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informe de pasantias iutirla

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Si deseas recibir ayuda con tus informes de pasantías, servicios comunitarios y trabajo especial de grado no dudes en contactarme al correo electrónico andersson_rico@hotmail.com detállame en que necesitas ayuda y con gusto te atenderé.
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10/16/2015

EXTENSION PORLAMAR

INFORME DE PASANTIA ADMINISTRACION TRIBUTARIA, MENCION ADUANA.

AUTOR

PORLAMAR, JUNIO DE 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL “RODOLFO LOERO ARISMENDI” EXTENSION PORLAMAR

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LA EJECUCIÓN DEL INFORME DE GESTION.

PORLAMAR, JUNIO DE 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL “RODOLFO LOERO ARISMENDI” EXTENSION PORLAMAR

DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LA EJECUCIÓN DEL INFORME DE GESTION.

AUTOR:

Informe de Pasantía presentado como requisito parcial para optar al Título de Técnico Superior en la especialidad de Administración Tributaria, Mención Aduanas.

Calificación Final

Porlamar, Junio de 2010

____________________ Lic. Tutor Académico

____________________ T.S.U Tutor Empresarial

____________________________ Lcda. Coord. De Pasantías

DEDICATORIA

A Dios como mi padre, por darme la fuerza para seguir adelante y colocarme los obstáculos necesarios para ser lo que soy hoy en día; una mujer luchadora. A la Virgen del Valle como mi madre, por cuidarme y darme la bendición cada día, en especial los más difíciles y así ayudarme a lograr mis metas. A mis Padres por darme la vida y por enseñarme que hay que luchar hasta el final para lograr lo que uno quiere. A él ser que amo, Paulo de Miranda, por entregarme sin pedir nada a cambio su amor y apoyo y así poder culminar mi carrera, por ser el hombre más especial y único de quien he aprendido a marcar la diferencia con sencillez y por enseñarme que no hay que darse por vencido cuando realmente se ama. A mis familias que de alguna u otra manera me han brindado apoyo y me han ayudado a lograr esta meta.

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AGRADECIMIENTO

Quiero darles las gracias a estas personas por brindarme apoyo en la culminación de mi carrera y además por confiar en mí: A mi Tutora Empresarial Joana Muzziotti, de quien aprendí que lo más sencillo brilla por más que lo quieran tapar, gracias por todos los conocimientos adquiridos durante mis pasantías. A mi tutora Académica Prof. Norma Arenas, por su paciencia y por brindarme su tiempo para la realización de mi informe en la Aduana y en la Universidad. Al Director del I.U.T.I.R.L.A Ramón Rojas, por enseñarme que lo más valioso en un profesional es la transparencia e Integridad. A la Prof. Indira Arteaga, por su paciencia y por darme sus conocimientos y su ayuda fuera y dentro del salón de clase. A mis compañeras Karen Aguilera y Shioly Salazar las cuales me brindaron apoyo y amistad durante el periodo de Pasantías, Gracias por todo Amigas. A todo el Personal que labora en la Aduana Principal El Guamache, por su receptividad en el periodo de Pasantías.

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INDICE

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Dedicatoria Agradecimiento Índice Introducción

V VI VII 1

CAPITULO I: BREVE REFERENCIA DE LA EMPRESA Identificación Tipo de Actividad Objetivos de la Empresa Misión Visión Estructura Organizativa Funciones de la Coordinación CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL Bases Teóricas Bases Legales

2 2 3 4 4 5 5 7 8 8 12

CAPITULO III. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Conclusiones Recomendaciones Glosario Bibliografía Anexos

23 30 32 34 35 36

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INTRODUCCION

Actualmente la Renta Fiscal es la función pública más relevante en el país debido a que los tributos tienen una innegable importancia económica, ya que en ella recae la responsabilidad de satisfacer las necesidades del país, como lo son la salud, educación, infraestructura, transporte, entre otras. En este sentido el informe de pasantías tiene como propósito hacer una descripción de los procedimientos a nivel normativo y administrativos en la ejecución del informe de gestión con el propósito principal de crear mecanismos que simplifiquen el proceso de tramitación, en cuanto a la recolección de datos necesarios para la realización del mismo. Este informe es una de las operaciones más importante para el SENIAT, ya que en él se consolida todas las actividades relacionadas a cada operación realizada por las Aduanas Subalterna, Divisiones y Áreas Por otra parte el informe de pasantía está estructurado de la siguiente manera: un primer capítulo que describe la identificación de la empresa, tipo de actividad, Objetivos, Visión, Misión, Estructura Organizativa y las Funciones del departamento. Un segundo capítulo donde se describen las bases teóricas y legales que sustentan todas las actividades inherentes a los informes de gestión. Y por último pero no menos importante un tercer capítulo, en el que se realiza la descripción y análisis de las actividades ejecutadas durante el periodo de pasantías, seguido de las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía y Anexos.

