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Etapas en el Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial

Etapas en el Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ CONVENIO

: INN- UNESR

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

PARTICIPANTES Yajaira Orduz Jennifer Díaz

C.I
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INTRODUCCION La planificación de Sistemas de Información tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización ; es un trabajo que se realiza para estructurar y controlar el proceso de desarrollo. A lo largo del tiempo se han desarrollado una gran cantidad de métodos, cada uno con fortalezas y debilidades. Utilizar una planificación para el desarrollo de sistemas de información consiste en adoptar una metodología o herramienta que permita simplificar el proceso, a menudo es documentada de manera formal para facilitar su uso y comprensión, unificar criterios en la organización para el desarrollo del sistema de información y facilitar puntos de control y revisión. El presente trabajo consiste en definir las diferentes fases o etapas que se deben cubrir en la construcción de un sistema de información, para lo cual se utilizó como referencial el modelo de Kendall & Kendall.

Según la metodología de Kendall & Kendall el ciclo de desarrollo de los sistemas se completa en siete fases las cuales son: FASE I: Organización del equipo de estudio de sistemas: No puede exagerarse la importancia que tiene el equipo de estudio. Debe ser grande e incluir a representantes de los principales campos funcionales de la organización. FASE II: Identificación de problemas, oportunidades y objetivos Diagnóstico: En esta fase se perciben las necesidades y objetivos de la organización, es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en la organización. luego en conjunto con otros miembros de la organización se hacen notar los problemas. Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información. En esta etapa se deberá descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas. El analista es el encargado de identificar los problemas de la organización, detallarlos, examinar, evaluar las oportunidades y objetivos. También debe identificar y evaluar los problemas existentes en la organización de manera critica y precisa. Mayormente los problemas son detectados por alguien más y es cuando el analista es solicitado a fin de precisarlos. En esta fase se debe cumplir con los siguientes pasos: Paso 1. Obtener la siguiente información. 1. Características generales como: giro, tamaño, ubicación, etc. 2. Marco legal. Tipo de organización, reglamentos internos, contratos y convenios. 3. Estructuras y características operativas: manuales de organización y procedimientos, políticas, etc. 4. Documentos principales y sus instructivos 5. Diagramas y descripciones de procedimientos 6. Estimación de volúmenes de datos, frecuencia con que se generan 7. Costos actuales del sistema y protecciones a futuro 8. Evaluación del sistema actual

Paso 2. Organizar la información La información obtenida en el paso anterior debe estructurarse y analizarse con el fin de comprender la situación actual. Paso 3. Estudio comparativo. La comparación del sistema actual, del sistema que el usuario desea y el sistema teórico, permite efectuar un diagnostico que en términos generales ha de ser: modificar el sistema, sustituirlo o dejarlo en operación sin cambios, se realiza un estudio de vialidad en el cual se contemplan diversas alternativas para la solución del sistema en estudio. Paso 4. Decisión Con base en el estudio de viabilidad los directivos de la organización decidirán las acciones futuras. Junto con las personas involucradas en el sistema, es importante que intervengan los directivos de la empresa ya que asta es también una decisión de carácter administrativo y la implantación de un sistema requiere de recursos que en ocasiones pueden ser considerables

FASE III: Determinación de los requerimientos de información: Para determinar los requerimientos de información dentro de una organización pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los datos y formas usadas para la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien tomo la decisiones, así como de su ambiente. Se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desempeñar sus tareas.

FASE IV: Análisis de las necesidades del sistema: Se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen herramientas y técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la entrada de datos a la organización, los procesos y la salida de información. También se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de acción podrán determinarse. FASE V: Diseño del sistema recomendado: Se usa la información recolectada con anterioridad y se elabora el diseño lógico de sistemas de información, se diseña también procedimiento es precisos de captura de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de información, sean los correctos. Esta etapa también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quien toma las decisiones en la organización.

FASE VI: Desarrollo y documentación del software: Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí donde se transmite al programador los requerimientos de programación. FASE VI Pruebas y mantenimiento del sistema: Todo sistema de información debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las posibles fallas del sistema, más adelante, se utilizarán los datos del sistema real. FASE VII Implantación y evaluación del sistema: Esta es la última etapa del desarrollo del

sistema, esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente la evaluación toma parte de cada una de las etapas. Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado.

CONCLUSION Cada organización es única, tiene su propia combinación exclusiva de hombres, recursos económicos, máquinas, materiales y métodos. No solamente son diferentes los componentes individuales de la organización, sino también el grado de evolución de su sistema de información para la administración. Esta singularidad hace necesario que cada organización desarrolle sus propias especificaciones de su sistema de información para la administración, mediante una evaluación sistemática de su propio ambiente externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades.

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