ANTECEDENTES GENERALES

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A. es una sociedad anónima abierta, cuyas actividades son:    La producción, envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas, el aprovechamiento de sus subproductos. La importación y exportación de tales artículos. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales, muebles o inmuebles, valores, acciones y efectos de comercio.

Embotelladoras Coca-Cola Polar S.A., es una sociedad anónima abierta propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile, Argentina y Paraguay. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente, que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca, por períodos quinquenales renovables. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II, III, IV, XI y XII regiones de Chile, alcanzando 1.600.000 habitantes (Censo 2002).

1.- Estudio preliminar 1.1 Entrevista

1. ¿Cuando fue creada y como fueron los orígenes Coca-Cola?

Fundada en 1971, Coca-Cola Polar se desarrolla como Fábrica de Concentrado para Bebidas Analcohólicas.

2. ¿Indique quiénes son sus principales Socios y su Representante Legal?

Está controlada por la familia Chadwick a través de Inversiones Los Aromos, y su representante legal es Javier Rodas F., actual Gerente Operaciones Polar Chile.

VP Ejecutivo Chile Paraguay Argentina Contraloría Gte. . realice un pequeño organigrama. A&F Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F. Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas A&F. Planta PUQ Comercial Mktg Operaciones Calidad RH LOGISTICA Sistemas A&F Gestión Ventas Mktg Operaciones Calidad RH LOG Sistemas Adm. Planta COW Gte.3. Planta ANF Gte. Señale la Estructura de la Empresa.

. ¿Tiene conocimiento respecto de la misión de la empresa? señale / indique. Crear valor para nuestros accionistas operando eficientemente en la producción. Construimos una red de mutuo beneficio y lealtad con nuestros clientes y damos a nuestros consumidores un amplio portafolio de productos bebestibles que satisfacen y anticipan sus necesidades y deseos.4. en alineamiento con la compañía Coca-Cola y con orientación a satisfacer las necesidades de nuestros consumidores y clientes. Somos un ciudadano global responsable con el planeta en que habitamos. ¿Tiene conocimiento respecto de la visión de la empresa? señale / indique. comercialización y distribución de líquidos bebestibles valorados. Somos un gran lugar para trabajar para nuestros colaboradores y estimulamos el espíritu de superación de nuestra gente. 5. Somos una compañía que logra rentabilidad para sus accionistas en base a un crecimiento sustentable.

Dasani. . Aguas: En esta se ubican los productos tales como Vital. La empresa se divide en tres plantas productivas ubicadas en Antofagasta. ¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece? Los productos se dividen en las siguientes categorías: SSD: En esta categoría se ubican los productos como Coca-Cola. Jugos: Los productos son Andina. Vallenar. Tocopilla y Tal-Tal. Benedictino. Sprite.6. Kapo y Hugo. Nordic y Taí. Coquimbo y Punta Arenas. Coquimbo: Copiapó. Punta Arenas: Coyhaique y Puerto Natales. y las oficinas centrales se ubican en Santiago. Aquarius. Fanta. 7. Cada planta tiene sucursales a cargo las que se distribuyen en: Antofagasta: Calama. ¿Tiene sucursales la empresa? Mencione cuantas y lugar. Quatro. Ovalle e Illapel.

y apoyo a la Fundación Las Rosas. 9. tales como. Algunas obras realizadas en los últimos años son apoyo a la educación y tecnología con donaciones a colegios a través del Proyecto Tavec “Tecnología Avanzada en Educación Científica”. 10. ha realizado obras como recuperación de áreas verdes en distintos lugares de Coquimbo y La Serena. Además. El personal que presta servicios en la Planta de Coquimbo es de 406 trabajadores. ¿Cuántos años lleva en el mercado Coca-Cola Polar? La embotelladora lleva 40 años entregando felicidad a la comunidad.Nichos: En esta categoría entran los productos nuevos. Nestea. Powerade y Burn. ¿Sabe cuántos empleados trabajan en Coca Cola Planta Coquimbo? Indique una estimación. 8. Indique algunas obras realizadas por la empresa. .

