Direccin de Finanzas

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS MUEBLES OBJETIVO

Establecer la normativa general que regule el control de los activos fijos de la Universidad Catlica Andrs Bello.

ALCANCE
Las disposiciones establecidas en el presente manual, aplicarn a todos los bienes del activo fijo propiedad de la Universidad, independientemente de su ubicacin, cuanta, uso o valor y modalidad de adquisicin.

DISPOSICIONES GENERALES
El activo fijo de la Universidad, est conformado por los bienes muebles1 (Mobiliario, Equipos, Vehculos y el Fondo bibliogrfico) adquiridos por sta, para desempear sus funciones acadmicas, administrativas y de apoyo logstico a las mismas. Es poltica de la Universidad mantener un estricto control sobre los bienes muebles del activo fijo, siendo la propiedad de los mismos perfectamente demostrable y su existencia comprobable. Los activos fijos muebles deben mantenerse resguardados y amparados con Plizas de Seguro contra incendio, robo, responsabilidad civil y riesgos especiales, segn sea el caso.

NORMAS PARA CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO

Del Registro de los Activos Se mantendr un archivo actualizado de registro y control de activos fijos muebles, el cual estar conformado por la informacin legal que demuestre su propiedad, informacin financiera que demuestre su valor nominal y depreciacin e informacin administrativa que demuestre fecha de adquisicin, ubicacin, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro, cdigo de identificacin y traslado. El registro contable de los activos fijos muebles se har atendiendo al costo incurrido (incluye costos de acarreo, impuestos, etc) por la Universidad para el momento de su adquisicin. Para ser considerado Activo Fijo deben cumplirse tres (3) condiciones: su costo unitario deber ser igual o mayor a diez (10) unidades tributarias, debe poder ser etiquetable para poder llevar su control y depreciable en el perodo de tiempo determinado por su clasificacin. Se llevar un registro auxiliar de control de los activos fijos muebles, el cual deber compararse mensualmente con el Mayor General de la Contabilidad a objeto de corregir
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La propiedad de los bienes inmuebles en los cuales opera la Institucin, la ejerce la Fundacin Andrs Bello.

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errores y desviaciones. El registro auxiliar control de los activos fijos muebles presentar en detalle su composicin, agrupados conforme al orden de la cuenta de Mayor General de la Contabilidad y contemplar como informacin: Fecha de Compra, Fecha de Depreciacin, valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor depreciacin acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro. La Coordinacin de Compras deber enviar, a la Direccin de Finanzas, copia de la Orden de Compra con la finalidad de que sta ltima le remita la clasificacin del Activo Fijo de acuerdo a su tipo de clase. De la Depreciacin de los Activos El mtodo de depreciacin utilizado es Lnea Recta. Si el activo es adquirido antes del da 15 del mes, se depreciar a partir de ese mismo mes y si es comprado despus del da 15, se empezar a depreciar el mes siguiente. El tiempo de depreciacin ser el siguiente: Id Clase CCSAF01 CCSAF02 CCSAF03 CCSAF04 CCSAF05 CCSAF06 Clasificacin de Activos Mobiliario y Equipos de Oficina Maquinaria y Equipos Vehculos Equipos de Computacin Fondo Bibliogrfico Mejoras a Propiedades ajenas Vida til estimada (aos) 8 8 5 3 5 5

El gasto por depreciacin aplicado a los activos fijos muebles debe ser razonable y en todo caso obedecer al mtodo de depreciacin establecido, el cual deber distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los perodos de la vida til estimada en concordancia con la poltica contable vigente. Para la definicin y aplicacin de los factores y mtodos de depreciacin de los activos fijos Muebles, se deber considerar su naturaleza y uso, las polticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente econmico imperante Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de produccin o alargue la vida til de un activo fijo mueble, si son substanciales, deben capitalizarse, los desembolsos menores, an cuando tengan caractersticas de capitalizables se deben llevar a gastos o costos del perodo. De la Identificacin de los Activos La Direccin de Finanzas, establecer y mantendr un sistema de identificacin por cdigo para los activos fijos muebles, dicha identificacin informar sobre la propiedad,

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clase o naturaleza y orden correlativo de cada activo fijo. Al momento de levantar el Acta de Recepcin, por parte de la Coordinacin de Compras, por la adquisicin de un activo fijo mueble, este departamento le notificar a Finanzas y se proceder a su identificacin. La etiqueta debe contener: Direccin de Finanzas Control de Activo Fijo CCSAF-XX-XXXXXX El primer segmento: CCSAF corresponde a la sede de Caracas y al rubro de Activo Fijo El segundo segmento se refiere a la clase de Activo Fijo El tercer segmento corresponde a la numeracin correlativa

De la toma Fsica del Inventario y Movilizacin de los Activos Se efectuarn inventarios fsicos peridicos a objeto de verificar la existencia, localizacin y condicin fsica de todos los activos existentes de conformidad con los registros auxiliares. Para ello, la Direccin de Finanzas, planificar y llevar a cabo la toma fsica del Inventario de activos fijos muebles, siguiendo las normativas establecidas para tal fin. Los cambios de ubicacin o reubicacin interna de los activos fijos muebles, deben ser autorizados por la Direccin de Finanzas, la cual proceder a efectuar los registros correspondientes en el Auxiliar de Control y la Contabilidad. Se deber mantener un control adecuado de los activos fijos muebles despus de haber sido totalmente depreciados y se encuentren an prestando servicios. La desincorporacin de activos fijos muebles, debe obedecer a razones plenamente justificadas y debern ser notificadas a la Direccin de Finanzas.

RESPONSABILIDADES
VICE-RECTOR ADMINISTRATIVO Al Vice-Rector Administrativo le corresponde, entre otras atribuciones, ejercer la custodia del patrimonio de la Universidad, mantener actualizado el inventario de bienes y velar por el mantenimiento y conservacin de las instalaciones y equipos de la Universidad. Estas funciones las ejerce a travs de las dependencias adscritas a su organizacin. GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Es responsabilidad de la Gerencia de Finanzas, analizar mensualmente las cuentas contables correspondientes para asegurarse que todos los activos fijos estn adecuadamente contabilizados y que el saldo de dichas cuentas es correcto, y efectuar los registros contables que sean necesarios para reflejar adecuadamente en libros el

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efecto de las decisiones que se tomen sobre esos activos. Adems, llevar a cabo el control y la custodia de los activos fijos muebles de la Universidad, y efectuar en forma peridica, la toma fsica de inventarios a los efectos de verificar su existencia y condiciones fsicas y tomar las acciones que correspondan; y a travs de su Departamento de compras, procurar la adquisicin de los bienes requeridos por las diferentes organizaciones de la Universidad, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para tal fin COORDINACIN DE COMPRAS La Coordinacin de Compras ser responsable de canalizar las nuevas adquisiciones de Activos Fijos muebles en coordinacin con la Direccin de Finanzas; as mismo, deber realizar el registro contable al momento de la recepcin del artculo. GERENCIA DE SEGURIDAD La Gerencia de Seguridad, deber reportar cualquier situacin que implique el cambio de estatus o condicin de los bienes que son propiedad de la Universidad (robo, hurto, dao etc). TODOS LOS TRABAJADORES La custodia directa de los activos fijos muebles de la Universidad, corresponder al trabajador desde el momento en que los mismos le hayan sido asignados para ejercer las actividades inherentes a su cargo, y es su deber reportar cualquier situacin que implique cambio de estatus y/o ubicacin de los bienes.

VIGENCIA
A partir de su aprobacin.

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