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FACULTAD DE DERECHO EUGENIO MARA DE HOSTOS CENTRO DE AYUDA AL APRENDIZAJE Y TUTORAS NOTAS PARA EL REPASO SOBRE DERECHO NOTARIAL

(Conforme a la Tabla de Especificaciones del Tribunal Supremo) PROF. ADALBERTO NEZ LPEZ

El examen de Derecho Notarial evala todas las facetas del ejercicio de la funcin notarial en Puerto Rico. No examina el ejercicio del notariado en un contexto aislado sino que lo evala en el sentido amplio en que el notario de tipo latino se desempea. El examen contiene ejercicios de aplicacin que integran las diversas materias del Derecho: Derecho de Sucesiones, Derecho Registral Inmobiliario y Derecho de Obligaciones y Contratos, entre otros. Asimismo, los ejercicios que contiene el examen presentan controversias que reflejan los retos que a diario enfrentan los notarios en Puerto Rico. Se espera, por tanto, que el aspirante al ejercicio de la notara posea una visin integral del Derecho y la Notara, tanto en el plano conceptual como en el prctico. El ndice de temas que a continuacin se presenta no es exhaustivo. Constituye una gua general que esboza los aspectos ms significativos que sern objeto de evaluacin en el examen. Compete al aspirante conocer los dems mbitos del Derecho y su interaccin con el notario de tipo latino. Lo siguiente son meras notas de gua para el repaso de la materia notarial y no todos los apartados tienen notas. Es responsabilidad del estudiante leer la ley y el reglamento notarial, las leyes y reglamentos especiales que apliquen y la jurisprudencia interpretativa. I. EJERCICIO DEL NOTARIADO PUERTORRIQUEO A. Jurisdiccin del notariado: Art. 3/ R.3 1. Est limitada a la jurisdiccin del Estado Libre Asociado en Puerto Rico, lo cual significa en cualquier parte del pequeo archipilago que compone el territorio puertorriqueo. No puede ni siquiera tomar una firma fuera de este territorio para despus autorizar el negocio o documento en Puerto Rico. Todo el acto o gestin notarial tiene que ser dentro del territorio puertorriqueo para que sea jurisdiccionalmente correcta. B. Requisitos para ejercer el notariado: Art. 7/ R.8 1. Ser admitido al ejercicio de la profesin en Puerto Rico (A.7/R.12 Reglamento del T. Supremo) a. Ser miembro del Colegio de Abogados (A.7)

2. Prestar y mantener vigente una fianza notarial no menor de $15,000 (A.7/R.10) 3. Registrar firma, signo, sello y rbrica en el Departamento de Estado y en el Tribunal Supremo de Puerto Rico. (Art. 7) 4. Exhibir la certificacin del Departamento de Estado en su oficina (Art. 8) (Esto es ms bien un deber, que un requisito) 5. Otros: a. Aprobar la revlida notarial (R. 12(a) Reg. T. Supremo y R.7 Reg. Junta Examinadora.) b. Ser autorizado por el Tribunal Supremo (A. 7/ R.12 Reg. T. Supremo) c. Prestar juramento de fidelidad a la Constitucin de E.U. y const. y leyes P.R. (A.7) d. Notificar direccin residencial y de oficina al T. Supremo (A. 7/R. 11) e. No tener impedimento fsico incompatible con el ejercicio de la notara (como ser ciego) o incapacidad mental. (In re Requisito Adm. Ejercicio Notarial, 110 DPR 461 (1980); In re Roldn Figueroa, 92 JTS 8. 6. Cumplir con los deberes impuestos por ley C. Funcin dual de abogado y notario Art. 2, 7/ R.2 1. ...es el profesional del Derecho que ejerce una funcin pblica que consiste en recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes... ...dar fe de hechos (la exactitud de lo que ve, oye o percibe por sus sentidos)... La fe pblica es plena en cuanto a sto y sobre la forma, lugar, da y hora de otorgamiento ...redactar los instrumentos adecuados...conferirles autenticidad, conservar los originales y expedir copias ...en la esfera del derecho confiere autenticidad y fuerza probatoria a las declaraciones de voluntad de las partes...la validez y eficacia del acto o contrato...y sobre la identidad y capacidad de las partes... 2. Funcin de asesorar a los otorgantes -debe ser imparcial (A.4.) D. Carcter de la funcin notarial 1....dar fe de hechos (la exactitud de lo que ve, oye o percibe por sus sentidos)... La fe pblica es plena en cuanto a esto y sobre la forma, lugar, da y hora de otorgamiento ...en la esfera del derecho confiere autenticidad y fuerza probatoria a las declaraciones de voluntad de las partes...la validez y eficacia del acto o contrato...y sobre la identidad y capacidad de las partes...

E. Autonoma e independencia A. El notario estar autorizado para ejercer su funcin en todo el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. En tal funcin disfrutar en plena autonoma e independencia, la ejercer con imparcialidad y estar bajo la direccin administrativa del Tribunal Supremo de Puerto Rico, por conducto de la Oficina de Inspeccin de Notaras. F. Impedimentos al ejercicio del notariado 1. Relaciones de consanguinidad o afinidad (A.5) -no puede autorizar documentos a parientes dentro del 2do grado de consanguinidad y 4to de afinidad -Excepcin: si pariente comparece como representante de otro 2. Abogado del litigante y juramento a sus pleitos -Notario no puede actuar como tal en documentos judiciales que forman parte de dicho pleito 3. Accionista principal de corporacin compareciente -Si tienen ms del 50% de las acciones con derecho al voto, l o su cnyuge o ambos conjuntamente (R.7) 4. Albacea o contador partidor -Si es albacea o contador partidor al autorizar escrituras sobre los bienes de la sucesin, no puede ser parte, ni contener el instrumento disposiciones a su favor (In re Rojas Flores 107 DPR 564 (1978) 5. Otros: -Si el notario es parte (documento es nulo) -SI documento tiene disposicin a favor del notario -Incompatibilidad de funciones -No puede litigar un caso sobre escritura autorizada como notario (Los compaeros de oficina s pueden, excepto que se cuestione la actuacin del notario, o la validez o suficiencia del negocio o los acuerdos contenido en la escritura) -ODIN llevar un registro de notarios en el servicio pblico cuyas agencias le prohiban el ejercicio del notariado II. FUNCIONES Y DEBERES DEL NOTARIO A. Funcin de dar fe y autenticidad de los actos que ante l se realicen y sus efectos El Estado ha delegado en el notario la facultad de que todo lo que exprese en los documentos bajo su firma, signo, sello y rbrica se tiene por cierto. Es una presuncin juris tantum. Le da credibilidad y certeza a los documentos en que interviene.

Esta fe es plena en cuanto a la forma, lugar, da y hora. El notario al dar fe pblica, asegura que el documento cumple con todas las formalidades de ley y que el documento es legal y verdadero. Da fe de que: 1. el documento cumple con los requisitos legales; 2. que se han cumplido con todas las formalidades requeridas. La fe pblica es igual en los instrumentos pblicos como en los testimonios, solo que en estos ltimos la fe pblica aplica solo a la firma, fecha, lugar en que se firm y sobre la identificacin del otorgante. En el caso de los testimonios el notario no responde por el contenido, salvo que conozca su falsedad. B. Funcin de asesorar a los otorgantes. Art. 2 y 15(f) El notario tiene que asesorar, advertir de las consecuencias, explicar, aclarar a los otorgantes sobre el asunto o negocio jurdico que estn realizando y todos los detalles sobre el ste. Esto incluye, la asesorar sobre cul es la mejor forma o manera para que los otorgantes logren sus objetivos. Por ejemplo, si un determinado negocio se puede hacer por documento privado, el notario debe as indicarlo, aunque cobre menos. El notario debe consignar en el documento las advertencias que a su juicio prudente deban quedar consignadas. En la actualidad la frase trillada de se les hicieron las advertencias pertinentes es insuficiente por s sola. Hay varias advertencias que se requieren por ley, reglamento o jurisprudencia, y la mejor prctica, para todas las dems, es incluirlas en el documento. C. Deber de informar A. El notario tiene el deber de ilustracin y consejo durante todas las etapas de la preparacin, otorgamiento y autorizacin de una escritura. Esto incluye desde el comienzo mismo de la relacin contractual notariocliente, informndole al cliente sobre los pasos que debe dar y las medidas a tomar para que pueda hacer el negocio (estudios de ttulo, permisos de agencias pblicas, etc.), hasta cmo hacer efectivo el negocio una vez autorizada la escritura (presentacin e inscripcin del documentos en los registros pblicos, cancelaciones de gravmenes, etc.) B. Tiene el deber de informarle previamente de los costos y honorarios. C. Informarle al cliente de los conflictos de intereses que pueda tener como notario y cmo abogado con las partes otorgantes. D. Tiene el deber de informarle a los clientes sobre las consecuencias del negocio jurdico, hacerle las advertencias de rigor, e incluso si entiende que uno de los otorgantes est cometiendo fraude o delito. D. Redactar los instrumentos pblicos conforme a la voluntad de los otorgantes y las disposiciones de ley aplicables. Art. 14.

A. Los notarios redactarn las escrituras pblicas de acuerdo con la voluntad de los otorgantes y adaptndola a las formalidades jurdicas necesarias para su eficacia. B. Siempre que los otorgantes entreguen al notario proyectos o minutas relativas al acto o contrato que sometan a su autorizacin, ste lo har constar as, sin perjuicio de revisarlos y rectificar su redaccin con anuencia de aquellos, al efecto de que expresen clara y concretamente el sentido de las declaraciones de voluntad y los convenios que comprendan. E. Autorizar los instrumentos pblicos A. Autorizar es cuando el notario da fe de que todo acto y contenido que refleja el instrumento pblico sucedi tal como indicado y estampa su firma, sello rbrica y signo, y cancela los aranceles notariales en el documento, dando por terminado la formalidad del otorgamiento. El otorgamiento lo hacen las partes comparecientes, los otorgantes, porque son quienes consienten el negocio jurdico entre s. El notario solo otorga -en sus funciones notariales- cuando redacta y otorga actas notariales. F. Formar el protocolo y custodiar su integridad A. El Protocolo es la coleccin de instrumentos pblicos encuadernados en tomos de no ms de 500 folios y constituye, junto al Registro de Testimonios, la obra notarial del notario. En el tercer mes de cada ao, debern quedar encuadernados los Protocolos del ao anterior con su correspondiente ndice de contenido para cada Tomo. Dichos ndices se harn por orden de instrumentos y debern incluir el nombre completo de los comparecientes, el nombre de la persona representada, de ser ste el caso, la fecha y lugar del otorgamiento, el negocio jurdico realizado y los nmeros de los folios que incluye el mismo. No obstante lo anterior, podrn los notarios insertar en el Protocolo otros ndices que convenga a sus prcticas y usos como tales. (A.52) B.. El protocolo no se puede extraer de la oficina sin autorizacin previa de ODIN (A.53/ R.58) y debe protegerse contra incendios y prdida. El protocolo es propiedad del estado y de perderse el notario tiene que reponerlo. C. Debe tener las notas de apertura y cierre por cada tomo. El protocolo es secreto. G. Llevar un registro de testimonios y custodiar su integridad. Art. 29. A. Es un registro (libro encuadernado, pginas numeradas, no ms de 500 pgs.) que el notario debe llevar haciendo constar:

-notas concisas (resumen de lo que dice la afidvit) -numeradas -selladas -nombre de los otorgantes -firmada, sellada etc por el notario -cancelar sellos de Asistencia Legal -identificacin de los otorgantes H. Expedir copias certificadas o simples de los Instrumentos Pblicos A. Una copia certificada es el traslado literal, total o parcial, de un documento otorgado ante notario, que libre ste o el que tenga legalmente a cargo su protocolo, con certificacin respecto a la exactitud del contenido y al nmero de folios que contenga el documento, as como la firma, signo y rbrica y, en todos los folios, el sello y rbrica del notario autorizante. LA certificacin puede ser de todo o parte del instrumento pblico, pero en dicho caso se debe hacer constar que lo omitido no altera la parte que se est certificando. Las copias certificadas cancelan sellos de rentas internas, la mitad de lo que cancela la escritura matriz, y el impuesto notarial. 1. Conocer quienes tienen derecho a solicitar copias certificadas (Art. 6,43 /R. 46-52) -otorgantes, representantes, causahabientes, personas a cuyo favor resulte de la escritura algn derecho, directo o indirecto, y quienes acrediten tener inters legtimo. Salvo testamentos antes de la muerte de testador. (Art. 43), a menos que sea hijos reconocidos, que puede obtener copia parcial del testamento. (R. 48) - Se puede obtener copia por representacin legal o voluntaria, siempre que se acredite el derecho y se exprese por escrito, bajo su firma, el nombre completo de a quien representa y el fundamento. -El registrador de la propiedad (R.47E) -La Regla 47 enumera las personas con derecho a copia, referirse a ella. 2. Recurso que tiene disponible el solicitante el solicitante ante la denegatoria del notario de expedir copias certificadas o simples. (Ar. 44) a. acudir formal o informalmente a ODIN quien escuchar a parte interesada y a notario b. Director determinar por resolucin breve y concisa c. Si dice que se expida copia, Notario debe expedirla, y lo hace constar en certificacin d. Si Director confirma a Notario, solicitante puede acudir a T. Superior, quien, con o sin vista, determina, luego de examinar el argumento y verde solicitante y resolucin de Director e. Determinacin de T. Superior revisable por certiorari a T. Supremo.

I. Reconstruir el protocolo y el Registro de Testimonios. Art. 55/ R. 58A. J. Notificar a la Oficina de Inspeccin de Notaras en caso de destruccin o dao del protocolo y el Registro 1. En caso de destruirse todo o parte de un protocolo: a. Dar cuenta por escrito al Juez Presidente y a ODIN; b. Juez Presidente, a travs de ODIN, ordena la reconstruccin a expensas del notario o la fianza; c. El notario ser diligente en reponer en lo posible lo inutilizado; 1. buscar copias certificadas, simples o cualquier otro documento; 2. Redactar los documentos en sustitucin del original (o los imprimir si los tiene digitalizados) y los convertir en original con las firmas de los interesados y si firma, signo, sello y rbrica; 3. Si no es posible conseguir las firmas en original, el Director de ODIN legalizar el documento, cotejando el signo, sello y rbrica del notario y certificando al dorso; 4. Agotados los medios para reconstruir el protocolo, el notario entrega un expediente a ODIN, para examen final y recomendaciones al Tribunal Supremo. Si faltan documentos porque no se pudieron conseguir, se incluye una hoja con el nmero correspondiente al documento que falta. Una vez se aprueba el expediente, el Tribunal Supremo ordena su encuadernacin. d. Si el protocolo no haba sido aprobado antes de su destruccin, el notario tiene que cancelar los derechos arancelarios a sus expensas. El Tribunal Supremo tiene discrecin para relevarlo de ese requisito. e. Estas normas son aplicables si se pierden los registros de testimonios en lo que le aplique. f. Si la prdida se da en protocolos bajo la custodia de un archivero notarial, le aplican las mismas reglas. K. Determinar la cuanta de arancel y su obligacin de adherir y cancelar los correspondientes sellos. 1.Adherir y cancelar, en cada escritura original que se otorgue, y en las copias certificadas que de ella se expidieran, los correspondientes sellos de Rentas Internas y un sello del Colegio de Abogados (Impuesto Notarial)(Art.10/ 4 LPRA 851) y el sello de Asistencia Legal en el Registro de Testimonios. (Art. 10/ R.14) EXCEPCIONES: a. Notarios de Servicios Legales, Servicios Legales de San Juan, y cualquier otra entidad u organizacin sin fines de lucro, certificadas por el Secretario de Justicia, cuyas funciones sean similares, NO

tienen que cancelar sellos para los clientas de esas organizaciones. Deben hacerlo constar. Tambin hay leyes especiales para agencias pblicas. b. Reconocimiento de hijos naturales no se cancela sello alguno. c. El Estado no cancela, pero no beneficia a particulares. 2. La cancelacin de los aranceles es obligacin del notario: puede negarse al otorgamiento y autorizacin de un instrumento pblico si pidi previamente el pago de aranceles y no se los han dado, pero si permite el otorgamiento y autorizacin tiene que cancelarlos a sus expensas, igual sus herederos, sucesores o causahabientes y fiadores. Si toma de sus clientes por adelantado la cuanta de los aranceles y nos los cancela, comete el delito de apropiacin ilegal. La Fianza Notarial responde en primer trmino por los aranceles. 3. Una escritura sin los aranceles es nula, aunque pueden adherirse los sellos y validarse. 4. Las dificultades econmicas del notario no lo excusa de cancelar los sellos. Es una obligacin de estricto cumplimiento. Es una responsabilidad civil, tica y criminal. 5. Sellos de Rentas Internas: Cuanta Original Copia De $0.01 a $250 $0.50 $0.20 250.01 a 500 1.00 0.50 500.01 a 1000 2.00 1.00 1000.01 a 5000 2.00 + 0.50 por cada 1.00 + .20 por cada mil mil adicional adicional 5000 en adelante 2.00 + 1.00 por cada 1.00 + .50 por cada mil mil adicional adicional 6. Sellos de rentas internas en documentos sin cuanta: $1.00 original y $0.50 en las copias certificadas. 7. Protocolizaciones de documentos otorgados en el extranjero cancelan como si fueran otorgados en Puerto Rico. L. Enviar la Planilla Informativa al Departamento de Hacienda; forma, contenido y trmino A. Enviar la planilla informativa al Departamento de Hacienda sobre ttulos traslativos de dominio, segregaciones y agrupaciones al Departamento de Hacienda dentro de los primeros 10 das del mes siguiente al otorgamiento. Se supone que el otorgante deposite en la oficina del notario dicha planilla al momento del otorgamiento o no ms tarde de los ocho (8) das siguientes al mismo. (A.11/R.15). Si no lo hace el notario debe certificar ese hecho. 1. Saber el contenido de la Planilla Informativa y la obligacin del trasmtente de llenar dicha planilla -Nmero, fecha de escritura y negocio jurdico

-Identificacin de comparecientes y nmero de seguro social -nmero de catastro de la propiedad -datos registrales del inmueble, incluyendo folio, tomo y nmero -precio de transaccin -tipo de estructura -tipo de propiedad y direccin -firma de quien transmite, agrupa o segrega 2. En el ndice notarial hay que dar fe del envo de esta planilla. M. Enviar el ndice Notarial Mensual a la Oficina de Inspeccin de Notaras; forma y contenido A. Enviar los ndices notariales mensuales a la Oficina del Director de Inspeccin de Notaras con una certificacin de que remiti la Planilla Informativa al Departamento de Hacienda.(Dentro de 1eros 10 das del mes siguiente de los otorgamientos.(A.12/ R12) B. Se har constar respecto a las escrituras matrices y los testimonios por ellos autorizados en el mes precedente, los nmeros de orden de stos, los nombres de los comparecientes, la fecha, el objeto del instrumento o del testimonio y el nombre de los testigos, de haber comparecido alguno. C. De no haber tenido actividad notarial durante algn mes, el notario enviar a la Oficina del Director de Inspeccin de Notaras un informe negativo para ese mes. D. Hay que incluir en el ndice el nombre y direccin de la agencia pblica cuando el notario sea empleado pblico. Si al empleado pblico se le permite ejercer notara privadamente fuera de horas laborales, tiene que rendir dos ndices: uno de la agencia y otro privado. N. Enviar la Planilla Estadstica Anual a la Oficina de Inspeccin de Notaras. R. 12d del Reglamento del Tribunal Supremo; R.13 Reglamento Notarial. A. Todo Notario remitir al Director de la oficina de Inspeccin de Notaras, no ms tarde del ltimo da de febrero del ao siguiente, el informe estadstico anual que le sea requerido de los documentos notariales autorizados durante el ao precedente. B. Si el notario es empleado pblico, pero se le permite ejercer notara privada fuera de horas laborales, separar en el informe el trabajo privado y el pblico.

