Fa c u l t a t e a d e t i i n e E c o n o m i c e

Master:ManagementContabil,AuditiExpertizContabil

UniversitateaNicolaeTitulescu

Intrarile si iesirile unui SI in domeniul economic

Masterand: Pduraru Simona Alexandra

Bucureti 2012

Structura unui sistem informatic

Aspect general. Prin structurarea sistemului informatic se inelege evidentierea elementelor componente (sub diferite aspecte), legaturile dintre acestea, precum si conexiunile exterioare ale sistemului cu alte sisteme, pe verticala si pe orizontala. Cu alte cuvinte, pentru a defini structura unui SI este necesar de a stabili criteriile de structurare, dupa care se determina elementele componente ale acestuia. In asa mod: Sub aspect general, un sistem informatic este format din trei componente majore: (fig. 1.). Intrari Prelucrari Iesiri

Figura 1. Componentele generale ale unui SI. Intrarile reprezinta ansamblul datelor introduse, gestionate si prelucrate in cadrul sistemului pentru obtinerea informatiilor rezultative. Intrarile pot fi clasificate in urmatoarele categorii: a) Obtinute in urma tranzactiilor externe; b) Obtinute in urma tranzactiilor interne. La randul lor, intrarile obtinute in urma tranzactiilor externe, sunt reprezentate de : Date consemnate in documente, la locul producerii operatiilor pe care le evidentiaza in cadrul USE, ca de exemplu: bonul de consum, factura emisa unui client, etc.; Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate in documente sau inscrise in norme si/sau prevederi legale, ca de exemplu: facturi primite de la furnizori, ordin de plata onorat de client, cota legala de TVA, cotele de impozit pe venit, etc.; Date parvenite de la alte sisteme informatice operationale in cadrul USE, prin transfer indirect (off-line) sau direct (on-line) ntr-o retea locala. Date parvenite de la alte sisteme informatice din exteriorul USE, transferate la distanta prin Internet, inclusiv, cu utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange sau prin retele private, etc. De mentionat ca, datele consemnate in documentele de intrare pot fi introduse in calculator in urmatoarele moduri: Prin intermediul unor proceduri specializate ale SI care permit introducerea datelor de la tastatura pe baza unor videoformate si validarea datelor; Prin scanarea documentelor - o tehnologie moderna bazata pe principii optice, care permite

preluarea unui volum foarte mare de date intr-un interval de timp foarte scurt. Intrarile obtinute in urma tranzactiilor interne, reprezinta datele obtinute in rezultatul unor prelucrari automate, desfasurate in cadrul SI care conduc la modificari structurale in cadrul colectiilor de date, ca de exemplu: valoarea totala a produselor livrate, valoarea totala a incasarilor, etc. Prelucrarile, cel de al doilea element definitoriu al SI, reprezinta un ansamblu omogen de proceduri automate realizand: Crearea initiala si actualizarea BD; Exploatarea BD; Reorganizarea BD; Salvarea/restaurarea BD. Iesirile sistemului informatic constituie rezultatul prelucrarii datelor in urma realizarii procedurilor automat. In functie de forma si continutul acestora, iesirile SI pot fi clasificate in: Indicatori sintetici redau starea fenomenelor si proceselor economice, inclusiv rezultatele activitatii economico-financiare (ca de exemplu: capitalul, propriu, profitul brut, rata rentabilitatii, etc.) prin intermediul videoformatelor. Acestea, pot fi consultate de catre manageri in regim online; Liste/situtii de iesire ( rapoarte) reprezinta principalele surse financiar-contabile, grupeaza indicatorii sintetici sau analitici sub forma de tabel (de exemplu: situatia stocurilor de produse la o anumit data, statul de plata, etc.). Listele /situatiile pot fi emise la imprimanta, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic pentru a putea fi transmise beneficiarului in regim off-line sau transmise la distanta, in regim on-line, prin intermediul retelelor; Grafice surprind dinamica indicatorilor sintetici si analitici, necesare informarii operative si sugestive a conducerii. Graficele pot fi de mai multe tipuri, ca de exemplu: liniare, bare, circulare, stive, etc.; Iesiri destinate altor sisteme informatice reprezinta fisiere furnizate (in regim off-line) sau transmise on-line altor SI in vederea prelucrarilor in cadrul acestora.