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CAPITULO I BREVE REFERENCIA DE LA EMPRESA

Identificación

El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y TributariaSENIAT; es un Servicio Autónomo sin personalidad jurídica, con autonomía funcional, técnica y financiera. El 1º de julio de 1994 Entro en vigencia la Reforma Tributaria instrumentada por el Ejecutivo

Nacional con fundamento en la Ley Habilitante de fecha 14 de abril de 1994, publicada en Gaceta Oficial Nº 35.442 del 18 de abril de 1994. El proceso de fusión fue concebido como un proyecto de modernización orientado hacia un gran servicio de información con objetivos de incrementar la recaudación, actualizar la estructura tributaria nacional y fomentar la cultura tributaria, para fomentar el cumplimiento voluntario de las obligaciones de los

contribuyentes. Este nuevo Servicio responde a la fusión y reestructuración que en conformidad con el artículo 226 del Código Orgánico Tributario, se propone el Ministerio de Hacienda a objeto de cumplir con la administración eficiente de los ingresos tributarios nacionales, no solo de los tributos internos, sino también de los tributos aduaneros que hasta ese momento estaban administrados por Aduanas de Venezuela, Servicio Autónomo (AVSA). Así mismo, para nombrar el Servicio, es decir establecimiento de la organización, atribuciones y funciones, el 24 de marzo de 1995, el Ministerio de Hacienda pública la Resolución Nº 32, el cual establece el Reglamento Interno del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y

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Tributaria (SENIAT), publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 4.881 de fecha 29 de marzo de 1995. Siendo reformada parcialmente en el año 2000, según Gaceta Oficial Nº 36.892, del 12 de febrero del mismo año, en el cual se cambió el nombre de la institución a Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, incluyendo la palabra “Aduanera” y conservando las mismas siglas SENIAT; se crearon las Intendencias Nacionales de Aduanas y Tributos Internos. Por ultimo en el año 2001, se decreto la Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, publicada en Gaceta Oficial Nº 37.320 de fecha 8 de noviembre de 2001, con el objeto de regular y desarrollar la organización y funcionamiento de la institución, estableciéndolo de igual forma como un servicio autónomo sin personalidad jurídica, con autonomía funcional, técnica y financiera, adscrito al Ministerio de Finanzas. La Gerencia de Aduana Principal de El Guamache, tiene sede en El Guamache, Estado Nueva Esparta. A ella estarán adscritas las aduanas subalternas de: Pampatar; Punta de Piedras, Aérea del Yaque, todas habilitadas para importación, exportación, tránsito, transbordo, cabotaje y bultos postales.

Tipo de Actividad

El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), es un servicio autónomo sin personalidad jurídica, con autonomía funcional técnica y financiera, adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, en el recae el ejercicio de todas las funciones y potestades atribuidas para la gestión integrada del sistema tributario y la administración aduanera, además de Administrar los derechos aduaneros y el sistema

tributario, ejecutar la política aduanera, tributaria y arancelaria, recaudar y asegurar la percepción de los tributos, así como los derechos, tasas y otros ingresos aduaneros, establecer y aplicar un sistema de gestión ajustado a las
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normas nacionales e internacionales de calidad, que permita alcanzar la excelencia del Servicio, entre otras.

Objetivos de la Empresa 

Administrar el sistema de los tributos de la competencia del Poder Publico Nacional, en concordancia con la política definida por el Ejecutivo Nacional.

  

Administrar el sistema aduanero, en concordancia con la política definida por el Ejecutivo Nacional. Ejecutar en forma integrada las políticas tributarias y aduaneras establecidas por el Ejecutivo Nacional. Ejercer las funciones de control, inspección y fiscalización del cumplimiento de las obligaciones tributarias, de conformidad con el ordenamiento jurídico tributario.

 

Determinar y verificar el cumplimiento de las obligaciones aduaneras y tributarias y sus accesorios. Asegurara la correcta interpretación y aplicación de las normas y procedimientos relativos a las funciones aduaneras y tributarias del Poder Publico Nacional.

Misión

Administrar eficientemente los procesos aduaneros y tributarios en el ámbito nacional y otras competencias legalmente asignadas, mediante la ejecución de Políticas Públicas en procura de aportar la mayor suma de felicidad posible y seguridad social a la Nación venezolana.

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Visión

Ser una Institución modelo, moderna, inteligente, acorde con el desarrollo socio económico del País, que fomente la cultura y garantice el cumplimiento de los deberes y obligaciones aduaneros y tributarios, contribuyendo a consolidad el Proyecto Socialista Bolivariano.

Estructura Organizativa de la Empresa

La Ley del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (2001), en su artículo 5 establece que "El Servicio Nacional El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y tributaria (SENIAT), desarrolla sus funciones en un nivel directivo, in nivel normativo y un nivel operativo.” En el Nivel Directivo va a estar representada por la superintendencia nacional aduanera y tributaria, quien será la máxima autoridad seguidamente del Directorio Ejecutivo, Comité Asesor de Dirección y Planificación, Comité Asesor de Contratación, Presupuesto y Fondo de Gestión y por último pero no menos importante el Consejo Asesor para la Interpretación de las Normas. En el Nivel Normativo está conformado por la Oficina de Relaciones Institucionales, Oficina de Planificación y Presupuesto, Oficina de Auditoría Interna, Centro de Estudios Fiscales, Oficina Nacional de Investigación, Protección y Custodia, Oficina de Coordinación y Planificación con las Fuerzas Armadas de Cooperación, Oficina de Estadística y Estudios Económicos Aduaneros y Tributarios y la Oficina de Información y Comunicación; seguido por la Intendencia Nacional de Tributos Internos, la Intendencia Nacional de Aduanas, la Gerencia General de Administración, la Gerencia General de Tecnología de Información y Comunicaciones, la

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Gerencia General de Servicios Jurídicos y la Gerencia General de Control Aduanero. (Ver Anexo A). En el nivel Operativo está conformado por las Gerencias Regionales de Tributos Internos, la Gerencia Regional de Tributos Internos de

