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ARCHIVOS

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN JUAN FACULTAD DE FILOSOFÍA HUMANIDADES Y ARTES DEPARTAMENTO DE HISTORIA CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DOCUMENTO

DE INFORMACIÓN UNIDAD 4 UNIDAD 4 .TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS 1. CONCEPTO DE ARCHIVO 1.1 Significación y definición de Archivo 1.2. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. 1.3. El archivo como institución administrativa y no "cultural". 1.4. La entidad productora, el local y la gestión archivística profesional. 1.5. El servicio documental. 2. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS 2.1. La primera fase, pre-archivística. 2.2. Segunda fase. Archivo intermedio. 2.3 Tercera fase. Archivo definitivo. 3. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. 3.1. Definición de documento de archivo. 3.2. El documento de archivo como testimonio. Fe pública. Contenido jurídico. 3.3. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente, auténtico, imparcial. 3.4. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. 3.5. Objetividad, autenticidad, originalidad. 3.6. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. 3.7. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. 4. LA ARCHIVALÍA 4.1. Relación con hechos y productos directos 5. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR 5.1. Documento diplomático 5.2. Documentos históricos. 6. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA 7. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA. 7.1. Mapas y planos. 7.2. Material reproductivo y sonoro. 8. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA 9. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES 10. 2. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. 10. 3. Técnicas de trascripción documental 10.3.1. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. 11. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 11. 1. Normas de consulta 2. Personal de archivo. 11.3.Auxiliares de apoyo heurístico. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. 12.1. El fichaje de relevamiento. 12.1.1. Planilla general de relevamiento. 12.1.2. Ficha individual de relevamiento 12.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento 12.2.1. Características de localización 12.2.2. Datos de individualización del documento: 12.2.3. Datación del documento
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11. 12.

12.2.4. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) 12.2.5. Resumen de su contenido. 12.3. La trascripción documental, Acciones a seguir con este documento. 12.5. Autor y fecha del relevamiento, IMPORTANTE: LAS SIGUIENTES NOTAS, SON SOLO UN ESQUEMA ORIENTATIVO PARA GUIAR EL DESARROLLO DE LA UNIDAD. PARA SU EVALUACION Y EXAMEN FINAL ES IMPRESCINDIBLE CONSULTAR LA BIBLIOGRAFIA QUE SE INDICA AL FINAL DEL DOCUMENTO TÉCNICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL: LOS ARCHIVOS ISABEL GIRONES DE SANCHEZ
“A lo largo de más de 25 años de profesión de archivero, artes de desembocar en ésta de profesor universitario en la que enseño Archivística, muchas veces han preguntado a mi familia sobre mi actividad. Ante la respuesta de archivero casi siempre devenía otra nueva pregunta, de profunda extrañeza: Archi ... ¿qué? ". Creo que es bien significativa la anécdota para demostrar la ignoran social ante una profesión tan antigua como los documentos, tan noble y, sobre todo, tan necesaria. Pero veamos otra vieja anécdota, quizás más reveladora de esta incomprensión social, que una vez nos narró en un cursillo de prácticas de Archivística un ilustre archivero de en el recuerdo, don Luis Sánchez Belda: Cierto día pasa un señor frente a una de las muchas tertulias de una terraza de Córdoba (España). Uno de los tertulianos se levanta, se quita el sombrero y saluda: "-¡Adiós, don Jozé! ". Otro tertuliano, el Guerra, más famoso que los actuales de este apellido porque era torero y estamos en una de las épocas en que ésta era considerada la profesiones más noble de España, pregunta a su vecino de mesa: '¿Eze, ¿quien ez? ". Y ante la respuesta de “el archivero”, responde el genial matador: "-iOzú, hay gente pa tó!” El hombre de la calle no es el único que ignora los conceptos y pregunta extrañando Archi ... ¿qué? El problema existe con muchas otras personas que sí que deberían conocerlos: políticos, profesionales, intelectuales e incluso profesores, que se empeñan en negar las diferencias específicas de la Archivística con respecto a las demás Disciplinas de la Documentación.” 1

1. CONCEPTO DE ARCHIVO La Archivología trata todo lo referente a archivos. Es una disciplina moderna en pleno desarrollo y formación, cuyos fines, funciones, y división, esta conectada a las ciencias de la Documentación. La palabra “archivo” deriva del griego “archeión] que”αρχηειον” [ significa, lugar o arca donde se guardan los documentos, pero también sede ] o sea el magistrado o persona “que manda”. En ”αρχηονdonde reside el “archon” [ el “ αρχηει⌠ν”, que en latín deriva en Archivum, se guardaban documentos y libros relacionados con las actividades, cuentas y disposiciones de los funcionarios. La evolución del concepto, como veremos, ha ido evolucionando pero sin perder su importancia, para dar una visión general a esta rama de la Documentologia, tradicional disciplina auxiliar del historiador, iremos desarrollando el concepto de archivo, el
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FUSTER RUIZ, Francisco, Archivística, Archivo, Documento de Archivo, necesidad de clarificar los conocimientos, en “Análes de Docimentación” . Revista General de Información y documentación. Madrid, UCM, 1999. Vol 2, p. 103 140

documento, la archivaría y finalmente daremos una breve idea sobre la archivología o Archivística y su ubicación dentro de las ciencias de la documentación y sus partes. La necesidad de clarificar los conceptos es fundamental y no sólo por razones científicas. Los documentos, los archivos e incluso la misma profesión de archivero han convertido a la Archivística en verdadero pilar de la Democracia y del de Derecho. La vida del hombre en sociedad, sus derechos y deberes, no tendrían consistencia sin todos esos conceptos que el hombre de la calle e incluso muchos hombres cultos desconocen preguntándose con extrañeza Archi... ¿qué? 1.2 Significación y definición de Archivo La palabra archivo, en su uso corriente tiene varias significaciones:  .Edificio especialmente destinado a conservar la archivalía.  El local inmueble o edificio, que dentro de una institución, se usa para conservar la archivarla.  El mueble o “fichero” donde se conservan carpetas o piezas documentales  Institución que conserva la archivara, de una o más entidades. En este caso se usa la palabra Archivo para abarcar el edificio y el material de archivaría.  El material como tal, es decir la archivaría.  La carpeta en que guardamos documentación afín en una computadora En términos generales y resumiendo, la palabra archivo tiene tres acepciones: como contenido documental, corno institución y como continente o lugar de conservación. El Diccionario de Terminología Archivística nos presenta tres Definiciones de archivo teniendo en cuenta cada uno de estos elementos conceptuales. ARCHIVO:  Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.  La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.  El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. " Esta definición tripartita nos parece demasiado complicada e inexacta desde el punto de vista científico de la archivística, ya que estos tres elementos del concepto, junto a otros más s que veremos, son imprescindibles y tienen que estar integrados en la definición. Creemos que es posible llegar a una unificación terminológica, teniendo presentes al mismo tiempo los conceptos de institución archivística, el conjunto orgánico de documentos y el depósito documental. A ellos añadimos, como novedad, el elemento personal, los profesionales archiveros y auxiliares que hacen posible la actividad científica y técnica, así como el servicio documental, también elementos imprescindibles en el concepto de archivo.
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Porque antes de llegar a una Definición de archivo es preciso analizar los elementos que configuran su concepto:

Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de los documentos que, frente a la necesidad de guardar probanzas, remiten éstos a los archivos; Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o varias entidades productoras; Estructurales:los depósitos archivísticos, las instalaciones; Personales: los profesionales archivemos y sus especialistas en conservación y difusión documental; y colaboradores técnicos,

 

Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los fondos.

Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con: un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas labores archivísticas),  una gestión archivística (recogida, organización conservación) y  un servicio documental (utilización).
  

Es necesario, pues, tener: qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnico esos fondos y donde puedan ser puestos a disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico-administrativa y una cierta sensibilidad hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuerda los principios generales que configuran a la Archivística como ciencia). Con todo ello podemos dar una definición extensiva de archivo que tenga en cuenta todos estos elementos y en la que se sinteticen los tres significados clásicos del término: "Archivo es la institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados y conservados científicamente, respetando su orden natural, en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto Productor o a cualquier persona como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales".2
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TROCHE Y ZÚÑIGA, Froilán: El archivo cronológico-topográfico. Instrucción de Archiveros... Santiago: Imp. de P. Arza, 1828; y El archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros... La Coruña: Imp. de Iguerreta, 1835. PORRAS HUIDOBRO, Facundo de: Disertación sobre archivos y reglas de su coordinación, útil para todos los que los tienen o manejan... Madrid, León Amarita, 1830. La síntesis de las aportaciones de estos y 142

Vol. La Archivístíca es la ciencia que dispone las reglas que necesita la institución para la coordinación y clasificación de los archivos.  los documentos como conjuntos orgánicos de una o de varias entidades productoras.M. también es obra española.  el depósito o local del archivo. 1996.2. En cuanto al concepto de archivo como contenido documental la evolución es muy lenta. según Troche y Zúñiga y Porras Huidobro "sistematiza y reduce a preceptos el arte de archiveros".  el personal capacitado con formación científica y técnica. la practica archivística y la doctrina científica han incorporando todos y cada uno de estos elementos del concepto de archivo. El retorno al concepto de archivo como institución. desde el primitivo concepto de colección o tesoro en la Alta Edad Media al definitivo y contrapuesto de conjunto documental. 143 . la consolidación del principio de procedencia. persona revestida de fe pública. Francisco: "Los inicios de la archivística española y europea". igual que la calidad del archivero. según los primeros tratadistas españoles del siglo XIX lleva implícita el concepto de archivo como institución: un conjunto orgánico de documentos con unas procedencias bien definidas y delimitadas.  la entidad o entidades productoras. que. que se va constituyendo junto al desarrollo de la vida de las entidades que lo forman Esta concepción organicista del archivo será ya una constante a todo lo largo del siglo XX y no sólo para los teóricos de la Archivística. procedencia para la consideración de la Archivística como ciencia. fundamental en la etapa clásica del Derecho Romano. Por otro lado. Revista General de Información y Documentación. tratado de forma científica y dispuesto para el servicio a la comunidad. Y ambos autores revalorizan el elemento personal pieza otros autores puede verse en FUSTER RUIZ. gozando por ello de la fe pública que le transfiere a la institución. Como conjunto orgánico el archivo es un producto. sino. aporta en el siglo XIX el concepto de organicidad de los conjuntos documentales. Por este contenido eminentemente jurídico el concepto de lugar se extiende a la institución responsable de la custodia documental: sólo tienen categoría de documentos los que estén depositados en un archivo público. que implica totalidad. Evolución histórica de los elementos del concepto de archivo. para los textos legislativos sobre archivos de los diferentes países.  la gestión archivística acorde con los principios científicos de esta ciencia. A lo largo de la historia de los archivos la legislación. 1. y el servicio o utilización documental. universitas. 6-1. globalidad. bien conservado. En el Mundo Antiguo y Medieval domina el concepto de archivo como lugar de conservación de los documentos. Madrid. pasando de la acepción como lugar o depósito al conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución donde los profesionales archivemos. El lugar de la custodia es condición sine qua non para la existencia del archivo.Todos los elementos imprescindibles quedan reflejados fielmente en esta definición:  El archivo como institución. La Archivística. juegan un papel decisivo para la consideración jurídicoadministrativa y en definitiva científica de los archivos. provistos de “fe pública”. lo que es más importante.. fundamentalmente a través del Derecho Romano.C. U. no hay que olvidar las otras acepciones. A pesar de este predominio actual del concepto de archivo como conjunto orgánico. 43-77.

