EL CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO
En estos ltimos tiempos, a causa de numerosos problemas que se presentan en las entidades pblicas y privadas, ha surgido un creciente inters por el control interno, porque constituye un elemento fundamental e indispensable dentro de las organizaciones.

Por tanto, se hace necesario que los servidores de las dependencias pblicas y privadas retomen el significado del control interno para que puedan contribuir a que la gestin sea eficiente.

ante la magnitud de operaciones que dependencias y entidades y la complejidad hace indispensable contar con un eficiente control interno que no slo permita cumplimiento de metas y objetivos, disminuya los niveles de riesgo existentes.

realizan las de stas, se sistema de el efectivo sino que,

La mayora de los errores e irregularidades ocurren por el escaso o desatencin de los controles internos.

CONTROL INTERNO
DEFINICION Segn el Comit de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Pblicos, el Control Interno comprende el Plan de organizacin y conjunto de medidas y estrategias que adopta la administracin de una empresa para el logro de sus metas y objetivos propuestos.

EJEMPLOS DE CONTROLES

SUPERVISAR LAS ACTIVIDADDES DEL PROCESO AUTORIZAR OPERACIONES REGISTRAR DATOS GENERAR INFORMES Y REPORTES DEFINIR POLTICAS INTERNAS, ENTRE OTROS.

EJEMPLOS DE CONTROLES
Las operaciones que rebasen la cantidad del $ 1 000,000.00 pasaran por Vo.Bo. de la gerencia administrativa. Han quedado registrados en el clasificador por objeto del gasto los movimientos presupuestarios. Se entreg el informe mensual de actividades a los responsables. Quedo autorizado el cheque a proveedores por la cantidad de $ 5000,000.00 Se actualiz la directiva de Requisicin de Compra derivado de la supervisin en el procedimiento.

SEGN EL INFORME COSO

CONTROL INTERNO Es un proceso efectuado por la alta direccin, administracin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes:
EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA

CATEGORIAS

CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y NORMAS INTERNAS

EN RESUMEN

Es un proceso cotidiano en toda la organizacin Es efectuado por el personal en todos los niveles Proporciona una seguridad razonable Est dirigido al logro de los objetivos

ENFOQUE DEL CONTROL

El efecto de Control se enfoca a establecer una RELACION de EJECUCIN con la PLANEACIN, con el propsito de verificar el logro de los objetivos proyectados, aplicando recursos de:

DETECCIN DE DESVIACIONES, F MEDIDAS PLANEACIN CORRECTIVAS Como aporte fundamental

para el logro de los objetivos planeados.

Identificar las diferencias que se presentan entre ejecucin y planeacin.

EJECUCIN

MEDICIN
Para controlar es imprescindible medir y dimensionar los resultados

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Se proyecta con una perspectiva de aplicacin global. Proporciona informacin sobre la situacin de la ejecucin de los planes. Su aplicacin incide en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de los recursos de la empresa. Determina las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza a los responsables de la administracin. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El efecto de CONTROL pretende llevar lo planeado al LOGRO EXITOSO DE OBJETIVOS
ESTABLECE MEDIDAS PARA CORREGIR DESVIACIONES DETERMINA LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIN

PLANEACIN

IDENTIFICA LAS CAUSAS DE DESVIACIONES

FACILITA LA ADMINISTRACIN INFORMACIN DE LA SITUACIN OPERATIVA APLICACIN GLOBAL

BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

ES NECESARIO QUE EXISTA UNA CULTURA DE CONTROL INTERNO EN TODA LA ORGANIZACIN, QUE PERMITA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL.

Estos beneficios incluyen: Ayudar a los directivos al logro de los objetivos y metas institucionales Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control Contribuir a evitar el fraude Facilitar a los directivos la informacin de cmo se han aplicado los recursos y cmo se han alcanzado las metas.

EJEMPLOS DE BENEFICIOS

Ayuda a evitar desperdicios Reduce costos. Propicia orden y disciplina. Simplifica trmites. Puede generar ahorros. Contribuye a evitar fraudes. Genera buena imagen.

REPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

Los directivos son responsables de disear, instalar e implementar los controles, as como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario. Por tanto;

Facilitan la rendicin de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes Su aplicacin asegura una comparacin entre lo planeado y lo realizado

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

El sistema de control interno se realiza por diferentes personas, cada una con responsabilidades importantes. as, la responsabilidad del sistema de control interno recae en la direccin y en primer lugar, en el titular de la entidad. Por lo tanto, la responsabilidad es de todos y cada uno de los servidores pblicos o privados que integra una organizacin.