Contribuyentes Especiales de la Región Capital y las Gerencias de Aduanas Principales, esta ultima conformada por 17 Aduanas Principales, dentro de ella se hace referencia a la Aduana Principal El Guamache, estructurada a su vez por la Gerencia, el Modulo STAFF Asistente de Gerencia, 4 Divisiones y Áreas y 3 Aduanas Subalternas. (Ver Anexo B). Dentro de este marco, se hace necesario resaltar una de las Divisiones en donde recae un papel importante para el cumplimiento de las actividades que se desarrollan en la Aduana, la cual es la División de Administración, cuyas funciones son la de coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la gestión, determinar las actividades especificas de capacitación de los funcionarios, elaborar, ejecutar, supervisar y controlar el plan operativo de su área, entre otras funciones, colaborando así con el cumplimiento optimo de las actividades y logros de los objetivo y/o metas establecidas por el SENIAT. Esta división cuenta con 5 coordinaciones a su cargo dentro de ella se encuentra la Coordinación de Planificación, ejerciendo la función dirigir, planificar, coordinar, entre otras actividades relacionadas con la gestión técnica administrativa, además de dar información sobre planes operativos de las áreas a la Gerencia, así como una serie de procedimientos administrativos que le permitan consolidar la información emanada por las aduanas subalternas y sus jefaturas en cuanto a las metas alcanzadas mensualmente por cada una de ellas para realizar el informe de gestión, para ser visto por el nivel normativo, este consta de cinco (5) capítulos. (Ver Anexo C). La estructura organizativa de la Gerencia de Aduana Principal El Guamache, está conformada por: Aduana Subalterna El Yaque, Aduana

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Subalterna Punta de Piedras, Aduana Subalterna de Pampatar y, las Áreas de Asistencia al Contribuyente, Control de Almacenamiento de Bienes Adjudicados, Apoyo Jurídico y Resguardo Aduanero y las Divisiones de Operaciones, Recaudación, Tramitaciones y Administración.

Funciones de la Coordinación de Planificación

La  

Coordinación

de

Planificación

adscrita

a

la

División

de

Administración, tiene como actividades principales: Elaborar y presentar al Gerente de Aduanas, informe sobre la gestión administrativa y Financiera. Aplicar los sistemas de organización, administración de recursos humanos y administración financiera, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.  Elaborar, ejecutar, supervisar y controlar el plan operativo de su área, de acuerdo a los lineamientos y procedimientos establecidos por la Oficina de Planificación.  Aplicar el sistema de Administración financiera del SENIAT, que facilite la ejecución presupuestaria y permita un óptimo control financiero, entre otras funciones que le asignen.

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Anexo B Organigrama de la Aduana Principal El Guamache

Fuente: Elaboración Propia (2010)

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Anexo C Organigrama de la División de Administración

ADUANA PRINCIPAL EL GUAMACHE
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN ORGANIGRAMA DE POSICIÓN

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO

COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN

COORDINACIÓN DE TESORERÍA

COORDINACIÓN DE INFORMATICA

Fuente: División de Administración. Aduana Principal El Guamache. (2010)

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CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

Bases Teóricas

En esta etapa se tomó como modelo la información documental de autores, extrayendo de tal forma conocimientos más profundos relacionados al tema a investigar, de esta forma se extrae de manera textual los siguientes términos:

Planificación

Según Agustín R. Ponce (1979), define de la siguiente manera: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

En este sentido podemos decir que en cualquier definición que busquemos es posible hallar algunos elementos importantes: establecer de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos, entre ellos los planes y programas. Es un proceso de toma de decisiones, anticipación, visualización (futuro deseado) y de

predeterminación.

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SIGER

Sistema de Información Gerencial, aplicado en el SENIAT. En este sistema se realiza la consolidación de actividades y operaciones realizadas en un área determinada expresada de forma cuantitativa. En este es un paso muy importante ya que es el inicio del proceso de recopilación de información para llegar al objetivo principal que es conformar un informe de gestión el cual resume de manera cuantitativa y cualitativa lo relacionado a las actividades realizadas.

Indicadores

Según el Manual

de Normas. Estándar

para la elaboración del

Informe de Gestión (2009), los indicadores “son instrumentos de medición de las variables asociadas a las metas, pueden ser cuantitativos o cualitativos, expresados en términos de “logrado”, “no logrado” o sobre la base de alguna otra escala cualitativa”. Tal como se observa, los indicadores determinan una serie de elementos importantes para el logro de los objetivos en cuanto a cualidades (cualitativo) y variables contables (cuantitativo).

Indicadores de Gestión

Del mismo modo el Manual de Normas. Estándar para la elaboración del Informe de Gestión (2009), define de la siguiente manera “Son un subconjunto de los indicadores y se refieren a mediciones relacionadas con el modo en que los servicios o productos son generados por la institución”.

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Estos instrumentos van dirigidos de forma específica a medir los servicios de la empresa en cuanto a calidad, economía, eficiencia, eficacia e impacto.

Informe de Gestión

En el Manual de Normas. Estándar para la elaboración del Informe de Gestión (2009), se encuentra definido como:

Es un informe elaborado por un funcionario de cada dependencia administrativa el cual va a ser enlace de la oficina de planificación y organización, está dividido por 5 capítulos los cuales están distribuidos respectivamente en: Logros significativos y actividades relevantes, Ejecución de los Planes Operativos, Indicadores de Gestión, Variables del Entorno y Instancias de Participación, resaltando así las actividades más importantes de la gestión mensual de cada dependencia.

Cabe destacar que este informe debe estar redactado de la manera más clara y objetiva, para su entendimiento ya que es de gran importancia su contenido porque en él se verá cada logro significativo de cada dependencia en cuando a los indicadores de gestión.

Infografía

Por otra parte, el Manual de Normas. Estándar para la elaboración del Informe de Gestión (2009), define de la siguiente manera, “Representación grafica de la información, en la que intervienen narraciones o interpretaciones”.

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Esta representación es realizada de manera que se entienda claramente los datos e interpretaciones de algún contenido, puede ser graficas y/o tablas que al visualizarse se interpreten rápidamente.

