finalmente daremos una breve idea sobre la archivología o Archivística y su ubicación dentro de las ciencias de la documentación y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose con extrañeza Archi... ¿qué? 1.2 Significación y definición de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones:  .Edificio especialmente destinado a conservar la archivalía.  El local inmueble o edificio, que dentro de una institución, se usa para conservar la archivarla.  El mueble o “fichero” donde se conservan carpetas o piezas documentales  Institución que conserva la archivara, de una o más entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivaría.  El material como tal, es decir la archivaría.  La carpeta en que guardamos documentación afín en una computadora En términos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO:  Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.  La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.  El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. " Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten éstos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depósitos archivísticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservación y difusión documental; y colaboradores técnicos,

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Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas),  una gestión archivística (recogida, organización conservación) y  un servicio documental (utilización).
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Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia). Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".2
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TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y 142

C. igual que la calidad del archivero. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos. la consolidación del principio de procedencia. gozando por ello de la fe pública que le transfiere a la institución. fundamentalmente a través del Derecho Romano. juegan un papel decisivo para la consideración jurídicoadministrativa y en definitiva científica de los archivos. universitas. fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano. provistos de “fe pública”. para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países. Madrid. procedencia para la consideración de la Archivística como ciencia. tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad.2. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta. no hay que olvidar las otras acepciones. pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución donde los profesionales archivemos. Como conjunto orgánico el archivo es un producto. Por otro lado. 6-1. y el servicio o utilización documental. que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los teóricos de la Archivística. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público.M. lo que es más importante. bien conservado. 143 .  la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia. 43-77. Francisco: "Los inicios de la archivística española y europea".  la entidad o entidades productoras. A lo largo de la historia de los archivos la legislación. U. Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza otros autores puede verse en FUSTER RUIZ. persona revestida de fe pública. La Archivístíca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos. según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas. Revista General de Información y Documentación.  los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico.  el personal capacitado con formación científica y técnica. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo. globalidad. la practica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo. La Archivística. aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales.Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición:  El archivo como institución. Vol. 1.. según Troche y Zúñiga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros". también es obra española. sino. que implica totalidad. El retorno al concepto de archivo como institución. que. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1996. desde el primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental.  el depósito o local del archivo.

propia de los archivos al servicio de la Administración. Este cambio. aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos. intermedios e históricos. También surge como servicio administrativo. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación. H. que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos tiempos. lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos. Lo mismo sucede. necesaria para la adopción de medidas políticas y administrativas.3.: "La misión de los archivos y las tareas de los archivistas". Los siguientes autores españoles del siglo XX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea. El archivo como institución administrativa y no "cultural". la empresa). sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". Como consecuencia. En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico-administrativa. A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente. lo que les interesa es la eficacia jurídico-administrativa de las instituciones y oficinas. Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. encargado de funciones administrativas". como un establecimiento de carácter científico. generalmente en los demás sistemas archivísticos. surgiendo un nuevo perfil científico de archivero. la Administración en general. París: Unesco. Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental Por añadidura. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas. se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos. y de las personas. sobre todo en el siglo XX. 144 . Robert Henri Bautier3 1 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo. supone la caída en picada de la función jurídicoadministrativa. paleográfico y diplomático. dotado de preparación de tipo histórico. y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. autonómico y local. En: La Administración moderna de Archivos y el prontuario RAMP. 1. llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo. ante todo. la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones. de Peter Walne. principalmente los derechos patrimoniales del Estado. que potencia científicamente los archivos históricos. recop. 1985. revalorizando definitivamente. el poder político y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. de las demás instituciones públicas y privadas. Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos. R.imprescindible de la institución archivística. que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. 1-2. El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos. para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental. a una institución archivística determinada: archivos de oficina. Los archivos tienen un 3 BAUTIER. dentro del concepto total de archivo. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica. La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos. Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto”.

conservación documental). También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística:  elemento estructural(depósito archivístico). de empresa. matizamos. Con ello la sociedad se irá concientizando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa.  elementos científicos y técnicos (organización científica.doble aspecto. ser puesto a disposición de los usuarios.educativa. la razón por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello. con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico. Está claro. y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos. y  elementos utilitarios (servicio documental). constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o sitio de conservación de los documentos: como hemos visto en griego archeion.. La razón ultima de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria. En definitiva. con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística. ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones)... Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para finalmente. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto. pero secundarias. El establecimiento tiene que ser plenamente científico. que son dos de los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. de la que se desprende el origen funcional de los documentos. que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas. No tiene que ser inmutable.4. pero hoy el deposito documental es algo más importante. 1. Estas actividades culturales y educativas son importantes. científica. Es tan importante este elemento estructural que. Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación. que representa las dos caras de una misma institución. y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio. puede variar circunstancialmente.  elementos personales de la gestión (archivemos y personal de apoyo). Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga 145 . social. científico y encargado de funciones administrativas. es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos. cultural. privados. apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado). cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico. son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental. el local y la gestión archivística profesional. pero su función genuina es la administrativa y no la cultural. además de los anteriores elementos ya analizados. de donde en latín se deriva la definitiva Archivum. en nuestro concepto y definición de archivo. Como hemos visto. los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. en un principio. La entidad productora..

museos y centros de documentación. el derecho o facultad para crear archivos y. distinto para cada una de las tareas. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios. ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios. que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información. Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. El servicio documental. quienes generan esta gestión documental. a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente. organización. pero también lo es en archivos. Los archivos. informando sobre los fondos documentales de su 146 . tratado científicamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un auténtico archivo. eran funcionarios espacialísimos. que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. Los archivemos. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro. aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general. pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archivemos públicos. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación. donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. los archiveros. sino en otras materias relacionadas con la conservación. La utilización.5. El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. si son ya totalmente accesibles. tan sólo de conservación documental. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. conservación y utilización). los funcionarios de la Administración. después. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional.siempre un adecuado continente donde sea conservado. siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivística. la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos. Esto es fundamentalmente en bibliotecas. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y. por completo distinta a la que tenía en el pasado. ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. debido a la misión esencialmente jurídica y científica que desempeñan. totalmente pasiva. la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos. al público en general. instrumento para acrecentar el poder. para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado. para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. Mientras se mantuvo el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general. los investigadores de la Historia). Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. 1. sólo podían tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi. dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder. pues. por tanto. el archivo sólo podía confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza ligados por juramento. Por ello. para que puedan cumplir su misión necesitan de un personal suficiente y variado. el servicio documental. es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación. es el fin último y primordial del archivo. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico-administrativo de las actividades de los poderes públicos. que gozaban de uno de los atributos públicos más preciados: el de la fe pública. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo.

