4937manual Procesos Procedimientos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO
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VERSION 1.0 CODIGO MPP - 01
SECCION I GENERALIDADES 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 INTRODUCCION ESTRUCTURA INTERNA MISION VISION SIMBOLOGIA UTILIZADA OBJETIVO DEL MANUAL JUSTIFICACION DEL MANUAL METODOLOGIA
SECCION II MAPA DE PROCESOS GENERAL SECCION III PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO PROCESOS MISIONALES 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 PROCESO DE CREDITO PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO PROCESO DE INGRESOS DE CAJA PROCESO DE EGRESOS DE CAJA PROCESO DE AFILIACIONES PROCESO DE PRESUPUESTO PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
JEFATURA DE CONTROL INTERNO
PROCESOS DE APOYO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TABLA DE CONTENIDO
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3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19 3.20 3.21 3.22
PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA PROCESO DE NOMINA PROCESO DE CAJA MENOR PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS I. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCION
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Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo, permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda del Autocontrol. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestin que agrupa las principales actividades y tareas dentro de FODESEP. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construccin por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son: Crdito, Cartera y Normalizacin, Presupuesto, Ingresos y Egresos de Caja, Portafolio, Ingreso de personal, Caja Menor, entre otros. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por rea vinculada, as como, la informacin relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contralora General de la Repblica; con el fin de verificar los parmetros claves de los procedimientos del Fondo, tomndolos como gua en cualquier proceso de verificacin. Este Manual hace parte integral de la documentacin total, implementada por la actual Administracin, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construccin, ejecucin y revisin permanente para la debida actualizacin.
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1.3 MISION En el marco de la economa solidaria, participar con productos y servicios de alta calidad en el diseo, desarrollo, promocin, control, financiacin y cofinanciacin de programas y proyectos encaminados a fortalecer la gestin administrativa, acadmica y cientfica de las Instituciones de Educacin Superior afiliadas, en su beneficio y en el de la comunidad educativa del pas.
1.4 VISION FODESEP asociar la mayora de las Instituciones de Educacin Superior de Colombia y ser reconocida en el mbito nacional e internacional como el principal organismo asociativo de carcter democrtico y participativo de la Educacin Superior Colombiana, representando los intereses de sus afiliados, con el apoyo de la comunidad educativa, y del Gobierno Nacional.
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1.5 SIMBOLOGIA UTILIZADA
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Para una mayor comprensin de los procedimientos, a continuacin se representa grficamente la simbologa utilizada en el levantamiento de los mismos: SIMBOLO INICIO DESCRIPCION
Indicador de inici de un procedimiento.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad.
Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad predefinida expresada en otro Diagrama. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisin o de conmutacin. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad combinada. Conector. sese para representar en un diagrama de flujo una entrada o una salida de una parte de un Diagrama de Flujo a otra dentro de la misma pgina. Documento. Representa la informacin escrita pertinente al proceso. Conector utilizado para representar el fin de un procedimiento.
FIN
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1.6 OBJETIVO DEL MANUAL
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El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico. As mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades misionales de FODESEP. En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al Fondo y se constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la consecucin de las metas de desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento normativo. Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan grficamente la trayectoria de las distintas operaciones, e incluye las dependencias
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VERSION 1.0 CODIGO MPP - 01 responsabilidades y la
administrativas
que
intervienen,
precisando
sus
participacin de cada cual. Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual requiere de revisiones peridicas para su actualizacin, ya que el propsito a corto plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus modificaciones, deben ser sugeridas a la Oficina de Control Interno, para su anlisis, presentacin a la instancia correspondiente, aprobacin e implementacin. Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional, tcnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicar responsabilidad personal y profesional. 1.7 JUSTIFICACION DEL MANUAL Es importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que adems, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organizacin. El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organizacin, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y mejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente.
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1.8 METODOLOGIA
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La Implementacin del Manual de procesos y procedimientos se realiz de acuerdo con las siguientes fases de trabajo: Primera Fase: Sesiones de Retroalimentacin, Seguimiento y Evaluacin El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los trabajadores de las dependencias, en su sitio de labores, el procedimiento y las actividades que se ejecutan en el desarrollo del mismo, as como recoger sugerencias y propuestas de ajuste para el proceso respectivo. Como resultados de estas sesiones, se realizaron modificaciones importantes, las cuales fueron incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos. Segunda Fase: Ajustes y validacin En esta fase, se analizaron las propuestas de modificacin sugeridas por los trabajadores en las jornadas de retroalimentacin, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente implementacin. Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las dependencias del Fondo, que intervienen en cada uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase de trabajo desarrollada, lo cual permitir, tanto a los responsables como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecucin, facilitando de esta forma, evaluar las responsabilidades, en su seguimiento, como tarea de la Oficina de Control Interno.
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Tercera Fase: Jornadas de Socializacin
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Se realizaron jornadas de socializacin, en las cuales se presentaron, los diferentes diagramas de flujo de los procesos, formalizados en norma interna, los cuales sufrieron las modificaciones inherentes al cambio de estructura orgnica, para la vigencia 2005.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS III. PROCESOS MISIONALES Y DE GENERAL APOYO
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II. MAPA DE PROCESOS
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS III. PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO
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El presente capitulo se encuentra dividido en dos, as: los procesos misionales y de apoyo. Se denominan procesos misionales aquellos que describen las actividades o funciones centrales de FODESEP, estos muestran el que hacer de la entidad y que encaminan el cumplimiento de la misin de la misma. Los procesos de apoyo son aquellos generalmente administrativos y como su nombre lo indican apoyan las actividades misionales del Fondo. Cada proceso misional y de apoyo ha sido objeto de concertacin y mejoramiento durante esta vigencia y adicionalmente se han establecido los puntos de control que determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluacin por parte de cada empleado y de verificacin por parte de los directivos, de la oficina de control interno.
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PROCESOS MISIONALES
NOMBRE DEL PROCESO PROCESO DE CREDITO NOMENCLATURA 1.GC - 1.1C HERRAMIENTAS Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos Control y Resposabilidades Actividades.
de por de por de por de por de por de por de por
PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION
1.GC - 1.2CN
PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO PROCESO DE INGRESOS DE CAJA
1.GC - 1.6CC
5.GF - 5.3MCP
5.GF - 5.4VPM
5.GF - 5.2 IC
PROCESO DE EGRESOS DE CAJA
5.GF - 5.1EC
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PROCESOS DE APOYO
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NOMBRE DEL PROCESO PROCESO DE AFILIACIONES PROCESO DE PRESUPUESTO PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA PROCESO DE NOMINA PROCESO DE CAJA MENOR PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
NOMENCLATURA 1.GC - 1.3A 5.GF - 5.5P 3.ARF - 3.4EC 3.ARF - 3.5RC 2.ARH - 2.1N 3.ARF - 3.1CM 2.ARH - 2.6IP 3.ARF - 3.2RAF 3.ARF - 3.3RAF 4.AT - 4.1GM 4.AT - 4.2CCS 2.ARH - 2.5CE 2.ARH - 2.3APF 2.ARH - 2.2APC 2.ARH - 2.4PV
HERRAMIENTAS Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades. Diagrama de Flujo, Puntos de Control y Resposabilidades por Actividades.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.1 PROCESO DE CREDITO
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VERSION 1.0 CODIGO 1.GC 1.1C
OBJETIVOS: Mediante el servicio de crdito se persigue promover el financiamiento de proyectos especficos, plantear y promover programas y proyectos econmicos para el beneficio de las Instituciones de Educacin Superior. Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva este servicio, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas. RESPONSABLES: Recepcin, Crdito, Gerencia de Servicios, Comit de Crdito, Secretaria General, Asesor Jurdico y Contabilidad. PROVEEDORES: Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas. ENTRADAS: Normatividad interna. Reglamento General de Crdito y Cartera. Solicitud de crdito. Informacin financiera.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recepcin de solicitud de crdito.
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Proceso Envo de Correspondencia. PROCESO. Apertura de carpeta con la documentacin necesaria de acuerdo al Reglamento y a la lnea de crdito. Realizacin de conceptos sobre el anlisis financiero y evaluacin del proyecto. Reunin del Comit de Crdito, para dar o no aceptacin a las solicitudes contempladas. Se oficializan las garantas. Recepcin de documentacin de garantas aprobadas. Orden de desembolso. Guarda de garantas en custodia. Archivo de copias de garantas. Proceso de Egreso. PROCESO. Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
SALIDAS:

Carta de aceptacin o rechazo. Documento de oficializacin de garantas. Desembolso del valor del crdito.
CLIENTES: Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas que hacen solicitudes de crdito.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE CREDITO
CONTROL C-1
DESCRIPCION INTEGRIDAD
C-2
AUTORIZADO
C-3
AUTORIZADO
C-4
AUTORIZADO
C-5
AUTORIZADO
C-6
SEGREGACION DE FUNCIONES SALVAGUARDA DE BIENES
C-7
ACTIVACION Crdito verifica que la documentacin para solitud est completa segn lo exigido en el Acuerdo 138 de 2002, y acorde al tipo o linea de crdito Crdito y Gerencia de Servicios verifican y emiten concepto tcnico por escrito sobre la evaluacin de la solicitud El Comit de Crdito evala el concepto tcnico tanto de crdito como de servicios para aprobacin o denegacin Gerencia General firma carta de aceptacin y anexa documentacin para oficializar garantias El asesor jurdico califica cobertura e idoneidad de las Garantias y emite concepto escrito Crdito recibe documentacin de garantias aprobadas, archiva copias y remite originales al rea que custodia los ttulos valores Las Garantias emitidas por el deudor deben estar custodiadas en caja fuerte por la dependencia responsable
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE CREDITO

TIEMPO ESTIMADO 2 Minutos 4299 Minutos 15 Minutos 960 Minutos
No. 1 2 3 4
ACTIVIDADES Recepcin de la solicitud de crdito. Proceso Envo de Correspondencia. Apertura de carpeta con la documentacin necesaria de acuerdo al Reglamento y a la lnea de crdito. Realizacin de conceptos sobre el anlisis financiero y evaluacin del proyecto.
RESPONSABLE Secretaria de Recepcin. PROCESO Asesor Comercial.
6 7 8 9 10 11 12
Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. Comit de Crdito: Gerente General, Secretario General, Director Econmico, Gerente Reunin del Comit de Crdito, para dar o no 48 Minutos de Servicios, Asistente de aceptacin a las solicitudes contempladas. Gerencia de Servicios-Crdito y Jefe de Control Interno (sin voto). Se oficializan las garantas. 2880 Minutos Secretario General. Asistente de Gerencia de Recepcin de documentacin de garantas 480 Minutos Servicios-Crdito. aprobadas. Orden de desembolso. 240 Minutos Secretario General. 60 Minutos Secretario General. Guarda de garantas en custodia Asistente de Gerencia de Archivo de copias de garantas. 60 Minutos Servicios-Crdito. Proceso de Egreso. 2367 Minutos PROCESO Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos PROCESO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.2 PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION
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VERSION 1.0 CODIGO 1.GC 1.2CN
OBJETIVO: Establecer los mecanismos, actividades y procedimientos, que conlleva el Proceso de Cartera y Normalizacin, para su ejecucin en el menor tiempo posible y sin la duplicidad de acciones. ALCANCE: Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas. RESPONSABLES: Direccin Econmica, Crdito, Gerencia de Servicios, Comit de Crdito, Gerencia General y Recepcin. PROVEEDORES: Las Instituciones de Educacin Superior. ENTRADAS: Proceso de Ingresos. Normatividad Interna. Reglamento General de Crdito y Cartera.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso de Ingresos. PROCESO. Se identifica y numera el ingreso. Aplicacin del pago y actualizacin del saldo de los crditos. Verificacin de pagos y generacin de reporte semanal de crditos vencidos. Se enva reporte a Gerencia General, estado de cartera con vencimiento hasta y mayor de 90 das.
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Normalizacin de cartera. Gerencia de Servicios recibe informe para labor de cobro. Llamada telefnica a las IES con cartera vencida menor o igual a 60 das Llamada telefnica y elaboracin de carta con cobro administrativo para las IES con cartera vencida mayor o igual a 61 das y menor o igual a 90 das. Normalizacin de cartera. Gerencia General realiza gestin de cobro de cartera con ms de 91 das de mora. Elaboracin de reporte individual de los crditos con mora mayor a 90 das de vencimiento. Evaluacin de refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico. Proceso envo de correspondencia. PROCESO. Negociacin. Se presenta solicitud y documento sobre la negociacin. Proceso de crdito. PROCESO. No negociacin. Proceso de cobro jurdico. PROCESO.
SALIDAS: La refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico de los crditos otorgados a las IES. CLIENTES: Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas con obligaciones con el Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION
CONTROL C- 1
DESCRIPCION AUTORIZADO
ACTIVACION Presenta solicitud y documento sobre la nueva negociacin Cuando existen crditos en mora, el rea de Crdito genera carta remisoria y estado de cuenta con vencimientos y valores a cancelar por capital e intereses Presenta documentacin relativa a la nueva negociacin admitida
C- 2
EXACTITUD
C- 3
AUTORIZADO
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE CARTERA Y NORMALIZACION
TIEMPO ESTIMADO 540 Minutos 30 Minutos 20 Minutos 300 Minutos 10 Minutos 10 Minutos 240 Minutos 120 Minutos
No. 1 2 3 4 5 6 7 8
ACTIVIDADES Proceso de Ingresos. Se identifica y numera el ingreso. Aplicacin del pago y actualizacin del saldo de los crditos. Verificacin de pagos y generacin de reporte semanal de crditos vencidos. Se enva reporte a Gerencia General, estado de cartera con vencimiento hasta y mayor de 90 das. Normalizacin de cartera. Gerencia de Servicios recibe informe para labor de cobro. Llamada telefnica a las IES con cartera vencida menor o igual a 60 das. Llamada telefnica y elaboracin de carta con cobro administrativo para las IES con cartera vencida mayor o igual a 61 das y menor o igual a 90 das. Normalizacin de cartera. Gerencia General realiza gestin de cobro de cartera con ms de 91 das de mora. Elaboracin de reporte individual de los crditos con mora mayor a 90 das de vencimiento.
