TÍTULO

:

“AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

AL

ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS PARA Y LA

ESTABLECER

ESTRATEGIAS

TOMA DE DECISIONES, PERÍODO 2011” AUTORA: JENNY SANDRA BORJA GERMAN

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................... VII SUMMARY................................................................................................. X INTRODUCCIÓN ..................................................................................... XII CAPITULO I ............................................................................................... 1 GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO ...................................... 1 1.1. ANTECEDENTES ......................................................................... 1 1.2. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL ......................................................... 2 1.2.01. MISIÓN ................................................................................... 2 1.2.02. 1.2.03. 1.3.02. 1.3.03. 1.4.02. 1.4.03. 1.5.02. 1.5.03. VISIÓN ............................................................................... 3 FILOSOFÍA ......................................................................... 3 PRINCIPIOS ....................................................................... 3 VALORES ........................................................................... 4 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ...................... 5 ORGANISMOS DE CONTROL ........................................... 6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ..................................... 8 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ........................................... 9

1.3. PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES ........................... 3

1.4. BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO ................................. 4

1.5. ORGANIZACIÓN DEL ASADERO POLLO TEJANO .................... 8

1.6. UBICACIÓN GEOGRÁFICA ....................................................... 12 1.7. POLÍTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO ........................... 13 1.7.02. 1.7.03. POLÍTICAS DE COMPRA ................................................. 14 POLÍTICAS DE VENTA .................................................... 14

1.8. PROVEEDORES ........................................................................ 14 1.9. CLIENTES .................................................................................. 16 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. HORARIO DE TRABAJO ........................................................ 16 RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo N°3) ................... 17 PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE ............................ 17 ANÁLISIS FODA ..................................................................... 19

CAPITULO II ............................................................................................ 21 FUNDAMENTACION TEÓRICA .............................................................. 21 2.1. GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 21

2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................ 23 2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........... 23 2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................................................. 25 2.3. ALCANCE ..................................................................................... 25 2.4. CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................. 26 2.5. FACTORES Y METODOLOGÍAS.................................................. 31 2.6. METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........ 34 2.6.01. PLANEAMIENTO .................................................................. 34 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA .................................................. 45 EJECUCION DE LA AUDITORIA ......................................................... 48 2.6.02. EJECUCIÓN ........................................................................ 49 2.6.03. ELABORACIÓN DEL INFORME ....................................... 56 2.7. PAPELES DE TRABAJO ............................................................ 59 2.7.01. ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ............. 60 2.7.02. 2.7.03. CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.. 61 ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................... 61

2.8. FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO ................................. 66 2.8.01. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR............................................ 66 2.8.02. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN ....................................... 68 2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR ................................. 83 2.9. INDICADORES ........................................................................... 85 2.9.01. INDICADORES DE GESTIÓN ............................................. 86 2.10. 2.11. 2.12. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ..................................... 90 SEGUIMIENTO Y MONITOREO ............................................. 91 ESTRATEGIA .......................................................................... 94

CAPITULO III ........................................................................................... 96 “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES, PERÍODO 2011.” ....................................... 96 3.1. INTRODUCCIÓN........................................................................... 96 3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .......................................... 97

A PARTIR DE ESTO SE VA A DESARROLLAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA LA QUE NOS VA AYUDAR A OBTENER RESULTADOS OBTENIDOS PODREMOS ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO ADECUADO DEL NEGOCIO. ........................................................................................... 98 3.3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................... 99 3.4. OBJETIVOS ................................................................................ 100 3.4.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................... 100 3.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ................................................ 101 3.4.3. PROCEDIMIENTOS ............................................................. 101 3.5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA.............................................. 102 3.5.01. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION ................................ 103 3.6. FACTORES A REVISAR ............................................................. 104 3.6.01. ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO ................. 104 3.6.02. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................................................... 106 3.7. FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR ............................... 108 3.8. INVESTIGACION PRELIMINAR.................................................. 109 3.9. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA ................... 109 3.9.01. PROPUESTA TÉCNICA ..................................................... 109 3.9.02. INSTRUMENTACIÓN ......................................................... 113 3.9.03. PAPELES DE TRABAJO .................................................... 115 3.10. PLANIFICACION PRELIMINAR ................................................ 133 3.11. PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA ................................................. 170 3.11.01. PROGRAMA DE AUDITORÍA........................................... 170 3.11.02. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ........ 172 3.11.03. PAPELES DE TRABAJO .................................................. 174 3.11.04. CÉDULAS DE OBSERVACIONES ................................... 204 3.11.05. CÉDULAS DE SEGUIMIENTO ......................................... 215 3.12. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ....................................... 221 3.12.01. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA .............. 222 3.12.02. INFORME DE AUDITORIA ............................................... 225 3.12.03. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES .................... 253 3.13. ACTUACIÓN DEL AUDITOR .................................................... 261 3.14. CONTROL DE AUDITORÍA ...................................................... 263

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................... 264 GLOSARIO DE TERMINOS .................................................................. 278 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................... 286

INDICE DE GRAFICOS GRAFICO N°1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GRAFICO N°2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL GRAFICO N° 3 UBICACIÓN GEOGRAFICA GRAFICO N° 4 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA GRAFICA N° 5 ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA GRAFICA N° 6 ANALISIS DE TIEMPO GRAFICO N° 7 EJECUCION DE LA AUDITORIA INDICE DE CUADROS CUADRO N° 1 PROVEEDORES CUADRO N°2 LISTA DE PRECIOS CUADRO N°3 MATRIZ FODA CUADRO N° 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CUADRO N° 5 TECNICAS DE AUDITORIA CUADRO N° 6 TIPOS DE EVIDENCIA CUADRO N°7 ELEMENTOS ESPECIFICOS DE LA ADMINISTRACION LISTADO DE ANEXOS

PAG. 8 PAG. 9 PAG. 13 PAG. 45 PAG. 46

PAG.47 PAG. 48

PAG. 15 PAG. 18 PAG. 20 PAG. 22 PAG. 50

PAG. 51

PAG. 107

ANEXO N°1 ANEXO N°2 ANEXO N°3 ANEXO N°4

PAG. 268 PAG. 269 PAG. 271 PAG. 275

RESUMEN EJECUTIVO
El Asadero Pollo Tejano es un negocio que nació hace 3 años, y su principal actividad en la venta de servicio de restaurant, satisfaciendo las necesidades de los consumidores y generando recursos, además de fuentes de empleo para la ciudad de Riobamba.

El desarrollo de esta tesis está basado en una Auditoría Administrativa al Asadero Pollo Tejano. Para esto se desarrolló una investigación sobre las debilidades existentes en dicho negocio.

Se inició con la Planificación Preliminar donde se elaboró un programa de auditoría para recopilar y obtener información útil y conocimiento

preliminar sobre el desempeño de la empresa, a fin de que a través de una evaluación de control interno se determine si amerita o no realizar la auditoría, la misma que se presentó en un informe preliminar o una carta a gerencia.

Una vez determinada la necesidad de realizar una auditoría se procedió a realizar una planificación específica que permitió procesar y obtener información suficiente, competente, relevante, para determinar y

desarrollar los hallazgos encontrados y a través de un borrador de informe se presentó las conclusiones y recomendaciones del caso.

Se detectaron debilidades en cada una de las áreas que conforman el negocio. Así se determinó que falta planificación dentro de las actividades que se desarrollan y por ende no existe una buena organización a lo cual se recomendó diseñar un plan dentro de la administración que contenga estrategias que ayuden a cumplir con los objetivos del negocio.

De la misma manera de detecto dentro de la dirección

falta de

comunicación por lo que existen malos entendidos y las disposiciones no se cumplen, a lo cual se recomienda realizar reúnes con los empleados donde se exponga las necesidades de ellos y del local.

Al igual se descubrió que las funciones no están bien distribuidas y las responsabilidades de cada empleado no están claras lo que conlleva a un atraso en las actividades a desarrollarse, se recomienda diseñar manuales de funciones y de procesos.

No existe un buen sistema de control interno para obtención de información veraz y oportuna, se recomienda adquirir sistemas de control informáticos que colaboren en el desarrollo de la información y así la toma de decisiones.

Una vez emitidas las recomendaciones a cada una de las debilidades encontradas se elaboró una matriz de seguimiento para asegurar la implantación correcta de las mismas, con el fin de realizar un seguimiento que asegure el cumplimiento oportuno por parte de la administración y el personal de la empresa.

SUMMARY
The Asadero Tollo Tejano is a business that was born 3 years ago, and its main activity is the sale of restaurant service, meeting the needs of consumers and generating resources, and sources of employment for the city of Riobamba. The development of this thesis is based on an administrative audit to Asadero Pollo Tejano. For this we developed research weaknesses in the business. began with the preliminary planning which produced an audit program to gather and obtain useful information and preliminary knowledge on the performance of the company, so that through an evaluation of internal control is warranted to determine whether or not to the audit, the same as was presented in a preliminary report to management. Once determinated the need to make for an audit proceeded to perform a specific planning process that allowing get information sufficient, competent, and relevant, to identify and develop findings through a report presenting the conclusions and recommendations thereon Weaknesses were found in each of the areas that make up the business. So it was determined that absence of planning within the activities that develop and therefore there is no good organization for which it was recommended a plan within the administration that contains strategies that help meet business objectives

By the same token was detected within the address a lack of communication so there are misunderstandings and the provisions are not met, it is recommended to hold meetings with employees where they expose their needs and local. As it was found that the functions are not well distributed and the responsibilities of each employee are not clear what that leads to a backlog of activities to develop, was recommend make functions manuals and processes. There is not a good system of internal control to obtain accurate and timely information, we recommend purchasing computer control systems to assist in the development of information and decision making. Once the recommendations issued to each of the weaknesses found was drawn up a matrix to ensure proper implementation of them, to follow up to ensure timely compliance by the management and staff of the company.

INTRODUCCIÓN
Como es conocimiento de todos, en nuestro País hoy en día se presentan grandes cambios en los diferentes ámbitos, tanto en lo económico, político y social; razón suficiente y necesaria de hacer cambios y análisis dentro de los establecimientos que están en funcionamiento ya que la competencia es más dura y se presenta con rapidez; de la misma manera es imprescindible para poder llegar a mejorar los procesos internos de la empresa y así determinar algunos errores que se pueden estar produciendo, a la vez cambiar nuestros objetivos y metas para optimizar el desarrollo de las actividades dentro del ente productivo, conociendo con los resultados obtenidos desventajas. a la competencia sus ventajas y

Teniendo como conocimiento que la base primordial de una organización es la parte administrativa ya que de allí nacen los objetivos y metas a los cuales se quiere llegar además las decisiones más importantes para el desenvolvimiento normal de todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, por ello la Auditoria Administrativa es la que estudia, analiza el desempeño de la parte directiva de una organización y nos revela el nivel organizacional de la misma.

En el primer capítulo vamos a presentar como está constituido el local, sus objetivos, metas además presentaremos la organización actual, como está conformado legalmente.

El segundo capítulo veremos el marco teórico de la Auditoria Administrativa y todos los conceptos que necesitemos para el

desenvolvimiento de nuestra investigación.

El tercer capítulo comprende de la propuesta de una auditoria administrativa, para determinar las falencias y establecer estrategias para la toma de decisiones. Finalmente se realizan las respectivas

conclusiones y recomendaciones de la investigación.

CAPITULO I GENEREALIDADES

CAPITULO I GENERALIDADES ASADERO POLLO TEJANO

1.1.

ANTECEDENTES

El presente negocio abrió sus puertas a la ciudadanía de Riobamba el 11 de Mayo del 2009, el mismo nace de la necesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos para la familia Ruiz Borja.

El Ing. Xavier Ruiz y su esposa la Sra. Jenny Borja en su búsqueda constante de nuevas formas de ingreso y siempre con la visión de generar fuentes de empleo, busca nuevas alternativas de negocio de allí surge la idea de instalarse el asadero de pollos, realizando con anterioridad un análisis de todos los posibles riesgos que esto conlleva, ya que hay una fuerte competencia; teniendo como fortaleza el respaldo de una gran empresa como es “AVITALSA, con su producto POLLO ANDINO “que provee de materia prima principal para el asadero.
JENNY SANDRA BORJA GERMAN.

1

CAPITULO I GENEREALIDADES

El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel León Borja, y el mismo que ha llegado a tener una buena clientela a por su sabor, la atención al cliente y la salubridad que existe.

1.2. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

1.2.01. MISIÓN1

“POLLO TEJANO es un negocio que se dedica a la preparación y comercialización del deliciosos pollo asado al carbón, que ofrece todos los días a nuestra distinguida clientela. Todo eso lo hace a base de constancia y sacrificio para poder ofrecer a nuestros clientes un producto que cumpla con sus expectativas.

Poniendo como prioridad el trabajo, honestidad y calidad cumpliendo con todos los requisitos sanitarios siendo el Permiso del Ministerio de Salud Pública (Ver Anexo No. 1) que exige un negocio como el nuestro para poder cumplir con la gente que nos acoge”

1

PROPUESTA: Jenny Borja

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CAPITULO I GENEREALIDADES

1.2.02.

VISIÓN

2

“Ser reconocidos como un restaurante sólido y profesional, con calidad y principios éticos, que ofrece un servicio y producto de excelencia. Logrando ser una empresa altamente productiva, innovadora, competitiva y dedicada para la satisfacción plena de nuestros clientes”

1.2.03.

FILOSOFÍA

Procurar la satisfacción de la sociedad mediante la venta de productos de consumo rápido de calidad y precios accesibles, con una atención ágil, amable y personalizada.

1.3.

PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES

El Asadero Pollo Tejano, guiará y desarrollará sus procesos por medio de los siguientes principios y valores: 1.3.02. PRINCIPIOS orienta sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los

 El negocio

objetivos planteados.  Constituye una microempresa abierta a cambios que permite un desarrollo y crecimiento sólido.  La búsqueda permanente de calidad en sus productos para satisfacer al cliente.

2

PROPUESTA: Jenny Borja

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CAPITULO I GENEREALIDADES

 Siempre busca mantener la conservación, defensa y cuidado del medio ambiente.  Existe comunicación permanente para dar soluciones oportunas. 1.3.03. VALORES

 Lealtad: Los empleados mantienen un compromiso integral con el negocio, ya que se sienten identificados con el ejercicio de sus funciones.  Confianza: Existe una estabilidad laboral que permite al personal sentirse seguros en el desarrollo de las actividades.  Honestidad: Siempre transparentes en la gestión administrativa e identificada con un compromiso hacia la sociedad, el estado y el medio ambiente.  Eficiencia: Se posee la capacidad de alcanzar los objetivos y metas planteadas con los recursos y tiempo disponible en cada una de las actividades encomendadas para lograr así la optimización.  Responsabilidad: Existe un compromiso del personal de cumplir con sus actividades en los plazos y formas pactadas, para brindar un excelente producto a los clientes.

1.4.

BASE LEGAL ASADERO POLLO TEJANO

La base legal con la que cuenta y es administrado el negocio es la siguiente:

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CAPITULO I GENEREALIDADES

1.4.02.

LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS Esta ley regula las relaciones jurídicas provenientes de los tributos, entre sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán a todos los tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los mismos, así como las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.3

Esta ley tiene por objeto establecer bajo la dirección del Servicio de Rentas Internas SRI el registro, conciliación, declaración y pago de tributos sobre los ingresos de fuente ecuatoriana que generan las personas naturales y jurídicas en el ejercicio de sus actividades laborales, manifestados mediante tasas, impuestos y controles especiales generar una renta que estimule la inversión, la reinversión, el ahorro y empleo para el desarrollo económico, social del Estado.

El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad económica cuenta con el RUC 1713282877001 (Ver Anexo No. 2), es una persona natural no obligada a llevar contabilidad por cuanto no pasa los montos establecidos

3

Código Tributario, Pág. 1A

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CAPITULO I GENEREALIDADES

por el SRI. Sus obligaciones tributarias son la declaración mensual del IVA y la declaración del impuesto a la Renta

1.4.03.

ORGANISMOS DE CONTROL

Ministerio de Salud Pública Ejecuta la Rectoría del Sistema Nacional de Salud a fin de garantizar el derecho a la salud de los ecuatorianos, por medio de la promoción y protección de la salud, seguridad alimenticia, salud ambiental y acceso permanente e interrumpido a los servicios de salud.

El Ministerio de Salud controla y proporciona un marco de referencia al negocio ASADERO POLLO TEJANO, a través de la emisión de disposiciones sanitarias de alimentos que controlen el adecuado y buen manejo de los alimentos con el fin de preservar y mejorar la salud humana.

Ministerio de Trabajo El Ministerio de Trabajo ejerce la rectoría y normalización de los sectores de trabajo por medio de la implementación de políticas activas de empleo tendientes al desarrollo de los recursos humanos regulando las relaciones

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CAPITULO I GENEREALIDADES

laborales y la participación de los diferentes actores sociales para disminuir los índices de desempleo y subempleo, mejorando las condiciones de vida de los ciudadanos ecuatorianos.

Para nuestro establecimiento constituye un órgano rector y regulador de las relaciones laborales existentes entre empleador y trabajador.

El Asadero Pollo Tejano tiene obligaciones con el Ministerio de Trabajo ya que están bajo su dependencia a cuatro empleados los mismos que tienen su respectivo contrato de trabajo.

Instituto de Seguridad Social El Instituto de Seguridad Social es una entidad cuyo objetivo es la protección de la población urbana y rural que mantiene o no una dependencia laboral contra enfermedades, riesgos de trabajo,

maternidad, discapacidad, cesantía, muerte.

El Asadero Pollo Tejano cumple con la afiliación a sus empleados al IESS, por lo cual son acreedores a todos los beneficios establecidos dentro de la seguridad social del Ecuador. (Ver Anexo No. 3)

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CAPITULO I GENEREALIDADES

1.5.

ORGANIZACIÓN DEL ASADERO POLLO TEJANO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

1.5.02.

Representación gráfica que comprende la distribución de las funciones, puestos, áreas y relaciones de una empresa. GRAFICO N°1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ASADERO POLLO TEJANO

CONTADORA

FUENTE: “Pollo Tejano” ELABORADO: Jenny Borja

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CAPITULO I GENEREALIDADES

1.5.03.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Representación gráfica que indica la manera como está distribuida la responsabilidad por cada función o actividades en las áreas de una empresa. GRAFICO N°2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ASADERO POLLO TEJANO

PREPARACION: RECIBE, PREPARA, MANTIENE, ALIÑA, COCINA EL POLLO.

ASISTENCIA TRIBUTARIA: PAGO DE IMPUESTOS DECLARACIONES
GERENCIA: PLANIFICACION, ORGANIZACIÓN,DIRECCION, COMTROL, Y EVALUACION.

CAJA:
COBRAR. ATENCION AL CLIENTE.

COCINA: PREPARA TODO LO REFERENTE AL ACOMPAÑAMIENTO DEL PLATO PARA EL POLLO.

FUENTE: “Pollo Tejano” ELABORADO: Jenny Borja

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CAPITULO I GENEREALIDADES

GERENCIA: Ing. Xavier Ruiz Encargada de:  La conexión entre los objetivos de venta del negocio y las personas que laboran en el.  Velar por el bienestar del negocio y sus colaboradores.  Establecer un plan de organización y políticas administrativas.  Elaborar el presupuesto de gastos e inversiones acerca del negocio para su futuro crecimiento.  Control de inventarios de materia prima y suministros.  Arqueo de facturas, caja chica y cheques.  Coordinar el pago a proveedores.  Responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas de control establecidas por el negocio. Asistencia Tributaria Responsable de:  Revisar la legalidad y veracidad de la documentación sustentatoria de las transacciones del negocio.  Realizar las declaraciones de los impuestos que se realiza de manera mensual y anula respectivamente.

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CAPITULO I GENEREALIDADES

PREPARACIÓN: Sra. Targelia Cepeda Aquí se realiza todo lo que se refiere a la transformación de materia prima principal del plato para la venta. La persona ingresa a las 8:30 a.m. su función principal es la preparación del pollo que es la materia prima principal del negocio; realiza los cortes y aliña debidamente para que sea colocado en el horno de asar. Además colabora con la limpieza del local y preparación de salsas o aderezos para el plato. COCINA: Sra. Alicia Copa Sra. Juana remache Aquí trabaja una persona que inicia sus labores a las 8:30 a.m. e encarga de preparar el consomé, arroz, ensalada, ají que son el complemento para la venta del plato; por otro lado deja listo todo para la venta de la tarde, ya que sus labores del día terminan a las 4:30 p.m. e ingresa la otra colaboradora para la venta de la tarde.

