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Situacin antes de...

Tema
Qu es? Definir el alcance Establecer el presupuesto preliminar Preparar la informacin financiera Hacer un anlisis econmico Aprobar la inversin Revisin y planeacin iniciales Marco conceptual Definiciones bsicas Planeacin inicial

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Situacin antes de...


Qu es?
La situacin antes de..., es todo el proceso que se desarrolla desde que se detecta la necesidad de adelantar una inversin hasta su aprobacin por la autoridad competente.

Al concebir el proyecto como tal, ocurre lo que suele llamarse la etapa conceptual. En ella se detecta la necesidad que debe ser satisfecha de manera oportuna a travs de una inversin que se supone rentable; se buscan las posibles soluciones para satisfacer dicha necesidad, y dentro de ellas se escoge la solucin ms conveniente para ejecutar el proyecto. Otro aspecto importante en la concepcin de un proyecto es la estrategia que establece el propietario o inversionista para desarrollarlo, ya que si el proyecto no cumple con las expectativas esperadas tampoco alcanzar a cumplir con los objetivos trazados por el propietario. Un proyecto es normalmente creado por su propietario, muchos antes de que se decida su plan de ejecucin. En el proceso de estructurar un proyecto hay varios pasos de acuerdo con las caractersticas de este; los ms importantes son los siguientes:

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Definir el alcance
Es la razn de ser del proyecto y su justificacin primaria que incluye aspectos tales como: Estudio de mercado Tiene que ver con la prioridad de terminar exitosamente el proyecto para suplir una demanda, producir un nuevo producto, etc. Adicionalmente, hay que tener en cuenta que con todo mercado va asociado un cliente, que puede estar representado por una persona, una entidad o un conglomerado humano. La opinin de este cliente, quien ser el usuario final, es primordial para la formulacin de los objetivos bsicos del proyecto.

Esquema bsico Una vez establecido el alcance del proyecto, se trata de buscar la solucin tcnica ms adecuada para satisfacer esas necesidades. Para una planta industrial se escoge el proceso, para una carretera se define su ruta, para un puente se selecciona el sitio, etc.

Capacidad Otra definicin importante es la capacidad de las nuevas instalaciones. En la mayora de los casos es mejor prever una ampliacin desde el comienzo que quedarse corto en algunos aspectos que despus pueden convertirse en cuellos de botella, difciles y costosos de resolver.

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Un aspecto que debe tenerse en cuenta al determinar la capacidad de un proyecto es lo que se ha venido llamando la capacidad mnima rentable, debajo de la cual los costos de inversin de operacin no son compensados satisfactoriamente.

Objetivos propuestos Dentro de esta categora se pueden mencionar el monto aproximado de la inversin, la etapa en que debera entrar en servicio el proyecto, el cumplimiento de determinadas polticas, etc. En otras palabras, son las pautas estratgicas que fija el inversionista.

Establecer el presupuesto preliminar


Con base en la informacin disponible y con la ayuda de datos histricos, se procede a elaborar el presupuesto preliminar, el cual debe incluir los renglones ms significativos de la inversin, como para el caso de una industria: Equipos principales. Servicios auxiliares: energa, vapor, gas, aire, agua y dems. Elementos externos: almacenamiento, manejos ,trasiegos, etc. Terrenos, adecuacin de reas, edificaciones y otros. Ejecucin del proyecto, planeacin, programacin, ingeniera, compras, construccin, cierre. Imprevistos.

Preparar la informacin financiera


En trminos generales deben contestarse las siguientes preguntas: Cmo se espera financiar el proyecto? Cul sera su costo estimado a valor presente? Cul sera su costo estimado en pesos corrientes a lo largo de su ejecucin? Qu proyecciones de desembolsos requiere mensual, trimes tral, semestral o anualmente? Cmo sera la posible proyeccin de retorno de capital una vez entre en servicio?

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Hacer una anlisis econmico


Con base en la informacin financiera, se efecta un anlisis econmico al proyecto, a fin de poderlo justificar ante las personas o entidades que deben darle su correspondiente luz verde. Este anlisis debe cubrir por lo menos los siguientes aspectos: Rentabilidad de la inversin. Estudios de sensibilidad, considerando aquellos factores que ms pueden afectar la rentabilidad del proyecto, tales como capacidad de produccin, materias primas, insumos externos, etc. Amortizacin, la cual debe estimarse de acuerdo con casos de sensibilidad estudiados. Comparacin con otras alternativas de inversin.