RESPONSABLE PROCESO Asistente de Direccin Econmica. Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. Asesor Comercial Asesor Comercial Asesor Comercial
9 10
Gerente General 60 Minutos Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. Comit de Crdito: Gerente General, Secretario General, Director Econmico, Gerente de Servicios, Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito y Jefe de Control Interno (sin voto). PROCESO Gerente General PROCESO PROCESO
11
Evaluacin de refinanciacin, reestructuracin o cobro jurdico.
480 Minutos
12 13 14 15
Proceso envo de correspondencia. 4299 Minutos Negociacin. Se presenta solicitud y documento sobre la negociacin. Proceso de crdito. 17510 Minutos No negociacin. Proceso de cobro jurdico.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.3 PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA
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VERSION 1.0 CODIGO 1.GC 1.6CC
OBJETIVO: Determinar las herramientas, pasos y actividades para el cobro de los crditos que se encuentran en mora y se determinen para cobro judicial, a efecto de guiar el desarrollo de lo mismos y evitar duplicidad de acciones. ALCANCE: Las Instituciones de Educacin Superior afiliadas con obligaciones con el Fondo y con orden de cobro jurdico. RESPONSABLES: Comit de Crdito, Crdito, Gerencia General y el Asesor Jurdico Externo. PROVEEDORES: Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO. ENTRADAS: Orden de apertura de proceso de cobro jurdico. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO. Recopilacin de informacin del crdito para el tramite judicial. Elaboracin de la carta poder para firma de Gerencia. Firma carta de poder. Proceso Envo de Correspondencia. PROCESO. Recepcin de carta poder por parte del Asesor Jurdico externo para promover la demanda.
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Realizacin de negociacin con el deudor. SI Elaboracin de extracto de cuenta especificando costes judiciales, honorarios por concepto, monto recuperado segn contrato, intereses de mora, intereses corrientes y capital adeudado a la fecha de pago.
Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO. Realizacin de negociacin con el deudor. NO. Proceso Judicial. PROCESO. Informe de situacin del proceso. Concepto positivo. Obtencin de la Sentencia. Informe de situacin del proceso. Concepto Negativo. Evaluacin del castigo de deuda con previo concepto contabletcnico. Se realiza castigo de cartera. SI. Envo de memorando a Crdito y Contabilidad para instancias operativas y contables. Se realiza castigo de cartera. NO. Evaluacin de otras alternativas de recuperacin de la deuda. Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
SALIDAS: Sentencia. Proceso de Cartera y Normalizacin. PROCESO.
CLIENTES: Las Instituciones de Educacin Superior en proceso judicial.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA
CONTROL
C- 1
DESCRIPCION
INTEGRIDAD
ACTIVACION
Anexa documentacin exigida para Proceso Judicial y elabora carta poder para firma de la Gerencia Gerencia General firma carta poder, previa revisin de soportes, y devuelve a Crdito Genera extracto especificando, tanto las costas judiciales y honorarios como intereses de mora y corrientesy capital adeudado a la fecha Evala el cstigo de la deuda, previo concepto contable-tcnico El Asesor Jurdico realiza el Informe de Situacin del Proceso, con destino a la Gerencia
C- 2
AUTORIZADO
C- 3
EXACTITUD
C- 4
INTEGRIDAD
C- 5
INTEGRIDAD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE CASTIGO DE CARTERA
No. 1 ACTIVIDADES Proceso de Cartera y Normalizacin. TIEMPO ESTIMADO 6099 Minutos RESPONSABLE PROCESO Comit de Crdito: Gerente General, Secretario General, Director Econmico, Gerente de Servicios, Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito y Jefe de Control Interno (sin voto). Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. Gerente General. PROCESO Asesor Juridico Externo. Asesor Juridico Externo. Asistente de Gerencia de Servicios-Crdito. PROCESO Asesor Juridico Externo. PROCESO Asesor Juridico Externo. Asesor Juridico Externo. Asesor Juridico Externo. Comit de Crdito. Comit de Crdito. Gerente General. Comit de Credito. Comit de Credito. PROCESO
Recopilacin de informacin del crdito para el 2880 Minutos tramite judicial.
3 4 5 6 7
Elaboracin de la carta poder para firma de Gerencia.
15 Minutos
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Firma de carta poder. 5 Minutos 4299 Minutos Proceso Envo de Correspondencia. Recepcin de carta poder por parte del Asesor Jurdico externo para promover la demanda. Realizacin de negociacin con el deudor. SI Elaboracin de extracto de cuenta especificando costes judiciales, honorarios por concepto, monto recuperado segn contrato, intereses de mora, intereses corrientes y capital adeudado a la fecha de pago. Proceso de Ingresos de Caja. Realizacin de negociacin con el deudor. NO. Proceso Judicial. Informe de situacin del proceso. Concepto positivo. Obtencin de la Sentencia. Informe de situacin del proceso. Concepto Negativo. Evaluacin del castigo de deuda con previo concepto 480 Minutos contabletcnico. Se realiza castigo de cartera. SI. 960 Minutos Envo de memorando a Crdito y Contabilidad para 480 Minutos instancias operativas y contables. Se realiza castigo de cartera. NO. 480 Minutos Evaluacin de otras alternativas de recuperacin de 480 Minutos la deuda. Proceso de Cartera y Normalizacin. 6099 Minutos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.4 PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO
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VERSION 1.0 CODIGO 5.GF 5.3MCP
OBJETIVOS: Suministrar a las dependencias que participan en el proceso de portafolio, informacin acerca de los pasos y actividades, con la finalidad de guiar y asegurar la consecucin y control de las inversiones que maneje el Fondo. ALCANCE: Secretario General. RESPONSABLES: Gerencia General, Secretario General, Direccin Econmica y Contabilidad. PROVEEDORES: Estudios de anlisis de mercado burstil y econmico. ENTRADAS: Normatividad Interna. Informacin y anlisis de mercado burstil. Informe de liquidez y autorizacin de dineros.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Consultar informes de anlisis de mercado. Confirmacin de liquidez. Solicita autorizacin de realizar la inversin a Gerencia General. Autorizacin de Gerencia General. Establece el tipo de inversin y dems consideraciones, de acuerdo al disponible, las necesidades y las polticas de Inversin.
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Seleccin de intermediario. Cierre de operacin va telefnica, se determina mecanismo de pago y se enva carta instructiva con las condiciones de la operacin. Si se da cumplimiento a la operacin, en la carta instructiva, se autoriza que los saldos de otras operaciones se carguen a la cuenta. Recibo de papeleta de bolsa o carta de compromiso. Si es operacin nacional llega dentro los dos das siguientes al desembolso, y si es operacin internacional, llega extracto de custodia y movimiento mensual.
Proceso de valoracin a precios de mercado. PROCESO. Reporte diario del portafolio de inversin. Recepcin de los soportes, se guarda en caja fuerte. Se crea archivo en Excel, para el reporte diario de las inversiones, dirigido a Contabilidad y Control Interno.
Se registran contablemente las compras, ventas, rendimientos, etc. Comparacin del formato diario de inversiones con respecto a la informacin contable detectando diferencias. Se realizan ajustes de ser necesarios. Archivo de las comunicaciones internas y de los reportes de portafolio.
SALIDAS: Operacin de Inversin. Informes de inversiones financieras.
CLIENTE: Las IES afiliadas al Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO
CONTROL
DESCRIPCION
C-1
AUTORIZADO
C-2
SALVAGUARDA DE BIENES / SISTEMA REGISTRO DE TRANSACCIONES
ACTIVACION La Gerencia General aprueba intermediario y tipo de inversin, teniendo en cuenta que el agente debe estar inscrito en Bolsa y que la inversin tenga calificacin triple B Guarda en caja fuerte los titulos valores y registra en EXCEL, la inversin en pesos o divisas, entregando comunicacin diaria a Contabilidad y Control Interno
C-3
C-4
C-5
Verifica que Secretaria General halla enviado comprobante de egreso y papeleta emitida por la Bolsa. Compara con el formato diario de inversiones, con INTEGRIDAD / EXACTITUD respecto a la informacin registrada por concepto de compras, ventas y rendimientos, para efectuar los ajustes en cuanto a intereses Secretara General realiza el proceso de Valoracin a precios de mercado y enva EXACTITUD a Direccin Econmica para que efecte el registro en EXCEL Secretara General realiza el proceso de calificacin de las inversiones con el EXACTITUD proposito de efectuar las provisiones y enva a contabilidad para su registro SISTEMA REGISTRO DE Efecta los ajustes por valoracin a precios de mercado y provisiones acorde TRANSACCIONES con la calificacin y normas contables
C-6
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE MANEJO Y CONTROL DE PORTAFOLIO
No. 1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES
10 11 12
Consultar informes de anlisis de mercado. Confirmacin de liquidez. Solicita autorizacin de realizar la inversin a 10 Minutos Gerencia General. Autorizacin de Gerencia General. 20 Minutos Establecer el tipo de inversin y dems consideraciones, de acuerdo al disponible, las 15 Minutos necesidades y las polticas de Inversin. Seleccin de intermediario. 5 Minutos Cierre de operacin va telefnica, se determina mecanismo de pago y se enva carta instructiva con 15 Minutos las condiciones de la operacin. Si se da cumplimiento a la operacin, en la carta instructiva, se autoriza que los saldos de otras 10 Minutos operaciones se carguen a la cuenta. Recibo de papeleta de bolsa o carta de compromiso. Si es operacin nacional llega dentro los dos das 5 Minutos siguientes al desembolso, y si es operacin internacional, llega extracto de custodia y movimiento mensual. Proceso de valoracin a precios de mercado. 1225 Minutos Reporte diario del portafolio de inversin. 10 Minutos Recepcin de los soportes, se guarda en caja fuerte. Se crea archivo en Excel, para el reporte diario de las inversiones, dirigido a Contabilidad y Control Interno. Se registran contablemente las compras, ventas, rendimientos, etc. Comparacin del formato diario de inversiones con respecto a la informacin contable detectando diferencias. Se realizan ajustes de ser necesarios. Archivo de las comunicaciones internas y de los reportes de portafolio. 20 Minutos
TIEMPO ESTIMADO 25 Minutos 30 Minutos
RESPONSABLE Secretario General. Director Econmico. Secretario General. Gerente General. Secretario General. Secretario General. Secretario General.
Secretario General.
Secretario General.
PROCESO Secretario General. Secretario General.
13 14 15 16
180 Minutos 180 Minutos 180 Minutos 180 Minutos
Contador. Contador. Contador. Contador y/o Asistente de Contabilidad.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.5 PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO
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VERSION 1.0 CODIGO 5.GF 5.4VPM
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de valoracin a precios de mercado, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Todas las inversiones que realiza el Fondo. RESPONSABLES: Secretaria General y Contabilidad. PROVEEDORES: Proceso de Portafolio. PROCESO. ENTRADAS: Normatividad Interna. Informacin burstil. (Precios de referencia, ndices, informes de custodia e indicadores). ACTIVIDADES DEL PROCESO: Anlisis tcnico por el mtodo a precios reales de mercado. Bonos corporativos en divisas. Consulta de informe de custodia dispuesta en la web. Ttulos de deuda pblica colombiana en el exterior. Consulta en Internet los operadores del mercado, impresin de informacin y toma de precio nico de
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valoracin obtenido en curva en blooomerg (muestra el ponderado de cotizacin de papeles). Ttulos de deuda pblica en el mercado local. Consulta en el peridico de la Repblica en la seccin de datos de la referencia del mercado electrnico colombiano MEC, los ndices IRTES, IRTUS, IRUVR y recorta la seccin. Ttulos transados en mercado local. Consulta en pagina web de la Bolsa de Valores de Colombia, los precios de referencia negociados en la ultima jornada e imprime la informacin. Realizacin de operaciones REPO. Toma del valor de capital, lo multiplica por la tasa de inters por los das transcurridos y lo divide entre los 360 o 365 das, imprime la operacin y el valor resultante, lo registra en el cuadro diario de inversiones y enva a contabilidad. Registro en cuadro diario de inversiones y envo a contabilidad el cuadro fsico y archivo de Excel por correo interno. Liquidacin diaria de los intereses, la valoracin a precios de mercado y la diferencia en cambio. Realiza resumen del rendimiento de los ttulos, intereses, valoracin y diferencia en cambio a fecha de corte mensual; contabiliza y compara el saldo obtenido en contabilidad contra el acumulado de las inversiones del ultimo da hbil del mes. Informe al Secretario General por escrito de la inexactitud. Correccin del cuadro diario de inversin. Recepcin de cuadro diario, verifica y coloca nota de correccin y coloca el ajuste contable si fuere del caso. Causacin de los intereses, la diferencia en cambio y anexa el resumen de las inversiones mensual al comprobante contable como soporte.
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Archivo de los comprobantes y de los cuadros diarios de inversiones. La cuantificacin en pesos de las inversiones del Fondo. Comprobante de contabilidad. Reporte diario de las inversiones.
