AUDITORIA DE GESTION

AUDITORIA DE GESTION 1. GENERALIDADES
1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA

En un inicio la auditoría se orientaba hacia las necesidades internas de las empresas de asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones, como servicio al dueño del capital invertido.

Como el crecimiento de la utilización del crédito a largo plazo como sustituto de parte del capital del dueño, y la tendencia hacia sociedades anónimas con múltiples dueños, inversionistas, la auditoría se dirigió hacia la necesidad de dar fe del contenido de los estados financieros, en los cuales podían confiar los prestamistas y dueños ausentes del negocio.

Paralelamente, la auditoría gubernamental evolucionó dirigida, inicialmente, a la determinación de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del dinero público, eventualmente, orientándose hacia la aplicación de las técnicas desarrolladas por la profesión del Contador Público para examinar los Sistemas Financieros y del Control Interno, así como también para dar fe sobre la confiabilidad de transacciones efectuadas e informes financieros. Hoy en día la auditoría sigue evolucionando, tanto en el sector privado como en el público, hacia una orientación que, además de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la presentación de recomendaciones constructivas tendientes a aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la entidad.

Clasificación de la Auditoría: Pública Activa (Dónde) Privada Por el Sujeto Interna Pasiva (Quién) Externa

1

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION Permanente Periódica Ocasional

Por el tiempo

Total Por el área Parcial Administrativa Financiera Marketing De gestión

Por la especialidad

1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y AUDITORIA FINANCIERA

   

  

AUDITORIA FINANCIERA SIMILITUDES Estudiar y evaluar el Sistema de  Estudiar y evaluar el Sistema de Control Interno Control Interno DIFERENCIAS Pretende ayudar a la administración a  Emite una opinión mediante dictamen aumentar su eficiencia mediante la sobre la razonabilidad de los estados presentación de recomendaciones. financieros Utiliza los estados financieros como un  Los estados financieros constituyen un medio. fin Promueve la eficiencia de la operación,  Da confiabilidad a los estados el aumento de ingresos, la reducción de financieros los costos y la simplificación de tareas, etc. Es no sólo numérica  Es numérica Su trabajo se efectúa de forma  Su trabajo se efectúa a través de detallada pruebas selectivas Puede participar en su ejecución  Lo realizan solo profesionales del área profesionales de cualesquiera económica especialidades afines a la actividad que se audite

AUDITORIA DE GESTION

1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU IMPORTANCIA  Términos sinónimos: o Auditoría de las 5 Es, o Auditoría operativa, o Auditoría operacional,

2

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION o Auditoría comprehensiva, o Auditoría integral, o Auditoría del valor del dinero (Canadá), o Auditoría gerencial, o Auditoría del desempeño, o Auditoría administrativa, o Auditoría total (Alemania)  “Una auditoría operativa es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. La auditoría operativa abarca la economía y eficiencia y la auditoría de los programas.” (GAO Contraloría General de los Estados Unidos de América)  “Es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una evaluación e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades y dependencias del Estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva” (Lens Knigton. La Auditoría Posterior de Rendimiento)  “Auditoría administrativa es un examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia de la implementación de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, así como su planificación y control administrativo interno” (Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control del Perú)  “Auditoría integral es la evaluación multidisciplinaria, independiente, con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de las relaciones con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado de sus fines y/o mejor aprovechamiento de sus recursos” (Academia Mexicana de Auditoría Integral)  “Auditoría Comprehensiva (Canadá) es responsabilizar a los administradores en la elaboración de informes de desempeño, donde se resalte el efecto de las decisiones tomadas, para facilitar la interpretación y evaluación externa. El auditor interno debe profundizar sus revisiones en los sistemas gerenciales donde se genera la información”

3

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION  “Auditoría de Gestión y desempeño (EE.UU), Dan énfasis a la medida de la calidad de los productos y servicios gubernamentales, comparten la opinión de que los funcionarios gubernamentales deben dar seguridad a los contribuyentes de que los fondos públicos son utilizados con criterios de: economía, eficiencia y eficacia”  “Auditoría Integral (Australia), Enfatizan los aspectos que contribuyen al desarrollo de la administración pública, iniciando con la insustituible exigencia del ciudadano de ser informado con el detalle necesario del manejo de los recursos públicos. La Auditoría Integral es un instrumento que permite dimensionar el grado en que los servidores públicos están cumpliendo su compromiso de servicio y responsabilidad ante su comunidad”  “Auditoría Integral (México) Induce a la reflexión sustantiva sobre el plan estratégico de una dependencia o entidad pública y orienta la toma de decisiones hacia el cabal cumplimiento de los objetivos que demanda la sociedad, la función preventiva de la Auditoría Integral permite identificar a tiempo: los errores humanos, contables, financieros y la desviación de objetivos o funciones institucionales: el incumplimiento, retraso o falta de interés en las tareas y responsabilidades y en las necesidades de información a titulares de los entes para la toma de decisiones”  Price Waterhouse: “Auditoría integral es la ejecución de exámenes estructurados de programas, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad pública o privada, con el propósito de medir e informar sobre la utilización económica y eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos” 1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA, ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGÍA    EFICIENCIA: consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros (Academia mexicana de auditoría integral) EFICACIA: es el grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos (Academia mexicana de auditoría integral) ECONOMIA: se refiere a los términos y condiciones conforme a los cuales se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible (Academia mexicana de auditoría integral)  ETICA: parte de la filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La conducta del personal en función de sus deberes contemplados en la Constitución,

4

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad. El Código de conducta o ética de la entidad, son susceptibles de evaluarse en una entidad.  ECOLOGÍA: podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales.

1.5

COMPARACION DE

DE

LA

AUDITORIA

FINANCIERA

CON

LA DE

AUDITORIA

GESTION,

ADMINISTRATIVA

OPERACIONAL,

RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es. CARACTERISTICA Propósito AUDITORIA FINANCIERA Formular y expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad AUDITORIA DE GESTION Evaluar la eficiencia, efectividad, economía con la que se manejan los recursos de una entidad, un programa o actividad, el cumplimiento de las normas éticas por el personal y la protección del medio ambiente Pueden alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o actividad. Hacia las operaciones de la entidad en el presente con una proyección hacia el futuro y retrospección al pasado cercano Aplicación de los principios de administración No existen todavía normas generalmente aceptadas. El método queda a criterio del auditor Las técnicas de auditoría establecidas por la profesión de Contador Público La gerencia, el directorio, los accionistas. En el sector gubernamental se hace extensivo a la sociedad en general, para transparentar la gestión AUDITORIA DE GESTION Eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores

Alcance

Las operaciones financieras

Orientación

Medición Método

Hacia la situación financiera y resultado de operaciones de la entidad desde el punto de vista retrospectivo Aplicación de los P.C.G.A Las N.A.G.A.S

Técnicas

Interés

Las técnicas de auditoría establecidas por la profesión de Contador Público Los accionistas, el directorio, los funcionarios financieros, los organismos prestatarios y los inversionistas potenciales

CARACTERISTICAS AUDITORIA FINANCIERA Enfoque Originalmente negativo, dirigido a la búsqueda de

