INDICADORES

PRESENTADO

POR: LUIS DARO TLLEZ RAMREZ

CONTENIDO
GENERALIDADES DE LA MEDICIN

INDICADORES

CLASIFICACIN DE INDICADORES

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

GENERALIDADES DE LA MEDICIN EN EL SECTOR PBLICO

La medicin consiste en revisar los avances alcanzados en nuestra Universidad y a partir de una metodologa establecida ajustar o formular los indicadores que falten para garantizar que podamos contar con las herramientas suficientes para controlar los planes y procesos y lograr los objetivos propuestos.

GENERALIDADES DE LA MEDICIN EN EL SECTOR PBLICO

La medicin hace parte de la cultura institucional de una organizacin, de sus valores, de sus hbitos, por lo que la informacin, su recoleccin, organizacin, registro, procesamiento y clasificacin oportuna y confiable, as como su anlisis adecuado deben ser de gran importancia para todos quienes hacen parte de la Universidad.

INDICADORES

Distintas son las definiciones del concepto de indicador, cualquiera de ellas es aplicable al ejercicio adelantado en la Universidad, alguna de ellas son:

Son informacin que se presenta en forma de datos y que ayuda a la medicin de una actividad, proceso o accin determinada.

Relacin entre variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de los objetivos y las metas previstos.

INDICADORES

Los indicadores son herramientas de control que permiten monitorear los objetivos trazados, para lo que se espera que cumplan como mnimo las caractersticas reconocidas internacionalmente en un acrstico denominado SMART.

SPECIFIC

MEASURABLE

ACTIONABLE

RELEVANCE

EL INDICADOR DEBE PROPORCIONAR INFORMACIN SUFICIENTE Y RELEVANTE PARA NO SESGAR SU ANLISIS, DEBE SER OPORTUNO Y PERMITIR LA TOMA DE DECISIONES Y EL CONTROL EFECTIVO, EL INDICADOR ES OBJETIVO Y PRECISO, NO COMPORTA JUICIOS DE VALOR EN SU RESULTADO.

TIMELY

CLASIFICACIN DE INDICADORES
INDICADORES DE RESULTADOS
Estn asociados a las metas de la gestin y la eficacia y efectividad de su logro, en otras palabras a los resultados y al impacto de los mismos.

INDICADORES DE GESTIN

Miden el cmo se est realizando el proceso en trminos de optimizacin de recursos (eficiencia).

Este tipo de indicadores se parecen a una biopsia, pues permiten detectar lo que est ocurriendo y tomar acciones apropiadas para mejorar la situacin.

Este tipo de indicadores se parecen a una autopsia, pues permiten medir las cosas cuando ya ocurrieron y tomar acciones apropiadas para que no se vuelva a presentar la situacin.

CLASIFICACIN DE INDICADORES

De otra parte con la Ley 872 de 2003 y el decreto 4110 de 2004 Se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, las entidades debern disear indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad:

Miden el nivel de ejecucin del proceso, se concentran en el Cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso.

Indicadores de Eficiencia (mide el cmo):

Miden el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos, se enfocan en el Qu se debe hacer, para este indicador se deben conocer y definir los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que l espera.

Indicadores de Eficacia (mide el qu):

Indicadores de Efectividad (mide el para qu): Miden la

satisfaccin de las necesidades.

CLASIFICACIN DE INDICADORES

Un ejemplo de indicadores donde el objetivo es que la familia pase un buen fin de semana en tierra caliente sera:

Eficacia (mide el qu): No. Personas de la familia en tierra caliente el fin

de semana.

Cunta gasolina se gast, a cmo sali el transporte de cada persona, cuntos cupos en el carro haba y cuntos se utilizaron.

Eficiencia (mide el cmo):

Efectividad (mide el para qu): Cuntos miembros de la familia

quedaron contentos con el paseo.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

Para la formulacin o ajuste de los indicadores se recomienda seguir los pasos

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

QU HAGO? CMO LO HAGO? PARA QU LO HAGO?

El primer paso para formular o ajustar un indicador con xito es identificar el objetivo que se quiere medir.

El xito de la medicin depende en gran medida de la calidad en la formulacin de los objetivos, estos deben satisfacer tres condiciones bsicas, identificando:

Estas tres condiciones de un objetivo bien formulados nos permiten establecer parmetros bsicos para medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

EJEMPLO: El Macroproceso de Gestin Humana tiene un proceso llamado Seleccin de personal y ha formulado como objetivo del proceso el siguiente :

PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDNEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES A TRAVS DE LA IDENTIFICACIN, RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIN DE CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO

Analizando el objetivo de acuerdo a la metodologa propuesta se establece que ste puede ser ajustado en su formulacin para permitir una medicin del mismo ms efectiva.

1. QU HAGO?

2. PARA QU LO HAGO?

3. CMO LO HAGO?

EFICACIA

EFECTIVIDAD

EFICIENCIA

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDNEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES A TRAVS DE LA IDENTIFICACIN, RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIN DE CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO

1. QU HAGO?
PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDNEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

2. PARA QU LO HAGO?

3. CMO LO HAGO?
APLICANDO OPORTUNAMENTE 3. CMO LO HAGO? LAS TCNICAS Y NORMAS EN EL EJEMPLO STE EXTERNAS O INTERNAS DE ELEMENTO NO SE PUEDE SELECCIN DE PERSONAL.