informes. para hacerlos más prácticos y simples. correspondencia. determinan la forma y el contenido de la archivalía. distinguimos tres fases: 2. mapas. pasada la misma se archiva. Las finalidades y método de trabajo de una entidad. mensuras. que durante su tramitación son solo archivalía en potencia. que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales. Se desarrolla dentro de la entidad productora. es posible reformar los procedimientos para su manejo. mail.1. oficios. 2. pero dentro de la archivaría moderna. etc. Sin esta voluntad de servicio. sobre el máximo tiempo que puede permanecer una actuación inmovilizada en una oficina. Segunda fase..  el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la repartición hasta que se jubila.  en cambio un proceso de tribunales puede durar años antes de su archivo. nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad.  Flexible e innovadora. de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. documentos anteriores. Esta archivalía potencial puede ser abundante o pequeña. se forma a partir del material que llega a una repartición o empresa. libros. el carácter del asunto y el sistema o método de las actividades internas y relaciones externas de la institución. El tiempo que permanezca en una oficina determinada.centro. fax. fichas. cartas. 147 . se incurre en mora administrativa. depende de las necesidades de la entidad. tanto del personal como del centro en general. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico. etc. La primera fase. de auxilio. planos. actas.2. a través de la ayuda directa a los investigadores. que no es sólo de tipo cultural sino de información. expedientes. Por ejemplo:  una invitación a una reunión. depende del asunto que se trate. en caso de exceder dicho plazo. etc. de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas. Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histórica. pre-archivística. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental. agregar hojas de informe. circulares. estados contables. que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivaría en potencia. expedientes. Archivo intermedio. llegan hojas. pero también personalmente. La formación de la archivalía es:  Inductiva y “a posteriori”. dibujos. A las “Mesas de entrada”. Según su naturaleza puede ser: libro diario. con consecuencias jurídicas para quien haya hecho retención indebida o premeditada de una documentación) 2.

por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. en este ultimo caso con la autorización correspondiente se expurga o se elimina.  Son lo que consideramos documento de archivo. en “Archivística. producto de la imaginación. informativas y científicas. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. en mérito a su importancia. Incluso podemos reducir aún más el concepto. bibliotecarios. y habrá que definir su conservación definitiva. Estudios básicos”. que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. juristas. La conservación definitiva del material de archivaría. 3. etc. o no. de uso concreto. 2. La materia prima de los archivos son los documentos. fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad. Son los llamados también archivos temporales o en depósito. Luis: "Concepto de documento". Sevilla: Diputación Provincial. documentalistas. 148 . Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo. En este ultimo caso esa archivaría. diplomáticos. archiveros. que tuvo en las dos primeras fases una importancia práctica. habiendo cumplido sus efectos. por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. Sin embargo transcurrido un tiempo. P. que engendran derechos y obligaciones. convirtiéndose en archivalía. ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores. documento es un objeto corporal producto de la actividad humana. cédula de identidad o permiso de conducir). se realiza en una sección de la entidad que los produjo y/o en los archivos históricos. 4 NÚÑEZ CONTRERAS. la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas. Archivo definitivo. En un sentido muy amplio y genérico. artísticas. ese material o archivaría concreta. dividiendo el documento de archivo en dos clases: • de naturaleza exclusivamente jurídica. considerado probatorio. Se transformará así en fuente de información científica en documento histórico. aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (por Ej. quedando en función administrativa como material de consulta. 31. pasa a esta segunda etapa administrativa. generalmente identificados con los documentos administrativos.3 Tercera fase. musicólogos. instrumento fehaciente. museos y centros de documentación  Por otro. siempre entendidas como testimonio. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos:  Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas. es decir.Cuando el material ya ha cumplido su función inmediata. deja de ser útil. pasara a tener una importancia cultural. significación o probanza jurídica o administrativa. 1983.

  3. En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora. recibido y acumulado. verídicos o fehacientes.. El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. en cualquier lenguaje. carece de este sentido. (Relación con la entidad productora): . El documento único. objetivos y. de forma automática y espontánea. El documento de archivo como testimonio. manuscrita o impresa. en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/lo administrativos y conservado como prueba. Por esto. De aquí se derivan los principios generales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación:  el carácter seriado de los documentos. forma o soporte (fónica. auténticos. .. Fe pública. (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). textual o gráfica. . su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. públicas o privadas. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico.. de carácter auténtico." Esta definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva. así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos.  el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental. oral o escrita. esencialmente administrativo y/o jurídico. información y continuidad de gestión'. tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico. que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales. como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada. sonora. de acuerdo con unas características de tipo material y formal. en imagen o electrónica).1. aislado. 6 149 . seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. 1993). atendiendo a todos sus caracteres externos e internos. interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado).• y de naturaleza administrativa. en lenguaje natural o codificado.. y el principio de procedencia.2. (Caracteres internos): . 3. sin conocimiento de su procedencia orgánica.. (que enumeraremos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productos:  (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. Contenido jurídico. Definición de documento de archivo. generado en cualquier fecha.. Ministerio de Culttura. producido. por tanto.. generalmente en ejemplar único. 5 DICCIONARIO de Terminología Archivisstica.. en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica. objetivo e imparcial. (Madrid. conservado integro en forma origina indivisible.

Madrid: ANABAD. en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. económica y cultural de la sociedad. piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica. llegándose a una utilización general y común de la documentación. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo. y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano).La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica. según el Derecho Romano es su condición de fe pública La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos. ya no exclusivamente patrimonial del soberano. depositario de la fe pública. Traducción de Mercedes Costa Paretas. El poder.3. que a simple vista parece confundirse. 257. auténtico. hasta finales de la Edad Moderna. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. solemnes. Todos los documentos 7 LODOLINI.administrativo. Al concepto de archivo como tesoro. Como testimonio jurídico. como Lodolini7. confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. Principios y problemas. sino también de nuevo para los súbditos. consideró siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico. podemos concluir que el documento testimonial. formado por documentos sueltos. con valor probatorio. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. 3. imparcial. Es decir. Si aceptamos la teoría de algunos que. 1993. se da paso a los documentos privados. Los documentos son testimonio e información y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos. para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad. se va llegando. frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre. Esta es la principal garantía frente a las falsificaciones. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente. 150 . Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público. junto a los documentos públicos. es decir el documento de archivo. principalmente en relación con las ciencias históricas. y no una finalidad literaria. para alcanzar valor como fe pública. Por ello. es tan antiguo como la misma escritura. de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio. Una de las características del documento de archivo. y no sólo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder. administrativa. el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política. paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible. incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano. A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. Elio: Archivistica. la fuerza y los intereses de la Monarquía. se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos. A partir del siglo XII con la recuperación paulatina del Derecho Romano. social. La doctrina archivística y jurídica.

por ejemplo. auténtico e imparcial. fehacientes. probatorios y de carácter jurídico y administrativo. social. En definitiva. audiovisuales. económica y administrativa. autenticidad. se eleva también el papel del archivo como fuente de información. originalidad. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística. el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado. generalmente 151 . de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación. los archivos. haya documentos con vicios que afecten y deformen la información. 3.. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente. sino que es garantía de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero. mecanografiados. testimoniales y. el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. Objetividad. por contener elementos falsos e inexactos. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo. principalmente de carácter histórico. Sin embargo. subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). Con la seguridad del acceso final a la documentación aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso. En general muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo.4. Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre. sin añadir elementos de crítica. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual. y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. 3. informan sobre algo. Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente). son incalculables. al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica. como el Archivo General de Indias. Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos. No sólo informa. De ahí la nota fundamental que puede atribuírselas y que es la objetividad. fotográficos. por tanto. El documento de archivo es único e irrepetible. Pero es más. producto y testimonio de una gestión. constituye testimonio científico. los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles. electrónicos. los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico. por lo tanto.dan noticia de algo. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública.5. evaluación y valoración de los documentos. pública o privada. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa. garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos. son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. y se emite en folios o en piezas sueltas. el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico. es decir. y debe ser siempre probada científicamente.. en el testimonio más fidedigno de la vida política. Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional. sonoros. solo auténtico) y.