5

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION irregularidades o fraudes. Actualmente, hacia la razonabilidad de los Estados financieros Auditores, Contador público Personal de auditoría en varias etapas de entrenamiento práctico y formal, Contienen el dictamen del auditor y los estados financieros y todo su contenido está relacionado con ellos del Inciden sobre asuntos financieros. El dictamen es la conclusión principal y puede ser la única conclusión del Se refieren a mejoras en el sistema financiero, sistema de control interno fcro, prsentación de estados fcros. La tradición y diversos dispositivos legales y profesionales durante los últimos 100 años Regular, preferiblemente anual Absolutamente necesaria para lograr y mantener un buen sistema financiero del Imprescindible resultados con eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología Auditores Personal profesional de otras disciplinas tanto como personal en varias etapas de entrenamiento Puede o no presentar los estados financieros. Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo de la gestión de la entidad Inciden sobre cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad Se refieren a mejoras en todos los sistemas administrativos, el SCI gerencial y cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad. Iniciativa de auditores internos dinámicos y/o organismos superiores de control debido a las necesidades de un mejor aprovechamiento de recursos Cuando se considere necesario Necesaria para lograr y mantener una buena gerencia en general Imprescindible

Encargados Personal de apoyo

Informe de auditoría

Conclusiones Auditor

Recomendaciones Auditor

Catalizador

Frecuencia Importancia

Independencia auditor

1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION NO ES ES La opinión del auditor sobre la marcha La conclusión general del auditor sobre el general de la entidad sin base técnica accionar contrastando sus 5 Es contra las pautas o normas establecidas para una sólida gestión, para las operaciones específicas y para el campo técnico de actividad NO ES ES Una revisión por un auditor de actividades Una revisión por un auditor asesorada por fuera de su capacidad técnica profesionales de otras disciplinas, cuando

6

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION sea necesario, aplicando criterio técnico gerencial sin extenderse a las áreas muy especializadas Un proceso de evaluaciones que concluye con la formulación de una opinión de los administradores y funcionarios de la entidad durante un período Un examen y evaluación global, en forma comprensiva de las 5 Es de la administración integral de la entidad Un examen dirigido a asesorar a la entidad que no ha logrado el cumplimiento de las 5 Es Un examen positivo de recomendaciones para posibles mejoras en las 5 Es

Un proceso de juicio sobre las decisiones diarias de los administradores y funcionarios Una evaluación individuales aislada de acciones

Un examen dirigido a censurar administración de las entidades

la

Una fiscalización “administrativa” que busca encontrar únicamente irregularidades

7

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION
2.1 FASE I: FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD Esta fase es muy breve y no debe tomar más de dos días, por parte del auditor jefe de equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado por un auxiliar en caso de que la documentación sea muy voluminosa.

Por el hecho de que cada fase de la Auditoría de Gestión requiere un programa, es recomendable un breve programa.

Programa de la Fase I Se puede asumir que el archivo permanente debe estar actualizado. Debe evitarse fotocopias cuando la Auditoría Interna está conectada en red a los sistemas de información de la entidad; en esos casos basta una impresión de la parte pertinente de un documento.

Para evitar hojas narrativas, es una buena práctica subrayar los documentos pero no utilizar resaltador porque las fotocopias salen ilegibles.

En el caso de una Firma Privada de Auditoría (FPA) se requiere programar la visita a instalaciones y preparación de entrevistas con los principales ejecutivos.

Ejemplo:

1. Breve programa para:   

Recorrido de instalaciones Entrevista con directivos Actualización de archivo permanente

8

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

No. Objetivos:  

Procedimiento

Ref. P/T

Hecho por

Revisado por

ObservaCiones

Familiarizarse con el entorno de la fábrica “La Internacional” Tener carácter una breve general visión de de la

organización  Actualizar el archivo permanente

Procedimientos: 1

Obtenga un plano de la fábrica y realice un recorrido de visita a las instalaciones

2

Prepare

una

entrevista

con

los

siguientes funcionarios: Gerente General, Gerente de planta, contador general, contador de costos, jefe de personal, con el objetivo de comunicar el inicio de una auditoría de gestión a la planta y la

recopilación de tipo general. 3

Revise el archivo permanente y prepare una lista de los documentos que deberían actualizarse en este legajo.

9

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

2. Procedimiento 1 Programa I Fase I Industria “La Internacional” Resumen del recorrido de instalaciones Auditoría de Gestión 

Se realizó el recorrido 5 minutos antes de la entrada del personal y se pudo observar atrasos de los obreros de hasta 20 minutos. En tres casos los obreros timbraron 2 tarjetas (de compañeros atrasados y la suya). Un 10 % no usan cascos y un 20 % uniforme. Ningún trabajador usa zapatos de seguridad.

        

El último chequeo de extintores fue hace un año. El jefe de planta confesó que no se han hecho simulacros de terremotos o incendios. Aparentemente hay cuellos de botella en la sección de telares. Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa 300 m2 El último estado de costos es de hace 6 meses. La contabilidad se lleva por procesos El departamento de control de calidad toma como referencia las normas INEN La empresa fue multada en $ 10.000 por mal manejo de desechos en aguas mal tratadas En los basureros se encontraron botellas vacías de licor.

3. Procedimiento 2 Programa I Fase I Industria “La Internacional” Entrevista al: Gerente General Auditoría de Gestión

Nombre del Entrevistado: .......................... Entrevistador:.............................................. Día previsto:............................................... Lugar:..........................................................

Cargo:.................................. Auditor Jefe........................ Hora solicitada:................... Teléfono:.............................

10

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditoría operacional a la planta de conformidad con el plan anual de auditoría que evaluará las 5 es: eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología.

Tiempo estimado: 30 minutos  

Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la auditoría Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por auditoría interna por el cual se informa a los directivos el inicio y objetivos de la auditoría y se dispone la más alta colaboración sin ningún tipo de restricciones

  

Averiguar si la gerencia tiene alguna preocupación o un tema de interés para esta auditoría De ser positiva la respuesta anterior averiguar el por qué de esta apreciación Solicitar una opinión muy breve de la Gerencia respecto a: o Número de personas o Calidad de productos o Oportunidad en la producción o Posibles cuellos de botella o Calidad de la maquinaria o Tecnología o Oportunidad en la contabilidad de costos

En las entrevistas al Gerente de planta, contador de costos, gerente de recursos humanos, etc., naturalmente que las entrevistas tienen que ser específicas sobre sus áreas de Interés.

2.2 FASE II:

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

11

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

CONTROL INTERNO

Importancia y Definición

Tipos

Proceso C.I.

Niveles básicos

Condiciones

Plan de organización y métodos y medidas:
     Salvaguardar recursos Promover la eficiencia de las operaciones Verificar exactitud y veracidad Estimular la observancia de la política Cumplimiento metas y objetivos

C.I. Financiero

 Formulación de objetivos  Medición de resultados  Comparación  Análisis de causas de las
diferencias Rendimiento vs objetivo

     

C.I. Administrat

 Acción gerencial  
adecuada Toma de acción Mejora continua

Constitución Poderes Estado O.S.C Ministerios Gobiernos seccionales Organismos de control local

Sistematización

Personal compet

Documentación
C.I. MKT

12

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION Control Interno

Operaciones Básicas

Elementos

Formas de C.I

Auditor y S.C.I

Informac válida

1. Plan de organizac 2. Sistema de autorizac
y registros

Informac íntegra

3. Prácticas sanas 4. Idoneidad 5. Auditoría interna

Controles de Validación:  Autorizac  Comparac :  Verific Valid

1. 2. 3. 4. 5.

