NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 1.

DEFINICIN Y ALCANCE La norma internacional general de descripcin archivstica ISAD (G)- brinda especificaciones elementales para la elaboracin de descripciones archivsticas compatibles a nivel nacional e internacional. Puede aplicarse con independencia del tipo documental o soporte fsico de los documentos de archivo, excepto para documentos especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Se presenta como conjunto de reglas generales que busca facilitar la integracin de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin. Describe fondos en primer trmino dando una visin sinttica de conjunto Debido a que la ISAD (G) tiene una aplicacin preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. 2. HISTORIA DE LA ISAD (G) Antecedentes cronolgicos de los aspectos ms relevantes en el proceso de normalizacin internacional de la descripcin archivstica que llev a la elaboracin de la ISAD (G). 1988, Ottawa - El Consejo Internacional de Archivos (CIA) organiza un encuentro internacional de expertos en estndares descriptivos. - Resultado: Se forma un grupo de trabajo para concretar el proyecto de normalizacin internacional de la descripcin archivstica. 1990, Hrn-Grenzhausen (Alemania) - Primera reunin plenaria de la Comisin ad hoc de Normas de Descripcin del Consejo Internacional de Archivos (CIA). - Resultado: El grupo de trabajo propone al CIA un plan de trabajo para el proyecto de normalizacin internacional. Se acuerda que los estndares de descripcin existentes en diferentes pases sean tomados en consideracin en el momento de preparar una normativa de alcance internacional. As, se realiza un anlisis comparativo de tres estndares nacionales que se desarrollaron en los aos ochenta: Archives, personal papers and manuscripts (APPM, Estados Unidos), A Manual for archival description (MAD, Reino Unido) y Rules for archival description (RAD, Canad). 1992, Madrid - Reunin plenaria de la Comisin Ad hoc de Normas de Descripcin Archivstica. - Resultado: El borrador de la norma se discute, modifica y ampla durante la reunin. Posteriormente, se decide ponerlo en circulacin para su comentario por la comunidad archivstica internacional, distribuyndolo como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Montreal. 1993 - Se examina y revisa nuevamente el texto de la norma, para publicarla este ao, con apoyo financiero de la Unesco.

1998 - Finaliza el plazo para presentar propuestas de modificacin al texto de la norma. 1999, Estocolmo - El Comit sobre Normas de Descripcin aprueba la segunda edicin de la Norma ISAD (G), tras cinco aos de prueba y de recogida de propuestas y sugerencias.

3. ORGANIZACIN Y CONTENIDO DE LA ISAD (G) 3.1. Estructura de la norma La ISAD (G) determina la representacin de la informacin mediante 26 elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de una entidad archivstica. Estos elementos se hallan agrupados en 7 reas de informacin descriptiva. rea Recoge... Elementos de descripcin 1. rea de identificacin Informacin esencial para identificar la unidad de descripcin. Cdigo(s) de referencia Ttulo Fecha(s) Nivel de descripcin Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao o dimensiones) 2. rea de contexto Informacin acerca del origen y custodia de la unidad de descripcin Nombre(s) del/de los productor(es) Historia institucional / Resea biogrfica Historia archivstica Forma de ingreso 3. rea de contenido y estructura Informacin sobre el tema principal de los documentos y la organizacin de la unidad de descripcin Alcance y contenido Valoracin, seleccin y eliminacin Nuevos ingresos Organizacin 4. rea de condiciones de acceso y uso Informacin acerca de la disponibilidad de la unidad de descripcin Condiciones de acceso Condiciones de reproduccin Lengua / escritura de los documentos Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos Instrumentos de descripcin 5. rea de documentacin asociada Informacin acerca de los materiales que tengan una relacin importante con la unidad de descripcin Existencia y localizacin de los documentos originales Existencia y localizacin de copias Unidades de descripcin relacionadas

 Nota de publicaciones 6. rea de notas Informacin especializada y que no se pueda acomodar en ninguna de las otras reas Nota 7. rea de control de la descripcin Informacin sobre cmo, cundo y por quin se ha preparado la descripcin archivstica Nota del archivero Reglas o normas Fecha(s) de las descripciones 3.2. Niveles de descripcin propuestos por la norma La variabilidad con respecto a los niveles de descripcin se halla solventada mediante la utilizacin de las denominadas reglas de descripcin multinivel. La descripcin multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debera representarse en una sola descripcin, usando los elementos adecuados de descripcin. Si fuera necesario describir las partes, stas pueden describirse, tambin, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones as obtenidas, estructuradas jerrquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas. A continuacin se transcriben dichas reglas: - Descripcin de lo general a lo particular Representar las descripciones resultantes en una relacin jerrquica de la parte al todo, que va del nivel ms amplio al ms especfico. Es decir: En el nivel de fondo: proporcionar informacin sobre ste como un todo. En los niveles siguientes: Proporcionar informacin de las partes que se estn describiendo. - Informacin pertinente para el nivel de descripcin Proporcionar slo aquella informacin adecuada al nivel que se est describiendo. Ej.: No dar informacin detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripcin es un fondo. - Vinculacin de las descripciones Vincular cada descripcin con la unidad de descripcin inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripcin. - No repeticin de la informacin Incluir la informacin comn a todas las partes en el nivel ms alto que sea adecuado. No repetir en un nivel ms bajo de descripcin la informacin que se haya dado en un nivel ms alto. Como puede observarse, en el nivel de fondo debe brindarse informacin sobre el fondo como un todo. En los siguientes niveles, se debe dar informacin sobre las partes que se describen. Las descripciones resultantes se presentarn en una relacin jerrquica de parte-todo que va del nivel ms amplio (fondo) al ms especfico. Asimismo, se proporcionar slo la informacin que sea adecuada al nivel que se est describiendo. Por ejemplo, no debe proporcionarse informacin detallada del contenido de un expediente si la unidad de descripcin es un fondo; ni una historia administrativa de un departamento entero si el productor de la unidad de descripcin es una divisin o rama del mismo. No obstante, al utilizar esta tcnica se debe relacionar cada descripcin con la