encargado de funciones administrativas". ante todo. El archivo como institución administrativa y no "cultural". propia de los archivos al servicio de la Administración. Todo ello origina un olvido fatal de los archivos en los presupuestos del Estado y de las demás Administraciones Públicas. Nace y se desarrolla para asegurar y garantizar la vida jurídica. recop. como un establecimiento de carácter científico. 1-2.: "La misión de los archivos y las tareas de los archivistas". para agilizar la burocracia facilitando constantemente la información documental. supone la caída en picada de la función jurídicoadministrativa. También surge como servicio administrativo. que potencia científicamente los archivos históricos. los elementos imprescindibles de la institución y el depósito archivísticos. A los poderes públicos y privados (la clase política dirigente. el poder político y el Administrador nunca han estado excesivamente preocupados por el fomento de la cultura. 1985. se interrumpe la organización de los archivos de las oficinas públicas y se ocasiona en muchos países el olvido casi sistemático de los archivos de gestión o administrativos. Como consecuencia. Los archivos tienen un 3 BAUTIER. Pero los archivos de tipo histórico no cumplen en absoluto esta importantísima función informativa y de gestión documental Por añadidura.imprescindible de la institución archivística. Con ello se produce un funesto divorcio entre Administración (pública y privada) y Archivos. revalorizando definitivamente. y de las personas. lo que les interesa es la eficacia jurídico-administrativa de las instituciones y oficinas. Lo mismo sucede. sobre todo en el siglo XX. paleográfico y diplomático. Robert Henri Bautier3 1 elabora una definición de archivo muy simple pero muy esclarecedora: "Definiremos un depósito de archivo. la empresa). de las demás instituciones públicas y privadas. necesaria para la adopción de medidas políticas y administrativas. En: La Administración moderna de Archivos y el prontuario RAMP. 144 . y las perspectivas de información que pueden darles los documentos. H. autonómico y local. que hace más agravante el problema a lo largo de estos dos últimos tiempos.3. Tan sólo en el último tercio del siglo XVIII empieza a tenerse en cuenta la función científica de los archivos en relación con las ciencias históricas. lo mismo que otros archivos públicos considerados históricos. que sustituye al viejo funcionario público con formación exclusivamente administrativa y jurídica. llevan a cabo su labor vocacionalmente tan sólo en los archivos históricos y se desentienden del documento contemporáneo. La transformación total vendrá en el XIX al abrirse los Archivos Nacionales para la investigación. aquellas personas que manejan los presupuestos económicos de los archivos. En la antigüedad y posteriormente con la concepción clásica y medieval del Derecho Romano el archivo se considera siempre una institución jurídico-administrativa. R. 1. Los siguientes autores españoles del siglo XX abundan en este concepto y la institución archivística está implícita también en la doctrina posterior europea. principalmente los derechos patrimoniales del Estado. dentro del concepto total de archivo. sin los cuales no puede practicarse en definitiva el "arte de los archivos". La moderna teoría del "ciclo vital de los documentos" no hace sino adscribir los fondos. generalmente en los demás sistemas archivísticos. la Administración en general. en cada una de sus subsiguientes etapas administrativas. la función que hasta entonces habían desempeñado los archiveros en todas las administraciones. Los archiveros eruditos que ocupan el lugar de los antiguos funcionarios burocráticos. Este cambio. a una institución archivística determinada: archivos de oficina. intermedios e históricos. París: Unesco. El nuevo sistema establece una drástica distinción entre los archivos históricos y los administrativos. surgiendo un nuevo perfil científico de archivero. dotado de preparación de tipo histórico. Consideramos que este sistema decimonónico persiste en nuestro tiempo de forma negativa y por ello el concepto de archivo aún se tiñe de un excesivo color cultural. de Peter Walne. Los archivos deben confiarse tan sólo "a sujetos inteligentes destinados a sólo este objeto”.

Sin embargo es esencial que el contenido del archivo tenga 145 . matizamos. que los archivos han de ser considerados unidades organizativas de las Administraciones Públicas y de las empresas privadas. ser puesto a disposición de los usuarios. como resultado del proceso natural de su actividad o gestión. de empresa. constituyó la primera acepción de la palabra archivo como lugar o sitio de conservación de los documentos: como hemos visto en griego archeion. son fundamentales las entidades productoras con su actividad documental. de donde en latín se deriva la definitiva Archivum. social. pero secundarias. Ya hemos visto como para el Diccionario de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del concepto. Está claro. en nuestro concepto y definición de archivo.. en un principio. ya sea con fines jurídicos (como prueba de derechos y obligaciones). apoyo documental para la gestión de la actividad o función) o con fines exclusivamente de información e investigación (principalmente de tipo histórico o de recuerdo de la actividad del pasado). científica. que representa las dos caras de una misma institución. el local y la gestión archivística profesional.  elementos científicos y técnicos (organización científica. es un elemento imprescindible del concepto total de archivo. 1. científico y encargado de funciones administrativas. Estas actividades culturales y educativas son importantes. Es tan importante este elemento estructural que. y que por tanto el concepto del archivo debe ser muy amplio. con un abanico que vaya desde el inicio documental hasta la conservación definitiva en un archivo histórico.. La razón ultima de la conservación documental en los archivos es siempre una razón práctica y utilitaria. El establecimiento tiene que ser plenamente científico.  elementos personales de la gestión (archivemos y personal de apoyo). Y los archivos empezarán a convertirse en un elemento clave de la información y la comunicación. y  elementos utilitarios (servicio documental). Los documentos deben ser conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la documentación para finalmente.4.. que son dos de los factores que más preocupan a la sociedad de nuestro tiempo. con personal capacitado para aplicar las técnicas de la Archivística. No tiene que ser inmutable. Como hemos visto. de la que se desprende el origen funcional de los documentos. La entidad productora. cambiando incluso de edificio y hasta de lugar geográfico. privados. los archivemos deben dejar de considerarse historiadores y entrelazar vínculos cada vez más estrechos con la Administración. pero su función genuina es la administrativa y no la cultural. pero hoy el deposito documental es algo más importante. con fines administrativos o burocráticos (imposición legal de mantener ciertos documentos. la razón por la cual se producen y conservan Los documentos se generan o acumulan en cumplimiento de las funciones o fines jurídicos y/o administrativos de la entidad productora con las debidas atribuciones para ello. conservación documental). además de los anteriores elementos ya analizados. y un campo de atención hacia otros archivos hasta ahora un tanto olvidados: administrativos. También son fundamentales en el concepto de archivo los elementos derivados de la gestión archivística:  elemento estructural(depósito archivístico). incluso es fundamental que se adapte y renueve constantemente de acuerdo a las exigencias técnicas más modernas. Con ello la sociedad se irá concientizando del valor e interés que tienen los archivos como elementos de gestión para la vida administrativa.educativa.. cultural.doble aspecto. En definitiva. puede variar circunstancialmente.

que gozaban de uno de los atributos públicos más preciados: el de la fe pública. después. el servicio documental. el archivo sólo podía confiarse a funcionarios específicos de mucha confianza ligados por juramento. dejando de ser privilegio de unos pocos (los que tienen el poder. tratado científicamente y utilizado y sin este sitio en debidas condiciones para estas finalidades no puede existir un auténtico archivo. Tampoco existe auténtico archivo sin el personal adecuado para la gestión archivística. pero que finalmente con el tiempo llegará a ser accesible. ya que las certificaciones que hacen sobre documentos de los archivos que custodian constituyen prueba jurídica. siempre respetando y cumpliendo los principios generales de la Archivística. ante la inseguridad de los tiempos se busca el lugar y las personas más sagradas para la custodia documental: iglesias y monasterios. por completo distinta a la que tenía en el pasado. el derecho o facultad para crear archivos y. Incluso cuando en la Alta Edad Media surge el concepto de archivo como tesoro. Esto es fundamentalmente en bibliotecas. la formación y actividad del archivero debe plantearse siempre con criterios profesionales muy estrictos. sino en otras materias relacionadas con la conservación. totalmente pasiva. la seguridad y la utilización de los centros y sus múltiples servicios técnicos. para que puedan cumplir su misión necesitan de un personal suficiente y variado. al público en general. eran funcionarios espacialísimos. El acceso a los archivos es una de las grandes conquistas democráticas de nuestro tiempo. Ningún servicio documental puede resultar válido si no tiene como misión principal la comunicación de la información que contienen sus fondos. Por ello. debido a la misión esencialmente jurídica y científica que desempeñan. pero también lo es en archivos. los funcionarios de la Administración. para convertirse en uso cotidiano de cualquier ciudadano interesado. Los archivos. Unos profesionales capacitados para dar un tratamiento adecuado al contenido y al continente. Este servicio debe prestarse en primer lugar a la entidad productos de los documentos y. 1. distinto para cada una de las tareas.siempre un adecuado continente donde sea conservado. aunque en éstos pueda existir documentación reservada a la consulta inmediata por el público en general. por tanto. conservación y utilización). Una de las cualidades que debe tener el moderno archivero es esta del servicio a los usuarios. sólo podían tener archivo aquellas instituciones públicas que gozan del jus archivi. quienes generan esta gestión documental. Y no sólo especializado en las técnicas científicas de la documentación archivística (recogida de la documentación. En el Mundo Antiguo dado el sentido patrimonial de la documentación. que es fundamentalmente un servicio de documentación e información. instrumento para acrecentar el poder. El archivero debe estar capacitado plenamente para desempeñar esta labor profesional. Los archivemos. a quienes se encarga la custodia de la documentación y la fe publica en ella inherente. es el fin último y primordial del archivo. es lógico que posean estos atributos de la función que desempeñan. donde sacerdotes y monjes guardan los documentos más preciados junto a las joyas y los objetos del culto. Mientras se mantuvo el influjo del Código de Justiniano y del Derecho Romano en general. los investigadores de la Historia). El personal del archivo siempre ha tenido una enorme importancia. los archiveros. pues. que tiene como derecho universal reconocido el de la libre información. Si los archivos son testimonio de la fe pública y soporte jurídico-administrativo de las actividades de los poderes públicos. organización. informando sobre los fondos documentales de su 146 .5. El servicio documental. La utilización. tan sólo de conservación documental. Este atributo aún lo siguen teniendo en nuestros días los archivemos públicos. para conferir fe pública a los documentos en ellos custodiados. si son ya totalmente accesibles. museos y centros de documentación.

distinguimos tres fases: 2. de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana. La primera fase. Esta archivalía potencial puede ser abundante o pequeña. Por ejemplo:  una invitación a una reunión. con consecuencias jurídicas para quien haya hecho retención indebida o premeditada de una documentación) 2. pre-archivística. expedientes. correspondencia. sobre el máximo tiempo que puede permanecer una actuación inmovilizada en una oficina. que es la que puede originar o recibir desde afuera la archivaría en potencia. en caso de exceder dicho plazo.  en cambio un proceso de tribunales puede durar años antes de su archivo. se incurre en mora administrativa. pasada la misma se archiva. nunca podrá cumplir el archivo su verdadera misión en la sociedad.2. que es una de las grandes tareas que tiene encomendadas. planos. Las finalidades y método de trabajo de una entidad. oficios. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico. que no es sólo de tipo cultural sino de información. Sin esta voluntad de servicio. Se desarrolla dentro de la entidad productora. se forma a partir del material que llega a una repartición o empresa. libros. LA FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS Ya adelantamos alguna noticia histórica.  el legajo personal de un empleado se conserva en la oficina de personal de la repartición hasta que se jubila. pero dentro de la archivaría moderna. llegan hojas. fichas. pero también personalmente. para hacerlos más prácticos y simples. de auxilio. etc. mapas. fax. a través de la ayuda directa a los investigadores. depende del asunto que se trate. mensuras. mail. etc. es posible reformar los procedimientos para su manejo. 2.. A las “Mesas de entrada”. Secretarias u oficinas de las entidades administradoras o en las dependencias de ellas. Archivo intermedio. informes. expedientes. documentos anteriores. tanto del personal como del centro en general. el carácter del asunto y el sistema o método de las actividades internas y relaciones externas de la institución. Según su naturaleza puede ser: libro diario. depende de las necesidades de la entidad. Esto depende de la capacidad creadora de quien dirige la oficina (en algunos casos existen reglamentaciones especiales. que durante su tramitación son solo archivalía en potencia. estados contables. actas. determinan la forma y el contenido de la archivalía. circulares. agregar hojas de informe. de la cual hay que separar lo innecesario o enviarlo a otras oficinas. Esta labor debe desarrollarla principalmente a través de la redacción de los medios de descripción documental.centro.  Flexible e innovadora. Segunda fase. El tiempo que permanezca en una oficina determinada. 147 .1. cartas. dibujos. etc. La formación de la archivalía es:  Inductiva y “a posteriori”.