se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen. o a lo menos se altere y desnaturalice". aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ". IV. principalmente del carácter seriado. como eslabón de una cadena. 7-13. fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. 11 JENKINSON. artificial de algunos depósitos documentales. y sólo puede ser vivificado por el 'concepto de relación'. pues. y no es la usual de los verdaderos archivos y. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno. La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. Si se trastoca el "orden suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo. al estar producidos por un mismo organismo administrativo. Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas. un vínculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. ¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes. London: 1948. Pero esta es forma atípica. de los archivos administrativos. en Revista de Archivos. Es lo que el inglés Jenkinsor11 denomina "interdependencia". en originales múltiples. Bibliotecas y Museos. Esta noción de conjunto. 6' ed. sin embargo pueden estar también de forma aislada. aclara en el siglo XX. y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes.6. Hilary. Diputación. p. Existe. Podríamos decir que hay familias de documentos. no estando siempre depositados en un archivo. 8 HEREDIA HERRERA. Año V N° 141 y146 y 177-185. 1993. En este caso. A new profession. por lo tanto. condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado. De su carácter seriado. por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público. o integrados en colecciones. rúbricas y sellos?8 3. Conviene advertir no obstante que. unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. implica que un documento “regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía". en ArchiW. en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. Miguel: "Sobre la organización de archivos". el italiano Cencetti10. reimpreso en Scritti archivistici. no natural y. aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental.en grafía manuscrita. Sevilla. 9 VELASCO Y SANTOS. que desmontadas y separadas carecen de sentido. como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. The English archiwst.47-55. 1937. 152 . una de las características fundamentales del documento de archivo. p. Antonia: Archivística GeneraL Teoría y práctica. La doctrina elabora unas premisas ineludibles. El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos. Madrid. la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. 134. Rorna. . sobre todo. 1875. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 10 CENCETTi. 1970. con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado.

que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos. 153 . audiovisual. y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de becas. etc. palabra que comenzó a utilizarse en México. científicos y culturales. La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. La persona o entidad que produce el documento. pero que aún no tiene su plena aceptación por el Diccionario de la Lengua Castellana. lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. además de las colecciones externas a los archivos. El documento de archivo no puede estar nunca aislado. y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades. imágenes satelitales. Si guardamos tan sólo los expedientes de concesión. quizás. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia. Estos documentos llamados históricos. Por Archivaría entendemos todo el material escrito. sonoro. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. LA ARCHIVALÍA El contenido esencial de los archivos. grafico (dibujos. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto. este termino es “Archivaría”.7. que ya venimos utilizando en estas notas. conservándose parcialmente como colecciones. llamándoseles en algunos casos documentos históricos. Pero en nuestros días los archivos no solo contienen “documentos escritos”. pero que tienen valor como fuente histórica. Por ello. jurídicos. tradicionalmente fueron los documentos. planos. los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos. o el destinatario del documento.) multigrafiado. 3. Gran parte de la archivalía de los últimos dos siglos se ha dispersado. nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador. La archivaría puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión realizada con las atribuciones debidas para ello. reprógrafo. croquis. ordenadas o desordenadas.Habría que explicar. de aquí que haya surgido la necesidad de buscar otro termino. en cumplimiento de sus funciones o fines. comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo. mapas. 4. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural. que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o por alguna finalidad práctica. en cualquier tipo de soporte. para denominar el contenido o material que custodian los archivos.

la constituye la documentación escrita. no tienen permanencia y son irreproducibles. se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagaré o una letra) que garantiza una obligación pecuaria. Relación con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivaría hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos:  Los hechos son manifestaciones de la vida humana. (archivalía)  En estas relaciones la archivalía auxiliar. convocada un día y hora determinado. El producto los automóviles productos materiales directos. documenta y testimonia el cumplimiento de la producción. en muchos casos. realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. Ejemplos: Un hecho es una sesión de la una cámara legislativa.4. cintas o discos. disco. salarios. tributos. en este caso es inmaterial. sino que estos soportes son auxiliares o acompañan a los productos principales. En nuestra época el término documento tiene significados generales y especiales:  Comúnmente en la vida práctica. derechos. etc.1. gestionar y fallar un pleito. aún en nuestros días. El producto. o la filmación de una película. la elaboración de una estatua. Ejemplos:  En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar. 154 . la archivalía. El hecho es trabajo para producir ganancias. Los subproductos o productos auxiliares. son los planos. Implican lo realizado en el tiempo “real. materiales.).  Los productos. en relación a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. Sus productos son las leyes cuya vigencia va más allá del momento que se promulga. papelería administrativa de costos. En una fábrica de automóviles. espirituales o culturales.  De acuerdo a esto la archivalía es un producto en soporte papel u otro material (cinta. Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles. Siendo el libro. 5.  Un hecho es la composición de un libro. son elaboraciones humanas. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivaría). el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia. impuestos. de relativa permanencia. la estatua o la película los productos que tienen cierta permanencia. Sin embargo. etc. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte más cuantiosa de la archivaría de un archivo.

Dentro de los documentos históricos.  Cartas. si bien guarda ciertas formas. también documentos históricos. 5.  Los documentos diplomáticos pueden clasificarse en: instrumentos. memorias. sentencias. partes. estatutos. a la historia como fuente primordial o directa”. fotocopiadas. resoluciones. pero. Documento diplomático. testimonian los derechos y detallan las obligaciones. etc. También se incluyen en esta categoría. que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes. cartas y escritos.1. histórico y documentalista. Floriano Cimbreño lo define como “supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica. oficial o privada. Los documentos diplomáticos son. como la de personas sin esta actuación. formularios. certificaciones. y que formula o redacta sin intencionalidad histórica. reglamentos. contratos. actas.  Desde el punto de vista de la archivología. 155 . Documentos históricos. entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de allí toma el nombre de diplomático). responde a un estilo personal. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales:  Ser producido por una entidad institucional u orgánica  Haber sido redactado con determinadas fórmulas internas. con la precaución de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto. escaneadas) que son copias de los originales. En algunas disciplinas. no obstante. sirve. conviene incluir las reproducciones (fotográficas. que no tienen un nombre genérico y se los designa comúnmente como escritos. designaciones. escritos contables. Entre los instrumentos jurídicos se incluyen: las leyes. tanto sea de personas que influyeron en la vida pública o intelectual de una época y un lugar.2. la archivaría cartográfica. La correspondencia epistolar. que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas  Tratar un hecho o negocio jurídico. relatos. que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. el material sonoro. por que garantizan una faz legal. y el material gráfico y fotográfico. En los estudios sobre el medioevo. decretos. pero en este último grupo se incluyen documentos públicos y privados que los diplomatistas no consideran. Con el tiempo se transforman en fuentes históricas y ofrecen a la investigación datos jurídicos e institucionales. por lo tanto reproducen las características internas y externas. Ellos son: informes. etc. son propias del estudio histórico o literario. por lo general. 5. desde el punto de vista archivístico. interesa considerar el concepto “documento” desde tres aspectos: diplomático. microfilmadas.  Los instrumentos: en la vida práctica tienen un valor jurídico. La correspondencia privada entra plenamente en la categoría de documento histórico.  Escritos: hay un gran número de piezas documentales. se utiliza la denominación “documento” de acuerdo a las necesidades científicas.  Actas: significan la relación escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunión. diplomas de estudio.

