INSITUTO COMERCIAL ALBERTO VALENZUELA LLANOS SAN FERNANDO

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL DESARROLLO DEL PLAN DE PRACTICA PROFESIONAL

PRACTICANTE EMPRESA FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINO ESPECIALIDAD TUTOR PROFESOR GUIA TELEFONO AREA PROFESIONAL AREA DE COMPETENCIA: GESTIONAR LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS EVALUACION TAREAS CRITERIOS DE REALIZACION FECHA 2
RECEPCIONAR TRASPASAR Y EJECUTAR LLAMADAS TELEFONICAS Se atienden las llamadas con voz amable, gentileza y prontitud.. Se identifica el interlocutor, el motivo de la llamada y su urgencia. Se evitan las esperas innecesarias dando solucin a las llamadas y/o analizndolas segn corresponda. El mensaje recibido se interpreta y/o registra con exactitud. Se efectan llamados telefnicos con claridad y precisin, para establecer contactos y obtener informacin Se cumple con las normas de seguridad y confidencialidad.

SECRETARIADO

OBSERVACIONES PRACTICANTE 7 TUTOR EJECUCION APROB ADA

CALIFICACION 3 4 5 6

___/____/___

FIRMA TUTOR

RECEPCIONAR REGISTRAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPO N DENCIA

La correspondencia se ordena y timbra de acuerdo a disposiciones internas. La correspondencia se registra oportunamente.

___/____/___

Se controla la correcta distribucin de la correspondencia. Se cumple con las normas de seguridad y confidencialidad.

FIRMA TUTOR

La correspondencia ha sido digitada con precisin y rapidez.

REGISTRAR Y DESPACHAR LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia se ha firmado, numerado y registrado. La informacin se ha despachado dentro de plazos establecidos. Se cumplen confidencialidad. normas de seguridad y

____/____/____

FIRMA TUTOR
Se selecciona el medio de envo de correspondencia que asegure una ptima transmisin de acuerdo a la urgencia, costo y seguridad; fax, mdem, correo electrnico, otros. Los visitantes son identificados en cuanto a procedencia, nivel jerrquico y razn de la visita.

ATENDER PBLICO Y ENTREGAR INFORMACIN DE CARCTER GENERAL.

____/_____/____

FIRMA TUTOR

 La atencin de pblico se ha realizado sin discriminacin, en un ambiente de cordialidad y discrecin. Se han aplicado las normas protocolares establecidas. Se ha orientado al pblico para que exprese claramente el problema. La informacin al pblico ha sido entregada en funcin de: prioridad, confidencialidad y accesibilidad. Los medios de comunicacin han sido eficientemente utilizados en la atencin de pblico.

____/_____/____

FIRMA TUTOR

AREA DE COMPETENCIA: ORGANIZAR Y EJECUTAR ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

EVALUACION TAREAS CRITERIOS DE REALIZACION FECHA 2

Las actividades se identifican y priorizan. LLEVAR AGENDA DIARIA DE ACTIVIDADES Se establecen tareas diarias, semanales, mensuales y anuales. Se controla el cumplimiento de las tareas programadas.

OBSERVACIONES PRACTICANTE 7 TUTOR EJECUCION APROB ADA

CALIFICACION 3 4 5 6

____/_____/___

Se tratan adecuadamente los imprevistos.

FIRMA TUTOR

SOLICITAR LA REPOSICION DE MATERIALES NECESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA.

Se comprueba que la unidad disponga de los materiales suficientes para su normal funcionamiento. Se solicitan y reponen materiales de acuerdo a procedimientos internos. Se registra y controla el material recepcionado. Se atienden peticiones expresas de los superiores en cuanto a medios que se necesiten. Se utiliza racionalmente el material asignado.

____/_____/____

FIRMA TUTOR

COORDINAR ENTREVISTAS, REUNIONES Y EVENTOS.

Coordinar entrevistas, reuniones y eventos.