O. Notificar cambios de residencia o de oficina notarial y solicitar autorizacin para trasladar la obra notarial 1. Notificar cualquier cambio de residencia o de oficina notarial, segn lo dispuesto en los artculos 7 y 53 de la Ley. (A. 7, 53,/R.11 y 58) -cinco das siguientes a la fecha del cambio (A.7/R.11) -si tiene protocolo debe pedir autorizacin previa para moverlo (A. 53/R.58) P. Poderes y testamentos; forma, contenido y trminos 1. Autorizacin, protocolizacin, modificacin o revocacin de los poderes
En Puerto Rico existe por ley especial un Registro de Poderes, 4 L.P.R.A. seccin 921, al cual debe notificarse cualquier escritura de constitucin, modificacin, sustitucin, revocacin o renovacin de poder dentro de las setenta y dos horas de su otorgamiento. 4 L.P.R.A. seccin 922. Este Registro, que est a cargo del Director de Inspeccin de Protocolos, tiene el propsito de dar publicidad a los eventos sobre poderes que la ley referida ordena que se inscriban. La falta de inscripcin de dichos eventos sobre poderes tiene la consecuencia de que no perjudicar a tercero ninguno de los eventos especificados en la ley del cual no se haya tomado razn en el citado Registro de Poderes. 4 L.P.R.A. sec. 925. Dispone la citada ley, adems, que el notario que por malicia o negligencia deje de cumplir con la referida obligacin de notificar al Registro sus escrituras sobre poderes del modo que dicha ley precepta, no slo responder a tercero de los daos y perjuicios que resulte de ello, sino que adems podr ser disciplinado por faltar a su deber como notario, todo independientemente de cualquier responsabilidad penal que ello tambin acarree. 4 L.P.R.A. seccin 926. La ley sobre el Registro de Poderes expresamente dispone que no surtir efecto en Puerto Rico ningn instrumento relativo a un poder otorgado fuera del Estado Libre Asociado a menos que sea protocolizado previamente aqu tal y como si el documento en cuestin hubiese sido otorgado en Puerto Rico. 4 L.P.R.A. seccin 923. Por otro lado, la Regla 41 del Reglamento Notarial de Puerto Rico exige que los documentos notariales otorgados fuera de Puerto Rico debern ser protocolizados para que tengan eficacia de instrumento pblico en esta jurisdiccin. Dispone as mismo que tales documentos debern estar legitimados por autoridad competente como condicin para ser protocolizados en Puerto Rico. En casos como el de autos, en el que el documento en cuestin proviene de un estado norteamericano, la Regla 41 exige concretamente que para que se puedan protocolizar tales documentos se deber presentar evidencia de la autoridad del funcionario ante quien fueron otorgados, o la certificacin expedida por autoridad competente, de la que surja que el funcionario est autorizado para actuar como tal. . . En los comentarios que acompaan a la Regla 41 del Reglamento Notarial de Puerto Rico se advierte que la protocolizacin de documentos notariales otorgados fuera de Puerto Rico es una actividad que requiere gran diligencia y anlisis por parte del notario. . . Se reitera, adems, que para protocolizarlos debe certificarse que la persona que legitimiz el documento fuera de Puerto Rico estaba en funciones y autorizado para ello.

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Ya antes nos hemos exp resado en trminos generales sobre la protocolizacin de un poder otorgado fuera de Puerto Rico. En particular hemos sealado que en tal procedimiento es esencial que el notario que suscribe la escritura o acta relativa al poder protocolado certifique la autenticidad de la firma y calidad del notario que autoriz el poder originalmente. In re: Protocolizacin de Poder, 110 D.P.R. 652 (1981). Ello incluye adems la identificacin del funcionario fuera de Puerto Rico que legaliz la firma del notario ante el cual se otorg el poder originalmente, y la fecha de tal legalizacin. Regla 61(d) del Reglamento Notarial. En resumen, pues, en lo que aqu nos concierne, el notario de nuestra jurisdiccin que protocoliza un poder otorgado fuera de Puerto Rico viene obligado a examinar el documento a ser protocolado para asegurarse, entre otros extremos, que la persona ante quien se otorg el poder inicialmente: 1) tena facultad suficiente para autorizar el poder; 2) que su firma como notario es autntica y estaba debidamente legalizada; y 3) que ese notario estaba debidamente en funciones cuando se otorg ante s el poder en cuestin. En otras palabras, el notario que protocoliza tiene que verificar y certificar que el notario que autoriz el poder actu autntica y vlidamente al hacerlo conflicto de intereses. La protocolizacin de un documento consiste esencialmente de su transcripcin e ingreso al protocolo de instrumentos pblicos del notario que la realiza. In re: Protocolizacin de Poder, supra, pg. 654. Sirve para preservar dicho documento en el protocolo de este notario. Ello, sin embargo, no significa que se trata de una operacin meramente mecnica. Ms bien, segn se ha indicado ya, apareja realizar una labor de examen crtico de parte del notario que realiza la protocolizacin, para asegurar que el poder cumple con los requisitos legales pertinentes, y que fue debidamente otorgado conforme a las normas de la jurisdiccin donde se legaliz. Es para asegurar la objetividad de la evaluacin referida que un poder no debe ser protocolizado en nuestra jurisdiccin por el mismo notario que lo autoriz originalmente fuera de Puerto Rico conforme a las normas de otra jurisdiccin. Por ende, que un miembro de la profesin notarial puertorriquea est impedido de protocolizar aqu un poder que fue suscrito ante l mismo actuando como notario de otra jurisdiccin. Lo que procede sencillamente en la situacin de autos es que la parte interesada procure un notario distinto de Puerto Rico para que lleve a cabo la protocolizacin que es necesaria para que el documento pueda ser inscrito en el Registro de Poderes. In re De la Madrid Prez 2004TSPR043

2. Autorizacin, revocacin o protocolizacin de testamentos Art. 599 y ss, Cdigo Civil de Puerto Rico Q. Poner a disposicin del Inspector de Notaras, para su examen, los protocolos y Registro de Testimonios o declaraciones de autenticidad

R. Designar al notario sustituto 1. Notario sustituto (Art 9/ R.18) a. Circunstancia en que procede su nombramiento

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- si el notario se ausenta por tres meses mximo, por cualquier causa (por enfermedad o ausencia) -se puede prorrogar por seis meses ms, por justa causa, previa autorizacin de ODIN , para un total mximo de nueve meses -Hay que notificar en un mismo escrito con la firma de notario sustituido y notario sustituto b. Lmites de esa designacin -El notario sustituto puede: custodiar y preservar el protocolo y expedir copias certificadas -No puede: autorizar documentos matrices a nombre del sustituido -no puede remover el protocolo del sustituido -no rinde informes por el sustituido -Puede recibir una escritura de adhesin, hacer la anotacin en la escritura oferente hecha por el sustituido y notificar al oferente III. Deberes ticos del notario El Notarios responde en tres aspectos: 1. Disciplinariamente: lo cual incluye tica como abogado y como notario; evitar el conflicto de intereses; y la disciplina por faltas notariales Los aspectos ETICOS incluyen el cumplimiento estricto de los cnones de tica del abogado y de las normas ticas que aparecen tanto en la ley notarial como en su reglamento. A saber: -Cumplir a cabalidad con sus deberes como notario -Actuar con excelencia en el servicio -Evitar violar alguna de las prohibiciones de ejercer como notario pues implica responsabilidad profesional -Evitar la apariencia de conducta impropia -Cumplir con los Cnones de tica de la profesin -deber de fidelidad y confidencialidad -evitar conflictos de intereses -evitar demandas de cobro de honorarios contra los clientes, salvo para evitar injusticias, imposiciones o fraudes -observar conducta respetuosa, sincera, honrada y de cordialidad y cooperacin profesional con los compaeros, velando por el buen ejercicio y honor de la profesin -abstenerce de concurrir como licitador en subastas sobre servicios profesionales -abstenerse de permitir el ejercicio ilegal del notariado -ajustarse a la verdad en la redaccin de documentos -evitar la publicidad impropia

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-evitar la participacin en actividades comerciales incompatibles con el notariado -abstenerse de autenticar documentos privados; que contengan negocios jurdicos a los que hace referencia el art 1232 del Cdigo Civil Art. 1232 Contratos que deben constar en documento pblico; contratos que debern constar po r escrito. (31 L.P.R.A. sec. 3453) Debern constar en documento pblico: (1) Los actos y contratos que tengan por objeto la creacin, transmisin, modificacin o extincin de derechos reales sobre bienes inmuebles. (2) Los arrendamientos de estos mismos bienes por seis (6) o ms aos, siempre que deban perjudicar a tercero. (3) Las capitulaciones matrimoniales y la constitucin y aumento de la dote siempre que se intente hacerlas valer contra terceras personas. (4) La cesin, repudiacin y renuncia de los derechos hereditarios o de los de la sociedad conyugal. (5) El poder general para pleitos y los especiales que deban presentarse en juicio; el poder para administrar bienes, y cualquier otro que tenga por objeto un acto redactado o que deba redactarse en escritura pblica, o haya de perjudicar a tercero. (6) La cesin de acciones o derechos procedentes de un acto consignado en escritura pblica. Tambin debern hacerse constar por escrito, aunque sea privado, los dems contratos en que la cuanta de las prestaciones de uno o de los dos contratantes exceda de trescientos (300) dlares. En todo caso, los contratos efectuados por intervencin de mandatario debern constar en documento autntico, concedindose por la presente seccin a los jueces de distrito y de paz, en ausencia de notario, facultades para certificar las declaraciones de autenticidad de dichos contratos, en la forma determinada por las [4 LPRA secs. 887 et seq. ]. No obstante lo dispuesto en el prrafo precedente, sern vlidos los contratos de comercio efectuados por correspondencia, y todos aqullos en que la formalidad del documento autntico pueda constituir una demora perjudicial a la naturaleza y rapidez del trfico mercantil. (Enmendado en el 1952, ley 11)

Evitar el conflicto de intereses incluye:

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a) No puede autorizar escrituras en el que sea parte o reciba beneficios b) No puede autorizar escrituras en el que sean parte sus familiares por consanguinidad hasta el segundo grado, o cuarto grado de afinidad, o que produzcan efectos sobre dichos parientes c) No puede autorizar escrituras de una corporacin en el que l o su cnyuge tengan acciones por ms del 50% con derecho al voto Adems: a) No puede ser abogado de una de las partes de la escritura que autoriz en contra del otro por problemas que surgen de esa escritura b) No puede ser notario dentro de un caso en que es abogado de parte c) A los socios del bufete donde trabaja ese notario, no les aplica esto salvo que: -Se impugne la validez de los acuerdos que surgen del documento -Se alegue que se omitieron acuerdos relativos al mismo -se cuestione la actuacin del notario Siempre debe prevalecer el sano juicio de los socios d) Puede ser notario en acciones ex-parte; tambin en acciones contenciosas si solo dio fe de las firmas y el documento no est en issue En cuanto a las faltas notariales, responde por: a) Faltas en documentos y protocolo b) Faltas a deberes de notificar c) Faltar a la veracidad de los hechos En cuanto a esto se han considerado atenuantes por la jurisprudencia: ausencia de daos a persona alguna o a terceros; no haber sido causa de pleitos; aos en el ejercicio de la profesin; su juventud; admisin de la falta; subsanacin de irregularidades; naturaleza de la falta cometida. CIVILMENTE responde, ya sea por incumplimiento de contrato, o en responsabilidad extracontractual, dependiendo la relacin jurdica con el cliente o los hechos del caso. -CONTRACTUAL: -prescribe a los 15 aos -EXTRACONTRACTUAL: Prescribe al ao Causas por las que puede ser responsable: -si por su falta cometiere alguna omisin que impida inscribir el acto o contrato -defectos de forma que frusta sus fines -vicios de fondo que hagan nulo el instrumento pblico total o parcial

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-error en el medio jurdico escogido -deficiente asesoramiento -por conducta incorrecta como depositario o mandatario -por no observar las solemnidades del testamento, si fue por malicia, negligencia o ignorancia inexcusable. (Art. 655, Cdigo Civil, 31 LPRA 2162) En el caso Federacin de Pescadores de Playa v. US Industries 94 JTS 26, se estableci el principio que en materia de responsabilidad civil por hechos relacionados con la notara, se aplica la defensa de error de juicio honesto e informado. RESPONSABILIDAD CRIMINAL Hay varios delitos en el Cdigo Penal de 2004 por los cuales el notario puede responder, ya sea directamente o como conspirador, coautor o encubridor. En el artculo 14, que trata de las definiciones se incluyen referencias directas a la labor notarial en los incisos (g) (Documento pblico), (j) (Escrito), (n) (Fondos pblicos) y (p) (Funcionario pblico). Dado que la definicin de Funcionario o Empleado Pblico del Cdigo Penal de 2004 incluye expresamente aqullos que sean depositarios de la fe pblica notarial son de especial pertinencia los artculos 253 al 266 que tratan sobre los delitos contra el ejercicio del cargo pblico. Estos son: Artculo 253. Enriquecimiento ilcito. Artculo 254. Enriquecimiento injustificado. Artculo 255. Aprovechamiento ilcito de trabajos o servicios pblicos. Artculo 256. Negociacin incompatible con el ejercicio del cargo pblico. Artculo 257. Intervencin indebida en las operaciones gubernamentales. Artculo 258. Usurpacin de cargo pblico. Artculo 259. Retencin de propiedad. Artculo 260. Alteracin o mutilacin de propiedad. Artculo 261. Certificaciones falsas. Artculo 262. Soborno. Artculo 263. Oferta de Soborno. Artculo 264. Influencia indebida. Artculo 265. Omisin en el cumplimiento del deber. Artculo 266. Negligencia en el cumplimiento del deber. De los anteriores queremos recalcar los siguientes: El siguiente artculo incide en los Notarios cuando cesan voluntaria o involuntariamente en sus funciones: Artculo 259. Retencin de propiedad.

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Todo funcionario o empleado pblico, ex- funcionario o ex-empleado pblico que, despus de cumplido el trmino del cargo, empleo o encomienda, abolido el cargo o cesado en su ejercicio por renuncia o separacin, retenga en su poder o se niegue a hacer entrega de la propiedad, los archivos, expedientes, documentos, cdigos de acceso, discos, archivos electrnicos y dems informacin o material oficial perteneciente a su despacho en soporte papel o electrnico, incurrir en delito grave de cuarto grado. Cuando la propiedad o material bajo su custodia se mutile, dae, destruya o sustraiga, se impondr pena de delito grave de tercer grado. El deber de proteger el protocolo por parte del Notario guarda relacin directa con este artculo: Artculo 260. Alteracin o mutilacin de propiedad. Todo funcionario o empleado pblico que est encargado o que tenga control de cualquier propiedad, archivo, expediente, documento, registro computadorizado o de otra naturaleza o banco de informacin, en.soporte papel o electrnico que lo altere, destruya, mutile, remueva u oculte en todo o en parte, incurrir en delito grave de cuarto grado. Cuando se produzca la prdida de propiedad o fondos pblicos, el tribunal podr tambin imponer la pena de restitucin. Sobre la expedicin de copias certificadas: Artculo 261. Certificaciones falsas. Todo funcionario o empleado pblico autorizado por ley para expedir certificaciones y otros documentos que expida como verdadera una certificacin o documento que contenga declaraciones que le constan ser falsas incurrir en delito grave de cuarto grado. Sobre el cumplimiento del deber como Notario, en especial como depositario de la fe pblica notarial: Artculo 265. Omisin en el cumplimiento del deber. Todo funcionario o empleado pblico que a sabiendas omita cumplir un deber impuesto por la ley o reglamento y, como consecuencia de tal omisin se ocasione prdida de fondos pblicos o dao a la propiedad pblica incurrir en delito menos grave. Si el valor de la prdida de los fondos pblicos o el dao a la propiedad pblica sobrepasa de diez mil (10,000) dlares, incurrir en delito grave de cuarto grado. El tribunal podr tambin imponer la pena de restitucin. Artculo 266. Negligencia en el cumplimiento del deber. Todo funcionario o empleado pblico que obstinadamente descuide cumplir las obligaciones de su cargo o empleo y como consecuencia de tal descuido se ocasione prdida de fondos pblicos o dao a la propiedad pblica incurrir en delito menos grave..Si el valor de la prdida de los fondos pblicos o el dao a la propiedad

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pblica sobrepasa de diez mil (10,000) dlares, incurrir en delito grave de cuarto grado. El tribunal podr tambin imponer la pena de restitucin. En cuanto a otros delitos podemos menciona los relacionados a falsificacin: Artculo 218. Falsificacin de documentos. Artculo 219. Falsedad ideolgica. Toda persona que con intencin de defraudar haga en un documento pblico o privado, declaraciones falsas concernientes a un hecho del cual el documento da fe y, cuando se trate de un documento privado, tenga efectos jurdicos en perjuicio de otra persona, incurrir en delito grave de cuarto grado. Artculo 220. Falsificacin de asientos en registros. Toda persona que con la intencin de defraudar haga, imite, suprima o altere algn asiento en un libro de registros, archivo o banco de informacin en soporte papel o electrnico incurrir en delito grave de cuarto grado. Artculo 221. Falsificacin de sellos. Artculo 222. Falsificacin de licencia, certificado y otra documentacin. Artculo 223. Archivo de documentos o datos falsos. Toda persona que con intencin de defraudar ofrezca o presente un documento o dato falso o alterado para archivarse, registrarse o anotarse en alguna dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico que, de ser genuino o verdadero, pueda archivarse, o anotarse en cualquier.registro o banco de informacin oficial en soporte papel o electrnico conforme a la ley, incurrir en delito grave de cuarto grado. Artculo 224. Posesin y traspaso de documentos falsificados. Artculo 225. Posesin de instrumentos para falsificar. Artculo 227. Falsificacin en el ejercicio de profesiones u ocupaciones. Toda persona autorizada por ley a ejercer una profesin u oficio que preste su nombre o de cualquier otro modo ayude o facilite a otra no autorizada a ejercer dicha profesin u oficio o a realizar actos propios de la misma, incurrir en delito grave de cuarto grado. Otros delitos que hay que tener presente son los relativos a fraude, en especial el Artculo 210 (Fraude y 213 Fraude en las competencias), los delitos relativos

