Anexa 1 Universitatea X din Timioara Compartimentul Audit Intern Nr.

Procedura P 01 Ordin de serviciu n conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 de aprobare a Normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, OMECT 5281/2003 de aplicare a Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei Cercetrii i Tineretului i n unitile aflate n subordinea MECT i a Planului de audit public intern pentru 2006 aprobat de rectorul Universitii X din Timioara, avizat de Direcia de Audit a Ministerului Educaiei i Cercetrii, se va efectua o misiune de audit public intern privind: Examinarea procedurilor de control intern privind salarizarea, la Direcia Resurse Umane n perioada : 01.02.2009-01.05.2009. Scopul misiunii de audit este: - de a ajuta entitatea public n funcionarea economic, eficient i eficace a sistemelor de conducere i control intern - de a analiza performana deciziei manageriale la nivel optim - de a analiza performana sistemelor de conducere, de control intern i riscurile asociate n conformitate cu cadrul legislativ i normativ. Obiectivele auditului au n vedere: Auditarea salarizrii personalului Universitii X din Timioara. Menionez c se va efectua un: - audit de regularitate (examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor regulilor procedurale i metodologice care le sunt

aplicate). Echipa de auditori este format din : administraror financiar Pop Adrian . Rector: Anexa 2 Declaraie de independen UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA COMPARTIMENTUL DE AUDIT INTERN Numele: Pop Adrian Data: 15.02.2009

Misiunea de audit public intern : Examinarea procedurilor de control intern privind salarizarea. DA Incompatibiliti n legtur cu entitatea auditat Ai avut o relaie oficial financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit de orice fel ? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit ? Ai avut sau avei funcii sau ai fost implicai n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii ce va fi auditat ? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European ? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv ? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume ? NU x x x x x x x

Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii ce urmeaz s o auditai ? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea ce urmeaz s o auditai ? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea ce urmeaz s o auditai ? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea ce urmeaz s o auditai ? Dac n timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate X personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public intern sau conductorul entitii care a dispus misiunea de audit ? Auditor RECTOR

x x x

Anexa 3 Universitatea X din Timioara Compartimentul Audit Intern Nr. Procedura-P03: Notificare privind declanarea misiunii de audit intern NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Resurse Umane De la: CompartimentulAudit Intern 3

Referitor la misiunea de audit intern : Examinarea procedurilor de control intern privind salarizarea Stimate domn director n conformitate cu prevederile Legii 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 de aprobare a Normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, OMECT 5281/2003 de aplicare a Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei Cercetrii i Tineretului i n unitile aflate n subordinea MECT i a Planului de audit public intern pentru 2007 aprobat de rectorul Universitii X din Timioara, avizat de Direcia de Audit a Ministerului Educaiei i Cercetrii, se va efectua o misiune de audit public intern privind: Examinarea procedurilor de control intern privind salarizarea , la Direcia Resurse Umane n perioada : 01.02.2009-01.05.2009. Scopul misiunii de audit este: - de a ajuta entitatea public n funcionarea economic, eficient i eficace a sistemelor de conducere i control intern - de a analiza performana deciziei manageriale la nivel optim - de a analiza performana sistemelor de conducere, de control intern i riscurile asociate n conformitate cu cadrul legislativ i normativ Obiectivele auditului au n vedere: Auditarea salarizrii personalului Universitii X din Timioara. Menionez c se va efectua un: - audit de regularitate (examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor regulilor procedurale i metodologice care le sunt aplicate). Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre sistemul de conducere i de control intern i a determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. Ve-i fi contactat ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: 1) prezentarea auditorilor 2) programul interveniei la faa locului 3) alte aspecte 4

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie documentaia necesar privind activitatea de conducere i control intern; legile i reglemetrile ce se aplic activitilor de conducere i control intern; organigrama entitii; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; toate procedurile srise care descriu atribuiile ce trebuie realizate pe linia organizrii a activitii de conducere i control intern; un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se refer la aceast tem. Dac avei unele ntrebri privind aceast aciune, v rog s contactai pe administraror financiar Pop Adrian . Rector : Anexa 4 Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit: Pop Adrian Data: 23.02.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 23.02.2009 COLECTAREA INFORMAIILOR DIRECIA RESURSE UMANE Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate DA X NU Observaii

Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

X X X X -

X X

Exist doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern Anexa 5

Procedura P05: Analiza riscului UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea x din Timioara Perioada auditat: ntocmit:Adrian Pop Data: 02.03.2009 Avizat:Ionacu Maria Data: 02.03.2009

Nr. crt. I.