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CAPITULO I GENEREALIDADES

CAJA: Srta. Nataly Martínez Srta. Elizabeth Borja En esta área se encuentra la dueña del local de lunes a jueves y los fines de semana tenemos una persona encargada, la misma que es responsable de:  Tener una presentación impecable  Recibir al cliente de manera amable y respetuosa  Ser paciente con los comensales que llegan a nuestro

establecimiento.  Cobrar los pedidos que realice el cliente  Despachar el producto 1.6. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

El Asadero Pollo Tejano para realizar su actividad económica se encuentra ubicado en la Av. Daniel León Borja y Carlos Zambrano, Parroquia.

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CAPITULO I GENEREALIDADES

GRAFICO N°3 UBICACIÓN GEOGRÁFICA ASADERO POLLO TEJANO

FUENTE: Investigación de Campo ELABORADO: Jenny Borja

1.7.

POLÍTICAS DEL ASADERO POLLO TEJANO

El negocio actualmente viene desarrollando su actividad principal en base a disposiciones internas que se entienden como normas o políticas las mismas que regulan la compra de materiales y la venta del producto.

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CAPITULO I GENEREALIDADES

1.7.02.

POLÍTICAS DE COMPRA

 Toda compra de materia prima directa o indirecta que ingresa al local y que entregue el proveedor debe ser respaldado con su respectiva factura legal, nota de compra (en el caso de mercado).  Es responsabilidad del propietario documentar todas las

operaciones de compra para realizar las declaraciones.  Todas las compras se cancelan con cheque, excepto las del mercado.  El crédito máximo que se tiene con las empresas proveedoras es de 15 días.

1.7.03.

POLÍTICAS DE VENTA

 Todas las ventas son al contado y se marcara debidamente en la caja registradora entregando su ticket al cliente.  El producto que es para la venta será revisado por el cliente en el momento del despacho.  En contratos que se realicen se recibirá un anticipo del 50% del valor acordado y la diferencia en el momento de la entrega del pedido. 1.8. PROVEEDORES

El Asadero Pollo Tejano para la venta de pollos al carbón a sus clientes dispone de los siguientes proveedores: 14

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CAPITULO I GENEREALIDADES

CUADRO N°1 ASADERO POLLO TEJANO PROVEEDORES

EMPRESA

PRODUCTO

DIRECCIÓN

TELÉFONO

Aceite

KM.5 ½ Vía Manta-Montecristi (Manta)

052920091

LA FABRIL

Avitalsa S.A.

Pollo

Chambo , Barrio El Carmen (Chambo)

33013211

Pronaca

Pollo

Parque Industrial Av. Antonio Santillán Lote 2(Riobamba)

2953053

Aliños

Av 6 de Diciembre N39-29 y el Telégrafo (Quito)

2451562

GODOY RUIZ S.A.

Salsas

Km 1 Vía Pillaro S/N y Secundaria

032451318

MARC SEAL

Compras General DICOSAVI

Guayaquil 2124 y 5 de Junio ( Riobamba)

2965237

PLASTIMAS

Plásticos

5 de Junio 2134 y Guayaquil (Riobamba)

2942754

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CAPITULO I GENEREALIDADES

Desechables

Ruiz Catalina Esperanza

Aliños

Espejo2146 y 10 de Agosto

2960094

Desinfectantes

Calle Azuay0136 y Oriente (Ambato)

092872612

SOLIS DIEGO

Mercado Mayorista

Legumbres

Riobamba

Arroz

Carabobo 1640 y Colombia

2940532

MEGASUCASA

Arca Ecuador S.A.

Gaseosas

Av. Monseñor Leónidas Proaño (Riobamba)

2600173

FUENTE: Facturas Proveedores Asadero Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja

1.9.

CLIENTES

Los clientes del asadero Pollo Tejano son los habitantes de la ciudad de Riobamba, así niños, jóvenes y adultos por la atención y su sabor.

1.10. HORARIO DE TRABAJO El horario de trabajo se distribuye de la siguiente manera:

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CAPITULO I GENEREALIDADES

La entrada es a las 8:30 am del primer grupo de trabajo hasta las 4:30 pm; y a partir de esta hora ingresa el otro grupo de trabajo en otro horario de 4:30 pm a 10:30 pm.

1.11. RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo N°3) Dispone:  Horno para asar con capacidad de 24 pollos  Freidora de papas Americana de papas  Cocina industrial tres hornillas  Peladora de papas industrial  Microondas  Caja Registradora

1.12. PRODUCTOS Y SERVICIO QUE OFRECE El Asadero Pollo Tejano ofrece a su distinguida clientela los siguientes productos:

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CAPITULO I GENEREALIDADES

CUADRO N°2 ASADERO POLLO TEJANO LISTA DE PRECIOS PRODUCTOS Pollo Entero Medio Pollo Cuarto de Pollo Pollo Entero Solo Medio Pollo Solo Cuarto de Pollo Solo Combo presa + papas +ensalada Combo presa +papas+ensalada+cola Combo salchipapa+cola Poción de arroz Porción de papas Porción de ensalada Cola pequeña PRECIOS $ 9,80 $ 5,50 $ 2,75 $ 9,00 $ 4,50 $ 2,30 $ 1,80 $ 2,00 $ 1,60 $ 0,50 $ 0,80 $ 0,40 $ 0,50

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CAPITULO I GENEREALIDADES

Cola mediana 1lt Cola familiar 3lt Agua Te Limonada Cola pequeña desechable
FUENTE: Asadero Pollo Tejano ELABORADO: Jenny Borja

$ 1,00 $ 2,00 $ 0,40 $ 0,70 $ 0,50 $ 0,60

1.13. ANÁLISIS FODA Es una matriz que nos va a servir para ordenar la información

recolectada del entorno interno (Fortalezas y Debilidades) y externo (Amenazas y Oportunidades)

El Asadero Pollo Tejano a continuación

presenta sus fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas, obtenidas de la encuesta realizada a sus empleados y clientes

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CAPITULO I GENEREALIDADES

CUADRO N° 3 ASADERO POLLO TEJANO Matriz FODA

FORTALEZAS

DEBILIDADES

 

El sabor del producto La proveeduría directa de la empresa “AVITALSA” con su producto el pollo crudo procesado.

Las

competencias

centrales

son deficientes.  Falta de capacitación al

personal que labora en el negocio.   Falta de control Falta de capital para la

La maquinaria necesaria para la preparación del producto.

Ubicación estratégica del local dentro de la ciudad.

reinversión

Buen ambiente de trabajo

OPORTUNIDADES    Crecimiento con innovación de productos Diversificación de otras líneas de productos A través del análisis de información optimizar la organización que permita la implementación de mejoras  Tecnología     

AMENAZAS No poseer patentes Inestabilidad Económica del país Políticas Gubernamentales Aumento de costos en la materia prima Ingreso de nueva competencia

FUENTE: Encuesta ELABORADO: Jenny Borja

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

CAPITULO II FUNDAMENTACION TEÓRICA

2.1.

GENERALIDADES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 4

Nosotros para poder hablar de Auditoria Administrativa necesitamos primero conocer que la administración es la forma eficiente de las diferentes actividades personales y de grupo, es el proceso que ayuda a coordinar actividades de los trabajadores para obtener optimización y calidad en el manejo de los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos, se asocia con un beneficio para la organización y el personal.

Dentro del estudio y aplicación de la administración tenemos que señalar los principios básicos de la misma, los cuales dentro de este proceso nos

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SOTOMAYOR, Alonso Amador

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

permiten llegar a cumplir con los objetivos de la organización de acuerdo con su ámbito y giro, siempre y cuando haya vigilancia y continuidad; los cuales son: CUADRO N° 4 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL

Metas

Estructura

Comportamiento

Normatividad

Objetivos

Niveles

Liderazgo

Vigilancia

Estrategias

Jerarquías

Motivación

Medición

Políticas

Esbeltez

Decisiones

Evaluación

Programas

Compactación

Sensibilidad

Informe

Hoy en día es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad de auditoria para conocer la veracidad tanto de la información financiera que se han generado como de las actividades relacionas con el área administrativa.

En caso de una auditoria administrativa se consideran aspectos muy variados que toman en cuenta la eficiencia y eficacia de las operaciones.

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2.1.01. CONCEPTO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.

2.1.02. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA5 Por sus características, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las

organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causaefecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.  De control Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.  De productividad

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SOTOMAYOR, Alonso Amador

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Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.  De organización Determinar que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, competencia, funciones, y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de la auditoria y del trabajo en equipo.  De servicio Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.  De calidad Disponen a que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.  De cambio Transforman la auditoria en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.  De aprendizaje Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

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 De toma de decisiones Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoria en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.  De interacción Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en función de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como los proveedores y clientes.  De vinculación Facilitan que la auditoria se constituya en un vínculo entre la organización y un contexto globalizado. 2.2. HABILIDAD PARA PENSAR EN TÉRMINOS ADMINISTRATIVOS El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 2.3. ALCANCE Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurídica 25

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             

Criterios de funcionamiento Estilo de administración Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

2.4. CAMPO DE APLICACIÓN En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

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En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

 Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)  Entidad Paraestatal  Organismos Autónomos  Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)  Comisiones Intersecretariales  Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:

 Tamaño de la empresa  Sector de actividad  Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:  Microempresa  Empresa pequeña
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 Empresa mediana  Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:  Telecomunicaciones  Transportes  Energía  Servicios  Construcción  Petroquímica  Turismo  Cinematografía  Banca  Seguros  Maquiladora  Electrónica  Automotriz  Editorial  Arte gráfico  Manufactura  Autocartera  Textil  Agrícola 28

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 Pesquera  Química  Forestal  Farmacéutica  Alimentos y Bebidas  Informática  Siderurgia  Publicidad  Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en  Nacionales  Internacionales  Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:  Exportación  Acuerdo de Licencia  Contratos de Administración  Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas  Subsidiarias

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En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organización 2. Naturaleza de su función

Por su tipo de organización son:  Fundaciones  Agrupaciones  Asociaciones  Sociedades  Fondos  Empresas de solidaridad  Programas  Proyectos  Comisiones  Colegios

Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:  Educación  Cultura  Salud y seguridad social  Política  Empleo  Alimentación
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 Derechos humanos  Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador sólido.

2.5. FACTORES Y METODOLOGÍAS  Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.

 Organización. 31

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a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departa mentalización.

 Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

 Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.

 Sistemas y Procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías.

 Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

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 Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultado.

 Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación.

 Equipo Físico y su Disposición. Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo.

 Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes.

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2.6. METODOLOGÍA PARA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA6 La Metodología para la auditoria administrativa comprende las siguientes fases:  Planeamiento  Ejecución  Informe

2.6.01. PLANEAMIENTO Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria

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http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-auditoria-interna/normasinternacionales-auditoria-interna2.shtml#xmetaudadm

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Los enfoques que pueden utilizarse para la selección son: consideración de los problemas y debilidades conocidas e identificación de ares importantes no auditadas anteriormente. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) Reuniones de trabajo, b) quejas y reclamos, e c) indicadores de rendimiento.

El interés de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atención en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.

Etapas de la Fase de Planeamiento:  Revisión General  Conocimiento inicial de la entidad a examinar  Análisis preliminar de la entidad  Formulación del Plan de Revisión Estratégica  Ejecución del plan  Formulación del Reporte de Revisión Estratégica  Revisión Estratégica  Elaboración del Plan de Auditoria

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2.6.01.1. REVISIÓN GENERAL Se inicia con la obtención de información sobre el sobre la entidad, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debiéndose adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones.

2.6.01.2. CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD A EXAMINAR Con el objeto de evaluar:  Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener  Recursos presupuestales autorizados: asignación de fondos

autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.  Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos.  Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el sistema es efectivo y manejado en función de los criterios de eficiencia y economía y en armonía con las leyes y reglamentos vigentes.  Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del Informe: guarda relación con los objetivos de la auditoría y los usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y calidad).

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2.6.01.3. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS DE AUDITORIAS ANTERIORES Suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administración y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores, lo que podría determinar su inclusión en el examen.

2.6.01.4. FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL PLANEAMIENTO Otra fuente de información para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto que está constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de información de utilidad para el planeamiento de futuros exámenes tales como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de información gerencial, normatividad interna. Organización, actividades que lleva acabo la entidad, recursos utilizados en las actividades y planeamiento.

2.6.01.5. INFORMACIÓN PROVENIENTE DEL ÓRGANO DE AUDITORIA INTERNA Puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminándose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.

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2.6.01.6. ANÁLISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD El auditor lo elabora en base a la información recopilada en la etapa de revisión general y considera:  Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella.  Factores del ambiente del control interno:  Integridad y valores éticos: principios morales sólidos, que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad.  Asignación de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las actividades operativas.  Estructura organizacional. Para saber cómo planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos.  Políticas de administración de recursos humanos: se relacionan con la contratación, orientación, capacitación, evaluación, asesoría, promoción, remuneración del personal de la entidad.  Los factores externos a considerar son los siguientes: Proveedores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza política, factores psicosociales, tecnología y factores económicos-financieros.

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El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades. Los factores internos se refieren a: factores administrativos, factores económicos financieros, factores tecnológicos, factores psicosociales, y grupos de interés.

2.6.01.7. FORMULACIÓN DEL PLAN DE REVISIÓN ESTRATÉGICA El producto final de esta etap a es un reporte que contiene los

resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servirá de base para la formulación de los programas de auditoria en la fase de ejecución.

Estructura del Plan de Revisión Estratégica  Origen de la revisión  Objetivos y alcance de la revisión  Enfoque a utilizar  Analizar preliminar

Comprensión de la entidad, sistema funcional, programa o actividad.  Naturaleza de las actividades y operaciones.  Sistemas y controles gerenciales importantes  Recursos financieros-presupuestarios autorizados

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 Comprensión del ambiente de control interno  Factores externos e internos  Identificación de las fuentes de criterio aplicables  Revisión de informes de auditoría anteriores

Áreas generales de revisión  Áreas generales de revisión y criterios de selección  Criterios para excluir del examen áreas consideradas típicas o recurrentes.  Personal asignado  Presupuesto de tiempo  Procedimientos para la revisión estratégica

2.6.01.8. EJECUCIÓN DEL PLAN Una vez aprobado el Plan de Revisión Estratégica, el auditor encargado deberá reunirse con el "ente", para presentar a los miembros de su equipo que tendrán a cargo el desarrollo del trabajo. Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:

Aplicación de pruebas preliminares: Revisión de los sistemas e informes sobre medición de rendimiento, incluyendo los informes de evaluación de resultados del programa.

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Comprensión del ambiente de control interno: el auditor debe profundizar sus conocimientos, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta dirección y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno. Identificación de factores externos e internos: debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad. Definición de criterios de auditoria: son normas para la evaluación del diseño y el desempeño de los sistemas y controles gerenciales, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente específicos para determinarlos. Descripción de los sistemas y controles gerenciales: incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo planeado, en función de los criterios de eficiencia y economía, en armonía con las leyes y reglamentos vigentes.

Los controles gerenciales se clasifican en:  Controles de actividades y operaciones: incluyen políticas y procedimientos implementados por la administración, con el propósito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas. 41

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 Controles de confiabilidad y validez de la información: para asegurar que la información obtenida es confiable y válida y que se mantiene y revela en forma razonable y oportuna en los reportes.  Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos: para asegurar que la utilización de recursos sea concordante con el marco legal vigente y con las normas relacionadas con la gestión.  Controles de protección de recursos: comprenden las políticas, normas y procedimientos aprobados para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o utilización indebida.

2.1.01.9. FORMULACIÓN DEL REPORTE ESTRATÉGICO Una vez terminado la revisión estratégica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles correspondientes, los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen.

El reporte de la revisión estratégica, como mínimo debe contener:  Información introductoria.  Comprensión de las actividades y operaciones.  Criterios de auditoria identificados.  Asuntos más importantes examinados.  Conclusiones. 42

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 Recomendaciones.

2.6.01.10. ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA En esta etapa el auditor encargado y supervisor formula el proyecto del plan de auditoria para luego presentarlo, junto con el reporte de revisión estratégica. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria administrativa.

2.6.01.11. ESTRUCTURA DEL PLAN DE AUDITORIA Se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria. Su propósito es definir el alcance global de la auditoria administrativa, en términos generales y objetivos específicos.

Estructura del plan de auditoria  Origen de la auditoria  Resultado de la revisión estratégica  Objetivos de la auditoria  Alcance de la auditoria, metodología 43

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 Criterios de auditoria a utilizarse  Recurso de personal  Áreas a ser examinadas  Objetivos y alcance de la auditoria  Criterios de auditoria a utilizar  Fuentes de obtención de evidencia de auditoria  Equipo de trabajo  Información administrativa  Informes a emitir y fechas de entrega  Estructura del informe a emitir  Presupuesto de tiempo  Cronograma de actividades

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GRAFICO N°4 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

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Análisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.

GRAFICO N°5 ANTECEDENTES DE AUDITORÍA

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GRAFICO N°6
ANÁLISIS DE TIEMPO, PAPELES DE TRABAJO Y CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA.

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GRAFICO N°7 EJECUCION DE LA AUDITORIA

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2.6.02. EJECUCIÓN La fase de ejecución de la auditoria está focalizada en la obtención de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

2.6.02.1 ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Un programa de auditoria es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado.

2.6.02.2. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA
Durante la fase ejecución, el equipo de auditoria se aboca a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoria, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones.

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

CUADRO N° 5 LAS TÉCNICAS DE AUDITORIA MÁS UTILIZADAS PARA REUNIR EVIDENCIA

Técnicas de Verificación Ocular

Técnicas de Verificación Oral

Técnicas de Verificación Escrita

Técnicas de Verificación Escrita

Técnicas Verificación Física

Comparación

Indagación

Análisis

Comprobación

Inspección

Observación

Entrevista

Confirmación

Computación

Encuesta

Tabulación

Rastreo

Conciliación

Revisión Selectiva

2.6.02.3. EVIDENCIAS DE AUDITORIA Y MÉTODOS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.

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CUADRO N° 6

TIPOS DE EVIDENCIA  Evidencia Física  Evidencia Testimonial  Evidencia Documental  Evidencia Analítica

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos básicos:  Suficiente.- Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores.  Competente.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor público.  Relevante.- Cuando exista relación en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente.  Pertinente.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

2.6.02.4. EVALUACIÓN PROGRAMAS

DE

LA

EFECTIVIDAD

DE

LOS

La evaluación consiste en la verificación periódica del resultado de, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan
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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

exhibido en el uso de los recursos públicos, axial como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de políticas y planes de acción.

2.6.02.5. EVALUACIÓN GERENCIAL

DEL

CONTROL

INTERNO

El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en áreas donde el rendimiento no es satisfactorio, axial como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen. El control gerencial se clasifica en:  Controles sobre actividades del programa  Controles de cumplimiento  Controles para la protección de recursos  Controles de confiabilidad de la información

2.6.02.6. ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada, y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

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Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para:

 Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, entre otros.  Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo.  Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.

Además, deben formularse con claridad, pulcritud y exactitud; asimismo deben consignar los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones específicos examinados, así como sobre las desviaciones que presentan respecto de los criterios y normas establecidos o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

Requisitos de los papeles de trabajo:  Completos y exactos.  Claros, comprensibles y detallados.  Ilegibles y ordenados.  Información relevante. 53

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Es el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación.

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoria son:

 Importancia relativa que amerite ser comunicado.  Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. Objetivo.  Convincente para una persona que no ha participado en la auditoria.  Factores que afectan el desarrollo de hallazgos  Acondiciones al momento de ocurrir el hecho.  Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.  Análisis crítico de cada hallazgo importante.  Integralidad del trabajo de auditoria  Autoridad legal  Diferencias de opinión.

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Los elementos del hallazgo de auditoria son los siguientes:  Condición: situación actual encontrada  Criterio: norma aplicable  Defecto: el resultado adverso o potencial de la condición encontrada.  Causa: representa la razón o razones básicas por la cual ocurríos la condición.