Sisteme informatice destinate conducerii activitatii economice

Tipuri de documente de intrare Documentele de intrare in care se consemneaza starea si dinamica fenomenelor si proceselor economice pot fi structurate in functie de: sfera; frecventa de utilizare; regimul de gestionare; tipurile tranzactiiior externe; formatul de prezentare, etc.

a) Sfera de utlizare a documentelor primare permite gruparea acestora in doua categorii: - documentele primare comune, folosite pentru inregistrarea datelor privind procesele tehnicoeconomice din activitati desfasurate in toate tipurile de unitati economice, indiferent de domeniul de activitate (ex.: Nota de Contabilitate); - documente de intrare specifice, folosite pentru inregistrarea datelor ce caracterizeaza anzumite procese tehnico-economice desfasurate in cadrul unor ramuri sau subramuri (exemplu: Extrasul de cont). b) Frecventa de utilizare si ponderea informatiior fixe continute in documentele de intrare permit gruparea acestora in doua categorii: - tiparite, caracterizate printr-o utilizare generala la nivelul tuturor unitatilor economice, ceea ce justifica din punct de vedere economic multiplicarea lor (ex.: factura fiscala). - netiparite caracterizate printr-o utilizare speciala numai la nivelul unor anumite unitati economice. c) Regimul de gestionare al documentelor impune gruparea acestora in doua categorii: - cu regim uzual sunt caracterizate, printr-o folosire si o evidenta similara cu cele tiparite in vederea utilizarii generale, fara restrictii exprese din punct de vedere legal. - cu regim special, a caror gestionare, folosire si evidenta sunt impuse de reglementarile in vigoare, cu precizarea ca in continutul lor este tiparita mentiunea 'Regim special' (ex.: formularul cu codul 14-3-1 'Chitanta Fiscala). d) Tipul tranzactiilor externe asigura gruparea documentelor in doua categorii: - documente care redau starea initiala a fenomenelor si proceselor economice, prin care se asigura cuantificarea elementelor patrimoniale ale unitatii economice in momentul lansarii in executie a sistemului informatic; - documente care reflecta dinamica fenomenelor, si proceselor economice ce modifica elementele patrimoniale intr-o anumita perioada de gestiune. Documentele primare din prima categorie permit constituirea initiala a colectiilor de date in momentul lansarii in functiune a noului sistem informatic. Aceste documente surprind starea initiala a fenomenelor si proceselor economice prin intermediul valorii reale ale atributelor cu caracter conventional constant, inregistrate prin intermediul nomenclatoarelor (produse, materiale, clienti, furnizori, conturi, mijloace fixe, obiecte de inventar), cat si starea initiala a fenomenelor si proceselor economice supuse prelucrarii automate (exemplu: Lista de inventar). e) Formatul de prezentare a documentelor permite gruparea acestora in trei categorii: - documentele individuale asigura redarea denumirii si valorii atributelor prin amplasarea acestora pe intreaga suprafata in functie de suecesiunea logica a operatiei economice rezultate (ex.: chitanta, fisa personala a salariatului fisa mijlocului fix etc.); - documentele comune reflecta denumirile si valorile atributelor prin ordonarea acestora sub forma de tabel in cadrul caruia succesiunea atributelor este determinata de relatiile de apartenenta si incluziune dintre multimile specifice ale atributelor (ex.: Nomenclatoare de produse, clienti, materiale, obiecte de inventar etc.);