SALIDAS:
CLIENTE: Las IES afiliadas al Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO
CONTROL C-1
C-2
ACTIVACION Contabiliza a cierre de periodo el SISTEMA REGISTRO DE resumen de rendimientos de titulos, intereses, valoracin a precios de TRANSACCIONES mercado y diferencia en cambio Registra en cuadro diario de Inversiones acorde a las condiciones del precio del EXACTITUD papel y enva a Contabilidad cuadro fisico y archivo en EXCEL EXACTITUD Compara en cada cierre el saldo contable contra el acumulado de Inversiones Causa intereses y diferencia en cambio y anexa coo soporte resumen mensual de Inversiones Recibe nuevamente cuadro diario, verifica, coloca correccin y realiza ajuste
DESCRIPCION
C-3
C-4
EXACTITUD
C-5
INTEGRIDAD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE VALORACION A PRECIOS DE MERCADO
No. 1 2 ACTIVIDADES Anlisis tcnico por el mtodo a precios reales de mercado. Bonos corporativos en divisas. Consulta de informe de custodia dispuesta en la web. Ttulos de deuda pblica colombiana en el exterior. Consulta en Internet los operadores del mercado, impresin de informacin y toma de precio nico de valoracin obtenido en curva en blooomerg (muestra el ponderado de cotizacin de papeles). Ttulos de deuda pblica en el mercado local. Consulta en el peridico de la Repblica en la seccin de datos de la referencia del mercado electrnico colombiano MEC, los ndices IRTES, IRTUS, IRUVR y recorta la seccin. Ttulos tranzados en mercado local. Consulta en pagina web de la Bolsa de Valores de Colombia, los precios de referencia negociados en la ultima jornada e imprime la informacin. Realizacin de operaciones REPO. Toma del valor de capital, lo multiplica por la tasa de inters por los das transcurridos y lo divide entre los 360 o 365 das, imprime la operacin y el valor resultante, lo registra en el cuadro diario de inversiones y enva a contabilidad. Registro en cuadro diario de inversiones y envo a contabilidad el cuadro fsico y archivo de Excel por correo interno. Liquidacin diaria de los intereses, la valoracin a precios de mercado y la diferencia en cambio. Realiza resumen del rendimiento de los ttulos, intereses, valoracin y diferencia en cambio a fecha de corte mensual; contabiliza y compara el saldo obtenido en contabilidad contra el acumulado de las inversiones del ultimo da hbil del mes. Informe al Secretario General por escrito de la inexactitud. Correccin del cuadro diario de inversin. Recepcin de cuadro diario, verifica y coloca nota de correccin y coloca el ajuste contable si fuere del caso. Causacin de los intereses, la diferencia en cambio y anexa el resumen de las inversiones mensual al comprobante contable como soporte. Archivo de los comprobantes y de los cuadros diarios de inversiones. TIEMPO ESTIMADO 60 Minutos 15 Minutos RESPONSABLE Secretario General. Secretario General.
15 Minutos
Secretario General.
10 Minutos
Secretario General.
10 Minutos
Secretario General.
5 Minutos
Secretario General.
7 8
20 Minutos 180 Minutos
Secretario General. Contador.
180 Minutos
Contador.
10 11 12 13 14
180 Minutos 10 Minutos 180 Minutos 180 Minutos 180 Minutos
Contador. Secretario General. Contador. Contador. Auxiliar de Direccin Econmica y/o Contador
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.6 PROCESO DE INGRESOS DE CAJA
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VERSION 1.0 CODIGO 5.GF 5.2IC
OBJETIVOS: Recibir y recaudar los dineros que ingresan por la venta de servicios y dems conceptos. Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de ingresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Direccin Econmica. RESPONSABLES: Direccin Econmica, Contabilidad y Crdito y Cartera. PROVEEDORES: Entidades aportantes de recursos por los diferentes conceptos de servicios. ENTRADAS: Informacin de movimientos diarios de recaudo en Bancos y Corporaciones con cuentas del Fondo. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recepcin de datos diarios de movimientos de recaudos. Elaboracin de reporte diario de bancos y determina concepto de los ingresos. Generacin del cuadro extracontable, se clasifica los ingresos por concepto de aportes o crditos.
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Distribucin de conceptos referentes a capital, intereses y aportes, registrando en Simco plus esta informacin. Generacin de comprobante en lnea. Verificacin de causaciones. Archivo de comprobantes. Realizacin de conciliaciones bancarias y generacin de comprobantes de ajuste, en caso de partidas conciliatorias, se investiga su origen para su explicacin.
Al no haber partidas conciliatorias, se verifica y se autoriza. Archivo de copias de extracto y auxiliar contable.
SALIDAS: Comprobante de ingreso. Auxiliar contable.
CLIENTES: Consejo de Administracin. Directivos del Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE INGRESOS DE CAJA
CONTROL
C-1
ACTIVACION Crdito y Cartera registra y distribuye en Simco Plus, en linea con Contabilidad lo SISTEMA REGISTRO DE correspondiente a aportes, crditos e TRANSACCIONES intereses, generando comprobante de ingreso SEGREGACION DE FUNCIONES Contabilidad efecta conciliacin bancaria y genera comprobantes de ajuste Contabilidad verifica consecutivos de los INTEGRIDAD comprobantes de ingreso Contabilidad realiza el registro de los SISTEMA REGISTRO DE ajustes correspondientes y emite los respectivos comprobantes y soportes TRANSACCIONES para archivo
DESCRIPCION
C-2 C-3
C-4
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INGRESOS DE CAJA
TIEMPO ESTIMADO 30 Minutos 30 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos
No. 1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES Recepcin de datos diarios de movimientos de recaudos. Elaboracin de reporte diario de bancos y determina concepto de los ingresos. Generacin del cuadro extracontable, se clasifica los ingresos por concepto de aportes o crditos. Distribucin de conceptos referentes a capital, intereses y aportes, registrando en Simco plus esta informacin. Generacin de comprobante en lnea. Verificacin de causaciones. Archivo de comprobantes. Realizacin de conciliaciones bancarias y generacin de comprobantes de ajuste, en caso de partidas conciliatorias, se investiga su origen para su explicacin. Al no haber partidas conciliatorias, se verifica y se autoriza. Archivo de copias de extracto y auxiliar contable.
RESPONSABLE Asistente de Direccin Econmica. Director Econmico. Asistente Contable. Asistente de Gerencia de Servicios-crdito. Asistente Contable. Contador. Auxiliar de Direccin Econmica. Asistente Contable y/o Auxiliar de Direccin Econmica. Contador. Asistente Contable y/o Auxiliar de Direccin Econmica.
60 Minutos
9 10
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.7 PROCESO DE EGRESOS DE CAJA
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VERSION 1.0 CODIGO 5.GF 5.1EC
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de egresos de caja, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos. ALCANCE: Las dependencias responsables del proceso. RESPONSABLES: Recursos fsicos, Secretaria Ejecutiva, Secretaria General, Contabilidad y Direccin Econmica. PROVEEDORES: Personas Naturales y Jurdicas que originan los costos y gastos del Fondo. ENTRADAS: Proceso Recibo de Correspondencia. PROCESO. Ordenes de cobro, facturas y cuentas internas.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso Recibo de Correspondencia. PROCESO. Direccionamiento de cuentas. Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes a Convenios. Verificacin de soportes, montos y justificacin de la cuenta o factura. Realizacin de estudios comparativos de control para las cuentas de servicios y dems, facturas y soportes se envan para evaluacin de Gerencia General.
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Revisin y autorizacin de los pagos. Asignacin centro de costo. Registro en el cuadro de control de egresos. Causacin realizada en cuenta de apoteosys e impresin de comprobante. Autorizacin de la causacin. Archivo copia de causacin. Autorizacin financiera en el modulo de tesorera, sealando tercero, revisando descuentos en soporte fsico y visto bueno. Realizacin del pago respectivo en cheque o transferencia electrnica. Confirmacin de transaccin e impresin del soporte. Generacin de cheque y envo para firmas. Generacin de comprobante de egreso afectando la contabilidad. Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones de las cuentas de ahorro. Realizacin de conciliaciones bancarias. Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar la(s) diferencias. Se soporta ante contabilidad la diferencia. Realizacin del ajuste contable e imprime. Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones.
SALIDAS: Comprobante de egreso y desembolsos.
CLIENTES: Directivos del Fondo. Dependencias involucradas.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE EGRESOS DE CAJA
CONTROL
C-1
DESCRIPCION
INTEGRIDAD
ACTIVACION
Anexa documentacin exigida para el tramite de pago, evala la justificacin de la factura o cuenta, diferente a contratos internos de personal Recursos Fsicos revisa que contenga la totalidad de los documentos y ordena el gasto mediante firma en factura y dems soportes Gerencia General revisa soportes de la cuenta, verifica la aprobacin de Recursos Fsicos y aprueba mediante firma en la factura y dems soportes Revisa que el gasto este aprobado, tanto el item como el valor en el presupuesto, d la asignacin, el centro de costo, establece mecanismo de pago, verifica vigencia de la cuenta Convenios y cumplimiento en cuanto a montos y fechas Contabilidad efecta causacin de la factura en el programa Apoteosys e imprime comprobante Contabilidad realiza el pago generando cheque y comprobante de egreso afectando los registros, descargandolo del sistema Contabilidad registra los ajustes correspondientes y emite los comprobantes y soportes de conciliaciones Direccin Econmica realiza transferencia electrnica por Conavi o Villas, confirma la transaccin y genera soporte base del comprobante de egreso respectivo
C-2
AUTORIZADO
C-3
AUTORIZADO
C-4
EXACTITUD
C-5 C-6
AUTORIZADO INTEGRIDAD
C-7
SISTEMA REGISTRO DE TRANSACCIONES
C-8
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE EGRESOS DE CAJA
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 ACTIVIDADES Proceso Recibo de Correspondencia. Direccionamiento de cuentas. Seleccin de facturas y cuentas internas diferentes a Convenios. Verificacin de soportes, montos y justificacin de la cuenta o factura. Realizacin de estudios comparativos de control para las cuentas de telefona celular, servicios pblicos, pasajes y dems, se adjuntan facturas, soportes y enva para evaluacin de Gerencia General. Revisin y autorizacin de los pagos. Asignacin centro de costo. Registro en el cuadro de control de egresos. Causacin realizada en cuenta de apoteosys e impresin de comprobante. Autorizacin de la causacin. Archivo copia de causacin. Autorizacin financiera en el modulo de tesorera, sealando tercero, revisando descuentos en soporte fsico y visto bueno. Realizacin del pago respectivo en cheque o transferencia electrnica. Confirmacin de transaccin e impresin del soporte. Generacin de cheque y envo para firmas. Generacin de comprobante de egreso afectando la contabilidad. Verificacin de consecutivos de cheques con los cupones de las cuentas de ahorro. Realizacin de conciliaciones bancarias. Si hay Partidas conciliatorias. Informe escrito para aclarar la(s) diferencias. Se soporta ante contabilidad la diferencia. Realizacin del ajuste contable e imprime. Archivo de comprobantes y soportes de conciliaciones. TIEMPO ESTIMADO 518 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 720 Minutos 360 Minutos 30 Minutos 60 Minutos 120 Minutos 15 Minutos 15 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 8 Minutos 15 Minutos 8 Minutos 8 Minutos 120 Minutos 60 Minutos 80 Minutos 60 Minutos 20 Minutos RESPONSABLE PROCESO Secretario General. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Gerente General. Director Econmico. Asistente de Secretaria General. Auxiliar de Direccin Econmica. Contador. Auxiliar de Direccin Econmica. Asistente de Direccin Econmica. Director Econmico. Director Econmico. Asistente de Secretaria General. Auxiliar de Direccin Econmica. Auxiliar de Direccin Econmica. Asistente Contable y/o Auxiliar de Direccin Econmica. Contador. Asistente de Direccin Econmica. Contador y/o Asistente Contable y/o Auxiliar de Direccin Econmica. Auxiliar de Direccin Econmica.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.8 PROCESO DE AFILIACIONES
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VERSION 1.0 CODIGO 1.GC 1.3A
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de afiliacin al Fondo, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos. ALCANCE: Gerencia de servicios y asesoras de servicio del Fondo. RESPONSABLES: Recepcin, Gerencia General, Gerencia de Servicios, Contabilidad, Consejo de Administracin, Direccin Econmica, Divisin de tecnologa. PROVEEDORES: Las Instituciones de Educacin Superior con deseos de afiliarse al Fondo. ENTRADAS: Solicitud de afiliacin con los anexos requeridos.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Presentacin carta de intencin para afiliacin, anexando Estados Financieros del ao anterior, autorizacin de rgano competente y certificado de representacin legal expedido por el ICFES. Recepcin de carta, registra en el sistema fecha, remitente y anexos . Evaluacin de la solicitud por Gerencia General. Recepcin y evaluacin de la solicitud con los documentos completos. Preparacin del memorando con Estados Financieros adjuntos y enva a Contabilidad.
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Emite concepto escrito con respecto al monto de aportes a pagar. Preparacin de la presentacin de la IES interesada en afiliarse para llevar ante el Consejo de Administracin. Evaluacin de la presentacin, incorporacin en agenda de Consejo y envo a los miembros del mismo Consejo. Estudio del Consejo de la solicitud dentro de los 60 das hbiles siguientes a la presentacin y decide segn acuerdo 08 y 10 de 1996, para el acta. Realizacin de la comunicacin a la Institucin de notificacin de respuesta negativa o positiva para firma de Gerencia General y envo a la IES. Envo va correo interno a la Divisin de Tecnologa, nombre de la Institucin, cdigo ICFES, origen, carcter, NIT, fecha de afiliacin, representante legal, rector, direcciones, telfonos y fax.
Recepcin de comunicacin, en caso de la respuesta positiva para afiliacin, realizacin del pago del 25% del aporte inicial dentro de los seis meses siguientes a la aceptacin.
Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO. Entrega copia de ingreso a Recepcin para archivo en la Carpeta Institucional. Ingreso a la base de datos de toda la informacin del nuevo afiliado.