 Son lo que consideramos documento de archivo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información4 A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más restringidos:  Por un lado documentos considerados como fuentes narrativas. informativas y científicas. juristas. dividiendo el documento de archivo en dos clases: • de naturaleza exclusivamente jurídica. museos y centros de documentación  Por otro. Sin embargo transcurrido un tiempo. Son los llamados también archivos temporales o en depósito. significación o probanza jurídica o administrativa. Luis: "Concepto de documento". generalmente identificados con los documentos administrativos. La conservación definitiva del material de archivaría. pasa a esta segunda etapa administrativa. se realiza en una sección de la entidad que los produjo y/o en los archivos históricos. documentalistas. 2. es decir. P. ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias relacionadas con el mismo: historiadores. Archivo definitivo. 3.Cuando el material ya ha cumplido su función inmediata. Estudios básicos”. convirtiéndose en archivalía. artísticas. musicólogos. en mérito a su importancia. deja de ser útil. documento es un objeto corporal producto de la actividad humana. CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO. que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. etc. habiendo cumplido sus efectos. pasara a tener una importancia cultural. diplomáticos. aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (por Ej. cédula de identidad o permiso de conducir). o no. Sevilla: Diputación Provincial. que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo.3 Tercera fase. En este ultimo caso esa archivaría. que tuvo en las dos primeras fases una importancia práctica. En un sentido muy amplio y genérico. instrumento fehaciente. que engendran derechos y obligaciones. 148 . por estar ya registrado en documentos de archivo permanente. quedando en función administrativa como material de consulta. la creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas. en “Archivística. 1983. en este ultimo caso con la autorización correspondiente se expurga o se elimina. 31. archiveros. La materia prima de los archivos son los documentos. bibliotecarios. Se transformará así en fuente de información científica en documento histórico. Incluso podemos reducir aún más el concepto. 4 NÚÑEZ CONTRERAS. siempre entendidas como testimonio. y habrá que definir su conservación definitiva. por que aun es necesaria su presencia en la dependencia para ser consultados frente a necesidades de antecedentes o administrativas. Pero es preciso delimitar los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de archivo. considerado probatorio. producto de la imaginación. ese material o archivaría concreta. fuentes documentales reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad. de uso concreto.

Por esto. 5 DICCIONARIO de Terminología Archivisstica. (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).. de acuerdo con unas características de tipo material y formal. . auténticos.2. (Relación con la entidad productora): . recibido y acumulado." Esta definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva. Fe pública.1. su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. carece de este sentido. atendiendo a todos sus caracteres externos e internos. que no tienen naturaleza jurídica pero que sin embargo son documentos testimoniales.. interdependiente o interrelacionado (condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado). y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. objetivo e imparcial. . así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos. en cualquier lenguaje. (Caracteres internos): . de forma automática y espontánea. verídicos o fehacientes. generado en cualquier fecha. textual o gráfica. 3. 1993).. Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales.. (que enumeraremos de forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación con la entidad productos:  (Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial. sin conocimiento de su procedencia orgánica. esencialmente administrativo y/o jurídico. información y continuidad de gestión'.  el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y nunca como colección documental. oral o escrita. De aquí se derivan los principios generales que diferencian a la Archivística de las demás Ciencias de la Documentación:  el carácter seriado de los documentos.. El documento único. por tanto.. En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora. públicas o privadas. de carácter auténtico. conservado integro en forma origina indivisible. como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada. El documento de archivo como testimonio. seriado o unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. Ministerio de Culttura. (Madrid. Contenido jurídico. aislado. en lenguaje natural o codificado. El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles56 lo define de esta manera: "Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. y el principio de procedencia.   3.• y de naturaleza administrativa. tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto documental es como tiene sentido científico archivístico. en imagen o electrónica). manuscrita o impresa.. en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica. sonora. Definición de documento de archivo. generalmente en ejemplar único. en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/lo administrativos y conservado como prueba. objetivos y. 6 149 .. forma o soporte (fónica. producido.

imparcial. confiada a empleados especiales ligados por un especial juramento. Una de las características del documento de archivo. junto a los documentos públicos. y no sólo de valor testimonial para el soberano y quienes detentan el poder. hasta finales de la Edad Moderna. para cuya defensa se cuenta con los documentos que atestiguan los títulos de propiedad. sino también de nuevo para los súbditos. Como testimonio jurídico. Por otro lado desaparece la noción democrática de archivo público y se pasa de nuevo a un concepto patrimonial de la documentación. consideró siempre al documento conservado en el archivo exclusivamente desde un punto de vista jurídico. es decir el documento de archivo. Los documentos sirven también para acreditar los derechos y obligaciones de los ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general. principalmente en relación con las ciencias históricas. Esta es la principal garantía frente a las falsificaciones.administrativo. piensan que la finalidad de los primeros escritos humanos fue eminentemente práctica. es tan antiguo como la misma escritura. Madrid: ANABAD. se va llegando. La doctrina archivística y jurídica. frente a los demás productos intelectuales de la mente del hombre. formado por documentos sueltos. 150 . Es decir. Por ello. 3.La calificación como testimonio es su primera y fundamental característica. que a simple vista parece confundirse. llegándose a una utilización general y común de la documentación. Con la caída del Imperio Romano el descenso del nivel cultural origina la decadencia del documento escrito. económica y cultural de la sociedad. como Lodolini7. A partir del siglo XII con la recuperación paulatina del Derecho Romano. A fines de la Edad Media y sobre todo en las Edades Moderna y Contemporánea la institución del protocolo notarial y los registros civiles y mercantiles constituyen el modelo de documento testimonial que impulsa poderosamente la vida jurídica y social en la esfera del Derecho privado. 257. Valor testimonial científico/informativo: fehaciente. administrativa. se vuelve a impregnar de contenido jurídico a los documentos. para alcanzar valor como fe pública. Elio: Archivistica. Los documentos son testimonio e información y pueden ser estilos como prueba y como fuente de datos. se da paso a los documentos privados. Todos los documentos 7 LODOLINI. Si aceptamos la teoría de algunos que. Principios y problemas. Los documentos se custodian como verdaderos tesoros.3. que adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano. auténtico. podemos concluir que el documento testimonial. en el mundo clásico los documentos se crean y conservan por y para el Gobierno con un único motivo: el poder. según el Derecho Romano es su condición de fe pública La seguridad de la autenticidad de los textos viene acreditada por su custodia permanente en los archivos públicos. El poder. con valor probatorio. y los documentos privados deben someterse al procedimiento o de las certificaciones de los tabelliones (antecedente remoto del actual escribano). social. de los señores y de la Iglesia dependen de su patrimonio. depositario de la fe pública. 1993. Traducción de Mercedes Costa Paretas. la fuerza y los intereses de la Monarquía. Tan sólo al final del período empiezan a tenerse en cuenta otros valores testimoniales de los documentos: la función científica. incluso como garantía de derechos patrimoniales privados. ya no exclusivamente patrimonial del soberano. paulatinamente al de archivo orgánico e indivisible. Al concepto de archivo como tesoro. solemnes. Pero este valor testimonial científico es algo distinto al valor informativo. el documento testimonial o archivístico se convierte en el elemento vital más poderoso de la transformación política. y no una finalidad literaria. La situación cambia en el mundo greco-romano con el concepto de documento público y por tanto de archivo público.

subjetivos o de valoración (por el contrario de los documentos bibliográficos o de documentación científica y técnica). solo auténtico) y. Esto no obsta para que a veces (y no excepcionalmente). Los documentos de archivo son reflejo de las funciones y actividades del hombre. Los problemas de demostración de autenticidad de documentos impresos. fotográficos. evaluación y valoración de los documentos. económica y administrativa. de la Diplomática y de otras ciencias auxiliares que tienen técnicas aplicables a la interpretación. audiovisuales. por contener elementos falsos e inexactos. No sólo informa. los documentos archivísticos y las instituciones donde se custodian y se hacen accesibles. De ahí la nota fundamental que puede atribuírselas y que es la objetividad.. los archivos. fehacientes. Es posible llegar a resultados satisfactorios con la aplicación correcta de los principios de la Archivística. social. Garantía de la Democracia y del Estado de Derecho. sonoros. por tanto. Pero es más. sin añadir elementos de crítica. mecanografiados.4. probatorios y de carácter jurídico y administrativo. El documento de archivo es único e irrepetible. por lo tanto.. originalidad. el documento pasa a tener un valor testimonial semejante al del mundo greco-romano: garantía de derechos de los ciudadanos. con la institución de los Archivos Nacionales y otros de nivel regional o local de carácter también eminentemente histórico. y debe ser siempre probada científicamente. sino que es garantía de que el hecho relatado tiene una constancia (no significa que es verdadero.5. Es un original producido de forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa. principalmente de carácter histórico. garantía de la eficacia y honorabilidad de la vida pública. el documento de archivo se convierte también en testimonio fidedigno de la actuación del Estado. como el Archivo General de Indias. y de ahí el peligro gravísimo de su pérdida. Suelen (aunque no siempre) reproducir los hechos tal cual. se eleva también el papel del archivo como fuente de información. autenticidad. los documentos adquieren un valor testimonial aún más firme. Objetividad. 3. son incalculables. producto y testimonio de una gestión. Pero no por ello deben dejar de ser considerados como documentos archivísticos. A fines del siglo XVIII avalan este cambio fundamental algunos tratadistas de la ciencia archivística así como la práctica de algunas instituciones creadas precisamente con esta nueva finalidad testimonial. Con la seguridad del acceso final a la documentación aunque a veces haya que esperar los imprescindibles plazos temporales que limitan este acceso. es decir. por ejemplo. La autenticidad es una de las características fundamentales del documento de archivo. haya documentos con vicios que afecten y deformen la información. Se convierten así en el más límpido espejo de la vida pública. testimoniales y.dan noticia de algo. el panorama se complica en nuestros días con la admisión como documentos de archivo de los nuevos soportes documentales. En general muchos de estos nuevos soportes aún no tienen reconocido valor probatorio ante los Tribunales de Justicia. Sin embargo. Con esta ampliación del concepto del documento como testimonio científico. constituye testimonio científico. En definitiva. Con la Revolución Francesa y el advenimiento paulatino en muchos países del Estado de Derecho y de la soberanía nacional. 3. con la utilización de los archivos para fines científicos e históricos. auténtico e imparcial. y se emite en folios o en piezas sueltas. al considerarlo más allá de la simple acumulación de documentos con valor jurídico y administrativo y asignarle también una primordial valoración científica. pública o privada. informan sobre algo. son la base imprescindible de la Democracia y del Estado de Derecho. electrónicos. En el siglo XIX el cambio hacia el nuevo concepto será masivo. Pero sólo el documento de archivo es fehaciente. en el testimonio más fidedigno de la vida política. generalmente 151 .

IV. un vínculo entre los documentos que constituyen la universitas del archivo. Rorna. El valor testimonial del documento depende de la conservación y mantenimiento de sus caracteres internos. Carácter seriado: siempre parte de un conjunto orgánico. Diputación. Giorgio: "Sull'archivio come universitas rerum ". ¿Cual es el documento original? ¿El que está en el disco duro del ordenador o el que ha sido pasado por la impresora a papel y ha sido validado y autenticado por sus autores con las correspondientes. En este caso. 1993. principalmente del carácter seriado. no estando siempre depositados en un archivo. en ArchiW. en las que tan sólo cambian algunos datos específicos. Esta noción de conjunto. 10 CENCETTi. y sólo puede ser vivificado por el 'concepto de relación'. La doctrina elabora unas premisas ineludibles.en grafía manuscrita. aclara en el siglo XX. 7-13. 1937. De su carácter seriado. aunque en raras ocasiones suele también realizarse por medios impresos. como eslabón de una cadena.47-55. Hilary. estos documentos podríamos calificarlos casi como hermanos gemelos: son las series documentales. Esta noción está plenamente explicada por el español Miguel Velasco Santos9 en 1875 con el símil de "un artefacto o mecanismo" que es un conjunto armónico de piezas. La noción del archivo como conjunto orgánico de documentos es la fundamental. se deriva también la necesidad de estar integrado en un fondo para tener valor científico. como resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas. Conviene advertir no obstante que. Es lo que el inglés Jenkinsor11 denomina "interdependencia". p. 1875. 9 VELASCO Y SANTOS. aunque el estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo documental. por lo tanto. Pero esta es forma atípica. 152 . Si se trastoca el "orden suyo natural" será muy de temer que "quede tan sólo el caos" y de que aquella imagen de ya pasadas épocas e instituciones olvidadas se borre por completo. y no es la usual de los verdaderos archivos y. reimpreso en Scritti archivistici. de los archivos administrativos. 8 HEREDIA HERRERA. sobre todo. o a lo menos se altere y desnaturalice". en Revista de Archivos. la necesidad de estar unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. condicionado a los demás y siendo por ellos condicionado. fundamentales en la definitiva configuración de la Archivística como ciencia. implica que un documento “regularmente no tiene ningún valor cuando es separado de los precedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al que pertenecía". A new profession. 134. Miguel: "Sobre la organización de archivos". Podríamos decir que hay familias de documentos. Sevilla. en originales múltiples. Aunque el documento de archivo se produce uno a uno. Año V N° 141 y146 y 177-185. sin embargo pueden estar también de forma aislada. Madrid. p. artificial de algunos depósitos documentales. . que desmontadas y separadas carecen de sentido. London: 1948. 11 JENKINSON. y para funciones o actividades totalmente paralelas y semejantes. al estar producidos por un mismo organismo administrativo. no natural y. o integrados en colecciones. 6' ed. The English archiwst. y formando parte de un fondo o conjunto orgánico. una de las características fundamentales del documento de archivo. con el paso del tiempo adquieren su carácter seriado. unido a otros de su especie por un vínculo originario y necesario. La realización actual de multitud de documentos administrativos en soportes electrónicos complica aún más el concepto de originalidad y de multiplicidad. Existe. el italiano Cencetti10. Antonia: Archivística GeneraL Teoría y práctica. rúbricas y sellos?8 3. pues. Bibliotecas y Museos. por una misma oficina e incluso muchas veces por un mismo funcionario o empleado público.6. Desde el punto de vista archivístico el carácter más importante del documento de archivo es el hecho de estar relacionado con los que le anteceden y le siguen. 1970.