Sistema de Control de Gestión

En este mismo Manual de Normas. Estándar para la elaboración del Informe de Gestión (2009), puntualizan al sistema de control de gestión como: “Herramienta que permite evaluar las actividades desarrolladas en las distintas dependencias a través de la medición y análisis de resultados de las actividades reales con respecto a las actividades planificadas y a su vez, orienta la gestión de la institución” El sistema de control de gestión no es más que una forma de verificar y analizar que todas las actividades desarrolladas en cada División, Área y Aduana Subalterna sean reales. Hoy en día la aduana cuenta con un sistema de control el cual es llamado SIGER (Sistema de Información Gerencial).

Control Interno

Según el Manual de Normas de Control Interno sobre un modelo genérico de la Administración central y descentralizada funcionalmente (2005), define como control interno: “El control interno es un proceso, es un medio hacia un fin y no un fin en sí mismo. El control interno es efectuado no es solo políticas, manuales y formatos sino personas a todos los niveles de la organización.” Por otra parte puntualiza como objeto el siguiente:”Promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna”.

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De este modo se puede decir que el control interno seguridad en cuanto a la determinar la veracidad de los procedimiento realizados en las actividades, y la eficiencia de cada operación.

Bases Legales

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

Artículo 141. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.

En este mismo orden de ideas, se puede decir que este articulo tiene relación con el tema de investigación ya que son estos los principios con los cuales la Administración Pública tiene que ejercer su función, los cuales son importantes ya que al prestarle servicio a los ciudadanos se mostrara un trabajo nítido, claro y con plena responsabilidad ante los actos.

Ley de Procedimientos Administrativos (1981)

Esta ley define como Actos Administrativos en su Artículo 7: Se entiende por acto administrativo, a los fines de esta ley, toda declaración de carácter general o particular emitida de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en la ley, por los órganos de la administración pública. En tal sentido este análisis explica que los actos administrativos no son más que manifestaciones de actividades de orden legal de los sujetos referidos de la Administración Pública.

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Ley Orgánica de Planificación (2001)

En esta hace referencia a la Planificación en sus Artículos 2 lo siguiente: Se entiende por planificación, la tecnología permanente, ininterrumpida y reiterada del Estado y la sociedad, destinada a lograr su cambio estructural de conformidad con la Constitución de la República. Y en su Artículo 12: La planificación debe ser perfectible, para ello deben evaluarse sus resultados, controlar socialmente su desarrollo, hacerle seguimiento a la trayectoria, medir el impacto de sus acciones y, simultáneamente, incorporar los ajustes que sean necesarios. Para todo trámite y/o gestión se debe tener una planificación de manera que así se puede controlar cualquier error y desarrollar las actividades de manera exitosa y hacer rendimiento de los recursos, cumpliendo así con las metas programadas. Por otra parte en hace referencia a El Plan Nacional de Desarrollo en el Artículo 31. El Plan Nacional de Desarrollo define los objetivos, estrategias, políticas, medidas, metas y proyectos que orientan la acción de gobierno en el período constitucional. Y en el Artículo 32. El Plan Nacional de Desarrollo debe ajustarse a la visión general de desarrollo del país, contenida en las líneas generales del plan de desarrollo económico y social de la Nación. En el mismo orden de ideas se refiere a El Plan Operativo Anual Nacional en el Artículo 34. El Plan Operativo Anual Nacional define los programas y proyectos estratégicos que llevará a cabo el Ejecutivo Nacional. Artículo 35. El Plan Operativo Anual Nacional debe responder a las directrices contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo, así como a las orientaciones financieras y de disciplina fiscal establecidas por el Ejecutivo Nacional en el marco plurianual del presupuesto y en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

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Los Planes Operativos Artículo 50. Cada uno de los órganos y entes de la Administración Pública deben elaborar su respectivo Plan Operativo, donde se concreten los programas, proyectos y acciones a desarrollar en el año fiscal correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Operativo Anual Nacional.

Estos planes operativos anuales y nacionales, se elaboran con el objetivo de concretar anualmente la acción estratégica del ejercicio fiscal y los recursos financieros que se destinan para alcanzar las metas anuales, y sirven como métodos a seguir con metas y objetivos trazados para su posterior logro.

Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos (2008)

Esta Ley Orgánica define como Trámite Administrativo lo siguiente según el Artículo 3 A los efectos de este decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, se entiende por trámites administrativos las diligencias, actuaciones o gestiones que realizan las personas ante los órganos y entes de la Administración Pública.

Finalidad Articulo 4. La simplificación de los trámites administrativos tiene por finalidad racionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan las personas ante la Administración Pública a los fines de mejorar su eficacia, permanencia, utilidad, para así lograr una mayor celeridad y funcionalidad en las mismas, reducir los gastos operativos, obtener ahorros presupuestarios, cubrir insuficiencia de carácter fiscal y mejorar las relaciones de la Administración Pública con las personas.

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Principios y valores Artículo 5º. La simplificación de trámites administrativos se fundamenta en los principios de simplicidad, transparencia, celeridad, eficacia, eficiencia, rendición de cuentas, solidaridad, presunción de buena fe del interesado o interesada, responsabilidad en el ejercicio de la función pública, desconcentración en la toma de decisiones por parte de los órganos de dirección y su actuación debe estar dirigida al servicio de las personas.

