ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad anónima abierta, cuyas actividades son:    La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importación y exportación de tales artículos. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

1.- Estudio preliminar 1.1 Entrevista

1. ¿Cuando fue creada y como fueron los orígenes Coca-Cola?

Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fábrica de Concentrado para Bebidas Analcohólicas.

2. ¿Indique quiénes son sus principales Socios y su Representante Legal?

Está controlada por la familia Chadwick a través de Inversiones Los Aromos, y su representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente Operaciones Polar Chile.

3. A&F Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F. VP Ejecutivo Chile Paraguay Argentina Contraloría Gte. Planta COW Gte. Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F. Planta ANF Gte. Señale la Estructura de la Empresa. Planta PUQ Comercial Mktg Operaciones Calidad RH LOGISTICA Sistemas A&F Gestión Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas Adm. . realice un pequeño organigrama.

4. ¿Tiene conocimiento respecto de la visión de la empresa? señale / indique. Construimos una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros clientes y damos a nuestros consumidores un amplio portafolio de productos bebestibles que satisfacen y anticipan sus necesidades y deseos. Somos un ciudadano global responsable con el planeta en que habitamos. ¿Tiene conocimiento respecto de la misión de la empresa? señale / indique. . Somos una compañía que logra rentabilidad para sus accionistas en base a un crecimiento sustentable. comercialización y distribución de líquidos bebestibles valorados. Somos un gran lugar para trabajar para nuestros colaboradores y estimulamos el espíritu de superación de nuestra gente. 5. Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la producción. en alineamiento con la compañía Coca-Cola y con orientación a satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes.

Jugos: Los productos son Andina. Sprite. Aguas: En esta se ubican los productos tales como Vital. La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta. y las oficinas centrales se ubican en Santiago. Quatro. Tocopilla y Tal-Tal. . Aquarius. Fanta. Kapo y Hugo. Benedictino. Coquimbo: Copiapó. Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales. ¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece? Los productos se dividen en las siguientes categorías: SSD: En esta categoría se ubican los productos como Coca-Cola. Dasani. Nordic y Taí. Vallenar. 7.6. ¿Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar. Coquimbo y Punta Arenas. Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en: Antofagasta: Calama. Ovalle e Illapel.

. Además. 10. ha realizado obras como recuperación de áreas verdes en distintos lugares de Coquimbo y La Serena. Algunas obras realizadas en los últimos años son apoyo a la educación y tecnología con donaciones a colegios a través del Proyecto Tavec “Tecnología Avanzada en Educación Científica”. y apoyo a la Fundación Las Rosas. ¿Cuántos años lleva en el mercado Coca-Cola Polar? La embotelladora lleva 40 años entregando felicidad a la comunidad. Powerade y Burn. Nestea. tales como.Nichos: En esta categoría entran los productos nuevos. Indique algunas obras realizadas por la empresa. 9. 8. ¿Sabe cuántos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo? Indique una estimación. El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406 trabajadores.

ya que para realizar un trabajo es necesario que todos estén conjuntamente organizados de manera tal que exista sinergia. ya que tiene un posicionamiento del 75% según el último estudio de Offshare Market. 13. ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del trabajo? Existe una gran coordinación entre todos los departamentos y áreas de trabajo. Señale cuáles son sus competidores en el rubro general y específico. en las aguas con Cachantún y en los productos revitalizantes Gatorade. en los jugos con la marca Watt’s. ¿Conocen realmente cómo se ven con respecto a la competencia? Coca-Cola es una marca sólida en el mercado. . 12. El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU.11. en el área de bebidas chispeantes.

