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Administracion+de+Bodegas

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Published by: Karin Valdebenito Nova on May 18, 2012
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05/18/2012

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ADMINISTRACION DE BODEGAS e INVENTARIOS

1. ADMINISTRANDO UNA BODEGA Y SU ABASTECIMIENTO.

El proceso El objetivo del presente curso es entregar los criterios administrativos, técnicos y normativos de carácter práctico, para permitir una eficiente administración, almacenamiento y control del total de los materiales, materias primas, bienes e insumos de una empresa, con la finalidad de lograr un oportuno y sistemático abastecimiento a la totalidad de los departamentos de trabajo, línea de distribución, y clientes. Logrando un óptimo funcionamiento y manejo de reducción de costos. Las bodegas de una empresa constituyen un área de gran responsabilidad y de mucha actividad, lo que implica que dentro de la formación de un "Encargado de Bodega" la mayor cualidad de este debe ser su devoción por el "ORDEN" esta es la clave inicial del éxito en el desempeño de este cargo. El primer principio fundamental que debemos tener en cuenta para que este tema es reconocer que una bodega es dentro de la Empresa una instancia productiva y no meramente operativa administrativa, que tiene una incidencia directa en los costos de la Empresa, una bodega bien planificada, dirigida y administrada reduce costos muy importante dentro de la Empresa. Una bodega que está trabajando bajo un sistema adecuado entrega muchos resultados beneficiosos a la empresa, de lo que es responsable directo el jefe o encargado de bodega, siendo sus principales obligaciones las que analizaremos a continuación:
• • • • • • • • • • • • • • • • • •

Permitir tener un adecuado sistema de recepción y control en la recepción de mercadería. Permitir tener un buen y lógico ordenamiento en lo referido a la ubicación física de todos los artículos, en cuanto a niveles, pasillos, repisas, utilización de espacios en general. Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega o de las bodegas con que se cuente. Definir las diferentes posiciones y ubicación de almacenamiento para artículos comprados o fabricados en lo referido a su volumen y peso. Definir ubicaciones privilegiadas de alistamiento, especialmente con aquellos artículos que son requerido para la producción y/o que tengan mayor rotación de salida. En el caso de ser más de una bodega, su misión es seleccionar los artículos que se almacenarán en cada una de ellas. Generar en forma simultánea los requerimientos de reabastecimiento en función de la rotación de cada uno de ellos para no producir un quiebre de stock. Definición de niveles de stock: crítico, nivel mínimo y máximo de los productos. Elaboración de un proceso de reparación y mantención de bienes de la empresa. Cumplimiento a los diferentes planes de seguridad, contra incendio, antirrobo, evacuación e higiene de la o las bodegas a su cargo. Plan de mantención de la o las infraestructuras de las bodegas. Diseñar la forma de interrelación con las demás áreas de la empresa. Toma y procesamiento de inventario. Utilización y manutención de las maquinarias, elementos técnicos y computacionales con que se cuente. Sistemas computacionales y manejo de la información. Baja de materiales. Ajustes de inventario. Despacho de productos.

Los sistemas computaciones existentes en el mercado nos permiten almacenar, procesar, administrar el total de la información en forma detalla y actualizada. En definitiva, estas constituyen un potente aliado a la gestión.