TIPOS DE CONTROL
Se disean para cumplir varias funciones:
PREVENTIVOS Anticipan sucedan eventos no deseados antes de que

DETECTIVOS Identifican los eventos en el momento en que se presentan CORRECTIVOS Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado

EJEMPLOS :
1. DE CONTROLES PREVENTIVOS: Contratar seguros para cualquier tipo de bienes. Respaldar la informacin en archivos. Cotejar firmas antes de realizar un pago. 2. DE CONTROL DETECTIVOS: Omisin de una firma para que proceda el pago. Deben ser 2 copias falta una. Al Formato E-5 le falta el anexo A. 3. DE CONTROLES CORRECTIVOS: La suma es incorrecta. El registro corresponde a otra partida. El apellido no corresponde al proveedor.

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO Por su naturaleza: Control Interno Contable Control Interno Administrativo Internalt Check SE CLASIFICA Por su ocurrencia: Control previo Control concurrente Control posterior

Por su naturaleza:

CONTROL INTERNO CONTABLE

Comprende todo lo relacionado con la autenticidad de los registros contables. La informacin contable debe ser fiel reflejo de la realidad del negocio y debe ser orientado a su fcil interpretacin por la gerencia. En este tipo de control interno el sistema de control presupuestal es indispensable.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Comprende la evaluacin de la eficiencia de cada una de las reas operacionales de la organizacin.

INTERNAL CHECK

Comprende el conjunto de medidas adoptadas por la gerencia para salvaguardar los recursos de la organizacin contra posibles irregularidades. La revisin por este tipo de control lo realiza el rea de revisora y a falta de ello lo realiza el contador de la empresa.

Por su ocurrencia:

CONTROL PREVIO

CONTROL

Es el conjunto de procedimientos que se aplican antes de la realizacin del acto administrativo. El responsable de este tipo de control es el Gerente de la Empresa.

CONTROL CONCURRENTE

Es el conjunto de procedimientos destinados a garantizar que durante el proceso de la realizacin de todo acto administrativo se adopten las acciones correctivas oportunas. Los responsables de este tipo de control son: El Gerente, el Contador y los Jefes de cada rea o dependencia de la empresa.

CONTROL POSTERIOR

CONTROL

Es aquello que se realiza despus del acto administrativo. Los responsables de este tipo de control, son los auditores internos y los auditores externos.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Segn el informe COSO, consta de 5 componentes interrelacionados:

AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIN DE RIESGOS

INF OR MA CIO N
SU PE R Y SEG UI
N IO IS O V NT IE M

ACION COMUNIC ACION INFORM

ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIN Y COMUNICACIN SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO

AC CO TS.DE NT RO L

DE S. OL T R AC NT CO

EVA L DE UACI O RIE SGO N S

AM BIE NT E

DE CO NT RO L

N O CI OS A G LU ES A I OL EV E R TR D N CO DE E NT IE B AM

N IO AC IC N U M CO

AMBIENTE DE CONTROL

a esencia de cualquier negocio es su gente. us atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la competencia en el trabajo. i en una entidad no existe un ambiente con atmsfera positiva, resultar en vano exigir que los trabajadores tomen conciencia del control, ya que ellos siguen el ejemplo y adoptan el estilo de trabajo de sus superiores.

AMBIENTE DE CONTROL
SE DEFINE COMO LOS ELEMENTOS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN QUE FACILITAN O DIFICULTAN LA EXISTENCIA DE CONTROL Y REPRESENTA LA INTERACCIN DE LOS 3 ELEMENTOS SIGUIENTES:

DIRECTIVOS
ACTITUD PARA FORTALECER EL CONTROL

PERSONAL
ACTITUD PARA ACEPTAR EL FORTALECIMIENTO DEL CONTROL INTEGRIDAD

SISTEMAS
MEJORA DE PROCESOS

INTEGRIDAD

MEJORA DE INFORMACIN

VALORES TICOS

VALORES TICOS

MEJORA EN LA EVALUACIN

COMPETENCIA PROFESIONAL

CAPACIDAD Y COMPETENCIA

MEJORA EN EL DESEMPEO

EVALUACIN DE RIESGOS
CADA ORGANIZACIN ENFRENTA UNA VARIEDAD DE RIESGOS DIFERENTES, TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS, QUE DEBEN SER ADMINISTRADOS.
La evaluacin de riesgos es y debe ser preocupacin de los propios ejecutivos que manejan las organizaciones.

La evaluacin de riesgos es la identificacin y anlisis de riesgos relevantes para su pronta atencin .

Al identificar los riesgos, es competencia de la gerencia establecer criterios para medir y prevenir su posible ocurrencia y determinar como estos deben controlarse.