Habría que explicar.) multigrafiado. comprenden otros materiales que nunca formaron parte de un archivo. palabra que comenzó a utilizarse en México. Estos documentos llamados históricos. La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo. etc. llamándoseles en algunos casos documentos históricos. que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o por alguna finalidad práctica. científicos y culturales. fuera del fondo orgánico y de su serie documental de procedencia. 3. La archivaría puede conservarse en unidades completas o incompletas o dispersas. La persona o entidad que produce el documento. grafico (dibujos. croquis. eliminando de la serie las demás solicitudes denegadas. los documentos de archivo se originan natural y fluidamente de la institución u organismo generador de actividades. Si guardamos tan sólo los expedientes de concesión. audiovisual. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión realizada con las atribuciones debidas para ello. Todos los expedientes de esta serie documental están condicionando a los demás y son por ellos condicionados. que ya venimos utilizando en estas notas. de aquí que haya surgido la necesidad de buscar otro termino.7. Hay un presupuesto económico limitado y sólo pueden otorgarse a un número fijo de becas. sonoro. 4. Gran parte de la archivalía de los últimos dos siglos se ha dispersado. que provienen de la actividad de una entidad y se conserva con fines administrativos. El origen funcional es la razón por la cual se producen los documentos. tradicionalmente fueron los documentos. Aquellos documentos que no procedan de esta relación natural serán considerados como falsos o como documentos de una procedencia distinta que habría que considerar tan sólo dentro de su verdadero contexto creador. Pero en nuestros días los archivos no solo contienen “documentos escritos”. lo de que el documento de archivo generalmente condiciona a los demás documentos de su serie y es condicionado por ellos. imágenes satelitales. nunca podríamos atestiguar fehacientemente si fueron concedidas de modo justo e imparcial. pero que aún no tiene su plena aceptación por el Diccionario de la Lengua Castellana. El documento de archivo no puede estar nunca aislado. LA ARCHIVALÍA El contenido esencial de los archivos. y sólo crecen y se desarrollan en la medida que lo hacen sus actividades. pero que tienen valor como fuente histórica. en cumplimiento de sus funciones o fines. quizás. jurídicos. este termino es “Archivaría”. Origen funcional: relación necesaria con la entidad productora. Por ello. además de las colecciones externas a los archivos. conservándose parcialmente como colecciones. 153 . en cualquier tipo de soporte. reprógrafo. Igual que las instituciones documentales que los guardan y organizara los archivos. De los datos objetivos se desprende el resultado definitivo de la concesión tan sólo a los alumnos que más merecen las becas. tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural. mapas. ordenadas o desordenadas. y tan sólo tiene valor testimonial probatorio e incluso verazmente informativo dentro de este contexto. o el destinatario del documento. en cumplimiento de funciones o fines jurídico y/o administrativos. Pongamos un ejemplo ilustrativo: los expedientes de becas de estudio en una Universidad y en un año académico concreto. para denominar el contenido o material que custodian los archivos. planos. Por Archivaría entendemos todo el material escrito.

Implican lo realizado en el tiempo “real. Ejemplos:  En un tribunal de justicia se produce: el hecho de iniciar. En nuestra época el término documento tiene significados generales y especiales:  Comúnmente en la vida práctica.  Un hecho es la composición de un libro. son los planos. la archivalía. Siendo el libro. impuestos.  De acuerdo a esto la archivalía es un producto en soporte papel u otro material (cinta. En una fábrica de automóviles. Porque la entidad productora no tiene como fin producir papeles. salarios. aún en nuestros días. El producto. Relación con hechos y productos directos Para entender bien el concepto de archivaría hay que distinguirla de los hechos y de los productos directos:  Los hechos son manifestaciones de la vida humana. etc. en este caso es inmaterial. sino que estos soportes son auxiliares o acompañan a los productos principales. la elaboración de una estatua. el fallo o sentencia dado por los jueces que tiene permanencia. disco. El subproducto o producto auxiliar son los escritos del proceso y la sentencia escrita (archivaría). convocada un día y hora determinado. etc. papelería administrativa de costos. Ejemplos: Un hecho es una sesión de la una cámara legislativa. gestionar y fallar un pleito. documenta y testimonia el cumplimiento de la producción. en relación a los hechos es solo un producto auxiliar o subproducto. derechos.1. 5. (archivalía)  En estas relaciones la archivalía auxiliar. El hecho es trabajo para producir ganancias. El producto los automóviles productos materiales directos. realizados en determinado lugar o tiempo por determinadas personas o grupos sociales. se lo utiliza para designar un documento personal que acredita la identidad de una persona o (en el sentido de un pagaré o una letra) que garantiza una obligación pecuaria. cintas o discos. Sin embargo. espirituales o culturales. no tienen permanencia y son irreproducibles. materiales. en muchos casos. son elaboraciones humanas. Sus productos son las leyes cuya vigencia va más allá del momento que se promulga.4. 154 .). la constituye la documentación escrita. TIPOS DE DOCUMENTOS ESCRITOS UTILIZADOS POR EL HISTORIADOR La parte más cuantiosa de la archivaría de un archivo.  Los productos. de relativa permanencia. Los subproductos o productos auxiliares. tributos. la estatua o la película los productos que tienen cierta permanencia. o la filmación de una película.

fotocopiadas. Ellos son: informes. desde el punto de vista archivístico. sentencias. que no tienen un nombre genérico y se los designa comúnmente como escritos. histórico y documentalista. memorias. partes. interesa considerar el concepto “documento” desde tres aspectos: diplomático. La correspondencia epistolar. 155 . Los documentos diplomáticos son. testimonian los derechos y detallan las obligaciones. el material sonoro. Floriano Cimbreño lo define como “supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica.2. con la precaución de realizar un chequeo para verificar que estas no hayan sido modificadas intencionalmente o por defecto. no obstante. La correspondencia privada entra plenamente en la categoría de documento histórico. oficial o privada. Entre los instrumentos jurídicos se incluyen: las leyes. designaciones. por lo tanto reproducen las características internas y externas. actas.  Cartas.  Desde el punto de vista de la archivología. la archivaría cartográfica.  Actas: significan la relación escrita de lo sucedido o tratado en una junta o reunión. resoluciones. pero en este último grupo se incluyen documentos públicos y privados que los diplomatistas no consideran. se utiliza la denominación “documento” de acuerdo a las necesidades científicas. etc. Tiene desde este punto de vista tres exigencias fundamentales:  Ser producido por una entidad institucional u orgánica  Haber sido redactado con determinadas fórmulas internas. escaneadas) que son copias de los originales. y el material gráfico y fotográfico. por que garantizan una faz legal. sirve. también documentos históricos. Documento diplomático. por lo general.  Escritos: hay un gran número de piezas documentales. cartas y escritos. diplomas de estudio. contratos. si bien guarda ciertas formas. Documentos históricos.  Los documentos diplomáticos pueden clasificarse en: instrumentos.  Los instrumentos: en la vida práctica tienen un valor jurídico. que son los documentos solemnes generalmente suscripto por emperadores o reyes. 5. son propias del estudio histórico o literario. En los estudios sobre el medioevo. etc.1. relatos. conviene incluir las reproducciones (fotográficas. Con el tiempo se transforman en fuentes históricas y ofrecen a la investigación datos jurídicos e institucionales. microfilmadas. pero. y que formula o redacta sin intencionalidad histórica. escritos contables. También se incluyen en esta categoría. como la de personas sin esta actuación. reglamentos. estatutos. a la historia como fuente primordial o directa”. entre los documentos se enunciaban primero los diplomas (de allí toma el nombre de diplomático). que caracterizan su contenido y con determinadas formas externas  Tratar un hecho o negocio jurídico. Dentro de los documentos históricos. que reflejan el pensar u obrar de determinada clase social o ambiente. certificaciones. responde a un estilo personal. En algunas disciplinas. tanto sea de personas que influyeron en la vida pública o intelectual de una época y un lugar. 5. decretos. formularios.

partituras de música y similares. folletos. 156 . reprógrafos y sonoros. los cuales se archivan junto con otra documentación producida por esos estudios militares. defensivas o estratégicas. monedas. salvo que cumplan determinadas condiciones: 7. Mapas de un Estado Mayor de Ejercito. desde el punto de vista de la documentología el documento. etc.Los documentos históricos tienen ciertas semejanzas con la archivaría. El plano. los documentos pueden agruparse de la siguiente manera:  Documentos bibliográficos propiamente dichos: libros. oficios. notas. En consecuencia aplicando este criterio.. inventarios. Desde el punto de vista de la archivaría. 6. plantas.1.. los mapas y planos producidos para conocimiento de la geografía u otros temas. permite que en los archivos se conserven colecciones documentales o de otro tipo. insumos. que no son propiamente archivaría. J. copias digitales. es archivaría cuando viene o ha sido utilizado para una actividad institucional. etc. hechos por una casa editorial o institutos geográficos. impresos o manuscritos. donde se han marcado operaciones ofensivas. correspondencia de todo tipo. etc. que testimonian o informan sobre hechos o acontecimiento del pasado humano o sobre productos realizados por el hombre. mapas. que tienen fines comerciales o culturales. armas. no son archivaría aunque puedan tener valor histórico. discos fonográficos. que aunque puedan tener interés cultural o histórico no pueden considerarse elementos estrictamente de archivaría. ¿Cuando pueden ser considerados como archivalía los mapas y planos? Para responder a esta cuestión debemos recordar que se ha considerado como archivalía a la producción auxiliar o subsidiaria de los hechos y los productos.. rutas de comunicación. El mapa como producto directo. hay materiales de distinta índole. por Ej. EL DOCUMENTO EN LA DOCUMENTOLOGÍA Ya hemos anticipado que la archivaría es una rama de las ciencias de la documentación.  Documentos gráficos: grabados. Sin embargo. aquellos producidos en gran numero de ejemplares. depende del concepto de información. películas. Son documentos cuando son elementos de estudio o pruebas de una demostración 7. Finó y Luis Hourcade “información” como “todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar uno o un conjunto de datos o conocimiento sobre lo que se busca”. que suelen conservarse en edificios o muebles de igual nombre.  Documentos sustitutivos de los anteriores: microfilm. publicaciones periódicas. o sea el conjunto de los materiales que comúnmente constituyen los “archivos” y colecciones. para conocimiento de ciudades. expedientes. en gran número de ejemplares. Mapas y planos. utensilios. a los negocios. grabados. fotografía documental o digital. listados. en el mismo caso de los anteriores.  Objetos naturales: rocas. no son archivalía. OTROS ELEMENTOS DE ARCHIVALÍA.  Documentos referidos a datos sobre administración pública o privada. animales y objetos resultantes de una actividad humana como: sellos. como restos escritos. Este parentesco entre archivaría y documentación histórica. Considerado así. etc.