Aprobar la inversin
La aprobacin inicial hay que justificarla con base en todos los soportes tcnicos y econmicos antes mencionados. Para ello el sustentador debe estar preparado a responder todas las preguntas que surjan para cuestionar el proyecto. Esto se logra mediante reuniones previas con todo el equipo de trabajo que particip en la formulacin de los detalles del proyecto. Pueden ser reuniones individuales o colectivas. En esta revisin el sustentador debe hacer las veces de abogado del diablo y cuestionar todos aquellos detalles que no tenga claros. Esto es muy importante, ya que muchas veces un buen proyecto puede ser rechazado si no se sustenta adecuadamente. Por otra parte, un proyecto que no ha sido bien analizado y evaluado en su etapa inicial puede convertirse ms adelante en un monumento a la improvisacin.

Revisin y planeacin iniciales


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La verdadera labor de la gerencia de proyectos comienza despus de que se le ha dado la aprobacin inicial al respectivo proyecto y se ha tomado la decisin de ejecutarlo.

Sin embargo, antes de proceder a desarrollar un proyecto se requiere revisarlo y hacerle un plan de ejecucin. Esta etapa tiene por objeto detallar el alcance del proyecto, clarificar sus objetivos y establecer una serie de definiciones bsicas que deben servir como marco de referencia para llevarlo a cabo. Los principales aspectos que cubre esta etapa son los siguientes:

Marco conceptual
Como generalmente la gerencia de proyectos no participa en la concepcin y justificacin de un proyecto, es muy importante que esta se familiarice con su alcance, metas, origen, justificacin, etc., antes de elaborar el plan de ejecucin ms adecuado. Toda esa historia e informacin actual sobre los orgenes del proyecto se conoce con el nombre genrico de marco conceptual, el cual resume el proceso de concepcin y viabilidad hasta su aprobacin. Otro aspecto no menos importante de este punto es hacerles un anlisis crtico a los parmetros iniciales del proyecto, pues es esta la etapa ms indicada para introducir cualquier cambio fundamental en l. Es aqu donde la experiencia de la gerencia de proyectos puede ser de gran ayuda para el propietario. Para ello se requiere que haya confianza mutua y que el propietario sea receptivo a las sugerencias que puedan mejorar la concepcin global del proyecto. En esta etapa la gerencia de proyectos acta como un asesor del propietario, y la comunicacin recproca y franca se convierte en un factor muy importante en el xito del proyecto. La experiencia indica que es mucho ms fcil y menos costoso realizar cualquier tipo de cambio al proyecto en esta etapa inicial que posteriormente cuando se encuentre en ejecucin.

Definiciones bsicas

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En esta etapa el contratista y el propietario acuerdan las reglas del juego que regirn el desarrollo del proyecto. Aqu se incluyen, entre otros, los siguientes aspectos:

Esquema bsico Es el esquema que define el alcance macro del proyecto. Si se trata de una planta industrial, por ejemplo, esta informacin se puede resumir en un dibujo P&I, donde se indican los equipos principales, las condiciones de operacin, los criterios de proceso, las capacidades, etc., y es el punto de partida para la elaboracin de la ingeniera bsica. Polticas del propietario Siendo la gerencia de proyectos el ejecutor de una actividad importante del propietario, como es controlar su inversin, se requiere que aquella est compenetrada con todas las polticas y estrategias del cliente. Estas polticas pueden cubrir campos tan dismiles como el laboral, el salarial, el legal, el de imagen corporativa, procedimientos administrativos, relaciones con la comunidad, etc. Criterios tcnicos En empresas ya establecidas generalmente se han ido desarrollando ciertas prcticas operativas que a su vez generan conceptos tcnicos que deben tenerse en cuenta al desarrollar nuevos proyectos, no slo para aprovechar las buenas experiencias, sino tambin para reducir al mnimo los cambios de los procedimientos ya establecidos y de comprobada efectividad. Esto es muy importante en ampliaciones y modernizaciones de industrias y fbricas existentes. En todo proyecto se precisa definir al inicio las normas y especificaciones bsicas que se emplearn para cada especialidad. En lo posible deben seleccionarse y establecer los dibujos tpicos estndar que servirn de gua a los diferentes diseos. As se evitan costosas modificaciones a lo largo del proyecto. Proyecciones

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Todo proyecto tiene su ciclo de vida y es necesario conocerlo de antemano, en lo posible, para facilitar la elaboracin del plan de ejecucin.