EJEMPLO ILUSTRATIVO
RIESGOS DE UNA PERSONA

RIESGO: SUFRIR UN INFARTO. FACTORES DE RIESGO: SOBREPESO (OBESIDAD). MALA ALIMENTACIN. INGESTIN DE ALCOHOLICAS. HIPERTENSIN. DIABETES. VIDA SEDENTARIA. PRESIONES DE TRABAJO, ECONMICAS, FAMILIARES, ETC. BEBIDAS

RIESGOS FISICOS RIESGOS ECONOMICOS RIESGOS CIVILES RIESGOS ETC. EMOCIONALES,

ACTIVIDADES DE CONTROL

e debe establecer y ejecutar procedimientos para ayudar a la aplicacin efectiva de las acciones identificadas por la administracin como necesarias para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos de la organizacin.

stos procedimientos lo encontramos en los manuales, reglamentos o directivas internas, los cuales son materia de evaluacin para determinar su eficacia y eficiencia, as como su aplicacin en la prctica.

ACTIVIDADES DE CONTROL
SON POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS QUE TIENDEN A ASEGURAR LA ADOPCION DE LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA AFRONTAR LOS RIESGOS QUE PONEN EN PELIGRO LA CONSECUCIN DE LOS OBJETIVOS DE LA ENTIDAD. COMPRENDEN UNA SERIE DE ACTIVIDADES TAN DIFERENTES COMO PUEDEN SER: AUTORIZACIONES VERIFICACIONES CONCILIACIONES ANLISIS DE RESULTADOS OPERACIONES SALVAGUARDA DE ACTIVOS SEGREGACIN DE FUNCIONES DE

LAS ACTIVIDADES DE CONTROL SIRVEN COMO MECANISMOS PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS. PUEDEN DIVIDIRSE EN 3 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD: 1. 2. 3. LAS OPERACIONES LA FIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS. CATEGORAS SEGN EL TIPO DE

INFORMACION Y COMUNICACION

Los sistemas de informacin y comunicacin se interrelacionan. Ayudan al personal de la organizacin a capturar e Intercambiar la informacin necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones. Sabemos que ningn gerente puede tomar decisiones adecuadas sino cuenta con informacin apropiada, confiable y oportuna.

INFORMACIN Y COMUNICACIN
SON LOS MTODOS Y REGISTROS ESTABLECIDOS PARA IDENTIFICAR, ANALIZAR, CLASIFICAR, REGISTRAR Y PRODUCIR INFORMACIN CUANTITATIVA DE LAS OPERACIONES DE UNA ENTIDAD. SI LA CALIDAD DE LOS SISTEMAS GENERADORES DE INFORMACIN NO ES LA ADECUADA, SE AFECTA LA HABILIDAD DE LOS DIRECTIVOS PARA LA TOMA DE DECISIONES. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN
SUFICIENTE, OPORTUNA, CONFIABLE Y DE FCIL ACCESO

CARACTERSTICAS DE LA COMUNICACIN
QUE ABARQUE TODOS LOS TRAMOS DE CONTROL, GENERALIZADA, (ASCENDENTE, TRANSVERSAL) OPORTUNA, CONFIABLE, ENTENDIBLE Y CON RETROALIMENTACIN NO CENTRALIZADA DESCENDENTE Y

SUPERVISION Y SEGUIMIENTO
La funcin de la gerencia no termina con implantar los controles en las reas funcionales, sino que debe mantener la supervisin y vigilancia de que estos funcionen en forma efectiva, para lo cual revisar y evaluar elementos del control interno para introducir mejoras.

Las operaciones de supervisin se materializan en dos modalidades: actividades continuas o evaluaciones puntuales. La supervisin y seguimiento, es competencia de la administracin y de los respectivos jefes de reas.

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE CONTROL CONTROLES DIRECTOS

TENEMOS:

Controles Controles Controles Controles Activos

Gerenciales Independientes de Procesamiento para Salvaguardar

CONTROLES GENERALES

Separacin de funciones incompatibles Controles mediante el Sistema de Informacin Computarizada

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL

Es la disposicin de la Gerencia de una organizacin en adoptar una actitud de apoyo que conduzca a Crear y fomentar mayor conciencia de control en la gestin. En otras palabras, refleja la Filosofa, actitud, estilo y compromiso de la gerencia en establecer una atmsfera positiva en la entidad.