en el área de bebidas chispeantes. 13. en las aguas con Cachantún y en los productos revitalizantes Gatorade. ¿Existe coordinación entre las distintas áreas para la realización del trabajo? Existe una gran coordinación entre todos los departamentos y áreas de trabajo. . ¿Conocen realmente cómo se ven con respecto a la competencia? Coca-Cola es una marca sólida en el mercado. ya que para realizar un trabajo es necesario que todos estén conjuntamente organizados de manera tal que exista sinergia. ya que tiene un posicionamiento del 75% según el último estudio de Offshare Market. 12. El principal competidor en el mercado de las bebidas gaseosas es CCU. en los jugos con la marca Watt’s.11. Señale cuáles son sus competidores en el rubro general y específico.

según conocimientos cual es el área que demuestra más problemas? sus El área mas problemática es la Bodega General. distribuidos en Jefe de Bodega. ¿De acuerdo al organigrama antes realizado. 16. ¿Existen procedimientos aplicados al control de movimientos de la bodega? Sí existe. 15. y Bodegueros que se desempeñan por turnos. ¿Cuántas personas trabajan en esa área? En total son 7 trabajadores. el cual se da a conocer a los empleados de la empresa. .14. Asistente de Bodega. ya que es complejo llevar el control de las entradas y salidas de los materiales por el gran volumen que se mueve diariamente. especialmente a los encargados del área de bodega.

18. ¿Tiene conocimiento del procedimiento aplicado para la entrada y salida de los materiales en la bodega? Las recepciones o entradas se registran de acuerdo a los datos que se mencionen en las guías o facturas recibidas. mientras que los consumos o salidas con vale de consumo que entrega cada área solicitante. ¿Esos materiales en tránsito se ingresan en algún momento. qué ocurre con ellos? Se ingresan al momento de recibir copia de la orden de compra respectiva. . ¿Todo material que se recibe con guía o factura se registra? No. sólo aquellos que cuenten con una orden de compra emitida por el área de adquisiciones. de lo contrario estos materiales quedan en una bodega especial como materiales en tránsito. de lo contrario se mantienen en la bodega de tránsito. 19.17.

23. ¿Quién emite las guías de despacho? Los bodegueros son los responsables de emitir los documentos. es un documento que se utiliza como pedido interno de cada área y es el único instrumento con el cual se respalda la salida de bodega. y de acuerdo al procedimiento estos se deben realizar a fines de mes. ¿Se realizan inventarios? ¿Cuál es la frecuencia con la que se realizan? Si. . ¿El vale de consumo es un documento interno? Sí. ¿Quién realiza y mantiene el registro de las recepciones y consumos? ¿Quién la valida? El asistente de bodega es quien debe realizar y mantener los registros diariamente y estos son validados por la jefatura de bodega.20. 21. 22. aunque los envíos a otras plantas pueden ser registradas con las guías de despacho que se emitan.

26. ¿Qué ocurre con los materiales que se recepcionan durante el periodo de inventario? Estos se mantienen en la bodega de tránsito. ¿Cómo se realiza el inventario? ¿Qué registros se mantienen? El inventario se realiza separando los materiales por categorías como Materias Primas. el registro es mediante una base de datos en excel la cual se envía al área contable para su validación. 25. 27. . ¿Qué validación realiza el área contable? Revisan el stock físico versus el registro en los auxiliares. el valor que presenta contablemente.24. Durante el periodo que dura el inventario no se generan ingresos o salidas al sistema para no alterar los saldos a validar. además. Suministros o Repuestos. ¿Quién realiza el inventario? El inventario lo realiza personal de bodega en conjunto con personal del área contable. y una vez finalizado el inventario se procede a realizar su revisión y registro de ingreso correspondiente al sistema.

