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Auditoria de Gestión Coca-Cola

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ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad anónima abierta, cuyas actividades son:    La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importación y exportación de tales artículos. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

1.- Estudio preliminar 1.1 Entrevista

1. ¿Cuando fue creada y como fueron los orígenes Coca-Cola?

Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fábrica de Concentrado para Bebidas Analcohólicas.

2. ¿Indique quiénes son sus principales Socios y su Representante Legal?

Está controlada por la familia Chadwick a través de Inversiones Los Aromos, y su representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente Operaciones Polar Chile.

Planta PUQ Comercial Mktg Operaciones Calidad RH LOGISTICA Sistemas A&F Gestión Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas Adm. realice un pequeño organigrama. . Planta ANF Gte. Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F. A&F Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F.3. Planta COW Gte. VP Ejecutivo Chile Paraguay Argentina Contraloría Gte. Señale la Estructura de la Empresa.

Construimos una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros clientes y damos a nuestros consumidores un amplio portafolio de productos bebestibles que satisfacen y anticipan sus necesidades y deseos.4. Somos una compañía que logra rentabilidad para sus accionistas en base a un crecimiento sustentable. . Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la producción. ¿Tiene conocimiento respecto de la misión de la empresa? señale / indique. en alineamiento con la compañía Coca-Cola y con orientación a satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes. comercialización y distribución de líquidos bebestibles valorados. 5. Somos un gran lugar para trabajar para nuestros colaboradores y estimulamos el espíritu de superación de nuestra gente. ¿Tiene conocimiento respecto de la visión de la empresa? señale / indique. Somos un ciudadano global responsable con el planeta en que habitamos.

¿Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar. Vallenar. ¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece? Los productos se dividen en las siguientes categorías: SSD: En esta categoría se ubican los productos como Coca-Cola. 7.6. Coquimbo: Copiapó. Ovalle e Illapel. Dasani. Quatro. Coquimbo y Punta Arenas. Tocopilla y Tal-Tal. Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en: Antofagasta: Calama. La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta. Sprite. Aguas: En esta se ubican los productos tales como Vital. Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales. y las oficinas centrales se ubican en Santiago. . Benedictino. Nordic y Taí. Kapo y Hugo. Fanta. Aquarius. Jugos: Los productos son Andina.

¿Cuántos años lleva en el mercado Coca-Cola Polar? La embotelladora lleva 40 años entregando felicidad a la comunidad. tales como. Powerade y Burn. Además. . El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406 trabajadores. Algunas obras realizadas en los últimos años son apoyo a la educación y tecnología con donaciones a colegios a través del Proyecto Tavec “Tecnología Avanzada en Educación Científica”. Indique algunas obras realizadas por la empresa.Nichos: En esta categoría entran los productos nuevos. 8. ¿Sabe cuántos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo? Indique una estimación. 10. ha realizado obras como recuperación de áreas verdes en distintos lugares de Coquimbo y La Serena. y apoyo a la Fundación Las Rosas. Nestea. 9.

. Señale cuáles son sus competidores en el rubro general y específico. 12. ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del trabajo? Existe una gran coordinación entre todos los departamentos y áreas de trabajo. en las aguas con Cachantún y en los productos revitalizantes Gatorade. en el área de bebidas chispeantes. en los jugos con la marca Watt’s. ya que para realizar un trabajo es necesario que todos estén conjuntamente organizados de manera tal que exista sinergia. 13. ya que tiene un posicionamiento del 75% según el último estudio de Offshare Market. El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU. ¿Conocen realmente cómo se ven con respecto a la competencia? Coca-Cola es una marca sólida en el mercado.11.

ya que es complejo llevar el control de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen que se mueve diariamente. 16. 15. el cual se da a conocer a los empleados de la empresa. ¿Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la bodega? Sí existe. distribuidos en Jefe de Bodega.14. Asistente de Bodega. y Bodegueros que se desempeñan por turnos. ¿De acuerdo al organigrama antes realizado. especialmente a los encargados del área de bodega. según conocimientos cual es el área que demuestra más problemas? sus El área mas problemática es la Bodega General. ¿Cuántas personas trabajan en esa área? En total son 7 trabajadores. .

