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TRABAJO_COLABORATIVO_2.2

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TRABAJO COLABORATIVO 2

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

ELABORADO POR: PEDRO FEDERICO SILVA PRADA CÓDIGO 94.430.679 JORGE ANDRES SÁNCHEZ SILVA CODIGO 94.395.073 JESÚS ROBERTO MOLINA

TUTOR: OSCAR LUIS MARTÍNEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA NOVIEMBRE de 2011
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TABLA DE CONTENIDOS

Introducción………………………………………………………………………….3 Objetivos……………………………………………………………………………...4 Planeación, definición personal y aplicación en la empresa elegida…………………..... …..…………………..………………………………….6 Organización, definición personal y aplicación en la empresa elegida...….….8 Dirección, definición personal y aplicación en la empresa elegida…......….....11 Control, definición personal y aplicación en la empresa elegida………………13 Conclusiones…………………………………………………………………….….15 Bibliografía…………………………………………………………………………..16

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INTRODUCCIÓN

La Administración como actividad empresarial no solo es el punto de partida y llegada de la carrera que estamos desarrollando, sino de la mayoría de empresas en nuestro país, el punto de inicio de toda actividad desplegada por los técnicos en gestión de transporte; por esto sobra recalcar la importancia que este curso tiene en todos los ámbitos de nuestra vida.

No podríamos hoy en día pensar en iniciar cualquier actividad comercial sin el apoyo que brinda dicha disciplina en la actividad empresarial enfocada desde los cuatro principios fundamentales de la administración moderna.

Este trabajo es también nuestra segunda experiencia colaborativa y demuestra lo enriquecedor que puede llegar a ser el trabajar en esta modalidad; nos permite ver, que a pesar de estar separados por grandes distancias, es posible intercambiar ideas y posturas similares o contrarias pero al final constructivas para todo el grupo de trabajo.

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OBJETIVOS

 Conocer y diferenciar claramente los pilares de la Administración moderna,

reflejados en el manejo de una empresa de connotación nacional.

 Comprender la temática propuesta en el presente curso encausándola hacia las competencias que debemos desarrollar.

 Afianzar el manejo de las herramientas utilizadas en la educación a distancia.

 Introducir los conceptos a estudiar en el contexto de la empresa transportadora

nacional.

 Descubrir nuestras fortalezas y debilidades asociativas a través del presente

reto.