¿Se emite algún informe final del inventario? No está definido por procedimiento la entrega de un reporte oficial. la rotación de los materiales es alta y de difícil control. ¿En que momento se da por terminado el inventario? Una vez que el área contable valida la información proporcionada por bodega. y esto complica generar los registros a tiempo. ya que algunas veces se deben realizar recepciones y entregas al mismo tiempo por la alta producción. 30.28. sin embargo. ¿Cuál es el periodo en el cual se hace más complejo realizar el inventario? Los meses de temporada alta. entre Septiembre y Febrero. . quedan los registros del inventario que se entregan al área contable como respaldo. 29.

no obstante. por lo que deja entre ver que no se sabe si existieron diferencias entre el conteo físico y el stock registrado en el sistema. Se nos señala que no existe un reporte final del inventario. Se menciona la existencia de una bodega de materiales en tránsito. el personal externo que realiza la toma de inventario es la misma que valida la información contablemente. y que los únicos registros son los informes que se entregan al área contable. De acuerdo a este análisis nuestro objetivo de Auditoria estará enfocado al proceso de control de recepción. . consumos y toma de inventario de los materiales. Con esto nos enfocaremos a conocer en profundidad los procedimientos de control interno para así poder emitir una opinión. no está claro que ocurre con los materiales que no cuentan con una orden de compra y cual es el destino final de estos. la cual se entiende es para el manejo de materiales que necesitan una validación antes de su ingreso. sin embargo. siendo este.ANALISIS DE LA ENTREVISTA En la entrevista que hemos tenido con el responsable del área de Supply Chain. el control interno. se ha logrado conocer el funcionamiento a nivel global de la Bodega General de la Compañía Embotelladora Coca Cola Polar Coquimbo. Están definidos los roles dentro del área. identificando los procesos mas complejos de la operación.

. no deben sobre pasar el peso máximo que permiten las estructuras.Of 1998 Almacenaje Sustancias Peligrosas www. según certificación.09. .A. a) Norma Chilena de Diseño Estructural 427-cR76 b) Norma Antisísmica 2369-Of2003 c) Certificación Cesmec SGA-19986 del 26. químicos a) Norma Chilena 2120.e-seia. CRITERIOS DE EVALUACION Almacenamiento de materiales e insumos FUENTE a) Se deben almacenar por separado los productos y/o corrosivos.OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.paritarios. b) Condiciones de Almacenamiento Sustancias Peligrosas www.cl b) Los materiales e insumos que se almacenen en altura. Planta Coquimbo.2000.cl combustibles peligrosos.

A.CRITERIOS DE EVALUACION Recepción de materiales e insumos FUENTE a) Se deberá registrar en el sistema de inventarios todas las materias a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S.A. guías de despacho y ordenes de entrada correspondientes.A. de inventario Polar primas. insumos o materiales que ingresen a esta. de inventario Polar Coca-Cola c) La devolución a los proveedores de artículos dañados o en mal estado se debe realizar a más tardar dos días hábiles posteriores a la recepción. provenientes de proveedores o devoluciones de las distintas áreas solicitantes. a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S. a) Manual de procedimientos para el control Embotelladora S. Coca-Cola b) Todos los ingresos deberán estar respaldado con las facturas. de inventario Polar Coca-Cola .

para ser comprobados con el resultado de los conteos de existencia física. c) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.A. b) La bodega debe tener actualizado el sistema de inventario a la fecha de cierre de movimientos.A. a) Manual de procedimientos para el control de inventario Embotelladora Coca-Cola Polar S.CRITERIOS DE EVALUACION Toma de Inventario FUENTE a) Se debe realizar inventario físico general cada dos meses. .

Programa de auditoria para analizar la eficacia en la toma de inventario durante el año 2011.  Verificar el ingreso al sistema de los materiales detallados en las facturas o guías de despacho que respaldan las recepciones y que estos sean parte del inventario.  Comparar los registros generados en la toma de inventario y los saldos registrados en el sistema en cada periodo.  Identificar los materiales que se encuentran en calidad de productos en tránsito. .  Confirmar que la de ejecución de toma de inventario se haya realizado de acuerdo a lo establecido en el procedimiento. de acuerdo a las facturas o guías de despacho que no se han registrado en el sistema.  Examinar las facturas o guías de despacho archivadas como respaldo de las recepciones generadas.PROGRAMA DE AUDITORIA Programa de auditoria para establecer la eficiencia en el registro de las recepciones de materiales e insumos durante el primer semestre del 2011.