La recepción de mercadería se debe realizar sobre la base de la documentación de Compras.. Se debe definir en forma clara. fundamentalmente por volumen y peso. determinar la "Capacidad máxima de Almacenamiento. Conforme a la documentación de compra se debe ir chequeando que la totalidad de los artículos detallados sean los ingresados a bodega. para así permitir un tránsito normal entre ellos. Primero en salir" por lo que exige antes de la recepción de la nueva mercadería tener reordenada la o las bodegas receptoras. tanto del personal como de los artículos con comodidad y seguridad. etc. previamente tenga en su poder. detectado en la revisión de estos en la recepción y de la tramitación de este documento al departamento correspondiente dentro de la empresa. • • • • • • En este punto lo primero a determinar es el lugar físico a emplear en la recepción de mercadería. que debe acompañar al pedido.. de tal forma que se produzca siempre la rotación de productos dentro de una misma línea. esta información siempre le será muy útil Hay que saber de ante mano y en forma exacta cuanto espacio más se puede ocupar. ." 4. y que correspondan las cantidades indicadas. sin perder el orden y espacio lógicos para poder funcionar. se deben dejar espacios especiales o repisas de fácil acceso para las cosas menores. siempre las cosas de mayor volumen y peso en el primer nivel y sobre ellas o en un segundo nivel las cosas de menor volumen y peso. De no contar con dicha documentación. etc. 2. la recepción e ingreso no se puede realizar. en donde se debe ingresar toda la mercadería en completo orden y en los espacios previamente dispuestos para ellos. Se debe tener previamente seleccionado el lugar de almacenamiento de estos. se procede a ejecutar esta segunda actividad. Lo importante es que independiente al almacenamiento que se adopte siempre se deben mantener los accesos. este debe ser amplio. Es muy importante tener estipulado y calculado la capacidad física total de las bodegas. despejado de otras mercaderías. y tomando todas las medidas de seguridad ya dispuestas para el acarreo de mercadería. esto toma una gran importancia especialmente si trabajamos con productos que de alguna forma tengan algún tipo de vencimiento. ubicadas siempre en el mismo sector. hablando en términos más técnicos. la ubicación de los artículos. con detalles.Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega.1. incluso debiera estar señalizado. Estos artículos deben ser revisados minuciosamente uno a uno comprobando su estado operacional.. no solicitado. limpio. El administrador de bodega es responsable directo de emitir y/o solicitar la emisión del documento " Devolución de compra" o "Egreso de compra" que se origina por el rechazo y no-aceptación de algún artículo defectuoso. 3. Facturas o Guías. Después del proceso de recepción y tramitación de la documentación correspondiente. independiente de la que UD. observando todas las reglas de almacenamiento que más adelante detallaremos.Sistema de recepción y control en la recepción de mercadería..Definir las diferentes posiciones y ubicación de almacenamiento. vías de evacuación y pasillos libres. estado físico.Permitir tener un buen y lógico ordenamiento.. Existen ciertos estándares lógicos de almacenamiento como por ejemplo. considerando la máxima de "Primero en entrar. muy claro y/o muy bien iluminado y contar con todas las comodidades necesarias para la revisión detallada de los artículos.

mensual y se debe tener calculado el tiempo que demora en la entrega cada proveedor. considerando desde el momento que se genera la solicitud de compra al departamento correspondiente de la empresa hasta la recepción física de esta. AJUSTES. de ahí su vital importancia. . todo esto para permitir en forma expedita la salida de estos. se produce la fijación del stock mínimo y máximo que debe tener la bodega en sus diferentes líneas de productos para que el ciclo este completo y funcione finalmente como se requiere. su salida diaria. que una bodega no debe producir espacios de tiempo entre que se agotó una partida de mercadería y se recepcione la siguiente. 2. 2. Relacionado con lo anterior tenemos que como consecuencia del estudio y planificación del reabastecimiento. Se debe tener diseñado un sistema en donde se pueda ir efectuando un control y cálculo de salida del producto. especialmente. se debe calcular un 10% más adicional. . sin producir ningún movimiento adicional de artículos. • • • • El plan de reabastecimiento tiene como objetivo principal evitar los quiebre de stock. si tiene algún tipo de vencimiento. vale decir. puede ser fijado por tres criterios básicos: 1. debe quedar en forma cómoda y de muy fácil acceso.Definir ubicaciones privilegiadas de ordenamiento. o cliente final de tal forma que este nunca falte.-Por capacidad de almacenamiento.-Por durabilidad del artículo. INFORMATICA.. que tengan una salida diaria o de gran rotación y a esta se le debe dar un lugar privilegiado dentro de la bodega.STOCK. Esta situación puede traer pérdidas económicas a la empresa ya que normalmente esto produce perdidas de venta o retrasos en la línea de producción. para así poder cubrir retrasos imprevistos producidos en la entrega del proveedor. bodega y producción.. MANTENCION. COMUNICACIÓN.. (Margen de Seguridad). 7.Definición de niveles de stock critico. vale decir. Stock máximo: Esta cantidad de stock.5. entre otras. Básicamente el objetivo final del reabastecimiento es mantener un canal fluido y expedito en el tránsito de los materiales entre el proveedor. SEGURIDAD.. Es muy valido que independiente al cálculo exacto del stock mínimo que requiero para operar en forma continuada sin producir un desabastecimiento de algún material. Stock Mínimo: Es aquella cantidad de mercadería que debe existir en bodega para que abastezca normalmente los pedidos entre el tiempo de demora que existe entre la solicitud de reabastecimiento y la recepción final efectiva de este pedido. INVENTARIO. 6.Requerimientos de reabastecimiento. materias primas. Dentro de cada bodega se deben seleccionar todos aquellos productos. semanal.