Controles de perfección:
    Numerac secuencial Totales de control Archivo de pendientes Listado de recordatorios

Confianza en el S.C.I Revisión y evaluac C.I Cuestionarios C.I Influencia C.I en los procedimientos Influencia C.I en el dictamen

Informac exacta

Controles de re ejecución:
  Doble verificación Control previo

Controles disciplinados:
    Segregación de deberes Acceso restringido Supervisión Auditoría interna

13

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de Cuestionario de Control Interno

Empresa: Auditoría de Gestión. Fase II Cuestionario de Control Interno Area: Finanzas, Captación de clientes

Cuestionario

Si

No

S/R

Observ

1. Tiene un sistema que le permita llevar un control adecuado de la cantidad de

captaciones mensuales. 2. Se capacita periódicamente al personal que se encuentra trabajando en esta área 3. Los empleados cumplen con las tareas planeadas mensualmente 4. tienen un buen sistema de información 5. Cumplen con las metas propuestas cada mes 6. Tienen un control de los clientes que mayor cantidad de depósitos efectúan 7. Dan algún tipo de motivación a los clientes para que efectúen inversiones 8. El sistema de contabilidad está acorde con las necesidades del departamento 9. Tienen buenas relaciones con el resto del departamentos 10. Hacen informes mensuales

14

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de narrativa de control interno

Muebles: El Eucalipto Auditoría de Gestión Narrativa de Control Interno relacionada a la compra de materia prima

1. Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo rotativo de $ 5.000 que no se maneja en cuenta corriente abierta expresamente para el efecto 2. La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra de bosques y los ingenieros reportan los anticipos para explotación de bosques en simples recibos. Hubo un caso que el recibo se firmaba en una funda de papel 3. cuando llegan las trozas de madera a la planta, éstas son medidas o cubicadas y se firman una guía de recepción por parte de: bodegas, transportista y visto bueno del ingeniero forestal 4. El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las materias primas compradas 5. El kardex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con el kardex contable, ni cruzada la información con los contratos de compra

Estas narrativas conforme van describiendo procedimientos, van haciendo referencia a las debilidades o fortalezas del control interno, lo que le permiten al auditor irse formando su opinión.

15

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de Flujograma

HACER EL ALMUERZO INICIO

ALMORZAR

NO

HACER EL ALMUERZO

SI

VOY AL RESTAURANTE

PIENSO QUE VOY HACER DE ALMUERZO

VEO EL MENU

ME PONGO A COCINAR

COMPRO EL ALMUERZO

ALMUERZO

FIN

16

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS PARA EL LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO
INICIO

Identificación Del Problema

Elaboración del objetivo general, necesidades de información

Elaboración del objetivo específico

Planteamiento de Hipótesis

Definir tipo de información

Definir fuentes de datos

Definición de procedimientos y recolección de datos

Calculo de la muestra

Encuesta piloto

NO Reconstrucción de preguntas

Correctas

SI Trabajo de campo, recolección de datos

Tabulación de datos Análisis e interpretación de datos

NO No se lanza el producto

Favorable

SI Si se lanza el producto

Medidas correctivas hacia el producto

FIN

17

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

LANZAMIENTO DE UNA CAMPAÑA PUBLICITARIA PARA EL PRODUCTO YOGURT “EL BOSQUE”
INICIO

IDENTIFICACIÓN DE PÚBLICO OBJETIVO

FIJAR LOS OBJETIVOS DE COMUNICACIÓN

DEFINIR EL MENSAJE

“LOS SABORES QUE TU PREFIERES”

MEDICION DEL NIVEL DE SINTONIA (M.D)

DETERMINACION FRECUENCIA COBERTURA (M.D.)

DEL Y

SELECCIONAR LOS MEDIOS DE COMUNICACION

TV. SULTANA RADIO FORMULA 3 DIARIO “LA PRENSA”

DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO 50% TV, 30% RADIO 20% PRENSA

DEFINIR EL MIX DE COMUNICACION PUBLICIDAD PROMOCION VENTA PERSONAL MEDICION DE RESULTADOS

SI
FAVORABLE

NO

GESTIONAR Y CORDINAR TODO EL PROCESO

FIN

18

Ing. Jenny Basantes A.

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica

Cuestionario 1. Al ingreso a la institución, usted recibió un curso de inducción? 2. Si la respuesta anterior es positiva, el curso destacó asuntos relacionados con su conducta ética y profesional? 3. Recibió algún documento que se relacione con reglas de comportamiento: a. Personal b. Etico c. Profesional d. Civico 4. Sabe que debe guardar confidencialidad con la información que maneja? 5. Cree usted que se filtra fraudulentamente información de la institución a terceras personas? 6. Si su respuesta es positiva, qué recomendaría para superar esta debilidad ........................................................................................................ 7. En la universidad recibió las materias de: Etica empresarial Etica pública 8. Conoce los deberes inherentes al servidor público contemplados en la LOAFIC 9. Tiene una cabal comprensión de las acciones de la entidad, en caso de quebrantamiento de normas disciplinarias? 10. Las normas disciplinarias de la entidad constan en un documento formal? 11. Ha recibido instrucciones precisas de cómo actuar en caso de haber conflicto de intereses en su trabajo? 12. La institución enfatiza en la importancia de la integridad y comportamiento ético en el caso de que no exista un código de conducta escrito 13. Debería la entidad contar con un código de ética propio? 14. Brinda usted un trato igualitario al público? 15. Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman? 16. El personal conoce que si le sorprende violando normas de comportamiento sufrirá las consecuencias? 17. Esta explícitamente prohibido hace caso omiso de los controles establecidos? 18. Existen controles para reducir tentaciones que de otra manera pudieran existir

SI

NO

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION 2.3 FASE III. DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS Hallazgo de auditoría El concepto de “Hallazgo de auditoría” implica que tenga 4 atributos: CONDICION: Es la situación actual FORMAS DE LAS CONDICIONES: encontrada por el auditor con respecto a  Los criterios se están logrando una operación, actividad o transacción satisfactoriamente  Los criterios no se logran  Los criterios se están logrando parcialmente CRITERIO: Es la norma con la cual el CRITERIOS TIPICOS auditor mide la condición. Son las metas 1. Disposiciones por escrito que la entidad está tratando de lograr o las a. Leyes normas relacionadas con el logro de las b. Reglamentos metas. c. Instrucciones: manuales, directivas, procedimientos, etc d. Objetivos e. Políticas f. Normas g. Otras disposiciones 2. Sentido común 3. Experiencia del auditor 4. Opiniones independientes de expertos 5. Prácticas comerciales prudentes 6. Instrucciones verbales 7. Experiencias administrativas 8. Prácticas generalmente observadas CAUSA: Motivo, razón por el que se dio CAUSAS TIPICAS: la desviación o se produjo el área crítica. 1. Falta de capacitación 2. Falta de comunicación 3. Falta de conocimiento de los requisitos 4. Negligencia o descuido 5. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas 6. Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas 7. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. 8. Falta de buen juicio o sentido común 9. Falta de honestidad 10. Inadvertencia del problema 11. Falta de escuerzos e interés suficientes 12. Falta de supervisión adecuada 13. Falta de voluntad para cambiar 14. Organización defectuosa 15. Auditoría interna deficiente