Los honorarios de la auditoria corresponderán a 2. 29 de Noviembre de 2011. 15 de Diciembre de 2011. .5UF por hora. 08 de Noviembre de 2011. Abril y Junio del presente año. y la toma de inventario. al sistema contable y así determinar la veracidad mediante un inventario.A Coquimbo Estimado Mediante la presente hacemos llegar a vuestra empresa el programa de auditoria que tiene como objetivo Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. Para la revisión se considerará información correspondiente a los meses Febrero.A. Esta auditoria tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema). La auditoría incluye la evaluación de la eficiencia y cumplimiento del procedimiento de control de los materiales e insumos. Los tiempos de ejecución del proceso de auditoria será el siguiente: Inicio Auditoria (Planta) : Termino Auditoria : Entrega del Informe de Auditoría : 5 de Noviembre de 2011.. desde el proceso de recepción y registro. con el fin de emitir una opinión respecto al cumplimiento de mencionada materia. Planta Coquimbo. Señor Marcelo Olivares C. los cuales cubrirán el tiempo de trabajo del personal y los gastos directos de ejecución. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S.Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena.

resulta imposible incluir en esta carta de requerimientos todos los antecedentes necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo. antecedentes adicionales. Auditor Senior Juan Severino A. Sin otro particular.Así mismo. saludamos muy atentamente a usted. Daniel Díaz G. Auditor Senior Katherine Llaiquen A. de acuerdo a las circunstancias. Por lo cual requerimos. los cuales serán solicitados con la anticipación que sea posible. Desde ya agradecemos vuestra gentileza para ayudarnos a obtener esta información para la fecha de inicio. Jefe Auditor . Quedamos a su disposición para aclarar y/o comentar el contenido de la presente. debido al carácter dinámico del proceso de auditoría.

Ha sido muy grato para nosotros trabajar en este informe y le agradecemos la disposición y buena acogida. Planta Coquimbo. por la evaluación de la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S.com. Cualquier consulta le rogaría hacerla llegar por escrito al mail Llaiquen. por parte de usted y los funcionarios del área.Llaiquen y Asociados Auditores Consultores La Serena. Quedando a su disposición.. Señor Marcelo Olivares C. Auditor Senior Juan Severino A. 13 de Diciembre de 2011. ó telefónicamente al 51-203534 ó al 07-6838284. Informe de Auditoría de Gestión. se despide cordialmente Daniel Díaz G. Gerente Área de Logística y Abastecimiento Embotelladora Coca Cola Polar S. Jefe Auditor . Auditor Senior Katherine Llaiquen A.A Coquimbo De nuestra consideración Hacemos llegar a usted.A.aac@gmail.

ANTECEDENTES GENERALES Embotelladoras Coca-Cola Polar S. rut 7. Coca-Cola Polar es propietaria de embotelladoras franquiciaras de The Coca-Cola Company en territorios de Chile.600. acciones y efectos de comercio. Coca-Cola Polar opera franquicias de Coca-Cola en Chile directamente en II. Cada territorio tiene un contrato de franquicia con The Coca-Cola Company separado e independiente. por períodos quinquenales renovables. su caza matriz se encuentra ubicada en Avda. XI y XII regiones de Chile. el aprovechamiento de sus subproductos. es una sociedad anónima abierta. IV. alcanzando 1. Argentina y Paraguay. valores.000 habitantes (Censo 2002).A. muebles o inmuebles. Torre Sur World Trade Center.. que contempla la exclusividad de fabricación y distribución de los productos de la marca. Su representante legal es Sr. III. cuyas actividades son:    La producción. La inversión por cuenta propia o ajena en toda clase de bienes corporales o incorporales.653-2.424.. La importación y exportación de tales artículos. Nueva Tajamar N° 408 Piso 2. Las Condes. . envase y comercialización de bebidas analcohólicas y cervezas. Javier Rodas F.