Esto evita posibles deterioros de la infraestructura como asegurar la protección y buen almacenamiento de todos los artículos que se encuentran en cada bodega. Obviamente todos estos planes deberían ser confeccionados por personal especializado. al día y en conocimiento de todo su personal. de oficina. como por ejemplo: Todos los muebles (escritorios. no es absolutamente rentable. El área de bodega también tiene a su cargo la administración todos aquellos bienes de la empresa es decir la mantención y reparación. tanto interne como externamente. debe desarrollar los distintos procedimientos a seguir para asegurar una adecuada respuesta a todas las solicitudes que como bodega reciba para que cada una de estas áreas pueda cumplir con sus objetivos en forma óptima.-Por políticas económicas de la empresa. 8. Plan de enlace o llamado de su personal.. 10. repuestos. Plan de evacuación de materiales y documentación. es su responsabilidad como así también tiene la responsabilidad de mantener operacional y en perfecto estado de conservación todos aquellos elementos y materiales que estén designados para la ejecución de estos planes. la cual se debe ir actualizando cada vez que ingresa un nuevo elemento para uso de la empresa. en lo referente a documentos que se deben confeccionar y que dan origen y respaldo al movimiento interno de mercadería. ya que les afecta directamente en sus costos. maquinaria en general. También se debe tener planificado y registrado. que cuenten con todas las mantenciones que corresponda.3. esta acta origina un "Inventario de activo fijo" en cual como todo inventario está sujeto a todas las revisiones e instancia de control que disponga la gerencia de la empresa. Muchas empresas han aprendido a optimizar esta parte ya que mantener grandes sumas de dinero detenido en mercadería. referente a su presupuesto designado con relación al monto de dinero que está dispuesta a mantener invertido en Mercadería.Diseñar la forma de interrelación con las demás áreas de la empresa. especialmente en el caso de los vehículos. como por ejemplo: • • • • Plan contra-incendio Plan anti-robo. Además se debe mantener registrado todos estos elementos en un acta. también fijar todos los requisitos administrativos que el resto de las áreas deben cumplir para asegurar un adecuado control sobre los materiales solicitados. 11.Elaboraciones de planes de seguridad. y toda clase de insumos eléctricos. . También en algunas empresas al conjunto de todos estos elementos los denominan "Activo Fijo". de ahí la gran importancia de fijar técnicamente muy bien el stock mínimo y máximo. Es muy importante que las diferentes dependencias o lugares que estén designadas como bodega se mantengan siempre en perfecto estado de conservación y seguridad. cajoneras. Bienes: Son todos aquellos artículos y/o elementos que son parte del uso de todos los miembros y áreas de la empresa. vehículos. sin embargo tenerlos siempre vigentes.Plan de mantención de la o las infraestructuras de las bodegas. equipos y maquinaria. velando permanentemente por que se cumplan todas aquellas medidas de seguridad internas. 9. Dentro de las funciones que debe desarrollar el encargado de bodega es tener y mantener actualizados todos los planes de seguridad correspondientes a las instalaciones de bodega. repisas). elementos de computación. En coordinación con todas las otras áreas de la empresa.. los diferentes canales y servicios técnicos para que en caso de que estos presenten fallas puedan ser atendidos y recuperados técnicamente en el menor plazo posible. Por otro lado..Elaboración de un proceso de mantención y reparación de bienes de la empresa. Se bebe tener confeccionado un plan de mantención de todos estos elementos para asegurar su óptimo funcionamiento como así prever o evitar posibles fallas..