Si bien aquí se hace referencia a los trámites administrativos que no son más que acciones, gestiones que son realizadas al frente de los órganos y entes de la administración pública, los cuales están caracterizados por una serie de valores y principios como la simplicidad, eficiencia, eficacia, celeridad, entre otros los cuales son importantes ya que están al servicio de las personas y además la información que se maneja en la Administración Pública debe ser basado en la transparencia. Por otra parte, la simplificación de los trámites administrativos tiene como fin lograr un buen rendimiento del tiempo, además de reducir los gastos, ahorros presupuestarios, además de hacer una labor Administrativa eficiente y eficaz, logrando, logrando en cada una de las funciones un optimo resultado.

Lineamientos para la elaboración de los planes Artículo 6º. Los órganos y entes de la Administración Pública en el ámbito de sus competencias, deberán simplificar los trámites administrativos que se realicen ante los mismos. A tales fines, elaborarán sus respectivos planes de simplificación de trámites administrativos con fundamento en las bases y principios establecidos en este Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley y de conformidad con los siguientes lineamientos: 1. Suprimir los trámites innecesarios que incrementen el costo operacional de la Administración Pública, que hagan menos eficiente su funcionamiento y propicien conductas impropias.

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2. Simplificar y mejorar los trámites administrativos, lo cual supone, entre otros aspectos: a) Adaptar los trámites a la forma más sencilla posible, reduciendo al mínimo los requisitos y exigencias a las personas, dejando única y exclusivamente los pasos que sean indispensables para cumplir el propósito de los mismos. b) Rediseñar el trámite utilizando al máximo los elementos tecnológicos. c) Incorporar controles automatizados que minimicen la necesidad de estructuras de supervisión y controles adicionales. d) Evitar las instancias en las cuales el juicio subjetivo de la Administración Pública pueda interferir en el proceso. e) Crear incentivos o servicios adicionales que puedan otorgarse a las personas en contraprestación al cumplimiento oportuno del trámite. f) Propiciar la participación popular a través de las comunidades organizadas, en especial los consejos comunales. 3. Concentrar trámites, evitando su repetición en los distintos órganos y entes.

En resumidas cuentas, los entes y órganos de la Administración Pública, deben elaborar planes que ayuden a simplificar las gestiones, basándose en los principios expuestos anteriormente en esta ley, siguiendo además unos lineamientos para su elaboración y así minimizar los aspectos innecesarios, logrando así que se realicen de manera eficiente y la forma más sencilla todo lo relacionado a tramites, todo esto se puede lograr reduciendo al mínimo los requisitos y procedimientos y dejar los que son realmente importantes; dentro de los planes de simplificación hay un aspecto muy importante que se debe implementar como lo es la tecnología, los sistemas automatizados reducen de forma efectiva los tramites haciendo así más eficiente el funcionamiento de la Administración Pública.

Contenido de los planes Artículo 7º. Los planes de simplificación de trámites administrativos deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos: 1. Identificación de todos los trámites que se realicen en el respectivo órgano o ente.

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2. Clasificación de los trámites de acuerdo con los destinatarios del mismo. 3. Determinación de los objetivos y metas a alcanzar en un lapso establecido. 4. Identificación de los indicadores de gestión conforme a los cuales se realizará la evaluación de la ejecución de los planes.

Al analizar este articulo el contenido de los planes recae una gran importancia ya que ellos deben tener unos objetivos y/o metas a cumplir, identificando cada uno de sus procesos y logrando así con éxito su aplicación en un momento determinado, además de identificar los indicadores de gestión para así realizar las actividades planteadas.

Eficiencia y eficacia Artículo 9º. El diseño de los trámites administrativos debe realizarse de manera que los mismos sean claros, sencillos, ágiles, racionales, pertinentes, útiles y de fácil entendimiento para las personas, a fin de mejorar las relaciones de éstos con la Administración Pública, haciendo eficiente y eficaz su actividad.

Este artículo está relacionado con el informe de gestión ya que al simplificar los trámites, este se realizara de manera rápida, sencilla y será de mucha utilidad y en cuanto a su manejo debe estar claramente redactado, esto con el fin de tener una actividad con eficiencia y eficacia.

Principio de cooperación Artículo 11. Los órganos y entes de la Administración Pública, en virtud del principio de cooperación que debe imperar en sus relaciones inter-orgánicas y con las demás ramas del Poder Público, deberán implementar bases de datos automatizadas de fácil acceso y no podrán exigir la presentación de copias certificadas o fotocopias de documentos que la Administración Pública tenga en su poder, o de los que tenga la posibilidad legal de acceder.

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Se observa en este articulo que la Administración Pública deberían utilizar las ventajas tecnológicas que se muestran en su alrededor ya que con ella se puede cooperar con los demás órganos y entes del poder público logrando así que se pueda tener acceso a información y lograr sus actividades de forma rápida y sencilla.

Presunción de buena fe Artículo 23. De acuerdo con la presunción de buena fe, en todas las actuaciones que se realicen ante la Administración Pública, se tomará como cierta la declaración de las personas interesadas, salvo prueba en contrario. A tal efecto, los trámites administrativos deben rediseñarse para lograr el objetivo propuesto en la generalidad de los casos. Presunción de certeza Artículo 27. Los órganos y entes de la Administración Pública se abstendrán de exigir algún tipo de prueba para hechos que no hayan sido controvertidos, pues mientras no se demuestre lo contrario, se presume cierta la información declarada o proporcionada por la persona interesada en su solicitud o reclamación.

En resumidas cuentas, cualquier declaración, actuación, entre otras; que se realice se tomara como cierta hasta que se demuestre lo contrario, así como información suministrada por cualquier organismo para la realización de alguna tramitación. De tal forma que los entes de la Administración Pública no pueden exigir prueba alguna en algún hecho que no sea de relevancia.

