UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFÍA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIÓN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significación y definición de Archivo 1.2. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institución administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivística. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definición de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico. 3.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial. 3.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 3.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALÍA 4.1. Relación con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomático 5.2. Documentos históricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Técnicas de trascripción documental 10.3.1. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurístico. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Características de localización 12.2.2. Datos de individualización del documento: 12.2.3. Datación del documento
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12.2.4. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripción documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
“A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, artes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: Archi ... ¿qué? ". Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignoran social ante una profesión tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba (España). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-¡Adiós, don Jozé! ". Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la profesiones más noble de España, pregunta a su vecino de mesa: '¿Eze, ¿quien ez? ". Y ante la respuesta de “el archivero”, responde el genial matador: "-iOzú, hay gente pa tó!” El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañando Archi ... ¿qué? El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás Disciplinas de la Documentación.” 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivología trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formación, cuyos fines, funciones, y división, esta conectada a las ciencias de la Documentación. La palabra “archivo” deriva del griego “archeión] que”αρχηειον” [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero también sede ] o sea el magistrado o persona “que manda”. En ”αρχηονdonde reside el “archon” [ el “ αρχηει⌠ν”, que en latín deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolución del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visión general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivística, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en “Análes de Docimentación” . Revista General de Información y documentación. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivaría y finalmente daremos una breve idea sobre la archivología o Archivística y su ubicación dentro de las ciencias de la documentación y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose con extrañeza Archi... ¿qué? 1.2 Significación y definición de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones:  .Edificio especialmente destinado a conservar la archivalía.  El local inmueble o edificio, que dentro de una institución, se usa para conservar la archivarla.  El mueble o “fichero” donde se conservan carpetas o piezas documentales  Institución que conserva la archivara, de una o más entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivaría.  El material como tal, es decir la archivaría.  La carpeta en que guardamos documentación afín en una computadora En términos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO:  Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.  La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.  El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. " Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten éstos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depósitos archivísticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservación y difusión documental; y colaboradores técnicos,

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Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas),  una gestión archivística (recogida, organización conservación) y  un servicio documental (utilización).
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Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia). Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".2
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TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y 142

según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas. igual que la calidad del archivero. aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. según Troche y Zúñiga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros". 6-1. Revista General de Información y Documentación. 1. y el servicio o utilización documental. Como conjunto orgánico el archivo es un producto. Vol. provistos de “fe pública”. también es obra española. que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los teóricos de la Archivística.Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición:  El archivo como institución. A lo largo de la historia de los archivos la legislación.C. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta. fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos. gozando por ello de la fe pública que le transfiere a la institución. pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución donde los profesionales archivemos. 1996. globalidad. que. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público. 43-77. Por otro lado. no hay que olvidar las otras acepciones. persona revestida de fe pública. la consolidación del principio de procedencia. La Archivística.  el personal capacitado con formación científica y técnica. El retorno al concepto de archivo como institución.  la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia.2.. desde el primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental. universitas. bien conservado. la practica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo.  los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras. Francisco: "Los inicios de la archivística española y europea". La Archivístíca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos. tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad. procedencia para la consideración de la Archivística como ciencia.  el depósito o local del archivo. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. Madrid. fundamentalmente a través del Derecho Romano.M. que implica totalidad. lo que es más importante. para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países. U. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico. juegan un papel decisivo para la consideración jurídicoadministrativa y en definitiva científica de los archivos.  la entidad o entidades productoras. 143 . sino. Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza otros autores puede verse en FUSTER RUIZ.

El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos. A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente. encargado de funciones administrativas". llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo. ante todo. propia de los archivos al servicio de la Administración. Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto”. El archivo como institución administrativa y no "cultural". a una institución archivística determinada: archivos de oficina. supone la caída en picada de la función jurídicoadministrativa. y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. la empresa). paleográfico y diplomático. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas. los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos. 1. Como consecuencia. Este cambio. 1-2. que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. R. aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos. autonómico y local. Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. como un establecimiento de carácter científico. en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas. necesaria para la adopción de medidas políticas y administrativas. generalmente en los demás sistemas archivísticos. dentro del concepto total de archivo. que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos tiempos. En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico-administrativa. se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos. Robert Henri Bautier3 1 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica. Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental Por añadidura.imprescindible de la institución archivística. También surge como servicio administrativo. surgiendo un nuevo perfil científico de archivero. Lo mismo sucede. la Administración en general. recop. dotado de preparación de tipo histórico. sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". sobre todo en el siglo XX. principalmente los derechos patrimoniales del Estado. que potencia científicamente los archivos históricos. 144 . de Peter Walne. revalorizando definitivamente. En: La Administración moderna de Archivos y el prontuario RAMP. París: Unesco. La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos. el poder político y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos. intermedios e históricos. H. lo que les interesa es la eficacia jurídico-administrativa de las instituciones y oficinas. 1985. Los siguientes autores españoles del siglo XX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea. para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación.3. y de las personas.: "La misión de los archivos y las tareas de los archivistas". Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. Los archivos tienen un 3 BAUTIER. de las demás instituciones públicas y privadas. la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones.

pero su función genuina es la administrativa y no la cultural. en nuestro concepto y definición de archivo. Estas actividades culturales y educativas son importantes. el local y la gestión archivística profesional. incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. privados. La razón ultima de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria. que son dos de los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. científico y encargado de funciones administrativas. con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística. ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones). social.doble aspecto. constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o sitio de conservación de los documentos: como hemos visto en griego archeion. Es tan importante este elemento estructural que.. matizamos. es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. El establecimiento tiene que ser plenamente científico. de la que se desprende el origen funcional de los documentos. cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico.. Como hemos visto. Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación. También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística:  elemento estructural(depósito archivístico).. y  elementos utilitarios (servicio documental). conservación documental). 1. de donde en latín se deriva la definitiva Archivum. cultural.4. Está claro. los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto. pero secundarias. que representa las dos caras de una misma institución. con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico. Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para finalmente. que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas. y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos.educativa. Con ello la sociedad se irá concientizando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa.  elementos personales de la gestión (archivemos y personal de apoyo). pero hoy el deposito documental es algo más importante. con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos. En definitiva. además de los anteriores elementos ya analizados. como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental.. No tiene que ser inmutable. La entidad productora. de empresa. Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga 145 . la razón por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello. apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado). puede variar circunstancialmente. ser puesto a disposición de los usuarios. y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio. en un principio. científica.  elementos científicos y técnicos (organización científica.

el archivo sólo podía confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza ligados por juramento. los investigadores de la Historia). debido a la misión esencialmente jurídica y científica que desempeñan. para que puedan cumplir su misión necesitan de un personal suficiente y variado. para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. eran funcionarios espacialísimos. informando sobre los fondos documentales de su 146 . pero también lo es en archivos. el derecho o facultad para crear archivos y. al público en general. Los archivemos. conservación y utilización). donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos. es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. los funcionarios de la Administración. instrumento para acrecentar el poder. El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro. tan sólo de conservación documental. La utilización. quienes generan esta gestión documental. organización. Esto es fundamentalmente en bibliotecas. que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo. Los archivos. si son ya totalmente accesibles. Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios. por tanto. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional. sino en otras materias relacionadas con la conservación. 1. Por ello. aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. pues. el servicio documental. ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios. sólo podían tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi. después. El servicio documental. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación. Mientras se mantuvo el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general.5. para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación. museos y centros de documentación. dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. por completo distinta a la que tenía en el pasado. distinto para cada una de las tareas. totalmente pasiva. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archivemos públicos.siempre un adecuado continente donde sea conservado. tratado científicamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un auténtico archivo. los archiveros. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico-administrativo de las actividades de los poderes públicos. la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos. que gozaban de uno de los atributos públicos más preciados: el de la fe pública. siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivística. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y. es el fin último y primordial del archivo. pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible.

nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad. pre-archivística. mensuras. Las finalidades y método de trabajo de una entidad. actas. El tiempo que permanezca en una oficina determinada. oficios. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histórica. pero también personalmente. fax. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales. es posible reformar los procedimientos para su manejo. documentos anteriores. expedientes. de auxilio. circulares. llegan hojas.centro. expedientes. que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivaría en potencia.1. fichas. distinguimos tres fases: 2. 147 . La primera fase. el carácter del asunto y el sistema o método de las actividades internas y relaciones externas de la institución. libros. en caso de exceder dicho plazo. de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. planos. a través de la ayuda directa a los investigadores. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental. depende de las necesidades de la entidad. que durante su tramitación son solo archivalía en potencia. Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas. tanto del personal como del centro en general.  en cambio un proceso de tribunales puede durar años antes de su archivo. pasada la misma se archiva. se forma a partir del material que llega a una repartición o empresa. mapas. que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas. Esta archivalía potencial puede ser abundante o pequeña.  el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la repartición hasta que se jubila. etc.2. se incurre en mora administrativa. 2. cartas. con consecuencias jurídicas para quien haya hecho retención indebida o premeditada de una documentación) 2. etc. pero dentro de la archivaría moderna. determinan la forma y el contenido de la archivalía. Se desarrolla dentro de la entidad productora. que no es sólo de tipo cultural sino de información. correspondencia. Archivo intermedio. Sin esta voluntad de servicio. A las “Mesas de entrada”. estados contables. informes. para hacerlos más prácticos y simples.  Flexible e innovadora. La formación de la archivalía es:  Inductiva y “a posteriori”. Segunda fase.. agregar hojas de informe. sobre el máximo tiempo que puede permanecer una actuación inmovilizada en una oficina. de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas. Según su naturaleza puede ser: libro diario. Por ejemplo:  una invitación a una reunión. depende del asunto que se trate. dibujos. etc. mail. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico.

En un sentido muy amplio y genérico.3 Tercera fase. de uso concreto. por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores. Archivo definitivo. artísticas. Luis: "Concepto de documento". diplomáticos. siempre entendidas como testimonio. ese material o archivaría concreta. o no. instrumento fehaciente. quedando en función administrativa como material de consulta. generalmente identificados con los documentos administrativos. la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas. Incluso podemos reducir aún más el concepto. 1983. significación o probanza jurídica o administrativa. en mérito a su importancia. es decir.  Son lo que consideramos documento de archivo. Estudios básicos”. documentalistas. aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (por Ej. archiveros. Sin embargo transcurrido un tiempo. P. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. convirtiéndose en archivalía. considerado probatorio. que tuvo en las dos primeras fases una importancia práctica. 31. informativas y científicas. 3. En este ultimo caso esa archivaría. La conservación definitiva del material de archivaría. que engendran derechos y obligaciones. cédula de identidad o permiso de conducir). juristas.Cuando el material ya ha cumplido su función inmediata. habiendo cumplido sus efectos. musicólogos. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. 4 NÚÑEZ CONTRERAS. 2. en “Archivística. pasara a tener una importancia cultural. bibliotecarios. Se transformará así en fuente de información científica en documento histórico. museos y centros de documentación  Por otro. que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. documento es un objeto corporal producto de la actividad humana. por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. Son los llamados también archivos temporales o en depósito. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos:  Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas. en este ultimo caso con la autorización correspondiente se expurga o se elimina. se realiza en una sección de la entidad que los produjo y/o en los archivos históricos. pasa a esta segunda etapa administrativa. La materia prima de los archivos son los documentos. producto de la imaginación. fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad. etc. Sevilla: Diputación Provincial. 148 . Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo. dividiendo el documento de archivo en dos clases: • de naturaleza exclusivamente jurídica. y habrá que definir su conservación definitiva. deja de ser útil.

esencialmente administrativo y/o jurídico." Esta definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva.   3.• y de naturaleza administrativa.  el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental. en imagen o electrónica).. tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico... 1993).1. así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos. seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. Definición de documento de archivo. manuscrita o impresa. (Madrid. generalmente en ejemplar único. su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta). (Caracteres internos): . . Contenido jurídico. y el principio de procedencia.. de forma automática y espontánea.. de carácter auténtico. de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Fe pública. En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora. textual o gráfica. carece de este sentido. producido. El documento único.. recibido y acumulado. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. por tanto. en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/lo administrativos y conservado como prueba. verídicos o fehacientes. oral o escrita. atendiendo a todos sus caracteres externos e internos. en lenguaje natural o codificado. (Relación con la entidad productora): . interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado). Por esto... auténticos. 3. 5 DICCIONARIO de Terminología Archivisstica. sonora. generado en cualquier fecha. información y continuidad de gestión'.2. en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica. que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales. Ministerio de Culttura. 6 149 . sin conocimiento de su procedencia orgánica. objetivo e imparcial. en cualquier lenguaje. conservado integro en forma origina indivisible. objetivos y. El documento de archivo como testimonio. públicas o privadas. aislado. . y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. forma o soporte (fónica. (que enumeraremos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productos:  (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial. El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada. De aquí se derivan los principios generales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación:  el carácter seriado de los documentos.

Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo. para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad. la fuerza y los intereses de la Monarquía.La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica. se va llegando. A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. A partir del siglo XII con la recuperación paulatina del Derecho Romano. 257. Madrid: ANABAD. que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano. solemnes. Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general. y no sólo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público. Al concepto de archivo como tesoro. Esta es la principal garantía frente a las falsificaciones. confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. hasta finales de la Edad Moderna. piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica. llegándose a una utilización general y común de la documentación. se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos. 3. es tan antiguo como la misma escritura. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros. Es decir. auténtico. principalmente en relación con las ciencias históricas. Los documentos son testimonio e información y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos. La doctrina archivística y jurídica. se da paso a los documentos privados. y no una finalidad literaria. Traducción de Mercedes Costa Paretas. administrativa. según el Derecho Romano es su condición de fe pública La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos.3. Como testimonio jurídico. 150 . imparcial. consideró siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico. Todos los documentos 7 LODOLINI. paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible. como Lodolini7. con valor probatorio. es decir el documento de archivo. El poder. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente. el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. Elio: Archivistica.administrativo. Por ello. social. incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. 1993. sino también de nuevo para los súbditos. de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio. formado por documentos sueltos. frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre. y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano). que a simple vista parece confundirse. para alcanzar valor como fe pública. podemos concluir que el documento testimonial. ya no exclusivamente patrimonial del soberano. Una de las características del documento de archivo. junto a los documentos públicos. Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. económica y cultural de la sociedad. Principios y problemas. depositario de la fe pública. Si aceptamos la teoría de algunos que.

producto y testimonio de una gestión. el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado.dan noticia de algo. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual. probatorios y de carácter jurídico y administrativo. de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación. auténtico e imparcial. audiovisuales. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo. como el Archivo General de Indias. por contener elementos falsos e inexactos. haya documentos con vicios que afecten y deformen la información. el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. fotográficos. evaluación y valoración de los documentos.4. principalmente de carácter histórico. los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles.. garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. económica y administrativa. subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). se eleva también el papel del archivo como fuente de información. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos. En general muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. sonoros. fehacientes. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente.. 3. informan sobre algo. por ejemplo. De ahí la nota fundamental que puede atribuírselas y que es la objetividad. Objetividad. No sólo informa. El documento de archivo es único e irrepetible. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo. el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. autenticidad. generalmente 151 . es decir. electrónicos. Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente). sin añadir elementos de crítica. con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico. 3. En definitiva. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos. por tanto. Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos. Pero es más. mecanografiados. son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. y debe ser siempre probada científicamente. Sin embargo. son incalculables. Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional. constituye testimonio científico. sino que es garantía de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero. y se emite en folios o en piezas sueltas.5. Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre. social. y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica. en el testimonio más fidedigno de la vida política. solo auténtico) y. testimoniales y. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico. los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública. por lo tanto. originalidad. los archivos. pública o privada. Con la seguridad del acceso final a la documentación aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso.