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION EFECTO: Es el resultado adverso, real o EFECTOS TIPICOS: potencial que resulta de la condición 1. Uso antieconómico de los recursos encontrada. Normalmente es la pérdida en humanos, materiales o financieros dinero o en efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas. 2. Pérdida de ingresos potenciales 3. Violación de disposiciones generales 4. Inefectividad en el trabajo 5. Gastos indebidos 6. Informes poco úties 7. Control inadecuados de recursos 8. Iseguridad 9. Desmoralización del personal Ejemplos:

Condición Criterio

Efecto

Causa

La unidad de abastecimiento está comprando inventario innecesario La meta de la unidad de abastecimiento es suficiente inventario disponible para asegurar que la producción no se interrumpa y al mismo tiempo mantener la inversión en inventarios tan baja como sea posible Se ha estimado el costo de inventario innecesario ordenado por la unidad de abastecimiento durante el segundo semestre del 2004 en $ 1.450 Los procedimientos prescritos no prevén los registros de los repuestos no usados devueltos a la unidad de abastecimientos. Dichos repuestos no son añadidos a las cantidades disponibles mostradas en las tarjetas de inventarios. Por lo tanto, los registros no muestran correctamente lo disponible cuando se toma el saldo según la tarjeta para fines de determinar qué cantidades adicionales deben comprarse, la unidad compra en exceso de sus necesidades. Los estados financieros mensuales de la empresa pública “X” están emitidos aproximadamente a 45 días del fin de cada mes Prácticas sanas de administración financiera señalan que los estados financieros mensuales deben ser emitidos dentro de los cinco días posteriores al fin del mes La gerencia no tiene acceso a información sobre los resultados de las operaciones del mes anterior, impidiendo el empleo de dicha información en la toma de decisiones importantes No se ha dado la suficiente importancia al establecimiento de normas internas y prácticas a seguir sobre la emisión de estados financieros mensuales

Condición Criterio

Efecto

Causa

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Condición

Criterio Efecto

Causa

Barcos de carga que tenían considerable espacio inutilizados están partiendo, mientras que considerables cantidades de carga están en espera de embarque Todo el espacio de carga disponible debería ser utilizado hasta el máximo posible, para reducir los costos de embarque Se están incurriendo en costos innecesarios de cerca de $ 5.000.000 al año, porque no se está usando completamente el espacio de carga Se está subestimando la capacidad de carga de los barcos en el planeamiento de los embarques al estar usando criterios antiguos para el efecto.

TÉCNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones.

Verificación verbal:

Indagación Obtener información verbal a través de averiguaciones y conversaciones.

Verificación Ocular:

Comparar Observar la similitud o diferencia de dos o más conceptos

Revisión Selectiva Examen ocular rápido con fines de separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales.

Rastreo Seguir una operación de un punto a otro dentro de su procedimiento.

Observación Examen ocular para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Verificación Escrita

Análisis Separar en elementos o partes

Conciliación Hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.

Confirmación Obtener constatación de una fuente independiente de la entidad bajo examen y sus registros.

Verificación Ocular

Comprobación: Examinar verificando la evidencia que apoya a una transacción u operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.

Computación Verificar la exactitud matemática de las operaciones o efectuar cálculos.

Verificación Escrita Inspección Examen físico y ocular de activos, obra documentos, valores con el objeto de demostrar su existencia y autenticidad. OTRAS PRACTICAS DE AUDITORIA:      Pruebas selectivas a juicio del auditor Muestreo estadístico Síntomas Intuición Sospecha

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION CRITERIOS Y PARÁMETROS DE EVALUACION 

Los Doce Atributos de la efectividad o Dirección o Relevancia o Congruencia o Logro de metas o Aceptación o Impactos secundarios o Costos y productividad o Anticipación / flexibilidad o Resultados financieros o Clima organizacional o Protecciones activos o Información / seguimiento

Indicadores de Gestión: o Indicadores de Eficacia: Metas alcanzadas --------------------------Metas programadas Presupuesto ejercido ---------------------------Presupuesto asignado

Eficacia programática:

Eficacia presupuestal:

o Indicadores de Eficiencia:  Eficacia programática -----------------------------Eficacia presupuestal

Eficiencia

o Indicadores de productividad: P = Productividad Dictámenes periciales emitidos por día 12 P 2001 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.2 Dictaminadores que intervinieron 10

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION Dictámenes periciales emitidos por día 16 P 2002 = -------------------------------------------------------- = -------- = 1.6 Dictaminadores que intervinieron 10 Si comparamos la productividad de los dos períodos: P 2002 / P 2001 = 1.6 / 1.2 = 1.33 –1 = 0.33 Al obtener en el ejercicio 2001 un rendimiento de 1.2 dictámenes al día por dictaminador y de 1.6 en el 2002, el índice de productividad se incrementó en un 33 %. o Indicadores de impacto: Ejemplo: En el 2003 se incrementaron a 2.975 el número de Comisiones Mixtas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, instaladas en la Industria Manufacturera con las cuales se beneficiaron 330.576 trabajadores de un total de 550.960 que laboran en dicha rama industrial. En donde: C = Cobertura Número de trabajadores beneficiados C = ----------------------------------------------Total de trabajadores de la rama 330.576 = ---------- = 0.60 550.960

Lo que indica que la cobertura alcanzada de trabajadores beneficiados con la instalación de las comisiones mixtas de seguridad e higiene en el trabajo es del 60 %.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de Examen Profundo de Areas Críticas

Empresa de Celulares “XYZ” Auditoría de Gestión FASE III Exámen Profundo de Areas Críticas Area: Tarifas Procedimientos Referncia P/T Objetivo: establecer el cumplimiento tarifario según disposiciones legales y sugerir mejoras si fuera el caso Hecho por Revisad Observac por

Procedimientos:

1. Obtenga del departamento de tarifas la lista oficial de precios de llamadas locales, nacionales e internacionales aprobadas por la Superintendencia Telecomunicaciones y de por

convenios entre empresas. 2. Obtenga al azar 100 planillas de pago de los últimos dos meses 3. Establezca el tiempo facturado y su razonabilidad matemática entre el precio facturado y los oficiales 4. Determine el método de

aproximación de fracciones de minuto (redondeo) 5. Analice el sistema de facturación 6. Prepare una entrevista para el personal de atención al cliente que resuelve reclamos por tarifas

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Empresa de Celulares “XYZ” Auditoría de Gestión FASE III Exámen Profundo de Areas Críticas Area: Reclamos Tema: Atención al Cliente Procedimientos Objetivo: Analizar las principales causas que originan reclamos de clientes para proponer alternativas de solución Procedimientos: 1. Revise las hojas de recepción de reclamos del último mes y tabule según el tipo de reclamación. Determine valores porcentuales 2. Tabule las encuestas de servicio que formularon los clientes de forma anónima 3. Dé las apreciaciones que usted obtenga de los procedimientos 1 y 2 y prepare una encuesta para que sea llenada por todo el personal de servicio al cliente 4. Discuta con el auditor los puntos más sobresalientes obtenidos de aplicar (1,2,3) con el fin de hacer un diagnóstico de los problemas repetitivos en el área de reclamos 5. Prepare una agenda de trabajo para sesión del auditor general con los jefes de los departamentos involucrados 6. Otros procedimientos aplicables Referncia P/T Hecho por Revisad Observac por