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a la usurpacin de identidad como los artculos 215 (Impostura) y 216 (Apropiacin ilegal de identidad) y el artculo 218 sobre lavado de dinero. Tambin en su funcin notarial si recibe dinero para el pago de aranceles y no cancela los sellos, o cobrar por gestiones no realizadas, o falsificar sellos, etc. (Art. 192 C. Penal, Apropiacin ilegal agravada.) Otros delitos fuera del Cdigo Penal son autorizar divisin o distribucin de propiedad cuando no se haya pagado las contribuciones correspondientes (13 LPRA 5436), o autorizar un arreglo, convenio o pacto para segregar, lotificar, o marcar porciones pro indivisas de un inmueble sin los correspondientes permisos. A. Imparcialidad (Exp. motivos/ Art.3/ Cnones de tica) B. Probidad (Integridad y honradez) C. Diligencia D. Discrecin o secreto profesional E. Capacidad profesional 1. Veracidad 2. Justicia 3. Especial preocupacin frente a los problemas de equilibrio de intereses y de ndole fiscal. IV. Documentos otorgados en los Estados Unidos y en el extranjero 1. Requisitos para que puedan tener eficacia y validez en Puerto Rico (R.41) -tienen que ser protocolizados -para ser protocolizados deben venir legitimados por autoridad competente -si proviene de EU o sus territorios, legalizado por funcionario autorizado y prueba de que ese funcionario est autorizado a legalizar -si proviene de pases acogidos al Tratado Internacional de la Haya de 5 de octubre de 1961, la legalizacin ser el apostill -si viene de un pas no acogido a dicho tratado, legalizado por el cnsul de EU o persona designada para eso por EU -No requieren legalizacin: -documentos otorgados ante funcionarios de EU investidos de autoridad notarial como cnsules, funcionarios militares y otros. -El Art. 38 nos dice que hay que cancelar los mismos derechos como si fuera otorgado en Puerto Rico. Adems, que no se requiere protocolizar certificaciones expedidas fuera de PR por Junta de Directores de entidad

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bancaria, corporacin o fideicomiso, pero deben estar autenticadas ante notario y legalizada la firma del notario. V. Requisitos de forma y contenido para la redaccin de los instrumentos pblicos, incluyendo: A. Requisitos de forma 1. Idiomas, (R. 23) -Espaol, ingls o ambos idiomas -Puede hacer en otro idioma, pero despus de hacerlo en espaol o ingls -Si uno de los comparecientes no saben espaol o ingls, el notario, si conoce el idioma de ste, debe hacer el instrumento en espaol o ingls, y a su discrecin, redactarlo en el otro idioma o usar un traductor. -Si el notario tambin el idioma de un otorgante, y ste a su vez desconoce el espaol o ingls, se hace la escritura en ingls o espaol, y se usa un traductor que traduzca y lo certifique. 2. No usar guarismos en cantidades y fechas, espacios en blanco, adiciones, apostillas, raspaduras ni tachaduras 3. Otros requisitos no especificados B. Datos y circunstancias que se consignarn en todos los instrumentos pblicos 1. Calificacin del acto o contrato por el nombre conocido, orden numrico, fecha, lugar del otorgamiento 2. Nombre, municipio o residencia de la oficina del Notario 3. Nombre, circunstancias personales de los otorgantes 4. Nombre y apellido del cnyuge, cuando no sea necesaria la comparecencia de ste en el otorgamiento 5. Fe de conocimiento de los otorgantes y circunstancias que le afectan a. conocimiento personal de los otorgantes por parte del notario o por testigo de conocimiento -conocimiento personal se puede adquirir en el proceso de preparacin de la escritura -testigos de conocimiento pueden ser terceras personas, un otorgante con respecto a otro, o los familiares o empleados del notario, el notario debe conocer al testigo -la dacin de fe de conocimiento de una persona por un notario no implica un deber de investigacin exhaustiva de ste, aunque s de averiguaciones mnimas. (Como corroborar el segundo apellido mediante un mtodo

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supletorio: In re Machargo Barreras 2004TSPR050) Conocer personalmente a alguien, para dar fe notarial sin utilizar algn mtodo supletorio de conocimiento, implica solamente dar fe de que la persona que comparece a firmar es la misma que, segn el conocimiento personal del notario, alega ser. b. Uso de los medios supletorios de identificacin -tarjeta de identificacin expedida por autoridad pblica de Estados Unidos, los estados de EU, el ELA de PR, con retrato y firma. La tarjeta electoral solo si la muestran voluntariamente y hay que hacerlo constar, o pasaporte. 6. Capacidad de los otorgantes y circunstancias que le afectan a. Uso de testigos instrumentales -La Regla general es que NO se requieren -Dos clases: de conocimiento e instrumentales 1) Circunstancias en que se requieren -Cuando las partes lo requieran -Cuando el notario lo requiera -intervencin de ciego -otorgantes no saben firmar -si hacen falta testigos de conocimiento, el notario debe conocer al testigo -testamentos (3 abiertos/ 5 cerrados) -Emancipacin por documento privado 2. Requisitos -mayores de edad, que sepan leer y escribir -No pueden ser testigos instrumentales los parientes del Notario o los Otorgantes b. Intervencin de apoderados -El apoderado tiene que acreditar su capacidad representativa para el acto que otorga -Notario hace constar en la escritura que se acredit la representacin, mencionando el documento y unindolo a la escritura o transcribindolo; el notario tiene discrecin de copiar el documento en la escritura matriz, pero debe hacerlo si algn otorgante lo pide. Siempre debe consignar el tipo de documento, la fecha y el nombre del notario si aplica. -Si apoderado no prueba su capacidad representativa, se puede otorgar la escritura si las partes lo consienten, pero notario debe advertir que la escritura queda en suspenso hasta tanto se acredita dicha capacidad representativa y que el documento no tendr acceso al registro hasta que as se haga. 7. Reservas y advertencias legales

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-Art. 15 F dice expresamente: que hay que hacerle las reservas y advertencias legales pertinentes y que SE CONSIGNARAN EN EL DOCUMENTO AQUELLAS ADVERTENCIAS QUE POR SU IMPORTANCIA DEBAN, A JUICIO PRUDENTE DEL NOTARIO, DETALLARSE EXPRESAMENTE EJEMPLOS: -unilateralidad del contrato de opcin -necesidad de realizar estudio de ttulo -la prudencia de cotejar las contribuciones sobre la propiedad -necesidad de consentimiento de agencias pblicas, ejemplo: parcelas -la posibilidad de que una hipoteca puede ser declarada vencida si se vende el inmueble -requisitos de aprobacin de ARPE para segregaciones, etc. -necesidad de inscribir hipotecas para que tengan validez -en compraventas en comn pro indiviso: advertir los efectos legales de la comunidad de bienes; que no podr segregar, lotificar o marcar sin el permiso de ARPE o agencia correspondiente; que la participacin es abstracta e indefinida y cualquier acto o convenio para lotificar sin los permisos es nulo y constituye delito. (No puede autorizar afidvits que pretendan vender lotes sin los permisos de segregacin) -escritura de financiamiento o refinanciamiento debe advertirle a las partes --en especfico, al comprador-- de que: el hecho de que existe un cheque y de que el mismo deber ser remitido al acreedor hipotecario, con el propsito de que sea cancelada la hipoteca original que grava la propiedad, no constituye una garanta absoluta de que ello as ser hecho; de que ste, el comprador, tiene el derecho de exigir que la referida hipoteca original sea cancelada en el mismo acto del refinanciamiento; y que, de renunciar voluntariamente a dicho derecho, queda advertido y consciente de los riesgos y consecuencias de que as no se cancele. (In re Rodrguez Bigas 2001 DTS 071) C. Lugar y tiempo para autorizar la escritura 1. El mismo da natural 2. Unidad de acto (casos donde comparecen testigos instrumentales) D. Diferencias entre documentos pblicos y privados

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-Los documentos pblicos gozan de una presuncin juris tantum de validez y certeza, proveniente de la FE PUBLICA que el Estado garantiza a travs de la delegacin que hace al notario para conferirla en los documentos que autoriza. El estado ha delegado en el notario la facultad de que todo lo que exprese en los documentos bajo su firma, signo, sello y rbrica se tiene por cierto. Esta fe es ple na en cuanto a la forma, lugar, da, hora y que el documento es legal y verdadero. -Los documentos privados pueden tener fuerza de ley entre las partes, pero no tienen una presuncin de validez, as que la persona que exija su cumplimiento debe probar que es vlido el documento o el negocio que contiene. Cabe sealar que un contrato puede ser elevado a escritura pblica. (R. 26) 1. Acta notarial Srt. 29-32/ R. 37 44. A. Las actas son instrumentos pblicos que no recogen contratos. Recoge narraciones de hechos. a) El compareciente no tiene que firmarla a menos que lo desee o el notario lo requiera. b) No es necesario dar fe del conocimiento personal, ni de la capacidad por el notario. c) Es importante que la narracin de los hechos sea aquella que el notario percibe con sus sentidos. B. REQUISITOS: R. 37 1. Relatar la solicitud que se le hizo; 2. Hacer constar la identidad del requirente cuando es indispensable; 3. Puede hacerse en el mismo momento o despus de percibir los hechos, usando las notas que levante el notario; 4. El notario tiene discrecin de invitar a los requirientes a firmar el acta. C. Tipos de ACTAS; R.38 ofrece ejemplos que no limitan... 1. Acreditar la remisin de documentos, su contenido y la fecha de envo; 2. Acreditar la notificacin o requerimiento, el contenido de la misiva y la forma en que una notificacin fue efectuada; 3. Acreditar la existencia de documentos privados; 4. Referir o relatar lo que fue dicho en presencia del notario; 5. De depsito: Recibo de depsito de objetos, valores y documentos; 6. Protocolizar poderes, testamentos y dems documentos notariales otorgados fuera de Puerto Rico; 7. Protocolizar documentos judiciales por orden del tribunal o a requerimiento de parte. 8. Subsanar errores de otras escrituras que no afecten el negocio jurdico. (Acta de Subsanacin).

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a) En estos casos no se requiere la comparecencia y firma de los otorgantes originales, pero hay que hacer una nota marginal en la escritura subsanada. 9. De requerimiento o diligencia: que se le requiri al notario que hiciera tal o cual cosa y ste relata lo hecho. (Ejemplo: observar cmo se hizo un sorteo de premiacin) 2. Escritura de rectificacin o aclaratoria A. Cuando hay que subsanar errores de otras escrituras que afecta n el negocio jurdico (consentimiento, objeto o causa del contrato), NO SE TRATA DE UN ACTA, sino de una ESCRITURA DE RECTIFICACIN O CORRECCIN. En estos casos los otorgantes tienen que comparecer y firmar la escritura de rectificacin. B. Las escrituras NO se pueden corregir intercalando una pgina en la escritura, ni siquiera si fue que se le qued fuera esa pgina. Tiene que hacer una escritura de rectificacin. 3. Compraventa A. Compraventa es adquirir por dinero el dominio de una cosa. Como todo contrato, se necesita consentimiento, objeto y causa. El notario debe asegurarse de que: 1) Advertir de la necesidad de que se realice un estudio de ttulo reciente, aadiendo que el Registro de la Propiedad no cierra sus puertas y que puede entrar algn documento que afecte el negocio. 2) Debe advertir sobre terrenos inundables o si la propiedad puede estar en reas de impacto ambiental. 3) El notario es responsable de que se cancele la hipoteca anterior si en una compraventa se refinancia una deuda hipotecaria. a) tiene que requerir el cheque certificado o de gerente; b) asegurarse de que el cheque sea remitido al acreedor hipotecario; c) No puede decir en la escritura que la hipoteca est libre de gravmenes si al momento del otorgamiento no se ha cancelado el gravamen. d) Advertir que an con la existencia del cheque, no hay garanta absoluta de que se va a cancelar la hipoteca, que el comprador tiene derecho a exigir la cancelacin de la hipoteca original y advertirle de los riesgos que asume a l renunciar a este derecho.

4. Hipoteca A. La hipoteca es cuando se garantiza un crdito con bienes races. Es un derecho real que gravita sobre bienes inmuebles, sujetndolo a responder del cumplimiento de una obligacin o del pago de una deuda.

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1. Puede responder por cualquier obligacin, pero hay que fijar el importe de la obligacin en una cantidad de dinero determinada; 2. Hay que establecer el precio mnimo de tasacin para el caso de ejecucin, ya sea por va ordinaria como sumaria; 3. La inscripcin en el registro de la Propiedad es constitutiva, que significa que si no se inscribe, no existe la hipoteca, aunque s la deuda. 5. Cancelacin de hipoteca A. Es una acta en la cual el tenedor de un pagar endosado para la cancelacin, lo entrega al notario y ste procede a cancelar el pagar inutilizndolo. 1) El Notario redacta el acta expresando que le fue entregado el pagar para su cancelacin y lo describe e identifica. 2) El Notario procede a inutilizar el pagar, escribiendo sobre ste la palabra cancelado y perforndolo; 3) El pagar as inutilizado se une al acta y permanece en el protocolo del notario. 6. Escritura de oferta (compraventa, permuta, etc.) su aceptacin mediante la correspondiente escritura de adhesin Art. 33 A. Es cuando las partes no pueden estar en el mismo tiempo o lugar para otorgar una escritura. 1) El Notario hace una escritura de oferta que contiene todos los pormenores de las partes y los trminos y condiciones del negocio; 2) El Notario notifica por correo certificado con acuse de recibo copia certificada de la escritura de oferta al destinatario; 3) El destinatario acepta la oferta frente al mismo notario o frente a otro notario, mediante escritura de adhesin. (Si es ante el mismo notario puede aceptar mediante nota al pie de la escritura original.) 4) Si la aceptacin se da por escritura de adhesin, hay que hacer nota marginar en la escritura original. 5) Si la aceptacin se da fuera de Puerto rico, hay que protocolizar el documento de aceptacin. 7. Acta de edificacin A. Cuando se quiere hacer constar en el Registro de la Propiedad o en escritura pblica el hecho de una edificacin o construccin de obra nueva en un terreno o propiedad inmueble, el notario acude personalmente al lugar y describe lo que observa. 8. Constitucin de servidumbre A. La servidumbre es un derecho en predio ajeno que limita el dominio en ste y que est constituido a favor de otro perteneciente a distinto dueo. Al predio servil se le conoce como predio sirviente y al otro, como predio

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dominante. Hay varios tipos de servidumbre, como de paso y de vista, entre otras. Hay servidumbres legales, impuestas por ley, como la de aguas, y servidumbres voluntarias. Se pueden constituir por: 1. prescripcin. 2. escritura, 3, sentencia. 9. Segregaciones A. Segregar es el acto de dividir una fina en dos o ms fincas. Una escritura de segregacin debe: 1. describir la finca principal, 2. describir la parcela segregada, 3. describir el remanente, 4. incluir todos los permisos requeridos por las agencias pblicas. a) Es un delito menos grave vender solares como si fueran segregados cuando en la realidad no lo estn. As que cuando el dueo de una finca pretende vender a varias personas la finca, vendindole una parte alcuota, no puede indicar fsicamente qu parte del terreno le toca al adquirente si no media una segregacin legal. El notario tiene la obligacin de advertir sobre esta limitacin, del hecho de que constituye un delito, y si conoce que eso es lo que se est haciendo, no puede autorizar la escritura. 10. Agrupaciones A. Agrupar es cuando se forma una finca uniendo dos o ms fincas : 1. tienen que ser colindantes. (Excepto fincas agrcolas o industriales), 2. del mismo dueo, 3. describir cada finca particular, 4. describir la finca nueva. 11. Agregacin A. Agregacin es cuando se une un pedazo de terreno de una finca a otra colindante. Ambas fincas conservan su identidad. 12. Rectificaciones de cabida A. Cuando la cabida de una finca en el registro de la Propiedad resulta no ser la correcta, se puede corregir: 1. por sentencia dictada en un procedimiento ordinario, 2. por escritura pblica cuando se trata de una disminucin o exceso de cabida de 20% menos a) Hay que hacer mensura tcnica acreditada b) Hay que acreditar la autorizacin de las agencias pertinentes. 3. Expediente de dominio: peticin al tribunal en el cual hay que citar a todos los colindantes y al inmediato anterior dueo. Se necesita

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igualmente mensura acreditada. Procede cuando la disminucin o el exceso es de ms del 20% de la totalidad del terreno. 13. Donaciones A. La donacin es el traspaso gracioso y voluntario que uno hace a otro de cosa suya. El donatario debe expresar su aceptacin. 1. El donante puede comparecer solo y hacer la donacin, 2. el donatario puede aceptar con el mismo notario o ante otro, en cuyo caso hay que hacer las correspondientes notas marginales sobre la diligencia de notificacin de la aceptacin, en ambas escrituras, en la donacin y la aceptacin respectivamente. 3. Para que surta efecto la aceptacin debe darse ser en vida del donante. 14. Constitucin, modificacin y revocacin de poder A. El poder se refiere a cuando una persona da autorizacin o mandato a otra para que ejecute actos en su nombre. Pueden ser especficos (realizar un acto especfico, como vender o hipotecar una propiedad) o generales (un mandato abierto para que realiza los actos necesarios para lograr un objetivo, como administrar). Cuando se trata de bienes inmuebles el poder tiene que ser especfico y describir el inmueble. Cuando se constituye un poder no se requiere que el mandante y el mandatario comparezcan juntos. Si el apoderado realiza actos en cumplimiento del mandato se entiende su aceptacin tcita. Todo poder puede ser modificado o revocado por el mandante. B. El notario debe notificar en 72 horas por correo certificado con acuse de recibo la otorgacin, revocacin o modificacin de poderes (A.76 refiere a la Ley Nm. 62 de 8 de mayo de 1937, 4 LPRA secs. 921-927, Ley de Registro de Poderes) (R. 59-63) 15. Constitucin y revocacin de testamento A. Hay varios tipos de testamentos, entre los que se destacan el testamento abierto, el testamento cerrado, y el testamento olgrafo. Un testamento no es otra cosa que la expresin de una persona de cmo quiere que se repartan sus bienes luego de su muerte. Dado que la ley desea proteger ciertos herederos impone una serie de requisitos de cmo la persona puede distribuir esos bienes. Para el notario es indispensable dominar los conceptos del derecho de sucesiones, como herederos forzosos, legtima estricta, legtima larga, legtima corta, tercio de mejoras, tercio de libre disposicin, legados, etc. Tambin es indispensable conocer la forma, como el hecho de que hay que incluir la hora del otorgamiento, el hecho que se requieren testigos instrumentales y el nmero de testigos en cada caso (tres en testamento abierto y cinco en testamentos cerrados) y el proceso para la adveracin y protocolizacin de un testamento olgrafo. Como en todo caso en que se requieren testigos debe haber unidad de acto y as expresarlo en la escritura. Es

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importante adems, saber que cuando se trata de testamentos, los herederos y personas que son beneficiados no tienen derecho a obtener copia en vida del causante, con la excepcin de un hijo reconocido, pero solo de la parte del reconocimiento. El notario debe notificar en 24 horas, por correo certificado con acuse de recibo, la otorgacin o protocolizacin de testamentos (otorgamiento, revocacin, ampliacin, modificacin). Trmino no incluye sbados, domingos, ni feriados (A. 71-77/ R.59-63) 16. Protocolizacin de documentos A. Protocolizar es elevar a escritura algn documento privado para que obtenga todas las formalidades y protecciones que otorga la ley a un instrumento pblico, como es la presuncin de validez y el acceso al Registro de la Propiedad. Mediante la protocolizacin se asegura la existencia e identidad de un documento. Si se protocoliza con los nicos fines de evitar el extravo y dar certeza de su fecha, se considera un documento sin cuanta. B. Procedimiento y contenido: 1. se entrega el documento al notario; 2. ste lo identifica o transcribe en la escritura; 3. debe hacer constar si el documento contiene firmas que no estn en original, si ese fuera el caso. 4. si es de documentos judiciales, debe unir a la escritura la orden o sentencia certificada, 5. el documento protocolizado debe llevar el sello y la rbrica del notario autorizante. 6. el documento protocolizado siempre se une a la escritura de protocolizacin. 7. Protocolizacin de documentos otorgados fuera de Puerto Rico: a) El notario debe asegurarse de que el documento que viene de fuera de Puerto Rico est legitimado, es decir, que se haya firmado ante la persona autorizada a autenticar firmas en el lugar dnde se otorg: 1. Certificacin del County Clerk de un estado de E.U. 2. Apostille cuando viene de un pas extranjero suscribiente del Tratado de la Haya de 1961 de legalizacin uniforme. 3. Por la autoridad consular cuando provienen de pases no suscritos al Tratado de la Haya. 4. Por funcionarios de estados Unidos investidos de autoridad notarial, como cnsules, funcionarios militares y otros. 17. Permutas Art 1428 y ss. Cdigo Civil.