DOMENIUL ORGANIZAREA RESURSELOR UMANE Organizarea activitilor personal Organizarea concursurilor de

OBIECTE AUDITABILE Organigrama Univresitii Statul de funcii Corespondena concursurilor

pentru

solicitarea

organizrii

II.

Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor Contestaii privind respingerea dosarelor Susinerea Stabilirea subiectelor concursurilor Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu Verificarea i notarea lucrrilor i interviului Procesul verbal privind rezultatele concursurilor Comunicarea rezultatelor Contestaii privitoare la rezultatele concursului Deciziile de numire Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire STABILIREA Stabilirea Procedurile scrise privind acordarea drepturilor DREPTURILOR elementelor de natur salariale SALARIALE CUVENITE salarial Salariul de baz PERSONALULUI Indemnizaii de conducere Sporul pentru titlul tiinific de doctor Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 7

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

III.

IV.

V.

Salariul de merit Sistemul de premiere Modificarea Decizia de modificare a drepturilor salariale drepturilor salariale Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale Salarizarea muncii Fundamentarea timpului lucrat peste programul peste programul normal de lucru normal de lucru Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a CONCEDIILOR prezenei, nvoirilor i concediilor Utilizarea foilor colective de prezen Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor de medicale Evidena concediilor de studii Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Constituirea dosarelor profesionale Accesarea dosarelor profesionale Actualizarea dosarelor profesionale GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc Constituirea carnetelor de munc Accesarea carnetelor de munc 8

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Actualizarea carnetelor de munc

Anexa 6 Procedura - P05 : Analiza riscurilor UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea X din Timioara Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit:Adrian Pop Data: 05.03.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 05.03.2009

Nr. crt. I.

DOMENIUL Organizarea resurselor umane Organizarea activitilor de personal

OBIECTE AUDITABILE Organigrama Universitii

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa organigramei universitii Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a organigramei Utilizarea unor proceduri neadecvate

Nr. crt.

DOMENIUL Organizarea concursurilor

OBIECTE AUDITABILE Statul de funcii

RISCURI SEMNIFICATIVE

Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Corespondena Adresele pentru solicitarea organizrii pentru solicitarea concursurilor nu ndeplinesc condiiile organizrii de conformitate concursurilor Bibliografia incomplet/neactualizat Constituirea Ordinele de constituire ale comisiilor comisiilor de de concurs i de soluionare a concurs contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Publicarea anunului Anunul de concurs nu este publicat n de concurs Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat

10

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

RISCURI SEMNIFICATIVE Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate

Procesul privind dosarelor

verbal analiza

Contestaii privind respingerea dosarelor

Susinerea concursurilor

Stabilirea subiectelor Susinerea scrise Susinerea interviu probei probei

11

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin nota 7 la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane

Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea Anunarea candidailor asupra rezultatelor rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Contestaii Acceptarea contestaiilor spre analiz i privitoare la soluionare fr ca acestea s fie rezultatele depuse n termen de ctre candidai concursului Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei

12

Nr. crt.

DOMENIUL

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE AUDITABILE Deciziile de numire Emiterea deciziei de Datele de identificare ale candidatului numire admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea Comunicarea cu ntrziere a deciziei de deciziei de numire numire Stabilirea elementelor Procedurile scrise Existena unor proceduri neactualizate de natur salarial privind acordarea privind acordarea drepturilor salariale drepturilor salariale Salariul de baz Stabilirea eronat a salariului de baz Indemnizaii de Acordarea unor indemnizaii de conducere conducere necuvenite Sporul pentru titlul Stabilirea eronat a sporului pentru tiinific de doctor titlul tiinific de doctor Sporul pentru Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitatea n complexitate n munc munc Sporul de vechime Stabilirea eronat a sporului de n munc vechime n munc Sporul pentru orele Stabilirea eronat a sporului pentru lucrate pe timp de orele lucrate pe timp de noapte noapte Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite Sistemul de Salariile nu au fost diminuate pentru premiere abateri disciplinare