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo de entrevista:

Banco “XX” Auditoría de Gestión Area: Ventas Nombre: Cargo: Dirección: Fecha: Hora: Objetivo: María de Pérez Jefe del Area de Ventas 10 de agosto y japón 2 de septiembre del 2007 10H30 Determinar el grado de eficiencia en los depósitos a plazos

1. Relate brevemente el proceso para que un cliente realice un depósito a plazo 2. Quién es el encargado de la custodia de los depósitos a plazo? 3. Cuánto tiempo requiere un cliente para hace un depósito a plazo? 4. Para la renovación de un depósito a plazo, cuál es el proceso? 5. Si existe una variación o inconveniente en algún depósito a plazo, quién se hace responsable? 6. Cuál es el proceso al tener un depósito a plazo como garantía de un préstamo? 7. Las quejas se receptan por el jefe de área o por los oficiales de crédito? Ejemplos de indicadores de gestión: 1. Disminución del porcentaje de mortalidad infantil del X % al Y % 2. Disminución del índice de alfabetismo del X % al Y % 3. Cobertura del bono de solidaridad al indigenado rural en X % 4. Capacidad operativa de una planta de cemento 5. Incremento del 8 % en ventas para el primer trimestre del producto X 6. Aumentar 10 médicos por cada 15.000 habitantes en los próximos 5 años 7. Construcción de 1.000 viviendas populares en la provincia de Chimborazo durante 1 año 8. Cobertura de teléfonos digitales a nivel nacional a un promedio del 20 % de la población total 9. Reducción del 10 % al 0 % de artículos defectuosos 10. Utilización del 90 % de las habitaciones del hotel en temporada alta

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION
Ejemplo de hoja de hallazgos:

Empresa: Los Alpes Auditoría de Gestión al Sistema de Cobranzas Area examinada: Precios y % de cuentas incobrables CONDICION: La cartera analizada el último semestre refleja como datos: No. De Clientes 30 70 25 60 Plazo concedido 40 días 80 120 150 Pago a tiempo 2% 20 8 35 Mora 50 días 18 47 39

CRITERIO: según resolución de la gerencia el plazo definido como crédito es de apenas 30 días. El porcentaje establecido fue fijado dentro de la planificación estratégica y consta en el plan manual operativo y el presupuesto de ventas.

CAUSA: La empresa despidió a comienzas del año a un analista de crédito, especializado en finanzas. La calificación del crédito está encargada al nuevo gerente de ventas, que desconocía de la planificación estratégica y presupuesto institucional.

EFECTO: De acuerdo a la muestra obtenida, se estima que 2 millones de dólares resultarán incobrables aduciendo los clientes a los que circularizamos en el 100 % de la muestra examinada, quienes manifiestan su morosidad por la crisis bancaria.

CONCLUSIÓN: no existe una debida comunicación interna departamental. Los plazos concedidos difieren ampliamente de los 30 días fijados por la empresa con el consiguiente incremento de riesgo.

RECOMENDACIONES: 1. Crear el departamento de crédito y cobranzas 2. Pasar al departamento legal la cartera vencida 3. Realizar un ajuste que suba del 3 % al 7 % como cuentas incobrables

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

FASE IV: COMUNICACIÓN AUDITORIA DE RESULTADOS E INFORMES DE

4.1 Importancia de la comunicación de resultados

La comunicación con los funcionarios responsables de la entidad debe ser permanente durante el transcurso de la auditoría. Tan pronto como se desarrolla un hallazgo de auditoría tienen que comunicarse al funcionario (s) responsables del área para:  

Obtener los puntos de vista, información adicional y opiniones respecto a las conclusiones y recomendaciones a ser presentadas, y Facilitar la oportuna toma de las acciones correctivas correspondientes, de tal manera que se puedan mencionar en el informe de auditoría. En ciertos casos un informe preliminar por escrito puede utilizarse, pero normalmente toda comunicación previa es verbal.

La calificación de excelente a un auditor no se mide por el contenido de sus conclusiones, sino por el hecho de que durante sus labores de campo logre que la entidad acepte e implemente las recomendaciones u otras acciones correctivas necesarias.

El objetivo principal de las comunicaciones en auditoría, es proporcionar información útil y oportuna, tanto oral como escrita, sobre asuntos importantes y a su vez recomendar, cuando corresponda mejoras en la conducción de las actividades del gobierno dirigidas a superar los problemas de carácter financiero y administrativo.

La obligación y la responsabilidad de informar, emana de la legislación vigente y las políticas del OSC e internas de las instituciones, pero la decisión de lo que se va a informar queda a buen juicio y criterio del auditor.

Al respecto una buena política es dar énfasis a la necesidad de dirigir los esfuerzos de auditoría hacia áreas que se presenten oportunas para lograr la economía, mejorar la

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION eficiencia y alcanzar los resultados en los programas. En consecuencia los informes que revelen estos resultados y que contengan recomendaciones de esa naturaleza, han de ser muy útiles para la entidad a que van dirigidos.

Debe tomarse en cuenta, que un informe oportuno expondrá adecuadamente los hallazgos y conclusiones del auditor y presentará las obligaciones pertinentes para el auditor con el fin de mejorar deficiencias administrativas y financieras encontradas, ayudará a encontrar mayor eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología en la conducción de los programas y actividades de la entidad.

4.2 Definición del informe de auditoría

El informe final de auditoría es el producto final de la labor del auditor, en el cual se presentan sus comentarios, los hallazgos, sus conclusiones y recomendaciones, y en el caso de los estados financieros, el correspondiente dictamen.

El informe de auditoría debe contener la expresión de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas sin ocular o desvirtuar los hechos que puedan inducir al error.

4.3 Características del informe  Importancia del contenido: los asuntos incluidos deben ser de la suficiente importancia como para justificar que se los informe y para merecer la atención de aquellos a quienes van a ser dirigidos.  Utilidad y oportunidad: la preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previsto y la clase de información necesaria para cumplir los propósitos determinados.  Exactitud y conveniencia de la información sustentatoria: todos los procedimientos prescritos de preparación, revisión y procesamiento deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de hechos lógicos o razonamiento. El requisito de exactitud está basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de crédito.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION  Objetividad y perspectiva: el objetivo es entregar informes que sean reales, que no conduzcan a errores y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención.  Claridad y simplicidad: para que haya claridad, es necesario una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones.  Concisión: el informe no debe enredarse en palabras, operaciones, párrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan claramente en el mensaje del informe.  Tratamiento especial de los asuntos delicados y controvertidos. 4.4 Tipos de informes  Informe de auditoría (al finalizar el examen) Escritos  Informes intermedios Orales Transmitidos Informal Formal

4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV El “Pino” S.A Auditoría de Gestión Programa Fase IV Comunicación de Resultados y Redacción del Informe Procedimientos Referencia Hecho por Revisado P/T Objetivo: Mantener permanentemente comunicación con la entidad, para evidenciar el informe y presentar oportunamente resultados con valor agregado para la empresa Procedimientos: 1. Lleve un breve registro de todas y cada una de las reuniones

Observ

mantenidas con la administración en el que conste fecha, personal reunido, motivo o tema de