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A. La permuta es un contrato por el cual cada uno de los contratantes se obliga a dar una cosa para recibir otra. En todo lo que no se halle especialmente determinado en las [31 LPRA secs. 3981 a 3984] de este cdigo, la permuta se regir por las disposiciones concernientes a la venta 18. Arrendamientos A. En el arrendamiento de cosas, una de las partes se obliga a dar a la otra el goce o uso de una cosa por tiempo determinado y precio cierto. El arrendamiento puede ser de cosas o de obras o servicios. Los bienes fungibles que se consumen con el uso no pueden ser materia de este contrato. 19. Derecho de superficie A. El derecho de superficie se refiere a cuando el dueo de un bien inmueble traspasa el dominio de la superficie de su inmueble a otro dueo, pero retiene el dominio de la propiedad principal. Por ejemplo: Vender la superficie (a partir desde el techo) de una casa, para que el adquirente construya su casa como segundo piso. 20. Particin parcial o total de bienes Art. 1005 Cdigo Civil A. Todo coheredero que tenga la libre administracin y disposicin de sus bienes, podr pedir en cualquier tiempo la particin de la herencia. Por los incapacitados y por los ausentes debern pedirla sus representantes legtimos. 21. Capitulaciones matrimoniales Art 1267 y ss. Cdigo Civil A. Los que se unan en matrimonio podrn otorgar sus capitulaciones antes de celebrarlo, estipulando las condiciones de la sociedad conyugal relativamente a los bienes presentes y futuros. B. No podrn los otorgantes estipular nada que fuere contrario a las leyes o a las buenas costumbres, ni depresivo de la autoridad que respectivamente corresponda en la familia a los futuros cnyuges. C. El menor, que con arreglo a la ley pueda casarse, podr tambin otorgar sus capitulaciones matrimoniales; pero nicamente sern vlidas si a su otorgamiento concurren las personas designadas en la misma ley para dar el consentimiento al menor a fin de contraer matrimonio. D. Para que sea vlida cualquiera alteracin que se haga en las capitulaciones matrimoniales, deber tener lugar antes de celebrarse el matrimonio y con la asistencia y concurso de las personas que en aqullas intervinieron como otorgantes. No ser necesario el concurso de

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los mismos testigos. Slo podr substituirse con otra persona alguna de las concurrentes al otorgamiento del primitivo contrato, o se podr prescindir de su concurso, cuando por causa de muerte u otra legal, al tiempo de otorgarse la nueva estipulacin o la modificacin de la precedente, sea imposible la comparecencia, o no fuese necesaria conforme a la ley. (Caso de testigos o turores) E. Despus de celebrado el matrimonio no se podrn alterar las capitulaciones otorgadas antes, ya se trate de bienes presentes, ya de bienes futuros. F. Las capitulaciones matrimoniales y las modificaciones que se hagan en ellas habrn de constar por escritura pblica, otorgada antes de la celebracin del matrimonio.

22. Emancipacin A. El menor puede ser emancipado para regir su persona y administrar sus bienes, o para el solo efecto de la administracin de los ltimos, por su padre, por su madre o por el padre y la madre conjuntamente o por el de ellos que ejerza sobre el menor la patria potestad, cuando dicho menor hubiese cumplido la edad de dieciocho aos. Esta emancipacin tendr lugar por la declaracin del padre o de la madre, o de ambos cuando ejerzan conjuntamente la patria potestad, hecha ante notario pblico en presencia de dos testigos y con el consentimiento del menor. Deber anotarse en el registro civil, no produciendo efecto entre tanto contra terceros. B. No se requiere escritura pblica, puede ser mediante affidvit. 23. Actas bajo la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario Ver ley. VI. Subsanacin de defectos de los documentos notariales A: Formas de subsanar los defectos de que adolecen los documentos notariales 1. Acta aclaratoria -La ley y el reglamento realmente hablan de ACTAS NOTARIALES (A. 29-31/ R.37-44). La regla 39 habla del acta de subsanacin y la Regla 40 del Acta de Protocolizacin. No existe una acta aclaratoria como tal. Los defectos de que adolezca algn instrumento pblico que afecte el negocio jurdico, solamente se puede subsanar por las partes o herederos mediante escritura pblica. (A.29) 2. Acta de subsanacin

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-El acta notarial procede cuando cundo: (A.29) -se deja de hacer constar por el notario algn dato o circunstancia dispuesto por la ley -si se trata de un error de hechos presenciados por el notario y que le corresponda consignar -en el acta se hace constar el error, su causa y la declaracin que la subsana -La Regla 39 nos dice que el acta de subsanacin es el instrumento que redacta el notario sin intervencin de las partes y sin perjuicio de tercero para corregir defectos u omisiones de datos o hechos que presenci o le constan personalmente y que no afectan el negocio jurdico. No se puede en los testamentos, pero da los siguientes ejemplos: -nombres, apellidos, circunstancias personales -descripcin de la propiedad que no sea i ncompatible con el negocio -cmputos aritmticos si no se alteran sus fundamentos -existencia o no de edificacin, cotejo de documentos, fotos, planos, fechas y entrega de documentos o valores -identidad o capacidad de otorgantes -falta de expresin de cancelacin de pagar -falta de expresin de forma en que fue leda la escritura 3. Procedimiento judicial correspondiente ante el Tribunal Superior -Nos dice el Art. 29 que de no poderse subsanar una escritura de alguna forma de las antes expresadas, se podr obtener mediante cualquier medio de prueba en el Tribunal Superior. (Ej. sentencia declaratoria) VII. Nulidad y anulabilidad de los instrumentos pblicos; causas y efectos A. Causales de nulidad parcial y total (A. 34) -Nulidad total: -que sea parte el notario -que tenga disposicin a favor de notario -que no aparezcan las firmas de los otorgantes y testigos -que no aparezca firma del notario -que acten testigos instrumentales prohibidos -que testamento no tenga hora -falta de unidad de acto -Nulidad parcial -disposiciones a favor de parientes del notario -enmiendas no salvadas B. Causales de anulabilidad -que falten las iniciales o huellas en uno o ms folios -que no da fe del conocimiento del otorgante

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-que no tenga los sellos correspondientes -que no se puede probar calidad representativa C. Efectos de la nulidad en el negocio jurdico contenido en el documento -hay que tomar en cuenta que un instrumento pblico puede ser nulo porque el negocio jurdico es nulo, como por ejemplo, que no exista alguno de los elementos del contrato, como objeto, consentimiento o causa, o porque es ilcito o se opone a la moral y las costumbres, o hay falsificacin o fraude, o que cae bajo alguna prohibicin, como los testimonios mancomunados, la disposicin de bienes o derechos de menores sin autorizacin judicial, etc. -fuera de esa situacin, el negocio jurdico sobrevive a la nulidad del instrumento pblico, y se considera el documento como uno privado (Art. 1177 C. Civil) VIII. Aranceles notariales (cobro de) A. Ver arriba, Letra K. B. En cuanto a los honorarios notariales: 1. Por ciento mximo permitido por valor de transaccin (Art. 77) -valor de hasta $10,000 -- %100 -$10,000 500,000 1% -Exceso de %500,000 1% hasta esa suma ms .5% del exceso -Si no hay valor por acuerdo entre las partes -COPIAS : 0 10,000 -- $15 10,001 500,000 -- $25 500,000 en adelante -- $40 2. Honorarios por gestiones previas, preparatorias y posteriores a la preparacin del documento notarial -El Art. 78 lo permite, ser por acuerdo de las partes siempre que sean razonables y prudentes de acuerdo al Canon 24 de tica. La Regla 52 permite cobrar costos, gastos y desembolsos razonables y prudentes incurridos en la bsqueda y reproduccin de copias. IX. Reconstruccin del protocolo y del Registro de Testimonios Ver pg. 7, ante. X. Nuevas competencias notariales A. Conocer el trmite procesal, la calificacin de documentos, la preparacin del expediente, la procedencia del cese del trmite, las notificaciones al Registro General de Competencias, las certificaciones y el pago de derechos, la intervencin del Ministerio Pblico en caso de

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aplicar, as como todo lo relativo a la preparacin y efecto del Acta bajo juramento a ser redactada en cada uno de los siguientes procedimientos de la "Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario". 1. Testamentos y abintestado a. Declaratoria de herederos b. Aceptacin del cargo y expedicin de cartas testamentarias a un albacea por un notario que no fuere aqul en cuya oficina se encuentra protocolado el testamento c. Adveracin y protocolizacin de testamento olgrafo 2. Declaracin de ausencia simple 3. Procedimiento para perpetuar hechos en que no est planteada controversia 4. Correccin de actas que obren en el Registro Demogrfico 5. Cambios de nombres y apellidos Los procedimientos para estas nuevas competencias notariales, los informes que debe someter el notario, las notificaciones a los diferentes registros, etc., estn bajo la consideracin del Tribunal Supremo. Tan pronto se aprueben se incorporarn a las Tablas. XI. Testimonios o declaraciones de autenticidad: requisitos de forma, contenido y prohibicin de ley; anotacin de asientos en el Registro de Testimonios y su conservacin. Art. 56-60/ R. 64-73) A. Es un documento notarial que no va al protocolo en el que el notario expresa, bajo su firma, sello, etc. sobre la veracidad de un hecho ocurrido ante l o que le conste. Un affidvit es una declaracin de autenticidad mediante el cual un notario, u otro de los funcionarios designados en ley, certifica o da fe de la verdad o reconocimiento de una firma, de un juramento o de otro hecho o contrato que afecte la propiedad mueble o inmueble, no formalizados en escritura pblica. En resumen, un affidvit es un documento autntico que da fe pblica de un acto en particular, aunque no de su contenido. Hay tres tipos bsicos: legitimacin de firmas y juramentos; certificacin de que un documento es copia fiel y exacta de otro que no est en el protocolo; de traduccin fiel y exacta de otro que no obre en protocolo; de la identidad de cualquier objeto o cosa. Hay que tener en cuenta las prohibiciones contenidas en el Art. 1232 del Cdigo Civil: Debern constar en documento pblico: (1) Los actos y contratos que tengan por objeto la creacin, transmisin, modificacin o extincin de derechos reales sobre bienes inmuebles.

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(2) Los arrendamientos de estos mismos bienes por seis (6) o ms aos, siempre que deban perjudicar a tercero. (3) Las capitulaciones matrimoniales y la constitucin y aumento de la dote siempre que se intente hacerlas valer contra terceras personas. (4) La cesin, repudiacin y renuncia de los derechos hereditarios o de los de la sociedad conyugal. (5) El poder general para pleitos y los especiales que deban presentarse en juicio; el poder para administrar bienes, y cualquier otro que tenga por objeto un acto redactado o que deba redactarse en escritura pblica, o haya de perjudicar a tercero. (6) La cesin de acciones o derechos procedentes de un acto consignado en escritura pblica. Tambin debern hacerse constar por escrito, aunque sea privado, los dems contratos en que la cuanta de las prestaciones de uno o de los dos contratantes exceda de trescientos (300) dlares. En todo caso, los contratos efectuados por intervencin de mandatario debern constar en documento autntico, concedindose por la presente seccin a los jueces de distrito y de paz, en ausencia de notario, facultades para certificar las declaraciones de autenticidad de dichos contratos. No obstante lo dispuesto en el prrafo precedente, sern vlidos los contratos de comercio efectuados por correspondencia, y todos aqullos en que la formalidad del documento autntico pueda constituir una demora perjudicial a la naturaleza y rapidez del trfico mercantil. A. Requisitos de forma 1. Formulas sencillas y breves 2. conocimiento personal del compareciente o haberlo identificado debidamente 3. Si no saben leer o escribir le aplicarn las mismas normas que a las escrituras 4. numeracin sucesiva B. Registro de afidvits o declaraciones de autenticidad 1. Es un registro (libro encuadernado, pginas numeradas, no ms de 500 pgs.) que el notario debe llevar haciendo constar: -notas concisas (resumen de lo que dice la afidvit) -numeradas -selladas -nombre de los otorgantes -firmada, sellada etc por el notario

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-cancelar sellos de Asistencia Legal C. Funcionarios autorizados a tomar declaraciones -notarios -jueces -secretarias de tribunales -algunos funcionarios ejecutivos: Secretario de Estado, jefes de departamentos ejecutivos en ciertos casos, fiscales, colectores, etc. -funcionarios extranjeros: Notarios, tribunales, cnsules, etc D. Sus efectos: 1. Modificaciones de escritura pblica mediante documento privado -Los documentos privados hechos para alterar lo pactado en escritura pblica no producen efectos contra terceros. (A. 1184, C. Civil, 31 LPRA 3285) 2. Otros: -No pueden usarse para subsanar fallas en el Registro de la Propiedad -Por instancia para aclarar la identidad de una persona -servidumbres a favor de corporacin pblica suelen hacerse por afidvit -da fe pblica de la legitimidad de la firma, copia, traduccin o identidad de cosa XII. Reglamentacin e inspeccin de las notaras Reglamentacin e Inspeccin de Notaras (Art. 61-68/ R. 74-82) A. Procedimiento de inspeccin: ordinario y extraordinario Regla 77 Procedimiento ordinario de inspeccin de Protocolos y Registros (A) En la inspeccin de Protocolos y Registros, la Oficina de Inspeccin de Notaras dar prioridad en lo posible a los Notarios que tengan pendiente de inspeccin el mayor nmero de Protocolos y Registros. (B) El Inspector de Protocolos informar al Notario, por los medios y con anticipacin razonable, la fecha en que comenzar la inspeccin. No ser necesario que el Notario est presente durante la inspeccin, pero de ausentarse deber proveer las facilidades necesarias para que la inspeccin no sea interrumpida. (C) Si el Inspector no hubiere podido comunicarse con el Notario, podr presentarse al lugar de la ltima direccin de la oficina del Notario que obre en los rcord del Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras. (D) Si el Inspector no hubiere podido localizar la oficina del Notario o habindola localizado no pudiere comunicarse con l durante horas laborables, notificar

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por correo al Notario sobre cundo y dnde comenzar la inspeccin, pautndola para una fecha posterior al dcimo da siguiente a la notificacin. Si el Notario no comparece segn requerido, y de no comunicarse con el Inspector antes de la fecha sealada, el Inspector remitir un informe a tales efectos al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras, incluir una breve relacin de las gestiones realizadas, y notificar copia por correo al Notario. Tal informe ser considerado como final, sin perjuicio del que pueda ser rendido una vez efectuada la inspeccin. (E) La inspeccin deber ser efectuada en la oficina del Notario, quien proveer las facilidades necesarias en das y horas laborables, ello sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso anterior o a travs de cualquier incautacin que el Tribunal haya ordenado. Una vez comenzada una inspeccin de un Protocolo, ser continuada en lo posible, de da a da, hasta tanto sea completada. (F) El Inspector har un sealamiento preliminar en el cual indicar las faltas y comentarios pertinentes. En los casos necesarios, har una lista e indicar en cuanto a cada falta: el nmero del instrumento y del folio donde la observ, y su naturaleza, o en caso de una deficiencia en estampillas, su cuanta. En los casos de faltas repetidas, el Inspector podr hacer un sealamiento de carcter general. (G) El Inspector dejar al Notario, al terminar cada da de inspeccin, una copia del sealamiento de faltas correspondiente a ese da. (H) Si finalizado el examen el Inspector no aprueba el Protocolo o el Registro de Testimonios, deber pautar una reunin final para una fecha posterior al dcimo quinto da de su ltima visita. (I) En la reunin final, el Inspector determinar si las faltas preliminares sealadas han sido subsanadas y discutir con el Notario cualesquiera divergencias de criterio. (J) Si luego de la reunin final no subsiste falta o divergencia alguna, el Inspector extender bajo su firma la correspondiente nota de aprobacin al reverso del ltimo folio de cada tomo del ltimo instrumento pblico del Protocolo objeto de la inspeccin. Remitir subsiguientemente su informe final e indicar tal aprobacin al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras. (K) Si luego de la reunin final subsiste falta o divergencia alguna de criterio, el Inspector remitir su informe al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras dentro del trmino de sesenta (60) das y notificar simultneamente copia al Notario. (L) Si el Inspector no puede completar la inspeccin por razones atribuibles al Notario, remitir un informe a tales efectos al Director de la Oficina de Inspeccin

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de Notaras, que incluir una breve relacin de los hechos ocurridos; le unir copia de los sealamientos hechos hasta ese momento, y notificar simultneamente copia al Notario. (u) Cualquier notificacin por correo ser efectuada a la ltima direccin postal del Notario que obre en los rcord de la Oficina de Inspeccin de Notaras. Regla 78 Procedimiento extraordinario de inspeccin El Inspector informar de inmediato al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras cualesquiera casos que presenten circunstancias extraordinarias, particularmente aquellos en que est en riesgo la integridad de un Protocolo. En tales casos, as como en aquellos previstos en el Artculos 64 de la Ley Notarial de Puerto Rico, ser seguido en lo posible el procedimiento ordinario de inspeccin establecido en la Regla 78, sujeto a lo que el Tribunal Supremo de Puerto Rico ordene en cada caso particular. B. Recursos disponibles para cuestionar informes del Inspector de Notaras Regla 79 Procedimientos ante el Director El Notario podr notificar al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras, dentro de los quince (15) das siguientes a la fecha de la notificacin del informe, cualesquiera objeciones que tenga a ste. El Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras dentro de los cuarenta y cinco (45) das siguientes a la fecha del informe final deber: (A) conceder un trmino adicional al Notario para que subsane las faltas sealadas. (B) iniciar o instruir al Inspector para que inicie el procedimiento provisto en el Art. 63 de la Ley Notarial de Puerto Rico en cuanto a cualesquiera divergencias de criterio. (C) decretar su sobreseimiento, por no justificarse accin posterior alguna. El informe, junto con los escritos que haya recibido del Notario ser archivado en el expediente de ste. El Director notificar de dicha accin al Notario por escrito para que la una al Protocolo objeto del informe. (D) determinar que el Notario no ha incurrido en la falta sealada e instruir a tales efectos al Inspector. (E) someter al Tribunal Supremo un informe junto con cualesquiera escritos que haya recibido del Notario.