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PLANEACIÓN

Es el punto de partida que debe vivenciar toda empresa de cualquier índole, es la base y el cimiento del que dependerá su éxito en el futuro, es el momento en el que se decide qué se quiere hacer, cómo y con qué se va a hacer. La Cooperativa de Transportadores de tanques y camiones para Colombia COVOLCO, tiene una trayectoria de 46 años a nivel nacional e internacional, lapso durante el cual ha ejecutado el servicio para firmas en diferentes campos. La Introducción a la Planeación Estratégica de Covolco S.A y la planeación estratégica formal con sus características modernas fue introducida por primera vez en algunas empresas comerciales a mediados de los años 80 en nuestro país. Por esos días, las empresas más importantes fueron principalmente las que desarrollaron sistemas de planeación estratégica formal, llamados sistemas de planeación a largo plazo. Desde entonces, la planeación estratégica formal se ha ido perfeccionando al grado que en la actualidad todas las compañías importantes en el mundo cuentan algún tipo de este sistema, y un número cada vez mayor de empresas pequeñas está siguiendo este ejemplo. Como resultado de esta experiencia se ha producido un gran acervo de conocimiento de este tema. La idea de que todo directivo debería tener un conocimiento básico tanto del concepto como de la práctica de la planeación estratégica formal se basa en un número de observaciones realizadas acerca de la dirección y el éxito en los negocios. La planeación estratégica está entrelazada de modo inseparable con el proceso completo de la dirección; por tanto, la directiva comprende su naturaleza y realización. El ambiente competitivo que existe hoy en día, y el uso constante de Tecnologías de Información basadas en Internet ha llevado a la empresa a desarrollar nuevas estrategias de negocio, para lograr una ventaja competitiva. La combinación de las tecnologías de información basadas en Internet y los procesos de negocios, han originado nuevos conceptos de negocio con enfoque electrónico, esto es “E Commerce”. Surgen entonces, nuevos servicios basados en Internet que las
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empresas utilizan tanto dentro y fuera de su negocio para lograr una diferenciación en el mercado. La implantación de estos servicios ha impacto fuertemente en la empresa debido a que modifica los procesos de negocio. Dentro de una Planeación Estratégica de “e-service”, se debe determinar que debe hacerse, cómo se va a hacer y cómo puede darse cuenta una empresa, si el “e-service” cumple o no con los objetivos deseados y establecidos. (reingeniería). Este proceso comienza con un análisis de la situación actual de la empresa, evaluando el entendimiento de la estrategia, los procesos operativos y la aceptación del “e-service” dentro la organización, continuando con las modificaciones necesarias para adaptarse al “e-service”, y la infraestructura de “e-technology” requerida, esto con el fin de mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa. Y es así como la empresas comienza a idear la forma de mejorar sus servicios que le otorgarán una diferenciación sobre sus competidores. Desarrollo de la Planeación Estratégica Debido al crecimiento que está teniendo la empresa se considera el siguiente esquema de Planeación estratégica. 1. Creación de un comité de planeación. 2. Selección de los integrantes en base a sus conocimientos y experiencias. 3. Análisis de los factores internos y externos, que se involucren en dicho proceso. 4. Mayor apoyo a miembros del comité de planeación disminuyendo la dependencia del comité de dirección. La planeación en toda empresa es fundamental ya que esta nos permite visualizar de qué manera podemos cumplir con nuestros objetivos en una determinada labor. La planeación se anticipa a cada paso del proceso administrativo y muestra las posibilidades de éxito o fracaso que pueda tener una empresa bien sea de productos o de servicios, además de mostrarnos una posible realidad del negocio en el corto, mediano y largo plazo. La empresa propuesta para este trabajo colaborativo 2 es una cooperativa de transporte dedicada al manejo de hidrocarburos a nivel nacional. Transporta líquidos combustibles y carga seca en tracto camiones con capacidad hasta de 35 toneladas. Su sede principal se encuentra en la ciudad de Bucaramanga y cuenta con oficinas en las ciudades de Cúcuta, Bogotá, Villavicencio, Yopal, Barrancabermeja, Barranquilla y Buga.

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Su contrato principal es con la estatal petrolera Ecopetrol pero además le moviliza petróleo crudo a varias compañías del país. La planeación en este tipo de empresas se estructura en los contratos de transporte al participar en licitaciones donde el cliente fija los requisitos que se deben cumplir por parte de la empresa transportadora a la que se le asigne el contrato. Allí se estipula el producto que se va a transportar, las rutas que se deben cumplir, los barriles que se deben transportar, los horarios para cargue y descargue, las competencias laborales que deben cumplir tanto los empleados de la parte administrativa como los de la parte operativa (conductores) de la empresa transportadora. Esto lleva a una planeación tanto de los recursos físicos, económicos, técnicos y humanos con los que se debe contar para cumplir a cabalidad con los requisitos del cliente y el beneficio de la empresa en todos sus aspectos.