As por ejemplo, hay proyectos cuyo objetivo es resolver un problema coyuntural inmediato, que puede ser transitorio. En otro caso el proyecto puede tener una gran perspectiva y por consiguiente contar con una productividad ms permanente. Tambin puede ocurrir que el proyecto sea la etapa inicial de un proyecto ms grande o que se piense expandir ms tarde. En fin, el plan de ejecucin de un proyecto debe tener en cuenta sus proyecciones cualesquiera que ellas sean. Requerimientos especficos Estos dependen bsicamente del propietario y de las caractersticas propias de cada proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos hay que utilizar necesariamente equipos y materiales de determinado origen o determinado pas porque estn atados a un crdito entre pases o crdito de proveedores. Objetivos Depende igualmente del propietario y del tipo de proyecto. Pueden ser, por ejemplo, sobre determinadas partes del proyecto, que tienen que entrar en servicio antes que las dems instalaciones o construcciones. Tambin puede tratarse de objetivos de tipo conceptual, como maximizar los controles de seguridad industrial durante la construccin, agilizar la contabilidad operativa, etc. En otros casos podran ser unos objetivos especficos, como reducir el tiempo de puesta en marcha, si se trata de la modernizacin de una planta industrial que est en operacin y en la cual se van a desarrollar ampliaciones o mejoras y emplear mano de obra de la regin, etc. Preferencias Dependen exclusivamente del propietario. Por ejemplo, usar determinada clase de equipos y marcas, con el fin de estandarizar los procedimientos de operacin y mantenimiento; para reducir el inventario de piezas de repuesto requeridas o porque hay muy buena experiencia con cierta clase de equipos o materiales.

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Planeacin inicial
Esta etapa comprende la elaboracin del plan de ejecucin inicial del proyecto y abarca, entre otros, los siguientes campos: Alcance de la inversin Se trata de definir la magnitud de los trabajos indicando su inversin, especificando las diferentes instalaciones, plantas, equipos y sistemas especiales, de tal suerte que se puedan manejar como paquetes independientes, pero coordinados entre s. Es muy frecuente agregar inversiones que no estaban previstas inicialmente, lo cual encarece el proyecto y si no se controlan pueden volverlo antieconmico. Adicionalmente se adelanta una revisin general para cerciorarse de que todo lo que se requiere para poner el proyecto en servicio est incluido en la inversin aprobada. Flujo de fondos Con base en el presupuesto inicial aprobado, se hace un programa de desembolsos, para luego elaborar el flujo de fondos a fin de que el propietario pueda suministrar oportunamente al contratista el dinero requerido para el desarrollo normal del proyecto. Para el caso del sector oficial es muy importante la adecuada ejecucin de un flujo de fondos real, pues este aspecto puede tener grandes incidencias en el desarrollo del proyecto. Macroprograma Debe incluir las actividades principales del proyecto, la interconexin entre ellas, el camino crtico, la fecha de iniciacin, la fecha estimada de terminacin y la identificacin de eventos clave. Para llegar al macroprograma inicial, muchas veces hay que hacer varios intentos, pues a veces no se cuenta con suficiente informacin y en otras ocasiones a medida que se analiza surgen incertidumbres al respecto.

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Sin embargo, una vez se ha consolidado debe aprobarse e indicar claramente la fecha de elaboracin como elemento de referencia. Metodologa de ejecucin Esta etapa hace relacin a toda una gama de decisiones que dependen de muchas facetas, de polticas y criterios del propietario, del tipo de proyecto, de la disponibilidad de recursos (econmicos y humanos), de reglamentaciones del gobierno, etc. No existen dos proyectos idnticos, si bien todos conservan el mismo manejo, aunque con tratamientos especiales. Slo la experiencia y el buen criterio de la gerencia de proyectos pueden seleccionar el plan de ejecucin ms adecuado para ejecutar determinada obra. (Ver captulo 2 planeacin). De lo antes considerado puede deducirse que el aspecto econmico y financiero resulta ser el elemento que mayor incidencia presenta durante la concepcin de un proyecto. Por esta razn a continuacin se tratan estos temas de manera detallada.

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