La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. . Año V N° 141 y146 y 177-185. estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. 6' ed. no natural y. condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado. 134. por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público. La doctrina elabora unas premisas ineludibles. 7-13. Sevilla. A new profession. o a lo menos se altere y desnaturalice". como eslabón de una cadena. Es lo que el inglés Jenkinsor11 denomina "interdependencia". Bibliotecas y Museos. artificial de algunos depósitos documentales. y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes. en Revista de Archivos. como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. Diputación. aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental. reimpreso en Scritti archivistici. sobre todo. Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen. un vínculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. En este caso. 152 . en ArchiW. con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado. 9 VELASCO Y SANTOS. rúbricas y sellos?8 3. Conviene advertir no obstante que. El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos. la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario.6. en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. el italiano Cencetti10. se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ". principalmente del carácter seriado. 1937. 1875. IV. Pero esta es forma atípica. de los archivos administrativos. por lo tanto. no estando siempre depositados en un archivo. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. p. 10 CENCETTi. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. Rorna. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno.47-55. aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos. 1993. De su carácter seriado. Miguel: "Sobre la organización de archivos". 8 HEREDIA HERRERA. Podríamos decir que hay familias de documentos. Madrid. sin embargo pueden estar también de forma aislada. p. implica que un documento “regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía". pues. en originales múltiples. Antonia: Archivística GeneraL Teoría y práctica. y sólo puede ser vivificado por el 'concepto de relación'. que desmontadas y separadas carecen de sentido. y no es la usual de los verdaderos archivos y. al estar producidos por un mismo organismo administrativo. London: 1948. 11 JENKINSON. ¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes. fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. Esta noción de conjunto.en grafía manuscrita. Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas. Existe. Si se trastoca el "orden suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo. The English archiwst. 1970. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. o integrados en colecciones. aclara en el siglo XX. una de las características fundamentales del documento de archivo. Hilary. unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario.

etc. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto. 153 . La archivaría puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas. 3. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. Gran parte de la archivalía de los últimos dos siglos se ha dispersado. Por ello. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión realizada con las atribuciones debidas para ello. reprógrafo. en cumplimiento de sus funciones o fines. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de becas. científicos y culturales. lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. grafico (dibujos. mapas. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos. comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo. El documento de archivo no puede estar nunca aislado. fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia.7. de aquí que haya surgido la necesidad de buscar otro termino. que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o por alguna finalidad práctica. La persona o entidad que produce el documento. Estos documentos llamados históricos.) multigrafiado. tradicionalmente fueron los documentos. que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos. palabra que comenzó a utilizarse en México. o el destinatario del documento. que ya venimos utilizando en estas notas. 4. pero que aún no tiene su plena aceptación por el Diccionario de la Lengua Castellana. en cualquier tipo de soporte. nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. para denominar el contenido o material que custodian los archivos. sonoro. imágenes satelitales. pero que tienen valor como fuente histórica. y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades. planos. Por Archivaría entendemos todo el material escrito. llamándoseles en algunos casos documentos históricos. La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. Si guardamos tan sólo los expedientes de concesión. Pero en nuestros días los archivos no solo contienen “documentos escritos”. en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. este termino es “Archivaría”. conservándose parcialmente como colecciones. ordenadas o desordenadas. audiovisual. jurídicos. eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas. los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades.Habría que explicar. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. quizás. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador. tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural. además de las colecciones externas a los archivos. croquis. LA ARCHIVALÍA El contenido esencial de los archivos. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto.

la constituye la documentación escrita.  Un hecho es la composición de un libro. gestionar y fallar un pleito. disco. documenta y testimonia el cumplimiento de la producción. convocada un día y hora determinado. la elaboración de una estatua. son elaboraciones humanas. Implican lo realizado en el tiempo “real. en muchos casos. Los subproductos o productos auxiliares. se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagaré o una letra) que garantiza una obligación pecuaria. materiales. El producto los automóviles productos materiales directos. cintas o discos. En una fábrica de automóviles.4. en este caso es inmaterial. el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivaría). 154 . aún en nuestros días.  De acuerdo a esto la archivalía es un producto en soporte papel u otro material (cinta. salarios. En nuestra época el término documento tiene significados generales y especiales:  Comúnmente en la vida práctica.1. de relativa permanencia. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte más cuantiosa de la archivaría de un archivo. etc. en relación a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. la estatua o la película los productos que tienen cierta permanencia. realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. Siendo el libro. sino que estos soportes son auxiliares o acompañan a los productos principales. Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles. Ejemplos: Un hecho es una sesión de la una cámara legislativa. Ejemplos:  En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar. son los planos. (archivalía)  En estas relaciones la archivalía auxiliar.). no tienen permanencia y son irreproducibles. o la filmación de una película. El producto. etc. Sus productos son las leyes cuya vigencia va más allá del momento que se promulga. 5. espirituales o culturales.  Los productos. tributos. papelería administrativa de costos. derechos. la archivalía. El hecho es trabajo para producir ganancias. impuestos. Sin embargo. Relación con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivaría hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos:  Los hechos son manifestaciones de la vida humana.

 Escritos: hay un gran número de piezas documentales. pero en este último grupo se incluyen documentos públicos y privados que los diplomatistas no consideran. que no tienen un nombre genérico y se los designa comúnmente como escritos. se utiliza la denominación “documento” de acuerdo a las necesidades científicas. y el material gráfico y fotográfico. Documento diplomático. responde a un estilo personal. con la precaución de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto.2.  Los documentos diplomáticos pueden clasificarse en: instrumentos. En los estudios sobre el medioevo. por lo tanto reproducen las características internas y externas. estatutos. sentencias.  Los instrumentos: en la vida práctica tienen un valor jurídico. también documentos históricos. por que garantizan una faz legal. conviene incluir las reproducciones (fotográficas. cartas y escritos. Entre los instrumentos jurídicos se incluyen: las leyes. el material sonoro. reglamentos. histórico y documentalista. y que formula o redacta sin intencionalidad histórica. Los documentos diplomáticos son. 5. partes. microfilmadas. que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas  Tratar un hecho o negocio jurídico. Floriano Cimbreño lo define como “supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica. Ellos son: informes. testimonian los derechos y detallan las obligaciones. escritos contables. sirve. como la de personas sin esta actuación.  Desde el punto de vista de la archivología. por lo general. diplomas de estudio.  Cartas. escaneadas) que son copias de los originales. oficial o privada. interesa considerar el concepto “documento” desde tres aspectos: diplomático. tanto sea de personas que influyeron en la vida pública o intelectual de una época y un lugar. etc. contratos. formularios. etc. pero. También se incluyen en esta categoría. La correspondencia privada entra plenamente en la categoría de documento histórico.  Actas: significan la relación escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunión. certificaciones. fotocopiadas. relatos. entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de allí toma el nombre de diplomático). En algunas disciplinas. no obstante. Dentro de los documentos históricos. si bien guarda ciertas formas. 5. que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes. memorias. desde el punto de vista archivístico. Con el tiempo se transforman en fuentes históricas y ofrecen a la investigación datos jurídicos e institucionales. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales:  Ser producido por una entidad institucional u orgánica  Haber sido redactado con determinadas fórmulas internas. designaciones. que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. 155 . decretos. la archivaría cartográfica. son propias del estudio histórico o literario. actas. La correspondencia epistolar.1. a la historia como fuente primordial o directa”. resoluciones. Documentos históricos.