SALIDAS: Una nueva Institucin de Educacin Superior Afiliada y su carpeta institucional.
CLIENTES: Las Instituciones de Educacin Superior con deseos de Afiliacin al Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE AFILIACIONES

CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION Revisa que la documentacin est completa, as: Carta de intencin para afiliacin, estados financieros del ao anterior, autorizacin de organo competente y certificacin de representacin legal expedido por el ICFES Gerencia de Servicios verifica documentacin y aprueba mediante carta anexando estados financieros, y los enva a Contabilidad Gerencia de Servicios recibe de Contabilidad concepto con respecto al monto de aportes a pagar por la IES interesada, y prepara presentacin ante el Consejo de Administracin, verificando el clculo de los aportes El Consejo de Administracin estudia la solicitud, teniendo en cuenta lo contemplado en los Acuerdos 8 y 10 de 1,996, aprobando la solicitud mediante Acta, la cual es firmada por todos los miembros La Gerencia General revisa que se anexe la totalidad de los documentos como son: estatutos, reglamentos, portafolio de servicios, nmero de cuenta de recaudonacional, monto de aportes y condiciones de pago La Gerencia General enva comunicacin escrita a las IES
C-1
INTEGRIDAD
C-2
AUTORIZADO
C-3
EXACTITUD
C-4
AUTORIZADO
C-5
INTEGRIDAD
C-6
AUTORIZADO
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE AFILIACIONES

No. ACTIVIDADES TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE Institucin de Educacin Superior. Secretaria de Recepcin. Gerente General. Asesor Comercial. Gerente de Servicios. Contador. Asesora Gerencia de Servicios. Gerente General.
2 3 4 5 6 7
10
11
12 13 14 15 16
Presentacin carta de intencin para afiliacin, anexando Estados Financieros del ao anterior, 1680 Minutos autorizacin de rgano competente y certificado de representacin legal expedido por el ICFES. Recepcin de carta, registra en el sistema fecha, 240 Minutos remitente y anexos . Evaluacin de la solicitud por Gerencia General. 120 Minutos Recepcin y evaluacin de la solicitud con los 240 Minutos documentos completos. Preparacin del memorando con Estados Financieros 240 Minutos adjuntos y enva a Contabilidad. Emite concepto escrito con respecto al monto de 120 Minutos aportes a pagar por parte del nuevo afiliado. Preparacin de la presentacin de la IES interesada en afiliarse para llevar ante el Consejo de 240 Minutos Administracin. Evaluacin de la presentacin, incorporacin en agenda de Consejo y envo a los miembros del 240 Minutos mismo Consejo. Estudio del Consejo de la solicitud dentro de los 60 das hbiles siguientes a la presentacin y decide 480 Minutos segn acuerdo 08 y 10 de 1996, para levantamiento de acta. Realizacin de la comunicacin a la Institucin de notificacin de respuesta negativa o positiva para 240 Minutos firma de Gerencia General y envo a la IES. Envo va correo interno a la Divisin de Tecnologa, nombre de la Institucin, cdigo ICFES, origen, 240 Minutos carcter, NIT, fecha de afiliacin, representante legal, rector, direcciones, telfonos y fax. Recepcin de comunicacin, en caso de la respuesta positiva para afiliacin, realizacin del pago del 25% 1440 Minutos del aporte inicial dentro de los seis meses siguientes a la aceptacin. Proceso de Ingresos de Caja. 540 Minutos Entrega copia de ingreso a Recepcin para archivo 30 Minutos en la Carpeta Institucional. Ingreso a la base de datos de toda la informacin del 240 Minutos nuevo afiliado. Archivo. 240 Minutos
Consejo de Administracin. Asesora Gerencia de Servicios, Gerente de Servicios. Asesor Comercial.
Institucin de Educacin Superior. PROCESO Asistente de Direccin Econmica. Directora de Tecnologa. Auxiliar de Archivo.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.9 PROCESO DE PRESUPUESTO
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VERSION 1.0 CODIGO 5.GF 5.5P
OBJETIVOS: Elaboracin y ejecucin del presupuesto del Fondo de acuerdo a lo dispuesto en el Plan Anual a las necesidades proyectadas de las diferentes dependencias. Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de presupuesto, a efecto de guiar en el desarrollo del mismo y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Direccin Econmica, Contabilidad, Direccin de Tecnologa, Gerencia General y el Consejo de Administracin. PROVEEDORES: Todas las dependencias del Fondo. ENTRADAS: Requerimientos y necesidades de las dependencias. Normatividad interna. Plan Estratgico. Presupuesto ao anterior. Proyeccin de entradas y salidas.
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ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proyeccin de las diferentes necesidades, salidas y fuentes de las dependencias misionales y operativas. Anlisis de cada rubro del presupuesto (Plan Estratgico, entradas y salidas). Asociados a cuentas contables y centros de costo. Construccin del modelo como proyecto del presupuesto anual. Evaluacin y modificacin (si es el caso) de las entradas y salidas de recursos del fondo. Adopcin del presupuesto anual mediante acuerdo. Alimentacin del modulo del sistema con la informacin presupuestal. Proceso de pago y asignacin centro de costo. PROCESO. Carga y opera cuentas contables, afectando el presupuesto. Evaluacin trimestral y resumen de ejecucin presupuestal trimestral. Evaluacin de cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para proyectar los mismos en el siguiente periodo. Evaluacin trimestral por cada Programa junto con las Fichas Tcnicas de Seguimiento. SALIDAS: Acuerdo de Presupuesto anual. Ejecucin de pagos. Informe de ejecucin de presupuesto.
CLIENTES: Las dependencias misionales y de soporte del Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE PRESUPUESTO

CONTROL C-1 DESCRIPCION EXACTITUD ACTIVACION Construye Proyecto del Presupuesto anual, acorde a metas del Plan El Consejo de Administracin adopta el Presupuesto Anual mediante Acuerdo Evala trimestralmente Programas y Fichas Tcnicas de seguimiento La Gerencia General autoriza compromiso con respecto al Proceso de Pago y asignacin del centro de costo Evala en cierre anual las fuentes y consumos de recursos para la proyeccin siguiente
C-2
AUTORIZADO
C-3
INTEGRIDAD
C-4
AUTORIZADO
C-5
INTEGRIDAD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE PRESUPUESTO

No. 1 ACTIVIDADES TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE Gerente General.
Proyeccin de las diferentes necesidades, salidas y 2880 Minutos fuentes de las dependencias misionales y operativas. Crea perfiles para el manejo de la informacin del mdulo en conectividad con Contabilidad para la ejecucin. Anlisis de cada rubro del presupuesto (Plan Estratgico, entradas y salidas), asociados a cuentas contables y centros de costo. Construccin del modelo presupuesto anual. como proyecto del 30 Minutos
Directora de Tecnologa.
240 Minutos
Director Econmico. Director Econmico, Secretario General y/o Gerente General. Consejo de Administracin. Consejo de Administracin. Director Econmico. PROCESO Director Econmico. Gerente General. Gerente General. Consejo de Administracin.
4 5 6 7 8 9 10 11 12
8640 Minutos
Evaluacin y modificacin (si es el caso) de las 420 Minutos entradas y salidas de recursos del fondo. Adopcin del presupuesto anual mediante acuerdo. 420 Minutos Alimentacin del modulo del sistema con la 120 Minutos informacin presupuestal. 2367 Minutos Proceso de Egresos. Carga y opera cuentas contables, afectando el 120 Minutos presupuesto. Evaluacin trimestral y resumen de ejecucin 2880 Minutos presupuestal trimestral. Evaluacin de cierre anual del consumo de recursos y de fuentes para proyectar los mismos en el siguiente 2880 Minutos periodo. Realiza evaluacin trimestral por cada Programa 420 Minutos junto con las Fichas Tcnicas de Seguimiento.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.10 PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
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VERSION 1.0 CODIGO 3.ARF 3.4EC
OBJETIVO: Permitir a la Institucin, la organizacin de los pasos a seguir en el proceso de envo de correspondencia, as como las tareas a realizar, a efecto de guiar en el desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Recepcin, Auxiliar Administrativo y mensajera externa. PROVEEDORES: La dependencia interesada de enviar correspondencia. ENTRADAS: Documentacin para envo por correspondencia. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Entrega a recepcin la correspondencia para ser radicada. Recibo de la correspondencia en original y copia, sella con numero consecutivo y registra en Excel la fecha de envo, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envo, numero de radicado para respuesta y entrega. Entrega personal. SI. El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolucin de copia al mensajero.
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Recepcin de copia de la correspondencia recibida y entrega a dependencia interesada. Recibe copia de correspondencia sellada y firmada. Archivo. Entrega personal. NO. La empresa de mensajera recibe correspondencia del da antes de la 6:30 P:M., firma formato FODESEP de recibo, sea masivo o personal. Genera y entrega gua semanal y factura cada mes. Proceso de Egreso. PROCESO.
SALIDAS: Documento copia de la correspondencia enviada con el numero de radicado como recibido. Gua de entrega y factura mensual del servicio de mensajera externo.
CLIENTES: Todas las dependencias del Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL
DESCRIPCION
C-1
INTEGRIDAD
ACTIVACION Sella nmero concecutivo y registra en tabla de EXCEL, la totalidad de la correspondencia a enviar, con fecha, remitente, destino, centro de costo, anexos, medios de envo y radicado para respuesta Recepcin debe verificar que el mensajero entregue la totalidad de las copias debidamente firmadas por el destinatario de la correspondencia
C-2
EXACTITUD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
TIEMPO ESTIMADO 2 Minutos
No. 1
ACTIVIDADES Entrega a recepcin la correspondencia para ser radicada. Recepcin de la correspondencia en original y copia, sella con numero consecutivo y registra en Excel la fecha de envo, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envo, numero de radicado para respuesta y entrega. Entrega personal. SI. El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolucin de copia al mensajero. Recepcin de copia de la correspondencia recibida y entrega a dependencia interesada. Recibe copia de correspondencia sellada y firmada. Archivo.
RESPONSABLE Dependencia interesada.
2 Minutos
Secretaria de Recepcin.
3 4 5 6 7 8 9 10 11
480 Minutos 2 Minutos 2 Minutos 1 Minuto 1 Minuto
Auxiliar Administrativo. Destinatario. Secretaria de Recepcin. Dependencia interesada. Dependencia interesada y/o Auxiliar de Archivo. Empresa de Mensajeria. Empresa de Mensajeria. Empresa de Mensajeria. PROCESO
960 Minutos Entrega personal. NO. La empresa de mensajera recibe correspondencia del 2 Minutos da antes de la 6:30 P:M., firma formato FODESEP de recibo, sea masivo o personal. Genera y entrega gua semanal y factura cada mes. 480 Minutos 2367 minutos Proceso de Egreso.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.11 PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
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VERSION 1.0 CODIGO 3.ARF 3.5RC
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de recibo de correspondencia, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Recepcin, Gerencia General y la dependencia interesada. PROVEEDORES: Instituciones de Educacin Superior y dems que envan correspondencia al Fondo. ENTRADAS: Correspondencia recibida por el Fondo. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recibo de correspondencia e impresin del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo. Ingreso de la informacin a tabla de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia, asunto, nombre del remitente, numero de anexos, responsable del asunto, tiempo de respuestas, deja espacio para firma del destinatario y entrega a la Gerencia con formato de instruccin de correspondencia adjunto.
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Revisin del asunto que trata la correspondencia, en el formato de instruccin, designa a quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a Recepcin. Registro en el cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada dependencia designada. Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la planilla de control para dejar constancia de recibido. Da respuesta a la comunicacin. Archivo.
SALIDAS: Documento respuesta de la correspondencia recibida. CLIENTES: Todas las dependencias del Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL C-1
DESCRIPCION EXACTITUD
C-2
INTEGRIDAD
C-3
EXACTITUD
ACTIVACION Recepcin hace recibo de la correspondencia, radica imprimiendo hora, fecha y No. Consecutivo Recepcin debe registrar en la tabla documental la totalidad de la correspondencia recibida con No. Radicado, fecha, procedencia, asunto, remitente, No. Anexos, responsable, tiempo de respuesta y entrega a Gerencia para direccionamiento con formato adjunto La dependencia interesada firma la planilla control y recibe la correspondencia
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
TIEMPO ESTIMADO 1 Minuto
No. 1
ACTIVIDADES Recibo de correspondencia e impresin del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo. Ingreso de la informacin a tabla de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia, asunto, nombre del remitente, numero de anexos, responsable del asunto, tiempo de respuestas, deja espacio para firma del destinatario y entrega a la Gerencia con formato de instruccin de correspondencia adjunto. Revisin del asunto que trata la correspondencia, en el formato de instruccin, designa a quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a Recepcin.
RESPONSABLE Secretaria de Recepcin.
2 Minutos
1 Minuto
Gerente General.
5 6 7
Registro en el cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada dependencia 2 Minutos designada. Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la planilla de control para dejar constancia de 2 Minutos recibido. 480 Minutos Da respuesta a la comunicacin. Archivo. 30 Minutos
Dependencia interesada. Dependencia interesada. Dependencia interesada y/o Auxiliar de Archivo.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.12 PROCESO DE NOMINA
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VERSION 1.0 CODIGO 2.ARH 2.1N
OBJETIVOS: Dar cumplimiento oportuno del pago de la nomina de cada mes. Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de nomina del Fondo, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Talento humano, Secretaria General, Recepcin, Asistente de Direccin Econmica, Contabilidad, Entidad Financiera y Gerencia General. PROVEEDORES: Administradora del proceso. Directora de Talento Humano. ENTRADAS: Formularios de pago para salud, pensin, ARP y parafiscales. Pagina web de la entidad financiera.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Preparacin nomina con tres das de anticipacin al pago, ingresa novedades en aplicativo AURORA con fecha del primer mes. Liquidacin de nomina (prueba) y verifica clculos. Envo a contabilidad reporte de pruebas junto con soportes de novedades revisados.