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION reunión. 2. Todas las comunicaciones

enviadas por la auditoría, por motivo de este examen llevarán una numeración secuencial y un control cruzado de las respuestas enviadas. 3. Conforme desarrolle un hallazgo redacte un ahoja de hallazgos por cara área crítica. 4. Elabore un plan de redacción del informe con la colaboración de todos los miembros del equipo. 5. Discuta con el supervisor del plan anterior 6. Redacte el informe borrador

respetando, en el plan establecido 7. Ponga en consideración del

auditor general el borrador del informe 8. Prepare la versión corregida del borrador final 9. Elabore una plan de sesión

(conferencia final) para la lectura del borrador del informe con la administración

Por más capacidad de organización mental y habilidad que tenga para redactar, es importante que usted prepare un plan de redacción del informe; contemplando los temas, subtemas e ideas principales a las que usted hará mención.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un informe de auditoría de gestión de una hacienda: Capítulo I. Información Introductoria  Antecedentes de la entidad  Alcance y naturaleza del informe  Funcionarios principales  Base legal  Presupuesto

Capítulo II. Hacia mejoras ambientales de la Hacienda  Cambio de productos químicos contribuyen a mejoras en la producción  Adecuado manejo de aguas elimina riesgos de contaminación

Capítulo III. Conveniencia de optimizar la contabilidad de costos para un mejor sistema de información gerencial  Desperdicios de planta afectan costos finales  Conveniencia de computarizar un nuevo sistema de costos por método ABC  Reingeniería de procesos permitirá optimizar capacidad instalada en fábrica

Capítulo IV. Globalización del mercado ofrece oportunidades de incremento de ventas  Revisión del plan estratégico de comercio exterior producirá incrementos del 37 %  Conviene modificar la política de créditos en el mercado nacional

Capítulo V. Gerencia de recursos humanos debe propender a un manejo científico  Capacitación permanente al personal de ventas  Ausencia de reclutamiento de personal técnico  Ausencia de controles de asistencia al personal de trabajadores

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un informe de auditoría de gestión en un hospital

Capítulo I. Información introductoria  Antecedentes  Objetivo de la auditoría  Organización de los departamentos auditados  Base normativa (se puede obviar)  Presupuesto  Alcance del examen  Declaraciones positivas

Capítulo II. Consulta externa requiere incremento de personal para mejorar la atención  Afluencia de pacientes en fines de semana requiere disminución de tiempo en la atención  Un botiquín de primeros auxilios debe instalarse en emergencias  Logística asignada a emergencias debe incorporar nuevas estrategias

Capítulo III. Uso de instalaciones y mantenimiento de quirófanos puede optimizarse significativamente  Demanda de quirófanos en fines de semana requiere disminución del tiempo en la atención  Se requiere un mayor proceso de capacitación y entrenamiento  La asepsia de quirófanos debe mejorarse significativamente  La indumentaria médica debe cumplir normas básicas internas  Urge la renovación de quirófanos de alta tecnología

Capítulo IV. Farmacia requiere de un control de inventarios  La caducidad de los inventarios debe revisarse periódicamente  Debe efectuarse un control de existencias en bodega

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION  Se requiere analizar la elección de los proveedores y los tiempos de reposición de inventarios  El personal que atiende en farmacia debe ser reducido  Deberían existir convenios con los proveedores para reducir costos. Ejemplo de carta informe de auditoría

Señores Directorio del Hospital Santa Teresita Ciudad De nuestra consideración: Hemos realizado una auditoría de gestión a los departamentos de quirófanos, farmacia y emergencias del Hospital Santa Teresita. Nuestro examen se realizó de acuerdo con las NAGAS, en consecuencia incluyó las pruebas y procedimientos que consideramos necesarios de acuerdo a las circunstancias. El objetivo de la auditoría fue establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de las operaciones, el cumplimiento de las normas éticas dictadas por el Directorio del hospital y el impacto ambiental en el manejo y tratamiento de la basura hospitalaria. Al no haber examinado los estados financieros no emitimos ninguna opinión sobre los mismos. (párrafo opcional) Esta auditoría se realiza en cumplimiento a nuestro plan anual de control. El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, las mismas que han sido discutidas y aceptadas por los principales funcionarios de las áreas examinadas. Hemos diseñado con la administración un plan de monitoreo para la implantación de las recomendaciones en el tiempo y presupuestos establecidos para el efecto. Dejamos constancia de nuestro agradecimiento por la colaboración recibida del personal administrativo y su predisposición por mejorar la gestión, lo que compromete nuestra asesoría futura. Atentamente,

Ing. Juan Pérez Auditor General

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

FASE V. MONITOREO ESTRATÉGICO RECOMENDACIONES JUNTO CON LA ADMINISTRACIÓN

DE

Monitoreo tiene que ver con la supervisión y desarrollo de una inteligente estrategia para que la administración se involucre en la implantación de recomendaciones. Las recomendaciones deben buscar consensos y evitar conflictos de intereses. También se pueden contemplar alternativas de solución a fin de que la entidad tenga varios caminos a escoger.

La implantación debe tomar en cuenta la relación costo / beneficio.

Las

recomendaciones requieren que se diseñe un plan de trabajo que precise objetivos, alcance y resultados de lo que será necesario para implantar las recomendaciones.

Las siguientes son las estrategias en la implantación de recomendaciones:

a. Instantáneo, para aplicaciones relativamente sencillas b. Del proyecto piloto: ensayo de las recomendaciones en solo una parte de la organización o de un sistema c. Implantación en paralelo: apreciación simultánea por un período determinado del sistema actual y del que será implantado d. Implantación parcial de aproximaciones sucesivas: seccionar en etapas la implantación del nuevo sistema y pasar de etapa en etapa solo hasta lograr analizar la anterior.

5.1 Fase de monitoreo: Diseño, Implantación y evaluación de recomendaciones A continuación veremos las etapas de diseño, implantación y evaluación de las recomendaciones con los respectivos procedimientos, a fin de comprender su importancia y el modo como se los debe aplicar.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

ETAPAS 1. Diseño

PROCEDIMIENTOS El diseño consiste en elaborar un plan de trabajo que permita precisar los objetivos, el alcance y los resultados de lo que será necesario implantar de las recomendaciones del Informe de la Auditoría de Gestión, conjuntamente con la organización, para que cada proyecto sea diseñado con la calidad requerida, en el tiempo y costo establecidos. El plan de trabajo comprende:

1. Definición del líder del proyecto y de los miembros del equipo encargados de implantar la alternativa

seleccionada (auditoría de gestión) 2. Designación específica de responsables de cada etapa o actividad, así como las fechas de conclusión 3. Programación de reuniones periódicas de evaluación de avances, análisis de problemas y toma de acciones correctivas. 4. Firma del plan propuesto por todos los participantes  Programas de ejecución, presupuesto y equipos de trabajo 1. Elaboración del programa detallado de ejecución, con las actividades a llevarse a cabo y la secuencia de su realización (ruta crítica), así como las fechas de iniciación, terminación y presentación de los informes de avance y control 2. Preparación del presupuesto detallado, incluyendo los requerimientos de recursos materiales y humanos. 3. Formación de los equipos de trabajo, con la asignación de responsables y recursos por actividad.  Procesos de simulación Especialmente cuando se trata de sistemas