Revisión de todos los artículos que estén en reparación y que estos efectivamente estén en los lugares indicados para su reparación. en el cual deben contar todos los pormenores de estas en forma detallada y completa y en el caso de haberse detectado algún tipo de anormalidad. Paso Nº 2: Cuadratura de inventario: En este paso la persona encargada de la toma de inventario deberá realizar la cuadratura de este. esto dependerá de la normativa vigente de esta. independiente a los periodos con que se tomen. cualquiera esta sea desde ya debe estar determinada las responsabilidades correspondientes. para mejorar el funcionamiento normal de la bodega bajo un tenor de "recomendaciones". normalmente la deberá realizar personal del departamento de auditoria interna (si existe). estas normalmente pueden ser. elementos técnicos y computacionales. sin perjuicio que en cualquier momento o día del año administrativo de una empresa. algún gerente designado. . personal de contabilidad y finanzas. 13. trimestrales. y van a corresponder. Paso Nº 3 Informe de Gestión: En esta parte la persona a cargo de la revisión y toma de inventario deberá evacuar un informe a la Gerencia General o a la autoridad dentro de la empresa que solicitó dicho trabajo. de existir diferencia entre sus cantidades. sino sobre todas las novedades en general que se detecten. la autoridad de esta pueda ordenar una toma de inventario fuera de toda planificación. que mercadería y en que cantidad conforme al corte administrativo debe haber en bodega versus que mercadería y en que cantidad real fue la contada.12. Condiciones de almacenamiento. que representa la comprobación real del funcionamiento general de la bodega como así el control físico de todos los artículos almacenados en ella. Lo que nunca va a ser recomendable efectuar es que se le solicite al mismo jefe de bodega que realice esta toma de inventario ya que la finalidad principal de la toma de inventario es efectuar un detallado control y registro de las cantidades de artículos que realmente deben estar.. También este informe debe el grado de cumplimiento del personal de bodega sobre todas las disposiciones vigente de la empresa como todas aquellas observaciones que él considere pertinente hacer. no solo sobre las diferencias de inventario. si es la adecuada o no.Toma y procesamiento de inventario. este proceso debe constar de los siguientes pasos: Paso Nº 1 Toma de inventario: • • • • • Descripción y cantidad exacta de todos los artículos existentes en bodega.Utilización y mantención de las maquinarias.. al cierre contable del mes. (faltante de algún producto). semestrales o anuales. Comprobación del estado físico y operacional de cada uno de ellos. o cualquier otra persona que sea designada por la Gerencia General e incluso el propio Gerente General o dueño de la empresa. están van a producir "diferencias de Inventario" las cuales pueden ser. Conforme a esto. (30 o 31 del mes según corresponda). En su parte practica. conforme al día de corte de movimiento de mercadería. Revisión del total de la documentación administrativa de bodega y que esta este conforme a todas las disposiciones de la empresa. La toma de inventario la puede realizar cualquier persona que designe la empresa. Esta constituye una actividad muy importante dentro del proceso de administración de bodegas. mensuales. a favor (sobrante de algún determinado producto) o en contra. auditores externos (si es el caso). Se produce la comparación entre estos dos listados los cuales deben coincidir en forma exacta. esto consiste en unir la información de la empresa que nos indica. el encargado de la toma de inventario deberá determinar las diferentes responsabilidades. Los periodos entre las tomas de inventario van a depender a las normativas administrativas que tenga cada empresa.

15. sobre la base de sus controles permanentes de los artículos y/o materiales.Despacho de productos entre bodegas internas (sucursales): En caso que una bodega realice también el despacho de productos hacia otras bodegas de la misma empresa. esto se debe ir registrando en el sistema en forma diaria y fundamentalmente en el momento en que se origina este. De esta forma se mantiene siempre el stock cuadrado y en sus cantidades físicas reales. Esto sin perjuicio que la autoridad correspondiente dentro de la empresa disponga que se investiguen las responsabilidades correspondientes que dieron origen a cualquiera de las situaciones antes mencionadas.. El jefe de bodega debe mantener su sistema automatizado para que administre la base de datos de las existencias. estos se deben informar detalladamente y simultáneamente solicitar el "ajuste de inventario" correspondiente. El encargado de bodega deberá. como por ejemplo a sucursales de otras ciudades o regiones. elementos técnicos. Es muy importante destacar que cuando se origina cualquier movimiento en bodega. para así mantener un perfecto orden de información. .. se deberá confeccionar una guía de salida y transporte de artículos. controles esporádicos o por simple inspección que se efectué. Procederá a eliminarlo cuando reciba de la gerencia correspondiente la autorización de baja por medio de un documento..Será también obligación del jefe de bodega velar por la correcta utilización y que se efectúe la manutención adecuada a toda la maquinaria. puede ocurrir que se detecten faltantes o sobrantes de mercadería o materiales. la información total contenida en todos y cada uno de los movimientos debe encontrarse al día y con sus respaldos correspondientes. De esta forma los podrá rebajar del stock normal de bodega. informar en detalle de estos y solicitar su baja respectiva. 14.Ajustes de Inventario: Como consecuencia de cualquier toma de inventario. materiales y equipos que estén bajo su custodia de manera actualizada y confiable. Esto entre otras cosas mantendrá absolutamente actualizado el stock de su bodega y permitirá un adecuado funcionamiento de todos los procesos que debe realizar. determinar. que queden fuera de la instalación central.Sistemas computacionales y manejo de la información. para que administrativamente se aumente el artículo faltante y/o se descuente el artículo sobrante del stock general. 16. Deberá mantener ingresada y al día toda la información relativa al total de movimientos de documentación y/o materiales que tenga la bodega. dañados o fuera de uso. computadores que estén en uso y servicio de las funciones inherentes a la bodega. de la bodega despachadora y por ende será la que ingrese administrativamente todos esos artículos en la bodega receptora. mantenidos en bodega o reingresados durante largo tiempo. clasificar y seleccionar todos aquellos susceptibles de obsolescencia. este es el que en definitiva provoca la baja del artículo y lo elimina del stock en forma definitiva. este debe quedar de inmediato ingresado al sistema computacional. la cual será la que dé origen a la rebaja de todo el stock contemplado en esta.

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