13

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Modificarea drepturilor Decizia de salariale modificare a drepturilor salariale

RISCURI SEMNIFICATIVE

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Comunicarea Salariatului nu i s-a comunicat decizia deciziei de de modificare a drepturilor salariale modificare a Decizia de modificare a drepturilor drepturilor salariale salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Salarizarea muncii Fundamentarea Efectuarea fr justificare a orelor peste peste programul normal timpului lucrat peste programul normal de lucru de lucru programul normal de lucru Aprobarea efecturii Efectuarea muncii peste programul muncii peste normal de lucru nu a fost autorizata de programul normal eful structurii de lucru Evidena timpului Sistemul de evidenta a timpului lucrat lucrat peste peste programul normal de lucru nu programul normal este formalizat de lucru si recuperarea acestuia Salarizarea timpului Aplicarea eronat a indicilor salariali de lucrat peste echivalare a orelor peste programul programul normal normal de lucru de lucru

14

Nr. crt. III.

OBIECTE AUDITABILE EVIDENIEREA PREZENEI, Norme i proceduri NVOIRILOR, CONCEDIILOR referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor DOMENIUL

RISCURI SEMNIFICATIVE

IV.

GESTIONAREA PROFESIONALE

Utilizarea colective prezen Evidena concediilor Evidenta concediilor de odihna nu se de odihn ncadreaz in principiile de conformitate Evidena concediilor Evidenta concediilor medicale nu se de medicale ncadreaz in principiile de conformitate Evidena concediilor Evidenta concediilor de studii nu se de studii ncadreaz in principiile de conformitate DOSARELOR Norme i proceduri Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la referitoare la gestionarea dosarelor gestionarea profesionale dosarelor Responsabilii pentru actualizarea profesionale normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Constituirea Dosarele profesionale pentru fiecare dosarelor salariat nu au fost constituite profesionale

Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor nu au fost desemnai foilor Evidenta prezentei nu se ncadreaz in de principiile de conformitate

15

Nr. crt.

DOMENIUL

V.

GESTIONAREA MUNC

CARNETELOR

OBIECTE AUDITABILE Accesarea dosarelor profesionale Actualizarea dosarelor profesionale DE Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc

RISCURI SEMNIFICATIVE Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate

Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnai Constituirea Carnetele de munca pentru fiecare carnetelor de munc salariat nu au fost constituite Accesarea carnetelor Accesarea de ctre persoane de munc neautorizate a carnetelor de munca 46. Actualizarea Carnetele de munc nu au fost carnetelor de munc actualizate

16

ANEXA 7 UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern Procedura - P05 : Analiza riscurilor STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea X din Timioara Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit: Pop Adrian Avizat:Ionacu Maria Ponderea factorilor de risc (Pi)

Data: 27.03.2009 Data: 27.03.2009 Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 N3

Factori de risc (Fi)

Aprecierea controlului intern P1 50% F1 Aprecierea cantitativ F2

Exist proceduri, sunt Exist proceduri i se cunoscute, dar nu se Nu exist proceduri aplic aplic

P2 30%

Impact financiar sczut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

17

Aprecierea calitativ F3

P3 20%

Vulnerabilitate mic

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Anexa 8 Procedura - P05 : Analiza riscurilor UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea X din Timioara Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit: Pop Adrian Data: 02.04.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 02.04.2009

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa organigramei universitii

ORGANIZAREA RESURSELOR UMANE

Organizarea activitilor de personal

1. Organigrama universitii

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 2 0,2 3

Punctaj total 2,2

18

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborarea organigramei Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet neactualizat

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,0

Organizarea concursurilor

2.Statul de funcii

0,5

0,3

0,2

2,3

3.Corespondena solicitarea concursurilor

pentru organizrii

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,2

19

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

4.Constituirea comisiilor de concurs

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

5.Anunul de concurs

0,5

0,3

0,2

1,3

0,5 0,5

2 1

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 2

1,7 1,5

20

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE de Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