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ORGANIZACIÓN

Es el momento en el que se empiezan a ejecutar las ideas desarrolladas en la etapa anterior, es sumamente importante pues es el paso del dicho a los hechos. Donde se establece la forma concreta de hacer las cosas, financiación, mercadeo, gestión de personal, publicidad, adquisición de tecnología, etc. Dispone de una infraestructura física y de operaciones adecuada para cubrir las necesidades de carga y así cumplir con su misión de transportar carga líquida y seca a nivel nacional e internacional, cuenta con vehículos propios y un gran equipo de colaboradores asociados en las modalidades de tracto camiones, doble troques, camiones sencillos, estacas y vehículos livianos. Tras describir los recursos técnicos de la empresa, estudiamos el sector a través del Modelo de Fuerzas Competitivas que postuló Michael Porter, que instaura que en toda industria las reglas de la competencia están contenidas en cinco fuerzas: la entrada de más compradores, la amenaza de los sustitutivos, el poder negociador de los compradores, el poder negociador de los vendedores y la rivalidad entre competidores. COVOLCO define una sistemática de trabajo en el empresa con una descripción del proceso que se realizará mediante diagramas de flujo compuesto por actividades y estados necesarios, que se extienden desde que se avisa a la empresa de un posible servicio hasta que el vehículo regresa a la nave de la empresa. Describiendo la obtención, el reparto y realización de los servicios, se representan las actividades de cada una de las fases, así como los estados que sufre el producto de los tres tipos de servicio que realiza la empresa. Crea un sistema de mantenimiento específico, aplicando distintos protocolos bien definidos y claros en cada una de las actuaciones, y se realiza una distribución de la nave en cinco zonas. Merced a una herramienta informática creada por el Departamento de Ingeniería de diseño y Fabricación se realizan el análisis de tiempo empleado en cada uno de los servicios, el cálculo de la demanda de la línea, el índice de ocupación de la misma y si los medios de los que dispone la empresa cubren la demanda prevista. Para tratar de paliar su reducción, aporta una serie de posibles soluciones: reducir la flota de camiones, buscar nuevos puntos de demanda o utilizar una inactividad para otras
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acciones, como dar vacaciones a los empleados o realizar un mantenimiento más exhaustivo a los elementos de la empresa. Por último, cuenta con la implantación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) norma ISO-9001:2000 que certifica la calidad de los servicios y la eficacia de los procesos, los cuales han de ser sometidos a acciones de mejora continua.

MISION COVOLCO es una entidad cooperativa constituida por propietarios de vehículos tractocamiones y camiones en óptimas condiciones, para el transporte terrestre de productos líquidos y secos a nivel nacional e internacional. Por su carácter solidario COVOLCO está comprometido a promover alternativas de toda índole para el beneficio de sus asociados y empleados; y enmarcado en los principios de honestidad, solidaridad y respeto, contribuyendo al desarrollo del sector transportador y se constituye en un reglón de apoyo al desarrollo del país.

VISION COVOLCO es una empresa transportadora de carácter solidario que se proyecta para el año 2014 como una empresa líder en el transporte de líquidos y secos a nivel nacional e Internacional, afrontando los cambios y retos impuestos por el mercado y los tratados de comercio con otros países, cumpliendo con los compromisos pactados con nuestros clientes y generando valores agregados al servicio.

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DIRECCIÓN

Es la etapa administrativa en la cual se opera la ejecución de las políticas planteadas con anterioridad; por medio de la motivación y la comunicación hacia las personas encargadas de ejecutar dichas acciones. Una amplia planta de personal en capacitación constante es el punto de partida de una buena dirección que garantiza la competitividad dentro del mercado globalizado del transporte. Dirigir personas está consagrado en el interés por las personas, el interés por la producción Alto Bajo -Bajo Alto Administración de la planta del recurso humano en mención a las necesidades de los individuos. Dirección y ritmo de trabajo cómodo y amistoso, administración es el trabajo realizado que repercute en el resultado de personas comprometidas. La interdependencia basada en el interés común en los objetivos de la organización conduce a relaciones de confianza y respeto. Administración es la cuidadosa atención a las necesidades de los individuos. Dirección y ritmo de trabajo seguro y razonable. Administración de la autoridad de la eficiencia en las operaciones es resultado de la disposición de las condiciones de trabajo de forma que los elementos humanos interfieran lo menos posible en el libre desarrollo de los empleados. El ejercicio del mínimo esfuerzo para lograr que se haga el trabajo es suficiente para pertenecer a la organización, el rendimiento adecuado es posible mediante un equilibrio entre la necesidad de realizar el trabajo y mantener la moral de las personas a un nivel satisfactorio. Se asignan esquemas de recompensas que contemplan: los intereses de las personas y el grado de consecución de los objetivos misionales. : Es la herramienta que tiene el administrador para dirigir a sus colaboradores y el destino de la empresa, la dirección como tal es ordenar, direccionar y dirigir dando las pautas en la organización.