Control posterior Artículo 32. Los trámites administrativos deberán estar acompañados de un mecanismo de control posterior, así como de sanciones

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aplicables a quienes quebranten la confianza dispensada por la Administración Pública. Actividades que comprende el control posterior Artículo 33. El control posterior comprende el seguimiento y verificación que realiza la Administración Pública a las declaraciones formuladas por las personas interesadas o su representante, con el objeto de identificar y corregir posibles desviaciones, abusos o fraudes. Este control se ejecutará de forma permanente, sin que implique la paralización de la tramitación del expediente respectivo, ni gasto alguno para las personas interesadas. Las autoridades encargadas de la prestación de los servicios serán responsables de asegurar el control posterior.

Se puede resumir a continuación que toda gestión que se realice debe tener un chequeo de la misma, es decir un control, ya que ahí se verificara si todo está transcurriendo en orden y de la manera correcta, a diferencia de una auditoria que una confrontación de lo que se hizo y lo que se dejo de hacer. Este control tiene unas actividades como, el seguimiento de los trámites que realiza la Administración Pública, cabe destacar su importancia ya que en él esta determinar los posibles errores y su corrección en su momento, esto no afectara el estatus de los tramites.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001)

Sistema Nacional de Control Fiscal Artículo 4. A los fines de esta Ley, se entiende por Sistema Nacional de Control Fiscal, el conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesos que, integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República, interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de los sistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos

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sujetos a esta Ley, así como también al buen funcionamiento de la Administración Pública. Artículo 23. El Sistema Nacional de Control Fiscal tiene como objetivo fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su función de gobierno, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del sector público y establecer la responsabilidad por la comisión de irregularidades relacionadas con la gestión de las entidades aludidas en el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley.

Se puede señalar en relación a este artículo que todo ente u organismo va a estar bajo la revisión de la Contraloría General de la República conjuntamente con el Sistema Nacional de Control Fiscal, con el propósito principal de lograr cada objetivo y la mayor funcionalidad de los órganos y entes de la Administración Pública. La función que debe efectuarse por el Sistema Nacional de Control Fiscal es el logro eficaz de los objetivos y metas planteadas por cada área, al igual que los principios de transparencia y eficiencia de todo ente y órgano de la Administración Pública.

Control Interno y Externo Artículo 35. El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Artículo 42. El control externo comprende la vigilancia, inspección y fiscalización ejercida por los órganos competentes del control fiscal externo sobre las operaciones de las entidades a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, con la finalidad de: 1. Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias o demás normas aplicables a sus operaciones.

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2. Determinar el grado de observancia de las políticas prescritas en relación con el patrimonio y la salvaguarda de los recursos de tales entidades. 3. Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos. 4. Verificar la exactitud y sinceridad de su información financiera, administrativa y de gestión. 5. Evaluar la eficiencia, eficacia, economía, calidad de sus operaciones, con fundamento en índices de gestión, de rendimientos y demás técnicas aplicables. 6. Evaluar el sistema de control interno y formular las recomendaciones necesarias para mejorarlo.

En este sentido, se puede decir que el control interno es el procedimiento en el cual se logra corroborar la exactitud y lo verdadero de la información suministrada, de manera tal que se logran las metas propuestas en cumplimiento de los indicadores de gestión. En cambio el control externo además de cumplir otras funciones similares a las del control antes expuesto, evalúa el sistema de control interno de manera que se vea si esta correctamente efectuado y en dado caso que exista algún defecto dictar las recomendaciones necesarias para su mejoría.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2009)

Control de Gestión Artículo 36. El control de gestión está dirigido a verificar el cumplimiento o desempeño de las actividades, tareas y acciones ejecutadas y corresponde ejercerlo a los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico, en el ejercicio del control interno de manera que permita medir e informar, oportunamente, a los responsables de la toma de decisiones sobre la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su gestión, con acatamiento de las normas que regulan su desempeño.

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Utilización de los indicadores de gestión e índices de rendimiento Artículo 38. Los órganos de control fiscal podrán utilizar los indicadores de gestión que haya diseñado el órgano o entidad, así como los índices de rendimiento referenciales que éstos elaboren o los de otros organismos similares. Cuando el órgano o entidad evaluada no haya establecido los indicadores, los órganos de control fiscal podrán elaborar, sólo con carácter evaluativo, los indicadores que consideren necesarios para emitir opinión sobre el desempeño de la gestión de los mismos.

Estos artículos son importantes ya que en ellos se encuentra la base legal de lo que realiza el control interno en cuanto al informe de gestión que es emanado por cada área, verificando así las actividades realizadas por las mismas, de esta forma se podrá dar conocimiento a sus responsables antes de decidir, y así lograr los objetivos y los indicadores de gestión los cuales son eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto, a tal efecto que un ente u órgano de la administración pública no tenga establecido los indicadores, se pueden evaluar pero de manera temporal mientras se evalúan.

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CAPITULO III DESCRIPCION Y ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS.

La Coordinación de Planificación tiene una serie de funciones, dentro de las cuales se destaca la elaboración del Informe de Gestión mensual, el cual es visto por la autoridad máxima, este informe tiene tres (3) pasos importantes, cuyo procedimiento se describe a continuación:

1.- Elaboración del Sistema de Información Gerencial (SIGER).