6.Publicarea concurs

anunului

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,7

7.Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,3

21

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

0,5

0,3

0,2

1,7

8.Procesul verbal analiza dosarelor

privind

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,2

9.Contestaii privind respingerea dosarelor

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

22

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

0,5

0,3

0,2

1,3

Susinerea concursurilor

10.Stabilirea subiectelor

0,5

0,3

0,2

2,8

0,5

0,3

0,2

2,5

11.Susinerea probei scrise

0,5

0,3

0,2

2,7

12.Susinerea probei interviu

0,5

0,3

0,2

2,5

23

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin nota 7 cumulat

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,0

13.Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 1

0,2 0,2

1 2

1,5 1,7

24

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 1 0,3 2 0,2 2

Punctaj total

14.Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15.Comunicarea rezultatelor

1,5

0,5

0,3

0,2

1,2

16.Contestaii privitoare rezultatele concursului

la

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

1 3

1,5 2,2

Deciziile de numire

17.Emiterea numire

deciziei

de

25

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

0,5

0,3

0,2

1,7

18.Comunicarea deciziei de numire STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natur salarial 19.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,5

20.Salariul de baz 21.Indemnizaii de conducere

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,3

22.Sporul pentru tiinific de doctor

titlul

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

1 1

1,8 1,8

23.Sporul pentru complexitatea n munc

26

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE n Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i sa comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 2 0,2 1

Punctaj total

24.Sporul munc

de

vechime

1,8

25.Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26.Salariul de merit 27.Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 28.Decizia de modificare a drepturilor salariale

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

3 2

1,9 2,0

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

2 1

0,2 0,2

2 2

2,0 1,7

29.Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

27

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30.Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31.Aprobarea muncii peste normal de lucru efecturii programul

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 2

1,7 2,0

32.Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia

28

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

33.Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

0,5

0,3

0,2

1,7

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR

34.Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,2

35.Utilizarea foilor colective de prezen 36.Evidena odihn concediilor de

0,5 0,5

3 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

2 2

2,5 2,0

29

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE de Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctaj total

37.Evidena medicale

concediilor

0,5

0,3

0,2

1,8

38.Evidena studii

concediilor

de

0,5

0,3

0,2

1,8

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

39.Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,7

40.Constituirea profesionale

dosarelor

0,5

0,3

0,2

1,5

30

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 1 0,2 2

Punctaj total

41.Accesarea profesionale

dosarelor

1,7

42.Actualizarea profesionale GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

dosarelor

0,5

0,3

0,2

2,2

43.Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

1,7

44.Constituirea carnetelor de munca 45.Accesarea carnetelor de munca

0,5 0,5

1 2

0,3 0,3

2 2

0,2 0,2

2 3

1,5 2,2

31

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Carnetele de munca nu au fost actualizate

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 3 0,2 2

Punctaj total

46. Actualizarea carnetelor de munca

2,3

NOTA: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii. Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat. Anexa 9 Procedura P05: Analiza riscurilor Universitatea X din TIMIOARA Compartimentul Audit Intern

32

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea X din Timioara Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit:Pop Adrian Data: 15.04.2009 Avizat:Ionacu Maria Data: 15.04.2009

Nr. crt. I.

DOMENIUL ORGANIZAREA RESURSELOR UMANE Organizarea activitilor de personal

OBIECTE AUDITABILE 1.Organigrama Universitii

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa Organigramei universitii Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborarea organigramei Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor

Punctaj total 2,2 1,9 2,0

Clasare Mediu Mediu Mediu

OBS.

Organizarea concursurilor

2.Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor concurs

2,3

Mare

1,5 2,2 1,5

Mic Mediu Mic

Nu

Nu

de

33

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei

Punctaj total 1,5 1,3 1,7 1,5

Clasare Mic Mic Mic Mic

OBS. Nu Nu Nu Nu

Anunul concurs

de

Publicarea anunului concurs

de

1,7

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

2,5 2,3 1,7 1,7

Mare Mare Mic Mic Nu Nu

Procesul privind

verbal analiza

34

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE dosarelor

RISCURI SEMNIFICATIVE Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal

Punctaj total 1,2

Clasare

OBS.