2.6.02.7. DESARROLLO DE HALLAZGO DE AUDITORÍA
Durante el proceso de la auditoria, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluación y consideración en el informe correspondiente. Comunicación de hallazgos de auditoria Terminación de la fase de ejecución La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditoría.

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El retiro del equipo de auditoria debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dará por terminado el trabajo. 2.6.03. ELABORACIÓN DEL INFORME

El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:  Comunica los resultados de la auditoria de gestión.  Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.  Cada auditoria de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada.

El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoria de gestión es la siguiente:  Síntesis gerencial.  Introducción.  Conclusiones.  Observaciones y recomendaciones.

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2.6.03.1. CARACTERÍSTICAS DEL INFORME
Significación: Los asuntos incluidos en el informe de auditoría de gestión deben ser de la suficiente significación como para justificar que sean informados y, para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos.

Utilidad y oportunidad. Exactitud y beneficios de la información sustitutoria: La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crédito.  Calidad de convincente.  Objetividad y perspectiva.  Concisión.  Claridad y simplicidad.  Tono constructivo.  Organización de los contenidos del informe.

 Positivismo.

2.6.03.2. REDACCIÓN Y REVISIÓN DEL INFORME
La responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor encargado aunque también comparten esta responsabilidad, los

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miembros del equipo de auditoria. la misma que, no sólo se limita a la redacción del informe, sino también se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentación documentaria de los juicios emitidos por el auditor.

2.6.03.3. ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA
El borrador del informe de auditoría, redactado por el Jefe del equipo de auditoria y revisado por el supervisor asignado debe ser sometido a consideración del nivel gerencial correspondiente para su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.

2.6.03.4. EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD
Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditoria, en torno a los hallazgos de auditoria comunicados, igualmente por escrito, por el auditor encargado o el jefe del Órgano de Auditoria Interna, según corresponda.

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2.6.03.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME
Elevación y Remisión del Informe Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente para su aprobación final.

Seguimiento de medidas correctivas El trabajo de la auditoria de gestión no sería de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe.

El acto de implementación de recomendaciones debe ser dirigido por la alta dirección de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluación continua, metódica y detallada del aludido proceso.

2.7.

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el vínculo conector entre los registros del proceso administrativo y el informe de los auditores. Ellos documentan todo el trabajo realizado por los auditores y constituyen la justificación para el informe que estos presentan, mismo que contiene observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, apoyando así la ejecución y supervisión del trabajo.

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Los papeles de trabajo de auditoría ayudan a los auditores en diversas formas como: a) son un medio para coordinar el trabajo de auditoría; b) ayudan a los supervisar y revisar el trabajo; c) sirven de soporte para el informe de los auditores; entre otras.

2.7.01. ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo tienen que elaborarse de acuerdo a los siguientes parámetros:  Identificación de la auditoría  Proyecto de auditoría  Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado  Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría  Observaciones sobre el desarrollo del trabajo  Apuntes acerca de asuntos relevantes  Ajustes realizados en la ejecución del trabajo  Lineamientos aplicados en cada fase  Reporte de irregularidades

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2.7.02.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

a) Preparados en forma clara, concisa y precisa, con un lenguaje legible, referencias lógicas y un mínimo número de marcas. b) Realizados de forma expedita y deberán ser elaborados con los datos relevantes necesarios considerados por el auditor.

c) Elaborados sin enmendaduras que permitan la permanencia de la información contenida en ellos.

d) Serán normados bajo medidas que garanticen su custodia y confidencialidad.

Los papeles de trabajo deben ser redactados de forma clara, concisa, ordena y objetiva, contener suficiente y relevante información para que cualquier persona con autorización previa la utilice para su análisis, revisión y logre obtener una compresión integral de los mismos.

2.7.03.

ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

De la misma forma estos deben contener un adecuado archivo para su fácil acceso y uso. Los papeles de trabajo estarán contenidos en tres tipos de archivos:

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.7.03.1. ARCHIVO PERMANENTE
Constituye la base para la planificación y programación de la auditoría, en él están contenidas información histórica y actual de auditoría. Su información se actualizará permanentemente durante la ejecución de una auditoría.

2.7.03.2. ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
Contiene toda la información respecto a la planificación de cada auditoría que se realice dentro de una empresa, es decir existirá un archivo por cada auditoría que se realice actualizándose con la ejecución de una auditoría posterior.

2.7.03.3. ARCHIVO CORRIENTE
Corresponde a todos los papeles de trabajo realizados durante la ejecución de la auditoría. Son aquellos papeles que conforman la evidencia necesaria para que el auditor sustente los comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe de auditoría.

2.7.03.4. DENTIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben contener una adecuada identificación:

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.7.03.4.01. INDICES
Permite el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo por parte de los auditores y otros usuarios, además logra un ordenamiento lógico a través de un código asignado en cada papel de trabajo compuesto por una parte literal y una parte numérica, mismo que se sitúa en la parte superior derecha con color rojo.

A continuación se muestra un modelo de índices utilizados en para clasificar los papeles de trabajo:

ÍNDICE DE P/ T
Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida AD AD1. 1/n AD2. 1/n

Archivo de Planificación • Planificación Preliminar Programa de Auditoría Preliminar Entrevista con Autoridades Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz de Riesgos Preliminar
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PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/n 63

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Reporte Planificación Preliminar

PP6. 1/n

• Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Matriz de Riesgos Planificación Específica Reporte Específico Establecimiento Auditado Despacho Facturación Entrega Ventas Comunicación de Resultados Borrador de informe Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimiento

PE PE1. 1/n PE2. 1/n PE3. 1/n EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n CR BI. 1/n SM SM1. 1/n

2.7.03.4.02. REFERENCIAS
El equipo de auditoría deberá utilizar referencias que señalen en que papel de trabajo se sustenta cada comentario.

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

Es importante la utilización de referenciación cruzada donde junto a un determinado dato, comentario o valor por su importancia se señalará el índice de los papeles de trabajo del que proviene o pasa.

2.7.03.4.03. MARCAS DE AUDITORÍA
Constituyen signos, símbolos o claves de auditoría que permiten identificar el tipo de tarea, procedimientos, actividad o prueba que son ejecutadas durante la ejecución de una auditoría, estas deben ser distintivas y guardar uniformidad.

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2.8.

FORMATOS DE PAPELES DE TRABAJO

A continuación diseñaremos los papeles de trabajo con que vamos a realizar en la Fase I: 2.8.01. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR REF

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ÁREA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 1 Junio 2011 Término: 30 Junio 2011

Objetivo: Procedimientos:

Núm.

Actividad del Programa

Personal Responsable

Fecha

ELABORADO POR: FECHA:

SUPERVISADO POR: FECHA:

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ASADERO POLLO TEJANO
ÁREA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR Inicio: 1 Junio 2011 Término: 30 Junio 2011

REF

RIESGO DE CONTROL N° COMPONENTE ALTO MEDIO BAJO

ENFOQUE DE AUDITORIA

1 VENTAS

2 DESPACHO

3 FACTURACION

4 ENTREGA

ELABORADO POR: FECHA:

SUPERVISADO POR: FECHA:

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

Una vez que se ha realizado la Planificación Preliminar, ésta constituye la base fundamental para continuar con la Planificación Específica, debemos considerar los siguientes puntos importantes:

2.8.02.

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN

Este proceso debe permitir que el auditor recopile toda la información necesaria de forma ágil y oportuna enfocada siempre al registro de cualquier hallazgo y evidencia que permita desarrollar adecuadamente la auditoría.

Investigación Documental Constituye una técnica que permite situar, seleccionar y analizar la documentación pertinente de la empresa con el fin de desarrollar juicios útiles para la ejecución del examen de auditoría.

Las fuentes documentales que se requieren para el análisis respectivo son las siguientes: acta constitutiva, reglamento interno, base legal que sea aplica para este tipo de empresa, organigramas, sistemas de información, proyectos estratégicos, productos, áreas, ingresos, clientes, precios, proveedores, proceso de compra, entre otros.

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2.8.02.1. CÉDULA NARRATIVA
REF

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AREA OPERATIVA CÉDULA NARRATIVA PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREAS: RESPONSABLE: FECHA: OBJETIVO: COMENTARIOS:

ELABORADO POR: FECHA:

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Observación Directa Consiste en una revisión física del departamento de comercialización, para conocer, comprobar y apreciar el ambiente de trabajo,

desenvolvimiento de las diferentes actividades que en él se realizan.

2.8.02.2. ENTREVISTA
Es una técnica oportunamente planificada que consiste en el diálogo entre dos o más personas con el fin de obtener información sobre una determinada situación, evento y actividad que se desarrolla en el departamento de estudio.

Se realizará entrevistas a los directivos y personal involucrado dentro del departamento de comercialización para poder definir el comportamiento y desempeño del mismo y de la empresa, la información obtenida será posteriormente confirmada y documentada.

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REF AREA OPERATIVA ENTREVISTA A GERENTE PERÍODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

NOMBRE: CARGO: FECHA: 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades?

2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente?

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3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal?

ELABORADO Por: FECHA:

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AREA OPERATIVA ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011 REF

NOMBRE: CARGO: FECHA: 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?

2. ¿Cuáles son sus funciones?

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3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo?

ELABORADO Por: FECHA:

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2.8.02.3. CUESTIONARIOS
Son instrumentos que por medio de la formulación de preguntas claras, concisas, ordenadas lógicamente permitirán obtener información

homogénea de calidad y útil, que manifieste la interrelación existente entre las áreas del departamento permitiendo evaluar el comportamiento de la empresa eficientemente.

Estas preguntas deberán ser contestadas por parte de los responsables de las diferentes áreas bajo examen y en el desarrollo del mismo se confirmará las respuestas divulgadas. La información obtenida permitirá al auditor evidenciar las medidas de control existentes y aquellas áreas que requieren un control. Siendo así, que la afirmación en determinada pregunta indicará la existencia de controles y una negación indicará una debilidad o la inexistencia de los mismos.

Es necesario que los cuestionarios se efectúen siguiendo los siguientes pasos:

1. Efectuar un recuento de la documentación como: archivos, estudios y datos estadísticos existentes. 2. Realizar una observación directa. 3. Efectuar una propuesta de cuestionario para ser evaluado.

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REF AREA OPERATIVA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

RESPUESTAS N° PREGUNTAS SI NO N/A OBSEERVACIONES PLANEACION 1 2 3 ORGANIZACIÓN 1 2 3 DIRECCCION 1 2

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3 CONTROL 1 2 3 ELABORADO POR: FECHA:

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Cédulas y Gráficos Son instrumentos que se utilizan para obtener información en base al propósito de la auditoría. Están conformados por formularios, mismos que están diseñados con casillas, bloques, columnas que permiten la agrupación y división del contenido para posteriormente analizar, revisar la información contenida en estas herramientas.

Permite diagnosticar y evaluar áreas, variables bajo estudio así como también se puede apreciar la influencia de otras variables, conformado una interacción entre las mismas para una compresión global.

La utilización de las cédulas y gráficos respectivamente son una ayuda primordial para recopilar, ordenar y representar la información obtenida.

En el primer caso la información se amplía el rango de respuestas para conformar referencias documentales, hallazgos, evidencias, entre otros; mientras que en el segundo caso permite visualizar la información en cuadros y formas y presentarla en forma ágil y accesible.

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2.8.02.4. HOJA DE HALLAZGOS
REF

ASADERO POLLO TEJANO
AREA OPERATIVA HOJA DE HALLAZGOS PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREA

COMENTARIO: CONDICIÓN: CRITERIO: CAUSA: EFECTO:

CONCLUSIÓN 1 RECOMENDACIÓN 1

CONCLUSIÓN 2 RECOMENDACIÓN 2

ELABORADO POR: FECHA:

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ASADERO POLLO TEJANO
REF AREA OPERATIVA CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

FECHA: RESPONSABLE:

FUNCIÓN:

AREA:

DOCUMENTOS

RESULTADO DE ANALISIS

PROPUESTA

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OBSERVACIONES: ELABORADO POR: FECHA:

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REF AREA OPERATIVA CEDULA DE DETECCIÓN Y REGISTRO DE HALLAZGOS PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

AREA EVALUADA
ASPECTOS ASPECTOS N° HALLAZGO EVIDENCIA SÓLIDOS MEJORAR PARA OBSERVACIONES

OBSERVACIONES:

ELABORADO POR:

FECHA:

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.8.03. TIPOS DE INFORME A PRESENTAR

2.8.03.1. INFORME GENERAL
Responsable: Departamento o área encargada de realizar el informe Introducción: Descripción de las razones que hicieron necesario aplicar la auditoría, herramientas de aplicación y participación de empleados para el desarrollo del examen. Antecedentes.- Exposición de eventos, cambios, circunstancias importantes que incidieron en la implementación de la auditoría dentro de la empresa. Técnicas empleadas.- Instrumentos, herramientas utilizadas para obtener resultados enfocados al objetivo. Diagnóstico.- Determinación de causas y efectos de la auditoría, con justificaciones para adecuaciones o modificaciones. Propuesta.- Presentación de ventajas, oportunidades, desventajas que pueden derivarse de los cambios a implementarse. Estrategia de implementación.- Instrucción sobre los pasos, etapas necesarias para realizar o instrumentar los resultados. Seguimiento.- Definición de mecanismos de control, evaluación para cumplir con las propuestas realizadas por el auditor en base al trabajo realizado. Conclusiones y Recomendaciones.- Determinación de problemas encontrados, soluciones posibles para el logro de objetivos propuestos. 83

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Apéndices o anexos.- Representaciones gráficas o instrumentos de análisis utilizados para fundamentar el trabajo de auditoría.

2.8.03.2. INFORME EJECUTIVO
Responsable.- Departamento o área responsable de elaborar el informe Período de revisión.- Tiempo desarrollo de la auditoría. Objetivos.- Logros que se pretende alcanzar con la auditoría. Alcance.- Profundidad determinada para el examen de auditoría realizado a la empresa. Metodología.- Exposición de técnicas y procedimientos utilizados para reunir la evidencia suficiente con el objetivo de la auditoría. Síntesis.- Relación de los resultados y logros obtenidos con la asignación de recursos. Conclusiones.- Resumen de aspectos prioritarios, acciones ejecutadas y propuestas para realizarlas.

2.8.03.3. INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES
Mediante este informe se puede analizar y evaluar:  Realización o no del proceso de aplicación de auditoría.  Existencia o no observaciones importantes.

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

 Aplicación de la auditoría, reprogramación, replanteamiento  Horas Hombre utilizadas  Causas y efectos de las observaciones formuladas, y presentadas. Se presentan observaciones cuando:  Inobservancia de la normativa interna de la empresa.  Incumplimiento de los requerimientos de los clientes.  Deficiencia del servicio de proveedores.  Baja rentabilidad y productividad.  Necesidad de actualizar y capacitar sobre sistemas de información.  Replanteamiento de procesos relevantes y centrales. 2.9. INDICADORES una relación cuantitativa entre dos cantidades que

Constituye

corresponden a un mismo o diferente proceso, actividad o tarea. Se los puede comparar con otros aspectos relevantes para que permita realizar un análisis, comparación, juicios fundamentados sobre una evaluación o estudio que se requiere realizar.

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.9.01. INDICADORES DE GESTIÓN Es una referencia numérica creada desde una o más variables, que refleja aspectos del desempeño del componente que está siendo auditado, para que permita evaluar la gestión administrativa a través de la formulación de niveles de eficiencia, efectividad y economía dentro del proceso administrativo aplicados por la gerencia. a) PLANEACIÓN

 Visión

= Empleados que la conocen Total de empleados

 Misión

= Empleados que la conocen Total de empleados

= Empleados que participan en su definición Total de empleados

 Objetivos

= Objetivos alcanzados Objetivos definidos

 Metas
= Metas alcanzadas Metas establecidas

= Metas alcanzadas Objetivos definidos

 Estrategias
= Estrategias implementada Total de estrategias

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

= Tácticas implementadas Total tácticas

= Tácticas implementadas Total estrategias

 Procesos
= Procesos de control Total procesos

= Procesos estratégicos Total procesos

 Políticas
= Políticas aplicadas Políticas establecidas

 Procedimientos
= Procedimientos aplicados Procedimientos establecidos

 Enfoques
= Funciones asignadas Funciones definidas

 Niveles
= Acciones realizadas por nivel Acciones realizadas

 Horizonte
= Acciones realizadas Acciones planeadas

b) ORGANIZACIÓN
 División y distribución de funciones
= Empleados Número de áreas

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

 Cultura Organizacional
= Acciones realizadas para mejorar la dinámica organizacional Acciones Propuestas

 Cambio Organizacional
= Medidas de cambio emprendidas Medidas Propuestas

 Estudios Administrativos

= Estudios administrativos realizados Estudios administrativos propuestos

 Instrumentos Técnicos de Apoyo

= Instrumentos utilizados Instrumentos Propuestos

 Estructura Organizacional
= Áreas Sustantivas Total de áreas

=Áreas Adjetivas Total de áreas

c) DIRECCIÓN
 Liderazgo
= Estilos de liderazgo empleados Total de estilos propuestos

 Comunicación

= Canales de comunicación utilizados Canales de comuc. establecidos

 Manejo del Estrés Y Conflicto

= Personal con estrés Total del personal = Conflictos

Áreas de la organización = Crisis Áreas de la organización

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

 Toma de Decisiones

= Decisiones programadas Total de decisiones

= Decisiones no programadas Total de decisiones

d) CONTROL
 Naturaleza
= Controles concurrentes Total de controles

= Controles de retroalimentación Total de controles

 Sistemas

= Controles automáticos Total de controles

 Herramientas

= Controles presupuestarios Total de controles

 Calidad

= Sistemas de administración y seguimiento de la calidad Total de sistemas

e) ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS

 Coordinación

= Lineamientos de coordinación formulados Lineamientos Requeridos

= Lineamientos Áreas

 Proveedores

= Número actual de proveedores Total de proveedores

 Servicio al Cliente

= Personal responsable de la atención a clientes Total de personal

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.10.

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

En esta etapa se presentarán los resultados obtenidos durante la auditoría conforme se han desarrollado cada uno de los hallazgos sustentados con evidencia suficiente, competente y pertinente, mismos que estarán contenidos en un informe de auditoría que puede ser utilizado oportunamente por la máxima autoridad para la toma de acciones correctivas.

El informe de auditoría deberá ser independiente, objetivo, imparcial y constructivo e incluirá las debilidades de control interno, los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones apropiadas producto de la auditoría que constituirá la base para le mejoramiento de los asuntos examinados.

Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones deben tener las siguientes características:

 Objetividad.- Imparcialidad en las situaciones encontradas  Oportunidad.- Accesibilidad de la información en el tiempo y lugar.  Claridad.- Fácil entendimiento del contenido.

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

 Utilidad.- Beneficio de la información.  Calidad.- Apego a la normativa de calidad.  Lógica.- Orden secuencial de acuerdo a información relevante.

Concluido la redacción y estructura del borrador de informe, el responsable de la auditoría debe realizar una revisión de la redacción y contenido, con el fin de que en él se detallen todos los aspectos importantes obtenidos y si amerita un cambio se lo haga con el fin de clarificar e indicar cualquier suceso pasado por alto que podría ser útil para la formulación, implantación de recomendaciones y presentación del informe final.

2.11.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El seguimiento consiste en elaborar un plan de trabajo conjuntamente con los directivos de la empresa, donde se refleje los lineamientos generales para desarrollar una implementación de mejoras orientadas corregir las debilidades encontradas para evitar su recurrencia e incumplimiento.

En este plan de trabajo se determinarán las acciones específicas a implementarse, objetivos, alcance y plazos para el cumplimiento

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

oportuno de las recomendaciones proporcionadas en el informe de auditoría.

Se deberá incluir programas de información sobre la naturaleza, propósito de las recomendaciones a implementarse con el fin de eliminar obstáculos y evitar las resistencias al cambio por parte del personal. La estrategia utilizada para el monitoreo de recomendaciones se puede enfocar en tres tipos de criterios:  Monitoreo Corporativo.Cuando las recomendaciones

comprometen a los directivos para su respectiva actuación.  Monitoreo Funcional.- Cuando las recomendaciones involucran a los jefes de los departamentos de una empresa, para realizar un control de las acciones correctivas.  Monitoreo Operativo.- Cuando las recomendaciones involucran a al personal operativo debido a su relación y vinculación con las operaciones empresariales.