16.14. especialmente a los encargados del área de bodega. distribuidos en Jefe de Bodega. . y Bodegueros que se desempeñan por turnos. según conocimientos cual es el área que demuestra más problemas? sus El área mas problemática es la Bodega General. 15. ya que es complejo llevar el control de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen que se mueve diariamente. el cual se da a conocer a los empleados de la empresa. ¿Cuántas personas trabajan en esa área? En total son 7 trabajadores. ¿De acuerdo al organigrama antes realizado. ¿Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la bodega? Sí existe. Asistente de Bodega.

mientras que los consumos o salidas con vale de consumo que entrega cada área solicitante. ¿Todo material que se recibe con guía o factura se registra? No. 19. sólo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el área de adquisiciones. de lo contrario estos materiales quedan en una bodega especial como materiales en tránsito.17. ¿Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y salida de los materiales en la bodega? Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se mencionen en las guías o facturas recibidas. . 18. ¿Esos materiales en tránsito se ingresan en algún momento. de lo contrario se mantienen en la bodega de tránsito. qué ocurre con ellos? Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva.

23. 21. ¿Quién realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos? ¿Quién la valida? El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros diariamente y estos son validados por la jefatura de bodega. ¿Quién emite las guías de despacho? Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos. . ¿Se realizan inventarios? ¿Cuál es la frecuencia con la que se realizan? Si. y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes. aunque los envíos a otras plantas pueden ser registradas con las guías de despacho que se emitan. 22.20. es un documento que se utiliza como pedido interno de cada área y es el único instrumento con el cual se respalda la salida de bodega. ¿El vale de consumo es un documento interno? Sí.

el registro es mediante una base de datos en excel la cual se envía al área contable para su validación. Durante el periodo que dura el inventario no se generan ingresos o salidas al sistema para no alterar los saldos a validar. . 26. 25. además. ¿Qué validación realiza el área contable? Revisan el stock físico versus el registro en los auxiliares. y una vez finalizado el inventario se procede a realizar su revisión y registro de ingreso correspondiente al sistema. ¿Quién realiza el inventario? El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del área contable. ¿Cómo se realiza el inventario? ¿Qué registros se mantienen? El inventario se realiza separando los materiales por categorías como Materias Primas.24. 27. ¿Qué ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo de inventario? Estos se mantienen en la bodega de tránsito. el valor que presenta contablemente. Suministros o Repuestos.

sin embargo. . ¿Cuál es el periodo en el cual se hace más complejo realizar el inventario? Los meses de temporada alta. 29. entre Septiembre y Febrero. ¿En que momento se da por terminado el inventario? Una vez que el área contable valida la información proporcionada por bodega. la rotación de los materiales es alta y de difícil control. ¿Se emite algún informe final del inventario? No está definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial. ya que algunas veces se deben realizar recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta producción. y esto complica generar los registros a tiempo. 30. quedan los registros del inventario que se entregan al área contable como respaldo.28.

Están definidos los roles dentro del área. sin embargo. Se nos señala que no existe un reporte final del inventario. el control interno. no obstante. consumos y toma de inventario de los materiales. Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de control interno para así poder emitir una opinión.ANALISIS DE LA ENTREVISTA En la entrevista que hemos tenido con el responsable del área de Supply Chain. identificando los procesos mas complejos de la operación. no está claro que ocurre con los materiales que no cuentan con una orden de compra y cual es el destino final de estos. Se menciona la existencia de una bodega de materiales en tránsito. De acuerdo a este análisis nuestro objetivo de Auditoria estará enfocado al proceso de control de recepción. el personal externo que realiza la toma de inventario es la misma que valida la información contablemente. por lo que deja entre ver que no se sabe si existieron diferencias entre el conteo físico y el stock registrado en el sistema. y que los únicos registros son los informes que se entregan al área contable. se ha logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la Compañía Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo. la cual se entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validación antes de su ingreso. siendo este. .

CRITERIOS DE EVALUACION Almacenamiento de materiales e insumos FUENTE a) Se deben almacenar por separado los productos y/o corrosivos.2000.09. Planta Coquimbo. b) Condiciones de Almacenamiento Sustancias Peligrosas www.paritarios. .cl combustibles peligrosos.Of 1998 Almacenaje Sustancias Peligrosas www. a) Norma Chilena de Diseño Estructural 427-cR76 b) Norma Antisísmica 2369-Of2003 c) Certificación Cesmec SGA-19986 del 26. químicos a) Norma Chilena 2120.A.OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. no deben sobre pasar el peso máximo que permiten las estructuras..cl b) Los materiales e insumos que se almacenen en altura. según certificación.e-seia.