En otras palabras la dirección es la que se encarga de orientar, comunicar y motivar los diferentes recursos de la empresa como el factor humano para efectúen sus labores
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con empoderamiento compromiso y responsabilidad para lograr los objetivos de la organización.

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CONTROL

Es la etapa administrativa en la cual se confirma que todo lo propuesto se esté llevando a cabo satisfactoriamente, donde se identifican los fallos y se toman los correctivos a tiempo para iniciar el ciclo nuevamente. Toda empresa para desarrollar sus actividades debe contar con normas y procedimientos, con la finalidad de cuidar que todas las actividades laborales se realicen de una forma eficiente y eficaz. Para ello se requiere de un control en cada departamento, que permite verificar si se está cumpliendo con los planes o metas de la empresa y poder corregir cualquier falla en el proceso. Las acciones efectivas son aquellas que mantienen un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, entre la producción de los resultados esperados y los medios que se utilizan para lograrlos. Todas las actividades de la compañía se traducen en dinero en efectivo en algún momento. Por ello para COVOLCO el crecimiento productivo es el principal objetivo guardando un justo equilibrio de equidad y responsabilidad social. La empresa, además de ser una célula económica, es una célula social. Está formada por personas y para personas. Está insertada en la sociedad a la que sirve y no puede subsistir lejos de ella. La compañía le proporciona la paz y el orden garantizados por la ley y el poder público; la fuerza de trabajo y el mercado de sus clientes; la educación de sus obreros, técnicos y directivos; los medios de comunicación y la llamada infraestructura económica. La empresa absorbe mucho de la sociedad y existe entre ambas una interdependencia inevitable. Por eso no puede decirse que las finalidades económicas de la empresa estén por encima de sus finalidades sociales. Ambas están también indisolublemente atadas entre sí y se debe tratar de alcanzar unas, sin detrimento o aplazamiento de las otras. Es la medición o la forma de establecer que lo parámetros que sean planeado se ejecuten y evaluar si están dando resultado o no para que el plan se pueda corregir a tiempo para poder alcanzar las metas y objetivos de la organización.

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Desarrollar los aspectos fundamentales del control. La empresa COVOLCO es una de las líderes en el área del transporte terrestre en el transporte liquido, esto ha sido gracias al control estricto que tiene con su personal en sus capacitaciones y el control objetivo de su planeamiento, ya que por la globalización esta empresa tiene que estar constantemente adaptándose a las exigencias del mercado tanto tecnológicamente, como en el área de talento humano.

El control se pude decir que es muy importante en cualquier clase de empresa, porque este es ejercido de diferentes formas y áreas por ejemplo, área de mercadeo, área financiera, área de producción o transporte, área de personal. Forma, observaciones personales, reportes verbales, reportes escritos

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CONCLUSIONES

 Al finalizar el presente trabajo gozaremos una visión mucho más amplia y clara

de las principales etapas de la Administración.

 Tendremos mayor claridad con respecto a los principios y a la importancia de la

Administración aplicados en una empresa real del gremio transportador de carga.

 Podremos conocernos un poco más con nuestros compañeros del pequeño grupo de trabajo y por supuesto con nuestro tutor.

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BIBLIOGRAFÍA

 ECACEN-UNAD, 2009, Módulo Fundamentos de Administración, UNAD.

 http://www.covolco.com/

 http://www.consultoria-pyme.com/36-1Principios+de+administraci%F3n.html

 http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n

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