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Manual de Caja Menor

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MANUAL DE CAJA MENOR

CONTENIDO

1.AUTORIZACION DE CAJA MENORES 2.FUNCIONARIO ENCARGADO DE SU MANEJO 3.PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y REGISTRO 4.CONCEPTO Y MONTOS 5.REEMBOLSO Y LEGALIZACION DE LA CAJA MENOR 6.ARQUEOS DE CAJAS MENORES 7.PROHIBICIONES 8.REINTEGROS

Determinar si los procedimientos de salidas de efectivo por medio de la caja menor son adecuados y eficaces y estos cumplen con el objetivo para la cual fueron autorizados. Comprobar la existencia y autenticidad de los fondos de Caja Menor que aparecen en el balance de acuerdo a las autorizaciones de apertura para las diferentes dependencias de la Institución emitidas por el Superintendente Nacional . 2. Lograr una organización en el manejo de los dineros entregados como Fondos de Caja Menor que nos permita agilizar la adquisición de bienes necesarios de manera inmediata y urgente que por su cuantía no ameritan un proceso Financiero.Distrital 3. .OBJETIVOS 1.

FUNCIONARIO ENCARGADO DEL MANEJO Los Superintendentes podrán designar menores que sean necesarias abrir. AUTORIZACION DE CAJAS MENORES • Oficina Nacional La caja menor se debe crear mediante orden emitida por el Superintendente Nacional previa solicitud efectuada por el (la) Tesorero (a) Nacional la cual deberá argumentar y cuantificar el valor de la misma. • Oficinas Distritales El Superintendente Distrital autorizará la apertura de la caja menor previa solicitud del Tesorero del Distrito el cual deberá argumentar y cuantificar el valor de la misma. • Seminarios Cuando los Seminarios estén bajo el Nit del Concilio el Superintendente será el encargado de autorizar la apertura de las cajas menores previa argumentación y cuantificación presentada por el Director del Seminario o del Tesorero del mismo. • Seccionales Las cajas menores de las seccionales sólo serán autorizadas por el Superintendente Distrital previa solicitud efectuada por el Presbitero de la Seccional previa argumentación y cuantificación de la misma. funcionarios idóneos de la Institución para que sean responsables del manejo de las diferentes cajas . 2.1.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTRO DE LA CAJA MENOR El registro del movimiento de las cajas menores será elaborado por la persona encargada del área contable previa presentación de la planilla y los anexos – recibos entregados por la encargada de su manejo. Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico con base a los documentos soportes de cada operación indicando la fecha. Ningún gasto podrá exceder el 10 % del valor total de la caja menor .Cuando el responsable se encuentre en vacaciones. concepto beneficiario del pago y valor. licencia o comisión se deberá encargar temporalmente a otra persona. Esto implica que los soportes de caja menor deben indicar como mínimo: • • • • • 4. procedimiento que se debe efectuar por escrito. Nombre del Establecimiento o persona a quien se le efectúa el pago Cédula de Ciudadanía o NIT del beneficiario Fecha de la transacción Valor Concepto del pago CONCEPTOS Y MONTOS La cuantía de cada una de las cajas menores puede ser hasta por el valor que anualmente autorice los Superintendente Distritales o Nacional El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos y que tengan carácter de urgente. 3. Cuando se cambie el responsable de la caja menor deberá hacerse un arqueo efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha del cambio.

previa constancia de la no existencia. Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo.Ejemplo: Si la caja menor autorizada equivale a la suma de $ 1. 5. esto es causación previa de la factura y elaboración de cheque. por lo tanto se debe contar previamente con la autorización del Administrador de la Oficina sea Nacional o Distrital.000. En caso de que el gasto supere este valor dicho tiene que cumplir con el procedimiento de tesorería.000 esto indicaría que ningún gasto podrá exceder la suma de $150. Mediante la caja menor se pueden efectuar gastos como: • • • • • • • • • • Mantenimiento Equipos de Oficina Mantenimiento de Edificios ( sin Contrato) Mantenimiento Equipos Computo Combustible Papelería y útiles de oficina Elementos de Aseo y Cafetería Impresos – fotocopias Gastos de Transportes Suministros Otros gastos de carácter urgente que no sobrepasen el valor estipulado anteriormente.500. estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados. . REEMBOLSO Y LEGALIZACION DE LA CAJA MENOR Cuando se haya gastado mínimo el 80 % del valor asignado como caja menor la persona encargada del manejo legalizará el reembolso previa presentación de la planilla elaborada efectuando la clasificación por rubro adjuntando los soportes firmados y autorizados. Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento.

el responsable del manejo de la caja menor deberá coordinar lo pertinente con el Área Financiera. Del resultado que se establezca se debe dejar constancia en informe escrito firmado por el funcionario que lo elaboró y por el encargado de la caja se esta . constatando que los recursos correspondan a lo asignado. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: • • • • • Los gastos deben estar agrupados por rubro Que los documentos presentados sean originales y se encuentren debidamente firmados y cancelados por parte del beneficiario Que la fecha del gastos corresponda a la vigencia que legalizando Que el gasto corresponda a fecha posterior a la apertura de la caja menor Que el gasto este debidamente ejecutado.Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de la vigencia. cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma. se debe efectuar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto designe el Superintendente con el fin de garantizar que se efectúe el arqueo. ARQUEOS DE LA CAJA MENOR Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por los Superintendentes. sumando los recibos y vales provisionales registrando el beneficiario de los mismos. Se efectuará un conteo físico de los dineros teniendo en cuenta la denominación de los billetes. con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas. esto es si corresponde a una compra que los artículos se hayan recibido a satisfacción y se pueda comprobar su existencia 6.

PROHIBICIONES Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las Cajas Menores • • • • • • • • • • Atender gastos personales o préstamos a empleados de la Institución Adquirir elementos que existan en el almacén Fraccionar pagos a un mismo proveedor Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la caja menor Atender pagos por servicios Personales (HonorariosServicios) o conceptos inherentes a la nómina Realizar gastos ajenos a la Institución Atender pagos de servicios Públicos Atender pagos que superen el porcentaje establecido en el punto 4 de este manual Permitir demoras de más de 2 días en la legalización vales provisionales Atender gastos que estén bajo la cobertura de un contrato ( Civil) 8. Copia de este informe se debe entregar al Superintendente o a la persona que el a designado para este efecto. REINTEGROS DEFINITIVOS de . En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes. se informará de ser pertinente al Superintendente para las investigaciones administrativas a que haya lugar y a contabilidad para los registros correspondientes.Menor. Es preciso anotar que la sumatoria del efectivo mas los vales y provisionales debe ser exacto al valor que se ha asignado como fondo de Caja Menor. 7.

En el caso de las cajas menores es obligatorio efectuar el cierre de la misma antes del 30 de Diciembre de cada año. reintegrando los valores en efectivo si los hubiere para ser consignados y contabilizados en el cierre de la misma. .

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