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

ASADERO POLLO TEJANO
REF AREA OPERATIVA MATRIZ DE SEGUIMIENTO PERIODO: Del 1 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011

RESPONSABLE N° RECOMENDACIONES IMPLANTACION PLAZO FECHA OBSERVACIONES

ELABORADO POR:

FECHA:

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.12.

ESTRATEGIA

El término estrategia es de origen griego: Estrategeia. Estrategos o el arte del general en la guerra, procedente de la fusión de dos palabras: stratos (ejército) y agein (conducir, guiar).

El concepto de estrategia es objeto de muchas definiciones lo que indica que no existe una definición universalmente aceptada. Así de acuerdo con diferentes autores, aparecen definiciones tales como: "Conjunto de relaciones entre el medio ambiente interno y externo de la empresa" "Un conjunto de objetivos y políticas para lograr objetivos amplios" "La dialéctica de la empresa con su entorno (Ansoff 1976) "} "Una forma de conquistar el mercado" "La declaración de la forma en que los objetivos deberán alcanzarse, subordinándose a los mismos y en la medida en que ayuden a alcanzarse" "La mejor forma de insertar la organización a su entorno" De la misma manera se la puede definir desde otras interpretaciones como son: Estrategia como Plan Un curso de acción conscientemente deseado y determinado de forma anticipada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la

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CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA

empresa. Normalmente se recoge de forma explícita en documentos formales conocidos como planes. Estrategia como Táctica Una maniobra específica destinada a dejar de lado al oponente o competidor.

Estrategia como Pauta La estrategia es cualquier conjunto de acciones o comportamiento, sea deliberado o no. Definir la estrategia como un plan no es suficiente, se necesita un concepto en el que se acompañe el comportamiento resultante. Específicamente, la estrategia debe ser coherente con el comportamiento.

Estrategia como Posición La estrategia es cualquier posición viable o forma de situar a la empresa en el entorno, sea directamente competitiva o no.

Estrategia como Perspectiva La estrategia consiste, no en elegir una posición, sino en arraigar compromisos en las formas de actuar o responder; es un concepto abstracto que representa para la organización lo que la personalidad para el individuo. 95

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

CAPITULO III “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO

TEJANO, DE LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO PARA DETERMINAR LAS FALENCIAS Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA LA TOMA DE

DECISIONES, PERÍODO 2011.”

3.1. INTRODUCCIÓN Así como es sano practicar auditoria a las operaciones de una organización, también resulta beneficioso que con un fin preventivo se aplique en aquellas que están por realizarse.

El sentido positivo de esta disciplina, enfocado a la administración, ya sea general o en alguna de sus acentuaciones, da lugar a lo que llamamos

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Auditoria Administrativa, la cual representa una faceta muy particular de la auditoria en el campo de la administración, cuyo proceso, funciones, teorías y aplicaciones norman en cierta medida la directriz a observar dentro de la organización. El surgimiento de la Auditoria Administrativa se dio en respuesta a la necesidad que tiene el negocio de conocer cómo se encuentra la situación actual del mismo a nivel institucional, para el correcto manejo de decisiones que afectaran en un futuro el estableciendo. Por ello se requerirá atención en áreas que no necesariamente son de tipo financiero y estos resultados nos servirán como una herramienta eficaz de control.

3.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. El presente negocio “Asadero Pollo Tejano” abrió sus puertas a la ciudadanía de Riobamba el 11 de Mayo del 2009, el mismo nace de la necesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos para la familia Ruiz Borja. El Ing. Xavier Ruiz y su esposa en su búsqueda constante de nuevas

formas de ingreso y siempre con la visión de generar fuentes de empleo ,busca nuevas alternativas de negocio de allí surge la idea de instalarse el asadero de pollo, realizando con anterioridad un análisis de todos los posibles riegos que esto conllevaba ya que hay una fuerte competencia ; pero luego de un análisis exhaustivo logrando con éxito cristalizarlo de 97

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

hecho ahora es una realidad ; teniendo como fortaleza el respaldo de una gran empresa como es “AVITALSA” “POLLO ANDINO” que provee la materia prima principal para el asadero. El negocio fue creado con capital propio y se ubica en la Av. Daniel León Borja 40-26 y Carlos Zambrano frente a “AMBANDINE” el mismo que ha conseguido tener una buena clientela por su sabor, la atención al cliente y la salubridad que existe en el mismo a pesar de que se siguen haciendo mejoras viendo la necesidad del negocio y lo requerimientos de los consumidores. Como lo enunciamos, el “Asadero Pollo Tejano “se ve en el deber de seguir haciendo mejorías dentro de su local para brindar mejor atención a las personas que consumen lo que se prepara “ Pollo Asado”, y para poder realizar nuevas inversiones se ve en la necesidad de conocer

cómo se han ido desarrollando sus operaciones a través de los dos años que ya viene funcionando , de manera que se tomara una muestra de los tres últimos meses de trabajo , lo que no llevara a determinar los motivos de algunas falencias que se han venido dando las cuales se conocen al momento de manera empírica . A partir de esto se va a desarrollar una Auditoria Administrativa la que nos va ayudar a obtener resultados obtenidos podremos establecer

estrategias para el funcionamiento adecuado del negocio. La persona que está a cargo del establecimiento es el Ing. Xavier Ruiz ha observado la falta que hace realizar un análisis hacerca de los

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

procesos internos del establecimiento , ya que nos ha comunicado que no existe Control Interno mucho menos reglamento que le ayude a determinar el buen funcionamiento del establecimiento el cual ha venido funcionando de manera simple y las actividades se realizan en cierta parte bien pero falta estrategias para poder llegar a la eficiencia y eficacia de su trabajo. Además con este trabajo proporcionaremos las herramientas necesarias para la optimización de los procesos administrativos del local y nos ayudara a crear un excelente mecanismo de control interno para las personas que laboran en la empresa, el número total de colaboradores se divide de la siguiente manera: dos ayudantes de cocina y una persona en caja, para minimizar los desperdicios y que no existan faltantes en inventarios y de esta forma poder administrar correctamente el negocio ya que su dueño tiene proyecciones de crecimiento para poder brindar un servicio acorde a las necesidades del cliente. Con esta información ya real se va a realizar estudios para futuras

sucursales dentro de la ciudad y si es posible fuera de ella, pero se tiene primero que cimentar bien lo que es el local principal y con este proyecto se va a poder planificar adecuadamente.

3.3. JUSTIFICACIÓN Mediante la observación que se ha realizado al manejo de los procesos y funciones del Asadero Pollo Tejano, además de los problemas que se han venido presentando en los últimos meses la administración del
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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

establecimiento autorizado la aplicación de la Auditoria Administrativa para identificar donde se encuentran las causas de los inconvenientes y dar soluciones oportunas para optimizar las actividades de la empresa; a la ves encontrar las oportunidades de mejora que le permitirán ofrecer un excelente servicio a sus clientes y contar con condiciones de trabajo estables para su personal.

Es conveniente señalar que la iniciativa de implantar una auditoria obedece a la necesidad de establecer normas y estrategias que mejoren sustancialmente el desempeño de la empresa, garantizar su crecimiento y disponer de toda una gama de posibilidades para hacer frente de manera congruente a las demandantes condiciones del mercado.

3.4. OBJETIVOS 3.4.1. OBJETIVO GENERAL Realizar una Auditoria Administrativa al Asadero Pollo Tejano, de la ciudad de Riobamba provincia de Chimborazo para determinar las falencias y establecer estrategias para la toma de decisiones, período 2011.

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

3.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.  Realizar el Programa de Auditoría Preliminar para conocer lo lineamientos de carácter general y de esta manera determinar conocer la situación administrativa del Asadero Pollo Tejano, generando un informe preliminar de los hallazgos

 Realizar el Programa de Auditoría Específico partiendo de los resultados anteriores para realizar un estudio más profundo de los hallazgos con el objetivo de dar recomendaciones a cada uno de ellos.

 Encontrar deficiencias en las operaciones de la administración del Asadero Pollo Tejano.

 Mejorar el desempeño organizacional en los niveles del negocio.

 Brindar al negocio los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento.  Establecer estrategias para mejorar la administración del negocio y así llegar a cumplir con los objetivos y metas 3.4.3. PROCEDIMIENTOS  Selección del área a auditar 101

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

     

Preparaciones de entrevistas Encuesta y cuestionarios de control Programa de auditoria Investigación y análisis Conclusiones y Recomendaciones Informe

3.5. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

JUSTIFICACIÓN
Tratamos de buscar el bienestar del establecimiento, basándonos en las necesidades y requerimientos que el mismo tiene, para poder dar posibles soluciones y recomendaciones a los problemas encontrados en el transcurso de la auditoria; la misma que con su planificación se dará los lineamientos que garantizaran la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

Nos enfocaremos en mejorar la calidad del servicio al cliente, a la vez que se tratara de estabilizar a los trabajadores que desembocara en el aumento de productividad y rentabilidad del negocio.

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

3.5.01. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION

3.5.01.1. OBJETIVO GENERAL
Se establecerá los métodos que se van a utilizar de manera ordenada y secuencial tomando en cuenta las condiciones que tiene que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

3.5.01.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS
 Identificar claramente la estructura de los procesos básicos de la organización.  Conocer el mérito individual, el comportamiento y el rendimiento.  Evaluar las responsabilidades asignadas a cada trabajador  Facilitar la comunicación  Entrevistas con el personal y el administrador  Observación del personal  Evaluación del personal

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

3.6. FACTORES A REVISAR Como primera medida vamos a determinar los factores que se consideran esenciales para el estudio de la organización en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

Dentro del proceso administrativo nosotros vamos a realizar un análisis de los siguientes puntos:

3.6.01. ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO Planeación:  Visión  Misión  Objetivos  Metas  Estrategias  Procesos  Políticas  Procedimientos Propósito Estratégico: Definir el marco de acentuación de la organización. 104

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Organización:  Estructura Organizacional  División y distribución de funciones  Cultura Organizacional  Recursos Humanos  Instrumentos técnicos de apoyo Propósito Estratégico: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización Dirección:  Liderazgo  Comunicación  Motivación  Grupos de trabajo  Manejo del estrés el conflicto y la crisis  Tecnología de información  Toma de decisiones  Creatividad e innovación Propósito Estratégico: Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización.

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Control:  Naturaleza  Sistemas  Procesos  Áreas de aplicación  Herramientas  Calidad Propósito Estratégico: Medición del progreso de las acciones en función al desempeño.

3.6.02. ELEMENTOS ESPECIFICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El siguiente punto a analizar son los elementos específicos que

complementan el proceso administrativo y nos permiten determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización y tenemos:

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

CUADRO N°7 ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE LA ADMINSITRACIÓN

ELEMENTOS ESPECÍFICOS

ATRIBUTO FUNDAMENTAL

 Adquisiciones

Abastecimiento de recursos.

 Almacenes e inventarios

Resguardo y canalización de recursos

 Asesoría Externa

Soporte especializado con visión de negocio

 Asesoría Interna

Asistencia para mejorar el desempeño

 Coordinación

Determinar la unidad de acción

Disposición de instalaciones para el flujo de  Distribución del Espacio trabajo

 Informática

Manejo información alterno.

 Marketing

Desplazamiento y ubicación de productos

Generación de productos y/o servicios con un  Operaciones valor agregado

 Proveedores

Suministros de insumos

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

 Recursos Financieros y Contabilidad Manejo, registro y control de recursos

 Servicio al Cliente

Capacidad de respuesta

3.7. FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR Son las instancias internas y externas que vamos a necesitar para captar la información requerida y plasmar en los papeles de trabajo que se adjuntaran en anexos. Entrevistas, cuestionarios y encuestas que se aplicara al área operativa del negocio.

Internas:  La parte administrativa  Los trabajadores del establecimiento  Sistemas de información

Externos:  Proveedores actuales  Clientes del negocio

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

3.8. INVESTIGACION PRELIMINAR Para entrar en esta etapa del proceso de auditoría necesitamos tener mente clara y abierta, así mismo ser observadores, perceptivos y constructivos.

Revisaremos tanto la literatura técnica como la información del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, documentos que ya solicitamos y los archivaremos en los papeles de trabajo.

Para nosotros poder realizar esta tarea tenemos que tomar en cuenta ciertos aspectos de mucha importancia:  Determinar necesidades específicas.  Identificar los factores que requieren atención.  Definir estrategias de acción.  Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.  Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. 3.9. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA 3.9.01. PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Alcance: Área de operaciones Antecedentes: En el Asadero Pollo Tejano nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría Objetivos:  Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.  Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.  Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora.  Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.

Estrategias: El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico del los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores.

Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento.

Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar.
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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Recursos: Auditor Independiente Resultados:  Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.  Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.  Elaborar recomendaciones y observaciones de orden

administrativo para aplicarlas al área.  Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.  Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.

Asignación de la Responsabilidad: Auditor

Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría.

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor.

Diagnóstico Preliminar
 Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla.  Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización.  Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme las instrucciones del área.  Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental.  Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes.  La determinación de las acciones se apegará al programa definido.  Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua.  El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan.

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

3.9.02. INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizo con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria.  Investigación documental  Observación directa  Entrevista  Cuestionarios  Cédulas Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación Indicadores Cualitativos

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

 Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos para generar los bienes y servicios requeridos por la organización.  Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos.  Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales. Indicadores Cuantitativos Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuántos trabajadores de toda la empresa están inmersos en las operaciones:

Personal asignado a la producción Total del personal

Con este indicador se debe determinar el costo de producción de los artículos terminados: Costo de Producción Artículos Terminados

Con este indicador ase intenta conocer la cantidad de equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento preventivo en relación con el total de la maquinaria y equipo del área: Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria Cantidad de equipo y maquinaria 114

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria respecto al activo fijo de la empresa:

Valor de los equipos y maquinaria Activo Fijo

3.9.03. PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría.

Evidencia En las visitas que se realizó se comprobó:

Evidencia Física  No se cuenta con un organigrama, manual de organización, ni manual de procedimientos.  No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos  No existen señalamientos específicos en el área de operaciones 115

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

 No existe un extractor de aire o ventilador que ayude a purificar el ambiente en la medida necesaria.  Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia Testimonial La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que el servicio en general era bueno, pero todavía falta para excelente, a la vez que acuden al local por los precios bajos a nivel de la competencia.

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ÍNDICE DE P/ T
ARCHIVO PERMANENTE Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida AP. AD

AP.AD1.1/2

AD1. 1/n AD2. 1/n

Archivo de Planificación • Planificación Preliminar Programa de Auditoría Preliminar Entrevista con Autoridades Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz de Riesgos Preliminar Reporte Planificación Preliminar

APL. PP PP1. 1/n PP2. 1/n PP3. 1/n PP4. 1/n PP5. 1/n PP6. 1/n

ARCHIVO CORRIENTE • Planificación Específica Programa de Auditoría Específica
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AC. PE. PE1. 1/n
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Matriz de Riesgos Planificación Específica Reporte Específico Establecimiento Auditado Despacho Facturación Entrega Ventas Comunicación de Resultados Borrador de informe Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimiento

AP.AD1.2/2 PE2. 1/n PE3. 1/n EA EA1. 1/n EA2. 1/n EA3. 1/n EA4. 1/n CR BI. 1/n SM SM1. 1/n

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ASADERO POLLO TEJANO MARCAS DE AUDITORIA
Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio del 2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AP.AD2.8/11

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AP.AD2.9/11

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.10. PLANIFICACION PRELIMINAR APL.AD1.1/2

CARTA DE CONVENIO
Fecha: 25 de Mayo 2011 Ing. Xavier Ruiz PROPIETARIA ASADERO POLLO TEJANO Ubicada Av. Daniel león Borja y Carlos Zambrano

Estimada Ing. Xavier Ruiz La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para realizar una Auditoria Administrativa.

Las condiciones son las siguientes:

Período: Este convenio tendrá una vigencia de 30 días, iniciándose el 01 de Junio del 2011. Ninguna de las partes puede dar como concluido el contrato antes de la entrega del aviso por escrito correspondiente a la contraparte.

En caso de terminación, el auditor será compensado por los servicios prestados hasta la fecha de finalización.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Obligaciones: Nuestras obligaciones concluyen:  Aplicación de una Auditoria Administrativa  Presentación de reportes semanales del progreso del proyecto.  Preparación del reporte final y exposición a la Sra. propietaria del negocio de un documento para la que incluya observaciones de los y APL.AD1.2/2

recomendaciones propuestos.

implementación

cambios

Compensación: La compensación por nuestros servicios será de $ 33,33 diarios, pagaderos y facturados cada quince días. Otros cosos como de transporte, serán facturados por separado.

Anexamos a está una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.

Atentamente Jenny Borja Auditor Aceptado y aprobado

Fecha: 26 de Mayo 2011 Ing. Xavier Ruiz Propietaria
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

ASADERO POLLO TEJANO ORDEN DE TRABAJO
Riobamba, 29 de Mayo 2011 Tecnóloga Jenny Borja AUDITORA Presente

APL.AD2.1/2

De conformidad nosotros autorizamos

como dueños del Asadero Pollo Tejano

a usted en calidad de Auditora realice la AUDITORIA

ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN DEL LOCAL.

Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la al establecimiento Asadero Pollo Tejano cubrirá el período comprendido entre el 1 de Junio del 2011 al 30 de junio del 2011.

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135

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.AD2. 2/2

Objetivos:

Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración del local.

Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado que labora en él.

Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente.

Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son los métodos actualmente utilizados para el mismo.

Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área.

Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados.

Atentamente, Ing. Xavier Ruiz
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.AD3. 1/1

CIRCULAR
Riobamba, 29 de Mayo de 2011 Sres. Trabajadores ASADERO POLLO TEJANO Presente De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA

ORGANIZACION DEL LOCAL , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de Junio del 2011 al 30 de Junio del 2011 donde se designara encomendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos. Atentamente, a la tecnóloga Jenny Borja a realizar el trabajo

DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Jenny Borja
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GUÍA DE DISTRIBUCIÓN
La misma tiene como objetivo servir como información de las responsabilidades asignadas.

APL.AD4. 1/1

N° 1 2 3 4 5 6 7

NOMBRE Sra. Jenny Borja Srta. Elizabeth Borja Sra. Alicia Copa Sra. Olga Morocho Sra. Targelia Cepeda Srta. Nataly Martínez Sr. Vicente Rivera

CARGO Gerente Cajera Cocinera Cocinera Preparación Pollo Limpieza local Preparación Pollo

FIRMA

ELABORADO POR: JB FECHA: 01 de Junio 2011

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PROGRAMA DE AUDITORÍA
AREA OPERATIVA PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR PERIODO: DEL 1 DE Junio AL 30 DE Junio 2011

APL.PP1. 1/4

Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos:

Actividad del Programa

P.RESP.

REF.

Fecha

1.

Aspectos Generales

1.1

Programar y efectuar entrevista preliminar con el dueño del negocio a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados.

Auditor

APL.PP2.2/2 APL.PP3.7/7

02/06/2011 03/06/2011

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139

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP1.2/4

1.2

Solicitar

para

efecto

de

archivo

Auditor

AP.AD1.2/2 AP.AD1.11/11 AP.PP5.2/2

03/06/2011

permanente toda la información primordial del negocio, como son RUC, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros.

APL.PP7.2/2

1.4

Solicitar manuales de procedimientos existentes operación y y precisar si son si están en al

Auditor

APL.PP4.1/1

0

adecuados

funcionamiento actual.

1.5

Solicitar o elaborar en caso necesario, una nota descriptiva de los procesos que realiza en el desarrollo de sus

Auditor

APL.PP6.2/2 APL.PP8.1/1 APL.PP9.1/1

06/06/2011

actividades. APL.PP10.1/1

2.

Levantamiento de Información

Auditor

2.1

Seleccionar los puestos a entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora

Auditor

02/06/2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
y fecha.

APL.PP1.3/4

2.2

Elaborar de preferencia en forma previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha.

Auditor

02/06/2011

2.3

Revisar la información recopilada en la entrevista e identificar los casos que se deben ampliar o aclarar en su caso.

