Elaboracin de propuestas

Cmo se solicita una propuesta? Proceso para generar y evaluar propuestas Salir

Generacin de una solicitud de propuesta

Evaluacin Preliminar de un Proyecto

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Cmo se solicita una propuesta?

Modelo Federal de Propuestas (FPM)

RFP

FPM

RFQ/IFB

Patrocinios

Licitadas

Negociadas

Otras

Investigacin y Desarrollo

No Solicitadas

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Solicitud de Cotizacin RFQ

Expone en forma amplia y detallada lo que requiere el cliente Permite a los contratistas comprender que espera el cliente para elaborar una buena propuesta.

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RFQ Solicitud de Cotizacin

Significa "Request For Quotes or Quotation" Consiste en una invitacin a vendedores o contratistas para que hagan una oferta sobre productos y/o servicios fciles de describir. Puede considerar criterios adicionales al precio o utilizarlo como nico parmetro de seleccin. Asegura una estructura uniforme de las ofertas recibidas para una toma de decisiones objetiva.

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Procedimiento

Para atender la Solicitud de Presupuesto (RFQ), los proveedores realizan sus ofertas sin conocer cules son las del resto de vendedores. El solicitante puede comparar las ofertas recibidas en funcin del peso del precio y de los criterios adicionales Existen herramientas computacionales que permiten la interaccin en lnea con las siguientes caractersticas:

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Procedimiento

Los proveedores podrn cotizar mltiples configuraciones Se pueden crear y cotizar diferentes versiones del producto El comprador podr realizar contraofertas a los proveedores, en busca de una combinacin ptima de caractersticas. Video de demostracin sobre RFQ en la siguiente direccin: http://www.itbid.org/tutorial/ES/RFQ_es.htm

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RFP Solicitud de Propuestas

Significa Request For Proposal Los requerimientos son menos especficos Considera criterios adicionales al precio como parmetros de seleccin. Asegura contenidos uniformes en las ofertas recibidas para una toma de decisiones objetiva.

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Procedimiento

Para atender la Solicitud de Propuestas (RFP), los proveedores realizan sus ofertas sin conocer cules son las del resto de vendedores. Consiste en una invitacin a los vendedores o contratistas para ofrecer productos o servicios difciles de describir. Que requieren un nivel de detalle que clarifiquen la necesidad, problema u oportunidad. Requiere la investigacin de informacin para delimitar correctamente los requerimientos pero en ocasiones no es posible hacerlo Se decide en funcin de la relacin costo/beneficio de las propuestas

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Otras solicitudes

Request for Bid (RFB)

Significa Request for Bid Los requerimientos son especficos y se espera el mayor precio en la oferta Consiste en una invitacin a los compradores a comprar lo que ofrece el vendedor, al precio que ofrezca el comprador

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Otras solicitudes

Request for Information (RFI)

Significa Request for Information Se utiliza en proyectos pequeos para la toma de decisiones. Consiste en una invitacin a ofrecer informacin sobre un producto o servicio

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Ventajas de la elaboracin de propuestas formales

Acceso a un grupo ms amplio de proveedores a travs de la misma solicitud preparada con el detalle de la necesidad, problema u oportunidad

Mayor competencia de precios entre los proveedores. Evaluacin de respuestas estndares y seleccionar la mejor oferta Ejecucin el proceso de abastecimiento en un ciclo de negocios muy corto. Alineamiento interno al revisar las necesidades en funcin de la organizacin.

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Proceso para generar y evaluar propuestas
1. Evaluar el proyecto 2. Analizar la alineacin del proyecto a las metas de la organizacin 3. Investigar y localizar receptores de la propuesta (Vendedores, contratistas) 4. Escribir la solicitud de propuesta 5. Distribuir la propuesta 6. Esperar respuestas 7. Evaluar las respuestas recibidas 8. Seleccin del vendedor 9. Elaborar el contrato para desarrollar el producto o servicio

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1. Evaluar el proyecto

Identificar los objetivos y participantes del proyecto Evaluar la factibilidad del proyecto Evaluar la disponibilidad de personas y tiempos para desarrollar el proyecto Revisar y delimitar el presupuesto

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2. Analizar la alineacin del proyecto a las metas de la organizacin

Revisar la alineacin del proyecto a las metas y objetivos de la organizacin Revisar las prioridades del proyecto con respecto a la organizacin

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3. Investigar y localizar receptores de la propuesta
(Vendedores, contratistas)

Investigar sobre el nivel tecnolgico de la propuesta Detectar posibles vendedores.

Puede utilizarse un formato RFI.

Solicitar un RFQ si el producto o servicio es universal

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3. Investigar y localizar receptores de la propuesta
(Vendedores, contratistas)

Considerar varios y variados candidatos, de una forma balanceada Establecer un posible presupuesto para evaluar las propuestas. Este presupuesto es interno y debe considerar de la mejor manera tanto los costos nicos como los recurrentes.

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4. Escribir la solicitud de propuesta

Investigar el formato mas adecuado Contenido bsico de una solicitud de propuesta:

1. Descripcin del trabajo
Alcance del proyecto.- Acciones para el entregable. Ejemplo: Disear y desarrollar un sistema de informacin

2.

Informacin del Negocio

Informacin de la empresa Requerimientos del negocio, tanto imperativos como opcionales. Restricciones del negocio

3.

Requisitos del cliente

Especificaciones y atributos
Desempeo Capacidades Pueden considerarse criterios de aceptacin

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4. Escribir la solicitud de propuesta
4. Entregables del proyecto Productos tangibles Incluye informes peridicos de avances o informe final Insumos del cliente Datos para pruebas Imgenes digitalizadas Componentes especializados Aprobaciones que requiere el cliente Hard Logic Milestones Mayores Tipo de contrato Precio fijo (cantidad fija) Por tiempo y materiales (costos reales)

5.

6.

7.

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4. Escribir la solicitud de propuesta
8. Condiciones de pago
Periodos establecidos Porcentajes Condiciones

9.

Programa requerido para la terminacin del proyecto

Tiempo especfico de terminacin Tiempo y actividades generales

10. Instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas

Consistencia en formato y contenido Facilidad de comparacin Evaluacin justa Pginas, detalles, costos y especificaciones

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4. Escribir la solicitud de propuesta
11. Fechas
Fecha de vencimiento para la entrega de propuestas Se especifica que despus de esa fecha no ser aceptada la propuesta

12. Criterios de evaluacin

Puede evidenciar la forma en que sern evaluadas las propuestas a. Experiencia en proyectos similares Cundo se hicieron? Se terminaron a tiempo y dentro del presupuesto? Quedaron los clientes satisfechos? Se pueden contactar?

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4. Escribir la solicitud de propuesta
13. Criterios de evaluacin (Continuacin)
Puede evidenciar la forma en que sern evaluadas las propuestas b. Enfoque tcnico Qu arquitectura utilizara? Enfoque de diseo? c. Programa Cul es su metodologa administrativa? Podr cumplir con el programa? d. Costos Son razonables los costos? Cul es la relacin costo / beneficio? Se incluyen todas las partidas?

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4. Escribir la solicitud de propuesta

En ocasiones el RFP incluye el costo base (fondos disponibles) Recomendaciones

El documento debe estar lo suficientemente detallado para que lo entiendan todos los posibles vendedores Debe contener los puntos que se consideren necesarios, no hay un contenido especfico

Evaluacin Preliminar de un Proyecto 4. Escribir la solicitud de propuesta

Recomendaciones

Debe ser redactado con un orden lgico Se debe sugerir un formato de respuesta para que las propuestas puedan ser comparadas Puede sugerirse un escenario de precios para ubicar a los vendedores Seleccionar el nmero de pasos ms adecuado a la necesidad y el tiempo disponible.

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5. Distribuir la propuesta

Enviar las propuestas a los vendedores por el medio seleccionado. A quin se invita a ofrecer propuestas? Grupo de contratistas seleccionado anticipadamente Anuncio abierto Licitaciones No se convoca pasa directamente a la fase de planeacin con personal interno Puede haber reuniones para aclarar dudas

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6. Esperar respuestas

Contactar a los vendedores para recordar los compromisos. Formar una lista de las preguntas que vayan surgiendo en la espera.

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7. Evaluar las propuestas recibidas

Calificar cada punto de las propuestas de acuerdo a un criterio de importancia

Ejemplo: Evaluation Matrix.

Involucrar a los miembros del equipo -por parte de la empresa- en el proceso de seleccin Revisar el Costo total del proyecto para cada propuesta (TCO Total cost of ownership).

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7. Evaluar las propuestas recibidas

El costo incluye los costos del vendedor pero tambin los costos del negocio para llegar a la solucin, como costos de infraestructura, personas y costos recurrentes.

Clasificar las propuestas mas viables

Profundizar en el producto o servicio solicitando demostraciones. Revisar las referencias de los vendedores.

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8. Seleccin del vendedor

Seleccionar la propuesta ganadora y alguna sustituta para ser solicitada en caso de problemas.

Mantener el contacto con quienes no fueron seleccionados.

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Elaboracin

de propuestas

9. Elaborar el contrato para desarrollar el producto o servicio Cmo se solicita una propuesta?

Asegurar y del vendedor. Fin de la presentacin Enfatizar en aspectos en la siguiente actividad Contine como Tiempo, entregables, calidad, una solicitud de tcnico, Generacin de nivel de apoyo garantaspropuestalos detalles que se y todos consideren necesarios. Evaluacin Preliminar de un En algunos casos, deben considerarse Proyecto pruebas piloto o implantaciones por fases para las soluciones de alto riesgo.

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