. ¿Todo material que se recibe con guía o factura se registra? No. 18.17. de lo contrario estos materiales quedan en una bodega especial como materiales en tránsito. de lo contrario se mantienen en la bodega de tránsito. 19. qué ocurre con ellos? Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva. mientras que los consumos o salidas con vale de consumo que entrega cada área solicitante. ¿Esos materiales en tránsito se ingresan en algún momento. sólo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el área de adquisiciones. ¿Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y salida de los materiales en la bodega? Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se mencionen en las guías o facturas recibidas.

23. 21. es un documento que se utiliza como pedido interno de cada área y es el único instrumento con el cual se respalda la salida de bodega. aunque los envíos a otras plantas pueden ser registradas con las guías de despacho que se emitan. ¿Se realizan inventarios? ¿Cuál es la frecuencia con la que se realizan? Si. ¿El vale de consumo es un documento interno? Sí. y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes. ¿Quién realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos? ¿Quién la valida? El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros diariamente y estos son validados por la jefatura de bodega. 22.20. ¿Quién emite las guías de despacho? Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos. .

¿Qué validación realiza el área contable? Revisan el stock físico versus el registro en los auxiliares. 26. el registro es mediante una base de datos en excel la cual se envía al área contable para su validación. el valor que presenta contablemente. 27. ¿Qué ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo de inventario? Estos se mantienen en la bodega de tránsito. Suministros o Repuestos. .24. además. ¿Cómo se realiza el inventario? ¿Qué registros se mantienen? El inventario se realiza separando los materiales por categorías como Materias Primas. 25. Durante el periodo que dura el inventario no se generan ingresos o salidas al sistema para no alterar los saldos a validar. y una vez finalizado el inventario se procede a realizar su revisión y registro de ingreso correspondiente al sistema. ¿Quién realiza el inventario? El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del área contable.

¿Cuál es el periodo en el cual se hace más complejo realizar el inventario? Los meses de temporada alta. sin embargo.28. ¿En que momento se da por terminado el inventario? Una vez que el área contable valida la información proporcionada por bodega. 30. y esto complica generar los registros a tiempo. entre Septiembre y Febrero. ¿Se emite algún informe final del inventario? No está definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial. la rotación de los materiales es alta y de difícil control. 29. . quedan los registros del inventario que se entregan al área contable como respaldo. ya que algunas veces se deben realizar recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta producción.

no está claro que ocurre con los materiales que no cuentan con una orden de compra y cual es el destino final de estos. y que los únicos registros son los informes que se entregan al área contable. Se nos señala que no existe un reporte final del inventario. por lo que deja entre ver que no se sabe si existieron diferencias entre el conteo físico y el stock registrado en el sistema. identificando los procesos mas complejos de la operación. el control interno. se ha logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la Compañía Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo. siendo este. consumos y toma de inventario de los materiales. sin embargo. . no obstante. De acuerdo a este análisis nuestro objetivo de Auditoria estará enfocado al proceso de control de recepción. Se menciona la existencia de una bodega de materiales en tránsito. Están definidos los roles dentro del área. el personal externo que realiza la toma de inventario es la misma que valida la información contablemente.ANALISIS DE LA ENTREVISTA En la entrevista que hemos tenido con el responsable del área de Supply Chain. Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de control interno para así poder emitir una opinión. la cual se entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validación antes de su ingreso.

a) Norma Chilena de Diseño Estructural 427-cR76 b) Norma Antisísmica 2369-Of2003 c) Certificación Cesmec SGA-19986 del 26. b) Condiciones de Almacenamiento Sustancias Peligrosas www.cl b) Los materiales e insumos que se almacenen en altura. químicos a) Norma Chilena 2120.2000.Of 1998 Almacenaje Sustancias Peligrosas www.e-seia. según certificación. no deben sobre pasar el peso máximo que permiten las estructuras.09.cl combustibles peligrosos. Planta Coquimbo..OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.paritarios. CRITERIOS DE EVALUACION Almacenamiento de materiales e insumos FUENTE a) Se deben almacenar por separado los productos y/o corrosivos.A. .