Auditor

02/06/2011

3.

Elaboración

de

un

Diagnóstico

Auditor

conceptual y detallado.

3.1

Analizar la información obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso

Auditor

APL.PP11.2/2

07/06/2011

administrativo.

3.2

Realizar una matriz de riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo.

Auditor

APL.PP12.1/1

07/06/2011

3.3

Depurar la información recopilada por

Auditor

O7/07/2011

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141

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medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad evaluatoria.

APL.PP1. 4/4

3.5

Estudiar la información generada en el proceso evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada.

Auditor

08/07/2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A LA GERENTE (DUEÑO) DEL LOCAL Período: DEL 1 Junio AL 30 DE Junio 2011
Nombre: Jenny Borja Cargo: Administradora del local Fecha: 02 de Junio 2011

APL.PP2.1/2

1. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? No, ya que el sitio que se arrendo para realizar el trabajo solo tiene adecuaciones y no está al 100% para realizar las labores que funcionan aquí. 2. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? Mas o menos ; porque el sistema que existe no se lo ha explotado al 100% , que es el de la máquina registradora 3. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? En este momento la gente que se encuentra trabajando ha ganado la suficiente experiencia para realzar las labores encomendadas. 4. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

143

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
trabajador? Si, existe un administrador que se encarga de supervisar todos los procesos y suministrar información para la toma de decisiones. 5. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? Medianamente de capacitación ya que la misma se realiza únicamente por nosotros como propietarios, motivación económica cuando se imponen objetivos más allá de los normalmente planificados. 6. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? En un 80%, ya que siempre propietarios. 7. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? Planificadamente una vez al mes y las veces que sean necesarias cuando amerite la situación. 8. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos? Si, son los ingresos. 9. ¿Cuenta usted con un manual de funciones que permita determinar las responsabilidades de los empleados? No. se ve necesaria nuestra presencia como

APL.PP2. 2/2

ELABORADO POR: JB FECHA: 02 de Junio del 2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011
NOMBRE: Alicia Copa CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011

APL.PP3. 1/7

1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Mi trabajo comienza a las 8:30 am y termino a las 4:30pm, en total trabajo ocho horas y media. 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si, depende del trabajo que se tenga que realizar. 3. ¿Posee permiso para el lunch? Se podría decir que sí, tenemos un tiempo para almorzar, no determinado ni a un horario fijo, pero sí. 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien, confortable 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si por parte de los dueños del local. 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Si

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145

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011
NOMBRE: Juana Remache CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011

APL.PP3.2/7

1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Ingreso a las 4:30 pm y salgo a las 10:30 pm, más o menos seis horas y media. 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si, de acuerdo al trabajo que se haga. 3. ¿Posee permiso para el lunch? Si, merendamos en el local. 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si por parte de los dueños 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Si

ELABORADO: JB FECHA: 03-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011
NOMBRE: Nathaly Martínez CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011

APL.PP3. 3/7

1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Trabajo los miércoles y jueves de 6:30 pm 10:30, seis horas y media. 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si, cuando me toca venir otros días que me llaman. 3. ¿Posee permiso para el lunch? Si merendamos aquí. 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si por parte de los dueños 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? No ELABORADO: JB FECHA: 03-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP3. 4/7 ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011
NOMBRE: Olga Morocho CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011 1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Ocho horas y media 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si , cuando existen pedidos extras 3. ¿Posee permiso para el lunch? Si 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien , es agradable 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si por parte de los dueños 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Si ELABORADO: JB FECHA: 03-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011 APL.PP3.5/7

NOMBRE: Simona Cepeda CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011 1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Ocho horas y media 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si, cuando hay pedidos fuertes , o si la señora nos llama para trabajar en horarios especiales. 3. ¿Posee permiso para el lunch? Si 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? No ELABORADO: JB FECHA: 03-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011
NOMBRE: Vicente Rivera CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011 1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Trabajo Lunes por la noche, Martes todo el día , Viernes todo el día y el Sábado por la noche, 30 horas a la semana . 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si 3. ¿Posee permiso para el lunch? Si 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si, por parte de los dueños y el Ministerio de Salud Pública que nos capacita cada año. 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? No ELABORADO: JB FECHA: 03-06-2011

APL.PP3. 6/7

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA ENTREVISTA A EMPLEADOS Período: del 1 de Junio al 30 de Junio 2011
NOMBRE: Elizabeth Borja CARGO: Cocinera Principal FECHA: 03 de Junio 2011 1. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? Trabajo 30 horas a la semana 2. ¿Es remunerada por horas extras? Si 3. ¿Posee permiso para el lunch? Si 4. ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Bien 5. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 6. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 7. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 8. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si 9. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? No ELABORADO: JB FECHA: 03-06-2011

APL.PP3.7/7

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

APL.PP4. 1/1

ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA
PERÍODO: Del 01 de Junio al 30 de Junio 2011

RESPONSABLE: Ing. Xavier Ruiz FECHA: 04 de Junio de 2011 OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta el local. COMENTARIOS: Al momento de solicitar al Ing., Xavier Ruiz los manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que no existen; el negocio se está manejando de manera emperica. ELABORADO POR: JB FECHA : 04 / 06/ 2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP5. 1/1

ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA LISTADO DE PERSONAL Período: De 01 de Junio al 30 de Junio 2011
N° 1 2 3 4 5 NOMBRE Y APELLIDO Alicia Copa Juana Remache Nataly Martínez Olga Morocho Simona Cepeda CARGO Cocinera Principal Cocinera Ayudante Cocinera Preparadora Pollo TIPO DE CONTRATO Un año Un año Un año Un año Un año PERFIL Educación básica Educación básica Estudiante Universitaria Educación básica Educación básica FUNCIÓN ESPECÍFICA Prepara los productos principales del local: sopa, arroz, ensalada, ají, salsas. Prepara para la venta de la tarde lo que falte. Ayuda a la preparación y despacho de los productos. Ayuda a la cocinera principal a la preparación de los productos. Prepara el pollo: corta ya aliña el pollo para sacar al horno y verifica el estado de cocción en el que hay que sacarlo para servir. Prepara el pollo: corta ya aliña el pollo para sacar al horno y verifica el estado de cocción en el que hay que sacarlo para servir, para la tarde. Cobrar, facturar, despachar, cuadrar caja al final del día.

6 7

Vicente Rivera Elizabeth Borja

Preparador Pollo

Un año Un año

Educación básica Estudiante Universitaria

Cajera (fines de semana) papel proporcionado por el cliente

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FECHA: 03-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO AREA OPERATIVA CEDULA NARRATIVA DE PROCESOS Período: del 01 de Junio al 30 de Junio2011 Detalle de procesos que se realizan dentro del local: Por la mañana Área de Preparación del Pollo Sra. Simona Cepeda (preparadora del pollo)  Recibir el pollo, pesar en la balanza y comprobar peso con la factura.  Cortar pollo  Poner aliñar por 30 minutos  Lavar horno  Poner carbón y prenderlo  Sacar y colocar en la varilla del horno  Controlar la cocción del pollo para sacarlo Área de Cocina Sra. Alicia Copa (Cocinera Principal)  Poner las ollas en la cocina industrial con agua para la preparación del arroz y sopa.  Lavar menudencia y cortar  Colocar todos los aderezos para la sopa en la olla  Realizar el arroz  Realizar la ensalada  Lavar lo envases de las salsas  Preparar las salsa y colocarlas en los envases  Preparar ají Ayudante de cocina Sra. Olga Morocho  Lavar freidora de papas
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APL.PP6. 1/2

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  Lavar mantenedor de papas  Limpieza del local  Limpieza de baño  Limpieza de bodega  Ayuda en la cocina en lo que haga falta Área de Despacho Cajera (Lunes a Viernes) Sra. Jenny Borja  Tomar el pedido  Cobrar  Cuadrar caja al final del día Por la tarde: Área de cocina Sra. Juana Remache  A su entrada pela papas  Prepara ensalada  Hace arroz  Si es necesario prepara sopa  Ayuda al despacho Área de preparación de pollo Sr Vicente Rivera  Pone en aliño el pollo  Aumenta carbón  Sacar y colocar en la varilla del horno  Controlar la cocción del pollo para sacarlo  Ayuda con la limpieza del local APL.PP5. 2/2

ELABORADO POR: JB FECHA: 06-06-2011
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO LISTADO DE PRECIOS Período: Del 01 Junio Al 30 de Junio del 2011 N° 1. PRODUCTO  Pollo entero asado completo (arroz, papas, ensalada y consomé) 2. 3.  ½ pollo asado completo (arroz, papas, ensalada y consomé)  ¼ pollo asado completo (arroz, papas, ensalada y consomé)  Pollo entero asado solo  ½ pollo asado solo 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.  ¼ pollo asado solo  Combo 1 (presa + papa+ ensalada)  Combo 2 (presa+papas+ensalada+consomé)  Combo 3 (presa + papas + ensalada + cola)  Combo 4 (salchipapa + cola)  Salchipapa  Poción de papas  Porción de arroz  Porción de ensalada  Gaseosa mediana  Gaseosa 1lt  Gaseosa 3lt  Agua 1 1 1 1 1 1 1 $1,30 $0,80 $0,50 $0,50 $0,50 $1,00 $2,00 $0,40 1 $1,60 1 $2,00 1 1 1 1 $2,00 1 $2,75 $9,00 $5,00 $2,30 $1,80 1 $5,00 UNIDAD 1 PVP $ 9,80 APL.PP7. 1/2

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 16. 17. 18. 19. 20.  Te pequeño  Te grande 1lt  Limonada pequeña  Limonada grande 2 lt  Cola pequeña desechable 1 1 1 1 1

APL.PP7. 2/2 $0,70 $1,25 $0,50 $1,30 $0,60

Información proporcionada por el cliente ELABORADO POR: JB FECHA: 06-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIOS Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011 APL.PP8. 1/1

Dentro de esta área hemos verificado que no existe una persona responsable de los productos que se encuentran en bodega, por lo cual es muy fácil el desperdicio de los mismos y hasta su desaparición.

La materia prima que se necesita para la elaboración de los platos no tiene control y salen de la bodega sin previa revisión, y lo realiza cualquier empleado, no hay un responsable directo.

Observado ELABORADO POR: JB FECHA: 07-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP9. 1/1 ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA PREPARACION DE LOS PRODUCTOS EN LA COCINA Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

Dentro de la cocina trabaja la Sra. Alicia Copa como cocinera principal y le colabora la Sra. Olga Morocho, se encargan de realizar los complementos para el plato principal como son la sopa, el arroz, la ensalada, ají y las salsas.

La sopa se prepara primero en conjunto con el arroz, se lava la menudencia, se pica los complementos como son vainitas, papanavo, cebolla, zanahoria y se coloca en la olla sopera.

El arroz se lava y se coloca en el agua hirviendo y se espera la cocción adecuada, para que luego dejar secar.

Seguidamente la Sra. Simona Cepeda recibe el pollo y lo corta , pone en aliño para que durante 30 minutos se concentre , mientras tanto procede a la lavada del horno y prende el carbón ; después se pone el pollo en la varilla y se coloca en el horno.

Observado

ELABORADO POR: JB FECHA: 08-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACIÓN Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011 APL.PP10. 1/1

Dentro de esta área del local se encuentran la dueña en caja y despacho por la mañana y por la tarde de lunes a viernes, lo que respecta al sábado y Domingo la Sra. Elizabeth Borja; las que se encargan de cobrar y cuadrar el dinero al final del día con el reporte que nos proporciona la máquina registradora.

De la misma manera se encargan del despacho del plato y el servicio a la mesa para el cliente, ya sea para llevar o consumir en el mismo local.

Se emiten facturas siempre y cuando el cliente lo necesite o de lo contrario se trabaja con los tickets de la caja registradora que son debidamente autorizados por el SRI. Observado ELABORADO POR: JB FECHA: 09-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP11. 2/2

ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRTAVA PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio del 2011 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas del local son pocas y se necesita ampliarlas además de difundirlas con el personal que labora en el negocio. A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente.

ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en el local, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que no es así, las funciones se cruzan , se malgasta el recurso tiempo y recurso humano, hace falta un manual de funciones. Los instrumentos técnicos con los que cuenta el local son adecuados para
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP11.2/2

el funcionamiento del mismo en un 90%, ya que las necesidades del negocio demandan hacer cambios en uno de ellos que es el horno de pollo.

DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del dueño hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores del local. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere ventas. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del negocio.

CONTROL: Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios, horarios de trabajo, y en los procesos diarios de las actividades. No existe un manual de control interno que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se podría caer en riesgo que perjudicaría al local. ELABORADO POR: JB FECHA: 06-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio 2011

APL.PP12. 1/1

RIESGOS DE CONTROL N° COMPPONENTE ALTO PLANIFICACION ESTRATEGICA El local no cuenta con una planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos. MEDIO BAJO ENFOQUE DE AUDITORÍA

1

X

Pruebas de cumplimiento. Observación física sobre la planificación estratégica.

ESTRUCTURA ORGANICA Pruebas sustantivas de cumplimiento. X Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

2

No se cuenta con un organigrama funcional ni de procesos , donde se detallen las actividades que deben realizar

PROCESOS No existe un manual de procedimientos sin embargo se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño DESPACHO Y FACTURACIÓN En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en la máquina registradora y la persona a cargo si sabe utilizarla correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno. ELABORADO POR: JB Pruebas sustantivas de cumplimiento. X Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

3

4

X Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar. FECHA: 07-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS APL.PP13. 1/5 Ing.

Xavier Ruiz

Gerente Propietario

Presente.-

REPORTE PRELIMINAR DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL ASADERO POLLO TEJANO

Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

MOTIVO DEL EXAMEN

La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y económica de los procesos administrativos de establecimiento ASADERO POLLO TEJANO.

OBJETIVOS DEL EXAMEN 

Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en

la administración de los procesos que se realiza dentro del local.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  APL.PP13. 2/5

Verificar el cumplimiento de la base legal que está

implantada en el local.  Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas

internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión.  Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de

mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño.  Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y

resultado del trabajo realizado.

ALCANCE

El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en el local ASADERO POLLO TEJANO, cubrirá el período comprendido entre el 01 de Junio del 2011 al 30 de Junio del 2011.

CONOCIMIENTO PRELIMINAR DEL LOCAL

El

establecimiento

cuenta

con

una

persona

responsable

de la

administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo del negocio.

Consta de cuatro áreas: cocina, preparación del pollo, bodega de productos y despacho servicio facturación; las mismas que son supervisadas por la administradora del local.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ACTIVIDADES PRINCIPALES APL.PP13. 3/5

Las actividades principales que se desarrollan en el local son las siguientes:   

Preparar el producto para su venta, que es el pollo asado. Servicio al cliente. Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por

el cliente

NIVEL DE CONFIANZA

El nivel de riesgo dentro del local es medio ya que no existe una organización establecida, que efectivice correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto el nivel de confianza detectado es medio.

CONCLUSIONES 

No existe un organigrama funcional que determine las

responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que el trabajo se concentre en una persona y en otra no; o se crucen las funciones y se desperdicie tiempo.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  APL.PP13. 4/5

No hay un manual de funciones en donde se especifique

claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determine tiempos para cada labor, por tanto esto atrasa las actividades del negocio en ocasiones.  No existe un control en los inventarios, por lo que se

produce en ocasiones desperdicios.  Falta capacitación técnica para el personal, manipulación de

alimentos y caja registradora.  De las siete personas que trabajan dentro del

establecimiento solo están afiliadas al Seguro Social tres, por ello podría tener conflictos.

RECOMENDACIONES 

Estructurar e implementar un organigrama funcional donde

se determine las responsabilidades de cada empleado, sin dejar de lado la cooperación mutua con el resto de labores; basándose en el perfil adecuado para desempeñar el trabajo encomendado.  Diseñar e implementar un manual de procesos, en el cual se

especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

APL.PP13. 5/5

eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la venta, además del servicio que se va a brindar al cliente.  Desarrollar un método de control interno en el cual se pueda

analizar la reposición de inventarios, de acuerdo a las necesidades del local, con esto evitaremos desperdicios o que el producto se descomponga.  Estructurar un plan de capacitación y motivación anual que

comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor satisfacción.

Atentamente

Jenny Borja

Auditora

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.11. PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA 3.11.01. PROGRAMA DE AUDITORÍA ASADERO POLLO TEJANO PROGRAMA DE AUDITORÍA ESPÉCIFICO Período: Del 01 de Junio 2011 Al 30 de Junio 2011
N° PROCEDIMIENTOS OBJETIVO: Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones. Analice la información obtenida y presente una cédula narrativa de la entrevista realizada al AC.EA1.1/2 dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la base legal del local. Proponga los respectivos organigramas funcional, estructural y personal. Analice y evalúe a través de una cédula narrativa información obtenida en el listado de personal. REF PT RESP FECHA OBSERVACIONES

AC.PE. 1/2

1

2

3

4

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
Analice y compare los precios de la empresa con la competencia. Diseñe los procesos de las áreas de cocina, preparación del pollo, despacho y ventas. Verifique la estabilidad del personal en el registro de documentos del local. Realice una evaluación de control interno del establecimiento. Desarrolle la hoja de hallazgos como resultado de la auditoría realizada. Elabore los papeles de trabajo que creyere convenientes. Realice el respectivo borrador del informe de auditoría.

AC.PE. 2/2

5

6

7

8

9

10

11

ELABORADO POR: JB

FECHA: 15-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.11.02. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA 1. Técnicas de verificación ocular: • Observación: Es el examen visual que realiza el auditor durante la ejecución de una determinada actividad, proceso y hecho para examinar aspectos físicos. • Rastreo: Seguimiento y control de una operación, dentro de un procedimiento a fin de evaluar su ejecución.

2. Técnicas de verificación verbal: • Indagación: obtención de información verbal mediante averiguaciones o conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o terceros sobre las operaciones que se encuentran relacionada.

3. Técnicas de verificación documental: • Comprobación: Constituye la verificación de la existencia, legalidad, autenticidad y veracidad de las operaciones realizadas por una entidad a través de documentación que las respalden.

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4. Técnicas de verificación física: • Inspección: Esta técnica involucra el examen físico y ocular de activos, documentos, valores y similares a fin de establecer su existencia y autenticidad.

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3.11.03. PAPELES DE TRABAJO

AC.EA 1. 1/2

ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que el área física del establecimiento no es precisamente la más adecuada para el trabajo que se realiza, pero se la puede mejorar; esto ayudaría brindar un mejor servicio y por ende mejorarían las ventas que justificarían la inversión que se vaya a realizar.

Con respecto con el medio de información con el que cuenta el local es buena, pero no se lo ha explotado en su totalidad por la falta de capacitación hacia las personas que lo utilizan; es por ello que la información requerida para la toma de decisiones es un poco lenta y pueden existir confusiones.

En cuanto a las personas que laboran

aquí

cuentan con el perfil

necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la suficiente experiencia en el transcurso de estos dos años que el local está funcionando.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA 1. 2/2

Al supervisor le falta un poco más de entrenamiento para poder cumplir a totalidad con el trabajo encomendado. Se ha determinado que la capacitación se da por parte de los dueños lo cual no es malo, pero si hace falta un entrenamiento más técnico para los procesos que se realizan. El dueño no está satisfecho al 100% con el trabajo de sus empleados, por lo que se necesita de su presencia en el local estrictamente. Cruce de información con entrevistas realizadas ELABORADO POR: JB FECHA: 08-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

AC.EA2. 1/1

ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas días, en ciertas ocasiones dos o tres horas más dependiendo de la cantidad de pedidos que se requiere despachar.

Estas horas adicionales solo son remuneradas.

Fuera de su horario de trabajo cuentan con un permiso de 30 a 60 minutos para tomar el lunch.

Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo consideran que debería aumentar su salario y desarrollar un plan de capacitación y motivación debido a su inexistencia Cruce de información con entrevistas realizadas ELABORADO POR: JB FECHA: 08-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA3. 1/1

ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

En lo que respecta al local, su base legal consta de cumplir con lo establecido por el cómo cumplir con el SRI, IESS, MSP, Ministerio de Turismo, Municipio Patentes de la Ilustre Ciudad de Riobamba.