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Recepcin de reporte de prueba, verifica novedades del mes con respecto a parmetros contables y enva a Secretaria General. Recepcin de reporte de prueba, verifica novedades del mes y mediante firma autoriza expedicin del reporte definitivo. Realizacin de copia de seguridad y liquidacin definitiva de nomina. Generacin de copia, relacin de pagos, informe de retencin en la fuente (2 copias), informe acumulado de pagos y descuentos, comprobante de totales por concepto e informe de saldos y descuentos.
Cierre de Nomina, generacin de archivo plano y enva por e-mail al buzn del Secretario General. Inicio de nomina y generacin de informes para revisin mensual e imprime como soporte de interfaces para cotejar. Generacin de informes de pensin, salud, riesgos profesionales, aportes parafiscales e imprime como soportes del pago. Verificacin informacin de la interfase. Diligenciamiento de formularios de pago. Revisin y aprobacin de la informacin diligenciada. Autorizacin de pago. Remite informacin sobre centro de costos, terceros y cdigos contables. Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. Ingreso a pagina web del banco, da click en banca empresarial e ingresa al proceso con su clave registrada. Validacin de contrasea y ubica el enlace de archivo de pago. Solicitud de Nos. de cuenta, fecha de proceso y nombre de la cuenta. Carga de informacin y validacin. El sistema genera numero de validacin. Verificacin de transaccin.
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Informe sobre numero de transaccin y valor a descargar para verificacin del usuario contra la planilla de pago. Autorizacin en la web. El sistema del banco reconfirma datos a pagar y genera No. de secuencia. Impresin de soporte de la transaccin. Consignacin en cada cuenta del trabajador el valor correspondiente. Entrega a cada empleado el volante de pago y solicita firma de aceptacin. Archivo de cada soporte.
SALIDAS: Volante de pagos. Transferencias electrnicas de pago. Proceso de Egresos de Caja.
CLIENTES: Empleados que han recibido su pago.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE NOMINA

CONTROL C-1 C - 1A DESCRIPCION EXACTITUD SEGREGACION DE FUNCIONES ACTIVACION Talento humano liquida en cada periodo la nmina, verifica clculos y liquidaciones Contabilidad recibe reporte de prueba, verifica novedades del mes y envia a Secretaria General Existe una autorizacin por parte de la Secretaria General, para expedicin del reporte definitivo por parte de Talento Humano, luego de verificar clculos y novedades del mes Revisa formularios de fondos de pensiones y E.P.S., en cuanto a informacin registrada y clculos contra soportes y firma autorizando pago El funcionario que genera informes del Fondo de Pensiones, E.P.S., y Riesgos Profesionales pertenece a un rea diferente de quien aprueba las liquidaciones y reporte de nmina y de quien diligencia los formularios para pago Gerencia General o funcionario que haga sus veces, aprueba pagos segn liquidaciones de seguridad social, E.P.S., parafiscales y ARP. Los valores abonados en las cuentas de nmina deben ser registrados en cuenta y periodo correspondientes, por parte de Contabilidad En caso de diferencias presentadas en la cuenta de Nmina por pagar, Contabilidad concilia con respecto a la parametrizacin contable y realiza las correcciones del caso Talento Humano verifica que la totalidad de la informacin de nmina-AURORA que alimenta la Contabilidad a travs de interfase quede registrada Tiene en cuenta No. de validacin del sistema del Banco, verifica y confirma la transaccin Si No. de reconfirmacin de datos suministrado por el Banco, es aceptado, imprime soporte de la transaccin Usuario FODESEP, verifica a travs de la WEB que el valor de la transaccin coincida con la planilla de pago
C - 2 / C-2A
EXACTITUD / AUTORIZADO
C-3
EXACTITUD
C-4
SEGREGACION DE FUNCIONES
C - 4A
AUTORIZADO
C-5
C-6
EXACTITUD
C-7
INTEGRIDAD
C-8 C-9
EXACTITUD INTEGRIDAD
C - 10
EXACTITUD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE NOMINA

No. 1 2 3 4 ACTIVIDADES Preparacin nomina con tres das de anticipacin al pago, ingresa novedades en aplicativo AURORA con fecha del primer mes. Liquidacin de nomina (prueba) y verifica clculos. Envo a contabilidad reporte de pruebas junto con soportes de novedades revisados. Recepcin de reporte de prueba, verifica novedades del mes con respecto a parmetros contables y enva a Secretaria General. Recepcin de reporte de prueba, verifica clculos y novedades del mes y mediante firma autoriza expedicin del reporte definitivo. Realizacin de copia de seguridad y liquidacin definitiva de nomina. Generacin de copia, relacin de pagos, informe de retencin en la fuente (2 copias), informe acumulado de pagos y descuentos, comprobante de totales por concepto e informe de saldos y descuentos. Cierre de Nomina, generacin de archivo plano y enva por e-mail al buzn del Secretario General. Inicio de nomina y generacin de informes para revisin mensual e imprime como soporte de interfaces para cotejar. Generacin de informes de pensin, salud, riesgos profesionales, aportes parafiscales e imprime como soportes del pago. Verificacin informacin de la interfase. Diligenciamiento de formularios de pago. Revisin y aprobacin de la informacin diligenciada. Autorizacin de pago. Remite informacin sobre centro de costos, terceros y cdigos contables. Proceso de Egresos de Caja. Ingreso a pagina web del banco, da click en banca empresarial e ingresa al proceso con su clave registrada. Validacin de contrasea y ubica el enlace de archivo de pago. Solicitud de Nos. de cuenta, fecha de proceso y nombre de la cuenta. Carga de informacin y validacin. El sistema genera numero de validacin. Verificacin de transaccin. Informe sobre numero de transaccin y valor a descargar para verificacin del usuario contra la planilla de pago. Autorizacin en la web. El sistema del banco reconfirma datos a pagar y genera No. de secuencia. Impresin de soporte de la transaccin. Consignacin en cada cuenta del trabajador el valor correspondiente. Entrega a cada empleado el volante de pago y solicita firma de aceptacin. Archivo de cada soporte. TIEMPO ESTIMADO RESPONSABLE Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Contador.
Secretario General.
Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Secretaria de Recepcin. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Gerente General. Contador. PROCESO Secretario General. BANCO BANCO BANCO BANCO Secretario General. BANCO Secretario General. BANCO Secretario General. BANCO Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos.
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.13 PROCESO DE CAJA MENOR
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VERSION 1.0 CODIGO 3.ARF 3.1CM
OBJETIVO: Definir los pasos para reglamentar la constitucin, funcionamiento y la ejecucin de los recursos por medio de la caja menor para atender las necesidades urgentes de las diferentes dependencias del Fondo, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Secretaria General, Recursos Fsicos, Auxiliar Administrativo y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia interesada en la utilizacin de los recursos del Fondo Fijo. Secretaria General como ordenador del Gasto.
ENTRADAS: Solicitud de compra o gasto de la dependencia que lo requiera. Factura soporte del proveedor. Reembolso de dinero a la caja menor.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Solicitud de compra. Autorizacin del desembolso y se ordena el gasto. Generacin de recibo provisional, realiza desembolso e ingresa en el modulo de caja menor (apoteosys) como provisional. Gestiona la realizacin de la compra.
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Compra menor o igual al 15 % de 2 smmlv. NO. Solicitud de cotizaciones. Evaluacin de las cotizaciones y definicin de compra. Proceso de Contratacin. PROCESO. Compra menor o igual al 15 % de 2 smmlv. SI. Realiza compra solicitando factura de acuerdo a la norma. Ingreso al modulo por la opcin confirmacin de recibo provisional, da el valor real de compra y genera recibo definitivo. Cumplimiento del 80% de recursos cumplidos. SI. El aplicativo genera aviso para reembolso. Legalizacin de gastos, confirmacin de reembolso, causacin automtica, y en lnea pasa el registro a contabilidad por el aplicativo APOTEOSYS. Solicitud para reembolso con los respectivos soportes. Revisin y autorizacin de reembolso, autorizacin anticipada de todos los gastos y se enva a contabilidad. Revisin de cuentas, gastos y soportes para impresin de la causacin. Archivo de comprobantes. Proceso de Egresos de Caja. PROCESO.
SALIDAS: Reembolso para la caja menor. Comprobantes de contabilidad.
CLIENTE: La dependencia interesada. Recursos Fsicos como responsable de su manejo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE CAJA MENOR
CONTROL C-1
DESCRIPCION INTEGRIDAD
C-2
AUTORIZADO
C-3
C-4
INTEGRIDAD
ACTIVACION Las compras y actividades realizadas por Caja Menor deben corresponder a los rubros y montos descritos en la Resolucin 52 de 2003 La aprobacin del recibo provisional y la ordenacin del Gasto, debe estar a cargo de funcionario de nivel jerrquico superior, dejando evidencia de dicha aprobacin Todas las operaciones deben ser registradas en la Contabilidad, teniendo en cuenta los principios contables generalmente aceptados, verificando extensiones aritmticas, y cumplimiento de normas tributarias Recursos Fsicos, verifica que las facturas contengan la totalidad de los requisitos exigidos por la DIAN, y modifica en aplicativo la opcin de anticipo por recibo definitivo Verifica en los soportes del reembolso, extensiones aritmticas y los conceptos enunciados en la Resolucin 52 de 2003 La aprobacin del reembolso de Caja Menor, debe ser impartida por la Secretaria General
C-5
EXACTITUD
C-6
AUTORIZADO
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE CAJA MENOR
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 ACTIVIDADES Solicitud de compra. Autorizacin del desembolso y se ordena el gasto. Generacin de recibo provisional, realiza desembolso e ingresa en el modulo de caja menor (apoteosys) como provisional. Gestiona la realizacin de la compra. Compra menor o igual al 15 % de 2 smmlv. NO. Solicitud de cotizaciones. Evaluacin de las cotizaciones y definicin de compra. Proceso de Contratacin. Compra menor o igual al 15 % de 2 smmlv. SI. Realiza compra solicitando factura de acuerdo a la norma. Ingreso al modulo por la opcin confirmacin de recibo provisional, da el valor real de compra y genera recibo definitivo. Cumplimiento del 80% de recursos cumplidos. SI. El aplicativo genera aviso para reembolso. Legalizacin de gastos, confirmacin de reembolso, causacin automtica, y en lnea pasa el registro a contabilidad por el aplicativo APOTEOSYS. Solicitud para reembolso con los respectivos soportes. Revisin y autorizacin de reembolso, autorizacin anticipada de todos los gastos y se enva a contabilidad. Revisin de cuentas, gastos y soportes para impresin de la causacin. Archivo de comprobantes. Proceso de Egresos de Caja. 10 Minutos 10 Minutos 30 Minutos 60 Minutos 180 Minutos 30 Minutos 2367 Minutos TIEMPO ESTIMADO 30 Minutos 60 Minutos 30 Minutos 10 Minutos 0 30 Minutos 60 Minutos RESPONSABLE Dependencia interesada. Secretario General. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Auxiliar Administrativo. Auxiliar Administrativo. Secretario General. PROCESO Auxiliar Administrativo. 60 Minutos 30 Minutos Auxiliar Administrativo. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Secretario General. Auxiliar de Direccin Econmica. Auxiliar de Direccin Econmica. PROCESO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.14 PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL
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VERSION 1.0 CODIGO 2.ARH 2.6IP
OBJETIVO: Permitir a la Institucin, la organizacin de los pasos a seguir en la seleccin y contratacin de empleados, as como las tareas a realizar, a efecto de guiar en el desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Direccin de Talento Humano. RESPONSABLES: Direccin de Talento Humano y Recursos Fsicos, Gerente General, Secretaria de Gerencia, Asesor Jurdico, Jefe del rea del contratante y Asistente de Direccin Econmica. PROVEEDORES: El empleado. ENTRADAS: Proceso de Seleccin. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso de Seleccin del Empleado. PROCESO. Examen medico de ingreso. Solicitud de documentos para formalizacin del contrato. Elaboracin y revisin del contrato. Revisin de contrato.
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Elaboracin cartas de ingreso al Sistema de Salud, Pensiones y dems planes otorgados. Diligenciamiento de formas y contrato. Devolucin original de contrato firmado, carta de autorizacin, para tramite de consignacin y copias de las formas diligenciadas. Vo. Bo. y firma de la Gerente General. Apertura de hoja de vida. Ingreso al sistema AURORA, los datos pertinentes del nuevo empleado. Archiva hoja de vida. Induccin general y entrega formal de elementos de trabajo. Firma copia del Acta de activos recibidos. Archivo en Activos Fijos. Induccin especifica del cargo. Inicio de labores propias asignadas.