Mic

Nu

Contestaii privind respingerea dosarelor

1,5 1,5

Mic Mic

Nu Nu

1,3

Mic

Nu

Susinerea concursurilor

Stabilirea subiectelor ctre comisie

de

2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0

Mare Mare Mare Mare Mediu Mediu

Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu

35

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

RISCURI SEMNIFICATIVE Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin nota 7 cumulat Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului

Punctaj total 1,7

Clasare

OBS.

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor

1,2

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

Deciziile numire

de

Emiterea deciziei de numire

2,2 1,7

Mediu Mic Nu

36

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Comunicarea deciziei de numire Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Sporul pentru titlul tiinific de doctor Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariul de merit Sistemul premiere Decizia modificare drepturilor salariale Comunicarea deciziei modificare drepturilor salariale de de a

RISCURI SEMNIFICATIVE Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

Punctaj total 1,8 2,5 2,0 2,3 1,8 1,8 1,8 1,8 1,9 2,0 2,5 2,0

Clasare Mediu Mare Mare Mare Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mare Mediu

OBS.

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial

Modificarea drepturilor salariale

de a

1,7

Mic

Nu

37

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor

Punctaj total 1,5

Clasare

OBS.

Mic

Nu

1,8

Mediu

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

III.

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru Norme i proceduri referitoare la modul de eviden

2,0

Mediu

1,5

Mic

Nu

2,0

Mare

1,7 2,0

Mic Mediu

Nu

38

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE a prezenei, nvoirilor i concediilor

RISCURI SEMNIFICATIVE Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale

Punctaj total

Clasare

OBS.

2,2

Mediu

IV.

GESTIONAREA PROFESIONALE

DOSARELOR

Utilizarea foilor colective de prezen Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor de medicale Evidena concediilor de studii Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

2,5 2,0 1,8 1,8

Mare Mediu Mediu Mediu

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

Constituirea dosarelor profesionale Accesarea dosarelor profesionale

1,5 1,7

Mic Mic

Nu Nu

39

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Actualizarea dosarelor profesionale Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc

RISCURI SEMNIFICATIVE Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munc Carnetele de munc nu au fost actualizate

Punctaj total 2,2

Clasare Mediu

OBS.

V.

GESTIONAREA MUNC

CARNETELOR

DE

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

Constituirea carnetelor de munc Accesarea carnetelor de munc 46. Actualizarea carnetelor de munc

1,5 2,2 2,3

Mic Mediu Mare

Nu

Anexa 10 Procedura - P05 : Analiza riscurilor

UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern

40

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea X din Timioara Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit:Pop Adrian Data: 25.04.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 25.04.2009
Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut Mediu Sczut

Nr. crt. I.

DOMENIUL ORGANIZAREA RESUR SELOR UMANE Organizarea activitilor personal

OBIECTE AUDITABILE 1. Organigrama Universitii

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa organigramei Universitii Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborarea organigramei Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Bibliografia incomplet/neactualizat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete

T/S

de

S S S

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

Mediu

Mediu

S S

Sczut Sczut

41

Nr. crt.

DOMENIUL Susinerea concursurilor

OBIECTE AUDITABILE 10. Stabilirea subiectelor de ctre comisie

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Datele de identificare ale candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

T/S

T T S S S

Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Exist sistem de control eficient Exist sistem de control eficient

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Ridicat Ridicat Sczut Sczut Sczut

11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu

Sczut

Deciziile numire

de

17. Emiterea deciziei de numire

Sczut

II.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Stabilirea elementelor de natur salarial

18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

S S

Sczut Sczut

42

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale 29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profe-sional dup soluionarea contestaiilor

T/S

Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut Mediu

S S T S S S S S S S S Exist sistem de control eficient

Ridicat Mediu Mediu Mediu Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut

Modificarea drepturilor salariale

43

Nr. crt.

DOMENIUL Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

OBIECTE AUDITABILE 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 35. Utilizarea foilor colective de prezen

RISCURI SEMNIFICATIVE Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de eful structurii Sistemul de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate

T/S

Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut

Sczut

Sczut

Sczut

III.

