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expediente administrativo

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EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.

ESCRITOS Y DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN: SOLICITUDES O INSTANCIAS: PROVIDENCIAS Y DILIGENCIAS; DICTAMENES E INFORMES; PROPUESTAS Y MOCIONES; CERTIFICACIONES; NOTIFICACIÓN DE ACUERDOS; RESOLUCIONES, DECRETOS, OFICIOS, ETC. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. A. Concepto de expediente administrativo. El artículo 164 del ROF (Reglamento de organización y funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales, Real Decreto 28/11/86) define el Expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Dicho artículo en su apartado 2º índica que el expediente administrativo lo compone la agregación sucesiva de documentos, dictámenes, informes, pruebas, diligencias, solicitudes, etc. Las hojas útiles serán rubricadas y foliadas por el órgano competente. El Expediente administrativo se iniciará (art. 165 ROF): a) De oficio si el objeto del expediente es la resolución de una necesidad pública o servicio administrativo. b) A instancia de parte, cuando lo que se pretende con el el expediente es la resolución de una pretensión particular. B. Características. Si desde el punto de vista archivístico el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa de un asunto determinado, podemos extraer las siguientes conclusiones: Un expediente no es una carpeta llena de papeles, sino una serie ordenada de documentos sobre un determinado asunto. Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto. En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa –documentos de carácter internos- como procedentes de otros organismos o de particulares –documentos externos-. En los distintos procedimientos pueden producirse documentos de contenido esencial (resoluciones, informes, dictámenes) y documentos de enlace (aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el expediente). Hay que distinguir también en la formación de un expediente los documentos de contenido esencial, de los documentos de apoyo informativo, que son aquellos que siendo necesarios para el desarrollo de las actuaciones en un procedimiento no forman en ningún caso parte de las mismas, como sucede con las fotocopias de las disposiciones, etc. DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN. A. Concepto de documento. Etimológicamente, la palabra documento deriva del latín documentum y ésta a su vez, del verbo docere que significa enseñar, instruir. Así pues, en este sentido el documento enseña, instruye sobre algo, independientemente de la materia en que haya sido confeccionado y del medio que se haya utilizado para la enseñanza que con el se pretende dar. Se define el documento desde un punto de vista amplio y genérico, como “un objeto corporal, producto de la actividad humana que queda en él reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representación de un hecho ajeno a él”. Una de las características esenciales del documento administrativo es que, a diferencia de otros documentos, no se produce de forma aislada, sino en el contexto de un expediente en el que encuentra su razón de ser, puesto que cada uno responde a una actuación concreta dentro de un

procedimiento encaminado a la resolución de un asunto determinado. b) Precepto jurídico que le sirve de fundamento. resolviendo el procedimiento en los términos del artículo 42 (obligación de resolver). d) Firma del solicitante u otro medio que acredite de manera suficiente la voluntad del solicitante. fecha y firma. Así mismo. En este mismo sentido. salvo que las normas reguladoras dispongan otra cosa. 70. advirtiéndole que en caso contrario dará por desistida dicha solicitud. el artículo 75 de la Ley 30/92 establece que se procederá a la tramitación simultánea de los asuntos que por su naturaleza lo permita y por tanto no exija una tramitación sucesiva. el art. evitando providencias innecesarias. y por tanto. las providencias serán notificadas a los afectados en el plazo de 10 días.2 LRJPA nos señala que en el caso de que se presente una pluralidad de solicitudes sustancialmente iguales. 74 de la Ley 30/92 índica que la ordenación del procedimiento administrativo seguirá el criterio o principio de celeridad y su tramitación se hará de oficio.1 respecto a la subsanación y mejora de las solicitudes. pudiendo valer la fotocopia de la solicitud con expresión de la fecha de presentación formalmente con el sello de entrada en el registro. 71. Contendrá las siguientes indicaciones: . D. c) Lugar y fecha. c) Contenido objeto de la providencia. nos índica que el contenido mínimo de la solicitud o instancia es: a) Nombre y apellidos del solicitante o su representante. Providencia: Son actos administrativo que se dictan durante la sustanciación del expediente administrativo. razones y petición que concreta la solicitud.4 contempla que las Administraciones deberán establecer modelos formalizados para las solicitudes. La administración comunicará al solicitante este hecho. El art. El art. señala 10 días de plazo para aportar los documentos preceptivos. e) Órgano o unidad administrativa al cual se dirige la instancia o solicitud. así como el medio preferente para realizar las notificaciones o domicilio. de simple constancia de los hechos. 70. El art. Son dictados por el órgano competente y contendrán como mínimo: a) Órgano que lo dicta. Se intentará que la tramitación del expediente sea lo más fluido posible. Según el artículo 195 del ROF. C. podrán ser formuladas en una única solicitud. 70. 70. Diligencia: Son actos administrativos de mera tramitación. b) Hechos. d) Lugar.3 índica que el solicitante tiene derecho a recibir recibo acreditativo de la solicitud presentada. B.3 señala que las solicitudes podrán ser mejoradas por los solicitantes. están unidos entre sí por una relación de causa-efecto. Instancias o solicitudes: Se trata del documento por el cual el particular presenta una pretensión y a través del cual se inicia el procedimiento administrativo. El art. Además el art. cuya finalidad es dar curso al mismo. estando a disposición de los ciudadanos. El artículo 70 de la LRJPA.