Oficialmente en. El avance de la técnica. que hasta el siglo XIX estaba casi exclusivamente basada en la escritura. algunas filmaciones. cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos 50 años. producidos inclusive con fines propagandísticos. edificios. en la película sonora y la informatización (compact disk). material sonoro. fundamentalmente en el siglo XX.  Dibujos. este archivo. grafística. Forma parte de la archivaría. Películas tomadas por entidades oficiales durante operaciones militares. con soportes diferentes al papel. 7.  Mapas.2. Inclusive la imagen y el movimiento se unieron a la voz. cintas magnetofónicas. a los que los sepan interpretar. memorias. si es producto administrativo o auxiliar de la actividad institucional. películas. produjo un cambio singular en el material de archivalía. Sin embargo este ultimo caso (material con fines lucrativos o de divulgación). del movimiento (película cinematográfica) e inclusive la voz viva. ferrocarriles. autobiografías. Es archivalía las fotografías colocadas por la policía a expedientes. que adquieren luego valor histórico. lo que quieren transmitir si estuvieran en su presencia. Material reproductivo y sonoro. etc. Igual que los planos realizados en litigios judiciales. Este material reprógrafo y sonoro forma actualmente parte de la archivalía y de los documentos de los cuales se vale el historiador. partieron de la captación instantánea de la imagen (la fotografía sustituyo al dibujo). En líneas generales se habla de tres soportes de información:  PRIMERA ÉPOCA.En cambio son material de archivalía los planos producidos en oficinas y empresas. para construir obras públicas (calles. o filmaciones tomadas en una entrevista a un informante. Hoy se debaten nuevos soportes de información basados en la potencialidad técnica de la informática. puede convertirse en documento histórico. diques. etc. de aspectos o personalidades del país Impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la Historia Argentina. por medio de discos. dibujos. Una cinta magnetofónica o una filmación tomada en un juicio. Son archivalía también los planos de las oficinas de catastro. comunicaciones en distintos soportes utilizables para el conocimiento de la historia nacional.. con mediciones matemáticas de terrenos. diarios. indirectamente. tablillas de barro o madera. pergamino o papel  TERCERA ÉPOCA. placas. así como los planos y croquis de los arquitectos para las construcciones privadas. soportes magnéticos e informática.. Todo siempre que no tenga fines lucrativos o de divulgación masiva o cultural. que dicen. 157 . cinta. basada en la escritura manuscrita o impresa sobre soporte de piedra. La evolución tecnológica del siglo SS. papiro. Después de la escritura. usados como elementos aclaratorios. fotografías de personas. grabados. donde la voz del emisor. Todo este grupo de material conforman las bases de información de la investigación. se transforma en símbolos gráficos. pinturas fotografías. placas. planos. en caso de conflicto bélico. Ej. pinturas e impresos raros. para transmitir un mensaje  SEGUNDA ÉPOCA. suelen considerarse Documentos Históricos:  Fotografías. fotografías. En el Archivo General de la Nación se conservan. Ágrafa o prehistórica cuyo soporte era generalmente el dibujo o símbolos en roca. etc. película.  Cartas privadas. películas. Los microfilms.

CULTURALES -PRENSA Y DIFUSION PERSONALES O FAMILIARES PARTICULARES COLECCIONES PRIVADAS 158 . Aurelio Tanodi propone el siguiente esquema de clasificación para los archivos argentinos: DEPENDIENTES DEL PODER NACIONAL DEPENDEINETES DEL PODER PROVINCIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL MUNICIPAL NACIONALES PROVINCIALES PUBLICOS ORGANISMOS AUTARQUICOS ECLESIASTICOS PRIVADOS ECONOMICOSOCIALES -INDUSTRIALES -COMERCIALES -AGROPECUARIOS -FINANCIEROS -TRANSPORTES -ENERGIA -GREMIOS -ASOCIACIONES PROFESIONALES . temáticos. DE BENEFICENCIA -PARTIDOS POLITICOS -A. ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS PARA ARGENTINA Los archivos pueden ser divididos y agrupados en baste a distintos criterios:  Por entidades productoras de documentación  Por el tipo de material que guardan  Por otros criterios: cronológicos. En los países hispanoamericanos la división suele seguir el criterio de la organización constitucional de los estados. por lo general del Poder Ejecutivo Nacional o Provincial.8. o constitucionales. contando además con un Archivo General de la Nación y Archivos Históricos en provincias y jurisdicciones districtales. dependiendo estos dos últimos. El Dr.A.

estudian el documento como una pieza salida de una entidad institucional. Como hemos venido expresando. o sea: papel. tablilla encerada. llamado letra. piedra. relacionada con la vida de la entidad productora.  Letra redonda o redondilla: es la realizada con esmero  Letra cursiva. ni determinada forma interna o externa. y es la utilizada normalmente. con el fin de establecer la autenticidad o falsedad del documento individual. ágil. etc. pero ya en el siglo I toma formas agrandadas y engrosadas.  La archivalía también interesa a los particulares. concretamente para la civilización occidental de alfabeto latino. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Existen numerosos tratados especiales sobre paleografía europea. pergamino. a partir del VI se vuelve tosca y descuidada  159 . para aquellos que se interesen particularmente sobre el teme. tiene un trazado rápido. Entre los siglos IV y VI la letra es bella y armónica. es la que se utiliza en los códices  Letra diplomática: a la utilizada en documentos oficiales. toma la archivalía como un conjunto creado de una manera orgánica.  Los diplomatistas. No le interesa el documento aislado o individual. pero no con carácter científico. se han dado diferentes estilos de letras según el uso de la misma:  Letra libraria. Fundamentalmente le interesa el principio de proveniencia y organicidad. en Europa occidental se practicaba una letra ligera y pequeña. queremos dar algunas ideas generales sobre el tema  Al empezar la era cristiana. cursiva antigua o cursiva clásica. les interesa la archivaría en cuanto suministra datos para sus temas de investigación. esto es a lo que llamamos tradicionalmente materia escritora. usan la archivaría con usos prácticos o de consulta. que la usan con el fin de comprobar sus derechos. llamada mayúscula cursiva.  A los historiadores e investigadores en general. ni en forma metódica como los grupos anteriores. 10. que pueden consultarse. con determinadas formas y estructura externa o interna. 10. LA TRASCRIPCIÓN DE FUENTES Toda escritura se encuentra en un soporte material. Pero en un breve apartado.  Las entidades productoras. ni determinados asuntos como tales.  El archivero. el material de archivo o archivaría tiene distintas utilizaciones y distintos usuarios. Antes del siglo IV aparecen dos tipos de escrituras: La uncial que es mayúscula y redondeada muy usada en los códices y la cursiva minúscula muy llena de enlaces y de difícil lectura. También toda escritura utiliza un tipo de símbolo. USO DEL MATERIAL DE ARCHIVO. barro. metal. papiro. administradoras y empleados.9.

con inclinación a la derecha y casi desprovista de nexos. casi sin nexos. la cursiva minúscula da origen en España a la letra visigótica. que llega hasta el siglo XIII. se empeora enlazando una palabra con otra. como reacción contra la procesal. bastarda o bastardilla. se introduce en España la llamada letra Itálica. aumenta nexos entre letras. empleada preferentemente en la escritura de documentos. Es una letra de las llamadas caligráficas. se origina la letra procesal. pero llena de abreviaturas. que es totalmente minúscula con letras independientes. más descuidada y usada para documentos. en dos formas: una redonda de producción libresca. y otra cursiva. Esta letra es llamada encadenada o de cadenilla. Esta letra pronto se vuelve angulosa y se denomina gótica. casi sin nexos. a pesar de la dificultad de lectura. en los escritos notariales.  En el siglo XII. y la gótica cursiva. llegando hasta el siglo XVI. esta escritura tiene la ventaja de que casi no se usan abreviaturas. al no levantar la pluma del papel a lo largo del renglón. En el siglo XV. regular.   Desde mediados del siglo XIV. la gótica cursiva tiende a redondear sus formas. una adaptación de la anterior utilizada en escribanías y ámbitos judiciales. En el siglo XVII. A principios del siglo VI. Se distinguen dos tipos: la gótica redonda. redondeadas. dando origen a la letra cortesana que se utiliza en documentos particulares y oficiales hasta fines del siglo XV. A partir del siglo VIII. más angulosa y de uso librario. llamada también humanística. que es clara. la letra visigótica es reemplazada por la Carolina. que dará origen a los caracteres de imprenta. la letra procesal. 160    .

Pagina de la Biblia de 42 líneas impresa en letra gótica por Juan Gutemberg En Mangucia 1456 10. La ch y la x tenían. th. La i tenia oficio de vocal (como actualmente y de consonante: iacia= yacia 161 . Quien trabaja con documentos manuscritos. La q y la y tenían un uso más amplio que el actual. estas normas estaban vinculadas a las letras: c. Hasta el siglo XIX se utilizaban en la escritura de las palabras cuatro normas que posteriormente cayeron en desuso. Veamos ejemplos:     La c con una curva o virguilla en su curva inferior llamada “cedilla”. de las cuales nos limitaremos a las más frecuentes en la documentación de repositorios vinculados con fuentes posteriores al descubrimiento de América. ph. también se empleaba la doble l. el uso de la letra itálica desplaza a la procesal en el uso oficial. La i y la u tenían un oficio doble. hasta desaparecer este estilo procesal a fines de ese siglo. Antiguas letras castellanas y abreviaturas. Ejemplo facer= hacer. de vocal y de consonante. machina= maquina. Jesucristo= Jesucristo La f inicial se usaba en muchas voces que actualmente llevan h. sin formación en paleografía. se enfrenta a una serie de inconvenientes y dificultades. ss. Para los que trabajan es conveniente tener en cuenta el uso de ciertas letras y abreviaturas. diferente a la letra “ll”. se usaba para expresar sonido parecido al de la z: cianca = crianza La ch tenía sonido de “k” : cherubín= querubín. sonidos y funciones distintas del que ahora poseen. facienda = hacienda. A mediados del siglo XVII. en algunos casos. poco a poco. Letras castellanas. 2.

Según el tipo de escribiente. Con la x se representaban antiguamente dos sonidos. indicándose esta suspensión mediante un signo general de abreviación. no obstante. Marcello = Marcelo. luego su empleo se redujo notablemente hasta su extinción. Para lograr mayor celeridad en la tarea y economía de espacio.. se pronunciaba como l y no ll: Sibilla = Sibila. Dr. como las letras sobrepuestas. Buenos Ayres = Buenos Aires. en que se representa una palabra solo por la letra inicial. Las letras ph. pero también suelen verse en minúscula. Texas. QBSM. también caída en desuso. Especiales. Dentro de este tipo de abreviaturas pueden incluirse las siglas. se utilizaron desde la antigüedad. SSS. curva o mixta. predominaban unas u otros. como en las de contracción o mixtas. que es el que actualmente posee. En consecuencia estas voces aunque escritas con x deben pronunciarse Méjico. Pollux = Poluc. quota= cuota. Generalmente escritas con mayúscula. Mojos. La u tenía oficio de vocal (como ahora) y de consonante: vestir = vestir. se utilizaba tanto en las abreviaturas por suspensión. sustituida por su figura gráfica Abreviaturas por suspensión o apócope. Pueden ser:  Generales: se limitan al punto o a la línea ya sea esta recta. y otro sencillo y fuerte idéntico a la j : México. o determinados signos para representar ciertas palabras. aunque forme parte de un apellido. En el sistema abreviativo se distinguen cinco grupos: 1 Signos abreviativos. Suplían una letra o un grupo de letras.        Se escribía con ll. etc. confusión de rasgos. fueron muy usados antes del siglo XV. uno doble parecido al de la k o la seguida de s. se usaba en muchas palabras. triunpho = triunfo. frecuentemente hallamos la palabra cruz. asentir = asentir. La letra ss. El punto se emplea todavía y es actualmente el único signo general de abreviación: Dn. caída totalmente en desuso. thecho = techo. etc. Prof. Como ejemplo de los segundos. Las abreviaturas. La q se empleaba también delante de ua y de uo: quando =cuando. Modos especiales de abreviar Los modos especiales de abreviar. Moxos. siguiendo la practica del latín. ciertas palabras en las que.. etc. Son aquellas en las que se omite una o más letras al final de una palabra. Gallia = Galia. a la griega o a latina. Ysabel = Isabel. Hellesponto = Helesponto.. uniones de letras. los escribanos y amanuenses recurrían a las abreviaturas y al engarce de palabras. La th. SMFV 162  2. Sr. 3. . o una letra sobrepuesta con valor abreviativo o sin él. La y se usaba con oficio de vocal en algunas palabras que actualmente llevan i en su reemplazo: Ygnacio = Ignacio. diremos que en los registros notariales o protocolos. se empleaba en palabras como thesorero= tesorero. para expresar el sonido de f: philosophía = filosofía. La línea fue el signo más empleado para indicar que una palabra estaba abreviada. aparecía en vocablos como: passo =paso o asesor = asesor . Tejas.