En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones. Con excepción de que solo se encuentran afiliadas tres personas al IESS, por lo que podría desembocar en problemas para el local. Cruce de información ELABORADO POR: JB FECHA: 09-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA4. 1/2

ASADERO POLLO TEJANO

APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

Visión =

Empleados que lo conocen Total de Empleados

= 2 7

= 28%

El 28% del personal conoce la visión de la empresa o poseen un conocimiento sobre que se quiere lograr en el largo plazo, mientras que un 72% no tiene conocimiento del mismo.

Misión =

Empleados que la conocen = 3 = 43% Total de empleados 7

Del total de personal que conforma el local un 57% no conoce sobre la misma, solo un 43% tiene conocimiento sobre la misión de la empresa.

= Empleados que participan en su definición = 1 = 14% Total de empleados 7

El 86% de la persona no participa en la realización de la misión, mientras que el 14% participa en la definición de la misión de la empresa, siendo la administradora la persona que apoya para su estructuración.

Políticas =

Políticas aplicadas Políticas establecidas

= 4 5

= 80%

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA4 2/2

El 20% de las políticas establecidas no son aplicadas en el departamento de comercialización, mientras que en un 80% si se aplican.

División y distribución de funciones =

Empleados Número de áreas

= 7=2 4

De acuerdo al indicador desarrollado se ha determinado que cada área debería estar compuesto por 2 trabajadores sin embargo esto no se cumple ya que la distribución de los empleados se realiza en base a las necesidades de cada área, siendo así que en algunas áreas existen desde uno hasta 3 empleados.

Sistema de Control =

Controles Automáticos = 1 = 20% Total de Controles 5

Del total de controles existentes solo el 20% son automatizados, mientras que el 80% corresponde a controles manuales.

ELABORADO POR: JB FECHA: 09-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA5. 1/1

ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de contrato, perfil profesional, funciones específicas: Los empleados que conforman el establecimiento tienen un contrato fijo lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos. Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. El personal que consta en nómina tiene horarios diferentes de ingreso y salida a su trabaja, existen dos turnos de labores. Cruce de información con lista de empleados del local ELABORADO POR: JB FECHA: 09/06/2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA6. 1/2

ASADERO POLLO TEJANO ANÁLISIS DE PRECIOS Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

En base a la información solicitada a continuación se presenta un análisis de precios del ASADERO POLLO TEJANO con los de la competencia más cercana geográficamente:
PRODUCTO Asadero Pollo Tejano Asadero Pico Loco Papios GVS STAV 1/4 1/2 POLLO POLLO 1/2 1/4 POLLO POLLO ENTERO VACIO VACIO VACIO $ 2.75 $ 2.75 $ 2.80 $ 5.50 $ 5.50 $ 5.55 $9.80 $9.80 $9.85 $9.80 $12.00 $9.00 $0.00 $0.00 $8.50 $0.00 $4.50 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $2.30 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

$ 2.75 $ 5.00 $ 3.50 $ 8.00

$ 12.00

$ 10.00 $ 8.00 $ 6.00 $ 4.00
$ 2.00

1/4 POLLO 1/2 POLLO POLLO ENTERO POLLO VACIO 1/2 VACIO 1/4 VACIO

$ 0.00

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO CÉDULA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Período: Del 01 de Junio al 30 de Junio de 2011 AC.EA6. 2/2

En el gráfico se puede observar que en los locales de pollo asado que están más cerca del Asadero Pollo Tejano los precios no varían son los mismos , no existe diferencia a excepción de uno que es Pollo Stav , ya que esta marca es una franquicia y por ende los productos tienen precios más elevados.

Por otro lado en la principal competencia del Asadero Pollo Tejano no tiene lo que es la venta del pollo solo que quiere decir sin arroz, sin papas y sin ensalada.

ELABORADO POR: JB

FECHA: 10/06/2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO FLUJOGRAMA DE PROCESOS AC.EA7.1/3

Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
PROCESO DE VENTA
VENTA
Ingreso cliente Realiza pedido

local

FACTURACION

Se realiza el recibo

DESPACHO

Preparación de pedido

Despacho de

producto

ENTREGA

Entrega
FECHA: 18-06-2011

FIN

ELABORADO POR : JB

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

ASADERO POLLO TEJANO FLUJOGRAMA DE PROCESOS

AC.EA7. 2/3

Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
PREPARACIÓN DEL POLLO

Llega producto

Ingresa producto a cuarto de pollo

Se realiza cortes al pollo

Se pone en aliño por 30 minutos

Se coloca en el horno precalentado

Se sirve

FIN DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA7. 3/3

ASADERO POLLO TEJANO FLUJOGRAMA DE PROCESOS Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA8.1/1

ASADERO POLLO TEJANO HORARIO DE LOS TRABAJADORES Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
LUNES A VIERNES 8:30 a.m. Alicia Copa , Simona Cepeda, 4:30 pm 4:30 pm 10:30 pm Juana Remache Vicente Rivera SABADOS Y DOMINGOS 8:30 a.m. Alicia Copa , Simona Cepeda, 4:30 pm Olga Morocho Nataly Martinez 4:30 pm Juana Remache Vicente Rivera Olga Morocho

MAÑANA

TARDE

MAÑANA

TARDE

10:30 pm Elizabeth Borja

Papel proporcionado por el cliente

ELABORADO POR : JB FECHA: 15-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ASADERO POLLO TEJANO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio del 2011 RESPUESTAS N° PREGUNTAS SI NO
PLANEACIÓN ¿En quién recae responsabilidad de planeación del local? la la Dueño

AC.EA9.1/4

OBSERVACIONES OTRAS

1

2

¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas del local?

X

No existe manuales de procedimientos

3

¿Cuenta usted con políticas a las que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?

X

Solo tiene políticas de compra y venta

4

X

Se necesita para festividades

5

¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?

X

6

¿La visión de su negocio constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas? ¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?

X

7

X

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187

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA9.2/4

8

¿Considera la visión como un atributo primordial a la planeación? ¿La misión es realmente un agua de actuación?

X

9

X

¿El personal que trabaja 10 dentro del negocio conoce los objetivos?

X

brinda capacitación 11 ¿Se permanente o por lo menos de manera semestral? ORGANIZACIÓN

X

1

¿La división y distribución de funciones es la correcta para su negocio? ¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado?

X

2

X

3

¿Cuenta usted con los suficientes conocimientos para dirigir el negocio?

X

4

¿Cree usted que la organización estructural del negocio es la adecuada? DIRECCIÓN

X

1

¿Existe por parte la suficiente X capacidad de liderazgo?

2

¿La comunicación dentro del local es la suficiente?

X

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
3 ¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento? ¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona X rápidamente y de la mejor manera posible? X

AC.EA9. 3/4

4

5

¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna? ¿Se maneja creatividad e innovación? CONTROL

X

6

X

1

¿Cuenta con un sistema de X información que le ayude a control las ventas diarias?

Caja registradora

2

¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual de funciones y procesos?

X

3

¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora? POR ESPÉCIFICO ELEMENTO

X

1

¿Las adquisiciones que se X realiza son controladas de acuerdo a las ventas? ¿Se maneja un control de X inventarios?

De manera empírica

2

Manera empírica

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
¿Cuenta usted con asesoría externa acerca de restaurantes de comida rápida?

AC.EA9.4/4

3

X

4

¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el trabajo?

X

5

¿Cuenta con algún sistema informático para la contabilidad del negocio? ¿Se tiene un control proveedores? ¿Se ha planificado proyecto a futuro? de X

X

6

Mediante facturas

7

algún

X

8

¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule el local?

X

ELABORADO POR: JB FECHA: 17/06/2011

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190

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS AC.EA10. 1/4

ASADERO POLLO TEJANO EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
N° COMPONENTES PLANIFICACIÓN  No existe 10 3 PONDERACION CALIFICACION

OBSERVACIONES

No existe planificación, lo cual retrasa el trabajo de

planificación dentro del local.  No existen

los empleados.

estrategias para el funcionamiento del local.  Existen dentro políticas del 10 3

establecimiento de compra y de venta pero falta sustentar para el resto de actividades local.  No programas trabajo para existen de las más 10 4 del 10 4

actividades fuertes del año. 

No existen niveles de jerarquía el 10 4 dueño es el único que emite órdenes.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
 La visión del se clara 10 5

AC.EA10.2/4

negocio encuentra

para el dueño y los empleados pero

falta los manuales para poder llegar a llega más eficacia y eficiencia.  La misión está bien difundida dentro del local.  No capacitación técnica para los se 10 2 existe 10 8

procesos que

desarrollan en el negocio.

ORGANIZACIÓN  La división y de es 10 4

distribución funciones deficiente.  El personal si el

que 10 8

trabaja con 

cuenta perfil

adecuado. La persona que 10 10

esta ha cargo tiene el perfil adecuado para administrar el negocio.  La organización TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

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192

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
estructural negocio es del poco 10 5

AC.EA10.3/4

adecuada. DIRECCION  Si existe liderazgo por dueño.  Falta comunicación en el interior del local.  Existe motivación 10 8 10 5 parte del 10 8

para los empleados del negocio.  Falta toma decisiones.  En momentos de conflictos soluciona problemas. de se la información para la de

oportuna

10

5

10

8

mejor manera los

CONTROL  Se tiene un sistema de información de ventas registradora)  No se cuenta con manuales funciones procesos. DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR de y 10 3 (caja 10 7

193

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
 Falta capacitación los sistemas de para de que 10 3

AC.EA10.4/4

información existe. ELEMENTOS ESPECÍFICOS  Las

adquisiciones

que se realizan se controlan acuerdo local.  No se tiene un para de 10 2 a necesidades de las del 10 5

sistema control inventarios  Falta externa restaurantes comida rápida. 

asesoría para de 10 2

La distribución del espacio físico no es la adecuada 10 5

No se cuenta con un sistema

10

2

informático para la contabilidad. 250
ELABORADO POR: JB FECHA: 17/06/2011

123

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS CALIFICACIÓN DE RIESGO CR= Calificación de Riesgo CR= CT x 100 PT CT= Calificación Total CR= 123 x 100 250 PT= Ponderación Total CR= 49.2 % AC.EA11.1/1

NIVEL DE RIESGO

Nivel de Control Riesgo de Control Grado de Confianza

15% - 50% Alto Bajo

51% - 75% Moderado Medio

76% - 95% Bajo Alto

Nivel de Control = ALTO (15% - 50%) Nivel de Riesgo de Control = ALTO Nivel de Confianza = BAJO En base a la evaluación de control interno realizada al establecimiento se ha obtenido como resultados que el nivel de control es de 49.2 % y se encuentra en un parámetro de 15%-50% con un riesgo de control ALTO y grado de confianza BAJO, lo que refleja que existe poco control que los existentes son de manera empírica y no se ha podido prevenir, detectar y corregir las deficiencias existentes.
ELABORADO POR : JB FECHA: 19-06-2011 DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS HH. 1/4

ASADERO POLLO TEJANO HOJA DE HALLAZGOS # 1 Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
PERSONAL DE LA EMPRESA QUE NO SE ENCUENTRA AFIALIADO AL SEGURO

Condición En la revisión de la base legal, solo se encontró que se encuentran afiliadas 3 personas de las 7 que trabajan en el local.

Criterio. La estabilidad laboral de los empleados permitirá tener mejor nivel de desempeño dentro de sus labores diarias.

Causa. La falta de recursos económicos no permite que la propietaria logre afiliar a todo su personal.

Efecto Los empleados no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de molestias en ellos, lo cual no les permite desempeñarse al 100 % en su trabajo. Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

HH. 2/4

continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa. CONCLUSIÓN El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus ingresos, para poder brindar estabilidad laborar a sus trabajadores; debido a la falta de control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100% dentro de cada responsabilidad que tiene los empleados perjudicando al negocio en el desarrollo de sus actividades. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario  Que se realice un análisis de los ingresos y gastos que se tiene y a la brevedad posible si implante un sistema contable para estar claros de las utilidades generadas por el negocio.

Afiliar al personal que falta, de lo contrario se podría llegar a tener problemas mucho más graves con el Estado lo cual perjudicaría gravemente al Sr dueño y sus negocio; a la vez que sus empleados tendrían estabilidad laboral afianzando su seguridad dentro del trabajo, mejorando el ambiente laboral llevando a realizar sus funciones con más eficiencia y eficacia desembocando en un incremento de ventas que sería beneficio para la empresa.

ELABORADO POR : JB FECHA: 25-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS HH.3/4

ASADERO POLLO TEJANO HOJA DE HALLAZGOS # 2 Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011
INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO

Condición: Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal. Criterio: La aplicación de un sistema de control interno que cumpla con los requerimientos de la empresa y permita obtener información útil y oportuna. Causa: La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo. Efecto: Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local. CONCLUSIÓN : Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio , ya que el mismo DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS HH. 4/4

ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario  Diseñar un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten.  La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo y Financiero por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades.

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ASADERO POLLO TEJANO HOJA DE HALLAZGOS # 3 Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO

Condición Por observación se ha determinado que el adecua miento del local es ineficiente y hace falta realizar algunas mejoras.

Criterio El mejoramiento de la parte física del local sería de mucha ayuda para mejorar la presencia e incrementar las ventas.

Causa Por la falta de organización, no se sabe claramente las utilidades del negocio por lo cual no permite que se realice inversión en el mismo para mejorar su apariencia y así lleguemos a las metas planteadas.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
Efecto

HH. 6/8

La falta de una presencia del establecimiento provoca que no se cumpla con los objetivos de venta necesarios y no se llegue a toda clase de público que se desea.

CONCLUSIÓN Le falta presencia al local, necesita que se realice un readecua miento el cual será conveniente para poder mejorar nuestras ventas y cumplir con los objetivos planteados, así como la misión y visión del mismo.

RECOMENDACIÓN Al Sr gerente Propietario.

Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del establecimiento.

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ASADERO POLLO TEJANO HOJA DE HALLAZGOS # 4 Período: Del 01 de Junio Al 30 de Junio 2011

ACTUALIZACION DE EQUIPOS DE TRABAJO

Condición Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado , ya se necesita reponer alguno de ellos ; como por ejemplo el principal que es el horno de pollos , ya no abastece las necesidades del local

Criterio Si se mejora los equipos de trabajo se podría cumplir de mejor manera con las expectativas del negocio, ya que desde que inicio el local las ventas se han incrementado y el mismo equipo ya no abastece por completo en especial los fines de semana que la demanda aumenta.

Causa La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para mejoramiento del local. DIR. AV. DANIEL L. BORJA Y CARLOS ZAMBRANO TELF: 03-2960976 CEL: 087737676-098743959 www.ruiz&borjauditores.com.ec pxruiz@gmail.com RIOBAMBA-ECUADOR

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS HH. 8/8

Efecto Por la falta de actualización de los implementos del local se pedidos. CONCLUSIÓN Los pedidos a los clientes en especial los fines de semana y días especiales como (feriados, navidad, fin de año) se retrasan o se tiene que realizar doble trabajo, lo cual provoca más costos para el local y la molestia de los clientes. RECOMENDACIÓN Al Sr Gerente Propietario De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las entregas y molestias en los clientes . retrasa la entrega de los

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.11.04. CÉDULAS DE OBSERVACIONES Hojas núm. 1de 2 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área auditada : Preparación de Pollo Tipo de auditoría: Administrativa Fecha de Compromiso: Ciudad: Riobamba

Observación: Inexistencia de un horario de llegada del proveedor de pollo al local. Recomendaciones:  Planifique con su proveedor el horario de entrega de producto para que no exista este tipo de inconvenientes, lo cual retrasa el trabajo de los empleados y la venta del plato.

Deficiencia: El retraso de la preparación del pollo y no tener producto para la venta a tiempo.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Correctiva: Planificar con su proveedor la llegada de la materia prima principal (pollo) al local.

Causa: La falta de comunicación de parte del administrador con sus proveedores.

Efecto: Como consecuencia de ello, se deja de vender y se pierde credibilidad con los clientes.

Principio Legal: No se aplica ningún principio legal.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 2 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área auditada : Cocina Fecha de Compromiso: Tipo de auditoría: Administrativa Ciudad: Riobamba

Observación: La falta de organización dentro de los procesos de la cocina Recomendación:  Diseñar un manual de funciones para que las personas que trabajan en el área de la cocina sepan sus responsabilidades, con el fin de realizar los procesos internos con eficiencia y optimizar tiempo además de recursos (humano).

Realice constantes evaluaciones para constatar el avance de sus trabajadores al aplicar un manual de funciones que los guie de mejor manera.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Deficiencia: La acumulación de trabajo en ciertas personas y el retraso de los procesos dentro de la cocina.

Correctiva: Implementar un manual de funciones para delegar responsabilidades a los trabajadores y así ahorrar tiempo y dinero. Causa: El desconocimiento de los empleados de las funciones que tienen que realizar específicas.

Efecto: Desorganización dentro de esta área por lo tanto retraso en la

preparación de los platos y desperdicio del recurso humano. Principio Legal: No se aplica ningún principio legal. ELABORADO POR: JB FECHA: 27-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 2 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO

Área auditada : Ventas y Despacho Fecha de Compromiso:

Tipo de auditoría: Administrativa Ciudad: Riobamba

Observación: No se controla el producto terminado el momento de servir. Recomendación:  La persona que está a cargo del despacho de los productos para servirse tiene que controlar que salga en excelentes condiciones, con el objetivo de que no exista malos entendidos entre el cliente y el local.  Capacite al personal de despacho para que tenga conocimiento de cómo servir el plato principal del local.  Realice constantes supervisiones del área de despacho.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Deficiencia: Se ha tenido problemas en que la comida para servirse se despacha fría, sin embargo se ha corregido en ese momento, pero falta capacitación además de supervisión. Correctiva: Capacitar al personal de despacho y realizar periódicas supervisiones. Causa: Desconocimiento de los empleados y falta de concentración en el trabajo que están realizando. Efecto: Perder clientela Principio Legal: Reglamento Interno ELABORADO POR: JB FECHA: 27-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 2 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área auditada : Ventas y Facturación Tipo de auditoría: Administrativa Fecha de Compromiso: Ciudad: Riobamba

Observación: Existe mal manejo de la Caja registradora Recomendación:

Capacite su personal para el buen uso de la caja registradora y de esta manera no tener problemas al momento de marcar y facturar .

Deficiencia: No marca bien los productos vendidos Correctiva: Capacitación al personal de facturación Causa: Desconocimiento y falta de preparación por parte de la persona que está a cargo de la caja registradora.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Efecto: Errores en los inventarios al final del día Principio Legal: Reglamento interno ELABORADO POR : JB FECHA: 27-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 3 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área auditada : Establecimiento de Manera General Tipo de auditoría: Administrativa Fecha de Compromiso: Ciudad: Riobamba

Observación: Falta de Estabilidad Laboral. Recomendación:  Crear un Departamento de Recursos Humanos que seleccione, evalúe, capacite al recurso humano a fin de contar con un equipo de trabajo que cumpla con un perfil adecuado y que esté al tanto de brindarles todos los derechos laborales que exige la ley.  Seleccione al personal de facturación cumpliendo con las disposiciones del reglamento interno de trabajo de la empresa; tomando en consideración estudios, cultura general, referencias, etc.  Evalúe la posibilidad de proporcionar transporte a los empleados

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS de la empresa, con el fin de motivar y salvaguardar su integridad de manera prioritaria a los trabajadores de horario nocturno.  Capacite y motive al personal a través de cursos, seminarios con el objeto de que exista un compromiso de los mismos y permita sentirse identificados e involucrados con sus funciones y con el negocio.  Realice una evaluación trimestral sobre logros alcanzados dentro en el local con el fin de poder tomar acciones correctivas que permitan el desarrollo adecuado del recurso humano.