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

Sczut

Mediu

Sczut

44

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 36. Evidena concediilor de odihn 37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii 39. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 40.Constituirea dosarelor profesionale 41. Accesarea dosarelor profesionale 42. Actualizarea dosarelor profesionale 43. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc 44. Constituirea carnetelor de munc

RISCURI SEMNIFICATIVE Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre personae neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficiena procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite

T/S

Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut Sczut Sczut

S S S

IV

GESTIONAREA PROFESIONALE

DOSARELOR

S S S

V.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

S S

Sczut

45

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 45. Accesarea carnetelor de munc 46. Actualizarea carnetelor de munc

RISCURI SEMNIFICATIVE Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munc Carnetele de munc nu au fost actualizate

T/S

T S

Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Exist sistem de control eficient

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Ridicat Sczut

Anexa 11 Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea X din Timioara Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit: Pop Adrian Data: 26.04.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 26.04.2009

ETAPELE MISIUNII Tema general:

DOMENIUL

ACTIVITI

Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului din Universitatea de Vest din Timioara

DU RA TA (H) 816

PERSOANEL E IMPLICATE Pop Adrian

LOCUL DESFUR RII

46

ETAPELE MISIUNII 1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

DOMENIUL

ACTIVITI

DU RA TA (H) 130 2 2 2 40 8 40 36 8 8

PERSOANEL E IMPLICATE Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian

LOCUL DESFUR RII CAI CAI CAI

1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern 6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian

CAI AUDITAT CAI CAI CAI CAI CAI

8 Pop Adrian 8 Pop Adrian 8 520

CAI

CAI AUDITAT

AUDITAT Pop Adrian

II.

47

ETAPELE MISIUNII INTERVENI A LA FAA LOCULUI

DOMENIUL

ACTIVITI 1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4. Colectarea dovezilor 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 3.4. Colectarea dovezilor 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu

DU RA TA (H) 40 2 8 8 8 40 8 4 2 8 30 2 4 4 2 30 2

PERSOANEL E IMPLICATE Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian

LOCUL DESFUR RII AUDITAT CAI CAI AUDITAT AUDITAT

OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Pop Adrian Pop Adrian Pop Adrian

AUDITAT CAI CAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT CAI CAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT CAI

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENIERE A PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR, RECUPERRILOR

OBIECTIVUL 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

48

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4. Colectarea dovezilor 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 5.4. Colectarea dovezilor 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6.4. Colectarea dovezilor 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 1. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 2. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 3.. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern

DU RA TA (H) 4 4 8 40 2 8 8 8 40 2 8 8 8 84 32 8 8

PERSOANEL E IMPLICATE

LOCUL DESFUR RII CAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT CAI CAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT CAI AUDITAT CAI CAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT CAI CAI CAI CAI

OBIECTIVUL 5. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

49

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI 4. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile 5. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 6. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 7. Finalizarea Raportului de audit intern 8. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 9. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

DU RA TA (H) 2

PERSOANEL E IMPLICATE

LOCUL DESFUR RII CAI

8 8 8 8 2 10 10

AUDITAT CAI CAI CAI AUDITAT CAI

IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 10. Iniierea procesului de urmrire

Anexa 12 Procedura P07: edina de deschidere UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

50

Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit:Pop Adrian Data: 29.04.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 29.04.2009 A. Lista participanilor Numele Ec.Lasca Lorena Ec.Pop Adrian Funcia director auditor Direcia/ Serviciul Direcia Resurse Umane Audit intern Nr. telefon E-mail Semntura

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor. Anexa 13

51

Procedura P11: edina de nchidere UNIVERSITATEA X DIN TIMIOARA Compartimentul Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE Misiunea de audit: Auditarea salarizrii i ncadrrii personalului Perioada auditat: 01.02.2009-01.05.2009 ntocmit:Adrian Pop Data: 29.04.2009 Avizat: Ionacu Maria Data: 29.04.2009 A. Lista participanilor Numele Ec.Lasca PLorena Ec.Pop Adrian Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon Email Semntura

director Direcia Resurse Umane auditor Audit intern

52

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. S-a solicitat structurii auditate s-i exprime poziia fa de constatrile auditorilor i s prezinte documente suplimentare, dac este cazul, care s susin opinia managementului structurii auditate. Auditorul a precizat faptul c dup redactarea Proiectului de Raport de audit acesta va fi transmis structurii auditate pentru punct de vedere. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora.

53