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Tipos de Controles

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TIPOS DE CONTROLES MERLY ARGUINZONES AURA MUÑOZ NEYESKA SILVA CESAR LAMEDA

Definición de control El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique:

Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición. También hay otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrón; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir. Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan. Importancia del control Crear mejor calidad, Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio de Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización, Producir ciclos más, Agregar valor Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo La

tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Planear y organizar. Hacer. Evaluar. Mejorar.

Áreas de producción - Control de producción - Control de calidad - Control de costos - Control de los tiempos de producción - Control de inventarios - Control de operaciones Productivos - Control de desperdicios - Control de conservación - Área comercial - Control de ventas - Por volumen total de las mismas ventas. - Por tipos de artículos vendidos. mantenimiento y

Control de propaganda - Control de costos - Área financiera - Control presupuestario - Control de costos - Área de recursos humanos - Control de vacaciones

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.

Pasos del proceso de control
- El control administrativo - Establecer normas y métodos para medir el rendimiento - Medir los resultados - Tomar medidas correctivos - Retroalimentación - Establecer normas y métodos para medir el rendimiento - Medir los resultados

Principios de control
- Equilibrio - De la oportunidad.

- De los objetivos

Tipos de control según su periosidad Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí. Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la

acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización Control Concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados. Control de Retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentación consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas. Técnicas para el control Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.

de

FACTORES DE ÉXITO EFICACIA

DEFINICIÓN Cumplimiento de metas. Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta Congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos en el tiempo.

ASPECTOS CLAVES - Adecuación de recursos - Costo-Efectividad - Costo-Beneficio - Metas formuladas - Cumplimiento de metas - Logros - Gestión - Pertinencia - Impacto - Oportunidad - Cobertura - Costos - Calidad

EFECTIVIDAD

RESULTADO/ RELEVANCIA

Para qué se investiga. Mide el total alcanzado.

PRODUCTIVIDAD

Capacidad transformadora del conocimiento producido. Mide la relación costo-producto DE ¿Con qué se dispone y cuánto se requiere?

DISPONIBILIDAD RECURSOS

- Humanos - Materiales - Financieros

Critica El Control es un proceso que se lleva a cabo tanto en la Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables: Es un proceso Lo llevan a cabo las personas Solamente puede aportar un grado razonable de seguridad Está pensado para la consecución de objetivos

Control Interno El proceso del Control Interno constituye una herramienta útil para la gestión, pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no añadidos: Si una Compañía se centra en las operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas básicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios Incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles, lo que hace más ágiles a las entidades. El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la dirección y al Consejo de Administración en la consecución de los objetivos de la entidad. Sus objetivos pueden ser clasificados en 3 ámbitos o categorías: Operativos Información financiera Cumplimiento El control no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional, con cinco componentes interrelacionados: Entorno de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión La Evaluación de Riesgos La determinación de objetivos es una condición sine qua non para establecer un elemento fundamental del control interno: la evaluación de riesgos. Los objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones, a información financiera y a cumplimiento.

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