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Regla 80 Procedimiento para dilucidar divergencia de criterio (A) En caso de que surja una o ms divergencias de criterio entre el Inspector de Protocolos y el Notario en el curso de una inspeccin el Inspector, sujeto a las instrucciones del Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras, podr iniciar en el Tribunal de Primera Instancia, Sala de lo Superior correspondiente a la oficina del Notario el procedimiento provisto en el Artculo 63 de la Ley Notarial de Puerto Rico dentro de los ciento veinte (120) das siguientes a la fecha de su informe final, debiendo acumular todas las divergencias surgidas en el curso de la inspeccin. (B) De no ser iniciado el procedimiento dentro de tal trmino, se presumir que el Inspector ha aceptado el criterio del Notario, pero slo a los efectos de la inspeccin objeto del informe, sin perjuicio de que en una inspeccin de un Protocolo posterior el Inspector insista en su criterio original. (C) El epgrafe de la peticin contendr el nombre del Inspector, designado como peticionario, y el nombre del Notario, designado como Notario discrepante. (D) La peticin tendr las siguientes partes numeradas en el mismo orden aqu dispuesto: (1) la cita de la disposicin legal que establece la jurisdiccin del tribunal (2) un sealamiento breve y conciso de cada una de las divergencias de criterio, cada cual seguida de una breve exposicin de los hechos que motivan la controversia, las posiciones del peticionario, del Notario y las citas de las disposiciones legales en que fundan sus criterios (3) el argumento en apoyo de su posicin (E) El peticionario unir a la peticin un apndice que contendr, en cuanto a cada divergencia, una lista que indique el ao, el nmero del instrumento y del folio en el cual el Inspector observ la alegada falta y, en caso de una deficiencia en estampillas, la cuanta por instrumento y el total por tal divergencia, as como copia de cualquier documento que estime indispensable para que el tribunal pueda tomar su decisin sobre las divergencias planteadas. En caso de una alegada falta de carcter repetitivo, bastar una muestra adecuada de la misma. (F) El peticionario notificar al Notario, con copia de la peticin, dentro de los tres (3) das laborables siguientes a la presentacin de la peticin. La notificacin ser efectuada personalmente o por correo certificado con acuse de recibo a la ltima direccin postal del Notario que obre en los rcord del Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras. El peticionario certificar al tribunal la fecha y la forma en que el Notario fue notificado. (G) El Notario presentar su contestacin dentro de los veinte (20) das siguientes a la fecha de la notificacin de la peticin, a menos que el tribunal disponga otra cosa.

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(H) El Notario incluir en su contestacin las siguientes partes numeradas en el mismo orden aqu dispuesto: (1) una breve relacin de cualesquiera controversias de hecho, si alguna, que estime existen entre l y el peticionario y que deban ser resueltas por el tribunal para poder dilucidar la divergencia (2) una breve relacin de cualesquiera hechos no incluidos por el peticionario en su relacin que estime indispensable al tribunal para dilucidar adecuadamente la divergencia (3) un sealamiento breve y conciso de su posicin en cuanto a cada una de las divergencias de criterio sealadas en la peticin, cada cual seguida de las citas de las disposiciones legales en que funda su criterio 124 (4) el argumento en apoyo de su posicin. (I) El Notario discrepante har formar parte de la contestacin un apndice en el que incluir copia certificada, total o parcial, que emitir sin pago de derechos, de los instrumentos incluidos en la lista o listas del apndice de la peticin o, en caso de ser los sealamientos repetitivos, una muestra adecuada de los mismos, as como copia de cualquier documento que estime indispensable para que el tribunal pueda dilucidar las divergencias planteadas. (J) Las pginas de los documentos en el apndice, unidos a la peticin o a la contestacin, sern numeradas consecutivamente. Si el apndice contuviere ms de un documento, el mismo ir precedido de un ndice al apndice que indicar las pgina s en que aparece cada documento. (K) No ser permitida la presentacin de un memorando de autoridades separado de la peticin o de la contestacin, a menos que el tribunal disponga otra cosa. (L) Cualquiera de las partes podr comparecer ante el tribunal por s o a travs de abogado. Las partes se notificarn mutuamente de cualquier escrito que presenten ante el tribunal y as lo certificar en el propio documento. (M) Examinada la peticin y su contestacin, as como cualesquiera documentos sometidos en apoyo de una o de la otra, de no existir controversia real sustancial en cuanto a algn hecho, importante y pertinente el tribunal podr resolver las divergencias planteadas en la peticin sin celebrar vista o requerir un memorando de autoridades en cuanto a aquellos asuntos que estime pertinentes o sealar vista, a su discrecin, a los fines de escuchar las partes. (N) De determinar el tribunal que existe alguna controversia real sustancial en cuanto a algn hecho importante y pertinente, celebrar una vista evidenciaria a los fines de dilucidar tal controversia.

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(O) La sentencia ser dictada y notificada de conformidad con lo dispuesto en las Reglas de Procedimiento Civil. (P) Dicha sentencia podr ser revisada a tenor con el procedimiento correspondiente. (a) Luego de que advenga final y firme la sentencia dictada en tal procedimiento, las partes darn cumplimiento a la misma. Si la sentencia sostuvo la posicin del Inspector, este pautar una reunin con el Notario dentro de los treinta (30) das siguientes a que advenga final y firme la sentencia a los fines de determinar si las faltas sealadas han sido subsanadas y, aprobar el Protocolo objeto de la inspeccin. El Inspector rendir un informe al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras y har constar la aprobacin de ste. Si el Notario no hubiere subsanado las faltas, el Inspector rendir un informe al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras y har constar el incumplimiento. Si la sentencia sostuvo la posicin del Notario el Inspector deber aprobar dentro de los treinta (30) das siguientes a que advenga final y firme la sentencia, el Protocolo objeto de la inspeccin y rendir un informe al Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras, en el cual har constar dicha aprobacin. (R) Las Reglas de Procedimiento Civil aplicarn en forma supletoria a este procedimiento. Regla 81 Procedimientos ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico (A) En caso de que el Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras presente algn informe adverso ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico, notificar de tal presentacin al Notario concernido personalmente o por correo a la ltima direccin postal del Notario que obre en sus rcords. El Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras certificar al Tribunal la fecha y la forma en que el Notario fue notificado. (B) El Notario podr presentar su contestacin al informe final ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico dentro de los veinte (20) das siguientes a la fecha de la notificacin, a menos que el Tribunal disponga otra cosa. El Notario incluir en su contestacin una breve relacin de cualesquiera controversias de hecho o de derecho que el Notario estime indispensables y que deban ser resueltas por el Tribunal. (C) El Notario podr comparecer ante el Tribunal por s o a travs de abogado. (D) Una vez presentado el informe, las partes se notificaran mutuamente de cualquier escrito que presenten ante el Tribunal y as lo certificarn en el propio documento.

XIII. Archivo General de Puerto Rico; Archivos Notariales de Distrito A. Funciones del archivo

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1. Custodiar protocolos archivados 2. Expedir copias certificadas

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APENDICE I PROYECTO DE CNONES DE TICA NOTARIAL Prembulo o Criterio General El notario(a), como nico depositario de la fe pblica de la cual ha quedado investido por el Estado, en el ejercicio de su funcin reviste de credibilidad, certeza y seguridad jurdica a aquellos documentos en los que interviene, por lo que tiene la obligacin de ser veraz, honesto, leal y diligente en su trabajo y en relacin con la sociedad en que se desenvuelve, con las personas que requieren sus servicios, con el Estado y con sus compaeros de profesin. La fe pblica notarial comprende un doble carcter: en la esfera de los hechos, certifica la exactitud de lo que ve, oye o percibe por sus sentidos, en la esfera del Derecho, certifica y valida con fuerza probatoria las declaraciones de voluntad de los otorgantes, redacta el instrumento pblico para darle vida concreta a la voluntad de las partes conforme el ordenamiento jurdico y da fe de la identidad y capacidad de los comparecientes. En tal funcin, disfrutar de plena autonoma e independencia, la ejercer con imparcialidad y estar bajo la direccin administrativa del Tribunal Supremo de Puerto Rico. Deber as actuar con la mayor deferencia y exaltacin a la dignidad de su funcin, abstenindose de todo aquel comportamiento que suponga descrdito profesional o personal. En consecuencia, velar por el cumplimiento de estos deberes por s mismo y por sus compaeros de profesin. Como abogado, tambin deber cumplir fielmente los preceptos que le imponen los Cnones de tica Profesional y en particular, los que le ataen como notario(a). I. Deberes del notario(a) hacia la sociedad Criterio General Como depositario de la fe pblica que le ha delegado el Estado, el notario(a) deber cumplir con su obligacin de fidelidad y proteccin a los principios fundamentales que le caracterizan. En todo momento tendr presente que es un profesional del Derecho que ejerce una funcin pblica y como tal, su funcin es personal, indivisible e indelegable. En ningn caso podr delegar en otros la realizacin de aquellos actos que la ley le ha dispuesto exclusivamente dentro de su funcin. 1. El notario(a) no ocultar maliciosamente a las autoridades profesionales competentes, una incompatibilidad o incapacidad legal que tuviere o le sobreviniere posteriormente para el ejercicio de la profesin.

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Tampoco podr negar, desfigurar o alterar de cualquier modo, datos o informes que se le solicitaren al respecto. Arts. 2 y 7 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2002, 2011); Regla 2 Reglamento Notarial; Regla 15 Reglamento del Tribunal Supremo de Puerto Rico, (4 L.P.R.A.); In Re Pedro Roldn Figueroa, 129 D.P.R. 718, (1992) 2. El notario(a) deber asegurarse de obtener una mayor capacitacin profesional mediante la asistencia y participacin en actividades acadmicas y profesionales que le mantengan al da en sus conocimientos jurdicos. Regla 6 Reglamento de Educacin Jurdica Continua 3. El notario(a) ejerce una funcin pblica delegada por el

Estado, por lo que viene obligado a fijar sus honorarios notariales en concordancia con la tarifa notarial establecida por la Ley Notarial y su Reglamento. Por consiguiente, no fijar honorarios notariales inferiores ni superiores a los establecidos en la Ley y su Reglamento. Arts. 77, 78 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2131 y 2132); Regla 52 Reglamento Notarial; In Re Feliciano, 115 D.P.R. 172 (1984) 4. El notario(a) deber atenerse a las disposiciones establecidas

por la Regla 7 de las Reglas de Conducta tica Profesional para los abogados y abogadas, concerniente al ofrecimiento de sus servicios profesionales. Esta disposicin corresponde al Informe de Reglas de Conducta Profesional Propuesta por la Comisin Revisadora del Cdigo de tica Profesional a la Junta de Gobierno del Colegio de Abogados de Puerto Rico en 30 de junio de 2000. 5. La embriaguez habitual, o el uso de sustancias controladas y en general, la conducta no acorde con la dignidad y respeto del cargo es indigna del notario(a) y no ser permitida. In Re Lavastida , 109 D.P.R. 45 (1979) 6. No podr negarse a prestar la funcin notarial sin razn

legtima, ni podr tomar firmas ni autorizar documentos notariales fuera de la jurisdiccin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Art. 3 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2003); Regla 3 Reglamento Notarial; In Re Edmundo Ayala, 134 D.P.R. 25 (1993)

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II.

Deberes del notario(a) hacia las personas que requieren sus servicios Criterio General Constituye un deber fundamental del notario(a) la estricta

observancia de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para ofrecer un servicio de calidad y eficiencia a todo aqul que le requiere su ministerio. Entre sus deberes primordiales est el asesoramiento, consejo, e informacin que sobre el asunto en cuestin debe brindar a los comparecientes, aunque no se le solicite. Ello comprende las debidas advertencias sobre el estudio de antecedentes, la seleccin y redaccin del instrumento adecuado al acto, el conocimiento o identificacin y el examen de la capacidad de los otorgantes y las consecuencias del negocio jurdico que se pretende realizar. 7. Constituir violacin tica el demorar injustificadamente la

entrega de documentos a los que tengan legtimo inters, tales como documentos relacionados al otorgamiento que le fueran entregados al notario(a) previamente, o las correspondientes copias certificadas o simples de los documentos otorgados en su presencia. Tampoco podr aplicar los fondos que le fueran entregados para los aranceles a otra inversin que no sea aqulla dispuesta por las partes, o retener estos fondos de cualquier otra forma. Arts. 43, 45 y 46 Ley Notarial, (4 L.P.R.A. 2065, 2067 y 2068); Reglas 14, 46, 47 y 49 Reglamento Notarial; In Re Feliciano, 115 D.P.R. 172, (1984) 8. Igualmente, no podr autorizar documentos en los que intervengan sus parientes dentro de los grados prohibidos, o que contengan disposiciones a su favor; o en las que comparezcan instituciones, sociedades, o personas jurdicas en las que el notario(a) o su cnyuge tengan participacin de control mayoritario, o inters personal o sustancial que presente la apariencia de conducta impropia. Arts. 5 y 34 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2005 y 2052); Regla 7 Reglamento Notarial; In

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Re Charles E. Figueroa lvarez, 2002 JTS 6; In Re Morell Corrada, 2003 TSPR 34; In Re Cancio Sifre, 106 D.P.R. 386 (1977) 9. Constituye una violacin tica aconsejar a un compareciente la adopcin de formas jurdicas o documentales inadecuadas o innecesarias, con el propsito de obtener una mayor retribucin. Art. 14 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2032); Regla 4 Reglamento Notarial; In Re Coln Ramery, 133 D. P. R. 555 (1993); In Re Igarta Muoz, 2001 TSPR 13; In Re Vera Vlez, 148 D.P.R. 51 (1999) 10. Igualmente lo ser demorar, sin causa justificada, la rendicin de cuentas de los fondos retenidos o recibidos en el ejercicio de su funcin notarial. Art. 10 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2021) Reglas 14 y 45 Reglamento Notarial; In Re Feliciano, 115 D.P.R. 172 (1984) 11. Tampoco podr retener documentos indebidamente con miras a asegurarse su intervencin en nuevos negocios, ni obligar directa o indirectamente a los comparecientes a utilizar sus servicios notariales. Arts. 30, 40, 41, 43, 45 y 46 Ley Notarial (4 L.P.R.A 2048, 2062, 2063, 2065, 2067 y 2068); In Re Feliciano, 115 D.P.R. 172 (1984); In Re Wendell Coln Muoz, 131 D.P.R. 121 (1992) 12. Aunque no existe el privilegio profesional entre el notario(a) y

las personas que requieren sus servicios, ste(a) deber ser prudente y discreto(a) para garantizar la no divulgacin de los hechos y

circunstancias que conozca en todas las fases de la gestin notarial, disponindose que esta obligacin subsistir aunque no se haya prestado el servicio o no haya concluido finalmente. Esta norma aplicar tambin al personal de la oficina notarial. Regla 47 Reglamento Notarial 13. El Protocolo a cargo del notario(a) es secreto y pertenece al Estado, por lo que el notario(a) solamente librar copias certificadas o simples, o leer directamente del Protocolo a los que demuestren ser parte con legtimo inters. Arts. 47 y 48 Ley Notarial, (4 L.P.R.A. 2071 y 2072); In Re Casiano Bez, 147 D.P.R. 313 (1998) 14. Igualmente, no podr ocultar datos e informacin importantes que interesen a las partes del acto o contrato y que pudieran afectarles. Deber abstenerse de dar fe de datos que no le consten y cuando stos le consten, deber describirlos fielmente con exactitud en los instrumentos que autorice. Art. 15 (f) Ley Notarial, (4 L.P.R.A. 2015); In Re Fred H. Martnez, 2000 TSPR 178; In Re Jimnez Brackel, 148 D.P.R. 287 (1999); In Re Flix J. Montaez, 2002 TSPR 121 Art. 47 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2071);

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15.

El notario(a) no deber omitir o demorar indebidamente la

entrega de las copias certificadas de los instrumentos pblicos que autorice a la parte con legtimo inters, segn dispuesto en la ley y el reglamento. Art. 43 (4 L.P.R.A. 2065); Regla 47 Reglamento Notarial; In Re Nicols Daz Ruiz, 99 TSPR 176; In Re Ismael Cuevas, 2000 TSPR 176 16. Queda terminantemente prohibido desfigurar o disimular los negocios jurdicos que celebren los interesados, o autorizar contratos notarialmente ilegales. Art. 2 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2002); Regla 2 Reglamento Notarial; In Re Avils Cordero, 2002 TSPR 124, In Re Collazo Snchez, 2003 TSPR 129 17. El notario(a) no deber retardar o dejar de prestar el servicio que se le hubiese pagado parcial o totalmente, ni modificar injustamente los honorarios profesionales pactados o cobrar, sin causa justificada, honorarios inferiores a los preceptuados por el arancel establecido. Arts. 77 y 78 Ley Notarial, (4 L.P.R.A. 2131 y 2132); In Re Feliciano, 115 D.P.R. 172 (1984). 18. El notario(a) deber observar fielmente las normas establecidas en cuanto a la incompatibilidad de funciones. A tales efectos, su deber de imparcialidad no le permite asumir la representacin legal posterior de ningn otorgante de una escritura que haya autorizado, para reclamarle judicialmente al otro las contraprestaciones contenidas en la misma. Art. 4 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2004); Reglas 4 y 5 Reglamento Notarial; In Re Coln Ramery, 133 D.P.R. 555 (1993), In Re Rosado Nieves, 2003 TSPR 25, In Re Matos Bonet,, 2001 TSPR 10 19. El notario(a) es el conocedor del Derecho que ha sido

investido por el Estado para dar fe y autenticidad a los documentos que se otorguen en su presencia. Por tal razn, est obligado a dar

asesoramiento y consejo efectivo a las personas que requieren sus servicios profesionales, de forma neutral e imparcial. Adems, deber conocer y asesorar sobre los medios ms eficientes y adecuados para lograr los fines lcitos que recojan la voluntad de las partes en un instrumento pblico.

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Por tanto, es deber del notario(a) velar por el cumplimiento de los principios de legalidad y rectitud en los documentos que autorice, actuando con diligencia en los asuntos que se le han encomendado y evitando causar perjuicio o dao econmico a las partes en su gestin profesional.

Deber abstenerse tambin de autorizar un documento si tiene dudas de que alguna irregularidad podra afectar el negocio jurdico objeto del contrato o el acto que se recoge en el documento. Antes de autorizar el mismo, deber exigir el cumplimiento de todos los requisitos legales para asegurarse que el acto o contrato sea plenamente eficaz y no interrumpa el trfico jurdico. Art. 15 (f) Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2033); Regla 4 Reglamento Notarial; In Re Avils Cordero, 2002 TSPR 124; Crdova Ramos v. Larn Herrera; 2000 TSPR 79; In Re Mark C. Jimnez Brackel, 148 D.P.R. 287 (1999); In re Gilberto Salas David, 145 D.P.R. 539 (1998); Chvere Coln v. Ctala, 115 D.P.R. 432 (1984) III. Deberes del notario(a) hacia sus compaeros y su profesin Criterio General El notario(a) debe respeto y consideracin a sus compaeros de profesin, por lo que deber ejercer su funcin dentro de un marco de sana y leal competencia, preservando la imagen del notariado ante la comunidad, elevando el nimo de compaerismo y solidaridad y cooperando con todo aquello que est dirigido a enaltecer su profesin. 20. El notario(a) deber defender el decoro del cuerpo de notarios y el prestigio de la profesin, guardando celosamente las disposiciones legales y ticas y abstenindose de intervenir en aquellos negocios incompatibles o que estn en oposicin con los principios esenciales del notariado. Art. 2 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2002); Regla 2 Reglamento Notarial; In Re Laboy, 113 D. P.R. 476 (1982); In Re Montaez Miranda, 2002 TSPR 122; In Re Ros Acosta, 128 D.P.R. 412 (1991) 21. Las expresiones y sealamientos de un notario(a) respecto a

un colega tienen que evitar desmerecer o manchar su buen nombre y

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prestigio. No se permitir compartir honorarios notariales con personas naturales o jurdicas ajenas al notariado. In Re Ortiz Brunet, 2000 TSPR 170 22. No deber hacer gestiones para conseguir el otorgamiento de documentos que no le corresponden o que han sido concedidos a otro colega, ni intervenir en asuntos confiados a otro. In Re Ros Acosta, 128 D.P.R. 412 (1991) 23. La responsabilidad notarial es personal, indivisible e

indelegable. Aunque el notario(a) autorice un documento preparado por otro compaero, algn modelo escrito o por medios electrnicos, deber siempre examinarlo, modificarlo o corregirlo como suyo, ya que en su autorizacin asume entera responsabilidad por el mismo. Art. 3 Ley Notarial, (4 L.P.R.A. 2003); Regla 4 Reglamento Notarial; In Re Melndez Prez, 104 D.P.R. (1976); In Re Feliciano Ruiz, 117 D.P.R. 269 (1986) 24. Deber abstenerse de realizar ofertas de mejoras o ventajas en los gastos o costos de documentacin para lograr obtener contratos, o que lo coloque en posicin competitiva desleal respecto a sus colegas. Arts. 77 y 78 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2131 y 2132); In Re Silvagnoli Collazo, 2001 TSPR 106 25. El notario(a) que acte como sustituto de un compaero enfermo, o ausente de su oficina notarial por razn de vacaciones, deber realizar su labor con rectitud, celo y diligencia y sin aprovechar la ocasin para ganar otros negocios que surjan por su sustitucin. Art. 9 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2013); Regla 18 Reglamento Notarial. 26. El notario(a) deber estar dispuesto y disponible para servir en cargos directivos o en actividades propias del notariado, tales como seminarios, talleres, foros y otras que le requieran las instituciones correspondientes. En ningn momento podr utilizar indebidamente dicha oportunidad para provecho propio ni en beneficio de su oficina notarial. Regla 83 Reglamento Notarial IV. Deberes del notario(a) hacia el Estado Criterio General

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El Estado ha delegado en el notario(a) la fe pblica notarial, por lo que su intervencin en los actos y contratos que autoriza garantizan a los que requieren sus servicios que los mismos cumplen con todos los requisitos de ley y que no contienen defectos que en alguna forma pudiesen afectar su legalidad y eficacia jurdica. 27. El notario(a) deber cumplir estrictamente con la

reglamentacin vigente de custodia y conservacin del Protocolo de Instrumentos Pblicos del cual es depositario. Arts. 47-55 Ley Notarial, (4 L.P.R.A. 2071-2079); Reglas 53-58 Reglamento Notarial; In Re Capestany Rodrguez, 99 TSPR 109; In Re Nelson Snchez Quijano, 148 D.P.R. 509 (1999); In Re Jimnez del Valle , 119 D.P.R. 41 (19987) 28. El Protocolo a cargo del notario(a) es secreto y pertenece al

Estado, por lo que el notario(a) y el personal de su oficina no podrn facilitar a las partes ni a terceros acceso alguno al mismo, excepto por orden judicial o por instrucciones de la Oficina de Inspeccin de Notaras. Art. 47 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2071); In Re Flor Casiano Bez, 147 D.P.R. 313 (1998) 29. El notario(a) deber facilitar y cooperar con el procedimiento

de inspeccin de los libros de su notara y deber mantenerlos listos para su inspeccin en el momento en que as sea notificado. Igualmente, deber cumplir con los requerimientos de dicha Oficina dentro del trmino solicitado para hacer las subsanaciones o correcciones pertinentes. Art. 52 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2076); Reglas 77 y 78 Reglamento Notarial; In Re Ocasio Lpez, 2002 TSPR 105; In Re Gmez Velzquez, 2003 TSPR 44. 30. Igualmente deber el notario(a) cumplir con las notificaciones

emitidas por el Registro de la Propiedad y cualquier otra entidad, con la debida prontitud y diligencia e informar a los afectados sobre el estado de correccin de las mismas. Art. 63 Ley Hipotecaria 1979 (30 L.P.R.A. 2266)

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31.

El notario(a) tiene la obligacin de cooperar en los procesos

disciplinarios en que sea parte, tanto en el Tribunal Supremo, a travs de la Oficina de Inspeccin de Notaras, la Oficina del Procurador General o el Colegio de Abogados y responder con diligencia a los requerimientos de dichos foros. Art. 3 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2003); Reglas 81 y 82 Reglamento Notarial; In Re Campos Cruz, 2002 TSPR 121 32. El notario(a) deber adherir y cancelar los aranceles de

Rentas Internas y el Impuesto Notarial en los instrumentos pblicos en el momento de su otorgamiento y autorizacin, segn dispuesto por la legislacin y reglamentacin vigentes. De igual forma, deber adherir y cancelar el sello a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal en cada asiento del Libro Registro de Testimonios. Art. 10 Ley Notarial (4 L.P.R.A. 2021); Regla 14 Reglamento Notarial; In Re Ocasio Lpez, 2002 TSPR 105

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APENDICE II

Instrucciones Generales a los Notarios


Instruccin #1 - Propsitos - bases legales y reglamentarias de las instrucciones generales a los notarios La institucin del notariado puertorriqueo es una de de tipo latino. En el notario puertorriqueo, como reconoce la Exposicin de Motivos de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987, se funden dos facetas esenciales, su funcin como tcnico conocedor del derecho y su carcter de funcionario pblico. En In re Coln, opinin emitida el 30 de junio de 1992 (92JTS98) el Honorable Tribunal Supremo defini al notario latino como Aquel profesional del derecho que ejerce una funcin pblica que consiste en recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes, dar fe de los hechos, redactar los instrumentos adecuados a ese fin, conferirles autenticidad, conservar los originales de stos y expedir copias que den fe de su contenido". En dicha funcin el Notario Puertorriqueo representa la fe pblica y la ley para todas las partes. De ah que, entre otras, debe dar el ms fiel cumplimiento a la Ley Notarial, as como a las leyes fiscales que regulan el cobro de derecho en los instrumentos pblicos que autorice al momento de las partes otorgar los mismos. Como profesional del derecho tienen adems la misin de asesorar y aconsejar, y en su funcin pblica ejerce la fe pblica notarial tanto en la esfera de los hechos como en la del derecho. La cualidad medular que distingue al notariado del ejercicio de la abogaca es la imparcialidad. Por disposicin expresa del Artculo 3 de la Ley Notarial supra, el notario ejerce su funcin con imparcialidad y en plena autonoma e independencia bajo la direccin administrativa del Tribunal Supremo de Puerto Rico, por conducto de la Oficina de Inspeccin de Notaras. En el descargue de la responsabilidad de vigilancia y supervisin, sobre el cumplimiento de las disposiciones de la Ley Notarial por parte de los notarios y por disposicin expresa de sta, el Honorable Tribunal Supremo y el Juez Presidente del ms alto foro han delegado a la Oficina de Inspeccin de Notaras una serie de funciones relacionadas a la prctica del notariado. Entre ellas, la inspeccin y examen de los protocolos (Art. 62 y Regla 77 el Reglamento Notarial); supervisar el cumplimiento de la obligacin de rendir ndices mensuales e informes estadsticos (Art. 12, Regla 13); llevar el Registro de Prohibiciones al ejercicio del notariado establecidas por organismos pblicos (Art. 4, Regla 6), el Registro de Poderes (Ley #62 del 8 de mayo de 1937, Regla 6) y el Registro de Testamentos (Captulo X de la Ley Notarial y Captulo VI del Reglamento Notarial) as como supervisar el cumplimiento de las respectivas notificaciones; atender por delegacin del Honorable Juez Presidente lo concernido a Archivo Notariales en particular el Archivo Notarial de San Juan y

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el de Ponce (Art. 69, Regla 74); expedicin de copias certificadas denegadas por los notarios (Art. 44) y lo relacionado a autorizacin para el traslado de protocolos (Art. 53). Si bien las competencias delegadas a la Oficina de Inspeccin de Notaras estn reguladas en su aspecto sustantivo y procesal por la Ley, el Reglamento y las determinaciones del Honorable Tribunal Supremo, la implantacin de estos requiere el desarrollo de sistemas giles, as como una comunicacin efectiva con los notarios. En atencin a esa necesidad la Regla 76 del Reglamento Notarial autoriza a la Directora de esta Oficina a adoptar y publicar instrucciones generales a los notarios. Especficamente dicha Regla expone: "Las instrucciones generales que fueren de la competencia del Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras sern remitidas al Colegio de Abogados para su difusin a los notarios. El Director de la Oficina de Inspeccin de Notaras deber tener disponible para inspeccin por los notarios y por el pblico en general un compendio actualizado de tales instrucciones generales." Con el propsito de agilizar y hacer ms exacta la informacin en los Registros a cargo de esta Oficina, y brindar de forma eficiente un mejor servicio a la comunidad legal y el pblico en general, la Oficina de Inspeccin de Notaras implementar la utilizacin de instrucciones generales a los notarios de conformidad a lo previsto en la Regla 76. Las mismas sern remitidas al Colegio de Abogados para su difusin y estarn disponibles para inspeccin de los notarios y el pblico en general en esta Oficina. En San Juan, Puerto Rico, a 3 de diciembre de 1998. Instruccin #2- Notificacin Uniforme para Inspecciones De conformidad a lo dispuesto en el Ttulo VII de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987 y en las Reglas 76 y 77 del Reglamento Notarial de 1995, la Direccin de Inspeccin de Notaras adopt una Notificacin Uniforme para Inspecciones, efectiva el 1 de enero de 1999. La Notificacin informar al notario con anticipacin razonable la fecha en que comenzar la inspeccin. Cualquier solicitud de posposicin deber ser presentada por escrito a la correspondiente Oficina de Inspeccin de Notaras con dos semanas de antelacin a la fecha de inspeccin. El notario deber expresar las razones para la solicitud de posposicin. Conforme a la Regla 77 inciso (b) del Reglamento Notarial se requerir a los notarios que en caso de no estar presente durante la inspeccin, provea al inspector las facilidades necesarias, y tener disponible los informes de actividad

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anual y los ndices notariales correspondientes a los protocolos y registros de testimonios objeto de inspeccin. Para conveniencia de los notarios y a los efectos de que la inspeccin se lleve a cabo de forma rpida, eficiente y de la manera menos onerosa posible para stos, la Direccin de Inspeccin de Notaras ha preparado una lista de las deficiencias ms usuales. Dicha lista ser remitida a los no tarios junto a la notificacin para que tengan la oportunidad de cotejar con esa gua los protocolos y registros de testimonios antes de la inspeccin. La notificacin informar, adems, al notario que a partir del 1 de enero de 1999, una copia del informe de inspeccin de sealamiento preliminar de faltas se har formar parte de su expediente. En San Juan, PR, hoy 3 de diciembre de 1998. Instruccin #3 - Adopcin del Formulario de Informe de Inspeccin de Sealamiento Preliminar de Faltas De conformidad a lo dispuesto en el Ttulo VII de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987 y en las Reglas 76 y 77 (F) y (E) del Reglamento Notarial de 1995 se adopta por la Directora de Inspeccin de Notaras el formulario de Informe de Inspeccin de sealamiento preliminar de faltas. Dicho informe consiste de una lista de las faltas observadas por el Inspector durante la inspeccin. El mismo indicar en cuanto a cada falta: su naturaleza, el nmero del instrumento, el folio donde se observ y en caso de deficiencia en estampillas, su cuanta. El Inspector podr hacer un sealamiento de carcter general en caso de faltas repetidas. El Inspector dejar al notario una copia del informe de inspeccin de sealamiento preliminar de faltas al terminar cada da de inspeccin. A partir del 1 de enero de 1999, copia del informe de inspeccin de sealamiento preliminar de faltas ser unido al expediente del notario. La notificacin de la inspeccin informar al notario que copia del informe de inspeccin ser unido a su e xpediente. En San Juan, PR, hoy 3 de diciembre de 1998.

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Instruccin #4 - Presentacin del Indice Mensual y el Informe Estadstico Anual sobre Actividad Notarial De conformidad a lo dispuesto en el Artculo XII de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987 y en las Reglas 12, 13 y 16 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto a la presentacin del ndice Mensual sobre actividad notarial y sobre el informe estadstico anual de actividad notarial. El ndice mensual y el informe estadstico anual ser sometido a la Directora de la Oficina de Inspeccin de Notaras dentro de los trminos dispuestos por la Ley y el Reglamento Notarial. El informe estadstico anual tendr que ser presentado en el formulario que para ese propsito ha sido diseado y distribuido por esta Oficina, en original y dos copias. Deber ser cumplimentado en letra impresa y contendr toda la informacin requerida, incluyendo el cumplimiento de lo provisto en la Regla 6 del Reglamento de Educacin Jurdica Continuada, una vez sta entre en vigor segn determine el Honorable Tribunal Supremo. La informacin estadstica contenida en el informe anual deber coincidir con la informacin suministrada en los ndices mensuales para el ao correspondiente. Debido a la futura implantacin del sistema de imagen, este formulario no puede ser cumplimentado en manuscrito. El ndice mensual deber contener toda la informacin requerida en el Artculo 12 de la Ley Notarial as como en la Regla 12 del Reglamento Notarial. De trabajar para alguna agencia del Estado Libre Asociado deber hacer constar el nombre de la agencia. Cuando el notario presente el ndice mensual o informe estadstico fuera del trmino, ya porque el notario se percate de ello o a requerimiento de esta Oficina, deber acompaar los mismos con una explicacin bajo su fe, sello y firma de los hechos que motivaron la tardanza. En caso de errores u omisiones en el ndice mensual o informe estadstico anual, el notario deber a la brevedad posible, presentar a la Oficina de la Directora de Inspeccin de Notaras un ndice o informe enmendado para el perodo cubierto, acompaado de una explicacin, bajo su fe, firma y sello de los hechos que motivaron el error u omisin y cualquier otra informacin que el notario estime conveniente. La aceptacin por parte de esta Oficina de la presentacin tarda o del ndice o informe enmendado con la correspondiente explicacin, no exime al notario del estricto cumplimiento de su responsabilidad. Por ello en situaciones apropiadas el asunto ser presentado a la atencin del Honorable Tribunal Supremo, segn nos lo requiera la Regla 12 del Reglamento Notarial. En San Juan, PR, hoy 3 de diciembre de 1998.

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Instruccin #5 - Advertencias especiales que deben hacerse constar en las escrituras de compraventa de terreno en comn pro indiviso de conformidad a las Leyes 193 y 194 del 7 de agosto de 1998 De conformidad a lo dispuesto en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995 y en las Leyes 193 y 194 de 7 de agosto de 1998, se instruye a los notarios sobre las advertencias especiales que debern hacer constar en las escrituras de compraventa de terreno en comn pro indiviso y sobre la prohibicin expresa de autorizar testimonios en los casos comprendidos en los incisos del (1) al (6) del Artculo 1232 del Cdigo Civil. La exposicin de motivos de la Ley nmero 75 de 2 de julio de 1987, declara que el Notario Puertorriqueo representa la fe pblica y en el descargo de sta debe ilustrar, orientar y advertir a los otorgantes con imparcialidad. El notario no slo debe dar a los otorgantes las explicaciones, aclaraciones y advertencias necesarias para su consentimiento al negocio jurdico que se trate, sino que por disposicin expresa del Artculo 15 (f) de la Ley Nmero 75, supra, debe hacer constar en el instrumento aquellas advertencias que por su importancia deban detallarse. La Legislatura de Puerto Rico, con el propsito de atener los conflictos que ha causado la modalidad de vender porciones abstractas e indefinidas de terreno, aprob las leyes nmero 193 y 194, supra. La primera adiciona el Artculo 330-A al Cdigo Civil y la segunda el inciso 15 (g) a la Ley Nmero 75. El Artculo 332-A requiere que la venta de terrenos en comn pro indiviso sea efectuada mediante escritura pblica haciendo constar la participacin que corresponde al comprador, las advertencias legales y la aceptacin del comprador de adquirir en tal capacidad. El nuevo inciso 15 (g) de la Ley Nmero 75, establece las advertencias legales que los notarios debern hacer a los otorgantes y consignar en el instrumento pblico. Especficamente requiere que se haga constar:

1. Los efectos legales de la comunidad de bienes, segn lo establecido en los Artculos 326 al 340 del Cdigo Civil 31 LPRA seccin 1271 a 1285. 2. Que no se podr segregar, lotificar, marcar o de algn modo identificar la participacin o participaciones sobre el terreno sin los correspondientes permisos de la Junta de Planificacin, la Administracin de Reglamentos y Permisos o la Agencia correspondiente. 3. Que la participacin adquirida es abstracta e indefinida.