SALIDAS: Empleado capacitado para laborar en el Fondo. CLIENTE: Todas las dependencias.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL
CONTROL C-1
C-2
C-3
C-4
ACTIVACION El Proceso de Seleccin debe cumplir con los parmetros y perfil INTEGRIDAD necesarios para la nueva contratacin El empleado debe cumplir con el xamen mdico como mecanismo AUTORIZADO / de filtro en la contratacin, y el INTEGRIDAD mismo profesional mdico designado debe remitir el informe de rigor La Gerente General aprueba el AUTORIZADO nuevo ingreso Se abre Hoja de Vida del nuevo contratado y se archiva en el INTEGRIDAD / EXACTITUDformato dispuesto, con los documentos de ingreso completos El Jurdico verifica los requisitos y cumplimiento del Contrato y enva documentos a la Directora de Talento Humano La Directora de Talento Humano realiza el proceso de entrega al empleado de todos los documentos y formularios de inscripcin, como contrato, seguro de vida, plan exequial, emermedica, funciones, solicitudes de ingreso EPS, Pensiones y Cesantias y formularios de Caja de Compensacin y ARP
DESCRIPCION
C-5
EXACTITUD / AUTORIZADO
C-6
INTEGRIDAD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE INGRESO DE PERSONAL
No. 1 2 3 ACTIVIDADES Proceso de Seleccin del Empleado. Examen medico de ingreso. Si es apto. Solicitud de documentos para formalizacin del contrato. Elaboracin y revisin del contrato. Revisin de contrato. Elaboracin cartas de ingreso al Sistema de Salud, Pensiones y dems planes otorgados. Diligenciamiento de formas y contrato. Devolucin original de contrato firmado, carta de autorizacin, para tramite de consignacin y copias de las formas diligenciadas. Vo. Bo. y firma de la Gerente General. Apertura de hoja de vida. Ingreso al sistema AURORA, los datos pertinentes del nuevo empleado. Archiva hoja de vida. Induccin general y entrega formal de elementos de trabajo. Firma copia del Acta de activos recibidos. Archivo en Activos Fijos. Induccin especifica del cargo. Inicio de labores propias asignadas. TIEMPO ESTIMADO 120 Minutos 60 Minutos RESPONSABLE PROCESO Empleado. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Asesor Jurdico. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Empleado. Empleado. Gerente General. Asistente de Secretaria General. Asistente de Direccin Econmica. Asistente de Secretaria General. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos y el Empleado. Empleado. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Jefe Inmediato y Empleado. Empleado.
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 120 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 120 Minutos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.15 PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
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VERSION 1.0 CODIGO 3.ARF 3.2RAF
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Recursos Fsicos y Contabilidad. RESPONSABLES: Asistente de Direccin Econmica, Recursos Fsicos y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia solicitante del bien. ENTRADAS: Los activos fijos comprados y asignados. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. Realizacin de causacin y registro del activo con su correspondiente cdigo consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys. Generacin y contabilizacin de depreciaciones e impresin de los comprobantes. Entrega copia de causacin y factura con el cdigo respectivo del activo. Archivo original del comprobante.
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Revisin en el modulo administrativo el registro del activo. Generacin de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicacin en original o copia. Archivo del acta de entrega.
SALIDAS: Acta de entrega. Comprobante de contabilidad.
CLIENTES: FODESEP.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
CONTROL C-1
C-2
C-3
C-4
ACTIVACION Efectua causacin y registro del activo, SISTEMA REGISTRO DE asigna cdigo consecutivo para que se OPERACIONES actualice en el mdulo administrativo Efecta el clculo de la depreciacin, de acuerdo al tipo de activo fijo, genera e EXACTITUD imprime comprobante El contador aprueba en el comprobante la respectiva contabilizacin, entregando AUTORIZADO copia del registro y factura a Recursos Fsicos Genera acta de entrega de activo fijo, solicitando la firma del responsable y SALVAGUARDA DE ubicacin del bien mediante documento BIENES firmado
DESCRIPCION
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
No. 1 2 3 4 5 6 7 8
ACTIVIDADES Proceso de Egresos de Caja. Realizacin de causacin y registro del activo con su correspondiente cdigo consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys. Generacin y contabilizacin de depreciaciones e impresin de los comprobantes. Entrega copia de causacin y factura con el cdigo respectivo del activo. Archivo original del comprobante. Revisin en el modulo administrativo el registro del activo. Generacin de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicacin en original o copia. Archivo del acta de entrega.
TIEMPO ESTIMADO 2367 Minutos 120 Minutos 120 Minutos 120 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 30 Minutos 10 Minutos
RESPONSABLE PROCESO Asistente Contable. Contador. Asistente Contable. Asistente Contable y/o Auxiliar de Direccin Econmica. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.16 PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS
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OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de retiro de activos fijos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Recursos Fsicos, Direccin de Tecnologa, Comit para bajas de activos fijos, Gerencia General, Contabilidad y empleado. PROVEEDORES: La dependencia de Recursos Fsicos. ENTRADAS: Solicitud de baja para algn activo fijo. ACTIVIDADES DEL PROCESO: En caso de perdida o robo, se realiza denuncia ante Organo competente. Presentacin de solicitud a Recursos Fsicos junto con concepto tcnico sobre obsolescencia o retiro de su activo(s) a cargo. Presenta solicitud a comit para dar de baja con concepto tcnico de obsolescencia o retiro de activos fijos tanto de muebles y equipo normal de oficina como de los recursos fsicos y hardware a cargo de la administracin de tecnologa.
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Convocatoria del comit para evaluacin de bajas y lleva informe de control de las tarjetas de los activos para calcular el efecto contable y financiero de estas bajas.
El comit esta conformado por la Gerencia General, Secretaria General, Jefe de Control Interno, delegado de Contabilidad y directora de Recursos Fsicos, se renen para evaluar solicitud de dar de baja el activo.
Levantamiento de Acta con los conceptos tcnicos y contables de rigor y la autorizacin de dacin de pago, donacin, venta, cambio de Activo o baja por obsolescencia o dao.
Con el acta de autorizacin emitida por el comit, se elabora el contrato de compraventa o documento de traspaso y enva a Gerencia General para los casos de venta o dacin de pago.
Revisa transaccin, firma contrato o acta de traspaso y devuelve. Recepcin de documento y firma de la contraparte. En el aplicativo de activos fijos de Apoteosys, registra el retiro del activo e informa a contabilidad mediante comunicacin el numero de movimiento con el cual se registro el retiro con cuadro de detalle de identificacin del activo.
Archivo de tarjeta de activo retirado, acta y copia comprobante contable.
SALIDAS: Tarjeta de activo retirado. Acta de comit. Copia comprobante contable.
CLIENTES: Todas las dependencias del Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION El rea encargada del activo fijo que solicita darlo de baja, debe presentar la solicitud al Comit de bajas y adquisiciones para que evalue y apruebe la solicitud mediante informe control El Comit de Bajas elabora acta, donde aprueba los activos que se van a dar de baja ms eel concepto tcnico y adicionalmente debe firmarse por los miembros del comit Todas las transacciones deben figurar registradas en la Contabilidad, verificando que los valores aprobados en Acta se registren en las cuentas correspondientes y los soportes evidencien los valores exactos del movimiento de retiro En el aplicativo de activos fijos de APOTEOSYS, registra el retiro e informa mediante comunicacin con el nmero de movimiento a contabilidad Peridicamente realiza conciliacin entre los valores registrados contablemente y el contenido del modulo independiente de activos fijos
C-1
SEGREGACION DE FUNCIONES
C-2
AUTORIZADO
C-3
C-4
EXACTITUD
C-5
INTEGRIDAD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE RETIRO DE ACTIVOS FIJOS
TIEMPO ESTIMADO 60 Minutos 60 Minutos
No. 1 2
ACTIVIDADES En caso de perdida o robo, se realiza denuncia ante Organo competente. Presentacin de solicitud a Recursos Fsicos junto con concepto tcnico sobre obsolescencia o retiro de su activo(s) a cargo. Presenta solicitud a comit para dar de baja con concepto tcnico de obsolescencia o retiro de activos fijos tanto de muebles y equipo normal de oficina como de los recursos fsicos y hardware a cargo de la administracin de tecnologa. Convocatoria del comit para evaluacin de bajas y lleva informe de control de las tarjetas de los activos para calcular el efecto contable y financiero de estas bajas. El comit esta conformado por la Gerencia General, Secretaria General, Jefe de Control Interno, delegado de Contabilidad y directora de Recursos Fsicos, se renen para evaluar solicitud de dar de baja el activo. Levantamiento de Acta con los conceptos tcnicos y contables de rigor y la autorizacin de dacin de pago, donacin, venta, cambio de Activo o baja por obsolescencia o dao. Con el acta de autorizacin emitida por el comit, se elabora el contrato de compraventa o documento de traspaso y enva a Gerencia General para los casos de venta o dacin de pago. Revisa transaccin, firma contrato o acta de traspaso y devuelve. Recepcin de documento y firma de la contraparte. En el aplicativo de activos fijos de Apoteosys, registra el retiro del activo e informa a contabilidad mediante comunicacin el numero de movimiento con el cual se registro el retiro con cuadro de detalle de identificacin del activo. Archivo de tarjeta de activo retirado, acta y copia comprobante contable.
RESPONSABLE Empleado. Directora de Tecnologa.
30 Minutos
Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos.
60 Minutos
Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos.
60 Minutos
Comit para Bajas de Activos Fijos.
60 Minutos
Comit para Bajas de Activos Fijos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Gerente General Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos.
60 Minutos
8 9
10
60 Minutos
11
30 Minutos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.17 PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO
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VERSION 1.0 CODIGO 4.AT 4.1GM
OBJETIVO: Permitir a la Institucin, la organizacin de los pasos a seguir en el proceso de gestin multiusuario, as como las tareas a realizar, a efecto de guiar en el desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica para todos los integrantes de las dependencias del Fondo. RESPONSABLES: Direccin de tecnologa, usuarios FODESEP, asesores externos. PROVEEDORES: Direccin de tecnologa. ENTRADAS: Proceso de Custodia de Copias. PROCESO.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Realizacin de Back up diario hasta completar 20 cintas al mes. Verifica los posibles errores que contenga la cinta. Verifica el informe enviado por el sistema del servidor sobre los resultados de la copia. Proceso de Custodia y Devolucin de cartridges y software licenciado. PROCESO. Mantener vigente los procesos de Antivirus y la permanencia de usuarios a la red.
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Creacin de usuarios, estructuras perfiles, realiza limpieza de archivos del servidor. Ingresa a la red con la estructura predefinida por la Administradora de Tecnologa. Solicitud de las modificaciones o inclusiones necesarias para su dependencia en pagina web. Realizacin de modificaciones o inclusiones de la parte dinmica de la pagina web, tales como noticias, recursos, licitaciones o temas sobre contratos. Solicitud de los cambios necesarios de la parte esttica de la pagina web a peticin de los usuarios. Modificaciones requeridas sobre la parte esttica y la capacitacin requerida para su manejo. Comunicacin del proceso de funcionamiento del nuevo aplicativo. Seguimiento permanente al proyecto de nueva plataforma con cada dependencia. Apoyo del rea de Tecnologa segn la necesidad. Comunicacin permanente con las empresas soporte para dar solucin a los inconvenientes presentados con los aplicativos. Proporciona asesora a los problemas comunicados. Soporte diario a todos los usuarios de tecnologa.
SALIDAS: Cintas de seguridad de los archivos del Fondo y la web del Fondo actualizada.
CLIENTE: Aplica para todos los integrantes de las dependencias del Fondo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO
CONTROL C-1
DESCRIPCION EXACTITUD
ACTIVACION Genera copia diaria de la informacin con recuperacin a solicitud del usuario de hasta 30 dias atrs Mantiene en cada centro de computo la vigencia de los procesos necesarios para la permanencia de los usuarios en la red Dentro del proceso de custodia de cartridges, se asegura la recuperacin y permanencia de la informacin anterior y vigente hacia el futuro, bien sea en cintas diarias o por perido mensual
C-2
INTEGRIDAD
C-3
SALVAGUARDA DE BIENES
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE GESTION MULTIUSUARIO
TIEMPO ESTIMADO 120 Minutos 20 Minutos 1 Minuto 147 Minutos 60 Minutos 60 Minutos 2 Minutos 60 Minutos
No. 1 2 3 4 5 6 7 8
ACTIVIDADES Realizacin de Back up diario hasta completar 20 cintas al mes. Verifica los posibles errores que contenga la cinta. Verifica el informe enviado por el sistema del servidor sobre los resultados de la copia. Proceso de Custodia y Devolucin de cartridges y software licenciado. (Copias de seguridad) Mantener vigente los procesos de Antivirus y la permanencia de usuarios a la red. Creacin de usuarios, estructuras perfiles, realiza limpieza de archivos del servidor. Ingresa a la red con la estructura predefinida por la Administradora de Tecnologa. Solicitud de las modificaciones o inclusiones necesarias para su dependencia en pagina web. Realizacin de modificaciones o inclusiones de la parte dinmica de la pagina web, tales como noticias, recursos, licitaciones o temas sobre contratos. Solicitud de los cambios necesarios de la parte esttica de la pagina web a peticin de los usuarios.
RESPONSABLE Directora de Tecnologa. Directora de Tecnologa. Directora de Tecnologa. PROCESO Directora de Tecnologa. Directora de Tecnologa. Usuarios FODESEP. Usuarios FODESEP.
60 Minutos
10 11 12 13 14 15 16 17
480 Minutos
Directora de Tecnologa. Asesores Externos. Usuarios FODESEP. Directora de Tecnologa. Usuarios FODESEP. Directora de Tecnologa. Asesores Externos. Directora de Tecnologa.
Modificaciones requeridas sobre la parte esttica y la 2880 Minutos capacitacin requerida para su manejo. Comunicacin del proceso de funcionamiento del 1 Minuto nuevo aplicativo. Seguimiento permanente al proyecto de nueva 480 Minutos plataforma con cada dependencia. 480 Minutos Apoyo del rea de Tecnologa segn la necesidad. Comunicacin permanente con las empresas soporte para dar solucin a los inconvenientes presentados 2880 Minutos con los aplicativos. 2880 Minutos Proporciona asesora a los problemas comunicados. 480 Minutos Soporte diario a todos los usuarios de tecnologa.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.18 PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD
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VERSION 1.0 CODIGO 4.AT 4.2CCS
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de copias de seguridad, a efecto de guiar en el desarrollo del mismo y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Direccin de tecnologa. RESPONSABLES: Direccin de tecnologa. PROVEEDORES: Empresa de vigilancia y seguridad. ENTRADAS: Copias de seguridad. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Generacin de Back Up diario hasta un numero de 20 copias recuperables por cada servidor. Registro en hoja de calculo, el inventario de la cintas XLS y verifica cintas a enviar. Verificacin en documento entregado por la empresa encargada de la custodia de la informacin, el personal autorizado para realizar las copias de seguridad, y confirma con el carn del portante.