2. Implantación

computarizados, desarrollar y ejecutar previamente a

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION cualquier método de implantación, pruebas de los programas que reproduzcan todas las transacciones y controles que se hayan diseñado, para validar su correcto funcionamiento.  Métodos de implantación Las formas de implantación depende del problema que se trate, o bien, al grado de complejidad de las mejoras propuestas. Los métodos más utilizados son: 1. Instantáneo: se aplica cuando las recomendaciones son sencillas y no involucran un gran volumen de operaciones o unidades administrativas. Es el más aconsejable y práctico. 2. Del proyecto piloto: es realizar un ensayo de las recomendaciones en solo parte de la organización o sistema para medir su funcionamiento, es aplicable cuando hay relativa similitud en las condiciones que prevalecen en la organización. 3. De implantación en paralelo: es la operación simultánea, por un período determinado, tanto del sistema actual como del que se va a implantar. Esto permite efectuar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas. 4. De implantación parcial o de aproximaciones

sucesivas: consiste en seccionar y pasar de etapa en etapa solo hasta que se haya consolidado

adecuadamente la anterior. Es un método lento.  Factores que inciden en la implantación: a) La calidad y adaptación de los estudios a las condiciones de la organización b) La participación que haya tomado en el diseño quienes estarán a cargo de la implantación

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION c) La elaboración de proyectos y del programa de implantación, de tal manera que se obtengan resultados concretos parciales, mientras el

desarrollo de los mismos avanza. d) La “venta” que se haya hecho del programa de implantación dentro de la organización e) La capacidad de los responsables de la

implantación f) La intervención externa de especialistas en caso necesario g) El trabajo en equipo  Informes de avance y seguimiento Se debe elaborar y revisar los informes de avance conjuntamente con el cliente, vigilando la ruta crítica, para cumplir con las fechas de terminación establecidas. Los

informes deben incluir los resultados de las medidas adoptadas para verificar las bondades de las recomendaciones.  Ajustes y correcciones en la implantación: significa evaluar constantemente, por el grupo de implantación, la eficacia de las mejoras introducidas y en su caso, aplicar las medidas correctivas necesarias.  Medición y registro: de las variables previamente establecidas en la etapa de diseño y planeación una vez iniciada la operación  Revisión periódica: asegurar el cumplimiento de los objetivos y resultados esperados para la implantación del proyecto.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un plan de monitoreo: FLORECITA SUTIL CIA. LTDA AUDITORIA DE GESTION MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONES
PROYECTO ESTRATÉGICO PARA LA Responsables: Jefe de Planta de Cultivo PLANTA DE CULTIVO DE FLORES de Flores, Director de Comercio Exterior y
CODIGO: D.P.1234

RECOMENDACIONES PROPUESTAS

ventas locales Unidad estratégica: Departamento de presupuesto, planificación y auditoría interna METAS O RESULTADOS ESPERADOS

 Reprogramar el presupuesto de las  Lograr que la planta de cultivo de flores compras para el año 2004  Redefinir el plan estratégico de ventas a Europa  Iniciar un proceso de destrucción de los cumpla con los estándares

internacionales de ecología.  Ampliar la cobertura a los mercados internacionales

químicos que no reúnen las normas de  Instalación de la planta para producir calidad INEN e ISO  Proceder a la importación directa y emergente de los productos químicos europeos por lo menos para un trimestre a través del Dpto. de Comercio Exterior, lo cual abaratará costos.  Contratar a un especialista para que elabore un proyecto sobre producción de abonos orgánicos para aprovechar reciclaje de desperdicios del abonos orgánicos

procesamiento de flores  Capacitar a los obreros en la utilización de abonos orgánicos  Revisar el plan estratégico de la planta de cultivo de flores para ajustar el presupuesto y considerar cambios en los químicos y fertilizantes.

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION Ejemplo de un plan de monitoreo estratégico de recomendaciones aprobado con la administración de un hospital: No. Recomendaciones Responsable implantac 1 Instalación de un botiquín Jefatura en la sala de emergencias de 2 meses $ 200.000 Plazo Presupuesto Observac

abastecimientos

2

Renovación paulatina de Planificación y 1 año quirófanos abastecimientos

$ 1.000.000

Primera etapa

PROYECTOS ESTRATÉGICOS
CODIGO

Responsable...................................... Unidad estratégica  Indicador de éxito global.................  Fecha de monioreo..........................

ESTRATEGIA BASICA

CODIGO

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES
1. QUE SON LOS INDICADORES?

Los indicadores son parámetros de medición que reflejan el comportamiento observado de un fenómeno. Representan medidas sobre aspectos no

directamente mensurables, como es el caso de muchas de las actividades y propósitos gubernamentales: salud, educación, bienestar social, desarrollo económico, etc.

Algunos ejemplos de indicadores pueden ser:     

Indice de contaminación ambiental Tasa de mortalidad hospitalaria Indice de crecimiento demográfico Tasa de desempleo Costo promedio por alumno graduado de secundaria

Los objetivos específicos que en el marco de la Administración Pública se reconocen a los indicadores de desempeño, son los siguientes:   

Analizar el desempeño de las Dependencias y Entidades, vinculándolo con el cumplimiento de los objetivos Evaluar sistemáticamente el costo de servicios públicos y de la producción de bienes, así como su calidad, pertinencia e impacto social Verificar que los recursos públicos se utilicen con honestidad, eficacia y eficiencia

2. TIPOS DE INDICADORES

2.1 Indicadores Estratégicos Son los parámetros de medición del cumplimiento de los objetivos estratégicos de los programas sectoriales y/o actividades institucionales. Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Ejemplo: Objetivo estratégico Indicador Forma de Medición Disminuir la tasa global de Tasa de No de nacidos vivos x mujer al fecundidad a 2 hijos por mujer fecundidad año 2004 No de mujeres de edad fértil (1549) años 7.998.108 = = 3 niño s/ mujer 2.666.036 2.2 Indicadores de los proyectos Miden el logro de los objetivos del proyecto. Permiten identificar la contribución que el proyecto aportará para el logro de los objetivos estratégicos Proyecto Indicador Incremento de la eficiencia del Indice de proceso de selección para efectividad de ingresar a la licenciatura en selección entrenamiento deportivo Forma de Medición No de bajas imputables al proceso de selección No de bajas totales (en el primer año de la carrera) 10 = * (100) = 17 % 60

* bajas imputables al proceso de selección: bajo rendimiento escolar por deficiente nivel o insatisfacción con la elección (no le gustó la carrera). Indicador estratégico al que coadyuva: índice de eficiencia terminal 2.3 Indicadores de gestión Proporcionan información sobre las funciones y procesos clave con los que opera la dependencia o entidad. Mediante su consulta es factible detectar desviaciones que impidan en último término el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Ejemplo: Objetivo estratégico Abastecimiento Indicador Forma de Medición Indice de No de entregas completas y cumplimiento oportunas

Reclutamiento de brigadas de Indice de No total de requisiciones vacunación reclutamiento No de gente en brigadas No de gente requerida

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

2.4 Indicadores de servicio Miden el cumplimiento de los estándares definidos para los servicios.

Estándar de servicio: tiempo de conexión del servicio de energía eléctrica a partir de la solicitud de servicio (aplica a servicio doméstico) = dos días

Indicador No de solicitudes atendidas dentro del estándar 3.700 De servicio = --------------------------------------------------------- x 100 ---------- x 100=78 No de solicitudes recibidas 4.750

3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES

Las dimensiones a evaluar por medio de los indicadores son:  Impacto: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y prioridades nacionales y sectoriales en el contexto externo. Permite cuantificar

valores de tipo político y social. El impacto también puede medirse en forma interna, cuando los servicios que se otorgan son para clientes dentro de la misma institución. Objetivo estratégico Indicador Forma de Medición Preservación de los recursos Indice de Superficie degradada forestales en el Estado reforestación Superficie objetivo x 100 = 18 Ha = = 50 % 36 Ha 

Cobertura: Mide el alcance de beneficios a la población objetivo. La población objetivo debe ser considerada en su dimensión real.