Art. se dará cuenta a la comisión informativa en la 1ª Sesión que celebre. 109. en cada tomo del libro de actas. F. El arti. dará lugar en el acta de la sesión que el Secretario dicte la diligencia oportuna haciendo constar esta circunstancia. El art. 97 ROF). El informe contendrá: a) Enumeración clara y sucinta de los hechos. así como las personas que hubieran asistido en su caso. Se menciona la necesidad de diligencia de apertura del Secretario. El art. 172 ROF. se dictará diligencia donde se haga constar las fechas de las actas de sesiones que comprende. El Jefe de la Dependencia competentes para tramitar el Expediente realizará un informe que ponga de manifiesto los antecedentes y las disposiciones legales o reglamentarias en que se funde.1 se refiere a las diligencias. c) Lugar. Informes. . que forman parte del Expediente administrativo. 199. y con el sello de la corporación. A lo largo del ROF son varias las referencias a las diligencias: El art. E. en el caso de que no haya suficientes hojas al final del libro de actas. 164. salvo cuando hayan de adoptarse acuerdos declarados urgentes. 198. El art. Los dictámenes de las comisiones informativas son preceptivos y no vinculantes. conteniendo una parte expositiva y por otra el acuerdo a adoptar. para la transcripción del acta de una sesión se añadirán las hojas necesarias mediante diligencia del Secretario. b) Contenido.a) Persona que dicta la realiza.2 del ROF índica que los asuntos resueltos sin dictámen porque haya sido declarado urgente. donde se haga constar el número de folios de que consta el libro y la fecha de inicio de transcripción de las sesiones. Propuesta: Es el Proyecto de decisión que se formula por el órgano administrativo al decisor del expediente. Así mismo. fecha y firma. El art. 123 ROF. También debemos referirnos a la Propuesta de Resolución como el proyecto de resolución. señala que las Comisiones Informativas están integradas por miembros de la Corporación y tienen como función el estudio o informe de los asuntos que debe resolver el Pleno o la Junta de Gobierno local (cuando se refiera a competencias delegadas del Pleno). Dictámenes: Son propuestas que se someten al Pleno tras el estudio del expediente por la Comisión informativa (art. 126. G.2 cuando las sesiones de los órganos colegiados por falta de quórum u otras circunstancias no se ha podido celebras. Será necesario el informe previo del Secretario y además en su caso del Interventor cuano lo solicite el Presidente de la Corporación o 1/3 de sus miembros o el asunto exija una mayoría especial para su aprobación. legalizada cada hoja con la rúbrica del Alcalde o Presidente. c) Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva. como instrumento público foliado y encuadernado. que pertenece a la fase de terminación.5. b) Disposiciones legales aplicables y alegaciones razonadas de la doctrina. a la hora de definir el libro de actas.

4 del ROF señala que en la sesión del Pleno. citación. al igual que las resoluciones se plasmarán en un libro de actas L.. K.3 ROF lo define como la propuesta que se somete directamente al Pleno y podrá formularse tanto por escrito como oral. . normalmente contiene notas especiales que hablan de notificación. El art. rubricada al margen por el jefe de la unidad y con el sello de la corporación. Las resoluciones del alcalde o presidente se plasmarán en un libro de actas. caracterizado por su función autentificadora. Acuerdos: Es también el acto por el cual se deciden todas la cuestiones planteadas en un expedientes. 206 del ROF señala que podrán expedirse certificaciones de resoluciones y acuerdos antes de ser transcritos aprobadas por el órgano competente. decidirá todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas derivadas del mismo (art. Es un término genérico. así como consulta de archivos y registros de la admón. la decisión de la Administración. médicos o pobreza por ejemplo) o de Conocimiento (se limitan a constatar aquello que consta en los libros y documentos administrativos). En el debe aparecer: La voluntad expresa de la Administración. pasará al debate y en su caso votación.2 del ROF como la Propuesta que se somete al Pleno relativa a un asunto incluido en el orden del día. Moción: El art. Si el Pleno por mayoría absoluta lo acuerda. 205 del ROF indica que las certificaciones se expedirán por orden del Presidente de la corporación y con su visto bueno. 97. es un acto administrativo de comprobación. que deberá ser motivada en los casos que determine la Ley y los plazos para recurrir su decisión.1 del ROF establece que los Acuerdos que adopten el Pleno y la Junta de Gobierno Local. El art. Contiene una parte expositiva o justificación y un acuerdo a adoptar. No se podrá votar ni acordar nada si no esta incluido en el orden del día. resoluciones y acuerdos de los órganos M. cuando tengan carácter decisorio se publican y notifican en la forma prevista por la Ley (al igual que las Resoluciones). Con carácter de urgencia podrá ser debatido y acordado pero siempre que el Pleno acuerde su inclusión en el orden del día. 91. OTROS DOCUMENTOS Oficio: Es la comunicación escrita de un órgano administrativo con destinatario nominativamente determinado.1 LRJPA). emplazamiento o requerimiento. pero está reservado este término para el Pleno y la JGL. El art. Los certificados de Juicio los emiten los Alcaldes y los de Conocimiento los Secretarios. 89. propuestas congruentes a las peticiones formuladas. Pueden ser de Juicio (cuando afirman la certeza de alguna cosa que queda a la libre apreciación o valoración del que certifica. alcances o descubiertos les corresponderá a los interventores. una vez concluido el orden del día y antes de pasar a Ruegos y Preguntas. 97. haciendo constar en la misma dicha circunstancia. Proposición: Contemplada en el art. el Alcalde preguntará si algún grupo político desea someter algún tema de carácter urgente que no esté incluido en el orden del día. El art. I.H. Resolución: Es el acto administrativo dimanante del órgano que tiene la competencia (Alcalde o Presidente) que pone fin al procedimiento administrativo y la Administración manifiesta su voluntad o decisión acerca del hecho objeto del procedimiento. Las certificaciones de descubierto contra los deudores por recursos. El art. todos los actos. Certificación: Es uno de los casos de la aplicación de la fe pública. J. 196. 105 de la CE y el 207 del ROF reconoce el derecho de los ciudadanos a obtener copias y certificaciones de los acuerdos.

Las resoluciones de los Alcaldes y Presidentes de las Entidades Locales se extenderán a su nombre. 2. Emplazamiento: Es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo que se señala. la expresión de recursos que procedan y ante qué órganos y en que plazos de deben efectuar. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. los actos de comunicación pueden clasificarse en: a) Comunicaciones. sean o no interesados en los expedientes. Notificaciones. Se entiende cumplida la obligación de notificar dentro del plazo máximo de duración de los procedimiento. etc). Esta notificación deberá efectuarse en el plazo de 10 días a partir de la fecha en que el acto se haya dictado y deberá contener el texto integro del acto. 3. Deberá indicar si es o no definitivo en vía administrativa. Se encuentra regulado en los artículos 58 al 61 de la LRJPA y en los artículos 192 al 195 del ROF. 4. Las comunicaciones que hayan de dirigirse a las Autoridades serán firmadas por el Alcalde o Presidente y las demás comunicaciones. b) Notificaciones. El artículo 59 regula la Práctica de la notificación regulando lo siguiente: 1. día y hora en que deba comparecer el citado. que se dan entre órganos administrativos. . así como de la fecha. decreto. Todas las comunicaciones u oficios llevarán el sello de salida estampado y de ellos se unirá al expediente minuta rubricada. Como su finalidad es la puesta en conocimiento de una determinada persona de un acto administrativo. haga o deje de hacer alguna cosa. se entenderá que surten efecto a partir de la fecha que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento de su contenido. serán firmadas por el Secretario. Requerimiento: Es un acto formal de intimidación que se hace a alguna persona para que entrege. Edictos: Son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personalmente. la identidad y el contenido del acto notificado. y será suficiente cuando contenga al menos el texto íntegro de la resolución. que se hacen a los ciudadanos. que den traslado de acuerdos y resoluciones. y si las mismas se adoptan por delegación se hará constar esta circunstancia. los vicios de que puedan adolecer las comunicaciones y notificaciones no afectarán a la validez del acto comunicado o notificado. El artículo 58 estable la notificación de los actos administrativos con los siguientes requisitos: 1. Fundamentalmente. Las comunicaciones y las notificaciones son actos administrativos de trámite. así como el intento de notificación debidamente acreditado. Comunicaciones. Las notificaciones se practicarán por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción por el interesado o su representante. Las notificaciones que se realicen omitiendo alguno de los requisitos mencionados pero sí contuvieran el texto íntegro. cuya finalidad es dar a conocer a alguna persona algo que debe conocer para el mejor desarrollo del procedimiento (providencia. Se notificarán a los interesados los actos administrativos que afecten a sus derechos o intereses.Citación: Es la convocatoria con señalamiento del sitio.

Editorial Meta. 3. Centro del opositor – Madrid 2001. y por cualquier medio conforme a lo dispuesto en el apartado 1 de este artículo. Sevilla 2002. 2. careciendo de validez las que se lleven a cabo en lugares distintos. adicional a la notificación efectuada. la notificación se efectuará mediante su publicación en el tablón de anuncios del Consulado o Sección Consular de la Embajada correspondiente. siendo. sustituirá a la notificación surtiendo sus mismos efectos en los siguientes casos: a) Cuando el acto tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o cuando la Administración estime que la notificación efectuada a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificación a todos. El artículo 61 indica que si el órgano competente aprecia que la publicación de un acto lesiona derechos o intereses legítimos. b) Cuando se trata de actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva de cualquier tipo. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos. intentada la notificación. se hará constar esta circunstancia en el expediente. . en el "Boletín Oficial del Estado". en cualquier lugar adecuado a tal fin. Bibliografía utilizada: Admón. la convocatoria del procedimiento deberá indicar el tablón de anuncios o medios de comunicación donde se efectuarán las sucesivas publicaciones. de la Comunidad Autónoma o de la Provincia. en este último caso. se hará constar en el expediente. la notificación se practicará en el lugar que éste haya señalado a tal efecto en la solicitud. La publicación. En este caso. que no excluirán la obligación de notificar conforme a los dos párrafos anteriores. Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificación. no se hubiese podido practicar. 4.» El artículo 60 señala que se publicarán aquellos actos administrativos cuando así lo establezca la norma que regule su procedimiento o cuando lo aconsejen razones de interés público. y el ámbito territorial del órgano que lo dictó. Cuando la notificación se practique en el domicilio del interesado. 5. Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación administrativa. siempre respetando el contenido del artículo 58. En el caso de que el último domicilio conocido radicara en un país extranjero. se ignore el lugar de la notificación o el medio a que se refiere el punto 1 de este artículo. especificándose las circunstancias del intento de notificación y se tendrá por efectuado el trámite siguiéndose el procedimiento. de no hallarse presente éste en el momento de entregarse la notificación podrá hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad. la notificación se hará por medio de anuncios en el tablón de edictos del Ayuntamiento en su último domicilio. intento que se repetirá por una sola vez y en una hora distinta dentro de los tres días siguientes. en los términos del artículo siguiente. según cual sea la Administración de la que se proceda el acto a notificar. se limitará a publicar en el Boletín una somera indicación del acto. Corporaciones locales. Centro de Estudios financieros. En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado. Las Administraciones públicas podrán establecer otras formas de notificación complementarias a través de los restantes medios de difusión.La acreditación de la notificación efectuada se incorporará al expediente. Valencia 2003. junto con el día y la hora en que se intentó la notificación. o bien. Cuando ello no fuera posible.

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