J. hay materiales de distinta índole. Finó y Luis Hourcade “información” como “todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca”. desde el punto de vista de la documentología el documento. en gran número de ejemplares. que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre. etc. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostración 7. Mapas y planos.  Objetos naturales: rocas. que tienen fines comerciales o culturales.. como restos escritos. películas. mapas. Considerado así. discos fonográficos. depende del concepto de información. correspondencia de todo tipo. Sin embargo. etc. grabados. etc. folletos. no son archivalía. por Ej. publicaciones periódicas. rutas de comunicación. listados. que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre. en el mismo caso de los anteriores. inventarios. 6. Desde el punto de vista de la archivaría.  Documentos referidos a datos sobre administración pública o privada. hechos por una casa editorial o institutos geográficos. armas. para conocimiento de ciudades.Los documentos históricos tienen ciertas semejanzas con la archivaría. defensivas o estratégicas. Este parentesco entre archivaría y documentación histórica. etc. partituras de música y similares. a los negocios.  Documentos gráficos: grabados. copias digitales. En consecuencia aplicando este criterio. no son archivaría aunque puedan tener valor histórico. 156 . insumos. los cuales se archivan junto con otra documentación producida por esos estudios militares. fotografía documental o digital. El plano. aquellos producidos en gran numero de ejemplares. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito. que aunque puedan tener interés cultural o histórico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivaría. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA Ya hemos anticipado que la archivaría es una rama de las ciencias de la documentación. o sea el conjunto de los materiales que comúnmente constituyen los “archivos” y colecciones. impresos o manuscritos. expedientes. reprógrafos y sonoros. los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografía u otros temas. oficios. monedas. notas.. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. que no son propiamente archivaría. El mapa como producto directo. donde se han marcado operaciones ofensivas. utensilios. animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos.1. los documentos pueden agruparse de la siguiente manera:  Documentos bibliográficos propiamente dichos: libros.. es archivaría cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional.  Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm. ¿Cuando pueden ser considerados como archivalía los mapas y planos? Para responder a esta cuestión debemos recordar que se ha considerado como archivalía a la producción auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos. salvo que cumplan determinadas condiciones: 7. permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo. plantas.

películas. En el Archivo General de la Nación se conservan. suelen considerarse Documentos Históricos:  Fotografías. producidos inclusive con fines propagandísticos. ferrocarriles. usados como elementos aclaratorios. Son archivalía también los planos de las oficinas de catastro. etc. lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgación). película. etc. a los que los sepan interpretar. por medio de discos. este archivo.. puede convertirse en documento histórico. cinta. placas. soportes magnéticos e informática. con mediciones matemáticas de terrenos. Forma parte de la archivaría. Todo este grupo de material conforman las bases de información de la investigación. pergamino o papel  TERCERA ÉPOCA. para construir obras públicas (calles. o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante. Películas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares. pinturas fotografías. diarios. La evolución tecnológica del siglo SS. Hoy se debaten nuevos soportes de información basados en la potencialidad técnica de la informática. que adquieren luego valor histórico.  Cartas privadas. de aspectos o personalidades del país Impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina. grabados. edificios. Ej. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz.2. Material reproductivo y sonoro. cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos 50 años. Igual que los planos realizados en litigios judiciales. en la película sonora y la informatización (compact disk). algunas filmaciones. cintas magnetofónicas. basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra. comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgación masiva o cultural. que dicen. 157 . El avance de la técnica. pinturas e impresos raros. Una cinta magnetofónica o una filmación tomada en un juicio. 7. Después de la escritura. fotografías de personas. indirectamente. etc. para transmitir un mensaje  SEGUNDA ÉPOCA. Es archivalía las fotografías colocadas por la policía a expedientes. planos. memorias. se transforma en símbolos gráficos.  Dibujos. diques. En líneas generales se habla de tres soportes de información:  PRIMERA ÉPOCA. Este material reprógrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivalía y de los documentos de los cuales se vale el historiador. fundamentalmente en el siglo XX. que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura. en caso de conflicto bélico. Oficialmente en. con soportes diferentes al papel. grafística.En cambio son material de archivalía los planos producidos en oficinas y empresas. películas.. fotografías. produjo un cambio singular en el material de archivalía.  Mapas. del movimiento (película cinematográfica) e inclusive la voz viva. Los microfilms. Ágrafa o prehistórica cuyo soporte era generalmente el dibujo o símbolos en roca. tablillas de barro o madera. así como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas. dibujos. placas. material sonoro. si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. autobiografías. partieron de la captación instantánea de la imagen (la fotografía sustituyo al dibujo). donde la voz del emisor. papiro.

CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS 158 . contando además con un Archivo General de la Nación y Archivos Históricos en provincias y jurisdicciones districtales.8. o constitucionales. En los países hispanoamericanos la división suele seguir el criterio de la organización constitucional de los estados.A. Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificación para los archivos argentinos: DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES PUBLICOS ORGANISMOS AUTARQUICOS ECLESIASTICOS PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES -INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES . ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios:  Por entidades productoras de documentación  Por el tipo de material que guardan  Por otros criterios: cronológicos. dependiendo estos dos últimos. temáticos. DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A. por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial. El Dr.

administradoras y empleados.  Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero  Letra cursiva. llamado letra. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografía europea. barro. tablilla encerada. pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas. ni en forma metódica como los grupos anteriores. es la que se utiliza en los códices  Letra diplomática: a la utilizada en documentos oficiales. usan la archivaría con usos prácticos o de consulta.9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO.  Los diplomatistas. papiro. esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora. relacionada con la vida de la entidad productora. con determinadas formas y estructura externa o interna. se han dado diferentes estilos de letras según el uso de la misma:  Letra libraria.  Las entidades productoras. ni determinada forma interna o externa. ágil. y es la utilizada normalmente. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayúscula y redondeada muy usada en los códices y la cursiva minúscula muy llena de enlaces y de difícil lectura. pero no con carácter científico. ni determinados asuntos como tales.  El archivero. piedra. pergamino. les interesa la archivaría en cuanto suministra datos para sus temas de investigación. metal. llamada mayúscula cursiva. el material de archivo o archivaría tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. También toda escritura utiliza un tipo de símbolo. tiene un trazado rápido. estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional. Como hemos venido expresando. 10. cursiva antigua o cursiva clásica. concretamente para la civilización occidental de alfabeto latino. No le interesa el documento aislado o individual. a partir del VI se vuelve tosca y descuidada  159 . toma la archivalía como un conjunto creado de una manera orgánica. Pero en un breve apartado. o sea: papel. 10. queremos dar algunas ideas generales sobre el tema  Al empezar la era cristiana. que la usan con el fin de comprobar sus derechos.  A los historiadores e investigadores en general. que pueden consultarse. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material. en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequeña.  La archivalía también interesa a los particulares. para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armónica. etc. con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual.