muchas veces. 163 . se requiere una gran prolijidad.1. pt. 3. evitando su deterioro por manipulación. según sus resultados en dos tipos de versiones:  Paleográfica o Neográfica. en todo o en parte. Para realizar ese trabajo de trascripción. No obstante en algún momento de su trabajo el investigador se encuentra con la necesidad de transcribir. escaneado. (alguna) gral. Para dar a conocer un documento puede optarse por su trascripción facsimilar o por su trascripción. Tiene por objeto la reproducción exacta del contenido del documento. [ayer]. es conveniente que mantengan esa ubicación en la trascripción. pero también las finales: Mgt. Es conveniente aclarar que: La paleografía. n con u) ni mayúsculas con minúsculas. estudia las escrituras antiguas anteriores al siglo XVIII. buena ortografía. dificultades para su comprensión y aprovechamiento. especialmente los generados en territorios americanos. [¿]  Cuando en el documento figuren anotaciones marginales. fotocopia. letra o signo que agregue quien realiza la trascripción debe ir advertida como tan utilizando corchetes: [4] . existen normas generales y uniformemente aceptadas. 10. La neografía. pero no siempre el historiador lo utiliza en forma completa.  Modernizada o actualizada 10. palabra. con las características formales que le son propias.Por contracción o síncopa. el lector no experimentado tendría. y una caligrafía que no permita confundir una letra con orea.3. que son generalmente a los que se enfrenta el estudiante de historia en sus primeros pasos. (Ej. puede usarse el formato tabla (Microsoft Word) para lograrlo. (general) dro (derecho) 5. un documento generalmente manuscrito. (Majestad). A los fines prácticos. Por lo general en los ámbitos académicos se aceptan las siguientes normas:  Todo numero. Técnicas de trascripción documental Hoy contamos con diversas formas técnicas de reproducción de originales. Es el caso en que se omitan letras intermedias. Las técnicas de trascripción pueden dividirse. La reproducción facsimilar (fotocopia. pero adecuadamente interpretadas para que el lector pueda analizarlas con exactitud y al mismo tiempo aprovechar de manera fácil y correcta los datos que aporta la fuente. no así para los posteriores a esta fecha. Mixtas. Son aquellas en que se omiten letras intermedias de las palabras: alga.  Deben respetarse las irregularidades del uso de h o letras dobles. (parte) 4. o de impresión artesanal o con baja tecnología. vírgula.  La ortografía del documento debe respetarse en la trascripción. cuando aparece como inicial de palabras comunes. y como ñ si es posterior. Para la trascripción de documentos anteriores al descubrimiento de América. fotografía. o en el medio de una palabra debe trascribirse como rr  La letra n con un signo general de abreviación (raya. y aún cuando lo hiciese. arco) se transcribe como nn si el documento es anterior al siglo XV. scanner) tiene la ventaja de difundir un documento con absoluta fidelidad.  La R mayúscula. microfilm. ya que tiene ese valor. las escrituras posteriores a esa fecha. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica.

colocándolas entre corchetes. San Juan----Las palabras con que el escribiente cubrió un espacio que había dejado en blanco.: para. ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. Las omisiones involuntarias del escribiente. Phelipe.y los testigos -). questa. 164 . Saauedra. subrayando las letras embebidas implícitas. deberá subrayarse esa letra en la trascripción. dixo.                      Deben conservarse las grafías: f. theniente. etc.u. Cuando se hubiera omitido el tilde de la ñ. Normas para la trascripción Paleográfica o Neográfica. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. se transcriben entre paréntesis y guiones (. Ayres. verdad. La contracción de la preposición de con la palabra siguiente se conservará en la trascripción: del. g. se transcriben: cuando es una sola palabra entre paréntesis y corchetes. por rotura del papel. Las abreviaturas de tratamiento no se desarrollan. desta. Se subrayan las letras pertinentes y se agrega un signo de interrogación entre corchetes: dejóle [?]. se indican colocando entre corchetes tantos guiones.3.1.. deste. della. se transcriben entre guiones: -Córdoba. v. en el texto ([gobernador]). En el caso en que no pueda leerse una o más letras o palabras. Benavides [firmado] Cuando se considera dudosa la trascripción total o parcial de una palabra. pincipalmente [?] Las palabras repetidas se transcriben entre paréntesis angulares <dicho> Los espacios dejados en blanco por el escribiente. o por manchas. se conservara así en la trascripción: ques. j. se trascriben al pie de página con la inscripción: Tachado se lee: ([aunque no siempre fue leal en sus sentimientos hacia la causa de nuestros desvelos]). -marzo de 1834 10. x. enten[dieren] Cuando una o mas letras o palabras no pueden leerse por rotura del papel o por manchas. etc. deberán separarse As letras de una misma palabra que en el documento aparecen separadas deben agruparse.----?] En caso que hubieran palabras u oraciones intercaladas por el escribiente. subrayándolas [-General-] Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. se indican mediante guiones Señor gobernador de ----. Si la preposición que aparece fusionada con la palabra siguiente. etc. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. en todos los casos: fecho. ph. subrayándolo (. cuando es una frase u oración. Las palabras o frases restadas (tachadas). pero que puedan inferirse con certeza se transcriben entre corchetes [Abreu]. para indicarlo: señor Las mayúsculas y minúsculas deberán usarse de acuerdo a las normas actuales Las palabras que aparecen unidas indebidamente. con un signo de interrogación al final [-----. th. y. muger. se agregan entre corchetes y guiones. La acentuación del manuscrito debe conservarse siempre Deben desarrollarse todas las abreviaturas y siglas. Manuel Belgrano [rubrica] Una firma autógrafa no rubricada se indica trascribiendo el nombre seguido de la palabra [firmado) entre corchetes: N.me dijo el general Quiroga-) Las frases o palabras intercaladas por otra mano o letra se transcribe entre paréntesis y guiones. DVQUE.

como letras indescifradas se supone que existen.Normalmente se emplea para dar a conocer documentos de los que solo interesa su contenido y no las particularidades de su forma. La R mayúscula en medio de una palabra se trascribe por rr 14. 24. La ñ sin tilde y la n con un signo general de abreviación sobrepuesto se transcriben como ñ 23. Las palabras testadas o tachadas. La ortografía se actualiza en todos los casos.-----. seguido de la palabra [rúbrica] entre corchetes. Todas las abreviaturas y siglas. La puntuación del documento deberá adaptarse a las normas actuales. 20. deberán unirse. 30. p r = por. se agregará a continuación de esta un signo de interrogación entre corchetes. 26. La y con valor vocálico se transcribe por i 17. se respetaran si pasaron a constituir una nueva forma del apellido. Si un vocablo al juntarse con la preposición en perdió su vocal inicial. 28. que no sean de tratamiento. Ej. La contracción de la palabra de con la palabra siguiente se transcribe separando ambas palabras.------?] 31. EJ. deben desarrollarse.[?] 35. @ por arroba. J. 19. Las consonantes dobles en principio de palabras se reducen a sencillas. Las palabras deben acentuarse de acuerdo a las normas actuales. Cuando las contracciones afectan a nombres propios. Manuel Belgrano [rubrica] 33. se reemplazaran por las respectivas palabras o letras. dl por del . esta deberá ser restituida. Cuando no puedan interpretarse una o más letras o palabras se colocaran tantos guiones. En la trascripción modernizada se prescribe del subrayado y los signos convencionales utilizados en la paleográfica o neográfica para indicar la modernización del texto. 12. 11. 21. se transcriben separadas. Las palabras repetidas por el escribiente se omitirán en la trascripción. con un signo de interrogación al final [---. Elobjetivo se trascribe: el objetivo. de el sujeto se transcribe: del sujeto. Las letras o palabras que no puedan leerse por rotura del papel o manchas ni tampoco inferirse por el sentido de la oración. Ej. como letras y espacios se supone que faltan transcribir. Lo intercalado se escribe en el lugar correspondiente. 22. colocándolas entre corchetes. La v con valor vocálico se transcribe por u 16. La u con uso consonántico se trascribe por v 15. 25. no se transcriben. Cuando la conjunción o el pronombre que aparezca fusionado con la palabra siguiente. seguido de un signo de interrogación entre corchetes: --.--. 27. 29. salvo cuando la segunda sea el articulo el. La y con función copulativa se reemplaza por e o por y de acuerdo con las formas actuales. 18. Si se considera dudosa la interpretación total o parcial de una palabra. Una firma autógrafa no rubricada se indicara transcribiendo únicamente las palabras que la componen. Los signos especiales de abreviaturas que no se utilicen actualmente. M del Carril 34. Por tanto: 10. Se actualiza el uso de la h 13. sin ninguna aclaración 32. se indican colocando entre corchetes tantos guiones.-. Las letras de una misma palabra que en el documento aparezcan separadas. Las palabras que en documento aparezcan indebidamente unidas deben separarse. Una firma autógrafa rubricada se indica escribiendo el nombre. 165 . 36. impertinentes [?].

a través de personal. Personal de archivo. y en consecuencia “sabe” que datos debe buscar para verificar esas consecuencias derivadas de la hipótesis. directa. ha formulado las consecuencias que son necesarias para verificarla.3. pero es interesante que hagamos una breve referencia. fotográfica o microfilmada. que además de custodiar la documentación. que ha seleccionado y que documentación y/o enfoques han sido realizadas y como se han apoyado las demostraciones de las investigaciones publicadas o inéditas consultadas. En este punto es cuando está preparado para enfrentar productivamente la búsqueda y el hallazgo de “fuentes” que puede convertir en “datos” efectivos para su demostración Los archivos. 11. Normas de consulta Toda institución oficial tiene. elaborados por el personal de la institución. o por lo menos la serie que vamos a consultar? 166 . es decir cuando ya sabe todo lo que se ha escrito sobre el “objeto de investigación”. En consecuencia el investigador deberá informarse. a ¿Cuando? ¿Que? Y ¿Como? Se realiza el trabajo con fuentes documentales. El investigador por su parte tiene en su formación técnica específicas que le permiten realizar su trabajo con referencia a la forma de extraer su información. El historiador. se indicaran mediante cuatro guiones: ---11. que son los mejores auxiliares de la institución. ya hemos visto que es un archivo. de estas normas. Esto implica que ha definido el enfoque de su investigación. pues en algunos casos nos proporcionará la “pista” de alguna serie o documento existente. duplicación por escáner. o por solicitud escrita  Acceso a formas de reproducción por parte del investigador. en algunos casos hay verdaderos documentalistas. 1. tienen reglamentaciones de consulta. un reglamento de consulta de sus fondos documentales. por ello debe ser tratado con el respeto que merece. 11. por regla general.37. que no hemos tenido en cuenta o que no conocíamos. Auxiliares de apoyo heurístico. Así como los costos de los documentos reprógrafos 13. Lo primero que debe informarse el investigador al visitar un archivo es ¿Qué tipo de auxiliares heurísticos posee la institución. Los espacios dejados en blanco por el escribiente. personal especializado o con “oficio” por muchos años de trabajo y material heurístico de apoyo. que por lo general se refieren a:  Horarios de consulta  Formas de acceso a la documentación. Es el mejor auxiliar de los investigados por su conocimiento de los fondos. EL TRABAJO EN ARCHIVO. 2. etc. inicia el trabajo de archivo. El trabajo de archivo. en su primera visita. es una de las tareas más interesantes del historiador. generalmente son entidades organizadas. autorización para uso personal de computadora portátil o máquina fotográfica personal. sea de relevamiento o de investigación. Enunciados estos elementos es conveniente puntualizar cada uno de ellos. generalmente. Esto implica que la institución cuente con servicio de fotocopias. cuando ha agotado la investigación bibliográfica.