provenientes de proveedores o devoluciones de las distintas áreas solicitantes. guías de despacho y ordenes de entrada correspondientes. insumos o materiales que ingresen a esta. a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S.A. de inventario Polar Coca-Cola .CRITERIOS DE EVALUACION Recepción de materiales e insumos FUENTE a) Se deberá registrar en el sistema de inventarios todas las materias a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S. Coca-Cola b) Todos los ingresos deberán estar respaldado con las facturas.A. de inventario Polar Coca-Cola c) La devolución a los proveedores de artículos dañados o en mal estado se debe realizar a más tardar dos días hábiles posteriores a la recepción.A. a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S. de inventario Polar primas.

CRITERIOS DE EVALUACION Toma de Inventario FUENTE a) Se debe realizar inventario físico general cada dos meses. a) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A. c) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S. .A. para ser comprobados con el resultado de los conteos de existencia física. b) La bodega debe tener actualizado el sistema de inventario a la fecha de cierre de movimientos.

. Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario durante el año 2011. de acuerdo a las facturas o guías de despacho que no se han registrado en el sistema.  Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas o guías de despacho que respaldan las recepciones y que estos sean parte del inventario.  Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos registrados en el sistema en cada periodo.  Confirmar que la de ejecución de toma de inventario se haya realizado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento.PROGRAMA DE AUDITORIA Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las recepciones de materiales e insumos durante el primer semestre del 2011.  Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en tránsito.  Examinar las facturas o guías de despacho archivadas como respaldo de las recepciones generadas.

desde el proceso de recepción y registro. los cuales cubrirán el tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecución. Los honorarios de la auditoria corresponderán a 2.5UF por hora. 29 de Noviembre de 2011. Para la revisión se considerará información correspondiente a los meses Febrero.A Coquimbo Estimado Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria que tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. y la toma de inventario. Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema). al sistema contable y así determinar la veracidad mediante un inventario.A. Planta Coquimbo. 08 de Noviembre de 2011. La auditoría incluye la evaluación de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento de control de los materiales e insumos.. Señor Marcelo Olivares C. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S. Los tiempos de ejecución del proceso de auditoria será el siguiente: Inicio Auditoria (Planta) : Termino Auditoria : Entrega del Informe de Auditoría : 5 de Noviembre de 2011. con el fin de emitir una opinión respecto al cumplimiento de mencionada materia. .Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena. Abril y Junio del presente año. 15 de Diciembre de 2011.

saludamos muy atentamente a usted.Así mismo. Por lo cual requerimos. Jefe Auditor . Auditor Senior Juan Severino A. Auditor Senior Katherine Llaiquen A. Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta información para la fecha de inicio. resulta imposible incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo. Sin otro particular. debido al carácter dinámico del proceso de auditoría. los cuales serán solicitados con la anticipación que sea posible. Quedamos a su disposición para aclarar y/o comentar el contenido de la presente. Daniel Díaz G. de acuerdo a las circunstancias. antecedentes adicionales.

Informe de Auditoría de Gestión. Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este informe y le agradecemos la disposición y buena acogida. ó telefónicamente al 51-203534 ó al 07-6838284. Planta Coquimbo. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S. por la evaluación de la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. Señor Marcelo Olivares C.Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena. 13 de Diciembre de 2011.com. Auditor Senior Katherine Llaiquen A.. por parte de usted y los funcionarios del área. se despide cordialmente Daniel Díaz G. Auditor Senior Juan Severino A.A Coquimbo De nuestra consideración Hacemos llegar a usted. Jefe Auditor . Cualquier consulta le rogaría hacerla llegar por escrito al mail Llaiquen.aac@gmail.A. Quedando a su disposición.