- documente mixte, permit ordonarea numelui si valorii atributelor atat in format individual cat si in format comun, pentru a furniza intr-o forma eficienta, dispunerea atributelor in structura documentului de intrare (ex.: Bon de consum. Aviz de expeditie/Dispozitie de livrare, Factura fiscala etc.). Documentele primare prezentate constiuie sursa principala a tranzactiilor externe utilizate intr-un sistem informatic pentru gestiunea colectiilor de date, cat si sursa secundara pentru generarea tranzactiilor interne in cadrul nucleului sistemului informatic. Astfel, utilizarea acestor doua categorii de documente trebuie sa asigure adaugarea de noi atribute ca urmare a operatiilor economice care reflecta miscarea elementelor patrimoniale, inserarea de noi atribute in scopul evidentierii noilor operatii economice, modificarea si stergerea de atribute impuse de dinamica elementelor patrimoniale, precum si necesitatea punerii de acord a colectiilor de date cu realitatea economica din unitatea beneficiara. Documentele primare dostinate creerii si actualizarii colectiilor de date, in conditiile in care nu corespund integral din punct de vedere al cotinutului si al formei cu restrictiile impuse de sistemul proiectat si structura bazei de date de intrare, vor fi modificate in vederea realizarii acestor deziderate. Modificarile de continut vizeaza: - adaugarea in documente a rubricilor pentru coduiri in masura in care acestea nu sunt deja prevazute. in acest sens se va insista codurilor ce specifica natura operatiilor reflectate si a celor care servesc pentru identificarea si asocierea calectiilor de date (cod material, cod produs, marca, cod sectie, cod comanda etc.); - eliminarea atributelor ce se obtin prin calcule (ex. valoarea); - regruparea si modificarea rubricilor aferente atributelor ce vor contine date care sa se introduca in sistemul informatic in asa fel incat acesta sa se gaseasca in acelasi loc in toate documentele. Cu alte cuvinte, se pastreaza individualitatea fiecarui tip de document, dar se defineste o zona comuna identica pentru toate documentele din care se vor prelua datele pe suporturile tehnice. Modificarile de format sunt impuse de necesitatea cresterii facilitatilor de preluare directa a datelor prin intermediul videoterminalelor si vizeaza urmatoarele aspecte - gruparea in cadrul documentului a tuturor atributelor care urmeaza a fi introduse de la videoterminal, in asa fel incat rubricile corespunzatoare sa nu fie dispersate pe intreaga suprafata a documentului; - evitarea intercalarii atributelor ce se preiau in colectiile de date cu atributele care au caracter constant sau rezulta din calcul. - evidentierea in cadrul documentului a numarului maxim de caractere speciflcate pentru fiecare atribut, inclusiv precizarea pozitiei punctului zecimal; - ordinea atributelor in cadrul documentelor trebuie sa asigure prezenta. atributelor de identificare, urmate de cele informative si terminand cu cele cantitativ-valorice; - evidentierea zonelor care contin atribute ce se preiau in colectiile de date, prin demarcarea cu linii mai groase sau de culori diferite etc. Ex.: din documentul primar Bon de consum nu se vor prelua atributele constante pretul unitar si

unitatea de masura, inclusiv atributul rezultat din calcul valoarea aferenta iesirilor desi ele sunt consemnate in document pentru efectuarea controlului gestionar; Toate modificarile si adaptarile enuntate se fac in asa fel incat documentele primare sa satisfaca in totalitate atat cerintele de evidenta, cat si cele de prelucrare automata a datelor, cu mentiunea ca rezultatele acestor modificari sunt supuse spre aprobarea organelor de conducere ale unitatii economice beneficiare sau a organelor centrale de sinteza. Alaturi de definitivarea continutului si formatului se impune si stabilirea regulilor de completare si utilizare a documentelor primare, precizarea numarului de exemplare si a circuitului fiecarui exemplar, stabilirea frecventei si termenelor de introducere a datelor in colectiile de date. De asemenea, se precizeaza responsabilitatile pentru completare si verificare, vizele sau semnaturile care valideaza continutul documentelor primare, inclusiv persoanele imputernicite in acest sens. Aceste specificatii sunt folosite pentru proiectarea noilor circuite informationale in noul sistem, cat, si in manualul de utilizare definitivat in etapa de implementare. Iesirile sistemului informatic Realizarea practica a obiectivelor sistemului informatic se caracterizeaza prin satisfacerea cerintelor informationale ale conducerii si structurilor organizatorice din unitatea beneficiara. Iesirile sistemului informatic pot fi privite din punct de vedere: structural; functional; tipologic. Din punct de vedere structural, iesirile sistemului informatic reprezinta a treia componenta din triada ce caracterizeaza structura generala a oricarui tip de sistem: Intrari Prelucrari Iesiri. Din punct de vedere functional, iesirile sistemului informatic concretizeaza obiectivele generale si specifice ale sistemului proiectat. Din punct de vedere tipologic, iesirile sistemului informatic pot fi redate sub forma de: indicatori sintetici privind starea si rezultatele activitatii economico-financiare; liste/situatii de iesire care cuprind indicatorii analitici ai starii si rezultatelor activitatii economicofinanciare; grafice care redau sub forma sinoptica starea si evolutia indicatorilor economico-financiari iesiri catre alte sisteme informatice, transmise in direct (off-line) prin intermediul suporturilor magnetice (disc flexibil, disc magnetic,banda magnetica etc.), sau direct (on-line) prin intermediul unei retele locale de calculatoare. Indiferent de tipologia iesirilor sistemului informatic, acestea trebuie sa respecte cerintele si restrictiile cadrului legislativ-normativ in vigoare, pentru ca activitatea unitatii economice sa se desfasoare in coordonatele legalitatii economice.