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES DIRECTOS

CONTROLES GERENCIALES Son controles realizados por la propia gerencia; es decir, que alguien revise lo que otro hizo. Posteriormente lo realiza la Oficina de Auditoria Interna. Ejm: Conciliaciones Bancarias Arqueos Sorpresivos de Fondos Toma de Inventarios Fsicos Verificacin de Documentos Contables

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES DIRECTOS

CONTROLES INDEPENDIENTES El auditor es un profesional que ofrece a sus clientes habilidad tcnica especializada y conocimientos basado en la experiencia. Ejm: Firma o Sociedad de auditoria.

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES DIRECTOS

CONTROLES DE PROCESAMIENTO Realizan los responsables de las actividades operacionales y est referido al cumplimiento adecuado del procesamiento de datos. Ejm: Conformidad de recepcin de bienes adquiridos, fecha, cantidad y calidad por parte del almacenero. Depsito integro de las cobranzas, etc.

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES DIRECTOS

CONTROLES PARA SALVAGUARDAR LOS ACTIVOS Se refieren a la custodia, resguardo y control de la existencia fsica de los bienes que posee la entidad, y a fijar lmites de autorizacin para realizar determinadas operaciones. Ejm: Para retiro de fondos. Para el ingreso y salida de mercaderas. Para verificar los bienes del activo fijo, etc.

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES GENERALES

SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES En toda empresa deben estar definidas y separadas las funciones de: Autorizacin Registro Custodia Operacin Al evaluar la separacin de funciones de un sistema debe tenerse en cuenta el tamao de la empresa, ya que en ella el personal disponible es inferior a la cantidad de funciones a separar.

CATEGORIAS DEL CONTROL INTERNO CONTROLES GENERALES

CONTROLES MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA Son aquellos controles establecidos mediante la utilizacin del sistema informtico.

LIMITACIONES DEL CONTROL

INCUMPLIMIENTO, CONFU SIN O IN CERTIDUMBRE EN LAS DIRECTIVAS DE LOS MANDOS ORGANIZACIONALES

COLUSIONES Y CONFLICTO DE INTERESES

CONTROL

CRITERIOS, JUICIOS Y V ISIONES A DVERSAS DEBILIDAD EN EL AMBIENTE DE CONTROL INSUFICIENCIA EN LA CAPACIDA D DE EJECUCIN

CAMBIOS EN LA ORGANIZACIN

METODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

METODO

DESCRIPTIVO

METODO

DE CUESTIONARIO

METODO

DE FLUJOGRAMA

METODO DESCRIPTIVO
Consiste en describir detalladamente las Caractersticas del sistema que se est evaluando, tales como funciones, procedimientos y registros. Este mtodo es ms apropiado aplicarlo en empresas pequeas.

METODO DE CUESTIONARIOS

Este mtodo es el ms utilizado en nuestro medio y consiste en utilizar una lista de preguntas previamente elaboradas sobre aspectos bsicos del Sistema. El auditor, al aplicar el cuestionario de control no se conforma con la contestacin a su pregunta de SI o NO; sino que algunas respuestas son confirmadas y sustentadas con las pruebas.

METODO DE FLUJOGRAMA
Consiste en utilizar como herramienta el mtodo de flujogramas. Este mtodo permite representar grficamente los circuitos operativos, tales como procedimientos que sigue una operacin o el flujo de un documento desde su origen. Generalmente este mtodo se utiliza cuando la empresa es compleja y grande.

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La auditoria requiere que el auditor obtenga evidencia de hasta que grado puede confiar en las cifras de los EE.FF., preparado por su cliente; esa evidencia la obtiene por medio de pruebas de auditoria. Para decidir que pruebas hacer y cuantas, el auditor debe hacer una evaluacin inicial del sistema de Control interno. En sta labor influye la habilidad del auditor para comprender los puntos fuertes y dbiles de su control interno.

LA CARTA DE CONTROL INTERNO

La discusin de fallas y problemas de la entidad auditada con un enfoque constructivo y de cooperacin para dar posibles soluciones; es decir, es la forma de comunicar al cliente las observaciones. Esta discusin de observaciones con la gerencia es la contribucin ms positiva del auditor. Normalmente, stas discusiones se confirman en carta o memorando al cliente, denominada Carta de Control Interno, dado que se tiene que dejar huella escrita como referencia.

LA CARTA DE CONTROL INTERNO

La citada carta a la gerencia o administracin son constructivas y contribuyen el fortalecimiento de las empresas y al mejoramiento de sus operaciones. La amplitud y claridad de las sugerencias dependen del criterio profesional del auditor, porque es enfocado para el beneficio del cliente. El mejor momento para emitir la carta es a la conclusin de las pruebas aplicadas, ya que permite que se puedan tomar acciones correctivas.