Se coordinan entrevistas, reuniones, eventos, video-conferencias y otros, de acuerdo con normas y protocolo. Los plazos se confirman y se cumplen. La programacin de reuniones y eventos se ha cumplido de acuerdo a instrucciones recibidas. Se prepara la sala de reuniones y el material, incluyendo la documentacin y medios apropiados. Se realiza el seguimiento necesario delegando tareas.

____/_____/___

FIRMA TUTOR

EJECUTAR TRAMITACIONES INTERNAS Y ATENDER SITUACIONES EMERGENTES

Se identifica, obtiene y coordina el apoyo necesario en caso de urgencias.

 Las peticiones atpicas y urgentes se gestionan y/o registran con prontitud y efectividad. Los errores y fallos se rectifican con rapidez los

____/_____/____ _____________ FIRMA TUTOR

Se comunican oportunamente desperfectos ocasionados en los medios. EFECTUAR EL ARQUEO DIARIO DE CAJA CHICA Se priorizan los gastos menores.

____/_____/____ _____________ FIRMA TUTOR

Se lleva un control permanente de los gastos realizados. Se entrega oportunamente la rendicin de caja chica.

GESTIONAR VIAJES NACIONALES Y/O INTERNACIONALES

Gestionar internacionales..

viajes

nacionales

y/o

Se programa el tipo de viaje, considerando la reserva de pasajes y hoteles. Se prepara el itinerario que incluye programa del viaje, agenda de trabajo y actividades asociadas. Se reconfirman reservas y se preparan documentos necesarios.

____/_____/____ _____________ FIRMA TUTOR

Coordinar las tareas auxiliares

COORDINAR LAS TAREAS AUXILIARES

Las tareas asignadas a terceros son definidas con exactitud. Se supervisa la correcta ejecucin de tareas asignadas. Los mensajes son transmitidos en forma clara y precisa.

____/_____/____ _____________ FIRMA TUTOR

AREA DE COMPETENCIA: ORGANIZAR, MANTENER Y CONTROLAR EL ARCHIVO DE LA OFICINA. EVALUACION TAREAS CRITERIOS DE REALIZACION FECHA 2
ARCHIVAR CORRESPONDENCIA Y OTROS DOCUMENTOS. Se seleccionan los sistemas de archivo manuales y/o computarizados ms adecuados a las necesidades de la empresa. Se identifican los cambios de archivo y se informan oportunamente a los usuarios. El control de buen funcionamiento del archivo se realiza en forma permanente. Se cautela la confidencialidad de algunos archivos.

OBSERVACIONES PRACTICANTE 7 TUTOR EJECUCION APROB ADA

CALIFICACION 3 4 5 6

____/_____/___ _____________ FIRMA TUTOR

LOCALIZAR Y ORGANIZAR LA INFORMACION EN CARPETAS

Localizar y organizar la informacin en carpetas. Se identifican claramente las fuentes de informacin. Se localiza con prontitud la informacin. Se garantiza la fidelidad de la informacin, revisndola peridicamente. Se mantiene un fcil acceso a los archivos.

____/_____/___ _____________ FIRMA TUTOR

MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACION

El archivo se mantiene respetando plazos establecidos. Se actualiza el archivo permanentemente. Se destruye la documentacin cumplida su vigencia.

____/_____/___ _____________ FIRMA TUTOR

MANTENER LA CONFIDENCIALIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Mantener la confiabilidad de los documentos. Se asegura con copias de respaldo la conservacin de los archivos y la integridad de sus datos. El acceso a los datos se ha protegido mediante contraseas.

____/_____/___ _____________ FIRMA TUTOR

FECHA APROBACION PLAN PRACTICA:...................

FECHA APROBACION PRACTICA PROFESIONAL:...................

Practicante

Profesor Gua

Tutor Empresa

_______________________ Firma

_______________________________________

__________________________________________

Firma

Firma