Indicatorii economico-financiari specifici unitatii economice au rolul de a caracteriza din punct de vedere sintetic si analitic activitatea economico-financiara prin intermediul unor informatii care redau: patrimoniul net al regiei autonome sau a societatii comerciale prin intermediul inventarierii patrimoniului si a posturilor din bilantul contabil elaborate la finele perioadei de gestiune; starea si rezultatele economico-financiare ale unitatii economice pe o perioada determinata de gestiune; calculul si planificarea financiara a investitiilor; calculul si planificarea rezultatelor economico-financiare; calculul si previzionarea activelor circulante si surselor de finantare; calculul si previzionarea activitatii de trezorie. Acesti indicatori au rolul de a concretiza obiectivele generale de conducere si functionale ale unitatii economice, motiv pentru care ei pot constitui rezultatul prelucrarii unui sistem informatic proiectat. Selectarea concreta a anumitor indicatori din multimea totala a acestora se poate realiza in functie de: Tipul unitatii economice (regii autonome, societati comerciale in: nume colectiv, comandita simpla, comandita pe actiuni, societate pe actiuni si societate cu raspundere limitata determina utilizarea nuantata a unor indicatori economico-financiari. Specificul activitatii de baza a unitatii economice poate determina utilizarea unor indicatori economico-financiari comuni sau specifici. De exemplu, pentru regiile autonome de extractia petrolului, natura activitatii determina utilizarea unor indicatori specifici, cum ar fi: productia marfa fabricata, productia marfa vinduta si incasata etc., in timp ce la o societate comerciala a carei activitate de baza consta in comercializarea bunurilor de consum, se vor utiliza indicatori .specifici activitatii, cum sunt: valoarea totala a vanzarilor de marfuri, cheltuieli totale cu depozitarea marfurilor, cheltuieli de reclama si publicitate etc. Mentionam ca ambele categorii de unitati economice mentionate, pot utiliza indicatori economico-financiari comuni, cum ar fi: cifra de afaeeri, capitalul propriu, profitul total realizat, profitul net, profitul folosit pentru autofinantare, capacitatea de plata, rata rentabilitatii, rentabilitatea capitalului etc. Complexitatea si volumul activitatii unitatii economice poate impune selectarea anumitor indicatori care sa ofere informatii sintetice sau analitice raportate direct la arrumite aspecte concrete din activitatea unitatii economice. Gradul de dispersare a activitatii unitatii economice poate determina utilizarea unor indicatori specifici pe subunitati si in dinamica, astfel incat la nivelul global al unitatii economice, conducerea acesteia sa cunoasca operativ rezultatele intregii activitati economico-financiare. Listele/situatiile de iesire reflecta cerintele informationale ale conducerii unitatii economice sau compartimentelor functionale in cadrul obiectivelor generale ale sistemului informatic.