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4. Que cualquier arreglo, convenio o pacto para segregar, lotificar, marcar o identificar la participacin ser nulo e ineficaz y que el mismo podra constituir delito grave si no existe el correspondiente permiso de la agencia reguladora. 5. La aceptacin expresa del comprador de que adquiere en capacidad de comunero.

La Ley 194, supra, enmend el Artculo 56 de la Ley Nmero 75, supra, a los efectos de prohibir a los notarios el autorizar testimonios en los contratos de venta de inmuebles que pretendan expresa o implcitamente adjudicar porciones especficas de un inmueble. Los notarios debern dar fiel cumplimiento a estos requisitos de Ley. Su incumplimiento ser sealado como deficiencia en su obra notarial y deber ser subsanada de conformidad a la Ley. En San Juan, Puerto Rico, a 8 de enero de 1999. Instruccin #6 - In re Jos A. Casiano, Opinin Per Curiam del 17 de abril de 1998; Funcin del Inspector de Protocolos respecto al deber del notario de adherir y cancelar los correspondientes sellos de rentas internas, impuesto notarial De conformidad a lo dispuesto en el Artculo 10 de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987; en los Artculos 1 y 2 de la Ley Nmero 47 del 4 de junio de 1982, segn enmendada; en las Reglas 14, 76 y 77 del Reglamento Notarial de 1995, y en atencin a lo resuelto por el Honorable Tribunal Supremo de Puerto Rico en el caso In- re Jos A. Casiano Silva, opinin emitida el 17 de abril de 1998 98 JTS, se instruye a los notarios respecto al deber de adherir y cancelar las estampillas de rentas internas, notariales y de asistencia legal al momento de llevar a cabo el acto notarial correspondiente. El Honorable Tribunal Supremo reiteradamente se ha expresado sobre el deber de los notarios de cancelar las correspondientes estampillas inmediatamente del acto notarial, y sobre la extensin de las consecuencias del incumplimiento de ese deber. Tal incumplimiento puede vulnerar la validez del instrumento e incluso resultar en la configuracin de un delito, ello claro est, en adicin a constituir una violacin a la Ley Notarial, y por ende, a la fe pblica depositada en el notario, In re Quidgley Viera, 119 DPR 72 (1987). In re Feliciano, 115 DPR 172 (1984). In re Merino Quiones, 115 DPR 812 (1987), In re Plantn, 113 DPR 273 (1981), In re Ramos, 77 DPR 107 (1954). La funcin de inspeccionar protocolos, delegada a esta Oficina, es una de vigilancia y supervisin del cumplimiento de la Ley Notarial. Respecto a la cancelacin de estampillas, corresponde a los Inspectores detectar errores en

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cmputos cometidos de buena fe. Es al notario a quien corresponde dar cumplimiento al deber de adherirlos y cancelarlos al momento del acto notarial. El notario no debe esperar a que se inspeccionen los protocolos y registros de testimonios para proceder a adherir y cancelar las referidas estampillas. Especficamente, en el caso In re Jos A. Casiano Silva, supra, el Honorable Tribunal Supremo, expres: Estamos de acuerdo con la Directora en que una vez el notario ha sido debidamente citado, inspeccionado y notificado por la Oficina de Inspeccin de Notaras de las deficiencias arancelarias, el no proceder a cancelar dichos sellos constituye un abierto incumplimiento con el deber estricto y continuado de adherir oportunamente el arancel dispuesto por Ley. Vase la Sec. 2 de la Ley #101 de 12 de mayo de 1943, segn enmendada, 4 L.P.R.A., Sec. 851, en armona con la Ley Notarial de Puerto Rico. Tambin estamos de acuerdo con la Directora en que los notarios deben cumplir cabalmente con la norma claramente establecida por este Tribunal de que los sellos de rentas internas, notariales y de asistencia legal deben adherirse y cancelarse al momento de autorizar el documento. En el futuro tomaremos en consideracin como un agravante al imponer la sancin al notario por deficiencias de esta naturaleza, su falta de diligencia comprobada por el hecho de que fue necesaria una reinspeccin para verificar el cumplimento." Resulta claro del dictamen del Honorable Tribunal el que los notarios debern cancelar las correspondientes estampillas al momento de autorizarse el documento de que se trata o se lleve a cabo el acto notarial. Se notifica a todos los notarios que, de ser necesaria una reinspeccin para verificar el cumplimiento con el deber de adherir y cancelar las correspondientes estampillas, se informar al Honorable Tribunal sobre el particular a los efectos de que esa Honorable Superioridad tome las medidas que estime pertinentes. En San Juan, Puerto Rico, hoy 11 de febrero de 1999. Instruccin #7 - Cambio de firma, signo, rbrica o sello De conformidad a lo dispuesto en los Artculos 7 y 8 de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987 y en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto al cambio de firma, signo, rbrica o sello. Cuando el notario quisiere cambiar su firma, o signo, o rbrica o sello, acudir a la Oficina de Inspeccin de Notaras con una notificacin escrita del cambio que interesa efectuar. Dicha notificacin contendr la nueva firma, o signo, o rbrica o sello. Una vez efectuado el cambio en el expediente del notario en la Secretaria del Tribunal Supremo, la Secretaria emitir una certificacin dirigida al

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Departamento de Estado notificando el cambio efectuado y concediendo tres (3) das laborables al notario para que radique el cambio en el Departamento de Estado. El notario no deber autorizar ningn instrumento pblico o testimonio hasta que comple te el trmite ante el Departamento de Estado. Concluido el procedimiento ante el Departamento de Estado, ste emitir notificaciones simultneas a la Secretara del Tribunal Supremo y a la Oficina de Inspeccin de Notaras avisando que se complet el trmite. Si se tratare de un cambio de sello por desgaste o por cambio de diseo, el notario entregar el sello sustituido en la Oficina de Inspeccin de Notaras y sta, a su vez har referencia a ello en la carta-aviso. La Oficina de Inspeccin de Notaras retendr el sello sustituido hasta que se finalice la inspeccin de todos los protocolos y registros de testimonios autorizados antes del cambio del mismo. Ser deber de todo notario notificar por escrito a la Oficina de Inspeccin de Notaras toda prdida, desaparicin o hurto de su sello tan pronto se percate de ello, y deber proceder a sustituirlo con otro de diseo diferente con arreglo a las instrucciones expresadas. En San Juan, Puerto Rico, hoy 7 de junio de 1999. Instruccin #8 - Registro de testimonios Cancelacin del Sello de la Sociedad para la Asistencia Legal De conformidad a lo previsto en los Artculos 1 y 2 de la Ley Nmero 47 del 4 de julio de 1982, segn enmendada (4 LPRA Sec. 896 y 897), en el Articulo 3 inciso (d) de la Ley Nmero 35 del 19 de enero de 1998 y en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto a la cancelacin del sello de la Sociedad para la asistencia Legal en el Registro de Testimonios. La Ley Nm. 35, supra, aument el valor del sello a cancelarse en cada asiento en el Registro de testimonios a la suma de tres dlares ($3.00). Ese aumento fue efectivo el 19 de abril de 1998. Con anterioridad a esa fecha los notarios deban cancelar un sello con valor de dos dlares ($2.00) por cada asiento. La Oficina de Inspeccin de Notaras est consciente de la dificultad que han tenido los notarios que hasta el presente no han cancelado la correspondencia estampilla por valor de $2.00. En atencin a lo anterior, e independiente de la responsabilidad del notario respecto al cumplimiento en tiempo de su deber como tal, se instruye a los notarios a cancelar dos sellos de tres dlares ($3.00) de la Sociedad para la Asistencia Legal por cada tres asientos correspondientes a testimonios

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otorgados con anterioridad al 19 de abril de 1998. Lo anterior slo aplica a aquellos asientos numerados consecutivamente en el Registro de Testimonios. La Regla 72 del Reglamento Notarial de Puerto Rico especficamente dispone que: "... El notario cancela r en el Registro de testimonios la estampilla de la Sociedad para Asistencia Legal con relacin a cada testimonio autorizado, excepto aquellos casos exentos por Ley". Todo notario debe estar consciente que "... por su propia naturaleza, los registro de affidvit como los protocolos notariales son registros pblicos". Building Maintenance Serv. vs. HR Executive Building, 109 DPR 658, 668 (1980). Y que todo testimonio autorizado por un notario debe satisfacer las solemnidades requeridas por Ley, ya que se trata de un documento pblico. Respecto al deber de cancelar el sello de la Sociedad para la Asistencia Legal en el Registro de Testimonios, concretamente se decidi en Mojica Sandz vs. Bayamn Federal Savings and Loan Association of Puerto Rico, 117 DPR 110, 130, (1986) que "... la Ley Nm. 47 de 4 de junio de 1982 -que impone la obligacin al notario de cancelar el sello a favor de la Sociedad para Asistencia Legal - forma parte esencial e integral de la actividad notarial al certificar un affidvit. Esta gestin, aunque posterior, ampla y complementa los deberes contemporneos de llevar el registro, numerarlo y consignar la nota concisa". En lo que se refiere a la forma de dar por cumplido este deber, tambin categricamente se expreso en Mojica Sandz, 133, supra, lo siguiente: "De acuerdo a la mecnica contemplada en la Ley, la mejor prctica de la notara es que se d entrada inmediata en el registro de affidvit de todos los datos requeridos, y se adhiera y cancele el sello. Por estar interrelacionadas, la operacin debe ser contempornea, esto es que sea lo mas prxima posible al acto de autenticacin de la firma. Frente a esta norma general visualizamos que solamente serian admisibles dilaciones justificadas fundadas en poderosas razones excepcionales, tales como haber el notario autenticado el documento fuera de su oficina, enfermedad subsiguiente u otras situaciones de emergencias impredecibles. Aclaramos sin embargo, que el elemento de contemporaneidad es continuo y crucial." nfasis suplido. La Oficina de Inspeccin de Notaras remitir a la atencin del Tribunal Supremo de Puerto rico el incumplimiento del notario(a) con este deber, con arreglo a lo expresado. En San Juan, Puerto Rico, hoy 7 de junio de 1999.

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Instruccin #9 - Procedimiento en caso de solicitud o aceptacin de un cargo pblico incompatible con el ejercicio de la notara y sobre solicitud de certificaciones del estado de la notara De conformidad a lo dispuesto en el Artculo 61 de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987 y en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995 se instruye a los notarios respecto al procedimiento en caso de solicitud o aceptacin de un cargo pblico incompatible con el ejercicio de la notara y sobre solicitud de certificaciones del estado de la notara.

Todo abogado-notario que solicite o est siendo investigado para ser designado a un cargo pblico, deber notificar tal hecho a la Oficina de Inspeccin de Notaras a los efectos de que se inspeccione la obra notarial pendiente de aprobacin. El Inspector de Notaras correspondiente dar prioridad a dicha inspeccin y rendir el informe. La Directora de la Oficina de Inspeccin de Notaras remitir la certificacin sobre el estado de la notara al organismo pertinente. Si la obra notarial refleja deficiencias, el notario deber subsanar las mismas dentro del plazo que ser coordinado con el Inspector. Todo abogado-notario que acepte un nombramiento a un cargo incompatible con el ejercicio de la notara deber notificar a la Oficina de Inspeccin de Notaras ese hecho para que su obra notarial sea inspeccionada con preferencia a las inspecciones regulares. Inspeccionada la obra notarial, el notario deber coordinar con el Inspector la entrega de los protocolos y Registros de Testimonios al correspondiente Archivo. De no producirse la inspeccin, aprobacin y entrega de la obra notarial, el notario deber seguir cumpliendo con los deberes de conservacin, custodia y traslado de su obra notarial, as como con la radicacin de los ndices notariales. En San Juan, Puerto Rico, a 16 de septiembre de 1999. Instruccin #10 - Notificacin de la autorizacin de instrumentos sobre poderes y testamentos y respecto a la solicitud de certificaciones, a los respectivos Registros El Registro de Poderes y Testamentos maneja, adems de las notificaciones de stos, toda una serie de solicitudes y certificaciones relacionadas con las mismas, necesarias para completar trmites regstrales y para otros fines publicitarios diversos. Durante el ao fiscal 1997-1998 la suma total de

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inscripciones, solicitudes y certificaciones expedidas ascendi al manejo de ms de 65,000 documentos. Cada ao esta cifra se eleva dado al aumento en el nmero de notarios y en el aumento de las transacciones comerciales, lo cual causa una desproporcin entre la demanda por servicios y los recursos tcnicos y humanos de la Oficina. Este hecho, en unin a la falta de cooperacin por parte de algunos notarios, y la falta de cumplimiento estricto con las disposiciones de la Ley 62 de 8 de mayo de 1937 de la Ley Notarial y su Reglamento y de la Regla 13 (c) del Reglamento del Tribunal Supremo, militan en contra del buen funcionamiento, rapidez y exactitud del Registro. Por tanto, de conformidad a lo dispuesto en el Ttulo X de la Ley Nmero 75 del 2 de julio de 1987, en la Ley Nmero 62 del 8 de mayo de 1937 y en las Reglas 60, 61, 62, 63 y 76 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto a la notificacin de la autorizacin de instrumentos sobre poderes y testamentos y respecto a la solicitud de certificaciones, a los respectivos Registros. La notificacin es el resumen que hace el notario del contenido de la escritura de Poder o Testamento, en un formulario que suple el Registro. El notario lo enva para que se entre la informacin al sistema mecanizado, se inscriba y archive. El Registro no archiva escrituras, slo inscribe notificaciones. Por ello, el envo de copia de la escritura no cumple con el requisito de la Notificacin al correspondiente Registro. Toda notificacin sobre la autorizacin de Poderes y Testamentos tendr que ser presentada en los formularios diseados y distribuidos por esta Oficina a travs del Colegio de Abogados, la Asociacin de Notarios y en el correspondiente Registro, dentro de los trminos dispuestos por Ley. El formulario deber ser cumplimentado con la informacin requerida, incluyendo nombre, apellidos y circunstancias personales de los otorgantes. Deber ser escrito a maquinilla o impresora para poder ser tramitado bajo el sistema de imgenes diseado con el fin de agilizar los Registros, hacer ms exacta la informacin y brindar de forma eficiente un mejor servicio a la comunidad legal y al pblico en general. Mediante este sistema no pueden inscribirse notificaciones cumplimentadas en manuscrito. El sistema mecanizado no las digitaliza. En aras de alcanzar mayor exactitud y eficiencia, sealamos la conveniencia de incluir tanto al autorizar los testamentos, como en la correspondiente notificacin, el nombre completo del padre, la madre, del cnyuge, adems el seguro social del testador. En los casos de poderes deber hacer constar el nmero de seguro social del apoderado, de tenerlo disponible, tanto en la escritura de poder como en la notificacin al Registro. En todo caso de notificacin tarda, deber el notario acompaar la notificacin

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con una exposicin detallada, bajo su fe, firma y sello de los hechos y circunstancias que dieron lugar a la notificacin tarda y expresar los hechos requeridos por la Regla 63 del Reglamento Notarial de Puerto Rico. Toda solicitud de certificacin al Registro de Poderes y Testamentos deber hacerse de forma precisa, particularmente en cuanto, al nombre y apellido del otorgante. Se recomienda adems, que la presentacin de una copia certificada del documento de poder o testamento, junto a la solicitud de certificacin, acelerar y har ms eficiente el trmite de certificacin. En San Juan, Puerto Rico, hoy 16 de septiembre de 1999. Instruccin #11 - Subsanacin de errores en el Registro de Testimonios De conformidad a lo dispuesto en el Titulo VII de la Ley Nmero 75 de 2 de junio de 1987 artculos 59 y 60; y el Captulo VII del Reglamento Notarial de Puerto Rico se instruye a los notarios sobre la subsanacin de errores en el Registro de Testimonios. Por su propia naturaleza, los registros de testimonios, como los protocolos notariales, son registros pblicos. Building Maintenance Services vs. Hato Rey Executive Bldg.. Inc., 109 DPR 656 (1980). De ah la importancia de que et notario anote en dicho registro todos los tipos de testimonios autorizados bajo su fe notarial, sello y firma y lleve una numeracin sucesiva y continua encabezados por el nmero que les corresponda, que ser correlativo al de la inscripcin en 1 registro. (Vase Artculo 58 y 59). No empec a lo dispuesto en la Ley Notarial y su Reglamento, y a riesgo de atentar contra la validez del testimonio y sus implicaciones jurdicas, con inusitada frecuencia, bien por descuido o actuaciones involuntarias se cometen errores al entrar los asientos en el Registro de Testimonios que requieren la subsanacin de inmediato. Por entender que estas instrucciones generales sern de ayuda a todos los notarios, hemos intentado la clasificacin de aquellos errores que con ms frecuencia se cometen e impartimos las instrucciones para la subsanacin de stos. 1. Error en la numeracin I: Nmeros repetidos. Cuando se repite un nmero dado previamente a otro testimonio y se contina numerando a partir de ste, creando como consecuencia dos series de testimonios con la misma numeracin. Ejemplo: el Ultimo testimonio en el registro tena el nmero 4330; por error se nmero el prximo 4326 e inadvertidamente se continuo con el 4327, y as sucesivamente. Subsanacin: Tan p ronto se advierte el error se hace una anotacin en el Registro, al margen, de haber espacio, cercana a los nmeros repetidos, o en el prximo espacio disponible, salvada con la firma y el sello del notario,

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advirtiendo que existen dos series de testimonios con la misma numeracin, y especificando el nmero inicial y final de stos. A partir de all, se continuar la numeracin correcta. No debe corregirse la numeracin del asiento, pues se perderla la correspondencia entre el documento autorizado y el asiento en el Registro. Ejemplo: si al llegar al nmero 4330 el notario se percata de la situacin deber hacer una anotacin fechada bajo su firma y sello indicando que la numeracin desde el asiento 4326 al 4330 fue repetida. El prximo asiento llevar el nmero 4331, y continuar con la numeracin sucesiva correspondiente. En el prximo ndice que se someta a la Oficina, el notario deber hacer constar tal hecho y el modo de subsanarlo especificando la numeracin afectada. 2. Error en la numeracin IV: Nmeros omitidos. Cuando se saltan uno o varios nmeros. Por ejemplo: el ltimo affidvit era el 450 y se salt inadvertidamente al 461. Subsanacin: De haber espacio al margen del comienzo de los nmeros omitidos, se hace una anotacin fechada salvada con la firma y el sello del notario, advirtiendo el error. De no haber espacio para ello, se hace una nota en el prximo espacio disponible bajo los mismos trminos, y al margen del asiento que refleja el salto se hace una llamada a la referida nota indicando el nmero de folio en que se puso la misma. El notario deber continuar la numeracin con el 462 y siguientes. En el prximo ndice que se someta a la Oficina, el notario deber hacer constar que no autoriz ni autorizar testimonios con los nmero que se omitieron. Par lo que siguiendo el mismo ejemplo, del 451 al 460 no habra ningn documento circulando con esa numeracin. 3. Se entra al registro un asiento respecto a un testimonio que no se autoriz. Cuando por inadvertencia se anota total a parcialmente un testimonio y se le ha asignado el nmero correlativo correspondiente, pero el testimonio no fue autorizado. Subsanacin: Se cancela el asiento escribiendo diagonalmente la palabra "cancelado" sobre ste. Una vez cancelado el asiento, el nmero est disponible para ser utilizado respecto al prximo testimonio. Obsrvese que lo esencial para determinar que el testimonio a declaracin ha sido autorizado es si el juramento, la declaracin o el acto fue llevado a cabo y no si el mismo fue utilizado. De haber continuado la numeracin correspondiente como autorizado, deber hacer constar tal hecho en el prximo ndice que Oficina.