En el siglo XV. que es clara. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla. que es totalmente minúscula con letras independientes. En el siglo XVII. casi sin nexos. se introduce en España la llamada letra Itálica. Es una letra de las llamadas caligráficas. regular. aumenta nexos entre letras. llegando hasta el siglo XVI. que llega hasta el siglo XIII. en los escritos notariales. y la gótica cursiva. la gótica cursiva tiende a redondear sus formas. más angulosa y de uso librario. con inclinación a la derecha y casi desprovista de nexos. al no levantar la pluma del papel a lo largo del renglón. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gótica. se origina la letra procesal. más descuidada y usada para documentos. casi sin nexos. una adaptación de la anterior utilizada en escribanías y ámbitos judiciales. Se distinguen dos tipos: la gótica redonda. dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV.   Desde mediados del siglo XIV. A principios del siglo VI. como reacción contra la procesal. A partir del siglo VIII. la cursiva minúscula da origen en España a la letra visigótica. la letra visigótica es reemplazada por la Carolina. la letra procesal. que dará origen a los caracteres de imprenta. a pesar de la dificultad de lectura. y otra cursiva. bastarda o bastardilla. empleada preferentemente en la escritura de documentos. llamada también humanística. redondeadas. en dos formas: una redonda de producción libresca.  En el siglo XII. se empeora enlazando una palabra con otra. esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas. 160    . pero llena de abreviaturas.

machina= maquina. de vocal y de consonante. ss. th. Letras castellanas. sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas. Veamos ejemplos:     La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada “cedilla”. facienda = hacienda. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 2. el uso de la letra itálica desplaza a la procesal en el uso oficial. Ejemplo facer= hacer. se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tenía sonido de “k” : cherubín= querubín. sin formación en paleografía. en algunos casos. ph. Quien trabaja con documentos manuscritos. también se empleaba la doble l. Pagina de la Biblia de 42 líneas impresa en letra gótica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10. La q y la y tenían un uso más amplio que el actual. se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. A mediados del siglo XVII. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso. La ch y la x tenían. hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo. diferente a la letra “ll”. Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia 161 . La i y la u tenían un oficio doble. estas normas estaban vinculadas a las letras: c. de las cuales nos limitaremos a las más frecuentes en la documentación de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de América. poco a poco.

pero también suelen verse en minúscula. Hellesponto = Helesponto. curva o mixta. Pollux = Poluc. Prof. etc. La u tenía oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. La línea fue el signo más empleado para indicar que una palabra estaba abreviada. caída totalmente en desuso. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Méjico. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos. Generalmente escritas con mayúscula. se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensión. Suplían una letra o un grupo de letras. los escribanos y amanuenses recurrían a las abreviaturas y al engarce de palabras. fueron muy usados antes del siglo XV. y otro sencillo y fuerte idéntico a la j : México. thecho = techo. SSS. diremos que en los registros notariales o protocolos. Sr. ciertas palabras en las que. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio. se usaba en muchas palabras. La th. Tejas. o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin él. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economía de espacio. Las letras ph. a la griega o a latina. como las letras sobrepuestas. frecuentemente hallamos la palabra cruz. no obstante. QBSM. Moxos. Mojos. quota= cuota. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos: 1 Signos abreviativos. luego su empleo se redujo notablemente hasta su extinción. que es el que actualmente posee. sustituida por su figura gráfica Abreviaturas por suspensión o apócope.        Se escribía con ll. La letra ss. se empleaba en palabras como thesorero= tesorero. Marcello = Marcelo. Son aquellas en las que se omite una o más letras al final de una palabra. Como ejemplo de los segundos. se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila. triunpho = triunfo. 3.. SMFV 162  2. Texas. o determinados signos para representar ciertas palabras. uniones de letras. Buenos Ayres = Buenos Aires. Pueden ser:  Generales: se limitan al punto o a la línea ya sea esta recta. El punto se emplea todavía y es actualmente el único signo general de abreviación: Dn. siguiendo la practica del latín. predominaban unas u otros. para expresar el sonido de f: philosophía = filosofía. Ysabel = Isabel. Especiales.. . etc. como en las de contracción o mixtas. aunque forme parte de un apellido. uno doble parecido al de la k o la seguida de s. Dr. asentir = asentir. aparecía en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor . La q se empleaba también delante de ua y de uo: quando =cuando. Las abreviaturas. Gallia = Galia. en que se representa una palabra solo por la letra inicial. también caída en desuso.. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar. indicándose esta suspensión mediante un signo general de abreviación. Según el tipo de escribiente. Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas. etc. se utilizaron desde la antigüedad. confusión de rasgos.

3. [¿]  Cuando en el documento figuren anotaciones marginales. letra o signo que agregue quien realiza la trascripción debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] .  Modernizada o actualizada 10. 163 .  La ortografía del documento debe respetarse en la trascripción.  Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles. microfilm. cuando aparece como inicial de palabras comunes. no así para los posteriores a esta fecha. dificultades para su comprensión y aprovechamiento.  La R mayúscula. La neografía. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripción facsimilar o por su trascripción. evitando su deterioro por manipulación. o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr  La letra n con un signo general de abreviación (raya. escaneado. A los fines prácticos. fotocopia. Las técnicas de trascripción pueden dividirse. pero también las finales: Mgt. Para la trascripción de documentos anteriores al descubrimiento de América. Por lo general en los ámbitos académicos se aceptan las siguientes normas:  Todo numero. n con u) ni mayúsculas con minúsculas. palabra. pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa. pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fácil y correcta los datos que aporta la fuente. pt. arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV. No obstante en algún momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir. (general) dro (derecho) 5. el lector no experimentado tendría. y una caligrafía que no permita confundir una letra con orea. Es el caso en que se omitan letras intermedias. estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. muchas veces. ya que tiene ese valor. La reproducción facsimilar (fotocopia. un documento generalmente manuscrito.Por contracción o síncopa. Tiene por objeto la reproducción exacta del contenido del documento. vírgula. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga. (Majestad). es conveniente que mantengan esa ubicación en la trascripción.1. buena ortografía. Para realizar ese trabajo de trascripción. (alguna) gral. y como ñ si es posterior. Es conveniente aclarar que: La paleografía. puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo. (Ej. especialmente los generados en territorios americanos. que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos. con las características formales que le son propias. 10. y aún cuando lo hiciese. según sus resultados en dos tipos de versiones:  Paleográfica o Neográfica. Técnicas de trascripción documental Hoy contamos con diversas formas técnicas de reproducción de originales. [ayer]. se requiere una gran prolijidad. las escrituras posteriores a esa fecha. existen normas generales y uniformemente aceptadas. (parte) 4. scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad. Mixtas. fotografía. en todo o en parte.3. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. o de impresión artesanal o con baja tecnología.