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Entrega en custodia de medios magnticos VISE, los lunes a las 9:15 a:m en talega o cajilla abierta, las cintas marcadas generadas de la semana inmediatamente anterior con la fecha exacta de grabacin.
Colocacin de sello de seguridad en presencia del funcionario VISE. Verificacin de las cintas identificadas y coincidencia con la informacin de la planilla RECIBO DE TRANSPORTE. Recepcin de talega o cajilla de seguridad, suelta sello de seguridad, coloca cdigo de barras identificando cada cinta, registra en el sistema y almacena en cajas de seguridad hasta la devolucin.
Devolucin normal. Devuelve con el mismo formato de recepcin en tiempo ordinario preprogramado de 8 das las cintas en custodia de la semana anterior, acorde con lo que figura en la planilla RECIBO DE TRANSPORTE, manteniendo aseguradas las histricas hasta recibir solicitud de funcionario autorizado.
Devolucin no normal. Recibe solicitud de copias de seguridad de forma extraordinaria o de emergencia por parte del Fondo, en un tiempo de entrega de 2 a 6 horas respectivamente.
Recibe cintas en custodia. Verificacin de las cintas recibidas en la planilla enviada. Recibe cintas en custodia de la semana anterior y entrega las 10 cintas de la semana mas reciente, firma nuevamente planilla para dejar constancia de la recepcin.
SALIDAS: Cintas de seguridad. CLIENTES: Direccin de tecnologa.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD
CONTROL
DESCRIPCION
C-1
EXACTITUD
C-2
AUTORIZADO
ACTIVACION Genera copia de seguridad diariamente de Sistema operativo, bases de datos y datos de correo electrnico, pudiendo recuperar hasta 20 dias del periodo para el usuario Diligencia formato de transporte con fechas de entrega y/o devolucin y firman responsables FODESEP y Compaa de seguridad El funcionario responsable de FODESEP verifica cintas recibidas en custodia de la semana anterior contra la planilla enviada y cintas entregadas contra la nueva planilla y firma para dejar constancia de la recepcin Impone sello de seguridad en presencia de funcionario VISE
C-3/C-4
C-5
EXACTITUD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD
No. 1 2 ACTIVIDADES Generacin de Back Up diario hasta un numero de 20 copias recuperables por cada servidor. Registro en hoja de calculo, el inventario de la cintas XLS y verifica cintas a enviar. Verificacin en documento entregado por la empresa encargada de la custodia de la informacin, el personal autorizado para realizar las copias de seguridad, y confirma con el carn del portante. Entrega en custodia de medios magnticos VISE, los lunes a las 9:15 a:m en talega o cajilla abierta, las cintas marcadas generadas de la semana inmediatamente anterior con la fecha exacta de grabacin. Colocacin de sello de seguridad en presencia del funcionario VISE. Verificacin de las cintas identificadas y coincidencia con la informacin de la planilla RECIBO DE TRANSPORTE. Recepcin de talega o cajilla de seguridad, suelta sello de seguridad, coloca cdigo de barras identificando cada cinta, registra en el sistema y almacena en cajas de seguridad hasta la devolucin. Devolucin normal. Devuelve con el mismo formato de recepcin en tiempo ordinario preprogramado de 8 das las cintas en custodia de la semana anterior, acorde con lo que figura en la planilla RECIBO DE TRANSPORTE, manteniendo aseguradas las histricas hasta recibir solicitud de funcionario autorizado para devolucin. Devolucin no normal. Recibe solicitud de copias de seguridad de forma extraordinaria o de emergencia por parte del Fondo, en un tiempo de entrega de 2 a 6 horas respectivamente. Recibe cintas en custodia. Verificacin de las cintas recibidas en la planilla enviada. Recibe cintas en custodia de la semana anterior y entrega las 10 cintas de la semana mas reciente, firma nuevamente planilla para dejar constancia de la recepcin. TIEMPO ESTIMADO 120 Minutos 5 Minutos RESPONSABLE Directora de Tecnologa. Directora de Tecnologa.
15 Minutos
5 Minutos
5 6
1 Minuto 1 Minuto
Directora de Tecnologa. Empresa de Vigilancia y Seguridad.
Empresa de Vigilancia y Seguridad.
Empresa de Vigilancia y Seguridad.
9 10
Empresa de Vigilancia y Seguridad. 1 Minuto Directora de Tecnologa.
11
1 Minuto
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.19 PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS
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VERSION 1.0 CODIGO 2.ARH 2.5CE
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de crdito a empleados, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica a todos los empleados del Fondo. RESPONSABLES: Talento Humano, empleado, Gerencia General, Contabilidad, Secretaria General, Comit de Crdito a empleados, Asistente de Direccin Econmica. PROVEEDORES: El empleado interesado. ENTRADAS: Normatividad Interna. Solicitud de crdito.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Presentacin de solicitud especificando cuanta y destino adems de los requisitos contemplados en la Normatividad interna. Crdito educativo: presenta constancia de pensin o matricula, cupo mximo, ser este valor y el plazo de amortizacin no debe superar 6 posteriores a la terminacin del periodo financiado y se podr renovar con la cancelacin total.
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Crdito libre inversin: debe amortizarse en mximo 18 meses, el cupo ser mximo 2 veces el salario o el valor del calculo de la liquidacin del contrato laboral, se renovara con la cancelacin mnima del 80%.
Crdito de salud: debe presentar solicitud con documentos certificados con a respecto a l o su grupo familiar, se amortiza en mximo 24 meses, el cupo ser igual a la cuanta de los soportes.
Crdito de solidaridad: otorgado para casos de calamidad domestica, adquisicin de vivienda e inversin en proyectos productivos o familiares. Solicitud por escrito y soportada, se amortiza mximo en 24 cuotas, el cupo mximo ser igual al monto soportado acorde con la norma.
Crdito de emergencia: otorgado a los empleados de FODESEP para necesidad urgente y manifiesta. Requerimiento escrito, cupo mximo el sueldo del empleado, para amortizar en 12 meses.
Recepcin de la solicitud con documentos del codeudor, verifica cumplimiento de requisitos y realiza cuadro proyectado del crdito con calculo de cupo de endeudamiento.
De acuerdo al normatividad del Fondo y si es necesario se solicita mediante comunicacin al Ministerio de Proteccin Social para el otorgamiento del crdito.
Evaluacin de la solicitud tomando en cuenta proyeccin y disponibilidad presupuestal para el levantamiento del acta. Comunicacin al empleado sobre la decisin, en caso de ser afirmativa, se solicita que se firme el pagare, carta de autorizacin de deducciones y retenciones de nomina.
Firma pagar y carta de autorizacin de descuento, adjunto con firma del codeudor y entrega a Talento Humano.
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Recibe pagar y carta de autorizacin. Archiva y entrega original del pagar en custodia. Anexo en hoja de vida copia del pagar, realiza carta de autorizacin de desembolso del crdito y entrega a Gerencia General con cuadro de amortizacin, carta de autorizacin de descuentos y copia de Acta formalizada.
Evala copias de soportes firma carta para autorizacin de desembolso. Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. Ingreso en el aplicativo AURORA de nomina por la opcin descuento por cuotas especificando empleado, valor total y valor amortizable. Cancelacin del crdito peridicamente hasta la cancelacin total. Verifica mediante comunicacin interna a Contabilidad la cancelacin del crdito. Si hay diferencia en crdito cancelado se concilia con Talento Humano.
SALIDAS: Carta de aceptacin o rechazo. Carta de autorizacin de desembolso. Pagar. Desembolso del valor del crdito.
CLIENTES: El empleado interesado.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS
CONTROL DESCRIPCION ACTIVACION Verifica que la totalidad de los documentos y requisitos exigidos para el estudio del crdito estn anexos a la solicitud y realiza cuadro proyectado del crdito con clculo del cupo de endeudamiento Si cumple con lo previsto en el Articulo 17 de la Resolucin 55 de 2003, solicita aprobacin al Ministerio de Proteccin Social para el otorgamiento del crdito El comit de crdito a empleados evala la solicitud de crdito y si cumple con la totalidad de los requisitos, emite aprobacin, lo cual es registrado en la respectiva Acta, la que debe firmarse por los miembros del Comit Gerencia General comunica decisin al empleado o contratista, y le solicita firmar pagar, carta de autorizacin de deducciones y retenciones de nmina u honorarios Los titulos valores (pagares), deben ser conservados con las debidas medidas de seguridad con el fn de evitar extravios Contabilidad realiza la causacin correspondiente, y debe registrar en cuentas de orden, los bienes recibidos en Garantia Talento Humano verifica la existencia del pagar y la carta de autorizacin de descuentos, documentos que deben estar firmados por el empleado o contratista aceptante Registro oportuno en el aplicativo AURORA, por la opcin descuento por cuotas, especificando empleado, valor total del crdito y valor amortizable Gerencia General evalua y verifica soportes para dar autorizacin de desembolso La Gerencia General firma la carta de autorizacin de desembolso
C-1
INTEGRIDAD
C-2
AUTORIZADO
C-3
AUTORIZADO
C - 3A
INTEGRIDAD
C-4
C-5
C-6
INTEGRIDAD
C-7
C-8 C-9
INTEGRIDAD AUTORIZADO
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE CREDITO A EMPLEADOS
No. 1 ACTIVIDADES Presentacin de solicitud especificando cuanta y destino adems de los requisitos contemplados en la Normatividad interna. Crdito educativo: presenta constancia de pensin o matricula, cupo mximo, ser este valor y el plazo de amortizacin no debe superar 6 posteriores a la terminacin del periodo financiado y se podr renovar con la cancelacin total. Crdito libre inversin: debe amortizarse en mximo 18 meses, el cupo ser mximo 2 veces el salario o el valor del calculo de la liquidacin del contrato laboral, se renovara con la cancelacin mnima del 80%. Crdito de salud: debe presentar solicitud con documentos certificados con a respecto a l o su grupo familiar, se amortiza en mximo 24 meses, el cupo ser igual a la cuanta de los soportes. Crdito de solidaridad: otorgado para casos de calamidad domestica, adquisicin de vivienda e inversin en proyectos productivos o familiares. Solicitud por escrito y soportada, se amortiza mximo en 24 cuotas, el cupo mximo ser igual al monto soportado acorde con la norma. Crdito de emergencia: otorgado a los empleados de FODESEP para necesidad urgente y manifiesta. Requerimiento escrito, cupo mximo el sueldo del empleado, para amortizar en 12 meses. Recepcin de la solicitud con documentos del codeudor, verifica cumplimiento de requisitos y realiza cuadro proyectado del crdito con calculo de cupo de endeudamiento. De acuerdo al normatividad del Fondo y si es necesario se solicita mediante comunicacin al Ministerio de Proteccin Social para el otorgamiento del crdito. Evaluacin de la solicitud tomando en cuenta proyeccin y disponibilidad presupuestal para el levantamiento del acta. Comunicacin al empleado sobre la decisin, en caso de ser afirmativa, se solicita que se firme el pagare, carta de autorizacin de deducciones y retenciones de nomina. Firma pagar y carta de autorizacin de descuento, adjunto con firma del codeudor y entrega a Talento Humano. Recibe pagar y carta de autorizacin. Archiva y entrega original del pagar en custodia. Anexo en hoja de vida copia del pagar, realiza carta de autorizacin de desembolso del crdito y entrega a Gerencia General con cuadro de amortizacin, carta de autorizacin de descuentos y copia de Acta formalizada. Evala copias de soportes firma carta para autorizacin de desembolso. Proceso de Egresos de Caja. Ingreso en el aplicativo AURORA de nomina por la opcin descuento por cuotas especificando empleado, valor total y valor amortizable. Cancelacin del crdito peridicamente hasta la cancelacin total. Verifica mediante comunicacin interna a Contabilidad la cancelacin del crdito. Si hay diferencia en crdito cancelado se concilia con Talento Humano. TIEMPO ESTIMADO 15 Minutos RESPONSABLE Empleado.
Empleado.
Empleado.
Empleado.
Empleado.
Empleado. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Comit de Crdito y Gerente General. Comit de Crdito. Gerente General. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Gerente General. PROCESO Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Emplieado. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Contador y/o Asistente Contable.
30 Minutos
8 9 10 11 12 13
30 Minutos 60 Minutos 30 Minutos 10 Minutos 5 Minutos 20 Minutos
14 15 16 17 18 19 20
30 Minutos 20 Minutos 2367 Minutos 30 Minutos 0 10 Minutos 30 Minutos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.20 PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION
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VERSION 1.0 CODIGO 2.ARH 2.3APF
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de aprobacin programas de formacin, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica a todos los empleados del Fondo. RESPONSABLES: Talento Humano, empleado, Secretaria General, Comit de Capacitacin y formacin, Asistente de Direccin Econmica. PROVEEDORES: El empleado interesado. ENTRADAS: Normatividad Interna. Solicitud de crdito.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Realizacin de diagnostico de las necesidades en materia de formacin de cada rea acorde con la normatividad interna. Evaluacin el proyecto para formacin, lo armoniza para aprobacin como rubro del presupuesto por parte del Consejo de Administracin.