Javier Rodas F. su caza matriz se encuentra ubicada en Avda. Las Condes. que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca. por períodos quinquenales renovables. Torre Sur World Trade Center. valores. Argentina y Paraguay. Nueva Tajamar N° 408 Piso 2. IV.. La importación y exportación de tales artículos..424. Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile. rut 7. es una sociedad anónima abierta. cuyas actividades son:    La producción. el aprovechamiento de sus subproductos. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales.653-2.A.600. muebles o inmuebles. acciones y efectos de comercio. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II. . Su representante legal es Sr. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente.ANTECEDENTES GENERALES Embotelladoras Coca-Cola Polar S. alcanzando 1. III. XI y XII regiones de Chile.000 habitantes (Censo 2002). envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas.

A.. se logró acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y entrevistar a todas las personas que se requirieron. . Planta Coquimbo. al sistema contable y así determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario.OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarrolló en esta revisión es la siguiente: Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. en los periodos de Febrero. Por otra parte. Fue puesta a nuestra disposición casi la totalidad de la documentación solicitada que se hizo llegar a los ejecutores vía correo electrónico o en forma manual. Las limitaciones de la auditoría estuvieron dadas por la restricción en el acceso al sistema informático para una revisión más completa del proceso. Abril y Junio del presente año. ALCANCE Y LIMITACIONES El alcance de ésta auditoría tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema).

A continuación explicamos en detalle cuáles fueron los procedimientos utilizados para la revisión del sistema de toma de inventario. Yuri Carrizo y Sergio Castro. los señores Leonardo Araya. Estos fueron la señorita Jocelyn Salas. Darío Rojas. revisar documentación y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. 2.METODOLOGÍA Para la obtención de la información fue necesario aplicar entrevistas. en base a una pauta preestablecida con libre tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo . Se entrevistaron a diversos funcionarios. 3. Las preguntas fueron del tipo abiertas. Algunas consideraciones metodológicas de las entrevistas: 1. para obtener conocimiento acerca del funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se aplican.

Debilidades: a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008. b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de materiales y toma de inventarios. .CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones: Fortalezas: a) Existe una estructura y descripción formal de los cargos y funciones del personal que se desempeña en la bodega general. b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas sobre Almacenaje de Sustancias Peligrosas.

000 unidades de Tapas Plásticas 320 125. 2. sin embargo.000 unidades de Etiq. se encuentra respaldado con la guía de despacho N° 1135748 de Inyecal por 24. 6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio. 4) Los documentos de recepción generados el día 23 de Abril y que se encuentran en archivo. 5) En bodega de tránsito se encontraron materiales los cuales no fueron justificados. 3) La Guía de Despacho N° 18456743 emitida por devolución de 125. se encuentran sin V° B° del Jefe de Bodega.HALLAZGOS Según el programa de auditoria establecido.000 Etiquetas Fanta 250cc. los cuales no fueron ajustadas al cierre del periodo:    32. en el sistema sólo se registraron 22. no se encuentra ingresada en el sistema. arrojó diferencias en las siguientes materias primas.000 unidades de tapas plásticas 320.554 unidades de Preforma Verde 28 grs.. 2) El Parte de Entrada N° 14875 por ingreso de 500 sacos de azúcar de Iansagro.A. se desconoce su procedencia y fecha de recepción. el 18 de Marzo a Edelpa S. Fanta 250cc .000. se constató que: 1) El Parte de Entrada N° 11328 de fecha 14 de Febrero. no cuenta con documento de respaldo.

. 4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de tránsito y verificar su procedencia.RECOMENDACIONES De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditoría realizada. ya que debido al desconocimiento de las Normas Chilenas aplicadas a esta operación. con el fin de actualizar el procedimiento actualmente establecido. 2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general. para proceder a ingresarlos al sistema y controlar. existe un riesgo hacia la integridad del personal y las mismas dependencias ante un siniestro. 3) Realizar la toma de inventario de forma mensual. manejo y almacenaje de sustancias peligrosas. puede generar error en la toma de decisión respecto a las necesidades reales para la producción. se recomienda a la administración: 1) Capacitar al personal de bodega sobre control. ya que al existir diferencias que se ajustan de forma desfasada y que se arrastran por meses.

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