Deficiencia Dentro del local durante el período auditado se ha podido determinar una inestabilidad laboral y asignación de responsabilidades a personas de otras áreas. Correctiva Capacitar y brindar todas las herramientas necesarias para que el nuevo personal se sienta comprometido con el trabajo que realiza. Causa La falta de aplicación del reglamento interno permite que no se apliquen políticas preestablecidas y no exista seguridad laboral, generando

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS desprestigio a la empresa. Efecto Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para el negocio. Principio Legal: Reglamento interno. ELABORADO POR: JB FECHA: 27-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.11.05. CÉDULAS DE SEGUIMIENTO Hojas núm. 1de 1 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área Auditada: Preparación de pollo Tipo de Auditoría: Administrativa Observación Solventada: X Fecha de compromiso: Núm. Solventada: Avance 95 % Ciudad: Riobamba

Observación original: Inexistencia de un horario de llegada del proveedor de pollo al local. Recomendaciones originales:  Planifique con su proveedor el horario de entrega de producto para que no exista este tipo de inconvenientes, lo cual retrasa el trabajo de los empleados y la venta del plato. Situación actual: Se ha conversado con el proveedor y se ha determinado una hora específica de entrega del producto. Responsable.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 1 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área Auditada: Cocina Observación Solventada: X Fecha de compromiso: Tipo de Auditoría: Administrativa Núm. Solventada: Avance 20 % Ciudad: Riobamba

Observación original: La falta de organización dentro de los procesos de la cocina. Recomendaciones originales:  Diseñar un manual de funciones para que las personas que trabajan en el área de la cocina sepan sus responsabilidades, con el fin de realizar los procesos internos con eficiencia y optimizar tiempo además de recursos (humano).

Realice constantes evaluaciones para constatar el avance de sus trabajadores al aplicar un manual de funciones que los guie de mejor manera.

Situación actual: Se está en proceso de diseñar el manual de funciones que se aplicara al negocio, el dueño con un asesor contable. Responsable ELBORADO POR: JB FECHA: 27-06-2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 1 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área Auditada: Ventas y Despacho Tipo de Auditoría: Administrativa Observación Solventada: X Fecha de compromiso: Núm. Solventada: Avance 50 % Ciudad: Riobamba

Observación original: No se controla el producto terminado el momento de servir. Recomendaciones originales:  La persona que está a cargo del despacho de los productos para servirse tiene que controlar que salga en excelentes condiciones, con el objetivo de que no exista malos entendidos entre el cliente y el local. Capacite al personal de despacho para que tenga conocimiento de cómo servir el plato principal del local. Realice constantes supervisiones del área de despacho.

 

Situación Actual: Dentro del manual de proceso que se está realizando para el local, consta un párrafo donde expone como despachar el producto; además de la capacitación periódica que se debe dar al mismo para la manipulación de alimentos. Se ha realizado constantes supervisiones por parte del dueño para que los paltos sean servidos en excelentes condiciones.

Responsable ELABORADO POR: JB FECHA: 27-06-2011
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 1 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área Auditada: Ventas y Facturación Tipo de Auditoría: Administrativa Observación Solventada: X Fecha de compromiso: Núm. Solventada: Avance 100 % Ciudad: Riobamba

Observación original: Existe mal manejo de la Caja registradora

Recomendación original :

Capacite su personal para el buen uso de la caja registradora y de esta manera no tener problemas al momento de marcar y facturar .

Situación Actual: Se realizado una capacitación al personal que trabaja con la máquina registradora con la Ing. Isabel Hernández

Responsable

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Hojas núm. 1de 1 Número de Auditoría 1 Número de Observaciones 1 ASADERO POLLO TEJANO Área Auditada: Establecimiento de Manera General Tipo de Auditoría: Administrativa Observación Solventada: X Fecha de compromiso: Núm. Solventada: Avance 30 % Ciudad: Riobamba

Observación original: Falta de Estabilidad Laboral.

Recomendación original:  Crear un Departamento de Recursos Humanos que seleccione, evalúe, capacite al recurso humano a fin de contar con un equipo de trabajo que cumpla con un perfil adecuado y que esté al tanto de brindarles todos los derechos laborales que exige la ley.  Seleccione al personal de facturación cumpliendo con las disposiciones del reglamento interno de trabajo de la empresa; tomando en consideración estudios, cultura general, referencias, etc.  Evalúe la posibilidad de proporcionar transporte a los empleados de la empresa, con el fin de motivar y salvaguardar su integridad de manera prioritaria a los trabajadores de horario nocturno.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

Capacite y motive al personal a través de cursos, seminarios con el objeto de que exista un compromiso de los mismos y permita sentirse identificados e involucrados con sus funciones y con el negocio.

Realice una evaluación trimestral sobre logros alcanzados dentro en el local con el fin de poder tomar acciones correctivas que permitan el desarrollo adecuado del recurso humano.

Situación Actual: Se está analizando la posibilidad de que el administrador se encargue de la parte de recursos humanos y estudie la posibilidad de afiliar a todas las personas del local y haga gestión para cursos de capacitación a fin de que el personal adquiera técnicas para mejorar los procesos internos.

Se les ha contratado a una cooperativa de taxis que les haga el recorrido por las mañanas y las noches, para brindarles seguridad.

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CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

3.12. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS La comunicación de los hallazgos y su respectiva evaluación significa que el auditor ha concluido con la fase específica y que toda la evidencia acumulada durante la ejecución de la auditoría se encuentra contenida en los papeles de trabajo como sustento del trabajo realizado por el auditor, que se verá reflejado en el informe final de auditoría.

El resultado final respecto a las principales deficiencias y desviaciones detectadas en la auditoría se comunicarán a las autoridades a través de un informe escrito y su entrega será de forma directa y reservada, se presentarán aclaraciones, comentarios; con el objetivo que la información contenida en él sea utilizada oportunamente por los directivos y se proceda inmediatamente a tomar las acciones correctivas necesarias.

El auditor previamente deberá discutir conjuntamente con el personal involucrado, los comentarios y recomendaciones producidos de las deficiencias definidas en el examen, con el objetivo de asegurarse de su aceptación y que los resultados del informe estén debidamente sustentados en los papeles de trabajo desarrollados.

Con excepción de que existan fraudes que deberán discutirse con absoluta reserva con el personal responsable.

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JENNY SANDRA BORJA GERMAN

CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

El objetivo primordial de la comunicación de resultados es informar sobre las acciones correctivas necesarias para el fortalecimiento del sistema de control, cuya aplicación es responsabilidad de las autoridades.

Por lo tanto es necesario, que el informe se lo prepare con prontitud para que las conclusiones y recomendaciones lleguen con oportunidad al destinatario y le permitan actuar inmediatamente.

3.12.01. SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA Con el objetivo de tener la seguridad de la adecuada aplicación del programa aprobado, se requiere realizar una supervisión del trabajo que ejecutan los auditores, delegando así una persona que represente la autoridad, tenga la experiencia, conocimiento y capacidad.

El auditor que asuma la responsabilidad tendrá la certeza del dominio del campo de trabajo y de los elementos de decisión para vigilar que las actividades cumplan con normas y políticas por medio del monitoreo.

Dentro de la supervisión del trabajo de auditoría el supervisor cumple una función importante de coordinación permanente, entre el equipo de auditoría y la respectiva dirección.

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JENNY SANDRA BORJA GERMAN

CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

La supervisión es de vital importancia para que se cumplan los objetivos de auditoría planteados, asegurar que los resultados obtenidos sean efectivos e informados oportunamente a los directivos de la empresa, para que por medio de las recomendaciones emitidas se logre corregir las deficiencias administrativas.

Algunos de los procedimientos que se realizan dentro de la supervisión del trabajo de auditoría se detallan a continuación:

 Motivar la realización de reuniones entre directivos y empleados de la empresa para comunicar el proceso que se sigue respecto a los resultados.  Revisar y confirmar el contenido y redacción del borrador de informe asegurándose que sea consistente y convincente.  Una vez que se analizado íntegramente el borrador de informe autorizar al jefe de autoría para la respectiva comunicación de resultados finales.  Suscribir un acta respecto a la lectura del borrador de informe.  Analizar con el jefe de equipo la modificación de ciertos comentarios, conclusiones, recomendaciones realizadas respecto a la información proporcionada por el cliente a fin de que el informe final sea incuestionable.

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JENNY SANDRA BORJA GERMAN

CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO

 Realizar la entrega del informe final al Jefe de auditoría para su aprobación y presentación conjuntamente con los documentos que sustente el trabajo realizado.  Valorar el desempeño del equipo de auditoría a fin de que hayan cumplido con los parámetros establecidos

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.12.02. INFORME DE AUDITORIA

INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL ASADERO POLLO TEJANO, UBICADO EN LA CIUDAD DE RIOBAMBA PROVINCIA DE CHIMBORAZO
Período: Del 01 de Junio al 30 de junio del 2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

CONTENIDO
Administración de Auditoría Información Enviada Carta de Convenio Orden de Trabajo Circular Guía de Distribución AD1.1/2 AD2.1/2 AD3.1/1 AD4.1/1 AD

Archivo de Planificación Planificación Preliminar Programa de auditoría preliminar Entrevista al Gerente Entrevista a Empleados Listado del personal Cédula Narrativa de procesos Listado de Precios

PP

PP1.1/4 PP2.1/2 PP3.1/7 PP4.1/1 PP5.1/2 PP6.1/2

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Cédula Narrativa de Control de Inventarios Cédula narrativa de Preparación de productos en la Cocina Cédula Narrativa de Área de despacho, Servicio y Facturación Matriz Preliminar de Riesgos Reporte Preliminar de la Auditoría Administrativa al Asadero Pollo Tejano PP11.1/5 PP7.1/1 PP8.1/1 PP9.1/1 PP10.1/1

Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Cédula narrativa de Entrevista Al Gerente Cédula Narrativa de Entrevista a Empleados Cédula Narrativa de Cumplimiento de Base Legal Aplicación de Indicadores de Gestión Cédula Narrativa de Listado de Personal Análisis de Precios Flujo gramas de Procesos PE1/2 EA1.1/2 EA2.1/1 EA3.1/1 EA4.1/2 EA5.1/2 EA6.1/1 EA7.1/3

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Horario de Trabajadores Evaluación de Control interno Hoja de Hallazgos EA8.1/1 EA9.1/2 HH

Comunicación de Resultados Borrador de Informe

CR B1 1/n

Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimiento

SM SM1.1/n

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

ABREVIATURAS
AD: Administración de la Auditoría PP: Planificación Preliminar PE: Planificación Específica EA: Establecimiento Auditado EC: Evaluación de control interno HH: Hoja de hallazgos CR: Comunicación de resultados BI: Borrador de informe SM: Seguimiento y Monitoreo

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Señor Patricio Xavier Ruiz Ramos Riobamba, 02 de Agosto 2011 De nuestras consideraciones

Hemos

efectuado

la

auditoría

administrativa

al

establecimiento

“ASADERO POLLO TEJANO”

Nuestro examen se ha realizado utilizando pruebas y procedimientos que consideramos establecimiento. necesarios de acuerdo con la organización del

El objetivo de la auditoría fue determinar el grado de eficiencia, efectividad y economía de las operaciones, el cumplimiento de la base legal que aplica la empresa.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS El informe contiene conclusiones y recomendaciones, las mismas que son difundidas y aceptadas por todas las personas que laboran dentro del local.

Se ha diseñado un plan de monitoreo para la implantación de las recomendaciones en el tiempo establecidos para el efecto.

Atentamente, Jenny Borja

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

CAPITULO I INFORMACION INTRODUCTORIA

OBJETIVOS
 Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos de comercialización.

 Verificar el cumplimiento de la base legal del departamento de comercialización.

 Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión.

 Evaluar el control interno que existe en el local, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño.

 Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el local.
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232

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS ALCANCE El examen de auditoría a realizarse al “Asadero Pollo Tejano” cubrirá un período comprendido entre el 01 de Junio del 2011 al 30 de Junio del 2011.

CAPITULO II EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
La evaluación de control interno realizada al establecimiento permitido determinar el nivel de control. ha

Se ha analizado cada uno de los componentes con el objetivo de identificar aquellos puntos débiles que no permiten desarrollar adecuadamente las actividades del local.

El sistema de control interno existente no ha proporcionado seguridad los objetivos no se han alcanzado conforme a lo establecido dentro del negocio.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS El nivel de riesgo se ha determinado en base al porcentaje de ponderación que se estimó conveniente asignar, por consiguiente el riesgo de control es ALTO con un valor de 35% correspondiente a un nivel de confianza BAJO.

Concluyendo así, los controles que existen en el local no son efectivos y no han logrado prevenir, detectar y corregir las deficiencias.

CAPITULOIII RESULTADOS ENCONTRADOS EVALUCION DEL PROCESO ADMINSITRATIVO PLANIFICACIÓN
La planificación del Asadero Pollo Tejano es de responsabilidad del dueño (Ing. Xavier Ruiz) teniendo en cuenta que se tiene que velar por la misión, visión, plantear los objetivos del negocio, realizar estrategias que ayuden alcanzar las metas del establecimiento,
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS plantear políticas que sirvan como eje para el buen funcionamiento de los procesos internos, además de realizar programas para épocas altas dentro de la rotación de las ventas. Esta nos ayuda a definir el marco de acentuación de la organización.

Conclusiones:  No se tiene planificación alguna dentro del local, lo que conlleva al retraso del desenvolvimiento de las actividades de los empleados y esto perjudica seriamente al negocio ya que se deja de vender el producto por no estar listo a tiempo.  No se tiene realizado un presupuesto por lo que cuando existen gastos extraordinarios o emergentes se toma el dinero de caja y afecta al capital del negocio con el cual se cuenta y no se tiene un control de este tipo de gastos.  No se realiza estrategias para mejorar la calidad del trabajo.  No se ha capacitado al personal que labora, en todos sus niveles para mejorar las actividades del negocio.  El organigrama estructural solo tiene como mando al gerente,

donde se concentran todas las órdenes.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  No se tiene un programa donde se especifique los meses que son más altos en ventas y se requiera tomar decisiones para no tener problemas no del recurso humano como el tiempo en realizar las actividades. Recomendaciones:  Realizar un programa de planificación para las actividades del negocio en el cual conste el trabajo a realizarse de manera

ordenada, de esta forma se economizara el recurso tiempo y el recurso humano.  Diseñar un presupuesto para los gastos que tiene el negocio tomando en cuenta imprevistos, asignar una partida para cada uno de los rubros que se necesite de tal modo que se tenga bien organizado y claro las necesidades del establecimiento y no se caiga en desfinanciamiento .  Brindar capacitación a todos los empleados del local de acuerdo a las actividades que se realice dentro de los procesos del negocio, tanto preparación del producto como despacho del mismo,

además la atención al cliente; con el objetivo de mejorar la calidad del producto y del servicio que brinda el local.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  Se tiene que establecer las fechas donde se requiere contratar más personal y el trabajo se distribuirá de manera diferente de acuerdo al número de personas que se contraten, por temporada. Estrategias:  El programa que se va a realizar nos ayudara a planificar el recurso tiempo y servirá como herramienta de seguimiento para tener claro las actividades que se van desarrollando:  En primer lugar se tiene que identificar las principales

actividades del local y no olvidar nada importante, a partir de esto determinar las actividades necesarias por realizar y hacer prioridades, estimar el esfuerzo de cada actividad y con esto definir los recursos a disponer para cada una de ellas.  Hacer un presupuesto es un proceso esencial que le permitirá manejar tus gastos y controlar sus deudas. El primer paso para controlar su situación financiera es hacer un cálculo realista del dinero que gana y el dinero que gasta. Se realiza una lista de todos los ingresos mensuales Hacer una lista de los gasto fijos de cada mes y de los variables, una vez identificados los gastos

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS compárelos con sus ingresos a partir de ello usted puede tomar las primeras decisiones.

 Se tiene que hacer contactos con personas que sepan de los procesos que se realizan dentro de este tipo de locales y

contratarlas para que dicten charlas de manera técnica a las personas que laboran dentro del establecimiento, se podría ayudarse con la escuela de gastronomía de la ESPOCH (Escuela Politécnica de Chimborazo) y con el MSP (Ministerio de salud Pública) que de la misma manera ayuda con charlas de manipulación de alimentos.

 La fechas que más alto movimiento tiene el negocio son : Fiestas de Abril , Navidad, Día de la Madre y Carnaval, como ya conocemos los días exactos y la duración de la festividad se hará un calendario para contratar el personal que sea necesario por temporada.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

ORGANIZACIÓN
El propósito de la organización es diseñar e instrumentar el negocio para su buen funcionamiento.

Conclusiones:  La división y distribución de funciones no es el más adecuado para cada actividad que se realiza, no se tiene claro las funciones de cada empleado donde el trabajo se hace más pesado y no se lo cumple al 100%, dos empleados cumplen el mismo trabajo y se descuida otras actividades.  El orgánico estructural no es el más adecuado, todas las decisiones se las centra en una sola persona y las responsabilidades.

Recomendaciones:  Se debe realizar un manual de funciones y procesos que ayude a definir las responsabilidades de cada empleado y difundirlas con la finalidad de mejorar la calidad de los
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS procesos además de ser más eficientes en la atención al cliente.  Se tiene que realizar un orgánico estructural donde se de responsabilidades específicas a ciertos empleados, como crear un jefe de cocina y un jefe de ventas, para que exista mayor control dentro del negocio a través de las dos personas siendo estas las que deben colaborar con el dueño y apoyar en la toma de decisiones ya que estarán en mayor contacto con el personal que tendrán a cargo.

Estrategias:
 CONFORMACIÓN DEL MANUAL

IDENTIFICACIÓN Este documento debe incorporar la siguiente información:
  

Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
  

Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o

autorización.

Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

ÍNDICE O CONTENIDO Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de acción que cubren los procedimientos.

RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los

procedimientos en cualquiera de sus fases

POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
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242

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

Se

definirán

perfectamente

las

políticas

y/o

normas

que

circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

CONCEPTO Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.

FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos

 La modificación del organigrama estructural haciendo un análisis de las personas que laboran en el local se haría pruebas para
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS poder seleccionar a una persona que colabore como jefe de cocina que sea el responsables de guiar al grupo de trabajo en esa área.

DIRECCIÓN
El liderazgo que exista en el local es muy importante ya que ayudara a guiar de mejor los pasos que de la empresa, con una buena comunicación y además de motivar a la gente que trabaja para el negocio. Formar equipos de trabajo para las temporadas más fuertes nos ayudara al manejo del estrés y conflictos que se puedan producir. Esta nos ayuda a la toma de decisiones pertinentes para regular la gestión del negocio.

Conclusiones:  Falta comunicación entre la gente que trabaja con el dueño, por lo que se tiende a tener conflictos y malos entendidos, no se realiza bien el trabajo y se desperdicia tiempo.  Por el hecho de que no se tiene manuales, ni políticas la información que se obtiene no es la más adecuada, no es rápida, ni oportuna y las decisiones que se toman son de manera apresurada sin realizar un profundo análisis.
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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

Recomendaciones:  Se debe realizar encuestas para los empleados para que den a conocer sus necesidades y preocupaciones, o si alguna duda tiene con respecto al trabajo y su estabilidad laboral para poder tomar las debidas correcciones y mejorar su nivel de desempeño.  Se insiste en diseñar los manuales de funciones y procesos además de formular las políticas internas para el local, que estos se conviertan en herramientas para la toma de decisiones y que la información recaudada sea la más óptima ya que a través de ellos se tendrá mejores resultados en el trabajo.

Estrategias:  Realizar de manera periódica reuniones donde se exponga las necesidades del personal y del local, además que sea un apoyo para que se tome en cuenta las opiniones de los empleados y se

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS pida colaboración al 100%, comunicándoles siempre la misión y visión del establecimiento.

CONTROL
El control es muy importante dentro de una organización ya sea grande o pequeña, porque a través de él se puede detectar falencias y darles los correctivos necesarios a tiempo, sin tener mayores conflictos; si no existe un control adecuado puede existir fuga de recursos y como consecuencia llevar a la disolución del ente en poco tiempo. El control debe ser aplicado por parte del dueño o gerente del negocio, es su responsabilidad velar por la estabilidad del local y cuidar que todo marche correctamente para tener resultados positivos cumpliendo con los objetivos planteados.

Conclusiones:  Existe una caja registradora para el control de las ventas y el dinero que ingresa al local, pero no se tiene el total conocimiento para aprovechar la información que nos provee.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  No existen manuales que guíen los procesos del local, ni delimiten responsabilidades de cada empleado.  Falta capacitación dentro del negocio en todo aspecto, ya sea para la cocina, como para el área de ventas.