unidad de descripcin inmediatamente superior, en su caso, y se debe identificar el nivel de descripcin. 3.3. Elementos a incluir en una descripcin 3.3.1. Cantidad y calidad El nmero de elementos que debe incluir una descripcin archivstica depender de la naturaleza de la unidad de descripcin. En cualquier descripcin pueden utilizarse todos los elementos (26) contemplados en estas reglas generales, aunque slo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. En general, las frmulas de 26 elementos se utilizan para describir fondos, secciones o series. Cuando se llega al nivel ms bajo, al de unidad, suelen utilizarse los campos mnimos necesarios (ej.: fondo, seccin, serie, signatura, fecha, contenido, notas). Si el sistema est informatizado, los nombres del fondo, la seccin y la serie se incluyen por defecto, y los ltimos campos que deben llenarse son la signatura, la fecha y el contenido y notas en caso de que las haya. El hecho de si es importante o no descender hasta el nivel de unidad es decisin del archivista, pero no una decisin antojadiza, sino dictada por las necesidades del usuario por una parte y por otra, por su propia disponibilidad de recursos. En esto hay que hacer un balance de costo de oportunidad, para ver qu es lo ms rentable y til en cada archivo. 3.3.2. Intercambio de informacin Las posibilidades para el intercambio internacional de informacin descriptiva estn contempladas en la propia norma, ya que de los 26 elementos disponibles tan slo unos pocos son considerados esenciales para dicho intercambio: Cdigo de referencia Ttulo Productor Fecha(s) Extensin de la unidad de descripcin Nivel de descripcin (fondo, serie, unidad documental) 3.3.3. Puntos de acceso Los puntos de acceso se basan en los elementos de la descripcin. A fin de asegurar el valor de dichos puntos se lleva a cabo un control de autoridades, para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR (CPF)3. Esta norma permite contar no slo con la forma normalizada del nombre del productor, sino tambin con la completa descripcin de los atributos de dicho productor, de forma que sea fcilmente apreciable el contexto de creacin de un conjunto de documentos archivsticos. GLOSARIO rea: Seccin de la descripcin archivstica que comprende datos de una categora o un conjunto de categoras. Control de autoridad: El control de trminos normalizados, incluidos los nombres (personal, corporativo o geogrfico) usados como puntos de acceso. Descripcin archivstica: La creacin de una representacin precisa de una unidad de descripcin y sus partes componentes, por el proceso de captura, cotejo, anlisis y organizacin de cualquier informacin que sirva para identificar el material de archivo y explicar el contexto donde se producen.

Documento de archivo: Informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Elemento de descripcin: Palabra o frase, o grupo de caracteres que representa una unidad de informacin archivstica diferenciada y que forma parte de un rea de la descripcin archivstica. Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica de la serie. Fondo: Conjunto de documentos, cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor Nivel de descripcin: Situacin de la unidad de descripcin en la jerarqua del fondo. Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad Punto de acceso: Nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o cdigo que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripcin archivstica. Seccin: Corresponde a la documentacin producida por cada una de las unidades administrativas de la entidad, sin importar su nivel. Serie: Conjunto de documentos que se han archivado juntos porque tienen caractersticas de forma o contenido similares. Generalmente, las series se forman tomando en cuenta el tipo documental (Ej.: libros de actas / expedientes / correspondencias / etc.). Tipo documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus caractersticas fsicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, libros de actas, etc.). Unidad de descripcin: Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma fsica, tratado como un todo y que como tal constituye la base de la nica descripcin. BIBLIOGRAFA CONSULTADA Bonal Zazo, J.L. (2000) La normalizacin: base del anlisis. Scire 6 (1): 55-75. Consejo Internacional de Archivos. Comit Ad Hoc de Normas de Descripcin. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. Madrid: Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000. Heredia Herrera, A. La norma ISAD (G) y su terminologa: anlisis, estudio y alternativas. Madrid : ANABAD : Arco/Libros, 1995. Murtomaa, E. Podra tratarse del inicio de una buena amistad: comparacin de la descripcin y acceso a objetos de inters entre bibliotecas y archivos. IFLA Council and General Conference (66: 2000: Jerusalem). http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/125-164s.htm (Consulta: enero 2002). Peis, E.; Ruz Rodrguez, A.; Moneda, M. de la. Propuesta metodolgica para la aplicacin de la EAD (Encoded Archival Description): hacia la informacin electrnica en archivos. Jornadas Espaolas de Documentacin (6: 1998. Valencia). Pp. 703-714. http://fesabid98.florida-uni.es/Comunicaciones/e_peis/e_peis.htm (Consulta: marzo 2002).

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