con normas establecidas. consulta y recuperación. por índice de emisor. departamento o cualquier otra nomenclatura que por lo general determinan lugares físicos donde están las series o documentos. quien se enfrenta a una masa documental.Los auxiliares heurísticos es la documentación que se produce en la institución archivística. generalmente suelen estar agrupados en  Libros. etc. que le permitan volver a ubicar la fuente. debe tener dominio de ciertas herramientas que le permitan: ordenar su tarea. por características externas.) según como se encuentren las unidades documentales en un contenedor: libro. 167 . ordenar y localizar la documentación que en ella se conserva. puede ser por sus aspectos externos(caracteristicas origen) o por sus aspectos intrnos (contenidorelaciones)  Sistemas informáticos: pueden ser organizativos internos con referencia el manejo y consulta de documentos en la sede del archivo. temáticas. allí es donde cobra importancia para orientarnos el personal del archivo. que no siempre son adecuados para nuestra búsqueda. que son funcionales para su organización. y no nos cansamos de repetir. Estos. nos dan una idea general de caudal documental. Un archivo puede organizar su caudal documental según diversos criterios. pueda hacer girar su hipótesis teórica y tener que reformularla. sea para consultarla. los archivos también tienen servicios a usuarios remotos. caja. o servicios a usarios remotos (Internet) En muchos casos. el investigador inicia su trabajo en archivo cuando tiene definido los elementos que viene a buscar para conformar las pruebas de las condiciones que aprueben su hipótesis. Por orea parte. generalmente con cargo al consultante. una idea muy clara de lo que viene a buscar. y registrar datos primarios y secundarios.  Descriptores.  Documento: es la unidad mínima de un repositorio. obligadamente. De todas formas cuando el investigador se enfrenta al material de archivalía tiene que tener. Como ya hemos dicho. bibliorato etc. cronológicas.  12. Salas: El archivo suele tener localizadas las series en distintos ambientes que se denominan: salas. Estos pueden asumir distintas topologías de organización: cronológicos. por materia de origen de documentación. en base al análisis del documento. cuyo uso se realiza a través de servicios de Internet Es bueno tener en claro cierta nomenclatura común a todos los archivos. para organizar. organizarla. Sin descartar que un dato no buscado. INICIACIÓN AL TRABAJO EN ARCHIVOS. temáticos. Estos auxiliares heurísticos pueden asumir distintas formas:  Inventarios: simple enumeración de las unidades de un fondo que tiene el archivo  Guías (alfabéticas. divisiones. Cuando las unidades documentales están encuadernadas  Carpetas: cuando los documentos se encuentran protegidos por tapas para preservarlos  Cajas: cuando estos se encuentran protegidos por cajas contenedoras  Serie: Es el conjunto de documentos que tienen ciertas características temáticas o morfológicas comunes.

sala. 12.) a los que luego hay que cohesionar convencionalmente. fechas o protagonistas. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. a la vez. es aconsejable la “planilla de relevamiento” que permite ahorrar tiempo y espacio. Carpeta-documento o Caja –documento (en caso de conservarse en carpetas o cajas. serie)  Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). ofrezca una descripción de las mismas. de acuerdo a contenidos. 12. mas de una serie de un mismo archivo. Fundamentalmente debe dominar las técnicas de relevamiento y de trascripción. sala.1. Este fichaje puede realizarse en dos formatos distintos: planillas o fichas individuales por documento.  Extensión del documento.2. serie) Datos de individualización del documento: Libro-folio (en caso de encuadernación). de un solo repositorio o archivo. de un mismo tema u objeto. material documental combinado con otras fuentes por Ej.1. destinatario. destinatario. 168      . Para utilizar este formato es aconsejable que el volumen de datos a relevar no sea muy grande y que guarde un cierto orden cronológico. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos homogéneos. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar) 12. la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen: Su localización (repositorio o archivo. El fichaje de relevamiento documental tiene por objeto conformar un instrumento. sino que se van a ir categorizando a medida que progrese el relevamiento. tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar.reproducirla o citarla. Aconsejable para el caso de un conjunto de documentos de gran importancia. etc. Para su utilización práctica (ver modelo 1 sugerido) la matriz del relevamiento debe contener elementos que indiquen:  Su localización (repositorio o archivo. respectivamente)  Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos)  Resumen de su contenido (emisor. esta ultima para el caso con que no pueda obtener una duplicación del documento. de acuerdo al objeto de investigación. integrados por elemento diversos y de variada procedencia (más de una institución de archivo. Planilla general de relevamiento.1. que permita una rápida y clara locación de las piezas documentales que se van encontrando y que. Es conveniente la ficha individual de relevamiento. en numero de carillas.1. documentos de archivo y diarios o revistas. Ficha individual de relevamiento.  Para su utilización práctica (ver modelo 2 sugerido). tema central que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. para los que es difícil al principio encontrar un denominador común. respectivamente) Datación del documento (lugar y fecha de emisión del documento) Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Resumen de su contenido (emisor. El fichaje de relevamiento.

pues es muy frecuente. pues muchas veces. del grado de importancia que tiene el documento para nuestra investigación. este relevamiento. Características de localización  REPOSITORIO. o que no tiene todavía auxiliares heurísticos elaborados. que con el avance del relevamiento estén contenidos o más explicitados en otros documentos. por si solo puede satisfacer los datos que los investigadores necesitan como información. para lo cual habrá que realizar la salvedad en la primera cita y en el anexo del trabajo final. como imprescindibles. no es tiempo adicional de la investigación. por ser estos en los que realizaremos las prácticas. en las fichas. Es aconsejable dejar constancia.2. ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN en adelante: AHASJ 169 . para nuestra investigación.  Ficha de trascripción del dato que queremos extraer sea esta total. Casos muy frecuentes cuando el investigador enfrenta un conjunto de material poco homogéneo.2 Especificaciones sobre el fichaje de relevamiento Estas especificaciones. SUPRIMIENDO artículos y preposiciones.  Ficha de remisión o relacionante con otros materiales de la investigación. para calcular el número de fotocopias o escaneados que vamos a necesitar Autor y fecha del relevamiento Este relevamiento individual. Es conveniente advertir que la minuciosidad y exactitud con que se realice el relevamiento. que por nuestros intereses anteriores o posteriores o por la importancia del contenido queramos dejar constancia para futuras consultas. en numero de carillas. Ejemplos: ARCHIVO HISTÓRICO Y ADMINISTRATIVO DE SAN JUAN ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN Estas denominaciones pueden abreviarse por sus letras iniciales. aunque generales están aplicadas por sus ejemplos al caso de los archivos sanjuaninos. dejando el fotocopiado o duplicación documental para una instancia final.1.  Extensión del documento. Denominación general que recibe cada entidad de archivo que consultamos para una investigación. aparte de su versatilidad para agruparlo de acuerdo a las necesidades de nuestra investigación. Esta ficha permite también utilizarla como:  Ficha de resumen del documento. Todos los elementos son comunes al soporte planilla o ficha individual: 12. parcial o mixta.  Ficha de datos ajenos al tema. con formato Paleográfico-Neográfico o Modernizado (se utilizan las mismas normas de encomillado y puntos de la trascripción bibliográfica)  Ficha de observaciones personales.  Así mismo esta ficha sirve de carátula a los duplicados de la documentación que hemos seleccionado. que en el comienzo del relevamiento demos exagerada importancia a documentos o datos. por el contrario es ahorrar tiempo y costos. 12. para señalar concordancias o disidencias con otros documentos o bibliografía.

encontramos varias formas de contenedores. En el Archivo Histórico y Administrativo de San Juan.  Libros.ARCHIVO DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS DE SAN JUAN en adelante: ACDSJ ARCHIVO ECLESIÁSTICO DEL ARZOBISPADO DE SAN JUAN. Ejemplo en el Archivo Histórico y Administrativo de la provincia de San Juan. Dirección General de Escuelas iv. y el número de carillas que abarca. en cuyo interior se encuentra la unidad documental. Por lo tanto en todos los casos esa será la nomenclatura que utilizaremos. Copiadores iii. Misceláneas. etc.2. SERIE. el elemento individualizante. que se encuentran independientes al resto del material de archivalía. Originales ii. 170 . por lo general. En caso frecuente de no existir más de una sala conviene denominarla como 0 (cero). posibilita que ocurrido el caso eventual de ampliación de ambientes.  Elemento contenedor: Puede o no coincidir con las Serie. permita al archivero saber donde se ubicaron los documentos en la nueva disposición del material. En caso que haya más de una sala. Archivo de decretos v. Cuando nos referimos a este rubro.2. autoral. Obras públicas. Economía. Pues suele suceder que las instituciones archivística incorporen documentación y con el tiempo tengan más de una sala. Copiadores de leyes y decretos vi. es la que se ubica en la parte inferior del lomo. Fondo de tribunales viii. Cajas de recopilación (Gobierno. estamos indicando que dentro de la institución se ha realizado una diferenciación de documentos. en adelante: AEASJ  SALA. para indicar la situación en el momento de la consulta. Los mismos se encuentran identificados con un número localizado en el lomo de la encuadernación (en algunos casos podemos ver dos numeraciones distintas que responden a diferentes épocas). Archivo gráfico  12. La más reciente y correlativa. de procedencia o cualquier otra característica específica que las determina como diferentes.) vii. Si se utilizan la serie Documentos Originales estos. estos están constituidos por el elemento contenedor. desde libros a cajas y carpetas. en su mayoría están encuadernados en Libros. Ejemplo. como en la mayoría de los archivos provinciales. son encuadernaciones (libros) biblioratos o cajas. existen varias series: i. por que poseen una unidad temática. están suelen estar numeradas o indicadas con nombres de personajes. Esta denominación 0. Datos de individualización del documento: Se entienden por “datos de individualización” aquellos elementos referenciales que permiten una localización posterior del documento.

23/ 34  Algunas veces no citamos todo el documento sino solo un fragmento. deberá buscarse la forma univoca de referenciarlos para poder volver a localizarlos.Decretos. –N-. 23 vta. folio 2  Numero de Carillas. En el caso de copiadores: hay de dos tipos.. 171 .f. L..Ministerio de Gobierno. O su abreviatura L.. AHASJ.. : Libro 234. Caja 29. incorporando todos los elementos que nos lleven a localizarlo en forma univoca. localizados por años. folio 12 AHASJ. L. Este elemento esta orientado a proporcionar una idea exacta del número de fotocopias que necesitaremos para obtener un cálculo de costos y seleccionar por orden de importancia. o como documento o legajo. Indicaremos como Libro Copiador de 1876 –Notas. Ej. Ministerio de Obras Pública. L. AHASJ. en estos casos si coincide con el anverso foliado se coloca este como folio.. 24 vta / 25 (indica que la frase comienza en el reverso del folio 24 y termina en el anverso del folio 25)  Cajas o capetas. pero en el caso que la cita que nos interesa este contenida. se entiende por folio el anverso y reverso de una hoja escrita. 234. 25 AHASJ. hay que indicarlo del siguiente modo: Ej. 234.C..C. Para ello utilizaremos la denominación folio. cuando tienen varios folios. deberá iniciarse citando la carilla inicial y final del documento. cuales son los fundamentales. o su abreviatura: L.(folio o fecha) para indicar Copia de Notas.  Cuando el documento referenciado conste de dos o más folios. separados por una barra. en consecuencia cada folio comprende dos carillas. f.  Folio. 234. como unidades cuando tienen un solo folio. –N. en estos casos hay que individualizar el documento con precisión. O su abreviatura L.. f. L. en este caso respetaremos el orden que haya dado el administrador de documentos para poder volver a localizarlo.. Documento 23. 234. Cuando el contenedor de las unidades documentales son estos elementos por lo general los documentos pueden estar agrupados.Ej. AHASJ. de Notas y de Decretos. o comience en el reverso no foliado de la hoja. Libro Copiador de 1887. en consecuencia se considerará en este ítem el número de carillas que tiene la unidad documental o el segmento que vamos a fotocopiar. (Indica que la frase comienza en el reverso del folio 23) AHASJ. Ej. f.. legajo 24. Caja 22. En todos los casos en que trabajemos con libros. para indicar Copia de Decreto o Resolución según corresponda. fs..(folio o fecha).. 345 También en este repositorio se encuentran libros copiadores y libros de Dirección General de Escuelas.