Las limitaciones de la auditoría estuvieron dadas por la restricción en el acceso al sistema informático para una revisión más completa del proceso. se logró acceder a todas las dependencia de la planta de Coquimbo y entrevistar a todas las personas que se requirieron. al sistema contable y así determinar la veracidad de los saldos mediante un inventario. ALCANCE Y LIMITACIONES El alcance de ésta auditoría tiene como fin revisar los ingresos que se han digitado mediante los Partes de Entradas (recepción de sistema).OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORIA De acuerdo a lo encomendado por el mandante el objetivo que se desarrolló en esta revisión es la siguiente: Evaluar la eficacia del sistema de toma de inventario de bodega general de Empresa Coca Cola Polar S. Planta Coquimbo. . Por otra parte.. Abril y Junio del presente año. Fue puesta a nuestra disposición casi la totalidad de la documentación solicitada que se hizo llegar a los ejecutores vía correo electrónico o en forma manual. en los periodos de Febrero.A.

Yuri Carrizo y Sergio Castro. para obtener conocimiento acerca del funcionamiento de la bodega general y los procedimientos que se aplican. revisar documentación y solicitar informes al Jefe de Bodega Sr. Las preguntas fueron del tipo abiertas.METODOLOGÍA Para la obtención de la información fue necesario aplicar entrevistas. A continuación explicamos en detalle cuáles fueron los procedimientos utilizados para la revisión del sistema de toma de inventario. Se entrevistaron a diversos funcionarios. Algunas consideraciones metodológicas de las entrevistas: 1. en base a una pauta preestablecida con libre tiempo para expresar las respuestas y aclaraciones. los señores Leonardo Araya. 2. Los respaldos de las entrevistas se encuentran en los papeles de trabajo . 3. Darío Rojas. Estos fueron la señorita Jocelyn Salas.

Debilidades: a) El procedimiento se encuentra actualizado al 30 de Mayo de 2008. . b) El personal de bodega desconoce las Normas Chilenas establecidas sobre Almacenaje de Sustancias Peligrosas. b) El personal conoce el procedimiento aplicado al control y manejo de materiales y toma de inventarios.CONCIDERACIONES GENERALES DE CONTROL INTERNO De acuerdo a las entrevistas realizadas se detectaron las siguientes situaciones: Fortalezas: a) Existe una estructura y descripción formal de los cargos y funciones del personal que se desempeña en la bodega general.

sin embargo.000. el 18 de Marzo a Edelpa S. los cuales no fueron ajustadas al cierre del periodo:    32.. arrojó diferencias en las siguientes materias primas.000 unidades de Etiq. 6) El informe de inventario realizado en el mes de Junio. se encuentran sin V° B° del Jefe de Bodega. 5) En bodega de tránsito se encontraron materiales los cuales no fueron justificados. en el sistema sólo se registraron 22. Fanta 250cc .000 unidades de Tapas Plásticas 320 125. 3) La Guía de Despacho N° 18456743 emitida por devolución de 125. se desconoce su procedencia y fecha de recepción.A. no se encuentra ingresada en el sistema.554 unidades de Preforma Verde 28 grs. se constató que: 1) El Parte de Entrada N° 11328 de fecha 14 de Febrero. no cuenta con documento de respaldo.000 unidades de tapas plásticas 320. 2) El Parte de Entrada N° 14875 por ingreso de 500 sacos de azúcar de Iansagro. 2. se encuentra respaldado con la guía de despacho N° 1135748 de Inyecal por 24.HALLAZGOS Según el programa de auditoria establecido.000 Etiquetas Fanta 250cc. 4) Los documentos de recepción generados el día 23 de Abril y que se encuentran en archivo.

. con el fin de actualizar el procedimiento actualmente establecido. manejo y almacenaje de sustancias peligrosas. para proceder a ingresarlos al sistema y controlar. 4) Realizar inventario de los materiales que se encuentran en la bodega de tránsito y verificar su procedencia. 2) Realizar un levantamiento de los procesos realizados en bodega general. se recomienda a la administración: 1) Capacitar al personal de bodega sobre control. puede generar error en la toma de decisión respecto a las necesidades reales para la producción.RECOMENDACIONES De acuerdo a los antecedentes recopilados y analizados en la auditoría realizada. 3) Realizar la toma de inventario de forma mensual. ya que al existir diferencias que se ajustan de forma desfasada y que se arrastran por meses. existe un riesgo hacia la integridad del personal y las mismas dependencias ante un siniestro. ya que debido al desconocimiento de las Normas Chilenas aplicadas a esta operación.