A. de inventario Polar Coca-Cola . a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S.A. a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S. de inventario Polar primas.CRITERIOS DE EVALUACION Recepción de materiales e insumos FUENTE a) Se deberá registrar en el sistema de inventarios todas las materias a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S. de inventario Polar Coca-Cola c) La devolución a los proveedores de artículos dañados o en mal estado se debe realizar a más tardar dos días hábiles posteriores a la recepción. insumos o materiales que ingresen a esta. guías de despacho y ordenes de entrada correspondientes. Coca-Cola b) Todos los ingresos deberán estar respaldado con las facturas.A. provenientes de proveedores o devoluciones de las distintas áreas solicitantes.

A. c) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S. b) La bodega debe tener actualizado el sistema de inventario a la fecha de cierre de movimientos.A. . para ser comprobados con el resultado de los conteos de existencia física. a) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.CRITERIOS DE EVALUACION Toma de Inventario FUENTE a) Se debe realizar inventario físico general cada dos meses.

.  Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en tránsito.  Examinar las facturas o guías de despacho archivadas como respaldo de las recepciones generadas.  Confirmar que la de ejecución de toma de inventario se haya realizado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. de acuerdo a las facturas o guías de despacho que no se han registrado en el sistema.  Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos registrados en el sistema en cada periodo.  Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas o guías de despacho que respaldan las recepciones y que estos sean parte del inventario. Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario durante el año 2011.PROGRAMA DE AUDITORIA Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las recepciones de materiales e insumos durante el primer semestre del 2011.

La auditoría incluye la evaluación de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento de control de los materiales e insumos. y la toma de inventario. Los honorarios de la auditoria corresponderán a 2. . desde el proceso de recepción y registro. con el fin de emitir una opinión respecto al cumplimiento de mencionada materia. 29 de Noviembre de 2011. Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema). al sistema contable y así determinar la veracidad mediante un inventario.5UF por hora.. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S. Planta Coquimbo. Para la revisión se considerará información correspondiente a los meses Febrero.Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena. Abril y Junio del presente año.A Coquimbo Estimado Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria que tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.A. 15 de Diciembre de 2011. Los tiempos de ejecución del proceso de auditoria será el siguiente: Inicio Auditoria (Planta) : Termino Auditoria : Entrega del Informe de Auditoría : 5 de Noviembre de 2011. 08 de Noviembre de 2011. los cuales cubrirán el tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecución. Señor Marcelo Olivares C.

Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta información para la fecha de inicio. Por lo cual requerimos. resulta imposible incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo. Auditor Senior Katherine Llaiquen A. los cuales serán solicitados con la anticipación que sea posible. Daniel Díaz G.Así mismo. Sin otro particular. Jefe Auditor . saludamos muy atentamente a usted. de acuerdo a las circunstancias. antecedentes adicionales. debido al carácter dinámico del proceso de auditoría. Quedamos a su disposición para aclarar y/o comentar el contenido de la presente. Auditor Senior Juan Severino A.

Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este informe y le agradecemos la disposición y buena acogida. Cualquier consulta le rogaría hacerla llegar por escrito al mail Llaiquen. se despide cordialmente Daniel Díaz G.A Coquimbo De nuestra consideración Hacemos llegar a usted. Auditor Senior Katherine Llaiquen A. Señor Marcelo Olivares C. Jefe Auditor ..A. Auditor Senior Juan Severino A.Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena. ó telefónicamente al 51-203534 ó al 07-6838284.com. Quedando a su disposición. por parte de usted y los funcionarios del área. Planta Coquimbo. Informe de Auditoría de Gestión. 13 de Diciembre de 2011. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S. por la evaluación de la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.aac@gmail.