en este caso puede reconstruirse el mismo por la función o el cargo de la persona que redacta el documento. debe indicarse este hecho encerrando la palabra entre barras o paréntesis. pueden encontrarse también en el final o en el cuerpo del documento. Este elemento esta referido al lugar y fecha de emisión del documento. . Ej.2. o sea al lugar geográfico de procedencia del documento relevado. a su temática. o remitido el documento.  En todos los casos en que haya que reconstruir el lugar de origen del documento. Se trata de establecer el lugar geográfico donde ha sido producido el documento a relevar  Cuando se trata de Actas la datación se encuentra al principio o al final del documento. de acuerdo al tipo de documentación que se consulte. Generalmente el lugar de procedencia lo encontramos al inicio o encabezamiento del texto.4.  En caso que algunos elementos de la datación temporal. Se entiende por datación de fecha. no constaren expresamente en el documento. etc. Pero hay casos de excepción. deberá intentarse reconstruir lo faltante con los elementos de juicio que se posean con referencia. contenido. damos como ejemplo las siguientes categorías descriptivas y sus abreviaturas: ASPECTO MORFOLOGÍA CATEGORÍA Original ABREVIATURA OR 172 . “Noveno de la Libertad”. deberá traducirse al año en que corresponda.  Cuando trabajamos con borradores de correspondencia.3. el día. mes y año en que fue redactado. En este caso el elemento reconstruido deberá ser subrayado. Estos datos se encuentran generalmente en el encabezamiento del documento. al igual que en leyes o decretos. Cada investigador establecerá.12. por ejemplo.: (San Juan) /Valle Fértil/  Datación de fecha.2. colocando a continuación un signo de pregunta entre paréntesis. indicándose con el paréntesis que la fecha esta reconstruida. o “Tercero de la Independencia”. en muchos casos no esta indicado el lugar. autoría. Ejemplo: 1813 (?) 12. en este caso (1819).  Datación de lugar. Descripción de la pieza documental (caracteres externos e internos) Estos elementos están vinculados a la descripción de la unidad documental relevada a efectos de poder establecer una clasificación valorativa de las piezas documentales. Datación del documento. pero como en el caso anterior (de lugar). Pueden darse casos especiales:  El caso que el año se encuentre indicado por una frase. las características básicas con que va a ordenar su documentación. A los efectos orientativos.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS Copia Copia certificada Copia mecanografiada Copia duplicada Borrador Fotocopia simple Fotocopia certificada Fotocopia impresa Impreso CONSERVACIÓN Buena DE LA PIEZA Regular Deteriorada Pliego mayor Oficio TAMAÑO DEL Medio Oficio DOCUMENTO Carta Menor CO CC CM CD BO FS FC FI IM B R D 3 2 1/2 1 ¼ ASPECTO CARACTERÍSTICAS INTERNAS CATEGORÍA Acuerdo Aviso Bando Balance Boleta Bula Papal Carta Comisión Constitución Convenio Convención Cédula Circular Capitulación Contrato Convenio Comunicado CATEGORÍA Exhorto Decreto Decreto Acuerdo Declaración Demanda ABREVIATURA ACDO AVI BDO BAL BOL BP CAR COM CONST CON CONVN CED CIR CAPIT CONT CONV COM ABREVIATURA EXTO DEC DA DCLA DEM 173 .

sin necesidad de tener que reconsultar la fuente. este puede ser:  Un extracto. en especial si se trata de referencia secundaria. También llamado extracto. según el encabezamiento. es el que se escribe en el cuerpo de la ficha. debe consignarse una reseña del documento que permita identificarlo y obtener datos. especificando cargo o rango.2. Resumen de su contenido. o sea quien escribe el documento y en lo posible su cargo o rango militar  El destinatario. 174 . redactar una breve reseña que nos proporcione una referencia exacta del contenido esencial del documento en forma exacta y precisa.  El tema central. Es importante que en ella consignemos:  El emisor.5.CARACTERÍSTICAS INTERNAS Guía Instrucción Informe Juicio Leyes Laudatorio Manifiesto Memoria Mensaje Nómina Nombramiento Oficio Orden Orden de pago Ordenanza Plan Planificación Proyecto Proveído Parte Presupuesto Proclama Recibo Relación Relato Renuncia Remito Reglamento Sentencia Sumario GUÍA INSTN INF JUIC LEY LAUD MNFTO MEMO MENS NOM NBTO OF ORD OP ORZA PLAN PLANF PROY PROV PAR PRES PROC REC REL RELT REN REM RTO SENT SUM 12. o sea a quien va dirigido el documento.

• Cuando la cita corresponda al reverso del folio. colocar tres puntos suspensivos para indicar que el párrafo sigue. transcribir y cerrar las comillas: “Al compartir sus sentimientos me declaro completamente en acuerdo de combatir las ambiciones del Mariscal Santa Cruz. “.) • Omisión de la última parte del párrafo. elegante. 175 . significa que esta a la vuelta del folio indicado como 8.cuando los hombres llevados por sus pasiones. registrando nombres de personas.  12. gráfica o una figura estéticamente expresada. • Cuando la fuente esta expresada de tal modo que no sea posible resumirla sin perder parte importante de su contenido. Que por su importancia veremos seguidamente. así como indicar el folio donde esta la frase asentada.3.” (8 vta. se transcribe la frase de nuestro interés hasta el punto final y se cierran las comillas. (7 y vta) significa que el párrafo se inicia en el anverso del folio 7 y sigue en el reverso de la pagina.. instituciones. Cuando no sea muy extensa o no pueda accederse a su duplicación fotocopiada. ordené levantar campamento y dirigirnos raudamente al camino de Papagallos.. La trascripción documental.. • En estos casos deberán observarse las reglas de uso de comillas y puntos suspensivos. se colocara la abreviatura de vuelta: (8 vta). Un resumen que nos de una idea clara y precisa de lo que vamos a encontrar. y cerrar comillas. detalles de lugares o datos numéricos que en caso de ser importantes nos eviten tener que reconsultar el documento Una trascripción. en caso de ser solo unos pocos párrafos de lo que nos interesa de la fuente. Cuando queremos transcribir solo la primer parte de un párrafo.” (2) • Omisión de una parte intermedia: para indicar la parte suprimida se colocan tres puntos suspensivos entre corchetes o barras. sin llegar al punto final del mismo. Conviene utilizar la trascripción cuando: El documento no pueda ser reconsultado. • Cuando la fuente constituya por su estilo y construcción una frase directa.. caen en el despotismo. o sea “a la vuelta”  Las trascripciones pueden ser: • Párrafo completo: al transcribir un párrafo completo debe abrirse comillas. en defensa de nuestra integridad territorial” (7) • • • Omisión de la primera parte del párrafo: en este caso se abren comillas. corresponde: abrir comillas. olvidan el bien común de los pueblos. transcribir. “Al tener noticias de los últimos movimientos del General Oribe.

El investigador que se precie de serlo debe considerar que tiene el privilegio de trabajar con documentos que son piezas únicas e insustituibles. sino registrarlos correctamente para futuras consultas o duplicaciones. es conveniente entonces indicar en el cuerpo de la ficha la acción. y como mínimo el año en que fueron realizadas.5. IMPORTANTE..” (9) 12.. Como regla general se aconseja que las comillas se reservan para las partes textuales.. “El caudillo de la primera mitad del siglo XIX.] 2000 máquinas [. se procede según las normas indicadas. llevándose por delante la “patria colonial” y el orden oligárquico cuando se ha dado con un caudillo con espíritu de pueblo. que tienen la importancia de servir de sustento a la demostración de sus hipótesis.) “En cuarenta y tres fabricas de cigarrillos 57. En el caso que las necesidades de nuestra investigación nos obligue a seleccionar solo algunos párrafos de una pieza o un legajo documental. en consecuencia. pues esto facilitará la localización del original en caso que haya cambiado de lugar físico el repositorio. que con sus palabras y gestos expresa el sentimiento colectivo”.. no siempre esta será inmediata. y el archivo tenga medios técnicos o autorice la foto duplicación del mismo. o sus iniciales.. indicando en forma resaltada “FOTOCOPIAR TODO” o “FOTOCOPIAR F..” (3) “. en consecuencia si estas no existen..] y hablo muy extensamente en favor de la paz y de los peligros que la guerra encerraba para las instituciones de la república” (12) • Trascripción con intercalación de frases del autor de la ficha: en el caso de querer agregar una frase propia a la trascripción textual..”. condiciones de trabajo en la industria del calzado [.. debe distinguirse perfectamente el texto original del agregado... teniendo en cuenta las normas anteriores. “A veces es estrepitoso y revolucionario. debe tener presente que esta penado por ley sustraer o dañar el patrimonio publico.. Este hecho no se da siempre en el interior del país. 12. Acciones a seguir con este documento.3 y vta”. es importante acostumbrarse a realizar al pie de la ficha la inscripción del nombre. Cuando la importancia del documento sea fundamental para nuestra investigación. Autor y fecha del relevamiento..“El presidente acogió mis palabras en la forma más cortés que podría esperar [. 176 . su trabajo pierde todo valor científico.. y los agregados se dejan sin encomillados. aunque tienen tierras no son estancieros al estilo de la pampa húmeda.8 % del personal son mujeres. agregando al final de cada párrafo y luego del cierre de comillas la página de donde se ha trascripto el párrafo: “El Buenos Aires de fines del siglo XIX y principios del XX.” (5 vta.4. A veces nuestro criterio nos indica esperar para realizar la duplicación en otra oportunidad. es sobre todo el estanciero. (8 vta) • Entresacado de párrafos.] 2354 obreras ocupadas. no fue ajeno al trabajo a domicilio. pero ello no puede quedar librado a la memoria.. Por tanto se sugiere:  No marcar con papel ni adhesivos los documentos.

 Antes de retirarse. colocar señales visuales. 103120 GIRONES. 1999. Normas auxiliares de referenciación y fichaje. FERNÁNDEZ. UNC. devolver los elementos consultados a la persona responsable del préstamo. Manual de Archivología Hispanoamericana. 1987 AMAT NOGUERA.  Dar vuelta las hojas de libros y legajos con delicadeza. N°2. pues el papel soporte de la información. marcadores ni biromes en los documentos o sus copias. tinta. ni realizar trazos con lápiz. San Juan.  Respetar las normas de préstamo y consulta de la institución BIBLIOGRAFÍA TANODI. p. Edición ampliada en preparación. Aurelio. 2004 ANEXOS PARA FOTOCOPIAR MODELO DE PLANILLA DE RELEVAMIENTO 177 .  No apoyar el papel donde se realiza el trabajo encima de los documentos. Nuria. Córdoba. suele estar deshidratado o ha perdido su plasticidad y puede rasgarse fácilmente. Barcelona Bibliograf. Barcelona. Remedios. necesidad de clarificar los conceptos.  Comunicar al encargado de la sala de consulta. Archivística. Francisco. Técnicas Documentales y Fuentes de Información.  Guardar silencio durante la consulta. pues un trazo firme puede traspasar el papel y dañar el documento. 1994. ya que como consultante queda registrado y puede llegar a ser responsabilizado. No tildar. FUSTER RUIS. a los efectos de no interferir la tarea de otros investigadores. o a la Dirección cualquier alteración o falta de folio que advierta. Isabel. Archivo y documento de archivo. En “Anales de Documentación”.

140 .

.............................. EXTRACTO..MODELO DE FICHA INDIVIDUAL DE RELEVANIENTO El modelo contiene cabezal..................................................................................................................................................................................................................................................... TEMA O TITULO....... CARACTERISTUCAS INTERNAS.....FECHA..................... DESTINATARIO............................................................................................... ..................................................................... EMISOR.............................. con sus datos y cuerpo...................... para realizar anotaciones............................................................. Puede hacerse en tamaño menor o usarse doblada para archivar........CARILLAS.............................FECHA......................... resumen o transcripcio................................................................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................... LOCALIZACION........................................................................................................... ......................................................... o servir de portada a fotocopias.............................................................. CARACTERISTICAS EXTERNAS................................................. .................................................................................................................................. DATACION: LUGAR........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 141 REPOSITORIO.............. RELEVADOR... .................................................................... ACCIONES...................................................

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