Las palabras o frases restadas (tachadas). pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu]. etc. Saauedra. Ayres.y los testigos -). Cuando se hubiera omitido el tilde de la ñ. muger. della. se indican mediante guiones Señor gobernador de ----. desta. en todos los casos: fecho. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. La contracción de la preposición de con la palabra siguiente se conservará en la trascripción: del. DVQUE. con un signo de interrogación al final [-----. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripción total o parcial de una palabra.                      Deben conservarse las grafías: f. v. Si la preposición que aparece fusionada con la palabra siguiente. g. deste. San Juan----Las palabras con que el escribiente cubrió un espacio que había dejado en blanco. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. Las omisiones involuntarias del escribiente. por rotura del papel. 164 . Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogación entre corchetes: dejóle [?]. ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. verdad. o por manchas. Phelipe.me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre paréntesis y guiones. La acentuación del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas. etc. se transcriben entre guiones: -Córdoba. en el texto ([gobernador]). se transcriben: cuando es una sola palabra entre paréntesis y corchetes. subrayando las letras embebidas implícitas. colocándolas entre corchetes. y. th. pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre paréntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente. j. questa. theniente.----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente. dixo. En el caso en que no pueda leerse una o más letras o palabras.: para. para indicarlo: señor Las mayúsculas y minúsculas deberán usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente. Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autógrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N. se transcriben entre paréntesis y guiones (. -marzo de 1834 10. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. ph. se trascriben al pie de página con la inscripción: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]).u. enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas.. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan. deberá subrayarse esa letra en la trascripción. se agregan entre corchetes y guiones. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. deberán separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse. cuando es una frase u oración. subrayándolo (. x.3. se conservara así en la trascripción: ques. subrayándolas [-General-] Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre.1. etc.

M del Carril 34. 29. no se transcriben. Una firma autógrafa no rubricada se indicara transcribiendo únicamente las palabras que la componen.-. La y con valor vocálico se transcribe por i 17. p r = por. Todas las abreviaturas y siglas. esta deberá ser restituida. @ por arroba.[?] 35. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirán en la trascripción. Si un vocablo al juntarse con la preposición en perdió su vocal inicial. 18. Si se considera dudosa la interpretación total o parcial de una palabra. Ej. Elobjetivo se trascribe: el objetivo. se agregará a continuación de esta un signo de interrogación entre corchetes. 21. 26. La puntuación del documento deberá adaptarse a las normas actuales. La contracción de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras. Las palabras testadas o tachadas. La u con uso consonántico se trascribe por v 15. La R mayúscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. 22. 20. 30. con un signo de interrogación al final [---. Cuando no puedan interpretarse una o más letras o palabras se colocaran tantos guiones. 28. Se actualiza el uso de la h 13. Cuando la conjunción o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente. impertinentes [?]. dl por del . Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. Ej. que no sean de tratamiento. 19. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente. Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. de el sujeto se transcribe: del sujeto.Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. seguido de un signo de interrogación entre corchetes: --. 25. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. deberán unirse. Por tanto: 10. se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido. J. se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. 24. sin ninguna aclaración 32. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. La ortografía se actualiza en todos los casos. En la trascripción modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleográfica o neográfica para indicar la modernización del texto. 12. colocándolas entre corchetes. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. Manuel Belgrano [rubrica] 33. EJ. La v con valor vocálico se transcribe por u 16. La y con función copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. salvo cuando la segunda sea el articulo el. deben desarrollarse. se transcriben separadas.------?] 31. 11. 27. como letras indescifradas se supone que existen. La ñ sin tilde y la n con un signo general de abreviación sobrepuesto se transcriben como ñ 23. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. Cuando las contracciones afectan a nombres propios. 36.--. 165 .-----.

Auxiliares de apoyo heurístico. El investigador por su parte tiene en su formación técnica específicas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su información. y en consecuencia “sabe” que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hipótesis. Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos. El historiador. en algunos casos hay verdaderos documentalistas. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es ¿Qué tipo de auxiliares heurísticos posee la institución. de estas normas. o por lo menos la serie que vamos a consultar? 166 . Personal de archivo. Normas de consulta Toda institución oficial tiene. elaborados por el personal de la institución. 11. generalmente son entidades organizadas. sea de relevamiento o de investigación. a través de personal. tienen reglamentaciones de consulta. a ¿Cuando? ¿Que? Y ¿Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. Los espacios dejados en blanco por el escribiente. fotográfica o microfilmada. Esto implica que la institución cuente con servicio de fotocopias. duplicación por escáner. que además de custodiar la documentación. es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el “objeto de investigación”.37. cuando ha agotado la investigación bibliográfica. que ha seleccionado y que documentación y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inéditas consultadas. etc. inicia el trabajo de archivo. El trabajo de archivo. 2. se indicaran mediante cuatro guiones: ---11. pues en algunos casos nos proporcionará la “pista” de alguna serie o documento existente. es una de las tareas más interesantes del historiador. ya hemos visto que es un archivo. que no hemos tenido en cuenta o que no conocíamos. 11. pero es interesante que hagamos una breve referencia. por ello debe ser tratado con el respeto que merece. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. En consecuencia el investigador deberá informarse. por regla general. que por lo general se refieren a:  Horarios de consulta  Formas de acceso a la documentación. En este punto es cuando está preparado para enfrentar productivamente la búsqueda y el hallazgo de “fuentes” que puede convertir en “datos” efectivos para su demostración Los archivos. un reglamento de consulta de sus fondos documentales. en su primera visita. 1. ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla. o por solicitud escrita  Acceso a formas de reproducción por parte del investigador. EL TRABAJO EN ARCHIVO. autorización para uso personal de computadora portátil o máquina fotográfica personal.3. Así como los costos de los documentos reprógrafos 13. generalmente. directa. que son los mejores auxiliares de la institución. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigación. personal especializado o con “oficio” por muchos años de trabajo y material heurístico de apoyo.

nos dan una idea general de caudal documental. caja. Un archivo puede organizar su caudal documental según diversos criterios. obligadamente. y registrar datos primarios y secundarios. pueda hacer girar su hipótesis teórica y tener que reformularla. Estos pueden asumir distintas topologías de organización: cronológicos. Sin descartar que un dato no buscado. que no siempre son adecuados para nuestra búsqueda. por características externas. cronológicas. para organizar. por índice de emisor. temáticas. Cuando las unidades documentales están encuadernadas  Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos  Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras  Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas características temáticas o morfológicas comunes. puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones)  Sistemas informáticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo. etc. o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos.  Documento: es la unidad mínima de un repositorio. organizarla. Estos auxiliares heurísticos pueden asumir distintas formas:  Inventarios: simple enumeración de las unidades de un fondo que tiene el archivo  Guías (alfabéticas. sea para consultarla. cuyo uso se realiza a través de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura común a todos los archivos.  Descriptores. debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea. por materia de origen de documentación. generalmente suelen estar agrupados en  Libros. Por orea parte. ordenar y localizar la documentación que en ella se conserva.Los auxiliares heurísticos es la documentación que se produce en la institución archivística. divisiones. bibliorato etc. en base al análisis del documento. quien se enfrenta a una masa documental. Estos. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. generalmente con cargo al consultante. una idea muy clara de lo que viene a buscar.  12. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivalía tiene que tener. Como ya hemos dicho. y no nos cansamos de repetir. el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hipótesis.) según como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas. los archivos también tienen servicios a usuarios remotos. que son funcionales para su organización. departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares físicos donde están las series o documentos. que le permitan volver a ubicar la fuente. temáticos. allí es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. consulta y recuperación. 167 . con normas establecidas.