Recomendaciones:  Brindar capacitación a la persona que está a cargo de la caja registradora, que es el medio más importante de información del local ya que a través de este se puede tener varia información financiera, que ayudara a toma de decisiones.  Se vuelve a insistir en diseñar los manuales tanto de funciones como de procesos y además implementar políticas para mejorar el control interno. Estrategias:  Solicitar a la persona que nos proporcionó la máquina registradora para
que dicte una clase de capacitación a la persona a cargo de la misma.

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ELEMENTOS ESPÉCIFICOS
Son los elementos que complementan el proceso administrativo y nos permiten determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización. Conclusiones:  Las adquisiciones las realiza el dueño que es el encargado de efectuar los pedidos a proveedores, pero no se tiene un control del gasto de estos recursos.  Falta asesoría técnica para lo que son restaurantes de comida rápida que sería de mucha ayuda dentro del establecimiento.  La distribución del espacio físico para el flujo del trabajo es deficiente se necesita realizar arreglos para mejorarlo.  No se cuenta con un sistema informático para la contabilidad del negocio lo cual es un problema ya que no se sabe la

realidad financiera del local.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS Recomendaciones:  Para el abastecimiento de los recursos o de la materia prima que se necesita para el inicio de nuestros procesos en la cocina, se debe adquirir un sistema de control de inventarios que ayude a regular y canalizar bien los recursos.  Buscar ayuda con profesionales en el tema de comida rápida y brindar charlas al personal, además de asesorarse

técnicamente para mejorar la calidad del producto y servicio.  Dentro del presupuesto que se va a realizar tomar en cuenta las mejoras que necesita el local, para realizar una readecuación de las áreas especialmente en la cocina y así mejorar el desenvolvimiento.  Adquirir un sistema informático de carácter urgente para llevar correctamente la información financiera. Estrategias: Adquirir a una empresa que proporciones sistemas informáticos que nos ayude con uno que vaya de acuerdo a la actividad del negocio y que sea completo, donde se puede ingresar toda la información necesaria y que

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS se convierta en un excelente medio de control, el cual contenga manejo de inventarios y nos ayude con la información financiera.

Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas al dueño del establecimiento, deben ser aplicadas inmediatamente y con carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento. Atentamente, Jenny Borja Auditor

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.12.03. SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Son los resultados que se encuentran contemplados en una matriz de seguimiento la misma que permite corregir las debilidades encontradas. El seguimiento no se limita al monitoreo en la implementación de recomendaciones, sino en aportar elementos de juicio que permitan lograr el fortalecimiento de la empresa. Por ello que se deben definir prioridades y preparar un programa que guie las acciones, referentes a las conclusiones y recomendaciones emitidas.

El seguimiento periódico permitirá asegurarse respecto de la adopción de medidas adecuadas con relación a los hechos verificados y constituye una fuente de información para la realización de nuevas auditoría. Por ello es necesario establecer mecanismos necesarios que controlen la implementación de las recomendaciones.

El

seguimiento

de

recomendaciones

comprende

las

siguientes

actividades:

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS  El Auditor General dispone a los auditores realicen el seguimiento de auditoría respectivo.  El auditor asignado y funcionarios de la entidad establecen un cronograma o matriz de seguimiento para la respectiva aplicación de recomendaciones y correctivos.  Posteriormente el Auditor asignado recepta de la empresa auditada la documentación que evidencie las medidas correctivas tomadas, el cumplimiento de las recomendaciones.  El auditor asignado prepara el informe de seguimiento y entrega al Auditor General, para la toma de acciones posteriores

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ASADERO POLLO TEJANO MATRIZ DE SEGUIMIENTO
Período: Del 01 de Julio al 31 de Julio 2011

RECOMENDACIONES

RESPONSABLE DE IMPLANTACIÓN

FECHA

CUMPLIMIENTO TOTAL PARCIAL N/A

OBSERVACIONES

PLANIFICACIÓN Realizar un programa de planificación para las actividades del negocio en el cual conste el trabajo a realizarse de manera ordenada, de esta forma se economizara el recurso tiempo y el recurso humano.

1

Ing. Xavier Ruiz

05/07/2011 0807/2011

X

2

Diseñar un presupuesto para los gastos que tiene el negocio tomando en cuenta imprevistos, asignar una partida para cada uno de los rubros que se necesite de tal modo que se tenga bien organizado y claro las necesidades del

Ing. Xavier Ruiz

09/07/2011 10/07/2011

X

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS
establecimiento y desfinanciamiento . 3 no se caiga en

Se tiene que establecer las fechas donde se requiere contratar más personal y el trabajo se distribuirá de manera diferente de acuerdo al número de personas que se contraten, por temporada.

Ing. Xavier Ruiz

17/07/2011 18/07/2011

X

ORGANIZACIÓN Se debe realizar un manual de funciones y procesos que ayude a definir las responsabilidades de cada empleado y difundirlas con la finalidad de mejorar la calidad de los procesos además de ser más eficientes en la atención al cliente.

1

Ing. Xavier Ruiz

19/07/2011 30/07/2011

X

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

2

Se tiene que realizar un orgánico estructural donde se de responsabilidades específicas a ciertos empleados, como crear un jefe de cocina y un jefe de ventas, para que exista mayor control dentro del negocio a través de las dos personas siendo estas las que deben colaborar con el dueño y apoyar en la toma de decisiones ya que estarán en mayor contacto con el personal que tendrán a cargo

Ing. Xavier Ruiz

20/07/2011 25/07/2011

X

DIRECCIÓN Se debe realizar encuestas para los empleados para que den a conocer sus necesidades y preocupaciones, o si alguna duda tiene con respecto al trabajo y su estabilidad laboral para poder tomar las debidas correcciones y mejorar su nivel de desempeño.

1

Ing. Xavier Ruiz

06/07/2011 08/07/2011

X

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257

XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

2

Se insiste en diseñar los manuales de funciones y procesos además de formular las políticas internas para el local, que estos se conviertan en herramientas para la toma de decisiones y que la información recaudada sea la más óptima ya que a través de ellos se tendrá mejores resultados en el trabajo.

Ing. Xavier Ruiz

19/07/2011 30/07/2011

X

CONTROL Brindar capacitación a la persona que está a cargo de la caja registradora, que es el medio más importante de información del local ya que a través de este se puede tener varia información financiera, que ayudara a toma de decisiones.

Ing. Xavier Ruiz

1

15/07/2011 17/07/2011

X

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

2

Se vuelve a insistir en diseñar los manuales tanto de funciones como de procesos y además implementar políticas para mejorar el control interno.

Ing. Xavier Ruiz

19/07/2011 30/07/2011

X

ELEMENTOS ESPECÍFICOS Para el abastecimiento de los recursos o de la materia prima que se necesita para el inicio de nuestros procesos en la cocina, se debe adquirir un sistema de control de inventarios que ayude a regular y canalizar bien los recursos.

X Ing. Xavier Ruiz 30/07/2011

Realizarlo de la manera más urgente posible

1

2

Buscar ayuda con profesionales en el tema de comida rápida y brindar charlas al personal, además de asesorarse técnicamente para mejorar la calidad del producto y servicio.

Ing. Xavier Ruiz

01/08/2011

X

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

3

Dentro del presupuesto que se va a realizar tomar en cuenta las mejoras que necesita el local, para realizar una readecuación de las áreas especialmente en la cocina y así mejorar el desenvolvimiento.

Ing. Xavier Ruiz

09/07/2011 10/07/2011

X

4

Adquirir un sistema informático de carácter urgente para llevar correctamente la información financiera.

Ing. Xavier Ruiz

30/07/2011

X

Adquirir lo más rápido posible o el negocio puede correr riesgo

ELABORADO POR: JB

FECHA: 31/08/2011

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS

3.13. ACTUACIÓN DEL AUDITOR El trabajo del auditor en la aplicación de la auditoría administrativa es importante puesto que la conceptualización, ejecución y obtención de los resultados refleja la calidad del mismo. Su perfil debe estar basado conocimientos, experiencia responsabilidad profesional y social y en esencia tener la capacidad para emitir u criterio profesional.

La participación y ejecución de la auditoría administrativa por parte del auditor externo es muy importante y valiosa debido a que éste posee una visión objetivo de los hechos, lo que incrementa la confiabilidad y mejora las expectativas para la obtención de resultados óptimos y tiempos estimados.

El auditor como responsable de la auditoría es primordial que posea experiencia en la materia, capacidad de respuesta respecto a los resultados que se esperan que mantenga un comportamiento acorde a los requerimientos de cada uno de los participantes en la ejecución de la auditoría.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su inteligencia, capacidad criterio profesional con el objetivo que todas las técnicas, estrategias, alcance definidos permitan evaluar los resultados y elaborar los informe correspondientes.

Para ello el auditor debe tomar en consideración los siguientes aspectos: • Preservar su independencia mental. • Ejecutar su trabajo conforme al conocimiento y capacidad profesional. • Cumplir con los lineamientos, disposiciones, normas que se le indiquen. • Recurrir a la capacitación continua.

También es importante que se mantenga libre de prejuicios, impedimentos que disminuyan la credibilidad de los juicios y trabajo realizados. Debe preservar su autonomía e imparcialidad, logrando así una actitud independiente que generar valor a cada una de sus actuaciones.

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XAVIER RUIZ & JENNY BORJA AUDITORES CERTIFICADOS 3.14. CONTROL DE AUDITORÍA El control de auditoría hace referencia a los aspectos generales que orientan la ejecución de las revisiones de control desde su planeación hasta la presentación de resultados y su seguimiento.

El control en todos los niveles, debe proporcionar seguridad razonable sobre si e examen realizado cumple con las disposiciones, leyes, normas y reglamento vigentes, objetivos, metas programadas, aplicación de políticas, procedimientos técnicas, entre otros; con el objetivo de aprobar los informes de auditoría exámenes especiales dirigidos a los directivos.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES

1. La difusión de la planificación estratégica es desconocida por parte de personal en un 80% mientras que el 20% la conoce, situación generada debido a la reciente elaboración de la misma.

2. La estructura orgánica de una empresa es la parte fundamental donde se refleja y se observa los departamentos con las respectivas líneas de responsabilidad y autoridad, siendo que los organigramas funcionales y de procesos no han sido definidos en la empresa.

3. La falta de un reglamento interno ocasiona que el personal se desmotive y no se sienta comprometido con el negocio.

4. La empresa no cuenta con un manual de funciones y de procesos donde se detallen las responsabilidades que debe cumplir cada empleado y los pasos que se deben seguir en determinada actividad respectivamente

5. Se ha presentado una inestabilidad laboral dentro del establecimiento ya que no todo el personal está debidamente afiliado y no cuenta con los 264
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

derechos que la ley lo exige, generadas por la falta del reglamento interno donde especifique todo el proceso para contratar personal.

6. Falta de capacitación y motivación al personal que permita un compromiso e identificación con los objetivos propuestos por el negocio.

RECOMENDACIONES
1. Difundir la planificación estratégica a través de rótulos, carteles que recuerde cual es la misión y visión de la empresa con el objetivo que sea un medio de motivación y compromiso en el desarrollo de las actividades.

2. Diseñar un organigrama funcional donde se detallen las funciones específicas que debe cumplir cada empleado de acuerdo al nivel de responsabilidad y autoridad asignadas; así también un organigrama de procesos que constituya el preámbulo para la formulación de un manual procesos.

3. Diseñar e implementar un reglamento interno donde

se especifique los

derechos y obligaciones de cada persona que labora dentro del local, y difundirlas a todo el personal para que no exista inconformidad y se cree un ambiente cordial.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4. Crear de manera urgente un manual de procesos y un manual de funciones para detallar cada actividad que se realiza y de la misma manera las funciones que deben cumplir los empleados de acuerdo al lugar específico de trabajo.

5. Por el tamaño del negocio y por el número de empleados con los que cuenta el local se lo clasificaría dentro de las microempresas donde ya se debe tener una estructura orgánica bien diseñada donde conste un departamento de recursos humanos; pero por el momento el encargado de este trabajo debería ser el gerente o dueño del local el que sea

responsable de la selección, evaluación y capacitación del recurso humano; además buscar el bienestar y seguridad con el propósito de salvaguardar la integridad del personal, a la vez de proveer de estabilidad laboral y en el futuro no tener ningún inconveniente que sería perjudicial para el negocio.

6. Desarrollar un plan de capacitación y cronograma semestral o anual que a través de cursos, talleres, conferencias, permita incrementar el talento humano y la capacidad de conocimientos con el fin de contar con personal altamente capacitado y competitivo dentro del mercado laboral.

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ANEXOS

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ANEXOS

ANEXO N°1

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ANEXOS

ANEXO N°2

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ANEXOS

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ANEXOS

ANEXO N° 3

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ANEXOS

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ANEXOS

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ANEXOS

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ANEXOS

ANEXO N° 4 HORNO PAR 20 POLLOS MANTENEDOR DE PAPAS

REFRIGERADORA AMERICANA

FREIDORA DE PAPAS

TELEVISOR

PELADORA DE PAPAS

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ANEXOS

MESAS

CAMPANA

LICUADORA

MICROONDAS

COCINA INDUSTRIAL 3 ORNILLAS

SET SERVICE

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ANEXOS

CAJA REGISTRADORA

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GLOSARIO DE TERMINOSOS

GLOSARIO DE TERMINOS
Auditoría.- La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo. Administración.La Administración es la ciencia social o Tecnología

Social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización. Acuerdo.- Resolución o disposición que se toma sobre algún asunto a fin de que se ejecuten uno o más actos específicos. Análisis.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constituidos, sus características representativas y sus interrelaciones, así como la relación de cada elemento con todo. Archivo.- Conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una organización. Control.- Medición de resultados que permita evaluar la ejecución de planes, programas, y proyectos.

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GLOSARIO DE TERMINOSOS

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización. Creatividad.- Proceso a través del cual las ideas que se generan, desarrollan y transforman en valor. Cronogramas.- Instrumento de medición que expresa las relaciones de una actividad con el tiempo en que debe ser ejecutada. Datos.- Representación de hechos observados o medidos, materias materia prima de la información. Decisión.- Resultado del proceso de análisis y selección entre diversas alternativas posibles. Delegación.- Acto de facultar y responsabilizar a un subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan. Descentralización.- Delegación de autoridad para la toma de decisiones en una estructura organizada. Acción de crear organizaciones o representaciones con personalidad jurídica y patrimonio propio. Diagnóstico.- Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o un problema, que permita destacar los elementos más significativos de su 279
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GLOSARIO DE TERMINOSOS

composición y funcionamiento, para derivar acciones de ajuste y/o desarrollo orientarlas a optimizarlo. Diagrama.- Representación gráfica de un hecho, situación, movimiento, relación o fenómeno cualquiera por medio de símbolos convencionales. Diagramas de Flujo.- Representación gráfica de la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento. Dirección.- Función que implica el proceso de influir en los seres humanos de modo que contribuyan al logro de las metas de la organización. Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones. Empresa.- Organización de una actividad económica que reúne los elementos de capital y trabajo para orientar sus relaciones hacia la producción de bienes y/o servicios. Equipo de Trabajo.- Conjunto de personas que interactúan entre sí con la finalidad de cumplir con una función, encontrara soluciones a problemas concretos o desarrollar ideas para mejorar el desempeño de una organización. Estrategia.- Principios y rutas fundamentales que deben orientar el proceso administrativo para alcanzar los objetivos propuestos.

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GLOSARIO DE TERMINOSOS

Estructura

Orgánica.-

Disposición

en

que

se

ordenan

las

unidades

administrativas de una organización conforme a criterios de jerarquía y especialización. Evaluación.- Proceso e confrontación de los resultados obtenidos en función de las acciones relacionadas que permite medir la eficiencia, eficacia y congruencia. Función.- Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades administrativas que integran una institución, que se define a partir del ordenamiento que la crea. Gasto.- Erogaciones que realizan las instituciones para cumplir con sus funciones. Histograma.- Diagrama de barras de una distribución de frecuencias. Idea.- Concepto fundamental del raciocinio derivado del conocimiento o percepción de la realidad. Indicador.- Dimensión utilizada para medir los resultados efectivamente obtenidos en la ejecución de un programa, proyecto o actividad. Metodología.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas o instrumentar estudios por medio de un análisis fundamentado en un método. Misión.- Premisa fundamental que orienta a una organización hacia lo que se aspira y puede ser.

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GLOSARIO DE TERMINOSOS

Nivel Jerárquico.- Elemento de una estructura que comprende todas las unidades que tiene un rango o autoridad y responsabilidad análoga, independiente de su función. Norma.- Ordenamiento, regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en las organizaciones. Objetivo.- Propósito o fin que pretende alcanzar con la relación de una operación, actividad, procedimiento o función. Operación.- Cada una de las acciones, pasos, o etapas, físicas o mentales, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. Organización.- Unidad social constituida en forma liberada con fines y objetivos predeterminados sobre una base de actuación de cierta permanencia que se rigüe por un orden normativo y se estructura alrededor de centro de poder. Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Curso gramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Plan.- Instrumento diseñado para alcanzar un objetivo, en el que se definen el espacio, tiempo y medios para su alcance, en virtud de ello en el se definen de forma coordinada las metas, estrategias, políticas, directrices, y técnicas.

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GLOSARIO DE TERMINOSOS

Planeación.- Conjunto sistematizado de acciones que provienen de una estructura racional de análisis que contiene los elementos informativos y de juicio suficiente y necesario para fijar prioridades. Planeación Estratégica.- Esfuerzo sistemático formal para establecer una misión, definir metas, analizar el ambiente externo para identificar oportunidades y amenazas, así como el análisis del ambiento interno para precisar fortalezas y debilidades. Planificar: Es el proceso que comienza con la visión de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente. Política.- Norma general que constituye declaraciones e interpretaciones que guían o encausan la conducta y el pensamiento para la toma de decisiones. Presupuesto.- Estimación programado en forma sistemática de los ingresos y egresos que maneja una organización en un período determinado. 283
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GLOSARIO DE TERMINOSOS

Procedimiento.- Sucesión cronológica de operaciones conectadas entre sí, que constituyen una unidad dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Proceso.- Conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y rendimientos prescritos, que atraviesan los límites funcionales de una organización. Productividad.- Relación entre los factores que intervienen en la producción y los productos o servicios que se obtienen. Programa.- Unidad financiera y/o administrativa en las que se agrupan distintas actividades con cierto grado de homogeneidad. Programación.- Fijación de metas y asignación de recursos humanos, financieros y materiales para alcanzar las metas fijadas dentro de un período determinado. Proyecto.- Conjunto de actividades que forman una unidad de propósitos para el logro de un objetivo, que no pueden plantearse de forma aislada. Proveedores.- Personas u organizaciones que se encargan de suministrar o abastecer a las instituciones públicas o privadas todo lo que necesitan para su funcionamiento. Reglamento.- Disposición expedida para hacer cumplir los fines de una organización. Sector.- Agrupación convencional de organizaciones que guardan una relación de cooperación y coordinación en virtud de sus objetivos o esfera de actividad. Servicio.- Actividad encaminada a dar satisfacción a alguna necesidad a terceros.

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GLOSARIO DE TERMINOSOS

Táctica.- Curso de acción mediante el cual debe activarse o realizarse una estrategia. Tormenta de Ideas.- Técnica que otorga máxima importancia al pensamiento libre, espontáneo, visionario o extravagante. Utilizado por algunas organizaciones como instrumento para atender ciertos problemas. Unidad de Medida.- Criterio utilizado para cuantificar resultados y/o el comportamiento de variables en una organización. Valores.- Preceptos y convenciones que tiene un individuo u organización producto de su formación, educación principios y actitud. Visión.- Percepción de la realidad y de las oportunidades a las que puede acceder una persona o empresa.

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BIBLIOGRAFIA

BIBLIOGRAFIA
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McGraw - Hill. Editorial Interamericana. Segunda Edición.  MANTILLA Samuel. (2005). Informe Coso. Colombia: Ediciones COE Cuarta Edición.  RODRIGUEZ Joaquín. (2002). Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. México: Internacional Thomson Editores. Tercera Edición.  WHITTINGTON, O., Ray y PANY Kart. (2004). Auditoría un Enfoque Integral. Colombia: Editorial Irwin McGraw-Hill. 14ª Edición.  www.google.com  www.monografias.com  www.wikipedia.com

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