Argentina y Paraguay. el aprovechamiento de sus subproductos.ANTECEDENTES GENERALES Embotelladoras Coca-Cola Polar S.000 habitantes (Censo 2002). que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente. es una sociedad anónima abierta. III. acciones y efectos de comercio.A. valores..600. Su representante legal es Sr. Javier Rodas F. Torre Sur World Trade Center. IV. por períodos quinquenales renovables. cuyas actividades son:    La producción. . La importación y exportación de tales artículos. rut 7. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II. Nueva Tajamar N° 408 Piso 2. Las Condes. envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas. su caza matriz se encuentra ubicada en Avda.653-2.424. Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile. muebles o inmuebles. alcanzando 1. XI y XII regiones de Chile..

ALCANCE Y LIMITACIONES El alcance de ésta auditoría tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema).OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarrolló en esta revisión es la siguiente: Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. al sistema contable y así determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario. se logró acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y entrevistar a todas las personas que se requirieron. en los periodos de Febrero. Las limitaciones de la auditoría estuvieron dadas por la restricción en el acceso al sistema informático para una revisión más completa del proceso.. Abril y Junio del presente año. Por otra parte.A. . Planta Coquimbo. Fue puesta a nuestra disposición casi la totalidad de la documentación solicitada que se hizo llegar a los ejecutores vía correo electrónico o en forma manual.

Algunas consideraciones metodológicas de las entrevistas: 1. en base a una pauta preestablecida con libre tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones. 2. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo . Estos fueron la señorita Jocelyn Salas. Las preguntas fueron del tipo abiertas. para obtener conocimiento acerca del funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se aplican. Se entrevistaron a diversos funcionarios.METODOLOGÍA Para la obtención de la información fue necesario aplicar entrevistas. Darío Rojas. Yuri Carrizo y Sergio Castro. 3. A continuación explicamos en detalle cuáles fueron los procedimientos utilizados para la revisión del sistema de toma de inventario. revisar documentación y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. los señores Leonardo Araya.

CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones: Fortalezas: a) Existe una estructura y descripción formal de los cargos y funciones del personal que se desempeña en la bodega general. b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas sobre Almacenaje de Sustancias Peligrosas. b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de materiales y toma de inventarios. Debilidades: a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008. .

5) En bodega de tránsito se encontraron materiales los cuales no fueron justificados. 2. se constató que: 1) El Parte de Entrada N° 11328 de fecha 14 de Febrero. el 18 de Marzo a Edelpa S. los cuales no fueron ajustadas al cierre del periodo:    32.000 Etiquetas Fanta 250cc. se encuentran sin V° B° del Jefe de Bodega. se desconoce su procedencia y fecha de recepción.554 unidades de Preforma Verde 28 grs. sin embargo. 3) La Guía de Despacho N° 18456743 emitida por devolución de 125.000 unidades de Etiq. 4) Los documentos de recepción generados el día 23 de Abril y que se encuentran en archivo.HALLAZGOS Según el programa de auditoria establecido. se encuentra respaldado con la guía de despacho N° 1135748 de Inyecal por 24.A.000. en el sistema sólo se registraron 22. no cuenta con documento de respaldo.000 unidades de tapas plásticas 320. 2) El Parte de Entrada N° 14875 por ingreso de 500 sacos de azúcar de Iansagro. Fanta 250cc . no se encuentra ingresada en el sistema.000 unidades de Tapas Plásticas 320 125. arrojó diferencias en las siguientes materias primas. 6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio..

RECOMENDACIONES De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditoría realizada. se recomienda a la administración: 1) Capacitar al personal de bodega sobre control. con el fin de actualizar el procedimiento actualmente establecido. para proceder a ingresarlos al sistema y controlar. 4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de tránsito y verificar su procedencia. 3) Realizar la toma de inventario de forma mensual. 2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general. . ya que debido al desconocimiento de las Normas Chilenas aplicadas a esta operación. puede generar error en la toma de decisión respecto a las necesidades reales para la producción. manejo y almacenaje de sustancias peligrosas. existe un riesgo hacia la integridad del personal y las mismas dependencias ante un siniestro. ya que al existir diferencias que se ajustan de forma desfasada y que se arrastran por meses.