de acuerdo a contenidos.1. etc. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. ofrezca una descripción de las mismas.reproducirla o citarla. es aconsejable la “planilla de relevamiento” que permite ahorrar tiempo y espacio. 12. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento.1. serie) Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). que permita una rápida y clara locación de las piezas documentales que se van encontrando y que.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente. destinatario. 12. material documental combinado con otras fuentes por Ej. 168      . El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento. en numero de carillas. El fichaje de relevamiento. de un mismo tema u objeto. Para su utilización práctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen:  Su localización (repositorio o archivo. Ficha individual de relevamiento. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. serie)  Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). respectivamente)  Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos)  Resumen de su contenido (emisor. Planilla general de relevamiento. Es conveniente la ficha individual de relevamiento. sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia. la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localización (repositorio o archivo. de un solo repositorio o archivo. respectivamente) Datación del documento (lugar y fecha de emisión del documento) Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor. a la vez.  Para su utilización práctica (ver modelo 2 sugerido). documentos de archivo y diarios o revistas.2. destinatario. Fundamentalmente debe dominar las técnicas de relevamiento y de trascripción. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogéneos. para los que es difícil al principio encontrar un denominador común. sala. fechas o protagonistas.1. esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicación del documento. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12.1.  Extensión del documento. integrados por elemento diversos y de variada procedencia (más de una institución de archivo. Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronológico. de acuerdo al objeto de investigación. mas de una serie de un mismo archivo. sala.

o que no tiene todavía auxiliares heurísticos elaborados. que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. en numero de carillas.2. que con el avance del relevamiento estén contenidos o más explicitados en otros documentos. Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12. como imprescindibles. del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigación. en las fichas. Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento. para señalar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografía. aunque generales están aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos.  Ficha de datos ajenos al tema. este relevamiento. Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogéneo.  Ficha de trascripción del dato que queremos extraer sea esta total. pues muchas veces. aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigación. por ser estos en los que realizaremos las prácticas. Esta ficha permite también utilizarla como:  Ficha de resumen del documento. que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos. Características de localización  REPOSITORIO.1. Es aconsejable dejar constancia.  Ficha de remisión o relacionante con otros materiales de la investigación. pues es muy frecuente. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento Este relevamiento individual. para nuestra investigación.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones. parcial o mixta. ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ 169 . con formato Paleográfico-Neográfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripción bibliográfica)  Ficha de observaciones personales. 12. por el contrario es ahorrar tiempo y costos. Denominación general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigación. dejando el fotocopiado o duplicación documental para una instancia final. Ejemplos: ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales. para lo cual habrá que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final.  Así mismo esta ficha sirve de carátula a los duplicados de la documentación que hemos seleccionado.  Extensión del documento. por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como información. no es tiempo adicional de la investigación. SUPRIMIENDO artículos y preposiciones.

2. por lo general. Los mismos se encuentran identificados con un número localizado en el lomo de la encuadernación (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes épocas). Misceláneas. En caso que haya más de una sala. Cajas de recopilación (Gobierno. 170 . encontramos varias formas de contenedores. Fondo de tribunales viii. Ejemplo en el Archivo Histórico y Administrativo de la provincia de San Juan. Ejemplo. están suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposición del material. Esta denominación 0. Si se utilizan la serie Documentos Originales estos. estos están constituidos por el elemento contenedor. En caso frecuente de no existir más de una sala conviene denominarla como 0 (cero). desde libros a cajas y carpetas. Datos de individualización del documento: Se entienden por “datos de individualización” aquellos elementos referenciales que permiten una localización posterior del documento. Archivo de decretos v. Originales ii. estamos indicando que dentro de la institución se ha realizado una diferenciación de documentos. Dirección General de Escuelas iv. en adelante: AEASJ  SALA. Copiadores iii. de procedencia o cualquier otra característica específica que las determina como diferentes. La más reciente y correlativa. que se encuentran independientes al resto del material de archivalía. en su mayoría están encuadernados en Libros. como en la mayoría de los archivos provinciales. existen varias series: i. posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliación de ambientes. en cuyo interior se encuentra la unidad documental. Por lo tanto en todos los casos esa será la nomenclatura que utilizaremos. el elemento individualizante. Obras públicas.2.ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN. En el Archivo Histórico y Administrativo de San Juan. Cuando nos referimos a este rubro. etc. por que poseen una unidad temática. y el número de carillas que abarca. Copiadores de leyes y decretos vi. son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas. para indicar la situación en el momento de la consulta. autoral.) vii. Pues suele suceder que las instituciones archivística incorporen documentación y con el tiempo tengan más de una sala. SERIE.  Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie. Economía. Archivo gráfico  12.  Libros. es la que se ubica en la parte inferior del lomo.

Ministerio de Gobierno. Ej.. 345 También en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Dirección General de Escuelas. : Libro 234.(folio o fecha) para indicar Copia de Notas. En todos los casos en que trabajemos con libros. 171 . Documento 23. en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo. En el caso de copiadores: hay de dos tipos. O su abreviatura L. incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca.. AHASJ. Caja 22. o como documento o legajo. en consecuencia cada folio comprende dos carillas. L. Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del número de fotocopias que necesitaremos para obtener un cálculo de costos y seleccionar por orden de importancia. f. AHASJ.. folio 2  Numero de Carillas. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados. f. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ. o comience en el reverso no foliado de la hoja. hay que indicarlo del siguiente modo: Ej. Para ello utilizaremos la denominación folio. L. folio 12 AHASJ. 234. –N. 234.Ej..Decretos. en estos casos hay que individualizar el documento con precisión. se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita..  Folio. pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida. 234.. cuales son los fundamentales. cuando tienen varios folios.C. localizados por años. L.(folio o fecha). Libro Copiador de 1887. deberá iniciarse citando la carilla inicial y final del documento. f. AHASJ. Ministerio de Obras Pública.C.. fs.  Cuando el documento referenciado conste de dos o más folios. o su abreviatura: L. separados por una barra. L. 23/ 34  Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento.. 25 AHASJ. deberá buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos.f. de Notas y de Decretos... en consecuencia se considerará en este ítem el número de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar. Caja 29. en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio. 234. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 –Notas. –N-. legajo 24.. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)  Cajas o capetas. O su abreviatura L. para indicar Copia de Decreto o Resolución según corresponda. como unidades cuando tienen un solo folio. Ej. 23 vta.

 En caso que algunos elementos de la datación temporal. Se trata de establecer el lugar geográfico donde ha sido producido el documento a relevar  Cuando se trata de Actas la datación se encuentra al principio o al final del documento. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos están vinculados a la descripción de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificación valorativa de las piezas documentales. por ejemplo. no constaren expresamente en el documento. a su temática.  Cuando trabajamos con borradores de correspondencia. indicándose con el paréntesis que la fecha esta reconstruida. deberá traducirse al año en que corresponda.: (San Juan) /Valle Fértil/  Datación de fecha.3. las características básicas con que va a ordenar su documentación. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisión del documento. Datación del documento. Cada investigador establecerá. al igual que en leyes o decretos. En este caso el elemento reconstruido deberá ser subrayado. de acuerdo al tipo de documentación que se consulte. Ejemplo: 1813 (?) 12. Pero hay casos de excepción. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto. el día. en muchos casos no esta indicado el lugar. damos como ejemplo las siguientes categorías descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGÍA CATEGORÍA Original ABREVIATURA OR 172 . o remitido el documento. en este caso (1819). A los efectos orientativos. o “Tercero de la Independencia”. deberá intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia. Se entiende por datación de fecha. “Noveno de la Libertad”. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento. contenido. Ej. debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o paréntesis. autoría. Pueden darse casos especiales:  El caso que el año se encuentre indicado por una frase.  En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento. pueden encontrarse también en el final o en el cuerpo del documento.12. o sea al lugar geográfico de procedencia del documento relevado. etc.2.4. . colocando a continuación un signo de pregunta entre paréntesis. pero como en el caso anterior (de lugar).  Datación de lugar.2. en este caso puede reconstruirse el mismo por la función o el cargo de la persona que redacta el documento. mes y año en que fue redactado.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIÓN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAÑO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1 ¼ ASPECTO CARACTERÍSTICAS INTERNAS CATEGORÍA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisión Constitución Convenio Convención Cédula Circular Capitulación Contrato Convenio Comunicado CATEGORÍA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaración Demanda ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM 173 .