Para su elaboración se requiere principalmente solicitar los informes de gestión de las diferentes Aduanas Subalternas (Pampatar, Punta de Piedra y El Yaque), de las Áreas (Apoyo Jurídico, Almacenamiento y Bienes adjudicados, Resguardo y Asistencia al Contribuyente) y de las Divisiones (Operaciones, Recaudación, Tramitaciones y Administración). Esta

información debe estar expresada de manera cualitativa en forma escrita y un informe cuantitativo mediante un formato asignado y aprobado por la Oficina de Planificación y Presupuesto, adscrita al Nivel Normativo, para luego consolidarse en el SIGER, de acuerdo a las acciones especificas asignadas por la Oficina de Planificación y Presupuesto mediante el Plan Operativo Anual (POA). En segundo lugar se realiza el vaciado de la información empezando por: El Área de Apoyo Jurídico, del cual se toma en cuenta las cantidades de expedientes sustanciados para el cobro o tramite de Recursos Administrativos, todos los documentos para su revisión y elaboración

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recibidos de las distintas aduanas dependientes y que esa área tomara una decisión administrativa. El Área de Asistencia al Contribuyente, se toma en cuenta todas las actividades realizadas por las distintas unidades adscritas a la Aduana Principal El Guamache en relación a consultas, quejas, contribuyentes atendidos, medios de comunicación, actividades relevantes como charlas, seminarios, divulgación para así brindar Cultura y Apoyo al 3er y 5to Motor. El Área de Almacenamiento y Bienes adjudicados, el control, carga y descarga de la mercancía retenida, así como el valor de esta y se encuentra bajo potestad aduanera. El Área de Resguardo Aduanero, el número de visitas a contenedores y su carga y descarga. Son el apoyo en la División de Operaciones y trabajan en conjunto con la Guardia Nacional. La División de Tramitaciones, de la cual se tomara la consolidación de todos los documentos recibidos y entregados de las distintas unidades adscritas a la Aduana Principal El Guamache, así como la actualización de los auxiliares de la administración. La División de Recaudación, la cual es muy importante ya que de ella se extrae la consolidación de los ingresos tributarios de la Aduana

Principal, así como de las Aduanas Subalternas por concepto impositivo. La División de Operaciones, se toma la consolidación de todas las Operaciones Aduaneras comprendidas como Importación, Exportación, Transito, Trasbordo, Cabotaje, así como la aplicación de Regímenes Aduaneros Especiales, cantidad de planillas liquidadas y valoradas, Actas de Reconocimiento. La División de Administración, se toma el presupuesto causado, emitido por el SIADM para así compararlo con el asignado de acuerdo a la Oficina de Planificación y Presupuesto.

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2.- Elaboración de la Matriz

Una vez recopilada la información en el SIGER, estos datos se utilizan para realizar una matriz de seguimiento y evaluación, que no es más que medir el rendimiento de las actividades u operaciones de manera porcentual (%), según las metas asignadas del Plan Operativo Anual, con la finalidad de realizar cuadros comparativos de las metas asignadas por el nivel normativo y la ejecución mensual de cada área. Esta matriz indica las acciones específicas señaladas según el Plan Operativo impuesto por la Oficina de Planificación y Presupuesto las cuales son: a) Área de Apoyo Jurídico. b) Comunidades Organizadas formadas para actuar como Auxiliares Aduaneros. c) Registro de los Auxiliares Aduaneros. d) Cobro de las deudas tributarias. e) Reconocimiento de las Mercancías en Almacén.

3.- Indicadores de Gestión

Al concluir los pasos mencionados anteriormente se continua a realizar los indicadores de gestión, con el principal objetivo de medir la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto, entre la cantidad de funcionarios que laboran en la aduana, estos valores son suministrados por las distintas Aduanas Subalternas Divisiones y Áreas. En relación a lo antes expuesto, cada uno de los indicadores de gestión calcula mediante una

fórmula distintos aspectos desglosados de la siguiente manera: a) Eficiencia:  La productividad promedio por funcionario

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     

El rendimiento promedio por funcionario La gestión aduanera La divulgación aduanera Gestión de cobro de derechos pendientes Servicio de mensajería internacional (Courier) Productividad promedio sobre el régimen de equipaje bajo la modalidad de zona Libre.

b) Eficacia:   Cumplimiento de la meta de Recaudación de la Aduana Principal. Logro en orientación y atención del usuario.

c) Economía:   Relación recaudación de la Aduana y los Gastos de personal Gestión Presupuestaria.

d) Calidad:    Capacidad de respuesta al usuario. Actuaciones de reconocimiento. Actuaciones de nuevos Reconocimientos II.

e) Impacto:  Variación de la Recaudación de la Aduana.

3.- Elaboración del Informe de Gestión

La elaboración del Informe de Gestión siguiendo los lineamientos del Manual de Normas “Estándar para la elaboración del Informe de Gestión” de fecha Febrero 2009, versión 2.0, entre ellas están las normas generales, las cuales son las siguientes:

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   

La consolidación de la información, será responsabilidad de los funcionarios enlace de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Ser enviado mensualmente, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes. Enviado en físico y digital a él Intendencia Nacional de Aduanas (INA) y a la Oficina de Planificación y Presupuesto. Redactado de manera objetiva, en forma clara y precisa, detallando las actuaciones y resultados del trabajo realizado en cada mes que reporta.

Debe ser firmado por el Jefe de la dependencia administrativa y por el funcionario responsable de su elaboración.

Por otra parte, el manual también establece unas normas específicas para cada capítulo y unas en general las cuales incluyen tipo de letra, márgenes, interlineados, entre otros aspectos importantes para la

elaboración en relación a la presentación. Por otra parte cada capítulo tiene unos aspectos los cuales deben ser contenidos según las normas de fondo según el manual, los cuales se expresan a continuación:

a) Capítulo I : Logros Significativos y otras Actividades Relevantes   Redactados en forma clara, breve y de fácil comprensión. Se podrán incluir fotografías, diagramas, gráficos y elementos representativos que permitan visualizar la información reflejada en el informe.   Los elementos representativos, deberán ocupar un espacio máximo de media página con su explicación. Deberán incluir cuadro de Ejecución Presupuestaria Mensual con su explicación.