 Objetos naturales: rocas. que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre. mapas. J. folletos. no son archivalía. rutas de comunicación. en el mismo caso de los anteriores. los documentos pueden agruparse de la siguiente manera:  Documentos bibliográficos propiamente dichos: libros. copias digitales.  Documentos referidos a datos sobre administración pública o privada.  Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm. permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo.Los documentos históricos tienen ciertas semejanzas con la archivaría. por Ej. etc. los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografía u otros temas. Desde el punto de vista de la archivaría. a los negocios. hay materiales de distinta índole. desde el punto de vista de la documentología el documento. 6. no son archivaría aunque puedan tener valor histórico. fotografía documental o digital. monedas.. listados. como restos escritos. correspondencia de todo tipo. depende del concepto de información. que tienen fines comerciales o culturales. Sin embargo. para conocimiento de ciudades. oficios.. Finó y Luis Hourcade “información” como “todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca”. que aunque puedan tener interés cultural o histórico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivaría. etc. defensivas o estratégicas. los cuales se archivan junto con otra documentación producida por esos estudios militares. En consecuencia aplicando este criterio. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA Ya hemos anticipado que la archivaría es una rama de las ciencias de la documentación. grabados. plantas. Considerado así. Este parentesco entre archivaría y documentación histórica. 156 . notas. etc. en gran número de ejemplares. que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre. ¿Cuando pueden ser considerados como archivalía los mapas y planos? Para responder a esta cuestión debemos recordar que se ha considerado como archivalía a la producción auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos. insumos. donde se han marcado operaciones ofensivas. utensilios.  Documentos gráficos: grabados. que no son propiamente archivaría. o sea el conjunto de los materiales que comúnmente constituyen los “archivos” y colecciones.. partituras de música y similares. etc. reprógrafos y sonoros.1. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito. es archivaría cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional. publicaciones periódicas. discos fonográficos. Mapas y planos. salvo que cumplan determinadas condiciones: 7. armas. impresos o manuscritos. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostración 7. animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos. El plano. aquellos producidos en gran numero de ejemplares. hechos por una casa editorial o institutos geográficos. expedientes. películas. El mapa como producto directo. inventarios.

pinturas fotografías. Este material reprógrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivalía y de los documentos de los cuales se vale el historiador. este archivo. película.  Cartas privadas. en la película sonora y la informatización (compact disk). Ágrafa o prehistórica cuyo soporte era generalmente el dibujo o símbolos en roca. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz. producidos inclusive con fines propagandísticos. usados como elementos aclaratorios. comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional. películas. Es archivalía las fotografías colocadas por la policía a expedientes. Una cinta magnetofónica o una filmación tomada en un juicio. para transmitir un mensaje  SEGUNDA ÉPOCA.  Dibujos. de aspectos o personalidades del país Impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina. en caso de conflicto bélico. películas. Todo este grupo de material conforman las bases de información de la investigación. Igual que los planos realizados en litigios judiciales. puede convertirse en documento histórico. suelen considerarse Documentos Históricos:  Fotografías. se transforma en símbolos gráficos. fotografías. basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra. Son archivalía también los planos de las oficinas de catastro. con soportes diferentes al papel. grafística.  Mapas. La evolución tecnológica del siglo SS. pinturas e impresos raros. soportes magnéticos e informática. del movimiento (película cinematográfica) e inclusive la voz viva. placas. que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgación masiva o cultural. Material reproductivo y sonoro. En el Archivo General de la Nación se conservan. edificios. cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos 50 años. etc. etc. partieron de la captación instantánea de la imagen (la fotografía sustituyo al dibujo).2. lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. cintas magnetofónicas. material sonoro.. fotografías de personas. a los que los sepan interpretar. donde la voz del emisor. Después de la escritura. grabados. planos. pergamino o papel  TERCERA ÉPOCA. fundamentalmente en el siglo XX. indirectamente. papiro. En líneas generales se habla de tres soportes de información:  PRIMERA ÉPOCA. Ej. diarios. por medio de discos. placas. Los microfilms. Forma parte de la archivaría. así como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas. o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante. 7. autobiografías.. que dicen. tablillas de barro o madera. Películas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares. produjo un cambio singular en el material de archivalía. 157 . Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgación). Hoy se debaten nuevos soportes de información basados en la potencialidad técnica de la informática.En cambio son material de archivalía los planos producidos en oficinas y empresas. memorias. ferrocarriles. cinta. si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. algunas filmaciones. Oficialmente en. que adquieren luego valor histórico. etc. con mediciones matemáticas de terrenos. dibujos. El avance de la técnica. para construir obras públicas (calles. diques.

dependiendo estos dos últimos. El Dr.8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios:  Por entidades productoras de documentación  Por el tipo de material que guardan  Por otros criterios: cronológicos. DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A.CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS 158 . o constitucionales. Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificación para los archivos argentinos: DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES PUBLICOS ORGANISMOS AUTARQUICOS ECLESIASTICOS PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES -INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES . por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial. contando además con un Archivo General de la Nación y Archivos Históricos en provincias y jurisdicciones districtales.A. En los países hispanoamericanos la división suele seguir el criterio de la organización constitucional de los estados. temáticos.

Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material. queremos dar algunas ideas generales sobre el tema  Al empezar la era cristiana. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual. y es la utilizada normalmente. 10. el material de archivo o archivaría tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. que pueden consultarse. pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas. administradoras y empleados.  El archivero. También toda escritura utiliza un tipo de símbolo. concretamente para la civilización occidental de alfabeto latino. 10. tablilla encerada. con determinadas formas y estructura externa o interna. etc. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografía europea. para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora.  A los historiadores e investigadores en general. metal. ni determinada forma interna o externa. pergamino. a partir del VI se vuelve tosca y descuidada  159 . piedra. les interesa la archivaría en cuanto suministra datos para sus temas de investigación. toma la archivalía como un conjunto creado de una manera orgánica.  Los diplomatistas. es la que se utiliza en los códices  Letra diplomática: a la utilizada en documentos oficiales. que la usan con el fin de comprobar sus derechos. llamada mayúscula cursiva. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armónica. cursiva antigua o cursiva clásica. barro.9. Pero en un breve apartado. papiro. pero no con carácter científico. tiene un trazado rápido. o sea: papel. estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional. se han dado diferentes estilos de letras según el uso de la misma:  Letra libraria. ni en forma metódica como los grupos anteriores. en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequeña. relacionada con la vida de la entidad productora. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayúscula y redondeada muy usada en los códices y la cursiva minúscula muy llena de enlaces y de difícil lectura. ni determinados asuntos como tales. llamado letra.  Las entidades productoras.  Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero  Letra cursiva. No le interesa el documento aislado o individual. Como hemos venido expresando.  La archivalía también interesa a los particulares. ágil. usan la archivaría con usos prácticos o de consulta.