IDENTIFICAR, RECLUTAR Y SELECCIONAR CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO. EFECTIVIDAD Este elemento me permite tener condiciones bsicas para medir si estoy siendo efectivo en mi gestin de proveer talento humano idneo.

EFICACIA

Este elemento me permite tener condiciones bsicas para medir si estoy siendo efectivo en mi gestin de identificar, reclutar y seleccionar.

IDENTIFICAR, POR LO QUE DEBE SER AJUSTADO PARA EFICIENCIA FACILITAR LA TAREA. Como se observa esta tercera parte del objetivo establece lineamientos para EFICIENCIA medir la eficiencia del proceso en trminos de oportunidad.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

1. QU HAGO?
PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDNEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

2. PARA QU LO HAGO?

3. CMO LO HAGO?
APLICANDO OPORTUNAMENTE LAS TCNICAS Y NORMAS EXTERNAS O INTERNAS DE SELECCIN DE PERSONAL.

IDENTIFICAR, RECLUTAR Y SELECCIONAR CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO.

EFICACIA

EFECTIVIDAD

EFICIENCIA

FCE

FCE

FCE

La idea es poder concentrar los esfuerzos en identificar aquellas Diagnstico de Oportunidad Idoneidad del talento necesidades de actividades que demandan mayor esfuerzo o recursos o que por su humano provedo. identificacin, naturaleza o importancia se consideran crticas para el Legalidad xito del reclutamiento y objetivo identificado, actividades que se conocen como los factores seleccin. crticos de xito (FCE)

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDONEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES A TRAVS DE LA IDENTIFICACIN, RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIN DE CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO

REALIZANDO EL AJUSTE AL OBJETIVO ESTE QUEDARA AS:

IDENTIFICAR, RECLUTAR Y SELECCIONAR CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO PARA PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDNEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES, APLICANDO OPORTUNAMENTE LAS TCNICAS Y NORMAS EXISTENTES O INTERNAS DE SELECCIN DE PERSONAL

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

Los indicadores difieren de manera sustancial en su formulacin, dependiendo de quin sea el usuario de la informacin que estos contienen, por ejemplo:

Para medir la Gestin Humana en trminos de eficacia, la Alta Direccin puede requerir un indicador en funcin del nmero de personas capacitadas, la oficina de Gestin Humana puede requerirlo en funcin de la desercin de los asistentes y el personal puede requerirlo en trminos de las horas programadas.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

El paso siguiente es definir con qu variables lo vamos a medir y la relacin de esas variables, en otras palabras la frmula del indicador. OPORTUNIDAD: La oportunidad para el caso de este proceso se mide en trminos del tiempo.

TOMEMOS COMO EJEMPLO UNO DE LOS FCE DEL EJEMPLO ANTERIOR.

3. CMO LO HAGO?

APLICANDO OPORTUNAMENTE LAS TCNICAS Y NORMAS EXTERNAS O INTERNAS DE SELECCIN DE PERSONAL.

FCE : Oportunidad

VARIABLE IDENTIFICADA: TIEMPO. Para poder medir la oportunidad en trminos de tiempo podemos entonces tomar como existente un tiempo determinado o estndar para atender las solicitudes de personal de los dems procesos y que exceder ese tiempo causa un perjuicio grande y por ende un incumplimiento del objetivo.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

El paso siguiente es definir con que variables lo vamos a medir y la relacin de esas variables, en otras palabras la frmula del indicador. Por lo tanto la Variable 1 del FCE Oportunidad, es el TIEMPO PARA ATENDER UNA SOLICITUD.

TOMEMOS COMO EJEMPLO UNO DE LOS FCE DEL EJEMPLO ANTERIOR.

3. CMO LO HAGO?

APLICANDO OPORTUNAMENTE LAS TCNICAS Y NORMAS EXTERNAS O INTERNAS DE SELECCIN DE PERSONAL.

FCE : Oportunidad

Una vez identificadas las variables de medicin, se debe establecer el parmetro contra el cual se comparar la variables, esto es la meta del objetivo, por ejemplo:

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

IDENTIFICAR, RECLUTAR Y SELECCIONAR CANDIDATOS A NIVEL INTERNO O EXTERNO PARA PROVEER A LOS DEMS PROCESOS INSTITUCIONALES EL TALENTO HUMANO IDNEO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES, APLICANDO OPORTUNAMENTE LAS TCNICAS Y NORMAS EXISTENTES O INTERNAS DE SELECCIN DE PERSONAL

Ejemplo: En trminos de OPORTUNIDAD , el objetivo sera mantener el estndar de atencin de una solicitud de personal de cualquier proceso de la Universidad en 30 das calendario (incluida la posesin). La formula sera entonces:

TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN DE LA SOLICITUD EN EL PERIODO TIEMPO ESTNDAR DE ATENCIN DE LA SOLICITUD

A la frmula se le debe asignar un nombre, por ejemplo: Tiempo de atencin de solicitudes de personal y estandarizar su medicin. Los criterios de comparacin pueden mas adelante convertirse en parmetros de control.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

DEFINIR CONDICIONES TALES COMO: PERIODICIDAD DE ANLISIS, RECOLECCIN DE INFORMACIN, RESPONSABLE DE ANALIZAR, RESPONSABLE DE CALCULAR, ETC.

Recuerde usar los valores en el rango de gestin en la misma escala de la frmula del indicador