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Cuando corresponda, incluir cuadro de la Recaudación mensual y acumulada, por rubro.

b) Capítulo II. Ejecución de los Planes Operativos   Especificar las actividades ejecutadas durante el mes de acuerdo a lo programado en el POA. Realizar el análisis de la ejecución de cada acción específica ejecutada y en caso de no cumplir la meta establecida, justificar el incumplimiento.  Las actualizaciones o correcciones que surjan de informes anteriores se reflejarán en este capítulo.

c) Capítulo III. Indicadores de Gestión   Representados de forma gráfica, con breve explicación de la información que se refleja. Cada dependencia incluirá los Indicadores de Gestión que le corresponden de acuerdo a las actividades que realizan, los cuales deberán medir los factores de: Eficiencia, Eficacia, Economía, Calidad e Impacto. d) Capítulo IV: Variable del entorno.  Incluir los aspectos exógenos o endógenos a la organización, que puedan afectar positiva o negativamente el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Operativo de cada Dependencia Administrativa.

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e) Capitulo V: Instancia de participación.  Incluir todas las actividades que realice la dependencia Administrativa en cuanto a participación y colaboración con otras instancias públicas o privadas.  Se podrá incluir fotografías que ocupen un espacio máximo de media página, con su respectiva explicación, respetando el total de páginas asignadas en este capítulo.

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CONCLUSIONES 

Según las normas de forma del manual se pide realizar el informe en documento Microsoft Word, lo cual dificulta al momento de realizar las graficas ya que este sistema no es compatible con el otro (Microsoft Excel).

La Oficina de Planificación y Presupuesto exige que el documento se envíe por correo electrónico en Microsoft Word, este documento al momento de enviarse es muy pesado y difícil de cargar.

Se presenta retraso en el envió del Informe de Gestión debido a: a. La Coordinación de Planificación por las depende Aduanas de que la

información

suministrada

Subalternas,

Divisiones y Áreas sea enviada a tiempo. b. No hay comunicación y colaboración por parte de los Jefes de División con la Coordinación de Planificación ya que esta es enlace de la Oficina de Planificación y Presupuesto y es la responsable de la información consolidada. c. Se presentan fallas en el sistema lo cual dificulta la elaboración de los informes y el envió del los mismos por correo electrónico interno.  Los Jefes de División no remiten a la Coord. De Planificación un Informe de Gestión sobre las actividades relevantes, sino solamente el SIGER.  Aun cuando las Acciones Especificas de los Planes Operativos están entrelazadas entre las áreas no existe comunicación entre ellos para la consolidación de los datos.
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Según lo indicado en el manual se requieren de una breve explicación y análisis sobre los 5 factores de los Indicadores de Gestión, sin embargo por tiempo no se realiza.

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RECOMENDACIONES

En relación a los procedimientos ejecutados mediante la realización del Informe de Gestión, se observaron algunas carencias mediante observación directa y participativa, tales como:

En relación a la incompatibilidad de documentos de Microsoft Word con las graficas de Excel, se puede realizar por Microsoft Power Point y así se aprovecha más tiempo. Al igual que el uso de formato PDF ya que este es más liviano y fácil al cargar.

Como la Coordinación de Planificación depende de que la información llegue a tiempo se puede enviar informes semanalmente para así evitar retraso, de esta forma también se podría darle la breve explicación que requieren los indicadores de gestión con tiempo.

Debido a la información importante que se maneja en la Coordinación de Planificación en cuanto al Informe de Gestión, esta debería estar ubicada en la Gerencia, logrando así la unificación de criterios.

Debido

a

que

las

acciones

específicas

enlazan

todas

las

dependencias debería realizarse mesas de trabajo constantes con el Gerente y los Jefes de División para así realizar las metas y lo ejecutado del Plan Operativo y así encontrar las posibles soluciones donde exista fallas. 

Aplicar un Sistema único que permita el manejo de una Base de Datos en la cual todas las dependencias envíen de forma diaria la

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información requerida de forma automatizada y práctica agilizando así el proceso. Esta recopilación por la base de datos va ha ser más sencilla, ahorrando así tiempo y esfuerzo a beneficio de lograr eficiente y eficazmente el Informe de Gestión.

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GLOSARIO Recaudación Real: son aquellos montos provenientes de la recaudación que se consideran ingresados al tesoro, sin deducir lo correspondiente a las erogaciones del estado por concepto de certificados de reintegro tributario, devoluciones y otros créditos fiscales. Meta: Cuantificación del objetivo en términos de cantidad de bienes y servicios en un período determinado. Eficiencia: Desarrollar una actividad al mínimo costo posible. Eficacia: Mide si los objetivos predefinidos para una actividad se están cumpliendo Indicadores de Gestión: Conjunto de variables que miden un proceso o situación Indicador: Unidad de medida que permite el seguimiento y evaluación periódica de variables. Calidad: capacidad de una institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de los usuarios. Impacto: identificación de los efectos concretos y palpables de una situación. Economía: capacidad institucional para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos de su misión. Variable: Función que se asocia a cada elemento de una población, la medición de una característica particularmente que se desea observar.

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BIBLIOGRAFIA

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Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente. Gaceta Oficial de la República de Venezuela, de fecha 28 de Septiembre de 2005, Nº 38.282, Ordinario.
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Manual de Normas. “Estándar para la elaboración de Informes de Gestión”. Versión Nº 2.0, Febrero 2009. Indicadores de Gestión, Aduanas. Oficina de Planificación y Organización. (2007). Portal del SENIAT. Disponible: http://www.seniat.gob.ve/portal/page/portal/PORTAL_SENIAT

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