en los escritos notariales. 160    .   Desde mediados del siglo XIV.  En el siglo XII. bastarda o bastardilla. en dos formas: una redonda de producción libresca. al no levantar la pluma del papel a lo largo del renglón. como reacción contra la procesal. y la gótica cursiva. una adaptación de la anterior utilizada en escribanías y ámbitos judiciales. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla. A partir del siglo VIII. que dará origen a los caracteres de imprenta. esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas. dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV. se introduce en España la llamada letra Itálica. llegando hasta el siglo XVI. a pesar de la dificultad de lectura. que llega hasta el siglo XIII. se empeora enlazando una palabra con otra. empleada preferentemente en la escritura de documentos. llamada también humanística. más angulosa y de uso librario. la gótica cursiva tiende a redondear sus formas. casi sin nexos. la letra procesal. se origina la letra procesal. En el siglo XV. con inclinación a la derecha y casi desprovista de nexos. pero llena de abreviaturas. regular. Se distinguen dos tipos: la gótica redonda. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gótica. que es clara. aumenta nexos entre letras. casi sin nexos. y otra cursiva. Es una letra de las llamadas caligráficas. que es totalmente minúscula con letras independientes. redondeadas. la cursiva minúscula da origen en España a la letra visigótica. más descuidada y usada para documentos. En el siglo XVII. la letra visigótica es reemplazada por la Carolina. A principios del siglo VI.

machina= maquina. en algunos casos. 2. sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. el uso de la letra itálica desplaza a la procesal en el uso oficial. Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. ph. se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. Letras castellanas. Quien trabaja con documentos manuscritos. sin formación en paleografía. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. Veamos ejemplos:     La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada “cedilla”. La ch y la x tenían. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas. también se empleaba la doble l. se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tenía sonido de “k” : cherubín= querubín. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso. Ejemplo facer= hacer. facienda = hacienda. La i y la u tenían un oficio doble. de las cuales nos limitaremos a las más frecuentes en la documentación de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de América. ss. estas normas estaban vinculadas a las letras: c. La q y la y tenían un uso más amplio que el actual. th. de vocal y de consonante. diferente a la letra “ll”. A mediados del siglo XVII. hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo. poco a poco. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia 161 . Pagina de la Biblia de 42 líneas impresa en letra gótica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10.

Hellesponto = Helesponto.. para expresar el sonido de f: philosophía = filosofía. SSS. Ysabel = Isabel. o determinados signos para representar ciertas palabras. en que se representa una palabra solo por la letra inicial. Las letras ph. La q se empleaba también delante de ua y de uo: quando =cuando. La letra ss. luego su empleo se redujo notablemente hasta su extinción. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar. indicándose esta suspensión mediante un signo general de abreviación. caída totalmente en desuso. Especiales. confusión de rasgos. fueron muy usados antes del siglo XV. La u tenía oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. etc. sustituida por su figura gráfica Abreviaturas por suspensión o apócope. etc. Mojos. Generalmente escritas con mayúscula. Pueden ser:  Generales: se limitan al punto o a la línea ya sea esta recta. Pollux = Poluc. también caída en desuso. Son aquellas en las que se omite una o más letras al final de una palabra. diremos que en los registros notariales o protocolos. a la griega o a latina. como las letras sobrepuestas.. o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin él. Tejas. se empleaba en palabras como thesorero= tesorero. Buenos Ayres = Buenos Aires. El punto se emplea todavía y es actualmente el único signo general de abreviación: Dn. Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas. se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensión.. Texas. Moxos. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos: 1 Signos abreviativos. Marcello = Marcelo. aparecía en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor . aunque forme parte de un apellido. triunpho = triunfo. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos. Gallia = Galia. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio. y otro sencillo y fuerte idéntico a la j : México. pero también suelen verse en minúscula. que es el que actualmente posee. los escribanos y amanuenses recurrían a las abreviaturas y al engarce de palabras. thecho = techo. Prof. La línea fue el signo más empleado para indicar que una palabra estaba abreviada. SMFV 162  2.        Se escribía con ll. curva o mixta. 3. como en las de contracción o mixtas. etc. Las abreviaturas. Dr. asentir = asentir. no obstante. Según el tipo de escribiente. Como ejemplo de los segundos. predominaban unas u otros. uno doble parecido al de la k o la seguida de s. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economía de espacio. QBSM. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Méjico. se usaba en muchas palabras. siguiendo la practica del latín. Sr. se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila. ciertas palabras en las que. quota= cuota. . Suplían una letra o un grupo de letras. uniones de letras. La th. frecuentemente hallamos la palabra cruz. se utilizaron desde la antigüedad.

3. con las características formales que le son propias. [¿]  Cuando en el documento figuren anotaciones marginales. un documento generalmente manuscrito. scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad. buena ortografía. pero también las finales: Mgt. La neografía. (Ej. pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga. existen normas generales y uniformemente aceptadas. arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripción facsimilar o por su trascripción. 3. especialmente los generados en territorios americanos. ya que tiene ese valor. (Majestad). Para realizar ese trabajo de trascripción. pt. palabra. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. escaneado. en todo o en parte. Mixtas. Tiene por objeto la reproducción exacta del contenido del documento.  La R mayúscula.Por contracción o síncopa. evitando su deterioro por manipulación. muchas veces. n con u) ni mayúsculas con minúsculas. microfilm. Es conveniente aclarar que: La paleografía. (parte) 4. cuando aparece como inicial de palabras comunes. (alguna) gral. 10. No obstante en algún momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir. Técnicas de trascripción documental Hoy contamos con diversas formas técnicas de reproducción de originales. Para la trascripción de documentos anteriores al descubrimiento de América. es conveniente que mantengan esa ubicación en la trascripción. y una caligrafía que no permita confundir una letra con orea. vírgula. puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo. La reproducción facsimilar (fotocopia. fotografía. no así para los posteriores a esta fecha.1. (general) dro (derecho) 5.  Modernizada o actualizada 10. se requiere una gran prolijidad. [ayer]. que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos. dificultades para su comprensión y aprovechamiento. fotocopia. A los fines prácticos. letra o signo que agregue quien realiza la trascripción debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] . las escrituras posteriores a esa fecha. el lector no experimentado tendría. y aún cuando lo hiciese.  Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles.  La ortografía del documento debe respetarse en la trascripción. estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. según sus resultados en dos tipos de versiones:  Paleográfica o Neográfica. o de impresión artesanal o con baja tecnología. o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr  La letra n con un signo general de abreviación (raya. y como ñ si es posterior. 163 . pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fácil y correcta los datos que aporta la fuente. Por lo general en los ámbitos académicos se aceptan las siguientes normas:  Todo numero. Las técnicas de trascripción pueden dividirse. Es el caso en que se omitan letras intermedias.

pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu]. Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autógrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N. subrayando las letras embebidas implícitas. pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre paréntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente. questa. Las palabras o frases restadas (tachadas). 164 . se indican mediante guiones Señor gobernador de ----. enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas. se conservara así en la trascripción: ques. y.3. o por manchas. se transcriben: cuando es una sola palabra entre paréntesis y corchetes. etc.u. -marzo de 1834 10. desta. Las omisiones involuntarias del escribiente. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes.. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. th. etc. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan.me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre paréntesis y guiones. se agregan entre corchetes y guiones. Si la preposición que aparece fusionada con la palabra siguiente.1. colocándolas entre corchetes. por rotura del papel. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. subrayándolas [-General-] Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre.                      Deben conservarse las grafías: f. se trascriben al pie de página con la inscripción: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]). En el caso en que no pueda leerse una o más letras o palabras. deberán separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse. en todos los casos: fecho. en el texto ([gobernador]). Cuando se hubiera omitido el tilde de la ñ. Saauedra. della. San Juan----Las palabras con que el escribiente cubrió un espacio que había dejado en blanco. Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogación entre corchetes: dejóle [?]. deste. v. La acentuación del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas. DVQUE. g.y los testigos -). se transcriben entre guiones: -Córdoba. j. deberá subrayarse esa letra en la trascripción. etc. ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. La contracción de la preposición de con la palabra siguiente se conservará en la trascripción: del. para indicarlo: señor Las mayúsculas y minúsculas deberán usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente. con un signo de interrogación al final [-----. se transcriben entre paréntesis y guiones (. Phelipe. verdad.: para. muger. theniente. Ayres. cuando es una frase u oración. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripción total o parcial de una palabra. subrayándolo (.----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente. dixo. ph. x.

19. esta deberá ser restituida. se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido. Todas las abreviaturas y siglas. que no sean de tratamiento. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. como letras indescifradas se supone que existen. salvo cuando la segunda sea el articulo el. 36. 29. Cuando no puedan interpretarse una o más letras o palabras se colocaran tantos guiones. La y con función copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. p r = por. impertinentes [?].-. se indican colocando entre corchetes tantos guiones. Las palabras testadas o tachadas. 22. 20. EJ. La u con uso consonántico se trascribe por v 15.-----. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirán en la trascripción. Cuando las contracciones afectan a nombres propios. Si un vocablo al juntarse con la preposición en perdió su vocal inicial. se agregará a continuación de esta un signo de interrogación entre corchetes. Ej. deben desarrollarse. deberán unirse. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente. 21. La contracción de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras. Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. En la trascripción modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleográfica o neográfica para indicar la modernización del texto. se transcriben separadas. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse.[?] 35. Si se considera dudosa la interpretación total o parcial de una palabra. se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. Manuel Belgrano [rubrica] 33. M del Carril 34. sin ninguna aclaración 32. 30. 27. 26. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. Se actualiza el uso de la h 13. no se transcriben.------?] 31. de el sujeto se transcribe: del sujeto. La y con valor vocálico se transcribe por i 17. dl por del . Una firma autógrafa no rubricada se indicara transcribiendo únicamente las palabras que la componen. Por tanto: 10. La ortografía se actualiza en todos los casos. 18.--. como letras y espacios se supone que faltan transcribir.Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. La ñ sin tilde y la n con un signo general de abreviación sobrepuesto se transcriben como ñ 23. Elobjetivo se trascribe: el objetivo. 11. La puntuación del documento deberá adaptarse a las normas actuales. Cuando la conjunción o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas. Ej. La R mayúscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. 28. con un signo de interrogación al final [---. colocándolas entre corchetes. J. 24. Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente. @ por arroba. seguido de un signo de interrogación entre corchetes: --. 25. 165 . 12. La v con valor vocálico se transcribe por u 16. Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oración.

autorización para uso personal de computadora portátil o máquina fotográfica personal. El investigador por su parte tiene en su formación técnica específicas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su información. duplicación por escáner. El historiador. que por lo general se refieren a:  Horarios de consulta  Formas de acceso a la documentación. por ello debe ser tratado con el respeto que merece. EL TRABAJO EN ARCHIVO. se indicaran mediante cuatro guiones: ---11.37. que además de custodiar la documentación.3. 1. ya hemos visto que es un archivo. a ¿Cuando? ¿Que? Y ¿Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. pero es interesante que hagamos una breve referencia. inicia el trabajo de archivo. pues en algunos casos nos proporcionará la “pista” de alguna serie o documento existente. un reglamento de consulta de sus fondos documentales. que son los mejores auxiliares de la institución. generalmente. es una de las tareas más interesantes del historiador. y en consecuencia “sabe” que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hipótesis. Esto implica que la institución cuente con servicio de fotocopias. 11. Normas de consulta Toda institución oficial tiene. que no hemos tenido en cuenta o que no conocíamos. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigación. Personal de archivo. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es ¿Qué tipo de auxiliares heurísticos posee la institución. Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos. personal especializado o con “oficio” por muchos años de trabajo y material heurístico de apoyo. directa. ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla. o por lo menos la serie que vamos a consultar? 166 . sea de relevamiento o de investigación. fotográfica o microfilmada. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. de estas normas. Así como los costos de los documentos reprógrafos 13. en algunos casos hay verdaderos documentalistas. es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el “objeto de investigación”. tienen reglamentaciones de consulta. cuando ha agotado la investigación bibliográfica. 11. Los espacios dejados en blanco por el escribiente. etc. a través de personal. que ha seleccionado y que documentación y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inéditas consultadas. Auxiliares de apoyo heurístico. 2. generalmente son entidades organizadas. por regla general. en su primera visita. o por solicitud escrita  Acceso a formas de reproducción por parte del investigador. En consecuencia el investigador deberá informarse. El trabajo de archivo. elaborados por el personal de la institución. En este punto es cuando está preparado para enfrentar productivamente la búsqueda y el hallazgo de “fuentes” que puede convertir en “datos” efectivos para su demostración Los archivos.

 Documento: es la unidad mínima de un repositorio. temáticas. puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones)  Sistemas informáticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo. departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares físicos donde están las series o documentos. y no nos cansamos de repetir. etc. obligadamente. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivalía tiene que tener. Sin descartar que un dato no buscado.) según como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro. para organizar. Un archivo puede organizar su caudal documental según diversos criterios. pueda hacer girar su hipótesis teórica y tener que reformularla. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. los archivos también tienen servicios a usuarios remotos. quien se enfrenta a una masa documental. Estos auxiliares heurísticos pueden asumir distintas formas:  Inventarios: simple enumeración de las unidades de un fondo que tiene el archivo  Guías (alfabéticas. bibliorato etc. 167 . que le permitan volver a ubicar la fuente. sea para consultarla. caja. generalmente suelen estar agrupados en  Libros. y registrar datos primarios y secundarios. por índice de emisor. que son funcionales para su organización. allí es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. ordenar y localizar la documentación que en ella se conserva. Estos. en base al análisis del documento. generalmente con cargo al consultante. por materia de origen de documentación. debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea.Los auxiliares heurísticos es la documentación que se produce en la institución archivística. Cuando las unidades documentales están encuadernadas  Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos  Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras  Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas características temáticas o morfológicas comunes. cronológicas. el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hipótesis. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas. divisiones. por características externas. consulta y recuperación.  Descriptores. que no siempre son adecuados para nuestra búsqueda. con normas establecidas. Estos pueden asumir distintas topologías de organización: cronológicos.  12. organizarla. cuyo uso se realiza a través de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura común a todos los archivos. o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos. una idea muy clara de lo que viene a buscar. nos dan una idea general de caudal documental. Por orea parte. temáticos. Como ya hemos dicho.

es aconsejable la “planilla de relevamiento” que permite ahorrar tiempo y espacio. Ficha individual de relevamiento. sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento. mas de una serie de un mismo archivo. serie)  Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). respectivamente)  Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos)  Resumen de su contenido (emisor. El fichaje de relevamiento. de acuerdo a contenidos. destinatario. que permita una rápida y clara locación de las piezas documentales que se van encontrando y que. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia.  Para su utilización práctica (ver modelo 2 sugerido). Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas.1. Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronológico. la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localización (repositorio o archivo. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12. destinatario. serie) Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogéneos. esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicación del documento. Planilla general de relevamiento. 12.reproducirla o citarla.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente. de acuerdo al objeto de investigación. a la vez. 12. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento. en numero de carillas. material documental combinado con otras fuentes por Ej. ofrezca una descripción de las mismas. para los que es difícil al principio encontrar un denominador común. documentos de archivo y diarios o revistas. integrados por elemento diversos y de variada procedencia (más de una institución de archivo. Es conveniente la ficha individual de relevamiento.2. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. Para su utilización práctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen:  Su localización (repositorio o archivo.1. El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento.  Extensión del documento. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. etc. fechas o protagonistas. 168      .1. sala. respectivamente) Datación del documento (lugar y fecha de emisión del documento) Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor.1. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. de un solo repositorio o archivo. Fundamentalmente debe dominar las técnicas de relevamiento y de trascripción. sala. de un mismo tema u objeto.

Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12.  Ficha de datos ajenos al tema. este relevamiento. Ejemplos: ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales. Esta ficha permite también utilizarla como:  Ficha de resumen del documento. parcial o mixta. SUPRIMIENDO artículos y preposiciones. Denominación general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigación.  Extensión del documento. Es aconsejable dejar constancia. dejando el fotocopiado o duplicación documental para una instancia final. en las fichas. 12. del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigación. en numero de carillas. para nuestra investigación.  Ficha de remisión o relacionante con otros materiales de la investigación. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento Este relevamiento individual. que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos. pues muchas veces. con formato Paleográfico-Neográfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripción bibliográfica)  Ficha de observaciones personales. por el contrario es ahorrar tiempo y costos. como imprescindibles. o que no tiene todavía auxiliares heurísticos elaborados.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones.  Así mismo esta ficha sirve de carátula a los duplicados de la documentación que hemos seleccionado. por ser estos en los que realizaremos las prácticas. que con el avance del relevamiento estén contenidos o más explicitados en otros documentos. para lo cual habrá que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final. por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como información. no es tiempo adicional de la investigación.  Ficha de trascripción del dato que queremos extraer sea esta total. aunque generales están aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos. aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigación. Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogéneo. ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ 169 . Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento.2. que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. pues es muy frecuente. para señalar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografía.1. Características de localización  REPOSITORIO.

La más reciente y correlativa. Dirección General de Escuelas iv. Fondo de tribunales viii. y el número de carillas que abarca.  Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie. es la que se ubica en la parte inferior del lomo. En el Archivo Histórico y Administrativo de San Juan. Cuando nos referimos a este rubro.) vii. Por lo tanto en todos los casos esa será la nomenclatura que utilizaremos. Economía. Obras públicas. Los mismos se encuentran identificados con un número localizado en el lomo de la encuadernación (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes épocas). como en la mayoría de los archivos provinciales.  Libros. posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliación de ambientes. en cuyo interior se encuentra la unidad documental. Originales ii. estos están constituidos por el elemento contenedor. el elemento individualizante. En caso que haya más de una sala. que se encuentran independientes al resto del material de archivalía. para indicar la situación en el momento de la consulta. Ejemplo en el Archivo Histórico y Administrativo de la provincia de San Juan. estamos indicando que dentro de la institución se ha realizado una diferenciación de documentos. Datos de individualización del documento: Se entienden por “datos de individualización” aquellos elementos referenciales que permiten una localización posterior del documento.2.ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN. existen varias series: i. Archivo gráfico  12. Copiadores iii. permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposición del material. Si se utilizan la serie Documentos Originales estos. en adelante: AEASJ  SALA. en su mayoría están encuadernados en Libros. SERIE. autoral. Archivo de decretos v. 170 . Esta denominación 0. Pues suele suceder que las instituciones archivística incorporen documentación y con el tiempo tengan más de una sala. Copiadores de leyes y decretos vi. por lo general. son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas. de procedencia o cualquier otra característica específica que las determina como diferentes. encontramos varias formas de contenedores. desde libros a cajas y carpetas. por que poseen una unidad temática. En caso frecuente de no existir más de una sala conviene denominarla como 0 (cero). etc. están suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. Ejemplo. Misceláneas. Cajas de recopilación (Gobierno.2.

Caja 29. AHASJ. –N. 234.(folio o fecha) para indicar Copia de Notas.. Documento 23. AHASJ. O su abreviatura L. o como documento o legajo. L.Ej. deberá iniciarse citando la carilla inicial y final del documento.(folio o fecha).f.. 25 AHASJ. para indicar Copia de Decreto o Resolución según corresponda. cuales son los fundamentales. hay que indicarlo del siguiente modo: Ej.. 23 vta.. en estos casos hay que individualizar el documento con precisión.  Folio. de Notas y de Decretos. Libro Copiador de 1887. O su abreviatura L. en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio. deberá buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos. folio 12 AHASJ. L. L. como unidades cuando tienen un solo folio. o comience en el reverso no foliado de la hoja.Ministerio de Gobierno. o su abreviatura: L. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 –Notas.. localizados por años. en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)  Cajas o capetas. en consecuencia se considerará en este ítem el número de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar. –N-. f.C. Caja 22.. 345 También en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Dirección General de Escuelas. Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del número de fotocopias que necesitaremos para obtener un cálculo de costos y seleccionar por orden de importancia. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ. En el caso de copiadores: hay de dos tipos. En todos los casos en que trabajemos con libros. 171 . 23/ 34  Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento.C. L. separados por una barra. 234. en consecuencia cada folio comprende dos carillas. 234. se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita. 234. legajo 24.. Ej.  Cuando el documento referenciado conste de dos o más folios. folio 2  Numero de Carillas.. incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca. cuando tienen varios folios. Ej.Decretos. : Libro 234. pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida. AHASJ. f. f. Ministerio de Obras Pública.. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados.. fs.. Para ello utilizaremos la denominación folio.

por ejemplo. en muchos casos no esta indicado el lugar. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisión del documento. deberá intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia.  Datación de lugar. Ejemplo: 1813 (?) 12. el día. damos como ejemplo las siguientes categorías descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGÍA CATEGORÍA Original ABREVIATURA OR 172 . a su temática. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento. colocando a continuación un signo de pregunta entre paréntesis. Datación del documento. al igual que en leyes o decretos. Pero hay casos de excepción. las características básicas con que va a ordenar su documentación.2. Cada investigador establecerá. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto.12. no constaren expresamente en el documento. pero como en el caso anterior (de lugar). contenido. pueden encontrarse también en el final o en el cuerpo del documento.  En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento. “Noveno de la Libertad”. deberá traducirse al año en que corresponda. . o sea al lugar geográfico de procedencia del documento relevado.  En caso que algunos elementos de la datación temporal. debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o paréntesis. En este caso el elemento reconstruido deberá ser subrayado. Ej. A los efectos orientativos. o “Tercero de la Independencia”. de acuerdo al tipo de documentación que se consulte. autoría. Pueden darse casos especiales:  El caso que el año se encuentre indicado por una frase. en este caso puede reconstruirse el mismo por la función o el cargo de la persona que redacta el documento.: (San Juan) /Valle Fértil/  Datación de fecha.4.  Cuando trabajamos con borradores de correspondencia. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos están vinculados a la descripción de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificación valorativa de las piezas documentales. Se entiende por datación de fecha. etc. o remitido el documento. mes y año en que fue redactado. indicándose con el paréntesis que la fecha esta reconstruida. en este caso (1819).3.2. Se trata de establecer el lugar geográfico donde ha sido producido el documento a relevar  Cuando se trata de Actas la datación se encuentra al principio o al final del documento.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIÓN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAÑO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1 ¼ ASPECTO CARACTERÍSTICAS INTERNAS CATEGORÍA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisión Constitución Convenio Convención Cédula Circular Capitulación Contrato Convenio Comunicado CATEGORÍA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaración Demanda ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM 173 .