Listele/situatiile de iesire contin un sistem de indicatori economico-financiari, sintetici sau analitici grupati intr-o forma care sa asigure materializarea integrala a obiectivelor propuse. Listele sau situatiile de iesire trebuie sa reflecte, prin continutul lor, starea si dinamica fenomenelor si proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a datelor din sistemul proiectat. Natura prelucrarilor sistemului informatic are un caracter specific in functie de natura activitatii unitatii economice si impune o anumita structurare a indicatorilor economico-financiari in cadrul listelor/situatiilor de iesire. Determinarea concreta a continutului, formei si a circuitului informational al situatiilor de iesire sunt realizate in functie de natura activitatii, cerintele informationale ale conducerii unitatii economice, obiectivele propuse, cadrul legislativ-normativ (legi, decrete, hotarari, norme metodologice, instructiuni, decizii interne) si cerintele specifice, unitatii beneficiare. Aceste restrictii impun un anumit continut economic al situatiilor inclusiv elementele referitoare la destinatie, utilizare, frecventa si forma concreta in care vor apare. Listele/situatiile de iesire ce urmeaza a se obtine in cadrul unui sislem informatic pot fi structurate si utilizate in concordanta cu: specificul functiilor desfasurate concret in unitatea economica; destinatia listelor/ situatiilor de iesire; gradul de sintetizare a indicatorilor economico-financiari inclusi in liste/situatii; momentul generarii listelor/situatiilor de iesire; referinta in timp a acestora; modul de obtinere a listelor/situatiilor de iesire etc. Listele/situatiile de iesire trebuie sa reflecte, prin continutul lor, starea si dinamica fenomenelor si proceselor economice desfasurate efectiv in cadrul unitatii economice beneficiare. Natura prelucrarilor sistemului informatic are un caracter specific determinat de natura activitatii unitatii economice, element care impune o anumita structurare a indicatorilor economico-financiari in cadrul listelor/situatiilor de iesire. Determinarea concreta a continutului, formei si a circuitului informational specific situatiilor de iesire sunt determinate in functie de: natura si complexitatea activitatii desfasurate de unitatea economica; cerintele informationale formulate de conducerea unitatii economice beneficiare; cerintele informationale formulate de compartimentele functionale implicate in functionarea sistemului informatic; Continutul informational al listelor/situatiilor de iesire determina modul concret de structurare si ordonare a indicatorilor economico-financiari in raport cu cerintele legislative in vigoare. Aceste restrictii impun un anumit continut concret al listelor/situatiilor de iesire, inclusiv elementele referitoare la circuitul informational al acestora in cadrul unitatii economice benefciare. Structurarea situatiilor de iesire se realizeaza in functie de:

 specificul functiilor generale ale unitatii economice; destinatia listelor situatiilor de iesire; gradul de sintetizare a indicatorilor economico-financiari; momentul generarii situatiilor de iesire; modul de obtinere. La definitivarea fiecarei liste/situatii de iesire se recomanda: titlul situatiei, care va reda intr-o forma sintetica continutul informational al acesteia si perioada sa de referinta; indicatorii prezenti in fiecare coloana cu specificarea: algoritmul de calcul(daca este cazul); natura si lungimea maxima a fiecarui indicator; gradele de total si subtotal; numarul de exemplare, destinatia fiecarui exemplar, frecventa, termenele de obtinere. La definitivarea continutului si formei listelor/situatiilor de iesire se recomanda sa se urmareasca o valorificare cat mai deplina a posibilitatilor de prelucrare oferite de sistemul electronic de calcul. De asemenea, se vor avea in vedere si anumite cerinte cu caracter general, cum sunt rezolvarea unor functii majore ale conducerii unitatii, existenta unei game suficiente si reprezentative de informatii, pentru a permite analiza exhaustiva a fenomenelor si proceselor economice reflectate. Aceste cerinte impun ca listele/situatiile de iesire sa fie prezentate intr-o forma simpla, inteligibila de natura sa asigure si facilitatea in utilizare, ceea ce impune omiterea detaliilor nesemnificative, ce nu corespund scopului propus. Iesiri catre alte sisteme Sistemul informational propriu unitatii economice se afla in interconexiune cu sistemele informationale aferente altor unitati economice sau organisme guvernamentale. Aceasta caracteristica impune si necesitatea corelarii sistemului informatic specific unitatii economice benefiaiare cu alte sisteme informatice conexe. in acest sens, iesirile sistemului informatic al unitatii beneficiare pot constitui intrari in alte sisteme informatice, in timp ce iesirile altor sisteme informatice pot fi intrari in sistemul informatic propriu unitatii economice. Aceste interconditionari se pot realiza prin intermediul retelelor de calculatoare ce vor asigura conexiunea dintre bazele informationale specifice, carora le vor corespunde bazele de date asociate, intre care se realizeaza schimbul efectiv de date. Din punct de vedere tipologic, iesirile catre alte sisteme informatice pot fi: directe (on-line), asigurate prin intermediul transmisiilor de date intre doua retele locale de calculatoare proprii agentului economic; indirecte (of f-line), asigurate prin transmiterea datelor intr-o anumita structura, continut si un anumit suport magnetic, la anumite frecvente stabilite de comun acord.