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Acorde al plan de accin y diagnostico, presenta solicitud con anticipacin de un mes al comienzo de estudios con copia de recibo de pago, programa acadmico, proyecto segn funciones, justificacin personal y carta compromiso de trabajo por doble del tiempo del periodo financiado.
Recepcin de la solicitud, verificacin del cumplimiento de requisitos. Estudio de solicitud, verificacin de presupuesto y levantamiento de acta. Entrega convenio de formacin, mediante comunicacin solicita constituir pliza de cumplimiento y firmar carta de autorizacin para realizar los descuentos en caso de perdida por inasistencia o deficiente rendimiento acadmico.
Recepcin de comunicacin, firma de convenio de formacin, constituye pliza de cumplimiento y firma carta de autorizacin. Recepcin del convenio de formacin, pliza y carta de autorizacin del empleado. Elaboracin carta de autorizacin de desembolso y le enva a Secretaria General junto con soportes. Firma carta de autorizacin y la enva junto con soportes a tesorera. Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. Perdida del semestre o periodo financiado. Realiza devolucin del 100 %.
SALIDAS: Carta de aceptacin o rechazo. Carta de autorizacin de desembolso. Desembolso del valor del crdito.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION
CONTROL C-1 C-2
DESCRIPCION INTEGRIDAD EXACTITUD
ACTIVACION El Comit, evalua el proyecto y verifica que el Gasto haya sido presupuestado Verifica que en el rubro de formacin, estn los fondos disponibles Talento Humano, al recibir la solicitud debe verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Resolucin 50/03 Se realiza aprobacin por parte del Comit de capacitacin y formacin, verificando que el Gasto se haya presupuestado Secretaria General, solicita mediante comunicacin la constitucin de la pliza de cumplimiento Constata que el valor de la pliza equivalga al valor del programa aprobado y firma carta autorizando se realicen los descuentos por inasistencia o deficiencia en el rendimiento academico Verifica que exista la totalidad de los documentos exigidos, tales como convenio de formacin, pliza y carta de autorizacin
C-3
INTEGRIDAD
C-4
AUTORIZADO
C-5
C-6
EXACTITUD
C-7
INTEGRIDAD
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE FORMACION
No. 1 ACTIVIDADES Realizacin de diagnostico de las necesidades en materia de formacin de cada rea acorde con la normatividad interna. TIEMPO ESTIMADO 180 Minutos RESPONSABLE Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Comit de Capacitacin: Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos, Gerente General, Secretario General y Gerente de Servicios.
Evaluacin el proyecto para formacin, lo armoniza para aprobacin como rubro del presupuesto por parte del Consejo de Administracin. Acorde al plan de accin y diagnostico, presenta solicitud con anticipacin de un mes al comienzo de estudios con copia de recibo de pago, programa acadmico, proyecto segn funciones, justificacin personal y carta compromiso de trabajo por doble del tiempo del periodo financiado segn norma interna. Recepcin de la solicitud, verificacin del cumplimiento de requisitos segn la resolucin. Estudio de solicitud, levantamiento de acta. verificacin de presupuesto y
60 Minutos
60 Minutos
Empleado.
30 Minutos
60 Minutos
Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Comit de Capacitacin: Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos, Gerente General, Secretario General y Gerente de Servicios. Secretario General.
Entrega convenio de formacin, mediante comunicacin solicita constituir pliza de cumplimiento y firmar carta de autorizacin para realizar los descuentos en caso de perdida por inasistencia o deficiente rendimiento acadmico. Recepcin de comunicacin, firma de convenio de formacin, constituye pliza de cumplimiento y firma carta de autorizacin. Recepcin del convenio de formacin, pliza y carta de autorizacin del empleado. Elaboracin carta de autorizacin de desembolso y le enva a Secretaria General junto con soportes. Firma carta de autorizacin y la enva junto con soportes a tesorera. Proceso de Egresos de Caja. Perdida del semestre o periodo financiado. devolucin del 100 % del monto financiado. Realiza
60 Minutos
7 8 9 10 11 12
Empleado. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Secretario General. PROCESO Empleado. Comit de Capacitacin: Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos, Gerente General, Secretario General y Gerente de Servicios.
13
Realizacin del seguimiento para evaluar resultados.
60 Minutos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.21 PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION
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VERSION 1.0 CODIGO 2.ARH 2.2APC
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de aprobacin programas de capacitacin, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Aplica a todos los empleados del Fondo. RESPONSABLES: Talento Humano, empleado, Secretaria General, Comit de Capacitacin, Asistente de Direccin Econmica y Recepcin. PROVEEDORES: Proyecto de capacitacin. ENTRADAS: Normatividad Interna. Solicitud de capacitacin.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Elaboracin del proyecto de Plan de Accin acorde a las necesidades especificas de capacitacin resultado del diagnostico de los empleados del Fondo y su contenido tendr que coincidir con la normatividad interna. Anlisis del proyecto y sus objetivos, a fin de presentarlo para aprobacin del Presupuesto al Consejo de Administracin del Fondo.
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Comunicacin al empleado y/o jefe inmediato acerca del curso al que debe asistir segn la programacin del Plan o fuera de el, acogida en Comit. No realiza el curso. Realiza reintegro del dinero costo del curso, y si es gratuito, pierde derecho a capacitacin durante 6 meses. Proceso de Ingresos de Caja. PROCESO. Si realiza el curso. Prepara y presenta informe para difusin y presenta copia del certificado de asistencia para anexarlo a la hoja de vida. Fuera del Plan establecido, se presenta solicitud de capacitacin. Si el empleado a laborado en el Fondo por mas de dos meses, presenta solicitud con mnimo un mes de anticipacin a iniciacin de estudios con justificacin personal y copia de programa acadmico.
Recepcin de la solicitud y presentacin al Comit. Realizacin de anlisis y toma decisin. Aprobacin. Elaboracin de carta a la Institucin de educacin confirmando la inscripcin al programa respectivo. Proceso de Envo de Correspondencia. PROCESO. La institucin recibe carta, elabora y enva factura a FODESEP. Proceso de Recibo de Correspondencia. PROCESO. Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. Prepara y presenta informe para difusin y presenta copia de certificado.
SALIDAS: Carta de aceptacin o rechazo.
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION
CONTROL
DESCRIPCION
C-1
INTEGRIDAD
C-2
EXACTITUD
C-3
AUTORIZADO
C-4
INTEGRIDAD
C-5
INTEGRIDAD
ACTIVACION El Comit de capacitacin evala el Proyecto y verifica que el Gasto se haya presupuestado Verifica que en el rubro de capacitacin figuren los fondos disponibles con miras a la aprobacin por parte del Consejo de Administracin El Comit, acorde al cumplimiento de requisitos para capacitacin, realiza aprobacin, verificando nuevamente que el Gasto haya sido presupuestado Talento Humano al recibir la solicitud debe verificar el cumplimiento de requisitos por parte del funcionario interesado Talento Humano verifica los documentos entregados por el empleado o contratista que certifican la realizacin del curso respectivo para anexarse a la hoja de vida
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE APROBACION PROGRAMAS DE CAPACITACION
No. ACTIVIDADES Elaboracin del proyecto de Plan de Accin acorde a las necesidades especificas de capacitacin resultado del diagnostico de los empleados del Fondo y su contenido tendr que coincidir con la normatividad interna. Anlisis del proyecto y sus objetivos, a fin de presentarlo para aprobacin del Presupuesto al Consejo de Administracin del Fondo. Comunicacin al empleado y/o jefe inmediato acerca del curso al que debe asistir segn la programacin del Plan o fuera de el, acogida en Comit, informando hora, tema y lugar de capacitacin. No realiza el curso. Realiza reintegro del dinero costo del curso, y si es gratuito, pierde derecho a capacitacin durante 6 meses. Proceso de Ingresos de Caja. Si realiza el curso. Prepara y presenta informe para difusin y presenta copia del certificado de asistencia para anexarlo a la hoja de vida. Fuera del Plan establecido, se presenta solicitud de capacitacin. Si el empleado a laborado en el Fondo por mas de dos meses, presenta solicitud con mnimo un mes de anticipacin a iniciacin de estudios con justificacin personal y copia de programa acadmico. Recepcin de la solicitud y presentacin al Comit. TIEMPO ESTIMADO 180 Minutos RESPONSABLE Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Comit de Capacitacin: Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos, Gerente General, Secretario General y Gerente de Servicios. Secretario General.
60 Minutos
30 Minutos
4 5 6 7 8 9
Empleado. PROCESO Empleado. Empleado. Empleado. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. Comit de Capacitacin: Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos, Gerente General, Secretario General y Gerente de Servicios. Directora de Talento Humano y Recursos Fsicos. PROCESO Instituto de Educacin Superior.
10
Realizacin de anlisis y toma decisin. Aprobacin. Elaboracin de carta a la Institucin de educacin confirmando la inscripcin al programa respectivo. Proceso de Envo de Correspondencia. La institucin recibe carta, elabora y enva factura a FODESEP. Proceso de Recibo de Correspondencia. Proceso de Egresos de Caja. Prepara y presenta informe para difusin y presenta copia de certificado.
60 Minutos
11 12 13 14 15 16
518 Minutos 2367 Minutos 60 Minutos
PROCESO PROCESO Empleado.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 3.22 PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
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VERSION 1.0 CODIGO 2.ARH 2.4PV
OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de pasajes y viticos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Empleado o contratista que realiza viajes institucionales. RESPONSABLES: Direccin interesada, Gerencia General, Secretaria Ejecutiva, Direccin Econmica, Empleado o contratista, Recepcin y Secretaria General. PROVEEDORES: Plan Estratgico en su estrategia de Fortalecimiento Institucional y proyecto de Consolidacin y Promocin del Fondo. ENTRADAS: Normatividad Interna. Solicitud de pasajes y/o de viticos.
ACTIVIDADES DEL PROCESO: Empleado presenta solicitud de pasajes y/o formato de viticos de conformidad con el acuerdo 114 de 2001. Luego de convocatoria, confirma asistencia del miembro del Consejo, Comit o junta.
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Realizacin de liquidacin de viticos para reembolso conforme al No. de dias de estada y a la reglamentacin expuesta en el acuerdo 114/01. Para empleado o contratista se estudia la necesidad y oportunidad de la solicitud. Aprueba. Solicitud de los tiquetes o reservas a la agencia de viajes. Tramite de viticos. Visto bueno de aprobacin. Recepcin de tiquete y viticos para realizar viaje. Llega factura de la agencia de viajes. Proceso de Recibo de Correspondencia. PROCESO. Llega de viaje, presenta soportes y relacin de gastos. Si hay excedentes. Consigna dinero y entrega comprobantes a Tesorera. Proceso de Ingresos de caja. PROCESO. Si no hay excedentes. Presenta solicitud de reembolso al jefe inmediato o interventor. Aprobacin del reembolso. Proceso de Egresos de Caja. PROCESO.
SALIDAS: Reembolsos al empleado. Comprobante de egresos.
CLIENTES: El empleado interesado en realizar el viaje con la debida justificacin. Miembro de Consejo, Comit o Junta.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR IDENTIFICACION Y DESCRIPCION DE CONTROLES PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
CONTROL C-1 C-2
DESCRIPCION EXACTITUD AUTORIZADO
C-3
INTEGRIDAD
C-4
EXACTITUD
C-5
AUTORIZADO
ACTIVACION totalidad de los requisitos contemplados en el Acuerdo 114 de 2001 La Gerencia General imparte visto bueno, firmando la solicitud de viticos Verifica que los gastos estn debidamente sustentados con facturas y dems documentos soporte Revisa extensiones aritmticas y conceptos del reembolso de gastos de viaje Si los soportes y extensiones aritmticas estn correctas y de acuerdo a lo normalizado el responsable del rea d su aprobacin La secretaria ejecutiva efecta liquidacin de viticos cuando se trata de miembros del Consejo, Comites o Juntas La Gerente General imparte aprobacin y coloca firma en el reembolso de Gastos de viaje
C-6
EXACTITUD
C-7
AUTORIZADO
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
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FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES PROCESO DE PASAJES Y VIATICOS
TIEMPO ESTIMADO
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
ACTIVIDADES
RESPONSABLE Direccin Interesada. Asistente de Secretaria General. Asistente de Secretaria General. Gerente General. Asistente de Secretaria General. Asistente de Secretaria General. Gerente General. Empleado o Contratista. Secretaria de Recepcin. PROCESO Empleado o Contratista. Empleado o Contratista. PROCESO
Empleado presenta solicitud de pasajes y/o formato de viticos de conformidad con el acuerdo 114 de 2001. Luego de convocatoria, confirma asistencia del 2400 Minutos miembro del Consejo, Comit o junta. Realizacin de liquidacin de viticos para reembolso conforme al No. de dias de estada y a la 30 Minutos reglamentacin expuesta en el acuerdo 114/01. Para empleado o contratista se estudia la necesidad y oportunidad de la solicitud. Aprueba. Solicitud de los tiquetes o reservas a la agencia de 120 Minutos viajes. Tramite de viticos. Visto bueno de aprobacin. Recepcin de tiquete y viticos para realizar viaje. Llega factura de la agencia de viajes. Proceso de Recibo de Correspondencia. Llega de viaje, presenta soportes y relacin de gastos. Si hay excedentes. Consigna dinero y entrega comprobantes a Tesorera. Proceso de Ingresos de caja. Si no hay excedentes. Presenta solicitud de reembolso al jefe inmediato o interventor. Aprobacin del reembolso. Proceso de Egresos de Caja. 240 Minutos 240 Minutos 240 Minutos 540 Minutos 518 Minutos 30 Minutos 60 Minutos
30 Minutos 20 Minutos 2367 Minutos
Empleado o Contratista. Secretario General. PROCESO

4937manual Procesos Procedimientos

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