según el encabezamiento. También llamado extracto. Es importante que en ella consignemos:  El emisor. debe consignarse una reseña del documento que permita identificarlo y obtener datos.5. en especial si se trata de referencia secundaria. especificando cargo o rango. es el que se escribe en el cuerpo de la ficha.  El tema central. 174 . sin necesidad de tener que reconsultar la fuente. o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar  El destinatario.CARACTERÍSTICAS INTERNAS Guía Instrucción Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nómina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificación Proyecto Proveído Parte Presupuesto Proclama Recibo Relación Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario GUÍA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM 12.2. redactar una breve reseña que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa. Resumen de su contenido. o sea a quien va dirigido el documento. este puede ser:  Un extracto.

175 . registrando nombres de personas. olvidan el bien común de los pueblos. transcribir y cerrar las comillas: “Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz.” (8 vta.) • Omisión de la última parte del párrafo. en defensa de nuestra integridad territorial” (7) • • • Omisión de la primera parte del párrafo: en este caso se abren comillas. significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8. • Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. La trascripción documental. gráfica o una figura estéticamente expresada. • Cuando la fuente constituya por su estilo y construcción una frase directa. Que por su importancia veremos seguidamente.. detalles de lugares o datos numéricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripción. ordené levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos. instituciones. “Al tener noticias de los últimos movimientos del General Oribe.” (2) • Omisión de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras. así como indicar el folio donde esta la frase asentada. y cerrar comillas..cuando los hombres llevados por sus pasiones. elegante. “. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un párrafo. colocar tres puntos suspensivos para indicar que el párrafo sigue. Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. (7 y vta) significa que el párrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina.  12. Conviene utilizar la trascripción cuando: El documento no pueda ser reconsultado. en caso de ser solo unos pocos párrafos de lo que nos interesa de la fuente.. sin llegar al punto final del mismo. o sea “a la vuelta”  Las trascripciones pueden ser: • Párrafo completo: al transcribir un párrafo completo debe abrirse comillas. caen en el despotismo. • Cuando la cita corresponda al reverso del folio. transcribir.3. corresponde: abrir comillas. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicación fotocopiada.. se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta). se transcribe la frase de nuestro interés hasta el punto final y se cierran las comillas. • En estos casos deberán observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos.

. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigación. llevándose por delante la “patria colonial” y el orden oligárquico cuando se ha dado con un caudillo con espíritu de pueblo.] 2354 obreras ocupadas..8 % del personal son mujeres. “El caudillo de la primera mitad del siglo XIX. A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicación en otra oportunidad. indicando en forma resaltada “FOTOCOPIAR TODO” o “FOTOCOPIAR F. Por tanto se sugiere:  No marcar con papel ni adhesivos los documentos. y como mínimo el año en que fueron realizadas. El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas únicas e insustituibles. en consecuencia. en consecuencia si estas no existen... es sobre todo el estanciero. su trabajo pierde todo valor científico. agregando al final de cada párrafo y luego del cierre de comillas la página de donde se ha trascripto el párrafo: “El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX.” (9) 12. Autor y fecha del relevamiento. sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones.5. o sus iniciales. pero ello no puede quedar librado a la memoria. y el archivo tenga medios técnicos o autorice la foto duplicación del mismo. Este hecho no se da siempre en el interior del país.] 2000 máquinas [.” (3) “. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales.”. se procede según las normas indicadas.. 12. que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo”. es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la acción.“El presidente acogió mis palabras en la forma más cortés que podría esperar [.] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la república” (12) • Trascripción con intercalación de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripción textual. debe tener presente que esta penado por ley sustraer o dañar el patrimonio publico..” (5 vta... y los agregados se dejan sin encomillados. debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado. aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa húmeda.... pues esto facilitará la localización del original en caso que haya cambiado de lugar físico el repositorio. 176 . no siempre esta será inmediata. no fue ajeno al trabajo a domicilio...) “En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57. “A veces es estrepitoso y revolucionario.3 y vta”...4. Acciones a seguir con este documento. es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripción del nombre. En el caso que las necesidades de nuestra investigación nos obligue a seleccionar solo algunos párrafos de una pieza o un legajo documental. teniendo en cuenta las normas anteriores. IMPORTANTE. condiciones de trabajo en la industria del calzado [. (8 vta) • Entresacado de párrafos. que tienen la importancia de servir de sustento a la demostración de sus hipótesis.

 Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza. marcadores ni biromes en los documentos o sus copias. UNC. Remedios. Edición ampliada en preparación. N°2. o a la Dirección cualquier alteración o falta de folio que advierta. pues el papel soporte de la información. 2004 ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO 177 . suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fácilmente.  Comunicar al encargado de la sala de consulta.  Guardar silencio durante la consulta. FERNÁNDEZ. 1994. 1987 AMAT NOGUERA. Manual de Archivología Hispanoamericana. Técnicas Documentales y Fuentes de Información. Córdoba. Isabel.  Antes de retirarse. FUSTER RUIS. Archivo y documento de archivo. colocar señales visuales.  Respetar las normas de préstamo y consulta de la institución BIBLIOGRAFÍA TANODI. En “Anales de Documentación”. pues un trazo firme puede traspasar el papel y dañar el documento. ni realizar trazos con lápiz. Barcelona. Barcelona Bibliograf. Nuria.  No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos. Francisco. No tildar. necesidad de clarificar los conceptos. devolver los elementos consultados a la persona responsable del préstamo. ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. Normas auxiliares de referenciación y fichaje. tinta. Aurelio. 103120 GIRONES. 1999. p. Archivística. a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores. San Juan.

140 .

........................................ LOCALIZACION........................................................................................................................................ resumen o transcripcio............. ACCIONES........................................ ......................................................................... ............................................................... EMISOR...........................................................................FECHA.......................................................................................... CARACTERISTUCAS INTERNAS.................................................................................. para realizar anotaciones............. TEMA O TITULO...................................................................................................................................... ...............MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal........................................................................................ CARACTERISTICAS EXTERNAS......................................................................................................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................................................................................................... o servir de portada a fotocopias................................................. 141 REPOSITORIO........................................ DATACION: LUGAR................................................................................FECHA....................................................................................................................................CARILLAS............................................................ ................................................................. DESTINATARIO...... Puede hacerse en tamaño menor o usarse doblada para archivar........................... RELEVADOR................. EXTRACTO.............................................. con sus datos y cuerpo.............................................................................

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