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4. Error en el contenido del asiento. Si se comete un error en cuanto al nombre, identificacin del negocio, o fecha. Subsanacin: Si el error se advierte de inmediato, se puede salvar con un "digo" tras el cual se hace la correccin. Si se advierte cuando ya se ha terminado de entrar el asiento, ste se puede cancelar escribiendo la palabra "cancelado" sobre el mismo y volviendo a entrar el asiento correctamente. No se debe utilizar tinta blanca para corregir. Si el error se advierte cuando ya se ha entrado otros asientos, por lo que no queda espacio para una nueva entrada en el lugar que le corresponda, se puede hacer la correccin al margen si el espacio lo permite, salvada con la firma y el sello del notario, a de no haber espacio, debe hacer una llamada al margen que refiera a una nota posterior fechada, la cual debe quedar salvada con la firma y el sello del notario. 5. Paginas en blanco. Si queda una o varias pginas en blanco entre asientos. Subsanacin: Se inutilizan las pginas con una lnea diagonal y se escribe la palabra "Inutilizado" La mismo aplica cuando se utiliza slo el anverso de la pgina. 6. Nueva entrada que interrumpe un asiento anterior. Si se dej un espacio en blanco al finalizar la pgina, continundose la entrada del asiento en la pgina siguiente y posteriormente par inadvertencia, se comenz a hacer la entrada de otro asiento en dicho espacio en blanco interrumpiendo la continuidad del anterior. Subsanacin: Se cancela el nuevo asiento incorrectamente ubicado, escribiendo la palabra "cancelado" sobre ste; y se vuelve a entrar en el lugar que le corresponda. Se sugiere coma buena prctica notarial el no dejar espacios en blanco al final de una pgina para continuar un asiento en la pgina siguiente. Es preferible agotar el espacio disponible y en todo caso inutilizar el espacio con una raya diagonal que sirva de advertencia. 7. Omisin de asientos de testimonios. Se omite la entrada de uno a varios asientos y se entran asientos posteriores con los nmeros que efectivamente les corresponden. Subsanacin: Silos asientos posteriores no son muchos, se podrn cancelar,

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como se ha indicado anteriormente, entrando el asiento omitido en el lugar que le corresponde y entrando nuevamente, a continuacin, los posteriores. Si los asientos posteriores son muchos, la mejor prctica notarial es hacer un llamado al margen en el lugar que hubiese correspondido al asiento omitido, refiriendo al folio a lugar en el que se incorpore dicho asiento. Coma la numeracin queda dislocada par la entrada de un asiento que no guarda secuencia numrica, el notario debe advertirla as, can una nota salvada con su firma y sello, y asegurarse de que la numeracin subsiguiente sea la correcta. Es importante que en cada caso de subsanacin de asientos en el Registro de Testimonios quede constancia de la fecha de la subsanacin y que sta sea salvada con la firma y sello del notario. Cuando la subsanacin exija informar de ello a la Oficina de ndices Notariales coma en el caso de errores en la numeracin, cancelacin u omisiones de asientas, deber hacerse en el prximo ndice a no ser que implique una enmienda a un ndice anterior. En tal caso, deber someter un ndice enmendado y una mocin a la Directora de la Oficina de lnspeccin de Notarias especificando el error, sus causas y el modo de la subsanacin. Instruccin #12 - Registro de Testimonios, caractersticas y modo de llevarlo De conformidad a lo dispuesto en el Ttulo VII de la Ley Nm. 75 del 2 de julio de 1987 y en la Reglas 76 y en el Capitulo VII del Reglamenta Notarial del 1995 se instruye a los notarios sobre el modo de llevar el Registro de Testimonios. El Artculo 59 de la Ley Nm. 75, Sutra, dispone: Los notarios llevarn un registro de testimonios en notas concisas, fechadas, numeradas, selladas y suscritas por ellos haciendo constar el nombre de los otorgantes y una relacin suscita del acto autenticado. El Registro de Testimonios se llevar en libros debidamente encuadernados, con sus pginas numeradas sucesivamente de no ms de quinientas (500) hojas. Coma resulta clara de la anterior disposicin, el Registro de Testimonios deber ser llevado en libros debidamente encuadernados de no ms de quinientas (500) hojas. No empec ello de las inspecciones a las notarias ha resultado que algunos notarios continan la prctica permitida baja la Legislacin anterior que contemplaba que se Levar el Registro en folios que seran encuadernados, posteriormente, cuando comprendieran un total de doscientos folios 1. La prctica sealada no se ajusta a lo requerido en el Artculo 59, supra, ni a la Regla 72 del Reglamento Notarial del 1995.

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. El registro de affidvit o declaraciones de autenticidad, cuando comprenda doscientos (200) folios, ser encuadernado en la misma forma que los protocolos de instrumentos pblicos. Se instruye a los notarios que hayan incurrido en esta prctica que procedan de inmediato a la encuadernacin y cierre de los Registros que tengan en hojas sueltas y continuar su registro en libros preencuadernados, segn dispone la Ley. El Registro deber sen Levado en notas concisas, con una numeracin sucesiva y continua. Nunca deber comenzar la numeracin de cada ao natural con un asiento nmero uno (1). Adems de lo requerido en el Artculo 59, el notario har constar tanto en el Registro coma en el testimonio su conocimiento personal del firmante a en su defecto la utilizacin de los medios supletorios que provee el Artculo 17 de la Ley Notarial; segn lo dispone la Regla 67 del Reglamento. Cuando el firmante no sepa a no pueda leer a firmar, el notario se atendr a lo dispuesto en los Artculos 21 y 25 de la Ley y la Regla 32 del Reglamento haciendo constar en el Registro las circunstancias del firmante, la lectura en alta voz por el notario y el testigo, el que se fijen las huellas digitales de los dos pulgares junta a la firma del testigo y en caso de que e l firmante careciera de dedos en las manos el notario expresar tal circunstancia y comparecern dos testigos a su ruego. Se le advierte a los notarios que en la autorizacin de testimonios aplican las mismas prohibiciones por razn de parentesco que se aplican a los otorgantes de las escrituras con relacin al notario autorizante. (Artculo 56, prrafo tercero, Ley Notarial). En San Juan, Puerto Rico, a 12 de junio de 2001. Instruccin #13 - Testamentos Militares Directriz Nm. 1350.4 del 28 de abril de 2001 del Departamento de Defensa de los Estados Unidos De conformidad a 10 provisto en la Secci6n 1044d del Titulo 10 del United States Code (10 USCA Sec. 1044d) Bdicioria6a mediante la Pub. L. 106-398 del 30 de octubre de 2000, efectiva al 1 de enero de 2001, se instruye a los notarios respecto a los testamentos militares otorgados al amparo de esa secci6n. (Vase Directriz #1350.4 de 28 de abril de 2001 del Departamento de Defensa de los Estados Unidos). El inciso (a) de la Secci6n 1044d exime a los testamentos militares otorgados conforme a esa secci6n de todo requisito de forma y de la notificacin al Registro de Testamentos y al Registro de Testamentos Militares de Puerto Rico. Asimismo confiere a tales instrumentos los mismos efectos que a los instrumentos preparados y otorgados de conformidad a las leyes estatales.

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Por disposici6n del inciso (b) el testamento militar ser aquel: a) otorgado por un testador que sea elegible para asistencia legal militar ante un funcionario facultado a autori zar tales documentos bajo las disposiciones de la Secci6n 1044(a) del Titulo 10 (10USCA Sec. 1044a) 1; b) en el cual se haga disposici6n de propiedad del testador; c) tenga efecto despus deja muerte del testador. Tal testamento solo tendr el efecto y Serra valido como tal cuando el mismo sea otorgado por el testador o cuando el testador este incapacitado, otorgado en su presencia, bajo su direcci6n yen su nombre. Deber ser otorgado ante un Auditor de Guerra (Judge Advocate segn la Secci6n 801 (13) del Titulo 10 o un oficial de asistencia legal bajo las disposiciones de la Secci6n 1044 de ese Titulo. En adicin al funcionario autorizado, deber ser otorgado ante por 10 menos dos testigos quienes no debern tener inters y quienes suscribirn el testamento junto al testador y al funcionario. El instrumento deber ser otorgado de conformidad a las Directrices (Regulations) del Secretario de la Defensa. El testamento deber8 contener a tener atachado una certificaci6n del testador aceptando el testamento, una afid8vit suscrita par los testigos atestiguando las circunstancias en que el testamento fue otorgado y la notarizaci6n incluyendo la certificaci6n de haber sido otorgado baja juramento. La Directriz Nm. 1350.4 del Departamento de Defensa implementa las disposiciones de la Seccin 1044d establece la uniformidad en cuanto al Otorgamiento de esos documentos y adopta la forma que Elevar el afidvit y el prembulo del documento. Esta legislaci6n hace inaplicable las disposiciones de la Ley Nm. 77 del 2 de julio de 1987 (25 LPRA Sec. 2901-2907) a los testamentos militares; exime del registro de tales instrumentos en el Registro de Testamentos Militares y de la protocolizaci6n del mismo ante un notario autorizado a ejercer la notaria en Puerto Rico. 1 La Seccin 1044 fue enmendada y se adicion el inciso 5 a los efectos de incluir a los dependientes de los militares como personas a las que se puede ofrecer asistencia legal militar. Debe observarse que el inciso dos incluye a los abogados civiles actuando como oficiales de asistencia legal.

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Instruccin #14 - Notarios empleados en el servicio pblico - Indice mensual sobre actividad notarial e informe estadstico anual de actividad notarial De conformidad a lo dispuesto en el Ttulo III de la Ley Nmero 75 de 2 de 1987 Artculo 12; y el Captulo II del Reglamento Notarial de Puerto Rico, Reglas 12 y 13, se instruye a los notarios, empleados en el Servicio Pblico, sobre el modo en que habrn de rendir sus ndices mensuales sobre actividad notarial y su Informe Estadstico Anual de Actividad Notarial. El 17 de enero de 2003 el Honorable Tribunal Supremo de Puerto Rico, en el ejercicio de su facultad para regular el notariado, adopt sendas resoluciones enmendando las Reglas 12 y 13 del Reglamento Notarial del 1995. El Tribunal consider las situaciones de incompatibilidad que pudieran existir entre el abogado notario empleado en el servicio pblico y la prctica notarial, a la luz de impedimentos definidos por las prohibiciones particulares que establecen los propios organismos pblicos. A tenor con lo dispuesto en las Resoluciones antes aludidas, la Oficina de Inspeccin de Notaras (O.D.I.N.) instruye lo siguiente: A. ndices Mensuales En los casos en que el organismo pblico permita la prctica privada fuera de horas laborables, el notario rendir dos ndices sobre su actividad notarial, uno para las escrituras y testimonios autorizados para la Agencia y otro para aquellos autorizados en la prctica privada que la agencia le permiti. Cuando el notario sea empleado pblico el ndice mensual sobre actividad notarial contendr el nombre y direccin del organismo pblico donde trabaja en adicin a su nmero notarial, la direccin fsica y el telfono de la oficina notarial. La O.D.I.N. ha preparado un formulario oficial, el cual deber ser usado por los notarios en el Servicio Pblico al momento de rendir su ndice mensual. El uso de este formulario y la rendicin del ndice mensual segn dispuesto en la Resolucin del Honorable Tribunal Supremo, comenzar con el ndice correspondiente del mes de marzo del ao 2003. El formulario estar disponible a travs del Colegio de Abogados, la Asociacin de Notarios, la Unidad de ndices Notariales de O.D.I.N. B. ndice Estadstico Anual de Actividad Notarial Cuando el notario sea empleado de una instrumentalidad pblica y sta le permita la prctica privada de la notara fuera de horas laborables, preparar su informe en el formulario oficial que ha preparado O.D.I.N. Este ndice anual contendr el nombre y direccin del organismo pblico donde trabaja el notario, en adicin a su nmero notarial, la direccin fsica y el telfono de la oficina notarial.

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El uso de este formulario y la rendicin del ndice Estadstico Anual, segn dispone la Resolucin del Honorable Tribunal Supremo, comenzar con el ndice estadstico correspondiente al ao 2003. Todo notario que cese en sus funciones en o antes del 31 de diciembre de 2003 deber rendir el informe estadstico a tenor con lo que aqu se dispone. Se llama la atencin a los notarios en el servicio pblico que en todo caso es su obligacin asegurarse de cules son los parmetros vigentes en ley o por determinacin de su agencia -la autoridad competente de la misma- que le puedan permitir una prctica p rivada de la notara o la prohibicin tajante de la misma. La obra notarial debe mantenerse ntegra en el lugar que el notario ha informado a O.D.I.N. como sede de su notara. En San Juan, Puerto Rico, a 13 de febrero de 2003. Instruccin #15 - Presencia del Notario en reunin de reinspeccin De conformidad a lo dispuesto en el ttulo VIII de la Ley Notarial y el Captulo VIII sobre la Inspeccin de las Notaras y Examen de los Puntos se instruye a los notarios sobre el procedimiento de reinspeccin. Algunos notarios han adoptado la prctica de no estar presentes en el procedimiento de reinspeccin lo cual impide que se cumpla con la Regla 77(I) que dispone: En la reunin final, el Inspector determinar si las faltas preliminares sealadas han sido subsanadas y discutir con el notario cualesquiera divergencias de criterio". La ausencia de los notarios impide que deficiencias que se pueden corregir en ese momento no se puedan atender; con la correspondiente prdida de tiempo y distraccin de los limitados recursos humanos y fiscales, con los que cuenta O.D.I.N. para realizar la inspeccin a los cerca de 7,500 notarios autorizados a ejercer en el pas a lo que se suma un incremento anual de ms de 300 notarios. La prctica sealada no se ajusta a lo requerido en la Regla 77(I) del Reglamento Notarial del 1995. Por lo anterior, se instruye a los [as] notarios que a solicitud de los [as] seores [as] inspectores [as] y esta Oficina debern estar presentes al momento de la reinspeccin. Tambin se les advierte que no se concedern suspensiones en el procedimiento de reinspeccin excepto que medie justa causa de naturaleza mayor. En San Juan, Puerto Rico, a 13 de febrero de 2003.

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Instruccin # 16- Procedimiento de Inspeccin ante Solicitud de Cesacin Voluntaria De conformidad a lo dispuesto en el Titulo VIII de la ley Nmero 75 de 2 de julio de 1987, Artculo 64, y el Captulo VIII del reglamento Notarial de Puerto Rico, Regla 78, se instruye a los notarios sobre el procedimiento de inspeccin, aprobacin y entrega de a obra notarial, por motivo de cesacin voluntaria, nombramiento a cargo incompatible, fallecimiento o incapacidad. I. Cesacin voluntaria de la notara o nombramiento a cargo incompatible A. El (la) notario notificara por escrito a la Directora de la Oficina de Inspeccin de Notaras de su decisin de cesar voluntariamente en el ejercicio de la notaria o de la aceptacin del nombramiento a un cargo pblico incompatible con la practica. B. Indicar en la carta de que se consiste su obra notarial en cuanto a cantidad de tomos por protocolo ao y libros de registros de testimonios y si la misma fue debidamente aprobada, en cuyo caso indicara la fecha de aprobacin, o si la misma se encuentra pendiente de examen. C. Una vez notificado, el Inspector a cargo coordinara por escrito la inspeccin de la obra notarial. El (la) notario deber facilitar el examen de su obra y as tambin deber tener disponible al Inspector todos los protocolos, libros de testimonios que no hayan sido inspeccionados con sus respectivos ndices mensuales y anuales. D. Inspeccionada la obra el (la) notario atender con prioridad los sealamientos de falta hechos por el Inspector, si algunos, con el objetivo de que la obra pueda ser aprobada en un termino no mayor de treinta (30) das. E. Hasta que la obra notarial sea aprobada y entregada el (la) notario tiene el deber de rendir el ndice mensual correspondiente y efectuar el pago de la fianza notarial. La solicitud de cesacin voluntaria o de cesacin por nombramiento a cargo incompatible no releva al (la) notario del incumplimiento de sus deberes ministeriales. F. Inspeccionada y aprobada la obra notarial, en coordinacin con su Inspector y el Archivero de su distrito, el (la) notario har entrega de la misma. Adems, el (la) notario, en esa misma fecha entregar al Inspector su sello notarial y copia del ndice mensual correspondiente al mes de la entrega y del Informe Anual de Actividad Notarial hasta dicha fecha, debidamente presentados en la Unidad de ndices Notariales. G. Tras depositarse la obra notarial en el archivo correspondiente, el inspector informara a la Directora y al Juez Presidente, del hecho y solicitara que se ordene la cancelacin de la fianza. II Fallecimiento o incapacidad A. En caso de fallecimiento o incapacidad mental o fsica de carcter permanente de un notario, sus herederos, sucesores y/o tutor o representante tendrn el deber de notificar tales hechos por escrito a la Directora de la Oficina

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de Inspeccin de Notaras mediante comunicacin en la se har un inventario detallado de la obra notarial concernida, informando adems, la direccin fsica y los telfonos del lugar en que se halla dicha obra. B. Deber informarse tambin cualquier circunstancia indicativa de que se encuentra en peligro la integridad del protocolo. C. El Inspector a cargo har la coordinacin pertinente para que se efectu la entrega de la obra y el sello del (de la) notario dentro el termino de treinta das. D. El Inspector e xaminar la obra notarial y rendir informe del estado de la notaria en un trmino que no exceder de noventa das a partir de la entrega a la Oficina de Inspeccin de Notaras. En San Juan, Puerto Rico, a 10 de junio de 2003

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