redactar una breve reseña que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa. en especial si se trata de referencia secundaria.CARACTERÍSTICAS INTERNAS Guía Instrucción Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nómina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificación Proyecto Proveído Parte Presupuesto Proclama Recibo Relación Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario GUÍA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM 12.  El tema central. Es importante que en ella consignemos:  El emisor. sin necesidad de tener que reconsultar la fuente. o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar  El destinatario. o sea a quien va dirigido el documento.2. 174 . especificando cargo o rango. Resumen de su contenido. este puede ser:  Un extracto.5. También llamado extracto. según el encabezamiento. debe consignarse una reseña del documento que permita identificarlo y obtener datos. es el que se escribe en el cuerpo de la ficha.

se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta). transcribir y cerrar las comillas: “Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz. registrando nombres de personas.3.” (8 vta.. “Al tener noticias de los últimos movimientos del General Oribe. Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. o sea “a la vuelta”  Las trascripciones pueden ser: • Párrafo completo: al transcribir un párrafo completo debe abrirse comillas. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicación fotocopiada.” (2) • Omisión de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras. La trascripción documental.cuando los hombres llevados por sus pasiones. colocar tres puntos suspensivos para indicar que el párrafo sigue.. • Cuando la fuente constituya por su estilo y construcción una frase directa. olvidan el bien común de los pueblos. detalles de lugares o datos numéricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripción. corresponde: abrir comillas. sin llegar al punto final del mismo.) • Omisión de la última parte del párrafo. gráfica o una figura estéticamente expresada.. así como indicar el folio donde esta la frase asentada. • Cuando la cita corresponda al reverso del folio. 175 . en caso de ser solo unos pocos párrafos de lo que nos interesa de la fuente. • Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. “. (7 y vta) significa que el párrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina. elegante. se transcribe la frase de nuestro interés hasta el punto final y se cierran las comillas. en defensa de nuestra integridad territorial” (7) • • • Omisión de la primera parte del párrafo: en este caso se abren comillas. y cerrar comillas. ordené levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos. Conviene utilizar la trascripción cuando: El documento no pueda ser reconsultado.  12. caen en el despotismo. Que por su importancia veremos seguidamente.. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un párrafo. transcribir. instituciones. • En estos casos deberán observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos. significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8.

. Por tanto se sugiere:  No marcar con papel ni adhesivos los documentos. que tienen la importancia de servir de sustento a la demostración de sus hipótesis. es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripción del nombre..” (3) “. Acciones a seguir con este documento.. llevándose por delante la “patria colonial” y el orden oligárquico cuando se ha dado con un caudillo con espíritu de pueblo. no siempre esta será inmediata. debe tener presente que esta penado por ley sustraer o dañar el patrimonio publico. sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones. o sus iniciales. (8 vta) • Entresacado de párrafos. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales.. agregando al final de cada párrafo y luego del cierre de comillas la página de donde se ha trascripto el párrafo: “El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX.. debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado. Este hecho no se da siempre en el interior del país.. pero ello no puede quedar librado a la memoria.. En el caso que las necesidades de nuestra investigación nos obligue a seleccionar solo algunos párrafos de una pieza o un legajo documental. su trabajo pierde todo valor científico. condiciones de trabajo en la industria del calzado [. es sobre todo el estanciero.” (9) 12.] 2354 obreras ocupadas. “A veces es estrepitoso y revolucionario. 176 .”. no fue ajeno al trabajo a domicilio. Autor y fecha del relevamiento. El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas únicas e insustituibles. y como mínimo el año en que fueron realizadas.) “En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57.. 12.. “El caudillo de la primera mitad del siglo XIX. teniendo en cuenta las normas anteriores. aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa húmeda..] 2000 máquinas [.” (5 vta.. indicando en forma resaltada “FOTOCOPIAR TODO” o “FOTOCOPIAR F. y el archivo tenga medios técnicos o autorice la foto duplicación del mismo. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigación. es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la acción.5.] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la república” (12) • Trascripción con intercalación de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripción textual.4...3 y vta”. y los agregados se dejan sin encomillados... A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicación en otra oportunidad. en consecuencia si estas no existen. que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo”.“El presidente acogió mis palabras en la forma más cortés que podría esperar [. se procede según las normas indicadas. en consecuencia. IMPORTANTE.8 % del personal son mujeres. pues esto facilitará la localización del original en caso que haya cambiado de lugar físico el repositorio.

marcadores ni biromes en los documentos o sus copias. ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. Aurelio. devolver los elementos consultados a la persona responsable del préstamo. Barcelona Bibliograf. N°2.  Guardar silencio durante la consulta. Técnicas Documentales y Fuentes de Información. Edición ampliada en preparación. Remedios. suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fácilmente. 103120 GIRONES.  Comunicar al encargado de la sala de consulta. Archivística.  No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos. 1999. 1987 AMAT NOGUERA. No tildar. a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores. FUSTER RUIS. Francisco. UNC. Barcelona. Manual de Archivología Hispanoamericana. 1994.  Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza. colocar señales visuales. ni realizar trazos con lápiz. o a la Dirección cualquier alteración o falta de folio que advierta.  Respetar las normas de préstamo y consulta de la institución BIBLIOGRAFÍA TANODI. Archivo y documento de archivo.  Antes de retirarse. 2004 ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO 177 . p. Normas auxiliares de referenciación y fichaje. San Juan. Nuria. FERNÁNDEZ. necesidad de clarificar los conceptos. tinta. Isabel. Córdoba. pues un trazo firme puede traspasar el papel y dañar el documento. pues el papel soporte de la información. En “Anales de Documentación”.

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... ..... ACCIONES.............................................. EXTRACTO............ Puede hacerse en tamaño menor o usarse doblada para archivar................. DESTINATARIO........................................................................................................................................................................................................................................ LOCALIZACION.............................................FECHA................ ..........FECHA........................................ TEMA O TITULO................................................................................................................................................................................................................................ con sus datos y cuerpo......................................................................................................................... ....................................................................................................................... CARACTERISTICAS EXTERNAS....................................................................................................................................................................................................... DATACION: LUGAR... o servir de portada a fotocopias.................................................. resumen o transcripcio.......................................................... para realizar anotaciones..................................................................................................................MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal......................................................................................................................................................................................... ................... RELEVADOR.......... EMISOR...................................................................................... 141 REPOSITORIO............................................................................... CARACTERISTUCAS INTERNAS.. ..................................................................................................................................................................................................CARILLAS.......................................................................................