Objetivo estratégico Indicador Forma de Medición Prevenir la morbilidad infantil Cobertura de Población vacunada y reducir el índice de vacunación Población objetivo x 100 = mortalidad 1.450.000 = x 100 = 96.6% 1.500.000

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Eficiencia: Mide costos unitarios y productividad.

Refleja la

racionalización en el uso de los recursos financieros, materiales y humanos. Un proceso deficiente logra la mayor cantidad de productos o servicios al menor costo y tiempo posibles. Objetivo estratégico Indicador Mejora la productividad en las Indice de instalaciones de líneas de productividad transmisión en instalación de líneas de transmisión Forma de Medición Km de líneas de transmisión instaladas Número de trabajadores involucrados 1.000 = = 40 Km por trabaj 25 Gasto administrativo Gasto total de operación x 100 = 3.582.314 = x 100 = 15 % 23.402.128

Eficiencia administrativa

Calidad: Mide el grado en que los productos y/o servicios satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes y/o usuarios

Objetivo estratégico Indicador Forma de Medición Prevenir la morbilidad infantil Nivel de Puntuaciones obtenidas en las y reducir el índice de satisfacción de encuestas individuales mortalidad la población Total de la muestra x 100 538 = x 100 = 77 % 700  Alineación de recursos: Congruencia entre recursos aprobados y suministrados (cantidad y oportunidad). Objetivo estratégico Indicador Forma de Medición Que se cuente con los recursos Indice de Presupuesto otorgado $ negociados para el logro de los suficiencia de x 100 objetivos y metas propuestos recursos Prespuesto aprobado $ en cada dependencia y entidad Indice de $ recibido según calendario oportunidad x 100 $ recursos programados Indice de retraso en Diferencial de días asignación Fecha calendarizada de asignación (días de retraso y fecha real de asignación Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

INDICADORES DE GESTION
Indicadores estratégicos Cobertura de demanda nacional Indice de oportunidad en entrega costo Indice global de satisfacción del servicio
Abastecimiento Producción

Costo unitario por libro Costo administrativo como % del % de producción subcontratada
Contratación servicios de
Almacenamiento

Co

se

Resultados/impac to
% entregas completas y oportunas Costo – eficiencia Costo promedio: papel tinta, goma Costo logística Valor de inventario Rotación de inventario Paro de producción No. De compras Problemas internos

Resultados / impacto
Volumen producido vs requerimientos promedio ponderado en días

impresión

Resultados / impacto
Costo unitario total Costo unitario promed por nivel de tiraje % de producción no entregada oportunam Costo – eficiencia % de entregas completas y oportunas

Resultados / impacto
% inventario dañado en almacenamiento

di

R

im

Costo – eficiencia

Costo – eficiencia
Costo unitario directo promedio de almacenamiento (año)

% di de

C

Calidad
% rechazos % proveedores claves % material obsoleto

Costo de producción total unitaria Costo de producción total unit por nivel de tiraje % de material desperdiciado en el período Horas de mantenimien Total de período % tiempo máquinas descompuestas

Co di

C Calidad
No. rechazo libros terminados Indice calidad de libros % proveedores claves Calidad percibida

% di Sa po cu su lib

Calidad
% rechazo libros terminados Indice calidad de libros Calidad percibida

Indicador del Proyecto

Proyecto Objetivo Rediseño de proceso de Reducir el nivel de mermas almacenamiento

Indicadores % de inventario dañado en almacenamiento

Indicador de Servicios

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

Proyecto Objetivo Indicadores Información a estados Respuesta a un máximo de 4 No de aclaraciones atendidas respecto a sus remesas horas en un máximo de 4 horas de libros ------------------------------- x 100 No total de solicitudes de aclaración recibidas

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

TIPOS DE INDICADORES

PROGRAMAS Y/O ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

PROYECTOS INSTITUCIONALES Y/O DE INVERSION

PROCESOS

SERVICIOS

OPERATIVOS

ESTANDARES DE SERVICIO

Ing. Jenny Basantes A:

AUDITORIA DE GESTION

INDICE
1. GENERALIDADES ..................................................................................................... 1 1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA ..................................................................... 1 1.2 SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTION Y AUDITORIA FINANCIERA ....................................................................................... 2 1.3 DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTION Y SU IMPORTANCIA .......................................................................................................... 2 1.4 CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA, ECONOMIA, ETICA Y ECOLOGÍA ......................................................................... 4 1.5 COMPARACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA CON LA AUDITORIA DE GESTION, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es. ...................................................................................................................... 5 1.6 QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTION ............................................ 6 2. FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION .............................................................. 8 2.1 FASE I: ................................................................................................................... 8 FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD ..... 8 2.2 FASE II: ................................................................................................................ 11 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................. 11 Ejemplo de Cuestionario de Control Interno .......................................................... 14 Ejemplo de narrativa de control interno ................................................................. 15 Ejemplo de Flujograma .......................................................................................... 16 Ejemplo de Cuestionario de Control Interno de Etica ............................................ 19 2.3 FASE III. .............................................................................................................. 20 DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS .................................................................................................................. 20 TÉCNICAS DE AUDITORIA ................................................................................... 22 CRITERIOS Y PARÁMETROS DE EVALUACION .............................................. 24 Ejemplo de Examen Profundo de Areas Críticas ................................................... 26 Ejemplo de entrevista: ............................................................................................ 28 FASE IV: ........................................................................................................................ 30 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORMES DE AUDITORIA ................. 30 4.1 Importancia de la comunicación de resultados ..................................................... 30 4.2 Definición del informe de auditoría...................................................................... 31 4.3 Características del informe ................................................................................... 31 4.4 Tipos de informes ................................................................................................. 32 4.5 Ejemplo de programa de la Fase IV ..................................................................... 32 Ejemplo de un informe de auditoría de gestión de una hacienda: .............................. 34 Ejemplo de un informe de auditoría de gestión en un hospital .................................. 35 Ejemplo de carta informe de auditoría ....................................................................... 36 FASE V. MONITOREO ESTRATÉGICO DE RECOMENDACIONES JUNTO CON LA ADMINISTRACIÓN ............................................................................................... 37 5.1 Fase de monitoreo: Diseño, Implantación y evaluación de recomendaciones ..... 37 Ejemplo de un plan de monitoreo:.............................................................................. 41 GUIA PARA LA DEFINICION DE INDICADORES .................................................. 43 1. QUE SON LOS INDICADORES? ........................................................................ 43 2. TIPOS DE INDICADORES ................................................................................... 43 3. DIMENSIONES A EVALUAR MEDIANTE LOS INDICADORES .................. 45

Ing. Jenny Basantes A:

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful