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Cómo reducir sus gastos de impresión

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Mi Empresa, 5 de mayo del 2012
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MI EMPRESA ■ EL COMERCIO domingo 6 de mayo del 2012

PASO A PASO
Imprimir y copiar diversos documentos puede representar un gasto considerable para las empresas. Jorge Cortés, gerente de soluciones empresariales de Stansa habla sobre el manejo de flujo de documentos en una organización y nos dice que hay que descubrir y entender los costos ocultos.

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DEFINIR QUÉ BUSCA LA ORGANIZACIÓN
En primer lugar, es importante definir los objetivos para tener claro si la organización está enlaetapadeobtenermayormercado,mejorar su rentabilidad o establecer una estrategia de intimidad con el cliente. De ello dependerá qué tipo de estrategia de gestión documental se alínea con sus necesidades. Si su objetivo es reducir costos, implicará el uso de menos recursos, tener políticas de impresión austeras y centralizar dispositivos; mientras que una estrategia de intimidad puede implicar más comunicación personalizada. Todo esto genera un costo que puede ser administrado por las áreas de tecnologías, administración o ambas. Los costos directos se relacionan con los equipos que realizan impresión, copiado, escaneo y fax, además de los insumos y repuestos que cada uno de ellos requiere. Luego están los referidos al mantenimiento del equipo.

Cómo reducir sus gastos de impresión

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IMPLEMENTAR REGLAS DE AHORRO
Luego de entender el alcance de los costos, es el momento de implementar reglas e iniciativas para impactar en los costos operativos de administrar documentos. Entre ellos se recomienda:

Automatización de procesos. Esta acción genera reducción de los procesos basados en documentos físicos. No solo reduce el consumo de papel en la organización, sino que impacta en la productividad del personal y en los tiempos de respuesta/ procesamiento de los requerimientos o acciones de la organización.

■ Uso del dúplex (tira y retira) y la impresión mediante código de usuario. Este tipo de política puede aportar entre un 30% a 40% de reducción de papel en la organización. ■ Uso de equipos multifuncionales. Con esta tecnología se puede escanear un documento y enviarlo al correo electrónico del cliente (lan fax), reduciendo el uso de línea telefónica. Estas políticas de digitalización permiten reducir los costos de almacenamiento (espacio).

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DESCUBRIR LOS COSTOS OCULTOS
En cuestión de costos, las empresas deben identificar cuáles son aquellos que les hace perder competitividad. El primer punto a analizar es el servicio de soporte técnico y ver qué tan factible es tercerizar este servicio y, además capacitar al usuario final. El segundo tema es la productividad de los usuarios, la cual podría verse afectada si no hay una distribución lógica del equipamiento que permita reducir el desplazamiento de los usuarios dentro de su área de trabajo. Así, evitamos que el desempeño personal se vea mermado por los cuellos de botella a la hora de imprimir, copiar, escanear o faxear. El tercer punto es la infraestructura tecnológica y los costos asociados a administrar documentos de manera centralizada o conectada con varias sedes. Por último, el documento debe ser gerenciado, es decir, se debe determinar qué procesos pueden ser electrónicos y no físicos.

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HACER UN SEGUIMIENTO CONSTANTE
Es importante contar con un servicio de administración de impresiones que permita medir y tomar las acciones correctivas y preventivas para alcanzar los objetivos que se ha trazado la organización. Existe una serie de software y soluciones en el mercado que permiten hacer un seguimiento cercano a las iniciativas realizadas y tener siempre claro que no es una responsabilidad de una sola área, sino que es una responsabilidad organizacional que aporta una mejora de costos operativos y una política de sustentabilidad del medio ambiente.

CLAUDIA GASTALDO

EL DATO

Al elegir un equipo, se debe tener en cuenta no solo la velocidad del mismo, sino también insumos, repuestos, electricidad y mano de obra.

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